PBZ d.d.

e-Dražba

Korisničke upute za predstavnike komisije

Verzija 2.4.3. svibanj 2011

Stranica 2 od 26

Sadržaj

Glavni dijelovi aplikacije ............................................................................................................................... 3

Naslovna stranica ........................................................................................................................................... 5

Kreiranje nove dražbe .................................................................................................................................... 6

Info ................................................................................................................................................................. 6

Uređivanje podataka dražbe (kartica „Općenito“) ......................................................................................... 7

Dokumenti ................................................................................................................................................. 9

Predstavnici komisije ............................................................................................................................... 11

Artikli (Parametri) ................................................................................................................................... 12

Ponuditelji ................................................................................................................................................ 13

Inicijalne ponude ..................................................................................................................................... 14

E-mail poziv ............................................................................................................................................. 15

Aktivacija ................................................................................................................................................. 17

Praćenje toka dražbe .................................................................................................................................... 19

Prekid dražbe ............................................................................................................................................... 21

Rezultati dražbe ........................................................................................................................................... 22

Parametri i vrijednosti ponude ................................................................................................................. 25

Odluka o prihvaćanju rezultata dražbe ........................................................................................................ 26

Stranica 3 od 26

Glavni dijelovi aplikacije

Napomena: Za korištenje sustava elektroničke dražbe (u daljnjem tekstu: Sustav) predviđa se priključak na

Internet te odgovarajudi internetski preglednik. Minimalni internetski preglednik: IE 6.x ili noviji, FF 2.x ili noviji, s

najnovijim sigurnosnim zakrpama. Korištenje JavaScripta i spremanje »cookiesa« na korisničkom računalu mora

biti odobreno. Minimalni OS: Windows XP ili noviji, s najnovijim sigurnosnim zakrpama.

Prilikom prijave u Sustav, prikazuje vam se početna stranica (naslovnica). Na tom primjeru se vide svi osnovni dijelovi praktički cijele aplikacije.

Gornji lijevi dio stranice zauzima logo Narodnih novina, a u gornjem desnom dijelu su informacije o vama kao trenutnom prijavljenom korisniku (korisničko ime, pripadajuda uloga i slično). Ispod tog dijela vidljiv je horizontalni izbornik sa opcijama koje su karakteristične za vašu ulogu kao administratora naručitelja.

Naslovnica – vodi na početnu stranicu Sustava i to je ista stranica koju vidite nakon prijave u Sustav;

Kreiranje nove dražbe – vodi na stranice za kreiranje nove dražbe te podešavanje svih njenih postavki;

Korisničke upute – vodi na ovaj dokument;

Odjava – odjavljuje vas iz Sustava. Ispod svega je prostor za glavni sadržajni dio aplikacije, a sadržaj tog dijela ovisi o stranici na kojoj se nalazite.

Stranica 4 od 26

Na ovoj stranici nalazi se popis svih dražbi koje ste kreirali ili pripadaju vašem korisničkom računu (tvrtki). U primjeru na slici u Sustavu postoji samo jedna dražba, naziva „Uredski namještaj“. U istom retku su osnovne informacije o toj dražbi, dok zadnje tri kolone prikazuju ikone koje su zapravo linkovi prema daljnjim informacijama ili akcijama u dražbi. Slijede pojašnjenja tih ikona.

Vodi na stranicu sa detaljima o dražbi, sa koje se pak može otidi na stranicu za pradenje toka dražbe.

Vodi na stranicu za uređivanje podataka o dražbi i mijenjanje njenih parametara (PRIJE no što je dražba aktivirana).

Vodi na ulaz u dražbu (stranicu za pradenje toka dražbe).

Stranica 5 od 26

Naslovna stranica Na naslovnici je mogude na temelju statusa dražbi filtrirati popis dražbi na koje imate pravo. Primjerice, možemo iz padajude liste odabrati da pregledavamo samo dražbe u pripremi, dražbe u tijeku, i slično.

Stranica 6 od 26

Kreiranje nove dražbe Klik na ovaj link otvara stranicu za kreiranje dražbe. Tu je mogude unijeti osnovne podatke o dražbi. Na ovom, a i na svim ostalim obrascima, obavezna polja su označena zvjezdicom (*). Da bi se obrazac, odnosno podaci koje ste unijeli, spremio, potrebno je unijeti/popuniti sva obavezna polja.

Nakon što prvi put spremite podatke o dražbi, pojavljuje se i novi horizontalni izbornik, sa karticama koje vode na stranice za ostala podešavanja dražbe (na primjer, dodavanje dokumentacije ili kreiranje dobavljača). Slijedi objašnjenje svih kartica.

Info Nakon prvog spremanja podataka, prikazuje se poruka o uspješnosti spremanja, a Sustav prikazuje karticu „Info“. Ova kartica prikazuje osnovne informacije o dražbi.

Stranica 7 od 26

Uređivanje podataka dražbe (kartica „Općenito“) Ova kartica prikazuje stranicu na kojoj ste i kreirali dražbu, ali sada omoguduje izmjenu osnovnih informacija, kao što su naziv, vrsta, trajanje dražbe i drugo.

Stranica 8 od 26

Stranica 9 od 26

Dokumenti

Kartica „Dokumenti“ omoguduje dodavanje dokumentacije uz dražbu:

Ako želite dodati dokument koji de biti na raspolaganju dobavljačima, kliknite na „Browse“, pronađite dokument na svom računalu te kliknite na „Spremite“. Sljededa slika prikazuje izgled stranice kada je uz dražbu dodan dokument „Trenutno stanje uredske opreme“. Nema ograničenja na broj dokumenata koji možete dodati uz dražbu, a dokumente možete i brisati, klikom na

ikonu pored imena dokumenta.

Stranica 10 od 26

Stranica 11 od 26

Predstavnici komisije

Kartica „Predstavnici“ omoguduje rad sa predstavnicima komisije dražbe:

Potrebno je iz padajude liste odabrati korisnika koji de biti predstavnik komisije (za konkretnu dražbu) te kliknuti na gumb „Dodaj“. Dodani korisnik de se prikazati u popisu ispod padajude liste. Mogude je dodati neograničen broj predstavnika (ali samo onih koji pripadaju korisničkom računu kao i administrator naručitelja), a svaka dražba mora imati najmanje jednog predstavnika komisije da bi mogla biti aktivirana. U primjeru na slici, korisnik „Marko Markovid“ je automatski dodan u listu, bududi da je jedini korisnik koji u Sustavu ima ulogu predstavnika komisije za vaš korisnički račun (tvrtku) i s obzirom na to da dražba mora imati minimalno jednog predstavnika komisije da bi bila aktivirana. Ne postoji ograničenje na broj predstavnika komisije, a korisnike možete i uklanjati iz komisije klikom na ikonu

pored imena korisnika.

Stranica 12 od 26

Artikli (Parametri)

Kartica „Parametri“ (odnosno „Artikli“, ovisno o vrsti dražbe) omoguduje kreiranje/uređivanje/brisanje podataka o parametrima dražbe na osnovu kojih de se vršiti automatska evaluacija dražbe. Iz padajude liste izaberite jedan od unaprijed ponuđenih tipova parametara, nakon čega de vam se neka od preostalih polja popuniti prema unaprijed definiranim pravilima za taj tip parametra. Potom popunite i ostala polja.

U primjeru na slici, u dražbi je ved kreiran parametar cijena a u tijeku je proces kreiranja još jednog parametra „Vremenski rok izvedbe“.

Ne postoji ograničenje na broj parametara, a parametre možete i uklanjati iz klikom na ikonu pored imena parametra.

Stranica 13 od 26

Ponuditelji

Kartica „Ponuditelji“ nudi rad sa ponuditeljima (kreiranje/uređivanje/brisanje). Ovdje kreirate dobavljače koje želite pozvati na sudjelovanje u vašoj dražbi.

Ne postoji ograničenje na broj ponuditelja, a ponuditelje možete i uklanjati iz klikom na ikonu pored imena artikla. Svaka dražba mora imati minimalan broj ponuditelja (određen konfiguracijom Sustava) da bi mogla biti aktivirana.

Stranica 14 od 26

Inicijalne ponude

Kartica „Inicijalne ponude“ omogudava unos i mijenjanje inicijalnih vrijednosti za ponuditelje dražbe. To su vrijednosti koje su ponuditelji zadobili evaluacijom njihovih ponuda u procesu koji je prethodio elektroničkoj dražbi. Birajte jednog po jednog ponuditelja iz padajude liste, unesite vrijednosti za tog ponuditelja, a kliknite na gumb „Spremi“ i ponovite proces za sve ponuditelje. Da bi dražba bila aktivirana, moraju biti unesene inicijalne ponude za sve ponuditelje.

Napomena: ovaj tab je vidljiv SAMO AKO se radi o dražbi tipa „Najniža cijena“ ili „Ekonomski najpovoljnija ponuda“, odnosno ako je za dražbe tipa „Višestruka najniža cijena“ na kartici „Opdenito“ uključena opcija „Pred-unos inicijalnih vrijednosti“.

Stranica 15 od 26

E-mail poziv

Kartica „E-mail“ omogudava uređivanje predloška e-mail poruke koja se šalje ponuditeljima. Tekst koji ovdje unosite možete vizualno uređivati po želji, možete kreirati tablice, umetati linkove i drugo.

Stranica 16 od 26

Preview e-mail poruke Klikom na Preview možemo vidjeti kako de konačni e-mail izgledati.

Stranica 17 od 26

Aktivacija

Kartica „Aktivacija“ nudi mogudnost aktivacije/deaktivacije dražbe. Prije aktivacije vidimo da li su (kroz prethodne kartice) uneseni svi potrebni podaci. Unesen podatak pored sebe ima zelenu kvačicu, a podatak koji nije unesen pored sebe ima crvenu crticu. Da bi se dražba mogla aktivirati, potrebno je da sve stavke imaju pored sebe zelenu kvačicu.

U primjeru na slici vidimo da vrijeme početka dražbe nije zadovoljavajude. U tom slučaju potrebno je popraviti taj podatak, konkretno, treba otidi na karticu „Opdenito“ i tamo podesiti vrijeme početka dražbe na vrijednost koja je kasnija u odnosu na trenutno vrijeme.

Stranica 18 od 26

Nakon što se dražba aktivira, više nije mogude mijenjati njene postavke, a istovremeno su svim sudionicima dražbe (ponuditeljima odnosno komisiji) poslane e-mail obavijesti po početku dražbe i informacije o potrebnoj aktivaciji njihovih korisničkih imena. Nakon toga se možete kretati po karticama ali nemate mogudnost spremanja novih izmjena (više se ne vide gumbi za spremanje).

Stranica 19 od 26

Praćenje toka dražbe Stranica za pradenje toka dražbe omogudava uvid u broj ponuda te u trenutno najbolji rezultat. Ovisno o postavkama dražbe, možete vidjeti i prava ili fiktivna imena ponuditelja. Slika ispod prikazuje izgled te stranice prije no što je dražba počela.

Sljededa slika prikazuje izgled stranice u vrijeme odvijanja dražbe. Predstavnik komisije vidi broj ponuda i iznos trenutno najbolje ukupne ponude, ali ne vidi stvarna imena dobavljača, nego fiktivna imena tipa „Ponuditelj 1“, „Ponuditelj 2“, ... kako je prikazano na slici ispod.

Stranica 20 od 26

Mogude je da je kao najbolja ponuda prikazana vrijednost 0,00 kn, iako su u dražbi trenutno dane neke ponude. Razlog tome je što u ukupnom poretku sudjeluju samo oni dobavljači koji su dali ponudu po svim artiklima, a ovdje se radi o tome da su neki dobavljači (u ovom trenutku ne možete znati koji) odlučili natjecati se samo po nekim artiklima. Ukoliko se dobavljači natječu po svim artiklima, onda se rangiraju i ukupnom poretku. Slika ispod prikazuje takvu situaciju, a također se vidi i grafički prikaz promjene pozicija:

Stranica 21 od 26

Prekid dražbe Nakon aktivacije, dražbu nije mogude mijenjati, ali ju je mogude prekinuti. Umjesto kartice „Aktivacija“, prikazuje se kartica „Prekid“. Ako želite prekinuti dražbu, unesite razlog i kliknite na „Prekini dražbu“.

Stranica 22 od 26

Napomena: nakon prekida, dražbu više nede biti mogude pokrenuti!

Rezultati dražbe Nakon što dražba završi, umjesto stranice za pradenje toka dražbe, automatski se prikazuje stranica sa rezultatima dražbe, na kojoj se vidi konačni poredak ponuditelja, kao i grafički prikaz promjene njihovih pozicija.

Stranica 23 od 26

Prikazuju se ukupni rezultati dražbe (ukupni poredak, koji uzima u obzir dobavljače koji su se natjecali po svim artiklima) te poredak po pojedinim artiklima. Ispod tablice „Poredak po artiklima“ nalazi se link „Download Excel izvještaja“ (za vrijeme generiranja Excel datoteke taj tekst glasi „Excel izvještaj se generira, pričekajte...“) koji je zapravo link prema Excel dokumentu detaljnoj izvještaja po artiklima. U drugom, donjem dijelu stranice (koji je zbog praktičnosti prikazan na idudoj slici), nalaze se grafički prikazi promjene pozicija, a na samom dnu stranice nalazi se obrazac za donošenje konačne odluke o prihvadanju dražbe.

Stranica 24 od 26

Stranica 25 od 26

Parametri i vrijednosti ponude

Klikom na ikonu pored imena nekog ponuditelja možemo vidjeti po kojem je osnovu tom konkretnom ponuditelju dodijeljen taj broj bodova.

Stranica 26 od 26

Odluka o prihvaćanju rezultata dražbe Nakon završetka dražbe, predstavnik komisije (i nitko drugi) vidi obrazac za prihvadanje/neprihvadanje rezultata dražbe. Potrebno je upisati razloge i kliknuti na Spremi. Mogude je ujedno i e-mail porukama obavijestiti sve uključene strane (ponuditelje, kao i ostale predstavnike komisije te administratore naručitelja).