komputer aplikasi bisnis -...

PANDUAN PERKULIAHAN

KOMPUTER APLIKASI BISNIS

Dengan Menggunakan Microsoft Access 2007

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI STIE SEBELAS APRIL SUMEDANG

Komputer Aplikasi Bisnis

Halaman : 1

MEMBUAT APLIKASI PENJUALAN SEDERHANA DENGAN MICROSOFT ACCESS 2007

STUDI KASUS : KONTER PULSA

1. MEMBUAT FOLDER Sebelum memulai membuat project dalam MS Access caranya sebelum bekerja harus disimpan

terlebih dahulu yaitu dibiasakan harus membuat folder, caranya sebagai berikut :

1) Buka file explorer dengen menekan kombinasi Start + E, maka akan muncul tampilan explorer.

2) Tentukan lokasi penyimpanan disarankan disimpan di drive D, E, F, atau drive yang lainnya untuk

keamanan data (tidak disarankan di drive C)

3) Buatlah Forder utama dengan cara klik kanan mouse pilih New – Folder dan beri nama

APLIKASI PENJUALAN PULSA.


Halaman : 2

2. MEMBUAT PROJECT Setelah folder berhasil dibuat, selanjutnya kita dapat memulai membuat project pada MS Access, caranya sebagai berikut : 1) Klik Start – All Apps/All Programs – Microsoft Office – Microsoft Access 2007

2) Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini, lalu pilih Blank Database. Lalu klik icon Open

Folder.

3) Cari dimana kita membuat folder yang telah dibuat tadi misalnya D:/APLIKASI PENJUALAN

PULSA/ lalu beri nama projectnya Aplikasi Penjualan Pulsa kemudian kli OK.


Halaman : 3

4) Pastikan kembali bahwa project benar-benar telah disimpan di folder yang tepat lalu klik tombol Create.

5) Maka akan muncul area kerja MS Access.

6) Karena kita akan membuat project dari awal, silahkan close table1 sehingga tampilannya

seperti dibawah ini.


Halaman : 4

3. MEMBUAT TABEL Tabel merupakan salah satu fitur yang disediakan oleh MS Access yang digunakan sebagai tempat menyimpan data. Untuk membuat tabel, caranya sebagai berikut : 1) Pada menu Create pilih Table Design.

2) Masukkan field dan data type.nya. Misalkan dalam contoh ini kita akan membuat tabel PULSA

terlebih dahulu.

Field Name Data Type Field Size Keterangan

KODE PULSA Text 20 Primary Key

JENIS PULSA Text 30

NOMINAL Currency

HARGA BELI Currency

HARGA JUAL Currency

Catatan : Field Name : Merupakan nama atribut yang dimiliki oleh objek. Data Type : Merupakan bentuk data yang akan disimpan. Description : Merupakan keterangan field jikalah diperlukan

No Data type Keterangan


Halaman : 5

1 Text Untuk menyimpan hurup dan angka (karakter)

2 Memo Untuk menyimpan hurup dan angka dalam bentuk besar misalakan data yang dimasukan dalam bentuk paragraf

3 Number Untuk menyimpan angka

4 Date/Time Untuk menyimpan tanggal dan waktu

5 Currency Untuk menyimpan angka namun dapat berbentuk format mata uang

6 AutoNumber Untuk membuat nomor secara otomatis

7 Yes/No Untuk menyimpan data yang bersipan true/benar atau false/salah

8 OLE Object Untuk menyimpan data berupa objek seperti gambar, foto, dll

9 Hyperlink Untuk mengambil data ke link tertentu

10 Attachment Untuk mengambil data berupa file tertentu

11 Lookup Wizard Untuk membuat pilihan data

3) Tentukan field yang akan dijadikan Primary Key (field yang unik sebagai pembeda tiap data), klik

kanan KODE PULSA pilih Primary Key.

4) Lalu close tabelnya, simpan (yes), dan beri nama PULSA.

5) Lakukan hal yang sama untuk membuat tabel-tabel yang lain sebagai ketentuannya seperti dibawah ini. a. KATEGORI BEBAN


NO BEBAN Text 5 Primary Key

KATEGORI BEBAN Text 30

b. PENJUALAN



Halaman : 6

NOTA JUAL AutoNumber Long Integer Primary Key

TANGGAL JUAL Date/Time

NAMA PELANGGAN Text 30

c. DETAIL PENJUALAN


NOTA JUAL AutoNumber Long Integer

NO HP Text 30

KODE PULSA Text 20

Khusus untuk tabel DETAIL PENJUALAN tidak menggunakan Primary Key, jadi pada saat memberikan nama tabel maka akan muncul pesan konfirmasi lalu pilih NO.

d. PENGELUARAN


NO PENGELUARAN AutoNumber Long Integer Primary Key

TANGGAL PENGELUARAN Date/Time

NO BEBAN Text 5

URAIAN Text 50

TOTAL Currency

6) Sehingga seperti tampilan dibawah ini.

7) Lalu klik All Tables pilih Object Type.

8) Sehingga menjadi seperti dibawah ini


Halaman : 7

4. MEMBUAT RELATIONSHIP Setelah semua tabel berhasil dibuat, langkah selanjutnya yaitu membuat relationship untuk

melihat hubungan pada semua table yang ada. Namun dalam skema relationship yang dibuat disesuaikan dengan kasus yang diambil sehingga memungkinkan ada beberapa tabel yang tidak berhubungan namun berguna dalam pembuatan aplikasi atau disebut dengan istilah tabel bantu/pelengkap. Cara untuk membuat relationship sebagai berikut :

1) Pada menu Database Tools pilih Relationship.

2) Blok semua tabel yang ada, klik tombol Add satu kali lalu klik tombol Close.

Catatan :


Halaman : 8

Jika tabel yang dipilih lebih atau terdapat tabel duplikat, maka silahkan klik kanan pada tabel duplikat tersebut pilih Hide Table.

Jika tabel yang dipilih ternyata kurang, maka klik kanan pada area relationship pilih Show Tables – pilih tabel yang belum dipilih – Add - lalu Close.

3) Aturlah posisi tabel agar mempermudah dan memperjelas skema hubungannya.

4) Selanjutnya berilah hubungan tiap tabel yang saling berhubunga dengan melihat Primary key

yang ada tanda kuncinya dihubungakan dengan Foreign Key yang nama fieldnya sama namun tidak terdapat tanda kunci. Relasi :

NOTA JUAL (PENJUALAN) NOTA JUAL (DETAIL PENJUALAN) KODE PULSA (PULSA) KODE PULSA (DETAIL PENJUALAN)

NO BEBAN (KATEGORI BEBAN) NO BEBAN (PENGELUARAN) Caranya : Klik field yang terdapat tanda kuncinya click and drag dan tempatkan pada filed yang sama yang tidak terdapat tanda kuncinya lalu lepaskan dan akan muncul kotak Edit Relationship checklis Enforce Referential Integrity lalu Create.

Catatan : Cek field yang dihubungkan nama fieldnya harus sama. Status Relationship Type nya harus One-To-Many.


Halaman : 9

5) Sehingga menjadi seperti tampilan dibawah ini

6) Pastikan bahwa relationship harus sudah tepat, jika sudah maka silahkan close relationshipnya

dan simpan (Yes).

5. MEMBUAT QUERY TRANSAKSI PENJUALAN DAN TRANSAKSI PENGELUARAN

a. QUERY TRANSAKSI PENJUALAN

Cara untuk membuat query TRANSAKSI PENJUALAN, sebagai berikut : 1) Pada menu Create pilih Query Design.

2) AKan muncul kotak Show Table, pilih sumber datanya dari Tables klik dengan menekan

tombol Ctrl pada keyboard pilih tiga table yaitu DETAIL PENJUALAN, PENJUALAN, dan PULSA. Lalu klik tombol Add satu kali kemudian klik tombol Close.


Halaman : 10

3) Aturlah posisi tabel untuk mempermudah dalam pemahaman dan penerapan konsep pada

query menjadi PENJUALAN – DETAIL PENJUALAN – PULSA.

4) Pindahlan semua field pada table PENJUALAN terlebih dahulu dengan cara double klik

fieldnya dan harus berurutan.

5) Kemudian pindahkan field pada table DETAIL PENJUALAN kecuali field NOTA JUAL, karena

field sudah dipindahkan sebelumnya dalam query tidak boleh ada field yang sama.


Halaman : 11

6) Lalu pindahkan field pada table PULSA kecuali field KODE PULSA, karena field sudah

dipindahkan sebelumnya sekali lagi dalam query tidak boleh ada field yang sama.

Catatan : Dalam query tidak boleh ada field yang dipindahkan beberapa kali dalam hal ini field

yang namanya sama. Jika ada salah satu atau beberapa field yang terlewat, maka caranya tinggal click and drag

field tersebut dan tempatkan diantara field yang sudah ada. 7) Pastikan bahwa field yang telah dipindahkan benar, kalau sudah yakin Close, simpan (Yes),

dan beri nama TRANSAKSI PENJUALAN.

b. QUERY TRANSAKSI PENGELUARAN

Untuk membuat query TRANSAKSI PENGELUARAN caranya sama dengan cara yang diatas namun untuk pemilihan sumber data diambil dari table KATEGORI BEBAN dan PENGELUARAN. Untuk lebih jelas perhatikan beberapa tampilan dibawah ini.


Halaman : 12

Untuk query ini diberi nama TRANSAKSI PENGELUARAN.

6. MEMBUAT FORM (INPUT DAN TRANSAKSI) Form merupakan fitur dalam MS Access yang berfungsi sebagai tampilan/interface untuk menginput data. Cara untuk membuat form ikutilah langkah dibawah ini. 1) Pada menu Create pilih More Forms – Form Wizard.


Halaman : 13

2) Untuk form pertama pada pilihan Tables/Queries pilih sumber datanya yaitu tabel PULSA.

3) Pindahkan semua field pada tabel PULSA dengan mengklik tombol >> lalu klik tombol Next

4) Untuk layoutnya pilih Columnar, karena sumber datanya mengambil dari tabel, tapi kalau dari

query untuk kasus ini pilih Datasheet. Lalu klik tombol Next.

5) Selanjutnya pilih Styles sesuaikan dengan kebutuhan namun untuk defaultnya yaitu Access

2007. Lalu klik tombol Next.

6) Langkah terakhir silahkan beri nama formnya dalam kasus ini yaitu FORM INPUT PULSA. Lalu klik

tombol Finish.


Halaman : 14

7) Hasil dari pembuatan FORM INPUT PULSA akan seperti dibawah ini.

8) Lakukan hal yang sama untuk membuat form-form yang lain sebagai ketentuannya seperti

dibawah ini.

No Tables/Queries Nama Form

1 KATEGORI BEBAN FORM INPUT KATEGORI BEBAN

2 TRANSAKSI PENGELUARAN FORM TRANSAKSI PENGELUARAN

3 TRANSAKSI PENJUALAN FORM TRANSAKSI PENJUALAN DETAIL PENJUALAN Subform

Catatan : Untuk membuat FORM TRANSAKSI PENJUALAN terdapat berbedaan langkahnya, perhatikanlah tampilan dibawah ini.


Halaman : 15

9) Sehingga hasil akhir dari pembuatan form akan seperti tampilan dibawah ini.

7. MEMBUAT REPORT (DAFTAR DAN LAPORAN) Report merupakan salah satu dari sekian banyak fitur pada MS ACCESS yang digunakan untuk menampilkan data. Sehingga pengguna dapat melihat dan mengeprint report berupa daftar, laporan, atau kartu. Cara untuk membuat report sebagai berikut : 1) Pada menu Create pilih Report Wizard.

2) Untuk report pertama pada pilihan Tables/Queries pilih sumber datanya yaitu tabel PULSA.


Halaman : 16

3) Pindahkan semua field pada tabel PULSA dengan mengklik tombol >> lalu klik tombol Next.

4) Pada langkah selanjutnya kita dihadapkan pada pemilihan Grouping, apakah data yang akan

ditampilkan pada report akan dikelompokkan atau tidak. Namun pada kasus ini data tidak akan dikelompokkan sehingga langsung saja klik tombol Next.

5) Pada langkah selanjutnya kita dihadapkan pada pemilihan Sort Order, apakah data yang akan

ditampilkan pada report akan diurutkan atau tidak. Namun pada kasus ini kita akan mengurutkan data berdasarkan KODE PULSA, lalu klik tombol Next.

6) Pada langkah selanjutnya kita dihadapkan pada pemilihan Layout, dalam pembuatan report

pada umumnya menggunakan layout Tabular namun pada kasus tertentu bentuk report disesuaikan dengan kebutuhan. Namun pada kasus ini menggunakan Tabular dan Orientation nya pilih Potrait lalu klik tombol Next.

7) Selanjutnya pilih Styles sesuaikan dengan kebutuhan namun untuk defaultnya yaitu Access

2007. Lalu klik tombol Next.


Halaman : 17

8) Langkah terakhir beri nama report dengan nama DAFTAR PULSA, lalu klik tombol Finish.

9) Hasil akhir dari pembuatan report DAFTAR PULSA seperti tampilan dibawah ini.

10) Lakukan hal yang sama untuk membuat report-report yang lain sebagai ketentuannya seperti

dibawah ini.

No Tables/Queries Nama Report

1 KATEGORI BEBAN DAFTAR KATEGORI BEBAN

2 TRANSAKSI PENGELUARAN LAPORAN TRANSAKSI PENGELUARAN

3 TRANSAKSI PENJUALAN LAPORAN TRANSAKSI PENJUALAN

Catatan : Untuk membuat LAPORAN TRANSAKSI PENJUALAN yang sumber datanya diambil dari query TRANSAKSI PENJUALAN, perhatikanlah tampilan dibawah ini.


Halaman : 18

10) Hasil akhir dari pembuatan semua report seperti tampilan dibawah ini


Halaman : 19

8. MENGINPUT DATA PULSA DAN KETEGORI BEBAN Untuk mencoba menginput data silahkan double klik atau klik kanan pilih Open pada FORM INPUT PULSA, yang inputkan data dibawah ini

PULSA

KODE PULSA JENIS PULSA NOMINAL HARGA BELI HARGA JUAL

M3.5 M3 Rp5.000 Rp5.850 Rp7.000

SIM.5 SIMPATI Rp5.000 Rp5.750 Rp7.000

THREE.5 THREE Rp5.000 Rp5.550 Rp7.000

XL.5 XL Rp5.000 Rp5.650 Rp7.000

Catatan : Untuk mengisi NOMINAL, HARGA BELI, dan HARGA JUAL jangan menggunakan format Rupiah

dan titik (.) karena nantinya akan secara otomatis diberikan format. Ketika sudah menginput satu data silahkan tekan Next Record dan isikan data yang kedua

sampai data selanjutnya.

Lakukan hal yang sama untuk FORM KATEGORI BEBAN dan datanya sebagai berikut :


Halaman : 20

KATEGORI BEBAN

NO BEBAN KATEGORI BEBAN

1 Beban Peralatan Kantor

2 Beban Konsumsi

3 Beban Gaji

4 Beban Lain-lain

9. MENAMBAHKAN COMBO BOX DAN RUMUS PADA FORM TRANSAKSI PENJUALAN

Combo Box merupakan salah satu dari sekian banyak komponen yang disediakan MS Access yang berfungsi sebagai fasilitas untuk memberikan pilihan baik yang sifatnya tetap maupun tidak tetap. Dalam kasus ini untuk membuat FORM TRANSAKSI PENJUALAN dan FORM TRANSAKSI PENGELUARAN agar dapat mempermudah pengguna kita harus menambahkan Combo Box pada form tersebut.

a. MENAMBAHKAN COMBO BOX

o FORM TRANSAKSI PENJUALAN Cara untuk menambahkan Combo Box pada FORM TRANSAKSI PENJUALAN, langkahnya sebagai berikut : 1) Buka FORM TRANSAKSI PENJUALAN dengan cara klik kanan pilih Design View.


Halaman : 21

Catatan : Pada FORM TRANSAKSI PENJUALAN sebenarnya terdapat dua buah form yaitu FORM TRANSAKSI PENJUALAN dan DETAIL PENJUALAN Subform.

2) Pada DETAIL PENJUALAN Subform blok semua komponen yang berada di area subform tersebut lalu klik kanan pilih Layout – Remove. Sehingga komponen tersebut dipisahkan.

3) Klik komponen KODE PULSA dan delete komponen tersebut.

4) Pada menu Design pilih tab Controls – Combo Box.

5) Klik Combo Box dan tempatkan pada area subform tepat pada KODE PULSA yang

telah dihapus tadi.

6) Maka akan muncul dialog wizard berupa langkah-langkah yang harus diikuti.

Perhatikan tampilan dibawah ini.


Halaman : 22


Halaman : 23


Halaman : 24

7) Close FORM TRANSAKSI PENJUALAN dan ketika muncul pesan maka simpan pilih Yes.

8) Untuk melihat hasilnya silahkan coba input transaksi penjualan, caranya klik kanan FORM TRANSAKSI PENJUALAN pilih Open. Silahkan coba inputkan data seperti dibawah ini.

Catatan : Untuk NOTA JUAL jangan diisi karena nonya otomatis. Untuk menyimpan data klik Next Record. Ketika KODE PULSA posisinya tidak tepat maka dalam kondisi Form View tinggal

click and drag pindahkan ke posisi yang tepat.


Halaman : 25

o FORM TRANSAKSI PENGELUARAN

Untuk menambahkan Combo Box pada FORM TRANSAKSI PENGELUARAN caranya sama dengan cara diatas namun perbedaanya yaitu komponen yang dihapus adalah NO BEBAN dan data yang diambil adalah tabel KETEGORI BEBAN. Untuk lebih memperjelas perhatikan penjelasan dan gambar dibawah ini. 1) Buka FORM TRANSAKSI PENGELUARAN (klik kanan – Design View), lalu blok semua

komponen yang ada (Ctrl+A) kemudian klik kanan pilih Layout – Remove dan selanjutnya klik NO BEBAN lalu delete.

2) Pilih komponen Combo Box dan tempatkan di area yang kosong.


Halaman : 26

3) Makan akan muncul kotak dialog Wizard, lalu ikuti langkah-langkahnya.


Halaman : 27


Halaman : 28


Halaman : 29

b. RUMUS PADA FORM TRANSAKSI PENJUALAN

Selanjutnya kita akan membuat rumus pada FORM TRANSAKSI PENJUALAN, rumus ini diperuntukkan guna mempermudah dalam mengkalkulasi total bayar. Caranya sebagai berikut : 1) Klik kanan FORM TRANSAKSI PENJUALAN pilih Design View.

2) Pada DETAIL PENJUALAN Subform klik area Form Footer pada bagian line-nya tarik ke

bawah. Sehingga menjadi seperti tampilan dibawah ini.

3) Pada menu Design - Tab Controls – Text Box. Klik dan tempatkan pada area Form

Footer.

4) Pada isian Text Box nya beri rumus =Sum([HARGA JUAL]) dan mohon diingat nama Text

Boxnya dalam kasus ini adalah Text14 (nama Text disesuaikan dengan hasil pengerjaan)


Halaman : 30

5) Lalu rumus selanjutnya yaitu menampilkan TOTAL BAYAR yang disimpan dibawah

subform, caranya tambahkan Text Box lagi dan tempatkan dibawah sunform.

6) Ganti lebel Text9 menjadi TOTAL BAYAR dan pada isian Text Boxnya beri rumus berikut

=[Form].[DETAIL PENJUALAN Subform]![Text14]

7) Untuk melihat hasilnya silahkan buka FORM TRANSAKSI PENJUALAN (klik kanan – Form

View)

8) Untuk memberikan format Rupiah pada TOTAL BAYAR caranya kembali lagi ke Design View – klik Text Box TOTAL BAYAR – pada menu Design – Property Sheet.


Halaman : 31

9) Pada kotak Poperty Sheet pilih Format – Currency.

10) Hasil akhirnya akan seperti dibawah ini.

komputer aplikasi bisnis -...

Documents