Økonomistyring data og dialog - eventbuizz · Økonomistyring workshops kontering og ny...

Økonomistyring – Data og Dialog Hvordan er den daglige dialog med de lokale budgetansvarlige; hvad og hvordan drøftes det?

Spor 1.3: Økonomistyring – Data og Dialog

3

Indhold

• Baggrund for ny funktion til decentral understøttelse

• Proces - begyndelsen (dialog)

• Proces - fortsættelsen (dialog og (lidt) data)

• Understøttelse og dialog virker - helikopterperspektivet

Baggrund


Status 2016/2017 • Behov for øget kompetence-niveau decentralt

• Usikkerhed om budgetprognoser

• Store ”skvulp” i prognoser • For mange underskud

-1.250.000

-1.000.000

-750.000

-500.000

-250.000

0

250.000

500.000

750.000

1.000.000

1.250.000

Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

Kro

ner

Måned

Forventet årsresultat, enkelt dagtilbud

2016 2017

Baggrund

Ny controllerfunktion: Formål, rolle, opgave

• Hjælp til selvhjælp • Styr på processer • Understøt decentralt • Understøt

tildelingsmodeller: • Øget transparens • Øget forudsigelighed

• Decentrale ledere: Fokus på kerneopgaven

Baggrund

6

Ansvarsfordeling/Forudsætninger

• Controllerfunktion er NY og er faglig understøttelse

• Funktion finansieres decentralt • Lokalt ledelsesrum!! Alt ansvar

ligger decentralt • Budgetansvar • Ansvar for opfølgning • Udførelse af opfølgning

• NemØkonomi var implementeret og i drift

• Pengene følger barnet

Baggrund

Proces – begyndelsen (dialog)


Bring det i øjenhøjde • Få styr på ”basics”! • Hvad er et budget?

• Økonomi som disciplin

• Afmystificere begrebet Økonomistyring

Workshops

Kontering og ny PSP-

struktur Mindset

Budget-lægnings-vejledning

NemØkonomi


Økonomi ER vigtigt! • Snævert økonomisk

råderum styring vigtig

• Økonomisk stabilitet vigtig signaleffekt til fagchefer og politisk niveau

• Vigtigt for kommunens samlede prognose på økonomi

10

Kommunen

Uddannelse og Arbejdsmarked

Skole/dagtilbud:

23% af kommunens driftsbudget

Enkelte skole/dagtilbud


11

Status ultimo 2017


-1.250.000

-1.000.000

-750.000

-500.000

-250.000

0

250.000

500.000

750.000

1.000.000

1.250.000


Kro

ner

Måned


2016 2017

12

Status ultimo 2017


-1.250.000

-1.000.000

-750.000

-500.000

-250.000

0

250.000

500.000

750.000

1.000.000

1.250.000


Kro

ner

Måned


2016 2017

-1.250.000

-1.000.000

-750.000

-500.000

-250.000

0

250.000

500.000

750.000

1.000.000

1.250.000


Kro

ner

Måned


2016 2017

Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)


Månedlige processer 2018

• Tilbud om workshops på Rådhuset hver måned

• ALLE afleverer fuld budgetopfølgning HVER måned (næsten)

• Decentrale besøg når behov (mange i starten!)

14

Jan

Feb

Mar

Apr

Maj

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec



• Tilbud om workshops på Rådhuset hver måned

15

Jan

Feb

Mar

Apr

Maj

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec


Obligatorisk deltagelse på

budgetopfølgningsworkshop


• ALLE afleverer fuld budgetopfølgning HVER måned (næsten)

16

Jan

Feb

Mar

Apr

Maj

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec


Obligatorisk aflevering af

budgetopfølgning

Obligatorisk aflevering = budgetopfølgning for måneden før…


• Decentrale besøg når behov (mange i starten!)

17

Jan

Feb

Mar

Apr

Maj

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec


Decentrale besøg efter behov

Decentrale besøg og kompetenceløft

• Sekretærer / Adm. medarb.

• Forståelse af NemØkonomi

• Forståelse for processer: • Budgetlægning • Budgetopfølgning • Brug af hjælpeværktøjer

18


Øge forudsigelighed • Tydeligere årshjul

• ”Vores” reguleringer ændres til at dække finansår

• Kun regulering én gang årligt • Værktøjer:

• Økonomistyring v. elevtals-ændringer (skole og SFO)

• Barselsrefusion • Uansøgt afsked

• Aktivitetsmodul i NemØkonomi

19


Øge forudsigelighed • Tydeligere årshjul

20


Øge forudsigelighed

• ”Vores” reguleringer ændres til at dække finansår

• Kun regulering én gang årligt • Værktøjer:

• Økonomistyring v. elevtals-ændringer (skole og SFO)

22


Tid

lig

ere

pra

ksis

01-01-2017 31-12-2019 01-01-2018 01-01-2019

Jan-jul skoleår 2016/17

Aug-dec skoleår 2017/18

Regulering for elevtal i kalenderår 2017

Indregnet i budget for skoleår 2018/19

5/12 i budget 2018

7/12 i budget 2019

01-08-2017 01-08-2018 01-08-2019

01-01-2017 31-12-2019 01-01-2018 01-01-2019

Jan-jul skoleår 2017/18

Aug-dec skoleår 2018/19

Regulering for elevtal i kalenderår 2018 Reguleres i finansår 2018

01-08-2017 01-08-2018 01-08-2019

Æn

dre

t p

raksis

Øget forudsigelighed Øget transparens Samtidighed i økonomi og aktivitet

÷ Uforudsigeligt og uigennemskueligt ÷ Regulering indregnes i budget 8-32 måneder frem i tid ÷ Regulering indregnes i 2 finansår (begge efter aktivitetsåret)


Skole

2. halvår af SKOLEÅRET 2018/19 - regulering for elevantal pr. ultimo måned jan-jul

Oprindeligt elevtal i budget

Faktisk elevtalgennemsnit

aug-dec 2018 jan. feb. mar. apr. maj. jun. jul.

Gennemsnitjan-jul

[antal elever]

Reguleringjan-jul 2019[antal elever]

7/12-reguleringjan-jul 2019

[kr.]

0. klassetrin 47 48,8 49 47 48 49 49 49 49 48,6 1,6 32.240

1. klassetrin 42 42,4 40 40 39 39 39 37 37 38,7 -3,3 -67.411

2. klassetrin 56 56,2 55 55 55 54 54 53 53 54,1 -1,9 -38.102

3. klassetrin 41 41,0 41 41 40 40 39 40 40 40,1 -0,9 -17.586

4. klassetrin 32 31,8 31 31 31 33 31 32 32 31,6 -0,4 -8.793

5. klassetrin 41 41,4 40 41 41 39 39 40 40 40,0 -1,0 -20.516

6. klassetrin 47 44,4 44 44 44 44 43 43 43 43,6 -3,4 -70.342

7. klassetrin 51 48,4 43 43 45 45 44 43 43 43,7 -7,3 -203.244

8. klassetrin 70 65,8 66 67 67 66 66 66 66 66,3 -3,7 -103.614

9. klassetrin 72 72,0 72 73 73 72 72 72 72 72,3 0,3 7.970

Forventet elevtalsregulering, 2. halvår af skoleåret 2018/19 -489.397

1. halvår af SKOLEÅRET 2019/20 - regulering for elevantal pr. ultimo måned aug-dec

Oprindeligt elevtal i budget aug. sep. okt. nov. dec.

Gennemsnitaug-dec

[antal elever]

Reguleringaug-dec 2019[antal elever]

5/12-reguleringaug-dec 2019

[kr.]

0. klassetrin 38 41 41 41 41 41 41,0 3,0 46.191

1. klassetrin 47 48 48 48 48 48 48,0 1,0 15.397

2. klassetrin 35 35 35 35 35 35 35,0 0,0 0

3. klassetrin 52 55 55 55 55 55 55,0 3,0 46.191

4. klassetrin 39 39 39 39 39 39 39,0 0,0 0

5. klassetrin 31 33 33 33 33 33 33,0 2,0 30.794

6. klassetrin 39 40 40 40 40 40 40,0 1,0 15.397

7. klassetrin 83 83 83 83 83 83 83,0 0,0 0

8. klassetrin 45 46 46 46 46 46 46,0 1,0 20.880

9. klassetrin 63 62 62 62 62 62 62,0 -1,0 -20.880

Forventet elevtalsregulering, 1. halvår af skoleåret 2019/20 153.972

Samlet forventet regulering for elevtal SKOLE i finansår 2019 - opdateres månedligt i NemØkonomi -335.425

Mellemgrønne celler er elevtal i budget eller tidligere faktiske elevtal

"Støvede" gule celler er til indtastning af realiseret og forventet elevtal pr. ultimo måned

Lyse "støvede" grønne celler er budgettal eller udregninger pba. indtastninger

Lyserøde celler er måneder, der er gået, hvor formlen ikke er overskrevet

Langmarkskolen Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)

25

Og tilhørende BI-rapport


Skole

2. halvår af SKOLEÅRET 2018/19 - regulering for elevantal pr. ultimo måned jan-jul

Oprindeligt elevtal i budget

Faktisk elevtalgennemsnit

aug-dec 2018 jan. feb. mar. apr. maj. jun. jul.

Gennemsnitjan-jul

[antal elever]

Reguleringjan-jul 2019[antal elever]

7/12-reguleringjan-jul 2019

[kr.]

0. klassetrin 47 48,8 49 47 48 49 49 49 49 48,6 1,6 32.240

1. klassetrin 42 42,4 40 40 39 39 39 37 37 38,7 -3,3 -67.411

2. klassetrin 56 56,2 55 55 55 54 54 53 53 54,1 -1,9 -38.102

3. klassetrin 41 41,0 41 41 40 40 39 40 40 40,1 -0,9 -17.586

4. klassetrin 32 31,8 31 31 31 33 31 32 32 31,6 -0,4 -8.793

5. klassetrin 41 41,4 40 41 41 39 39 40 40 40,0 -1,0 -20.516

6. klassetrin 47 44,4 44 44 44 44 43 43 43 43,6 -3,4 -70.342

7. klassetrin 51 48,4 43 43 45 45 44 43 43 43,7 -7,3 -203.244

8. klassetrin 70 65,8 66 67 67 66 66 66 66 66,3 -3,7 -103.614

9. klassetrin 72 72,0 72 73 73 72 72 72 72 72,3 0,3 7.970

Forventet elevtalsregulering, 2. halvår af skoleåret 2018/19 -489.397

1. halvår af SKOLEÅRET 2019/20 - regulering for elevantal pr. ultimo måned aug-dec

Oprindeligt elevtal i budget aug. sep. okt. nov. dec.

Gennemsnitaug-dec

[antal elever]

Reguleringaug-dec 2019[antal elever]

5/12-reguleringaug-dec 2019

[kr.]

0. klassetrin 38 41 41 41 41 41 41,0 3,0 46.191

1. klassetrin 47 48 48 48 48 48 48,0 1,0 15.397

2. klassetrin 35 35 35 35 35 35 35,0 0,0 0

3. klassetrin 52 55 55 55 55 55 55,0 3,0 46.191

4. klassetrin 39 39 39 39 39 39 39,0 0,0 0

5. klassetrin 31 33 33 33 33 33 33,0 2,0 30.794

6. klassetrin 39 40 40 40 40 40 40,0 1,0 15.397

7. klassetrin 83 83 83 83 83 83 83,0 0,0 0

8. klassetrin 45 46 46 46 46 46 46,0 1,0 20.880

9. klassetrin 63 62 62 62 62 62 62,0 -1,0 -20.880

Forventet elevtalsregulering, 1. halvår af skoleåret 2019/20 153.972

Samlet forventet regulering for elevtal SKOLE i finansår 2019 - opdateres månedligt i NemØkonomi -335.425

Mellemgrønne celler er elevtal i budget eller tidligere faktiske elevtal

"Støvede" gule celler er til indtastning af realiseret og forventet elevtal pr. ultimo måned

Lyse "støvede" grønne celler er budgettal eller udregninger pba. indtastninger

Lyserøde celler er måneder, der er gået, hvor formlen ikke er overskrevet

Langmarkskolen Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)

27

Indsættes som ”Forventet ekstrabevilling” i NemØkonomi



• Værktøjer:

• Barselsrefusion • Uansøgt afsked

28


2019 2020

133.300 0

155.018 0

Antal ugentlige timer for medarbejderen 37,0

Samlet månedsløn alt inkl. 40.884

Pensionsindbetaling 5.597

Månedsløn ekskl. pension 35.287

Forventet fødsel (regner start af dagpenge ud) 29-04-2019

Start barsel 05-03-2019

Faktisk fødsel 06-05-2019

Starter på arbejde igen 05-11-2019

Første mulige barselsdag 05-03-2019

Første dag med dagpengerefusion 02-04-2019

Sidste dag med dagpengerefusion ti l skole/daginst. 04-11-2019

Sidste dag med løn under barsel 04-11-2019

Første dag hvor barselspuljen dækker 05-03-2019

Sidste dag hvor barselspuljen dækker 04-11-2019

Barselsdagpengesats 4.300

Barselsdagpenge pr. uge for aktuel medarbejder 4.300

Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Januar Februar Sum

Lønudbetaling 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 490.608

Barselsdagpenge skole/daginst. 0 17.814 19.043 18.429 19.043 19.043 18.429 19.043 2.457 0 0 0 133.300

Refusion fra barselspulje 29.592 18.456 17.473 17.964 17.473 17.473 17.964 17.473 1.149 0 0 0 155.018

* Modellen er vejledende og ikke et udtryk for en præcis beregning

** Modellen tager ikke højde for feriepenge og udbetaling af særlig ferietil læg, ATP mv.

*** Modellen tager ikke højde for fremskrivning af løn og dagpengesats - heller ikke ved årsskift

**** Der tages forbehold for fejl og mangler

Vejledning til modellen Beløb som kan anvendes til budgettering i NemØkonomi indtil

dagpengerefusion og refusion fra barselspuljen fremgår.1. Der skal indtastes i de blå celler nedenunder (der kan ikke indtastes andre steder end dér og i kommentarboksen)

2. Indtast medarbejderens ugentlig timetal

3. Find løn og pension i NemØkonomi (ikke april eller maj). Brug 1) total månedsløn alt inkl. og 2) pensionsbeløb) --> Se bil lede ti l højre

4. Indtast dato for forventet fødsel (format dd-mm-åååå)

5. Dato for "Start barsel" er som udgangspunkt sat ti l 8 uger før. Datoen kan overskrives

6. Dato for "Faktisk fødsel" er som udgangspunkt sat ti l "Forventet fødsel". Den skal ændres til den faktiske dato, når den kendes

7. Dato for "Starter på arbejde igen" er som udgangspunkt sat ti l dagen efter sidste dag med dagpenge og løn. Datoen kan ændres

8. Til højre i de gule celler kan det ses, hvad der indikativt kan regnes med i refusioner

9. Tjek forneden hvad modellen ikke kan tage højde for

Refusion, barselsdagpenge

Refusion fra kommunal barselspulje

Kommentarboks til egne kommentarer

Indtast løn og datoer

Beløb til forventet ekstrabevilling i NemØkonomi



• Aktivitetsmodul i NemØkonomi

30

Dagtilbuds-området

SFO Almen-området

SFO Special-området

Ultimo 2018

Januar 2019

Januar 2020


Forberedelse til 2019

• Detaljeret guideline til budgetopfølgning

• Aflevering/indberetning direkte i NemØkonomi

31

Jan

Feb

Mar

Apr

Maj

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec


32

Status ultimo 2018


-1.250.000

-1.000.000

-750.000

-500.000

-250.000

0

250.000

500.000

750.000

1.000.000

1.250.000


Kro

ner

Måned


2016 2017

-1.250.000

-1.000.000

-750.000

-500.000

-250.000

0

250.000

500.000

750.000

1.000.000

1.250.000


Kro

ner

Måned


2016 2017 2018

Understøttelse og dialog virker - helikopterperspektivet


34

Udvikling alle dagtilbud 2017-2018


-1.500.000

-1.250.000

-1.000.000

-750.000

-500.000

-250.000

0

250.000

500.000

750.000

1.000.000

1.250.000

1.500.000

jan-17 feb-17 mar-17 apr-17 maj-17 jun-17 jul-17 aug-17 sep-17 okt-17 nov-17 dec-17

Kro

ner

Måned

Forventet årsresultat 2017, dagtilbud

-1.500.000

-1.250.000

-1.000.000

-750.000

-500.000

-250.000

0

250.000

500.000

750.000

1.000.000

1.250.000

1.500.000

jan-18 feb-18 mar-18 apr-18 maj-18 jun-18 jul-18 aug-18 sep-18 okt-18 nov-18 dec-18

Kro

ner

Måned

Forventet årsresultat 2018, dagtilbud

Organisatoriske effekter

Decentralt Forvaltning Fagchefer

• Øget kompetenceniveau

• Bedre økonomistyring

• Øget transparens

• Øget forudsigelighed

• Fokus på kerneopgaven!

• Bedre decentral indsigt

• Øget decentral dialog

• Hurtigere overblik

• Større tryghed og tillid

• ”Ro på bagsmækken”

35


36

Oplæg Horsens Kommune

• Direktørområde: Uddannelse og Arbejdsmarked

• Afdeling: Økonomi og Administration

• Team: Økonomi

• Controller, Kristian Mandøe Øllgaard

• [email protected]

• +45 5129 2260

mailto:[email protected]

Økonomistyring data og dialog - eventbuizz · Økonomistyring workshops kontering og ny...

Documents