konsep perancangan ptpn vii perancangan ptpn7...2. perencanaan strategis 3. fokus kepada pelanggan...

KONSEP PERANCANGAN

PTPN VII

INTEGRATED management system

Integrated Management System

Berbagai Standar Sistem Manajemen ISO a.l: • ISO 9001:2008 Manajemen Mutu, • ISO 14001:2004 Manajemen Lingkungan, • OHSAS 18001:2007 Manajemen K3, • ISO 22000 Keselamatan Makanan, • ISO 28000 Keamanan Rantai Pasokan, • ISO/IEC 27001 Keamanan Informasi

• Petunjuk tentang bagaimana organisasi dapat menerapkan standar yang berbeda dengan cara dikombinasikan, diintegrasikan dengan proses bisnisnya.

• Berbasis pada pengalaman praktis organisasi yang telah berhasil membuat integrasi penggunaan SSM, buku ini mengidentifikasikan variasi metodologi, alat (tools), dan praktik.


PAS 99 (Publicly Available Specification 99) • Persyaratan umum untuk sistem manajemen yang dapat digunakan sebagai kerangka kerja suatu sistem manajemen terintegrasi.

• Dimaksudkan untuk mendorong organisasi yang menggunakan lebih dari satu sistem manajemen dengan memandang PAS 99 sebagai peluang untuk memiliki sistem manajemen tunggal holistik.

• Memungkinkan organisasi menjalankan operasi secara lebih efektif.


Manfaatnya termasuk: a) Memperbaiki fokus bisnis; b) Pendekatan yang lebih

holistik dalam mengelola risiko bisnis;

c) Mengurangi konflik antar sistem;

d) Mengurangi duplikasi dan birokrasi;

e) Audit yang lebih efektif dan efisien baik internal maupun eksternal.

© HIS 2013 Rev. Status: 01

LEMBAYUNG Center

INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM

• Upaya mewujudkan Budaya, Tujuan, Visi, Tata Nilai, dan Misi

Perusahaan

• Mengadopsi beberapa standar internasional: ISO 9001, ISO

14001, OHSAS 18001, Pas 55, Baldrige, dll

• Mengintegrasikan berbagai standar/sistem/metode tsb menjadi

IMS

• IMS sebagai salah satu indikator kinerja perusahaan

• Implementasi IMS di seluruh Direktorat, Bidang, Unit, dan Sub

Unit Pelaksana

• IMS dapat disertifikasi.


LEMBAYUNG Center

CONTOH

Three in one


• Buku yang terbit di awal Tahun 2012 ini membahas pertimbangan untuk merancang, mengimplementasikan, dan memperbaiki sistem manajemen terpadu yang selanjutnya disebut Integrated Management System.

• Tujuan ditulisnya buku ini adalah untuk membantu mereka yang ditugasi sebagai tim penyusun Integrated Management System di organisasinya, dengan menyajikan informasi-informasi penting tentang persyaratan Sistem Manajemen dan persyaratan Kriteria untuk Keunggulan Kinerja serta bagaimana menginterpretasikannya.

• Dengan demikian diharapkan para anggota Tim dapat memahami dengan tepat apa yang diminta oleh persyaratan Sistem Manajemen dan persyaratan Baldrige sehingga dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan “pas”.

Any Questions or Comments?


LEMBAYUNG Center

INTEGRATED

MANAGEMENT

SYSTEM

• Tahap Perancangan

• Tahap Implementasi

• Tahap Sertifikasi

2013

2014

2015

PTPN VII

Lampung

INDUSTRIAL

SPEC.

IMS

M SDM BK

BSC

MBA

TQM

PAS 55

1 2 3 4 5 6 7

ISO 9001:2008

KRITERIA untuk KEUNGGULAN KINERJA 2013

BUDAYA & TATA NILAI

VISI

Standar –Standar ISO lain

Sistem, Metode, Approach lain

STRUKTUR IMS

KLAUSUL ISO 9001:2008

4. Sistem Manajemen Mutu - 5. Tanggung Jawab Manajemen –

6. Manajemen Sumber Daya - 7. Realisasi Produk - 8. Pengukuran, Analisis, dan

Perbaikan

FUNGSI ORGANISASI

Requirement

KRITERIA BALDRIGE 2013

1. Kepemimpinan

2. Perencanaan Strategis

3. Fokus kepada Pelanggan

4. Pengukuran, Analisis, dan

Manajemen Pengetahuan

5. Fokus kepada Tenaga Kerja

6. Fokus kepada Operasi

7. Hasil

ISO 14001

OHSAS 18001/SMK3

SMP

STANDAR-STANDAR LAIN

YANG RELEVAN

INTEGRATED

MANAGEMENT

SYSTEM


LEMBAYUNG Center

Dokumentasi PTPN VII IMS

Pedoman Sistem Terintegrasi

Pedoman Mutu Terintegrasi

Daftar Induk Dokumen Catatan

Fungsi Kerja Organisasi

Daftar Induk Dokumen Referensi

Internal Eksternal


LEMBAYUNG Center

CONTOH

SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI

BERBASIS ISO 9001 - ISO 14001 - OHSAS 18001

4.1 Persyaratan Umum

ORGANISASI

IMS

Menetapkan

Mendokumentasikan

Mengimplementasikan

Memelihara

Memperbaiki


LEMBAYUNG Center

4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya

Organisasi harus menetapkan isu internal dan eksternal yang relevan dengan tujuan dan mempengaruhi kemampuan untuk mencapai hasil yang dituju dalam Integrated Management System (IMS).

PERSYARATAN PENTING DALAM PERANCANGAN PTPN VII IMS


LEMBAYUNG Center

4.2 Memahami kebutuhan dan ekspektasi para pihak yang berkepentingan

Organisasi harus menetapkan:

a) Pihak yang berkepentingan yang relevan terhadap integrated management system;

b) Persyaratan para Pihak yang berkepentingan.



LEMBAYUNG Center

4.3 Menetapkan ruang lingkup integrated management system Organisasi harus menetapkan batas-batas dan penerapan IMS untuk menentukan ruang lingkupnya. Ketika menentukan ruang lingkup, organisasi harus mempertimbangkan: a) Isu internal dan eksternal dengan mengacu ke 4.1; b) Persyaratan dengan mengacu ke 4.2. Ruang lingkup ini harus disajikan dalam informasi yang terdokumentasi.



LEMBAYUNG Center

4.4 Integrated management system (IMS) Organisasi harus menetapkan, mengimplementasikan, memelihara dan memperbaiki secara terus menerus sistem manajemennya, termasuk proses-proses yang dibutuhkan serta interaksinya sesuai persyaratan PAS dan standar sistem manajemen yang diterapkan sesuai yang ditetapkan dalam ruang lingkup IMS di 4.3



LEMBAYUNG Center

5.1 Kepemimpinan dan komitmen a) Memastikan bahwa policies and objectives ditetapkan dalam IMS yang

kompatibel dengan arah strategis organisasi;

5.2 Kebijakan Manajemen puncak harus menetapkan IMS policy yang:

a) Sesuai dengan tujuan organisasi;

b) Menjadi kerangka kerja untuk menentukan IMS objectives;

c) Termasuk komitmen untuk memenuhi persyaratan (sistem) yang diterapkan;

d) Termasuk komitmen untuk memperbaiki IMS secata terus menerus.

IMS policy harus:

1) Disajikan dalam informasi yang terdokumentasi;

2) Dikomunikasikan di organisasi;

3) Diinformasikan juga kepada para pihak yang berkepentingan.

SEBAIKNYA DITETAPKAN SEJAK AWAL


LEMBAYUNG Center

Management Representatives Pejabat ini harus terbebas dari tanggung jawab lain, memiliki peran yang ditetapkan, bertanggung jawab dan berkewenangan untuk: a) Memastikan bahwa sistem manajemen

ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara sesuai persyaratan PAS ini dan SSM yang diterapkan;

b) Melaporkan kepada manajemen puncak tentang kinerja sistem manajemen untuk di-review, termasuk rekomendasi perbaikan.

SEBAIKNYA DITETAPKAN SEJAK AWAL

LEVEL CORPORATE OFFICE

LEVEL STRUKTUR PROSES KEBIJAKAN SASARAN

1 Direksi Proses Bisnis (1) Kebijakan Sistem • KPI PRIMA

2 SM/VP/KS/GM/ setingkat

Diagram Konteks (...)

Kebijakan DK • Sasaran DK

3 Manajer/setingkat Prosedur (……) Kebijakan Prosedur • Kinerja Proses • Kinerja Produk

4 Staf/Pelaksana DR/DC (…….) - • SIMKP/SMUK

APPROACH SATUAN SISTEM

LEVEL UNIT/DISTRIK

LEVEL STRUKTUR PROSES KEBIJAKAN SASARAN

1 GM Proses Bisnis (1) Kebijakan Sistem • KPI - KONKIN

2 Manajer/ setingkat Diagram Konteks (...)

Kebijakan DK • Sasaran DK

3 Supervisor/ setingkat

Prosedur (.....) Kebijakan Prosedur • Kinerja Proses • Kinerja Produk

4 Staf/Pelaksana DR/DC (........) - • SIMKP/SMUK

Untuk memenuhi persyaratan, organisasi harus: a) Menetapkan proses-proses yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemennya

dan aplikasinya di seluruh organisasi,

b) Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut serta penerapan

integrasi proses-prosesnya,

c) Menentukan kriteria dan metoda yang dibutuhkan untuk memastikan operasi

dan pengendalian proses-proses tersebut efektif,

d) Memastikan tersedianya sumberdaya dan informasi yang diperlukan untuk

mendukung operasi dan pemantauan proses-proses tersebut,

e) Memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses tersebut, dan

mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang

direncanakan dan perbaikan yang berkesinambungan kinerja organisasi

secara keseluruhan.

IDENTIFIKASI DAN INTERAKSI PROSES

CONTINUAL IMPROVEMENT OF THE

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

C

U

S

T

O

M

E

R

R

E

Q

U

I

R

E

M

E

N

T

S

C

U

S

T

O

M

E

R

S

A

T

I

S

F

A

C

T

I

O

N

Management

Responsibility

Resource

Management

Measurement,

Analysis,

Improvement

Product

Realization Product

Output Input

Model of a Process-Based QMS

4

5

6

7

8

ISO 9001


LEMBAYUNG Center

Proses Bisnis dijadikan fondasi struktur yang

praktis untuk PTPN VII IMS dengan pendekatan

Proses.

Salah satu prinsip dasar pengembangan suatu

SISTEM MANAJEMEN yang efektif ialah

adanya gambaran PROSES yang terstruktur.

FONDASI DAN STRUKTUR

PTPN VII IMS

Leveling Gambaran Proses

Level 1 Proses Bisnis (Business Process)

Level 2 Diagram Konteks (Context Diagram)

Level 3 Prosedur (Procedure)

IDENTIFIKASI DAN INTERAKSI PROSES

Perancangan Berbasis SMM ISO 9001:2008 dengan

pendekatan PROSES BISNIS


LEMBAYUNG Center

IDENTIFIKASI PROSES-PROSES

Proses Bisnis

Diagram Konteks

Prosedur

1

2

3

4

Uraikan & Jabarkan

Review & Sesuaikan DR-DC

5

6


LEMBAYUNG Center

CONTOH


LEMBAYUNG Center

Pemetaan Standar

ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001;

Baldrige; dll ke dalam

Proses Bisnis


LEMBAYUNG Center

CONTOH


LEMBAYUNG Center

Pemetaan Standar

ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001;


Diagram Konteks


LEMBAYUNG Center

CONTOH


LEMBAYUNG Center

Pemetaan Standar

ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001;


Prosedur

CONTOH


LEMBAYUNG Center

Pemetaan Kategori Baldrige ke dalam Proses Bisnis

SASARAN: Mengidentikasikan

persyaratan Item tertentu dari Criteria for

Performance

Excellence 2013 yang menjadi “dambaan” menuju Perusahaan

dengan Kinerja Kelas Dunia

1 Leadership 1.1 Senior Leadership

1.2 Governance and Societal Responsibility

2 Strategic Planning 2.1 Strategy Development 2.2 Strategy Implementation 3 Customer Focus 3.1 Voice of the Customer 3.2 Customer Engagement

4 Measurement, Analysis, and Knowledge Management 4.1 Measurement, Analysis, and Improvement of Organizational

Performance 4.2 Knowledge Management, Information, and Information Technology

5 Workforce Focus 5.1 Workforce Environment 5.2 Workforce Engagement

6 Operations Focus

6.1 Work Process

6.2 Process Effectiveness

7 Results 7.1 Product and Process Results 7.2 Customer-Focused Results 7.3 Workforce-Focused Results 7.4 Leadership and Governance Results 7.5 Financial and Market Results


LEMBAYUNG Center

JADWAL PERANCANGAN LENGKAP

NO TOPIK SUBTOPIK DURASI

TAHAP KE 1

1 Executive Briefing on PTPN

VII IMS

Pembukaan ; Konsep PTPN VII IMS ; Review Tim

Perancang; Jadwal Perancangan

1 hr

2 Pengenalan ISO 9000 ISO dan Standar ISO; Family ISO 9000; ISO

9001:2008

4 hr

3 Pengenalan ISO 14000 Family ISO 14000; ISO 14001:2004

4 Pengenalan OHSAS 18000 ISO, BSI, dan Standar OHSAS; Family OHSAS;

OHSAS 18001:2007

5 Pengenalan SM Perkebunan Peraturan Menteri Pertanian No. 19/Permentan /

Ot.140/3/2011 Tentang Pedoman Perkebunan

Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia ( Indonesian

Sustainable Palm Oil/ISPO)

6 Pengenalan Malcolm

Baldrige

Malcolm Baldrige, Kriteria Baldrige, MBNQA;

Adopsi Baldrige di Indonesia; Kriteria Baldrige

2013


LEMBAYUNG Center



TAHAP KE 2

7 Proses Bisnis Teori Proses Bisnis; Workshop Pembuatan Proses Bisnis;

Review Proses Bisnis; Review Susunan Tim sesuai Blok

Bisnis/DK 4 hr

8 Diagram Konteks Teori Diagram Konteks; Workshop Pembuatan Diagram

Konteks

9 Pembuatan Diagram Konteks Pembuatan Diagram Konteks *)

TAHAP KE 3

10 Review Diagram Konteks Review Diagram Konteks; Review Susunan Tim sesuai Blok

Prosedur 7 hr

TAHAP KE 4

11 Prosedur Teori Prosedur ; Workshop Pembuatan Prosedur 2 hr

12 Pembuatan Prosedur Pembuatan Prosedur *)

TAHAP KE 5

13 Review Prosedur Review Prosedur 15 hr

14 Integrated Procedure Manual Teori Integrated Procedure Manua ; Pembuatan Integrated

Procedure Manual 3 hr

TAHAP KE 6 15 Dokumen Referensi &

Dokumen Catatan

Teori DR & DC; Workshop Pembuatan DR & DC 2 hr

16 Pembuatan Daftar Induk DR

& DC

Pengumpulan DR & DC; Pembuatan DIDR & DICC *)


LEMBAYUNG Center



TAHAP KE 7

17 Review DIDR & DICC • Review DIDR & DICC; 15 hr

18 Procedure Testing • Uji coba pelaksanaan Prosedur *)

TAHAP KE 8

19 Dokumentasi Sistem PTPN VII IMS Teori Sistem Dokumentasi; Dokumentasi PTPN VII

IMS 2 hr

20 Integrated System Manual (ISM) Teori ISM ; Workshop Pembuatan ISM 2 hr

21 Pembuatan ISM Pembuatan ISM *)

22 Review ISM Review ISM 2 hr

23 Super Executive Briefing on PTPN VII

IMS

Progress Perancangan PTPN VII IMS; Issue

Kebijakan 2 hr

TAHAP KE 9

24 Kick-Off Implementasi Pernyataan dimulainya Implementasi Sistem 1

25 Pelatihan Audit Internal IMS Pelatihan Audit Internal IMS 5 **)

26 Pelaksanaan Audit Internal Pelaksanaan Audit Internal *)

27 Management Review Management Review *)

28 Tindakan Perbaikan Tindakan Perbaikan *)

29 Pre Assessment Pre Assesment *)

32 Sertifikasi IMS Sertifikasi IMS **)


LEMBAYUNG Center

CONTOH “PERANCANGAN”


LEMBAYUNG Center

CONTOH “KICK-OFF”


LEMBAYUNG Center

CONTOH “SERTIFIKASI”

FASILITATOR

Laskar Lembayung

konsep perancangan ptpn vii perancangan ptpn7...2. perencanaan strategis 3. fokus kepada pelanggan...

Documents