1

Konsep Sistem dan SistemInformasi pada Organisasi

dan Manajemen Perusahaan

2

Definisi SISTEMSekumpulan elemen yang saling berkaitan & salingmempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersamauntuk mencapai suatu tujuan.

SUBSISTEM adalah Sistem didalam suatu sistemdimana sistem berada pada lebih dari satu tingkat

Suatu sistem adalah bagian dari sistem yg lebihbesar, sistem yg lebih besar itu adalahSUPERSISTEM

3

Karakteristik Sistem

Karakteristik Sistem terdiri dari :Komponen (Elemen)Batasan sistem (Boundary)Lingkungan luar (Environment)Penghubung sistem (Interface)Masukan (Input)Keluaran (Output)Sasaran sistem (Objective)

4

Karakteristik SistemKomponen (Elemen)Komponen dari suatu sistem dikenal sebagai subsistem

Batasan (Boundary)daerah yg membatasi antara sistem yg satu dgn yglainnya / dgn lingkungan luar

Lingkungan luar sistem (environment)segala sesuatu di luar dari batas sistem ygmempengaruhi operasi dari suatu sistem.contoh : Vendor, Pelanggan, Pemilik, Pemerintah, Bank,

Pesaing

5

Karakteristik SistemPenghubung Sistem (interface)suatu media penghubung antara 1 subsistem dgnsubsistem lainnya.

Masukan (Input)energi yg dimasukkan ke dalam sistem. Pada sisteminformasi, masukan dapat berupa :

Data transaksiData non transaksi (misal : surat pemberitahuan)instruksi

6

Karakteristik SistemKeluaran (Output)

hasil dari pemrosesan, dapat berupa keluaran ygberguna (informasi, produk) atau keluaran yg tidakberguna (limbah)Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa :

InformasiSaranCetakan laporan

Sasaran sistem (objective)suatu tujuan yg ingin dicapai oleh suatu sistem

7

Model Umum Sistem

SISTEMmasukan keluaran

Konfigurasi Komputer sebagai sistem

INPUT OUTPUT

STORAGE

CPU

Subsistem input Subsistem output

Subsistem penyimpanan

interfaceSubsistem pengolah

8

Klasifikasi SistemSistem Abstrak

sistem yg berisi gagasan atau konsepcontoh : sistem teologi

Sistem Fisiksistem yg secara fisik dapat dilihatcontoh : sistem komputer, sistem transportasi

9

Klasifikasi SistemSistem Deterministik

sistem yg operasinya dapat diprediksi secara tepatcontoh : program komputer

Sistem Probabilistiksistem yg tidak bisa diramal dgn pasti karenamengandung unsur probabilitascontoh : arisan, stok barang

10

Klasifikasi SistemSistem Tertutup

sistem mandiri, sistem yg tidak bertukar materi, informasi, atau energi dgn lingkungan(tidak dipengaruhioleh lingkungan)contoh : reaksi kimia dlm sebuah tabung tertutup

Sistem Terbukasistem yg berhubungan dgn lingkungan dan dipengaruhioleh lingkungancontoh :sistem keorganisasian, sistem penawaran

11

Klasifikasi SistemSistem alamiah

sistem yg terjadi karena alam (tidak dibuat olehmanusia)contoh : sistem tata surya

Sistem buatan manusiasistem yg dibuat oleh manusiacontoh : sistem komputer, sistem mobil

12

Pembentukan SubsistemPengunsuran (Factoring)Perancangan sistem menuntut keseluruhan sistem. Tetapi hal ini terlalu besar utk dianalisa secara rinci, maka diuraikan/dibagi atas subsistem. sistem hasilproses pengunsuran membentuk struktur.

Contoh : SistemPengolahan Informasi

SubsistemPenjualan

SubsistemPersediaan barang

SubsistemProduksi

SubsistemPersonalia

SubsistemPenyiapan Data Masukan

SubsistemDaftar Gaji Harian

13

Pembentukan SubsistemPenyederhanaan (Simplikasi)Setiap sistem atau subsistem memiliki masukan, keluaran, dan interface dengan subsistem-subsistem lainnya, sehingga akan menyebabkan banyak interface yg harus didefinisikan. Oleh karena itu diperlukan suatupenyederhanaan pada penggambaran interface

Contoh :4 subsistem berinteraksi akan memiliki 6 interface, 20 subsistem akan memiliki 190 interface. Rumusnya : ½ n (n-1) n= banyaknya subsistem

14

Pembentukan Subsistemsetiap jalinan adalah inteface yg berpotensi untuk komunikasi antar subsistem dan mengandung jalur informasi. Proses penyederhanaan dapat dilakukan dengan :

Gugus (cluster) subsistem ditentukan mana yg berinteraksi dg lainya kemudian dibuat sebuah jalur interface dari gugus menuju subsistem lainnya.

Metode untuk sistem pemisahan (decoupling) diadakan agar tidak memerlukan analisis interaksi yg tepat.

15

Pembentukan SubsistemPemisahan (Decoupling)

dua subsistem yg berhubungan sangat erat membutuhkan suatukoordinasi & penjadwalan waktu yg ketat

Contoh :seandainya bahan baku langsung diproduksi pada saat ia tiba di pabrik, maka dikatakan sistem bahan baku digandeng erat dg sistem produksi. Pengaturan waktunya harus tepat untuk menghindari penundaan dalam produksi atau terlalu cepat kedatangan sehingga tidak ada tempat untuk penyimpanan. Proses produksi dapat mengalami penundaan tak terduga atau tak terencana.

pemecahannya adalah dgn memisahkan atau mengendorkanhubungan tersebut sehingga kedua sistem dapat beroperasisejenak secara bebas.

16

Pengendalian dalam SistemDiwujudkan dengan menggunakan umpan balik(feedback)

Untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengantujuan

Dilakukan dengan membandingkan keluaran sistemdengan keluaran yang diinginkan

17

Umpan BalikUmpan balik negatif (negatif feedback)

Menyesuaikan penyimpangan terhadap standarContoh : penerapan thermostat pada sistempendingin (AC)

Umpan balik positif (positive feedback)Untuk menambah kekuatan atau mendorong prosessupaya memberikan hasil yang baik, tanpa harusmenunggu terjadinya penyimpanganContoh : peramalan arus saldo kas di masamendatang dengan membuat sistem anggaran kaspada sistem perencanaan kas

18

Perancangan SistemANALISIS SISTEM

penguraian dari suatu sistem yg utuh ke dalam bagian-bagiankomponennya dgn maksud utk mengidentifikasikan danmengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yg terjadi dankebutuhan yg diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan

Tugas Utama Analis SistemMenentukan lingkup sistemMengumpulkan faktaMengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporananalisis sistem

19

Perancangan SistemLangkah – langkah dasar yg dilalui dalam Analisis Sistem

Identify, mengidentifikasi masalahUnderstand, memahami kerja sistem yg adaAnalize, menganalisa sistemReport, membuat laporan

SISTEM ANALIS merupakan individu kunci dalam prosespengembangan sistem. Meskipun demikian, sistem analis bekerjadalam sebuah tim yg berbasis proyek. Tim ini terdiri dari

manajer sistem informasiProgrammeruser spesialis lainnya.

20

Perancangan SistemMANAJEMEN PROYEK

Memiliki 2 tujuan :Mencegah proyek selesai lebih dari waktu yg ditetapkan(terlambat)Mencegaj proyek kelebihan anggaran

Membantu manajemen dalam memantau kemajuan proyek

21

Konsep Organisasi danManajemen

ORGANISASI merupakan alat yang digunakan manusia untukmencapai suatu tujuan tertentu. Keberhasilan organisasi merupakangabungan antara kemahiran manajerial dan keterampilan teknispara pelaksana kegiatan operasional. Manajemen selalu berkaitandengan kehidupan organisasi. Tujuan mempelajari organisasi padaumumnya untuk memperbaiki antar hubungan manusia, perilakuorganisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi agar dapatsaling berhubungan secara lebih efektif.

MANAJEMEN merupakan suatu ilmu dan seni menggerakan oranglain untuk mencapai tujuan tertentu. Manajemen diibaratkan darahyang mengalir pada tubuh manusia, yang penerapannya sangatsituasional tergantung dari situasi dan kondisi serta kekhasan dariorganisasi yang memakainya.

22

Konsep Organisasi dan Manajemensehubungan dgn Sistem Informasi

Teori Manajemen

Perencanaan

Pengorganisasian

Penyusunan staff

Pengkoordinasian

Pengarahan

Pengendalian

KegiatanPengstrukturan

PengambilanKeputusan

InteraksiManusia

V a r I a b e l P r e s t a s i

F u

n g

s I

M a

n a

j e

m e

n

Gambar. Kerangka Kerja utk Teori Manajemen

23

Konsep Organisasi dan Manajemensehubungan dgn Sistem Informasi

Pengukuran prestasi & penyimpangannya darirencana. Pengaturan & pembetulan kegiatanatau kebijakan-kebijakan

PENGENDALIAN

Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan & pemotivasian orang dalam organisasi

PENGARAHAN

Penjadualan kegiatan-kegiatan dalam urutan ygtepat & pengkomunikasian perubahankebutuhan

PENGKOORDINASIAN

Pemilihan & pelatihan orang utk bekerja dalamorganisasi

PENYUSUNAN STAFF

Pengelompokan kegiatan-kegiatan yg harusdilaksanakan & menetapkan bentuk sertahubungan keorganisasian utk menjalankankegiatan.

PENGORGANISASIAN

Pemilihan tujuan & penetapan kebijakan, prosedur & program-program utk mencapainya

PERENCANAAN

24

Struktur KeorganisasianMODEL DASAR

Struktur Hirarki

Produksi KeuanganPersonalia

KeuanganPemasaranManufakturRiset

Gambar. Organisasi hirarki dasar dgn spesialisasiFungsional dan Hubungan Lini & Staff

25

Struktur KeorganisasianSpesialisasi

Pembagian pekerjaan atas tugas-tugas khusus dalamorganisasi

Hubungan Lini & staffLINI menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi dalam organisasiSTAFF berhubungan dgn kegiatan-kegiatan pendukungseperti analisis & konsultasi

Wewenang & tanggung jawabWEWENANG adalah hak utk memerintah dari atas ke bawahTANGGUNG JAWAB adalah pertanggungjawaban ke atas

Rentang KendaliMenunjukkan banyaknya bawahan yg diawasi oleh seorangatasan

26

Struktur KeorganisasianMODEL VARIASI

Organisasi berdasarkan produk & jasa mandiri

Stuktur organisasi ini menghasilkan orang yg lebihdiarahkan pada output dibandingkan pengolahannnya

Kel. B Kel. CKel. A

KeuanganPemasaranManufaktur

27

Struktur KeorganisasianMODEL VARIASI

Organisasi MatriksStuktur organisasi matriks menggunakan hubungan lateral, yaitumenggabungkan organisasi fungsional dgn produk & jasa.

Organisasi fungsional dipandang sebagai suatu arus….Produk & Jasa dipandang sebaga aliran melalui organisasifungsional

ManufakturManajemenJalur Produk

Pemasaran

A B A B A B

Jalur produk Jalur produk

28

Struktur KeorganisasianDalam Organisasi proyek, sumber-sumber dayaadalah proyek-proyek yg ditugaskan dgn dikepalaioleh seorang direktur proyek

PembelianKepalaProyek

Personalia

Proyek Proyek Proyek

Manufaktur Teknik Keuangan

29

Model Pengolahan Informasi PadaStruktur organisasi

Banyaknya pengolahan informasi dipengaruhi oleh faktor-faktor :Ketidakpastian tugasBanyaknya unsur relevan utk pengambilan keputusanSaling ketergantungan unit organisasi

Tanggapan Keorganisasian atas kebutuhan pengolahanInformasi :

1. Prosedur P’operasian & Aturan keputusan2. Hirarki wewenang3. Subsistem mandiri4. Sumber daya lentur5. Struktur mandiri6. Sistem Informasi manajemen7. Bentuk organisasi lateral

MekanismeP’koordinasian

Mengurangi kebutuhanPengolahan informasi

Meningkatkan kapasitasPengolahan informasi

30

Peranan Manusia dalam Organisasi

Menurut Abraham Maslow, ada 5 kebutuhan dasar manusiayg terendah s/d tertinggi

Pemenuhan diri, mencari kreativitasPerwujudan DiriTinggi

Menghargai diri & dihargaiPenghargaan

Kepuasana dlm keikutsertaan dlmsuatu kelompok &menerimapersahabatan

Perhatian

Perlindungan thd bahayaKeamanan

Kebutuhan fisik seperti rasa lapar, haus

FisiologisRendah

31

Peranan Manusia dalam Organisasi

Dinamika KelompokTerkadang kelompok kecil merupakan faktor yg mempengaruhiantara individu dgn organisasi

Gaya kepemimpinanTeori x mendukung gaya autorizer

Manajemen bertanggung jawab utk mengorganisasi unsur-unsur produktif/bahan, peralatan & manusia guna tujuanekonomisSehubungan dgn manusianya, ini adalah proses pengarahanupaya motivasi mereka, mengendalikan kegiatan danmenjaga perilaku mereka agar sesuai dgn kebutuhanperusahaanTanpa intervensi aktif manajemen ini, orang-orang menjadipasif dan menolak terhadap kebijakan perusahaan. Karenanya mereka harus dihukum / diberi sanksi

32

Peranan Manusia dalam OrganisasiTeori Y mendukung gaya partisipasif / Supportif

Orang adalah aktif akibat pengalaman dalam organisasiMotivasi, potensi utk perkembangan, kapasitas utk menerimaKesediaan utk mengarahkan perilaku kepada tujuanorganisasi

33

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

MODEL DASAR PENGOLAHAN INFORMASIterdiri dari indera penerima (mata, telinga, hidung dsb) ygmenerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolah(otak). Hasil olahan adalah respon/tanggapan keluar (secara fisik, ucapan, tulisan dsb)

Masukandari inderapenerima

Pengolahanmentalsaluran saluran Hasil

keluaran

ingatan

penyaring

34

Manusia Sebagai Pengolah InformasiKapasitas manusia dalam menerima masukan danmenghasilkan keluaran (tanggapan) adalah terbatas. Bilasistem pengolah manusia dibebani melampaui batas. tingkattanggapannya akan berkurang

Manusia mengurangi banyaknya masukan sampai batas jumlahyg diatasi melalui suatu proses penyaringan/seleksi

Penyaringan ini biasanya berdasarkan pada kemungkinanpentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat :

Kerangka acuan individualProsedur keputusan normalKeputusan dalam keadaan tertekan

Para individu mengatur penyaringan kepentingan berdasarkanpengalaman, latar belakang, kebiasaan dll

35

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

Allen Newell dan Herbert. A. Simonmembuat model pengolahan sistem informasimanusia yang dianalogikan dengan sisteminformasi komputer, model tersebut dikenal dengan“model Newell-Simon”.

Di dalam model tersebut sistem pengolahan padamanusia yang terdiri dari:

ingatan jangka pendek, pengolahan dasar, penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan ingatanluar.

36

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

Penerima

PenghasilPengolah IngatanLingkungan

Gambar. Struktur umum sistem pengolah informasi manusia

Masukan Keluaran

Penyimpanan

Pengolah

Gambar. Model umum sistem informasi komputer

37

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

SISTEM PENGOLAH INFORMASI MANUSIASistem pengolah informasi manusia terhadapa sebuahpengolah, masukan, penggerak keluaran dan 3 jenisingatan yaitu :

Ingatan jangka panjangIngatan jangka pendekIngatan luar

Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsanganyang cepat dan banyak, serta cepat dalammenampilkannya kembali. Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkaprangsangannya, dan kurang tahan lama dalammenyimpan ingatannya.

38

Manusia Sebagai Pengolah InformasiBerdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapatdisamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer, ingatan jangka pendek dapat disamakan dengan sistempencatatan atau penyimpanan sementara (register pad).Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial, sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisaserial dan bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggaplebih mampu daripada manusia.Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannyamanusia biasa merumuskannya (identifikasi masalah). Persoalan yang dihadapi menurut istilah Newell-Simon disebut lingkungan tugas (task environment) dan identifikasipersoalan disebut ruang persoalan (problem space) Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasipersoalannya akan dipengaruhi oleh kebiasaan, dugaan, dan sikap mental

39

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

Ingatan jangka panjang

Ingatan jangka pendek

Pengolah baku

Interpreter

pengolah

masukan keluaran

kertas Papan tulis Tabung gambar

Ingatan luar

Ingatan dalam

Gambar. Ingatan dalam model Newell Simon

40

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

BATAS-BATAS SEMENTARA PENGOLAH MANUSIAPengolahan data & berhubungan langsung dgn ingatan jangkapendekKemampuan manusia utk menemukan perbedaan-perbedaan yaitumenemukan perbedaan data benar dgn data salah juga dalamreaksi penerima terhadap keanekaan dalam nilai data yg diterima.Dalam memadukan & menafsirkan data probabilitas :

Kurang memahami intuitif akibat ukuran/sampel terhadappenyimpangannyaKurang kemampuan intuitif utk mengenal korelasi & causalityCenderung mengambil kesimpulan dalam perkiraan dankemungkinan

41

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

Mengingat jumlah data yang banyak dan sangatbervariasi serta keterbatasan kemampuan manusia, maka sering dilakukan pemampatan atau peringkasandata. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasikeputusan, tetapi para pengambil keputusan merasakurang yakin terhadap apa yang diputuskannya.Para pengambil keputusan kadang-kadangmengumpulkan data yang sebanyak-banyaknya, padahal data yang benar-benar diperhatikan untukpengambilan keputusan itu hanya sebagian. Hal inicenderung rnerupakan tanggapan psikologis dari padaekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasianhal ini merugikan, sebab adanya penyimpanan danpengolahan yang sia-sia.

.