korisniČko uputstvo - download.eline.badownload.eline.ba/eline/linesys_knjiga_2.42.pdf ·...

SISTEMSKA RJEŠENJA ZA VAŠE POSLOVANJE

KORISNIČKO UPUTSTVO

Line.Sys

Korisiničko uputstvo za Line.Sys

Dokumentacija verzija: 2.42 Programski paket opisan u ovom korisničkom uputstvu podliježe licenci za korištenje i može se koristiti jedino u skladu sa Ugovorom o korištenje za krajnjeg korisnika. Copyright © 1996 – 2014 e-Line d.o.o. Sarajevo Sva prava pridržana. Sva tehnička dokumentacija koja je napravljena od strane e-Line d.o.o. je vlasništvo e-Line d.o.o. Sarajevo. Tehnička dokumentacija koja je dostavljena korisniku je dostavljena bez garancije. Svako korištenje tehničke dokumentacije i informacija koje se u njoj nalaze je na rizik korisnika i e-Line d.o.o. Sarajevo ne preuzima nikakvu odgovornost za korištenje dokumentacije. Dokumentacija može sadržati tehničke greške kao i greške prilikom štampanja. e-Line d.o.o. Sarajevo zadržava pravo da vrši izmjene u dokumentaciji bez prethodne obavijesti korisniku. Niti jedan dio ovog korisničkog uputstva ne smije biti kopiran bez prethodnog pismenog odobrenja od strane e-Line d.o.o. Sarajevo. Line.Sys od verzije 2.10 radi na Microsoft ® Windows ® XP SP2+, Vista SP1+ i Windows ® 7 platformama. Ranije verzije Microsoft ® Windows ® sistema više nisu podržane. Line.Sys, ELPOS.Sys, LineWeb, LineShop, Travel.Sys, Mobil.Sys i Line.Sys logo su zaštitni znaci e-Line d.o.o. Sarajevo kompanije. Microsoft Windows i Windows logo su zaštitni znaci Microsoft Corporation.

i

Uvod i instalacija ........................................................................................................... 1

Uvod .................................................................................................................................. 1 Moduli ............................................................................................................................. 1 Korištene tehnologije ....................................................................................................... 1 Preporučene konfiguracije ................................................................................................ 1 Copyright Informacije ...................................................................................................... 1 Zakonske Osnove ............................................................................................................ 2 Ograničena Garancija ....................................................................................................... 2 EULA ............................................................................................................................... 2 Podrška ........................................................................................................................... 3

Preduslovi za instalaciju ....................................................................................................... 4 Instalacija ........................................................................................................................... 6

MSDE Instalacija .............................................................................................................. 7 Instalacija Line.sys programa ........................................................................................... 7 Live Update – instalacija novih verzija Line.Sys i drugih e-Line programa .......................... 11

Administracija ............................................................................................................. 15 Inicijalna administracija ..................................................................................................... 15 Naknadna administracija.................................................................................................... 28

Nova firma .................................................................................................................... 28 Lične postavke ............................................................................................................... 29 Kreiranje novih poslovnih godina i otvaranje početnog stanja ........................................... 31 Prijenos SQL Servera ..................................................................................................... 32 Arhiviranje i optimizacija ................................................................................................ 33 Izbor jezika ................................................................................................................... 35 Admin manager ............................................................................................................. 37 Evidencija rada .............................................................................................................. 37

Elementi osnovnog prozora aplikacije ................................................................................. 39 Šifrarnici ...................................................................................................................... 41

Osnove procedure ............................................................................................................. 41 Osnovni set komandi ...................................................................................................... 41

Lista šifrarnika .................................................................................................................. 43 Kontni plan .................................................................................................................... 43 Partneri ......................................................................................................................... 46 Poslovne politike ............................................................................................................ 49 Vrste naloga .................................................................................................................. 50 Opisi knjiženja ............................................................................................................... 51 Ambalaža ...................................................................................................................... 53 Artikli i usluge ................................................................................................................ 54 Kategorije i grupe artikala .............................................................................................. 56 Tarife ............................................................................................................................ 57 Vrste zavisnih troškova................................................................................................... 58 Troškovi proizvodnje ...................................................................................................... 59 Napomene .................................................................................................................... 60 Obračunske jedinice ....................................................................................................... 60 Države, kantoni, općine .................................................................................................. 60 Nomenklaturne grupe .................................................................................................... 61 Šifrarnik stalnih sredstava .............................................................................................. 62 Šifrarnik sitnog inventara ............................................................................................... 64

SADRŽAJ

ii

Glavna knjiga .............................................................................................................. 65 Unos podataka .................................................................................................................. 65

Blagajna ........................................................................................................................ 67 Obrasci ......................................................................................................................... 69 Knjiženje naloga ............................................................................................................ 69 Servisi ........................................................................................................................... 70 Prvi rad sa programom ................................................................................................... 71

Kupci/Dobavljači/Ostali partneri ......................................................................................... 72 Brza kartica ................................................................................................................... 72 Brzi promet ................................................................................................................... 73 Saldokonti / Saldokonti sa dospijećem ............................................................................. 73 Obračunske jedinice ....................................................................................................... 74 Promet po vrsti naloga ................................................................................................... 74 KUF/KIF ........................................................................................................................ 75 Zatvaranje računa kupaca/dobavljača ............................................................................. 76 Dospjela potraživanja ..................................................................................................... 77

Izvještaji .......................................................................................................................... 80 Budžetska organizacija ...................................................................................................... 81

Budžet .......................................................................................................................... 81 Fond ............................................................................................................................. 82 Funkcija ........................................................................................................................ 82 Obrasci ......................................................................................................................... 82

Kreator izvještaja .............................................................................................................. 82 Povrat naloga ................................................................................................................... 83

Veleprodaja ................................................................................................................. 85 Definiranje skladišta .......................................................................................................... 85 Narudžbe .......................................................................................................................... 88 Ulazne kalkulacije.............................................................................................................. 93

Izgled osnovnog prozora i kretanje kroz opcije ................................................................ 93 Unos nove kalkulacije ..................................................................................................... 94

Radni nalozi servisiranja .................................................................................................. 104 Predračuni ....................................................................................................................... 108

Kreiranje predračuna .................................................................................................... 110 Procedura Poslovne politike ........................................................................................... 112

Fakture ........................................................................................................................... 116 Servisi – kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata ........................................................ 118 Printaj – popis faktura ................................................................................................... 120 Enterprise servisi .......................................................................................................... 120 Novi – kreiranje nove fakture ........................................................................................ 120 Lista stavki uključenih u fakturu ..................................................................................... 123 Set podataka za trenutno aktivni artikal ......................................................................... 123 Ukupno – Novčani iznos za sve stavke uračunate u fakturu ............................................. 124 Zadnja prodaja partneru ............................................................................................... 125 Trenutno raspoložive količine artikla............................................................................... 125

Servisi ............................................................................................................................. 128 Inventura ..................................................................................................................... 128 Revalorizacija ............................................................................................................... 132 Prijenosnice .................................................................................................................. 134 Cjenovnik ..................................................................................................................... 138 Ostali dokumenti........................................................................................................... 145 Ambalaža ..................................................................................................................... 146 Kopiranje dokumenata .................................................................................................. 149 Uprosječenje nabavnih cijena ........................................................................................ 149

Izvještaji ......................................................................................................................... 150 Brza kartica artikla ........................................................................................................ 151

iii

Lager liste .................................................................................................................... 151 Kartice robe (artikala i usluga) ....................................................................................... 152 Artikli po proizvođaču .................................................................................................... 153 Artikli po tarifi ............................................................................................................... 154 Nalozi knjiženja ............................................................................................................ 154 Minimum i maksimum ................................................................................................... 155 Stare zalihe .................................................................................................................. 155 Ulazi po dobavljačima ................................................................................................... 156 Prodaja po kupcima ...................................................................................................... 156 Promet faktura ............................................................................................................. 157 Promet kalkulacija......................................................................................................... 157 Ostali dokumenti........................................................................................................... 158 Prodaja po regijama ...................................................................................................... 159 Fakture zbirno .............................................................................................................. 159 Trošarina za period ....................................................................................................... 160 Promet svih dokumenata ............................................................................................... 160 Fakture po načinu plaćanja ............................................................................................ 161 Trgovačka knjiga na veliko ............................................................................................ 161 Trgovačka knjiga usluga ................................................................................................ 161 Realizacija predračuna .................................................................................................. 161

Promet po komercijalisti ................................................................................................... 162 Realizacija po proizvođaču ................................................................................................ 163 Povrat naloga .................................................................................................................. 163

Maloprodaja .............................................................................................................. 165 Definiranje prodavnica ...................................................................................................... 165 Narudžbe ......................................................................................................................... 167 Ulazne kalkulacije............................................................................................................. 171

Izgled osnovnog prozora i kretanje kroz opcije ............................................................... 171 Unos nove kalkulacije .................................................................................................... 172

Radni nalozi servisiranja .................................................................................................. 182 Predračuni ....................................................................................................................... 186


Fakture ........................................................................................................................... 194 Servisi – kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata ........................................................ 196 Printaj – popis faktura ................................................................................................... 198 Enterprise servisi .......................................................................................................... 198 Novi – kreiranje nove fakture ........................................................................................ 198 Lista stavki uključenih u fakturu ..................................................................................... 201 Set podataka za trenutno aktivni artikal ......................................................................... 201 Ukupno – Novčani iznos za sve stavke uračunate u fakturu ............................................. 203 Zadnja prodaja partneru ............................................................................................... 203 Trenutno raspoložive količine artikla............................................................................... 203

Servisi ............................................................................................................................. 206 Inventura ..................................................................................................................... 206 Nivelacija ..................................................................................................................... 210 Prijenosnice .................................................................................................................. 213 Cjenovnik ..................................................................................................................... 217 Ostali dokumenti........................................................................................................... 223 Korisnici kasa ............................................................................................................... 224 POS razmjena ............................................................................................................... 226 Ambalaža ..................................................................................................................... 227 Kopiranje dokumenata .................................................................................................. 230 Uprosječenje nabavnih cijena ........................................................................................ 230

Izvještaji ......................................................................................................................... 230

iv

Brza kartica artikla ........................................................................................................ 231 Lager liste .................................................................................................................... 232 Kartice robe (artikala i usluga) ....................................................................................... 232 Kretanje nabavne cijene ................................................................................................ 233 Artikli po proizvođaču .................................................................................................... 234 Artikli po tarifi ............................................................................................................... 235 Nalozi knjiženja ............................................................................................................ 235 Minimum i maksimum ................................................................................................... 236 Stare zalihe .................................................................................................................. 236 Ulazi po dobavljačima ................................................................................................... 237 Prodaja po kupcima ...................................................................................................... 238 Promet faktura ............................................................................................................. 238 Promet kalkulacija......................................................................................................... 238 Ostali dokumenti maloprodaje ....................................................................................... 238 Promet smjene ............................................................................................................. 238 Prodaja po regijama ...................................................................................................... 238 Fakture zbirno .............................................................................................................. 239 Trošarina za period ....................................................................................................... 240 Promet svih dokumenata ............................................................................................... 240 Fakture po načinu plaćanja ............................................................................................ 240 Trgovačka knjiga na malo ............................................................................................. 240 Trgovačka knjiga usluga ................................................................................................ 240 Realizacija predračuna .................................................................................................. 240


Proizvodnja ............................................................................................................... 244 Definiranje skladišta ......................................................................................................... 244 Narudžbe ......................................................................................................................... 246 Proizvodne ulazne kalkulacije ............................................................................................ 250

Izgled osnovnog prozora i kretanje kroz opcije ............................................................... 250 Unos nove kalkulacije .................................................................................................... 251

Radni nalozi u proizvodnji ................................................................................................. 261 Radni nalozi servisiranja .................................................................................................. 267 Predračuni u proizvodnji ................................................................................................... 271


Fakture ........................................................................................................................... 278 Servisi – kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata ........................................................ 280

Servisi ............................................................................................................................. 292 Inventura ..................................................................................................................... 292 Revalorizacija ............................................................................................................... 296 Prijenosnice .................................................................................................................. 298 Cjenovnik ..................................................................................................................... 302 Ostali dokumenti........................................................................................................... 307 Normativi ..................................................................................................................... 308 Kopiranje dokumenata .................................................................................................. 311 Uprosječenje nabavnih cijena ........................................................................................ 311

Izvještaji ......................................................................................................................... 311 Brza kartica artikla ........................................................................................................ 312 Lager liste .................................................................................................................... 312 Kartice materijala (i usluga) ........................................................................................... 313 Artikli po proizvođaču .................................................................................................... 314 Nalozi knjiženja ............................................................................................................ 315 Minimum i maksimum ................................................................................................... 316

v

Stare zalihe .................................................................................................................. 316 Ulazi po dobavljačima ................................................................................................... 317 Promet faktura ............................................................................................................. 317 Promet kalkulacija......................................................................................................... 317 Proizvedeni Artikli ......................................................................................................... 318 Utrošeni Materijali ......................................................................................................... 318 Ostali dokumenti proizvodnje......................................................................................... 318 Fakture zbirno .............................................................................................................. 318 Trošarina za period ....................................................................................................... 319 Promet svih dokumenata ............................................................................................... 319 Fakture po načinu plaćanja ............................................................................................ 319 Trgovačka knjiga na veliko ............................................................................................ 319 Trgovačka knjiga usluga ................................................................................................ 319 Realizacija predračuna .................................................................................................. 319


Stalna sredstva i sitni inventar (Stalna i sitni) .......................................................... 325 Stalna sredstva ................................................................................................................ 325

Unos podataka ............................................................................................................. 325 Unos naloga ................................................................................................................. 326 Reversi stalnih sredstava ............................................................................................... 331 Izvještaji ...................................................................................................................... 333 Povrat naloga ............................................................................................................... 337

Sitni inventar ................................................................................................................... 338 Unos podataka ............................................................................................................. 338 Izvještaji ...................................................................................................................... 341 Revers sitnog inventara ................................................................................................. 346 Povrat naloga ............................................................................................................... 347

Plaće.......................................................................................................................... 349 Obračun .......................................................................................................................... 349

Kreiranje novog obračuna ............................................................................................. 349 Ugovori o djelu ................................................................................................................ 355 Zaposleni ......................................................................................................................... 358 Krediti ............................................................................................................................. 358 Izvještaji ......................................................................................................................... 360

Godišnji – mjeseci ......................................................................................................... 360 Godišnji – zaposleni ...................................................................................................... 361 Godišnji – kartice .......................................................................................................... 361 Godišnji – rekapitulacija ................................................................................................ 362 Obustave radnika .......................................................................................................... 363 Zaposleni - Pojedinačno ................................................................................................ 364 Excel ............................................................................................................................ 364 XML Export ................................................................................................................... 364

Alati ........................................................................................................................... 367 Virmani ........................................................................................................................... 367 Nalozi za doznake u inozemstvu (obrazac 1450)................................................................. 370 Nalozi za otvaranje akreditiva (obrazac 1451) .................................................................... 370 Putni nalozi ...................................................................................................................... 370 Putni nalozi za vozila ........................................................................................................ 371 Putni nalozi za inostranstvo .............................................................................................. 371 Cirkularna pisma .............................................................................................................. 372 Razmjena sa mobilnim uređajima ...................................................................................... 374 Evidencija serijskih brojeva ............................................................................................... 374 Tenderi/Ugovori ............................................................................................................... 375

vi

Pregled automatskog fakturiranja ...................................................................................... 377 Labele – Partneri .............................................................................................................. 377 Nove jezičke varijante ...................................................................................................... 377

Web ........................................................................................................................... 379 Internet postavke ............................................................................................................. 379 Šifrarnik kategorija i atributa ............................................................................................. 380 Atributi artikala ................................................................................................................ 381 Razmjena podataka .......................................................................................................... 383 Veleprodajne/Maloprodajne korpe ..................................................................................... 386

Pomoć ....................................................................................................................... 391 Podsjetnik........................................................................................................................ 391 Pomoć ............................................................................................................................. 391 Registracija ...................................................................................................................... 391 Server Manager ............................................................................................................... 394 O programu ..................................................................................................................... 396

Statistika ................................................................................................................... 397 Brza kartica artikla ........................................................................................................... 397 Kategorije ........................................................................................................................ 398 Grupe .............................................................................................................................. 399 Promet – Sva knjiženja ..................................................................................................... 400 Najprometniji… ................................................................................................................ 401 Nabavka po dobavljačima ................................................................................................. 402 Kupac/Dobavljač .............................................................................................................. 403 Prodaja sa ambalažom ..................................................................................................... 404 Artikli po Proizvođaču ....................................................................................................... 405 Promet po Komercijalisti ................................................................................................... 406 Realizacija po Proizvođaču ................................................................................................ 407 Robni izvještaj za period ................................................................................................... 408 Žurnal ............................................................................................................................. 408

Uvod i instalacija

1

Uvod i instalacija

Uvod

Line.Sys je poslovni sistem nastao na osnovu dugogodišnjeg iskustva kreatora software-a na knjigovodstvenim i računovodstvenim programima. U toku izrade ovog software-a, uz iskusno tehničko osoblje, korišteni su savjeti i iskustva računovođa, menadžera kao i iskustva korisnika sa terena. e-Line d.o.o. je pristupio kreiranju ovog poslovnog sistema od samog početka koristeći najnovije Microsoft tehnologije. Proizvod ovog truda i rada je poslovni sistem Line.Sys. Moduli Line.Sys se sastoji od sljedećih modula: 1. Sistemski modul – administracija korisnika, firmi, poslovnih godina, back up i sl. 2. Glavna Knjiga sa Saldokontima Kupaca i Dobavljača, 3. Veleprodaja, 4. Maloprodaja, 5. Proizvodnja, 6. Stalna sredstva i sitni inventar, 7. Šifrarnici, 8. Plaće, 9. Alati, 10. Web, 11. Pomoć, 12. Statistika, i 13. POS Kasa (ELPOS) Korištene tehnologije

1. Front-end (program) – Microsoft Visual Studio .Net 2003+ 2. Back-end (baza podataka) – Microsoft SQL Server 2000+

Preporučene konfiguracije

Konfiguracije Minimalna Preporučena

Radna stanica

1. Pentium III 800 MHz 1. Pentium IV

2. 128 MB RAM 2. 1 GB RAM

3. CD-ROM 3. CD-ROM

4. 32 MB HDD prostor 4. 32 MB HDD prostor

Server

1. Pentium IV 1. Pentium Core2Duo

2. 512 MB RAM 2. 2 GB RAM

3. CD-ROM 3. CD-ROM

4. 40 GB HDD 4. 160 GB HDD

Copyright Informacije e-Line d.o.o. Sarajevo Dejzina Bikića 4b 71000 Sarajevo Bosna i Hercegovina http://www.eline.ba [email protected]

Korisničko uputstvo za Line.Sys

2

Zakonske Osnove

Program je rađen u skladu sa postojećim računovodstvenim zakonima BiH. e-Line d.o.o. Sarajevo se obavezuje da u što krećem roku postavi novu verziju programa na web stranici uslijed promjena zakona (ova odredba se ne odnosi na Plaće i Alate jer su besplatni moduli – e-Line d.o.o. će, ako im okolnosti dopuste, raditi i update za ove module). e-Line d.o.o. se također obavezuje da svaka nova verzija programa izlazi sa novom jezičnim datotekom (bosanski jezik), dok ostale jezike će kupci sami dorađivati. Ograničena Garancija

U osnovnoj cijeni proizvoda (Kutija, instalacioni CD, Korisničko uputstvo) je uključen samo proizvod i ograničena garancija. Ograničena garancija znači da će e-Line d.o.o. otkloniti greške samog proizvoda (Kutija, instalacioni CD, Korisničko uputstvo), te greške u samom software-u (neispravnosti software-a, pogrešno računanje i sl.) te podršku kupaca na web stranici e-Line d.o.o. (http://www.eline.ba). Ograničena garancija ne uključuje instalaciju software-a, održavanje, pregledanje sistema, obuku, uvođenje u rad i sl. Ove stavke mogu biti predmetom posebnog ugovora po aktivnom cjenovniku e-Line d.o.o. (ili vašeg distributera). Također, nemogućnosti instalacije Line.Sys ili bilo kojeg njegovog dijela, uslijed neispravnosti infrastrukture (hardware, sistemski software) kao i neispravno funkcioniranje software-a na nelicenciranim i/ili oštećenim radnim stanicama korisnika nisu predmet ove ograničene garancije.

Ako kupac utvrdi neispravnost u stavkama koje jesu predmetom ograničene garancije, e-Line d.o.o. (ili vaš distributer) će o svom trošku ukloniti kvar. EULA UGOVOR O KORIŠTENJU ZA KRAJNJEG KORISNIKA MOLIMO DA PAŽLJIVO PROČITATE OVAJ UGOVOR PRIJE NEGO ŠTO POČNETE KORISTITI SOFTVER. DISTRIBUCIJOM ILI UPOTREBOM OVOG SOFTVERA VI IZRAŽAVATE SVOJU SAGLASNOST SA USLOVIMA OVOG UGOVORA. UKOLIKO SA USLOVIMA UGOVORA NISTE SAGLASNI, VRATITE SOFTVER LICU OD KOGA STE GA DOBILI, I VAŠ NOVAC ĆE BITI VRAĆEN. MOLIMO DA IMATE NA UMU DA UPOTREBA SOFTVERA NA MICROSOFT OPERATIVNOM SISTEMU MOŽE DA NAMETNE POTREBU ZA NABAVKOM DODATNIH LICENCI OD MICROSOFTA, I E-LINE NEĆE PRIHVATITI BILO KAKVU ODGOVORNOST U SLUČAJU DA VI TAKVE LICENCE NE USPIJETE NABAVITI. 1. Licenca. Softver dostavljen sa ovim Ugovorom (u daljem tekstu ‘Softver’), bez obzira na vrstu medija na kojoj se distribuira na vaše ime je licencirao e-Line d.o.o. Sarajevo ("e-Line"). Vi posjedujete medij na kojem je softver isporučen, ali e-Line zadržava pravo vlasništva nad softverom i njegovom propratnom dokumentacijom. Vi možete: Učitati softver na personalne računare na kojima je instaliran Microsoft operativni sistem

(Ovo može zahtijevati i dodatne licence); Napraviti jednu kopiju softvera u formatu koji računar može prepoznati isključivo u svrhu

pravljenja sigurnosne kopije. Takvoj kopiji mora biti priložena i kopija e-Line upozorenja o autorskim pravima kao i ostali dokumenti o pravu vlasništva koji su bili dostavljeni sa originalnim softverom;

Prenijeti sva svoja prava koja proizlaze iz licence za korištenje softvera uz uslov da na novog korisnika prenesete i kopiju licence, sigurnosnu kopiju softvera i svu priloženu dokumentaciju, a pod uslovom da druga strana pročita i saglasi se sa uslovima licence. Nakon takvog prenosa vaša licenca će postati nevažeća.

Uvod i instalacija

3

2. Ograničenja. Softver sadrži zaštićen i patentiran materijal, poslovne tajne i drugi materijal na koji e-Line ima pravo vlasništva. Da biste takav materijal zaštitili, izuzev u slučajevima kada to važeći zakoni dozvoljavaju, Vi ne smijete: Dekompajlirati, ‘reverse engineer’, dekodirati ili na drugi način preraditi softver u formu

čitljivu čovjeku; Modificirati, umrežiti, iznajmiti, pozajmiti, distribuirati ili kreirati izvedenice ili inačice na

temelju cijelog paketa softvera ili jednog njegovog dijela; ili Transmitovati softver elektronskim putem sa jednog računara na drugi ili putem mreže ili na

neki drugi način prenijeti Softver, osim kada je to dozvoljeno licencom. 3. Prestanak važenja. Ova licenca važi do trenutka poništavanja. Licencu možete poništiti u bilo kojem trenutku uništavanjem softvera, propratne dokumentacije i svih kopija. e-Line će bez prethodne obavijesti poništiti licencu ukoliko Vi ne ispoštujete neku od njenih odredbi. Po poništavanju licence morate uništiti softver, propratnu dokumentaciju i sve kopije. P/N: 105-12102003 Rev. C e-Line Odjel za podršku korisnicima Podrška

Podrška kupcima (sastavni dio Ograničene Garancije) će biti pružena putem web stranice e-Line d.o.o. Na web stranici e-Line d.o.o. biti će pružena sljedeća podrška:

1. Besplatni Update programa Line.Sys 2. Besplatni Update programa Pos.Sys 3. Najčešća pitanja i odgovori kupaca 4. Forum 5. Novosti 6. Izvršene izmjene

Podrška u vidu održavanja, pregleda, obuke, servisiranja (koji nisu predmet Ograničene

Garancije) mogu biti predmetom drugog ugovora po aktuelnom cjenovniku e-Line d.o.o. ili vašeg distributera.


4

Preduslovi za instalaciju Preduslov za pravilnu instalaciju MSDE i Line.Sys programa je pravilno postavljanje opcija unutar Regional and Language Options. Provjera ovih opcija se radi na slijedeći način: 1. Otvorite Regional and Language Options na slijedeći način:

a. Start – Settings – Control Panel b. Kad se otvori prozor Control Panel, otvoriti opciju Regional and Language

Options (A) c. U tab-u Regional options, unutar okvira Standards and formats podesiti na

Croatian

Slika A. Regional and language options – Regional Options 2. U tab-u Languages unutar okvira Text services and input languages otvoriti Details

(slika B)

Uvod i instalacija

5

Slika B. Regional and language options – Languages

a. U novom prozoru unutar okvira Deafult input languages postaviti Croatian, a unutar okvira Installed services dodati (Add) Croatian (Slika C) i pritisnuti OK

Slika C. Regional and language options – Text Services and Input Languages 3. U tab-u Advanced unutar okvira Language for non-Unicode programs odabrati Croatian, i

unutar okvira Deafult user account settings checkirati box (Slika D), zatim na prozoru koji se pojavi kliknuti na OK, i na kraju na glavnom prozoru Regional and Language Options, kliknuti na OK.

a. Ukoliko bude traženo da se izvrši restart računara, prihvatiti.


6

NAPOMENA: Ukoliko su opcije već postavljene na ovaj način, ne treba ništa mijenjati.

Slika D. Regional and language options - Advanced

Instalacija

Instalacija programa se inicira umetanjem originalnog CD-a programa u računar. CD osim programa sadrži i MSDE – potreban za uspostavljanje baze podataka na centralnom računaru (serveru). Ukoliko se Line.sys koristi u mreži (kao mrežna aplikacija) MSDE dovoljno je instalirati samo na server. Ukoliko se pak, program instalira i planira koristiti samo na jednom računaru, na njega je potrebno instalirati i MSDE i Line.sys program.

Nakon ulaganja u računar, CD automatski prikazuje prozor dat na slici I.

Slika I. Osnovni prozor za iniciranje Line.sys programa

Uvod i instalacija

7

Prozor sa slike I omogućava: Pokretanje instalacije programa Line.sys – prva opcija Instalacija neophodne komponente SQL Servera za formiranje baze podataka (MSDE) Instalaciju POS kase (POS.Sys) Pregled sadržaja CD-a programom Windows Explorer (posljednja opcija) Dovođenjem fokusa na neku od opcija u desnom dijelu prozora se prikazuje tekst koji detaljnije opisuje funkciju opcije. MSDE Instalacija

MSDE predstavlja komponentu SQL Server programa potrebnu za formiranje baze podataka. Istu je potrebno i dovoljno instalirati na samo jedan računar ali prije instalacije programa Line.sys. Ova instalacija inicira se odabirom druge opcije (MSDE) na prozoru sa slike I. Sama instalacija ne zahtijeva učešće korisnika – dovoljno ju je pokrenuti. Nakon završetka, računar će o tome informirati korisnika. Instalacija Line.sys programa

Nakon instalacije MSDE, pristupa se instalaciji Line.sys programa. Instalacija se pokreće odabirom prve opcije na prozoru sa slike I. Izvodi se u interakciji sa korisnikom od kojeg se odabir i potvrda opcija instalacije očekuje kroz niz prozora. Prvi prozor instalacije prikazan je na slici II.

Slika II. Prvi prozor instalacije Line.sys programa

Kao što se vidi sa slike II, sva komunikacija koju računar inicira tokom instalacije odvija se na našem jeziku tako da je korisniku omogućen stvarni uvid u procese koji se na računaru odvijaju. U prvoj fazi odvija se konfiguriranje instalacionog programa. Korisniku je omogućeno da proces u slučaju potrebe obustavi odabirom opcije Odustani prikazane na prozoru II. Nakon inicijacije instalacionog procesa prikazuje se drugi prozor, prikazan na slici III.


8

Slika III. Drugi prozor instalacije programa Line.sys

Kao što se vidi na slici III, u ovom trenutku program je spreman za pokretanje instalacije. Od korisnika se očekuje potvrda komande za instalaciju odabirom opcije Dalje.

U ovom i svim narednim prozorima dostupne su opcije za navigaciju: Nazad – opcija korisnika vraća na prethodni prozor Dalje – prelazak na naredni prozor, i Poništi – prekid procesa instalacije

Slika IV. Prozor sa ugovorom o korištenju Line.sys aplikacije

Uvod i instalacija

9

Prozor sa slike IV sadrži tekst ugovora o korištenju Line.sys aplikacije. Tekst ugovora se također nalazi i u prvom dijelu ovog poglavlja. Ugovor je obavezno pročitati i samo u slučaju slaganja sa njegovim odredbama nastaviti instalaciju, odabirom opcije Dalje.

Slika V. Prozor za identifikaciju korisnika aplikacije

U polja na prozoru V unose se imena korisnika, naziv firme (preduzeća) te omogućavanje korištenja programa korisnicima registrovanim na računaru. Nakon unosa traženih podataka prelazi se na sljedeći prozor, prikazan na slici VI.

Slika VI. Prozor za definiranje lokacije na kojoj će program biti instaliran


10

Na prozoru sa slike VI, program obavještava korisnika da će program biti instaliran na lokaciju C:\Program Files\e-Line\LineSys\. Iako se to ne preporučuje, korisnik je u mogućnosti specificirajući drugu lokaciju upotrebom opcije Pregled. Nakon podešavanja, prelazi se na sljedeći prozor.

Slika VII. Početak instalacije

Nakon što su u prethodnim prozorima podešeni svi parametri instalacije, na prozoru sa slike VII inicira se početak instalacije – kopiranja datoteka i podešavanja sistema, odabirom opcije Instaliranje. Korisnik se o toku instalacije obavještava prozorom koji sadrži traku za simbolički prikaz toka kopiranja datoteka.

U posljednjem koraku, potrebno je potvrditi kraj instalacije odabirom opcije Kraj na posljednjem prozoru instalacije, prikazanom na slici VIII.

Slika VIII. Kraj procesa instalacije

Uvod i instalacija

11

Live Update – instalacija novih verzija Line.Sys i drugih e-Line programa

Kao dodatak verziji programa isporučenoj na CD-u, e-Line razvija dopune i dodatke programu. Ovi dodaci su dostupni na web stranici http://www.eline.ba. Automatsko pretraživanje, preuzimanje (download) i instalisanje novih verzija programa obavlja se programom Live Update. Live update nije sastavni dio Line.Sys aplikacije. Radi se o zasebnom programu kojim se obavlja preuzimanje i instalacija novih verzija svih eLine programa. Live update se pokreće odabirom istoimene opcije smještene na Start – Programs – eLine Software – Live Update, kao što je prikazano na slici IX. Proceduru provjere postojanja novih verzija programa je prvi put poželjno provesti odmah po instalaciji programa a zatim i naknadno u proizvoljno određenim vremenskim intervalima.

Slika IX. Način pokretanja procedure za instalaciju dodataka programu Bitno je napomenuti da je prije korištenja Live Update programa potrebno ostvariti Internet konekciju. Ukoliko konekcija nije prisutna, program će o tome obavijestiti korisnika odgovarajućom porukom (slika X.)


12

Slika X. Obavijest o nedostatku Internet konekcije potrebne za funkcionisanje Live Update Live update provjerava raspoloživost novih verzija programa tako što prvo provjerava dostupnost novih verzija Live update (samog sebe), nakon čega prelazi na ostale programe. Ukoliko je dostupna i nova verzija LiveUpdate-a, bit će automatski preuzeta i instalirana o čemu će korisnik biti obaviješten prigodnom porukom. Prvi prozor Live Update programa je prikazan na slici XI.

Slika XI. Prvi prozor Live Update programa Kao što je već navedeno, Live update se koristi za preuzimanje i instalisanje svih eLine programa. Lista ovih programa je vidljiva na prozoru sa slike XI. Nastavak procedure se pokreće odabirom opcije Dalje> pozicionirane u donjem desnom uglu prozora sa slike XI. Kao rezultat se prikazuje prozor sa informacijama o tome koji su sve eLine programi identificirani na računaru – za te programe će se utvrditi eventualno postojanje novih verzija. Izgled ovog prozora je dat na slici XII.

Uvod i instalacija

13

Slika XII. Lista eLine programa identificiranih na računaru Nastavak procedure se pokreće odabirom opcije Dalje>. Ukoliko se za identificirane programe pronađu novije verzije od onih instaliranih na računaru inicira se procedura njihovog preuzimanja i instalacije. O toku obavljanja ovih operacija korisnik je obaviješten odgovarajućim porukama. Također, ukoliko se u procesu izvođenja operacija pojave greške koje onemogućavaju završetak procesa, korisnik će o prirodi ovih grešaka također biti obaviješten odgovarajućom porukom. Primjer poruke o greški koja onemogućava instalaciju nove verzije jer trenutni korisnik nema prava pristupa sistemskim folderima na lokalnom računaru je prikazana na slici XIII.

Slika XIII. Primjer poruke o greški Nakon završetka procesa provjere ažurnosti trenutnih verzija (i njihove eventualne zamjene novim verzijama) korisnik se o završetku procesa obavještava porukom prikazanom na slici XIV.


14

Slika XIV. Informacija o završetku procesa instalacije novih verzija programa. Izuzetno je značajno napomenuti da je ukoliko se dodaci programu identificiraju, iste

potrebno instalirati na sve računare na kojima je instalirana Line.Sys aplikacija. Proces instalacije dodataka je moguće provesti i ručno. Sa web stranice

http://www.eline.ba potrebno je downloadovati fajlove navedene kao dodatke programu a zatim iste pokrenuti na svim računarima na kojima je instalirana Line.Sys aplikacija. Provođenjem prethodno opisanog procesa okončana je procedura instalacije programa.

Administracija

15

Administracija

Nakon instaliranja aplikacije, potrebno je provesti postupak njenog administriranja. Ovim postupkom definiraju se podaci karakteristični za firmu i podaci o korisnicima aplikacije. Neki od ovih podataka mogu se specificirati i u kasnijim fazama korištenja dok određeni broj podešavanja mora biti inicijaliziran prije početka unošenja transakcija – u tzv. inicijalnoj administraciji.

Inicijalna administracija

Prilikom prvog paljenja aplikacije potrebno je odrediti konekciju prema računaru na kojem je instaliran MSDE tj. SQL Server. Svi računari u mrežnom okruženju treba da imaju definiranu konekciju prema računaru serveru baze podataka. Ovaj računar može biti jedna od mašina u mreži koja se inače koristi u svakodnevnom radu firme, ali preporučena varijanta rada je da to bude Server računar na kojem korisnici inače ne rade. Na slici 1.1. je prikazan prozor za definiranje konekcije prema serveru podataka. U polju SQL Server je potrebno unijeti naziv računara na kojem se nalazi instaliran MSDE ili SQL Server (Instalacija MSDE-a se nalazi na Line.Sys CD-u i detaljno je objašnjenja u prethodnom poglavlju). Ukoliko ste instalaciju MSDE-a uradili sa CD-a koji ste dobili uz Line.Sys aplikaciju onda su podaci za Korisničko Ime i Lozinku već pravilno popunjeni i možete kliknuti na dugme Prihvati kako bi nastavili inicijalizaciju konekcije i kreiranje podataka potrebnih za rad aplikacije.

Ukoliko je na vašoj mreži već postojala instalacija SQL Servera od ranije onda je

potrebno da se konsultirate sa vašim Administratorom mreže u vezi podataka koje je potrebno unijeti u polja Korisničko Ime i Lozinka.

Ukoliko je podacima (bazi podataka) potrebno pristupiti putem interneta, odabire se

opcija Optimizirati pristup za Internet konekciju. Kao rezultat odabira ove opcije prozor prikazan na slici 1.1. se mijenja u toliko što je polje SQL Server zamijenjeno poljem IP Adresa. Konsekventno, u ovo polje je potrebno unijeti IP adresu računara koji sadrži bazu podataka sa kojom je program potrebno povezati. Ukoliko je IP adresa računara sa bazom podataka statička (nepromjenljiva) ovim se procedura završava. Međutim, Internet vezu klijentskih računara sa bazom podataka je moguće ostvariti čak i ukoliko server baze podataka ne posjeduje permanentnu (statičku) IP adresu.

Opisanu proceduru instalacije je potrebno provesti na svim računarima na kojim će se

Line.Sys koristiti. Nakon provođenja opisane procedure, prozor prikazan na slici 1.1. će pored polja IP adresa (koje, kako je već rečeno, zamjenjuje polje SQL Server nakon odabira opcije Optimizirati pristup za Internet konekciju) biti prikazano dodatno polje u kojem je upisana vrijednost 1433, što označava port na kojem radi SQL Server.


16

Slika 1.1. Prozor za određivanje konekcije prema serveru baze podataka

Nakon klika na dugme Prihvati prikazanog na prozoru sa slike 1.1. aplikacija inicijalizira jednu firmu i jednog sistemskog korisnika. Firma ima početni naziv "Nova Firma". Ostali podaci za firmu nisu podešeni. Korisničko ime inicijalnog korisnika je "Admin" sa lozinkom "Admin" (bez znaka navoda). Ovaj korisnički račun omogućava pristup aplikaciji sa maksimumom ovlaštenja. Prilikom pokretanja, aplikacija prije odobravanja pristupa resursima, od korisnika očekuje autorizaciju preko prozora sa slike 1.4.

Administracija

17

Potrebno je imati u vidu da je za rad programa potrebno uskladiti verzije aplikacije (koja se nalazi na klijentskom računaru) i baze podataka (koja se nalazi na serveru). Prilikom inicijalne instalacije obje verzije su identične. Međutim, u daljem radu je moguće da dođe do odstupanja u verzijama. U tom slučaju, program neće dozvoliti pristup programu dok se ne izvrši usklađivanje. Korisnik će o tome biti obaviješten odgovarajućim porukama. Primjer ovakve poruke je dat na slici. 1.3. Na primjer, firma kupuje Line.sys sa verzijom 1.70 i koristi je izvjesno vrijeme, nakon čega e-Line kreira novu verziju programa (1.71.) i distribuira je putem Live Updatea. Korisnik instalira novu verziju i na server i na lokalnu mašinu sa koje pokreće program. Korištenje programa i dalje nije upitno. Međutim, nakon nekog vremena, korisnik nabavlja novi računar na koji je potrebno instalirati Line.sys. Za to korisnik koristi originalni CD na kojem se nalazi verzija 1.70. Kada tu verziju programa pokuša povezati sa serverskom verzijom (1.71) prikazuje se poruka o greški prikazana na slici 1.3. Da bi se program na novom računaru mogao povezati sa serverom, potrebno je provesti proceduru Live Updatea kako bi se i na tom računaru instalirala verzija programa identična verziji na serveru (1.71). Ukoliko se Line.sys nije instalirana u mrežnom okruženju, već samo na jednom računaru (na kojem se nalazi i aplikacija i baza podataka) promjena verzija se automatski izvodi za sve segmente programa te se gore opisana procedura ne mora uzimati u obzir. Procedura korištenja Live Update modula je detaljno analizirana na kraju ovog poglavlja.

Slika 1.3. Poruka o greški vezano za usklađivanje verzija aplikacije i baze podataka

Slika 1.4. Prozor za autorizaciju korisnika


18

Prilikom inicijalnog pokretanja aplikacije, kao korisničko ime je potrebno navesti Admin te kao lozinku također Admin. Potrebno je napomenuti da prilikom unosa korisničkog imena ne postoji razlika između velikih i malih slova. Međutim, prilikom unosa lozinke, aplikacija pravi razliku između malih i velikih slova te je lozinku potrebno unijeti tačno onako kako je specificirana.

Nakon pravilne autorizacije, pokreće se osnovni prozor aplikacije sa prozorom za odabir

firme koji sadrži dva podprozora. Ovi podprozori su prikazani na slikama 1.5.a i b.

Slika 1.5.a Pokretanje aplikacije – Odabir firme

Administracija

19

Slika 1.5.b Pokretanje aplikacije – administracija

Kao što se vidi sa slike 1.5.a. korisniku se nudi odabir samo jedne inicijalne firme za

koju je već kreirana poslovna godina. U konkretnom slučaju je kreirana 2006 poslovna godina ali će se ova opcija mijenjati sa vremenom tako da će uvijek biti kreirana tekuća poslovna godina (2006, 2007, itd.). Također, u slučaju da se aplikacija koristi za vođenje većeg broja firmi, polje u gornjem lijevom uglu prozora se koristi za lakši odabir željene firme. Nakon što se u ovo polje počne unositi naziv željene firme, aplikacija će reducirati listu prikazanih firmi samo na one koji počinju slovima koje korisnik unosi u ovo polje. Ukoliko se u polje unese kombinacija slova koja ne korespondira niti sa jednom firmom koja se vodi unutar aplikacije, umjesto liste firmi ispisat će se poruka NEMA UNESENIH FIRMI.

Preporučena procedura prvog pokretanja je odabir opcije Ulaz sa slike 1.5.a. nakon

čega se omogućava rad u aplikaciji (za firmu "Nova firma" u svojstvu Administratora). Korisnik sada pred sobom ima osnovni prozor aplikacije, prikazan na slici 1.6.


20

Slika 1.6. Osnovni prozor aplikacije Osnovni prozor aplikacije se sastoji od sljedećih elemenata: Naslovna traka – nalazi se na vrhu prozora i sadrži naziv aplikacije, naziv firme i oznaku

tekuće poslovne godine, Glavni meni aplikacije, Traka sa alatima, Podsjetnik. Navedeni elementi će biti predmet analize u nastavku ovog poglavlja.

Prilikom prvog pokretanja osnovnog prozora aplikacije potrebno je definirati osnovne parametre za rad. Ovi parametri (karakteristike firme i podaci o korisnicima) grupirani su unutar prve opcije na glavnom meniju – Osnovni menu.

U prvom koraku, podešavaju se karakteristike firme odabirom opcije Osnovni Menu – Moja firma. Korisnik pred sobom ima obrazac za podešavanje parametara firme. Ovaj obrazac prikazan je na slici 1.7.

Traka sa alatima

Podsjetnik

Glavni meni aplikacije

Administracija

21

Slika 1.7. Obrazac za unos podataka o firmi

Obrazac sa slike 1.7. posjeduje šest podprozora (kartica) od kojih svaki sadržava set podataka o osnovnim podacima, finansijskim podacima, logou firme, parametrima rada, kreiranju faktura te enterprise servisima.

U ovoj fazi rada poželjno je popuniti sva polja ali je neophodno specificirati osnovne podatke o firmi te u podprozoru Parametri rada definirati Profil tj. označiti da li se radi o Preduzeću, Neprofitnoj organizaciji, Banci/Osiguravajućem društvu ili Budžetskoj organizaciji. Odabir jedne od ovih opcija povlači pridruživanje odgovarajućeg kontnog plana uz profil firme. Inicijalno, profil je podešen na polje Preduzeće.


22

Slika 1.9. Primjer popunjavanja prozora Parametri rada

Na slici 1.9. dat je primjer popunjavanja podprozora Parametri rada. Ovaj podprozor sadržava podatke: Logo firme - Prilikom pripreme logoa bitno je njegovu veličinu podesiti na 1800 x 280 tačaka (points). Procedura unosa logoa firme se pokreće odabirom opcije Foto prikazane na slici 1.9. Aplikacija, zatim, prikazuje prozor u kojem je potrebno specificirati slikovnu datoteku koja sadrži logo firme, Profil firme – Omogućava odabir tačnog profila firme zbog kontnog plana, Poslovne politike prema kupcima – Odabir poslovne politike popusta za artikle prema grupama artikala ili prema proizvođačima, Ažuriranje prodajnih cijena – Omogućava odabir opcije kojom se cijene na fakturama automatski prenose (ili ne prenose) i u cjenovnik, Vođenje NC skladišta – Odabiranje vođenja NC prema zadnjim ili prosjećnim cijenama, Radni sati dnevno – Unošenje broja radnih sati dnevno za obračun (predefinisano: 8),

Administracija

23

Slika 1.9.a Primjer popunjavanja prozora Parametri rada 2

Na slici 1.9.a dat je primjer popunjavanja podprozora Parametri rada 2. Ovaj podprozor sadržava podatke: Zatvaranje stavki – korisniku je omogućeno da izvrši odabir između ponuđenih opcija automatskog ili ručnog zatvaranja stavki, PDV Obrazac, KUF i KIF po datumu – definiranje datuma mjerodavnog za specificiranje KUF-KIF-a: ponuđene su opcije datuma dokumenta i datuma naloga, Unos podataka u Glavnu knjigu – Odabiranje jednostavnog ili proširenog automatskog unosa u Glavnu knjigu, Obračun plaća – Odabrati obračun plaća preko fonda sati ili bez fonda sati, Zaokruživanje cijena i količina – (npr. kod ulaznih kalkulacija) je broj decimala na koje će program zaokruživati cijene i količine. Mogući broj decimala je 2, 3 i 4. Obično je dovoljno 2 decimale ali je ostavljena mogućnost da korisnik povećavanjem broja decimala prilagodi program svojim potrebama, Zatezne kamate – služe za definiranje postotka zatezne kamate kod obračuna kamata za kupce koji kasne sa uplatom. Ovo je dnevna zatezna kamata. Ako je kupcu definirana zatezna kamata unutar poslovne politike, ta zatezna kamata će se primjenjivati. Ako zatezne kamate nije potrebno obračunavati u ovo polje se unosi vrijednost nula, Nalozi se moraju printati – ukoliko je odabrana (uključena) ova opcija ne dozvoljava knjiženje naloga prije štampe, Datum na dokumentima – odabirom ove opcije datum dokumenta se unosi na sve izvještaje i formulare koje program štampa, Cijena usluge sa uračunatim porezom – ukoliko je odabrana, ova opcija označava da cijena usluge u sebi ima sadržan i porez na usluge (ukoliko opcija nije odabrana podrazumijeva se da je cijena izražena neto – bez poreza). Ne dozvoljavaj knjiženje bez količine –odabirom opcije se sprečava knjiženje dokumenata kod kojih je u polje Količine upisana veća vrijednost od vrijednosti količine tog artikla na skladištu, Na kalkulaciji zadnja nabavka bez obzira na dobavljača – Odabirom ove opcije, pri unosu podataka u novu ulaznu kalkulaciju, na desnoj strani prozora se prikazuju podaci zadnje nabavke tog artikla bez obzira na dobavljača Realizacija se umanjuje storno knjiženjem popusta i poreza – Kod knjiženja faktura, porezi i eventualni rabati (popusti) se knjiže storno potražno


24

Predračun sa DPO 0 (nula) dana, rezerviše robu – Odabirom ove opcije, kada se napravi predračun sa 0 dana DPO, podrazumjeva se da je roba rezervisana za taj predračun

Slika 1.9.b Primjer popunjavanja prozora Kreiranje faktura Na slici 1.9.b je dat primjer popunjavanja podprozora Kreiranje faktura. Opcije koje se podešavaju su:

Tekst na fakturama o Faktura ili Račun (moguć je i unos dodatnog teksta koji se nalazi u nastavku) o Profaktura ili Predračun (moguć je i unos dodatnog teksta koji se nalazi u

nastavku) Visina zaglavlja i Visina podnožja – u slučaju da fakture/profakture printate na

memorandumu firme, ove opcije se trebaju postaviti tako da tijelo fakture ne prelazi preko podataka memoranduma

Inicijalni DPO – DPO koji ovdje upišete će biti upisan na svakoj fakturi koju započnete, sa mogućnošću izmjene u datoj fakturi

Pozocija slike – Na vrhu ili Na dnu – ukoliko u podprozoru Parametri rada odaberete sliku koja će se printati na fakturama, ovdje treba odabrati gdje će ta slika biti postavljena (ovo je slučaj kada ne printate na memorandum firme)

Kod knjiženja provjeravaj NC na dokumentu - Možete ugasiti uprosječenje NC kod knjiženja faktura da bi ubrzali proces knjiženja, ali ovime možete napraviti grešku kod knjiženja nabavne vrijednosti ako dokumente ne knjižite hronološki (faktura prije ulazne kalkulacije).

Administracija

25

Nakon podešavanja željenih parametara odabire se opcija Snimi, nakon čega se prelazi na sljedeći korak – kreiranje i dodjela ovlaštenja korisnicima.

Korisnici aplikacije kreiraju se odabirom opcije Osnovni Menu – Promjena firme. Kao

rezultat pokretanja ove opcije prikazuje se inicijalni prozor za odabir i administraciju prikazan na slikama 1.5.a i b. Potrebno je odabrati podprozor za administraciju (slika 1.5.b) i odabrati opciju Korisnici. Prikazuje se prozor sa listom trenutnih korisnika (samo jedan – Administrator) te opcijama za dodavanje novih i izmjenu postojećih korisnika, slika 1.10.

Slika 1.10. Lista korisnika programa

Procedura dodavanja novih korisnika izvodi se pomoću čarobnjaka koji se sastoji od sljedećih prozora (koraka): 1. Na prozoru sa slike 1.10. odabire se opcija Novi nakon čega se prikazuje prozor prikazan na slici 1.11. – prvi prozor čarobnjaka za kreiranje korisnika.

Slika 1.11. Procedura dodavanja novih korisnika – prvi korak


26

Prozor sa slike 1.11. sadrži osnovni set podataka o korisniku: Ime, Prezime, Korisničko ime i Lozinka. Lozinku je potrebno unijeti dva puta (u polja Lozinka i Potvrda lozinke) kako bi se eliminirala mogućnost pojave greške pri unosu. Maksimalna dozvoljena dužina lozinke je deset znakova.

Pored osnovnog seta podataka, prozor sa slike 1.11. nudi odabir još dvije opcije: Definiranje korisnika kao administratora – ovim se korisniku dodjeljuju maksimalna

(administratorska) ovlaštenja. Ukoliko se korisnik označi kao administrator, opcija Dalje mijenja se u Prihvati. Klikom na Prihvati, završava se procedura kreiranja korisnika – administratora (obzirom da je korisnik deklariran kao administrator, on po definiciji ima sva ovlaštenja unutar aplikacije te nema potrebe za daljim prozorima koji nude opcije za pridruživanje pojedinačnih ovlaštenja).

Ograničavanje korisničkih prava samo na ostvarivanje uvida u podatke (read-only). Ovakav korisnik nema mogućnost unosa ili izmjene podataka u aplikaciji – ograničen je na pokretanje i čitanje već unesenih podataka. Ova redukcija ovlaštenja se može proširiti ograničavanjem vrste obrazaca kojima korisnik može pristupiti.

Nakon podešavanja željenih opcija na prvom prozoru čarobnjaka, procedura se nastavlja odabirom opcije Dalje (kao što je već rečeno, ukoliko je korisnik deklariran kao administrator, opcija Dalje zamjenjuje se opcijom Prihvati čime se procedura kreiranja korisnika završava). 2. Cilj drugog prozora (slika 1.12.) je povezivanje korisnika i firmi. Naime, obzirom da se aplikacija može koristiti za praćenje poslovanja više firmi, odabirom opcija u ovom prozoru deklarira se koji korisnici mogu pristupiti podacima za koje firme.

Slika 1.12. Procedura dodavanja novih korisnika – drugi korak

Odabirom opcije "Prava se pridružuju svim firmama" korisnik će imati ista ovlaštenja za pristupanje podacima za sve firme čije se poslovanje prati aplikacijom. Ova postavka vrijedi ne samo za firme koje postoje u trenutku kreiranja korisnika, već i za sve firme koje će tek biti kreirane. 3. Treći, posljednji prozor čarobnjaka (slika 1.13.) omogućuje dodjelu i uskraćivanje pojedinačnih ovlaštenja korisniku.

Administracija

27

Slika 1.13. Dodjela pojedinačnih ovlaštenja korisniku

Podešavanjem pojedinačnih opcija na prozoru sa slike 1.13. moguće je definirati korisnička prava tako da svaki korisnik ima sva prava potrebna za svakodnevni rad pri čemu mu je uskraćen pristup podacima za koje nije nadležan. Princip dodjele prava bazira se na principu da je korisniku nedostupno sve ono što mu nije eksplicitno dozvoljeno. Prava su podijeljena u dvije grupe: a. Prva grupa sadrži podjelu prava prema menijima odnosno prema grupama aktivnosti firme. Paljenjem/gašenjem opcija u dijelu prozora "Grupna prava po menijima" u osnovni prozor aplikacije se za svakog pojedinog korisnika dodaju/skrivaju odgovarajući podmeniji glavnog menija (Proizvodnja, Veleprodaja, Maloprodaja, Glavna knjiga, itd.). b. Detaljni pregled prava omogućava dodavanje/redukciju prava prema funkcionalnosti. Značenje pojedinih opcija je:

Sistemske opcije – uključivanje ove opcije omogućava pristup opciji Moja firma, otvaranje početnog stanja, arhiviranje podataka, definiranje skladišta i prodavnica u servisima za veleprodaju, maloprodaju i proizvodnju, rad sa poslovnim politikama u šifrarnicima i definiranje besplatnih isporuka u Web meniju. Također, gašenje ove opcije u kombinaciji sa gašenjem opcija Ulazi i Cjenovnici korisniku zaduženom za rad sa fakturama (fakturant ili služba prodaje) na obrascu za kreiranje faktura ne dozvoljava pristup poljima Nabavna cijena i Marža za artikal. Povrat naloga – opcija dodjeljuje pravo da korisnik može vratiti bilo koji proknjiženi nalog (svaki meni ima opciju Povrat naloga). Ulazi – ova grupa prava se odnosi na veleprodaju, maloprodaju i proizvodnju gdje se korisniku dodjeljuju prava za rad sa ulaznim kalkulacijama i ostalim dokumentima koji se nalaze u podmeniju Servisi. Također, opcija služi za omogućavanje ostvarivanje pristupa maloprodajnim i veleprodajnim korpama u meniju Web. Izlazi – daju prava nad predračunima, otpremnicama, fakturama i radnim nalozima (nad svim dokumentima koji predstavljaju izlaz iz firme). Servisi – daju prava nad Inventurama, Nivelacijama i Prijenosnicama. Izvještaji – daju prava za kreiranje izvještaja. Dozvoljeno brisanje i izmjene – prava za brisanje i izmjene postojećih dokumenata u dozvoljenim aktivnostima firme. Narudžbe – daju prava nad narudžbama u menijima veleprodaja, maloprodaja i proizvodnja tj. omogućuju naručivanje robe od strane firme prema dobavljačima. Ulaz (stalna i sitni) – daje prava za ulaz stalnih sredstava i sitnog inventara preko opcija na Stalna i sitni meniju. Također, ova opcija daje prava za izdavanje reversa stalnih sredstava i sitnog inventara.


28

Šifrarnici – daje prava za rad sa šifrarnicima Cjenovnici – daje prava za rad sa cjenovnicima – određivanje i mijenjanje cijena. Radni nalozi servisiranja – daje prava za rad sa radnim nalozima servisiranja. Ovo je komercijalist – daje mogućnost da se u dokumentima (fakture, kalkulacije...), ovaj korisnik prikaže kao komercijalist i da ovaj korisnik unutar Glavne knjige nema mogućnost pregleda KIF-a i KUF-a a ima mogućnost samo pregleda izvještaja o kupcima i dobavljačima Dozvoljeni rabati i količine u minus – daje mogućnost da se u korisniku oduzmu ili dodaju prava promjene cijena u profakturama/fakturama i pravljenje storno fakture

Nakon podešavanja potrebnih parametara odabirom opcije Prihvati okončava se

procedura kreiranja novog korisnika. Cjelokupnu proceduru je potrebno ponoviti onoliko puta koliko se želi kreirati korisnika pri čemu se svakom korisniku dodjeljuju karakteristična prava.

Mada je moguće kreirati neograničen broj korisnika-administratora, preporučuje se kreiranje samo jednog administratora – odnosno podešavanje već postojećeg. Pri tome je potrebno promijeniti lozinku ovog korisničkog računa obzirom da inicijalna lozinka može biti lako kompromitovana.

Potrebno je napomenuti da jedino administrator može pristupiti opcijama za kreiranje nove firme, kreiranje i administriranje korisnika, otvaranje novih poslovnih godina i prenos SQL servera. Naime, korisnici koji nisu administratori nemaju na raspolaganju prozor prikazan na slici 1.5.b.

Ukoliko će se aplikacija koristiti u mrežnom okruženju u kojem postoji više servera na kojim se nalazi Line.sys baza podataka, program je moguće podesiti da se prilikom svakog paljenja prikazuje prozor u kojem se korisnik odlučuje kojem serveru (odnosno kojim podacima) da pristupi. Za iniciranje ove procedure potrebno je (klikom) upaliti opciju Server manager, koja se nalazi na podmeniju Pomoć glavnog menija. Detaljni opis ove funkcionalnosti je dat u poglavlju Pomoć ovog priručnika. Naknadna administracija

Sve procedure koje su sastavni dio inicijalne administracije mogu se koristiti i naknadno – u svakodnevnom radu. Npr. prilikom inicijalne administracije definiraju se svi željeni korisnici. Međutim, nakon izvjesnog vremena pojavljuju se dodatni korisnici (novozaposleni radnici). Ovim korisnicima je moguće u bilo koje vrijeme dodijeliti korisnička imena i ovlaštenja unutar programa procedurom opisanom u inicijalnoj administraciji. Isto vrijedi i za kreiranje firmi (u bilo kom trenutku je, pored već definiranih, moguće kreirati nove firme). Također, u bilo kom trenutku moguće je mijenjati osnovne podatke o firmi.

Naknadna administracija podrazumijeva i podešavanje određenog broja parametara koji se, po svom karakteru, ne ubrajaju u inicijalnu administraciju. To su: Nova firma

Procedura otvaranja nove firme u okviru programa se inicira odabirom opcije Nova firma na prozoru prikazanom na slici 1.5.b. Kao rezultat, prikazuje se prozor prikazan na slici 1.14. Na desnoj strani prozora prikazana je lista do sada kreiranih firmi dok se na lijevoj strani prozora nalaze alati (opcije) za kreiranje novih firmi, štampanje liste firmi te zatvaranje prozora. Opcija Izmijeni u ovom prozoru deaktivira ili ponovno aktivira označenu firmu (Neaktivne firme se više ne ažuriraju kod osvježavanja verzija programa (korisno za ubrzanje procesa ažuriranja). Ukoliko je potrebno mijenjati podatke o firmi, to se provodi korištenjem opcije Osnovni Menu – Moja Firma. Nakon pokretanja opcije Nova firma prikazuje se prozor u kojem je potrebno navesti ime firme te odabrati njen karakter: da li se radi o preduzeću, neprofitnoj organizaciji, banci/osiguravajućem društvu ili budžetskoj organizaciji. Nakon popunjavanja navedenih polja kreiranje nove firme se potvrđuje odabirom opcije Kreiraj smještene u donjem desnom uglu prozora, prikazanog na slici 1.15. Nakon kreiranja, naziv firme se pojavljuje na listi firmi prilikom otvaranja aplikacije, prozor prikazan na slici 1.5.a.

Administracija

29

Slika 1.14. Osnovni prozor za rad sa firmama

Slika 1.15. Otvaranje nove firme Lične postavke

Prozor u kome se podešavaju lične postavke programa je smješten u osnovnom meniju. Nakon pokretanja opcije prikazuje se prozor u kome je moguće vršiti fina podešavanja programa i to za svakog korisnika ponaosob. Ovaj prozor (prikazan na slici 1.16.) sadrži opcije za podešavanje: U podprozoru Lične postavke: Načina printanja – odabir opcije "Uvijek pokaži opcije printanja" će svaki put pri izdavanju

naredbe za printanje inicirati prikazivanje prozora u kojem je potrebno specificirati odredište (prikazivanje na ekranu, direktno štampanje na printer ili kreiranje pdf datoteke). Ukoliko ova opcija nije odabrana, printanje će se vršiti automatski na specificiranu lokaciju (printer, ekran ili pdf datoteka)

Automatsko knjiženje protustavke na nalozima – odabir ove opcije će prilikom unosa naloga koji sadržava i protukonto automatski kreirati i protustavku

Zvuka u programu – (da ili ne) Promjene lozinke – odabirom ove opcije prikazuje se novi prozor u kome je potrebno

specificirati novu lozinku. Istu je potrebno unijeti dva puta kako bi se otklonila mogućnost greške

Broj rekorda – određuje broj rekorda pri pretraživanju artikala ili usluga iz kalkulacija ili faktura


30

Kalkulacije – odabirom opcija Prošireni unos ili Jednostavni unos daje se postavka kod kreiranja Ulaznih kalkulacija, da li će unos podataka u zaglavlje kalkulacije biti sa (Prošireni) ili bez (Jednostavni) finansijskih podataka (vrijednost fakture dobavljača, troškovi...).

Slika 1.16. Prozor za podešavanje ličnih postavki programa U podprozoru Kreiranje faktura (na slici 1.16.a): Vrsta dokumenta (ovom opcijom se određuje tekst naslova na fakturama – moguće je

odabrati jednu od 10 ponuđenih opcija) Oznaka na fakturi (original, kopija ili bez oznake) Printanje (šifre ili kataloškog broja kao oznake stavki) Prikaza dodatnih informacija (odabir prikaza ili ne prikazivanja podataka o popustima, masi,

zapremini, netto faktura, primaocu, roku trajanja, serijskom broju i doddatnom tekstu – dodatni tekst se specificira unutar pozora Moja firma, kartica Kreiranje faktura)

Prikazivanje memoranduma (sa memorandumom, predefinirano ili bez memoranduma) Podprozor Kreiranje faktura sadrži opcije identične opcijama koje korisnik popunjava

svaki put kada je potrebno štampati fakturu sa bilo kog mjesta u programu. Podešavanjem vrijednosti na ovom mjestu, korisniku je omogućeno da specificira najčešće korištene opcije koje će automatski biti ponuđene prilikom štampanja fakture. Ovim načinom specifikacije podataka za fakture, korisniku je omogućeno da u svakom konkretnom slučaju može odabrati potrebnu opciju ali i da mu za to treba manje vremena (jer su najčešće opcije automatski ponuđene tako da je u većini slučajeva potrebno samo prihvatiti odabir ponuđenih opcija).

Parametre iz oba podprozora svaki korisnik može podesiti prema vlastitim željama bez da time mijenja način rada ostalih korisnika.

Administracija

31

Slika 1.16.a. Prozor za podešavanje ličnih postavki programa

Kreiranje novih poslovnih godina i otvaranje početnog stanja Prelaskom u novu poslovnu godinu potrebno je izvršiti i određena podešavanja

programa. U ova podešavanja spadaju: 1) Kreiranje nove poslovne godine – izvodi se pokretanjem opcije Osnovni menu – Promjena firme – Administracija – Poslovne godine. Program od korisnika zahtijeva specifikaciju firmi za koje je potrebno kreirati novu poslovnu godinu (slika 1.17.)

Slika 1.17. Prozor za odabir firmi za koje je potrebno kreirati novu poslovnu godinu

Kao što se vidi sa slike, za odabir firme za koju se kreira poslovna godina potrebno je markirati kućicu koja se nalazi ispred šifre firme. Ukoliko se želi kreirati nova poslovna godina za


32

sve definirane firme u programu obilježava se kućica ispred odgovarajuće opcije na dnu prozora. Program korisnika obavještava o rezultatu prikazivanjem prozora sa slike 1.18.

Slika 1.18. Završetak postupka kreiranja nove poslovne godine 2) Otvaranje početnog stanja – opcija se pokreće sa lokacije Osnovni menu – Otvaranje početnog stanja. Može se koristiti neograničen broj puta u bilo kojem periodu godine bez bojazni da će na bilo koji način pokvariti dotadašnja knjiženja iz prethodnog perioda. Svaki put kada se pokrene, ova opcija kreira nova početna stanja prenosom podataka iz prethodne godine. Pri tome će kartice dobavljača, kupaca i ostale analitike biti otvorene po šifri partnera. U glavnoj knjizi početno stanje će se proknjižiti pod temeljnicom AP-00001. Prilikom pokretanja ove opcije potrebno je jedino definirati način zatvaranja kupaca i dobavljača za šta su ponuđene dvije opcije: na stavke i na saldo. Prijenos SQL Servera

Line.Sys omogućava izuzetno jednostavan postupak prijenosa baze podataka sa jednog na drugi server. Prije iniciranja prijenosa, na novi server je potrebno instalirati SQL Server ili MSDE (MSDE je uključen u instalacijski CD Line.Sys). Nakon što je procedura instalacije završena, pokreće se prijenos baze podataka odabirom opcije Osnovni Menu – Promjena Firme – Administracija – Prijenos. Kao rezultat, prikazuje se prozor prikazan na slici 1.19.

Administracija

33

Slika 1.19. Prozor za specificiranje podataka potrebnih za prijenos baze podataka

Prije iniciranja prijenosa, potrebno je osigurati da drugi korisnici u mreži u tom trenutku ne koriste aplikaciju jer u suprotnom može doći do gubljenja podataka. Kao što je vidljivo sa slike 1.19. potrebno je specificirati podatke za stari i novi server nakon čega se procedura pokreće odabirom opcije Prijenos… locirane u donjem desnom uglu prozora. Po završetku prijenosa, korisnik je o rezultatima obaviješten odgovarajućom porukom. Arhiviranje i optimizacija

Aplikacija automatski vrši optimizaciju sistema te arhiviranje svih unesenih podataka. U slučaju pada sistema i gubitka podataka na računaru na osnovu arhivske kopije podataka moguće je rekonstruirati stanje sistema u trenutku izvođenja posljednjeg arhiviranja. Opcije koje korisnik aplikacije može prilagođavati sebi su dani i vrijeme izvođenja procesa arhiviranja. Na narednoj slici (1.20) prikazan je prozor za specificiranje vremena izvođenja procesa arhiviranja (backupa).


34

Slika 1.20. Prozor za specifikaciju vremena izvođenja procesa arhiviranja

Unutar rasporeda izvršavanja mora se specificirati najmanje jedan dan (program neće prihvatiti izvršavanje plana u kojem niti jedan dan nije označen kao dan izrade arhive) dok je od opcija koje predstavljaju dio dana u kojem se vrši arhiviranje moguće odabrati samo jednu (Prijepodne, Poslijepodne ili Uvečer). Korisniku je (na drugom podprozoru sa slike 1.20.a) ponuđena i mogućnost da kreira arhivu podataka u bilo kom trenutku. Ovako kreirana arhiva se nalazi na istom mjestu na koje se snimaju i redovne arhive – one koje program radi automatski na osnovu korisnikovog odabira dana u sedmici i doba dana.

Obaveza korisnika je da u periodu nakon izrade arhive (neposredno po završetku perioda specificiranog u prozoru sa slike 1.20) kopira podatke na rezervni medij (CD, ZIP, DAT, i sl.). Arhiva se nalazi na adresi c:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\Data\. Iz navedenog foldera je na rezervni medij potrebno kopirati sve datoteke (fajlove) sa ekstenzijom BAK (npr. ELSYS012003_db.BAK).

Administracija

35

Slika 1.21. Prozor za kopiranje i kreiranje arhive Izbor jezika

Aplikacija automatski pruža mogućnost rada na bosanskom, hrvatskom, srpskom (u dvije varijante: ijekavskom i ekavskom) i engleskom jeziku. Odabir jezika se vrši selekcijom željene vrijednosti na lokaciji Osnovni Menu – Izbor jezika. Klikom na jednu od ponuđenih opcija aplikacija automatski prilagođava okruženje odabranom jeziku.

Međutim, aplikacija također pruža mogućnost definiranja neograničenog broja drugih jezika te prilagodbe pojedinih izraza u postojećim jezicima. U tom slučaju se od korisnika očekuje manualni unos svih izraza korištenih u aplikaciji na željenom jeziku. Obje procedure (kreiranje novog i izmjena postojećeg jezika) se pokreću odabirom opcije Alati - Nove jezičke varijante. Kao rezultat prikazuje se prozor sa slike 1.21.


36

Slika 1.21. Pokretanje procedure kreiranja novih jezičnih varijanti programa

Ukoliko se žele unijeti izmjene na nekom od postojećih jezika u lijevom polju sa slike 1.21. se odabire referentni jezik (jezik koji će se koristiti za provjeru prijevoda) dok se na desnom polju odabire jezik koji se želi mijenjati nakon čega se pokreće opcija Izmjeni. Kao rezultat se prikazuje prozor prikazan na slici 1.22.

Slika 1.22. Procedura unošenja izmjena u postojeći jezik

U prozoru sa slike 1.22. lista riječi i izraza korištenih u aplikaciji je prikazana u gornjem dijelu prozora dok se unošenje izmjena se vrši u desnom donjem polju prozora. Kao osnova za prevođenje se koristi izraz dat u jeziku sa kojeg se prevodi (polje u donjem lijevom dijelu prozora). Nakon unošenja izmjena u jednom izrazu na novi izraz se prelazi odabirom opcije >>> u donjem desnom dijelu prozora.

Administracija

37

Novi jezik se kreira odabirom opcije Novi jezik na prozoru sa slike 1.21. U prvom koraku je potrebno specificirati ime jezika a potom prevesti sve riječi i izraze korištene u programu. Procedura prevođenja je identična proceduri unosa izmjena u postojeće jezike. Nakon kreiranja novog jezika on postaje dostupan odabirom opcije Osnovni Menu – Izbor Jezika.

Da bi podešavanja postojećih i uvođenje novog jezika imalo trajni karakter, nakon prevođenja je potrebno obaviti konsultacije sa proizvođačem programa koji je jedini ovlašten za zvanično podešavanje postojećih i uvođenje novih jezika u program. U suprotnom, proizvođač ne garantuje pravilan rad programa nakon instalisanja novih verzija programa (korištenjem opcije Live update). Admin manager

Navedena opcija se koristi isključivo u slučajevima kada osoblje e-Line korisniku daje telefonsku podršku. U tom slučaju, korisniku će značenje ove opcije biti objašnjeno telefonom. Samostalno pokretanje ove opcije nije preporučljivo. Evidencija rada

Program automatski evidentira prvo logiranje u toku dana, a na kraju dana potrebno se odjaviti.

Pokretanjem opcije Evidencija rada na meniju Osnovni Meni, otvara se prozor sa slike 1.22.a. Da bi se korisnik odjavio potrebno je da na kraju rada sa applikacijom (ili radnog vremena) pokrene ovu opciju i odabere opciju Odlazak (slika 1.22.a). U listi dolazaka i odlazaka se tada u dijelu odlazaka upisuje datum i vrijeme (u dijelu dolazaka se upisuje datum i vrijeme kad korisnik počne sa radom u aplikaciji).

Opciju Izmijeni može koristiti samo korisnik sa administratorskim pravima u slučajevima kada je potrebno izmijeniti vrijeme dolazaka ili odlazaka zboggreške korisnika ili zato što korisnik nije potvrdio odlazak.

Slika 1.22.a Prozor za pregled evidencije rada


38

Na slici 1.22.b je pregled dodatne funkcije evidencije rada – upisivanje dodatnih aktivnosti. Ova opcija daje mogućnost opisa dodatnih aktivnosti u slučajevima kada korisnik nije prisutan u firmi (ne radi u aplikaciji) radi poslovnih obaveza izvan firme. Broj sati i Opis su obavezna polja za unos.

Slika 1.22.b Prozor za upisivanje dodatnih sati - aktivnosti Printanje evidencije rada se vrši odabirom opcije Printaj i odabirom parametara (na slici 1.22.c). Potrebno je odabrati vremenski period i radnika (opcija je Svi radnici ili jedan radnik).

Slika 1.22.b Prozor za odabir parametara printa Evidencije rada

Napomena: Ova opcija ne utiče na obračun plaća.

Administracija

39

Elementi osnovnog prozora aplikacije Elementi osnovnog prozora aplikacije (prikazanog na slici 1.6.) su: Naslovna traka – slika 1.23, sadrži naziv programa, naziv trenutno aktivne firme i oznaku tekuće poslovne godine. Na desnoj strani trake nalaze se standardne opcije za minimizaciju i promjenu veličine prozora te za gašenje aplikacije

Slika 1.23. Naslovna traka osnovnog prozora aplikacije Glavni meni aplikacije – slika 1.24, sadrži sve opcije dostupne u aplikaciji. Ove opcije su podijeljene prema oblastima poslovanja. Prema ovom principu, glavni meni sadrži karakteristične podmenije: Osnovni menu, Glavna knjiga, Veleprodaja, Maloprodaja, Proizvodnja, Stalna i sitni, Šifrarnici, Plaće, Alati, Pomoć, Web i Statistika. Klikom na opciju u glavnom meniju otvara se mogućnost odabira pripadajućih opcija.

Slika 1.24. Osnovni meni aplikacije Trake sa alatima – slike 1.25.a i b, omogućavaju brži način pokretanja najčešće korištenih opcija. Traka sa alatima sa slike 1.25.a. je karakteristična za osnovni prozor aplikacije i sadrži opcije (s lijeva na desno): Promjena firme, Izlaz iz programa, Unos podataka u glavnu knjigu, Brza kartica kupca, Brza kartica dobavljača, Brza kartica konta, Brzi nalog glavne knjige, Bruto bilans, Povrat naloga i Artikal. Za objašnjenje o značenju konkretne opcije na traci sa alatima potrebno je kursor miša zadržati nad ikonom (nije potrebno kliknuti) nakon čega će se ispisati poruka sa objašnjenjem funkcije. Navedene opcije je bez ikakve razlike moguće pokretati i odabirom odgovarajuće opcije sa glavnog menija aplikacije – korištenje trake sa alatima samo ubrzava pokretanje (opcije se ne moraju tražiti po podmenijima glavnog menija). Traka sa alatima prikazana na slici 1.25.b. se prikazuje uz izvještaje i omogućava izvođenje operacija karakterističnih za ove objekte programa: prikaži prvu stranu izvještaja, prikaži prethodnu stranu izvještaja, prikaži narednu stranu izvještaja, prikaži posljednju stranu izvještaja, štampaj izvještaj na papir, eksportuj izvještaj u datoteku (ponuđena su četiri formata eksporta: pdf, xls, doc i rtf), promijeni uvećanje prikaza izvještaja na ekranu i zatvori izvještaj. Ukoliko je opcija prikazana u blijedo sivoj boji (na slici 1.25.b. tako su prikazane prve dvije opcije) to znači da ona trenutno nije dostupna. U primjeru sa slike 1.25.b. na ekranu je prikazana prva strana izvještaja te time opcije za prelazak na prvu i prethodnu stranu nemaju značenja i zato nisu dostupne.

a. b.

Slika 1.25. Karakteristične trake sa alatima Podsjetnik – slika 1.26, predstavlja servis za komunikaciju na relaciji aplikacija – korisnik i korisnik – korisnik. Prema ovoj klasifikaciji, poruke podsjetnika se mogu podijeliti na dvije grupe: prva grupa obuhvata poruke o broju neproknjiženih dokumenata kao što su fakture, radni nalozi, prijenosnice, kalkulacije i sl. Ovim porukama aplikacija obavještava korisnika o broju nezavršenih (neproknjiženih dokumenata). Duplim klikom na bilo koju od stavki, automatski se otvara prozor za rad sa odabranom vrstom dokumenata (ukoliko se na primjer, dvostrukim klikom odabere prva opcija sa slike 1.26. /Veleprodajne kalkulacije/, aplikacija će otvoriti prozor za rad sa veleprodajnim kalkulacijama).


40

Slika 1.26 Podsjetnik

Druga grupa informacija dostupnih na Podsjetniku, obuhvata poruke koje korisnici mogu međusobno razmjenjivati Ukoliko je potrebno poslati poruku određenoj osobi sa liste korisnika aplikacije, odabire se opcija Poslovi (donji desni ugao podsjetnika) nakon čega se prikazuje prozor za kreiranje poruke, slika 1.27.

Slika 1.27. Prozor za kreiranje poruka

U prozoru sa slike 1.27. potrebno je definirati primaoca poruke (odabirom jednog od ponuđenih sa liste korisnika), podesiti datum (aplikacija za ovo polje automatski nudi vrijednost trenutnog datuma ali je korisniku ostavljena mogućnost da to promijeni), unijeti tekst poruke te odabrati opciju Snimi i Zatvori. Kao rezultat ove procedure, primalac poruke će u svom podsjetniku primiti poruku te dobiti mogućnost da na istu odgovori (prozor sa slike 1.27. kod primaoca poruke je proširen dodatnim poljem za unos teksta odgovora). Ukoliko se komunikacija želi ukloniti iz Podsjetnika dovoljno je odabrati opciju Arhiviraj nakon čega poruka prelazi u arhivu. Uvid u arhivu se može ostvariti odabirom opcije Arhiva poruka sa slike 1.26. Unutar arhive korisnik ima uvid samo u one poruke sa kojim je povezan (kojim je ili pošiljalac ili primalac), dok su mu poruke koje razmjenjuju ostali korisnici nedostupne.

Šifrarnici

41

Šifrarnici

Posljednji korak prije korištenja programa je podešavanje šifrarnika. Podešavanje, a zatim i korištenje šifrarnika sadrži određeni broj specifičnosti.

Osnove procedure

U cilju pojednostavljenja korištenja šifrarnika u njih je ugrađen osnovni set istovrsnih procedura i kratica. Pored toga, svi šifrarnici imaju jedinstvenu formu i sličan način korištenja. Osnovne zajedničke karakteristike su: Osnovni set komandi

Svi šifrarnici sadrže osnovni set komandi, prikazan na slici 2.1.

Slika 2.1. Osnovni set komandi za manipulaciju stavkama šifrarnika Prikazane komande imaju sljedeće značenje: Novi – Unos nove stavke u šifrarnik Izmjeni – Izmjena postojeće stavke u šifrarniku Briši – Brisanje stavke iz šifrarnika. Brisanje stavki nije dozvoljeno ukoliko postoje proknjiženi

podaci povezani sa tom stavkom. Printaj – Štampanje liste stavki unesenih u šifrarnik. Listu je moguće štampati direktno na

papir ili snimiti u datoteku. Izlaz – zatvaranje forme

Ukoliko je neka od komandi na formi prikazana u drugoj boji, komandu u tom trenutku nije moguće koristiti.

Obavezna polja Prilikom unosa novih stavki u šifrarnike od korisnika se očekuje popunjavanje seta polja

karakterističnih za svaki šifrarnik. U većini slučajeva, za snimanje unosa nije neophodno popuniti sva polja. Setovi sadrže podset obaveznih i podset opcionalnih polja. Oznaka obaveze popunjavanja je podvučeno ime polja. U narednom primjeru (slika 2.2.) polja Šifra i Naziv partnera su obavezna dok je polje JMB opcionalno.

Slika 2.2. Oznake obaveznih polja


42

Kratice U šifrarnicima postoji određeni broj polja koja su povezana sa drugim šifrarnicima tako

što iz njih crpe podatke. Ta polja je moguće popunjavati ručno ali i korištenjem posebne kratice: Odabir tipke Enter na tastaturi ukoliko je u polje unešena vrijednost koja se ne nalazi na listi ponuđenih, rezultuje pozivanjem šifrarnika iz koga je moguće odabrati željenu vrijednost za to polje. Npr. ukoliko u polje unesemo znak "+" na tastaturi a zatim pritisnemo Enter, to će rezultovati pozivanjem šifrarnika. Kretanjem kroz šifrarnik pomoću strelica na tastaturi potrebno se pozicionirati na željenu vrijednost koja se u posljednjem koraku odabire pritiskom na Enter.

Sortiranje unosa U cilju lakšeg pretraživanja unosa u šifrarnike omogućeno je mijenjanje redoslijeda

sortiranja unesenih stavki prema svim raspoloživim poljima. Klikom na naslov kolone stavke se sortiraju po abecednom redu (A Ž) stavki u toj koloni. Ponovni klik na isto polje mijenja

redoslijed sortiranja u smjeru obrnutom od abecednog (Ž A). Primjer je dat na narednoj slici (2.3.).

Slika 2.3. Sortiranje unosa prema odabranom polju

Pretraživanje šifrarnika U šifrarnicima u kojim se za to ukazuje potreba, ugrađena je procedura za brzo pretraživanje liste unosa prema ključnoj riječi ili izrazu. Ova procedura se koristi u slučajevima kada broj stavki u šifrarniku dostigne veličinu koja usporava efikasno pretraživanje liste za konkretnim unosom. Ova procedura je obilježena riječju Traži. Pokretanjem procedure, prikazuje se prozor u kojem je potrebno specificirati ključnu riječ ili izraz, te oblast pretraživanja (da li će se pretraživati samo jedno ili sva polja šifrarnika). Također, moguće je specificirati da li je ključna riječ po kojoj se izvodi pretraživanje dio riječi koju tražimo ili se u šifrarniku očekuje pronalazak identične riječi.

Slika 2.4. Opcija za pretraživanje šifrarnika

Klik na označeno polje sortira šifrarnik prema abecednom redu unosa u polje "Naziv Vrste Naloga", dok bi klik na naslov kolone "Vrsta Naloga" sortirao unose prema abecednom redu vrijednosti ovog polja

Šifrarnici

43

Lista šifrarnika

Osnovni set šifrarnika se nalazi u meniju Šifrarnici osnovnog prozora aplikacije. Ovaj meni sadrži opcije za podešavanje šifrarnika za: Kontni plan, Partnere, Poslovne politike, Vrste naloga, Opise knjiženja, Ambalažu, Artikle i usluge, Kategorije i grupe artikala, Tarife, Vrste zavisnih troškova, Troškove proizvodnje, Napomene, Obračunske jedinice, Načini plaćanja i Općine, kantone, države.

Pored liste osnovnih, postoje i karakteristični šifrarnici čija se važnost ograničava na

pojedine oblasti aplikacije. To su: Nomenklaturne grupe, Šifrarnik stalnih sredstava, i Šifrarnik sitnog inventara. Kontni plan

Osnovni šifrarnik kontnog plana se pokreće sa glavnog menija (opcija: Šifrarnici – Kontni plan). Nakon pokretanja, prikazuje se prozor prikazan na slici 2.5.

Slika 2.5. Osnovni šifrarnik kontnog plana Šifrarnik ugrađen u aplikaciju već sadrži određen broj konta. Ova konta su međusobno

hijerarhijski povezana. Tako je npr. naziv osnovne grupe konta 01 – Nematerijalna stalna sredstva podijeljen na podkonta 010 – Patenti, licence i koncesije, 011 – Osnivački izdaci, 012 –


44

Izdaci za istraživanja i razvoj, itd. Line.Sys aplikacija sadrži prva dva (zakonom definirana) hijerarhijska nivoa konta. Korisniku je omogućeno dodavanje novih konta na narednim hijerarhijskim nivoima. Primjer dijela hijerarhije kontnog plana dat je na narednoj šemi. Prije nego se aplikacija počne koristiti za knjiženje naloga potrebno je definirati (kreirati) potrebna konta kupaca, dobavljača, blagajne i ostalih partnera.

01

010 011 012 013

0100

Korisnicki definiran

0101


0102


0110


0111


0112


Primjer dijela hijerarhijske šeme kontnog plana Za kreiranje novih, brisanje ili izmjenu postojećih konta, koriste se opcije ponuđene na

lijevoj strani prozora. Također, moguće je i štampati listu konta ugrađenih u šifrarnik. Odabirom opcije Novi prikazuje se prozor dat na slici 2.6.

Slika 2.6. Prozor za unos novih stavki u šifrarnik kontnog plana Prilikom unošenja nove stavke potrebno je popuniti četiri ponuđena polja: Konto

(oznaku konta), Naziv konta, Drugi naziv konta i Tip konta. Prva tri polja se popunjavaju ručnim

Šifrarnici

45

unosom odgovarajućeg teksta dok se polje Tip konta popunjava odabirom jedne od četiri ponuđene opcije (blagajna, dobavljači, kupci ili ostali partneri). Pri tome treba imati na umu da su, kako je objašnjeno u uvodnom dijelu poglavlja, prva dva polja (Konto i Naziv konta) obavezna dok su posljednja dva opcionalna (njihovo popunjavanje nije obavezno).

Izmjena postojećih stavki iz šifrarnika se odvija po veoma sličnoj proceduri: željeni unos se markira klikom, a zatim se odabire opcija Izmjeni (isti rezultat se dobiva i dvostrukim klikom na željeni unos). Kao rezultat, prikazuje se prozor identičan prozoru za unos novih stavki. Međutim, sada su polja prozora već popunjena vrijednostima za odabranu stavku. Nakon provođenja željenih izmjena, odabir se potvrđuje klikom na polje Snimi ili poništava klikom na polje Otkaži.

Brisanje unosa iz šifrarnika se provodi u tri koraka. U prvom koraku je potrebno označiti stavku koju je potrebno izbrisati. U drugom koraku se odabire opcija Briši dok se u trećem koraku vrši potvrda ili otkazivanje operacije brisanja odabirom odgovarajuće opcije na prozoru koji se nakon drugog koraka pojavljuje automatski. Ovaj prozor je prikazan na slici 2.7. Bitno je napomenuti da program neće dozvoliti brisanje konta sa kojima postoje povezana knjiženja u bazi podataka. Ukoliko je konto ipak neophodno obrisati, u provom koraku se moraju obrisati knjiženja sa kojim je konto povezano a tek onda sam konto.

Slika 2.7. Prozor za potvrdu/odustajanje od brisanja stavki iz šifrarnika

Ukoliko se za tim ukaže potreba, kompletan šifrarnik kontnog plana moguće je štampati. Odabirom opcije Printaj na ekranu se prikazuje izvještaj koji sadrži sve stavke šifrarnika (slika 2.8.)

Slika 2.8. Izvještaj sa prikazom izgleda šifrarnika kontnog plana Izvještaj sa slike 2.8. je moguće štampati direktno na papir ili snimiti u datoteku u

jednom od četiri ponuđena formata (Acrobat Reader – pdf, MS Excel – xls, MS Word – doc ili Rich Text format – rtf).


46

Ukoliko je potrebno pronaći konkretan unos u šifrarniku, umjesto pregleda čitave liste, stavku po stavku, moguće je koristiti opciju Traži koja se nalazi u gornjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 2.5. Pokretanjem ove opcije prikazuje se prozor prikazan na slici 2.9.

Slika 2.9. Prozor za pretraživanje šifrarnika kontnog plana

Upotrebom ove procedure, moguće je pretraživati kako kompletan šifrarnik tako i njegove pojedinačne kolone. Paljenjem odnosno gašenjem opcije Kompletna riječ određuje se način pretrage: da li je omogućeno pretraživanje dijelova riječi ili se u polje Upišite tekst koji tražite mora unijeti čitava tražena riječ. Npr. ukoliko opcija Kompletna riječ nije odabrana, zadajući dio riječi "Zapos" moguće je pronaći sve riječi u šifrarniku koje sadrže riječ čiji je jedan dio zadani izraz (kao što su zaposlenim, zaposlenih, zaposlenima i sl.). Ukoliko je navedena opcija odabrana, za pronalaženje riječi mora se navesti čitava riječ tačno onako kako je unesena u šifrarnik.

Partneri

Šifrarnik partnera je moguće pokrenuti odabirom opcije Šifrarnici - Partneri sa glavnog menija aplikacije. Izgled ovog šifrarnika je dat na narednoj slici (2.10.).

Slika 2.10. Osnovni prozor šifrarnika partnera

Šifrarnici

47

Osnovni prozor šifrarnika partnera je podijeljen na tri dijela. Lijevi dio prozora obezbjeđuje opcije za unos novih, izmjenu ili brisanje postojećih partnera, štampanje liste partnera (u zavisnosti koju opciju se odabere, štampa se lista partnera: Svi, Pravna lica, Fizička lica ili Zaposleni) i izlaz iz prozora. Gornji desni dio prozora omogućuje redukciju prikaza partnera prema kategorijama: svi partneri, pravna lica, fizička lica i zaposleni. Ovaj dio prozora također sadrži proceduru za pretraživanje liste partnera. Donji desni dio prozora je rezerviran za prikaz liste partnera.

Dodavanje novih partnera na listu se inicira odabirom opcije Novi popunjavanjem posebnog obrasca, prikazanog na slici 2.11.

Slika 2.11. Obrazac za unos novih partnera

Obrazac za unos novih partnera se sastoji od tri osnovna i jednog dodatnog podprozora. Prvi podprozor, Osnovno, je prikazan na slici 2.11. U ovaj podprozor se unose osnovni podaci o partneru: Šifra (može se sastojati od pet brojčanih ili slovnih oznaka), JMB (jedinstveni matični broj – popunjava se u slučaju ako je partner spada u kategorije fizičkih lica ili zaposlenih), Naziv partnera (ime i prezime fizičkog lica ili uposlenika odnosno naziv pravnog lica), Adresa, Grad (popunjava se odabirom jedne od već ponuđenih opcija), poštanski broj, telefon, fax, mobitel, email, web, lozinka, web partner (Da/Ne polje), kategorija (pravno lice, fizičko lice ili uposlenik) i fotografija (popunjava se za fizička lica ili uposlenike specificiranjem datoteke koja sadrži fotografiju). Polja Lozinka i Web partner su povezana odnosno polje Lozinke se popunjava samo ukoliko se radi o Web partneru.

Napomena – polje Telefon se koristi i za poreske kartice te je potrebno uposleniima upisati broj telefona u formatu 387-00-000000 tj. Pozivni za BiH-pozivni za grad ili mobitel-broj telefona.

Inicijalno, lista gradova iz koje je moguće odabrati vrijednost polja Grad je ograničena na BiH općine. Međutim, ovu listu je moguće proširivati proizvoljnim gradovima iz inostranstva. U šifrarniku Države, kantoni, općine potrebno je specificirati o kojem gradu se radi nakon čega taj grad postaje dostupan za dodjeljivanje u šifrarniku partnera.

Ukoliko je naknadno potrebno promijeniti šifru već unesenog partnera, to se čini odabirom opcije označene sa tri tačke i pozicionirane desno uz polje šifre partnera. Odabirom ove opcije prikazuje se prozor u kojem je potrebno specificirati novu šifru za partnera. Naredni podprozor, Banke, prikazan je na slici 2.12.


48

Slika 2.12. Obrazac za unos novih partnera – podprozor Banke

Podprozor Banke sadrži polja za unos relevantnih podataka o banci partnera i korespondentnoj banci: Grad, Država, Broj računa, Naziv banke, Adresa i SWIFT.

Prozor Ostalo, sadrži različit set podataka za svaku kategoriju partnera (pravna, fizička lica i zaposleni). U slučaju da je partner (u podprozoru Osnovno) smješten u kategoriju pravnih lica, podprozor Ostalo sadrži set polja: Direktor, Kontakt, Sud i broj, Porezni broj, Napomena, Druga valuta, Politika i Dodijeljeni komercijalist. Ukoliko se radi o fizičkim licima prikazuje se set polja: Zanimanje, Stručna sprema, Radno mjesto, Odjel, Manager (unos podataka u ovo polje se vrši odabirom nekog od već unesenih uposlenika), Politika (odabir neke od definiranih politika), Komercijalist (odabir jednog od već unesenih uposlenika), Datum rođenja, Spol, Supružnik, Godišnjica i Djeca.

Kategorija Zaposleni pored podprozora Ostalo sa setom podataka identičnim kao kod kategorije fizičkih lica aktivira i dva dodatna podprozora, Plaće i Komercijalist. Podprozor Plaće sadrži set polja: Zdravstveni broj, Mjesto isplate, Tekući račun, Obračunska jedinica, Koeficijent (osnovni i dodatni), Godine staža, Koeficijent, Promijeni godine (datum prvog zaposlenja uposlenika), Datum Zaposlenja i Datum odlaska (ovaj podprozor sadrži također i opciju označavanja zaposlenog kao vlasnika: štrihom kućice. Ovo se direktno odražava na specifikaciju uz isplatu plaća, jer automatski vlasnika smješta u polja 9 i 10). U ovom podprozoru je također stavljena i opcija za unos podataka potrebnih za slanjeporeskih kartica. Određeni podaci se preuzimaju iz podataka o radniku i iz šifrarnika općina (Kod općine se popunjava u polju DP šifra u šifrarniku Države-Kantoni-Općine).

Drugi podprozor (Komercijalist) se popunjava samo ukoliko se radi o uposleniku komercijalisti. U tom slučaju se (nakon odabira opcije Ovo je komercijalist) označavaju svi komitenti za koje će komercijalist biti zadužen. Samo oni uposlenici koji su u okviru ovog podprozora označeni kao komercijalisti će biti uvrštenu na listu komercijalista koje je moguće dodijeliti ostalim partnerima, kao što je navedeno u podprozoru Ostalo.

Setovi podataka iz podprozora Ostalo omogućuju ostvarivanje aktivnijeg odnosa prema partnerima dok set podataka podprozora Plaće olakšava ostvarivanje uvida u cjelokupnu problematiku plaća uposlenika.

Na posljednjem prozoru (KUF/KIF) potrebno je dodijeliti odgovarajuće vrijednosti poljima KUF i KIF. Dodatno, potrebno je specificirati da li je partner registriran u sistemu PDV-a ili ne. Po pravilu, firme iz inostranstva se označavaju kao registrovane u sistemu PDV-a. Tu su i opcije za određivanje da li je partner za kompenzacije (ovo određenje se primjenjuje kod izvještaja Kupac/Dobavljač u meniju Statistika) i da li je zabranjeno fakturisanje partneru.

Šifrarnici

49

Poslovne politike

Ovaj šifrarnik omogućuje definiranje seta podataka koji određuju politiku poslovne komunikacije sa kupcem ili grupom kupaca. Set podataka se odnosi na definiranje količine i vrste popusta koji se kupcima dodjeljuju te time i automatsko kreiranje cijena. Šifrarnik sa popisom definiranih politika i alatima za njihovo kreiranje se pokreće odabirom opcije Šifrarnici – Poslovne politike sa glavnog menija aplikacije. Njegov izgled je dat na slici 2.13.

Slika 2.13. Šifrarnik poslovnih politika

Prozor sa slike 2.13. na desnoj strani daje pregled već definiranih politika te na lijevoj strani alate za njihovo kreiranje, unošenje izmjena, brisanje i štampu. Odabirom opcije za kreiranje nove politike u fokus se dovodi prozor prikazan na slici 2.14.

Slika 2.14. Obrazac za definiranje nove poslovne politike


50

Obrazac za definiranje nove poslovne politike se sastoji od tri grupe podataka. Prva grupa – Osnovni podaci, sadrži polja: Naziv politike, Osnovni popust, Ugovoreni DPO, Maksimalni dug i Ugovorene kamate.

Drugi set polja omogućuje definiranje dodatnih popusta na osnovu stanja na računu. U ovom setu polja se može definirati popust za slučajeve pretplate, stanja bez dugovanja i u slučajevima kada postoji dug. Ova grupa popusta će se dodavati na osnovni popust (odnosno oduzimati od istog u slučaju da se u neko polje unese negativna vrijednost popusta). Popusti se u svim slučajevima unose u procentualnom obliku.

Prve dvije grupe podataka tretiraju popuste koji se obračunavaju na svaku pojedinu stavku fakture. Posljednja grupa polja (Popust po iznosu fakture) se dodaje na prethodno spomenute popuste i to na zbir svih cijena unesenih u fakturu. Kod ove grupe polja moguće je definirati različite vrijednosti popusta za proizvoljno određene vrijednosne iznose (npr. ukoliko je iznos fakture do 5.000,00 KM na ukupnu sumu se obračunava popust od 2 %, ukoliko je suma fakture između 5.000,00 i 10.000,00 KM obračunava se popust od 3%, iznad 10.000,00 KM obračunava se popust od 4%, itd.).

Posljednja opcija na obrascu za definiranje nove poslovne politike je Fiksna cijena. Ova opcija korespondira sa opcijom istog naziva koju je moguće definirati u cjenovniku artikala. Ukoliko je u cjenovniku određena fiksna cijena nekog artikla, na taj artikal se neće obračunavati popust. Također, ukoliko je u cjenovniku artikala za neki određeni vremenski period već definiran popust na pojedine artikle, u tom vremenskom intervalu cijena proizvoda na sniženju se neće dodatno umanjivati prema odredbama poslovne politike. Vrste naloga

Ovaj obrazac omogućava definiranje vrste naloga koji će se koristiti kod knjiženja. Šifrarnik posjeduje dvanaest sistemskih vrsta naloga. Prvih devet nije moguće mijenjati ili brisati dok je posljednje tri (Izlazne fakture, Ulazne fakture i Izvodi) moguće mijenjati i/ili brisati. Ostale vrste naloga je moguće dodavati, mijenjati i/ili brisati odabirom odgovarajućih opcija na lijevoj strani prozora. Vrsta naloga određena je sa dva karakteristična podatka – Oznakom vrste naloga koja se sastoji od maksimalno dva brojčana ili slovna znaka te nazivom vrste naloga. Jednom definiranu oznaku vrste naloga kasnije nije moguće mijenjati korištenjem opcije Izmjeni. Ukoliko je neophodno promijeniti i oznaku vrste naloga, istu je potrebno obrisati a zatim umjesto nje dodati novi unos - vrstu naloga. Kod brisanja unosa koji označavaju vrstu naloga postoji ograničenje prema kojem nije moguće brisanje vrste naloga sa kojom su već povezane stavke u proknjiženim podacima. Na narednim slikama (2.15. i 2.16.) prikazan je šifrarnik vrsta naloga te obrazac za unos novih vrijednosti u ovaj šifrarnik.

Šifrarnici

51

Slika 2.15. Šifrarnik Vrste naloga

Slika 2.16. Obrazac za unos novih stavki u šifrarnik Vrste naloga Opisi knjiženja

Ovaj šifrarnik ima za funkciju ubrzavanje postupka unosa podataka kod knjiženja. U šifrarnik se upisuju frekventniji opisi knjiženja. Obzirom da je unos opisa pri knjiženju moguće vršiti i ručno i odabirom ponuđene liste opisa definiranih ovim šifrarnikom, u svim slučajevima u kojim se očekuje još unosa sa istim opisom korisno je tekst opisa unijeti u šifrarnik.

Naredna slika (2.17.) prikazuje izgled šifrarnika, na slici 2.18. je prikazan obrazac za unos novih opisa knjiženja dok slika 2.19 prikazuje implementaciju ovog šifrarnika pri knjiženju.


52

Slika 2.17. Šifrarnik Opisa knjiženja

Slika 2.18. Unos novih opisa knjiženja u šifrarnik

Kao što se vidi sa slike 2.18, šifru opisa knjiženja aplikacija dodjeljuje automatski dok se od korisnika očekuje da ručno podesi vrijednost polja Opis knjiženja. U polje je moguće unijeti opise do dužine od 64 brojčana ili slovna znaka.

Slika 2.19. Implementacija šifrarnika

Šifrarnici

53

Na slici 2.19. je demonstrirana mogućnost manualnog unošenja opisa knjiženja ali i

mogućnost dodjele jednog od opisa definiranih u šifrarniku. Ambalaža Šifrarnik ambalaža omogućava definiranje različitih formi ambalaže za pojedine proizvode. Izgled šifrarnika je prikazan na slici 2.20. dok je na slici 2.21. prikazan set polja koja se popunjavaju u proceduri kreiranja novog unosa u šifrarnik. Prvo polje (Šifra) se popunjava odabirom jednog od unosa registriranih u šifrarniku Artikala (za odabir je potrebno kliknuti na dugme označeno sa tri tačke a koje je pozicionirano desno uz polje šifre). U naredno polje se unosi naziv ambalaže a u preostala kapacitet i cijena. Procedura unosa se završava odabirom opcije Snimi, dok je na raspolaganju i opcija za poništavanje unosa (Otkaži). Polje šifre naknadno nije moguće mijenjati, dok su ostala polja na raspolaganju za unos izmjena. Ukoliko šifra ambalaže prestane biti odgovarajuća, preporučuje se unos nove stavke u šifrarnik sa odgovarajućim vrijednostima Šifre i ostalih polja.

Slika 2.20. Šifrarnik Ambalaža


54

Slika 2.21. Unos nove stavke u šifrarnik Ambalaže Artikli i usluge

Ovaj šifrarnik objedinjava podatke za sve relevantne artikle i usluge. Obrazac šifrarnika (prikazan na slici 2.22.) se pokreće odabirom opcije Šifrarnici – Artikli i usluge sa glavnog menija.

Slika 2.22. Šifrarnik Artikli i usluge

Šifrarnici

55

Lijevi dio prozora ima funkciju redukcije liste artikala na desnom dijelu prozora prema početnom slovu (ili broju) šifre artikla ili usluge. Posljednja opcija na listi prikazanoj na lijevom dijelu prozora je [SVI]. Odabirom ove opcije na desnoj strani prozora se prikazuju svi uneseni artikli/usluge – ukupni sadržaj šifrarnika. Odabirom (klikom) na nazive pojedinih kolona moguće je promijeniti redoslijed kojim su artikli prikazani. Npr. klikom na naslov kolone Naziv, stavke šifrarnika će biti prikazane abecednim redom (A→Ž) a prema nazivu artikla. Još jedan klik na

naslov kolone mijenja način prikaza tako što će stavke biti prikazane u redoslijedu obrnutom od abecednog (Ž→A).

Procedura za unos novih artikala/usluga se pokreće odabirom opcije Novi koja se nalazi u donjem desnom uglu prozora. Nakon pokretanja, prikazuje se prozor dat na slici 2.23.

Slika 2.23. Unos novih podataka u šifrarnik Artikli i usluge

Šifrarnik se sastoji od sljedećih polja: Šifra (moguće je unijeti maksimalno 13 slovnih ili brojčanih znakova – Nakon inicijalnog unosa ovo polje nije moguće mijenjati direktno, nego pritiskom na opciju ... ) – ovo je polje prema kojem se vrši abecedna redukcija prikaza šifrarnika; Naziv; Opis; Barkodovi (Odabirom opcije ... ili pritiskom na F11 na tastaturi, se otvara novi prozor za unos više Barkodova artikla (Slika 2.23.a)); J/M (jedinica mjere); Kataloški broj; Grupa (ovim poljem se obilježava pripadnost artikla određenoj grupi artikala. Vrijednosti u ovo polje se dodjeljuju izborom jedne od ponuđenih opcija. Lista ponuđenih opcija se uređuje šifrarnikom Grupe artikala); Tarifa (Porezne grupe – definiranje ovog polja se vrši na isti način kao kod polja Grupa. Lista ponuđenih opcija se uređuje šifrarnikom Tarife); Masa Neto/Bruto; m3 (zapremina); Kalo (vrijednost se unosi u procentima);


56

Proizvođač (u ovo polje se unosi šifra ili naziv partnera, pohranjena u šifrarnik Partneri. Vrijednost je moguće unijeti manualno ili pozivom šifrarnika Partneri iz koga se odabire jedna od ponuđenih vrijednosti. Pozivanje se izvodi pritiskom na bilo koju tipku na tastaturi a zatim odabirom tipke Enter. Ukoliko je manualno unesena vrijednost koja ne postoji u šifrarniku Partneri, ovaj šifrarnik će se automatski otvoriti i time olakšati odabir odgovarajućeg partnera); Uvoznik (ovo polje se popunjava na isti način kao i prethodno: manuelnim unosom ili odabirom iz šifrarnika partnera); Trošarina/Prelevman; Pakovanje (broj artikala koji staju u jedno osnovno pakovanje predviđeno za taj proizvod – ponuđena vrijednost je 1); Država (porijekla/uvoza); Tip Artikla (ponuđene su tri opcije: artikli, usluge i akcizioni artikal – pri čemu se pod akcizionim artiklom smatraju visokotarifni artikli kod kojih se porez plaća kod uvoza), Konto Prihoda i Rashoda (polje je potrebno i moguće popunjavati samo za usluge); Fotografija (fotografija se unosi klikom na riječ Foto čime se otvara prozor za odabir slikovne datoteke koja sadrži željenu fotografiju); Garancija (vrijeme garancije) i Rok Trajanja (u danima).

NAPOMENA: Kod unosa novog Artikla ili Usluge sada postoji opcija da se dovuku svi podaci (osim šifre) od prethodno unesenog artikla (ubrzanje unosa više srodnih artikala). Na slici 2.23 to je opcija sa oznakom >>>.

Slika 2.23.a Unos novih podataka u šifrarnik Artikli i usluge - Barkodovi Prozor sa slike 2.23.a daje mogućnost unosa više Barkodova za jedan artikal. Barkod se

unosi u prvo polje ispod liste Barkodova i odabirom opcije Snimi se ubacuje u listu. Opcija Multiplikator određuje Barkodove pakovanja artikala i u polje Multiplikator se

unosi broj komada arikla u pakovanju sa tim Barkodom. Opcija Popust određuje inicijalni popust za artikle sa određenim Barkodom (Primjer:

ukoliko želite određeni artikal dati na akciju, odredite mu novi Barkod i pridružite popust). Opcija EAN13 generiše bar kod na osnovu šifre artikla – u primjeru je šifra 50001.

Opcije Multiplikator i Popust su dostupne u verzijama Proffesional i Enterprise programa Line.Sys.

Od navedenih, obavezno je popuniti samo polja Šifra, Naziv, Grupa i Tarifa dok su

ostala polja opcionalna (mogu se ali ne moraju popunjavati). Kategorije i grupe artikala

Kategorisanje/grupiranje artikala korištenjem ovog šifrarnika se izvodi u dva nivoa. Prvi nivo je podjela artikala u kategorije dok se u drugom nivou definiraju grupe unutar svake kategorije.

Šifrarnici

57

Izgled šifrarnika Grupe artikala je dat na slici 2.24.

Slika 2.24. Šifrarnik Grupe artikala

Na lijevom dijelu prozora vrši se kategorizacija a u desnom podjela kategorija u grupe.

Odabirom jedne od kategorija u lijevom dijelu prozora u desnom dijelu se automatski prikazuju grupe definirane za tu kategoriju. Opcijama Novi i Izmjeni iznad oba dijela prozora kreiraju se nove i mijenjaju postojeće kategorije i grupe. Opcijom Prijenos smještenom na desnom dijelu prozora, odabrana grupa jedne kategorije prenosi se u drugu kategoriju.

Brisanje kategorija i grupa se izvodi markiranjem željene kategorije/grupe a zatim odabirom tipke Delete na tastaturi. Pri tome postoje sljedeća ograničenja: Grupu nije dozvoljeno brisati dok god postoje artikli dodijeljeni u grupu, Kategoriju nije dozvoljeno brisati sve dok posjeduje grupe (ukoliko se želi obrisati kategorija

prvo se moraju obrisati sve grupe definirane u okviru nje). Šifrarnik kategorija i grupa je moguće štampati – odabirom opcije Printaj koja je locirana u donjem desnom uglu prozora. Tarife

Šifrarnik tarifa (poreskih grupa) se pokreće odabirom opcije Šifrarnici – Tarife sa glavnog menija. Njegov izgled je dat na slici 2.25.


58

Slika 2.25. Šifrarnik Tarife U inicijalnom podešavanju šifrarnika (prije nego se počne sa knjiženjem naloga u

programu) preporučuje se kreiranje tarife: Tarifa 1 – PDV 17%, Obrazac za unos novih i izmjenu postojećih tarifa (slika 2.26) sadrži sljedeća polja: Tarifa (jedinstvena šifra tarife), Naziv tarife, Posto, Konto Ukal. Porez/Troškovi (ukalkulirani porez), i Konto Real. Porez/Obaveza (realizirani porez).

Unos vrijednosti u polja ukalkuliranog i realiziranog poreza moguć je manualno ili

odabirom iz šifrarnika kontnog plana (uz pomoć kratice "+ Enter"). Ukoliko se u proceduri manualnog unosa vrijednost nekog od ovih polja podesi tako da ne korespondira ni sa jednim unosom u šifrarnik kontnog plana, automatski će se otvoriti šifrarnik kontnog plana u kojem je potrebno odabrati željeno konto.

Brisanje unosa u ovaj šifrarnik omogućeno je samo za tarife koje nisu povezane ni sa jednim proknjiženim podatkom.

Slika 2.26 Obrazac za unos novih i izmjenu postojećih tarifa Vrste zavisnih troškova

Šifrarnik zavisnih troškova se koristi za kalkulacije cijena unutar aplikacije. Šifrarnik sadrži pet stavki: Zavisni do granice, Carina, Špedicija, Ostali troškovi i Zavisni do skladišta. Korisnicima je omogućeno samo mijenjanje imena stavki i osnovice na koju se stavka obračunava (klikom na kućicu ispred željenih opcija, kao što je prikazano na slici 2.27).

Naime, osnovica za prvu stavku (Zavisni do granice) je fakturna cijena dok je za svaku narednu stavku moguće u osnovicu uključiti/isključiti prethodne stavke iz ovog šifrarnika, kao što je prikazano na slici 2.27. Sadržaj šifrarnika je moguće štampati odabirom opcije Printaj, smještene u donjem lijevom uglu prozora.

Šifrarnici

59

Slika 2.27. Šifrarnik Vrste zavisnih troškova Troškovi proizvodnje Šifrarnik za unos troškova proizvodnje sadrži devet unosa. Prvih pet unosa imaju opća imena (Trošak 1, 2, ..., 5) i od korisnika se očekuje da prema svojim potrebama imenuje ove troškove i dodjeli im adekvatne oznake konta. Šesti unos (na listi se nalazi na šestom mjestu mada ima šifru 0) predstavlja troškove radne snage. Ovom trošku je potrebno samo pridružiti odgovarajući konto. Posljednja tri tipa troška su inicijalno imenovani kao Nezavisni trošak 1, 2 i 3. Ovim tipovima troška je potrebno odrediti naziv i konto. Inicijalno, prvih šest troškova je specificirano kao zavisni dok su posljednja tri nezavisni. Ovaj parametar je moguće promijeniti za sve troškove unošenjem odnosno uklanjanjem štriha u kućicu ispred opcije Ovo je nezavisni trošak. Primjer šifrarnika sa preimenovanim troškovima i dodijeljenim kontima je dat na narednoj slici (2.28.). Kao što se vidi sa slike, brisanje postojećih i unos novih troškova nije omogućeno – dugmad za pokretanje ovih opcija nisu dostupne što se vidi iz načina na koji su predstavljeni (različitom bojom).

Slika 2.28. Primjer podešavanja unosa u šifrarnik troškova proizvodnje


60

Napomene

Šifrarnik Napomene predviđen je za unos napomena čiji tekst se ponavlja. Pored polja Šifra u koji aplikacija vrijednost dodjeljuje automatski, šifrarnik sadrži samo još jedno tekstualno polje – Napomena, u koje se unosi tekst napomene. Dostupna su i dva DA/NE polja čijim odabirom se tekst automatski unosi na svaki novi račun i/ili svaki novi predračun. Nakon unosa, na svim formama gdje je ponuđen unos napomene, omogućeno je automatsko dodjeljivanja tekstova koji su zbog svog ponavljanja uneseni u ovaj šifrarnik.

NAPOMENA: U polju teksta napomene, ukoliko želite tekst u novom redu, treba pritisnuti Ctrl+Enter (pritiskom samo na Enter se prebacujete na slijedeću opciju). Obračunske jedinice

Ovaj šifrarnik služi za kreiranje obračunskih jedinica. Inicijalno, šifrarnik sadrži jednu obračunsku jedinicu sa nazivom identičnim nazivu firme i šifrom "00". Pored ove, inicijalne, u šifrarnik je moguće dodavati dodatne obračunske jedinice. Brisanje obračunske jedinice je moguće samo ukoliko jedinica nije povezana niti sa jednom proknjiženom stavkom. Brisanje inicijalne (sistemske) obračunske jedinice nije dozvoljeno. Države, kantoni, općine

Ovaj šifrarnik se koristi za izradu hijerarhijske šeme geografskih lokacija. Inicijalno, šifrarnik ima razrađenu šemu općina u Bosni i Hercegovini. Korisniku je omogućeno da unosom kreira šeme ostalih država.

Prozor šifrarnika je podijeljen na tri funkcionalna dijela (slika 2.29.). U ovim dijelovima unose se (brišu ili mijenjaju) geografske lokacije prema sistemu da se u lijevi dio prozora unosi naziv države, u centralni dio prozora naziv pokrajine, regije, kantona ili neke druge geografske odrednice dok je desni dio prozora rezerviran za nazive općina. Geografski pojmovi na sva tri nivoa su međusobno povezani. Klikom na bilo koju geografsku lokaciju na lijevom ili centralnom dijelu prozora na narednom prozoru se prikazuju svi unosi povezani sa tom geografskom lokacijom. Sva tri dijela prozora posjeduju opcije za dodavanje novih lokacija te za izmjenu naziva postojećih.

Slika 2.29. Šifrarnik Države, Kantoni, Općine

Šifrarnici

61

Obrazac za unos novih i izmjenu postojećih unosa pored imena geografske lokacije nudi i opcije za unos podataka za obračun plaća a koji su karakteristični za konkretnu geografsku lokaciju. Na nivou države to su podaci:

Zdravstvo 9% banka, Zdravstvo 9% račun, PIO Banka, PIO Račun, Nezaposlenost 30% Banka, i Nezaposlenost 30% Račun

Na nivou kantona/regije: Zdravstvo 91% banka, Zdravstvo 91% račun, Nezaposlenost 70% Banka, Nezaposlenost 70% Račun i DP Šifra.

Na nivou općine: Banka poreza na plaću, Broj računa, Šifra općine i DP Šifra – u ovo polje se ubacuje 5-cifrena šifra općine potrebna za poreske kartice.

Unosom općina (gradova) izvan BiH proširuje se opći šifrarnik općina koji je na raspolaganju prilikom odabira općine koja se dodjeljuje partneru u šifrarniku partnera. Naime, ukoliko je u šifrarniku partnera konkretnom partneru potrebno unijeti općinu porijekla izvan BiH, tu općinu je prvo potrebno unijeti u šifrarnik Države, kantoni, općine. Tek nakon toga novounesena općina postaje dostupna za dodjelu partneru.

Definiranje broja računa i šifre općine na nivou općine je neophodno za omogućivanje automatske izrade virmana na osnovu obračuna plaća.

Nomenklaturne grupe

Ovaj šifrarnik se nalazi na lokaciji Stalna i sitni – Nomenklaturne grupe u glavnom meniju aplikacije. Definiranjem nomenklaturnih grupa stvaraju se preduslovi za grupiranje srodnih grupa stalnih sredstava. Pripajanjem stalnog sredstva određenoj grupi ono automatski preuzima svojstva zajednička za čitavu grupu. Izgled šifrarnika dat je na narednoj slici (2.30.)

Slika 2.30. Šifrarnik Nomenklaturnih grupa


62

Obrazac za unosnovih i izmjenu postojećih grupa prikazan je na slici 2.31.

Slika 2.31. Obrazac za unos novih i izmjenu postojećih nomenklaturnih grupa

Prilikom unosa novih ili izmjene postojećih nomenklaturnih grupa potrebno je popuniti sljedeća polja: Šifra – jedinstvena oznaka nomenklaturne grupe Nomenklaturna grupa – naziv grupe Konto – šifra konta Konto Amortizacije – šifra i procentualna vrijednost godišnje stope amortizacije Konto ispravke – šifra konta ispravke Konto Rashoda – Šifra konta rashoda Konto Revalorizacije – šifra i procentualna vrijednost godišnje stope revalorizacije

Polja konta (posljednjih pet polja) je moguće popunjavati upotrebom "+ Enter" kratice kojom se poziva i odabira vrijednost iz šifrarnika Kontni Plan. Šifrarnik stalnih sredstava

Šifrarnik Stalna sredstva, koji se pokreće odabirom opcije Stalna i sitni – Šifrarnik stalnih sredstava, sadrži spisak svih stalnih sredstava u upotrebi u firmi. Izgled šifrarnika dat je na slici 2.32.

Šifrarnici

63

Slika 2.32. Šifrarnik stalnih sredstava

U proceduri unosa novih stavki (slika 2.33), potrebno je obratiti pažnju na sljedeće specifičnosti: - Polje Šifra je dostupno samo kod inicijalnog unosa stavke – nije ga moguće naknadno

mijenjati, - Polja Obračunska jedinica i Nomenklaturna grupa popunjavaju se odabirom vrijednosti iz

povezanih šifrarnika (odabirom kratice "+ Enter"), i - Polje Datum nabavke ima posebnu važnost jer služi kao osnovica za obračunavanje

amortizacije.

Slika 2.33 Prozor za unos novih ili izmjenu postojećih stalnih sredstava


64

Šifrarnik sitnog inventara

Ovaj šifrarnik objedinjava evidenciju svog sitnog inventara firme a nalazi se na lokaciji Stalna i sitni – Sitni inventar – Šifrarnik sitnog inventara na glavnom meniju aplikacije. Njegov izgled dat je slici 2.34.

Slika 2.34. Šifrarnik sitnog inventara Obrazac za unos novih stavki (prikazan na slici 2.35.) ima sljedeće karakterističnosti: - Polje šifra se popunjava ručno ali nakon inicijalnog unosa ga više nije moguće mijenjati, - Polja Naziv, Grupa i Cijena se popunjavaju ručno - Polja Konto, Konto ispravke i Konto troška se mogu popunjavati i pomoću kratice "+ Enter".

Slika 2.35. Obrazac za unos novih ili ispravku postojećih unosa u šifrarnik sitnog inventara

Glavna knjiga

65

Glavna knjiga

Opcije obrade podataka vezanih za Glavnu knjigu firme su u aplikaciji smješteni unutar posebne grupe opcija u glavnom meniju, kao što je prikazano na slici 3.1.

Slika 3.1. Opcije menija Glavna knjiga

Kao što se vidi sa slike, opcije Kupci, Dobavljači, Ostali partneri i Izvještaji predstavljaju posebne pod-menije sa zasebnim grupama opcija.

Unos podataka

Pokretanjem prve opcije menija – Unos podataka, pokreće se prozor za unos novih i ostvarivanje uvida u postojeće unose u glavnu knjigu. Ovaj prozor je prikazan na slici 3.2.

Slika 3.2. Prozor za unos podataka u Glavnu knjigu


66

Karakteristični dijelovi prozora sa slike 3.2. su: U donjem lijevom uglu prozora se nalazi opcija Proknjiženo koja ima zadatak mijenjanja

sadržaja ostalih dijelova prozora. Ukoliko je odabrana, u ostalim dijelovima prozora prikazivat će se podaci o proknjiženim nalozima i obrnuto – gašenje opcije će u fokus dovesti neproknjižene naloge (naloge u pripremi).

U sredini lijeve strane prozora dati su podaci za aktivni nalog: Duguje, Potražuje i Saldo. Gornja lijeva strana prozora je rezervirana za listu naloga (proknjiženih ili ne – u zavisnosti

od odabira opcije Proknjiženo) Centralni dio prozora je rezerviran za prikazivanje liste koja sadrži stavke naloga odabranog

u gornjem lijevom dijelu prozora. Na donjoj desnoj strani prozora nalazi se set opcija (komandi) kojima se inicira obrada

transakcija: Servisi, Novi, Izmjeni, Knjiži, Obrasci, Printaj i Izlaz.

Treba napomenuti da, iako je sve transakcije moguće unositi direktno u glavnu knjigu, ovaj način unosa se preporučuje samo za izvode iz banke, blagajničke naloge i režije, ukratko samo direktne financijske troškove. Sve ostale naloge preporučeno je evidentirati korištenjem menija kojim nalog prema svojoj funkciji pripada (proizvodnja, veleprodaja, maloprodaja, itd.). Naime, analitički izvještaji za pojedine oblasti su mogući samo ako se evidentiranje naloga vrši putem specijaliziranih menija. Direktan unos naloga u glavnu knjigu onemogućuje kasniju analitičku obradu unutar funkcionalne grupe.

Unos naloga u glavnu knjigu se vrši odabirom opcije Novi u prozoru sa slike 3.2. Odabirom ove opcije pojavljuje se prozor za unos naloga, prikazan na slici 3.3.

Slika 3.3. Prozor za unos novih stavki u glavnu knjigu Karakteristična polja su: Vrsta naloga – odabire se jedna od ponuđenih opcija (dodatne opcije se mogu unositi posredstvom šifrarnika Vrste naloga), Broj i datum – Ovi podaci se popunjavaju automatski (klikom na polje Broj u njemu se inicijalizira naredni redni petocifreni broj dok se u polje Datum unosi trenutna vrijednost datuma). Ove vrijednosti se mogu promijeniti manualnim unošenjem željenih vrijednosti,

Glavna knjiga

67

Konto – u polje se unosi vrijednost broja konta. Ukoliko korisnik želi unijeti broj konta čiju vrijednost ne zna napamet, može se poslužiti posebnom kraticom – nakon dovođenja polja u fokus potrebno je pritisnuti tipku "+" a zatim tipku "Enter" na tastaturi čime se otvara pomoćni prozor (šifrarnik Kontnog plana) iz kojeg se može odabrati željena vrijednost broja konta. U polje Konto se unosi broj konta a sa desne strane polja se automatski prikazuje naziv konta, Dok./Datum – unosi se broj dokumenta i pripadajući datum. Obr. Jedinica – obračunska jedinica. U ovo polje moguće je unijeti jednu od vrijednosti pohranjenih u šifrarniku Obračunske jedinice. Pomoć pri unosu je moguće inicirati kraticom "+ Enter". Partner – polje može evidentirati samo vrijednosti pohranjene u šifrarniku Partneri. Kao i kod polja Obr. Jedinica, pomoć u odabiru se inicira kraticom "+ Enter". Koeficijent – linija koeficijent se sastoji od dva polja. Njihova zadaća je da uspostave vezu između iznosa dugovanja/potraživanja izraženih u domaćoj valuti i devizama. U prvo polje koeficijenta se unosi brojčana vrijednost odnosa KM i devizne valute dok drugo polje omogućava definiranje načina unosa naloga sa aspekta valute (smjer konverzije). U ovom polju ponuđene su tri opcije: 1. Slobodno (opcija omogućava manualni unos iznosa dugovanja/potraživanja i u domaćoj i u stranoj valuti); 2. KM Devize (opcija omogućava manualni unos vrijednosti

dugovanja/potraživanja u KM dok vrijednost u devizama izračunava automatski na osnovu vrijednosti prvog polja u liniji Koeficijent); 3. Devize KM (omogućen je unos devizne vrijednosti

dugovanja/potraživanja dok se vrijednost unesenog iznosa izražena u KM popunjava automatski) Duguje/Potražuje – polja za unos novčane vrijednosti dugovanja ili potraživanja. U zavisnosti od odabira u polju Koeficijent, unos se vrši u KM (lijevo polje) u devizama (desno polje) ili i u KM i u devizama. DPO – Datum prispijeća obaveze. Ponuđena su dva polja – u prvo (lijevo) polje se unosi broj dana do prispijeća dok se u drugo (desno) polje unosi datum. Potrebno je popuniti samo jedno od polja pri čemu se vrijednost drugog polja popunjava automatski. PDV Ne/Da – Iznosi PDV-a koji se ne priznaju (u tom slučaju se knjiže kao trošak) ili priznaju kao predporez. Knjiga (KUF/KIF) – u ovom polju se specificira relevantna knjiga ulaznih ili izlaznih faktura za konkretnu transakciju. Ukoliko transakcija nije relevantna za KUF ili KIF ovo polje nije dostupno. Polja vezana za PDV i KUF/KIF su dostupna za unos samo ukoliko je u prethodna polja unesena odgovarajuća kombinacija vrijednosti (konto kupca/dobavljača/blagajne uz unos novčanog iznosa na odgovarajućoj strani – potražnoj ili dugovnoj). Protukonto – unosom protukonta omogućava se aplikaciji da nakon snimanja originalne stavke naloga ponudi kreiranje protu-stavke koja uravnotežava dugovnu i potražnu stranu te svodi saldo naloga na nulu. Kao konto suprotnog naloga postavlja se protukonto originalnog naloga dok se ostali podaci ne mijenjaju. Ovo polje je vidljivo samo prilikom kreiranja stavke. Ukoliko se nakon kreiranja stavka ponovno otvori radi unosa izmjena, ovo polje nije vidljivo. Opis knjiženja – unos u ovo polje je moguće vršiti manualno ili odabirom jednog od opisa pohranjenog u šifrarniku Opis knjiženja. Ukoliko je Line.Sys koristi za vođenje budžetske organizacije obrazac za unos ima još dva dodatna podatka, Fond i Funkcija (prikazani na slici 3.5.) koje se unose u skladu sa fondovima i funkcijama koje su specificirane u okviru podmenija Budžetska organizacija koji je analiziran u nastavku ovog poglavlja.

U opštem slučaju obavezno se moraju popuniti polja Vrsta naloga, Broj/Datum, Konto, Broj dokumenta, Datum dokumenta i Opis knjiženja. U slučaju da je tip konta naloga analitički (kupci, dobavljači, ostali partneri) obavezan je unos i u polje Partner. U slučaju izostavljanja nekog od obaveznih polja program neće dozvoliti snimanje a korisnika će obavijestiti odgovarajućom porukom. Blagajna Knjiženje blagajničkih naloga ima i određene specifičnosti koje je važno posebno objasniti. Blagajnički nalozi su oni nalozi kod kojih se u polje Konto na prozoru sa slike 3.3. unese neki od blagajničkih konta (blagajnička konta su ona konta kod kojih je u šifrarniku kontnog plana u polje Tip konta stavljena oznaka Blagajna). Nakon unosa blagajničkog konta u polje


68

Konto, prozor sa slike 3.3. se dopunjava posebnom oznakom Nalog br smještenom desno od polja Dok./Datum, kao što je prikazano na slici 3.4.

Slika 3.4. Popunjavanje polja Dokument nakon unosa blagajničkog konta Procedura unosa naloga se nastavlja (nakon specificiranja blagajničkog konta u polje Konto) unosom oznake I (za izlaz) ili U (za ulaz) u polje Dokument. Nakon toga, potrebno je kliknuti na oznaku Nalog br. nakon čega će program u polje Dokument automatski unijeti naredni broj za uplatu ili isplatu (u zavisnosti da li je nalog ulazni ili izlazni) U zavisnosti od odabira konta, definiranja da li se radi o ulaznoj ili izlaznoj transakciji, te unosom novčanog iznosa u polje Duguje ili Potražuje otključavaju se polja PDV Da/Ne i KUF. Obzirom da se izlaz iz blagajne zatvara troškom, prilikom knjiženja protustavke zadržat će se broj dokumenta specificiran prilikom kreiranja prve stavke. Slika 3.5. prikazuje primjer knjiženja stavke i protustavke: izlaz iz blagajne i trošak.

Slika 3.5. Primjer unosa stavke i protustavke Stavke sa slike 3.5. su kreirane provođenjem sljedeće procedure (u primjeru nisu data objašnjenja unosa za sva polja već samo za ona koja su karakteristična za blagajničke naloge): U prvom koraku se specificira blagajnički konto (u primjeru je to konto 2020). U polje Dokumenta se unosi znak "I" (bez znaka navoda) nakon čega se klilkom odabire

riječ Nalog br (obojena plavim slovima i pozicionirana desno od datumskog polja) – kao rezultat, u polje Dokument je automatski upisan naredni redni broj izlazne transakcije (to je broj I00001)

U polje Potražuje unosi se željeni iznos (u primjeru je to 100,00 KM), obzirom da se izlaz iz blagajne knjiži na potražnoj strani – kao rezultat otključavaju se polja PDV Ne/Da i KUF koja su do tog trenutka bila zaključana (u ova polja se zatim unose odgovarajuće vrijednosti)

Glavna knjiga

69

Popunjava se polje Protukonto (u primjeru je to konto troška 1003) i Opis knjiženja nakon čega se odabire opcije Snimi - kao rezultat, aplikacija automatski prikazuje (i nudi snimanje) protustavke koja za konto ima protukonto specificirano na prvoj stavki, Broj dokumenta je zadržan sa prve stavke (I00001), iznos je prebačen na dugovnu stranu. Polja Osnovica/PDV i KIF nisu dostupna.

Snima se i protustavka nakon čega je formiran nalog koji se sastoji iz dvije stavke: izlaza iz blagajne i troška koji zatvara taj izlaz.

Za veći broj stavki blagajne u okviru jednog naloga, brojem dokumenta (u prethodnom primjeru to je broj I00001) se određuje koliko će se napraviti različitih naloga blagajni za isplatu – jedan nalog sa više stavki ili više naloga sa jednom stavkom. Ukoliko se zadrži isti broj dokumenta to će rezultirati jednim nalogom sa više stavki a u koliko se broj mijenja onda će stavke ići na posebne naloge za isplatu. Ako se radi više naloga za isplatu (što je obično slučaj kada se isplata vrši različitim partnerima) onda je u prozor sa slike 3.5. preporučeno unijeti i partnera a njegov naziv se tad poljavljuje u nalogu za isplatu u polju Isplatite. Navedeni primjer se odnosi samo na transakcije koje ulaze u knjigu ulaznih faktura. Apliciranje prethodnog primjera na knjigu izlaznih faktura nije moguće jer se ulaz u blagajnu ne može primjenjivati za punjenje KIF-a. Obrasci

Pokretanjem opcije Obrasci se otvara prozor na slici 3.5.a.

Slika 3.5.a Prozor za odabir obrasca za printanje Printanje se vrši odabirom jednog od ponuđenih obrazaca i odabirom opcije Printaj. Knjiženje naloga

Nakon unosa naloga moguće je inicirati proceduru njegovog knjiženja. Knjiženje zahtijeva ispunjenost jednog ili dva uslova: 1. Dugovna i potražna strana naloga moraju biti u ravnoteži (stanje mora biti jednako nuli) – primjer prikazan na slikama 3.6 a i b.

a. b. Slika 3.6. Saldo naloga


70

2. Ukoliko je u glavnom meniju, u prozoru Moja firma, skup podataka Parametri rada odabrana opcija Nalozi se moraju printati da bi se omogućilo knjiženje naloga on prethodno mora biti odštampan. Štampanje se inicira odabirom opcije Printaj (donji desni dio prozora prikazanog na slici 3.2). Izgled obrasca spremnog za štampu a koji se pojavljuje na ekranu nakon odabira komande Printaj dat je na slici 3.7.

Slika 3.7. Izgled naloga knjiženja glavne knjige

Nakon ispunjavanja navedenih uslova, omogućeno je knjiženje naloga, odabirom opcije Knjiži. Kao rezultat knjiženja, nalog više nije vidljiv u prozoru za unos podataka u glavnu knjigu jer je prebačen u grupu proknjiženih naloga (proknjižene naloge je moguće vidjeti klikom na kućicu opcije Proknjiženo na istom prozoru). Servisi

Prozor unosa podataka u Glavnu Knjigu, sadrži opciju Servisi, a koji se sastoji od slijedećih opcija: 1) Zbirna Knjiženja - ova opcija spaja konta tekućeg naloga (koja nemaju partnera). Ovo obično služi korisnicima koji imaju velike naloge nakon knjiženja maloprodajnih računa i ne žele u glavnoj knjizi da imaju knjiženja po svim računima nego zbirno po kontu. 2) Zaključna Knjiženja – pravljenje naloga zaključnih knjiženja na kraju godine 3) Preknjižavanje - ova opcija služi za preknjižavanje SA KONTA - NA KONTO i to u kompletnom programu (ne samo u glavnoj knjizi). Kada unesete nova konta u Kontni Plan (ostavite i stara konta jedno vrijeme), ovom opcijom možete prebaciti promet konta sa jednog konta na drugo (kao npr. nakon prijenosa početnog stanja). Budite pažljivi kojim redoslijedom preknjižavate konta kako vam se ne bi desilo da spojite određena konta. Možete otvoriti privremena konta kako ne bi došlo do spajanja konta. Preknjižavanje se događa po rasporedu kojeg navedete u prozoru Preknjižavan. 4) Zbirna knjiženja (po danima) – omogućava knjiženje kao i kod prve opcije Zbirna knjiženja, s tim što se ovdje knjiže nalozi po danima u kojima su napravljeni (ne mogu se zbirno knjižiti nalozi iz dva različita dana)

Glavna knjiga

71

Slika 3.71. Izgled prozora opcije Servisi Prvi rad sa programom

Kod unosa početnog stanja glavne knjige, a kada prvi put radite sa programom Line.Sys, bitno je početno stanje unijeti pod VRSTOM NALOGA "PS" - početno stanje pod brojem 00001 (sve naredne godine te firme će prenositi u automatsko početno stanje pod Vrstom Naloga "AP" - automatsko početno stanje). Dakle, ova vrstu naloga koristi se samo za prvu poslovnu godinu firme.

Prije unosa početnog stanja u glavnu knjigu potrebno je pripremiti šifrarnike potrebne za unos početnog stanja: Kontni plan, Obračunske jedinice, Partneri i Opisi knjiženja. Način pripreme navedenih šifrarnika je detaljno obrazložen u poglavlju – Šifrarnici.

Nakon pripreme šifrarnika, pristupa se unosu podataka početnog stanja. Primjer ovog unosa dat je u narednom tekstu:

Vrsta Naloga: PS Broj (naloga): 00001

Datum (naloga): Datum početnog stanja Konto:

Dokument: Upišite 00001 jer je početno stanje sam sebi dokument Datum Dokumenta: Za početno stanje upišite isti datum kao i datum naloga

Obračunska Jed: 00 ili neku drugu obračunsku jedinicu ako ste je definirali Partner: Obavezno upišite partnera za konta Kupaca, Dobavljača, Ostalih

Partnera jer se na npr. Konto Dobavljača unose početna stanja po dobavljačima a ne zbirno.

Koeficijent: Služi za lakši unos u drugoj valuti ako na nekim kontima vodite evidenciju i u drugoj valuti. Predefiniran je koeficijent za drugu valutu EUR

Duguje: Iznos Duguje Potražuje: Iznos Potražuje

Napomena: iznos u drugoj valuti se sam preračunava u zavisno od koeficijenta

DPO: (Dana/Datum) DPO možete unositi ili u danima ili u datumu za fakture/račune kod kojih je bitan DPO. DPO se računa prema datumu dokumenta.

Opis knjiženja: Npr. Početno Stanje 2004 Protukonto: Služi za lakši/brži unos sljedeće stavke (nije obavezno koristiti)

Snimi: Stavka će se prenijeti u Pripremu i spremni ste za sljedeću stavku.


72

Nakon unosa početnog stanja, odštampajte nalog na Printaj i proknjižite ga u Glavnu Knjigu opcijom Knjiži.

Nakon unosa početnog stanja u glavnu knjigu, istu operaciju je potrebno ponoviti i u menijima Stalna sredstva, Sitni inventar i Robno-materijalno poslovanje (Proizvodnja, Veleprodaja, Maloprodaja) i to samo za pripadajuća konta. Međutim, prilikom knjiženja ovih naloga potrebno je odabrati opciju Prijenos samo na kartice. Odabirom ove opcije nalog se ne knjiži u glavnu knjigu što nije ni potrebno, obzirom da je početno stanje u glavnoj knjizi već definirano nalogom "PS 00001". Razlog dodatnog unosa početnog stanja je podešavanje analitike pojedinih menija na korektno početno stanje. Detaljan opis načina formiranja početnog stanja u menijima Stalna sredstva, Sitni inventar i Robno-materijalno poslovanje dat je u poglavljima koja tretiraju navedene menije.

Prozor za unos podataka u glavnu knjigu sadržava i mogućnost štampanja seta

obrazaca: Detalji knjiženja, Blagajnički izvještaj – KM, Blagajnički izvještaj – Devize, Nalog blagajni za uplatu i Nalog blagajni za isplatu.

Obrazac Detalji knjiženja ima izgled veoma sličan Nalogu knjiženja glavne knjige i koristi se u slučajevima kada je potrebno prikazati iznose u obje valute korištene prilikom knjiženja.

Obrasci Blagajnički izvještaj (KM i Devize) prikazuju stanje blagajne sa detaljnim podacima o prometu blagajne (dajući listu blagajničkih naloga u pripremi – unesenih ali još neproknjiženih) i rekapitulaciju: Saldo blagajne, Prethodni saldo, Novi saldo. Rekapitulacija omogućava uvid u to kako će (nakon knjiženja) novo-uneseni nalozi uticati na stanje blagajne. Kupci/Dobavljači/Ostali partneri

Pod-meniji Kupci, Dobavljači i Ostali partneri sadrže opcije za štampanje setova srodnih izvještaja o proknjiženim nalozima čija konta imaju odgovarajuće tipove (Kupci, Dobavljači, Ostali partneri). To su izvještaji:

Brza kartica, Brzi promet, Saldokonti kupaca/dobavljača/ostalih partnera, Saldokonti kupaca/dobavljača/ostalih partnera, sa dospijećem i odabirom generisanja

izvještaja po regijama ili obračunskim jedinicama Obračunske jedinice, Promet po vrsti naloga (opcija dostupna samo u menijima Kupci i Dobavljači), Knjiga izlaznih faktura (KIF) – samo za kupce Knjiga ulaznih faktura (KUF) – samo za dobavljače Zatvaranje računa kupaca/dobavljača, i Dospjela potraživanja/obaveze (opcija dostupna samo u menijima Kupci i Dobavljači)

Brza kartica

Pokretanje opcije Brza kartica, proizvodi izvještaj o svim knjiženjima evidentiranim za izabranog partnera. U prvom koraku, potrebno je na prozoru sa slike 3.8. specificirati kupca/dobavljača za kojeg se želi izraditi brza kartica te specificirati valutu (KM ili devize). Odabirom opcije Printaj, proizvodi se traženi izvještaj.

Glavna knjiga

73

Slika 3.8. Unos podataka potrebnih za izradu Brze kartice Brzi promet

Izvještaj Brzi promet sistematizira osnovne podatke o trenutnom stanju salda za sve Kupce/Dobavljače. Primjer izvještaja je dat na slici 3.9.

Slika 3.9. Primjer izgleda izvještaja Brzi promet kupaca

Saldokonti / Saldokonti sa dospijećem Izvještaj saldokonti prikazuje podatke o nalozima i saldu pojedinih partnera za izabrani vremenski period. Nakon pokretanja opcije, od korisnika se očekuje unos osnovnih parametara koji određuju format i sadržaj izvještaja. Prozor za specifikaciju ovih parametara prikazan je na slikama 3.10. i 3.10.a

Slika 3.10. Prozor za unos parametara potrebnih za kreiranje izvještaja Saldokonti kupaca


74

Na prozoru prikazanom na slici 3.10. potrebno je specificirati: vremenski period – odabirom startnog i krajnjeg datuma, grupu kupaca – unosom prvog i posljednjeg kupca postiže se efekat da su izvještajem

obuhvaćeni svi kupci koji se na listi pojavljuju između prvog i posljednjeg specificiranog, Vrsta (detaljnost) prikaza – odabirom opcije Kartice obezbjeđuje se prikaz svih pojedinačnih

naloga vezanih za svakog pojedinog kupca dok opcija Promet daje sumarno stanje salda za svakog kupca,

Relevantni datum – odabirom jedne od dvije ponuđene opcije određuje se koji će se datum sa naloga (datum dokumenta ili datum naloga) uzimati kao relevantan pri određivanju da li pojedinačni nalog pripada vremenskom periodu za koji se kreira izvještaj ili ne. Tako odabir opcije Po Datumu...Dokumenta u izvještaj uključuje one i samo one naloge kod kojih je u polju Datum Dokumenta unesen datum unutar intervala za koji se pravi izvještaj. U tom slučaju Datum naloga nije relevantan i ne uzima se u obzir.

Dodatne opcije za razvrstavanje se odabiru chekiranjem boxova o Svaka kartica posebno i o Sort po nazivu

Nakon podešavanja svih potrebnih opcija na prozoru prikazanom na slici 3.10. pristupa se štampanju izvještaja odabirom opcije Printaj. Procedura kreiranja saldokonta dobavljača i ostalih partnera je identična kreiranju saldokonta kupaca.

Slika 3.10.a Prozor za unos parametara potrebnih za kreiranje izvještaja Saldokonti kupaca sa

dospijećem Na prozoru 3.10.a potrebno je specificirati da li se izvještaj radi za Kanton/Regiju ili Obračunske jedinice te izabrati jednu ili više Kantona/Regija ili Obračunskih jedinica za koje će se izvještaj raditi , datum do kojeg se radi izvještaj te opcije Svaka kartica posebno i Sort po nazivu. Obračunske jedinice Ova opcija omogućava ostvarivanje uvida u stanje salda odabranog broja kupaca (u odabranom vremenskom intervalu) prema obračunskim jedinicama. Prije kreiranja izvještaja potrebno je specificirati parametre (kupce, vremenski interval, obračunske jedinice, vrstu /detaljnost/ i datum relevantan za kreiranje izvještaja). Lista kupaca, obračunskih jedinica i vremenski interval se specificiraju na identičan način kao za Saldokonta (prethodna opcija). Promet po vrsti naloga

Ova opcija omogućava kreiranje izvještaj sa vrstom naloga kao glavnim kriterijem. Unose je moguće dalje filtrirati prema vremenskom periodu i kupcima. Moguće je odabrati mjerodavni datum (prema datumu dokumenta ili naloga) te vrstu prikaza: baziranu na karticama ili prometu.

Glavna knjiga

75

KUF/KIF

Slika 3.11. Prozor za rad sa knjigom izlaznih faktura (KIF)

Slika 3.12. Izmjena stavke u knjizi zlaznih faktura (KIF)


76

Knjige ulaznih i izlaznih faktura (KUF i KIF) se kreiraju automatski na osnovu unosa u glavnu knjigu (kroz meni glavna knjiga ili specijalizirane menije). Korisnik je u mogućnosti štampati obrazac za pojedine ili sve knjige faktura i pojedine ili sve vrste naloga kao i specificirati vremenski period (slika 3.12.a), te editovati pojedine unose u cilju izmjene podataka za pojedinu fakturu i to: knjigu, osnovicu i iznos PDV-a. Opcije KIF (na podmeniju Kupci) i KUF (na podmeniju Dobavljači) imaju srodan izgled. Primjer izgleda osnovnog prozora knjige izlaznih faktura je dat na slici 3.11. a primjer odabira pojedinačne (izlazne) fakture za unos izmjena je dat na slici 3.12.

Slika 3.12.a Prozor za pripremu štampe knjige ulaznih faktura (KUF)

Zatvaranje računa kupaca/dobavljača Procedure omogućuju povezivanje unosa u glavnu knjigu. Time je omogućeno praćenje plaćanja troškova od strane kupaca odnosno plaćanje dobavljačima. Neophodno je napomenuti da procedura ima efekat jedino ukoliko je u prozoru Osnovni menu – Moja firma – Parametri rada – Zatvaranje stavki odabrana opcija RUČNO. Korištenje procedura će biti ilustrovano primjerom zatvaranje računa kupaca. Procedura ima identičan tok i za zatvaranje računa dobavljača – razlika je samo u kontima naloga. Pozivanjem procedure prikazuje se prozor prikazan na slici 3.12. Kao što se vidi sa slike, prozor je podijeljen na tri podprozora. Lijevi podprozor sadrži listu kupaca koja je dalje razložena na pojedine fakture za svakog kupca. Ukoliko je na lijevoj strani prozora u fokusu partner, centralni dio prozora prikazuje dugovanja partnera a krajnji desni dio njegove uplate. Povezivanje pojedinačnih dugovanja i uplata se vrši na sljedeći način: 1. Na lijevom dijelu ekrana se odabire faktura koja se želi zatvoriti (bilo u potpunosti bilo

djelomično). Kao rezultat ove operacije, centralni dio prozora se prazni a u donjem dijelu prozora se pojavljuje polje Iznos zatvaranja.

2. Iz krajnjeg desnog polja odabire se uplata kojom se želi zatvoriti račun. Odabir se vrši klikom na željenu uplatu a zatim njenim prevlačenjem u centralni dio prozora ili klikom na uplatu a zatim odabirom polja strelice usmjerene ka centralnom dijelu prozora a koja se nalazi između centralnog i desnog dijela prozora.

3. Ukoliko je uplata veća ili jednaka računu koji se želi zatvoriti, kao rezultat prethodnog koraka, od uplate se oduzima onoliki iznos koji je potreban da bi se račun zatvorio u potpunosti. Ukoliko se ova vrijednost želi promijeniti u polje Iznos zatvaranja u dnu prozora se unosi iznos željenog zatvaranja te odabire polje strelice usmjerene prema gore. Ovim se iznos zatvaranja računa mijenja na specificiranu vrijednost.

4. Veza između računa i uplate, uspostavljena na prethodno opisani način, se može poništiti odabirom veze (u centralnom dijelu prozora) te odabirom tipke Delete na tastaturi.

Glavna knjiga

77

Koraci od 1 – 4 su ilustrovani slikama 3.13.

Slika 3.13 a. Osnovni prozor za zatvaranje računa kupaca

Slika 3.13 b. Zatvaranje računa Treba napomenuti da je lista partnera (kupaca ili dobavljača) prikazana na lijevoj strani prozora složena prema šifri partnera (pri čemu aplikacija šifru, čak i ako se ova sastoji od brojeva, posmatra kao tekst. To praktično znači da će partner sa šifrom 10 biti prikazan prije partnera sa šifrom 9 jer aplikacija ispituje redoslijed znak po znak, a pošto znak 1 ide prije znaka 9 šifra 10 je prikazana prije šifre 9. Ukoliko se ipak želi nametnuti pravilan raspored brojčanih šifri – od 1, 2 pa nadalje ispred brojeva je potrebno dodati potreban broj nula. Npr. šifra 09 će biti prikazana prije šifre 10). Ukoliko se, pak, želi lista partnera sortirati prema nazivu partnera a na prema šifri, potrebno je odabrati opciju Sort po nazivu, smještenu donjem lijevom uglu prozora. Dospjela potraživanja Opcija Dospjela potraživanja omogućava praćenje stanja dospjelih potraživanja za specificirani datum u podprozoru Kupci. Opcija je dostupna samo u meniju Kupci mada

Nakon što je na lijevoj strani prozora fokus prebačen sa kupca 3 (K-Start) na pojedinačnu fakturu (Nabavka osnovnog …) centralni dio prozora se ispraznio. Račun se zatvara klikom na polje uplate na desnoj strani prozora i njenim prevlačenjem na centralni dio.


78

ekvivalentna opcija – Dospjele obaveze, postoji i za dobavljače. Pokretanjem opcije, prikazuje se prozor prikazan na slici 3.14.

Slika 3.14 Podešavanje parametara za praćenje dospjelih potraživanja

U prvom koraku je potrebno specificirati izvještaj po: Potraživanjima ili ročnosti Partnerima, Obračunskim jedinicama ili Komercijalistima

Dalje treba odabrati Partnere (kupce), obračunske jedinice ili komercijaliste i datum za koji se želi analizirati stanje. Ukoliko se želi ispitati stanje prispjelih potraživanja za samo jednog kupca, šifru tog kupca je potrebno unijeti u oba polja (Od i Do). Nakon toga odabire se jedan od ponuđeno pet izvještaja – obrasca. Sintetički izvještaj daje pregled stanja dospjelih potraživanja prikazujući samo osnovne

podatke: Iznos računa, Uplaćeno, Dugovanje, Kamate i Ukupno, Analitički izvještaj prikazuje stanje nešto detaljnije, dajući podatke o stanju svakog

proknjiženog naloga, Detaljni izvještaj prikazuje sve detalje proknjiženih transakcija. Opcija Obavještenje kreira opomene za neizmirena dugovanja. U obrazac obavještenje

(primjer dat na slici 3.15.) uneseni su svi relevantni podaci tako da je ona nakon potpisivanja od strane direktora i šefa računovodstva spremna za slanje. (tekst ove opcije je moguće mijenjati prema potrebama, tada se naslov dokumenta mijenja u izabrani)

Opcija Otvorene stavke kreira listu/dokument otvorenih stavki spremnih za slanje kupcu za potvrdu stanja. Na dnu dokumenta se nalaze mjesta za potpise i pečate obje firme. Izvještaj Otvorene stavke jedini uzima u obzir datum dokumenta kao referentni datum, dok svi ostali iz ove grupe uzimaju DPO kao referentni datum za obradu. Na ovaj način sada se na ovom izvještaju pojavljuju i računi kojima DPO još nije dospio.

Glavna knjiga

79

Slika 3.15. Primjer opomene/obavještenja za neizmirena dugovanja U podprozoru Generisanje opomena postoje tri opcije za generisanje opomena za dospjela potraživanja po vremenskom intervalu dospijeća, a koje se mogu mijenjati prema potrebama. Pored toga, su date opcije odabira kupca/kupaca, datuma opomene, detaljnog prikaza, i zatvaranja. Opcija Obilježi kao poslano, daje mogućnost da se opomene vode hronološki, tj. da se ista opomena za iste račune neće slati dva puta.


80

Slika 3.15.a Prikaz podprozora za generisanje opomena

Izvještaji Pod-meni Izvještaji sadrži deset grupa izvještaja:

Brza kartica, (pregled knjiženja svih transakcija za konto koji se odabere bez obzira na datum)

Kartice konta glavne knjige, Bruto bilans, Brzi nalog glavne knjige, Nalozi glavne knjige, Obračunske jedinice, Konto – Partneri, Partneri – promet, Mjesečni PDV obrazac, i Po komercijalisti.

Pokretanje bilo koje od navedenih grupa izvještaja pokreće odgovarajući prozor u kojem se od korisnika očekuje specificiranje podataka potrebnih za formiranje izvještaja. Kao primjer, na narednoj slici je prikazan prozor za specificiranje željenih parametara za mjesečni PDV obrazac. Mjesečni PDV obrazac se, nakon odabira željenog vremenskog perioda, štampa odabirom opcije Printaj, smještene u donjem desnom uglu prozora.

Glavna knjiga

81

Slika 3.16. Prozor za podešavanje mjesečnog PDV obrasca

Budžetska organizacija Podmeni Budžetska organizacija sadrži set opcija koje su namijenjene samo budžetskim korisnicima i to:

Budžet, Fond, Funkcija, i Obrasci

Budući da su potrebne samo budžetskim korisnicima, ove opcije su dostupne samo ukoliko je u opciji "Moja firma" tip firme podešen na budžetska organizacija. Budžet Opcija kreiranja budžeta se pokreće odabirom opcije Glavna knjiga – Budžetska organizacija – Budžet. Budžet se unosi po analitičkim kontima a sintetika tih konta se sabire automatski. Na slici 3.17. je prikazan prozor za unos budžeta za pojedinačno analitičko konto.

Slika 3.17. Prozor za unos stavke budžeta Kao što se vidi sa slike 3.17. nakon odabira konta (koje se može popuniti odabirom željenog konta iz šifrarnika kontnog plana odabirom standardne kratice "+ Enter") potrebno je specificirati mjesečne iznose koji su prema budžetu predviđeni za dato konto. Eventualno kasnije


82

rebalansiranje budžeta se izvodi unosom odgovarajućih iznosa pored mjesečnih stavki i to tako da, ukoliko se budžetska stavka povećava u polje rebalansa unosi pozitivan a ukoliko se stavka smanjuje negativan iznos. Fond Definiranje fondova se vrši odabirom istoimene opcije na podmeniju Budžetska organizacija. Pri unosu fonda potrebno je specificirati njegovu Šifru i Naziv te odrediti da li fond ima budžetski karakter. Bitno je napomenuti da je naziv fonda i njegovu pripadnost moguće i naknadno mijenjati dok u polju šifre naknadne izmjene nisu moguće. Funkcija Unos funkcija predefiniranih od strane nadležnog ministarstva se vrši odabirom treće opcije sa budžetskog podmenija. Za definiranje funkcije potrebno je navesti njenu šifru i naziv. U polje Naziva je moguće unositi naknadne izmjene a u polje Šifre nije. Obrasci Posljednja opcija budžetskog podmenija sadržava mogućnost štampanja sedam izvještaja (Obrasci 1, 4, 5, 6, 7, 10 i 11). To su:

Pregled prihoda, primanja i finansiranja Rashodi po ekonomskim kategorijama Posebni podaci o plaćama i broju zaposlenih, Posebni podaci o tekućim i kapitalnim grantovima, Obrazac 7 Registar neizmirenih obaveza Zbirni prikaz prihoda i rashoda po ekonmskim kategorijama

Za štampanje izvještaja potrebno je odrediti izvještajni period i odabrati broj obrasca. Kreator izvještaja

Iako program sadrži impresivan broj već pripremljenih izvještaja, korisniku je omogućeno stvaranje vlastitih formata izvještaja u zavisnosti od konkretne potrebe. Primjer izrade specifičnog izvještaja je dat na narednoj slici (3.18.). Pri izradi, potrebno je imenovati izvještaj, a zatim dodijeliti i odgovarajuća imena rekapitulaciji i grupi nakon čega se odabiru konta koja se na izvještaju žele sučeliti. U primjeru sa slike napravljen je izvještaj u kojem su sučeljeni prihodi i rashodi pri čemu se kao rezultat dobiva poslovni rezultat – bruto zarada. Po prirodi konta, prihodi se knjiže na potražnu stranu (potražni saldo je negativan) a troškovi se knjiže dugovno. Kao što je već rečeno konačni total predstavlja bruto zaradu.

Glavna knjiga

83

Slika 3.18. Primjer kreiranja vlastitog izvještaja U primjeru sa slike 3.18. izvještaj je kreiran u sljedećim koracima: Imenovanje izvještaja (PRIHODI I RASHODI) – unosom imena u polje na vrhu prozora Kreiranje rekapitulacija (PRIHODI, RASHODI) – odabir opcije Nova Rekapitulacija

otvara polje u centralnom dijelu prozora u koje se unosi naziv rekapitulacije. Primjer sa slike sadrži dvije rekapitulacije: (1) Prihodi i (2) Rashodi,

Kreiranje grupa (Redovni Prihodi, Vanredni prihodi, Redovni Rashodi, Vanredni Rashodi) – potrebno se pozicionirati na rekapitulaciju kojoj se pridružuje grupa a zatim odabrati opciju Nova Grupa lociranu na dnu prozora. Kao rezultat pojavljuje se prazno polje unutar željene rekapitulacije u koje se unosi naziv grupe.

Dodjeljivanje konta (60010, 6004, 640, 6500, 6503, 690) – potrebno se pozicionirati na željenu grupu a zatim odabrati opciju Novi Konto lociranu na dnu prozora. Kao rezultat pojavljuje se šifrarnik kontnog plana iz kojeg se odabire željeni konto. Prozor za odabir konta posjeduje i opciju "Uključi subanalitiku". Odabirom ove opcije u izvještaj će biti uključena i sva konta koja se nalaze ispod (podkonta) odabranog konta. Također, prozor za odabir konta sadrži i mogućnost redukcije obračunskih jedinica čije transakcije će biti uključene u izvještaj. Korisnik je, prilikom kreiranja izvještaja, u mogućnosti specificirati da li je u izvještaj potrebno uključiti transakcije svih, ili samo željenih obračunskih jedinica firme.

Dodatna podešavanja rekapitulacija, grupa i konta je moguće korištenjem opcija Izmjeni i Briši lociranih u donjem desnom uglu prozora.

Nakon provođenja nabrojanih koraka, aplikacija kreira novi izvještaj u kojem se po prirodi konta (da li se knjiže dugovno ili potražno) sučeljavaju grupe i rekapitulacije.

Povrat naloga

Pod povratom naloga podrazumijeva se poništavanje knjiženja naloga. Nakon odabira opcije, potrebno je odrediti koji nalog se želi vratiti (istovremeno je moguće vratiti samo jedan nalog – ukoliko se želi vratiti više naloga proceduru povrata naloga je potrebno ponoviti više puta) te odabrati opciju Vrati, slika 3.19. Bitno je napomenuti da se pozivom opcije Povrat naloga sa lokacije Glavna knjiga – Povrat naloga mogu vratiti samo oni nalozi koji su uneseni direktno u glavnu knjigu. U slučaju naloga unesenih preko ostalih menija koriste se pozivi za povrat naloga sa menija preko kojeg je nalog unesen (svi meniji koji omogućavaju knjiženje naloga posjeduju i opciju Povrat naloga).


84

Opcije Vrsta Naloga i Broj služe za brzo traženje naloga.

Slika 3.19. Obrazac za odabir naloga glavne knjige za povrat

NAPOMENA. Povrat naloga vršite na svoju odgovornost. e-Line d.o.o. nije odgovorna za promjene proknjiženih podataka. Nakon povrata naloga i izmjene podataka molimo da ponovo odštampate dokumente na kojima su nastale promjene i uložite ih na odgovarajuće mjesto. U trenutku pisanja ovog uputstva, po lokalnom zakonu, računovodstvom firme se smatraju dokumenti i izvještaji u arhivi, a ne podaci u računaru.

Veleprodaja

85

Veleprodaja

Opcije za obradu podataka o veleprodaji smješteni su u pod-meni Veleprodaja glavnog menija. Izgled menija dat je na slici 4.1.

Osnovni preduslov za iniciranje gotovo svih obrazaca ovog menija je definiranje skladišta. Ova procedura se pokreće odabirom opcije Veleprodaja – Servisi – Definiranje skladišta. Zatim, ukoliko to već nije urađeno, neophodno je popuniti šifrarnike Artikala i usluga, Grupe artikala i Tarife. Prilikom prvog korištenja programa potrebno je još provesti i unos početnog stanja. Ovaj unos se provodi korištenjem opcije Servisi – Ostali dokumenti, a njegove specifičnosti će biti ilustrirane u okviru pod-poglavlja Ostali dokumenti ovog poglavlja.

Slika 4.1. Opcije menija Veleprodaja Definiranje skladišta

Početni obrazac za definiranje skladišta prikazan je na slici 4.2.a.

Slika 4.2. Početni obrazac za definiranje skladišta

Prozor sa slike 4.2. sadrži listu već definiranih skladišta sa osnovnim podacima te komande za manipulaciju – kreiranje, izmjenu, brisanje te štampanje liste skladišta. Procedura definiranja (kreiranja) novih skladišta pokreće se odabirom opcije Novi. Kao rezultat, prikazuje se prozor za specificiranje podataka za skladište koji se sastoji od pet skupova podataka


86

(podprozora): Osnovni podaci, Osnovni podaci 2, Zaglavlje, Korisnička prava i Finansijski podaci. U prvom podprozoru neophodno je unijeti odgovarajuće vrijednosti u sva prikazana polja. Obzirom da se svi određujući podaci skladišta baziraju na unosima u šifrarnik Kontnog plana podešavanje informacija o skladištu se svodi na odabir odgovarajućih vrijednosti iz ovog šifrarnika korištenjem univerzalne kratice programa – "+ Enter". Prozor za definiranje novog skladišta također sadrži i opciju za definiranje skladišta kao web (Internet) skladišta. Mada se u okviru programa za svaku firmu može definirati neograničen broj skladišta, samo jedno skladište može biti označeno kao web skladište. Primjer popunjenog podprozora Osnovni podaci za definiranje skladišta je dat na slici 4.3.

Slika 4.3. Primjer definiranja podataka za veleprodajno skladište

Bitno je napomenuti da je zavisne troškove (Zavisni do granice, Carina, Špedicija, itd.) moguće promijeniti prema nahođenju opcijom Vrste zavisnih troškova unutar menija Šifrarnici. Prelazni konto je konto koji se koristi kod knjiženja računa iz maloprodaje jer kupac obično ne postoji. U pravilu, kod knjiženja računa i faktura, ako postoji kupac (šifra kupca) onda se iznos računa knjiži na konto kupaca a ako ne postoji onda se ovaj iznos knjiži na Prelazni konto.

Naredni podprozor (Osnovni podaci 2, prikazan na slici 4.4.) u gornjem dijelu sadrži tri polja: Viškovi, Manjkovi i Reprezentacija, koji se popunjavanju na identičan način kao i polja u prvom podprozoru: unosom odgovarajućih konta. Pored navedenih, na ovom podprozoru smještene su još dvije grupe polja vezanih za pretporez i porez. Polja se popunjavaju odabirom odgovarajućih vrijednosti iz šifrarnika kontnog plana. Popunjavanje ovih polja omogućuje programu da automatski (u zavisnosti od lokacije partnera) obrađuje razlike u poreskim obavezama vezane za uvoz odnosno poslovanje unutar zemlje.

Veleprodaja

87

Slika 4.4. definiranja podataka za veleprodajno skladište, drugi podprozor

Četvrti i peti podprozor (Zaglavlje i Finansijski podaci) sadrže setove podataka koji korespondiraju sa podacima unesenim u okviru opcije Osnovni menu – Moja firma. Podprozori Zaglavlje i Finansijski podaci omogućavaju da se ovi setovi podataka za svako skladište definiraju neovisno od podataka definiranih za čitavu firmu. Međutim, obezbijeđena je i automatizirana procedura za prijenos podataka unesenih u prozoru Moja firma. Naime, ukoliko su osnovni setovi podataka isti i za skladište i za firmu u cijelosti u podprozoru Zaglavlje odabire se opcija Preuzmi zaglavlje iz Moja firma čime se podaci uneseni u prozoru Moja firma automatski prenose u potprozore Zaglavlje i Finansijski podaci prozora za definiranje skladišta.

Treći podprozor (Korisnička prava) omogućuje dodatno podešavanje prava koja pojedini korisnici imaju u radu sa skladištima. Naime, ovaj podprozor, prikazan na slici 4.5, omogućuje da se odabranim radnicima zabrani rad sa skladištem.


88

Slika 4.5. definiranja podataka za veleprodajno skladište, treći podprozor

Neovisno od odabranog podprozora, prozor prikazan na slikama 4.3. – 4.5. na svojoj desnoj strani sadrži i opciju Ovo je i web skladište. Skladište koje se odabirom ove opcije označi kao web skladište (bez obzira na broj skladišta definiranih unutar programa, samo jedno je moguće definirati kao web skladište) će biti povezano sa modulima prodaje putem interneta (pod-meni Web glavnog menija aplikacije).

Nakon kreiranja veleprodajnih skladišta firme moguće je pristupiti ostalim alatima veleprodaje. Narudžbe

Kreiranje narudžbe je prvi korak u izvođenju većine veleprodajnih transakcija kojim firma nabavlja artikle od dobavljača. Pokretanjem opcije Narudžbe prikazuje se prozor prikazan na slici 4.6.

Veleprodaja

89

Slika 4.6. – Osnovni prozor za rukovanje narudžbama

Lijevi dio prozora sa slike 4.6. daje pregled narudžbi koje se nalaze u obradi dok ostatak prozora sadrži alate za kreiranje novih (automatski ili manuelno) i štampanje postojećih narudžbi. Procedura kreiranja nove narudžbe je podijeljena u dvije faze: u prvoj fazi se specificiraju opšti podaci za narudžbu dok se u drugoj fazi navode podaci o stavkama. Kreiranje nove narudžbe (prva faza) se inicira odabirom opcije Novi koja se nalazi u donjem desnom uglu prozora. Kao rezultat, desni dio prozora mijenja sadržaj prikazujući polja prikazana na slici 4.7.

Slika 4.7. Podešavanje podataka za Narudžbu

Procedura kreiranja narudžbe se može nadalje podijeliti u dvije pod-faze. Ukoliko se firma obraća dobavljaču koji će naknadnim aktom specificirati koje artikle i u kojim količinama je u mogućnosti obezbijediti popunjava se samo prvi set podataka: Šifra narudžbe – program automatski dodjeljuje naredni redni broj za narudžbu – ovu

vrijednost je moguće manualno promijeniti, Datum – program automatski dodjeljuje trenutni datum – moguće ručno promijeniti,


90

Dobavljač – unos u polje mora korespondirati sa unosom u šifrarnik Partneri. Preporučuje se popunjavanje odabirom neke od postojećih vrijednosti iz ovog šifrarnika (odabirom kratice + Enter)

Napomena – tekst napomene će se na narudžbi pojaviti ispod liste stavki (popunjavanje ovog polja nije obavezno).

Ostala polja: Order No. (broj akta), Order Date (datum akta), Valuta i Kurs se

popunjavaju nakon što dobavljač odgovarajućim aktom obavijesti firmu koje artikle i u kojim količinama je u mogućnosti obezbijediti.

Opcija Predloži stavke kod snimanja zaglavlja daje mogućnost da pri odabiru opcije Snimi program pronađe sve artikle koji su do tada bili predmetom ulaznih kalkulacija od tog dobavljača i ubaci ih u narudžbu. Ovo je svojevrstan prijedlog koji se dalje obrađuje – brisdanjem ili mijenjanjem podataka o količinama.

Nakon popunjavanja ovog seta podataka (i odabira opcije Snimi) prozor sa slike 4.7. se mijenja tako da je u fokus dovedena narudžba na kojoj radimo. U narednom koraku prelazi se na unos stavki narudžbe. Međutim, prije analize postupka unosa stavki potrebno je napomenuti da se upravo objašnjena procedura kreiranja zaglavlja narudžbe može automatizirati. U prozoru sa slike 4.6. odabire se opcija Auto Narudžbe. Kao rezultat se pojavljuje prozor prikazan na slici 4.8.

Slika 4.8. Procedura za automatizaciju kreiranja narudžbi Na prozoru sa slike 4.8. odabiru se željene Grupe artikala, Skladišta, Partner, početni i

krajnji datum te Broj dana za koje se vrši nabavka (Grupe artikala i Skladišta su već svi odabrani pri otvaranju prozora. Pritiskom na polje lijevo od teksta Grupe ili Skladište, svi boxovi se odabiru ili gase jednim potezom). Dostupna je i opcija za zaokruživanje količina naručenih proizvoda na cijeli broj i opcija odabira samo robe koja je bila predmetom ulaznih kalkulacija od odabranog dobavljača. Odabirom opcija i popunjavanjem potrebnih polja te odabirom opcije Prihvati kreira se narudžba. Smisao opcije Auto Narudžbi je u tome da se automatski, a na osnovu prethodnog poslovanja aplikaciji da zadatak da pokuša procijeniti količinu artikala koju je potrebno naručiti. Polje Od datuma i Do datuma imaju značenje da program vremenski period koji zatvaraju ovi datumi uzima kao period analize odnosno procjenjuje vjerovatnu potrebu za artiklima na osnovu poslovanja u navedenom periodu. Polje Nabavka za … dana predstavlja vremenski period za koji se vrši narudžba – broj naručenih proizvoda treba da zadovolji potrebe za broj dana specificiran u ovom polju. Nakon kreiranja auto narudžbe, polje Napomene za svaku stavku je već popunjeno podacima o pouzdanosti izvršenog proračuna. Iskustvo govori da se pouzdanost preko 30% može uzimati kao veoma vjerovatno. Ukoliko u periodu koji je naveden kao period analize artikla nije bilo na stanju to značajno umanjuje pouzdanost analize. Pored pouzdanosti, u polje Napomene za svaki artikl je uključena i naznaka Naručeno/neisporučeno što ukazuje da postoje narudžbe za taj

Veleprodaja

91

proizvod koji još uvijek nisu pristigle (u cilju izbjegavanja uduplavanja narudžbi). Tekst prikazan u polju Napomene se ne štampa na obrasce, te se ne prosljeđuje dobavljaču u sklopu narudžbe – prikazan je samo za vašu informaciju.

U slučaju manuelnog kreiranja narudžbe unos stavki se inicira odabirom opcije Novi

(slika 4.9.).

Slika 4.9. Prikaz trenutno aktivne narudžbe Za svaku stavku je potrebno unijeti set osnovnih podataka koji se odnose na naručene artikle: Šifru artikla i Naručenu količinu Šifra se unosi ručno ili korištenjem kratice "+ Enter" dok se količina unosi ručno.

Slika 4.10. Unos podataka za stavke narudžbe

Nakon unosa svih željenih artikala, lista ovih artikala se pokazuje na desnoj strani prozora sa slike 4.9. Sada je moguće štampati narudžbu i to odabirom opcije Printaj sa slike 4.9. Kao rezultat, pojavljuje se prozor u kojem je potrebno specificirati koje elemente narudžba treba sadržavati, slika 4.11.

Komanda za unos nove stavke u narudžbu

Komanda za izmjenu parametara narudžbe

Oznaka trenutno aktivne narudžbe


92

Slika 4.11. Odabir elemenata narudžbe za štampu

Nakon odabira željenih opcija na prozoru sa slike 4.11. i odabira opcije Printaj, štampa se narudžba sa svim elementima specificiranim u prethodnim koracima – slika 4.12.

Slika 4.12. Izgled narudžbe

Po primitku odgovarajućeg akta kojim dobavljač potvrđuje mogućnost dostavljanja artikala, podaci o ovom aktu se unose u narudžbu: U prvom koraku se unose podaci o aktu odabirom opcije Izmijeni (smještene u gornjem

desnom uglu prozora sa slike 4.9.) nakon čega se popunjava posljednji set podataka sa slike 4.7.

Nakon toga se unose podaci za svaki artikl i to kolona Potvrđeno sa slike 4.10. Na ovaj način se uspostavlja veza između naručene i količine koju je dobavljač u mogućnosti isporučiti. Također, ovim se konkretizira narudžba jer se unose cijene po kojim je dobavljač spreman prodati artikle. Bitno je napomenuti da se u polje Cijena unosi jedinična cijena proizvoda – ukupna vrijednost narudžbe je jednaka proizvodu iznosa iz polja količina i cijena.

U posljednjem koraku štampa se narudžba odabirom opcije Printaj sa prozora sa slike 4.9. Korisnik je ponovo u mogućnosti vršiti odabir uključenih elemenata (slika 4.11.) nakon

Veleprodaja

93

čega su u narudžbu sa slike 4.12. uključeni podaci o potvrđenim količinama i cijenama artikala.

Također, proceduru unosa potvrđenih količina (količina za koje dobavljač potvrđuje raspoloživost) moguće je izvesti korištenjem opcije Servisi, smještene u gornjem desnom uglu prozora sa slike 4.9. Nakon odabira ove opcije, prikazuje se prozor koji obavještava korisnika da će se, za trenutno aktivnu narudžbu, sve potvrđene količine popuniti prema vrijednostima traženih količina. Ova opcija se koristi za ubrzavanje procedure unosa potvrđenih količina u slučajevima kada je dobavljač u mogućnosti isporučiti sve tražene količine. Ulazne kalkulacije

Opcija Ulazne kalkulacije predstavlja izuzetno moćan alat za uspostavljanje veza između troškova koji sačinjavaju nabavnu cijenu proizvoda. Korisnik je u mogućnosti na jednostavan način evidentirati troškove koji se pojavljuju pri nabavci artikala, na osnovu čega program vrši izračunavanja potrebna za određivanja nabavne cijene. Pri tome su korisniku dostupne različite servisne informacije kao što su usporedni podaci o prethodim nabavkama artikla od istog dobavljača, graničnik minimalne marže, izvadak iz cjenovnika i slično.

Izgled osnovnog prozora i kretanje kroz opcije

Rad sa ulaznim kalkulacijama se inicira odabirom istoimene opcije sa menija Veleprodaja. Kao rezultat, pojavljuje se osnovni prozor za rad sa ulaznim kalkulacijama, prikazan na slici 4.13.

Slika 4.13. Osnovni prozor za rad sa veleprodajnim ulaznim kalkulacijama

Podaci o broju arhiviranih i kalkulacija u pripremi

Oznaka skladišta. U zagradi je dat broj kalkulacija za to skladište

Odabir prikaza proknjiženih (arhiviranih) ili kalkulacija u pripremi en

Kalkulacije za odabrano skladište


94

Da bi se određena kalkulacija dovela u fokus potrebno je provesti sljedeću proceduru. Nakon otvaranja prozora potrebno je specificirati da li se radi o proknjiženoj ili kalkulaciji u pripremi. To se provodi markiranjem ili demarkiranjem kućice pored opcije Proknjiženo, u donjem lijevom uglu prozora. Nakon toga potrebno je specificirati na koje se skladište kalkulacija odnosi. U primjeru sa slike 4.13. firma posjeduje dva skladišta označena kontima 13013 i 1024 čije se oznake mogu vidjeti u gornjem lijevom dijelu ekrana. Pri tome, postoji samo jedna kalkulacija u pripremi i to za skladište sa kontnim brojem 13013.

Desni dio ekrana je rezerviran za prikazivanje detaljnijih podataka o objektu selektiranom na lijevom dijelu prozora. Kao što se vidi sa slike 4.13. ukoliko je na lijevom dijelu prozora odabrano skladište, na desnom dijelu će se nalaziti podaci o broju arhiviranih (proknjiženih) i kalkulacija u pripremi. Ukoliko se, međutim, na lijevom dijelu prozora odabere konkretna kalkulacija, desni dio ekrana će biti rezerviran za podatke o toj kalkulaciji – slika 4.14.

Slika 4.14. Prikaz podataka za odabranu ulaznu kalkulaciju

Prozor prikazan na slici 4.14. također nudi i alate za unošenje izmjena u podatke o stavkama (opcija Izmjeni – donji desni dio prozora), izmjene podataka karakterističnih za cjelokupnu kalkulaciju (opcija Izmjeni gornji desni dio prozora), pristup Enterprise servisima (opcija analizirana u okviru poglavlja Administracija) te alate za štampanje i knjiženje kalkulacije. Unos nove kalkulacije

Prvi korak kreiranja nove kalkulacije podrazumijeva pozicioniranje na skladište za koje se kalkulacija izvodi. U primjeru sa slike 4.13. odabrano je skladište za kontnim brojem 13013, te bi odabir opcije Novi na desnoj strani ekrana imalo za posljedicu kreiranje kalkulacije za artikle čiji

Podaci o odabranoj kalkulaciji

Horizontalni klizač čijim se pomicanjem u fokus dovode

podaci o stavki kalkulacije

Podaci o stavkama odabrane kalkulacije

Veleprodaja

95

će ulaz biti na odabrano skladište. Nakon odabira ove opcije (Novi) desni dio prozora mijenja izgled tako da prikazuje polja za unos podataka za željenu kalkulaciju. Izgled ovog prozora je prikazan na slici 4.15.

Slika 4.15. Unos podatka za novu kalkulaciju

U cilju kreiranja kalkulacije, od korisnika programa se očekuje unos podataka u sljedeća polja: Broj (kalkulacije) – ovu vrijednost program popunjava automatski, dodjeljujući naredni redni broj. Korisnik može ručno promijeniti ponuđenu vrijednost. Datum (kreiranja kalkulacije) – program automatski dodjeljuje vrijednost trenutnog datuma. Kao i u slučaju Broja kalkulacije, korisnik može ručno podesiti vrijednost ovog polja. Prošireni/Jednostavni unos – očekuje se odabir jednog od dvije ponuđene vrijednosti pri čemu je inicijalno odabrana opcija Proširenog unosa. U ovom slučaju, korisnik popunjava sva polja prikazana na slici 4.15. Jednostavni unos reducira unos jer se u tom slučaju obrazac završava sa poljem Valuta. Polja Fakturna vrijednost, Popust %, Popust, Neto Fakt. Vrijednost, Zavisni do granice, Carina, Špedicija, Ostali troškovi i Zavisni do skladišta se u tom slučaju ne nalaze na obrascu. Primjer izgleda Jednostavnog unosa je dat na slici 4.17. Napomena – Ukoliko se želi unijeti neka tipska napomena čiji je tekst već pohranjen u šifrarniku napomena isti tekst nije potrebno prekucavati – dovoljno je klikom na riječ Napomena ispred polja otvoriti šifrarnik iz kojeg je potrebno odabrati željenu napomenu. Dobavljač – popunjavanje ovog polja je obavezno – popunjava se ili manualnim unosom odgovarajuće vrijednosti ili odabirom neke od ponuđenih vrijednosti iz šifrarnika Partneri, odabirom kratice "+ Enter". U samo polje se unosi šifra partnera. Pored šifre program prikazuje i naziv (ime) partnera koji predstavlja i link na informaciju o prethodnim transakcijama sa odabranim partnerom bilo da se on pojavljivao u ulozi kupca bilo u ulozi dobavljača. Primjer informacije je dat na slici 4.16.


96

Slika 4.16. Informacija o prethodnim transakcijama partnera IBM Corp. Konto – također obavezno polje - popunjava se ili manualnim unosom odgovarajuće vrijednosti ili odabirom neke od ponuđenih vrijednosti iz šifrarnika Kontnog plana, odabirom kratice "+ Enter". Program automatski nudi unos konta (5430 – Dobavljači u zemlji). Ukoliko je, umjesto ponuđenog, potrebno unijeti neki drugi konto, to je moguće učiniti ručnom izmjenom ponuđene vrijednosti. Faktura/Datum – broj i datum fakture dobavljača (U slučaju da postoji kalkulacija koja sadrži uneseni broj fakture od odabranog dobavljača, pojavljuje se prozor upozorenja). DPO – potrebno je unijeti odgovarajuću vrijednost u samo jedno od dva ponuđena polja: u prvo polje se unosi broj dana a u drugo DPO datum. Popunjavanjem jednog polja program automatski izračunava i unosi odgovarajuću vrijednost u drugo polje, Obračunska jedinica – vrijednost se unosi ručno ili odabirom jedne od opcija iz šifrarnika Obračunske jedinice (kraticom "+ Enter") Konto predporez – inicijalno, aplikacija popunjava ovo polje vrijednošću koja zavisi od zemlja porijekla partnera. Ukoliko je partner iz BiH, unesena je vrijednost konta 26000 (PDV po ulaznim fakturama/računima – Odbitni) a ukoliko se radi o firmama iz inostranstva unesena je vrijednost konta 26011 (PDV pri uvozu dobara – odbitni). Korisnik može promijeniti ponuđenu vrijenost odnosno zamijeniti je željenom ručnim unosom ili odabirom iz šifrarnika kontnog plana. PDV NE – Iznos PDV-a koji se ne priznaje kao predporez (knjiži se kao trošak) PDV DA – Iznos PDV-a koji se priznaje kao predporez Kurs – polje u kojem se specificira kurs između lokalne (KM) i valute u kojoj su izražene cijene u fakturi dobavljača. Ukoliko su cijene u fakturi također izražene u KM, vrijednost ovog polja (1,00000) nije potrebno mijenjati, Valuta – Oznaka valute u kojoj su izražene cijene u fakturi dobavljača

Popunjavanjem do sada pobrojanih polja završava se unos za kalkulaciju kod koje je

odabran Jednostavni unos. Ukoliko se korisnik odlučio za Prošireni unos potrebno je popuniti i ostala polja: Fakturna vrijednost – ukupna suma cijena na fakturi dobavljača izražena u valuti dobavljača, Popust % i Popust – Međusobno povezana polja od kojih je dovoljno popuniti jedno (ili procentualnu ili apsolutnu vrijednost popusta) – drugo polje će biti automatski izračunato i popunjeno na osnovu unesene vrijednosti. Neto Fakt. vrijednost – Polje čiju vrijednost program popunjava automatski oduzimajući od fakturne vrijednosti dobiveni popust. Neto Fakt. vrijednost KM – Direktan unos u ovo polje korisniku nije omogućen. U njemu se automatski registrira Neto Fakt. vrijednost izražena u KM. Polja zavisnih troškova – nazivi ovih polja će odgovarati nazivima koja su zavisnim troškovima data u šifrarniku zavisnih troškova

Klik na ime partnera otvara prozor sa podacima o transakcijama za tog partnera

Veleprodaja

97

Nabavna vrijednost/Učešće troškova – posljednje polje u koje nije omogućen direktni unos. Vrijednost polja predstavlja rezultat unosa u sva prethodna: na neto frakturnu cijenu izraženu u KM se dodaju svi pobrojani troškovi ostvareni u procesu dopremanja artikla u skladište. Sa desne strane polja zavisnih troškova se nalaze polja za unos analitike zavisnih troškova koji se onda automatski rasknjižavaju u glavnoj knjizi.

Slika 4.17. – Izgled prozora za unos podataka za kalkulaciju u slučaju odabira Jednostavnog unosa

Nakon unosa sumarnih podataka koji su zajednički za sve artikle koji se obrađuju

kalkulacijom, odabirom opcije Snimi prelazi se na unos onih podataka koji se razlikuju za svaki pojedini artikl. U prozoru sa slike 4.14. odabire se opcija Novi koja se nalazi u donjem desnom dijelu prozora što ima za rezultat pojavljivanje prozora za unos podataka o prvom artiklu sa fakture dobavljača, prikazanog na slici 4.18.


98

Slika 4.18. Unos stavki u veleprodajnu ulaznu kalkulaciju

Prozor sa slike 4.18. je podijeljen na tri glavna dijela. U lijevi dio prozora unose se podaci za tretirani artikl i to: Šifra artikla (unosi se ručno ili odabira iz šifrarnika. Program omogućava odabir artikla preko četiri karakteristične vrijednosti: Kataloški broj, aktivira se kraticom "/"; Bar kôd, aktivira se kraticom "*"; Šifra artikla, kraticom "+" i Naziv artikla, kraticom "-". Nakon popunjavanja polja, korištenjem bilo koje od četiri ponuđene opcije polje će sadržavati vrijednost Šifre artikla), Količina – unosi se broj koji označava količinu (npr. broj komada) artikla,

Napomena: Opcija ... desno od polja Količina služi da se unesu svi serijski brojevi artikala ukoliko je to potrebno. Ukoliko želite da imate pravilnu evidenciju serijskih brojeva unos morate raditi kroz ponuđene linkove. Ukoliko na dokumentu samo unesete serijski broj u predviđeno polje on se neće evidentirati za kasnije preglede.

Fakturna cijena (jedinična cijena artikla, izražena u valuti dobavljača), Fakturni popust (potrebno je unijeti ili procentualnu ili apsolutnu vrijednost – drugo polje će program popuniti automatski. Apsolutni iznos je iskazan u valuti dobavljača), Neto fakturna cijena (program je izračunava automatski oduzimajući od fakturne cijene veličinu popusta i izražava je u valuti dobavljača)

Napomena: Ovaj dio kalkulacije je moguće računati i na obrnut način. U primjeru sa slike 4.19. je umjesto prikazane Neto Fakturne Cijene od 98,00 KM moguće ručno unijeti neku drugu cijenu. Kao rezultat, program će promijeniti veličinu popusta kako bi odgovarala Fakturnoj i Neto Fakturnoj Cijeni. Primjer ovog načina izvođenja kalkulacije je dat na slici 4.20. na kojoj je

Veleprodaja

99

prikazan samo dio prozora sa slike 4.19.

Slika 4.19. Primjer obrnutog načina određivanja Neto Fakturne Cijene i Fakturnog popusta U primjeru sa slike 4.19. vrijednost polja Neto Fakturna Cijena je sa 98,00 KM promijenjena na 97,90 KM a program je automatski promijenio veličinu popusta sa 2,000 na 2,100 %.

Kurs/Valuta (Unos u ovo polje nije moguć – vrijednosti su preuzete iz zbirnih podataka za kalkulaciju a prikazane radi orijentacije korisnika) Neto Fakturna Cijena KM (Unos u ovo polje nije moguć – unesena vrijednost predstavlja transformaciju cijene izražene u valuti dobavljača u lokalnu valutu – KM) Zavisni do granice/Carina/Špedicija/Ostali troškovi/Zavisni do skladišta – Ova polja su prisutna na obrascu samo ukoliko je pri unosu zbirnih podataka za kalkulaciju odabrana opcija Prošireni unos. Program automatski dodjeljuje adekvatne vrijednosti iz zbirnih podataka i to u procentualnom i apsolutnom obliku. Korisnik je u mogućnosti ručno mijenjati ponuđene veličine. Apsolutne vrijednosti troškova su prikazane u KM. Nabavna cijena (Iznos dobiven dodavanjem vrijednosti svih zavisnih troškova na Neto fakturnu cijenu izraženu u KM) Marža (Vrijednost je moguće unijeti procentualno /prvo polje/ ili u apsolutnom iznosu /drugo polje/)

Napomena: Dodjeljivanje marže je moguće ograničiti tako da se uposlenik koji obavlja poslove izrade kalkulacija onemogući da dodjeli nižu vrijednost marže od one koju odredi njegov nadređeni. Naime, obrazac Cjenovnik, koji će biti analiziran u nastavku ovog poglavlja, sadrži mogućnost dodjele minimalne marže svakom artiklu. Dodjeljivanjem vrijednosti minimalne marže konkretnom artiklu, postiže se efekat da uposlenik koji unutar programa nema ovlaštenje za pristup cjenovniku, nije u veleprodajnoj kalkulaciji u mogućnosti dodijeliti artiklu nižu maržu od one koja je određena cjenovnikom. Npr. ukoliko je u cjenovniku za određeni artikal podešena minimalna marža od 15 %, prilikom izrade ulazne kalkulacije svaki pokušaj da se u polje marža upiše vrijednost od 10% će završiti time što program automatski ponovo podešava polje marže na minimalnih 15 %. Sa druge strane, program će dozvoliti dodjeljivanje veće marže, npr. 20%.

Cijena bez PDV – u ovom polju se automatski izračunava cijena koja predstavlja zbir neto fakturne cijene uvećane za troškove i maržu. Korisnik je u mogućnosti ručno mijenjati iznos nakon čega će se vrijednost marže automatski promijeniti da bi se uravnotežio rezultat na identičan način kao što je prikano na slici 4.19. Porez (program prikazuje, bez mogućnosti promjene, vrijednost uračunatog poreza koji se obračunava za artikal i to prikazom tarifne grupe, procentualne i apsolutne vrijednosti uračunatog poreza) Cijena sa PDV (cijena izračunata dodavanjem poreza na vrijednost u polju Cijena bez PDV)

Napomena: manualnom promjenom vrijednosti polja Cijena bez PDV i Cijena sa PDV automatski se mijenja vrijednost marže kako bi se uspostavila pravilna matematička veza između komponenti koje ulaze u konačni zbir. Npr. ukoliko se kalkulacija popunjava polje po polje odozgo prema dole prvo se dolazi do vrijednosti Nabavne cijene od 138,00 a zatim do vrijednosti Marže od 8,90 %


100

nakon čega program u polje Cijena bez PDV automatski upisuje vrijednost 150,28 KM. Ukoliko je potrebno promijeniti polje Cijena bez PDV na tačno određenu vrijednost (npr. na 150,00 KM) za to bi trebalo više uzastopnih pokušaja prilagođavanja vrijednosti Marže. Međutim, ručnim unosom 150,00 u polje Cijena bez PDV, program će automatski promijeniti Maržu na 8,696 % (također je data mogućnost da se u trenutku kada je fokus na ovom polju, pritiskom na tipku PageDown na tastaturi, prenosi trenutna cijena iz cjenovnika i ostatak stavke se preračuna po toj cijeni).

Bitno je imati u vidu da se veleprodajno skladište zadužuje i vodi po

nabavnim cijenama, bez obzira što se u procesu formiranja kalkulacije pojavljuju i druge vrste cijena (sa i bez PDV-a).

Pored liste polja za unos podataka, prozor prikazan na slici 4.18. sadrži još nekoliko

korisnih elemenata. Na sredini prozora nalazi se izdvojen set podataka Ukupno. Ovaj set podataka

izdvojeno je prikazan na slici 4.20. Polja na lijevoj strani prozora sadrže vrijednosti koje se odnose na jedinični artikal dok su u setu podataka Ukupno date sumarne vrijednosti i to: iznosi u lijevoj koloni se odnose na stavku koja se trenutno unosi dok se desna kolona odnosi na cjelokupnu kalkulaciju tj. za sve stavke. U primjeru sa slike 4.20. kalkulacija obuhvata dva artikla. Iznosi prikazani u lijevom dijelu prozora odnose se na jedinične vrijednosti jednog od artikala (nabavna cijena jednog komada artikla, vrijednost carine za jedan komad artikla, itd.). Lijeva kolona podseta Ukupno odnosi se na svih 20 komada artikla koji se trenutno unosi (a koji je označen šifrom N01). Znači, jedinični iznosi iz lijevog dijela prozora su pomnoženi sa količinom. Desna kolona podseta Ukupno pored trenutno fokusiranog artikla sadrži i sumarne iznose svih ostalih artikala uključenih u kalkulaciju. Može se reći da desna kolona seta podseta Ukupno predstavlja zbir lijeve kolone istog podseta za sve artikle uključene u kalkulaciju.

Slika 4.20. Podset podataka “Ukupno”

Slika 4.20. prikazuje značenja pojedinih kolona prozora sa slike 4.19. uzimajući za primjer Nabavnu cijenu. Isti princip vrijedi i za sve ostale veličine od Fakturne do Cijene sa PDV.

Nabavna cijena za svih 20 komada artikla N01

Nabavna cijena jednog komada artikla N01

Nabavna cijena za ukupnu količinu artikla N01 i za ukupnu količinu svih ostalih artikala uključenih u kalkulaciju

Veleprodaja

101

Posljednji, desni dio prozora sa slike 4.18. prikazuje nekoliko korisnih servisa koji unos artikala čine znatno preglednijim. To su: Zadnja nabavka, Zadnja kalkulacija, U cjenovniku, i Istorijska minimalna marža.

Slika 4.21. Set podataka o zadnjoj nabavci artikla od istog dobavljača

Set podataka Zadnja nabavka prikazuje osnovne podatke o posljednjoj kalkulaciji kojom je tretiran aktivni artikal nabavljen od istog dobavljača. Na ovaj način se u istom prozoru može provjeriti da li se artikal sada nabavlja po manjoj ili većoj fakturnoj cijeni i kakav je odnos između prethodnog i trenutnog fakturnog popusta (ako isti postoji). Prikazani su i podaci o broju i datumu fakture te količini koja je nabavljena prethodnom kalkulacijom.

Slika 4.22. Set podataka o zadnjoj kalkulaciji aktivnog artikla

Set podataka Zadnja kalkulacija obezbjeđuje pravovremen i jednostavan uvid u ključne podatke o prethodnoj kalkulaciji istog artikla. Ovi podaci mogu biti o zadnjoj kalkulaciji ovog artikla od odabranog dobavljača ili uopše o zadnjoj kalkulaciji za ovaj artikal. Ovo se namješta u opcijama menija Moja Firma. To su podaci o uračunatoj marži (u KM i %) i krajnjoj cijeni.

Slika 4.23. Set podataka o podacima iz cjenovnika za aktivni artikal

Set podataka U Cjenovniku prikazuje trenutno važeće vrijednosti veleprodajne cijene i minimalne marže pohranjene u cjenovniku. Bitno je napomenuti da se u trenutno aktivnom unosu ne može unijeti manja vrijednost marže od one koja je u ovom setu podataka specificirana kao minimalna. Ukoliko nije potrebno uvoditi ograničenje minimalne marže onda se ovo polje u cjenovniku ostavlja podešenu na nulu. Također, ukoliko se veleprodajna cijena izračunata trenutno aktivnom kalkulacijom razlikuje od prethodne cijene artikla pohranjene u cjenovnik,


102

prilikom knjiženja kalkulacije moguće je odabrati opciju automatskog prilagođavanja cjenovnika prema novo-proknjiženoj kalkulaciji.

Slika 4.24. Istorijska minimalna marža

U slučaju povrata dokumenta, za trenutno aktivni artikal, u posljednjem podsetu podataka desnog dijela prozora sa slike 4.18. prikazuje se podatak o minimalnoj marži koja je bila u vrijeme knjiženja dokumenta. Kod dokumenata kojima je urađen povrat primjenjuje se istorijska minimalna marža umjesto minimalne marže.

U gornjem tekstu analizirani su svi elementi prozora za unos artikala u veleprodajnu ulaznu kalkulaciju. Pri tome, od korisnika se očekuje unos samo u polja na lijevoj strani prozora dok su ostali analizirani setovi podataka prisutni radi lakšeg i transparentnijeg unosa.

Proceduru unosa artikala je potrebno ponoviti onoliko puta koliko kalkulacija sadrži različitih artikala (ukoliko se artikal unese vise od jednom pojavi se poruka „Ovu šifru ste već jednom unijeli u dokument / Da li želite da nastavite unos. Ukoliko postoji potreba da se ista šifra unese više od jednom odabrati opciju Da). Nakon unosa i posljednjeg artikla, prelazi se na štampanje i knjiženje kalkulacije.

Obrazac ulaznih kalkulacija obezbjeđuje mogućnost štampanja više različitih formulara: Kalkulacije, Prijemnog lista (sa informacijom o kataloškom broju), Prijemnog lista (sa informacijom o bar kodu), Labele, Kalkulacije (trošarina), Povrat dobavljaču (u ovom slučaju, količine artikala moraju imati predznak minus (-)) i Prijemni list (Bar Kod – SVI) (sa informacijama o svim Barkodovima artikala).

Formular kalkulacije (prikazan na slici 4.25.) sadrži sve potrebne podatke za kalkulaciju i njene pojedine stavke unesene u program.

Slika 4.25. Formular Veleprodajne kalkulacije

Pored Veleprodajne kalkulacije, na narednoj slici je prikazan primjer još jednog od formulara koje je moguće štampati na osnovu izrađene veleprodajne kalkulacije prijemni list artikala iz kalkulacije u skladište (sa informacijom o kataloškom broju), prikazan na slici 4.26.

Veleprodaja

103

Slika 4.26. Prijemni list artikala iz kalkulacije u skladište

Nakon štampanja, kalkulaciju je moguće knjižiti. Tom prilikom potrebno je odabrati željene opcije knjiženja na prozoru prikazanom na slici 4.27.

Slika 4.27. Prozor za odabir opcija knjiženja kalkulacije Prozor sa slike 4.27. na svojoj lijevoj strani sadrži listu neproknjiženih kalkulacija. Unošenjem odnosno uklanjanjem štriha u kućici ispred kalkulacije određuje se koje će se sve kalkulacije knjižiti (jednim provođenjem procedure je moguće knjižiti veći broj kalkulacija). Na desnoj strani prozora ponuđene su tri različite opcije knjiženja: Sa prijenosom u dnevnik knjiženja Glavne Knjige, Direktan prijenos u Glavnu Knjigu, i Prijenos samo na kartice.

Prva opcija prenosi kalkulaciju u pripremu glavne knjige – da bi kalkulacija bila proknjižena potrebno je provesti i knjiženje unutar Glavne knjige

Druga opcija provodi postupak knjiženja u potpunosti tako da kalkulacija prelazi u skupinu proknjiženih naloga unutar Glavne knjige


104

Treća opcija ne evidentira kalkulaciju u Glavnoj knjizi firme. U ovom slučaju, kalkulacije će uticati samo na statističke pokazatelje unutar menija Veleprodaja. Primjer upotrebe ovog načina knjiženja je u slučaju unosa prvih naloga nakon instalacije programa koji za cilj imaju podešavanje početnog stanja. Obzirom da se nakon instalacije programa početno stanje mora unijeti i direktno u Glavnu knjigu, unosi u pojedine menije koji se prenose samo na kartice služe samo za ažuriranje statističkih pokazatelja unutar lokalnog menija veleprodaje.

Pored opcija za specificiranje načina knjiženja, na prozoru prikazanom na slici 4.28. dostupna je i opcija za automatsko ažuriranje cijena u cjenovniku a prema cijenama izvedenim iz kalkulacije.

Posljednja tri polja sa prozora za knjiženje kalkulacija su Vrsta naloga (korisnik odabire jedna od ponuđenih opcija), Broj/Datum (program automatski nudi prigodne vrijednosti ali je korisnik u slučaju potrebe u mogućnosti da ih promijeni) i Kurs (podatak o odnosu valute dobavljača i lokalne valute – podatak nije moguće mijenjati na ovom prozoru).

Napomena: Obzirom da prilikom kreiranja kalkulacija, a naročito prilikom unosa stavki, aplikacija izvršava složene matematičke proračune, moguća je pojava korekcija kojim aplikacija obezbjeđuje matematički integritet proračuna. Npr. ukoliko se prilikom unosa stavke u kalkulaciju unese vrijednost Marže od 20,000% u zavisnosti od ostalih faktora koji učestvuju u proračunu, program može prilagoditi tu vrijednost na npr. 19,998% kako bi obezbijedio korektno zaokruživanje apsolutnog iznosa izraženog u novcu. Razlike u zaokruživanju su uzrokovane činjenicom da se novčani iznosi mogu zaokruživati na najviše dva decimalna mjesta (dvije decimale). Program prilagođava ostatak proračuna tako da se ne pojavljuje razlika u iznosu koji je potrebno platiti dobavljaču.

Napomena: Na glavnom prozoru na slici 4.13, moguće je desnim klikom na kalkulaciju na lijevoj strani prozora dobiti meni koji prikazuje kraticu:

- Unos serijskih brojeva (unos serijskih brojeva artikala za sve artikle u toj kalkulaciji)

Radni nalozi servisiranja

Modul programa zadužen za evidentiranje radnih naloga servisiranja omogućava jednostavno i pregledno evidentiranje pruženih usluga i utrošenih artikala u procesu servisiranja proizvoda. Osnovni prozor za rad sa radnim nalozima servisiranja se poziva odabirom istoimene opcije sa menija Veleprodaja. Izgled ovog prozora je dat na slici 4.271.

Slika 4.271. Osnovni prozor za rad sa radnim nalozima servisiranja

Veleprodaja

105

Kao što se vidi sa slike 4.271. princip rada i dostupne opcije su srodne sa ostalim

prozorima programa: Opcija Zaključeni locirana u donjem lijevom uglu prozora omogućuje redukciju prikazanog seta naloga na realizirane ili nerealizirane naloge. Lijevi dio prozora omogućuje odabir objekta čije se karakteristike žele analizirati ili mijenjati Desni dio prozora prikazuje detaljnije podatke o objektu odabranom na lijevoj strani prozora: ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrana lista naloga desni dio prozora prikazuje podatke o broju postojećih naloga, opcije za kreiranje novih i štampanje liste postojećih naloga. Ukoliko je, pak, na lijevoj strani prozora odabran konkretan nalog, desna strana prozora omogućuje pregled i izmjene podataka za taj nalog.

Procedura kreiranja novog naloga se inicira odabirom opcije Novi nakon čega desni dio prozora prikazanog na slici 4.271. mijenja izgled i nudi unos opcija za zaglavlje naloga. Izgled dijela prozora koji omogućuje ovaj unos je prikazan na slici 4.272.

Slika 4.272. Polja za unos podataka u zaglavlje radnog naloga servisiranja Prozor sa slike 4.272. sadrži sljedeća polja: Broj/Datum – Broj i datum radnog naloga, program automatski nudi prigodne vrijednosti: naredni raspoloživi redni broj i trenutni datum naloga. Korisnik je u mogućnosti ove vrijednosti podesiti ručno prema vlastitim potrebama. Naručilac – Naručilac mora biti evidentiran u šifrarniku partnera. Unos u polje je moguće izvršiti ručno ili odabirom iz šifrarnika upotrebom univerzalne kratice "+". Serviser – polje se popunjava odabirom odgovarajućeg unosa iz šifrarnika partnera koji je za ovu priliku reduciran na listu zaposlenih. Napomena – neobavezno polje koje se popunjava manualnim unosom ili odabirom standardnih napomena pohranjenih u istoimenom šifrarniku. Broj izdatnice – polje je moguće popuniti ručno ili programu izdati naredbu da izdatnici dodijeli naredni raspoloživi redni broj. Dodjela se inicira klikom na dugme obilježeno sa tri tačke (...) locirano neposredno uz polje. Datum izdatnice, Fakture će biti na kontu – oznaka konta materijalnog skladišta iz kojeg će se praviti faktura. Polje se popunjava odabirom jedne od ponuđenih vrijednosti. Statusna polja – neobavezna polja u koje se popunjava manualnim unosom ili odabirom status servisiranog artikla.


106

Nakon unosa navedenog seta podataka i njihovog snimanja desni dio prozora ponovo mijenja sadržaj. Izgled prozora je prikazan na slici 6.35.

Slika 4.273. Izgled prozora nakon unosa osnovnog seta podataka za radni nalog servisiranja U narednom koraku izrade naloga potrebno je specificirati stavke naloga (sve

materijale i usluge koji će biti obuhvaćeni servisiranjem. Unos stavki se pokreće odabirom opcije Novi smještene u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 4.273. Izgled prozora je dat na slici 4.274. U stavke se (odabirom opcije Novi locirane u donjem desnom dijelu prozora) unose svi materijali i usluge koje će biti obuhvaćeni servisiranjem.

Slika 4.274. Prozor za unos stavki u nalog za servisiranje

Kao što se vidi sa slike 4.274. za svaku stavku je potrebno unijeti šifru, količinu te serijski broj (ako postoji). Također, potrebno je označiti da li je stavka ugrađena ili ne, i odrediti sa kojeg konta (skladišta) će se preuzeti ta stavka. Proceduru unosa je potrebno ponoviti onoliko puta koliko servisni nalog obuhvata stavki (bilo materijala bilo usluga).

Nakon unosa zaglavlja i stavki naloga servisiranja program omogućuje štampanje dvije vrste dokumenata: Radnog naloga i Izdatnice materijala. Broj izdatnice određen je brojem unesenim u istoimeno polje u okviru zaglavlja naloga. Izgled oba dokumenta je prikazan na slikama 4.275. i 4.276.

Veleprodaja

107

Slika 4.275. Radni nalog servisiranja

Slika 4.276. Izdatnica materijala

Nakon štampanja formulara radni nalog je potrebno zaključiti. Odabirom ove opcije nalog se prebacuje u grupu zaključenih naloga odakle ga je u slučaju potrebe moguće vratiti korištenjem istoimene opcije raspoložive u donjem lijevom uglu prozora ukoliko se izvrši odabir zaključenih naloga (opcije je smještena u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici 4.277.)


108

Slika 4.277. Izgled osnovnog prozora radnih naloga servisiranja sa prikazom zaključenih naloga Predračuni

Namjena naredne, treće, opcije menija Veleprodaja je kreiranje Predračuna. Pokretanjem ove opcije prikazuje se prozor prikazan na slici 4.28.

Slika 4.28. Osnovni prozor za rad sa predračunima

Veleprodaja

109

Osnovni prozor za rad sa predračunima ima srodan dizajn ostalim prozorima programa. U prvom koraku se u lijevom dijelu prozora odabire objekt sa kojim se želi raditi, nakon čega program u desnom dijelu prozora prikazuje detalje i komande dostupne za rad sa odabranim objektom. Inicijalno, u lijevom dijelu prozora prikazana je lista veleprodajnih skladišta kreiranih u programu. Kao što se vidi sa slike, kao rezultat odabira jednog od skladišta, u desnom dijelu prozora prikazuju se podaci o broju realiziranih i nerealiziranih predračuna, te komande koje omogućuju kreiranje novih predračuna i štampanje liste predračuna za to skladište. Također, u desnom donjem uglu prozora dostupna je i opcija Enterprise servisa kojim se omogućuje preuzimanje podataka sa mobilnog čitača (postoji samo u opcijama Proffesional i Enterprise programa Line.Sys). Trenutno dostupni modeli mobilnih čitača su UNITECH i METROLOGIC. Izgled prozora za odabir tipa čitača i pokretanje servisa je prikazan na slici 4.29.

Slika 4.29. Pokretanje prozora Enterprise servisa za preuzimanje podataka sa mobilnog čitača Ukoliko se u lijevom dijelu prozora prikazanog na slici 4.28. odabere konkretan predračun, u desnom dijelu prozora prikazat će se podaci za taj predračun, slika 4.30. Prozor sa slike 4.30. sadrži još i mogućnost redukcije prikaza predračuna prema statusu – odabirom opcije Realizirani (donji lijevi ugao prozora) u ostatku prozora dostupni postaju samo realizirani predračuni (predračuni prema kojima su kreirane fakture) i obrnuto – ukoliko opcija Realizirani nije odabrana, program omogućuje rad samo sa još uvijek nerealiziranim predračunima.


110

Slika 4.30. Podaci za odabrani predračun

Gornji desni dio prozora sa slike 4.30. sadrži podatke o zaglavlju predračuna te komande za unošenje izmjena i pokretanje servisa koji se baziraju na predračunima dok je donji desni dio prozora rezerviran za podatke o stavkama predračuna. Kreiranje predračuna

Procedura kreiranja novog predračuna pokreće se odabirom skladišta u kojem su pohranjeni artikli koji su predmet prodaje (na prozoru prikazanom na slici 4.28.). Nakon toga, sa desnog dijela prozora odabire se opcija Novi. Kao odgovor, pokreće se procedura unosa podataka za zaglavlje predračuna, slika 4.31.

Veleprodaja

111

Slika 4.31. Procedura unosa podataka za novi predračun

Obrazac za unos podataka za zaglavlje predračuna sadrži set podataka i proceduru uključivanja predefiniranih poslovnih politika. Set podataka uključuje: Broj (predračuna) – program automatski kreira naredni redni broj za predračun. Ovu vrijednost korisnik može promijeniti, Datum (predračuna) – program u ovo polje automatski unosi vrijednost trenutnog datuma. Korisnik i ovu vrijednost može promijeniti, Kupac – u polje se unosi vrijednost iz šifrarnika Partneri. Unos je moguće izvršiti ručno ali i odabirom jedne od ponuđenih vrijednosti odabirom kratice "+ Enter", Konto kupca – program u ovo polje automatski unosi vrijednost konta 2120. Ovu vrijednost je moguće promijeniti manuelnim unosom, Primalac – Polje koje se popunjava samo u slučajevima ako se artikli ne isporučuju na adresu kupca, tj. ako kupac artikle poručuje za nekog drugog primaoca. Primalac također mora biti unijet u šifrarnik partnera, iz koga ga je moguće odabrati odabirom kratice "+" ili ga možete ručno upisati, Nakon odabira primaoca, program u desno polje automatski unosi podatke o adresi kupca. Ove podatke je u slučaju potrebe moguće mijenjati. Napomena – Napomena će na predračunu biti prikazana ispod liste artikala, Bez trošarine (Izvoz) –odabire se ukoliko se u cijenu ne uračunava trošarina jer se radi o izvozu, Narudžba/Datum narudžbe – polja u koja se unosi broj/datum narudžbe kojom su artikli poručeni, Način plaćanja – Potrebno je odabrati jednu od ponuđene četiri vrijednosti: Gotovina, Kartica, Pouzećem i Virman/Uplatnica, DPO – Dovoljno je unijeti vrijednost u jedno od dva ponuđena polja: u prvo polje se unosi vrijednost u danima a u drugo polje datum prispijeća obaveze. Čim se vrijednost unese u jedno polje, drugo polje se popunjava automatski, Obračunska jedinica (Obr. Jed.) – obračunska jedinica firme za koju se poručuje roba, Valuta – ukoliko valuta nije KM potrebno je popuniti oba polja – u prvo se unosi oznaka valute a u drugo kurs te valute prema KM.


112

Iznos uplate – služi za unos uplata u gotovini na licu mjesta (ukoliko postoji). Taj iznos će se kod knjiženja proknjižiti preko blagajne. Opis uplate – dodatni opis uplate u gotovini (ime i prezime osobe koja je izvršila uplatu i sl.) Komercijalist – u ovo polje se odabire jedna od ponuđenih vrijednosti. Ponuđene su sve osobe koje su u šifrarniku partnera specificirane kao uposlenici – komercijalisti i koji su zaduženi za kupca za kojeg se izrađuje predračun Otpremnica – Upisati broj otpremnice prema kojoj je kupac preuzeo robu Od – Upisati datum otpremnice

Procedura Poslovne politike

Svrha procedure poslovne politike je jednostavna primjena posebnih cijena dodijeljenih određenoj grupi partnera. Ukoliko, npr. menadžment firme želi stalnim kupcima omogućiti dodatne popuste, u šifrarniku Poslovne politike (obrađen u okviru poglavlja 2) kreira se posebna poslovna politika za stalne kupce u kojoj se određuje vrsta i veličina popusta koji im se žele dodijeliti. U sljedećem koraku, u okviru šifrarnika Partneri željenim kupcima se pridružuje formirana poslovna politika. Nakon provođenja ovih koraka, program svim kupcima kojima su dodijeljene poslovne politike automatski dodjeljuje popuste definirane pripadajućom politikom. U okviru prozora za kreiranje predračuna nije moguće mijenjati parametre predefiniranih poslovnih politika ali ukoliko je konkretnom kupcu dodijeljena određena poslovna politika oznaka te politike će biti prikazana. Također, kupac nije u grupi partnera za koje važi neka od poslovnih politika željeni popust je moguće specificirati u okviru prozora prikazanog na slici 4.32. Naredna slika prikazuje slučajeve u kojim je kupcu dodijeljena poslovna politika i slučaj kada kupcu nije dodijeljena poslovna politika ali jeste jednokratni fakturni popust. Bitno je napomenuti da se polje Fakturni popust prikazano na slikama 4.32. može koristiti i za jednokratnu izmjenu popusta važećeg prema poslovnoj polici. Naime, kao što se vidi sa slike 4.32.b. u polje Fakturnog popusta unesena je vrijednost od 5,00%. Ova vrijednost je unesena automatski na osnovu poslovne politike. Ako je za konkretan predračun ovu vrijednost potrebno promijeniti, to se čini unosom željenog procenta u polje Fakturnog popusta.

Slika 4.32. Primjena poslovne politike prema kupcu

Nakon kreiranja zaglavlja prelazi se na unos stavki predračuna. Na prozoru sa slike 4.30. Odabire se opcija Novi koja se nalazi u donjem desnom uglu prozora nakon čega se prikazuje poseban prozor za specificiranje podataka o stavci koja se uvodi u predračun. Ovaj prozor je prikazan na narednoj slici – 4.33.

Veleprodaja

113

Slika 4.33. Unos nove stavke u predračun

Prilikom unosa, za svaku stavku je potrebno popuniti set podataka (nalazi se u lijevom dijelu prozora sa slike 4.33.) o proizvodu: Šifra proizvoda – odabire sa liste proizvoda odabirom kratice "+ Enter",

Kod unosa stavke na Predračunima, riječ Šifra je link prema prozoru Prodaja Artikla. Ovaj prozor omogućava pregled prodaje artikla po fakturama – odabirom parametara se može dobiti i detaljniji pregled:

- Proknjiženih/Neproknjiženih ili svih - Faktura ili profaktura - Za određenog kupca ili za sve kupce

Napomena: Kod unosa stavki na predračunima ukoliko pritisnete tipku PageUp ili PageDown kada ste u polju šifre pojavljuje se cjenovnik sortiran po šifri (PageUp) ili nazivu (PageDown). Ukoliko je polje šifre prazno cjenovnik se automatski pozicionira na posljednju unesenu šifru.

Količina – Polje za specificiranje količine proizvoda, Nabavna cijena – vrijednost nabavne cijene je već izračunata u okviru ulazne kalkulacije tako da je ovdje nije moguće mijenjati, Marža (u procentualnom i apsolutnom iznosu) – Već je ponuđena vrijednost marže određene ulaznom kalkulacijom ali korisnik ovu vrijednost može promijeniti, Cijena bez PDV (jedinična) – već definirana ulaznom kalkulacijom ali je korisnik može promijeniti, Porez – Vrijednost uračunatog poreza – u polje se ne mogu unositi izmjene, Cijena sa PDV – Ukupna jedinična cijena koja u sebi sadrži i PDV. Ukoliko se manuelno promijeni, vrijednost marže će se automatski promijeniti u cilju obezbjeđenja integriteta proračuna. Popust – vrijednost popusta koji se odobrava kupcu u procentualnom ili apsolutnom iznosu (dovoljno je popuniti jedno od ponuđenih polja – program će automatski popuniti preostalo). Pri izdavanju popusta je potrebno obratiti pažnju da je program već uračunao eventualni popust koji je kupcu dodijeljen poslovnom politikom.

Lista stavki već unesenih u predračun

Podaci za stavku koja se trenutno unosi

Detalji o posljednjoj prodaji artikla koji se trenutno unosi istom partneru

Iznos predračuna (bez PDV-a) za sve do sada unesene stavke uz napomenu o popustima automatski dodijeljenim prema važećoj poslovnoj politici prema partneru

Ukupan iznos sa PDV-om


114

Iznos – cijena za specificirani broj komada proizvoda (sa PDV-om), program je izračunava automatski i ručno je nije potrebno niti moguće mijenjati Serijski broj – serijski broj proizvoda (ako postoji) Garancija – trajanje garancije za proizvod, Porezni tretman – Moguće je odabrati jednu od dvije ponuđene vrijednosti: sa ili bez uračunavanja poreza. Ukoliko je odabrana opcija Sa porezom iznos poreza će automatski biti uračunat u cijenu. Rok Isporuke – Ako želite kupcu naglasiti rok isporuke za odabrani artikl upišite rok isporuke u danima. Dodatni tekst – U ovom polju se automatski prikazuje tekst koji je kao Dodatni tekst specificiran uz proizvod u okviru šifrarnika Artikala i usluga. Ovako prikazan tekst je moguće ručno promijeniti.

Nakon unosa svih potrebnih artikala u predračun, isti se štampa odabirom opcije Printaj dostupne u donjem lijevom uglu prozora sa slike 4.30. Izgled predračuna se može podešavati odabirom ponuđenih opcija u prozoru koji se aktivira nakon odabira opcije za štampu a koji je prikazan na slici 4.34.

Slika 4.34. – Podešavanje izgleda predračuna

Lijeva strana prozora sa slike 4.34. sadrži listu mogućih naslova za dokument čija se štampa priprema. Obzirom da različite firme koriste različitu terminologiju, ponuđena je lista od čak šest mogućih naslova: Profaktura/Predračun, Ponuda, Otpremni list (naziv se može mijenjati prema potrebama), Profaktura/Predračun (valuta), Profaktura/Predračun sa trošarinom i Izlazna kalkulacija.

Pored označavanja vrste dokumenta, prozor još sadrži mogućnost odabira načina označavanja stavki predračuna (prema šifri, kataloškom broju ili Bar kodu) i oznaku na fakturi: ponuđene su opcije Original, Kopija i Bez oznake.

Također, prozor omogućuje određivanje da li će se na predračunu nalaziti memorandum firme ili ne te da li će biti prikazani podaci o Popustima, Masi, Zapremini, Primaocu, Dodatni tekst, Serijskom broju i Rok trajanja. Također je moguće sortirati artikle po nazivu i printati Neto fakturu (bez prikazivanja popusta, tj. sa cijenom u kojoj je već obrađen popust). Prikaz memoranduma se bazira na tri raspoložive opcije:

Veleprodaja

115

Sa memorandumom – prikaz memoranduma, odnodno slike koja je pohranjena na prozoru Moja Firma (na Osnovnom Meniju aplikacije),

Predefinisano – podrazumijeva unos tekstualnog memoranduma Bez Memoranduma – bez navođenja slikovnog ili tekstualnog memoranduma.

Nakon odabira željenih opcija na prozoru sa slike 4.34. pristupa se štampanju predračuna odabirom opcije Printaj. Kao rezultat, na ekranu se pojavljuje predračun čiji je primjer izgleda (konkretni predračuni se mogu razlikovati u zavisnosti od odabira opcija na prozoru prikazanom na slici 4.34.) dat na slici 4.35.

Slika 4.35. Izgled predračuna (profakture)

Obrazac za izradu predračuna omogućava automatizaciju još jedne procedure. Naime, prateći veoma jednostavan postupak, od kreiranog predračuna je u samo nekoliko koraka moguće formirati fakturu. Na prozoru sa slike 4.30. je potrebno odabrati opciju Servisi lociranu u gornjem desnom uglu prozora čime se pokreće jednostavan prozor sa već unesenim vrijednostima za kreiranje fakture (prikazan na slici 4.36.). Ove vrijednosti je moguće mijenjati po potrebi.

Napomena: Kod kreiranja fakture iz predračuna postoji opcija da samo stavke predračuna dodate na već postojeću fakturu u obradi za odabranog kupca. Na ovaj način u toku jednog mjeseca možete izdavati predračune kao otpremnice i na kraju sve objediniti na jednoj fakturi. Na slici 4.36 to je zadnja opcija Dodaj na fakturu.


116

Slika 4.36. Prozor za kreiranje fakture na osnovu predračuna

Napomena: Na glavnom prozoru na slici 4.28, moguće je desnim klikom na predračun na lijevoj strani prozora dobiti meni koji prikazuje dvije kratice:

- Evidencija serijskih brojeva (unos serijskih brojeva artikala za sve artikle u toj profakturi) i

- Kopiranje predračuna (kopiranje označenog predračuna u novi).

Fakture

Rad sa fakturama inicira se odabirom istoimene opcije na meniju veleprodaje. Osnovni prozor za rad sa fakturama koristi istu logiku kao i prozori za rad sa ostalim objektima veleprodaje (narudžbama, kalkulacijama, predračunima). Lijevi dio prozora sadrži listu relevantnih objekata (skladišta i faktura) dok desni dio prozora sadrži detaljnije informacije i opcije dostupne za objekt odabran na lijevoj strani prozora. Ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrano skladište, na desnoj strani prozora su dostupni podaci o broju faktura za to skladište i opcije za kreiranje novih (slika 4.37.). Ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrana konkretna faktura, na desnoj strani su prikazane opcije za izmjenu podataka iz zaglavlja fakture (gornji desni dio prozora) te opcije za unos novih i izmjenu postojećih stavki unutar fakture (donji desni dio prozora), prikazano na slici 4.38.

Veleprodaja

117

Slika 4.37. Prozor sa podacima i opcijama za rad sa fakturama za odabrano skladište

Slika 4.38. Prozor sa podacima i opcijama za rad na fakturi odabranoj na lijevoj strani prozora


118

Kao što je prikazano na slici 4.37. prozor sa podacima i opcijama za odabrano skladište omogućava pokretanje nove fakture, štampanje liste postojećih i pokretanje servisa za automatizirano kreiranje faktura na osnovu pomoćnih dokumenata. U ovom kontekstu pod pomoćnim dokumentima smatraju predračuni. U Proffesional i Enterprise verziji Line.Sys aplikacije, dostupni su i tzv. Enterprise servisi. Servisi – kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata

Odabirom opcije Servisi na slici 4.37 pokreće se procedura kreiranja fakture na osnovu kreiranih predračuna. Procedura je realizirana u obliku čarobnjaka koji omogućuje korisniku da podešavajući polja u nizu prozora kreira željenu fakturu. Prvi korak ove procedure (i čarobnjaka) je prozor za odabir vrste dokumenta iz kojeg se kreira faktura. Ovaj prozor je prikazan na slici 4.39.

Slika 4.39. Prvi prozor čarobnjaka za kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata

Nakon odabira vrste pomoćnog dokumenta i odabira opcije Dalje> prelazi se na drugi prozor čarobnjaka u kome je potrebno odabrati željeni predračun. Ovaj prozor je prikazan na slici 4.40.

Slika 4.40. Drugi prozor čarobnjaka za kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata

Veleprodaja

119

Nakon odabira konkretnog dokumenta (predračuna) na osnovu koje se pravi faktura

prelazi se na posljednji prozor čarobnjaka odabirom opcije Dalje>. Ovaj prozor prikazuje informacije koje će biti pohranjene u zaglavlju fakture, pri čemu je korisniku data mogućnost da ove vrijednosti mijenja ili dopunjava. Posljednji prozor čarobnjaka je dat na slici 4.41.

Slika 4.41. Treći (posljednji) prozor čarobnjaka za kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata

Osim seta podataka potrebnih za popunjavanje zaglavlja fakture treći prozor čarobnjaka sadrži i opciju "Spoji količine za iste šifre". Ukoliko je odabrana, ova opcija provjerava da li se u stavkama predračuna ponavljaju isti proizvodi. Ukoliko se ovakav slučaj evidentira, program će spojiti količine za ponavljajući artikal i prikazati ga kao jednu stavku sa količinom koja predstavlja zbir količina navedenih u stavkama gdje se artikal pojavljuje. Npr. ukoliko se u predračunu jedan te isti artikal pojavljuje kao druga stavka sa količinom 5 komada i kao šesta stavka sa količinom 10 komada ovaj artikal će u fakturi biti evidentiran kao jedna stavka sa količinom od 15 komada. Ukoliko pak opcija "Spoji količine za iste šifre" nije odabrana, artikli će se i u fakturi pojaviti kao posebne stavke.

Servisi faktura sadrže servis za kreiranje fakture iz više predračuna po sljedećoj logici:

Na osnovu više predračuna, količine po artiklima se sabiru /ako to želite/, cijene se uzimaju iz tekućeg cjenovnika /ne po predračunskim cjenama/ te se obračunavaju popusti po tekućim politikama. Na zadnjem prozoru ovog procesa, nudi vam se kupac od prvog predračuna koji je selektiran, kojeg naravno možete promijeniti. Također, obračunska jedinica i komercijalist se uzima od prvog selektiranog predračuna.

Ujedno, opcija Servisi daje mogućnost promjene partnera za više dokumenata

odjednom. Bitno je napomenuti da svi prozori čarobnjaka posjeduju i opciju <Nazad, koja

omogućuje povratak na prethodne prozore i unos naknadnih izmjena. Također, cjelokupnu proceduru je moguće poništiti na bilo kojem prozoru odabirom opcije Otkaži.


120

Printaj – popis faktura Odabirom opcije Printaj prikazane na prozoru 4.37. štampa se lista faktura za odabrano

skladište. Da li će izvještaj sadržavati proknjižene (arhivirane) ili još neproknjižene fakture zavisi od odabira opcije Proknjiženo koja se na prozoru sa slike 4.37. nalazi u donjem lijevom uglu prozora. Enterprise servisi Enterprise servis dostupan na prozoru prikazanom na slici 4.37. je preuzimanje podataka sa mobilnog čitača. Obzirom da se radi o naprednom servisu, njegovo korištenje se vrši u kontaktu sa osobljem eLine Novi – kreiranje nove fakture

Prije analize načina kreiranja nove fakture, treba napomenuti da prozor prikazan na slici 4.38. sadrži još jedan enterprise servis. Odabirom ove opcije korisnik je u mogućnosti da vrši eksport podataka o stavkama fakture za deklaracije. Procedura kreiranja nove fakture pokreće se odabirom opcije Novi, prikazane na prozoru sa slike 4.38. Kao odgovor na ovu opciju, program prikazuje prozor za unos podataka za zaglavlje fakture.

Slika 4.42. Prozor za unos podataka o zaglavlju fakture

Slika 4.43. Sumarne informacije o poslovanju sa partnerom

Veleprodaja

121

Na ovom prozoru (slika 4.42.) potrebno je popuniti set polja koja obuhvaćaju podatke: Broj (fakture) – program automatski u ovo polje unosi vrijednost narednog rednog broja za fakturu ali je korisniku omogućeno da ovaj broj promijeni ukoliko za tim postoji potreba Datum – program u ovo polje automatski pohranjuje vrijednost trenutnog datuma ali kao i kod broja fakture korisnik može unijeti proizvoljnu vrijednost datuma, Kupac – šifra kupca popunjava se ili ručnim unosom ili odabirom neke od vrijednosti ponuđenih u šifrarniku Partneri, odabirom kratice "+ Enter". Bez obzira na način unošenja, program će prihvatiti samo one vrijednosti koje su pohranjene u šifrarniku partnera. U slučaju da korisnik u ovo polje pokuša unijeti neku drugu vrijednost, program će prijaviti grešku i neće dozvoliti snimanje fakture. Nakon unosa kupca, klikom na njegov naziv (lociran neposredno nakon polja i označen plavom bojom) moguće je aktivirati prozor (prikazan na slici 4.43) sa osnovnim podacima o dosadašnjem poslovanju firme sa kupcem bilo da se on pojavljivao u ulozi kupca bilo u ulozi dobavljača. Primalac – Neobavezno polje. Popunjava se samo u slučaju da je primalac robe različit od kupca. Polje se popunjava također ručnim unosom ili odabirom vrijednosti iz šifrarnika Partneri. Program u ovo polje neće dozvoliti unos koji ne korespondira ni sa jednim unosom u šifrarnik partnera. Konto kupca – polje se popunjava automatski ali je korisniku omogućeno unošenje izmjena. Napomena – napomenu je moguće unijeti ručno ali i izvršiti odabir jedne od standardnih napomena unesenih u šifrarnik Napomene. Poziv šifrarnika se vrši klikom na riječ Napomena koja se nalazi pored polja. Ova riječ je za razliku od objašnjenja datih za ostala polja prikazana plavom bojom. Bez trošarine (Izvoz) – opcija se odabire ukoliko se u fakturu ne želi uključiti i trošarina Avansna faktura – opcija se odabire ukoliko se radi avansna faktura (ukoliko se pravi regularna faktura za kupca, snimanjem zaglavlja se provjerava da li postoji avansna faktura koja nije zatvorena te se nudi opcija za zatvaranje, te je zbog toga potrebno da se sve avansne fakture označe ovdje) Narudžba i Datum narudžbe – neobavezna polja. Popunjavaju se ukoliko se faktura želi povezati sa narudžbom koja je inicirala izradu fakture. Način plaćanja – Obavezno polje. Popunjavanje se vrši odabirom jedne od četiri ponuđene vrijednosti: Gotovina, Kartica, Pouzećem ili Virman/Uplatnica. Obračunska jedinica – neobavezno polje koje se popunjava ukoliko se faktura želi povezati sa nekom od obračunskih jedinica firme, DPO – na obrascu se nalaze dva povezana polja. U prvo se unosi broj dana do prispijeća, a u drugo tačan datum prispijeća obaveze. Dovoljno je popuniti jedno od polja dok će se drugo automatski popuniti u skladu sa unesenom vrijednošću. Valuta – na obrascu se nalaze polja u koje se unosi naziv valute i njen odnos sa konvertibilnom markom (KM). Ukoliko se transakcije vrše u KM u prvo polje se unosi "KM" a u drugo odnos 1,0000. Iznos uplate i Opis uplate – Polja se popunjavaju ukoliko je kupac već izvršio dio plaćanja. U tom slučaju će na fakturi ukupni iznos za plaćanje ostati isti ali će u posebnom polju biti prikazana informacija da je određeni dio iznosa već uplaćen. Komercijalist – u ovo polje moguće je odabrati jedan od ponuđenih unosa – odabrati sa liste uposlenika koji su kao komercijalisti specificirani unutar šifrarnika partnera. Otpremnica – u polje je moguće navesti podatke o otpremnici povezanoj sa fakturom Od (Datum otpreme) – ukoliko nije popunjeno kao datum otpreme se uzima datum fakture Tenderi / Ugovori – Ukoliko postoji Tender/Ugovor sa ovim kupcem, tada se u ovo polje upisuje K.O. Fakture – Upisuje se broj fakture na koje se odnosi Knjižna obavijest Automatsko fakturisanje – na slici 4.431 – daje mogućnost da se postojeća faktura automatski pravi prema zadanim parametrima Odabirom vremenskog ponavljanja (dnevno, sedmično ili mjesečno) zadaje se osnovni parametar za pravljenje fakture i prema tom parametru se gornji desni dio prozora mijenja za detaljniji izabir automatizovanja pravljenja fakture (slika 4.432)


122

Slika 4.431. Prozor za unos podataka o postavljanju automatskog fakturisanja

Slika 4.432. Dio prozora koji se mijenja mijenjanjem vremenskog parametra

Pored seta podataka prozor za definiranje zaglavlja fakture uključuje još jednu

značajnu proceduru. Ova procedura se odnosi na primjenu poslovne politike prilikom kreiranja fakture. Kao

što je objašnjeno u prethodnim poglavljima, poslovna politika predstavlja jednostavan način za obezbjeđenje jednakog tretmana za grupe kupaca. Unutar poslovne politike se definira tretman koji se odobrava grupi kupaca: različite vrste popusta, DPO, kamate, itd. Ukoliko je kupcu prilikom njegovog evidentiranja u šifrarniku Partneri pridružena određena poslovna politika, odredbe te politike će se automatski uključivati prilikom izrade fakture. Korisnik programa će o tome biti obaviješten informacijom koja se nalazi na prozoru prikazanom na slici 4.42 u posebnom dijelu prozora sa naslovom Poslovne politike.

Nakon unosa podataka značajnih za zaglavlje fakture prelazi se na unos stavki. Ovaj postupak se pokreće odabirom opcije Novi u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 4.38. Kao rezultat, prikazuje se prozor prikazan na slici 4.44.

Veleprodaja

123

Slika 4.44. Prozor za unos podataka o stavkama fakture Prozor prikazan na slici 4.44. sastoji se od pet glavnih dijelova: Lista stavki već uključenih u fakturu, Set podataka za artikal koji se trenutno unosi u fakturu, Ukupan iznos za sve stavke uključene u fakturu, Set podataka o posljednjoj prodaji trenutno aktivnog artikla istom kupcu Set podataka o raspoloživim količinama trenutno aktivnog artikla u svim skladištima

firme Lista stavki uključenih u fakturu

Lista stavki fakture se nalazi u gornjem dijelu prozora sa slike 4.44. Lista uključuje podatke o šifri, nazivu, jedinici mjere, količini, veleprodajnoj cijeni, iznosu i odobrenom popustu za pet posljednjih unesenih stavki. Set podataka za trenutno aktivni artikal

Artikal koji se želi unijeti u fakturu potrebno je definirati popunjavanjem seta podataka. Ovaj set obuhvata polja: Šifra (artikla) – preporučuje se popunjavanje odabirom kratice "+ Enter"

Napomena: Kod unosa stavke na Fakturama, riječ Šifra je link prema prozoru Prodaja Artikla. Ovaj prozor omogućava pregled prodaje artikla po fakturama – odabirom parametara se može dobiti i detaljniji pregled:


Napomena: Kod unosa stavki na fakturama ukoliko pritisnete tipku PageUp ili PageDown na tastaturi kada ste u polju šifre pojavljuje se cjenovnik sortiran po šifri (PageUp) ili nazivu (PageDown). Ukoliko je polje šifre prazno cjenovnik se automatski pozicionira na posljednju unesenu šifru.


124

Količina – broj se unosi ručno, Nabavna cijena – vrijednost ovog polja nije moguće mijenjati. Program automatski unosi vrijednost nabavne cijene određene ulaznom kalkulacijom, Marža – program automatski nudi vrijednost marže deklariranu veleprodajnom kalkulacijom ali dopušta korisniku da ovu vrijednost promijeni. Izmjenu je moguće provesti unosom procentualne ili apsolutne vrijednosti marže. Pri tome je dovoljno unijeti jednu od ove dvije vrijednosti dok će program drugu izračunati i prikazati automatski.

Napomena: kao što je detaljnije objašnjeno u nastavku poglavlja, minimalnu vrijednost marže koju korisnik može dodijeliti artiklu moguće je ograničiti u okviru servisa Cjenovnik. Ukoliko korisnik pokuša unijeti nižu vrijednost marže od one koja je deklarirana kao minimalna, program će u polje marža unijeti vrijednost minimalno dozvoljene marže.

Cijena bez PDV – novčani iznos koji predstavlja zbir nabavne cijene i marže. Odmah pri popunjavanju polja Šifra (tj. nakon što se programu specificira koji artikal se unosi u fakturu) program u ovo polje unosi vrijednost cijene određene veleprodajnom kalkulacijom. Također program automatski ažurira vrijednost ovog polja ukoliko se korisnik odluči da mijenja veličinu marže. Program omogućava i obrnutu vrijednost određivanja cijene – ona se može unijeti ručno i u tom slučaju će program promijeniti vrijednost marže kako bi nabavna cijena, marža i veleprodajna cijena bile u ravnoteži. Cijena sa PDV – predstavlja ukupnu cijenu i formira se dodavanjem PDV-a na cijenu koja je formirana kao zbir nabavne cijene i marže. Kao i u slučaju prethodnog polja, vrijednost koju aplikacija izračunava automatski je moguće ručno promijeniti nakon čega će se vrijednost Cijene bez PDV-a i marže promijeniti. Popust – vrijednost popusta koja se odobrava kupcu. Moguće ju je unijeti u procentualnom (prvo polje) ili u apsolutnom iznosu (drugo polje). Ukoliko prema kupcu nije određena poslovna politika program će ponuditi vrijednost ovog polja kao 0%. Ukoliko za kupca vrijedi određena politika, program će u ovo polje automatski unijeti vrijednost osnovnog popusta iz poslovne politike, Porez – polje u kojem je prikazana veličina poreza uračunata u cijenu. Vrijednost unesenu u polje nije moguće direktno mijenjati obzirom da je veličina poreza koja se pridružuje artiklu već određena pri unosu artikla u šifrarnik Artikli. U okviru obrasca sa slike 4.44. moguće je jedino specificirati da li će porez biti uračunat ili ne (odabirom odgovarajuće vrijednosti u posljednje polje Porezni tretman), Iznos – kao i prethodno polje, i ovo ne omogućava direktni unos vrijednosti. Prikazana vrijednost predstavlja proizvod cijene sa PDV-om za jedan proizvod i broja komada. Serijski broj i Garancija – neobavezna polja u koje je moguće unijeti vrijednost serijskog broja artikla i trajanje garancije koje se odobrava za proizvod.

Napomena: Klikom na tekst Ser.broj otvara se prozor koji služi da se odaberu artikli sa određenim serijskim brojevima. Ukoliko želite da imate pravilnu evidenciju serijskih brojeva unos morate raditi kroz ponuđene linkove. Ukoliko na dokumentu samo unesete serijski broj u predviđeno polje on se neće evidentirati za kasnije preglede.

Porezni tretman – polje čijim popunjavanjem korisnik odlučuje da li će u cijenu proizvoda biti uračunat porez ili ne. Rok trajanja – Ukoliko artikl koji se isporučuje ima rok trajanja unosom datuma u ovo polje definirate krajnji rok upotrebe. Ukupno – Novčani iznos za sve stavke uračunate u fakturu

Dio prozora označen naslovom Ukupno sadrži podatak o ukupnoj cijeni svih artikala koji su uneseni u fakturu. Unutar ovog dijela prozora prikazuje se i podatak o eventualnim popustima koji se dodjeljuju kupcu na osnovu poslovne politike i na osnovu iznosa fakture. Bitno je napomenuti da iznos prikazan u ovom polju ne uključuje PDV. Ukupan iznos koji uključuje i PDV

Veleprodaja

125

je označen sa "Za kupca", pozicioniran je na donjem centralnom dijelu prozora a prikazan plavom bojom. Zadnja prodaja partneru

Ovaj dio prozora prikazuje podatke o detaljima transakcije kojom je artikl koji se trenutno unosi u fakturu posljednji put prodat istom kupcu. Na ovaj način korisnik je u mogućnosti pratiti eventualne promjene u marži, popustima i ostalim relevantnim podacima u odnosu na prethodne transakcije. Trenutno raspoložive količine artikla

Donji desni dio prozora prikazanog na slici 4.44. sadržava izuzetno korisnu mogućnost ostvarivanja uvida u količine artikla prisutne u skladištima firme. Naime, kao što se vidi na slici 4.45. koja se fokusira na dio prozora sa slike 4.44. program daje mogućnost automatskog prijenosa određene količine artikla koji se unosi u fakturu iz ostalih skladišta firme ako skladište za čiju se robu kreira faktura ne posjeduje dovoljne količine proizvoda. U primjeru sa slike 4.44. u skladištu sa kontom 1310 raspoloživo je 30 jedinica artikla koji se unosi u fakturu. Obzirom da je količina koja se prodaje fakturom 40 jedinica, očigledno je da skladište 1310 ne posjeduje dovoljnu količinu. Uvid u raspoložive količine artikla u ostalim skladištima je također dat u donjem dijelu prozora i korisnik je u mogućnosti obilježavajući kućicu pored oznake skladišta automatski prenijeti potrebnu količinu artikla potrebnu za formiranje fakture. U primjeru sa slike 4.45. potrebna količina je 10 jedinica. Klikom na kućicu ispred oznake skladišta "1315" u koloni Prijenos program unosi veličinu prijenosa od 10 jedinica. Prihvaćanjem odabira i knjiženjem fakture program kreira i poseban dokument – Prijenosnicu, kojim se dokumentira prijenos artikala iz jednog skladišta u drugo.

Slika 4.45. Prijenos artikala između skladišta u cilju formiranja fakture

Dio prozora prikazan na slici 4.45. sadrži sve podatke relevantne za formiranje odluke o optimalnom transferu robe između skladišta: Naziv skladišta – konto kojim je skladište određeno Stanje – trenutna količina artikla u skladištu Ulaz – ukupna količina artikla čiji je unos u skladište evidentiran u još neproknjiženim kalkulacijama Rezervirano – količina artikla rezervirana unosom u predračune, Izlaz – ukupna količina artikla evidentirana u još neproknjiženim fakturama, Raspoloživo – raspoloživa količina artikla – uzima u obzir stanje, ulaz, rezervacije artikla i izlaz Prijenos – polje u kojem se prikazuje veličina prijenosa između skladišta


126

U primjeru sa slike 4.45. u skladište je (proknjiženim kalkulacijama) uneseno 50 jedinica artikla (Stanje). U koloni Ulaz, evidentirana je još neproknjižena kalkulacija kojom se u skladište unosi dodatnih 5 komada artikla. Također, postoje evidentirani predračuni za artikal pa se u koloni Rezervirano nalazi vrijednost 20. Neproknjiženim fakturama je evidentirana planirana prodaja 5 komada artikla pa je u koloni Izlaz prikazana vrijednost 5. Kolona Raspoloživo sumira podatke iz prethodnih kolona i sadrži vrijednost 30. Obzirom da se fakturom želi prodati 40 komada, iz ostalih skladišta je potrebno prenijeti 10 komada. Ovo je izvršeno klikom na kućicu lociranu ispred oznake skladišta "1315". Nakon toga je u koloni Prijenos za ovo skladište automatski evidentirana vrijednost 10 jer je program izračunao potrebnu vrijednost za kompletiranje fakture i istu prenio u skladište 1310.

Nakon unosa željenih artikala u fakturu, prelazi se na njeno štampanje a zatim i

knjiženje. Procedura štampanje se inicira odabirom opcije Printaj locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici 4.38. Kao rezultat, prikazuje se prozor za odabir parametara štampanja dokumenta, slika 4.46.

Slika 4.46. Opcije štampanja fakture

Kao što se vidi sa slike 4.46. za štampanje se može odabrati vrste dokumenta: Faktura, Faktura/Otpremnica, Ponuda, Garantni list, Narudžbenica (Kada se faktura printa kao narudžbenica onda se u podnaslovu kao veza prikazuje broj i datum fakture od koje je narudžbenica nastala), Otpremni list (kod odabira ove opcije ostavljena je mogućnost promjene naziva Otpremni list u neki drugi naziv), Faktura (valuta), Knjižna obavijest (u ovom slučaju na dnu fakture se pojavljuje linija „saglasan“), Faktura sa trošarinom i Izlazna kalkulacija. Stavke fakture mogu biti označene šifrom artikla, kataloškim brojem ili bar kodom, dokument može biti bez oznake ili sa oznakom Original ili Kopija. Korisniku je omogućeno da određuje da li će dokument sadržavati podatke o popustima, masi, zapremini, serijskom broju, primaocu, dodatni tekst (dodatni tekst se specificira u prozoru Moja firma) i rok trajanja, kao i mogućnost sortiranja artikala po nazivu, unosu ili šifri (unošenjem ili uklanjanjem štriha u odgovarajuće kućice) i Neto faktura (u ovom slučaju se ne prikazuju popusti nego samo krajnja cijena bez PDV-a i sa

Veleprodaja

127

uračunatim popustom) ili Gotovinska faktura (u ovom slučaju će cijene na faturi biti sa PDV-om).. Također, dokument može sadržavati memorandum što se određuje eksplicitnim dodavanjem ili uklanjanjem memoranduma firme (opcije Sa ili Bez memoranduma) ili korištenjem opcije Predefinirano koja koristi korisnikov izbor za prikazivanje memoranduma iz menija Osnovni menu – Lične postavke.

Nakon štampanja fakture, istu je moguće knjižiti odabirom opcije Knjiži. Kao rezultat prikazuje se prozor za odabir opcija knjiženja, prikazan na slici 4.47.

Slika 4.47 Proces knjiženja veleprodajne fakture

Prozor za knjiženje je podijeljen u dva dijela: lijevi i desni. Lijevi dio prikazuje listu neproknjiženih faktura. Označavanjem kućica ispred fakture odlučuje se koje je fakture potrebno knjižiti. U jednom koraku je moguće knjižiti više faktura. Desni prikazuje osnovne podatke fakture: Vrstu naloga, Broj/Datum i Kurs. Nadalje, prozor sadržava tri grupe opcija za podešavanje procesa knjiženja.

Unutar prve grupe opcije potrebno je odabrati opciju jednu od ponuđenih opcija knjiženja: Sa prijenosom u dnevnik knjiženja Glavne knjige (transakcija se unosi u pripremu unutar glavne knjige te ju je za završavanje procesa knjiženja potrebno knjižiti i u okviru glavne knjige), Direktan prijenos u glavnu knjigu (transakcija se knjiži u potpunosti te će se i unutar glavne knjige nalaziti u grupi proknjiženih transakcija) ili Prijenos samo na kartice (opcija koja knjiženje vrši samo unutar veleprodaje – transakcija se ne pojavljuje unutar glavne knjige, opcija koja se koristi za podešavanje početnog stanja).

Unutar druge grupe opcija potrebno je specificirati da li se eventualne promjene cijena unesene u fakturu trebaju evidentirati u cjenovniku.

Treća grupa opcija sadrži polja u kojim je potrebno odabrati vrstu naloga, Broj/Datum (program broj i datum dodjeljuje automatski ali je korisniku omogućena njihova eventualna izmjena) te Kurs korišten među valutama u fakturi.

Nakon podešavanja polja obrasca proces knjiženja se provodi odabirom opcije Knjiži.

Napomena: Na glavnom prozoru na slici 4.37, moguće je desnim klikom na fakturu na lijevoj strani prozora dobiti meni koji prikazuje dvije kratice:

- Evidencija serijskih brojeva (unos serijskih brojeva artikala za sve artikle u toj fakturi) i

- Kopiranje faktura (kopiranje označene fakture u novu).


128

Servisi

Meni Veleprodaja pored alata za kreiranje narudžbi, kalkulacija, predračuna i faktura sadrži i niz veoma korisnih servisa koji omogućuju automatizaciju obavljanja poslova vezanih za veleprodaju. Ovi servisi obuhvaćaju inventure, revalorizacije, prijenosnice, cjenovnik, definiranje skladišta, ostale dokumente, ambalažu i kopiranje dokumenata. Servis definiranja skladišta je obrađen na početku poglavlja obzirom da je to neophodan preduslov za rad sa ostalim elementima veleprodaje. Ostali servisi će biti analizirani u nastavku ovog poglavlja. Inventura

Ovaj servis omogućuje automatizaciju inventurnog procesa. Pokretanjem opcije Veleprodaja – Servisi – Inventura na ekranu se prikazuje prozor prikazan na slici 4.48.

Slika 4.48. Osnovni prozor za rad sa inventurama

Lijevi dio prozora sadrži listu definiranih skladišta za koje je moguće raditi inventure te pojedinačnih inventura grupisanim prema skladištima. Desni dio prozora prikazuje detaljnije informacije o objektu selektiranom na lijevom dijelu prozora. Na primjeru sa slike 4.48. na lijevom dijelu prozora selektirano je skladište pa kao rezultat toga desni dio prozora sadrži informacije o broju inventura za selektirano skladište te opcije za kreiranje novih inventura i štampanje lista inventura. Ukoliko je na lijevoj strani selektirana pojedinačna inventura, desna strana prozora će sadržavati detaljnije informacije o toj inventuri. Ove informacije uključuju zaglavlje koje se sastoji od Broja inventure, Datuma i Napomene te informacije o stavkama inventure – artiklima. Procedura pokretanja nove inventure pokreće se odabirom opcije Novi prikazane na prozoru sa slike 4.48. Kao rezultat, pojavljuje se prozor za specifikaciju artikala koji se žele uključiti u inventuru. Ovaj prozor prikazan je na slici 4.49.

Veleprodaja

129

Slika 4.49. – Prozor za selekciju artikala radi uključivanja u inventuru

Redukcija ukupne liste artikala se može vršiti filtriranjem preko tri ponuđena polja: Šifre artikla, Naziva i Grupe. Redukcija se izvodi tako što se pri unosu u polja za redukciju sadržaj liste smanjuje za sve unose koje ne zadovoljavaju postavljeni uslov. Npr. ukoliko se u polje za redukciju prema nazivu artikla unese slovo "C" lista artikala će reducirati samo na artikle čije je početno slovo "C". Unosom sljedećeg slova lista će se dodatno reducirati. Redukcija prema grupi ili šifri se bazira na istom principu – unos svakog slova ili broja u polje za redukciju smanjuje listu artikala samo na one artikle čija grupa ili šifra počinju sa zadanim slovom ili brojem. Primjer redukcije liste prema nazivu grupe kojoj artikli pripadaju je dat na slici 4.50. U polje za redukciju je uneseno slovo "h" pa je lista reducirana samo na one artikle čija grupa počinje slovom "h". U primjeru sa slike ovaj uslov zadovoljava samo grupa artikala "Hard diskovi".

Slika 4.50. Primjer redukcije liste artikala za inventuru

Polja za redukciju liste proizvoda


130

Odabir artikala se može vršiti i ručno odabirom kućice ispred polja šifra svakog pojedinog artikla. Ukoliko se svi artikli sa liste žele selektirati ili deselektirati označava se ili poništava kućica ispred opcije "Selektiraj sve sa liste"

Nakon definiranja liste artikala, kreiranje inventure se vrši odabirom opcije Prihvati na prozoru sa slike 4.49. Program kreira inventuru te istu prikazuje na prozoru prikazanom na slici 4.51.

Slika 4.51. Prozor za dodatno podešavanje zaglavlja i stavki inventure

Prema preporučenoj proceduri, u sljedećem koraku je potrebno inicirati štampanje Inventurne liste odabirom opcije Printaj – Inventurna Lista. Inventurna lista predstavlja dokument u koji ovlaštene osobe nakon pregleda stanja skladišta unose stvarne količine artikala pohranjene u skladištu. Izgled inventurne liste je dat na slici 4.52. Nakon ručnog popunjavanja inventurne liste vrše se modifikacije u stavkama inventure korištenjem opcije Izmjeni, locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike 4.51. Kao odgovor na odabir ove opcije, prikazuje se prozor u kojem je korisniku omogućeno da unese vrijednosti Inventurnog stanja. Nakon što su sve stavke inventure usklađene sa vrijednostima unesenim na inventurnu listu prelazi se na štampanje Inventure. Inventura prikazuje knjigovodstvene i inventurne veličine te razliku između ovih veličina. Primjer izgleda inventure dat je na slici 4.53.

Veleprodaja

131

Slika 4.52. Primjer izgleda inventurne liste

Slika 4.53. Primjer izgleda dokumenta inventure Nakon štampanja inventure istu je potrebno knjižiti. Procedura knjiženja pokreće se odabirom istoimene opcije na prozoru sa slike 4.51. Da bi se proces knjiženja proveo potrebno je još podesiti parametre knjiženja odabirući koje će se sve ponuđene inventure knjižiti te definirajući: 1) tip:

a) Sa prijenosom u dnevnik knjiženja glavne knjige – inventura se prenosi u pripremu glavne knjige gdje je potrebno dovršiti proces knjiženja

b) Direktan prijenos u glavnu knjigu – inventura se proknjižava i u glavnoj knjizi c) Prijenos samo na kartice – inventura se ne prenosi u glavnu knjigu. Podaci o inventuri

će se koristiti samo u okviru veleprodajnog menija. 2) Stanje cjenovnika:

a) Ažuriranje cijena u cjenovniku u skladu sa izvršenim izmjenama, b) Ne mijenjanje cijena u cjenovniku

3) vrstu naloga - odabire se jedna od ponuđenih veličina iz šifrarnika Vrste naloga 4) Broj i datum – program automatski unosi preporučene vrijednosti ali je korisniku omogućeno

da ih mijenja prema potrebi i 5) Kurs valuta uključenih u inventuru

Podešavanjem parametara i odabirom opcije Knjiži završava se procedura knjiženja inventure.


132

Revalorizacija Servis Revalorizacija omogućava brz postupak evidentiranja promjene nabavne cijene

artikala. Sve promjene cijena koje program evidentira uključuju se u revalorizaciju pri čemu se revalorizacija trenutne cijene artikala podešava u skladu sa cijenama po kojim je artikal posljednji put nabavljen. Pri izradi revalorizacije, moguće je vršiti selekciju artikala na koje će se revalorizacija odnositi. Program će reducirati selekciju samo na one artikle kod kojih je zabilježena nabavka po različitim cijenama.

Upotreba revalorizacija se može objasniti na sljedećem primjeru: firma nabavlja

računar po nabavnoj cijeni od 1.000,00 KM. U periodu od 6 mjeseci ne uspijeva da proda taj računar koji zbog toga ostaje na skladištu. Nakon 6 mjeseci firma nabavlja još jedan identičan računar (identičnih performansi kao i prvi računar) kojem je sada nabavna cijena (obzirom da su se u prethodnom periodu pojavili još brži računari) samo 600,00 KM. Obzirom da se skladište vodi po prosječnim nabavnim cijenama, prosječna nabavna cijena kojom je zaduženo veleprodajno skladište je 800,00. Obzirom da nije realno da će se računari uspjeti prodati po cijeni koja bi se izvela iz nabavne cijene od 800,00 KM revalorizacija se koristi da se nabavna cijena za oba računara promijeni na 600,00 KM.

Sljedeći niz slika ilustrira gore opisanu proceduru:

Slika 4.54. Osnovni prozor za izradu i izmjene revalorizacija

Osnovni prozor za izradu revalorizacija sadrži listu veleprodajnih skladišta za čije artikle se može raditi revalorizacija i opcije za kreiranje nove i štampanje liste postojećih revalorizacija.

Veleprodaja

133

Slika 4.55. Prozor za odabir liste artikala koji se žele uključiti u revalorizaciju

Listu artikala prikazanu na slici 4.55. moguće je reducirati unosom odgovarajućih vrijednosti u polja za redukciju koja su smještena neposredno iznad liste i koja omogućuju redukciju prema šifri, nazivu artikla i nazivu grupe artikala. Polje "Selektiraj sve sa liste" omogućuje automatsku selekciju i deselekciju svih artikala uključenih u prikazanu listu

Slika 4.56. Kreirana revalorizacija


134

Prozor sa slike 4.56. prikazuje revalorizaciju kreiranu odabirom opcije Prihvati na

prozoru sa prethodne slike (4.55). Kao što se vidi sa slike, program je automatski reducirao listu artikala sa slike 4.55. na samo jedan artikal obzirom da je samo za taj artikal detektirana promjena u cijeni. Prozor također omogućava dodatno podešavanje parametara i u zaglavlju (Broj, Datum, Napomena) i u stavkama revalorizacije (Šifra, Nova nabavna cijena).

Slika 4.57. Izgled dokumenta "Zapisnik o promijeni cijena" kreiranog na osnovu revalorizacije

U narednom koraku potrebno je odštampati dokument Zapisnik o promjeni cijena, odabirom opcije Štampaj na prozoru sa slike 4.56. Izgled dokumenta prikazan je na slici 4.57.

Nakon štampe, preostalo je još knjiženje revalorizacije koje se izvodi odabirom opcije Knjiži na prozoru prikazanom na slici 4.56. Odabir ove opcije rezultira u prikazu standardnog prozora za knjiženje u kojem je moguće specificirati vrstu knjiženja i u kojem se unosi vrsta, broj i datum naloga za knjiženje.

Provođenjem procedure knjiženja zaokružuje se procedura revalorizacije nabavne cijene artikala. Prijenosnice

Cilj servisa Prijenosnice je ažuriranje stanja skladišta u slučajevima kada se određene količine artikala prenose iz jednog u drugo skladište firme. Kao što je već pokazano u okviru rada sa fakturama, ukoliko je to potrebno, prijenos robe iz jednog u drugo skladište moguće je izvesti automatski prilikom izrade fakture. Istu proceduru moguće je izvršiti i bez vezivanja za konkretnu fakturu upotrebom ovog servisa. Pri tome treba obratiti pažnju na to da će se svi transferi artikala iz jednog u drugo skladište inicirani fakturama evidentirati u okviru ovog servisa u obliku proknjiženih prijenosnica.

Korisnik je zakonom obavezan da prijenosnice čuva i u pisanoj formi te je zbog toga sve prijenosnice bez obzira da li su izrađene radom sa fakturama ili direktno korištenjem ovog servisa potrebno štampati.

Veleprodaja

135

Slika 4.58. Osnovni prozor za rad sa prijenosnicama sa prikazom proknjiženih dokumenata

Slika 4.58. prikazuje osnovni prozor za rad sa prijenosnicama kod koga je (odabirom opcije Proknjiženo u donjem lijevom uglu prozora) lista ograničena na proknjižene prijenosnice. U konkretnom primjeru sa slike, pri izradi fakture, skladište označeno brojem konta 1310 nije posjedovalo dovoljnu količinu artikla pa je dodatnih 10 jedinica preneseno sa skladišta označeno kontom 1315. Knjiženjem te fakture kreirana je i proknjižena i odgovarajuća prijenosnica koju je da bi se procedura završila u potpunosti potrebno štampati. Opcije kreiranja novih i izmjene postojećih zaglavlja i stavki nisu omogućene obzirom da se radi o listi proknjiženih prijenosnica.

Ukoliko se želi kreirati nova prijenosnica neovisno od faktura, polje Proknjiženo u donjem lijevom uglu prozora sa slike 4.58. je potrebno ugasiti. Kao rezultat, vidljiva je lista prijenosnica u pripremi (prijenosnice koje još nisu proknjižene) a opcije izrade novih i izmjene postojećih zaglavlja i stavki postaju dostupne.

U okviru procedure kreiranja prijenosnice u prvom koraku se definira zaglavlje (opcija Novi locirana u gornjem desnom uglu prozora) popunjavanjem polja Broj, Datum, Sa konta, Na konto i Napomena nakon čega se prelazi na unos podataka o stavkama – artiklima koji su predmet prijenosa (opcija Novi u donjem desnom uglu prozora). Ovi podaci obuhvaćaju Šifru artikla i Količinu. Nakon unosa, prijenosnicu je potrebno štampati i proknjižiti. Ovim se završava procedura evidentiranja prijenosa artikala iz jednog u drugo skladište firme.


136

Naredne slike ilustriraju proces kreiranja nove prijenosnice.

Slika 4.59. Unos podataka u zaglavlje prijenosnice

Odabirom opcije Novi locirane u gornjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 4.58. aktivira se prozor za unos podataka u zaglavlje prijenosnice: Broj dokumenta, Datum, Sa konta (oznaka konta skladišta sa kojeg se artikli uzimaju), Na konto (oznaka konta skladišta u koje se artikli upućuju) i Napomena. Potrebno je još specificirati i podatak koja je cijena mjerodavna za zaduženje: cijena po cjenovniku ili cijena iz skladišta sa kojeg se vrši prijenos, kao i odabrati jednu od tri opcije za formiranje cijena. Unos u polje napomene je moguće provesti direktnim unosom u polje ili odabirom neke od standardnih napomena pohranjenih u šifrarniku napomena. Pozivanje šifrarnika izvršava se klikom na riječ Napomena lociranu neposredno pored polja i prikazanu plavom bojom. Nakon unosa i snimanja zaglavlja prelazi se na unos podataka o stavkama prijenosnice, odabirom opcije Novi locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike 4.58.

Veleprodaja

137

Slika 4.60. Prozor za unos podataka o stavkama prijenosnice

U prozoru za unos podataka o stavkama prijenosnice (prikazanog na slici 4.60.) potrebno je unijeti samo dva podatka: šifru artikla i količinu koja se prenosi a na raspolaganju je i mogućnost unosa dodatnog teksta – aplikacija automatski nudi dodatni tekst koji je kao takav naveden za odabrani artikl u šifrarniku artikala. Pored ovih podataka, prozor prikazuje usporedne podatke o nabavnoj cijeni, marži, porezu i cijeni predmetnog artikla u polaznom i odredišnom skladištu.

Slika 4.61. Prijenosnica

Nakon unosa podataka, formular prijenosnice se štampa odabirom istoimene opcije locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici 4.58. Pored obrasca Prijenosnice, na raspolaganje za štampu su i obrasci Labele, Kalkulacija/Prijenosnica, Otpremnica/Prijenosnica i Labele (Samo nove) – za printanje labela za artikle koji su imali cijenu nula (0).

Za direktno printanje tri dokumenta (Kalkulacija/Prijenosnica, Prijenosnica i Labele) može se koristiti kratica na tastaturi CTRL+Shift+P, da ne bi morali tri puta pozivati print i birati ove dokumente.

Nakon štampanja formulara, prijenosnicu je potrebno proknjižiti. Procedura knjiženja se pokreće odabirom opcije Knjiži također locirane u donjem lijevom uglu prozora sa slike 4.58.


138

Procedura knjiženja se provodi popunjavanjem standardnog formulara za knjiženje, prikazanog na slici 4.47.

Napomena: Kod knjiženja Prijenosnica, lista se inicijalno popunjava samo dokumentima koji imaju isto dolazno skladište kao odabrano. Zbog toga je dodana opcija Prikaza svih dokumenata na listi (kao kod knjiženja Faktura).

Pored ovog načina, postoji mogućnost i kreiranja prijenosnice opcijom Servisi. Ova opcija daje tri mogućnosti (na slici 4.61.a): - Dodavanje količina koje nedostaju na dolazno skladište sa polaznog skladišta za

sve artikle kojima je stanje manje od nula (0) - Pražnjenje polaznog skladišta - Pravljenje prijenosnice iz postojeće proknjižene kalkulacije

Za sve opcije Servisa potrebno je prethodno definisati zaglavlje prijenosnice.

Slika 4.61.a Prozor za odabir automatskih Servisa za prijenosnice Cjenovnik

Servis Cjenovnik omogućava centralizirano vođenje evidencije i unošenje izmjena vezanih za cijene artikala. Također, cjenovnik sadržava veći broj pod-servisa za automatizaciju različitih poslova vezanih za određivanje i mijenjanje cijena.

Veleprodaja

139

Slika 4.62. Osnovni prozor servisa Cjenovnik

Osnovni prozor cjenovnika (prikazan na slici 4.62.) sastoji se od tri osnovna dijela (pod-prozora): Lista skladišta sa podjelom artikala prema kategorizaciji iz šifrarnika Kategorije i grupe

Artikala (lijeva strana prozora), Lista artikala za skladište/kategoriju selektiranu na desnoj strani prozora sa osnovnim

podacima za svaki artikal (centralni dio prozora). Odabirom kategorije koja pripada nekom skladištu, prikaz artikala u centralnom dijelu prozora se reducira samo na one artikle koji pripadaju odabranoj kategoriji i koji se nalaze u odabranom skladištu.

Lista dostupnih opcija i komandi (desni dio prozora). Cijenu artikla je moguće formirati na dva načina: unosom odgovarajućih podataka pri

izradi veleprodajne kalkulacije ili direktnim unosom podataka u servis cjenovnika. Podaci vezani za formiranje cijene a specificirani u veleprodajnoj kalkulaciji automatski se evidentiraju u cjenovniku. Ukoliko je ove podatke potrebno promijeniti a izmjene evidentirati u cjenovniku željeni artikal se selektira u centralnom dijelu prozora a zatim odabire opcija Izmijeni. Kao rezultat, prikazuje se prozor za unos/izmjenu podataka relevantnih za cijenu proizvoda, prikazan na slici 4.63.

NAPOMENA: Kada se cjenovnik artikala i usluga štampa sa nivoa proizvođača onda se njegov naziv prikazuje na vrhu izvještaja.


140

Slika 4.63. Prozor za izmjenu podataka relevantnih za cijenu proizvoda

Prozor za izmjenu podataka relevantnih za cijenu proizvoda (prikazan na slici 4.63.) sastoji se od četiri glavna dijela: Osnovni set podataka sadrži vrijednosti: Nabavne cijene, Marže – koju je moguće mijenjati specificiranjem procentualne ili apsolutne vrijednosti, Cijene bez PDV – koja predstavlja zbir nabavne cijene i marže Poreza – vrijednost poreza u ovom prozoru nije moguće mijenjati, Cijene sa PDV – kao zbir nabavne cijene i marže uvećan za vrijednost poreza, popusta – u procentualnom iznosu, cijene sa popustom (bez i sa PDV-a) – ove iznose nije moguće direktno mijenjati već samo

izmjenom elemenata koji učestvuju u njihovim kalkulacijama (nabavna cijena, marža) Drugi set podataka obezbjeđuje definiranje vremenskog perioda u kojem važi popust

određen u prethodnom setu. Vremenski period se specificira unosom početnog i krajnjeg datuma važenja popusta.

Naredni set podataka sadrži polja: Minimalna marža – popunjavanjem polja minimalna marža, određuju se granice do kojih uposlenici firme zaduženi za izradu faktura mogu smanjivati cijenu proizvoda. Ukoliko uposlenik unese iznos marže manji od minimalno dozvoljenog ili cijenu proizvoda koja zahtijeva snižavanje marže ispod minimalne granice, cijena proizvoda će se smanjiti do vrijednosti koja predstavlja zbir nabavne cijene i minimalne marže. Unos niže cijene neće biti omogućen. Ukoliko nije potrebno postavljati graničnu minimalnu vrijednost marže u polju minimalna marža se ostavlja vrijednost 0,00 Minimalna količina – minimalna količina artikla koja mora biti prisutna u skladištu Maksimalna količina – maksimalna količina artikla koja može biti prisutna u skladištu Atraktivan od – datum od kojeg se artikal smatra naročito atraktivnim i kao takav dobiva poseban tretman na web stranici firme, Atraktivan do – datum do kojeg se artikal smatra naročito atraktivnim i nakon kojeg gubi posebni tretman na web stranici firme,

Posljednji set podataka sadrži podatke o dodatnim troškovima koji se uračunavaju ukoliko firma preuzima i isporuku proizvoda. Set uključuje podatke o primarnim, sekundarnim i ekspresnim troškovima isporuke. U ovaj set podataka je smještena i opcija "Aktivan" koja reguliše pojavljivanje artikla u ostalim modulima aplikacije. Ukoliko se artikl u cjenovniku označki kao pasivan (neaktivan) za njega se ne mogu kreirati fakture, veleprodajne kalkulacije niti bilo koji drugi dokument.

Veleprodaja

141

Podservisi cjenovnika

Rad sa cjenovnicima, pogotovo u firmama čiji cjenovnici sadrže veliki broj stavki, može predstavljati obiman zadatak. Značajan broj polja koje je potrebno specificirati za svaki proizvod zahtijeva odvajanje i značajnih ljudskih resursa za provođenje ovog zadatka. Kako bi se ovaj zadatak učinio lakšim, program uključuje set servisa koji automatiziraju unos pojedinih podataka ili setova podataka u cjenovnik. Nakon odabira opcije Servisi dostupne na prozoru prikazanom na slici 4.62. prikazuje se prozor za odabir željenog servisa (slika 4.64.)

Slika 4.64. Prozor za odabir željenog servisa cjenovnika

Zajednički (naredni) element servisa je način filtriranja artikala na koje će se promjene odnositi. Korisniku je omogućeno da ukupnu listu artikala reducira samo na potrebne artikle korištenjem nekoliko načina filtriranja. Prozor za filtriranje je prikazan na slici 4.65.


142

Slika 4.65. Prozor za filtraciju artikala na koje će se odnositi promjene uzrokovane servisima

Filtriranje artikala se izvodi reduciranjem seta artikala unosom odgovarajućih vrijednosti u polja za filtriranje koja se nalaze neposredno iznad liste. Filtriranje je moguće izvesti prema šifri, nazivu i/ili grupi kojoj artikal pripada. Dodatno, filtrirana lista se može dodatno reducirati gašenjem kućica lociranim neposredno ispred šifre svakog pojedinog artikla.

Marža Marža je servis kojim se za odabrane artikle automatski mijenja postotak marže. Artikli

kojima je određena minimalna marža, pridržavat će se tog ograničenja prilikom izvršavanja servisa. Upotreba servisa marže pruža mogućnost filtriranja artikala za koje se žele izvršiti promjene. Nakon toga potrebno je upisati novu vrijednost marže te odabrati način zaokruživanja krajnjih cijena. Ponuđene su opcije Po obračunu odnosno bez zaokruživanja, Zaokruženje na jednu decimalu i Zaokruženje na vrijednosti .00, .25, .50, .75.

Popust Popust je servis kojim se za odabrane artikle automatski dodaje popust (izražen u

procentima). U prvom koraku dostupan je prozor za filtriranje artikala koji će biti obuhvaćeni izmjenama dok se u drugom koraku odabire procentualna vrijednost popusta, način zaokruživanja krajnjih cijena i datume od i do kojih je popust aktivan.

Promjene cijena Ovaj servis omogućuje automatsku promjenu cijena za odabrane artikle koristeći

postotak promijene cijene. Artikli kojima je određena minimalna marža, pridržavat će se tog servisa tako da im nije moguće smanjiti cijenu ispod tog ograničenja. Ukoliko je potrebno smanjiti aktualne cijene u polje postotka se unosi negativna vrijednost. U prvom koraku se vrši filtriranje artikala na koje će se izmjene odnositi a u drugom koraku se unosi postotak promjene i odabire način zaokruživanja krajnjih cijena.

Određivanje minimalna marže Servis minimalne marže služi za određivanje postotka marže ispod kojeg artikal ne

može ići u prodaju. Ovaj servis provjerava trenutnu maržu za sve odabrane artikle i za one artikle

Veleprodaja

143

kod kojih je marža manja od minimalne povećava je na tu vrijednost i time mijenja cijenu artikla. U prvom koraku se vrši filtriranje artikala na koje će se odnositi promjene dok se u drugom koraku unosi vrijednost minimalne marže i način zaokruživanja krajnje cijene artikala.

Atraktivni artikli Ovaj servis služi za određivanje vremenskog perioda u kom se određeni artikli smatraju

naročito atraktivnim. Ukoliko se koriste opcije web prodavnica ovi artikli će se na web stranicama pojavljivati na posebnim oglasnim mjestima. U prvom koraku se vrši filtriranje seta artikala na koje će se promjene odnositi dok se u drugom koraku određuje period atraktivnosti unosom početnog i krajnjeg datuma. Drugi korak sadrži mogućnost prijenosa promjena na sva skladišta (a ne samo na ono u kojem se trenutno nalazimo)

Troškovi isporuke (j/m) Ovaj servis omogućuje automatsko definiranje troškova isporuke koji će se za odabrane

artikle obračunavati po jedinici mjere. Troškovi se unose u procentima i važe za sve odabrane artikle. Primarni troškovi se obračunavaju za najskuplji artikal u narudžbi dok se sekundarni artikli obračunavaju za sve ostale artikle u narudžbi. Ekspresni troškovi predstavljaju postotak povećanja troškova ukoliko se zahtijeva ekspresna isporuka. U prvom koraku se vrši filtriranje seta artikala kojima će se pridružiti vrijednosti troškova dok se u drugom koraku specificiraju njihove vrijednosti. Moguće je odabrati i opciju kojim se servis primjenjuje samo na trenutno ili na sva skladišta.

Eksport slika artikala u folder Ovaj servis služi za pripremanje slika artikala koje je potrebno objaviti na web

stranicama. Nakon eksporta, slike će se nalaziti u folderu \ExportSlika ispod radnog foldera aplikacije.

Kopiranje cijena Ovaj servis omogućuje automatsko kopiranje vrijednosti cijena iz jednog skladišta u

druga. U prvom koraku određuje se lista artikala čije će se cijene kopirati, a zatim se odabire skladište u koje se cijene kopiraju. Eventualno postojeće cijene u skladištu – destinaciji ovog servisa će biti prebrisane novim cijenama.

Eksport za deklaracije Ovaj servis omogućava pripremu podataka za štampanje deklaracija u nekom od popularnih programa za naljepnice. Nakon odabira željenih artikala prikazuje se prozor za snimanje datoteke u csv formatu (comma separated values).

Aktiviraj/deaktiviraj Servis omogućava brzu aktivaciju/deaktivaciju željenih artikala. Kao što je već rečenu u okviru ovog poglavlja, deaktivirani artikli se ne mogu koristiti u ostalim modulima aplikacije (fakture, predračuni i sl.)

Prozor Cjenovnika (prikazan na slici 4.62.), upotrebom opcije Printaj, koja je smještena u donjem desnom uglu prozora, omogućava štampanje tri vrste formulara:

Cjenovnika (slika 4.66.a), Kataloga (slika 4.66.b.), i Labela (slika 4.66.c)


144

Slika 4.66.a. Cjenovnik artikala u veleprodaji

Slika 4.66.b. Katalog proizvoda u veleprodaji

Veleprodaja

145

Slika 4.66.c. Labele artikala u veleprodaji

Prilikom štampanja obrasca Cjenovnika, moguće je njegov izgled dalje prilagođavati

trenutnim potrebama odabirom ili isključivanjem dodatnih polja: Kataloški broj, Bar kod (prikazuje se prvi uneseni bar kod za artikle), Prikaži sa cijenom nula, Samo aktivne, Sort po šifri, Pakovanje.

Moguće je i printanje cjenovnika od datuma pojavljivanja. Ovo je korisno za printanje cjenovnika novih artikala.

Katalozi i labele iz cjenovnika se printaju samo za one artikle koji se vide na trenutnom ekranu. Ostali dokumenti

Iako servisi opisani u prethodnom dijelu poglavlja pružaju mogućnost za obradu najvećeg broja operacija aplikacija sadrži i servis čiji je cilj omogućavanje kreiranja dodatnih dokumenata a prema konkretnim potrebama korisnika. Korištenje ovog servisa se ne preporučuje u slučajevima kada je potrebne poslove moguće obaviti nekim od već opisanih servisa. Procedura kreiranja bilo kog iz grupe koja se može nazvati Ostali dokumenti pokreće se odabirom istoimene opcije dostupne sa menija Veleprodaja – Servisi. Željeni dokument se kreira za odabrano skladište nakon čega je potrebno obezbijediti podatke za zaglavlje i stavke dokumenta. Zaglavlje sadrži podatke Broj, Datum, Tip dokumenta, Napomena i Obračunska jedinica. Za stavke je potrebno specificirati:

Šifru artikla, Nabavnu cijenu, Ulaz, Izlaz, Duguje, i Potražuje.

Pored navedenih polja čiji unos se očekuje od korisnika, obrazac (bez mogućnosti

unošenja izmjena) prikazuje i podatak minimalne marže.

Slika 4.67. Unos stavki za dokumente iz grupe ostalih


146

Nakon unosa željenih stavki, dokument se štampa, pri čemu se kao naslov dokumenta

koristi vrijednost unesena u polje Tip dokumenta te zatim knjiži. Prilikom knjiženja potrebno je ispuniti standardni prozor za knjiženje u kojem se odabire način knjiženja, utjecaj dokumenta na cjenovnik (ažuriranje cijena u cjenovniku ili ne) vrsta, broj i datum naloga.

Kao primjer korištenja opcije Ostali dokumenti može poslužiti unos početnog stanja koje se provodi samo prilikom prvog korištenja programa. U ovom slučaju se preporučuje unos sljedećih vrijednosti u zaglavlje dokumenta: Broj dokumenta – 00001 Datum – Prvi januar tekuće godine ili datum kada se uvodi početno stanje Tip dokumenta – Početno stanje (ili sl.) Kod unosa artikala važno je upisati: nabavnu cijenu, i količina ulaza (vrijednost ulaza /Duguje/ će se izračunati sama).

Nakon završetka unosa, dokument je potrebno štampati a zatim proknjižiti. Kod knjiženja je važno odabrati opciju Prijenos samo na kartice jer će se početno stanje veleprodaje unijeti kroz unos početnog stanja direktno u glavnu knjigu. Također, prilikom knjiženja je (ukoliko cijene u cjenovniku već nisu formirane) bitno upaliti opciju Ažuriraj cijene u cjenovniku. Vrijednost kursa pri knjiženju se ostavlja na ponuđenih 1,00000 ili mijenja ako je potrebno voditi skladište i u drugoj valuti. Bitno je napomenuti da broj dokumenta za početna stanja na različitim menijima (veleprodaja, maloprodaja, itd.) treba biti različit (npr. početno stanje u veleprodaji dobija broj dokumenta 00001, u maloprodaji 00002, itd.) Ambalaža Inicijalni prozor servisa za vođenja ambalaže prikazan je na slici 4.68.

Slika 4.68. Osnovni prozor za rad sa ambalažom

Veleprodaja

147

Na prikazanom prozoru dostupne su opcije za automatsko (Servisi) i ručno (Novi) kreiranje dokumenata ambalaže. Nakon odabira opcije Novi prikazuje se prozor za unos podataka vezanih za zaglavlje dokumenta. Ovaj prozor je prikazan na slici 4.69.

Slika 4.69. Prozor za unos podataka za zaglavlje dokumenta Na prozoru sa slike 4.69. potrebno je unijeti sljedeće podatke: Narudžba – šifra narudžbe, aplikacija automatski nudi sljedeći redni broj koji je ručno

moguće promijeniti Datum – aplikacija automatski nudi trenutni datum, koji je ručno moguće promijeniti Partner – šifra partnera pohranjena u šifrarniku (korištenjem "+ Enter" kratice moguće je

šifru partnera odabrati iz šifrarnika) Obračunska jedinica firme Napomena – moguće ju je unijeti ručno ili odabrati iz šifrarnika napomna (klikom na plavo

obojenu riječ Napomena) Nakon unosa ovih podataka zaglavlje dokumenta se snima odabirom istoimene opcije u donjem desnom uglu prozora sa slike 4.69. nakon čega se prelazi na unos stavki, odabirom opcije Novi smještene u donjem desnom uglu prozora sa slike 4.70. Izgled prozora za unos stavki dokumenta je prikazan na slici 4.71.


148

Slika 4.69. Prozor za rad sa dokumentima ambalaže nakon unosa podataka o zaglavlju dokumenta

Slika 4.70. Prozor za unos stavki dokumenta ambalaže

Veleprodaja

149

Prozor sa slike 4.70 sadrži tri polja. U prvo polje se unosi šifra ambalaže (kako je specificirana u šifrarniku ambalaže). Polje je moguće popuniti ručno ili odabirom vrijednosti iz šifrarnika (kratica "+ Enter"), a u naredna polja vrijednost (količina) ulaza ili izlaza ambalaže. Kopiranje dokumenata Servis se koristi za pojednostavljenje kreiranja faktura/predračuna sličnih već rađenim fakturama/predračunima. U tom slučaju se već kreirani dokument kopira u pripremu, u njega unesu potrebne izmjene te zatim knjiži. Prilikom kreiranja kopije dokumenta, na kopiju se unosi današnji datum a ista se smješta u pripremu (među neproknjižene fakture/predračune). Procedura korištenja ovog servisa odnosno kreiranja kopije se izvodi čarobnjakom. U prvom prozoru čarobnjaka od korisnika se očekuje informacija da li će se kopirati faktura ili predračun. Nakon odabira željene opcije na sljedeći prozor čarobnjaka se prelazi odabirom opcije Dalje pozicionirane na dnu prozora. Sljedeći prozor daje pregled svih faktura ili predračuna (u zavisnosti od odabira opcije na prvom prozoru čarobnjaka) bilo da su proknjižene ili ne. U ovom prozoru je potrebno odabrati konkretnu fakturu / predračun koji se želi kopirati te potvrditi odabir klikom na opciju Prihvati. Procedura se može okončati bez kreiranja kopije odabirom opcije Otkaži. Također, ukoliko je potrebno promijeniti unos u prethodni prozor čarobnjaka na isti se moguće vratiti korištenjem opcije Nazad. Uprosječenje nabavnih cijena Inicijalni prozor za rad je prikazan na slici 4.70.a

Slika 4.70.a Prozor za Uprosječenje nabavnih cijena Odabirom skladišta za koja se treba uraditi uprosječenje nabavnih cijena i odabirom opcije Snimi se pokreće servis koji sve proknjižene dokumente obrađuje hronološki te popravlja nabavne cijene.


150

Izvještaji Modul veleprodaje sadrži grupu od dvadesettri tipska izvještaja za praćenje rada. To su izvještaji:

Brza kartica artikla, Lager lista, Kartice robe, Artikli po proizvođaču, Artikli po tarifi, Nalozi knjiženja, Minimum Maksimum, Stare zalihe, Ulazi po dobavljačima, Prodaja po kupcima, Promet faktura, Promet kalkulacija, Ostali dokumenti, Prodaja po regijama, Fakture zbirno, Trošarina za period, Promet svih dokumenata, Fakture po načinu plaćanja, Trgovačka knjiga na veliko, Trgovačka knjiga usluga, Realizacija predračuna, Promet po komercijalisti i Realizacija po proizvođaču.

Bitno je napomenuti da svaki od navedenih izvještaja sadrži mogućnost dodatnog

prilagođavanja konkretnim potrebama. Ova prilagođavanja se izvode odabirom željenih opcija na prozoru koji se pojavljuje nakon odabira izvještaja.

Veleprodaja

151

Brza kartica artikla

Slika 4.71. Prozor za podešavanje izvještaja "Brza kartica artikla"

U prozoru prikazanom na slici 4.71. potrebno je odabrati skladište koje sadrži artikal za koji se izrađuje brza kartica a zatim i unijeti i šifru traženog artikla (ukoliko ne znate tačnu šifru artikla, odabirom znaka + za šifru, znaka – za naziv ili znaka * za bar kod, pritiskom na Enter na tastaturi, moguće je dobiti listu artikala poredanu prema tome koji ste znak odabrali). Dostupna je i opcija koja u karticu uključuje i dnevnu obradu. Nakon podešavanja navedenih polja prelazi se na kreiranje izvještaja odabirom opcije Printaj. Lager liste

Slika 4.72. Prozor za podešavanje izvještaja Lager liste


152

Kao što se vidi sa slike 4.72, pri izradi lager liste potrebno je odabrati skladište, definirati koje kategorije artikala se žele uključiti u lager listu te odrediti da li se u obzir uzima i dnevna obrada ili se stanje zaključuje sa specificiranim datumom. Štampanje izvještaja se inicira odabirom opcije Štampaj. Kartice robe (artikala i usluga)

Slika 4.73. Prozor za podešavanje kartica artikala i usluga Prozor za podešavanje prikazan na slici 4.73. sadrži sljedeće elemente: Odabir skladišta za čije artikle se kreiraju kartice Odabir kategorije/grupe uključenih artikala/usluga – da li će se u prozoru odabirati

kategorije ili grupe podešava se odabirom ili poništavanjem polja Kategorije/Grupe koje se nalazi u donjem lijevom uglu prozora.

Odabir vremenskog perioda specificiranjem početnog i krajnjeg datuma Nivo izvještaja koji određuje njegovu detaljnost – dostupne su četiri stupnja detaljnosti:

kategorija, grupa, šifra i detalji. Relevantni datum za odabir dokumenata Opcija za uključivanje/isključivanje dnevne obrade, i Opcija za odabir načina prikaza elemenata izvještaja kojom je moguće obezbijediti

prikaz svakog novog artikla na novoj stranici

Nakon odabira željenih opcija pokreće se proces kreiranja izvještaja klikom na opciju Printaj. Kao rezultat prikazuje se izvještaj prikazan na slici 4.74. Kao što se vidi na slici, na lijevoj strani prozora moguće je odabrati pojedinu grupu artikala ili artikal nakon čega je ta grupa/artikal na desnoj strani prozora označen crvenim okvirom. Dvostruki klik na prostor označen okvirom rezultira kreiranjem posebnog izvještaja na kom se nalazi samo odabrana grupa artikala ili artikal. Na primjeru sa slike, na lijevoj strani prozora odabran je artikal označen šifrom 0002. Isti artikal je na desnoj strani prozora uokviren crvenom bojom. Dvostruki klik unutar okvira doveo bi prikaza posebnog izvještaja samo za naznačeni artikal. Ukoliko se iz tog posebnog izvještaja potrebno vratiti u generalni izvještaj (prikazan na slici 4.74) odabire se opcija obilježena crvenim znakom "x" prikazana na meniju na vrhu prozora sa slike 4.74. Ukoliko se izvještaj sa slike 4.74. želi raširiti na čitav ekran tj, ugasiti hijerarhijski prikaz grupa artikala i artikala potrebno je ugasiti opciju koja se nalazi neposredno uz komandu Izlaz na meniju na vrhu prozora sa slike 4.74.

Veleprodaja

153

Slika 4.74. Kartica Artikala i usluga u veleprodaji

Artikli po proizvođaču

Prozor za podešavanje parametara izvještaja o transakcijama artikala prema proizvođaču omogućuje specificiranje: skladišta, kategorije artikala i proizvođača koje je potrebno obuhvatiti izvještajem. Također, podešava se i vremenski period, nivo detaljnosti izvještaja te određuje relevantni datum prema kome se dokumenti uključuju u izvještaj. Moguće je i odrediti da li se u izvještaj želi uključiti dnevna obrada, da li će artikli biti razvrstani po Kategorijama/Grupama, kao i da li će se artikli sortirati po nazivu ili po šifri. Izgled ovog prozora dat je na slici 4.75.

Slika 4.75. Prozor za podešavanje izvještaja o artiklima prema proizvođaču


154

Artikli po tarifi

Slika 4.76. Prozor za podešavanje izvještaja Artikli po tarifi

Kod kreiranja ovog izvještaja je u prvom koraku potrebno specificirati skladište, kategoriju/grupu artikala (odabir kategorije ili grupe zavisi od odabira kućice ispred opcije "Kategorije/Grupe" pozicionirane u donjem lijevom uglu prozora), vremenski interval, nivo detaljnosti i relevantni datum. Nakon podešavanja parametara i odabira opcije Printaj prikazani izvještaj se može dijeliti u detaljnije izvještaje za pojedine tarife, kategorije, grupe artikala i artikle. Procedura kreiranja izdvojenog dijela izvještaja je: Na lijevom dijelu prozora selektira se željena veličina nakon čega ona na desnoj strani

prozora prikazuje crveni okvir Kreira se izdvojeni izvještaj dvostrukim klikom unutar crvenog okvira na desnoj strani

prozora Povratak u opšti izvještaj se provodi odabirom komande označene crvenim "X" locirane na

vrhu prozora izvještaja. Nalozi knjiženja

Za štampu Naloga knjiženja dovoljno je na prozoru sa slike 4.77. odabrati željeni nalog

nakon čega se prikazuje izvještaj sa svim karakterističnim podacima za taj nalog. Istovremeno je moguće odabrati samo jedan nalog.

Veleprodaja

155

Slika 4.77. Prozor za odabir naloga Minimum i maksimum

Izvještaj Minimum i maksimum daje usporedne podatke o minimalnim i maksimalnim dozvoljenim i trenutnim količinama pojedinih artikala u skladištu. Na ovaj način dobiva se pregledan izvještaj za analizu odnosa trenutnih stvarnih količina artikala koje se nalaze u skladištu prema količinama koje su određene kao maksimalno i minimalno dozvoljene za skladištenje. Prije izrade izvještaja potrebno je specificirati skladište za koje se izvještaj kreira, datum za koji se želi prikazati stanje i odrediti da li se u obzir želi uzimati i dnevna obrada.

Slika 4.78. Prozor za definiranje parametara izvještaja "Minimum i maksimum" Stare zalihe

Izvještaj Stare zalihe daje pregled zaliha proizvoda koje se u skladištu nalaze duže od specificiranog broja dana. Za izradu izvještaja je potrebno specificirati: skladište, da li se izvještaj radi za proizvođača, uvoznika, kategoriju ili grupu, datum za koji se prikazuje stanje i željeni period koji se artikli nalaze u skladištu. Moguće je, također, u izvještaj uključiti dnevnu obradu artikala, sortirati prema nazivu ili reducirati sadržaj samo na ulaze.


156

Slika 4.79. Prozor za podešavanje izvještaja "Stare zalihe" Ulazi po dobavljačima

Ovaj izvještaj obezbjeđuje pregledan prikaz svih ulaza u određeno skladište klasificiran

prema dobavljačima. Za izradu je potrebno odrediti: skladište, dobavljače, vremenski period, nivo detaljnosti izvještaja te relevantni datum. Klikom na posebnu opciju je moguće odrediti da li u izvještaj treba uključiti i dnevnu obradu ili ne.

Slika 4.80. Prozor za podešavanje izvještaja "Ulazi po dobavljačima" Prodaja po kupcima

Izvještaj omogućuje izradu prikaza svih evidentiranih prodaja klasificiranu prema kupcima. Za izradu je potrebno specificirati da li će se izvještaj raditi po kategorijama i grupama artikala ili po proizvođačima, a onda definirati: skladište, kupce, vremenski interval, nivo detaljnosti izvještaja, relevantni datum i uključivanje dnevne obrade i zbirno po skladištima ili svako skladište zasebno.

Veleprodaja

157

Slika 4.81. Prozor za podešavanje izvještaja "Prodaja po kupcima" Promet faktura

Ovaj izvještaj daje pregled prometa faktura na odabranom skladištu za određeni period. Također, u izvještaj možete uključiti i fakture koje se trenutno nalaze u dnevnoj obradi.

Slika 4.82. Prozor za podešavanje izvještaja "Promet faktura" Promet kalkulacija

Ovaj izvještaj daje pregled prometa kalkulacija na odabranom skladištu za određeni

period. Također, u izvještaj možete uključiti i kalkulacije koje se trenutno nalaze u dnevnoj obradi.


158

Slika 4.83. Prozor za podešavanje izvještaja "Promet kalkulacija" Ostali dokumenti

Slika 4.84. Prozor za podešavanje izvještaja "Ostali dokumenti"

Parametri za ovaj izvještaj uključuju samo definiranje vremenskog perioda za koji se izvještaj pravi. Nakon specificiranja početnog i krajnjeg datuma štampa se izvještaj koji sadržava listu kreiranih dokumenata iz kategorije "Ostali dokumenti" za navedeni vremenski period.

Veleprodaja

159

Prodaja po regijama

Slika 4.85. Prozor za podešavanje izvještaja "Prodaja po regijama"

Izvještaj Prodaja po regijama daje pregled podataka o prodaji grupisanih prema geografskim odrednicama. Korisniku je omogućeno da odabere nivo izvještaja: da li će se podaci grupisati prema državama, kantonima/regijama, općinama/gradovima ili partnerima (posljednja opcija grupiše podatke hijerarhijski Država → Kanton/Regija → Općina/Grad a prema nazivima

općina koji su pridruženi kupcima u okviru šifrarnika Partneri). Izvještaj još omogućuje podešavanje vremenskog intervala za koji se radi (odabirom početnog i krajnjeg datuma), odabira skladišta, odabira datuma koji se smatra relevantan za uključivanje pojedinačnih transakcija u izvještaj te uzimanje u obzir (ili ne) dnevne obrade te kategorizacije artikala u Kategorije/grupe (za prikaz). Fakture zbirno

Slika 4.86. Prozor za podešavanje izvještaja "Fakture zbirno"

Izvještaj omogućava štampanje zbirnog pregleda faktura za odabrano/a skladište, partnera, vremenski period i DPO. Unutar izvještaja je moguće podesiti pojavljivanje memoranduma te naziv izvještaja.


160

Trošarina za period

Slika 4.87. Prozor za podešavanje izvještaja "Trošarina za period"

Izvještaj daje pregled trošarine za specificirano skladište i vremenski period. Potrebno je naznačiti da li su baza za izvještaj kalkulacije ili fakture. Promet svih dokumenata

Slika 4.88. Prozor za podešavanje izvještaja "Promet svih dokumenata" Izvještaj daje pregled prometa svih dokumenata. Potrebno je naznačiti skladište i period. Ukoliko opcija pregled nije odabrana pregled je dat po vrsti dokumenta.

Veleprodaja

161

Fakture po načinu plaćanja

Slika 4.89. Prozor za podešavanje izvještaja "Fakture po načinu plaćanja" Izvještaj daje pregled faktura prema načinu plaćanja (virman/uplatnica, kartica, gotovina, pouzećem). Za kreiranje izvještaja je potrebno odabrati skladište, vremenski period te specificirati da li izvještaj treba biti analitički, sintetički ili detaljni, grupiranje po skladištima ili danima, te da li je potrebno uzeti u obzir i dnevnu obradu. Trgovačka knjiga na veliko Za kreiranje izvještaja je samo potrebno odabrati željeno skladište. Kao rezultat se dobija standardni TKV obrazac za to skladište. Trgovačka knjiga usluga Za kreiranje izvještaja je samo potrebno odabrati željeno skladište. Kao rezultat se dobija standardni TKU obrazac za to skladište. Realizacija predračuna Izvještaj daje pregled realizacije predračuna – poređenje predračuna i eventualnih rezultujućih faktura uz prikaz i razlike u iznosima predračuna i faktura. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati početni i krajnji datum izvještajnog perioda i opcije da li će se printati samo nerealizirani, samo oni kojima je istekao DPO i detaljni prikaz.


162

Slika 4.90. Prozor za podešavanje izvještaja "Realizacija predračuna" Promet po komercijalisti Izvještaj daje pregled realizacije po komercijalistima. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati početni i krajnji datum izvještajnog perioda, skladišta i komercijaliste na koje se izvještaj odnosi, kao i artikle i nivo izvještaja.

Slika 4.90.a Prozor za podešavanje izvještaja "Promet po Komercijalisti"

Veleprodaja

163

Realizacija po proizvođaču Izvještaj daje pregled realizacije po proizvođaču. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati početni i krajnji datum izvještajnog perioda, skladišta i proizvođača na koje se izvještaj odnosi, kao i nivo izvještaja.

Slika 4.90.b Prozor za podešavanje izvještaja "Realizacija po Proizvođaču" Povrat naloga

Povrat naloga predstavlja posljednju opciju u okviru menija veleprodaje. Operacija

povrata naloga vraća dokument u pripremu i briše proknjiženi nalog vezan za dokument koji se vraća u glavnoj knjizi. Ako se unutar naloga koji se vraća nalazi više dokumenata svi će biti vraćeni. Procedura povrata naloga se zasniva na odabiru željenog naloga na prozoru prikazanom na slici 4.91. (Filtriranje naloga se vrši sa poljima Vrsta naloga, Broj, Skladište i pritiskom na tipku Osvježi), te odabiru opcije Vrati locirane u donjem desnom uglu prozora. Kao rezultat, nalog se briše iz liste proknjiženih naloga i vraća u pripremu odnosno u stanje u kojem se nalazio neposredno pred knjiženje.


164

Slika 4.91. Prozor za odabir naloga za povrat

NAPOMENA. Povrat naloga vršite na svoju odgovornost. e-Line d.o.o. nije odgovorna za promjene proknjiženih podataka. Nakon povrata naloga i izmjene podataka molimo da ponovo odštampate dokumente na kojima su nastale promjene i uložite ih na odgovarajuće mjesto. U trenutku pisanja ovog uputstva, po lokalnom zakonu, računovodstvom firme se smatraju dokumenti i izvještaji u arhivi a ne podaci u računaru.

Maloprodaja

165

Maloprodaja

Opcije za obradu podataka o maloprodaji smješteni su u pod-meni Maloprodaja glavnog menija. Izgled menija dat je na slici 5.1.

Osnovni preduslov za iniciranje gotovo svih obrazaca ovog menija je definiranje prodavnice. Ova procedura se pokreće odabirom opcije Maloprodaja – Servisi – Definiranje prodavnica. Zatim, ukoliko te već nije urađeno, neophodno je popuniti šifrarnike Artikala i usluga, Grupe artikala i Tarife. Prilikom prvog korištenja programa potrebno je još provesti i unos početnog stanja. Ovaj unos se provodi korištenjem opcije Servisi – Ostali dokumenti a njegove specifičnosti će biti ilustrirane u okviru pod-poglavlja Ostali dokumenti ovog poglavlja.

Slika 5.1. Opcije menija Maloprodaja

Definiranje prodavnica

Početni obrazac za definiranje prodavnica prikazan je na slici 5.2.

Slika 5.2. Početni obrazac za definiranje prodavnica


166

Prozor sa slike 5.2. sadrži listu već definiranih prodavnica sa osnovnim podacima te komande za manipulaciju – kreiranje, izmjenu, brisanje te štampanje liste prodavnica. Procedura definiranja (kreiranja) novih prodavnica pokreće se odabirom opcije Novi. Kao rezultat, prikazuje se prozor za specificiranje podataka za prodavnicu. U prva dva potprozora neophodno je unijeti odgovarajuće vrijednosti u sva prikazana polja. Naredni podprozori (Zaglavlje, korisnička prava i finansijski podaci) podaci se unose po potrebi. Podprozor Zaglavlje omogućava unos podataka karakterističnih za zaglavlje različitih vrsta dokumenata različit od zaglavlja firme. Ukoliko pak podaci za zaglavlje trebaju biti isti kao oni specificirani za firmu to se izvodi odabirom opcije Preuzmi zaglavlje iz Moja firma. Podprozor Korisnička prava omogućava specifikaciju korisnika kojim je potrebno zabraniti pristup podacima za prodavnice. Podprozor Finansijski podaci sadrži mogućnost da se finansijski podaci za prodavnicu specificiraju neovisno od opštih podataka firme. Obzirom da se svi određujući podaci prodavnice baziraju na unosima u šifrarnik Kontnog plana podešavanje informacija se svodi na odabir odgovarajućih vrijednosti iz ovog šifrarnika korištenjem univerzalne kratice programa "+ Enter". Prozor za definiranje nove prodavnice također sadrži i opciju za definiranje prodavnice kao web (Internet) prodavnice. Prikaz podataka za prodavnicu dat je na slici 5.3.

Slika 5.3. Prikaz unosa parametara pri kreiranju prodavnice

Bitno je napomenuti da je zavisne troškove (Zavisni do granice, carina, itd.) moguće promijeniti prema nahođenju opcijom Vrste zavisnih troškova unutar menija Šifrarnici. Prelazni konto je konto koji se koristi kod knjiženja računa iz maloprodaje jer kupac obično ne postoji. U pravilu, kod knjiženja računa i faktura, ako postoji kupac (šifra kupca) onda se iznos računa knjiži na konto kupaca a ako ne postoji onda se ovaj iznos knjiži na Prelazni konto.

Nakon kreiranja prodavnice, omogućuje se pristupanje odnosno rad sa ostalim alatima maloprodaje.

Maloprodaja

167

Narudžbe

Kreiranje narudžbe je prvi korak u izvođenju većine maloprodajnih transakcija kojim firma nabavlja artikle od dobavljača. Pokretanjem opcije Narudžbe prikazuje se prozor prikazan na slici 5.4.




168



vrijednost je moguće manualno promijeniti, Datum – program automatski dodjeljuje trenutni datum – moguće ručno promijeniti, Dobavljač – unos u polje mora korespondirati sa unosom u šifrarnik Partneri.

Preporučuje se popunjavanje odabirom neke od postojećih vrijednosti iz ovog šifrarnika (odabirom kratice + Enter)





Slika 5.6. Procedura za automatizaciju kreiranja narudžbi Na prozoru sa slike 5.6. odabiru se željene Grupe artikala, Prodavnice, Dobavljač,

početni i krajnji datum te Broj dana za koje se vrši nabavka. Dostupna je i opcija za zaokruživanje količina naručenih proizvoda na cijeli broj i opcija odabira samo robe od odabranog dobavljača. Odabirom opcija i popunjavanjem potrebnih polja te odabirom opcije Prihvati kreira se centrali dio narudžbe nakon čega je potrebno specificirati i stavke.

Unos stavki se inicira odabirom opcije Novi (slika 5.7.).

Maloprodaja

169








170








Maloprodaja

171


Također, proceduru unosa potvrđenih količina (količina za koje dobavljač potvrđuje raspoloživost) moguće je izvesti korištenjem opcije Servisi, smještene u gornjem desnom uglu prozora sa slike 5.7. Nakon odabira ove opcije, prikazuje se prozor koji obavještava korisnika da će se, za trenutno aktivnu narudžbu, sve potvrđene količine popuniti prema vrijednostima traženih količina. Ova opcija se koristi za ubrzavanje procedure unosa potvrđenih količina u slučajevima kada je dobavljač u mogućnosti isporučiti sve tražene količine. Ulazne kalkulacije



Rad sa ulaznim kalkulacijama se inicira odabirom istoimene opcije sa menija Maloprodaja. Kao rezultat, pojavljuje se osnovni prozor za rad sa ulaznim kalkulacijama, prikazan na slici 5.11.

Slika 5.11. Osnovni prozor za rad sa maloprodajnim ulaznim kalkulacijama






172

Da bi se određena kalkulacija dovela u fokus potrebno je provesti sljedeću proceduru.

Nakon otvaranja prozora potrebno je specificirati da li se radi o proknjiženoj ili kalkulaciji u pripremi. To se provodi markiranjem ili demarkiranjem kućice pored opcije Proknjiženo, u donjem lijevom uglu prozora. Nakon toga potrebno je specificirati na koju se prodavnicu kalkulacija odnosi. U primjeru sa slike 5.11. firma posjeduje dvije prodavnice označena kontima 1023 i 1024 čije se oznake mogu vidjeti u gornjem lijevom dijelu ekrana. Pri tome, postoji samo jedna kalkulacija u pripremi i to za prodavnicu označenu kontnim brojem 1023.

Desni dio ekrana je rezerviran za prikazivanje detaljnijih podataka o objektu selektiranom na lijevom dijelu prozora. Kao što se vidi sa slike 5.11. ukoliko je na lijevom dijelu prozora odabrana prodavnica, na desnom dijelu će se nalaziti podaci o broju arhiviranih (proknjiženih) i kalkulacija u pripremi. Ukoliko se, međutim, na lijevom dijelu prozora odabere konkretna kalkulacija, desni dio ekrana će biti rezerviran za podatke o toj kalkulaciji – slika 5.12.



Prvi korak kreiranja nove kalkulacije podrazumijeva pozicioniranje na prodavnicu za koju se kalkulacija izvodi. U primjeru sa slike 5.11. odabrano je prodavnica za kontnim brojem


Horizontalni klizač čijim se pomicanjem u fokus dovode podaci o stavki kalkulacije


Maloprodaja

173

1023, te bi odabir opcije Novi na desnoj strani ekrana imalo za posljedicu kreiranje kalkulacije za artikle čiji će ulaz biti na odabrano prodavnica. Nakon odabira ove opcije (Novi) desni dio prozora mijenja izgled tako da prikazuje polja za unos podataka za željenu kalkulaciju. Izgled ovog prozora je prikazan na slici 5.13.


U cilju kreiranja kalkulacije, od korisnika programa se očekuje unos podataka u sljedeća polja: Broj (kalkulacije) – ovu vrijednost program popunjava automatski, dodjeljujući naredni redni broj. Korisnik može ručno promijeniti ponuđenu vrijednost. Datum (kreiranja kalkulacije) – program automatski dodjeljuje vrijednost trenutnog datuma. Kao i u slučaju Broja kalkulacije, korisnik može ručno podesiti vrijednost ovog polja. Prošireni/Jednostavni unos – očekuje se odabir jednog od dvije ponuđene vrijednosti pri čemu je inicijalno odabrana opcija Proširenog unosa. U ovom slučaju, korisnik popunjava sva polja prikazana na slici 5.13. Jednostavni unos reducira unos jer se u tom slučaju obrazac završava sa poljem Valuta. Polja Fakturna vrijednost, Popust %, Popust, Neto Fakt. Vrijednost, Zavisni do granice, Carina, Špedicija, Ostali troškovi i Zavisni do skladišta se u tom slučaju ne nalaze na obrascu. Primjer izgleda Jednostavnog unosa je dat na slici 5.15. Napomena – Ukoliko se želi unijeti neka tipska napomena čiji je tekst već pohranjen u šifrarniku napomena isti tekst nije potrebno prekucavati – dovoljno je klikom na riječ Napomena ispred polja otvoriti šifrarnik iz kojeg je potrebno odabrati željenu napomenu. Dobavljač – popunjavanje ovog polja je obavezno – popunjava se ili manualnim unosom odgovarajuće vrijednosti ili odabirom neke od ponuđenih vrijednosti iz šifrarnika Partneri, odabirom kratice "+ Enter". U samo polje se unosi šifra partnera. Pored šifre program prikazuje i naziv (ime) partnera koji predstavlja i link na informaciju o prethodnim transakcijama sa


174

odabranim partnerom bilo da se on pojavljivao u ulozi kupca bilo u ulozi dobavljača. Primjer informacije je dat na slici 5.14.

Slika 5.14. Informacija o prethodnim transakcijama partnera IBM Corp. Konto – također obavezno polje - popunjava se ili manualnim unosom odgovarajuće vrijednosti ili odabirom neke od ponuđenih vrijednosti iz šifrarnika Kontnog plana, odabirom kratice "+ Enter". Program automatski nudi unos konta (5430 – Dobavljači u zemlji ili 5411 – Dobavljači u instranstvu u zavisnosti od porijekla partnera). Ukoliko je, umjesto ponuđenog, potrebno unijeti neki drugi konto, to je moguće učiniti ručnom izmjenom ponuđene vrijednosti. Faktura/Datum – broj i datum fakture dobavljača (U slučaju da postoji kalkulacija koja sadrži uneseni broj fakture od odabranog dobavljača, pojavljuje se prozor upozorenja). DPO – potrebno je unijeti odgovarajuću vrijednost u samo jedno od dva ponuđena polja: u prvo polje se unosi broj dana a u drugo DPO datum. Popunjavanjem jednog polja program automatski izračunava i unosi odgovarajuću vrijednost u drugo polje, Obračunska jedinica – vrijednost se unosi ručno ili odabirom jedne od opcija iz šifrarnika Obračunske jedinice (kraticom "+ Enter") Konto predporez – inicijalno, aplikacija popunjava ovo polje vrijednošću koja zavisi od zemlja porijekla partnera. Ukoliko je partner iz BiH, unesena je vrijednost konta 26000 (PDV po ulaznim fakturama/računima – Odbitni) a ukoliko se radi o firmama iz inostranstva unesena je vrijednost konta 26011 (PDV pri uvozu dobara – odbitni). Korisnik može promijeniti ponuđenu vrijenost odnosno zamijeniti je željenom ručnim unosom ili odabirom iz šifrarnika kontnog plana. PDV NE – Iznos PDV-a koji se ne priznaje kao predporez (knjiži se kao trošak) PDV DA – Iznos PDV-a koji se priznaje kao predporez Kurs – polje u kojem se specificira kurs između lokalne (KM) i valute u kojoj su izražene cijene u fakturi dobavljača. Ukoliko su cijene u fakturi također izražene u KM, vrijednost ovog polja (1,00000) nije potrebno mijenjati, Valuta – Oznaka valute u kojoj su izražene cijene u fakturi dobavljača


odabran Jednostavni unos. Ukoliko se korisnik odlučio za Prošireni unos potrebno je popuniti i ostala polja: Fakturna vrijednost – ukupna suma cijena na fakturi dobavljača izražena u valuti dobavljača, Popust % i Popust – Međusobno povezana polja od kojih je dovoljno popuniti jedno (ili procentualnu ili apsolutnu vrijednost popusta) – drugo polje će biti automatski izračunato i popunjeno na osnovu unesene vrijednosti. Neto Fakt. vrijednost – Polje čiju vrijednost program popunjava automatski oduzimajući od frakturne vrijednosti dobiveni popust. Neto Fakt. vrijednost KM – Direktan unos u ovo polje korisniku nije omogućen. U njemu se automatski registrira Neto Fakt. vrijednost izražena u KM.


Maloprodaja

175

Polja zavisnih troškova – nazivi zavisnih troškova su u skladu sa nazivima specificiranim u okviru šifrarnika zavisnih troškova Nabavna vrijednost/Učešće troškova – posljednje polje u koje nije omogućen direktni unos. Vrijednost polja predstavlja rezultat unosa u sva prethodna: na neto frakturnu cijenu izraženu u KM se dodaju svi pobrojani troškovi ostvareni u procesu dopremanja artikla u prodavnica. Sa desne strane polja zavisnih troškova se nalaze polja za unos analitike zavisnih troškova koji se onda automatski rasknjižavaju u glavnoj knjizi.

Slika 5.15. – Izgled prozora za unos podataka za kalkulaciju u slučaju odabira Jednostavnog unosa

Nakon unosa sumarnih podataka koji su zajednički za sve artikle koji se obrađuju

kalkulacijom, prelazi se na unos onih podataka koji se razlikuju za svaki pojedini artikl. U prozoru sa slike 5.12. odabire se opcija Novi koja se nalazi u donjem desnom dijelu prozora što ima za rezultat pojavljivanje prozora za unos podataka o prvom artiklu sa fakture dobavljača, prikazanog na slici 5.16.


176

Slika 5.16. Unos stavki u maloprodajnu ulaznu kalkulaciju




Napomena: Ovaj dio kalkulacije je moguće računati i na obrnut način. U primjeru sa slike 5.16. je umjesto prikazane Neto Fakturne Cijene od 98,00 KM moguće ručno unijeti neku drugu cijenu. Kao rezultat, program će promijeniti veličinu popusta kako bi odgovarala Fakturnoj i Neto Fakturnoj Cijeni. Primjer ovog načina izvođenja kalkulacije je dat na slici 5.17. na kojoj je prikazan samo dio prozora sa slike 5.16.

Maloprodaja

177

Slika 5.17. Primjer obrnutog načina određivanja Neto Fakturne Cijene i Fakturnog popusta U primjeru sa slike 5.17. vrijednost polja Neto Fakturna Cijena je sa 98,00 KM promijenjena na 97,90 KM a program je automatski promijenio veličinu popusta sa 2,000 na 2,100 %.

Kurs/Valuta (Unos u ovo polje nije moguć – vrijednosti su preuzete iz zbirnih podataka za kalkulaciju a prikazane radi orijentacije korisnika) Neto Fakturna Cijena KM (Unos u ovo polje nije moguć – unesena vrijednost predstavlja transformaciju cijene izražene u valuti dobavljača u lokalnu valutu – KM) Zavisni do granice/Carina/Špedicija/Ostali troškovi/Zavisni do prodavnice – Ova polja su prisutna na obrascu samo ukoliko je pri unosu zbirnih podataka za kalkulaciju odabrana opcija Prošireni unos. Program automatski dodjeljuje adekvatne vrijednosti iz zbirnih podataka i to u procentualnom i apsolutnom obliku. Korisnik je u mogućnosti ručno mijenjati ponuđene veličine. Apsolutne vrijednosti troškova su prikazane u KM. Nabavna cijena (Iznos dobiven dodavanjem vrijednosti svih zavisnih troškova na Neto fakturnu cijenu izraženu u KM) Marža (Vrijednost je moguće unijeti procentualno /prvo polje/ ili u apsolutnom iznosu /drugo polje/)

Napomena: Dodjeljivanje marže je moguće ograničiti tako da se uposlenik koji obavlja poslove izrade kalkulacija onemogući da dodjeli nižu vrijednost marže od one koju odredi njegov nadređeni. Naime, obrazac Cjenovnik, koji će biti analiziran u nastavku ovog poglavlja, sadrži mogućnost dodjele minimalne marže svakom artiklu. Dodjeljivanjem vrijednosti minimalne marže konkretnom artiklu, postiže se efekat da uposlenik koji unutar programa nema ovlaštenje za pristup cjenovniku, nije u maloprodajnoj kalkulaciji u mogućnosti dodijeliti artiklu nižu maržu od one koja je određena cjenovnikom. Npr. ukoliko je u cjenovniku za određeni artikal podešena minimalna marža od 15 %, prilikom izrade ulazne kalkulacije svaki pokušaj da se u polje marža upiše vrijednost od 10% će završiti time što program automatski ponovo podešava polje marže na minimalnih 15 %. Sa druge strane, program će dozvoliti dodjeljivanje veće marže, npr. 20%.

Cijena bez PDV – u ovom polju se automatski izračunava cijena koja predstavlja zbir neto fakturne cijene uvećane za troškove i maržu. Korisnik je u mogućnosti ručno mijenjati iznos nakon čega će se vrijednost marže automatski promijeniti da bi se uravnotežio rezultat na identičan način kao što je prikazano na slici 5.19. Porez (program prikazuje, bez mogućnosti promjene, vrijednost uračunatog poreza koji se obračunava za artikal i to prikazom tarifne grupe, procentualne i apsolutne vrijednosti uračunatog poreza) Cijena sa PDV (cijena izračunata dodavanjem poreza na vrijednost u polju Cijena bez PDV)



178

nakon čega program u polje Cijena bez PDV automatski upisuje vrijednost 150,28 KM. Ukoliko je potrebno promijeniti polje Cijena bez PDV na tačno određenu vrijednost (npr. na 150,00 KM) za to bi trebalo više uzastopnih pokušaja prilagođavanja vrijednosti Marže. Međutim, ručnim unosom 150,00 u polje Cijena bez PDV, program će automatski promijeniti Maržu na 8,696 %. (također je data mogućnost da se u trenutku kada je fokus na ovom polju, pritiskom na tipku PageDown na tastaturi, prenosi trenutna cijena iz cjenovnika i ostatak stavke se preračuna po toj cijeni).

Bitno je imati u vidu da se maloprodajno prodavnica zadužuje i vodi po

prodajnim cijenama, bez obzira što se u procesu formiranja kalkulacije pojavljuju i druge vrste cijena.

Pored liste polja za unos podataka, prozor prikazan na slici 5.16. sadrži još nekoliko korisnih elemenata.

Na sredini prozora nalazi se izdvojen set podataka Ukupno. Ovaj set podataka izdvojeno je prikazan na slici 5.20. Polja na lijevoj strani prozora sadrže vrijednosti koje se odnose na jedinični artikal dok su u setu podataka Ukupno date sumarne vrijednosti i to: iznosi u lijevoj koloni se odnose na stavku koja se trenutno unosi dok se desna kolona odnosi na cjelokupnu kalkulaciju tj. za sve stavke. U primjeru sa slike 5.20. kalkulacija obuhvata dva artikla. Iznosi prikazani u lijevom dijelu prozora odnose se na jedinične vrijednosti jednog od artikala (nabavna cijena jednog komada artikla, vrijednost carine za jedan komad artikla, itd.). Lijeva kolona podseta Ukupno odnosi se na svih 20 komada artikla koji se trenutno unosi (a koji je označen šifrom N01). Znači, jedinični iznosi iz lijevog dijela prozora su pomnoženi sa količinom. Desna kolona podseta Ukupno pored trenutno fokusiranog artikla sadrži i sumarne iznose svih ostalih artikala uključenih u kalkulaciju. Može se reći da desna kolona seta podseta Ukupno predstavlja zbir lijeve kolone istog podseta za sve artikle uključene u kalkulaciju.






Maloprodaja

179





Set podataka Zadnja kalkulacija obezbjeđuje pravovremen i jednostavan uvid u ključne podatke o prethodnoj kalkulaciji istog artikla. To su podaci o uračunatoj marži i krajnjoj cijeni.


Set podataka U Cjenovniku prikazuje trenutno važeće vrijednosti maloprodajne cijene i minimalne marže pohranjene u cjenovniku. Bitno je napomenuti da se u trenutno aktivnom unosu ne može unijeti manja vrijednost marže od one koja je u ovom setu podataka specificirana kao minimalna. Ukoliko nije potrebno uvoditi ograničenje minimalne marže onda se ovo polje u cjenovniku ostavlja podešenu na nulu. Također, ukoliko se maloprodajna cijena izračunata trenutno aktivnom kalkulacijom razlikuje od prethodne cijene artikla pohranjene u cjenovnik, prilikom knjiženja kalkulacije moguće je odabrati opciju automatskog prilagođavanja cjenovnika prema novo-proknjiženoj kalkulaciji.


180



U gornjem tekstu analizirani su svi elementi prozora za unos artikala u maloprodajnu ulaznu kalkulaciju. Pri tome, od korisnika se očekuje unos samo u polja na lijevoj strani prozora dok su ostali analizirani setovi podataka prisutni radi lakšeg i transparentnijeg unosa.

Proceduru unosa artikala je potrebno ponoviti onoliko puta koliko kalkulacija sadrži različitih artikala (ukoliko se artikal unese vise od jednom pojavi se poruka „Ovu šifru ste već jednom unijeli u dokument / Da li želite da nastavite unos. Ukoliko postoji potreba da se ista šifra unese više od jednom odabrati opciju Da).. Nakon unosa i posljednjeg artikla, prelazi se na štampanje i knjiženje kalkulacije.

Obrazac ulaznih kalkulacija obezbjeđuje mogućnost štampanja više različitih formulara: Kalkulacije, Prijemnog lista (sa informacijom o kataloškom broju), Prijemnog lista (sa informacijom o bar kodu), Labele. i Kalkulacije (trošarina), Povrat dobavljaču i Prijemni list (Bar kod – SVI) ) (sa informacijama o svim Barkodovima artikala).


Slika 5.23. Formular Maloprodajne kalkulacije

Pored Maloprodajne kalkulacije, na narednoj slici je prikazan primjer još jednog od formulara koje je moguće štampati na osnovu izrađene maloprodajne kalkulacije: Prijemni list artikala iz kalkulacije u prodavnica (sa informacijom o kataloškom broju), prikazan na slici 5.24.

Maloprodaja

181

Slika 5.24. Prijemni list artikala iz kalkulacije u prodavnica



Prva opcija prenosi kalkulaciju u pripremu glavne knjige – da bi kalkulacija bila proknjižena potrebno je provesti i knjiženje unutar Glavne knjige.



182

Treća opcija ne evidentira kalkulaciju u Glavnoj knjizi firme. U ovom slučaju, kalkulacije će uticati samo na statističke pokazatelje unutar menija Maloprodaja. Primjer upotrebe ovog načina knjiženja je u slučaju unosa prvih naloga nakon instalacije programa koji za cilj imaju podešavanje početnog stanja. Obzirom da se nakon instalacije programa početno stanje mora unijeti i direktno u Glavnu knjigu, unosi u pojedine menije koji se prenose samo na kartice služe samo za ažuriranje statističkih pokazatelja unutar lokalnog menija maloprodaje.

Pored opcija za specificiranje načina knjiženja, na prozoru prikazanom na slici 5.25. dostupna je i opcija za automatsko ažuriranje cijena u cjenovniku a prema cijenama izvedenim iz kalkulacije.





Radni nalozi servisiranja

Modul programa zadužen za evidentiranje radnih naloga servisiranja omogućava jednostavno i pregledno evidentiranje pruženih usluga i utrošenih artikala u procesu servisiranja proizvoda. Osnovni prozor za rad sa radnim nalozima servisiranja se poziva odabirom istoimene opcije sa menija Maloprodaja. Izgled ovog prozora je dat na slici 5.250.


Maloprodaja

183

Kao što se vidi sa slike 5.250. princip rada i dostupne opcije su srodne sa ostalim prozorima programa: Opcija Zaključeni locirana u donjem lijevom uglu prozora omogućuje redukciju prikazanog seta naloga na realizirane ili nerealizirane naloge. Lijevi dio prozora omogućuje odabir objekta čije se karakteristike žele analizirati ili mijenjati Desni dio prozora prikazuje detaljnije podatke o objektu odabranom na lijevoj strani prozora: ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrana lista naloga desni dio prozora prikazuje podatke o broju postojećih naloga, opcije za kreiranje novih i štampanje liste postojećih naloga. Ukoliko je, pak, na lijevoj strani prozora odabran konkretan nalog, desna strana prozora omogućuje pregled i izmjene podataka za taj nalog.




184







Maloprodaja

185





186

Slika 5.256. Izgled osnovnog prozora radnih naloga servisiranja sa prikazom zaključenih naloga Predračuni

Namjena naredne, treće, opcije menija Maloprodaja je kreiranje Predračuna. Pokretanjem ove opcije prikazuje se prozor prikazan na slici 5.26.

Slika 5.26. Osnovni prozor za rad sa predračunima

Maloprodaja

187

Osnovni prozor za rad sa predračunima ima srodan dizajn ostalim prozorima programa.

U prvom koraku se u lijevom dijelu prozora odabire objekt (prodavnica) sa kojim se želi raditi, nakon čega program u desnom dijelu prozora prikazuje detalje i komande dostupne za rad sa odabranim objektom. Inicijalno, u lijevom dijelu prozora prikazana je lista maloprodajnih prodavnica kreiranih u programu. Kao što se vidi sa slike, kao rezultat odabira jedne od prodavnica, u desnom dijelu prozora prikazuju se podaci o broju realiziranih i nerealiziranih predračuna, te komande koje omogućuju kreiranje novih predračuna i štampanje liste predračuna za tu prodavnicu. Također, u desnom donjem uglu prozora dostupna je i opcija Enterprise servisa kojim se omogućuje preuzimanje podataka sa mobilnog čitača. Trenutno dostupni modeli mobilnih čitača su UNITECH i METROLOGIC. Izgled prozora za odabir tipa čitača i pokretanje servisa je prikazan na slici 5.27.

Slika 5.27. Pokretanje prozora Enterprise servisa za preuzimanje podataka sa mobilnog čitača Ukoliko se u lijevom dijelu prozora prikazanog na slici 5.26. odabere konkretan predračun, u desnom dijelu prozora prikazat će se podaci za taj predračun, slika 5.28. Prozor sa slike 5.28. sadrži još i mogućnost redukcije prikaza predračuna prema statusu – odabirom opcije Realizirani (donji lijevi ugao prozora) u ostatku prozora dostupni postaju samo realizirani predračuni (predračuni prema kojima su kreirane fakture) i obrnuto – ukoliko opcija Realizirani nije odabrana, program omogućuje rad samo sa još uvijek nerealiziranim predračunima.


188

Slika 5.28. Podaci za odabrani predračun

Gornji desni dio prozora sa slike 5.28. sadrži podatke o zaglavlju predračuna te komande za unošenje izmjena i pokretanje servisa koji se baziraju na predračunima dok je donji desni dio prozora rezerviran za podatke o stavkama predračuna. Kreiranje predračuna

Procedura kreiranja novog predračuna pokreće se odabirom prodavnice u kojem su pohranjeni artikli koji su predmet prodaje (na prozoru prikazanom na slici 5.26.). Nakon toga, sa desnog dijela prozora odabire se opcija Novi. Kao odgovor, pokreće se procedura unosa podataka za zaglavlje predračuna, slika 5.29.

Maloprodaja

189

Slika 5.29. Procedura unosa podataka za novi predračun

Obrazac za unos podataka za zaglavlje predračuna sadrži set podataka i proceduru uključivanja predefiniranih poslovnih politika. Set podataka uključuje: Broj (predračuna) – program automatski kreira naredni redni broj za predračun. Ovu vrijednost korisnik može promijeniti, Datum (predračuna) – program u ovo polje automatski unosi vrijednost trenutnog datuma. Korisnik i ovu vrijednost može promijeniti, Kupac – u polje se unosi vrijednost iz šifrarnika Partneri. Unos je moguće izvršiti ručno ali i odabirom jedne od ponuđenih vrijednosti odabirom kratice "+ Enter", Konto kupca – program u ovo polje automatski unosi vrijednost konta 2120. Ovu vrijednost je moguće promijeniti manuelnim unosom, Primalac – Polje koje se popunjava samo u slučajevima ako se artikli ne isporučuju na adresu kupca, tj. ako kupac artikle poručuje za nekog drugog primaoca. Primalac također mora biti unijet u šifrarnik partnera, iz koga ga je moguće odabrati odabirom kratice "+" ili ga možete ručno upisati, Nakon odabira primaoca, program u desno polje automatski unosi podatke o adresi kupca. Ove podatke je u slučaju potrebe moguće mijenjati. Napomena – Napomena će na predračunu biti prikazana ispod liste artikala, Bez trošarine (Izvoz) –odabire se ukoliko se u cijenu ne uračunava trošarina jer se radi o izvozu, Narudžba/Datum narudžbe – polja u koja se unosi broj/datum narudžbe kojom su artikli poručeni, Način plaćanja – Potrebno je odabrati jednu od ponuđene četiri vrijednosti: Gotovina, Kartica, Pouzećem i Virman/Uplatnica, Obračunska jedinica (Obr. Jed.) – obračunska jedinica firme za koju se poručuje roba, DPO – Dovoljno je unijeti vrijednost u jedno od dva ponuđena polja: u prvo polje se unosi vrijednost u danima a u drugo polje datum prispijeća obaveze. Čim se vrijednost unese u jedno polje, drugo polje se popunjava automatski, Valuta – ukoliko valuta nije KM potrebno je popuniti oba polja – u prvo se unosi oznaka valute a u drugo kurs te valute prema KM.


190

Iznos uplate – služi za unos uplata u gotovini na licu mjesta (ukoliko postoji). Taj iznos će se kod knjiženja proknjižiti preko blagajne. Opis uplate – dodatni opis uplate u gotovini (ime i prezime osobe koja je izvršila uplatu i sl.) Komercijalist – u ovo polje se odabire jedna od ponuđenih vrijednosti. Ponuđene su sve osobe koje su u šifrarniku partnera specificirane kao uposlenici – komercijalisti i koji su zaduženi za kupca za kojeg se izrađuje predračun. Otpremnica – Upisati broj otpremnice prema kojoj je kupac preuzeo robu Od – Upisati datum otpremnice

Procedura Poslovne politike

Svrha procedure poslovne politike je jednostavna primjena posebnih cijena dodijeljenih određenoj grupi partnera. Ukoliko, npr. menadžment firme želi stalnim kupcima omogućiti dodatne popuste, u šifrarniku Poslovne politike (obrađen u okviru poglavlja Šifrarnici) kreira se posebna poslovna politika za stalne kupce u kojoj se određuje vrsta i veličina popusta koji im se žele dodijeliti. U sljedećem koraku, u okviru šifrarnika Partneri željenim kupcima se pridružuje formirana poslovna politika. Nakon provođenja ovih koraka, program svim kupcima kojima su dodijeljene poslovne politike automatski dodjeljuje popuste definirane pripadajućom politikom. U okviru prozora za kreiranje predračuna nije moguće mijenjati parametre predefiniranih poslovnih politika ali ukoliko je konkretnom kupcu dodijeljena određena poslovna politika oznaka te politike će biti prikazana. Također, kupac nije u grupi partnera za koje važi neka od poslovnih politika željeni popust je moguće specificirati u okviru prozora prikazanog na slici 5.29. Naredna slika prikazuje slučajeve u kojim je kupcu dodijeljena poslovna politika i slučaj kada kupcu nije dodijeljena poslovna politika ali jeste jednokratni fakturni popust. Bitno je napomenuti da se polje Fakturni popust prikazano na slikama 5.30. može koristiti i za jednokratnu izmjenu popusta važećeg prema poslovnoj polici. Naime, kao što se vidi sa slike 5.30.b. u polje Fakturnog popusta unesena je vrijednost od 5,00%. Ova vrijednost je unesena automatski na osnovu poslovne politike. Ako je za konkretan predračun ovu vrijednost potrebno promijeniti, to se čini unosom željenog procenta u polje Fakturnog popusta.


Nakon kreiranja zaglavlja prelazi se na unos stavki predračuna. Na prozoru sa slike 5.28. Odabire se opcija Novi koja se nalazi u donjem desnom uglu prozora nakon čega se prikazuje poseban prozor za specificiranje podataka o stavci koja se uvodi u predračun. Ovaj prozor je prikazan na narednoj slici – 5.31.

Maloprodaja

191

Slika 5.31. Unos nove stavke u predračun

Prilikom unosa, za svaku stavku je potrebno popuniti set podataka (nalazi se u lijevom dijelu prozora sa slike 5.31.) o proizvodu: Šifra proizvoda – odabire sa liste proizvoda odabirom kratice "+ Enter",

Napomena: Kod unosa stavke na Predračunima, riječ Šifra je link prema prozoru Prodaja Artikla. Ovaj prozor omogućava pregled prodaje artikla po fakturama – odabirom parametara se može dobiti i detaljniji pregled:


Napomena: Kod unosa stavki na predračunima ukoliko pritisnete tipku PageUp ili PageDown kada ste u polju šifre pojavljuje se cjenovnik sortiran po šifri (PageUp) ili nazivu (PageDown). Ukoliko je polje šifre prazno cjenovnik se automatski pozicionira na posljednju unesenu šifru.

Količina – Polje za specificiranje količine proizvoda, Nabavna cijena – vrijednost nabavne cijene je već izračunata u okviru ulazne kalkulacije tako da je ovdje nije moguće mijenjati, Marža (u procentualnom i apsolutnom iznosu) – Već je ponuđena vrijednost marže određene ulaznom kalkulacijom ali korisnik ovu vrijednost može promijeniti, Cijena bez PDV (jedinična) – već definirana ulaznom kalkulacijom ali je korisnik može promijeniti, Porez – Vrijednost uračunatog poreza – u polje se ne mogu unositi izmjene, Cijena sa PDV – Ukupna jedinična cijena koja u sebi sadrži i PDV. Ukoliko se manuelno promijeni, vrijednost marže će se automatski promijeniti u cilju obezbjeđenja integriteta proračuna. Popust – vrijednost popusta koji se odobrava kupcu u procentualnom ili apsolutnom iznosu (dovoljno je popuniti jedno od ponuđenih polja – program će automatski popuniti preostalo). Pri izdavanju popusta je potrebno obratiti pažnju da je program već uračunao eventualni popust koji je kupcu dodijeljen poslovnom politikom.



Detalji o posljednjoj prodaji artikla koji se trenutno unosi istom partneru

Iznos predračuna (bez PDV-a) za sve do sada unesene stavke uz napomenu o popustima automatski dodijeljenim prema važećoj poslovnoj politici prema partneru

Ukupan iznos sa PDV-om


192

Iznos – cijena za specificirani broj komada proizvoda (sa PDV-om), program je izračunava automatski i ručno je nije potrebno niti moguće mijenjati Serijski broj – serijski broj proizvoda (ako postoji) Garancija – trajanje garancije za proizvod, Porezni tretman – Moguće je odabrati jednu od dvije ponuđene vrijednosti: sa ili bez uračunavanja poreza. Ukoliko je odabrana opcija Sa porezom iznos poreza će automatski biti uračunat u cijenu. Rok Isporuke – Ako želite kupcu naglasiti rok isporuke za odabrani artikl upišite rok isporuke u danima. Dodatni tekst – U ovom polju se automatski prikazuje tekst koji je kao Dodatni tekst specificiran uz proizvod u okviru šifrarnika Artikala i usluga. Ovako prikazan tekst je moguće ručno promijeniti.

Nakon unosa svih potrebnih artikala u predračun, isti se štampa odabirom opcije Printaj dostupne u donjem lijevom uglu prozora sa slike 5.28. Izgled predračuna se može podešavati odabirom ponuđenih opcija u prozoru koji se aktivira nakon odabira opcije za štampu a koji je prikazan na slici 5.32.

Slika 5.32. – Podešavanje izgleda predračuna

Lijeva strana prozora sa slike 5.32. sadrži listu mogućih naslova za dokument čija se štampa priprema. Obzirom da različite firme koriste različitu terminologiju, ponuđena je lista od čak šest mogućih naslova: Profaktura, Ponuda, Otpremni list (Ovaj ekst se može mijenjati po želji), Profaktura (valuta), Profaktura sa trošarinom i Izlazna kalkulacija.

Pored označavanja vrste dokumenta, prozor još sadrži mogućnost odabira načina označavanja stavki predračuna (prema šifri, kataloškom broju ili Bar kodu) i oznaku na fakturi: ponuđene su opcije Original, Kopija i Bez oznake.

Također, prozor omogućuje određivanje da li će se na predračunu nalaziti memorandum firme ili ne te da li će biti prikazani podaci o Popustima, Masi, Zapremini, Serijskom broju, Primaocu, Dodatni tekst i Rok trajanja. Također je moguć odabir opcije za printanje Sortirano po nazivu i opcije Neto faktura. Prikaz memoranduma se bazira na tri raspoložive opcije:

Maloprodaja

193

Sa memorandumom – prikaz memoranduma, odnodno slike koja je pohranjena na prozoru Moja Firma (na Osnovnom Meniju aplikacije),

Predefinisano – podrazumijeva unos tekstualnog memoranduma Bez Memoranduma – bez navođenja slikovnog ili tekstualnog memoranduma.

Nakon odabira željenih opcija na prozoru sa slike 5.32. pristupa se štampanju predračuna odabirom opcije Printaj. Kao rezultat, na ekranu se pojavljuje predračun čiji je primjer izgleda (konkretni predračuni se mogu razlikovati u zavisnosti od odabira opcija na prozoru prikazanom na slici 5.32.) dat na slici 5.33.

Slika 5.33. Izgled predračuna (profakture)

Obrazac za izradu predračuna omogućava automatizaciju još jedne procedure. Naime, prateći veoma jednostavan postupak, od kreiranog predračuna je u samo nekoliko koraka moguće formirati fakturu. Na prozoru sa slike 5.28. je potrebno odabrati opciju Servisi lociranu u gornjem desnom uglu prozora čime se pokreće jednostavan prozor sa već unesenim vrijednostima za kreiranje fakture (prikazan na slici 5.34.). Ove vrijednosti je moguće mijenjati po potrebi.



194


Napomena: Na glavnom prozoru na slici 5.26, moguće je desnim klikom na predračun na lijevoj strani prozora dobiti meni koji prikazuje dvije kratice:


- Kopiranje predračuna (kopiranje označenog predračuna u novi).

Fakture

Rad sa fakturama inicira se odabirom istoimene opcije na meniju maloprodaje. Osnovni prozor za rad sa fakturama koristi istu logiku kao i prozori za rad sa ostalim objektima maloprodaje (narudžbama, kalkulacijama, predračunima). Lijevi dio prozora sadrži listu relevantnih objekata (prodavnica i faktura) dok desni dio prozora sadrži detaljnije informacije i opcije dostupne za objekt odabran na lijevoj strani prozora. Ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrana prodavnica, na desnoj strani prozora su dostupni podaci o broju faktura za tu prodavnicu i opcije za kreiranje novih (slika 5.35.). Ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrana konkretna faktura, na desnoj strani su prikazane opcije za izmjenu podataka iz zaglavlja fakture (gornji desni dio prozora) te opcije za unos novih i izmjenu postojećih stavki unutar fakture (donji desni dio prozora), prikazano na slici 5.36.

Maloprodaja

195

Slika 5.35. Prozor sa podacima i opcijama za rad sa fakturama za odabranu prodavnicu



196

Kao što je prikazano na slici 5.35. prozor sa podacima i opcijama za odabrano

prodavnica omogućava pokretanje nove fakture, štampanje liste postojećih i pokretanje servisa za automatizirano kreiranje faktura na osnovu pomoćnih dokumenata. U ovom kontekstu pod pomoćnim dokumentima smatraju predračuni. U Enterprise verziji Line.Sys aplikacije, dostupni su i tzv. Enterprise servisi. Servisi – kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata

Odabirom opcije Servisi pokreće se procedura kreiranja fakture na osnovu kreiranih predračuna. Procedura je realizirana u obliku čarobnjaka koji omogućuje korisniku da podešavajući polja u nizu prozora kreira željenu fakturu. Prvi korak ove procedure (i čarobnjaka) je prozor za odabir vrste dokumenta iz kojeg se kreira faktura. Ovaj prozor je prikazan na slici 5.37.


Nakon odabira vrste pomoćnog dokumenta i odabira opcije Dalje> prelazi se na drugi prozor čarobnjaka u kome je potrebno odabrati željeni predračun. Ovaj prozor je prikazan na slici 5.38.


Maloprodaja

197

Nakon odabira konkretnog dokumenta (predračuna) na osnovu koje se pravi faktura

prelazi se na posljednji prozor čarobnjaka odabirom opcije Dalje>. Ovaj prozor prikazuje informacije koje će biti pohranjene u zaglavlju fakture, pri čemu je korisniku data mogućnost da ove vrijednosti mijenja ili dopunjava. Posljednji prozor čarobnjaka je dat na slici 5.39.

Slika 5.39. Treći (posljednji) prozor čarobnjaka za kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata

Osim seta podataka potrebnih za popunjavanje zaglavlja fakture treći prozor čarobnjaka sadrži i opciju "Spoji količine za iste šifre". Ukoliko je odabrana, ova opcija provjerava da li se u stavkama predračuna ponavljaju isti proizvodi. Ukoliko se ovakav slučaj evidentira, program će spojiti količine za ponavljajući artikal i prikazati ga kao jednu stavku sa količinom koja predstavlja zbir količina navedenih u stavkama gdje se artikal pojavljuje. Npr. ukoliko se u predračunu jedan te isti artikal pojavljuje kao druga stavka sa količinom 5 komada i kao šesta stavka sa količinom 10 komada ovaj artikal će u fakturi biti evidentiran kao jedna stavka sa brojem od 15 komada. Ukoliko pak opcija "Spoji količine za iste šifre" nije odabrana, artikli će se i u fakturi pojaviti kao posebne stavke.

Servisi faktura sadrže servis za kreiranje fakture iz više predračuna po sljedećoj logici: Na osnovu više predračuna, količine po artiklima se sabiru /ako to želite/, cijene se uzimaju iz tekućeg cjenovnika /ne po predračunskim cjenama/ te se obračunavaju popusti po tekućim politikama. Na zadnjem prozoru ovog procesa, nudi vam se kupac od prvog predračuna koji je selektiran, kojeg naravno možete promijeniti. Također, obračunska jedinica i komercijalist se uzima od prvog selektiranog predračuna.

Ujedno, opcija Servisi daje mogućnost promjene partnera za više dokumenata

odjednom. Bitno je napomenuti da svi prozori čarobnjaka posjeduju i opciju <Nazad, koja

omogućuje povratak na prethodne prozore i unos naknadnih izmjena. Također, cjelokupnu proceduru je moguće poništiti na bilo kojem prozoru odabirom opcije Otkaži.


198

Printaj – popis faktura Odabirom opcije Printaj prikazane na prozoru 5.35. štampa se lista faktura za odabranu

prodavnicu. Da li će izvještaj sadržavati proknjižene (arhivirane) ili još neproknjižene fakture zavisi od odabira opcije Proknjiženo koja se na prozoru sa slike 5.35. nalazi u donjem lijevom uglu prozora. Enterprise servisi Enterpris servis dostupan na prozoru prikazanom na slici 5.35. je preuzimanje podataka sa mobilnog čitača. Obzirom da se radi o naprednom servisu, njegovo korištenje se vrši u kontaktu sa osobljem eLine Novi – kreiranje nove fakture

Prije analize načina kreiranja nove fakture, treba napomenuti da prozor prikazan na slici 5.36. sadrži još jedan enterprise servis. Odabirom ove opcije korisnik je u mogućnosti da vrši eksport podataka o stavkama fakture za deklaracije. Procedura kreiranja nove fakture pokreće se odabirom opcije Novi, prikazane na prozoru sa slike 5.36. Kao odgovor na ovu opciju, program prikazuje prozor za unos podataka za zaglavlje fakture.

Slika 5.40. Prozor za unos podataka o zaglavlju fakture

Slika 5.41. Sumarne informacije o poslovanju sa partnerom

Maloprodaja

199

Na ovom prozoru (slika 5.40.) potrebno je popuniti set polja koja obuhvaćaju podatke:

Broj (fakture) – program automatski u ovo polje unosi vrijednost narednog rednog broja za fakturu ali je korisniku omogućeno da ovaj broj promijeni ukoliko za tim postoji potreba Datum – program u ovo polje automatski pohranjuje vrijednost trenutnog datuma ali kao i kod broja fakture korisnik može unijeti proizvoljnu vrijednost datuma, Kupac – šifra kupca popunjava se ili ručnim unosom ili odabirom neke od vrijednosti ponuđenih u šifrarniku Partneri, odabirom kratice "+ Enter". Bez obzira na način unošenja, program će prihvatiti samo one vrijednosti koje su pohranjene u šifrarniku partnera. U slučaju da korisnik u ovo polje pokuša unijeti neku drugu vrijednost, program će prijaviti grešku i neće dozvoliti snimanje fakture. Nakon unosa kupca, klikom na njegov naziv (lociran neposredno nakon polja i označen plavom bojom) moguće je aktivirati prozor (prikazan na slici 5.43) sa osnovnim podacima o dosadašnjem poslovanju firme sa kupcem bilo da se on pojavljivao u ulozi kupca bilo u ulozi dobavljača. Primalac – Neobavezno polje. Popunjava se samo u slučaju da je primalac robe različit od kupca. Polje se popunjava također ručnim unosom ili odabirom vrijednosti iz šifrarnika Partneri. Program u ovo polje neće dozvoliti unos koji ne korespondira ni sa jednim unosom u šifrarnik partnera. Konto kupca – polje se popunjava automatski ali je korisniku omogućeno unošenje izmjena. Napomena – napomenu je moguće unijeti ručno ali i izvršiti odabir jedne od standardnih napomena unesenih u šifrarnik Napomene. Poziv šifrarnika se vrši klikom na riječ Napomena koja se nalazi pored polja. Ova riječ je za razliku od objašnjenja datih za ostala polja prikazana plavom bojom. Bez trošarine (Izvoz) – opcija se odabire ukoliko se u fakturu ne želi uključiti i trošarina Avansna faktura – opcija se odabire ukoliko se radi avansna faktura (ukoliko se pravi regularna faktura za kupca, snimanjem zaglavlja se provjerava da li postoji avansna faktura koja nije zatvorena te se nudi opcija za zatvaranje, te je zbog toga potrebno da se sve avansne fakture označe ovdje) Narudžba i Datum narudžbe – neobavezna polja. Popunjavaju se ukoliko se faktura želi povezati sa narudžbom koja je inicirala izradu fakture. Način plaćanja – Obavezno polje. Popunjavanje se vrši odabirom jedne od četiri ponuđene vrijednosti: Gotovina, Kartica, Pouzećem ili Virman/Uplatnica. DPO – na obrascu se nalaze dva povezana polja. U prvo se unosi broj dana do prispijeća, a u drugo tačan datum prispijeća obaveze. Dovoljno je popuniti jedno od polja dok će se drugo automatski popuniti u skladu sa unesenom vrijednošću. Obračunska jedinica – neobavezno polje koje se popunjava ukoliko se faktura želi povezati sa nekom od obračunskih jedinica firme, Valuta – na obrascu se nalaze polja u koje se unosi naziv valute i njen odnos sa konvertibilnom markom (KM). Ukoliko se transakcije vrše u KM u prvo polje se unosi "KM" a u drugo odnos 1,0000. Iznos uplate i Opis uplate – Polja se popunjavaju ukoliko je kupac već izvršio dio plaćanja. U tom slučaju će na fakturi ukupni iznos za plaćanje ostati isti ali će u posebnom polju biti prikazana informacija da je određeni dio iznosa već uplaćen. Komercijalist – u ovo polje moguće je odabrati jedan od ponuđenih unosa – odabrati sa liste uposlenika koji su kao komercijalisti specificirani unutar šifrarnika partnera. Otpremnica – u polje je moguće navesti podatke o otpremnici povezanoj sa fakturom Od – upisuje se datum otpremnice Tenderi / Ugovori – Ukoliko postoji Tender/Ugovor sa ovim kupcem, tada se u ovo polje upisuje K.O. Fakture – Upisuje se broj fakture na koje se odnosi Knjižna obavijest Automatsko fakturisanje – na slici 5.411 – daje mogućnost da se postojeća faktura automatski pravi prema zadanim parametrima. Odabirom vremenskog ponavljanja (dnevno, sedmično ili mjesečno) zadaje se osnovni parametar za pravljenje fakture i prema tom parametru se gornji desni dio prozora mijenja za detaljniji izabir automatizovanja pravljenja fakture (slika 5.412)


200

Slika 5.411. Prozor za unos podataka o postavljanju automatskog fakturiranja


Pored seta podataka prozor za definiranje zaglavlja fakture uključuje još jednu značajnu proceduru.

Ova procedura se odnosi na primjenu poslovne politike prilikom kreiranja fakture. Kao što je objašnjeno u prethodnim poglavljima, poslovna politika predstavlja jednostavan način za obezbjeđenje jednakog tretmana za grupe kupaca. Unutar poslovne politike se definira tretman koji se odobrava grupi kupaca: različite vrste popusta, DPO, kamate, itd. Ukoliko je kupcu prilikom njegovog evidentiranja u šifrarniku Partneri pridružena određena poslovna politika, odredbe te politike će se automatski uključivati prilikom izrade fakture. Korisnik programa će o tome biti obaviješten informacijom koja se nalazi na prozoru prikazanom na slici 5.40 u posebnom dijelu prozora sa naslovom Poslovne politike.


Maloprodaja

201

Slika 5.42. Prozor za unos podataka o stavkama fakture Prozor prikazan na slici 5.42. sastoji se od pet glavnih dijelova: Lista stavki već uključenih u fakturu, Set podataka za artikal koji se trenutno unosi u fakturu, Ukupan iznos za sve stavke uključene u fakturu, Set podataka o posljednjoj prodaji trenutno aktivnog artikla istom kupcu Set podataka o raspoloživim količinama trenutno aktivnog artikla u svim skladištima

firme Lista stavki uključenih u fakturu

Lista stavki fakture se nalazi u gornjem dijelu prozora sa slike 5.42. Lista uključuje podatke o šifri, nazivu, jedinici mjere, količini, maloprodajnoj cijeni, iznosu i odobrenom popustu za pet posljednjih unesenih stavki. Set podataka za trenutno aktivni artikal

Artikal koji se želi unijeti u fakturu potrebno je definirati popunjavanjem seta podataka. Ovaj set obuhvata polja: Šifra (artikla) – preporučuje se popunjavanje odabirom kratice "+ Enter"




202

Napomena: Kod unosa stavki na fakturama ukoliko pritisnete tipku PageUp ili PageDown kada ste u polju šifre pojavljuje se cjenovnik sortiran po šifri (PageUp) ili nazivu (PageDown). Ukoliko je polje šifre prazno cjenovnik se automatski pozicionira na posljednju unesenu šifru.

Količina – broj se unosi ručno, Nabavna cijena – vrijednost ovog polja nije moguće mijenjati. Program automatski unosi vrijednost nabavne cijene određene ulaznom kalkulacijom, Marža – program automatski nudi vrijednost marže deklariranu maloprodajnom kalkulacijom ali dopušta korisniku da ovu vrijednost promijeni. Izmjenu je moguće provesti unosom procentualne ili apsolutne vrijednosti marže. Pri tome je dovoljno unijeti jednu od ove dvije vrijednosti dok će program drugu izračunati i prikazati automatski.


Cijena bez PDV – novčani iznos koji predstavlja zbir nabavne cijene i marže. Odmah pri popunjavanju polja Šifra (tj. nakon što se programu specificira koji artikal se unosi u fakturu) program u ovo polje unosi vrijednost cijene određene maloprodajnom kalkulacijom. Također program automatski ažurira vrijednost ovog polja ukoliko se korisnik odluči da mijenja veličinu marže. Program omogućava i obrnutu vrijednost određivanja cijene – ona se može unijeti ručno i u tom slučaju će program promijeniti vrijednost marže kako bi nabavna cijena, marža i maloprodajna cijena bile u ravnoteži. Cijena sa PDV – predstavlja ukupnu cijenu i formira se dodavanjem PDV-a na cijenu koja je formirana kao zbir nabavne cijene i marže. Kao i u slučaju prethodnog polja, vrijednost koju aplikacija izračunava automatski je moguće ručno promijeniti nakon čega će se vrijednost Cijene bez PDV-a i marže promijeniti. Popust – vrijednost popusta koja se odobrava kupcu. Moguće ju je unijeti u procentualnom (prvo polje) ili u apsolutnom iznosu (drugo polje). Ukoliko prema kupcu nije određena poslovna politika program će ponuditi vrijednost ovog polja kao 0%. Ukoliko za kupca vrijedi određena politika, program će u ovo polje automatski unijeti vrijednost osnovnog popusta iz poslovne politike, Porez – polje u kojem je prikazana veličina poreza uračunata u cijenu. Vrijednost unesenu u polje nije moguće direktno mijenjati obzirom da je veličina poreza koja se pridružuje artiklu već određena pri unosu artikla u šifrarnik Artikli. U okviru obrasca sa slike 5.44. moguće je jedino specificirati da li će porez biti uračunat ili ne (odabirom odgovarajuće vrijednosti u posljednje polje Porezni tretman), Iznos – kao i prethodno polje, i ovo ne omogućava direktni unos vrijednosti. Prikazana vrijednost predstavlja proizvod cijene sa PDV-om za jedan proizvod i broja komada. Serijski broj i Garancija – neobavezna polja u koje je moguće unijeti vrijednost serijskog broja artikla i trajanje garancije koje se odobrava za proizvod.


Porezni tretman – polje čijim popunjavanjem korisnik odlučuje da li će u cijenu proizvoda biti uračunat porez ili ne. Rok trajanja – Ukoliko artikl koji se isporučuje ima rok trajanja unosom datuma u ovo polje definirate krajnji rok upotrebe.

Maloprodaja

203

Ukupno – Novčani iznos za sve stavke uračunate u fakturu Dio prozora označen naslovom Ukupno sadrži podatak o ukupnoj cijeni svih artikala koji

su uneseni u fakturu. Unutar ovog dijela prozora prikazuje se i podatak o eventualnim popustima koji se dodjeljuju kupcu na osnovu poslovne politike i na osnovu iznosa fakture. Bitno je napomenuti da iznos prikazan u ovom polju ne uključuje PDV. Ukupan iznos koji uključuje i PDV je označen sa "Za kupca", pozicioniran je na donjem centralnom dijelu prozora a prikazan plavom bojom. Zadnja prodaja partneru

Ovaj dio prozora prikazuje podatke o detaljima transakcije kojom je artikl koji se trenutno unosi u fakturu posljednji put prodat istom kupcu. Na ovaj način korisnik je u mogućnosti pratiti eventualne promjene u marži, popustima i ostalim relevantnim podacima u odnosu na prethodne transakcije. Trenutno raspoložive količine artikla

Donji desni dio prozora prikazanog na slici 5.42. sadržava izuzetno korisnu mogućnost ostvarivanja uvida u količine artikla prisutne u skladištima firme. Naime, kao što se vidi na slici 5.43. koja se fokusira na dio prozora sa slike 5.42. program daje mogućnost automatskog prijenosa određene količine artikla koji se unosi u fakturu iz ostalih prodavnica (ili veleprodajnih skladišta) firme ako prodavnica za čiju se robu kreira faktura ne posjeduje dovoljne količine proizvoda. U primjeru sa slike 5.42. u prodavnici sa kontom 1023 raspoloživo je 5 jedinica artikla koji se unosi u fakturu. Obzirom da je količina koja se prodaje fakturom 10 jedinica, očigledno je da prodavnica 1023 ne posjeduje dovoljnu količinu. Uvid u raspoložive količine artikla u ostalim prodavnicama i skladištima je također dat u donjem dijelu prozora i korisnik je u mogućnosti obilježavajući kućicu pored oznake prodavnice/skladišta automatski prenijeti potrebnu količinu artikla potrebnu za formiranje fakture. U primjeru sa slike 5.43. potrebna količina je 5 jedinica. Klikom na kućicu ispred oznake prodavnice "1310" u koloni Prijenos program unosi veličinu prijenosa od 5 jedinica. Prihvaćanjem odabira i knjiženjem fakture program kreira i poseban dokument – Prijenosnicu, kojim se dokumentira prijenos artikala iz jedne prodavnice u drugu.

Slika 5.43. Prijenos artikala između prodavnice u cilju formiranja fakture

Dio prozora prikazan na slici 5.43. sadrži sve podatke relevantne za formiranje odluke o optimalnom transferu robe između prodavnica/skladišta: Naziv prodavnice – konto kojim je prodavnica određeno Stanje – trenutna količina artikla u prodavnici Ulaz – ukupna količina artikla čiji je unos u prodavnica evidentiran u još neproknjiženim kalkulacijama Rezervirano – količina artikla rezervirana unosom u predračune, Izlaz – ukupna količina artikla evidentirana u još neproknjiženim fakturama,


204

Raspoloživo – raspoloživa količina artikla – uzima u obzir stanje, ulaz, rezervacije artikla i izlaz Prijenos – polje u kojem se prikazuje veličina prijenosa između prodavnice

U primjeru sa slike 5.43. u prodavnica je (proknjiženim kalkulacijama) uneseno 10 jedinica artikla (Stanje). U koloni Ulaz, evidentirana je još neproknjižena kalkulacija kojom se u prodavnica unosi dodatnih 20 komada artikla. Također, postoje evidentirani predračuni za artikal pa se u koloni Rezervirano nalazi vrijednost 20. Neproknjiženim fakturama je evidentirana planirana prodaja 5 komada artikla pa je u koloni Izlaz prikazana vrijednost 5. Kolona Raspoloživo sumira podatke iz prethodnih kolona i sadrži vrijednost 5. Obzirom da se fakturom želi prodati 10 komada, iz ostalih prodavnic/skladišta je potrebno prenijeti 5 komada. Ovo je izvršeno klikom na kućicu lociranu ispred oznake prodavnice "1310". Nakon toga je u koloni Prijenos za ovo skaldište automatski evidentirana vrijednost 5 jer je program izračunao potrebnu vrijednost za kompletiranje fakture i istu prenio u prodavnicu 1023.

Nakon unosa željenih artikala u fakturu, prelazi se na njeno štampanje a zatim i

knjiženje. Procedura štampanje se inicira odabirom opcije Printaj locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici 5.36. Kao rezultat, prikazuje se prozor za odabir parametara štampanja dokumenta, slika 5.44.

Slika 5.44. Opcije štampanja fakture

Kao što se vidi sa slike 5.44. za štampanje se može odabrati vrste dokumenta: Faktura, Faktura/Otpremnica, Ponuda, Garantni list, Knjižna obavijest (u ovom slučaju na dnu fakture se pojavljuje linija „saglasan“), Otpremni list (Ovaj tekst se može mijenjati po potrebi), Faktura (valuta), Zapisnik o promjeni cijena, Faktura sa trošarinom i Izlazna kalkulacija. Stavke fakture mogu biti označene šifrom artikla, kataloškim brojem ili Bar kodom, dokument može biti bez oznake ili sa oznakom Original ili Kopija. Korisniku je omogućeno da određuje da li će dokument sadržavati podatke o popustima, masi, zapremini, primaocu, dodatni tekst (dodatni tekst se specificira u prozoru Moja firma), rok trajanja i serijskom broju (unošenjem ili uklanjanjem štriha u odgovarajuće kućice) te sortiranje po nazivu, unosu ili šifri i Neto faktura (u ovom slučaju se ne prikazuju popusti nego samo krajnja cijena bez PDV-a i sa uračunatim popustom) ili Gotovinska faktura (u ovom slučaju će cijene na faturi biti sa PDV-om). Također, dokument može sadržavati

Maloprodaja

205

memorandum što se određuje eksplicitnim dodavanjem ili uklanjanjem memoranduma firme (opcije Sa ili Bez memoranduma) ili korištenjem opcije Predefinirano koja rezultuje prikazom tekstualnog zaglavlja/memoranduma.


Slika 5.45 Proces knjiženja maloprodajne fakture

Prozor za knjiženje je podijeljen u dva dijela: lijevi i desni. Lijevi dio prikazuje listu neproknjiženih faktura. Označavanjem kućica ispred fakture odlučuje se koje je fakture potrebno knjižiti. U jednom koraku je moguće knjižiti više faktura. Desni prikazuje osnovne podatke fakture: Vrstu naloga, Broj/Datum i Kurs. Nadalje, prozor sadržava tri grupe opcija za podešavanje procesa knjiženja.

Unutar prve grupe opcije potrebno je odabrati opciju jednu od ponuđenih opcija knjiženja: Sa prijenosom u dnevnik knjiženja Glavne knjige (transakcija se unosi u pripremu unutar glavne knjige te ju je za završavanje procesa knjiženja potrebno knjižiti i u okviru glavne knjige), Direktan prijenos u glavnu knjigu (transakcija se knjiži u potpunosti te će se i unutar glavne knjige nalaziti u grupi proknjiženih transakcija) ili Prijenos samo na kartice (opcija koja knjiženje vrši samo unutar maloprodaje – transakcija se ne pojavljuje unutar glavne knjige, opcija koja se koristi za podešavanje početnog stanja).

Unutar druge grupe opcija potrebno je specificirati da li se eventualne promjene cijena unesene u fakturu trebaju evidentirati u cjenovniku.

Treća grupa opcija sadrži polja u kojim je potrebno odabrati vrstu naloga, Broj/Datum (program broj i datum dodjeljuje automatski ali je korisniku omogućena njihova eventualna izmjena) te Kurs korišten među valutama u fakturi.




- Kopiranje faktura (kopiranje te označene fakture u novu).


206

Napomena: Kod knjiženja maloprodajnih faktura koje imaju partnera sada se krajnje knjiženje na prelazni konto prvo gleda iz šifrarnika način plaćanja pa tek onda po definicija skladišta.

Servisi

Meni Maloprodaja pored alata za kreiranje narudžbi, kalkulacija, predračuna, i faktura sadrži i niz veoma korisnih servisa koji omogućuju automatizaciju obavljanja poslova vezanih za maloprodaju. Ovi servisi obuhvaćaju inventure, nivelacije, prijenosnice, cjenovnike, definiranje prodavnica, ostale dokumente, Korisnike kasa, POS Razmjenu, Ambalažu i Kopiranje dokumenata. Servis definiranja prodavnica je obrađen na početku poglavlja obzirom da je to neophodan preduslov za rad sa ostalim elementima maloprodaje. Ostali servisi će biti analizirani u nastavku ovog poglavlja. Inventura

Ovaj servis omogućuje automatizaciju inventurnog procesa. Pokretanjem opcije Maloprodaja – Servisi – Inventura na ekranu se prikazuje prozor prikazan na slici 5.46.


Lijevi dio prozora sadrži listu definiranih prodavnica za koje je moguće raditi inventure. Desni dio prozora prikazuje detaljnije informacije o objektu selektiranom na lijevom dijelu prozora. Na primjeru sa slike 5.46. na lijevom dijelu prozora selektirana je prodavnica pa kao rezultat toga desni dio prozora sadrži informacije o broju inventura za tu prodavnicu te opcije za kreiranje novih inventura i štampanje lista inventura. Ukoliko je na lijevoj strani selektirana pojedinačna inventura, desna strana prozora će sadržavati detaljnije informacije o toj inventuri. Ove informacije uključuju zaglavlje koje se sastoji od Broja inventure, Datuma i Napomene te informacije o stavkama inventure – artiklima. Procedura pokretanja nove inventure pokreće se odabirom opcije Novi prikazane na prozoru sa slike 5.46. Kao rezultat, pojavljuje se prozor za specifikaciju artikala koji se žele uključiti u inventuru. Ovaj prozor prikazan je na slici 5.47.

Maloprodaja

207




Polja za redukciju liste artikala


208




Prema preporučenoj proceduri, u sljedećem koraku je potrebno inicirati štampanje Inventurne liste odabirom opcije Printaj. Inventurna lista predstavlja dokument u koji ovlaštene osobe nakon pregleda stanja u prodavnici unose stvarne količine artikala pohranjene u istoj. Izgled inventurne liste je dat na slici 5.50. Nakon popunjavanja inventurne liste, vrše se modifikacije u stavkama inventure korištenjem opcije Izmjeni, locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike 5.49. Kao odgovor na odabir ove opcije, prikazuje se prozor u kojem je korisniku omogućeno da unese vrijednosti Inventurne cijene i Inventurnog stanja. Nakon što su sve stavke inventure usklađene sa vrijednostima unesenim na inventurnu listu, prelazi se na štampanje Inventure. Inventura prikazuje knjigovodstvene i inventurne veličine te razliku između ovih veličina. Primjer izgleda inventure dat je na slici 5.51.

Maloprodaja

209


Slika 5.51. Primjer izgleda dokumenta inventure

Nakon štampanja inventure istu je potrebno knjižiti. Procedura knjiženja pokreće se odabirom istoimene opcije na prozoru sa slike 5.49. Da bi se proces knjiženja proveo, potrebno je još podesiti parametre knjiženja odabirući: 6) tip:


b) Direktan prijenos u glavnu knjigu – inventura se knjiži u glavnoj knjizi c) Prijenos samo na kartice – inventura se ne prenosi u glavnu knjigu. Podaci o inventuri

će se koristiti samo u okviru maloprodajnog menija. 7) Stanje cjenovnika:

a) Ažuriranje cijena u cjenovniku u skladu sa izvršenim izmjenama, b) Ne mijenjanje cijena u cjenovniku

8) vrstu naloga - odabire se jedna od ponuđenih veličina iz šifrarnika Vrste naloga 9) Broj i datum – program automatski unosi preporučene vrijednosti ali je korisniku omogućeno


Podešavanjem parametara i odabirom opcije Knjiži završava se procedura knjiženja inventure.

Potrebno je još napomenuti da je stavke inventure, nakon uključivanja moguće mijenjati ili brisati iz inventure. Mijenjanje podrazumijeva odabir opcije Izmjeni smještene u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 5.49. Ovom opcijom se poziva prozor za unos


210

izmjena u polja Šifra (mijenjanjem šifre mijenja se artikl uključen u inventuru), Inventurne cijene i Inventurnog stanja. Ovaj prozor je prikazan na slici 5.52.

Slika 5.52. Prozor za izmjenu podataka stavke uključene u inventuru Brisanje stavke iz inventure se vrši odabirom željene stavke na prozoru prikazanom na slici 5.49. te odabirom tipke Delete na tastaturi. Prije brisanja, aplikacija će tražiti potvrdu odluke za brisanje (radi eliminisanja mogućnosti slučajnog pritiska tipke Delete). Prozor sa zahtjevom za potvrdu brisanja je prikazan na slici 5.53.

Slika 5.53. Zahtjev za potvrdu brisanja stavke inventure Nivelacija

Servis Nivelacija omogućava brz postupak evidentiranja promjene cijena artikala a prema promjenama izvršenim pri radu sa fakturama. Sve promjene cijena koje program evidentira uključuju se u nivelaciju pri čemu se nivelacija trenutne cijene artikala podešava u skladu sa cijenama po kojim je artikal posljednji put prodan. Pri izradi nivelacije, moguće je vršiti selekciju artikala na koje će se nivelacija odnositi. Program će reducirati selekciju samo na one artikle kod kojih je zabilježena prodaja po različitim cijenama.

Kao što je već navedeno u okviru ovog poglavlja, prilikom kreiranja fakture program automatski nudi cijene artikala prema iznosima utvrđenim maloprodajnim kalkulacijama. Ukoliko se u okviru kreiranja fakture želi promijeniti cijena određenog artikla, to se izvodi ručnim unosom cijene nakon čega program podešava vrijednost marže kako bi nabavna cijena, marža i ručno

Maloprodaja

211

unesena maloprodajna cijena bile u ravnoteži. Međutim, korisnik aplikacije ostaje u obavezi da ostatak količine artikla sa promijenjenom cijenom (koji se još uvijek nalazi u prodavnici) uskladi sa novoodređenom cijenom. Ovu obavezu moguće je na jednostavan način izvršiti korištenjem servisa Nivelacije. Unutar osnovnog prozora servisa, potrebno je odabrati prodavnicu u kojem se nalaze artikli čije se cijene niveliraju a zatim odabrati opciju kreiranja nove nivelacije. Program prikazuje prozor sa listom artikala raspoloživih u prodavnici te alatima za jednostavno reduciranje liste. Nakon odabira liste artikala koja se želi uključiti u nivelaciju, program će automatski detektirati artikle kod kojih je zabilježena promjena cijene i kreirati adekvatnu nivelaciju. Korisniku još ostaje da nivelaciju odštampa i proknjiži.

Sljedeći niz slika ilustrira opisanu proceduru:

Slika 5.54. Osnovni prozor za izradu i izmjene nivelacija

Osnovni prozor za izradu nivelacija sadrži listu prodavnica za čije artikle se može raditi nivelacija i opcije za kreiranje nove i štampanje liste postojećih nivelacija.


212

Slika 5.55. Prozor za odabir liste artikala koji se žele uključiti u nivelaciju


Slika 5.56. Kreirana nivelacija

Maloprodaja

213

Prozor sa slike 5.56. prikazuje nivelaciju kreiranu odabirom opcije Prihvati na prozoru sa prethodne slike (5.55). Kao što se vidi sa slike, program je automatski reducirao listu artikala sa slike 5.55. na samo jedan artikal obzirom da je samo za taj artikal detektirana promjena u cijeni. Prozor također omogućava dodatno podešavanje parametara i u zaglavlju (Broj, Datum, Napomena) i u stavkama nivelacije (Šifra, Nova cijena).

Slika 5.57. Izgled dokumenta "Zapisnik o promijeni cijena" kreiranog na osnovu nivelacije

U narednom koraku potrebno je odštampati dokument Zapisnik o promijeni cijena, odabirom opcije Štampaj na prozoru sa slike 5.56 i opcije Nivelacija na prozoru za štampu. Izgled dokumenta prikazan je na slici 5.57.

Na prozoru za štampu je i opcija printanja labela direktno za sve artikle za koje se sprovela nivelacija.

Nakon štampe, preostalo je još knjiženje nivelacije koje se izvodi odabirom opcije Knjiži na prozoru prikazanom na slici 5.56. Odabir ove opcije rezultira u prikazu standardnog prozora za knjiženje u kojem je moguće specificirati vrstu knjiženja i u kojem se unosi vrsta, broj i datum naloga za knjiženje.

Provođenjem procedure knjiženja zaokružuje se procedura nivelacije cijena artikala. Prijenosnice

Cilj servisa Prijenosnice je ažuriranje stanja prodavnica/prodavnice u slučajevima kada se određene količine artikala prenose iz jedne u drugu prodavnicu ili skladište firme. Kao što je već pokazano u okviru rada sa fakturama, ukoliko je to potrebno, prijenos robe iz jedne u drugu prodavnicu ili prodavnica moguće je izvesti automatski prilikom izrade fakture. Istu proceduru moguće je izvršiti i bez vezivanja za konkretnu fakturu upotrebom ovog servisa. Pri tome treba obratiti pažnju na to da će se svi transferi artikala iz jednog u drugo prodavnica inicirani fakturama evidentirati u okviru ovog servisa u obliku proknjiženih prijenosnica.

Korisnik je zakonom obavezan da prijenosnice čuva i u pisanoj formi te je zbog toga sve prijenosnice bez obzira da li su izrađene radom sa fakturama ili direktno korištenjem ovog servisa potrebno štampati.


214


Slika 5.58. prikazuje osnovni prozor za rad sa prijenosnicama kod koga je (odabirom opcije Proknjiženo u donjem lijevom uglu prozora) lista ograničena na proknjižene prijenosnice. U konkretnom primjeru sa slike, pri izradi fakture, prodavnica označena brojem konta 1023 nije posjedovala dovoljnu količinu artikla pa je dodatnih 5 komada preneseno sa skladišta označenog kontom 1310. Knjiženjem te fakture kreirana je i proknjižena i odgovarajuća prijenosnica koju je da bi se procedura završila u potpunosti potrebno štampati. Opcije kreiranja novih i izmjene postojećih zaglavlja i stavki nisu omogućene obzirom da se radi o listi proknjiženih prijenosnica.


U okviru procedure kreiranja prijenosnice u prvom koraku se definira zaglavlje (opcija Novi locirana u gornjem desnom uglu prozora) popunjavanjem polja Broj, Datum, Sa konta, Na konto, Napomena i Način zaduženja cijena (prema cjenovniku ili skladištu iz kojeg se artikl prenosi) nakon čega se prelazi na unos podataka o stavkama – artiklima koji su predmet prijenosa (opcija Novi u donjem desnom uglu prozora). Ovi podaci obuhvaćaju Šifru artikla i Količinu. Nakon unosa, prijenosnicu je potrebno štampati i proknjižiti. Ovim se završava procedura evidentiranja prijenosa artikala iz jedne u drugu prodavnicu ili prodavnica firme.

Maloprodaja

215



Odabirom opcije Novi locirane u gornjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 5.58. aktivira se prozor za unos podataka u zaglavlje prijenosnice: Broj dokumenta, Datum, Sa konta (oznaka konta prodavnice/prodavnice sa kojeg se artikli uzimaju), Na konto (oznaka konta prodavnice/prodavnice u koje se artikli upućuju) i Napomena. Unos u polje napomene je moguće provesti direktnim unosom u polje ili odabirom neke od standardnih napomena pohranjenih u šifrarniku napomena. Pozivanje šifrarnika izvršava se klikom na riječ Napomena lociranu neposredno pored polja i prikazanu plavom bojom.

Nakon unosa i snimanja zaglavlja, prelazi se na unos podataka o stavkama prijenosnice, odabirom opcije Novi locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike 5.58.


216


U prozoru za unos podataka o stavkama prijenosnice (prikazanog na slici 5.60.) dostupna su polja za unos tri podatka: šifru artikla, količinu koja se prenosi te dodatni tekst. Odmah pri odabiru šifre dodatni tekst se automatski popunjava tekstom koji je kao dodatni tekst specificiran uz artikl u šifrarniku. Pored ovih podataka, prozor prikazuje usporedne podatke o nabavnoj cijeni, marži, porezu i cijeni predmetnog artikla u polaznom i odredišnom skladištu/prodavnici.


Nakon unosa podataka, formular prijenosnice se štampa odabirom istoimene opcije locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici 5.58. Pored obrasca Prijenosnice dostupno je štampanje i obrazaca Labele, Kalkulacije/Prenosnice, Otpremnice/Prijenosnice i Labele (Samo nove) – za printanje labela za artikle koji su imali cijenu nula (0).


Nakon štampanja formulara, prijenosnicu je potrebno proknjižiti. Procedura knjiženja se pokreće odabirom opcije Knjiži također locirane u donjem lijevom uglu prozora sa slike 5.58.

Maloprodaja

217

Procedura knjiženja se provodi popunjavanjem standardnog formulara za knjiženje, prikazanog na slici 5.45.






Servis Cjenovnik omogućava centralizirano vođenje evidencije i unošenje izmjena vezanih za cijene artikala. Također, cjenovnik sadržava veći broj pod-servisa za automatizaciju različitih poslova vezanih za određivanje i mijenjanje cijena.


218

Slika 5.62. Osnovni prozor servisa Cjenovnik

Osnovni prozor cjenovnika (prikazan na slici 5.62.) sastoji se od tri osnovna dijela (pod-prozora): Lista prodavnica sa pohranjenim artiklima sa podjelom na kategorije artikala (lijeva

strana prozora), Lista artikala u prodavnici/kategoriji selektiranoj na desnoj strani prozora sa osnovnim

podacima za svaki artikal (centralni dio prozora), i Lista dostupnih opcija i komandi (desni dio prozora).

Cijenu artikla je moguće formirati na dva načina: unosom odgovarajućih podataka pri izradi maloprodajne kalkulacije ili direktnim unosom podataka u servis cjenovnika. Podaci vezani za formiranje cijene a specificirani u kalkulaciji automatski se evidentiraju u cjenovniku. Ukoliko je ove podatke potrebno promijeniti a izmjene evidentirati u cjenovniku željeni artikal se selektira u centralnom dijelu prozora a zatim odabire opcija Izmijeni. Kao rezultat, prikazuje se prozor za unos/izmjenu podataka relevantnih za cijenu proizvoda, prikazan na slici 5.63.


Maloprodaja

219

Slika 5.63. Prozor za izmjenu podataka relevantnih za cijenu proizvoda

Prozor za izmjenu podataka relevantnih za cijenu proizvoda (prikazan na slici 5.63.) sastoji se od četiri glavna dijela: Osnovni set podataka sadrži vrijednosti: Nabavne cijene, Marže – koju je moguće mijenjati specificiranjem procentualne ili apsolutne vrijednosti, Cijene bez PDV – koja se dobija dodavanjem marže na nabavnu cijenu Poreza – vrijednost poreza u ovom prozoru nije moguće mijenjati, Cijene sa PDV – kao zbir nabavne cijene, marže i poreza, Popusta – u procentualnom ili apsolutnom iznosu, Cijene sa popustom (bez i sa PDV) – kao razliku cijene i dodijeljenog popusta.

Drugi set podataka obezbjeđuje definiranje vremenskog perioda u kojem važi popust određen u prethodnom setu. Vremenski period se specificira unosom početnog i krajnjeg datuma važenja popusta.

Naredni set podataka sadrži polja: Minimalna marža – popunjavanjem polja minimalna marža, određuju se granice do kojih uposlenici firme zaduženi za izradu faktura mogu smanjivati cijenu proizvoda. Ukoliko uposlenik unese iznos marže manji od minimalno dozvoljenog ili cijenu proizvoda koja zahtijeva snižavanje marže ispod minimalne granice, cijena proizvoda će se smanjiti do vrijednosti koja predstavlja zbir nabavne cijene i minimalne marže. Unos niže cijene neće biti omogućen. Ukoliko nije potrebno postavljati graničnu minimalnu vrijednost marže, u polju minimalna marža se ostavlja vrijednost 0,00 Minimalna količina – minimalna količina artikla koja mora biti prisutna u prodavnici Maksimalna količina – maksimalna količina artikla koja smije biti prisutna u prodavnici Atraktivan od – datum od kojeg se artikal smatra naročito atraktivnim i kao takav dobiva poseban tretman na web stranici firme, Atraktivan do – datum do kojeg se artikal smatra naročito atraktivnim i nakon kojeg gubi posebni tretman na web stranici firme,

Posljednji set podataka sadrži podatke o dodatnim troškovima koji se uračunavaju ukoliko firma preuzima i isporuku proizvoda. Set uključuje podatke o primarnim, sekundarnim i ekspresnim troškovima isporuke. U ovaj set podataka je smještena i opcija "Aktivan" koja reguliše pojavljivanje artikla u ostalim modulima aplikacije. Ukoliko se artikl u cjenovniku označki kao pasivan (neaktivan) za njega se ne mogu kreirati fakture, maloprodajne kalkulacije niti bilo koji drugi dokument.


220

Podservisi cjenovnika Rad sa cjenovnicima, pogotovo u firmama čiji cjenovnici sadrže veliki broj stavki, može

predstavljati obiman zadatak. Značajan broj polja koje je potrebno specificirati za svaki proizvod zahtijeva odvajanje i značajnih ljudskih resursa za provođenje ovog zadatka. Kako bi se ovaj zadatak učinio lakšim, program uključuje set servisa koji automatiziraju unos pojedinih podataka ili setova podataka u cjenovnik.

Zajednički element servisa je način filtriranja artikala na koje će se promjene odnositi. Korisniku je omogućeno da ukupnu listu artikala reducira samo na potrebne artikle korištenjem nekoliko načina filtracije. Prozor za filtriranje je prikazan na slici 5.64.



Marža Marža je servis kojim se za odabrane artikle automatski mijenja postotak marže. Artikli

kojima je određena minimalna marža, pridržavat će se tog ograničenja prilikom izvršavanja servisa. Upotreba servisa marže pruža mogućnost filtriranja artikala za koje se žele izvršiti promjene. Nakon toga pruža se mogućnost odabira vrijednosti marže te načina zaokruživanja krajnjih cijena. Ponuđene su opcije Po obračunu odnosno bez zaokruživanja, Zaokruženje na jednu decimalu i Zaokruženje na vrijednosti .00, .25, .50, .75.


procentima). U prvom koraku dostupan je prozor za filtriranje artikala koji će biti obuhvaćeni

Maloprodaja

221

izmjenama dok se u drugom koraku odabire vrijednost popusta, način zaokruživanja krajnjih cijena i datume od i do kojih je popust aktivan.


postotak promijene cijene. Artikli kojima je određena minimalna marža, pridržavat će se tog servisa tako da im nije moguće smanjiti cijenu ispod tog ograničenja. Ukoliko je potrebno smanjiti aktualne cijene, u polje postotka se unosi negativna vrijednost. U prvom koraku se vrši filtriranje artikala na koje će se izmjene odnositi a u drugom koraku unosi postotak promjene te odabire način zaokruživanja krajnjih cijena.

Određivanje minimalna marže Servis minimalne marže služi za određivanje postotka marže ispod kojeg artikal ne

može ići u prodaju. Ovaj servis provjerava trenutnu maržu za sve odabrane artikle i za one artikle kod kojih je marža manja od minimalne povećava je na tu vrijednost i time mijenja cijenu artikla. U prvom koraku se vrši filtriranje artikala na koje će se odnositi promjene dok se u drugom koraku unosi vrijednost minimalne marže i način zaokruživanja krajnje cijene artikala


naročito atraktivnim. Ukoliko se koriste opcije web prodavnica ovi artikli će se na web stranicama pojavljivati na posebnim oglasnim mjestima. U prvom koraku se vrši filtriranje seta artikala na koje će se promjene odnositi dok se u drugom koraku određuje period atraktivnosti unosom početnog i krajnjeg datuma. Dostupna je mogućnost da se servis primjeni na sva skladišta/prodavnice.

Troškovi isporuke (j/m) Ovaj servis omogućuje automatsko definiranje troškova isporuke koji će se za odabrane

artikle obračunavati po jedinici mjere. Troškovi se unose u procentima i važe za sve odabrane artikle. Primarni troškovi se obračunavaju za najskuplji artikal u narudžbi dok se sekundarni artikli obračunavaju za sve ostale artikle u narudžbi. Ekspresni troškovi predstavljaju postotak povećanja troškova ukoliko se zahtijeva ekspresna isporuka. U prvom koraku se vrši filtriranje seta artikala kojima će se pridružiti vrijednosti troškova dok se u drugom koraku specificiraju njihove vrijednosti. Dostupna je i opcija primjene servisa na sva skladišta/prodavnice.

Eksport slika artikala u folder Ovaj servis služi za pripremanje slika artikala koje je potrebno objaviti na web

stranicama. Nakon eksporta, slike će se nalaziti u folderu \ExportSlika ispod radnog foldera aplikacije.

Kopiranje cijena Ovaj servis omogućuje automatsko kopiranje vrijednosti cijena iz jednog

skladišta/prodavnice u drugu. U prvom koraku određuje se lista artikala čije će se cijene kopirati a zatim se odabire skladište/prodavnica u koju se cijene kopiraju. Eventualno postojeće cijene u skladištu/prodavnici – destinaciji bit će prebrisane novim cijenama.

Eksport za deklaracije Servis omogućuje pripremu podataka za štampanje deklaracija u nekom od popularnih programa za naljepnice. U prvom koraku se određuje lista artikala za eksport a u drugom specificira naziv odredišne datoteke.

Aktiviraj/deaktiviraj Servis omogućava automatsku aktivaciju/deaktivaciju pojedinih artikala i grupa artikala. Nakon odabira željenih artikala (prvi korak) u drugom koraku je potrebno specificirati da li je te artikle potrebno aktivirati ili deaktivirati.


222

Nakon podešavanja cjenovnika omogućeno je štampanje tri vrste formulara:

Cjenovnika (slika 5.65.a), (prikazuje se prvi uneseni bar kod za artikle) Kataloga (slika 5.65.b.), i Labela (slika 5.65.c)

Slika 5.65.a. Cjenovnik artikala u maloprodaji

Slika 5.65.b. Katalog proizvoda u maloprodaji

Maloprodaja

223

Slika 5.65.c. Labele artikala u maloprodaji

Prilikom štampanja bilo kog od prikazanih formulara, moguće je za štampu odabrati sve artikle ili samo one koji se trenutno nalaze na stanju.

Moguće je i printanje cjenovnika od datuma pojavljivanja. Ovo je korisno za printanje cjenovnika novih artikala.

Katalozi i labele iz cjenovnika se printaju samo za one artikle koji se vide na trenutnom ekranu.

Ostali dokumenti

Iako servisi opisani u prethodnom dijelu poglavlja pružaju mogućnost za obradu najvećeg broja operacija, aplikacija sadrži i servis čiji je cilj omogućavanje kreiranja dodatnih dokumenata a prema konkretnim potrebama korisnika. Korištenje ovog servisa se ne preporučuje u slučajevima kada je potrebne poslove moguće obaviti nekim od već opisanih servisa. Procedura kreiranja bilo kog iz grupe koja se može nazvati Ostali dokumenti pokreće se odabirom istoimene opcije dostupne sa menija Maloprodaja – Servisi. Željeni dokument se kreira za odabranu prodavnicu nakon čega je potrebno obezbijediti podatke za zaglavlje i stavke dokumenta. Zaglavlje sadrži podatke Broj, Datum, Tip dokumenta, Napomena i Obračunska jedinica. Za stavke je potrebno specificirati:

Šifru artikla, Nabavnu cijenu, Cijenu, Ulaz, Izlaz, Duguje, i Potražuje.

Pored navedenih polja čiji unos se očekuje od korisnika, obrazac prikazuje i podatke

(bez mogućnosti unošenja izmjena) za maržu, uračunati porez i minimalnu maržu.


224


Nakon unosa željenih stavki, dokument se štampa, pri čemu se kao naslov dokumenta koristi vrijednost unesena u polje Tip dokumenta, te zatim knjiži. Prilikom knjiženja potrebno je ispuniti standardni prozor za knjiženje u kojem se odabire način knjiženja, utjecaj dokumenta na cjenovnik (ažuriranje cijena u cjenovniku ili ne) vrsta, broj i datum naloga.

Kao primjer korištenja opcije Ostali dokumenti može poslužiti unos početnog stanja koje se provodi samo prilikom prvog korištenja programa. U ovom slučaju se preporučuje unos sljedećih vrijednosti u zaglavlje dokumenta: Broj dokumenta – 00001 Datum – Prvi januar tekuće godine ili datum kada se uvodi početno stanje Tip dokumenta – Početno stanje (ili sl.) Kod unosa artikala važno je upisati: nabavnu cijenu cijenu artikla količina ulaza (vrijednost ulaza /Duguje/ će se izračunati sama).

Nakon završetka unosa, dokument je potrebno štampati a zatim proknjižiti. Kod knjiženja je važno odabrati opciju Prijenos samo na kartice jer će se početno stanje maloprodaje unijeti kroz unos početnog stanja direktno u glavnu knjigu. Također, prilikom knjiženja je (ukoliko cijene u cjenovniku već nisu formirane) bitno upaliti opciju Ažuriraj cijene u cjenovniku. Vrijednost kursa pri knjiženju se ostavlja na ponuđenih 1,00000 ili mijenja ako je potrebno voditi prodavnicu i u drugoj valuti. Bitno je napomenuti da broj dokumenta za početna stanja na različitim menijima (veleprodaja, maloprodaja, itd.) treba biti različit (npr. početno stanje u veleprodaji dobija broj dokumenta 00001, u maloprodaji 00002, itd.) Korisnici kasa

Osnovni cilj ovog servisa je dodjeljivanje prava pojedinim korisnicima za rad sa kasom. Pokretanjem servisa, prikazuje se prozor prikazan na slici 5.67.

Maloprodaja

225

Slika 5.67. Osnovni prozor za dodjelu korisničkih prava za rad na kasama Lijevi dio prozora omogućuje selekciju prodavnice za čiju kasu/kase se vrši odabir korisnika. Svi korisnici koje je moguće autorizirati za rad sa kasama u okviru ovog servisa moraju prethodno biti evidentirani kao korisnici programa u okviru menija Administracija. Postupak dodavanja novog korisnika se inicira odabirom opcije Novi locirane u desnom dijelu prozora sa slike 5.67. Kao rezultat, pojavljuje se prozor prikazan na slici 5.68.

Slika 5.68. Prozor za odabir korisnika kojim će se omogućiti rad sa kasama

Na ovom prozoru vrši se odabir jednog od ponuđenih korisnika kojem se zatim mogu dodijeliti i administratorska prava u radu sa kasom. Opcija Izmijeni prikazana na prozoru sa slike 5.67. odnosi se upravo na ovu opciju – jedino nju je moguće naknadno mijenjati. Ukoliko prestaje potreba za angažiranjem radnika na poslovima vezanim za kase, moguće ga je obrisati sa liste na prozoru sa slike 5.67.


226

POS razmjena Servis POS razmjene omogućuje automatski transfer svih podataka potrebnih za rad

kase direktno iz programa. Nakon odabira opcije korisnik dobiva prozor sa listom prodavnica, prikazan na slici 5.69. Za izvođenje razmjene, potrebno je odabrati željenu prodavnicu te specificirati put do njene baze podataka. Prozor za specificiranje putanje se poziva dvostrukim klikom na prodavnicu u okviru prozora sa slike 5.69. Nakon odabira prodavnice i specificiranja putanje do njene baze podataka, razmjena se inicira odabirom opcije Razmjena podataka. O toku razmjene korisnik će biti obaviješten posebnim prozorom prikazanim na slici 5.71.

Slika 5.69. Prozor za iniciranje razmjene podataka sa POS kasama

Slika 5.70. Prozor za navođenje putanje do baze podataka POS kasa u prodavnici

Maloprodaja

227

Slika 5.71. Prozor sa informacijama o rezultatima razmjene Ambalaža Inicijalni prozor servisa za vođenja ambalaže prikazan je na slici 5.72.

Slika 5.72. Osnovni prozor za rad sa ambalažom


228

Na prikazanom prozoru dostupne su opcije za automatsko (Servisi) i ručno (Novi) kreiranje dokumenata ambalaže. Nakon odabira opcije Novi prikazuje se prozor za unos podataka vezanih za zaglavlje dokumenta. Ovaj prozor je prikazan na slici 5.73.

Slika 5.73. Prozor za unos podataka za zaglavlje dokumenta Na prozoru sa slike 5.73. potrebno je unijeti sljedeće podatke: Narudžba – šifra narudžbe, aplikacija automatski nudi sljedeći redni broj koji je ručno

moguće promijeniti Datum – aplikacija automatski nudi trenutni datum, koji je ručno moguće promijeniti Partner – šifra partnera pohranjena u šifrarniku (korištenjem "+ Enter" kratice moguće je

šifru partnera odabrati iz šifrarnika) Obračunska jedinica firme Napomena – moguće ju je unijeti ručno ili odabrati iz šifrarnika napomena (klikom na plavo

obojenu riječ Napomena) Nakon unosa ovih podataka zaglavlje dokumenta se snima odabirom istoimene opcije u donjem desnom uglu prozora sa slike 5.73. nakon čega se prelazi na unos stavki, odabirom opcije Novi smještene u donjem desnom uglu prozora sa slike 5.72. Izgled prozora za unos stavki dokumenta je prikazan na slici 5.75.

Maloprodaja

229

Slika 5.74. Prozor za rad sa dokumentima ambalaže nakon unosa podataka o zaglavlju dokumenta

Slika 5.75. Prozor za unos stavki dokumenta ambalaže


230

Prozor sa slike 5.75. sadrži tri polja. U prvo polje se unosi šifra ambalaže (kako je specificirana u šifrarniku ambalaže). Polje je moguće popuniti ručno ili odabirom vrijednosti iz šifrarnika (kratica "+ Enter"), a u naredna polja vrijednost (količina) ulaza ili izlaza ambalaže. Kopiranje dokumenata Servis se koristi za pojednostavljenje kreiranja faktura/predračuna sličnih već rađenim fakturama/predračunima. U tom slučaju se već kreirani dokument kopira u pripremu, u njega unesu potrebne izmjene te zatim knjiži. Prilikom kreiranja kopije dokumenta, na kopiju se unosi današnji datum a ista se smješta u pripremu (među neproknjižene fakture/predračune). Procedura korištenja ovog servisa odnosno kreiranja kopije se izvodi čarobnjakom. U prvom prozoru čarobnjaka od korisnika se očekuje informacija da li će se kopirati faktura ili predračun. Nakon odabira željene opcije na sljedeći prozor čarobnjaka se prelazi odabirom opcije Dalje pozicionirane na dnu prozora. Sljedeći prozor daje pregled svih faktura ili predračuna (u zavisnosti od odabira opcije na prvom prozoru čarobnjaka) bilo da su proknjižene ili ne. U ovom prozoru je potrebno odabrati konkretnu fakturu / predračun koji se želi kopirati te potvrditi odabir klikom na opciju Prihvati. Procedura se može okončati bez kreiranja kopije odabirom opcije Otkaži. Također, ukoliko je potrebno promijeniti unos u prethodni prozor čarobnjaka na isti se moguće vratiti korištenjem opcije Nazad. Uprosječenje nabavnih cijena Inicijalni prozor za rad je prikazan na slici 5.75.a

Slika 5.75.a Prozor za Uprosječenje nabavnih cijena Odabirom skladišta za koja se treba uraditi uprosječenje nabavnih cijena i odabirom opcije Snimi se pokreće servis koji sve proknjižene dokumente obrađuje hronološki te popravlja nabavne cijene. Izvještaji

Modul maloprodaje sadrži grupu od dvadesetšest tipskih izvještaja za praćenje rada. To su izvještaji:

Brza kartica artikla, Lager liste Kartice robe Kretanje nabavne cijene Artikli po proizvođaču Artikli po tarifi

Maloprodaja

231

Nalozi knjiženja Minimum Maksimum Stare zalihe Ulazi po dobavljačima Prodaja po kupcima Promet faktura Promet kalkulacija Ostali dokumenti Promet smjene Promet i zaključno stanje šanka Prodaja po regijama Fakture zbirno Trošarina za period Promet svih dokumenata Fakture po načinu plaćanja Trgovačka knjiga na malo Trgovačka knjiga usluga Realizacija predračuna Promet po komercijalisti i Realizacija po proizvođaču


prilagođavanja konkretnim potrebama. Ova prilagođavanja se izvode odabirom željenih opcija na prozoru koji se pojavljuje nakon odabira izvještaja. Brza kartica artikla


U prozoru prikazanom na slici 4.71. potrebno je odabrati skladište koje sadrži artikal za koji se izrađuje brza kartica a zatim i unijeti i šifru traženog artikla (ukoliko ne znate tačnu šifru artikla, odabirom znaka + za šifru, znaka – za naziv ili znaka * za bar kod, pritiskom na Enter na tastaturi, moguće je dobiti listu artikala poredanu prema tome koji ste znak odabrali). Dostupna je i opcija koja u karticu uključuje i dnevnu obradu. Nakon podešavanja navedenih polja prelazi se na kreiranje izvještaja odabirom opcije Printaj.


232

Lager liste

Slika 5.77. Prozor za podešavanje izvještaja Lager liste Kao što se vidi sa slike 5.77, pri izradi lager liste potrebno je odabrati prodavnicu,

definirati koje kategorije artikala se žele uključiti u lager listu te odrediti da li se u obzir uzima i dnevna obrada ili se stanje zaključuje sa specificiranim datumom. Štampanje izvještaja se inicira odabirom opcije Štampaj. Kartice robe (artikala i usluga)

Slika 5.78. Prozor za podešavanje kartica artikala i usluga

Maloprodaja

233

Prozor za podešavanje prikazan na slici 5.78. sadrži sljedeće elemente: Odabir prodavnice za čije artikle se kreiraju kartice Odabir kategorije uključenih artikala/usluga Odabir vremenskog perioda specificiranjem početnog i krajnjeg datuma Nivo izvještaja koji određuje njegovu detaljnost – dostupne su četiri stupnja detaljnosti:

kategorija, grupa, šifra i detalji. Relevantni datum za odabir dokumenata Opcija za uključivanje/isključivanje dnevne obrade Opcija za sortiranje prikazanih artikala po kategorijama/grupama, i Opcija za odabir načina prikaza elemenata izvještaja kojom je moguće obezbijediti

prikaz svakog novog artikla na novoj stranici

Nakon odabira željenih opcija pokreće se proces kreiranja izvještaja klikom na opciju Printaj. Kao rezultat prikazuje se izvještaj prikazan na slici 5.79. Kao što se vidi na slici na lijevoj strani prozora moguće je odabrati pojedinu grupu artikala ili artikal nakon čega je ta grupa/artikal na desnoj strani prozora označen crvenim okvirom. Dvostruki klik na prostor označen okvirom rezultira kreiranjem posebnog izvještaja na kom se nalazi samo odabrana grupa artikala ili artikal. Na primjeru sa slike, na lijevoj strani prozora odabran je artikal označen šifrom 0002. Isti artikal je na desnoj strani prozora uokviren crvenom bojom. Dvostruki klik unutar okvira doveo bi prikaza posebnog izvještaja samo za naznačeni artikal. Ukoliko se iz tog posebnog izvještaja potrebno vratiti u generalni izvještaj (prikazan na slici 5.79) odabire se opcija obilježena crvenim znakom "X" prikazana na meniju na vrhu prozora sa slike 5.79. Ukoliko se navedeni izvještaj želi raširiti na čitav ekran tj., ugasiti hijerarhijski prikaz grupa artikala i artikala potrebno je ugasiti opciju koja se nalazi neposredno uz komandu Izlaz na meniju na vrhu prozora.

Slika 5.79. Kartica Artikala i usluga u maloprodaji Kretanje nabavne cijene Izvještaj daje pregled promjene nabavnih cijena za odabrani proizvod. Na prozoru za specifikaciju parametara izvještaja odabire se prodavnica, proizvod kao i određuje da li je u izvještaj potrebno uključiti i dnevnu obradu. Prozor za podešavanje parametara izvještaja je identičan prozoru za definiranje parametara izvještaja Brza kartica artikla (prikazan na slici 5.76.). Primjer izvještaja je dat na slici 5.80.


234

Slika 5.80. Primjer izvještaja Kretanje nabavne cijene Artikli po proizvođaču

Prozor za podešavanje parametara izvještaja o transakcijama artikala prema proizvođaču omogućuje specificiranje: prodavnice, kategorije artikala i proizvođača koje je potrebno obuhvatiti izvještajem. Također, podešava se i vremenski period, nivo detaljnosti izvještaja te određuje relevantni datum prema kome se dokumenti uključuju u izvještaj. Moguće je i odrediti da li se u izvještaj želi uključiti dnevna obrada da li će artikli biti razvrstani po Kategorijama/Grupama, kao i da li će se artikli sortirati po nazivu ili po šifri. Izgled ovog prozora dat je na slici 5.81.

Slika 5.81. Prozor za podešavanje izvještaja o artiklima prema proizvođaču

Maloprodaja

235

Artikli po tarifi

Slika 5.82. Prozor za podešavanje izvještaja Artikli po tarifi

Kod kreiranja ovog izvještaja je u prvom koraku potrebno specificirati prodavnicu, kategoriju artikala, vremenski interval, nivo detaljnosti izvještaja i relevantni datum. Nakon podešavanja ovih parametara i odabira opcije Printaj prikazani izvještaj se može dijeliti u detaljnije izvještaje za pojedine tarife, kategorije, grupe artikala i artikle. Procedura kreiranja izdvojenog dijela izvještaja je: Na lijevom dijelu prozora selektira se željena nivo nakon čega on na desnoj strani prozora

dobiva crveni okvir Kreira se izdvojeni izvještaj dvostrukim klikom na prostor unutar crvenog okvira na desnoj

strani prozora Povratak u opšti izvještaj se provodi odabirom komande označene crvenim "x" locirane na

vrhu prozora izvještaja. Nalozi knjiženja

Za štampu Naloga knjiženja dovoljno je na prozoru sa slike 5.83. odabrati željeni nalog nakon čega se prikazuje izvještaj sa svim karakterističnim podacima za taj nalog. Istovremeno je moguće odabrati samo jedan nalog.


236

Slika 5.83. Prozor za odabir naloga Minimum i maksimum

Izvještaj Minimum i maksimum daje usporedne podatke o minimalnim i maksimalnim dozvoljenim i trenutnim količinama pojedinih artikala u prodavnici. Na ovaj način dobiva se pregledan izvještaj za analizu odnosa trenutnih stvarnih količina artikala koje se nalaze u prodavnici prema količinama koje su određene kao maksimalno i minimalno dozvoljene. Prije izrade izvještaja potrebno je specificirati prodavnicu za koje se izvještaj kreira, datum za koji se želi prikazati stanje i odrediti da li se u obzir želi uzimati i dnevna obrada.


Izvještaj Stare zalihe daje pregled zaliha proizvoda koje se u prodavnici nalaze duže od specificiranog broja dana. Za izradu izvještaja je potrebno specificirati: prodavnicu, datum za koji se prikazuje stanje i željeni period koji se artikli nalaze u prodavnici. Moguće je, također, u

Maloprodaja

237

izvještaj uključiti dnevnu obradu artikala, odabrati sortiranje prema nazivu artikla te na izvještaj uključiti samo za ulaze.

Slika 5.85. Prozor za podešavanje izvještaja "Stare zalihe" Ulazi po dobavljačima

Ovaj izvještaj obezbjeđuje pregledan prikaz svih ulaza u određenu prodavnicu klasificiran prema dobavljačima. Za izradu je potrebno odrediti: prodavnicu, dobavljače, vremenski period, nivo detaljnosti izvještaja te relevantni datum. Klikom na posebnu opciju je moguće odrediti da li u izvještaj treba uključiti i dnevnu obradu ili ne.

Slika 5.86. Prozor za podešavanje izvještaja "Ulazi po dobavljačima"


238

Prodaja po kupcima Izvještaj omogućuje prikaz svih evidentiranih prodaja klasificiranu prema kupcima. Za

izradu je potrebno specificirati specificirati da li će se izvještaj raditi po kategorijama i grupama artikala ili po proizvođačima, a onda definirati: prodavnicu, kupce, vremenski interval, nivo detaljnosti izvještaja, relevantni datum i uključivanje dnevne obrade obrade i zbirno po skladištima ili svako skladište zasebno.

Slika 5.87. Prozor za podešavanje izvještaja "Prodaja po kupcima" Promet faktura Ovaj izvještaj daje pregled prometa faktura za odabranu prodavnicu i određeni period. Također, u izvještaj možete uključiti i fakture koje se trenutno nalaze u dnevnoj obradi. Promet kalkulacija

Ovaj izvještaj daje pregled prometa kalkulacija na odabranom prodavnici za određeni period. Također, u izvještaj možete uključiti i kalkulacije koje se trenutno nalaze u dnevnoj obradi. Ostali dokumenti maloprodaje Izvještaj prikazuje listu svih dokumenata koji su klasificirani kao ostali tj kreirani su korištenjem servisa maloprodaje Ostali dokumenti. Za kreiranje izvještaja je potrebno jedino odrediti početni i krajnji datum nastanka dokumenata. Promet smjene Izvještaj je povezan sa radom POS kasa. Odabirom prodavnice te početne i krajnje smjene kreira se izvještaj o prometu za trenutni datum. U polja Od smjene i Do smjene je moguće unijeti samo brojeve. Ukoliko je potrebno kreirati izvještaj samo za jednu smjenu, u oba polja se unosi ista vrijednost smjene. Prodaja po regijama Za kreiranje izvještaja je, na prozoru prikazanom na slici 5.88. potrebno specificirati prodavnicu(e), kategoriju(e) artikala, vremenski period (navođenjem početnog i krajnjeg datuma), nivo detaljnosti izvještaja te relevantni datum.

Maloprodaja

239

Slika 5.88. Prozor za podešavanje izvještaja Prodaja po regijama Fakture zbirno Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati parametre: Prodavnicu(e), partnera (unosom šifre partnera – ručno ili uz pomoć kratice + Enter), vremenskog perioda (navođenjem početnog i krajnjeg datuma), DPO (u ovo polje se unosi datum), vrstu memoranduma, naziv izvještaja (ponuđeni naziv je Fakture zbirno ali je korisnik u mogućnosti da tekst naslova prilagodi svojim potrebama) te sadržaj (sadržaj izvještaja je moguće reducirati na samo one račune koji su došli sa kasa). Izgled prozora za podešavanje parametara je prikazan na slici 5.89.


240

Slika 5.89. Prozor za podešavanje izvještaja Fakture zbirno

Trošarina za period Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati prodavnicu(e), vremenski period te osnovu za izvještaj (da li je izvještaj potrebno bazirati na kalkulacijama ili fakturama). Promet svih dokumenata Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati prodavnicu, vremenski period te način prikaza. Dostupni su načini prikaza po artiklima i po vrstama dokumenata (fakture, kalkulacije, prijenosnice, itd.) Fakture po načinu plaćanja Izvještaj daje pregled faktura prema načinu plaćanja (virman/uplatnica, kartica, gotovina, pouzećem). Za kreiranje izvještaja je potrebno odabrati skladište, vremenski period te specificirati da li izvještaj treba biti analitički, sintetički ili detaljni, grupiranje po skladištima ili danima, te da li je potrebno uzeti u obzir i dnevnu obradu. Trgovačka knjiga na malo Za kreiranje izvještaja je potrebno samo odabrati prodavnicu. Primjer standardnog TKM izvještaja je dat na slici 5.90.

Slika 5.90. Primjer izvještaja Trgovačka knjiga na malo Trgovačka knjiga usluga Kao i u slučaju trgovačke knjige na malo, i za kreiranje izvještaja trgovačke knjige usluga je potrebno specificirati samo prodavnicu. Kao rezultat se prikazuje standardni TKU obrazac. Realizacija predračuna Izvještaj daje pregled realizacije predračuna – poređenje predračuna i eventualnih rezultujućih faktura uz prikaz i razlike u iznosima predračuna i faktura. Za kreiranje izvještaja je

Maloprodaja

241

potrebno specificirati prodavnicu te početni i krajnji datum izvještajnog perioda perioda i opcije da li će se printati samo nerealizirani, samo oni kojima je istekao DPO i detaljni prikaz.

Slika 5.91. Prozor za podešavanje izvještaja "Realizacija predračuna" Promet po komercijalisti Izvještaj daje pregled realizacije po komercijalistima. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati početni i krajnji datum izvještajnog perioda, skladišta i komercijaliste na koje se izvještaj odnosi, kao i artikle i nivo izvještaja.



242


Slika 5.91.b Prozor za podešavanje izvještaja "Realizacija po Proizvođaču"

Povrat naloga

Povrat naloga predstavlja posljednju opciju u okviru menija maloprodaje. Operacija povrata naloga vraća dokument u pripremu i briše proknjiženi nalog vezan za dokument koji se vraća u glavnoj knjizi. Ako se unutar naloga koji se vraća nalazi više dokumenata svi će biti vraćeni. Procedura povrata naloga se zasniva na odabiru željenog naloga na prozoru prikazanom na slici 5.92. (Filtriranje naloga se vrši sa poljima Vrsta naloga, Broj, Skladište i pritiskom na tipku Osvježi), te odabiru opcije Vrati locirane u donjem desnom uglu prozora. Kao rezultat, nalog se briše iz liste proknjiženih naloga i vraća u pripremu odnosno u stanje u kojem se nalazio neposredno pred knjiženje.

Maloprodaja

243




244

Proizvodnja

Opcije za obradu podataka o proizvodnji smješteni su u pod-meni Proizvodnja glavnog menija. Izgled menija dat je na slici 6.1.

Osnovni preduslov za iniciranje gotovo svih obrazaca ovog menija je definiranje proizvodnih skladišta. Ova procedura se pokreće odabirom opcije Proizvodnja – Servisi – Definiranje skladišta. Zatim, ukoliko te već nije urađeno, neophodno je popuniti šifrarnike Artikala i usluga, Grupe artikala i Tarife. Prilikom prvog korištenja programa potrebno je još provesti i unos početnog stanja. Ovaj unos se provodi korištenjem opcije Servisi – Ostali dokumenti a njegove specifičnosti će biti ilustrirane u okviru pod-poglavlja Ostali dokumenti ovog poglavlja.

Slika 6.1. Opcije menija Proizvodnja Definiranje skladišta

Početni obrazac za definiranje skladišta prikazan je na slici 6.2.

Slika 6.2. Početni obrazac za definiranje skladišta

Proizvodnja

245

Prozor sa slike 6.2. sadrži listu već definiranih proizvodnih skladišta sa osnovnim podacima te komande za manipulaciju – kreiranje, izmjenu, brisanje te štampanje liste skladišta. Procedura definiranja (kreiranja) novih skladišta pokreće se odabirom opcije Novi. Kao rezultat, prikazuje se prozor za specificiranje podataka za skladište. U prva dva podprozora ovog prozora neophodno je unijeti odgovarajuće vrijednosti u sva prikazana polja. Bitno je napomenuti da je zavisne troškove moguće mijenjati unosom izmjena u šifrarnik Vrste zavisnih troškova. Obzirom da se svi određujući podaci skladišta baziraju na unosima u šifrarnik Kontnog plana podešavanje informacija se svodi na odabir odgovarajućih vrijednosti iz ovog šifrarnika korištenjem univerzalne kratice programa – "+".

Treći i peti podprozor (Zaglavlje i Finansijski podaci) sadrže setove podataka koji korespondiraju sa podacima unesenim u okviru opcije Osnovni menu – Moja firma. Podprozori Zaglavlje i Finansijski podaci omogućavaju da se ovi setovi podataka za svako skladište definiraju neovisno od podataka definiranih za čitavu firmu. Međutim, obezbijeđena je i automatizirana procedura za prijenos podataka unesenih u prozoru Moja firma. Naime, ukoliko su osnovni setovi podataka isti i za skladište i za firmu u cijelosti u podprozoru Zaglavlje odabire se opcija Preuzmi zaglavlje iz Moja firma čime se podaci uneseni u prozoru Moja firma automatski prenose u potprozore Zaglavlje i Finansijski podaci prozora za definiranje skladišta.

Četvrti podprozor omogućuje dodatno podešavanje prava koja pojedini korisnici imaju u radu sa skladištima. Naime, ovaj podprozor, omogućuje da se odabranim radnicima zabrani rad sa skladištem.

Kao posebno značajno polje pri definiranju proizvodnih skladišta treba navesti polje Veleprodajno skladište. Popunjavanjem ovog polja određuje se u koje veleprodajno skladište će se proizvedeni artikli transferirati iz proizvodnog skladišta. Prikaz parametara za kreiranje proizvodnog skladišta dat je na slici 6.3.

Slika 6.3. Prikaz unosa parametara pri definiranju proizvodnog skladišta

Prelazni konto je konto koji se koristi kod knjiženja računa iz maloprodaje jer kupac obično ne postoji. U pravilu, kod knjiženja računa i faktura, ako postoji kupac (šifra kupca) onda


246

se iznos računa knjiži na konto kupaca a ako ne postoji onda se ovaj iznos knjiži na Prelazni konto.

Nakon kreiranja proizvodnog skladišta moguće je pristupiti ostalim alatima iz menija proizvodnje. Narudžbe

Kreiranje narudžbe je prvi korak u izvođenju većine proizvodnih transakcija kojim firma nabavlja artikle od dobavljača. Pokretanjem opcije Narudžbe prikazuje se prozor prikazan na slici 6.6.



Proizvodnja

247



vrijednost je moguće manualno promijeniti, Datum – program automatski dodjeljuje trenutni datum – moguće ručno promijeniti, Dobavljač – unos u polje mora korespondirati sa unosom u šifrarnik Partneri. Preporučuje se

popunjavanje odabirom neke od postojećih vrijednosti iz ovog šifrarnika (odabirom kratice + Enter)





Slika 6.6. Procedura za automatizaciju kreiranja narudžbi


248

Na prozoru sa slike 6.6. odabiru se željene Grupe artikala, Skladišta, Partner, početni i

krajnji datum te Broj dana za koje se vrši nabavka. Dostupna je i opcija za zaokruživanje količina naručenih proizvoda na cijeli broj. Odabirom opcija i popunjavanjem potrebnih polja te odabirom opcije Prihvati kreira se centrali dio narudžbe nakon čega je potrebno specificirati i stavke.

Unos stavki se inicira odabirom opcije Novi (slika 6.7.).







Proizvodnja

249









250


Također, proceduru unosa potvrđenih količina (količina za koje dobavljač potvrđuje raspoloživost) moguće je izvesti korištenjem opcije Servisi, smještene u gornjem desnom uglu prozora sa slike 6.7. Nakon odabira ove opcije, prikazuje se prozor koji obavještava korisnika da će se, za trenutno aktivnu narudžbu, sve potvrđene količine popuniti prema vrijednostima traženih količina. Ova opcija se koristi za ubrzavanje procedure unosa potvrđenih količina u slučajevima kada je dobavljač u mogućnosti isporučiti sve tražene količine. Proizvodne ulazne kalkulacije



Rad sa ulaznim kalkulacijama se inicira odabirom istoimene opcije sa menija Veleprodaja. Kao rezultat, pojavljuje se osnovni prozor za rad sa ulaznim kalkulacijama, prikazan na slici 6.11.

Slika 6.11. Osnovni prozor za rad sa veleprodajnim ulaznim kalkulacijama





Proizvodnja

251

Da bi se određena kalkulacija dovela u fokus potrebno je provesti sljedeću proceduru.

Nakon otvaranja prozora potrebno je specificirati da li se radi o proknjiženoj ili kalkulaciji u pripremi. To se provodi markiranjem ili demarkiranjem kućice pored opcije Proknjiženo, u donjem lijevom uglu prozora. Nakon toga potrebno je specificirati na koje se skladište kalkulacija odnosi. U primjeru sa slike 6.11. firma posjeduje dva skladišta označena kontima 1311 i 1312 čije se oznake mogu vidjeti u gornjem lijevom dijelu ekrana. Pri tome, postoji samo jedna kalkulacija u pripremi i to za skladište sa kontnim brojem 1311.

Desni dio ekrana je rezerviran za prikazivanje detaljnijih podataka o objektu selektiranom na lijevom dijelu prozora. Kao što se vidi sa slike 6.11. ukoliko je na lijevom dijelu prozora odabrano skladište, na desnom dijelu će se nalaziti podaci o broju arhiviranih (proknjiženih) i kalkulacija u pripremi. Ukoliko se, međutim, na lijevom dijelu prozora odabere konkretna kalkulacija, desni dio ekrana će biti rezerviran za podatke o toj kalkulaciji – slika 6.12.



Prvi korak kreiranja nove kalkulacije podrazumijeva pozicioniranje na skladište za koje se kalkulacija izvodi. U primjeru sa slike 4.11. odabrano je skladište za kontnim brojem 1311, te


Horizontalni klizač čijim se pomicanjem u fokus dovode podaci o stavki kalkulacije



252

bi odabir opcije Novi na desnoj strani ekrana imalo za posljedicu kreiranje kalkulacije za artikle čiji će ulaz biti u ovo skladište. Nakon odabira ove opcije (Novi) desni dio prozora mijenja izgled tako da prikazuje polja za unos podataka za željenu kalkulaciju. Izgled ovog prozora je prikazan na slici 6.13.


U cilju kreiranja kalkulacije, od korisnika programa se očekuje unos podataka u sljedeća polja: Broj (kalkulacije) – ovu vrijednost program popunjava automatski, dodjeljujući naredni redni broj. Korisnik može ručno promijeniti ponuđenu vrijednost. Datum (kreiranja kalkulacije) – program automatski dodjeljuje vrijednost trenutnog datuma. Kao i u slučaju Broja kalkulacije, korisnik može ručno podesiti vrijednost ovog polja. Prošireni/Jednostavni unos – očekuje se odabir jednog od dvije ponuđene vrijednosti pri čemu je inicijalno odabrana opcija Proširenog unosa. U ovom slučaju, korisnik popunjava sva polja prikazana na slici 6.13. Jednostavni unos reducira unos jer se u tom slučaju obrazac završava sa poljem Valuta. Polja Fakturna vrijednost, Popust %, Popust, Neto Fakt. Vrijednost, Zavisni do skladišta, Carina, Špedicija, Ostali troškovi i Zavisni do skladišta se u tom slučaju ne nalaze na obrascu. Primjer izgleda Jednostavnog unosa je dat na slici 6.15. Napomena – Ukoliko se želi unijeti neka tipska napomena čiji je tekst već pohranjen u šifrarniku napomena isti tekst nije potrebno prekucavati – dovoljno je klikom na riječ Napomena ispred polja otvoriti šifrarnik iz kojeg je potrebno odabrati željenu napomenu. Dobavljač – popunjavanje ovog polja je obavezno – popunjava se ili manualnim unosom odgovarajuće vrijednosti ili odabirom neke od ponuđenih vrijednosti iz šifrarnika Partneri, odabirom kratice "+ Enter". U samo polje se unosi šifra partnera. Pored šifre program prikazuje i naziv (ime) partnera koji predstavlja i link na informaciju o prethodnim transakcijama sa

Proizvodnja

253

odabranim partnerom bilo da se on pojavljivao u ulozi kupca bilo u ulozi dobavljača. Primjer informacije je dat na slici 6.14.

Slika 6.14. Informacija o prethodnim transakcijama partnera IBM Corp. Konto – također obavezno polje - popunjava se ili manualnim unosom odgovarajuće vrijednosti ili odabirom neke od ponuđenih vrijednosti iz šifrarnika Kontnog plana, odabirom kratice "+ Enter". Program automatski nudi unos konta (5430 – Dobavljači u zemlji). Ukoliko je, umjesto ponuđenog, potrebno unijeti neki drugi konto, to je moguće učiniti ručnom izmjenom ponuđene vrijednosti. Faktura/Datum – broj i datum fakture dobavljača (U slučaju da postoji kalkulacija koja sadrži uneseni broj fakture od odabranog dobavljača, pojavljuje se prozor upozorenja). DPO – potrebno je unijeti odgovarajuću vrijednost u samo jedno od dva ponuđena polja: u prvo polje se unosi broj dana a u drugo DPO datum. Popunjavanjem jednog polja program automatski izračunava i unosi odgovarajuću vrijednost u drugo polje, Obračunska jedinica – vrijednost se unosi ručno ili odabirom jedne od opcija iz šifrarnika Obračunske jedinice (kraticom "+ Enter") Konto predporez – inicijalno, aplikacija popunjava ovo polje vrijednošću koja zavisi od zemlja porijekla partnera. Ukoliko je partner iz BiH, unesena je vrijednost konta 26000 (PDV po ulaznim fakturama/računima – Odbitni) a ukoliko se radi o firmama iz inostranstva unesena je vrijednost konta 26011 (PDV pri uvozu dobara – odbitni). Korisnik može promijeniti ponuđenu vrijenost odnosno zamijeniti je željenom ručnim unosom ili odabirom iz šifrarnika kontnog plana. PDV NE – Iznos PDV-a koji se ne priznaje kao predporez (knjiži se kao trošak) PDV DA – Iznos PDV-a koji se priznaje kao predporez Kurs – polje u kojem se specificira kurs između lokalne (KM) i valute u kojoj su izražene cijene u fakturi dobavljača. Ukoliko su cijene u fakturi također izražene u KM, vrijednost ovog polja (1,00000) nije potrebno mijenjati, Valuta – Oznaka valute u kojoj su izražene cijene u fakturi dobavljača


odabran Jednostavni unos. Ukoliko se korisnik odlučio za Prošireni unos potrebno je popuniti i ostala polja: Fakturna vrijednost – ukupna suma cijena na fakturi dobavljača izražena u valuti dobavljača, Popust % i Popust – Međusobno povezana polja od kojih je dovoljno popuniti jedno (ili procentualnu ili apsolutnu vrijednost popusta) – drugo polje će biti automatski izračunato i popunjeno na osnovu unesene vrijednosti. Neto Fakt. vrijednost – Polje čiju vrijednost program popunjava automatski oduzimajući od frakturne vrijednosti dobiveni popust. Neto Fakt. vrijednost KM – Direktan unos u ovo polje korisniku nije omogućen. U njemu se automatski registrira Neto Fakt. vrijednost izražena u KM.



254

Zavisni troškovi (pet) – troškovi specificirani u šifrarniku zaavisnih troškova (npr. carina, zavisni do skladišta i sl.) Nabavna vrijednost/Učešće troškova – posljednje polje u koje nije omogućen direktni unos. Vrijednost polja predstavlja rezultat unosa u sva prethodna: na neto frakturnu cijenu izraženu u KM se dodaju svi pobrojani troškovi ostvareni u procesu dopremanja artikla u skladište. Sa desne strane polja zavisnih troškova se nalaze polja za unos analitike zavisnih troškova koji se onda automatski rasknjižavaju u glavnoj knjizi.

Slika 6.15. – Izgled prozora za unos podataka za kalkulaciju kod odabira Jednostavnog unosa

Nakon unosa sumarnih podataka koji su zajednički za sve artikle koji se obrađuju kalkulacijom, prelazi se na unos onih podataka koji se razlikuju za svaki pojedini artikl. U prozoru sa slike 6.12. odabire se opcija Novi koja se nalazi u donjem desnom dijelu prozora što ima za rezultat pojavljivanje prozora za unos podataka o prvom artiklu sa fakture dobavljača, prikazanog na slici 6.16.

Proizvodnja

255

Slika 6.16. Unos stavki u veleprodajnu ulaznu kalkulaciju




Napomena: Ovaj dio kalkulacije je moguće računati i na obrnut način. U primjeru sa slike 6.16. je umjesto prikazane Neto Fakturne Cijene od 1.000,00 KM moguće ručno unijeti neku drugu cijenu. Kao rezultat, program će promijeniti veličinu popusta kako bi odgovarala Fakturnoj i Neto Fakturnoj Cijeni. Primjer ovog načina izvođenja kalkulacije je dat na slici 6.17. na kojoj je prikazan samo dio prozora sa slike 6.16.


256

Slika 6.17. Primjer obrnutog načina određivanja Neto Fakturne Cijene i Fakturnog popusta U primjeru sa slike 6.17. vrijednost polja Neto Fakturna Cijena je sa 1.000,00 KM promijenjena na 950,00 KM a program je automatski promijenio veličinu popusta sa 0,000 na 5,000 %.

Kurs/Valuta (Unos u ovo polje nije moguć – vrijednosti su preuzete iz zbirnih podataka za kalkulaciju a prikazane radi orijentacije korisnika) Neto Fakturna Cijena KM (Unos u ovo polje nije moguć – unesena vrijednost predstavlja transformaciju cijene izražene u valuti dobavljača u lokalnu valutu – KM) Zavisni do skladišta/Carina/Špedicija/Ostali troškovi/Zavisni do skladišta – Ova polja su prisutna na obrascu samo ukoliko je pri unosu zbirnih podataka za kalkulaciju odabrana opcija Prošireni unos. Program automatski dodjeljuje adekvatne vrijednosti iz zbirnih podataka i to u procentualnom i apsolutnom obliku. Korisnik je u mogućnosti ručno mijenjati ponuđene veličine. Apsolutne vrijednosti troškova su prikazane u KM. Nabavna cijena (Iznos dobiven dodavanjem vrijednosti svih zavisnih troškova na Neto fakturnu cijenu izraženu u KM) Marža (Vrijednost je moguće unijeti procentualno /prvo polje/ ili u apsolutnom iznosu /drugo polje/)

Napomena: Dodjeljivanje marže je moguće ograničiti tako da se uposlenik koji obavlja poslove izrade kalkulacija onemogući da dodjeli nižu vrijednost marže od one koju odredi njegov nadređeni. Naime, obrazac Cjenovnik, koji će biti analiziran u nastavku ovog poglavlja, sadrži mogućnost dodjele minimalne marže svakom artiklu. Dodjeljivanjem vrijednosti minimalne marže konkretnom artiklu, postiže se efekat da uposlenik koji unutar programa nema ovlaštenje za pristup cjenovniku, nije u veleprodajnoj kalkulaciji u mogućnosti dodijeliti artiklu nižu maržu od one koja je određena cjenovnikom. Npr. ukoliko je u cjenovniku za određeni artikal podešena minimalna marža od 15 %, prilikom izrade ulazne kalkulacije svaki pokušaj da se u polje marža upiše vrijednost od 10% će završiti time što program automatski ponovo podešava polje marže na minimalnih 15 %. Sa druge strane, program će dozvoliti dodjeljivanje veće marže, npr. 20%.

Cijena bez PDV – u ovom polju se automatski izračunava cijena koja predstavlja zbir neto fakturne cijene uvećane za troškove i maržu. Korisnik je u mogućnosti ručno mijenjati iznos nakon čega će se vrijednost marže automatski promijeniti da bi se uravnotežio rezultat na identičan način kao što je prikazano na slici 6.17. Porez (program prikazuje, bez mogućnosti promjene, vrijednost uračunatog poreza koji se obračunava za artikal i to prikazom tarifne grupe, procentualne i apsolutne vrijednosti uračunatog poreza) Cijena sa PDV (cijena izračunata dodavanjem poreza na vrijednost u polju Cijena bez PDV)


Proizvodnja

257

nakon čega program u polje Cijena bez PDV automatski upisuje vrijednost 150,28 KM. Ukoliko je potrebno promijeniti polje Cijena bez PDV na tačno određenu vrijednost (npr. na 150,00 KM) za to bi trebalo više uzastopnih pokušaja prilagođavanja vrijednosti Marže. Međutim, ručnim unosom 150,00 u polje Cijena bez PDV, program će automatski promijeniti Maržu na 8,696 %. (također je data mogućnost da se u trenutku kada je fokus na ovom polju, pritiskom na tipku PageDown na tastaturi, prenosi trenutna cijena iz cjenovnika i ostatak stavke se preračuna po toj cijeni).

Bitno je imati u vidu da se proizvodno skladište zadužuje i vodi po nabavnim

cijenama, bez obzira što se u procesu formiranja kalkulacije pojavljuju i druge vrste cijena (sa i bez PDV-a).

Pored liste polja za unos podataka, prozor prikazan na slici 6.16. sadrži još nekoliko korisnih elemenata.

Na sredini prozora nalazi se izdvojen set podataka Ukupno. Ovaj set podataka izdvojeno je prikazan na slici 6.18. Polja na lijevoj strani prozora sadrže vrijednosti koje se odnose na jedinični artikal dok su u setu podataka Ukupno date sumarne vrijednosti i to: iznosi u lijevoj koloni se odnose na stavku koja se trenutno unosi dok se desna kolona odnosi na cjelokupnu kalkulaciju tj. za sve stavke. U primjeru sa slike 6.18. kalkulacija obuhvata dva artikla. Iznosi prikazani u lijevom dijelu prozora odnose se na jedinične vrijednosti jednog od artikala (nabavna cijena jednog komada artikla, vrijednost carine za jedan komad artikla, itd.). Lijeva kolona podseta Ukupno odnosi se na svih 20 komada artikla koji se trenutno unosi (a koji je označen šifrom N01). Znači, jedinični iznosi iz lijevog dijela prozora su pomnoženi sa količinom. Desna kolona podseta Ukupno pored trenutno fokusiranog artikla sadrži i sumarne iznose svih ostalih artikala uključenih u kalkulaciju. Može se reći da desna kolona seta podseta Ukupno predstavlja zbir lijeve kolone istog podseta za sve artikle uključene u kalkulaciju.







258





Set podataka Zadnja kalkulacija obezbjeđuje pravovremen i jednostavan uvid u ključne podatke o prethodnoj kalkulaciji istog artikla. To su podaci o uračunatoj marži i krajnjoj cijeni.


Set podataka U Cjenovniku prikazuje trenutno važeće vrijednosti veleprodajne cijene i minimalne marže pohranjene u cjenovniku. Bitno je napomenuti da se u trenutno aktivnom unosu ne može unijeti manja vrijednost marže od one koja je u ovom setu podataka specificirana kao minimalna. Ukoliko nije potrebno uvoditi ograničenje minimalne marže onda se ovo polje u cjenovniku ostavlja podešenu na nulu. Također, ukoliko se veleprodajna cijena izračunata trenutno aktivnom kalkulacijom razlikuje od prethodne cijene artikla pohranjene u cjenovnik, prilikom knjiženja kalkulacije moguće je odabrati opciju automatskog prilagođavanja cjenovnika prema novo-proknjiženoj kalkulaciji.

Proizvodnja

259



U gornjem tekstu analizirani su svi elementi prozora za unos artikala u veleprodajnu ulaznu kalkulaciju. Pri tome, od korisnika se očekuje unos samo u polja na lijevoj strani prozora dok su ostali analizirani setovi podataka prisutni radi lakšeg i transparentnijeg unosa.

Proceduru unosa artikala je potrebno ponoviti onoliko puta koliko kalkulacija sadrži različitih artikala (ukoliko se artikal unese vise od jednom pojavi se poruka „Ovu šifru ste već jednom unijeli u dokument / Da li želite da nastavite unos. Ukoliko postoji potreba da se ista šifra unese više od jednom odabrati opciju Da).. Nakon unosa i posljednjeg artikla, prelazi se na štampanje i knjiženje kalkulacije.

Obrazac ulaznih kalkulacija obezbjeđuje mogućnost štampanja više različitih formulara: Kalkulacije, Prijemnog lista (sa informacijom o kataloškom broju), Prijemnog lista (sa informacijom o bar kodu), Labele, Kalkulacije (trošarina), Povrat dobavljaču i Prijemni list (Bar kod – SVI) ) (sa informacijama o svim Barkodovima artikala).


Slika 6.23. Formular Veleprodajne kalkulacije

Pored Veleprodajne kalkulacije, na narednoj slici je prikazan primjer još jednog od formulara koje je moguće štampati na osnovu izrađene veleprodajne kalkulacije prijemni list artikala iz kalkulacije u skladište (sa informacijom o kataloškom broju), prikazan na slici 6.24.


260

Slika 6.24. Prijemni list artikala iz kalkulacije u skladište



Prva opcija prenosi kalkulaciju u pripremu glavne knjige – da bi kalkulacija bila proknjižena potrebno je provesti i knjiženje unutar Glavne knjige


Proizvodnja

261

Treća opcija ne evidentira kalkulaciju u Glavnoj knjizi firme. U ovom slučaju, kalkulacije će uticati samo na statističke pokazatelje unutar menija Veleprodaja. Primjer upotrebe ovog načina knjiženja je u slučaju unosa prvih naloga nakon instalacije programa koji za cilj imaju podešavanje početnog stanja. Obzirom da se nakon instalacije programa početno stanje mora unijeti i direktno u Glavnu knjigu, unosi u pojedine menije koji se prenose samo na kartice služe samo za ažuriranje statističkih pokazatelja unutar lokalnog menija veleprodaje.





Radni nalozi u proizvodnji

Radni nalozi u proizvodnji omogućavaju automatizaciju povezivanja troškova koji učestvuju u cijeni proizvedenih artikala. Korištenjem ovog modula na jednostavan način se povezuju troškovi radne snage, materijala i sl. čime se omogućuje brzo i lako kreiranje dokumenta koji na osnovu uključenih troškova izračunava nabavnu i veleprodajnu vrijednost proizvoda.

Slika 6.26. Osnovni prozor za rad sa radnim nalozima u proizvodnji


262

Izgled osnovnog prozora za rad sa radnim nalozima u proizvodnji prikazan je na slici

6.26. Lijevi dio prozora omogućava odabir proizvodnog skladišta koje sadrži materijale potrebne za proizvodnju dok desni dio prikazuje podatke o brojevima radnih naloga (arhiviranih ili u obradi), pruža mogućnost za kreiranje novih, štampanje liste postojećih naloga ili automatsko kreiranje radnih naloga na osnovu otvorenih faktura u krajnjem malo ili veleprodajnom skladištu/prodavnici.

Manuelna procedura kreiranja novog radnog naloga za odabrano skladište inicira se odabirom opcije Novi, locirane na desnom dijelu prozora sa slike 6.26. (Automatska procedura je objašnjena na kraju dijela Radni nalozi). Program mijenja sadržaj prozora kako bi omogućio unos podataka o proizvodu čija se proizvodnja planira. Ovi podaci uključuju: Broj i datum naloga – program nudi vrijednost polja ali ih korisnik može podesiti prema potrebi Artikal – naziv artikla koji se proizvodi nalogom. Proizvod mora biti unesen u šifrarnik Artikli i Usluge iz kojeg se može odabrati prilikom unosa, Količina – količina artikla koji će biti proizveden nalogom, Napomena – neobavezno polje u koje se unosi tekst napomene ukoliko je nalog potrebno detaljnije obrazložiti. Pored direktnog unosa, kao tekst napomene je moguće dodijeliti neku od standardnih napomena pohranjenih u šifrarniku Napomene, Obr. Jedinica – popunjava se ako je proizvedeni artikal potrebno povezati sa konkretnom obračunskom jedinicom firme, Radna snaga – vrijednost radne snage potrebne za proizvodnju ukupnog broja artikala izražena u novcu Trošak 1-5 – vrijednost različitih troškova koji se uračunavaju u cijenu proizvedenih artikala. Ovi troškovi su u šifrarniku Troškova proizvodnje označeni opštim imenima: Trošak 1, 2, 3, 4, i 5 a na korisnicima je da ove troškove imenuju prema svojim potrebama. Troškovi materijala – u ovo polje korisniku nije omogućen unos – u njemu će se nakon unosa materijala potrebnih za izradu proizvoda automatski prikazati suma cijene ugrađenih materijala. Nabavna cijena – polje u koje nije omogućen direktan unos. Sadržava jediničnu nabavnu cijenu proizvedenog artikla a na osnovu unesenih pojedinačnih troškova Marža – od dva ponuđena polja dovoljno je unijeti vrijednost u jedno: prvo polje omogućuje procentualni a drugo apsolutni unos marže. Porez – u polje nije omogućen direktan unos. Omogućava uvid u broj tarifne grupe, procentualni i apsolutni iznos poreza Cijena – polje koje prikazuje rezultat uvećanja nabavne cijene za veličinu marže Pored ovog seta polja prozor sadrži i pomoćne informacije o minimalnoj marži te ukupnom iznosu nabavne cijene, marže, poreza i cijene za specificiranu količinu artikla, slika 6.27.

Proizvodnja

263

Slika 6.27. Prozor za unos podataka o osnovnim podacima radnog naloga Pored (desno od) polja za unos količine dostupna je i opcija za pojednostavljenje izrade

naloga korištenjem normativa. Naime, ukoliko je za artikl za koji se pravi nalog već napravljen normativ (kreiranje normativa je analizirano u nastavku ovog poglavlja) odabirom opcije označene sa tri tačke pokreće se procedura kreiranja naloga na osnovu normativa. Specifikacija normativa se može koristiti i za unos izmjena u kreirani nalog. U tom slučaju će eventualna odstupanja od normativa biti otklonjena odnosno nalog će biti izmijenjen tako da bude u skladu sa normativom.

Nakon unosa i snimanja osnovnog seta podataka o radnom nalogu prelazi se na unos liste materijala potrebnih za izradu artikla. Za svaki artikal je dovoljno unijeti dva parametra: Šifru i Količinu. Program unos čini transparentnijim prikazujući i podatke o jediničnoj cijeni i broju raspoloživih komada artikla koji se u obliku materijala koristi za izradu krajnjeg artikla. Dio prozora za unos materijala sa poljima za unos je prikazan na slici 6.28.

Slika 6.28. Unos podataka o materijalima potrebnim za izradu artikla – proizvoda

Nakon unosa svih materijala potrebnih za izradu proizvoda osnovni prozor za izradu radnog naloga ima izgled kao na slici 6.29.


264

Slika 6.29. Prikaz radnog naloga u osnovnom prozoru

Nakon izrade radnog naloga isti je još potrebno štampati a zatim i knjižiti. Procedura štampanja se pokreće odabirom opcije Printaj locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici 6.29. Izgled prozora za odabir opcije printa je prikazan na slici 6.29.a.

Slika 6.29.a Prozor za odabir printa Opcije kod printa su:

- Radni nalog u proizvodnji (slika 6.30), - Nalog skladištu (slika 6.31) i - Radni nalog/jedinično - printa jedinične vrijednosti (za prikaz kao Normativa) sa

prikazom zemlje porijekla za utrošene materijale

Proizvodnja

265

Slika 6.30. Radni nalog u proizvodnji

Slika 6.31. Nalog skladištu


266

Procedura knjiženja se pokreće odabirom istoimene opcije locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici 6.29. U okviru ove procedure na prozoru za knjiženje (slika 6.32.) potrebno je odrediti: Odabir vrste knjiženja, Podešavanje cijena, Određivanje vrste naloga, Dodjeljivanje broja i datuma naloga, Definiranje kursa između valuta korištenih u nalogu

Slika 6.32. Prozor za knjiženje radnih naloga u proizvodnji

Nakon knjiženja radnog naloga, proizvedeni artikli se automatski evidentiraju u veleprodajnom skladištu koje je pri definiranju proizvodnog skladišta navedeno kao skladište u koje će se prenositi proizvedeni artikli.

Automatska procedura kreiranja radnih naloga se inicira odabirom opcije Servisi na

glavnom prozoru na slici 6.26. Odabirom ove opcije pojavljuje se prozor kao na slici 6.32.a

Slika 6.32.a Prozor za automatsko kreiranje radnih naloga u proizvodnji

Na prozoru je data jedna opcija i opis procedure. Odabirom opcije Dalje otvara se novi prozor na slici 6.32.b.

Proizvodnja

267

Slika 6.32.b Prozor za odabir faktura za automatsko kreiranje radnih naloga u proizvodnji

Na ovom prozoru se u polje Datum naloga upisuje datum za koji se prave radni nalozi. Samim tim se i filtriraju otvorene fakture samo za taj dan, te se na listi u donjem dijelu prozora pojavljuju samo te fakture, sa mogućnosti odabira za koje će se fakture raditi radni nalozi. Ukoliko se na listi pojavi mnogo faktura, odabir svih se vrši klikom na kvadrat sa lijedve strane teksta Dokument u vrhu liste. Odabirom faktura i odabirom opcije prihvati, automatski se kreiraju svi radni nalozi za sve artikle na odabranim fakturama (radi se po jedan nalog za svaki artikal, s tim što se količine sa faktura sabiru, tako da je na jednom nalogu količina jednog artikla za sve fakture).

Dalji proces je identičan gore navedenim procedurama printanja i knjiženja. Radni nalozi servisiranja

Modul programa zadužen za evidentiranje radnih naloga servisiranja omogućava jednostavno i pregledno evidentiranje pruženih usluga i utrošenih artikala u procesu servisiranja proizvoda. Osnovni prozor za rad sa radnim nalozima servisiranja se poziva odabirom istoimene opcije sa menija Proizvodnja. Izgled ovog prozora je dat na slici 6.33.



268

Kao što se vidi sa slike 6.33. princip rada i dostupne opcije su srodne sa ostalim

prozorima programa: Opcija Zaključeni locirana u donjem lijevom uglu prozora omogućuje redukciju prikazanog seta naloga na realizirane ili nerealizirane naloge. Lijevi dio prozora omogućuje odabir objekta čije se karakteristike žele analizirati ili mijenjati Desni dio prozora prikazuje detaljnije podatke o objektu odabranom na lijevoj strani prozora: ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrana lista naloga desni dio prozora prikazuje podatke o broju postojećih naloga, opcije za kreiranje novih i štampanje liste postojećih naloga. Ukoliko je, pak, na lijevoj strani prozora odabran konkretan nalog, desna strana prozora omogućuje pregled i izmjene podataka za taj nalog.



Proizvodnja

269








270




Proizvodnja

271

Slika 6.39. Izgled osnovnog prozora radnih naloga servisiranja sa prikazom zaključenih naloga Predračuni u proizvodnji

Namjena naredne, treće, opcije menija Proizvodnja je kreiranje Predračuna. Pokretanjem ove opcije prikazuje se prozor prikazan na slici 6.40.

Slika 6.40. Osnovni prozor za rad sa predračunima usluga


272

Osnovni prozor za rad sa predračunima ima srodan dizajn ostalim prozorima programa. U prvom koraku se u lijevom dijelu prozora odabire objekt (skladište) sa kojim se želi raditi, nakon čega program u desnom dijelu prozora prikazuje detalje i komande dostupne za rad sa odabranim objektom (skladištem). Inicijalno, u lijevom dijelu prozora prikazana je lista proizvodnih skladišta kreiranih u programu. Kao što se vidi sa slike, kao rezultat odabira jednog od skladišta, u desnom dijelu prozora prikazuju se podaci o broju realiziranih i nerealiziranih predračuna, te komande koje omogućuju kreiranje novih predračuna i štampanje liste predračuna za to skladište. Ukoliko se u lijevom dijelu prozora odabere konkretan predračun, u desnom dijelu prozora prikazat će se podaci za taj predračun, slika 6.41. Prozor sa slike 6.40. sadrži još i mogućnost redukcije prikaza predračuna prema statusu – odabirom opcije Realizirani u ostatku prozora dostupni postaju samo realizirani predračuni (predračuni prema kojima su kreirane fakture) i obrnuto – ukoliko opcija Realizirani nije odabrana, program omogućuje rad samo sa još uvijek nerealiziranim predračunima usluga. Također, u Enterprise verziji Line.Sys programa na prozoru sa slike 6.40 dostupan je i Enterprise servis preuzimanja podataka sa mobilnog čitača. Pokretanjem opcije enterprise servisa prikazuje se prozor na kojem je potrebno odabrati vrstu mobilnog čitača nakon čega se automatski kreira predračun. Da bi ovaj servis mogao pravilno raditi u prozoru Moja firma potrebno je specificirati lokaciju i naziv datoteke gdje se smještaju podaci sa mobilnog čitača (kao što je navedeno u poglavlju Administracija, ovog uputstva. Bitno je napomenuti da se proizvedeni artikli (čija se proizvodnja evidentirala korištenjem opcija sa ovog menija) nakon proizvodnje automatski premještaju u veleprodajno skladište ili maloprodajnu prodavnicu koja je navedena u definiciji proizvodnog skladišta kao Veleprodajno skladište. Prodaja takvih artikala se zatim vrši korištenjem opcija veleprodaje ili maloprodaje. Opcije predračuna i faktura u proizvodnji se koriste samo ukoliko je određenom kupcu potrebno prodati artikl koji je inicijalno planiran kao sirovina ili dio koji će se koristiti u proizvodnji ali ga je zbog različitih okolnosti potrebno prodati kao zaseban artikl.

Slika 6.41. Podaci za odabrani predračun usluga

Proizvodnja

273

Gornji desni dio prozora sa slike 6.41. sadrži podatke o zaglavlju predračuna te komande za unošenje izmjena i pokretanje servisa koji se baziraju na predračunima dok je donji desni dio prozora rezerviran za podatke o stavkama predračuna. Kao i prethodni prozor (prikazan na slici 6.40.) i prozor sa slike 6.41. sadrži mogućnost pozivanja enterprise servisa (vrijedi samo za kupce Enterprise verzije Line.Sys programa) za preuzimanje podataka sa mobilnog čitača. Kreiranje predračuna

Procedura kreiranja novog predračuna usluga pokreće se odabirom materijalnog skladišta u kojem su pohranjeni potrebni materijali. Nakon toga, sa desnog dijela prozora odabire se opcija Novi. Kao odgovor, pokreće se procedura unosa podataka za zaglavlje predračuna usluga, slika 6.42.

Slika 6.42. Procedura unosa podataka za novi predračun usluga

Obrazac za unos podataka za zaglavlje predračuna usluga sadrži set podataka i proceduru uključivanja predefinisanih poslovnih politika. Set podataka uključuje: Broj (predračuna usluga) – program automatski kreira naredni redni broj za predračun. Ovu vrijednost korisnik može promijeniti, Datum (predračuna usluga) – program u ovo polje automatski unosi vrijednost trenutnog datuma. Korisnik i ovu vrijednost može promijeniti, Kupac – u polje se unosi vrijednost iz šifrarnika Partneri. Unos je moguće izvršiti ručno ali i odabirom jedne od ponuđenih vrijednosti odabirom kratice "+", Primalac – Polje koje se popunjava samo u slučajevima ako se usluga ne pruža kupcu, tj. ako kupac uslugu naručuje za nekog drugog korisnika. Primalac također mora biti unijet u šifrarnik Partneri, iz koga ga je moguće odabrati odabirom kratice "+" ili ga možete ručno upisati, Napomena – Napomena će na predračunu biti prikazana ispod liste artikala Narudžba/Datum narudžbe – polja u koja se unosi broj i datum narudžbe kojom je kupac poručio uslugu,


274

Način plaćanja – Potrebno je odabrati jednu od ponuđene četiri vrijednosti: Gotovina, Kartica, Pouzećem i Virman/Uplatnica, Obračunska jedinica (Obr. Jed.) – obračunska jedinica firme koja pruža usluge, DPO – Dovoljno je unijeti vrijednost u jedno od dva ponuđena polja: u prvo polje se unosi vrijednost u danima a u drugo polje datum prispijeća obaveze. Čim se vrijednost unese u jedno polje, drugo polje se popunjava automatski, Valuta – potrebno je popuniti oba polja – u prvo se unosi oznaka valute a u drugo kurs te valute prema KM. Iznos uplate – služi za unos uplata u gotovini na licu mjesta. Taj iznos će se kod knjiženja proknjižiti preko blagajne. Opis uplate – Opis uplate u gotovini, kao što je ime/prezime osobe koja je izvršila uplatu i sl. Komercijalist – odabire se sa liste na kojoj se nalaze sve osobe koje su u šifrarniku partnera evidentirani kao uposlenici i komercijalisti. Otpremnica – Upisati broj otpremnice prema kojoj je kupac preuzeo robu Od – Upisati datum otpremnice Procedura Poslovne politike

Svrha procedure poslovne politike je jednostavna primjena posebnih cijena dodijeljenih određenoj grupi partnera. Ukoliko, npr. menadžment firme želi stalnim kupcima omogućiti dodatne popuste, u šifrarniku Poslovne politike (obrađen u okviru poglavlja Šifrarnici) kreira se posebna poslovna politika za stalne kupce u kojoj se određuje vrsta i veličina popusta koji im se žele dodijeliti. U sljedećem koraku, u okviru šifrarnika Partneri željenim kupcima se pridružuje formirana poslovna politika. Nakon provođenja ovih koraka, program svim kupcima kojima su dodijeljene poslovne politike automatski dodjeljuje popuste definirane pripadajućom politikom. U okviru prozora za kreiranje predračuna usluga nije moguće mijenjati parametre poslovne politike ali ukoliko je konkretnom kupcu dodijeljena određena poslovna politika oznaka te politike će biti prikazana. Naredna slika (6.43.) prikazuje oznaku poslovne politike dodijeljene kupcu za kojeg se predračun priprema.


Prozor sa slike 6.43. prikazuje dio prozora prikazanog na slici 6.42. Razlika u iznosu fakturnog popusta (na prvoj slici je 0,00 a na drugoj 5,00) je u tome što se stvarna vrijednost popusta unosi u polje tek nakon snimanja seta podataka prikazanog na slici 6.42. Nakon ponovnog ulaza u ovaj prozor (odabirom opcije Izmjeni smještene u gornjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 6.41.) vidljiv je iznos fakturnog popusta.

Nakon kreiranja zaglavlja prelazi se na unos stavki predračuna. Na prozoru sa slike 6.41. Odabire se opcija Novi koja se nalazi u donjem desnom uglu prozora nakon čega se prikazuje poseban prozor za specificiranje podataka o stavki koja se uvodi u predračun. Ovaj prozor je prikazan na narednoj slici – 6.44.

Proizvodnja

275

Slika 6.44. Unos nove stavke u predračun usluga Prilikom unosa, za svaku stavku je potrebno popuniti set podataka (nalazi se u lijevom

dijelu prozora sa slike 6.44.) o proizvodu: Šifra usluge/materijala – unosi se ručno ili odabire jednom od četiri dostupne kratice: znak "/" nakon čega se unosi kataloški broj, znak "*" nakon čega se unosi bar kod, znak "-" nakon čega se unosi naziv proizvoda ili "+ Enter" nakon čega se prikazuje šifrarnik artikala u kojem je potrebno odabrati željeni artikl.

Napomena: Kod unosa stavke na Profakturama, riječ Šifra je link prema prozoru Prodaja Artikla. Ovaj prozor omogućava pregled prodaje artikla po fakturama – odabirom parametara se može dobiti i detaljniji pregled:



Količina – Polje za specificiranje količine, Cijena koštanja – već definirana ulaznom kalkulacijom ili dodijeljena u cjenovnik. Korisnik je u ovom polje ne može promijeniti Marža – vrijednost marže je moguće specificirati u procentualnom ili apsolutnom iznosu. Dovoljno je specificirati jedno dok se drugo polje nakon toga popunjava automatski. Cijena bez PDV – koja se formira dodavanjem marže cijeni koštanja. Cijena u ovom polju se izračunava automatski ali je korisnik može ručno promijeniti. Ukoliko to učini, vrijednost marže će se automatski promijeniti da bi se uspostavio odgovarajući odnos između cijene koštanja i Cijene bez PDV-a


Detalji o posljednjoj

prodaji artikla koji se trenutno unosi istom partneru


Iznos predračuna za sve do sada unesene stavke uz napomenu o popustima automatski

dodijeljenim prema važećoj poslovnoj politici prema partneru


276

Porez – vrijednost poreza koji se obračunava za artikal. Vrijednost se dodjeljuje automatski i ovdje je nije moguće mijenjati. Cijena sa PDV – cijena se izračunava automatski, ali je moguće ručno promijeniti. Kao i u slučaju Cijene bez PDV-a u slučaju ručne izmjene cijene, vrijednost marže će se iznova automatski izračunati kako bi se uspostavio odgovarajući odnos između cijene koštanja, cijene bez PDV i cijene sa PDV. Popust – vrijednost popusta koji se odobrava kupcu u procentualnom ili apsolutnom iznosu (dovoljno je popuniti jedno od ponuđenih polja – program će automatski popuniti preostalo). Pri izdavanju popusta je potrebno obratiti pažnju da je program već uračunao eventualni popust koji je kupcu dodijeljen poslovnom politikom. Iznos – cijena za specificiranu količinu artikala. Sve dosada prikazane cijene su se odnosile za količinu 1. Vrijednost Iznosa se dobija množenjem Cijene sa PDV sa količinom. Vrijednost prikazanu u ovom polju nije potrebno niti moguće mijenjati Serijski broj – serijski broj dijela koji se uslugom ugrađuje (ako postoji) Garancija – trajanje garancije za uslugu ili ugrađeni materijal, Porezni tretman – polje u kojem je moguće specificirati da li je u cijenu potrebno obračunati porez ili ne. Ukoliko se odabere opcije bez obračunavanja poreza vrijednost polja Porez će biti podešena na nulu. Rok isporuke – unosi se u danima (broju dana) Dodatni tekst – u ovo polje se automatski upisuje tekst unesen u polje Opis u šifrarniku Artikala, ali ga je, u slučaju potrebe, moguće promijeniti.

Nakon unosa svih potrebnih artikala u predračun, isti se štampa odabirom opcije Printaj dostupne u donjem lijevom uglu prozora sa slike 6.41. Izgled predračuna usluga se može podešavati odabirom ponuđenih opcija u prozoru koji se aktivira nakon odabira opcije za štampu a koji je prikazan na slici 6.45.

Slika 6.45. – Podešavanje izgleda predračuna usluga

Gornja strana prozora sa slike 6.45. sadrži listu mogućih naslova za dokument čija se štampa priprema. Obzirom da različite firme koriste različitu terminologiju, ponuđena je lista od

Proizvodnja

277

čak sedam mogućih naslova: Profaktura, Ponuda, Otpremni list (ovaj tekst se može mijenjati prema potrebama), Profaktura (valuta), Profaktura sa trošarinom, Izlazna kalkulacija.

Pored označavanja vrste dokumenta, prozor još sadrži mogućnost odabira načina označavanja stavki predračuna (prema šifri, kataloškom broju ili Barkodu) i oznaku na fakturi: ponuđene su opcije Original, Kopija i Bez oznake.

Također, prozor omogućuje određivanje da li će se na predračunu nalaziti memorandum firme ili ne. Dostupne su tri opcije: (1) sa memorandumom – prikaz slikovnog memoranduma pohranjenom u prozoru Moja firma, (2) Predefinisano – prikaz tekstualnog memoranduma, i (3) bez memoranduma.

Nakon odabira željenih opcija na prozoru sa slike 6.45. pristupa se štampanju predračuna usluga odabirom opcije Printaj. Kao rezultat, na ekranu se pojavljuje predračun čiji je izgled dat na slici 6.46.

Slika 6.46. Izgled predračuna (profakture) usluga

Obrazac za izradu predračuna usluga omogućava automatizaciju još jedne procedure. Naime, prateći veoma jednostavan postupak, od kreiranog predračuna je u samo nekoliko koraka moguće formirati fakturu usluga. Na prozoru sa slike 6.41. je potrebno odabrati opciju Servisi lociranu u gornjem desnom uglu prozora čime se pokreće jednostavan prozor sa već unesenim vrijednostima za kreiranje fakture (prikazan na slici 6.47.). Ove vrijednosti je moguće mijenjati po potrebi.



278


Ukoliko je u narudžbi isti artikal naveden u dvije ili više stavki odabirom opcije Spoji količine za iste šifre zbir svih količina tog artikla će biti unesen u jednu stavku.

Napomena: Na glavnom prozoru na slici 6.40, moguće je desnim klikom na profakturu na lijevoj strani prozora dobiti meni koji prikazuje dvije kratice:


- Kopiranje profaktura (kopiranje te označene profakture u novu).

Fakture

Rad sa fakturama usluga inicira se odabirom šeste opcije na meniju proizvodnje. Osnovni prozor za rad sa fakturama koristi istu logiku kao i prozori za rad sa ostalim objektima proizvodnje (kalkulacijama, radnim nalozima, predračunima). Lijevi dio prozora sadrži listu relevantnih objekata (proizvodnih skladišta i faktura) dok desni dio prozora sadrži detaljnije informacije i opcije dostupne za objekat odabran na lijevoj strani prozora. Ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrano skladište, na desnoj strani prozora su dostupni podaci o broju faktura za to skladište i opcije za kreiranje novih (slika 6.48.). Ukoliko je na lijevoj strani prozora odabrana konkretna faktura, na desnoj strani su prikazane opcije za izmjenu podataka iz zaglavlja fakture (gornji desni dio prozora) te opcije za unos novih i izmjenu postojećih stavki unutar fakture (donji desni dio prozora), prikazano na slici 6.49.

Proizvodnja

279

Slika 6.48. Prozor sa podacima i opcijama za rad sa fakturama za odabrano skladište



280

Kao što je prikazano na slici 6.48. prozor sa podacima i opcijama za odabrano skladište omogućava pokretanje nove fakture, štampanje liste postojećih i pokretanje servisa za automatizirano kreiranje faktura na osnovu pomoćnih dokumenata. U ovom kontekstu pod pomoćnim dokumentima se smatraju servisni radni nalozi i predračuni. Također, prozor sa slike 6.48. sadrži i opciju pokretanja enterprise servisa (preuzimanje podataka sa mobilnog čitača). Ova opcija je dostupna samo kupcima Enterprise verzije Line.Sys programa. Servisi – kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata

Odabirom opcije Servisi pokreće se procedura kreiranja fakture na osnovu već kreiranih servisnih radnih naloga ili predračuna. Procedura je realizirana u obliku čarobnjaka koji omogućuje korisniku da podešavajući vrijednosti polja u nizu prozora kreira željenu fakturu. Prvi korak ove procedure (i prvi prozor čarobnjaka) je prozor za odabir vrste dokumenta iz kojeg se želi kreirati faktura. Ovaj prozor je prikazan na slici 6.50.


Nakon odabira vrste pomoćnog dokumenta i odabira opcije Dalje> prelazi se na drugi prozor čarobnjaka u kome je potrebno odabrati željeni predračun/radni nalog servisiranja. Ovaj prozor je prikazan na slici 6.51.

Proizvodnja

281


Drugi prozor čarobnjaka ima nešto drugačiji izgled ukoliko je na prvom prozoru odabrana opcija kreiranja fakture na osnovu servisnih radnih naloga. U ovom slučaju izgled prozora je podijeljen na dva dijela sa ponuđenim servisnim nalozima u gornjem i predračunima u donjem dijelu prozora (slika 6.52.)

Slika 6.52. Drugi prozor čarobnjaka (kreiranje fakture iz servisnih radnih naloga) Za kreiranje fakture potrebno je odabrati željeni radni nalog iz polja na gornjoj polovini

prozora. Ukoliko je pak potrebno cijene iz tog radnog naloga zamijeniti cijenama iz predračuna


282

koji je partneru dostavljen (ukoliko je došlo do promjene cijene u periodu između slanja predračuna i kreiranja radnog naloga, a mjerodavne su cijene na predračunu) potrebno je selektirati i željeni radni nalog servisiranja i predračun sa mjerodavnim cijenama.

Nakon odabira konkretnog dokumenta (predračuna ili radnog naloga servisiranja) na osnovu kojeg se pravi faktura prelazi se na posljednji prozor čarobnjaka odabirom opcije Dalje>. Ovaj prozor prikazuje informacije koje će biti pohranjene u zaglavlju fakture pri čemu je korisniku data mogućnost da ove vrijednosti mijenja ili dopunjava. Posljednji prozor čarobnjaka je dat na slici 6.53.

Osim seta podataka potrebnih za popunjavanje zaglavlja fakture usluga, treći prozor čarobnjaka sadrži i opciju "Spoji količine za iste šifre". Ukoliko je odabrana, ova opcija provjerava da li se u stavkama predračuna ponavljaju iste usluge/materijali. Ukoliko se ovakav slučaj evidentira, program će spojiti količine za ponavljajuću uslugu/materijal i prikazati ih kao jednu stavku sa količinom koja predstavlja zbir količina navedenih u stavkama gdje se usluga/materijal pojavljuje. Npr. ukoliko se u predračunu jedna te ista usluga pojavljuje kao druga stavka sa količinom 5 i kao šesta stavka sa količinom 10 ova usluga će u fakturi biti evidentirana kao jedna stavka sa količinom 15. Ukoliko pak opcija "Spoji količine za iste šifre" nije odabrana, usluge će se i u fakturi pojaviti kao posebne stavke.

Servisi faktura sadrže servis za kreiranje fakture iz više predračuna po sljedećoj logici:

Na osnovu više predračuna, količine po artiklima se sabiru /ako to želite/, cijene se uzimaju iz tekućeg cjenovnika /ne po predračunskim cjenama/ te se obračunavaju popusti po tekućim politikama. Na zadnjem prozoru ovog procesa, nudi vam se kupac od prvog predračuna koji je selektiran, kojeg naravno možete promijeniti. Također, obračunska jedinica i komercijalist se uzima od prvog selektiranog predračuna.

Slika 6.53. Treći (posljednji) prozor čarobnjaka za kreiranje faktura iz pomoćnih dokumenata Ujedno, opcija Servisi daje mogućnost promjene partnera za više dokumenata

odjednom.

Proizvodnja

283

Bitno je napomenuti da svi prozori čarobnjaka posjeduju i opciju <Nazad, koja omogućuje povratak na prethodne prozore i unos naknadnih izmjena. Također, cjelokupnu proceduru je moguće poništiti na bilo kojem prozoru odabirom opcije Otkaži.

Printaj – popis faktura Odabirom opcije Printaj prikazane na prozoru 6.48. štampa se lista faktura za odabrano

proizvodno skladište. Da li će izvještaj sadržavati proknjižene (arhivirane) ili još neproknjižene fakture zavisi od odabira opcije Proknjiženo koja se na prozoru sa slike 6.48. nalazi u donjem lijevom uglu prozora.

Novi – kreiranje nove fakture Procedura manuelnog kreiranja nove fakture pokreće se odabirom opcije Novi,

prikazane na prozoru sa slike 6.48. Kao odgovor na ovu opciju, program prikazuje prozor za unos podataka za zaglavlje fakture.

Slika 6.54. Prozor za unos podataka o zaglavlju fakture usluga

Slika 6.55. Sumarne informacije o poslovanju sa partnerom Na ovom prozoru (slika 6.54.) potrebno je popuniti set polja koja obuhvaćaju podatke:

Broj (fakture) – program automatski u ovo polje unosi vrijednost narednog rednog broja za fakturu ali je korisniku omogućeno da ovaj broj promijeni ukoliko za tim postoji potreba,


284

Datum – program u ovo polje automatski pohranjuje vrijednost trenutnog datuma ali kao i kod broja fakture korisnik može unijeti proizvoljnu vrijednost datuma, Kupac – šifra kupca popunjava se ili ručnim unosom ili odabirom neke od vrijednosti ponuđenih u šifrarniku Partneri, odabirom kratice "+". Bez obzira na način unošenja, program će prihvatiti samo one vrijednosti koje su pohranjene u šifrarniku partnera. U slučaju da korisnik u ovo polje pokuša unijeti neku drugu vrijednost, program će otvoriti šifrarnik partnera i neće dozvoliti prelazak na novo polje dok se u polje kupca ne unese vrijednost iz šifrarnika partnera. Nakon unosa kupca, klikom na njegov naziv (lociran neposredno nakon polja i označen plavom bojom) moguće je aktivirati prozor (prikazan na slici 6.55.) sa osnovnim podacima o dosadašnjem poslovanju firme sa kupcem bilo da se on pojavljivao u ulozi kupca bilo u ulozi dobavljača. Konto kupca – polje se popunjava automatski ali je korisniku omogućeno unošenje izmjena. Primalac – Neobavezno polje. Popunjava se samo u slučaju da je primalac usluge različit od kupca. Polje se popunjava također ručnim unosom ili odabirom vrijednosti iz šifrarnika Partneri. Napomena – napomenu je moguće unijeti ručno ali i izvršiti odabir jedne od standardnih napomena unesenih u šifrarnik Napomene. Poziv šifrarnika se vrši klikom na riječ Napomena koja se nalazi pored polja. Ova riječ je za razliku od objašnjenja datih za ostala polja prikazana plavom bojom. Avansna faktura – opcija se odabire ukoliko se radi avansna faktura (ukoliko se pravi regularna faktura za kupca, snimanjem zaglavlja se provjerava da li postoji avansna faktura koja nije zatvorena te se nudi opcija za zatvaranje, te je zbog toga potrebno da se sve avansne fakture označe ovdje) Narudžba i Datum narudžbe – neobavezna polja. Popunjavaju se ukoliko se faktura želi povezati sa narudžbom koja je inicirala izradu fakture. Način plaćanja – Obavezno polje. Popunjavanje se vrši odabirom jedne od četiri ponuđene vrijednosti: Gotovina, Kartica, Pouzećem ili Virman/Uplatnica. DPO – na obrascu se nalaze dva povezana polja. U prvo se unosi broj dana do prispijeća a u drugo tačan datum prispijeća obaveze. Dovoljno je popuniti jedno od polja dok će se drugo automatski popuniti u skladu sa unesenom vrijednošću. Obračunska jedinica – neobavezno polje koje se popunjava ukoliko se faktura želi povezati sa nekom od obračunskih jedinica firme, Valuta – na obrascu se nalaze polja u koje se unosi naziv valute i njen odnos sa konvertibilnom markom (KM). Ukoliko se transakcije vrše u KM u prvo polje se unosi vrijednost KM a u drugo odnos 1,00000. Iznos uplate i Opis uplate – Polja se popunjavaju ukoliko je kupac već izvršio dio plaćanja. U tom slučaju će na fakturi ukupni iznos za plaćanje ostati isti ali će u posebnom polju biti prikazana informacija da je određeni dio iznosa već uplaćen. Komercijalist – odabire se sa liste na kojoj se nalaze sve osobe koje su u šifrarniku partnera evidentirani kao uposlenici i komercijalisti. Otpremnica – program u ovo polje automatski dodjeljuje broj otpremnice identičan broju fakture. Korisnik je u mogućnosti da ovaj broj promijeni prema svom nahođenju. Od (Datum otpreme) – ukoliko nije popunjeno kao datum otpreme se uzima datum fakture Tenderi / Ugovori – Ukoliko postoji Tender/Ugovor sa ovim kupcem, tada se u ovo polje upisuje K.O. Fakture – Upisuje se broj fakture na koje se odnosi Knjižna obavijest Automatsko fakturisanje – na slici 6.551 – daje mogućnost da se postojeća faktura automatski pravi prema zadanim parametrima. Odabirom vremenskog ponavljanja (dnevno, sedmično ili mjesečno) zadaje se osnovni parametar za pravljenje fakture i prema tom parametru se gornji desni dio prozora mijenja za detaljniji izabir automatizovanja pravljenja fakture (slika 6.552)

Proizvodnja

285

Slika 6.551. Prozor za unos podataka o postavljanju automatskog fakturiranja


Pored seta podataka prozor za definiranje zaglavlja fakture uključuje još dvije značajne procedure.

Prva procedura se odnosi na primjenu poslovne politike prilikom kreiranja fakture. Kao što je objašnjeno u prethodnim poglavljima, poslovna politika predstavlja jednostavan način za obezbjeđenje jednakog tretmana za grupe kupaca. Unutar poslovne politike se definira tretman koji se odobrava grupi kupaca: različite vrste popusta, DPO, kamate, itd. Ukoliko je kupcu prilikom njegovog evidentiranja u šifrarniku Partneri pridružena određena poslovna politika, odredbe te politike će se automatski uključivati prilikom izrade fakture. Korisnik programa će o tome biti obaviješten informacijom koja se nalazi na prozoru prikazanom na slici 6.54 u posebnom dijelu prozora sa naslovom Poslovne politike.

Druga procedura – Automatsko fakturiranje, omogućava automatizaciju postupka ponavljanja određene fakture u jednakim vremenskim intervalima. Ova opcija se koristi ako je fakturu sa identičnim sadržajem potrebno kreirati u jednakim vremenskim intervalima, npr. ukoliko se identična prodaja vrši jednom mjesečno. Opcija nije dostupna prilikom inicijalnog kreiranja fakture. Međutim, ponovnim ulaskom u fakturu nakon kreiranja opcija postaje dostupna i može se koristiti. Smještena je u posebnom okviru prozora sa slike 6.54. (donji desni dio prozora) a njeno podešavanje se aktivira odabirom opcije označene sa tri tačke (...). Korisnik ima mogućnost podešavanja svih parametara značajnih za definiranja intervala u kojem se vrši ponavljanje fakture, slika 6.56.


286

Slika 6.56. Prozor za podešavanje parametara automatskog fakturiranja usluga Prozor sa slike 6.56. omogućuje detaljno definiranje vremenskih intervala značajnih za automatsko fakturiranje:

Učestalosti ponavljanja: Dnevno, sedmično ili mjesečno Trajanje: specificiranjem vremena, početnog i krajnjeg datuma.

U zavisnosti od odabrane frekvencije ponavljanja (dnevno, sedmično, mjesečno) mijenja se sadržaj desnog dijela prozora omogućujući specifikaciju broja dana, sedmica ili mjeseci. Na primjeru sa slike 6.48. odabrana je vrijednost Sedmično nakon čega je desni dio prozora promijenio sadržaj omogućivši specifikaciju intervala izraženu u broju sedmica te dana u sedmici za kreiranje fakture. U slučaju odabira opcije Dnevno desni dio prozora sadrži polje u koje se unosi razmak između dvije fakture izražen u danima, dok opcija Mjesečno omogućuje izražavanje intervala u mjesecima.

Dio prozora označen naslovom Trajanje, sadrži polja: Vrijeme (kreiranja fakture), Početni datum, Krajnji datum (uz mogućnost ostavljanja vremenskog intervala otvorenim – opcija Bez krajnjeg datuma) i Omogućen (polje služi za označavanje stanja procedure: aktivirana ili ne). Ukoliko opcija Omogućen nije odabrana, procedura automatskog kreiranja fakture se neće izvršavati.


Proizvodnja

287

Slika 6.56. Prozor za unos podataka o stavkama fakture usluga

Prozor prikazan na slici 6.56. sastoji se od pet glavnih dijelova: Lista stavki već uključenih u fakturu, Set podataka za uslugu/materijal koji se trenutno unosi u fakturu, Ukupan iznos za sve stavke uključene u fakturu, Set podataka o posljednjoj prodaji trenutno aktivne usluge/materijala istom kupcu Set podataka o raspoloživim količinama trenutno aktivnog artikla u svim skladištima firme

(aktivan samo ako se u fakturu unosi materijal) Pored navedenih pet dijelova, na dnu prozora prikazan je (plavim slovima) ukupan iznos koji, prema fakturi, kupac treba platiti.

Lista stavki uključenih u fakturu Lista stavki fakture se nalazi u gornjem dijelu prozora sa slike 6.56. Lista uključuje

podatke o šifri, nazivu, jedinici mjere, količini, cijeni, iznosu i uračunatim popustima.

Set podataka za trenutno aktivni artikal Artikal koji se želi unijeti u fakturu potrebno je definirati popunjavanjem seta podataka.

Ovaj set obuhvata polja: Šifra (artikla) – preporučuje se popunjavanje korištenjem jedne od kratica (/ Kataloški broj; * Bar kod; - naziv artikla; i + otvaranje šifrarnika artikala za manuelni odabir)



Raspoložive količine artikla koji se trenutno unosi

u fakturu u svim skladištima firme. Ukoliko se radi o uslugama onda se ove informacije zanemaruju.

Lista stavki već unesenih u fakturu

Set podataka za uslugu/materijal koji se trenutno unosi u fakturu

Podaci o posljednjem

pružanju aktivne usluge istom kupcu

Ukupan iznos za stavke fakture sa napomenom o uračunatim popustima


288


Količina – broj se unosi ručno, Cijena koštanja – vrijednost ovog polja nije moguće mijenjati. Program automatski unosi vrijednost cijene određene ulaznom kalkulacijom, Marža – vrijednost ovog polja nije moguće mijenjati,


Cijena bez PDV – novčani iznos koji u slučaju unosa materijalnih dijelova predstavlja zbir nabavne cijene i marže. Iako je automatski izračunata, moguće ju je mijenjati što za rezultat ima i automatsko podešavanje marže kako bi se osiguralo da cijena koštanja, uvećana za maržu daje novu vrijednost cijene bez PDV, Porez – polje u kojem je prikazana veličina poreza uračunata u cijenu. Vrijednost unesenu u polje nije moguće direktno mijenjati obzirom da je veličina poreza koja se pridružuje artiklu već određena pri unosu u šifrarnike Artikli i Tarife. Cijena sa PDV – cijena se automatski izračunava i unosi u polje dodavanjem poreza na vrijednost cijene bez PDV. Vrijednost je moguće promijeniti ručno, nakon čega se automatski mijenja vrijednost marže (identično kao kod unosa izmjena u polje cijena bez PDV), Popust – vrijednost popusta koja se odobrava kupcu. Ukoliko se radi o usluzi, moguće ju je unijeti u procentualnom (prvo polje) ili u apsolutnom iznosu (drugo polje). Ukoliko prema kupcu nije određena poslovna politika program će ponuditi vrijednost ovog polja kao 0%. Ukoliko za kupca vrijedi određena politika, program će u ovo polje automatski unijeti vrijednost osnovnog popusta iz poslovne politike, Iznos – kao i prethodno, i ovo polje ne omogućava direktni unos vrijednosti. Prikazana vrijednost predstavlja proizvod nabavne cijene za jedan proizvod i broja komada. Serijski broj i Garancija – neobavezna polja u koje je moguće unijeti vrijednost serijskog broja artikla i odobreno trajanje garancije.


Porezni tretman – moguće je odabrati opcije Sa porezom i Bez poreza. Ukoliko je odabrana opcija Bez poreza, vrijednost polja Porez će se promijeniti na nulu. Rok trajanja i Dodatni tekst – neobavezna polja. Polje dodatni tekst se popunjava automatski sadržajem polja Opis iz šifrarnika artikala.

Ukupno – Novčani iznos za sve stavke uračunate u fakturu Dio prozora označen naslovom Ukupno sadrži podatak o ukupnoj cijeni svih artikala koji

su uneseni u fakturu, ali bez PDV-a. Unutar ovog dijela prozora prikazuje se i podatak o eventualnim popustima koji se dodjeljuju kupcu na osnovu poslovne politike i na osnovu iznosa fakture. Podatak o ukupnoj cijeni sa PDV-om je na prikazan na dnu prozora (plavim slovima) i označen sa "Za kupca".

Zadnja prodaja partneru Ovaj dio prozora prikazuje podatke o detaljima transakcije kojom je artikal koji se

trenutno unosi u fakturu posljednji put prodat istom kupcu. Na ovaj način korisnik je u

Proizvodnja

289

mogućnosti pratiti eventualne promjene u cijeni, popustima i ostalim relevantnim podacima prethodne transakcije.

Trenutno raspoložive količine artikla Donji desni dio prozora prikazanog na slici 6.56. u slučaju unosa artikala (materijala)

sadržava izuzetno korisnu mogućnost ostvarivanja uvida u količine materijala prisutne u skladištima firme. Naime, kao što se vidi na slici 6.57. koja se fokusira na dio prozora sa slike 6.56, program daje mogućnost automatskog prijenosa određene količine artikla koji se unosi u fakturu iz ostalih skladišta firme ako skladište za čiji se materijal kreira faktura ne posjeduje dovoljne količine. U primjeru sa slike 6.57. u materijalnom skladištu sa kontom 1312 raspoloživo je samo 15 jedinica artikla koji se unosi u fakturu. Obzirom da se u fakturu unosi 20 jedinica, očigledno je da skladište 1312 ne posjeduje dovoljnu količinu. Uvid u raspoložive količine artikla u preostalom skladištu koje na stanju ima traženi artikl (radi se o veleprodajnom skladištu sa oznakom 1310) je također dat u donjem dijelu prozora i korisnik je u mogućnosti obilježavajući kućicu pored oznake skladišta automatski prenijeti potrebnu količinu artikla potrebnu za formiranje fakture. U primjeru sa slike 6.57. potrebna je dodatna količina – 5 jedinica. Klikom na kućicu ispred oznake skladišta "1310" program u koloni Prijenos unosi vrijednost prijenosa od 5 jedinica. Prihvaćanjem odabira i knjiženjem fakture program kreira i poseban dokument – Prijenosnicu, kojim se dokumentira prijenos artikala iz jednog skladišta u drugo.

Slika 6.57. Prijenos materijala/artikala između skladišta u cilju formiranja fakture

Dio prozora prikazan na slici 6.57. sadrži sve podatke relevantne za formiranje odluke o optimalnom transferu robe između skladišta: Naziv skladišta – konto kojim je skladište određeno Stanje – trenutna količina artikla u skladištu Ulaz – ukupna količina artikla čiji je unos u skladište evidentiran u još neproknjiženim kalkulacijama Rezervirano – količina artikla rezervirana unosom u (još nerealizirane) predračune, Izlaz – ukupna količina artikla evidentirana u još neproknjiženim fakturama, Raspoloživo – raspoloživa količina artikla – uzima u obzir stanje, ulaz, rezervacije artikla i izlaz Prijenos – polje u kojem se prikazuje veličina prijenosa između skladišta

Nakon unosa željenih usluga/artikala u fakturu, prelazi se na njeno štampanje a zatim i knjiženje. Procedura štampanja se inicira odabirom opcije Printaj locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici 6.49. Kao rezultat, prikazuje se prozor za odabir parametara štampanja dokumenta, slika 6.58.


290

Slika 6.58. Opcije štampanja fakture usluga

Kao što se vidi sa slike 4.46. za štampanje se može odabrati vrste dokumenta: Faktura, Faktura/Otpremnica, Ponuda, Garantni list, Narudžbenica (Kada se faktura printa kao narudžbenica onda se u podnaslovu kao veza prikazuje broj i datum fakture od koje je narudžbenica nastala), Otpremni list (kod odabira ove opcije ostavljena je mogućnost promjene naziva Otpremni list u neki drugi naziv), Faktura (valuta), Knjižna obavijest (u ovom slučaju na dnu fakture se pojavljuje linija „saglasan“), Faktura sa trošarinom i Izlazna kalkulacija. Stavke fakture mogu biti označene šifrom artikla, kataloškim brojem ili bar kodom, dokument može biti bez oznake ili sa oznakom Original ili Kopija. Korisniku je omogućeno da određuje da li će dokument sadržavati podatke o popustima, masi, zapremini, serijskom broju, primaocu, dodatni tekst (dodatni tekst se specificira u prozoru Moja firma) i rok trajanja, kao i mogućnost sortiranja artikala po nazivu, unosu ili šifri (unošenjem ili uklanjanjem štriha u odgovarajuće kućice) i Neto faktura (u ovom slučaju se ne prikazuju popusti nego samo krajnja cijena bez PDV-a i sa uračunatim popustom) ili Gotovinska faktura (u ovom slučaju će cijene na faturi biti sa PDV-om).. Također, dokument može sadržavati memorandum što se određuje eksplicitnim dodavanjem ili uklanjanjem memoranduma firme (opcije Sa ili Bez memoranduma) ili korištenjem opcije Predefinirano koja koristi korisnikov izbor za prikazivanje memoranduma iz menija Osnovni menu – Lične postavke.


Proizvodnja

291

Slika 6.59. Proces knjiženja faktura

Lijevi dio prozora za knjiženje sadrži listu neproknjiženih faktura. Unošenjem štriha u kućicu ispred fakture vrši se odabir onih faktura koje se žele knjižiti (istovremeno je moguće knjižiti veći broj faktura). Na desnoj polovini prozora se nalaze opcije za različite vrste knjiženja. U desnom gornjem uglu prozora potrebno je odabrati jednu od ponuđenih opcija knjiženja: Sa prijenosom u dnevnik knjiženja Glavne knjige (transakcija se unosi u pripremu unutar glavne knjige te ju je za završavanje procesa knjiženja potrebno knjižiti i u okviru glavne knjige), Direktan prijenos u glavnu knjigu (transakcija se knjiži u potpunosti te će se i unutar glavne knjige nalaziti u grupi proknjiženih transakcija) ili Prijenos samo na kartice (opcija koja knjiženje vrši samo unutar proizvodnje – transakcija se ne pojavljuje unutar glavne knjige, opcija koja se koristi za podešavanje početnog stanja).

Grupa opcija u donjem desnom uglu prozora sadrži polja u kojim je potrebno odabrati vrstu naloga, Broj/Datum (program broj i datum dodjeljuje automatski ali je korisniku omogućena njihova eventualna izmjena) te Kurs korišten među valutama u fakturi.




- Kopiranje faktura (kopiranje te označene fakture u novu).


292

Servisi

Meni Proizvodnja pored alata za kreiranje narudžbi, kalkulacija, radnih naloga u proizvodnji, radnih naloga servisiranja, predračuna i faktura usluga sadrži i niz veoma korisnih servisa koji omogućuju automatizaciju obavljanja poslova vezanih za proizvodnju. Ovi servisi obuhvaćaju inventure, revalorizacije, prijenosnice, cjenovnik, definiranje skladišta, ostale dokumente, Normative i Kopiranje dokumenata. Servis definiranja skladišta je obrađen na početku poglavlja obzirom da je to neophodan preduvjet za rad sa ostalim elementima proizvodnje. Ostali servisi će biti analizirani u nastavku ovog poglavlja. Inventura

Ovaj servis omogućuje automatizaciju inventurnog procesa. Pokretanjem opcije Proizvodnja – Servisi – Inventura na ekranu se prikazuje prozor prikazan na slici 6.60.


Lijevi dio prozora sadrži listu definiranih proizvodnih skladišta za koje je moguće raditi inventure. Desni dio prozora prikazuje detaljnije informacije o objektu selektiranom na lijevom dijelu prozora. Na primjeru sa slike 6.60. na lijevom dijelu prozora selektirano je skladište pa kao rezultat toga desni dio prozora sadrži informacije o broju inventura za to skladište te opcije za kreiranje novih i štampanje liste postojećih inventura. Ukoliko je na lijevoj strani selektirana pojedinačna inventura, desna strana prozora će sadržavati detaljnije informacije o toj inventuri. Ove informacije uključuju zaglavlje koje se sastoji od Broja inventure, Datuma i Napomene te informacije o stavkama inventure – artiklima. Procedura pokretanja nove inventure pokreće se odabirom opcije Novi prikazane na prozoru sa slike 6.60. Kao rezultat, pojavljuje se prozor za specifikaciju artikala koji se žele uključiti u inventuru. Ovaj prozor prikazan je na slici 6.61.

Proizvodnja

293





Polja za redukciju liste artikala


294



Prema preporučenoj proceduri, potrebno je pokrenuti opciju Printaj (donji lijevi ugao prozora prikazanog na slici 6.63.). Pokretanje ove opcije ima za rezultat prikaz prozora za odabir željenog od dva ponuđena obrasca: Inventura i Inventurna lista. U prvom koraku preporučeno je štampanje obrasca inventurne liste koja predstavlja dokument u koji ovlaštene osobe nakon pregleda stanja u skladištu unose stvarne količine artikala pohranjene u istom. Izgled inventurne liste je dat na slici 6.64. Nakon popunjavanja inventurne liste, vrše se modifikacije u stavkama inventure korištenjem opcije Izmjeni, locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike 6.63. Kao odgovor na odabir ove opcije, prikazuje se prozor u kojem je korisniku omogućeno da unese vrijednosti Inventurne cijene i Inventurnog stanja. Nakon što su sve stavke inventure usklađene sa vrijednostima unesenim na inventurnu listu, prelazi se na štampanje Inventure. Inventura prikazuje knjigovodstvene i inventurne veličine te razliku između ovih veličina. Primjer izgleda inventure dat je na slici 6.65.

Proizvodnja

295


Slika 6.65. Primjer izgleda dokumenta inventure


296

Nakon štampanja inventure istu je potrebno knjižiti. Procedura knjiženja pokreće se odabirom istoimene opcije na prozoru sa slike 6.63. Da bi se proces knjiženja proveo, potrebno je još podesiti parametre knjiženja odabirući: 11) tip:


b) Direktan prijenos u glavnu knjigu – inventura se knjiži u glavnoj knjizi c) Prijenos samo na kartice – inventura se ne prenosi u glavnu knjigu. Podaci o inventuri

će se koristiti samo u okviru menija proizvodnje. 12) vrstu naloga - odabire se jedna od ponuđenih veličina iz šifrarnika Vrste naloga 13) Broj i datum – program automatski unosi preporučene vrijednosti ali je korisniku omogućeno


Podešavanjem parametara i odabirom opcije Knjiži završava se procedura knjiženja inventure. Revalorizacija

Servis Revalorizacija omogućava brz postupak evidentiranja promjene cijena artikala u proizvodnim skladištima a prema promjenama izvršenim pri radu. Sve promjene cijena koje program evidentira uključuju se u revalorizaciju pri čemu se promjena trenutne cijene artikala podešava u skladu sa cijenama po kojim je artikl posljednji put evidentiran. Pri izradi revalorizacije, moguće je vršiti selekciju artikala na koje će se revalorizacija odnositi. Program će reducirati selekciju samo na one artikle kod kojih je zabilježeno evidentiranje po različitim cijenama.

Slika 6.66. Osnovni prozor za izradu i izmjene revalorizacija

Osnovni prozor za izradu nivelacija sadrži listu materijalnih skladišta za čije artikle se može raditi revalorizacija i opcije za kreiranje nove i štampanje liste postojećih revalorizacija. Pokretanje opcije Novi ima za rezultat prikaz prozora za redukciju artikala koje je potrebno uključiti u revalorizaciju, slika 6.67.

Proizvodnja

297

Slika 6.67. Prozor za odabir liste artikala koji se žele uključiti u revalorizaciju


Slika 6.68. Kreirana revalorizacija

Prozor sa slike 6.68. prikazuje revalorizaciju kreiranu odabirom opcije Prihvati na prozoru sa prethodne slike (6.67). Kao što se vidi sa slike, program je automatski reducirao listu


298

artikala sa slike 6.67. na samo jedan artikl obzirom da je samo za taj artikl detektirana promjena u cijeni. Prozor također omogućava dodatno podešavanje parametara i u zaglavlju (Broj, Datum, Napomena) i u stavkama revalorizacije (Šifra, Nova cijena).

Slika 6.69. Izgled dokumenta "Zapisnik o promijeni cijena" kreiranog na osnovu revalorizacije

U narednom koraku potrebno je odštampati dokument Zapisnik o promijeni cijena, odabirom opcije Printaj na prozoru sa slike 6.68. Izgled dokumenta prikazan je na slici 6.69.

Nakon štampe, preostalo je još knjiženje revalorizacije koje se izvodi odabirom opcije Knjiži na prozoru prikazanom na slici 6.68. Odabir ove opcije rezultira u prikazu standardnog prozora za knjiženje u kojem je moguće specificirati vrstu knjiženja i u kojem se unosi vrsta, broj i datum naloga za knjiženje.

Provođenjem procedure knjiženja zaokružuje se procedura revalorizacije cijena artikala. Prijenosnice

Cilj servisa Prijenosnice je ažuriranje stanja materijalnih skladišta u slučajevima kada se određene količine artikala prenose iz jednog u drugo skladište firme. Kao što je već pokazano u okviru rada sa fakturama, ukoliko je to potrebno, prijenos robe iz jednog u drugo skladište moguće je izvesti automatski prilikom izrade fakture. Istu proceduru moguće je izvršiti i bez vezivanja za konkretnu fakturu upotrebom ovog servisa. Pri tome treba obratiti pažnju na to da će se svi transferi artikala iz jednog u drugo skladište inicirani fakturama evidentirati u okviru ovog servisa u obliku proknjiženih prijenosnica.

Korisnik je zakonom obavezan da prijenosnice čuva i u pisanoj formi te je zbog toga sve prijenosnice, bez obzira da li su izrađene radom sa fakturama ili direktno korištenjem ovog servisa, potrebno štampati.

Proizvodnja

299


Slika 6.70. prikazuje osnovni prozor za rad sa prijenosnicama kod koga je (odabirom opcije Proknjiženo u donjem lijevom uglu prozora) lista ograničena na proknjižene prijenosnice. U konkretnom primjeru sa slike, pri izradi fakture, proizvodno skladište označeno brojem konta 1312 nije posjedovalo dovoljnu količinu artikla pa je dodatnih 5 komada preneseno sa veleprodajnog skladišta označenog kontom 1310. Knjiženjem te fakture kreirana je i proknjižena i odgovarajuća prijenosnica koju je da bi se procedura završila u potpunosti potrebno štampati. Na primjeru sa slike 6.70. opcije kreiranja novih i izmjene postojećeg zaglavlja i stavki nisu omogućene obzirom da se radi o listi proknjiženih prijenosnica.


U okviru procedure kreiranja prijenosnice u prvom koraku se definira zaglavlje (opcija Novi locirana u gornjem desnom uglu prozora) popunjavanjem polja Broj, Datum, Sa konta, Na konto, Napomena i Način zaduženja cijena (po cjenovniku ili na osnovu skladišta iz kojeg se prenosi) nakon čega se prelazi na unos podataka o stavkama – artiklima koji su predmet prijenosa (opcija Novi u donjem desnom uglu prozora). Ovi podaci obuhvaćaju Šifru artikla, Količinu i Dodatni tekst. Dodatni tekst se unosi automatski nakon specificiranja šifre artikla (na osnovu unosa u šifrarniku artikala). Nakon unosa, prijenosnicu je potrebno štampati i proknjižiti. Ovim se završava procedura evidentiranja prijenosa artikala iz jednog u drugo skladište firme.



300


Odabirom opcije Novi locirane u gornjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 6.70. aktivira se prozor za unos podataka u zaglavlje prijenosnice: Broj dokumenta, Datum, Sa konta (oznaka konta skladišta sa kojeg se artikli uzimaju), Na konto (oznaka konta skladišta u koje se artikli upućuju), Napomena i Zaduženje cijena (prema cjenovniku ili izvorišnom skladištu). Unos u polje napomene je moguće provesti direktnim unosom u polje ili odabirom neke od standardnih napomena pohranjenih u šifrarniku napomena. Pozivanje šifrarnika izvršava se klikom na riječ Napomena lociranu neposredno ispred polja i prikazanu plavom bojom.

Nakon unosa i snimanja zaglavlja, prelazi se na unos podataka o stavkama prijenosnice, odabirom opcije Novi locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike 6.70.

Proizvodnja

301


U prozoru za unos podataka o stavkama prijenosnice (prikazanog na slici 6.72.) potrebno je unijeti samo dva podatka: šifru artikla i količinu koja se prenosi. Omogućen je unos još jednog dodatnog podatka – dodatnog teksta koji se po odabiru šifre unosi automatski (prenosi se tekst iz polja Opis artikla iz šifrarnika artikala). Ovaj tekst je moguće ručno promijeniti. Pored ovih podataka, prozor prikazuje usporedne podatke o nabavnoj cijeni, marži, porezu i cijeni predmetnog artikla u polaznom i odredišnom skladištu. Podaci o marži, porezu i cijeni nisu dostupni ako se radi o proizvodnom skladištu (u primjeru sa slike 6.72. odredišno skladište je proizvodno pa su kolone nabavne cijene, marže, poreza i cijene u grupi podataka Na konto (donji desni ugao prozora) prazne.


Nakon unosa podataka, formular prijenosnice se štampa odabirom istoimene opcije locirane u donjem lijevom uglu prozora prikazanog na slici 6.70. Odabirom opcije Printaj, prikazuje se prozor u kojem je potrebno specificirati vrstu obrasca koji se želi štampati. Pored Prijenosnice, dostupne su i Labele, Kalkulacije/Prijenosnice, Otpremnice/Prijenosnice i Labele (Samo nove) – za printanje labela za artikle koji su imali cijenu nula (0).


302


Nakon štampanja formulara, prijenosnicu je potrebno proknjižiti. Procedura knjiženja se pokreće odabirom opcije Knjiži također locirane u donjem lijevom uglu prozora sa slike 6.70. Procedura knjiženja se provodi popunjavanjem standardnog formulara za knjiženje.






Servis Cjenovnik omogućava centralizirano vođenje evidencije i unošenje izmjena vezanih za cijene materijala i usluga.

Proizvodnja

303

Slika 6.74. Osnovni prozor servisa Cjenovnik Osnovni prozor cjenovnika (prikazan na slici 6.74.) sastoji se od tri osnovna dijela (pod-

prozora): Lista materijalnih skladišta, kategorija i grupa artikala (lijeva strana prozora), Lista artikala u skladištu/kategoriji/grupi selektiranoj na desnoj strani prozora sa osnovnim

podacima za svaki artikal. U listu artikala uključene su i stavke usluga (centralni dio prozora), i

Lista dostupnih opcija i komandi (desni dio prozora).


Za svaku stavku cjenovnika dostupne su opcije za izmjenu (izmjena opcija za svaku

stavku se poziva selektiranjem stavke i odabirom opcije Izmjeni ili dvostrukim klikom na stavku): Cijene koštanja, Marže, Cijene bez PDV, Popusta, Perioda za koji vrijedi popust (unošenjem početnog i krajnjeg datuma), Minimalne marže, Minimalne i maksimalne dozvoljene količine artikla na skladištu, Perioda u kojem se usluga smatra naročito atraktivnom (dobivanjem statusa Atraktivna

usluga dobiva poseban tretman na web stranici firme) Posljednji set podataka sadrži podatke o dodatnim troškovima koji se uračunavaju ukoliko

firma preuzima i isporuku proizvoda. Set uključuje podatke o primarnim, sekundarnim i ekspresnim troškovima isporuke. U ovaj set podataka je smještena i opcija "Aktivan" koja reguliše pojavljivanje artikla u ostalim modulima aplikacije. Ukoliko se artikl u cjenovniku označki kao pasivan (neaktivan) za njega se ne mogu kreirati fakture, maloprodajne kalkulacije niti bilo koji drugi dokument.


304

Nakon podešavanja cjenovnika omogućeno je štampanje tri vrste formulara:

Cjenovnika (slika 6.75.), u slučaju odabira ovog formulara dosupne su i opcije za podešavanje prikaza: npr. prikaz svih artikala sa cijenom nula, prikaz samo aktivnih artikala, Sortiranje po šifri umjesto po kategoriji, uključivanje ili sakrivanje polja Kataloški broj, Bar kod (prikazuje se prvi uneseni bar kod za artikle)i Pakovanje. Moguće je i printanje cjenovnika od datuma pojavljivanja. Ovo je korisno za printanje cjenovnika novih artikala.

Kataloga (slika 6.76.), i Labela (slika 6.77)

Katalozi i labele iz cjenovnika se printaju samo za one artikle koji se vide na trenutnom ekranu.

Prozor prikazan na slici 6.74. (u donjem desnom uglu) sadrži opciju Vrati. Ova opcija ima za funkciju vraćanje artikala koji su izbrisani iz cjenovnika a koji se i dalje nalaze u šifrarniku artikala. Nakon odabira ove opcije prikazuje se prozor sa listom svih stavki iz šifrarnika artikala a koji su izbrisani iz cjenovnika. Za vraćanje artikla, dovoljno je selektirati željeni artikl i odabrati opciju Vrati.

Slika 6.75. Cjenovnik artikala u proizvodnji

Proizvodnja

305

Slika 6.76. Katalog materijala u proizvodnji

Slika 6.77. Labele Unutar cjenovnika u meniju proizvodnje na raspolaganju je šest servisa:

Popust, Promjene cijena, Atraktivni artikli, Kopiranje cijena, Eksport za deklaracije, Aktiviraj/deaktiviraj

Zajednički element svih servisa je način filtriranja artikala na koje će se promjene odnositi. Korisniku je omogućeno da ukupnu listu artikala reducira samo na potrebne artikle korištenjem jedinstvenog načina filtracije. Prozor za filtriranje je prikazan na slici 6.78.


306




procentima). U prvom koraku dostupan je prozor za filtriranje artikala koji će biti obuhvaćeni izmjenama dok se u drugom koraku odabire vrijednost popusta, način zaokruživanja krajnjih cijena i datume od i do kojih je popust aktivan.


postotak promijene cijene. Artikli kojima je određena minimalna marža, pridržavat će se tog servisa tako da im nije moguće smanjiti cijenu ispod tog ograničenja. Ukoliko je potrebno smanjiti aktualne cijene, u polje postotka se unosi negativna vrijednost. U prvom koraku se vrši filtriranje artikala na koje će se izmjene odnositi a u drugom koraku unosi postotak promjene te odabire način zaokruživanja krajnjih cijena.


naročito atraktivnim. U prvom koraku se vrši filtriranje seta artikala na koje će se promjene odnositi dok se u drugom koraku određuje period atraktivnosti unosom početnog i krajnjeg datuma. Dostupna je mogućnost da se servis primjeni na sva skladišta.

Kopiranje cijena Ovaj servis omogućuje automatsko kopiranje vrijednosti cijena iz jednog

skladišta/prodavnice u drugu. U prvom koraku određuje se lista artikala čije će se cijene kopirati

Proizvodnja

307

a zatim se odabire skladište/prodavnica u koju se cijene kopiraju. Eventualno postojeće cijene u skladištu/prodavnici – destinaciji bit će prebrisane novim cijenama.

Eksport za deklaracije Servis omogućuje pripremu podataka za štampanje deklaracija u nekom od popularnih programa za naljepnice. U prvom koraku se određuje lista artikala za eksport a u drugom specificira naziv odredišne datoteke.

Aktiviraj/deaktiviraj Servis omogućava automatsku aktivaciju/deaktivaciju pojedinih artikala i grupa artikala. Nakon odabira željenih artikala (prvi korak) u drugom koraku je potrebno specificirati da li je te artikle potrebno aktivirati ili deaktivirati. Ostali dokumenti

Iako servisi opisani u prethodnom dijelu poglavlja pružaju mogućnost za obradu najvećeg broja operacija, aplikacija sadrži i servis čiji je cilj omogućavanje kreiranja dodatnih dokumenata a prema konkretnim potrebama korisnicima. Korištenje ovog servisa se ne preporučuje u slučajevima kada je potrebne poslove moguće obaviti nekim od već opisanih servisa. Procedura kreiranja bilo kog iz grupe koja se može nazvati Ostali dokumenti pokreće se odabirom istoimene opcije dostupne sa menija Proizvodnja – Servisi. Željeni dokument se kreira za odabrano materijalno skladište nakon čega je potrebno obezbijediti podatke za zaglavlje i stavke dokumenta. Zaglavlje sadrži podatke Broj, Datum, Tip dokumenta, Napomena i Obračunska jedinica. Za stavke je potrebno specificirati:

Šifru, Cijenu koštanja, Ulaz, Izlaz, Duguje, i Potražuje.


Nakon unosa željenih stavki, dokument se štampa, pri čemu se kao naslov dokumenta koristi vrijednost unesena u polje Tip dokumenta, te zatim knjiži. Prilikom knjiženja potrebno je ispuniti standardni prozor za knjiženje u kojem se odabire način knjiženja, te vrsta, broj i datum naloga.

Kao primjer korištenja opcije Ostali dokumenti može poslužiti unos početnog stanja koje se provodi samo prilikom prvog korištenja programa. U ovom slučaju se preporučuje unos sljedećih vrijednosti u zaglavlje dokumenta: Broj dokumenta – 00003 Datum – Prvi januar tekuće godine ili datum kada se uvodi početno stanje Tip dokumenta – Početno stanje (ili sl.) Kod unosa artikala važno je upisati: nabavnu cijenu, i


308

količina ulaza (vrijednost ulaza /Duguje/ će se izračunati sama).

Nakon završetka unosa, dokument je potrebno štampati a zatim proknjižiti. Kod knjiženja je važno odabrati opciju Prijenos samo na kartice jer će se početno stanje proizvodnje unijeti kroz unos početnog stanja direktno u glavnu knjigu. Vrijednost kursa pri knjiženju se ostavlja na ponuđenih 1,00000 ili mijenja ako je potrebno voditi skladište i u drugoj valuti. Bitno je napomenuti da broj dokumenta za početna stanja na različitim menijima (veleprodaja, maloprodaja, itd.) treba biti različit (npr. početno stanje u veleprodaji dobija broj dokumenta 00001, u maloprodaji 00002, itd.) Normativi Osnovni prozor za rad sa normativima ima logiku zajedničku ostalim prozorima u aplikaciji. Lijeva strana prozora je rezervisana za listu skladišta i već kreiranih normativa (razvrstanih po skladištima za koja su rađeni) dok se na desnoj strani prozora prikazuju detaljniji podaci za objekat (skladište ili normativ) odabran na lijevoj strani prozora. Ukoliko je na lijevoj strani odabrano skladište na desnoj strani su prikazane informacije o broju proknjiženih i neproknjiženih dokumenata za to skladište te opcije za kreiranje novih normativa i štampanje liste postojećih. Ukoliko je na lijevoj strani prozora odabran konkretan normativ desna strana prozora sadrži podatke o proizvodnim troškovima i dijelovima koji se ugrađuju u proizvođeni artikl. Osnovni prozor za rad sa normativima je prikazan na slici 6.80.

Slika 6.80. Osnovni prozor za rad sa normativima Izgled prozora na kojem su prikazani podaci za odabrani (već kreirani) normativ je dat na slici 6.81. Prozor se prikazuje odabirom konkretnog normativa na lijevoj strani prozora sa slike 6.80.

Proizvodnja

309

Slika 6.81. Prozor sa prikazom detalja za odabrani normativ Prozor za unos podataka o materijalnim troškovima za proizvođeni artikl je prikazan na slici 6.82. Ovaj prozor se inicijalno prikazuje nakon odabira opcije Novi na prozoru sa slike 6.80. a naknadno se može otvoriti odabirom opcije Izmjeni smještene u gornjem desnom uglu prozora sa slike 6.81.

Slika 6.82. Prozor za unos troškova u proizvodnji za odabrani artikl


310

Prozor za unos podataka o stavkama koje se ugrađuju u proizvođeni artikl je prikazan na slici 6.83. Ovaj prozor se poziva odabirom opcije Novi smještene u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 6.83. (za unos novog artikla) odnosno opcijom Izmjeni (za unos izmjena za odabranu, već unesenu stavku).

Slika 6.83. Prozor za unos stavki normativa Nakon izrade normativa, na raspolaganju je opcija štampanja odgovarajućeg obrasca, čiji izgled je prikazan na slici 6.84.

Slika 6.84. Izgled obrasca Normativ

Proizvodnja

311

Kao što je već navedeno u poglavlju Radni nalozi u proizvodnji, normativi se mogu koristiti za pojednostavljenje procesa kreiranja radnog naloga. Kopiranje dokumenata Servis se koristi za pojednostavljenje kreiranja faktura/predračuna sličnih već rađenim fakturama/predračunima. U tom slučaju se već kreirani dokument kopira u pripremu, u njega unesu potrebne izmjene te zatim knjiži. Prilikom kreiranja kopije dokumenta, na kopiju se unosi današnji datum a ista se smješta u pripremu (među neproknjižene fakture/predračune). Procedura korištenja ovog servisa odnosno kreiranja kopije se izvodi čarobnjakom. U prvom prozoru čarobnjaka od korisnika se očekuje informacija da li će se kopirati faktura ili predračun. Nakon odabira željene opcije na sljedeći prozor čarobnjaka se prelazi odabirom opcije Dalje pozicionirane na dnu prozora. Sljedeći prozor daje pregled svih faktura ili predračuna (u zavisnosti od odabira opcije na prvom prozoru čarobnjaka) bilo da su proknjižene ili ne. U ovom prozoru je potrebno odabrati konkretnu fakturu / predračun koji se želi kopirati te potvrditi odabir klikom na opciju Prihvati. Procedura se može okončati bez kreiranja kopije odabirom opcije Otkaži. Također, ukoliko je potrebno promijeniti unos u prethodni prozor čarobnjaka na isti se moguće vratiti korištenjem opcije Nazad. Uprosječenje nabavnih cijena Inicijalni prozor za rad je prikazan na slici 6.84.a

Slika 6.84.a Prozor za Uprosječenje nabavnih cijena Odabirom skladišta za koja se treba uraditi uprosječenje nabavnih cijena i odabirom opcije Snimi se pokreće servis koji sve proknjižene dokumente obrađuje hronološki te popravlja nabavne cijene. Izvještaji

Modul proizvodnje sadrži grupu od dvadesetdva tipska izvještaja za praćenje rada. To su izvještaji:

Brza kartica artikla, Lager lista, Kartice materijala, Artikli po proizvođaču, Nalozi knjiženja, Minimum Maksimum, Stare zalihe,


312

Ulazi po dobavljačima, Promet faktura, Promet kalkulacija, Proizvedeni artikli, Utrošeni materijali, Ostali dokumenti, Fakture zbirno, Trošarina za period, Promet svih dokumenata, Fakture po načinu plaćanja, Trgovačka knjiga na veliko, Trgovačka knjiga usluga, i Realizacija predračuna Promet po komercijalisti i Realizacija po proizvođaču.


prilagođavanja konkretnim potrebama. Ova prilagođavanja se izvode odabirom željenih opcija na prozoru koji se pojavljuje nakon odabira izvještaja. Brza kartica artikla


U prozoru prikazanom na slici 4.71. potrebno je odabrati skladište koje sadrži artikal za koji se izrađuje brza kartica a zatim i unijeti i šifru traženog artikla (ukoliko ne znate tačnu šifru artikla, odabirom znaka + za šifru, znaka – za naziv ili znaka * za bar kod, pritiskom na Enter na tastaturi, moguće je dobiti listu artikala poredanu prema tome koji ste znak odabrali). Dostupna je i opcija koja u karticu uključuje i dnevnu obradu. Nakon podešavanja navedenih polja prelazi se na kreiranje izvještaja odabirom opcije Printaj. Lager liste

Proizvodnja

313

Slika 6.86. Prozor za podešavanje izvještaja Lager liste

Kao što se vidi sa slike 6.86, pri izradi lager liste potrebno je odabrati materijalno skladište, definirati koje kategorije materijala se žele uključiti u lager listu te odrediti da li se u obzir uzima i dnevna obrada ili se stanje zaključuje sa specificiranim datumom. Ukoliko u prozoru sa slike 6.86. korisnik ostavi selektirane opcije koje zbog svog karaktera ne mogu biti uskladištene u odabranom skladištu (npr. usluge) one se neće prikazati na izvještaju. Štampanje izvještaja se inicira odabirom opcije Štampaj. Kartice materijala (i usluga)

Slika 6.87. Prozor za podešavanje kartica materijala i usluga


314

Prozor za podešavanje prikazan na slici 6.87. sadrži sljedeće elemente: Odabir skladišta za čije materijale se kreiraju kartice Odabir kategorije uključenih materijala Odabir vremenskog perioda specificiranjem početnog i krajnjeg datuma Nivo izvještaja koji određuje njegovu detaljnost – dostupne su četiri stupnja detaljnosti:

kategorija, grupa, šifra i detalji. Relevantni datum za odabir dokumenata Opcija za uključivanje/isključivanje dnevne obrade, Opcija za odabir načina prikaza elemenata izvještaja kojom je moguće obezbijediti prikaz

svakog novog artikla na novoj stranici, i Prikaz izvještaja prema kategorijama/grupama artikala.

Nakon odabira željenih opcija pokreće se proces kreiranja izvještaja klikom na opciju Printaj. Kao rezultat prikazuje se izvještaj prikazan na slici 6.88. Kao što se vidi na slici na lijevoj strani prozora moguće je odabrati pojedinu grupu materijala/usluga ili pojedini materijal/uslugu nakon čega je taj materijal/usluga na desnoj strani prozora označen crvenim okvirom. Dvostruki klik na prostor označen okvirom rezultira kreiranjem posebnog izvještaja na kom se nalazi samo odabrana grupa materijala/usluga ili pojedini materijal/usluga. Na primjeru sa slike, na lijevoj strani prozora odabran je materijal označen šifrom 0001. Isti materijal je na desnoj strani prozora uokviren crvenom bojom. Dvostruki klik unutar crvenog okvira doveo bi prikaza posebnog izvještaja samo za naznačeni materijal. Ukoliko se iz tog posebnog izvještaja potrebno vratiti u generalni izvještaj (prikazan na slici 6.88) odabire se opcija obilježena crvenim znakom "X" prikazana na meniju na vrhu prozora sa slike 6.88. Ukoliko se navedeni izvještaj želi raširiti na čitav ekran tj., ugasiti hijerarhijski prikaz grupa artikala i artikala potrebno je ugasiti opciju koja se nalazi neposredno uz komandu Izlaz na meniju na vrhu prozora.

Slika 6.88. Kartice materijala i usluga u proizvodnji Artikli po proizvođaču

Prozor za podešavanje parametara izvještaja o transakcijama materijala prema proizvođaču omogućuje specificiranje: materijalnog skladišta, kategorije materijala i proizvođača

Proizvodnja

315

koje je potrebno obuhvatiti izvještajem. Također, podešava se i vremenski period, nivo detaljnosti izvještaja te određuje relevantni datum prema kome se dokumenti uključuju u izvještaj. Moguće je i odrediti da li se u izvještaj želi uključiti dnevna obrada da li će artikli biti razvrstani po Kategorijama/Grupama, kao i da li će se artikli sortirati po nazivu ili po šifri. Izgled ovog prozora dat je na slici 6.89.

Slika 6.89. Prozor za podešavanje izvještaja o materijalima prema proizvođaču Nalozi knjiženja

Za štampu Naloga knjiženja dovoljno je na prozoru sa slike 6.90. odabrati željeni nalog nakon čega se prikazuje izvještaj sa svim karakterističnim podacima za taj nalog. Istovremeno je moguće odabrati samo jedan nalog.


316

Slika 6.90. Prozor za odabir naloga

Minimum i maksimum

Izvještaj Minimum i maksimum daje usporedne podatke o minimalnim i maksimalnim dozvoljenim i trenutnim količinama pojedinih materijala u skladištu. Na ovaj način dobiva se pregledan izvještaj za analizu odnosa trenutnih stvarnih količina materijala koje se nalaze u skladištu prema količinama koje su određene kao maksimalno i minimalno dozvoljene. Prije izrade izvještaja potrebno je specificirati materijalno skladište za koje se izvještaj kreira, datum za koji se želi prikazati stanje i odrediti da li se u obzir želi uzimati i dnevna obrada.


Izvještaj Stare zalihe daje pregled zaliha materijala koji se u skladištu nalaze duže od specificiranog broja dana. Za izradu izvještaja je potrebno specificirati: materijalno skladište, datum za koji se prikazuje stanje i željeni period koji se materijali nalaze u skladištu. Moguće je, također, u izvještaj uključiti dnevnu obradu materijala, odrediti sortiranje po nazivu (umjesto po šifri) te reducirati sadržaj izvještaja samo na ulaze.

Slika 6.92. Prozor za podešavanje izvještaja "Stare zalihe"

Proizvodnja

317

Ulazi po dobavljačima

Ovaj izvještaj obezbjeđuje pregledan prikaz svih ulaza u odabrano materijalno skladište klasificiranih prema dobavljačima. Za izradu je potrebno odrediti: skladište, dobavljače, vremenski period, nivo detaljnosti izvještaja te relevantni datum. Klikom na posebnu opciju je moguće odrediti da li u izvještaj treba uključiti i dnevnu obradu ili ne.

Slika 6.93. Prozor za podešavanje izvještaja "Ulazi po dobavljačima" Promet faktura Ovaj izvještaj daje pregled prometa faktura na odabranom skladištu za određeni period. Također, u izvještaj možete uključiti i fakture koje se trenutno nalaze u dnevnoj obradi.

Slika 6.94. Prozor za podešavanje izvještaja "Promet faktura" Promet kalkulacija

Ovaj izvještaj daje pregled prometa kalkulacija na odabranom skladištu za određeni period. Također, u izvještaj možete uključiti i kalkulacije koje se trenutno nalaze u dnevnoj obradi. Izgled prozora za podešavanje izvještaja je identičan prozoru prikazanom na slici 6.94.


318

Proizvedeni Artikli Ovaj izvještaj daje pregled proizvodnje artikala na odabranom skladištu za određeni

period. Izvještaj možete štampati sintetički i analitički (sintetički daje sumarne podatke za svaki artikl dok analitički daje podatke o pojedinim količinama za svaki artikl).

Slika 6.95. Prozor za podešavanje izvještaja Proizvedeni artikli Utrošeni Materijali

Ovaj izvještaj daje pregled utroška materijala za proizvodnju na odabranom skladištu za određeni period. Izvještaj možete štampati sintetički i analitički. Izgled prozora za podešavanje izvještaja je identičan prozoru prikazanom na slici 6.95. Ostali dokumenti proizvodnje Izvještaj prikazuje listu svih dokumenata koji su klasificirani kao ostali tj kreirani su korištenjem servisa maloprodaje Ostali dokumenti. Za kreiranje izvještaja je potrebno jedino odrediti početni i krajnji datum nastanka dokumenata. Fakture zbirno Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati parametre: Skladište(a), partnera (unosom šifre partnera – ručno ili uz pomoć kratice + Enter), vremenskog perioda (navođenjem početnog i krajnjeg datuma), DPO (u ovo polje se unosi datum), vrstu memoranduma i naziv izvještaja (ponuđeni naziv je Fakture zbirno ali je korisnik u mogućnosti da tekst naslova prilagodi svojim potrebama). Izgled prozora za podešavanje parametara je prikazan na slici 6.96.

Proizvodnja

319

Slika 6.96. Prozor za podešavanje izvještaja Fakture zbirno Trošarina za period Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati skladište(a), vremenski period te osnovu za izvještaj (da li je izvještaj potrebno bazirati na kalkulacijama ili fakturama). Promet svih dokumenata Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati skladište, vremenski period te način prikaza. Dostupni su načini prikaza po artiklima i po vrstama dokumenata (fakture, kalkulacije, prijenosnice, itd.) Fakture po načinu plaćanja Izvještaj daje pregled faktura prema načinu plaćanja (virman/uplatnica, kartica, gotovina, pouzećem). Za kreiranje izvještaja je potrebno odabrati skladište, vremenski period te specificirati da li izvještaj treba biti analitički, sintetički ili detaljni, grupiranje po skladištima ili danima, te da li je potrebno uzeti u obzir i dnevnu obradu. Trgovačka knjiga na veliko Za kreiranje izvještaja potrebno je samo odabrati skladište. Kao rezultat, prikazuje se standardni TKM obrazac za odabrano skladište. Trgovačka knjiga usluga Za kreiranje izvještaja potrebno je samo odabrati skladište. Kao rezultat, prikazuje se standardni TKU obrazac za odabrano skladište. Realizacija predračuna Izvještaj daje pregled realizacije predračuna – poređenje predračuna i eventualnih rezultujućih faktura uz prikaz i razlike u iznosima predračuna i faktura. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati skladište te početni i krajnji datum izvještajnog perioda perioda i opcije da li će se printati samo nerealizirani, samo oni kojima je istekao DPO i detaljni prikaz.


320

Promet po komercijalisti Izvještaj daje pregled realizacije po komercijalistima. Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati početni i krajnji datum izvještajnog perioda, skladišta i komercijaliste na koje se izvještaj odnosi, kao i artikle i nivo izvještaja.



Proizvodnja

321

Slika 6.96.b Prozor za podešavanje izvještaja "Realizacija po Proizvođaču"

Povrat naloga Povrat naloga predstavlja posljednju opciju u okviru menija proizvodnje. Operacija

povrata naloga vraća dokument u pripremu i briše proknjiženi nalog glavne knjige vezan za dokument koji se vraća. Ako se unutar naloga koji se vraća nalazi više dokumenata svi će biti vraćeni. Procedura povrata naloga se zasniva na odabiru željenog naloga na prozoru prikazanom na slici 6.97. (Filtriranje naloga se vrši sa poljima Vrsta naloga, Broj, Skladište i pritiskom na tipku Osvježi), te odabiru opcije Vrati locirane u donjem desnom uglu prozora. Kao rezultat, nalog se briše iz liste proknjiženih naloga i vraća u pripremu odnosno u stanje u kojem se nalazio neposredno pred knjiženje.


322



Stalna i sitni

325

Stalna sredstva i sitni inventar (Stalna i sitni)

Sve operacije vezane za rukovanje stalnim sredstvima i sitnim inventarom se u programu nalaze u pod-meniju glavnog menija Stalna i Sitni. Pri tome, pokretanje opcija vezanih za stalna sredstva vrši se direktno sa ovog menija dok se opcije vezane za sitni inventar nalaze na istoimenom pod-meniju, (slika 7.1.)

Slika 7.1. Meni Stalna i Sitni Stalna sredstva

Prvi korak u radu sa stalnim sredstvima je popunjavanje šifrarnika Nomenklaturne grupe a zatim Šifrarnika stalnih sredstava. Način rada sa ovim šifrarnicima je detaljno analiziran u poglavlju Šifrarnici. Nakon unosa stalnih sredstava u šifrarnike može se pristupiti unosu transakcija (promjena). Unos podataka

Prva opcija menija Stalna i sitni – Unos podataka obezbjeđuje mogućnost unosa transakcija vezanih za stalna sredstva. Pokretanjem opcije, prikazuje se prozor prikazan na slici 7.2.


326

Slika 7.2. Prozor za unos naloga stalnih sredstava Osnovni prozor za unos naloga stalnih sredstava podijeljen je na više segmenata: Proknjiženo (opcija za redukciju prikaza) – locirana je u donjem lijevom uglu prozora. Ukoliko je odabrana, ostatak prozora će prikazivati podatke o proknjiženim transakcijama. Ukoliko nije, ostatak prozora će prikazivati transakcije u pripremi, Sumarni podaci za nalog – smješteni u lijevom centralnom dijelu prozora sadržavaju ukupne podatke za nalog: nabavna vrijednost, otpisana vrijednost i saldo, Lista naloga – locirana u gornjem lijevom uglu prozora i sadržava listu naloga. U zavisnosti od odabira opcije Proknjiženo lista će sadržavati proknjižene ili naloge u pripremi. Ukoliko sadrži naloge u pripremi lista je prikazana plavom bojom dok pri prikazu proknjiženih naloga prelazi u žutu boju, Stavke naloga – centralni dio prozora. Lista sadrži sve stavke naloga odabranog (markiranog) u gornjem lijevom dijelu prozora. Lista komandi i opcija – locirana u donjem desnom dijelu prozora. Sadrži opcije za unos novih naloga i stavki naloga, izmjenu postojećih, štampanje i knjiženje naloga te skupinu servisa za rad sa stalnim sredstvima: amortizaciju, revalorizaciju i rashod. Unos naloga

Procedura unosa novog naloga se pokreće odabirom opcije Novi locirane u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 7.2. Kao rezultat, prikazuje se prozor za unos prve stavke naloga, prikazan na slici 7.3.

Odabir prikaza (proknjiženi ili nalozi u pripremi)

Lista dostupnih komandi Lista naloga u pripremi

Sumarni podaci za odabrani nalog

Lista stavki za nalog odabran u lijevom dijelu prozora

Stalna i sitni

327

Slika 7.3. Prozor za unos stavki naloga

Prozor za unos stavki naloga sastoji se od seta polja koja obuhvaćaju podatke: Vrsta naloga – odabire se jedna od ponuđenih vrsta naloga. Dodatne vrste je moguće unositi u program posredstvom šifrarnika vrsta naloga Broj/Datum – Broj i datum naloga. Program automatski nudi vrijednost sljedećeg rednog broja naloga i trenutnu vrijednost datuma. Korisnik je u mogućnosti promijeniti vrijednosti u oba polja. Ukoliko se datum promijeni utoliko da ne pripada trenutnoj godini program će prije prelaska na naredno polje o tome upozoriti korisnika, Šifra – šifra stalnog sredstva. Unos u polje se provodi manualnim unosom šifre ili odabirom neke od stavki iz šifrarnika stalnih sredstava (upotrebom kratice "+ Enter"). Program neće dozvoliti proizvoljan unos (unos koji nije pohranjen u šifrarnik stalnih sredstava) u ovo polje. Ukoliko korisnik pokuša u ovo polje unijeti vrijednost koja nije evidentirana u šifrarniku, program će umjesto prelaska na novo polje prikazati šifrarnik stalnih sredstava te očekivati da korisnik odabere jednu od stavki ponuđenih u ovom šifrarniku, Dokument/Datum – broj i datum dokumenta na osnovu kojeg se kreira stavka naloga. Ukoliko se u okviru polja datum unese vrijednost godine različita od trenutne program će o tome upozoriti korisnika, Nabavna vrijednost – nabavna vrijednost stalnog sredstva izražena u KM Otpisana vrijednost – otpisana vrijednost stalnog sredstva izražena u KM Opis knjiženja – opis knjiženja je moguće unijeti ručno ili odabirom nekog od ponuđenih standardnih opisa (iz šifrarnika Opisi knjiženja), Dobavljač – šifra dobavljača od kojeg se stalno sredstvo kupuje. Odabir se može vršiti ručnim unosom ili odabirom iz šifrarnika koji se poziva univerzalnom kraticom programa "+ Enter", Konto dobavljača – vrijednost se u ovo polje unosi automatski nakon odabira dobavljača. Korisnik je u mogućnosti ovu vrijednost promijeniti manualnim unosom željenog konta, DPO – datum prispijeća obaveze. Dovoljno je popuniti jedno od dva ponuđena polja. U prvo polje se unosi broj dana do datuma prispijeća a u drugo polje tačan datum. Nakon unosa vrijednosti u jedno polje, drugo se automatski popunjava adekvatnom vrijednošću. Konto predporeza – polje se popunjava odabirom jedne od vrijednosti iz šifrarnika kontnog plana. Preporučuje se odabir korištenjem kratice "+ Enter". Posljednji set polja (Dobavljač, Konto dobavljača, DPO, Konto i Iznos predporeza), je potrebno unositi samo u slučajevima nabavke stalnog inventara.


328

Nakon popunjavanja polja i snimanja unosa (odabirom istoimene opcije) unesena stavka se prikazuje u listi stavki (centralni dio prozora sa slike 7.2.). Program automatski nudi unos sljedeće stavke. Pri tome program zadržava vrijednosti polja Vrsta naloga, Broj/Datum, Dok./Datum, Opis knjiženja, Dobavljač, Konto dobavljača i DPO. Prilikom unosa korisnik je u mogućnosti da promijeni vrijednosti ponuđene u ovim poljima.

Bitno je napomenuti da dugme Novi istovremeno omogućuje unos kako novih naloga tako i novih stavki u postojeće naloge. Prilikom unosa stavke specificira se broj naloga. Ukoliko se unese broj naloga koji već postoji u evidenciji unos stavke će se pridodati postojećem nalogu dok će se u slučaju unosa još nepostojećeg broja naloga kreirati novi nalog. Ukoliko se pri unosu stavke specificira broj već proknjiženog naloga prilikom snimanja stavke program će naizgled formirati novi nalog koji će imati isti broj kao i proknjiženi. Međutim, prilikom knjiženja, korisnik će dobiti informaciju da je jedini način knjiženja ovog naloga doknjižavanje već postojećeg proknjiženog naloga. Izgled ovog obavještenja je prikazan na slici 7.4.

Slika 7.4. Obavijest o pripajanju novo-unesenih stavki već proknjiženom nalogu

Izmjena unesenih stavki naloga se može provesti na dva načina: dvostrukim klikom na stavku ili odabirom stavke i klikom na opciju Izmjeni lociranu u donjem desnom uglu prozora sa slike 7.2. Oba načina rezultiraju pojavljivanjem prozora u kojem je moguće vršiti izmjene u parametrima za stavku. Na ovaj način se mogu vršiti izmjene samo unutar stavki naloga u pripremi. Mijenjanje već proknjiženih naloga nije moguće. Ukoliko je to ipak neophodno, nalog je potrebno posebnom procedurom vratiti iz liste proknjiženih u pripremu, izvršiti izmjene a zatim ponovo knjižiti.

Opisana procedura unosa naloga preporučuje se samo za slučajeve nabavke novog stalnog sredstva ili ukoliko mu je potrebno mijenjati vrijednost. Sve ostale poslove: amortizaciju, revalorizaciju i rashod poželjno je raditi korištenjem posebnih servisa.

Također, ova procedura se koristi i za unos početnog stanja. U ovom slučaju se preporučuje unos sljedećih vrijednosti u prozora sa slike 7.3: Vrsta naloga – PS Broj naloga – 00001 Datum – prvi januar tekuće godine ili datum kada se uvodi početno stanje Nabavna vrijednost – nabavna vrijednost stalnog sredstva Otpisana vrijednost – ukupna otpisana vrijednost stalnog sredstva Opis knjiženja – "Početno stanje 2003, 4, 5, ..." Dobavljač – podaci o dobavljaču se ne moraju upisivati (ova opcija se koristi kod nabavke stalnih sredstava)

Nakon unosa navedenih podataka, nalog se štampa i zatim knjiži. Kod knjiženja naloga početnog stanja stalnih sredstava (za razliku od ostalih knjiženja na stalnim sredstvima u toku godine) VAŽNO je odabrati opciju Prijenos samo na kartice jer se početno stanje unosi i direktno u glavnu knjigu.

Servisi Prozor za unos naloga posjeduje mogućnost pokretanje servisa za automatsko

kreiranje naloga amortizacije, revalorizacije i rashoda. Za kreiranje ove tri vrste naloga dovoljno

Stalna i sitni

329

je provesti izuzetno jednostavnu proceduru nakon koje aplikacija samostalno kreira potrebne naloge.

Servisi se pokreću odabirom istoimene opcije locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike 7.2. U prvom koraku potrebno je odabrati koju je vrstu servisa potrebno pokrenuti, slika 7.5.

Slika 7.5. Odabir servisa

Željeni servis se odabire klikom na kućicu neposredno ispred imena servisa nakon čega je za nastavak procedure njegovog izvođenja potrebno odabrati opciju Dalje> lociranu u donjem desnom uglu prozora.

U slučaju odabira servisa amortizacije potrebno je još specificirati period unošenjem početnog i krajnjeg datuma. Prozor sa poljima za unos perioda amortizacije je prikazan na slici 7.6.

Slika 7.6. Prozor za specificiranje perioda amortizacije


330

Kreiranje naloga amortizacije se završava odabirom opcije Prihvati. U slučaju odabira servisa Revalorizacije na prozoru sa slike 7.5. potrebno je još

specificirati Datum obračuna. Prozor koji omogućuje ovaj unos prikazan je na slici 7.7.

Slika 7.7. Prozor za specificiranje datuma obračuna

U slučaju odabira servisa rashoda, potrebno je odabrati Datum rashoda i specificirati koja stalna sredstva se u njega trebaju uključiti. Prozor koji omogućuje unos ovih podataka je prikazan na slici 7.8.

Slika 7.8. Prozor za specificiranje datuma rashoda i stavki koje u njega treba uključiti

Korištenje opisanih servisa rezultira u automatskom kreiranju odgovarajućih naloga. Korisniku je ostavljena mogućnost da naloge dodatno podešava svojim potrebama, a nakon toga

Stalna i sitni

331

ih štampa te knjiži. Štampanje naloga se inicira odabirom opcije Printaj locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike 7.2. Izgled naloga je prikazan na slici 7.9.

Slika 7.9. Izgled naloga knjiženja stalnih sredstava

Nakon štampanja provodi se procedura knjiženja. Ova procedura se inicira odabirom opcije Knjiži dostupne u donjem desnom uglu prozora sa slike 7.2.

Od korisnika se, nakon pokretanja opcije, očekuje da u prozoru prikazanom na slici 7.10. označi koje od ponuđenih transakcija želi knjižiti, na koji način (sa prenosom u dnevnik knjiženja glavne knjige, direktan prijenos u glavnu knjigu ili prijenos samo na kartice) te da specificira kurs. Ukoliko su u nalogu sve vrijednosti izražene u KM, ostavlja se ponuđena vrijednost kursa 1,00000.

Slika 7.10. Prozor za knjiženje naloga stalnih sredstava Reversi stalnih sredstava

Procedura zaduživanja zaposlenih stalnim sredstvima odvija se u okviru modula reversa. Pokretanje opcije prikazuje osnovni prozor za izdavanje i zaključivanje reversa, prikazan na slici 7.11.


332

Slika 7.11. Osnovni prozor za rad sa reversima stalnih sredstava

Procedura zaduživanja stalnog sredstva inicira se odabirom opcije Novi, locirane na lijevoj strani prozora prikazanog na slici 7.11. Kao rezultat prikazuje se prozor za unos zaduženja, slika 7.12.

Slika 7.12. Prozor za unos novih i razduživanje zaduženja stalnih sredstava

Pri unosu novog zaduženja potrebno je popuniti polja Broj, Datum (program automatski nudi vrijednost trenutnog datuma), Ime i prezime (odabira se jedan od zaposlenih evidentiran u šifrarniku Partneri) i Napomena.

Nakon unosa osnovnih podataka u revers, vrši se dodavanje zaduženih stavki. Procedura dodavanja stavki se inicira klikom na opciju Dodaj lociranu u donjem lijevom uglu prozora sa slike 7.12. Kao rezultat prikazuje se šifrarnik stalnih sredstava u kome se odabiru željene stavke. Nakon procedure unosa, potrebno je štampati i formular reversa stalnih sredstava odabirom opcije Printaj, locirane u donjem lijevom uglu prozora sa slike 7.11. Izgled formulara prikazan je na slici 7.13.

Stalna i sitni

333

Procedura razduživanja stavki pokreće se dvostrukim klikom na revers koji se želi razdužiti (slika 7.11.). Kao rezultat ponovo se prikazuje prozor sa slike 7.12. u kojem je potrebno odabrati opciju Zaključen lociranu na desnoj strani prozora.

Slika 7.13. Formular Reversa stalnih sredstava Izvještaji

Skup alata za rad sa stalnim sredstvima uključuje i set izvještaja. Lista raspoloživih izvještaja uključuje:

Brze kartice stalnih sredstava, Kartice stalnih sredstava, Stanje na dan… Naloge stalnih sredstava, Pločice stalnih sredstava, i Popise stalnih sredstava

Brza kartica

Procedura kreiranja brze kartice stalnog sredstva odvija se u dva koraka. U prvom

odabire se opcija Stalna i sitni – Izvještaji – Brza kartica. Kao rezultat, prikazuje se prozor za specificiranje šifre stalnog sredstva čija se brza kartica želi kreirati. U drugom koraku se ručnim unosom ili uz pomoć kratice "+ Enter" odabire željeno stalno sredstvo te poziva opcija kreiranja kartice – komanda Printaj. Prozor za unos šifre stalnog sredstva je dat na slici 7.14. a izgled brze kartice na slici 7.15.


334

Slika 7.14. Prozor za odabir stalnog sredstva

Slika 7.15. Brza kartica stalnog sredstva

Kartice stalnih sredstava Odabir opcije Kartice stalnih sredstava u fokus dovodi prozor za unos podataka neophodnih za kreiranje izvještaja (prikazan na slici 7.16.). Unutar ovog prozora potrebno je specificirati: Vremenski period unosom početnog i krajnjeg datuma, Listu stalnih sredstava za koje je potrebno kreirati kartice. Popunjavanjem polja Od šifre i Do

šifre određuje se lista u koju su uključena sva sredstva koja se u šifrarniku nalaze između navedenih graničnih šifri.

Vrstu dokumenta koja se želi kreirati. Dostupne su opcije Promet stalnih sredstava i Kartica stalnih sredstava, i

Relevantni datum. Odabirom između datuma dokumenta ili datuma naloga određuje se koji je od ova dva datuma relevantan za određivanje vremenskog perioda za koji se izvještaj kreira.

Stalna i sitni

335

Slika 7.16. Prozor za specificiranje parametara za izradu kartica stalnih sredstava

Slika 7.17. Izvještaj Kartice stalnih sredstava

Stanje na dan

Odabirom opcije Stalna i sitni – Izvještaji – Stanje na dan u fokus se automatski dovodi izvještaj koji daje stanje stalnih sredstava na dan kada se izvještaj kreira. Primjer izvještaja je dat na slici 7.18.


336

Slika 7.18. Izvještaj Stanje stalnih sredstava na dan

Nalozi stalnih sredstava

Izvještaj Nalozi stalnih sredstava omogućava brzo i jednostavno štampanje dodatnih kopija naloga za već proknjižena sredstva. Pokretanje izvještaja u fokus dovodi prozor (prikazan na slici 7.18.) u kojem je potrebno specificirati koji nalog se želi štampati. Odabirom naloga te opcije Printaj, prikazuje se nalog identičan nalogu štampanom prilikom knjiženja osnovnog sredstva.

Slika 7.19 Prozor za odabir naloga za štampu

Pločice stalnih sredstava

Ovaj izvještaj omogućuje jednostavnu štampu liste pločica za označavanje stalnih sredstava. Izgled izvještaja prikazan je na slici 7.20.

Stalna i sitni

337

Slika 7.20. Pločice stalnih sredstava

Popisi stalnih sredstava

Prilikom kreiranja popisa stalnih sredstava potrebno je (na prozoru sa slike 7.21.) odrediti parametar prema kojem će stavke popisa biti poredane na izvještaju. Ponuđene su vrijednosti: Nomenklaturna grupa, Obračunska jedinica, Konto, Otpisana, Promet Obr. Jedinica/Konto, i Rashod

Slika 7.20. Prozor za podešavanje prikaza popisa stalnih sredstava

Povrat naloga

Opcija povrata naloga omogućava ponovni prijenos već proknjiženih naloga u pripremu. Odabir opcije povrata rezultira prikazivanjem prozora (slika 7.21.) u kojem je potrebno odrediti koji nalog se želi iz liste proknjiženih vratiti u pripremu. Nakon povrata, u nalog je moguće unositi dodatne izmjene korištenjem opcije Unos podataka.


338



Sitni inventar

Operacije rukovanja sitnim inventarom unutar aplikacije su smještene u posebnom pod-meniju menija Stalna i sitni. Ovaj pod-meni sadrži opcije za unos novih podataka, listu dostupnih izvještaja, šifrarnik sitnog inventara, revers sitnog inventara te opciju za povrat proknjiženih naloga. Prije korištenja ostalih opcija ovog menija u prvom koraku je potrebno popuniti šifrarnik sitnog inventara. Ova operacija je detaljno analizirana u poglavlju Šifrarnici. Unos podataka

Osnovni prozor za unos naloga sitnog inventara (prikazan na slici 7.22.) podijeljen je na više segmenata: Proknjiženo (opcija za redukciju prikaza) – locirana je u donjem lijevom uglu prozora. Ukoliko je odabrana, ostatak prozora će prikazivati podatke o proknjiženim transakcijama. Ukoliko nije, ostatak prozora će prikazivati transakcije u pripremi, Sumarni podaci za nalog – smješteni u lijevom centralnom dijelu prozora, sadržavaju ukupne podatke za nalog: nabavna vrijednost, opisna vrijednost i saldo Lista naloga – locirana u gornjem lijevom uglu prozora i sadržava listu naloga. U zavisnosti od odabira opcije Proknjiženo lista će sadržavati proknjižene ili naloge u pripremi. Ukoliko sadrži naloge u pripremi lista je prikazana plavom bojom dok pri prikazu proknjiženih naloga prelazi u žutu boju, Stavke naloga – centralni dio prozora. Lista sadrži sve stavke naloga odabranog (markiranog) u gornjem lijevom dijelu prozora. Lista komandi i opcija – locirana u donjem desnom dijelu prozora. Sadrži opcije za unos novih naloga i stavki naloga, izmjenu postojećih, štampanje i knjiženje naloga te skupinu servisa za rad sa sitnim inventarom: otpis i rashod.

Stalna i sitni

339

Slika 7.22. Osnovni prozor za unos podataka o sitnom inventaru

Unos novih naloga inicira se odabirom opcije Novi locirane u donjem desnom uglu prozora sa slike 7.22. Kao rezultat prikazuje se prozor za unos stavki naloga, prikazan na slici 7.23.

Slika 7.23. Prozor za unos stavki naloga sitnog inventara


340

Prozor za unos stavki naloga sastoji se od seta polja koja obuhvaćaju podatke: Vrsta naloga – odabire se jedna od ponuđenih vrsta naloga. Dodatne vrste je moguće unositi u program posredstvom šifrarnika vrsta naloga, Broj/Datum – Broj i datum naloga. Program automatski nudi vrijednost trenutnog ili sljedećeg rednog broja naloga i trenutnu vrijednost datuma. Korisnik je u mogućnosti promijeniti vrijednosti u oba polja. Ukoliko se datum promijeni utoliko da ne pripada trenutnoj godini program će prije prelaska na naredno polje o tome upozoriti korisnika, Šifra – šifra sitnog inventara. Unos u polje se provodi manualnim unosom šifre ili odabirom neke od stavki iz šifrarnika sitnog inventara (upotrebom kratice "+ Enter"). Program neće dozvoliti proizvoljan unos (unos koji nije pohranjen u šifrarnik sitnog inventara) u ovo polje. Ukoliko korisnik pokuša u ovo polje unijeti vrijednost koja nije evidentirana u šifrarniku program će prikazati šifrarnik sitnog inventara omogućujući korisniku da odabere neku od stavki dostupnih u ovom šifrarniku, Dokument/Datum – broj i datum dokumenta na osnovu kojeg se kreira stavka naloga. Ukoliko se u okviru polja datum unese vrijednost godine različita od trenutne program će o tome upozoriti korisnika, ali će dozvoliti takav unos. Cijena – jedinična cijena stavke sitnog inventara izražena u KM Količina, Nabavna cijena, % otpisa – postotak otpisa koji se unosi pri nabavci (zakon dozvoljava početni otpis do 50%) Otpisana vrijednost – vrijednost sitnog inventara prilikom otpisa izražena u KM Opis knjiženja – opis knjiženja je moguće unijeti ručno ili odabirom nekog od ponuđenih standardnih opisa, Dobavljač – šifra dobavljača od kojeg se sitni inventar kupuje. Odabir se može vršiti ručnim unosom ili odabirom iz šifrarnika koji se poziva univerzalnom kraticom programa "+ Enter", Konto dobavljača – vrijednost se u ovo polje unosi automatski nakon odabira dobavljača. Korisnik je u mogućnosti ovu vrijednost promijeniti manualnim unosom željenog konta, DPO – datum prispijeća obaveze. Dovoljno je popuniti jedno od dva ponuđena polja. U prvo polje se unosi broj dana do datuma prispijeća a u drugo polje tačan datum. Nakon unosa vrijednosti u jedno polje, drugo se automatski popunjava adekvatnom vrijednošću.

Posljednji set podataka (Dobavljač, Konto dobavljača i DPO) je potrebno unositi samo u slučajevima nabavke sitnog inventara.

Korištenje prozora prikazanog na slici 7.23. za ručni unos podataka se preporučuje samo kod nabavki novih količina sitnog inventara i unosa početnog stanja.

Kod unosa početnog stanja preporučuje se unos sljedećih vrijednosti u polja prozora prikazanog na slici 7.23: Vrsta naloga – PS Broj naloga – 00001 Datum – prvi januar tekuće godine ili datum kada se uvodi početno stanje Cijena/Količina – cijena i raspoloživa količina sitnog inventara Nabavna vrijednost – nabavna vrijednost sitnog inventara % otpisa – postotak otpisa koji se unosi pri nabavci (zakon dozvoljava početni otpis do 50%) Otpisana vrijednost – ukupna otpisana vrijednost sitnog inventara Opis knjiženja – "Početno stanje 2003, 4, 5, ..." Dobavljač – podaci o dobavljaču se ne moraju upisivati (ova opcija se koristi kod nabavke stalnih sredstava)

Nakon unosa navedenih podataka, nalog se štampa i zatim knjiži. Kod knjiženja naloga početnog stanja sitnog inventara (za razliku od ostalih knjiženja sitnog inventara u toku godine) VAŽNO je odabrati opciju Prijenos samo na kartice jer se početno stanje unosi i direktno u glavnu knjigu.

Ostale vrste naloga preporučeno je kreirati korištenjem raspoloživih servisa, opisa i

rashoda. U slučaju otpisa, nakon pokretanja opcije servisi potrebno je još odrediti datum otpisa

Stalna i sitni

341

dok je u slučaju rashoda potrebno odrediti koja se stavka inventara i u kojoj količini rashoduje. Procedura odabira je prikazana na slici 7.24.

Slika 7.24. Odabira stavki i količine sitnog inventara za rashod Izvještaji

Modul za rad sa sitnim inventarom sadrži set od šest tipova izvještaja. To su izvještaji: Brza kartica Kartice sitnog inventara Stanje na dan Brzi promet sitnog inventara Nalozi sitnog inventara, i Obračunske jedinice

Brza kartica Kreiranje brze kartice sitnog inventara inicira se odabirom istoimene opcije sa menija

Stalna i sitni – Sitni inventar. Prije prikaza izvještaja u prozoru prikazanom na slici 7.25. potrebno je definirati šifru sitnog inventara. Nakon odabira šifre i klika na opciju Printaj prikazuje se izvještaj – brza kartica sitnog inventara prikazana na slici 7.26.

Klikom na kućicu omogućuje se unos u polje količine za rashod


342

Slika 7.25. Prozor za odabir sitnog inventara za kreiranje brze kartice

Slika 7.26. Izgled brze kartice sitnog inventara

Brza kartica sadrži informacije o svim proknjiženim transakcijama za odabrani sitni inventar.

Kartice sitnog inventara Pokretanjem izvještaja Kartice sitnog inventara prikazuje se prozor za odabir

parametara izvještaja. Ovi parametri obuhvaćaju: Vremenski period za koji se kartice izrađuju (određivanjem početnog i krajnjeg datuma) Listu šifara sitnog inventara koje je potrebno obuhvatiti izvještajem (specificiranjem prve i

zadnje šifre koja se želi obuhvatiti). Ukoliko se želi obuhvatiti samo jedna stavka onda se njena šifra unosi u oba polja.

Vrstu izvještaja – raspoložive su kartice i promet sitnog inventara Relevantni datum – potrebno je odabrati da li se početni i krajnji datum za kreiranje

izvještaja uzimaju prema datumu dokumenta ili datumu naloga Prozor za odabir parametara je prikazan na slici 7.27. a izvještaji (kartice i promet

sitnog inventara) na slikama 7.28. i 7.29.

Stalna i sitni

343

Slika 7.27. Prozor za odabir parametara izvještaja Kartice sitnog inventara

Slika 7.28. Izgled izvještaja Kartice sitnog inventara

Slika 7.29. Izgled izvještaja Promet sitnog inventara


344

Stanje na dan Ovaj izvještaj obezbjeđuje pregled stanja sitnog inventara za tekući dan (dan kreiranja

izvještaja). Izgled izvještaja je dat na slici 7.30.

Slika 7.30. Izgled izvještaja Stanje sitnog inventara na dan…

Brzi promet sitnog inventara Ovaj izvještaj omogućuje pregled prometa sitnog inventara na dan kreiranja izvještaja.

Izgled izvještaja dat je na slici 7.31.

Slika 7.31. Izgled izvještaja Brzi promet sitnog inventara

Nalozi sitnog inventara Ovaj izvještaj omogućuje ponovno štampanje već proknjiženih naloga. U prozoru

prikazanom na slici 7.32. potrebno je samo odabrati nalog koji je potrebno ponovno štampati nakon čega se prikazuje nalog identičan onom koji je štampan prilikom knjiženja naloga.

Stalna i sitni

345

Slika 7.32. Prozor za odabir naloga za štampu

Obračunske jedinice Izvještaj Obračunske jedinice obezbjeđuje pregled proknjiženih transakcija sitnog

inventara prema obračunskim jedinicama firme. Pri izradi izvještaja je potrebno specificirati vremenski interval te koje se obračunske jedinice i šifre sitnog inventara žele obuhvatiti. Također, specificira se tip izvještaja (kartice ili promet) te određuje koji datum je relevantan za izradu izvještaja: datum naloga ili datum dokumenta na osnovu kojeg je nalog kreiran. Izgled prozora za specifikaciju parametara izvještaja je dat na slici 7.33. a izgled izvještaja (ukoliko se odabere tip Promet sitnog inventara) na slici 7.34.

Slika 7.33. Prozor za podešavanje parametara izvještaja Obračunske jedinice


346

Slika 7.34. Izgled izvještaja Obračunske jedinice – sitni inventar Revers sitnog inventara

Izgled osnovnog prozora za rad sa reversima sitnog inventara prikazan je na slici 7.35. Prozor sadrži listu svih izdanih reversa te opcije za izdavanje novih, izmjenu i brisanje postojećih te štampanje formulara reversa. Nakon pokretanja opcije za izdavanje novog reversa prikazuje se prozor prikazan na slici 7.36. U ovom prozoru je potrebno unijeti: Broj reversa (jedino polje koje se nakon inicijalnog unosa ne može mijenjati) Datum izdavanja (aplikacija nudi trenutni datum što je moguće promijeniti) Ime i prezime (odabire se jedno od ponuđenih imena uposlenika iz šifrarnika Partneri) Napomena (neobavezno polje koje se popunjava ukoliko postoji potreba za dodatnim

objašnjenjem) Nakon unosa pobrojanih informacija pristupa se unosu liste sitnog inventara koju

zaposleni preuzima. Potrebno je specificirati šifru inventara i količinu. Šifra se pridružuje reversu odabirom opcije Dodaj smještene u donjem lijevom uglu prozora sa slike 7.35. a količina u polje locirano u donjem desnom uglu istog prozora.

Procedura provođenja povrata reversa se provodi markiranjem željenog naloga te odabirom opcije Zaključen.

Slika 7.35. Osnovni prozor za evidentiranje reversa sitnog inventara

Stalna i sitni

347

Slika 7.36. Prozor za unos novih i izmjene postojećih reversa sitnog inventara

Nakon unosa reversa, pristupa se štampanju odgovarajućeg formulara koji potpisuju osoba zadužena za izdavanje i primalac. Izgled formulara je prikazan na slici 7.37.

Slika 7.37. Formular Reversa sitnog inventara Povrat naloga

Procedura povrata naloga omogućuje vraćanje proknjiženih naloga sitnog inventara u pripremu. Na prozoru sa slike 7.38. potrebno je odabrati željeni nalog te odabrati opciju Vrati. Nakon provođenja procedure vraćanja naloga u pripremu, on je ponovo vidljiv u prozoru za unos podataka sa slike 7.22. Ovaj nalog je nakon vraćanja moguće brisati ili nakon unosa željenih izmjena ponovo knjižiti.


348

Slika 7.38. Prozor za odabir naloga sitnog inventara za povrat


Plaće

349

Plaće Modul Plaće obuhvata sve procedure potrebne za automatizaciju vođenja evidencije obračuna plaća. Ove procedure uključuju: Obračun plaća Izvadak iz šifrarnika Partneri koji se odnosi na uposlenike, Modul za rad sa ugovorima o djelu Modul za evidentiranje kredita uposlenika, Određivanje datuma isplate, Obrazac ugovora, Excel – prebacivanje u Excel XML Export Listu izvještaja: godišnji prema mjesecima, godišnji prema zaposlenim, godišnje

kartice, rekapitulacija, 1021, 1022, Obustave, Zaposleni pojedinačno, .

Obračun

Obračun plaća se pokreće odabirom istoimene opcije iz menija plaća. Izgled osnovnog prozora za obračun plaća prikazan je na slici 8.1.

Slika 8.1. Osnovni prozor za obračun plaća Kreiranje novog obračuna

Kreiranje obračuna za novi mjesec inicira se odabirom opcije Novi, pozicionirane u gornjem desni dio prozora prikazanog na slici 8.1. Kao rezultat prozor mijenja sadržaj omogućujući unos općih podataka o obračunu: Mjesec – za koji se izrađuje obračun (polje se popunjava odabirom sa liste ponuđenih

opcija)

Lista mjeseci za koji su kreirani obračuni plaća

Lista uposlenika uključena u odabrani obračun

Selektovani obračun (Selekcija se izvodi klikom na željenu stavku)

Podaci o selektovanom obračunu i opcije za kreiranje novih


350

Dio – unosi se brojčana vrijednost koja predstavlja dio plaće (1 – prvi, 2 – drugi,...) što omogućuje praćenje isplata čak i ako se one vrše u dijelovima. Npr. ukoliko firma vrši isplatu trinaeste plaće nju je moguće evidentirati kao decembarsku plaću – drugi dio.

Fond sati – na osnovu kojeg se vrši isplata Osnovica – (u KM) na osnovu koje se isplaćuje plaća Stope poreza i doprinosa – vrijednosti su unešene u procentualnom obliku i to izdvajanja za

PIO/MIO, zdravstveno osiguranje, nezaposlene, porez i porez za nepogode. Vrijednosti su podijeljene na iznose koji se obračunavaju na teret zaposlenog i na teret firme.

Ukoliko je potrebno specificirati fiksni iznos plaće tj. ako firma ne koristi opcije osnovice i koeficijenata nego se plaće isplaćuju preko bruto dogovorenih iznosa (bez obzira na broj radnih sati u mjesecu) provodi se sljedeća procedura: U prozoru Zaposleni otvaraju se podaci za željenog radnika te u pod-prozoru (kartici) Plaće u polje Koeficijent postavlja bruto vrijednost plaće (npr. 800 KM). Nakon toga, u prozoru sa slike 8.2. u polje Osnovica se postavlja vrijednost 1. Prilikom izračunavanja bruto plaće program će provesti proračun: Koeficijent x Osnovica x Sati/Fond sati U konkretnom primjeru: 800 x 1 x 184/184 = 800 KM – fiksni iznos plaće.

Slika 8.2. Obrazac za unos općih podataka o novom obračunu plaća

Procedura unosa podataka u prozor prikazan na slici 8.2. može se ubrzati kopiranjem podataka iz obračuna plaća za neki od prethodnih mjeseci. U tom slučaju se u polju Kopiraj obračun iz, koje je locirano u donjem dijelu prozora odabire željeni mjesec čiji se obračun želi kopirati.

Nakon unosa podataka u prozor sa slike 8.2. odabire se opcija Snimi nakon čega aplikacija automatski pridružuje obračunu sve evidentirane uposlenike firme. Prozor prikazan na slici 8.2. ponovo mijenja izgled kako bi pored općih podataka o obračunu pružio uvid i u listu uposlenika obuhvaćenim obračunom. Izgled prozora je prikazan na slici 8.3.

Plaće

351

Slika 8.3. Prikaz podataka za kreirani obračun Prozor sa slike 8.3. omogućuje i pozivanje osnovnog seta izvještaja povezanih sa plaćama. Set izvještaja se poziva odabirom opcije Printaj locirane u donjem lijevom uglu prozora sa slike 8.3. Kao rezultat prikazuje se prozor na kojem je potrebno odabrati vrstu izvještaja koja se želi štampati. Dostupni su izvještaji (koje je moguće kreirati za sve ili samo za odabranu obračunsku jedinicu firme): Zbirni izvještaj – za odabrani mjesec (prije pokretanja prozora je potrebno odabrati mjesec za koji se pravi izvještaj klikom na željeni mjesec u gornjem lijevom uglu prozora sa slike 8.3.) Pojedinačno – pojedinačni izvještaj koji sadrži odvojene sve relevantne podatke za svakog uposlenika. Specifikacija FBiH – standardni formular za specifikaciju sredstava za isplatu plaća za odabrani mjesec za FBiH Platna lista – Odjeli – Platna lista za sve uposlenike grupisane prema odjelima firme, Platna lista – mjesto isplate – izvještaj sadrži iste podatke kao i prethodni uz razliku da su radnici sortirani prema mjestu isplate specificiranom u aplikaciji. Platna lista – Obr. Jedinice - Platna lista za sve uposlenike grupisane prema obračunskim jedinicama firme, Obustave – Lista pojedinačnih obustava za sve radnike, Porezi po općinama – pregled poreza koji se uplaćuje na osnovu plaća radnika prema općinama, Topli obrok – pregled toplog obroka po uposlenicima Pregled doprinosa – po općinama Pregled doprinosa – po općinama zbirno Kartice – Mjesečne kartice uposlenih Specifikacija FBiH->RS – standardni formular za specifikaciju sredstava za isplatu plaća za odabrani mjesec za firmu iz FBiH za radnike iz RS Specifikacija doprinosa poduzetnika – standardni formular za specifikaciju sredstava za isplatu plaća za odabrani mjesec za poduzetnike Sadržaj svih izvještaja se može filtrirati na osnovu obračunske jedinice odabirom željene jedinice u polju prikazanom na dnu prozora. Prozor za specifikaciju željenog izvještaja prikazan je na slici 8.4.


352

Slika 8.4. Prozor za odabir izvještaja za štampu Iznose za svakog pojedinog uposlenika moguće neovisno mijenjati podešavanjem

podataka u obrascu koji se poziva dvostrukim klikom na stavku koja predstavlja radnika (ili markiranjem radnika i odabirom opcije Izmjeni locirane u donjem desnom uglu prozora 8.3.). Prozor za dodatno podešavanje plaće radnika (prikazan na slici 8.5.) omogućuje evidentiranje dodatnih plaćanja ili obustava te prikazuje sve varijable koje učestvuju u proračunu što uvid u plaću čini izuzetno preglednim.

Slika 8.5. Prozor za dodatno podešavanje plaće za izabranog radnika

Plaće

353

Prozor za dodatno podešavanje plaće za izabranog radnika (slika 8.5.) podijeljen je u

sljedeće segmente: Oznaka mjeseca za koji je izvršen trenutno aktivni obračun – lijeva strana prozora, Ime i prezime uposlenika čiji detalji plaće se razmatraju – gornji (zatamnjeni) dio

prozora, Sastavni dijelovi neto plaće uposlenika – centralni dio prozora

o redovni i prekovremeni rad, o bolovanje, o dodatna osnovica (u ovom dijelu postoje tri prazne rubrike za dodavanje

različitih vrsta naknada na platama. Treća se ne uzima u obzir za minuli rad), o stimulacija, o minuli rad i o nenovčani dodatak.

Novčani iznosi koji se uključuju u bruto plaću (PIO/MIO, ZDR i NEZ) – donji dio prozora, i

Obustave i posebne naknade – desni dio prozora. Nakon podešavanja, izmjene se uključuju u plaću odabranog uposlenika odabirom

opcije Snimi. Polje Obustave prikazano u gornjem desnom uglu prozora sa slike 8.5. daje informaciju

o ukupnom iznosu obustava za radnika. Međutim u ovom formularu ovu veličinu nije moguće direktno mijenjati. Unos izmjena u obustave se inicira odabirom polja desno od polja Obustave označenim sa tri tačke. Klikom na ovu opciju otvara se poseban prozor za rad sa obustavama u kojem je podatke za pojedinačne obustave moguće brisati mijenjati ili dodavati. Ovaj način unošenja obustava je predviđen samo u vanrednim slučajevima. Ukoliko je potrebno evidentirati obustave na bazi kredita, to se provodi korištenjem posebne opcije koja će biti analizirana u nastavku ovog poglavlja. Također, pojedinačne uposlenike je moguće isključivati ili ponovo uključivati u obračun. Isključivanje se vrši markiranjem uposlenika na listi sa slike 8.3. te odabirom opcije Delete (obriši) na tastaturi. Ukoliko je uposlenika potrebno ponovo uključiti (jer je npr. isključen iz obračuna greškom) odabire se opcija Servisi locirana u donjem desnom uglu prozora sa slike 8.3. Pokretanje opcije Servisi rezultira otvaranjem prozora prikazanog na slici 8.6. Ovaj prozor omogućuje: Ponovno uključivanje u obračun isključenih ili na drugi način izostavljenih uposlenika, Automatsko dodjeljivanje dodatnih naknada svim zaposlenim, i Definiranje konta potrebnih za formiranje financijskih naloga za isplatu plaća.

Napomena: Opcija Datum isplate na glavnom meniju Plaće daje mogućnost upisa datuma isplate za mjesečne obračune.


354

Slika 8.6. Servisi za obračun plaća

Gornji lijevi dio servisnog prozora sa slike 8.6. omogućuje da se u aktivni obračun uključe uposlenici koji trenutno njime nisu obuhvaćeni. Uključivanje se provodi markiranjem kućice ispred imena uposlenika i odabirom opcije Dodaj. Na listi u gornjem lijevom uglu prozora prikazani su samo oni radnici koji nisu obuhvaćeni konkretnim obračunom. Ukoliko su svi radnici obuhvaćeni, lista će biti prazna.

Okvir koji omogućuje dodavanje dodatne naknade za sve zaposlene je lociran u donjem lijevom uglu prozora. Potrebno je unijeti naziv i iznos naknade te odabrati opciju Dodaj.

Preostali, desni, dio prozora služi sa specificiranje oznaka konta potrebnih za formiranje naloga. Unos oznaka konta se vrši ručno ili odabirom iz šifrarnika kontnog plana (uz pomoć kratice "+ Enter"). Naziv konta za trenutno aktivno polje prikazan je u dnu okvira za unos konta. U primjeru sa slike, aktivno je polje Obustave u koje je unesena vrijednost konta 5452 pri čemu je naziv tog konta (Obaveze za obustavama iz plate) prikazan na dnu okvira. Nakon unosa oznaka konta financijski nalog se prenosi u glavnu knjigu odabirom opcije Kreiraj. Program korisnika obavještava o uspješnosti kreiranja naloga porukom prikazanom na slici 8.7.

Slika 8.7. Poruka o kreiranju financijskog naloga za obračun plaća

Posljednji korak u radu sa obračunom plaća je izrada virmana. Procedura izrade virmana se provodi odabirom opcije Alati – Virmani, pri čemu je za izradu virmana potrebno odabrati opciju ...Iz plaća. Detalji provođenja ove procedure (kreiranja virmana) su analizirani u narednom poglavlju. Bitno je napomenuti da je za potpuno kreiranje virmana u šifrarniku Općine, Kantoni, Države za općine u kojim su registrirani uposlenici potrebno dodijeliti trocifrenu šifru općine i broj računa kako bi se isti pojavili u virmanu.

Plaće

355

Ugovori o djelu

Osnovni prozor modula za rad sa ugovorima o djelu je prikazan na narednoj slici (slika 8.8.).

Slika 8.8. – Osnovni prozor za rad sa Ugovorima o djelu Prozor prikazan na slici 8.8. posjeduje sljedeće elemente: Lista partnera i do sada kreiranih ugovora – lijeva strana prozora Podaci o broju do sada kreiranih ugovora i alati za kreiranje novih – desni dio prozora Sadržaj desnog dijela prozora se mijenja u zavisnosti da li je na lijevoj strani prozora selektiran partner ili konkretan ugovor. Izgled prozora u slučaju odabira partnera je prikazan na slici 8.8. a u slučaju odabira ugovora na slici 8.9. (u tom slučaju desni dio prozora prikazuje podatke o ugovoru).


356

Slika 8.9. Prikaz podataka za odabrani ugovor Procedura kreiranja novog ugovora se pokreće odabirom opcije Novi, prikazana u desnom donjem dijelu prozora sa slike 8.8. Kao rezultat odabira ove opcije, prikazuje se prozor za unos osnovnog seta podataka o ugovoru. Ovaj prozor (prikazan na slici 8.10.) sadrži sljedeće podatke: Broj/Datum – aplikacija automatski nudi vrijednosti za ova polja: naredni redni broj i tekući

datum. Korisnik je u mogućnosti da ponuđene vrijednosti promijeni shodno svojim potrebama

Dobavljač – Osoba sa kojom se sklapa ugovor. Odabire se jedna od vrijednosti pohranjenih u šifrarnik partnera (ručno ili odabirom kratice + Enter)

Iznos KM – Polje u koje se unosi ukupan bruto iznos koji se plaća ugovorom Obračunska jedinica (unos mora odgovarati jednom od unosa u šifrarnik Obračunske

jedinice) Napomena Konto/Konto troška – oba polja se popunjavaju vrijednostima iz kontnog plana (ručno ili

odabirom kratica + Enter) Obaveza/Trošak – sva polja se unose ručno vrijednostima iz kontnog plana Odabir odgovarajućeg tipa ugovora: Ugovor o djelu, Ugovor o dodatnom angažmanu (ASD)

ili Ugovor o autorskom djelu Broj rata – unosi se broj rata za koji se radi ovaj ugovor Sva polja osim Napomene su obavezna za unos.

Plaće

357

Slika 8.10. Prozor za unos osnovnog seta podataka o ugovoru

Nakon unosa osnovnog seta podataka, prelazi se na kreiranje obračuna (ako postoji više osoba sa ugovorom o djelu za koje treba uraditi obračun, onda se obračun radi nakon unosa svih ugovora). Kreiranje obračuna je automatski proces, a pokreće se odabirom opcije Servisi sa slike 8.9. nakon čega se otvori prozor kao na slici 8.11

Slika 8.11. Prozor za kreiranje obračuna ugovora...


358

Odabirom jedne od opcija u donjem lijevom uglu se filtriraju ugovori potrebni za kreiranje obračuna. Nakon toga se odaberu svi ugovori za koje treba uraditi obračun, štrihom u kućicu ispred broja ugovora, sa lijeve strane liste ugovora na vrhu prozora. Nakon toga se odabirom opcije Snimi automatski kreiraju svi obračuni.

Prozor na slici 8.9. tada dobija podatke o obračunu u listi sa desne strane, a odabirom opcije Printaj dobija se prozor sa slijedećim izvještajima: Specifikacija, Rekapitulacija, AUG 1031, Naknada nepogode, Ugovor, ASD 1032.

Izgled Specifikacije je u skladu sa standardnim obrascem (Specifikacija za isplatu dodatnih primanja izvan redovnog rada), dok rekapitulacija prikazuje neto iznose i vrijednost uključenog poreza za sve stavke ugovora.

Odabirom opcije Obrazac ugovora u meniju Plaće, otvara se mogućnost izrade predloška za ugovor, gdje se poštujući tag-ove (lista tag-ova se dobija odabirom opcije pomoć na prozoru Obrasci ugovora), dobija obrazac za printanje ugovora iz prozora za print ugovora o djelu.

Desnim klikom na obračun se otvara meni za automatsko pravljenje virmana za taj ugovor, po ugledu na pravljenje virmana iz plaća.

Zaposleni

Druga opcija menija Plaće – Zaposleni, predstavlja izvadak iz šifrarnika partnera, ograničen na one partnere koji pripadaju grupi uposlenika. Rad sa ovom opcijom (dodavanje novih te izmjena podataka i štampanje liste za postojeće uposlenike) identičan je radu sa šifrarnikom partnera, analiziranom u poglavlju Šifrarnici.

Krediti Modul krediti omogućava jednostavno provođenje procedure unosa i praćenja kredita uposlenika. Odabirom opcije Plaće – Krediti, koja se poziva sa glavnog menija aplikacije, prikazuje se osnovni prozor ovog modula, prikazan na slici 8.8.

Slika 8.12. Osnovni prozor modula Krediti Prozor prikazan na slici 8.12. je podijeljen na dva dijela. U prvom koraku se u lijevom dijelu prozora unose davaoci kredita dok se u drugom koraku davaocu kredita pridružuju radnici –

Plaće

359

korisnici kredita. Svaki davalac kredita, kao i uposlenik koji koristi kredit, prije korištenja u ovom modulu, moraju biti uneseni u šifrarnik partnera. Pri tome, program snima samo one davaoce kredita koji imaju barem jednog korisnika kredita. Npr. ukoliko se u lijevom dijelu prozora specificira davalac kredita a zatim prozor zatvori bez da se specificira i jedan uposlenik korisnik kredita, prilikom narednog otvaranja prozora davalac kredita koji nema komitente neće biti prikazan. Procedura dodavanja novog davaoca kredita se pokreće odabirom opcije Novi smještene u donji lijevi dio prozora sa slike 8.12. Kao rezultat, prikazuje se šifrarnik partnera u kojem je duplim klikom potrebno odabrati partnera – davaoca kredita. Nakon toga, aplikacija ponovo prikazuje prozor sa slike 8.12. pri čemu lista davaoca kredita prikazana na lijevoj strani prozora uključuje i novododanog partnera. Procedura dodavanja novih uposlenika – korisnika kredita se provodi na sljedeći način: u provom koraku je na lijevoj strani prozora potrebno označiti odgovarajućeg davaoca kredita nakon čega se odabire opcija Novi smještena u donjem desnom dijelu prozora. Kao rezultat prikazuje se prozor prikazan na slici 8.13.

Slika 8.13. Prozor za unos podataka o uposleniku – korisniku kredita Prozor prikazan na slici 8.13. podijeljen je na tri funkcionalna dijela. Lijevi dio prozora prikazuje listu davaoca kredita za koje su već evidentirani krediti uposlenika. Davalac kredita za kojeg unosimo konkretnog uposlenika je označen sivom pozadinom (u konkretnom primjeru sa slike 8.13. to je Raiffeisen Bank). Izmjena unosa u ovom dijelu prozora nije moguća – prikazana lista je data na uvid bez mogućnosti izmjene u ovom prozoru. Gornji desni dio prozora sadrži prikaz uposlenika koji već imaju evidentirane kredite kod davaoca označenog na lijevom dijelu prozora. Ova lista je također dana samo radi preglednosti – unose nije moguće mijenjati. Donji desni dio prozora sadrži set od pet polja u koje je potrebno unijeti odgovarajuće podatke, i to: Zaposleni – odabir uposlenika za kojeg se evidentira kredit. Odabir se vrši pomoću kratice "+ Enter" ili manuelnim unosom šifre uposlenika iz šifrarnika partnera. Opis – unosi se opisni tekst koji specificira vrstu kredita (stambeni kredit, nenamjenski kredit i sl.) Početno stanje – ukupan inicijalni iznos zaduženja Rata – visina rate kredita


360

Poziv na broj – broj ugovora kredita koji je sklopljen između uposlenika i davaoca kredita. Polje Pozi na broj je obavezno – u slučaju da se ovo polje ostavi praznim program neće dozvoliti snimanje unosa već će upozoriti na obavezu popunjavanja ovog polja. Nakon popunjavanja navedenih polja procedura se završava odabirom opcije Snimi koja je smještena u donjem desnom uglu prozora. Provođenje opisanih procedura evidentiranja kredita rezultira automatskim uračunavanjem rata kredita prilikom obračuna plaća. Pri tome polje Obustave smješteno u gornjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 8.5. sadrži informaciju o ukupnoj sumi obustava na osnovu kredita. Detaljniji pregled kredita je dostupan klikom na polje desno od polja Obustave, označeno sa tri tačke. Kao rezultat, prikazuje se podprozor sa detaljnim podacima o zaduženosti uposlenika (kao što je prikazano na slici 8.14), koja prikazuje prozor prikazan i na slici 8.5. uz prikaz prozora sa detaljnim podacima o kreditima.

Slika 8.14. Prikaz obustava na plaću za odabranog uposlenika

Izvještaji

Modul plaća omogućuje kreiranje šest tipskih izvještaja: Godišnji – mjeseci, Godišnji – zaposleni, Godišnji – kartice, Godišnji – rekapitulacija, Obrazac DP, Obustave radnika i Zaposleni pojedinačno. Kreiranje izvještaja (osim izvještaja Zaposleni pojedinačno za koji je potrebno odabrati zaposlenika) ne zahtijeva specificiranje parametara – pozivanjem određenog izvještaja on se automatski prikazuje (na ekranu ili printeru) zavisno od odabira prikladnih opcija na osnovnom meniju (opcija Lične postavke). Godišnji – mjeseci

Ovaj izvještaj (primjer prikazan na slici 8.15.) prikazuje set podataka o izdacima firme

za plaće uposlenika sortiranim prema mjesecima isplate.

Plaće

361

Slika 8.15. Izgled izvještaja Godišnji – mjeseci Godišnji – zaposleni

Ovaj izvještaj (primjer prikazan na slici 8.16.) prikazuje set podataka o izdacima firme

za plaće uposlenika sortiranim prema zaposlenim.

Slika 8.16. Izgled izvještaja Godišnji – zaposleni

Godišnji – kartice Ovaj izvještaj (primjer prikazan na slici 8.17.) prikazuje kartice plaća za uposlenike. Pri

tome su podaci na karticama sortirane prema mjesecima a kartica za svakog uposlenika se prikazuje na posebnoj strani izvještaja.

Slika 8.17. Godišnja kartica plaća za zaposlenika


362

Godišnji – rekapitulacija Ovaj izvještaj (primjer prikazan na slici 8.18.) prikazuje sumarne podatke izdataka

firme na plaće uposlenika. Odvojeno su prikazani podaci za osnovice, doprinose poslodavca, doprinose zaposlenih, bruto i neto iznose, ostale izdatke i ukupnu masu.

Slika 8.18. Izgled izvještaja Godišnji - rekapitulacija

Plaće

363

Obustave radnika

Ovaj izvještaj obuhvata sve pojedinačne obustave koju su pridružene radnicima u vidu kredita. Izgled izvještaja je dat na slici 8.20. Kao što se vidi sa slike, podaci su grupisani prema bankama davaocima kredita pri čemu je svaka banka odvojena na posebnu stranicu izvještaja. Kolone izvještaja imaju sljedeća značenja: Ime i prezime (broj računa) – Ime i prezime radnika koji je od date banke podigao kredit. Broj računa (prikazan u zagradi) korespondira sa poljem Poziv na broj popunjenim prilikom specificiranja kredita. Opis korespondira sa poljem Opis specificiranim prilikom popunjavanja kredita.

Slika 8.20. Izgled izvještaja Obustave radnika


364

Zaposleni - Pojedinačno

Izvještaj daje detaljne podatke o primanjima odabranog uposlenika. Osnovni podaci, podaci o osnovici, neto primanjima, masi, doprinosima od strane poslodavca, obustavama, naknadama, bruto primanjima, doprinosima od strane zaposlenog, kreditima i cash isplati su prikazani u odvojenim grupama. Primjer izvještaja je prikazan na slici 8.21.

Slika 8.21. Primjer izvještaja Zaposleni - pojedinačno

Excel Ova opcija daje mogućnost prebacivanja podataka DP obrasca u Excel radi mogućnosti kopiranja podataka u obrazac koji se može preuzeti sa web stranice poreske uprave. XML Export

Plaće

365

Odabirom ove opcije otvara se prozor kao na slici 8.22.

Slika 8.22. Prozor XML Export

Odabirom jedne od ponuđenih opcija sa lijeve strane se određuje koji će se izvještaj exportovati u XML format, koji je potreban da se podaci prebace direktno na e-Aplikaciju Poreske uprave FbiH (u trenutku pisanja ove knjige, postojali su samo exporti za 1001 i 1022 obrasce. Ostali obrasci koje zahtijeva PUFBiH će se nbadograđivati kako PUFBiH bude nadograđivala svoju e-Aplikaciju).

Dalje, odabirom opcije Snimi se vrši snimanje obrasca na željeno mjesto na vašem računaru radi dalje obrade.

Napomena: Zbog svoje jedinstvenosti, opcija exporta obrazaca u XML format zahtijeva novu licencu za Line.Sys. Ukoliko Vam je export potreban, molimo da kontaktirate vašeg distributera ili e-Line doo.

Alati

367

Alati

Kolekcija opcija smještena u meniju Alati sadrži mogućnosti kreiranja virmana, naloga za doznake u inozemstvu (obrazac 1450), naloga za otvaranje akreditiva (obrazac 1451), različite vrste putnih naloga i cirkularnih pisama kao i mogućnost sinhroniziranja sa mobilnim uređajima, pregled evidencije serijskih brojeva po artiklima, unos tendera/ugovora sa kupcima, pregled automatskog fakturisanja, printanje labela po partnerima i izmjene u jezičnim varijantama.

Virmani

Odabirom opcije Virmani sa menija Alati prikazuje se osnovni prozor za obradu virmana, prikazan na slici 9.1.

Slika 9.1. Prozor za obradu virmana

Postoje tri osnovna načina kreiranja virmana. 1. Ukoliko se virmani kreiraju na osnovu plaća uposlenika odabire se opcija ...Iz Plaća

(smještena u gornjem desnom uglu prozora) nakon čega se u fokus dovodi novi prozor (prikazan na slici 9.2.) na kojem je potrebno specificirati podatke o vremenskom periodu, mjestu, datumu, poreskom periodu Pozivu na broj i da li će se virmani generisati zbirno za zdravstvi i nezaposlenost. Odabirom opcije Kreiraj procedura kreiranja virmana na osnovu plaća se završava a kreirani virmani su vidljivi u osnovnom prozoru za obradu virmana prikazanom na slici 9.1. Kreirani set sadrži virmane za plaćanje Poreza na platu, Doprinosa za zdravstveno osiguranje, Doprinos za PIO/MIO i Doprinosa za Nezaposlene. Treba imati u vidu da automatsko popunjavanje polja Općina na virmanu zahtijeva unos šifre općine u šifrarniku Općine, Kantoni, Države, kao što je navedeno u ovom u poglavlju Šifrarnici ovog uputstva.

2. Drugi način kreiranja virmana je kreiranje iz postojećih faktura dobavljača. U prozoru sa slike 9.1 se odabere opcija Dobavljači Virmani... nakon čega se otvara novi prozor na slici 9.2.a. U polje Šifra-Partner se upisuje šifra partnera za kojeg se radi virman i pritiskom na Osvježi u listi se dobija popis faktura tog dobavljača (ukoliko se ne upiše šifra partnera, pritiskom na Osvježi, u listi se pojavljuju sve fakture od svih dobavljača). Označavanjem kućice na lijevoj strani se odabere po kojoj će se fakturi raditi virman i pritiskom na Snimi se potvrđuje izbor. Fokus se vraća na prozor sa slike 9.1. gdje se prikazuje virman za željenu fakturu. Pritiskom na izmjeni se otvara prozor virmana na slici 9.2 b sa upisanim relevantnim podacima, za pregled i/ili izmjenu.

3. Treći način kreiranja virmana se inicira odabirom opcije Novi sa prozora na slici 9.1. Kao rezultat prikazuje se prozor (slika 9.3.) na kom je potrebno unijeti podatke za virman. Opcija Export formira .csv datoteku sa podacima za virmane za dalju obradu. Opcije Ebanking se koriste za generisanje datoteka potrebnih da se podaci mogu upload-ovati u aplikacije elektronskog bankarstva za date banke.


368

Slika 9.2. Prozor za specifikaciju podataka prilikom kreiranja virmana iz plaća

Alati

369

Slika 9.2.a Prozor za specifikaciju podataka prilikom kreiranja virmana za plaćanje faktura dobavljača

Slika 9.2.b Primjer virmana popunjenog automatski iz faktura partnera

Slika 9.3. Prozor za unos podataka za virman

Nakon unosa podataka u polja obrasca sa slike 9.3, odabirom opcije Snimi kreirani virman se smješta u listu virmana spremnih za štampu (slika 9.1.)

Izmjena podataka iz virmana je moguća duplim klikom na virman ili selektiranjem virmana a zatim odabirom opcije Izmjeni.

Štampanje virmana se inicira odabirom opcije Printaj. Komanda će za štampanje uključiti samo one virmane kod kojih je prva kolona na listi (kolona ima naziv "P") selektirana.

Također postoji i opcija za printanje Nalozi koja će iz podataka unesenih za virman generisati printanje Naloga za plaćanje.

Na prozoru sa slike 9.1. dostupna je i opcija Kopiraj. Ona omogućava kreiranje novog virmana na osnovu nekog postojećeg. Za provođenje ove procedure potrebno je selektirati virman koji se želi kopirati te odabrati opciju Kopiraj. Aplikacija nakon toga prikazuje detalje virmana (slika 9.3.) dajući mogućnost korisniku da u novi virman unese eventualne izmjene. Nakon unosa izmjena potrebno je odabrati opciju Snimi.


370

Nalozi za doznake u inozemstvu (obrazac 1450)

Prozor za obradu naloga za doznake u inozemstvu pokreće se odabirom opcije Obrazac 1450. Prozor ima izgled prikazan na slici 9.4.

Slika 9.4. Prozor za obradu naloga za doznake u inozemstvu

Prozor sadrži standardne elemente: listu naloga u obradi, alate za kreiranje novih, izmjenu postojećih naloga, štampanje i izlaz iz prozora. Obrazac 1450 se kreira odabirom opcije Novi nakon čega se prikazuje prozor sa poljima identičnim onim koje se nalaze na zakonom propisanoj verziji obrasca. Nakon popunjavanja obrasca isti je moguće štampati odabirom opcije Printaj. I na prozoru sa slike 9.4. dostupna je opcija Kopiraj. Ova opcija omogućava uštedu vremena u kreiranju obrasca korištenjem nekog već postojećeg. Za provođenje ove procedure, selektira se jedan od postojećih obrazaca i odabire opcija Kopiraj. Aplikacija otvara kopirani obrazac omogućujući korisniku da u isti unese izmjene. Na ovaj način se štedi vrijeme jer se ne mora popunjavati čitav obrazac već samo unijeti izmjene u postojeći.

Nalozi za otvaranje akreditiva (obrazac 1451)

Slično kao i kod prethodnog obrasca (1450), osnovni prozor sadrži listu kreiranih obrazaca i alate za neophodne za rad. Novi obrazac se kreira odabirom opcije Novi nakon čega se prikazuje prozor sa poljima identičnim poljima na papirnoj verziji obrasca. Izmjena, brisanje ili štampanje postojećih obrazaca se izvršava odabirom odgovarajućih opcija na osnovnom prozoru (Izmijeni, Briši, Printaj). Kao i kod prethodnih obrazaca (virmana i obrasca 1450) dostupna je opcija za kreiranje obrasca na osnovu nekog postojećeg (opcija Kopiraj).

Putni nalozi

Alati

371

Odabirom opcije Putni nalozi sa menija Alati, u fokus se dovodi prozor za obradu putnih naloga zaposlenih. Izgled prozora je dat na slici 9.5.

Slika 9.5. Prozor za obradu putnih naloga zaposlenih

Prozor sa slike 9.5. sadrži listu već kreiranih putnih naloga. Novi nalozi se na listu dodaju odabirom opcije Novi nakon čega se od korisnika očekuje popunjavanje polja ekvivalentnih poljima na zakonom propisanom obrascu. To su polja: Broj (naloga), Datum (u ovo polje se automatski unosi trenutna vrijednost datuma ali ga je moguće podesiti i manualnim unosom odgovarajuće vrijednosti), Vozač, Zvanje (vozača), U mjesto (odredište putovanja), Radi (svrha putovanja), Trajanje (putovanja), Akontacija (isplaćena prije polaska), Troškovi, Pravac (odabrana ruta) i U (mjesto i datum kreiranja naloga: npr. U Mostaru, 12.03.2006).

Pored opcije za kreiranje novih na raspolaganju su još opcije za izmjenu, brisanje i štampanje postojećih naloga.

Putni nalozi za vozila

Obrazac za rad sa putnim nalozima za vozila predstavlja ekvivalent zakonom propisanog formulara. Oba formulara sadrže identična polja tako da je nakon popunjavanja elektronskog formulara u programu isti moguće štampati te dobiti obrazac u skladu sa zakonom. Prilikom kreiranja putnog naloga za vozilo potrebno je unijeti sljedeće podatke: Broj (naloga, ovaj podatak se pri kreiranju naloga unosi ručno ali ga kasnije više nije moguće mijenjati), Datum (vrijednost trenutnog datuma se unosi automatski ali je moguće ručno podešavanje na željenu vrijednost), Relacija (putovanja), Vozilo, Broj sjedišta i Registracija.

Putni nalozi za inostranstvo

Kao i u slučaju putnih naloga za zaposlene i vozila i ova vrsta putnih naloga je prilagođena izgledu zvaničnih formulara. Procedura unosa podataka (pokreće se odabirom opcije Novi sa glavnog prozora za rad sa putnim nalozima za inostranstvo) sastoji se od popunjavanja tri podseta podataka:

Prvi podset sadrži osnovne podatke o putovanju, Drugi set sadrži detaljnije podatke o toku putovanja, Treći, posljednji set sadrži podatke o financijskim aspektima putovanja.

Obrazac za unos podataka o nalogu je prikazan na slici 9.6.


372

Slika 9.6. Unos podataka za nalog za putovanje u inostranstvo

Nakon unosa, naloge je, odabirom odgovarajućih opcija (Izmijeni, Briši, Printaj), moguće mijenjati, brisati i štampati. Kreirani nalog sadrži i obrazac za Obračun putnih troškova.

Cirkularna pisma

Opcija Cirkularna pisma ubrzava izradu službenih pisama koje je potrebno slati na veći broj partnerskih adresa. Odabirom ove opcije, prikazuje se osnovni prozor za rad sa ovom vrstom dokumenata (slika 9.7.).

Slika 9.7. Osnovni prozor za rad sa cirkularnim pismima

Kreiranje novog pisma se izvodi u dva koraka. U prvom koraku se (nakon odabira opcije Novi sa prozora prikazanog na slici 9.7.) unosi Datum, Naslov i tekst pisma dok se u

Alati

373

drugom koraku vrši odabir recipijenata pisma. Odabir recipijenata se provodi markiranjem željenih partnera na pod-prozoru Partneri, slike 9.8 i 9.9.

Slika 9.8. Kreiranje cirkularnog pisma

Slika 9.9. Odabir primalaca cirkularnog pisma


374

Nakon kreiranja, pisma je moguće brisati, mijenjati i naravno štampati.

Razmjena sa mobilnim uređajima Ova opcija omogućava razmjenu/sinhronizovanje podataka sa mobilnim uređajima. Nakon pokretanja opcije u fokusu se pojavljuje prozor sa slike 9.91

Slika 9.91. – Prozor opcije Razmjena sa mobilnim uređajima Da bi se izvršila razmjena mora se definisati mobilni uređaj – pritiskom na Izmjeni se za odabrani uređaj sa liste otvara prozor sa detaljnim podacima – slika 9.92

Slika 9.92. – Prozor za izmjenu podataka mobilnog uređaja Kad se definišu mobilni uređaji u upotrebi, pritiskom na Razmjena na prozoru sa slike 9.91, se vrši razmjena/sinhronizacija podataka sa mobilnim uređajima.

Evidencija serijskih brojeva Ova opcija daje mogućnost pregleda svih serijskih brojeva za odabrani artikal.

Alati

375

Tenderi/Ugovori Opcija Tenderi/Ugovori daje mogućnost upisa tendera ili ugovora sa kupcima, a koje je moguće vezati u izlaznim fakturama i pratiti njihovo izvršenje. Uz napravljen Tender-Ugovor sada se kod fakturisanja možete pozvati na taj Tender i sve cijene artikala koji se nalaze na Tenderskoj specifikaciji će biti kako su zadane na Tenderu. Svaki Tender-Ugovor mora imati svoj jedinstven broj. Odabirom ove opcije na meniju Alati se otvara prozor sa slike 9.94.

Slika 9.94. – Prozor za rad sa tenderima i/ili ugovorima Pritiskom na Novi, otvara se prozor za unos novog tendera/ugovora (slika 9.95)


376

Slika 9.95. – Prozor za unos novog tendera i/ili ugovora Popunjavanjem potrebnih podataka i pritiskom na Snimi novi tender/ugovor je spreman za unos podataka o artiklima (slika 9.96)

Slika 9.96. – Prozor za unos podataka o artiklima tendera i/ili ugovora

Alati

377

Pritiskom na Novi u donjem desnom uglu se otvara prozor za unošenje podataka o artiklima koji su predmetom ovog ugovora/tendera.

Pregled automatskog fakturiranja Ova opcija daje mogućnost pregleda i izmjena postojećih automatskih fakturiranja po kupcima. Novi planovi automatskog fakturiranja se dodaju samo kroz fakture.

Labele – Partneri Ova opcija omogućava lako i jednostavno kreiranje labela za odabrane partnere. Nakon pokretanja opcije, prikazuje se prozor u kojem je potrebno specificirati za koje partnere se žele kreirati labele, naznačiti broj komada i format. Ponuđena su dva formata: 3x8 i 2x6. Izgled ovog prozora je dat na slici 9.10. Kao što se vidi sa slike, nakon odabiranja partnera (unošenjem štriha u kućicu ispred njegovog naziva/imena) omogućuje se pristup polju Količina u koje je potrebno unijeti željeni broj komada. Nakon unošenja broja u polje Količina unos se potvrđuje pritiskom na tipku Enter na tastaturi.

Slika 9.10. – Specificiranje parametara za kreiranje labela za partnere

Nove jezičke varijante

Ova opcija omogućava promjenu jezika kojim program komunicira sa korisnicima. Pored liste ponuđenih jezika, moguća je i nadogradnja programa novim jezicima. Procedura kreiranja novih jezika i izmjene postojećih pokreće se odabirom opcije Nove jezičke varijante. Funkcija i korištenje ove opcije je detaljno analizirano u poglavlju Administracija. Bitno je napomenuti da se izmjena i uvođenje novih jezika mora koordinirati sa predstavnikom proizvođača softvera. Naime, ukoliko korisnik unese izmjene u postojeće ili kreira novi jezik, proizvođač ne garantira ispravan rad programa nakon instalacija novih verzija programa (korištenjem Live Update programa)

Web

379

Web

Ovaj menu služi za pripremu, razmjenu podataka te administraciju vaše veleprodaje i maloprodaje na web-u. Prethodno je potrebno instalirati B2B.Sys ili B2C.Sys web aplikaciju na vaš web server. Korištenje web menija podrazumijeva provođenje određenih procedura u redoslijedu pokretanja raspoloživih opcija. Naime, u prvom koraku je potrebno podesiti osnovne Internet postavke. U narednom koraku se popunjava šifrarnik kategorija i atributa nakon čega se uneseni atributi dodjeljuju artiklima. Na kraju, naizmjenično se koriste opcije maloprodajnih i veleprodajnih korpi sa opcijom razmjene podataka. Na ovaj način se podaci na lokalnom računaru sinkroniziraju sa podacima na web serveru a nakon sinkronizacije i obrađuju.

Internet postavke

Prozor Internet postavke sadrži dva seta podataka koji su osnovni preduslov za normalan rad web modula programa. Prvi set podataka uključuje: SMTP server – mail server preko koga će se slati automatski email kupcima sa vašega web

sitea, Podatke potrebne za autorizaciju korisnika na SMTP serveru (ukoliko je potrebno) Site e-mail – e-mail adresa sa koje će se slati automatske e-mail poruke vašim kupcima

Za aktiviranje polja iz drugog seta neophodno je označiti kućicu ispred opcije Postoji opcija isporuke artikala. Ovaj set podataka obuhvata podatke za specificiranje detalja o isporuci artikala: Minimalni iznos – minimalni iznos nabavke za koju se odobrava besplatna isporuka. Ukoliko

se ne želi uključivati opcija besplatne isporuke ovaj iznos je potrebno podesiti na nulu, Od datuma/Do datuma – unosom odgovarajućih datuma u ova polja definira se vremenski

period za koji važi besplatna isporuka (ukoliko je definirana), Uvećanje % za vani – postotak uvećanja troškova isporuke ako se artikli isporučuju izvan

vaše zemlje. Izgled prozora za definiranje osnovnih Internet postavki dat je na slici 10.1. Prvi set

podataka (e-Mail postavke) se nalazi na gornjem a drugi set (podaci o isporuci artikala) u donjem dijelu prozora.

Slika 10.1. Izgled prozora za definiranje osnovnih Internet postavki


380

Šifrarnik kategorija i atributa

Za adekvatno prezentiranje vaših proizvoda u web modulu aplikacije potrebno je definirati kategorije i atribute koji određuju (opisuju) vaše artikle. Kategorije mogu biti npr. boja ili veličina dok su atributi crvena, plava, bijela (za kategoriju boja) ili S, M, L, XL, XXL (za kategoriju veličina) i sl. Pozivanje šifrarnika kategorija i atributa se vrši odabirom istoimene opcije sa menija Web. Kao rezultat prikazuje se osnovni prozor šifrarnika, prikazan na slici 10.2.

Slika 10.2. Osnovni prozor šifrarnika Kategorija i atributa

Osnovni prozor šifrarnika je podijeljen u dva dijela: lijevi dio je rezerviran za kategorije a desni za atribute. U prvom koraku se navodi kategorija za koju se (u drugom koraku) veže lista atributa. Odabirom pojedine kategorije desni dio prozora mijenja sadržaj da bi prikazao atribute povezane sa tom kategorijom. Oba dijela prozora posjeduju komande Novi i Izmijeni kojima se dodaju novi ili mijenjaju postojeći atributi/kategorije. Prilikom unosa novih kategorija/atributa omogućeno je unošenje vrijednosti na dva jezika – osnovnom i dodatnom (ukoliko je web site firme dvojezičan). Izgled prozora za unos novih i izmjenu postojećih kategorija/atributa je prikazan na slici 10.3.

Web

381

Slika 10.3. Prozor za unos novih i izmjenu postojećih kategorija

Jedina razlika u proceduri unosa novog ili izmjene postojećeg atributa/kategorije je u tome što su prilikom unosa novih vrijednosti, polja na prozoru sa slike 10.3. prazna (te se od korisnika očekuje unos) dok je kod izmjene već unesenih podataka u osnovom prozoru šifrarnika potrebno selektirati željeni unos nakon čega se u prozoru za izmjenu podataka pojavljuju inicijalno uneseni podaci (a od korisnika se očekuje unos izmjena).

Atributi artikala

Nakon unosa kategorija i atributa u šifrarnik, iste je potrebno pridružiti artiklima. Izgled osnovnog prozora za pridruživanje atributa prikazan je na slici 10.4.

Slika 10.4. Osnovni prozor za pridruživanje atributa artiklima


382

Kao što se vidi sa slike, prozor je podijeljen na dva dijela: Lijevi dio prozora sadrži listu svih artikala grupiranih prema grupama artikala definiranih u

šifrarniku Kategorije i grupe artikala koji se nalazi u meniju Šifrarnici. Desni dio prozora sadrži listu svih kategorija i atributa definiranih kroz istoimeni šifrarnik

lociran u meniju Web. Procedura pridruživanja odgovarajućih atributa se izvodi odabirom i prevlačenjem (drag

and drop) atributa na artikl. Npr. Odabere se atribut PCI iz kategorije Sučelja (lijevim klikom miša) a zatim bez puštanja tipke miša prevuče na artikl 0005-3Com NIC. Nakon provođenja ove operacije sadržaj lijevog dijela prozora se mijenja kako bi artiklu pridružio željeni atribut. Također, artiklu je moguće pridružiti čitavu kategoriju atributa iz koje je naknadno (upotrebom tipke Delete na tastaturi) moguće isključiti pojedine atribute. Isto tako pojedini atribut (ili kategorija atributa) se jednim potezom može pridružiti čitavoj grupi artikala.

Slike 10.5. i 10.6. ilustriraju primjer izvođenja gore opisane procedure u kojoj se artiklu 0004-IBM Hard disk pridružuje kategorija atributa Kapacitet iz koje se naknadno uklanja atribut 120 GB.

Slika 10.5. Prvi korak dodjeljivanja atributa artiklu

U prvom koraku je prevlačenjem (Drag and Drop) kategorija atributa Kapacitet dodijeljena artiklu 0004-IBM Hard disk. Rezultat provođenja ove operacije je vidljiv na slici 10.6. koja se fokusira samo na dio prozora sa prethodne slike.

U prvom koraku se selektira željena kategorija i bez puštanja tipke miša prevlači na odgovarajući artikl.

Web

383

Slika 10.6. Dodjela kategorije atributa artiklu

Ukoliko je iz dodijeljene kategorije atributa potrebno ukloniti pojedinačni atribut to je moguće uraditi selektiranjem tog atributa i odabirom tipke Delete na tastaturi.

Razmjena podataka

Razmjena podataka je opcija koja omogućava prijenos podataka sa lokalnog računara ili lokalnog servera na web server i obratno. Da bi opcija bila dostupna, najmanje jedno skladište ili prodavnica unutar programa mora biti označena kao web prodavnica/skladište. Osnovni prozor razmjene podataka prikazan je na slici 10.7.

Slika 10.7. Osnovni prozor razmjene podataka


384

Prozor prikazan na slici 10.7. je podijeljen na tri dijela: Desni dio prozora sadrži listu dostupnih opcija – komandi. To su Prijenos (izdavanje

komande za prijenos podataka između web servera i lokalnog servera aplikacije Line.sys), Dodaj (uključivanje do tada ne uključenih artikala u prijenos), Isključi (isključivanje pojedinih artikala iz prijenosa) i Izlaz (opcija za zatvaranje prozora).

Centralni dio prozora sadrži listu artikala koji će biti uključeni u prijenos. Lista je filtrirana u zavisnosti od odabira opcije na lijevoj strani prozora. Ovom redukcijom se omogućava odvojen prikaz artikala koji se nalaze u veleprodajnim skladištima i maloprodajnim objektima (prodavnicama).

Lijevi dio prozora sadrži opcije koje omogućavaju poseban prikaz artikala u malo i vele prodaji. Opcija Veleprodaja će biti prikazana samo ukoliko je bar jedno skladište u programu evidentirano kao web skladište a Maloprodaja ukoliko je bar jedna prodavnica evidentirana kao web prodavnica.

Prema osnovnoj proceduri prijenosa podataka, prilikom otvaranja prozora razmjene, u prijenos će biti uključeni svi artikli koji su evidentirani u web prodavnicama i skladištima. Ukoliko je neke od tih artikala potrebno isključiti iz razmjene (njihovo pojavljivanje na web siteu firme nije potrebno) koristi se opcija/komanda Isključi. Ukoliko do isključivanja artikla dođe greškom, ista se ispravlja korištenjem opcije Dodaj. Procedura isključivanja se izvodi tako što se željeni artikl selektira na centralnom dijelu prozora sa slike 10.7. nakon čega se odabire opcija Isključi. Procedura ponovnog dodavanja isključenog artikla se provodi tako što se u prvom koraku odabere opcija Dodaj. Prozor mijenja sadržaj (slika 10.8.) tako što se centralni dio prozora dijeli na dva polja – gornje polje sadrži listu svih artikala koji će biti uključeni u razmjenu dok donji dio sadrži listu isključenih artikala. Za ponovno uključivanje isključenog artikla dovoljno je obilježiti kućicu ispred šifre artikla (ili artikala) i odabrati opciju Snimi.

Slika 10.8. Procedura ponovnog uključivanja artikala u razmjenu

Nakon definiranja liste artikala koji će biti uključeni u prijenos prelazi se na iniciranje razmjene. Ova operacija se izvodi odabirom opcije Prijenos koja je dostupna na prozoru prikazanom na slici 10.7. Kao rezultat, prikazuje se prozor (prikazan na slici 10.9.) u koje je potrebno unijeti osnovne podatke o načinu uspostave veze.

Web

385

Slika 10.9. Prozor za iniciranje razmjene podataka

Kao što se vidi na slici 10.9. osnovni podaci za uspostavu veze sa web serverom su: Web SQL Server (naziv web SQL Servera koji sadrži bazu podataka sa kojom će se ostvariti razmjena), Naziv baze podataka, Korisničko ime i Lozinka (podaci kojima se korisnik predstavlja sistemu kao lice ovlašteno da vrši razmjenu). Dostupna je i opcija optimizacije pristupa za Internet konekciju te polja za unos korisničkog imena i lozinke potrebne za ostvarivanje pristupa Web SQL serveru. Prilikom prvog unosa navedenih podataka potrebno je odabrati opciju Testiraj i Snimi Konekciju. Ova opcija pokreće proceduru koja ustanovljava ispravnost unesenih podataka i postojanje veze sa serverom. Ukoliko je nakon odabira opcije Testiraj i Snimi Konekciju odgovor programa da je konekcija uspješno testirana i snimljena može se preći na pokretanje razmjene odabirom istoimene opcije locirane u donjem desnom uglu prozora. O toku razmjene korisnik je obaviješten porukama prikazanim u posebnom prozoru čiji je izgled dat na slici 10.10.

Slika 10.10. Proces provođenja razmjene i obavještenje o uspješnom završetku procesa


386

Prilikom prijenosa podataka razmjenjuju su sljedeći podaci: Ažurira se šifrarnik artikala na web-u sa novim cijenama, Ažuriraju se atributi artikala, Ažuriraju se grupe artikala, Ažuriraju se osnovni podaci (dostupni u prozoru Osnovni Menu – Moja firma), Ažuriraju se podaci o partnerima koji su označeni kao web partneri (ovi partneri moraju

imati unesenu e-mail adresu i lozinku za web), Ažuriraju se poslovne politike za partnere, Razmjenjuju se narudžbe (korpe).

Razmjena narudžbi (korpi) između dijelova aplikacije koji se nalaze na lokalnom serveru i na web serveru se izvodi po sljedećoj logici: Sa weba u lokalni Line.sys program dolaze korpe koje imaju status Zaključene narudžbe

(kupac je izvršio narudžbu a zatim je i potvrdio odabirom opcije Zaključi narudžbu), Iz lokalnog Line.sys programa se na web vraćaju primljene i isporučene narudžbe te

narudžbe sa greškom.

Kada kupac zaključi narudžbu dobiti će automatski e-mail o potvrdi narudžbe sa svim podacima o narudžbi (kupac, primalac, stavke, cijene, opcije isporuke i ukupan iznos). Također kada se narudžba isporuči, kupac će dobiti potvrdu o isporuci narudžbe.

Veleprodajne/Maloprodajne korpe

Opcije Veleprodajne i Maloprodajne korpe objedinjuje alate kojima se vrši obrada narudžbi koje kupci vrše putem web site-a firme. Izgled osnovnog prozora za rad sa veleprodajnim narudžbama dat je na slici 10.11.

Slika 10.11. Osnovni prozor za obradu veleprodajnih narudžbi Lijevi dio prozora sadrži listu statusa koje narudžba u postupku obrade može poprimiti. Ukoliko u određenom statusu postoje narudžbe to je vidljivo na zbirnoj listi narudžbi koja se nalazi na desnoj strani prozora sa slike 10.11. Ukoliko se u fokus želi dovesti pojedina narudžba

Web

387

potrebno je odabrati oznaku "+" ispred oznake statusa te zatim kliknuti na željenu narudžbu (slika 10.12.)

Slika 10.12. Dovođenje u fokus željene narudžbe

Kao što se vidi u donjem desnom dijelu prozora, a zbog mogućnosti parcijalne isporuke artikala iz jedne narudžbe, potrebno je selektirati stavke za koje se želi kreirati otpremnica. Također, klikom na opciju >>> lociranu u gornjem desnom uglu prozora u fokus se mogu dovesti podaci o narudžbi a koje je naručilac popunio prilikom kreiranja narudžbe (slika 10.13.)


388

Slika 10.13. Podaci o narudžbi

Podatke prikazane u prozoru sa slike 10.13. nije moguće mijenjati – dozvoljen je samo njihov pregled. Povratak na prethodni prozor se ostvaruje odabirom opcije <<< locirane u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slici 10.13. Općenito, sve narudžbe mogu biti u jednom od sljedećih statusa: Primljene – za obradu: obično će sve narudžbe se prvo pojaviti u ovom statusu nakon razmjene podataka. Kada se narudžba pojavi u ovom statusu sa njom se korištenjem opcije Servisi (donji lijevi ugao prozora) može uraditi jedno od sljedećeg: 1. Kreiranje otpremnice: nakon ovog servisa, kreirat će se otpremnica, i kod razmjene

podataka, kupac će dobiti e-Mail da su artikli isporučeni. Nakon kreirane otpremnice, potrebno je napraviti i fakturu.

2. Kreiranje greške u narudžbi: ova opcija se koristi u slučajevima kada se kod narudžbe pojavi problem. U ovom servisu se pojavljuje i prozor u koji se upisuju napomene u vezi sa greškom. Kod razmjene podataka, kupac će dobiti e-Mail o greški. Nakon toga, kupac može ponovo otići na veleprodaju na web-u, i ispraviti grešku na takvoj narudžbi. Nakon ispravke i nakon razmjene podataka, ovaj narudžba će se opet pojaviti u statusu Primljene – Za obradu.

3. Obilježavanje narudžbe za brisanje: ova opcija se koristi kada je potrebno obrisati određenu narudžbu. Ovom opcijom se takva narudžba obilježava za brisanje, i kod razmjene podataka, ta narudžba će se obrisati i u Line.Sys i na web-site-u.

Narudžbe sa greškom: narudžbe sa greškom koje ste kreirali prethodnim servisom. Odrađene narudžbe: narudžbe na osnovu kojih su prethodnim servisom napravljene otpremnice. Nakon izvršene razmjene podataka, ove narudžbe će preći u status Odrađene–Prenesene narudžbe. Narudžbe za brisanje: popis narudžbi spremnih za brisanje kreiranih prethodnim servisom.

Web

389

Napomene: Kod kreiranja nove poslovne godine: Prije kreiranja nove poslovne godine, potrebno je

izvršiti razmjenu podataka. Nakon uspješnog kreiranja nove poslovne godine, rad sa veleprodajnim korpama (narudžbama) možete vršiti samo iz nove poslovne godine.

Slike artikala: Pošto su slike artikala velike za klasičan prijenos podataka, u trenutku prijenosa podataka slike se ne prenose. Slike artikala, za koje imate definirane slike u šifrarniku Artikala, možete eksportirati u poseban folder. Ovu opciju imate u bilo kojem cjenovniku. Nakon izvršenog eksporta artikala o naznačeni folder, kreirat će se slike artikala koje postoje u .jpg formatu sa nazivom jednakim šifri artikla. Ove slike morate MANUELNO prenijeti na vaš web server u pod folder ProductImages. Ovu operaciju možete izvršiti manualnim prijenosom slika (koristeći CD, flash, zip i sl) ili FPT client software-om.

Pomoć

391

Pomoć

Kolekcija opcija smještena u meniju Pomoć sadrži mogućnosti prikaza/sakrivanja podsjetnika, pokretanje pomoći, registraciju, prikaz Server managera te opće informacije o programu.

Podsjetnik

Funkcija podsjetnika je detaljno objašnjena u prvom poglavlju ovog priručnika. Opcija Posjetnik na meniju Pomoć aplikacije omogućava podešavanje prikaza posjetnika. Ukoliko je opcija odabrana (što je označeno štrihom na samom meniju) podsjetnik će biti automatski prikazan prilikom pokretanja aplikacije. U suprotnom, podsjetnik neće biti prikazan. Izgled menija pomoć u slučajevima odabira prikaza ili sakrivanja podsjetnika je dat na slikama 11.1.a i b.

a. b.

Slika 11.1. Izgled menija Pomoć sa prikazom podsjetnika

Pomoć Opcija Pomoć sadrži ekvivalent informacija koje su sadržane u ovom priručniku ali u elektronskom obliku. Format pristupa je prilagođen važećim standardima prikaza i bazira se na hijerarhijskom pristupu informacijama uz mogućnost pretraživanja ključnih riječi i pojmova.

Registracija Nakon instalacije, aplikaciju je još potrebno registrovati, obzirom da ne registrovana verzija ima ograničenje u broju proknjiženih stavki. Prilikom svakog paljenja programa, prikazuje se obavještenje da se trenutno radi sa neregistriranom verzijom programa. Izgled ovog prozora je prikazan na slici 11.2.

Slika 11.2. Obavijest o statusu programa


392

Proces registracije je moguće pokrenuti direktno sa obavještenja prikazanog na slici 11.2. ili korištenjem opcije Registracija koja se nalazi na meniju Pomoć. Nakon pokretanja ove opcije prikazuje se prozor prikazan na slici 11.3.

Slika 11.3. Osnovni prozor za pokretanje registracije Kao što je vidljivo sa prozora sa slike 11.3. registracija se provodi u dva koraka: U prvom koraku (odabirom opcije "Želim se registrirati i poslati kontrolni broj") se kreira kontrolni broj koji se, u posebnoj datoteci koju kreira sam program šalje u eLine d.o.o. Nakon odabira prve opcije na prozoru sa slike 11.3. od korisnika se očekuje upis imena (vlastitog ili firme) nakon čega se (na prozoru sa slike 11.4.) odabire opcija Kreiraj. Program obavještava o uspješnosti kreiranja datoteke sa kontrolnim brojem i njenom lokacijom posebnom porukom, prikazanom na slici 11.5. Nakon primitka datoteke sa kontrolnim brojem, osoblje eLine kreira registracijsku datoteku koju u obliku datoteke šalje kupcu koji se želi registrirati. Po primitku ove datoteke, kupac ponovo pokreće proceduru registracije (sa menija Pomoć) i u prozoru prikazanom na slici 11.3. odabire opcija "Dobio sam registracijsku datoteku i sada želim registrirati aplikaciju". Nakon odabira opcije Dalje prikazuje se standardni windows prozor za odabir datoteke u kojem je potrebno odabrati primljenu datoteku. Kao rezultat, prikazuje se prozor prikazan na slici 11.6. Ukoliko iz posebnih razloga korisnik nije u mogućnosti preuzeti registracijsku datoteku dostupna je i mogućnost ručnog unosa registracijskog broja (posljednja opcija na prozoru sa slike 11.3.) nakon čijeg odabira se prikazuje prozor u kojem je potrebno unijeti odgovarajući registracijski broj. Izgled ovog prozora je prikazan na slici 11.7.

Slika 11.4. Prozor za unos imena korisnika i kreiranje datoteke sa kontrolnim brojem

Pomoć

393

Slika 11.5. Obavijest o kreiranju i lokaciji datoteke sa kontrolnim brojem

Slika 11.6. Obavijest o uspješno provedenom postupku registracije

Slika 11.7. Prozor za ručni unos registracijskog broja Nakon okončavanja postupka registracije, pokretanje opcije Registracija sa menija Pomoć ima za rezultat prikaz prozora u kojem su navedeni detalji registracije. Izgled ovog prozora je prikazan na slici 11.8.

Slika 11.8. Informacija o trenutno važećoj registraciji


394

Prozor sa slike 11.8. sadrži i mogućnost promjene vrste licence. Odabirom ove opcije pokreće se procedura re-registracije. Prozor za registraciju je identičan prozoru prikazanom na slici 11.3. osim što nije dostupna prva opcija sa prozora 11.3. (osoblje eLine već posjeduje kontrolni broj – od inicijalne registracije). Opcija Promjena licence se pokreće nakon što je od eLine već dobivena datoteka sa novim registracijskim brojem tako da se odmah može preći na njegov unos. Procedura unosa novog registracijskog broja je identična unosu ovog broja u inicijalnoj registraciji. Informacije o razlikama između različitih licenci su dostupne na web stranici eLine.

Server Manager Instalacije Line.Sys programa instalirane na klijentskim računarima mogu se koristiti za ostvarivanje pristupa većem broju Line.Sys servera. Ukoliko je opcija Server Manager odabrana na meniju Pomoć, prozor Server managera se prikazuje prilikom paljenja programa (prije prozora za unos korisničkog imena i lozinke). Korisnik je ovim u mogućnosti da odabere pristup različitim Line.Sys bazama podataka (na istom računaru, u lokalnoj mreži ili preko interneta). Podešavanje parametara Server Managera je moguće prilikom prikaza njegovog prozora (prilikom paljenja računara) dok se u meniju Pomoć specificira da li prozor Server managera treba da se prikazuje prilikom paljenja programa ili ne. Izgled osnovnog prozora Server Managera (koji se prikazuje prilikom pokretanja aplikacije) je prikazan na slici 11.9.

Slika 11.9. Osnovni prozor Server Managera U prozoru prikazanom na slici 11.9. već su kreirana dvije konekcije: eLine i LOKALNA. Kao što se vidi sa drugog polja (Vrsta konekcije), pristup serveru na kojem se nalaze eLine podaci se ostvaruje putem interneta (server sa podacima se nalazi na statičkoj internetskoj IP adresi) dok je server za LOKALNU konekciju smješten na istom računaru. Znači, programom instaliranom na jednom računaru moguće je osigurati pristup podacima za više Line.Sys servera (podacima za više firmi koje se vode u okviru različitih Line.Sys instalacija). Procedura kreiranja nove konekcije se pokreće odabirom opcije Novi na prozoru sa slike 11.9. Kao rezultat prikazuje se prozor za specificiranje parametara konekcije, prikazan na slici 11.10.

Pomoć

395

Slika 11.10. Podešavanje parametara konekcije Prozor sa slike 11.10. sadrži sljedeća polja: Naziv firme (konekcije) – u ovo polje je potrebno unijeti prepoznatljiv naziv konekcije.

Nakon inicijalnog podešavanja (kreiranja konekcije) u ovo polje nije moguće unositi naknadne izmjene.

Vrsta konekcije – ponuđene su dvije opcije: (1) lokalna – SQL Server se nalazi na istom ili računaru u lokalnoj mreži i (2) Statička IP – pristup se ostvaruje putem interneta pri čemu odredišni računar (server) ima statičku (nepromjenjivu) IP adresu.

SQL server – naziv računara na kojem se nalazi SQL server. Ukoliko je SQL Server smješten na istom računaru u ovo polje je dovoljno upisati (local), ukoliko se nalazi na drugom računaru u okviru iste lokalne mreže, potrebno je upisati naziv tog računara, a ukoliko je smješten na serveru kojem se pristupa putem interneta, potrebno je unijeti IP adresu.

Korisničko ime – koje omogućava pristup SQL serveru Lozinka – odgovarajuća lozinka koja pripada korisničkom imenu. Koristi servis automatskog logona - obezbjeđuje da pri pristupu aplikaciji ne morate upisivati

svoje podatke, nego da ulazite u program direktno (dole navedena polja obavezno upisati). Korisnik servis – ime koje omogućava pristup Line.Sys aplikaciji Lozinka servis – odgovarajuća lozinka koja pripada korisničkom imenu. Primjer prozora sa slike 11.10 popunjenog tako da se konekcija sa serverom ostvaruje internetom pri čemu server posjeduje statičku IP adresu je prikazan na slici 11.11.

Slika 11.11. Primjer popunjavanja parametara za uspostavu konekcije


396

Nakon podešavanja parametara, za pohranjivanje opcija je još potrebno odabrati opciju Snimi, smještenu u donjem desnom uglu prozora prikazanog na slikama 11.10. i 11.11. Prozor prikazan na slici 11.9. još sadrži opcije za unos izmjena u postojeće konekcije (prozor za unos izmjena ima izgled identičan onome prikazanom na slici 11.11.), brisanje konekcije te Odabir jedne od konekcija na listi. Nakon kreiranja svih potrebnih konekcija, rad sa programom se inicira odabirom željene konekcije te klikom na opciju Prihvati, nakon čega se pokreće Line.Sys program.

Napomena: Ukoliko se greškom odabere opcija Server Manager u meniju Pomoć, a nema potrebe za to, pri slijedećem pokretanju aplikacije Line.Sys će se prikazati prozor sa slike 11.9, tada treba ptitisnuti na tastaturi tipku F5, i prikazaće se mali prozor Poništeno. Tada ponovno treba pokrenuti aplikaciju koja će otvoriti Log on... prozor za ulaz u aplikaciju.

O programu Opcija O programu daje osnovne podatke o aplikaciji:

Vrsta licence – stalna ili vremenski ograničena Broj klijentskih licenci – broj računara koji konkurentno mogu pristupati programu, Registrovani korisnik – ime (naziv) registrovanog korisnika, Verzija programa – broj trenutno instalirane verzije SQL Server – specifikacija instalirane verzije SQL Servera. Odabirom opcije SQL Info…

doostupni su i detaljniji podaci o parametrima SQL Servera.

Statistika

397

Statistika

Posljednji meni aplikacije sadrži jedanaest posebnih grupa izvještaja koji omogućuju statističko praćenje poslovanja. To su izvještaji: Brza kartica artikla, Kategorije, Grupe, Promet – Sva knjiženja, Najprometniji…, Nabavka po dobavljačima, Kupac/dobavljač, Prodaja sa ambalažom, Artikli po Proizvođaču, Promet po komercijalisti i Realizacija po Proizvođaču, Robni izvještaj za period i Žurnal.

Brza kartica artikla

Prva opcija menija Statistika omogućava proizvođenje grupe izvještaja vezanih za brze kartice artikla. Nakon pozivanja opcije prikazuje se prozor (prikazan na slici 11.1.) u kojem se odabirom ponuđenih opcija specificiraju detalji izvještaja.

Slika 11.1. Prozor za podešavanje parametara izvještaja Brza kartica artikla Kao što se vidi sa slike, prozor omogućava podešavanje sljedećih parametara. Označavanje željenog skladišta – gornji dio prozora sadrži listu svih kreiranih skladišta iz koje je klikom na kućicu ispred šifre skladišta potrebno odabrati željeno. Na listi se pojavljuju veleprodajna i materijalna skladišta kao i maloprodajne prodavnice. Šifra artikla – direktnih unosom šifre ili odabirom sa liste (upotrebom kratice "+ Enter") specificira se željeni artikl Uzmi u obzir i dnevnu obradu – Ukoliko se žele uključiti i podaci od tog dana Grupiranje – odabire se željeni način grupiranja. Dostupne su dvije opcije: po skladištima i po poslovnim godinama


398

Prikaz – odabire se način prikaza rezultata poslovanja. Ponuđene su opcije: Vrijednost i Količina. U slučaju odabira opcije Vrijednost rezultati poslovanja će biti prikazani u hiljadama KM dok će u slučaju odabira opcije Količina prikaz biti u jedinici mjere specificiranoj za artikl (npr. komada). Izgled izvještaja za odabir opcija kao na slici 11.1. dat je na slici 11.2.

Slika 11.2. Izgled izvještaja Brza kartica artikla

Kao što se vidi sa slike 11.2, izvještaj sadrži tabelu sa podacima o prodaji artikla grupiranim po mjesecima i godinama te grafikon koji na vizualno razumljiviji način demonstrira tabelarne podatke. Oznake 1,2,3,4 u grafikonu predstavljaju redne brojeve mjeseca u godini (januar, februar, mart, april, itd.). Oznaka u gornjem lijevom uglu tabele (Vrijednost ('000)) označava da brojevi u poljima tabele predstavljaju novčanu vrijednost u hiljadama KM.

Kategorije

Izvještaj kategorije se poziva odabirom druge opcije na meniju Statistike. Kao rezultat prikazuje se prozor u kojem je potrebno specificirati parametre izvještaja. Ovaj prozor je prikazan na slici 11.3.

Statistika

399

Slika 11.3. Prozor za podešavanje parametara izvještaja Kategorije

U gornjem dijelu prozora odabire se skladište/a; u centralnom dijelu prozora željena kategorija artikala dok se u donjem dijelu prozora odabire način grupiranja (po skladištima ili poslovnim godinama) i način prikaza (po vrijednosti ili količini). Odabir prikaza po vrijednosti rezultira odabirom prikaza novčane vrijednosti izražene u tisućama KM. Nakon podešavanja parametara odabire se opcija Printaj koja za rezultat ima prikaz izvještaja (na ekranu ili štampaču u zavisnosti od odabira osnovnih postavki printanja u prozoru Lične postavke (Osnovni Menu). Primjer izgleda izvještaja dat je na slici 11.4.

Slika 11.4. Izgled izvještaja Kategorije

Grupe

Pokretanje opcije Grupe sa menija Statistika inicira pojavljivanje prozora sa specificiranje parametara izvještaja. U gornjem dijelu prozora odabire se skladište/a; u


400

centralnom dijelu prozora željena grupa artikala dok se u donjem dijelu prozora odabire način grupiranja (po skladištima ili poslovnim godinama) i način prikaza (po vrijednosti ili količini). Odabir prikaza po vrijednosti rezultira odabirom prikaza novčane vrijednosti izražene u tisućama KM. Nakon podešavanja parametara odabire se opcija Printaj koja za rezultat ima prikaz izvještaja (na ekranu ili štampaču u zavisnosti od odabira osnovnih postavki printanja u prozoru Lične postavke (Osnovni menu). Izgled prozora dat je na slici 11.5. a primjer izgleda izvještaja dat je na slici 11.6.

Slika 11.5. Prozor za podešavanje parametara izvještaja Grupe

Slika 11.6. Primjer izgleda izvještaja Grupe

Promet – Sva knjiženja

Statistika

401

Grupa izvještaja Brzi promet se sastoji od dva izvještaja: Brzi promet kupaca i Brzi promet dobavljača. Nakon odabira opcije Brzi promet (sa menija Statistika) prikazuje se prozor na kome je potrebno odabrati željeni izvještaj. Nakon odabira, na ovom prozoru je za prikaz izvještaja potrebno odabrati opciju Printaj nakon čega se prikazuje izvještaj.

Izvještaj grupira podatke o računima i uplatama kupaca/dobavljača po poslovnim godinama i mjesecima i izražava ih u tisućama KM. Brojčane oznake (1, 2, 3, itd.) u zaglavljima kolona tabele označavaju redne brojeve mjeseci u godini. Izgled izvještaja (Brzi promet kupaca) je prikazan na slici 11.7.

Slika 11.7. Izgled izvještaja Brzi promet kupaca

Najprometniji…

Izvještaj Najprometniji omogućava kreiranje liste najprometnijih: Kupaca, Dobavljača, Artikala i usluga, Kategorija ili Grupa. Nakon pozivanja ove opcije sa menija Statistika, potrebno je navesti poslovnu godinu za koju se izvještaj kreira, te sadržaj izvještaja (da li se želi razmatrati promet kupaca, dobavljača, artikala i usluga, kategorija ili grupa). Također je potrebno navesti koliko će najprometnijih artikala izvještaj sadržavati (predefinisano 10). Nakon podešavanja parametara kreiranje izvještaja se inicira odabirom opcije Printaj smještene u donjem desnom uglu prozora. Izgled prozora je dat na slici 11.8. a primjer izgleda izvještaja na slici 11.9.

Slika 11.8. Prozor za podešavanje izgleda izvještaja Najprometniji…


402

Slika 11.9. Primjer izgleda izvještaja – Najprometniji Artikli i usluge

Nabavka po dobavljačima

Ova opcija omogućava kreiranje izvještaja sa prikazom nabavki od svih dobavljača. Nakon odabira opcije Statistika – Nabavka po dobavljačima prikazuje se prozor za specificiranje parametara izvještaja, prikazan na slici 11.10. Od korisnika se očekuje da specificira grupe artikala koje želi uključiti u izvještaj te vremenski period za koji se želi kreirati izvještaj i to navođenjem početnog i krajnjeg datuma. Izgled izvještaja je prikazan na slici 11.11.

Statistika

403

Slika 11.10. Prozor za podešavanje izgleda izvještaja Nabavka po dobavljačima

Slika 11.11. Primjer izgleda izvještaja – Nabavka po dobavljačima

Kupac/Dobavljač

Slika 11.12. Prozor za podešavanje izgleda izvještaja Kupac/Dobavljač


404

Pokretanje opcije Statistika – Kupac/Dobavljač rezultira u prikazu prozora za odabir parametara neophodnih za formiranje izvještaja. Izgled prozora prikazan je na slici 11.12. Za kreiranje izvještaja neophodno je definirati vremenski interval (specificiranjem početnog i krajnjeg datuma), odabrati listu partnera koji se žele uključiti u izvještaj te specificirati koji datum je mjerodavan za uključivanje pojedinačnih transakcija u izvještaj: datum dokumenta ili datum naloga. Kućisa sa tekstom Kupac/Dobavljač omogućava da se odaberu samo partneri koji su i kupci i dobavljači. Također se može odabrati opcija Samo kompenzacijski partneri i Sortiranje po nazivu. Nakon specificiranja navedenih parametara kreiranje izvještaja se inicira odabirom opcije Printaj pozicionirane u donjem desnom uglu prozora sa slike 11.12.

Prodaja sa ambalažom Pokretanje opcije Prodaja sa ambalažom rezultuje prikazom prozora za specificiranje parametara izvješaja. Izgled prozora je prikazan na slici 11.13.

Slika 11.13. Prozor za podešavanje parametara izvještaja Prodaja sa ambalažom Prozor sadrži mogućnost podešavanja sljedećih parametara: Skladište/prodavnica – moguće je izabrati jednu ili više veleprodajnih skladišta ili prodavnica

maloprodaje. Odabir se vrši unošenjem štriha u kućicu ispred željenih skladišta/prodavnica Grupa – moguće je izabrati jednu ili više grupa artikala. Grupe su prikazane prema načinu

grupiranja iz šifrarnika Kategorije i grupe artikala. Odabir se vrši unosom štriha u kućicu ispred naziva grupe.

Od datuma/do datuma – datumska polja u koje se unosi početni i završni datum koji omeđuju željeni izvještajni period

Od obračunske jedinice/do obračunske jedinice – unosom željenih obračunskih jedinica firme u izvještaj će biti uključene sve obračunske jedinice koje se između odabranih nalaze u šifrarniku obračunskih jedinica

Od kupca/do kupca – odabirom željenih kupaca u izvještaj će biti uključeni svi partneri koji se nalaze između odabranih u šifrarniku partnera.

Nivo izvještaja – dostupna su četiri nivoa detaljnosti izvještaja.

Statistika

405

Primjer izvještaja (sa nivoom detaljnosti Ambalaža/artikli) je prikazan na slici 11.14.

Slika 11.14. Primjer izvještaja Prodaja sa ambalažom

Artikli po Proizvođaču Pokretanjem ove opcije otvara se prozor sa slike 11.15.

Slika 11.15. Prozor za statistiku Artikala po Proizvođaču


406

Prozor sadrži mogućnost podešavanja sljedećih parametara: Skladište/prodavnica – moguće je izabrati jednu ili više veleprodajnih skladišta ili prodavnica

maloprodaje. Odabir se vrši unošenjem štriha u kućicu ispred željenih skladišta/prodavnica Kategorija – moguće je izabrati jednu ili više kategoriju artikala. Kategorije su prikazane

prema načinu grupiranja iz šifrarnika Kategorije artikala. Odabir se vrši unosom štriha u kućicu ispred naziva grupe.

Proizvođač – odabrati za koje će se proizvođače (jednog ili više) raditi statistički izvještaj Od datuma/do datuma – datumska polja u koje se unosi početni i završni datum koji

omeđuju željeni izvještajni period Nivo izvještaja – dostupna su četiri nivoa detaljnosti izvještaja. Po Datumu – odabir izmežu statistike po datumu dokumenta ili naloga Prikaz – artikala sa šifrom ili Bar kodom Dalje se može odabrati između slijedećih opcija (štrihom kućice ispred naziva): Da li će biti uzeta u obzir i dnevna obrada DA li se printaju artikli po kategorijama Sortiranje po nazivu artikala

Promet po Komercijalisti Pokretanjem ove opcije otvara se prozor kao na slici 11.16.

Slika 11.16. Prozor za statistiku Promet po Komercijalisti Prozor sadrži mogućnost podešavanja sljedećih parametara: Skladište/prodavnica – moguće je izabrati jednu ili više veleprodajnih skladišta ili prodavnica

maloprodaje. Odabir se vrši unošenjem štriha u kućicu ispred željenih skladišta/prodavnica Komercijalist – odabrati za koje će se komercijaliste (jednog ili više) raditi statistički izvještaj

o Dalje se određuje da li će izvještaj biti za komercijaliste ili primaoce Od datuma/do datuma – datumska polja u koje se unosi početni i završni datum koji

omeđuju željeni izvještajni period Kategorija/Proizvođač – moguće je izabrati jednu ili više kategoriju artikala ili proizvođača.

Odabir se vrši unosom štriha u kućicu ispred naziva kategorije/proizvođača Nivo izvještaja – dostupna su tri nivoa detaljnosti izvještaja (po kategorijama, grupama ili

šiframa artikala) za kupce ili grupe (odrediti štrihom kućice ispred teksta Prodaja po Kupcima/Grupama).

Statistika

407

Dalje se može odabrati između slijedećih opcija (štrihom kućice ispred naziva): Da li će biti uzeta u obzir i dnevna obrada Da li se printaju artikli samo po šiframa Da li se printa izvještaj po sistemu Proizvođač->Komercijalist

Promet po komercijalisti se može pozvati i iz Veleprodaje i Maloprodaje (i tada se marža ne prikazuje).

Realizacija po Proizvođaču Pokretanjem ove opcije otvara se prozor kao na slici 11.17.

Slika 11.17. Prozor za statistiku Realizacija po Proizvođaču Prozor sadrži mogućnost podešavanja sljedećih parametara: Skladište/prodavnica – moguće je izabrati jednu ili više veleprodajnih skladišta ili prodavnica

maloprodaje. Odabir se vrši unošenjem štriha u kućicu ispred željenih skladišta/prodavnica Proizvođač – odabrati za koje će se proizvođače (jednog ili više) raditi statistički izvještaj Od datuma/do datuma – datumska polja u koje se unosi početni i završni datum koji

omeđuju željeni izvještajni period Nivo izvještaja – dostupna su tri nivoa detaljnosti izvještaja (po proizvođačima, grupama ili

šiframa) za kupce ili grupe (odrediti štrihom kućice ispred teksta Prodaja po Kupcima/Grupama).

. Dalje se može odabrati između slijedećih opcija (štrihom kućice ispred naziva): Da li će biti uzeta u obzir i dnevna obrada Da li se printaju artikli samo po šiframa


408

Robni izvještaj za period Pokretanjem ove opcije otvara se prozor kao na slici 11.18.

Slika 11.17. Prozor za statistiku Robni izvještaj za period Potrebno je odabrati jedno ili više skladišta, grupu ili kategoriju ili više njih (štrihom u kućicu sa desne strane se bira da li će izvještaj biti

po kategoirijama ili grupama), period i stanje dokumenata (štrihom u kućicu Uzmi u obzir i dnevnu obradu biraju se i neproknjiženi

dokumenti)

Žurnal Pokretanjem ove opcije otvara se prozor kao na slici 11.19.

Slika 11.17. Prozor za statistiku Žurnal

Zabilješke


410

Zabilješke

korisniČko uputstvo - download.eline.badownload.eline.ba/eline/linesys_knjiga_2.42.pdf ·...

Documents