Konica Minolta Unity Document Suite Potente procesamiento integrado de documentos

Distribución y captura de documentos Unity Document Suite

En muchos entornos de oficina, los empleados con más carga de trabajo manejan diariamente grandes cantidades de información en papel y en formato electrónico. El reto consiste en poder establecer un sistema fiable y flexible, de gestión de documentos personales con el que capturar, organizar, editar, recuperar y compartir documentos de manera eficiente.

La mayoría de los usuarios de equipos multifuncionales buscan cómo acelerar sus procesos basados en documentos para mejorar su propia productividad, incrementar la eficiencia y ahorrar costes. Apreciarán Unity Document Suite como la solución ideal y personal de gestión de documentos que proporciona todas las funciones de digitalización, organización, búsqueda y archivo que necesitan para controlar su escritorio más eficientemente.

n Unity Document Suite es un conjunto de aplicaciones de fácil uso que se integra completamente en las aplicaciones y flujos de negocio existentes. La plataforma personalizada de escaneo permite la captura de documentos, conversión, reenvío y gestión directamente desde un equipo multifuncional bizhub de Konica Minolta.

n Como una solución de gestión personal de gran alcance del documento, Unity Document Suite permite a sus usuarios crear y convertir ficheros PDF, montaje de documentos de cualquier tipo, realizar OCR, anotar en los archivos y edición de imágenes.

Unity Document Suite incluye las posibilidades:n Soporta la creación de PDF desde cualquier

aplicación, permite a los usuarios montar documentos PDF personalizados con la simplicidad y velocidad de arrastrar y soltar

n Instantáneamente convierte documentos en papel y ficheros PDF en documentos editables de Microsoft® Office

n Escanea y convierte documentos en XML, PDF, TIFF y otros formatos

n Facilita la creación de ficheros PDF rastreables, localizar los documentos escaneados, formularios de ficheros electrónicos, compartir documentos por correo electrónico y mucho más

Agilice los flujos de trabajo desde su ordenador

Unity Document Suite, distribución y captura de documentos

La solución completa de gestión de documentos personal que permite a los usuarios disponer de la ventaja de sus equipos multifuncionales bizhub.

Unity Document Suite: n Funciona con las capacidades de captura de

documentos de los equipos bizhub, permite a los usuarios convertir, editar, organizar, combinar, buscar y compartir documentos escaneados, ficheros PDF y de Microsoft® Office

n Proporciona un simple interface entre los equipos bizhub y las aplicaciones personales, incluyendo sistemas de gestión de contenido y de documentos (EDM y CMS), optimizando la

forma de capturar, gestionar, trabajar y compartir diariamente

n Es fiable y elimina los problemas habituales sobre la seguridad y la compatibilidad de los ficheros

n Los usuarios tienen la posibilidad de implementar Unity Document Suite en su entorno de trabajo con el Scan-a-SMB o con el conector dedicado Scan-a-Unity Connector (ver pág. 7). La aplicación se integra con los flujos de escaneado y distribución existentes y proporciona acceso directo desde la pantalla del MFP

Envío

Almacenamiento

Impresión

Cliente PC

Gestión de Escritorio· Búsqueda

· Carpetas virtuales· Distribución Manual Arrastrar-Soltar

Flujos personalizados· Entrada

· Conversión/Proceso· Salida/Distribución/Impresión

Entrada

Scan-a-SMB

Scan-a-FTP

Scan-a-eMail

eCopy ShareScan

Servidor con Conector Unity

Integración bEST (opción)· Sincronización de flujos

· Sincronización de carpeta

Botón de escaneo (necesita

configuración)

Salida

· Sharepoint· Sistema ERP · FTP· Red

Conversión Documentos & OCR· 127 idiomas del OCR

· Documento-Conversión Formato· Corrección Manual y Automát. de Texto

OCR

Gestión PDF/Procesado· Edición PDF

· Mezclar/Separar PDF· Extracción de Páginas

PDF

Flujo de Trabajo

Las potentes capacidades de Unity Document Suite permiten a los negocios reemplazar procedimientos inconvenientes basados en papel y que consumen mucho tiempo con flujos electrónicos directos y altamente eficientes. Los trabajadores se benefician de un sistema de gestión de documentos personalizado y flexible que se adapta a las necesidades individuales mientras que proporciona la máxima fiabilidad y seguridad.

Convierta el papel y archivos PDF en

documentos editables y rastreables

Unity Document Suite permite a los usuarios acceder a la información de documentos en papel convirtiéndolos en ficheros electrónicos en los que se puede buscar y editar. Gracias a las capacidades de OCR integral de Unity, los documentos convertidos son como los originales – completamente formateados con columnas, tablas, viñetas y gráficos – ahorrando a los usuarios volver a crear el documento. Unity Document Suite permite:n Transforma papel y documentos en PDF en editables de

Microsoft Office y Corel WordPerfectn Corrige errores de ortografía y cambia los colores del

texto, fuentes y tamañon Buscar en el contenido del documento escaneado y

convertido por patrones alfanuméricos o texton Usar Reconocimiento Lógico de Formulario ™ para

convertir formularios en papel a PDF o Microsoft Word n Copiar gráficos, cuadros y texto de ficheros PDF y

ponerlos en documentos de Microsoft Officen Extraer datos de ficheros PDF o formularios impresos

para incluirlos en hojas de cálculo o bases de datosn Convertir papel y ficheros PDF en ficheros .WAV de

audio

Crea ficheros PDF estándares

Unity Document Suite permite a los usuarios crear instantáneamente archivos PDF 100% estándares, ficheros PDF universalmente visibles, incluyendo todas las versiones PDF y PDF/A, desde cualquier aplicación de ordenador evitando cualquier problemas de compatibilidad que podría afectar a la productividad. Un solo click mientras navega con Windows convertirá documentos de Microsoft® Office a ficheros PDF o creará ficheros PDF.

Unity Document Suite también proporciona conversión exacta de ficheros PDF en documentos XPS, Corel® WordPerfect® y Microsoft Office. Soporta las Jump List para Windows 7 proporcionando acceso rápido a ficheros recientes así como a las tareas comunes de conversión y creación de PDF. Los usuarios pueden por ejemplo:n Crear ficheros PDF universalmente visiblesn Combinar escaneos y fotos con tratamientos de

texto, hojas de cálculo y presentaciones para la conversión automática a formato PDF

n Combinar todas las páginas de un documento PDF en una única hoja de Microsoft Excel®

Eficiencia y flexibilidad en el trabajo diario

Unity Document Suite, distribución y captura de documentos

Colaborar con efectividad y seguridad

Unity Document Suite permite a compañeros de trabajo comunicarse y colaborar como nunca antes. El conjunto completo de herramientas de anotación en la suite permite a los usuarios proponer modificaciones, intercambiar ideas y proporcionar una orientación rápida y sencilla. También hay un cómodo panel común para que los usuarios visualicen, organicen, prioricen y actualicen todos sus comentarios. Es posible:n Añadir notas, anotaciones, sellos, marcas de agua y

Bates Stampsn Redactar o subrayar información importanten Documentos seguros aplicando firmas digitales y

protección mediante contraseña

Flujos de escaneo flexible y personales

Con Unity Document Suite los usuarios pueden personalizar los destinos de escaneo del MFP, el formato del documento, y más directamente desde su ordenador. Después de iniciar sesión en el MFP, se presenta al usuario un conjunto personalizado de opciones. El usuario sólo necesita presionar el botón de escáner para tener sus documentos digitalizados y grabados directamente en la carpeta del ordenador o en un destino específico – carpetas web, email, FTP, o sistemas de gestión de documentos (DMS) – en su formato preferido. La operación global es rápida, segura y absolutamente fiable.

Los usuarios pueden incluso combinar opciones, destinos y formatos en un solo paso que se puede ejecutar desde el MFP con la presión de un botón, ahorrando tiempo y haciendo más eficiente el uso de dispositivos con tráfico alto. Con Unity Document Suite es fácil:n Crear o cambiar las preferencias de escaneo como

los formatos de archivo, destinos y otros detalles directamente desde el PC

n Los ficheros escaneados se envían directamente a la carpeta especificada

n Personalizar las opciones de escaneo y configuración de múltiples botones disponibles en el MFP

La amplia gama de capacidades de Unity Document Suite optimiza y acelera el trabajo de absolutamente todos los miembros de la empresa. Los especialistas y administradores de informática se benefician como usuarios individuales. ¡Y la parte directiva aprecia el aumento de la eficiencia y productividad de todo el equipo!

Características

n Fácil configuración e instalaciónn Compatible con muchos tipos de documentos de Office

y una amplia gama de formatos de escaneon Solución PDF empresarial – Funcionalidad integral de creación, edición y

conversión de PDF – Creación sencilla de escritura de formularios PDF, etc.n Unión rápida de documentos – De cualquier tipo con un sencillo arrastrar y soltar – Combinando documentos electrónicos y en papel en

carpetas virtualesn Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) – Conversión automática de documentos basados en

papel y archivos PDF en documentos electrónicos en los que se pueden buscar y editar conservando su diseño

– Diccionarios legales/salud/financiero dedicados para una mayor precisión en el reconocimiento del texto

– Cómoda búsqueda de documentos por contenido o palabras clave

n Flujos automáticos y personalizados de conversión y escaneo

n Integración con la pantalla de modelos bizhub bEST OpenAPI, usando un conector especial

Beneficios

n Mayor flexibilidad de un paquete de software que cubre la funcionalidad de varias aplicaciones que normalmente se deben comprar e instalar separadamente

n Aumenta la eficiencia de trabajo y rendimiento con la conversión rápida de documentos en formatos de archivo editables y cómoda combinación de documentos en papel y electrónicos en carpetas virtuales

n Permite integrar flujos de gestión documental que ahorren tiempo y dinero con una sencilla conversión de documentos basados en papel y PDF en ficheros con formatos editables, unir documentos de cualquier tipo y su cómoda distribución electrónica

n OCR fiable y preciso que minimiza los errores en la conversión

n Facilita la colaboración efectiva, fiable y segura entre compañeros de trabajo

n Mejora la independencia del usuario, proporciona la personalización y control de la gestión de los documentos, conversión y flujos de distribución

n Maximiza el valor de la inversión en el MFP

Capacidades completas para el beneficio de todos

Unity Document Suite, distribución y captura de documentos

Si quiere optimizar sus procesos de escaneo mejorando la productividad, los usuarios de Unity Document Suite pueden aumentar la eficiencia cuando digitalicen desde su MFP de Konica Minolta a la aplicación de escritorio de Unity Document Suite. Para este propósito, Unity Document Suite incluye una utilidad llamada Scan-to-Unity. Este conector permite a los usuarios configurar fácilmente las configuraciones personales de envío desde el PC al MFP usando el servidor para la comunicación.

Integración completa con el conector biz:Option

n El conector de Scan-to-Unity es una pasarela de escaneo personalizada que permite la captura, conversión, reenvío y gestión directa desde cualquier MFP bizhub. Este componente de Unity Document Suite está instalado en el servidor de la oficina del cliente y está basado en la plataforma biz:Option.

n Esta potente pasarela de escaneo de documentos fue diseñada específicamente para su integración con equipos multifuncionales de Konica Minolta. El conector funciona con las capacidades de captura de documentos de los equipos bizhub, permitiendo a los usuarios encadenar el escaneo del documento, la conversión, OCR y guardarlo en varios sistemas de gestión de documentos (DMS).

n El conector de Scan-to-Unity permite a los usuarios personalizar los destinos de escáner y los flujos directamente desde su ordenador. Después de iniciar sesión en el MFP, los usuarios visualizan un conjunto de opciones personalizadas. Ellos simplemente seleccionan una opción desde sus destinos personales configurados, presionan el botón de escáner y sus documentos se envían directamente a su carpeta de ordenador o a otro destino o formato que prefieran — rápida, segura y fiablemente.

n Los usuarios pueden incluso combinar opciones, destinos y formatos en un solo paso para ser ejecutado desde el MFP con pulsar un botón, ahorrando tiempo y haciendo un uso más eficiente de los dispositivos con alto tráfico. Con el conector de Scan-to-Unity, los usuarios pueden:n Crear y cambiar las preferencias de escaneo,

como el formato de archivo, destinos y otros directamente desde el PC

n Aplicar fácilmente cualquier flujo con OCR para automatizar el proceso de documentos

n Enviar ficheros escaneados directamente a carpetas específicas del ordenador

n Personalizar las opciones de escaneo y múltiples botones disponibles en el MFP

n Reenviar documentos directamente a sistemas de gestión de documentos (DMS) como Microsoft® SharePoint®, Interwoven, Hummingbird, Open Text y muchos más

n Guardar información sensible con controles de permisos y encriptación segura

Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A.Albasanz, 12 28037 MadridTel.: 91 327 73 00Fax: 91 327 09 00www.konicaminolta.es

Contacte con su distribuidor Konica Minolta:

06/2

011

n © 2010 Nuance Communications, Inc. Todos los derechos reservados. n Nuance, el logo de Nuance y todas las demás marcas comerciales o marcas registradas son propiedad de de Nuance Communications, Inc. o de sus filiales en los Estados

Unidos y/o en otros países. Todas las demás marcas comerciales referenciadas aquí son propiedad de sus respectivos propietarios.n El soporte y viabilidad de las funcionalidades y especificaciones listadas, varían dependiendo de los sistemas operativos, aplicaciones, protocolos de red, así como de las

configuraciones de red y del sistema.n Algunas de las ilustraciones del producto pueden tener accesorios opcionales.n Las especificaciones y accesorios están basados en la información disponible a la hora de la impresión de este catálogo y están sujetos a cambio sin notificación. n Konica Minolta no garantiza que las especificaciones mencionadas estén libres de error.n Microsoft, Windows y el logo de Windows son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países.n Todas las demás marcas y nombres de otros productos, pueden ser marcas comerciales o marcas registradas de sus respectivos fabricantes y se reconoce así por este

medio.

Para más información, visite: www.konicaminolta.es

Especificaciones Técnicas

Requisitos mínimos del sistema para instalar el Unity Document Suite:Ordenador con procesador Intel® Pentium® III o equivalente o superior. Procesador Dual-Core o Quad-Core recomendado para un rendimiento superior.

Windows XP 32-bit SP3 o superior con procesador a 400 MHz

Windows Vista 32-bit o 64-bit SP2 o superior

Windows 7 32-bit o 64-bit con procesador a 1GHz

Microsoft Internet Explorer 7 o superior

512 MB de memoria RAM, 1 GB recomendado para un rendimiento superior

1,21 GB de espacio libre en disco duro para los ficheros de la aplicación y los ficheros ejemplo más 70 MB de espacio para trabajar durante la instalación

Monitor color de 1.024 x 768 pixels con tarjeta de video de 16-bit color o superior

Una tarjeta de sonido para lectura de textos

Un puntero compatible con Windows

Cámara digital de 2 megapixel o superior para la captura de texto

Escáner compatible con el driver del software, si usted planea escanear documentos. Ver la Guía del Escáner en la web de Nuance www.nuance.com para ver la lista de escáneres soportados.

Se necesita acceso web para registrar el producto, para activarlo, para actualizar la base de datos Scanner Wizard database y para obtener las actualizaciones del programa.

Para guardar ficheros DOCX, XLSX y PPTX (para Microsoft Office 2007 ó 2010 Word, Excel y PowerPoint) o para cargar y guardar ficheros XPS (XML), debería tener instalado Microsoft .NET Framework 3.0.

biz:Option de Konica Minolta

Requisitos mínimos de Software* Microsoft Windows XP Professional Microsoft Windows Vista Business Edition Microsoft Windows 2003 Server Microsoft Windows Vista Enterprise Edition

*Los requisitos del sistema para biz:Option pueden variar dependiendo de la configuración.

Nota: El rendimiento y la velocidad mejorarán si el procesador de su ordenador, la memoria y el espacio libre en disco, superan los mínimos requeridos. Esto se nota especialmente en la conversión de grandes ficheros color PDF. Hyper-thread o sistemas con multiprocesador pueden proporcionar mayor rendimiento.