komunikasi organisasi

Komunikasi organisasi

TIGIN PRIYADI

PENGANTAR• Manusia adalah makhluk sosial yang

membutuhkan ORANG LAIN atau sekelompok orang untuk berintegrasi dalam kehidupannya

• manusia membutuhkan komunikasi• Dalam berintegrasi manusia membentuk

kelompok-kelompok tertentu yang mempunyai pembagian pekerjaan yang jelas atau organisasi

• penting untuk mengerti bagaimana berkomunikasi dalam sebuah organisasi agar tujuan organisasi tersebut dapat tercapai dengan baik.

Defenisi Komunikasi

• Sebuah proses penyampaian pikiran atauinformasi dari seseorang kepada orang lain melalui suatu cara tertentu. sehingga orang lain tersebut mengerti betul apa yang dimaksud oleh penyampai pikiran-pikiran atauinformasi”.

• (Komaruddin, 1994;Schermerhorn, Hunt & Osborn, 1994; Koontz & Weihrich, 1988)

KOMUNIKATOR

Gangguan

PESAN SALURAN KOMUNIKAN

Ya, saya mengertiO… dia mengerti

Umpan balik

Encoding

Decoding

UNSUR KOMUNIKASI

1. Sumber/komunikator

2. Isi pesan

3. Media/saluran

4. Penerima/komunikan

PENTINGNYA BERKOMUNIKASI DENGAN JELAS

“WE CANNOT NOT COMMUNICATE” (Bateson, 1972)

Komunikasi adalah prasyarat kehidupan Manusia, Fakta :

1. Individu menghabiskan 70% dari waktu merekauntuk berkomunikasi – menulis, membaca, berbicara, mendengar

2. Komunikasi yang buruk merupakan sumberkonflik antar personal

3. Sebuah ide betapapun hebatnya tidak bergunahingga dapat disampaikan dan dipahami orang lain

KESIMPULAN :Komunikasi meliputi transfer maupun pemahaman

Makna

MISKOMUNIKASI

“Kesalahan komunikasi dapat menimbulkanakibat yang fatal”

FUNGSI, PROSES DAN ARAH KOMUNIKASI

Fungsi

Kontrol

Motivasi

EkspresiEmosi

Informasi

Sumber : Richard D. Irwin 1976

PROSES KOMUNIKASI

Sumber : D.K. Berlo, Process of Communication, 1960

HAMBATAN BAGI KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

HambatanKomunikasi

Penyaringan/ Filtering

PersepsiSelektif

KelebihanInformasi

Emosi

Bahasa

KesulitanKomunikasi

Sumber : Robbins, 2007

PEMILIHAN SALURAN KOMUNIKASI

Laporan formal, buletin

Pidato ygdirekam

sebelumnya

Kelompok kerja

Pidato langsung

Konferensi video

Memo, surat

E-mail Voice mailPercakapan

TeleponPercakapan tatap muka

Kekayaan saluran tinggi

Kekayaan saluran rendah

Sumber : Robbins, 2007 hal 26

Skema KOMUNIKASI ORGANISASI

KomunikasiOrganisasi

FormalJaringanRantai

Jaringan Roda

SeluruhSaluran

Informal (grapevine)

BerbantuanKomputer

Email

Instant Messaging

Video Conference

Intranet / Ekstranet

Knowledge Management

Sumber : Robbins, 2007

ArahKomunikasi

Ke Bawah

Ke Atas

Lateral (horizontal)

Contoh : Instruksi, Arahan kerja,Informasi kebijakan dan prosedur kerja

Contoh : Feedback, Kuesioner

Contoh : Antar Individu yang setara.

ARAH KOMUNIKASI

Sumber : R.L. Simpson. 1959

ARUS PESAN DAN FUNGSINYA DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI

1. Downward communication, : pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.

Fungsi :a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job

instruction)b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas

perlu untuk dilaksanakan (job rationale)c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan

yang berlaku (procedures and practices)d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih

baik.


2. Upward communication, bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.

Fungsi :a) Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun

tugas yang sudah dilaksanakanb) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan

pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikanoleh bawahan

c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahand) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya

sendiri maupun pekerjaannya.


3. Horizontal communication, berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.

Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

a) Memperbaiki koordinasi tugas

b) Upaya pemecahan masalah

c) Saling berbagi informasi

d) Upaya pemecahan konflik

e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

ORGANISASI

• organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan.

Ciri-ciri Organisasi1. Adanya suatu jenjang jabatan ataupun

kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas (ex. pimpinan, staff ).

2. Adanya pembagian kerja

Komunikasi dalam organisasi

• Merupakan komunikasi antar manusia(human communication) yang terjadidalam konteks organisasi

• Komunikasi organisasi diberi batasansebagai arus pesan dalam suatu jaringanyang sifat hubungannya saling bergabungsatu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationship)

19

Komunikasi Organisasi

• Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005).– Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi

itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi(ex. memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi).

– Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

FUNGSI KOMUNIKASI DALAMORGANISASI

• 1. FUNGSI INFORMATIF

• 2. FUNGSI REGULATIF

• 3. FUNGSI PERSUASIF

• 4. FUNGSI INTEGRATIF

21

1. Fungsi Informatif

• Organisasi dapat dipandang sbg suatu sistempemrosesan informasi (information processing system).

• Seluruh anggota dalam organisasi berharapakan dpt informasi yg lebih banyak, lebihbaik, dan tepat waktu

• Informasi yg didapat memungkinkan setiapanggota organisasi dpt melaksanakanpekerjaannya secara lebih pasti.

22

2. Fungsi Regulatif

• Berkaitan dengan peraturan-peraturan ygberlaku dalam suatu organisasi

• Atasan atau orang-orang dlm jajaranstruktural memiliki kewenangan untukmengendalikan semua informasi ygdisampaikan

23

3. Fungsi Persuasif

• Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasan dan kewenangan tidak akanselalu membawa hasil sesuai dengan ygdiharapkan.

• Banyak pimpinan lebih suka untukmempersuasi bawahannya daripadamemberi perintah

24

4. Fungsi Integratif

• Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas & pekerjaan dengan baik.

• Pelaksanaan komunikasi ini dapat menumbuhkankeinginan untuk berpartisipasi yg lebih besar dlm dirikaryawan terhadap organisasinya.

25

GAYA KOMUNIKASI

• Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sbg seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi, yang digunakandlm suatu situasi tertentu (a specialized set of interpersonal behaviors that are used in a given situation)

• Masing-masing gaya komunikasi terdiri darisekumpulan perilaku komunikasi yg dipakaiuntuk mendapat respon atau tanggapantertentu dlm situasi yang tertentu pula.

26

6 gaya komunikasi :

• 1. The Controlling Style

• 2. The Equalitarian Style

• 3. The Structuring Style

• 4. The Dynamic Style

• 5. The Relinguishing Style

• 6. The Withdrawal Style

27

1. The Controlling Style

• Gaya komunikasi bersifat mengendalikan, ditandai dengan adanya satu kehendak untuk membatasi, memaksa & mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain.

• Lebih memusatkan perhatian pada pengiriman pesan, tidak ada/tidak mengharapkan umpan balik

28

2. The Equalitarian Style

• Aspek penting gaya komunikasi ini adalah adanya landasan kesamaan, dan two way traffic of communication

• Komunikasi dilakukan secara terbuka, mengungkapkan gagasan secara rileks, santai dan informal.

• Memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, efektif dalam memelihara empati & kerjasama.

29

3. The Structuring Style

• Memanfaatkan pesan-pesan verbal secaratertulis maupun lisan guna memantapkanperintah yg harus dilaksanakan, penjadwalan tugas & pekerjaan sertastruktur organisasi.

30

4. The Dynamic Style

• Gaya komunikasi dinamis memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action oriented)

31

5. The Relinguishing Style

• Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat atau gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah.

32

6. The Withdrawal Style

Gaya ini tidak layak dipakai dalam komunikasi organisasi.

Akibat yg muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak KOMUNIKASI.

Dalam deskripsi konkret adalah, saat seseorang mengatakan : “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini !”. Pernyataan ini bermakna bahwa seseorang mencoba melepas diri dari tanggung jawab, tapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain.

33

Hambatan dalam Komunikasi Organisasi

• " Hambatan Teknis

– Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi.

• Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976, jenis hambatan teknis dari komunikasi :

– # Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas

– # Kurangnya informasi atau penjelasan

– # Kurangnya ketrampilan membaca

– # Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.

• " Hambatan Semantik

– Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara secara efektif.

– Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.

– Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian [komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru.

– Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator HARUS memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.


• " Hambatan Manusiawi

– Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alatpancaindera seseorang, dll.

• Menurut Cruden dan Sherman :

– # Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.

– Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan,

– perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi.

– # Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.

– Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi organisasi.


…terima kasih…

37

komunikasi organisasi

Leadership & Management