kÜtÜphane ve bĠlgĠ merkezlerĠnde sĠstem...

i

KÜTÜPHANE VE BĠLGĠ MERKEZLERĠNDE

SĠSTEM ANALĠZĠNĠN ÖNEMĠ VE

UYGULANABĠLĠRLĠĞĠ

BĠR ÖRNEK:

ĠSTANBUL ÜNĠVERSĠTESĠ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAĠRE

BAġKANLIĞI BAĞLI BĠRĠMLERE YAYIN SAĞLAMA ALT SĠSTEMĠ‟NDE

SĠSTEM ANALĠZĠ ÇALIġMASI

Mesut Yalvaç

Çantay Kitabevi

2000

ii

ISBN 975-7206-33-4

Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin önemi ve uygulanabilirliği: Bir

örnek: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı Bağlı

Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi’nde sistem analizi çalıĢması

Copyright © Çantay Kitabevi

Yazan:

Mesut Yalvaç

Birinci Basım: Ocak 2000

Baskı:

ÇANTAY KĠTABEVĠ

Büyük ReĢit PaĢa Cad. No.44/C

34470 Laleli-Ġstanbul

Tel: 0212 526 90 45

Faks: 0212 528 58 51

Yalvaç, Mesut

Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin önemi ve uygulanabilirliği:

Bir örnek: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı

Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi‟nde sistem analizi çalıĢması / Mesut

Yalvaç .-- Ġstanbul: Çantay Kitabevi, 2000.

xix, 250 s.

ISBN 975-

1.Kütüphane ve Bilgi Merkezleri – Sistem Analizi I. Yapıt adı

iii

ĠÇĠNDEKĠLER

ÖNSÖZ ...................................................................................................vii

KISALTMALAR ......................................................................................x

GĠRĠġ ......................................................................................................xii

1.BÖLÜM:

KONUYLA ĠLGĠLĠ BAġLICA KAVRAMLAR, TANIMLAR VE

MODELLERE ĠLĠġKĠN AÇIKLAMALAR

1 BaĢlıca Kavram ve Tanımlar ..................................................................1

1.1 Sistem ..................................................................................................1

1.2 Genel Sistem Teorisi ...........................................................................9

1.3 Sistem YaklaĢımı ..............................................................................13

1.4 Sistem Analizi ...................................................................................16

1.5 Yöneylem AraĢtırması .......................................................................18

1.6 ĠĢletme ve Bilgi ĠĢletmesi (Kütüphane ve Bilgi Merkezi) .................19

1.7 Yönetim .............................................................................................21

2 Genel Sistem Teorisi Çerçevesinde Sistem ve Sistem Modeli

Sınıflamalarına Bir BakıĢ ..............................................................23

2.1 Sistemlerin Sınıflandırılması ............................................................23

2.2 Sistem Modellerinin Sınıflandırılması ..............................................29

2.BÖLÜM:

SĠSTEM ANALĠZĠ: ÖNEMĠ, YARARLARI,

ĠLKELERĠYLE TEKNĠK ve YÖNTEMLERĠ

1 Sistem Analizinin Önemi ve Uygulanma Alanları ...............................38

2 Sistem Analizinin Ġlkeleri .....................................................................42

iv

3 Sistem Analizinde Kullanılan Teknikler ..............................................44

3.1 Bilgi Toplama Teknikleri ..................................................................44

3.1.1 Gözlem Yolu ile Bilgi Toplama .....................................................44

3.1.2 Anket Yolu ile Bilgi Toplama ........................................................46

3.1.3 Teke Tek GörüĢmeler Yolu ile Bilgi Toplama ...............................47

3.1.4 Toplantılar Yolu ile Bilgi Toplama ................................................52

3.1.5 Konuyla Ġlgili Belgeler/Yayınlar Yolu ile Bilgi Toplama .............53

3.2 ġemalama/Modelleme Teknikleri .....................................................55

3.2.1 Organizasyon ġemaları ..................................................................55

3.2.2 AkıĢ ġemaları ................................................................................63

3.2.3 X ġemaları/Veri Matrisleri ............................................................75

3.2.4 Gantt ġeması/Çubuk ġema ............................................................76

3.2.5 Öncelik ġemaları ...........................................................................77

3.2.6 Operatör-Makine ġeması ...............................................................79

3.2.7 ĠĢlev Analiz ġeması/ĠĢ Dağıtım ġeması .........................................79

3.2.8 Karar Ağacı ....................................................................................80

3.3 Karar Tablosu ....................................................................................81

3.4 Zaman Ġncelemesi Yöntemi ..............................................................82

3.5 Hareket Analizi ve Ekonomisi ..........................................................83

3.6 Kayıt Kontrol ve Analizi ...................................................................84

3.7 Ergonomi .......................................................................... .................84

3.8 Standardizasyon ve Nicelik, Nitelik Denetimi ..................................84

3.9 Mâliyet Analizleri .............................................................................85

3.10 KarĢılaĢtırma Yöntemi ....................................................................86

3.11 Örnekleme Yöntemi ........................................................................86

3.12 Yöneylem AraĢtırması Yöntemi ......................................................88

3.13 Raporlama Teknikleri ......................................................................88

v

3.BÖLÜM:

KÜTÜPHANE ve BĠLGĠ MERKEZĠ SĠSTEMĠNDE

SĠSTEM ANALĠZĠNĠN UYGULANMASI

1 Kütüphane ve Bilgi Merkezlerinde Sistem Analizinin Uygulama

AĢamalarına Genel Bir YaklaĢım ..................................................91

2 BĠRĠNCĠ AġAMA: Sorun Durumu ......................................................97

2.1 ÇalıĢma Planını OluĢturma ................................................................98

3 ĠKĠNCĠ AġAMA: Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama .............103

3.1 Bilgi Kaynakları ..............................................................................104

3.1.1 Politika ve Süreçler ile Ġlgili Belgeler ..........................................104

3.1.2 Organizasyon ġemaları ve Organizasyon El Kitapları .................105

3.1.3 ĠĢ Tanımları ..................................................................................105

3.1.4 Formlar .........................................................................................106

3.1.5 Konuyla Ġlgili Olarak Önceden YapılmıĢ ÇalıĢmaların

Belgeleri ......................................................................................106

3.1.6 Kütüphane ve Bilgi Merkezi ÇalıĢanları (Personel) ....................106

3.1.7 Kütüphane ve Bilgi Merkezi Kullanıcıları ...................................107

4 ÜÇÜNCÜ AġAMA: Sorun Durumunun Analizi ...............................107

4.1 Sistemin Amaçlarının ve Sınırlarının Saptanması ..........................108

4.2 Sorun Durumuna ĠliĢkin Bilgilerin Belgelendirilmesi ....................109

4.3 Sorun Durumuna ĠliĢkin ġemaların/Modellerin, Tabloların

Hazırlanması ................................................................................110

4.4 Analiz ..............................................................................................111

4.5 Sorun Durumuna ĠliĢkin Verimliliğin Saptanması ..........................113

4.5.1 Mâliyet Verimliliği .......................................................................114

4.5.2 Zaman Verimliliği ........................................................................115

4.5.3 Kalite Verimliliği .........................................................................116

4.6 Sorun Durumuna ĠliĢkin Etkinliğin Saptanması .............................117

4.7 Rapor Hazırlama .............................................................................117

5 DÖRDÜNCÜ AġAMA: Çözümün Tasarımı .....................................118

vi

5.1 Çözümün Hedef ve Amaçlarının Saptanması .................................119

5.2 Çözümün Kısıtlarının Belirlenmesi .................................................121

5.3 Çözüm ile Ġlgili Model GeliĢtirme ..................................................122

5.4 Çözümün Gereksinimlerinin Belirlenmesi ......................................123

5.5 Gereksinimlere ve Modele Uygun DeğiĢik Çözüm Önerileri Üretme

ve GeliĢtirme ...............................................................................124

5.6 Her Bir Seçeneğe ĠliĢkin Mâliyet-Verimlilik ve Mâliyet-Yarar

Analizlerini Yapma .....................................................................125

5.7 Çözüme ĠliĢkin Önerileri Hazırlama ...............................................129

5.8 Rapor Hazırlama .............................................................................130

6 BEġĠNCĠ AġAMA: Çözümün GerçekleĢtirilme Hazırlığı ve

Uygulanması ...............................................................................130

6.1 Çözümün Uygulanabilmesi Ġçin Gerekli Öğelerin Sağlanması ......131

6.2 Personel Eğitimi ..............................................................................132

6.3 Çözümün Test ve EleĢtirisi .............................................................133

6.4 Çözümün Uygulanması ve Yeni Duruma Uyum ............................134

7 ALTINCI AġAMA: Yeni Durumun Değerlendirilmesi ....................138

4. BÖLÜM:

BĠR UYGULAMA:

ĠSTANBUL ÜNĠVERSĠTESĠ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON

DAĠRE BAġKANLIĞI SĠSTEMĠNDE BAĞLI BĠRĠMLERE YAYIN

SAĞLAMA ĠLE ĠLGĠLĠ BĠR SĠSTEM ANALĠZĠ ÇALIġMASI

1 Sistemin BaĢlıca Özellikleri ...............................................................142

1.1 „Bağlı Birimler‟ Kavramı ................................................................144

1.2 Teknik Hizmetler .............................................................................146

1.3 Yararlandırma ..................................................................................146

1.4 Personel ...........................................................................................148

1.5 Derme ..............................................................................................154

1.6 Donanım ..........................................................................................155

1.7 Bütçe ................................................................................................157

vii

2 „Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi‟nde Sistem Analizi

ÇalıĢması .....................................................................................159

2.1 Sorun Durumu .................................................................................159

2.1.1 ÇalıĢma Planı .......................................................................... .....159

2.2 Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama ........................................163

2.2.1 Bilgi Kaynakları ...........................................................................164

2.2.2 Bilgi Toplama Teknikleri .............................................................164

2.3 Sorun Durumunun Analizi ..............................................................164

2.3.1 Alt Sistemin Amaçlarının ve Sınırlarının Saptanması .................165

2.3.2 Sorun Durumuna ĠliĢkin Bilgilerin Belgelendirilmesi .................165

2.3.3 Sorun Durumuna ĠliĢkin ġemaların vb.nin Hazırlanması ............165

2.3.4 Analiz ...........................................................................................166

2.3.5 Sorun Durumuna ĠliĢkin Verimliliğin Saptanması .......................169

2.3.6 Sorun Durumuna ĠliĢkin Etkinliğin Saptanması ...........................170

2.3.7 Rapor Hazırlama ..........................................................................171

2.4 Çözümün Tasarımı ..........................................................................178

2.4.1 Çözümün Hedef ve Amaçlarının Saptanması ..............................178

2.4.2 Çözümün Sınırlılığının Belirlenmesi ...........................................178

2.4.3 Çözüm ile Ġlgili Model GeliĢtirme ...............................................180

2.4.4 Çözümün Gereksinimlerinin Belirlenmesi ...................................181

2.4.5 Gereksinimlere ve Modele Uygun Çözüm Önerileri Üretme ve

GeliĢtirme ...................................................................................181

2.4.6 Mâliyet-Verimlilik ve Mâliyet-Yarar Analizlerini Yapma .........188

2.4.7 Çözüm Önerilerinin Uygulanmasına ĠliĢkin Plan Hazırlama ......190

2.4.8 Rapor Hazırlama ...................................................................... ....191

SONUÇ VE ÖNERĠLER ......................................................................193

KAYNAKÇA ........................................................................................198

EKLER ..................................................................................................206

viii

ÖZET (ABSTRACT) ...........................................................................250

ix

ÖNSÖZ

Sistem analizi, genel sistem teorisine dayanan sistem yaklaĢımı

çerçevesinde geliĢtirilen bir yöntemdir. Her iĢletmede olduğu gibi, bir

bilgi iĢletmesi olarak düĢünülebilecek kütüphane ve bilgi merkezlerindeki

yönetsel sorunların çözümünde de bu yöntemden yararlanılabilir. Bu

araĢtırmanın amacı, kütüphane ve bilgi merkezlerinin bir sistem olarak

ele alınabileceklerini ve onların yönetiminde sistem analizinden

yararlanılabileceğini teorik ve uygulamalı olarak kanıtlamaktır.

Özellikle karar verme konusunda yararlanılan sistem analizi

yöntemi, öncelikle her iĢletmenin kendi sistemi hakkında baĢka

yöntemlerle kolay elde edilemeyecek ölçüde ayrıntılı verilerin elde

edilmesine imkân sağladığı için önemlidir. Bu tür verilere dayanarak, her

kuruluĢtaki iĢ ve iĢlemlerin verimlilik ve etkinliği arttırılabilir. Aynı

zamanda, sistem analiziyle elde edilen veriler, çeĢitli iĢ standartlarının

oluĢturulmasında ve benzer türde kuruluĢların çalıĢmalarının

karĢılaĢtırılmasında da kullanılabilirler. Böylece, her kuruluĢ için olduğu

gibi kütüphane ve bilgi merkezlerinin amaçlarının da en iyi biçimde

gerçekleĢtirilmesi kolaylaĢtırılabilir. Genel olarak, ülkemizdeki

kütüphane ve bilgi merkezlerinin amaçlarıyla yaptıkları iĢ ve iĢlemlere

iliĢkin ayrıntılı ve kayda geçmiĢ verilere sahip olmadıkları bilinmektedir.

Bu durum, sözü edilen kuruluĢların verimlilik ve etkinliklerinin

değerlendirilmesi açısından önemli bir sorun oluĢturmaktadır. Yapılan iĢ

ve iĢlemlerin sırasını, özelliklerini, her iĢin yürütülmesi için gerekli insan

kaynaklarının nicelik ve niteliklerini yeterince ayrıntılı olarak

belirleyemeyen bir kütüphane sisteminin, baĢka sistemlerle kuracağı

iliĢkilerden verimlilik sağlaması güçtür. Yine, böyle bir kütüphane

sistemi, örneğin otomasyona dayalı yeni bir sisteme dönüĢtürüldüğünde,

yukarıda belirtilen nedenlerle çeĢitli sorunlarla karĢılaĢacak; hatta yeni

bir sisteme geçmenin gerekçesini açıklaması kolay mümkün

olmayacaktır.

Öte yandan, ülkemizde kütüphane ve bilgi merkezlerinin

günümüzdeki çeĢitli yönetsel sorunlarını sadece sistem analizi

yönteminden yararlanarak çözmenin mümkün olamayacağı da bir

gerçektir. Ne kadar doğru ve iyi bir sistem analizi çalıĢması yapılırsa

yapılsın, malî kaynak, personel, bina, yasa ve yönetmelikler vb.

konusundaki yetersizlik ya da eksiklikler, kütüphane ve bilgi

merkezlerinin yönetimini güçleĢtiren önemli sorunlardır. Ancak, sistem

analizinin bu açıdan sağlayacağı bir yarar da, her kuruluĢun gerek kendi

sisteminin, gerekse kendisini etkileyen üst sistemlerin sorunlarının

x

ayrıntılı bir analizine imkân da vermesidir. Örneğin bir üniversite

kütüphanesi sisteminin üst sistemleri arasında, Üniversite Dekanlık ve

Rektörlükleri, Yüksek Öğretim Kurulu, Eğitim Sistemi yahut

Kütüphanecilik Bölümleri‟nden söz edilebilir. Dolayısıyla, bir üniversite

kütüphanesinde yapılacak sistem analizi, aynı zamanda sözü edilen üst

sistemler için uygulanacak sistem analizi çalıĢmalarıyla da

desteklenmelidir. Bu takdirde, üniversite kütüphanesinin yönetsel

sorunlarının kaynakları ve çözümlerine iliĢkin daha kapsamlı verilerin

elde edilmesi mümkün olabilecektir. Bu tür uygulamalar sonucunda ise,

üniversite kütüphanelerinin yönetsel sorunlarının çözümünü

kolaylaĢtıracak daha doğru uzun dönemli kararların alınması da

sağlanabilecektir. Ülkemizde doğrudan doğruya kütüphane ve bilgi

merkezlerinde sistem analizini konu alan ilk çalıĢmalardan biri

niteliğindeki bu araĢtırmanın bir amacı da, sistem analizinin önemi ve

yararları konusunda öncelikle meslek elemanlarını bilinçlendirmektir.

AraĢtırmanın hazırlanmasında, öncelikle araĢtırma konusunun

seçiminden baĢlayarak araĢtırmanın her aĢamasında karĢılaĢtığım

sorunların çözümünde daima yardımcı olan ve titiz bir araĢtırma

ürününün ortaya çıkarılması yönünde beni teĢvik eden Prof.Dr.Aysel

Yontar‟a teĢekkür ederim. ÇalıĢmalarım sırasında beni sürekli

destekleyen, ayrıca Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlığı‟nda bir sistem analizi uygulaması yapmam için gerekli izin

ve olanakları sağlayan Prof.Dr.Meral Alpay‟a da özellikle teĢekkür

borçluyum.

Yine, araĢtırmamı destekleyici tutumları nedeniyle, baĢta

Doç.Dr.Hasan S.Keseroğlu olmak üzere Ġ.Ü.Kütüphanecilik Bölümü‟nün

tüm öğretim elemanlarına da teĢekkür ederim.

AraĢtırmamla ilgili olarak kendileriyle yaptığım görüĢmeler

sırasında değerli görüĢ ve eleĢtirilerinden yararlandığım Ġ.Ü.ĠĢletme

Fakültesi öğretim üyesi Prof.Dr.Öner Esen‟e ve A.Ü.Dil ve Tarih-

Coğrafya Fakültesi Kütüphanecilik Bölümü öğretim üyesi Prof.Dr.Bengü

Çapar‟a da teĢekkür ederim.

Özellikle araĢtırmanın uygulama aĢamasındaki görüĢmeler için

bana zaman ayıran ve yardımcı olan, baĢta Güler Demir ve Kadriye Varol

olmak üzere, Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın

tüm çalıĢanlarına; aynı zamanda, o dönemde sözü edilen kütüphanede de

mesai yapan Bölümümüz eski Okutmanı Aykut Arıkan‟a da teĢekkür et-

mek isterim.

AraĢtırmanın gerçekleĢtirilmesi için gerekli yayınların hızlı bir

Ģekilde sağlanabilmesi konusunda yardımlarını gördüğüm Ġstanbul

xi

Üniversitesi, Ġstanbul Teknik Üniversitesi, Boğaziçi Üniversitesi,

Marmara Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlıkları

ile Koç Üniversitesi Kütüphanesi, Beyazıt Devlet Kütüphanesi, Ankara

ve Ġstanbul Ġngiliz Kültür Heyeti Kütüphaneleri ve Ġstanbul Amerikan

Kütüphanesi elemanlarına da teĢekkür borçluyum.

Bunun yanında, 1993 Eylül ayında bölümümüz araĢtırma

görevlilerinin Ġngiltere‟yi ziyaret etmeleri için burs sağlayan

Ġstanbul‟daki Ġngiliz Kültür Heyeti yetkililerine de teĢekkür ederim. Bu

ziyaret bana, Türkiye‟de elde edemediğim konuyla ilgili çeĢitli yayınları

inceleme ve sistem analizi konusundaki tanınmıĢ uzmanlardan Jennifer

Rowley ile görüĢme olanağını sağlamıĢtır.

ÇalıĢmayı baskıya hazırlama aĢamasında, düzeltme çalıĢmalarımda

bana yardımcı olan öğrencilerim Mine Tarlan, Cem Özel ve Nihal Koç‟a

da teĢekkür ederim.

ÇalıĢmanın basım iĢlerini büyük bir titizlikle ve güleryüzle

üstlenen Yılma Çantay‟a ve Çantay Kitabevi‟ne de teĢekkür borçluyum.

Son olarak, çalıĢmam sırasında engin sabır ve özverisiyle özel

yaĢantımdaki birçok yükümü üstlenen, çalıĢmamı kolaylaĢtıran ve

destekleyen sevgili eĢim Çiğdem‟e, babalık görevlerimi ihmal ettiğim

için beni suçlamayan oğlum Kuntay‟a içtenlikle teĢekkür ederim.

Mesut Yalvaç

xii

KISALTMALAR

a.e. : aynı eser

a.e.a.y. : aynı eser, aynı yer

a.y. : aynı yer

ACM/PCM : Active and Passive Component Modelling

ALA : American Library Association

Atöl. : Atölye

ayr.bkz. : ayrıca bakınız

bib. : bibliyografik

bkz. : bakınız

Böl. : Bölüm

bs. : basım

CD-ROM : Compact Disk-Read Only Memory

CPM : Critical Path Method

çev. : çeviren

DDSS : Development of Data Sharing Systems

ed. : edited

ed. by : edited by

Ens. : Enstitü

EOS : Evrensel Onlu Sınıflama

fab. : fabrika

Fak. : Fakülte

geliĢ. : geliĢtirilmiĢ

gnĢl. : geniĢletilmiĢ

haz. : hazırlayan

HSM : Hard Systems Methodologies

ISAC : Information Systems Work and Analysis of

Changes

Ġ.Ü. : Ġstanbul Üniversitesi

JSD : Jackson System Development

Ktp. : Kütüphane

xiii

KYM : Kritik Yol Metodu

LBMS-SDM : Learnmonth and Burchett Management Systems-

System Development Methodology

Ltd. : Limited

Md. : Müdür

NIAM : Nijssens Information Analysis and System

Design

no. : numara

Öğr.elm. : Öğretim elemanı

örn. : örneğin

PDGT : Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme

Tekniği

PERT : Program Evaluation and Review Technique

Prof.Dr. : Profesör Doktor

Pub. : Publishing

s. : sayfa

SASD : Structured Analysis Design and System Design

sınıf. : sınıflama

SSM : Soft Systems Methodology

STRADIS-SDM : Structured Analysis Design and Implementation

of Information Systems - System Development

Methodology

ġub.Md. : ġube Müdürü

T.C. : Türkiye Cumhuriyeti

Ün. : Üniversite

Ün.Yük.Lis. : Üniversite Yüksek Lisans

vb. : ve benzeri

vs. : vesaire

Y.Ok. : Yüksek Okul

yay.haz. : yayına hazırlayan

yerleĢ. : yerleĢtirme

YÖK : Yüksek Öğretim Kurulu

xiv

GĠRĠġ

Bilindiği gibi, her tür ve büyüklükteki kütüphane ve bilgi mer-

kezlerinin genel amacı, kullanıcılarının taleplerini en iyi ve en hızlı bi-

çimde karĢılayacak belge ve bilgi hizmetleri üretmektir. Ancak, günü-

müzde bu amacın etkin bir biçimde gerçekleĢtirilmesi, Türkiye dıĢındaki

ülkelerde olduğu gibi, Türkiye‟de de güçleĢmektedir. Bunun baĢlıca

nedeni, belge ve bilgi hizmetlerindeki karmaĢıklaĢmanın artmasına ve

yeni hizmet alternatiflerinin ortaya çıkmasına karĢılık, bu geliĢmelerin

yarattığı sorunların çözümü için gerekli kaynakların sınırlı olmasıdır. Bir

yandan kütüphane ve bilgi merkezlerinin kullanıcılarının, diğer yandan

bu merkezlerin sağlayıp düzenlemek ve yararlandırmak durumunda

oldukları belge ve bilgilerin nicelik ve niteliğindeki artıĢ ve çeĢitlenme,

hizmetlerin karmaĢıklaĢmasının temel nedenidir. Bunun yanında, bilgi

teknolojisindeki çeĢitlenme ve geliĢme, belge ve bilgi hizmetlerindeki

karmaĢıklaĢmayı arttırdığı gibi, yeni hizmet alternatiflerinin ortaya

çıkmasına da yol açmaktadır. Bütün bu geliĢmelere karĢılık, hizmetlerin

en iyi biçimde yürütülmesi için gerekli insan kaynaklarıyla malî,

teknolojik ve diğer kaynakların sınırlılığı da söz konusudur.

Yukarıda belirtilen güçlük, aynı zamanda, günümüzdeki kütüp-

hane ve bilgi merkezlerinin baĢlıca yönetsel sorunudur. Bu sorunun çö-

zümünü kolaylaĢtıracak önemli bir koĢul ise, sözü edilen merkezlerin

yönetiminde, gerek kütüphane ve bilgi biliminin, gerekse diğer bilim-

lerin geliĢtirdiği bilimsel bilgi, yöntem ve tekniklerden yararlanmaktır.

Sistem analizi, kütüphane ve bilgi merkezlerinin özellikle çeĢitli karar

verme sorunlarının çözümünde yararlanılacak bilimsel yöntemlerden

biridir.

Sistem analizinde yararlanılan çeĢitli teknikler arasında, örneğin

zaman ve hareket etüdü gibi tekniklerin, özellikle 19. yüzyılın son çey-

reğinden itibaren Frederick W.Taylor‟un öncülüğünde ortaya çıkan

bilimsel yönetim okulu çerçevesinde geliĢtirildiği öne sürülebilir. 20.

yüzyılın ilk yarısında, bu tür tekniklerin, daha ziyade mühendislik ala-

nında uygulanan „yöneylem araĢtırması‟ kapsamında da kullanıldığı

söylenebilir. Aynı dönemde, geliĢmiĢ Batı ülkelerinde hızlanan sanayi-

leĢmeye paralel olarak yönetimleri karmaĢıklaĢan iĢletmelerin, yukarıda

belirtilen çeĢitli tekniklerden yararlanarak karar verme sorunlarını

çözmeye çalıĢtıkları da bir gerçektir. Yöneylem araĢtırması kapsamında

yahut ondan bağımsız olarak uygulanan bu teknikler, 20. yüzyılın ilk

yarısından sonra, genel sistem teorisinden etkilenen sistem yaklaĢımı

çerçevesinde geliĢtirilen sistem analizinde de kullanılmıĢtır. Bu

xv

dönemde, bir yandan yöneylem araĢtırmasının kapsamı geniĢletilerek

sistem analizine dönüĢmüĢ; diğer yandan sistem analizi teknikleri de

geliĢtirilmiĢtir. 20. yüzyılın ikinci yarısında, iĢletmelerin yönetiminde

sistem yaklaĢımına geçiĢle birlikte, yönetimde sistem analizinin

kullanılmasının yaygınlaĢmaya baĢladığı da bilinmektedir.

GeliĢmiĢ Batı ülkelerinde sistem analizinin kütüphane ve bilgi

merkezlerinde kullanılmaya baĢlaması, 1960‟ların baĢında gerçekleĢ-

miĢtir. Library Literature adlı dizinde 1933‟den baĢlayarak yapılan

tarama sonucunda, „sistem analizi‟ konu baĢlığının ilk kez 1964‟de

kullanıldığı görülmüĢtür. Bu yıl, Robert S.Taylor‟un kütüphanelerde

sistem analiziyle ilgili bir bibliyografyası1 ve bir raporu2 yayınlanmıĢtır.

1965‟de ise, konuyla ilgili olarak Joseph Becker‟in bir makalesi3,

R.S.Taylor ve C.E.Hieber‟in ise el kitabı niteliğinde bir raporu4 ortaya

çıkmıĢtır. Bu durum, özellikle A.B.D.‟de kütüphanecilik alanında sistem

analizine yönelik ilginin 1960‟lardan itibaren yoğunlaĢmaya baĢladığını

göstermektedir. Böyle bir geliĢmenin ardında yatan çeĢitli nedenler

vardır. Kütüphane ve bilgi merkezlerinde mevcut iĢlerin yanı sıra yeni

hizmetler verme eğilimi, iĢ hacmini arttırmıĢ; buna karĢılık kaynakların

sınırlılığı onların akılcı kullanımını gerektirmiĢtir. Sözü edilen

merkezlerde, kaynak paylaĢımı adı altındaki çeĢitli iĢbirliği giriĢimleriyle

merkezileĢme gibi eğilimler de, sınırlı kaynakların verimli kullanımı

yönündeki çabaların bir sonucu olarak değerlendirilebilirler. Özellikle

1960‟lardan itibaren bu tür çabalar artarken, bilgi teknolojisi alanında

hızlı geliĢmelerin de olması, kütüphane ve bilgi merkezlerini bilgi

teknolojilerinden yararlanmaya zorlamıĢtır. Bu dönemde, bilgisayar ve

iletiĢim teknolojilerinin birleĢmesinden oluĢan bilgi teknolojilerinin,

belge ve bilgi hizmetlerinde uygulanması, bizce kütüphanecilik alanının,

1 Robert S. Taylor, Bibliography of recent reports and books on library automation

and library systems analysis.(Library Systems Analysis Report No.1) Bethlehem, Pa.:

Lehigh University, Center for the Information Sciences, 1964.

2 Robert S. Taylor, An approach to library systems analysis. (Library Systems

Analysis Report No.2) Bethlehem, Pa.: Lehigh University, Center for the Information

Sciences, 1964.

3 Joseph Becker, “System analysis, prelude to library data processing”, ALA bulletin,

59, (April, 1965), s.293-296.

4 Robert S. Taylor - Caroline E. Hieber, Library systems analysis. (Library Systems

Analysis Report No.3) Bethlehem, Pa.: Lehigh University, Center for the Information

Sciences, 1965. (Library Literature 1964-1966, s.689'da bibliyografik kimlik Ģu Ģekilde

verilmiĢtir: R.S. Taylor - C.E. Hieber, Manual for the analysis of library systems,

Bethlehem, Pa.: Center for the Information Sciences, 1965.)

xvi

mühendislik alanında yoğun olarak kullanılan sistem analizi yöntemiyle

tanıĢmasını gerekli kılan temel nedendir.

Ülkemize gelince, gerek yerli meslekî yayın ve bibliyografyala-

rın, gerekse yerli ve genel nitelikteki bibliyografik kaynakların taranması

sonucunda, çeĢitli meslek yayınlarında zaman zaman sistem analizi

kavramına değinildiği görülmüĢtür. Bununla birlikte, doğrudan doğruya

kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizini konu alan ilk

araĢtırmaların 1990‟larda ortaya çıktığı saptanmıĢtır. Bu araĢtırmaların

ilki, 1990‟da Nuray Erol tarafından hazırlanan, Orta Doğu Teknik

Üniversitesi Kütüphanesi‟nde ödünç verme sisteminin otomasyon

tasarımı ve sistem analiziyle ilgili bir yüksek lisans çalıĢmasıdır.5

1993‟de ise konuyla ilgili dört makale yayınlanmıĢtır. Bunlardan birisi

Bengü Çapar6‟a, bir diğeri Mesut Yalvaç7‟a ve ikisi Serap

S.Kurbanoğlu8‟na aittir. Ancak, ülkemizde kütüphane ve bilgi merkez-

lerinde sistem analizi konusunda daha önce bir doktora çalıĢması ya-

pılmamıĢtır.

AraĢtırmanın Hipotezi, Amacı ve Yöntemi

Bu araĢtırmanın hipotezi, kütüphane ve bilgi merkezlerinin genel

sistem teorisi çerçevesinde bir sistem olarak ele alınabilecekleri ve bu

merkezlerde sistem analizinin uygulanabileceğidir.

AraĢtırmanın genel amacı, yukarıda belirtilen hipotezin doğrula-

nabilirliğini teorik ve uygulamalı olarak kanıtlamaktır. Bunun yanında,

daha önce de değinildiği gibi, ülkemizde kütüphane ve bilgi merkezle-

rinde sistem analizini konu alan bir doktora çalıĢması hazırlanmamıĢ; ma-

kale dıĢında baĢka kapsamlı bir çalıĢma da yapılmamıĢtır. Bu nedenle,

araĢtırmanın bir amacı da, sistem analizinin kütüphane ve bilgi

merkezleri açısından önemi ve yararlarıyla bu analizde kullanılabilecek

5 Nuray Erol, Orta Doğu Teknik Üniversitesi'nin mevcut ödünç verme sisteminin

otomasyon tasarımı ve sistem analizi. (basılmamıĢ yüksek lisans tezi) Ankara:

Hacettepe Üniversitesi Kütüphanecilik Bölümü, 1990, xi,118 s.

6 Bengü Çapar, “Bilgi iĢletmelerinin yönetiminde sistem yaklaĢımı ve sistem analizi”,

Jale Baysal'a armağan. yay.haz. Hasan S. Keseroğlu. Ġstanbul: Yapı Tasarım-Üretim,

1993, s.51-71.

7 Mesut Yalvaç, “Kütüphane hizmetlerinde bilgisayara geçiĢ ve sistem analizi”, Jale

Baysal'a armağan. yay.haz. Hasan S. Keseroğlu. Ġstanbul: Yapı Tasarım-Üretim,

1993, s.121-132.

8 Serap S. Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”, Türk

kütüphaneciliği, 7, 1(1993), s.34-40. ; Serap S. Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına

dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler metodolojisi”, Türk kütüphaneciliği, 7,

2(1993) s.89-100.

xvii

çeĢitli diğer yöntem ve teknikleri ayrıntılı olarak açıklamaktır. Ayrıca,

meslekî teori ve uygulama alanında çalıĢanların, sistem analizi

çalıĢmasında uymaları gereken ilkelerle karĢılaĢabilecekleri baĢlıca

sorunlara dikkatlerinin çekilmesi de amaçlanmaktadır.

AraĢtırmanın yukarıda belirtilen hipotezini ve amacını etkileyen

temel görüĢ ise Ģöyle özetlenebilir: Ülkemizde kütüphane ve bilgi

merkezlerinin çeĢitli yönetsel sorunlarının ele alındığı meslekî yayınlarda

yahut meslekî toplantılarda, bu sorunların genellikle malî kaynaklar,

yasal düzenlemeler, bina imkanları, personel, kullanıcı nicelik ve niteliği

vb. gibi öğelere iliĢkin yetersizliklerden kaynaklandığı biçimindeki

görüĢlerin vurgulandığı göze çarpmaktadır. Bu tür görüĢler, doğal olarak

yönetsel sorunların çözümlerinin, belirtilen yetersizliklerin giderilmesiyle

mümkün olabileceği biçiminde bir sonuca varılmasına da yol açmaktadır.

Yönetsel sorunların yukarıda belirtilen öğelerdeki yetersizliklerle

iliĢkisinin bulunduğu kuĢkusuzdur. Ancak, genellikle kütüphane ve bilgi

merkezlerinin amaçlarının, hizmetlerin nesnel olarak değerlendirilmesine

imkan verecek düzeyde ayrıntılı ve somut olarak belirlenemediği de bir

gerçektir. Yine, örneğin, söz konusu merkezlerdeki hizmetlere iliĢkin

iĢlemlerin doğru bir sıralamasının kolayca yapılamayacağı; henüz her iĢle

ilgili iĢ tanımlarının da bulunmadığı gözlenebilir. Son yıllarda ortaya

çıkan bir baĢka önemli sorun da, kütüphane ve bilgi merkezlerinde

bilgisayar ve ona bağlı teknolojilerden yararlanmanın yaygınlaĢmasıdır.

Böyle bir uygulamanın uygun gerekçesi, çeĢitli hizmetlere iliĢkin iĢ ve

iĢlemlerdeki verimlilik ve niteliğin en az maliyetle en üst düzeye

çıkarılması olmalıdır. Bunun için, öncelikle, her iĢ ve iĢlemin kimin

tarafından, nasıl, ne kadar sürede yapıldığı; ayrıca iĢ ve iĢlemlerin

birbirleriyle iliĢkisi iyi bilinmelidir. Bu tür konularda yeterli verilere

sahip olmayan kütüphane ve bilgi merkezlerinin, ne yeni teknolojilerden

beklenen yarar ve verimliliği sağlamaları, ne de bu tür teknolojilerin

mevcut sistemde yaratacakları değiĢmelerden kaynaklanan yeni sorunları

kolayca çözebilmeleri mümkündür. Oysa, çeĢitli düzeyde uygun kararlar

verebilmek için gereken ayrıntılı verileri, sistem analizi uygulamalarıyla

elde etmek mümkündür. Dolayısıyla, bizce kütüphane ve bilgi

merkezlerinin yönetsel sorunlarının önemli nedenlerinden biri de,

yukarıda belirtilen öğelerdeki yetersizliklerin yanında, kendi

sistemlerinin bilimsel analizlerinin yapılmamıĢ olmasıdır.

AraĢtırmada Kullanılan Yöntemler, Teknikler ve Kaynaklar

Bu araĢtırmada birden fazla araĢtırma yöntemi ve veri toplama

tekniği kullanılmıĢtır. Kullanılan yöntemler arasında, dokümanter

(belgesel) analiz, sistem analizi, betimleme ve deneme yöntemleri

xviii

bulunmaktadır. Kullanılan veri toplama teknikleri ise, konuyla ilgili

olarak yapılan daha önceki çalıĢmaların yayınlandığı belgelerin analizi ile

gözlem ve görüĢme tekniklerini içermektedir.

AraĢtırmayla ilgili kaynaklara gelince, çalıĢmaya önce çeĢitli yerli

bibliyografik kaynakların gözden geçirilmesiyle baĢlanmıĢtır. Genel

bibliyografik kaynaklardan Türkiye Bibliyografyası, 1928‟den, Türkiye

Makaleler Bibliyografyası 1952‟den günümüze kadar taranmıĢtır.

Lisansüstü tezleri kapsayan Türkiye Tez Kataloğu‟nun 1987-1990

arasındaki ciltleri gözden geçirilmiĢtir. Aynı zamanda, kütüphanecilik

alanındaki tek düzenli dergi olan Türk Kütüphaneciliği‟nin (eski adıyla

Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni) 1952-1996 yılları arasındaki

ciltleri de taranmıĢtır.

Kütüphane araĢtırması ise, Ġstanbul Üniversitesi, Ġstanbul Teknik

Üniversitesi, Marmara Üniversitesi ve Boğaziçi Üniversitesi‟nin

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlıklarında; ayrıca Bayezit

Devlet Kütüphanesi, Koç Üniversitesi Kütüphanesi, Ġstanbul ve

Ankara‟daki Ġngiliz Kültür Heyeti Kütüphaneleri ile Ġstanbul Amerikan

Kütüphanesi‟nde yürütülmüĢtür.

Yabancı bibliyografik kaynaklar arasında Library and

Information Science Abstracts (1930-1995) ve Library Literature

(1933-1995) ile ABI/INFORM veri tabanı (1930-1994) da taramaya

dahil edilmiĢtir.

Yerli bibliyografik kaynaklarda tarama, „iĢletme‟, „yönetim‟,

„sistem‟, „sistem analizi‟ ve „kütüphanecilik‟ konu baĢlıklarıyla, yabancı

bibliyografik kaynaklarda ise „yönetim‟, „sistem analizi‟, „kütüphaneler-

sistem analizi‟, „bilgi merkezleri-sistem analizi‟ konu baĢlıklarıyla

sınırlandırılmıĢtır.

Bundan baĢka, 1993 yılı Eylül ayında Ġstanbul‟daki Ġngiliz Kültür

Heyeti‟nin bölümümüz araĢtırma görevlilerine sağladığı bir haftalık bir

bursla gittiğim Ġngiltere‟de, yayın tarama ve konuyla ilgili belge sağlama

iĢlemlerinin bir bölümünü gerçekleĢtirdiğimi de belirtmek isterim. Bu

amaçla, Londra‟da Kütüphane Derneği‟nin Kütüphanesi‟nde ve Boston

Spa, Yorkshire‟de British Library Document Supply Center‟da konuyla

ilgili kaynaklardan yararlandım. Ayrıca Manchester‟de konunun

uzmanlarından Jennifer Rowley ile görüĢme fırsatını da buldum. Bu

nedenlerle, Ġngiltere ziyaretimin araĢtırmam açısından çok yararlı ve

verimli olduğunu söylemeliyim.

AraĢtırmanın uygulama aĢamasında, gözlem ve görüĢme yoluyla

veri toplama konusunda, baĢta Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

xix

BaĢkan Vekili Prof.Dr.Meral Alpay olmak üzere adı geçen kütüphane-

deki uzmanlar ve diğer çalıĢanların sağladığı desteğin, araĢtırmanın yü-

rütülmesinde önemli katkısı olmuĢtur.

AraĢtırmanın uygulama aĢamasını tamamladıktan sonra,

ülkemizde sistem analizi konusunun baĢlıca uzmanlarından Ġ.Ü.ĠĢletme

Fakültesi öğretim üyesi Prof.Dr. Öner Esen ile de görüĢtüm. Böylece,

kendisinin konuyla ilgili değerli fikirlerinden yararlanabildim. Yine bu

aĢamada, alanımızda sistem analizi konusuyla ilgilenen Prof.Dr. Bengü

Çapar‟ın değerli görüĢ ve eleĢtirileri de araĢtırmanın geliĢtirilmesinde

önemli katkılarda bulunmuĢtur.

AraĢtırmanın Bölümleriyle Ġlgili Açıklama

AraĢtırma, dört bölümden oluĢmaktadır. Birinci bölümde,

konuyla ilgili baĢlıca kavram ve tanımlar ile sistem ve sistem modellerine

iliĢkin sınıflamalar yer almaktadır. AraĢtırmada, kütüphane ve bilgi

merkezlerinin genel sistem teorisi çerçevesinde bir sistem olarak ele

alınabileceklerini kanıtlamak amacıyla, genel sistem teorisi kavramına ve

bu kavramla bağlantılı sistem ve sistem modelleri sınıflamalarına, diğer

kavramlara oranla daha geniĢ yer verilmiĢtir. Bunun yanında, sistem,

sistem yaklaĢımı, sistem analizi ve genel sistem teorisi arasındaki iliĢkiler

de açıklanmaya çalıĢılmıĢtır. Aynı zamanda, araĢtırmada sistem analizi,

kütüphane ve bilgi merkezlerinin yönetiminde sağlayacağı yararlar

açısından ele alındığından, „yönetim‟ kavramı üzerinde de durulmuĢtur.

Öte yandan, kütüphane ve bilgi merkezleri, birer bilgi iĢletmesi olarak da

kavranabileceklerinden, „iĢletme‟ ve „bilgi iĢletmesi‟ kavramlarının

kısaca açıklanması da gerekli görülmüĢtür. Nihayet, sistem analizinden

önce ortaya çıkan ve karar verme konusunda daha ziyade matematiksel

modellerin geliĢtirilmesine yönelik olan „yöneylem araĢtırması‟ kav-

ramına da yer verilmiĢtir.

AraĢtırmanın ikinci bölümünde, önce sistem analizinin önemi,

yararları ve ilkeleri ele alınmıĢ; sonra sistem analizinde kullanılan çeĢitli

teknikler ayrıntılı olarak gözden geçirilmiĢtir. Bu bölüm incelendiğinde,

sistem analizinin iĢletmelerdeki çeĢitli organizasyon çalıĢmalarından yö-

netsel denetleme ve değerlendirmeye; çalıĢma mekânlarının düzenlen-

mesinden mal ve hizmet pazarlama iĢlevlerine kadar değiĢen birçok

konuda yarar sağladığı görülecektir. Sistem analizinin ilkelerine gelince,

bu konuda bütünsellik, bilimsellik ve disiplinlerarasılık olmak üzere üç

temel ilke üzerinde durulmuĢtur. Sistem analizinde yararlanılan

tekniklerle ilgili olarak da anket, gözlem, görüĢme gibi çeĢitli bilgi

toplama teknikleriyle Ģemalama/modelleme ve diğer teknik ya da yön-

temler konusunda açıklamalar yapılmıĢtır. AraĢtırmada, sistem analizinin

xx

doğru ve iyi yapılabilmesi için, birden çok teknik ve yöntemden yarar-

lanılması gerektiği de vurgulanmıĢtır.

Üçüncü bölümde, bir sonraki bölümde ortaya konacak uygulama

çalıĢmasının teorik temelini oluĢturacak bilgiler sağlanmıĢtır. Bu bö-

lümde, sistem analizinin altı aĢamada yapılabileceği gösterilmiĢtir. Sözü

edilen altı ayrı aĢama, analiz edilecek sistemin sorun durumunun belir-

lenmesinden baĢlamakta ve önerilen yeni sistemin uygulanmasından

sonra bu sistemin değerlendirilmesi aĢamasıyla son bulmaktadır.

AraĢtırmada, bu aĢamaların mutlaka altı aĢamadan oluĢacağı iddiasında

bulunulmamıĢ; onun yerine konuyla ilgili çeĢitli yayın ve çalıĢmaların

incelenmesi sonucunda, her sistem analizi çalıĢması için geçerli olacak

ortak bir çerçeve oluĢturulmak istenmiĢtir.

Ayrıca, her aĢamada ortaya çıkabilecek çeĢitli sorunlar ve dikkat

edilmesi gereken noktalar üzerinde açıklamalar da yapılmıĢtır.

Dördüncü bölümde, Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlığı Bağlı Birimler Bölümü‟nde yapılan bir sistem analizi uygu-

lama örneği sunulmuĢtur. Adı geçen kütüphanenin uygulama amacıyla

seçilmesinin temel nedenleri, kütüphanenin ülkemiz ölçülerine göre bü-

yük olması; iĢ ve iĢlemlerinin karmaĢık bir özellik taĢıması; kütüphane

yöneticisinin araĢtırmayı desteklemesi ve nihayet uygulama döneminin

baĢında kütüphanede bir yönetim değiĢikliğinin olmasıdır. Ancak, kü-

tüphanenin tüm hizmet ve iĢlemlerini içeren kapsamlı bir analizin ya-

pılması, bu araĢtırmanın boyutlarını aĢacak düzeyde olduğundan, uygu-

lama, yukarıda belirtilen bölümün kitap ve dergi sağlama ile ödeme ve

ayniyat iĢlemlerine yönelik analiz ile sınırlandırılmıĢtır. Ayrıca, analiz

altı aĢamada değil dört aĢamada bitirilmiĢtir. Bunun nedeni, beĢinci

aĢamanın, ilk dört aĢamada elde edilen verilere dayanarak önerilen yeni

sistemi uygulamaya geçirme aĢaması olması; altıncı aĢamanın ise uygu-

lanan yeni sistemin değerlendirilmesini kapsamasıdır. Buna karĢılık,

uygulama iki ayrı dönemde yapılmıĢ; böylece her iki dönemde yapılan

analizlerin karĢılaĢtırılması gerçekleĢtirilebilmiĢtir. Ġlk uygulamada,

kütüphane elemanlarının yaptıkları iĢlerin özellikleri ve sırasına iliĢkin

kayıtlı verilerinin eksikliği; aynı zamanda analizin yararı ve önemi ko-

nusundaki bilgilerinin yetersizliği nedeniyle önemli güçlüklerle karĢı-

laĢılmıĢtır. Ġkinci uygulama, daha kolay yürütülmüĢtür.

Analizle ilgili Ģemalar ise, araĢtırmanın ekler kısmında sunulmuĢ-

tur.

Bu araĢtırmanın, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi

uygulamalarına giriĢmek isteyen meslekdaĢlarla kütüphane ve bilgi bilimi

öğretiminde ve araĢtırmalarında sistem analizi konusuyla ilgilenecek

xxi

öğretim elemanlarına ve araĢtırıcılara yarar sağlayacağı umulmaktadır.

Her iĢletmede olduğu gibi bilgi iĢletmelerinde de sistem analizi

çalıĢmaları, analiz sonuçları uygulamaya geçirilemese bile, her kuruluĢun

çalıĢanlarını öncelikle kendi iĢlerinin ne olduğu ve nasıl olması gerektiği

yönünde bilinçlendirmesi açısından da önemlidir. AraĢtırmadan

beklenen bir baĢka yarar da, bu tür bir bilinçlendirmeye katkıda

bulunabilmektir.

1

1.BÖLÜM

KONUYLA ĠLGĠLĠ BAġLICA KAVRAMLAR, TANIMLAR VE

MODELLERE ĠLĠġKĠN AÇIKLAMALAR

1 BaĢlıca Kavram ve Tanımlar

Konuya giriĢte, konu ile doğrudan iliĢkili kavramların tanımına

ve açıklanmasına gereksinim vardır. Bu amaçla „sistem‟, „genel sistem

teorisi‟, „sistem yaklaĢımı‟, „sistem analizi‟, „yöneylem araĢtırması‟,

„iĢletme ve bilgi iĢletmesi‟, „yönetim‟ kavramlarıyla ilgili bazı tanım ve

açıklamalara yer verilerek, bu çalıĢmada bu kavramlardan neyin an-

laĢılması gerektiği gösterilmeye çalıĢılacaktır.

1.1 Sistem

Sistem sözcüğü günümüzde değiĢik biçimlerde her alanda

kullanılmaktadır. Örneğin, eğitim sistemi, ekonomik sistem, politik sis-

tem, ulaĢım sistemi, yönetim sistemi, bilgi sistemi, sınav sistemi, kütüp-

hane sistemi vb. kavramları, günlük yaĢamımızda sık sık kullanmaktayız.

Bu tür kullanımların dıĢında, sistem konusuna iliĢkin yazılmıĢ birçok

yapıt da vardır. Bu yapıtlarda sistem teorisi, sistem yaklaĢımı, sistem

analizi, sistem tasarımı ve benzeri kavramlar sistem tanımı yardımıyla ele

alınırlar.9 Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin önemini ve

uygulanabilirliğini konu alan bu çalıĢmada da, konu alanımızla ilgili,

doğru ve yeterli bir sistem tanımına gerek vardır. Ancak, bu çalıĢmada

temel alınacak sistem tanımına geçmeden önce değiĢik amaçlar için

ortaya konmuĢ çeĢitli sistem tanımlarını gözden geçirmek faydalı

olacaktır.

Sistem:

- Belli bir takım amaçları gerçekleĢtirmek için iĢbirliği içinde çalıĢan ve

birbirlerini etkileyen parçalar bütünüdür.10

- “Önceden belirlenmiĢ bir amacı gerçekleĢtirmek için tasarlanmıĢ,

iĢlevsel olarak birbiriyle iliĢkili parçaların toplamı”11dır.

9 H. Öner Esen, ĠĢletme yönetiminde sistem yaklaĢımı. [2.bs.] Ġstanbul: Ġstanbul

Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi, 198?, s.8-9 ; Emin Doğan Aydın, Bilgi bilimi:

informatik, genel sistemler, sibernetik ve kitle iletiĢimi. 3.bs. Ġstanbul: Aydın Özel

Eğitim ve Yayıncılık, 1991, s.149-150.

10 West C. Churchman, The systems approach. New York: Dell Pub., 1968, s.28-29.

2

- Belirtilen bir sonuç ya da amaca ulaĢmak için organize edilmiĢ

teknikler, iĢlevler, yöntemler dizisi ya da topluluğudur.12

- “Bir veya daha çok amaca veya sonuca ulaĢmak üzere aralarında

iliĢkiler olan fiziksel veya kavramsal, birden çok bileĢenin oluĢturduğu

bütündür.”13

- “Belirli girdileri alan ve bunlara uygun olarak iĢleyerek, belirli çıktılar

arasındaki iliĢkiyi gösteren bir fonksiyonu enbüyüklemeyi amaçlayan

varlıklar veya öğeler topluluğudur.”14

- Çevresel üst sistemden belirlenebilir sınırlarla ayrılmıĢ, birbirine bağlı

iki ya da daha çok parçalar, öğeler ya da alt sistemlerin örgütlü bir

bütünlüğüdür.15

- “Aralarında belirli iliĢkiler bulunan aynı zamanda çevre ile de iliĢkisi

olan, bir veya daha fazla amaca, hedefe veya sonuca ulaĢmak üzere

birlikte hareket eden fiziksel veya kavramsal bir çok bileĢenden oluĢan

bir bütündür. BirleĢik ve bütünleĢmiĢ parçalardan oluĢan herhangi bir

olay, yapı, kavram veya faaliyet bir sistem olarak ele alınabilir.”16

Yukarıdaki tanımlar gözden geçirilecek olursa, tanımların

bazılarında birbirini tekrarlayan, bazılarında da birbirini geliĢtiren

özelliklerin bulunduğu görülebilir.

ÇeĢitli yazarlar, sistem konusundaki tanımlarda belirlenebilen

ortak özellikleri sınıflamaya, daha doğrusu gruplamaya da giriĢmiĢlerdir.

Buna göre,

a. Sistem öğelerden oluĢur.

b. Öğeler arasında iliĢkiler vardır.

c. Sistem belli bir amaca yönelmiĢtir.17 (ġekil-1)18

11 Halil Can - Meral Tecer, ĠĢletme yönetimi. Ankara: Türkiye ve Orta Doğu Amme

Ġdaresi Enstitüsü, 1978, s.74.

12 The ALA glossary of library and information science. ed.by. Heartsill Young.

Chicago: American Library Association, 1983, s.223.

13 Esen, a.e., s.10. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.150.

14 Haluk Erkut, Sistem analizi. Ġstanbul: Kıyı Yayınları, 1989, s. 14.

15 Aysel Yontar, Kütüphane ve belge-bilgi merkezlerinde bilimsel yönetimin önemi.

Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1995, s.76. ; ayr.bkz.: Fremont

E. Kast - James E. Rosenzweig, Organization and management: a systems and

contingency approach, 4th ed. New York: McGraw-Hill, 1985, s.103.

16 Çapar, a.e., s.51-52.

17 Erkut, a.e., s.14.

18 A.e.a.y.

3

ġekil-1. Sistem

Bazı yazarların sistemin „öğeleri‟ yerine „bileĢenleri‟ terimini

kullanmayı tercih ettikleri de görülmektedir. Bu durumda sistemin ortak

özellikleri Ģöyle gruplandırılmaktadır:

a. Birden çok bileĢen.

b. BileĢenlerarası iliĢkiler.

c. BileĢenlerin oluĢturduğu bir bütün.

ç. Bütünün bir amacının olması.19

Sistem tanımlarında, yukarıda belirtilen ortak sistem özelliklerine

ek olarak ortaya çıkan bir baĢka önemli özellik ise, sistemin çevresidir.

Sistemin bir iç ve dıĢ çevresinden ve bu iki çevrenin de birbiriyle iliĢkili

olduğundan söz edilir.20

Bu sınıflamaya bir önceki sınıflamaya ek olarak sistemin dıĢ

çevre ile iliĢkisi katılmıĢtır. DavranıĢ bilimleri açısından sistem, varlığını

sürdürebilmek için faaliyet gösterdiği çevre ile bir takım iliĢkiler kurmak,

çevresinden çeĢitli girdiler almak ve çevresine çıktılar vermek

durumundadır.21

Bu arada, örneğin Churchman, özellikle yönetsel uygulamalar

açısından, sistemin aĢağıdaki temel özelliklerinin göz önüne alınması

gerektiği görüĢündedir:22

a. Sistemin amaçları ve etkinlik ölçüleri,


20 Bkz.: Çapar, a.e., s.52. ; James A. Stoner, Management. New Jersey: Printice-Hall,

1978, s.53-54.

21 Stoner, a.e., s.53-54.

22 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.34 ; ayr.bkz.:

Churchman, a.e., s.29-30.

4

b. Sistemin çevresi, sistem yöneticisinin doğrudan denetiminde

olmayan ve sistemin davranıĢlarını kısıtlayan engeller bütünü,

c. Sistemin kaynakları (mâli kaynaklar, personel, araç-gereç vb.),

ç. Sistem bileĢenleri, alt sistemler ve bunların iĢlem ve iĢlevleri,

d. Sistemin yönetimi.

Buraya kadar yapılan sistem kavramı tanımlarına ve bu

tanımlarda belirtilen sistem özelliklerine dayanarak, kütüphane ve bilgi

merkezlerinde sistem analizinin önemini ve uygulanabilirliğini konu alan

bu çalıĢmada temel alınacak sistem kavramı tanımı, Ģöyle olabilir:

Aralarında iliĢkiler bulunan, çevre ile de iliĢkisi olan, birden fazla

fiziksel ve/veya kavramsal bileĢenden (parçalar, öğeler ya da alt sis-

temlerden) bu bileĢenlerin özelliklerinden ve bunların bir veya daha fazla

ortak amaca, hedefe ve/veya sonuca ulaĢmaya yönelik faaliyet ve

süreçlerinden oluĢan örgütlü bir bütündür.

Yine bu çalıĢmada, sistemin ortak özellikleri aĢağıdaki Ģekilde

belirlenecektir:

a. Birden çok fiziksel ve/veya kavramsal bileĢen (parçalar, öğeler

ya da alt sistemler),

b. BileĢenlerin özellikleri ve aralarındaki iliĢkiler,

c. Çevre ile iliĢkiler,

ç. Ortak hedef(ler), amaç(lar) ve sonuç(lar),

d. Ortak hedef(ler)e ve amaç(lar)a yönelik faaliyetler ve süreçler.

Yukarıdaki açıklamalardan sonra, sistem tanımlarında vurgulanan

sistemin ortak özelliklerinin daha iyi anlaĢılabilmesi için, bu özellikler

kavramlaĢtırılarak açıklanmaya çalıĢılacaktır. Bu kavramlar arasında öğe,

bileĢen, iliĢki, amaç, çevre gibi kavramlar vardır. DeğiĢik yazarların, bu

kavramlardan bazılarını benzer anlamda kullandıkları göz önüne alınarak

(örneğin, öğe/bileĢen) bu tür kavramlar bir arada verilecektir.

Öğeler/BileĢenler:

Bunlar, bir sistemi oluĢturan parçalardır. Bu parçalar, sistemin

fiziksel veya kavramsal oluĢuna bağlı olarak değiĢiklik gösterebilirler.

Örneğin, bir otomobili oluĢturan tekerlekler, pistonlar, yağ pompası,

karbüratör gibi parçalar, birer öğe/bileĢendir. 23


5

Yine, soyut bir ekonomik modeli oluĢturan gelir, gider, yatırım,

istihdam gibi kavramlar da böyledir.24 Bir iĢletmedeki, birbirine bağlı

çeĢitli faaliyetler yahut süreçler de, birer öğe/bileĢen olarak ele

alınabilirler. Örneğin, yönetimde planlama, örgütleme, denetleme

faaliyetleri gibi. Elektrik ve su gibi enerji biçimleri de, sistem öğeleri

olarak düĢünülebilirler. DüĢünceler, kavramlar veya matematiksel

semboller de, felsefe sistemlerinin öğeleri olarak görülebilirler. Bitkiler,

böcekler ve hayvanlar da değiĢik ekolojik sistemlerin birer

öğeleri/bileĢenleridir.25

Sistemi oluĢturan ve birbirleri ile iliĢkili olan bu parçalara, „alt

sistemler‟ adı da verilmektedir.26

ĠliĢkiler (öğeler arası/bileĢenler arası iliĢkiler):

Sistemi öğe/bileĢenlerin oluĢturduğu bir yığın olmaktan kurtaran,

sistemin parçalarını birbirine bağlayan iliĢkiler,27 sistemin öğe/bileĢenleri

arasındaki her tür yöndeki akıĢ28 anlamında kavranmalıdırlar. Bu

durumda, hiçbir sistemde, öğe/bileĢenler arasında bir iliĢkinin olmadığı

ileri sürülemez.29

AĢağıda açıklanacağı gibi, iliĢkiler değiĢik türde olabilirler:30

Mekânsal iliĢki: Fiziksel öğelerin, mekân içinde, kendi aralarında

belli bir iliĢki içinde bulundukları statik sistemler, buna iyi bir örnektir.

Örneğin, bir bölgedeki kasabalar arasındaki coğrafi iliĢki, mekânsal

iliĢkidir. Bir atölyede, tezgahlar arasındaki uzaklık iliĢkisi de, bir diğer

mekânsal iliĢki örneğidir. Dinamik sistemlerde de mekânsal iliĢki söz

konusu olabilir. Örneğin, fiziksel öğelerin hareket ettiği güneĢ

sisteminde, mekânsal iliĢki vardır.

Zamansal iliĢki: Öğeler arasındaki zamansal iliĢki, iki ayrı Ģekilde

düĢünülebilir. Bunlardan ilki, saat zamanı iliĢkisidir. Sistem içinde

olayların sırasını ayırdetmeye yarar. Yüzyıldan nanosaniyeye kadar

değiĢen bu tür zaman iliĢkisi, mutlak zaman iliĢkisidir. Örneğin, bir

arabanın hızı ile katettiği yol uzunluğu arasında, saat zamanı iliĢkisi

vardır. Ġkinci tür zaman iliĢkisi, psikolojik zaman iliĢkisi olarak

24 A.e.a.y.

25 Erkut, a.e., s.14-15.

26 Çapar, a.e., s.52.

27 Esen, a.e., s.10-11. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.150.

28 Erkut, a.e., s.14.


30 Erkut, a.e., s. 15-16.

6

adlandırılır. KiĢisel algılamalara dayanan bu iliĢki görelidir. Erken, geç,

önce, sonra vb. sözcüklerle ifade edilir. Zaman iliĢkisi, bütün etkin

sistemlerde vardır. Bazı sistemlerde ise zaman, belirleyici bir iliĢkidir.

Öncelik Ģemalarında (ağ diyagramlarında) buna rastlanır.

Neden-sonuç iliĢkisi: Tüm dinamik sistemlerde bulunan önemli

bir iliĢki türü de, neden-sonuç iliĢkisidir. Neden-sonuç iliĢkisi, en büyük

doğa yasalarından biridir. Bu iliĢki, sonlu bir zaman süresi içinde

gerçekleĢen, tersinmez (geri dönüĢmez) süreçlere uygulanan bir yasadır.

Bir zaman noktasında neden oluĢur, etkisini verir ve daha ileri bir zaman

noktasında sonuç doğar. Bu iliĢki, Ģematik olarak Ģekil-2‟deki gibi

gösterilebilir.

+ Fiyat -

Ġstem Sunu

ġekil-2. Neden-sonuç iliĢkisine örnek

Bu Ģekilde istemin artması nedeninin, fiyatın artması sonucunu

doğuracağı; buna karĢılık sununun artması nedeninin fiyatın azalması

sonucunu oluĢturacağı anlatılmaktadır.

Enerjinin korunumu iliĢkisi: Maddenin bir biçimden diğerine ge-

çiĢte görülen bir iliĢki türüdür. Örneğin, ateĢe atılan kömür ve yanma so-

nucunda elde edilen ürün arasında bu tür bir iliĢki vardır.

Mantıksal iliĢki: Özellikle soyut sistemlerde görülen bir iliĢki tü-

rüdür. DüĢünceler ve kavramlara iliĢkin sistemlerde rastlanabilir.

Bilgisayar programı buna bir örnektir.

Matematik iliĢki: Matematik iliĢki, mantıksal iliĢkinin özel bir

biçimidir. Örneğin, matematikteki sayılar sisteminin iki değeri arasındaki

eĢitlik veya eĢitsizlik iliĢkisi, bir matematik iliĢkidir.

Sistemin Bütünlüğü:

Bu özellik, bundan önceki iki ana sistem özelliğinin bir arada

oluĢu sonucunda ortaya çıkan önemli bir özelliktir. „Sistem‟ ve „bütün‟

sözcükleri bu anlamda ele alındıklarında hemen hemen özdeĢtirler.

Buradaki „bütün‟ sözcüğü, tam olma anlamından çok, bileĢenleri aracılığı

7

ile fonksiyonunu yerine getiren bir oluĢumu tanımlamak amacıyla

kullanılır.31

Sistemin Amacı:

Birden çok bileĢenin oluĢturduğu bir bütün olan sistemin, mutlaka

en az bir fonksiyonu vardır. Yani sistem, bir veya daha çok amaç için

vardır.32 Öte yandan sistem, insan yapısı olabilir veya olmayabilir. Ġnsan

yapısı olan her Ģey, belli bir gereksinimden doğmuĢtur. Temelde amaç,

bu gereksinimin karĢılanmasıdır. Örneğin, otomobil taĢıma içindir.

Eğitim sistemi, insanların eğitimi içindir. Kütüphane sistemi, insanların

bilgi gereksinimini karĢılamak içindir. Ġnsan yapısı olmayan doğal

sistemlerin amaçlarının ayırt edilmesi ise, insan yapısı sistemlerin

amaçlarının ayırt edilmesi ile karĢılaĢtırıldığında her zaman kolay

olmamaktadır.33

Çevre (iç ve dıĢ çevre):

Sistemin kendi sınırları dıĢında kalan her Ģeye, sistemin dıĢ çev-

resi; sistemin kendi sınırları içinde kalan her Ģeye ise sistemin iç çevresi

adı verilmektedir. DıĢ çevre, aynı zamanda sistemin içerisinde faaliyet

gösterdiği ortamdır. DıĢ çevrenin kimi etmenleri sistemin iĢleyiĢi üzerine

aktif etkilerde bulunur. Bu tür dıĢ çevre koĢullarına ise „ilgili dıĢ çevre

koĢulları‟ adı verilir. Burada sistem sınırının ne olduğunu açıklamakta da

yarar vardır. Sistem sınırı, sistemin iç bünyesine iliĢkin değiĢkenleri dıĢ

faktörlerden (parametrelerden) ayıran çizgidir. Sistem sınırı, sistemin

nerede baĢlayıp nerede bittiğini gösterir.34

Bu anlatılanlara bağlı olarak, özellikle iĢletmelerin çağdaĢ

yönetiminde uygulanan sistem yaklaĢımı açısından, her iĢletme

sisteminin, bir dıĢ ve bir de iç çevreye sahip olduğu kabul edilmektedir.

Doğal olarak bir iĢletme sistemi olan kütüphane ve bilgi merkezleri de bir

dıĢ bir de iç çevreye sahiptir. Bir fikir vermesi amacıyla kütüphane ve

bilgi merkezleri için dıĢ ve iç çevre etmenleri aĢağıdaki gibi sıralanabilir:


32 A.e.a.y.

33 Erkut, a.e., s. 16.

34 Bkz.: Çapar, a.e., s.52.

8

- DıĢ çevre etmenleri: Ekonomik koĢullar, mâli kaynaklar, coğrafi

çevre, teknolojik geliĢmeler, potansiyel, aktif ve pasif kullanıcılar, insan

gücü kaynakları, ham maddeler35 vb.dir.

- Ġç çevre etmenleri: Alt sistemler yaklaĢımıyla, sistemin, yönetim

alt sistemi, amaç ve değerler alt sistemi, teknik alt sistemi, yapısal alt

sistemi, psikososyal alt sistemi36 ya da iĢlevsel bir yaklaĢım izlendiğinde,

sağlama hizmeti alt sistemi, kataloglama ve sınıflama hizmeti alt sistemi,

kullanıcı hizmetleri alt sistemi, yönetim alt sistemi37 vb.dir.

Buraya kadar yapılan açıklamalara dayanarak, kütüphaneyi bir

sistem olarak ele almak ve bu sistemin belli baĢlı özelliklerinin

örneklerinden oluĢan kuramsal bir kütüphane sistemi modeli oluĢturmak

mümkündür (Ģekil-3).

SĠSTEMFiziksel ve /veya

kavramsal bileşenler

Bileşenlerin özellikleri ve ilişkileri Faaliyetler ve süreçler Sonuçlar Ortak amaç(lar),

Hedef(ler)

KÜ

TÜ

PH

AN

E

-Ġnsan kaynakları -Ġnsan kaynağı nitelik ve niceliği -Sağlama faaliyeti ve süreci

(seçim)

-Kötü sağlama

-Mali kaynaklar -Mali kaynakların niceliği ve türü -Seçim -Ġyi kataloglama ve

sınıflama -Derme

-Dermenin nitelik ve niceliği

-AraĢtırma -Bina

-Binanın durumu

-Doğrulama -YanlıĢ yerleştirme

sistemi -Araç-gereç

-Araç-gereç nitelik ve niceliği

-Sipariş verme

-ĠletiĢim araçları

-ĠletiĢim araçları nicelik ve

niteliği

-Teslim alma

-Yavaş ve özensiz

yararlandırma

-Daktilo

-Daktilo mak. nicelik ve niteliği

-Sorunları çözme

-Bilgisayar

- Mikrofilm/Mikrofiş mak.

nicelik ve niteliği

-Bağlantı kurma

-Kötü yönetim

-Mikrofilm/

Mikrofiş makinesi -Materyalin kendisi ile ilgili

işlemler

-Planlama

yapmama

-Kötü karar verme -Fotokopi makinesi

-Fotokopi makinesi nicelik

ve niteliği

-Kataloglama ve sınıf. faaliyeti -Hatalı örgütleme

.. -Yararlandırma faaliyeti

-Eşgüdümü

sağlayamama .

..

-Ödünç verme faaliyeti

-Okur / kullanıcı

-Okur / kullanıcı nitelik ve

niceliği

-Küt. içinde yarar. faaliyeti

-Sağlama bilgisi

-Sağlama bilgisi ve kuralları niteliği

-Bilgi hizmeti faaliyeti

-Sağlama kuralları

-Kataloglama ve sınıflama bilgisi

ve kuralları niteliği

-Bilgi verme faaliyeti ve

süreci -Yöneltmeme

-Kataloglama ve -... sınıflama bilgisi

-Yararlandırma bilgisi ve

kuralları niteliği

-Problem

..-Kataloglama kuralları -Bilgi ihtiyacı

. -Yararlandırma bilgisi

-Mali kaynak ile derme, araç

gereç ilişkisi

-Ġlk soru

=

-Sorunun

görüşülmesi

-Okur / kullanıcı ile kataloglama

ve sınıflama, yararlandırma

bilgi ve kuralları ilişkisi

-Arama stratejisi

-Yönetim bilgisi -Cevap

-... -Tam cevap

..

-...

-Yönetim faaliyetleri

.

..

-Planlama

.

-Karar verme

-Örgütleme

-Eşgüdüm

-Denetim

-Yöneltme -....

-Yararlandırma

kuralları

-Bilgisayar nicelik ve niteliği

-Denetimin

yetersizliği

Sistem sınırıSistem çevresi

KULLANI-

CININ

GEREKS Ġ-

NĠM

DUYDUĞU

/

DUYAB ĠLE

CEĞĠ

BELGE VE

B ĠLGĠYĠ

HIZLI

DOĞRU VE

ETK ĠN

OLARAK

SAĞLAMA

ÖRGÜTLE-

M E VE

KULLAN-

DIRM A

HIZLI,

DOĞRU VE

ETKĠN BĠLGĠ

HĠZMETĠ

VEREMEME

ġekil-3. Kuramsal bir küôüphane sistemi modeli örneği

35 Ahmet Çelik, “Sistem kuramı ve kütüphanecilik”, Prof.Dr.Berin U. Yurdadoğ'a

armağan. yay.haz. Fahrettin Özdemirci, Yusuf Kayan. Ankara: Türk Kütüphaneciler

Derneği, 1994, s.50-52.

36 Bkz.: Kast - Rosenzweig, Organization and management: a systems and

contingency approach. 4th ed..., s.113-115. ; Yontar, a.e., s.80. ; Çelik, a.e., s.52.

37 Bkz.: Ġrfan Çakın, “KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve özellikleri”, Türk

kütüphaneciliği, 3, 1(1989), s.7.

9

ġekilde görülen listeyi uzatmak mümkündür. Elbette, kütüphane

sisteminin özellikleri konusuna (bileĢen, parça, öğe, alt sistem, bunların

özellikleri, birbirleriyle ve sınırlandığı çevre ile iliĢkileri, ortak hedefler,

amaçlar, sonuçlar ve bu ortak hedeflere ve amaçlara yönelik faaliyetler ve

süreçler) baĢka açılardan da yaklaĢılabilir.38 Bir kütüphane sisteminin

unsurları, araĢtırmacının izlediği yaklaĢıma bağlı olarak farklılık

gösterebilir.

1.2 Genel Sistem Teorisi

Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin önemini konu

alan bu çalıĢmada, „genel sistem teorisi‟ ile ilgili bazı tanım ve

açıklamalara yer vermek de yararlı olacaktır. Bunun baĢlıca nedeni,

aĢağıdaki açıklamalarda da ima edildiği gibi günümüzde uygulanan

sistem analizi çalıĢmalarının teorik temelinin oluĢturulmasında, genel

sistem teorisinden önemli ölçüde yararlanılmasıdır.

Bir tanıma göre, genel sistem teorisi her türlü sisteme

uygulanabilecek genel ilke ve prensipleri bulmayı ve geliĢtirmeyi

amaçlayan disiplinlerarası bir çalıĢma alanıdır.39

Genel sistem teorisinin amacı, deneysel dünyada genel iliĢkileri

tanımlayan sistematik ve teorik bir çalıĢma alanı geliĢtirmeye yöneliktir.

Genel sistem teorisine ihtiyaç duyulmasının en önemli nedeni olarak,

çeĢitli disiplinler arasındaki iliĢki ve iletiĢim sorunları gösterilmektedir.40

Bu disiplin ile bilimlerarası iliĢki ve iletiĢimi olanaklandırarak

dünyamızın medeniyet düzeyinin yükselmesine katkıda bulunmak

amaçlanmaktadır.41

Bilimsel geliĢmeler gözlendiğinde, her bilim alanında birbirinden

bağımsız olarak geliĢtirilen „genel prensiplerin‟ benzer özellikler

gösterdiği görülmektedir. Lojik-matematik temelli bir bilim dalı olan,

genel olarak sistemlere uygulanabilecek genel prensiplerin türetilmesini

ve formül Ģeklinde anlamlandırılmasını amaç edinen „genel sistem

teorisi‟, tüm bilim alanlarına hizmet sunmayı amaçlamaktadır.42

38 Örneğin bkz.: Ġrfan Çakın, “AraĢtırma faaliyetleri ve kütüphaneler”, Kütüphanecilik

dergisi: belge, bilgi, kütüphane araĢtırmaları, 3(1992), s.32-34.

39 Edward Huse - James Dowditch, Behavior in organizations: a system approach to

managing. 2nd ed. Addison Wesley Pub., 1977, s.38.



42 Esen, a.e. s.7. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.148.

10

Yukarıdaki tanım ve açıklamalardan da anlaĢılabileceği gibi,

„genel sistem teorisi‟ ile bir sistemler hiyerarĢisi olan evrendeki olu-

Ģumları bir bütün olarak birbiriyle iliĢkilendirecek, bu oluĢumları ayrı

ayrı ele alıp açıklamaya çalıĢan bilim alanlarını da birbiriyle

iliĢkilendirecek genel bir kuram geliĢtirmek söz konusudur.43 Bu du-

rumda, „genel sistem teorisi‟nin uygulanabileceği geniĢ bir bilimsel alan

bulunmaktadır.44

Genel sistem teorisi, geniĢ anlamda temel bir bilim özelliği

göstermesi yanında, çeĢitli biçim ve isim altında uygulama alanlarına da

yansımaktadır. Bu disipline, onun uygulamaları da dikkate alınarak

„genel sistem bilimleri‟ de denmektedir.45

Genel sistem teorisinin daha iyi anlaĢılması için, sistem ve genel

sistem teorisinin tarihsel geliĢimi üzerine bilgi vermek yararlı olacaktır.

GeçmiĢte değiĢik isimlerle kullanılmıĢ „sistem‟ kavramının uzun bir

tarihi vardır.46 Bu geçmiĢin, insanların düĢünmeyi ve bulmayı

öğrendikleri, düĢünce yoluyla ve akılcı davranıĢlarıyla kavrayıp denetim

altına alınabilecek bir düzenin veya evrenin varlığını algıladıkları zamana

kadar götürülebileceği söùlenmektedir. Temel felsefelerini sistem

düĢüncesi üzerine kurmuĢ olan düĢünürlere örnek olarak Aristo,

Paracelcus, Boethius, Farrabi, Ġbn-i Sina, Ġbn-i Haldun, Auguste Comte

verilebilir.47

Genel sistem teorisi ise, 19.yy‟ın baĢlarında değiĢik bilim

dallarındaki arayıĢların sonucunda Ģekillenmeye baĢlamıĢtır. Bu konuda

en eski ve temel nitelikteki kavramları ortaya koyan Alman filozof Georg

Wilhelm Friedrich Hegel (1770-1831)‟dir.48 Hegel tarafından ileri

sürülen temel kavramlar Ģöyle özetlenebilir:49

- ĠĢlevini yerine getiren bir bütün, daima bileĢenlerin toplamının

oluĢturduğu değerden daha büyük bir değere sahiptir.

- Bütün, bileĢenlerinin doğasını belirler.

43 Bkz.: Halil Sarıaslan, “Sistem analizinin temelleri”, Ankara Üniversitesi Siyasal

Bilgiler Fakültesi dergisi, 39, (1984), s.53. ; Richard A. Johnson - Fremont E. Kast -

James E. Rosenzweig, “Systems theory and management”, Management science, 10,

(1964), s.367-370.

44 Esen, a.e. s.8. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.148.


46 Esen, a.e., s.3. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.145-146.

47 Çapar, a.e., s.51.


49 A.e.a.y.

11

- BileĢenler bütünden soyutlanarak incelendiklerinde yeterince

anlaĢılamazlar.

- BileĢenler, dinamik olarak birbirleri ile iliĢkili veya birbirlerine

bağımlıdırlar.

Ancak, Hegel felsefesine iliĢkin bu prensip ve kavramlar, o zama-

nın koĢullarında yeterince ilgi toplayamamıĢtır.50

19.yy‟ın baĢlarından, 20.yy‟ın baĢlarına kadar konu ile ilgili ça-

lıĢmalar yapmıĢ bilim adamları vardır. Ancak yapılan çalıĢmaların tarihi

evrimini açık bir Ģekilde izlemek mümkün olmadığı için,51 burada adlara

ve çalıĢmalara yer verilmeyecektir.

20.yy‟ın baĢlarından itibaren genel sistem teorisi, çeĢitli bilim

dalları açısından Köhler (1924, 1929), Lotka (1925), Redfield (1942),

Singer (1946), Summerhoff (1950) gibi birçok bilim adamı tarafından ele

alınmıĢtır. Ancak, 1937‟de biyolog Ludwig von Bertalanffy‟nin „Genel

Sistem Teorisi‟ adlı bildirisi bu alandaki önemli çalıĢmalardan biri

olmuĢtur. Bertalanffy, bu konudaki ilk makalesini 1950‟de yayın-

lamıĢtır.52 Bertalanffy‟e göre “evren sistemlerden oluĢan hiyerarĢik bir

düzendedir. Bu hiyerarĢik düzen atom çekirdeğinden atoma, atomdan

moleküllere, hücrelere, organizmalara ve organizmalardan insanüstü ör-

gütlere doğru bir sıra izlemektedir.”53 Yine, konuya iliĢkin değerli bir

baĢka çalıĢma ise, 1956‟da Kenneth Boulding tarafından yapılmıĢtır.54

Boulding de, Bertalanffy‟nin yaklaĢımına benzer bir yaklaĢımla

evrendeki tüm bilgiyi bir sistemler hiyerarĢisi biçiminde sınıf-

landırmıĢtır.55 Boulding, bu çalıĢması ile statik yapı olarak belirlediği,

„organize olmuĢ teorik bilgi‟ olarak tanımladığı „çerçeve‟ sistemlerden

baĢlayarak „sosyal organizasyon‟lar ve „transandantal (deney üstü/doğa


51 A.e.a.y.

52 Esen, a.e., s.5-6. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.146-147. ;

Çapar, a.e., s.51. ; ayr.bkz.: Ludwig von Bertalanffy, “The theory of open systems in

physics and biology”, Science, 3, (1950), s.23-29. ; Ludwig von Bertalanffy, “Problems

of general system theory”, Human Biology, (1951), s.202-204. ; Ludwig von

Bertalanffy, “General system theory: a new approach to unity of science”, Human

Biology, (1951), s.301-361.

53 Çapar, a.e., s.51.

54 Esen, a.e., s.8. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.148. ; ayr.bkz.:

Kenneth E. Boulding, “General systems theory the skeleton of science”, Management

science, (1956), s.197-208.

55 Yontar, a.e., s.76.

12

üstü) sistem‟lere kadar uzanan bir hiyerarĢik sistemler yapısı

belirlemiĢtir.56

Bu çalıĢmalar ile bütün bilim dallarına uygulanabilecek bir genel

sistemler dizisinin varlığı ortaya konmaya çalıĢılmıĢtır.57 Bu görüĢler

daha sonra mühendislik alanı çerçevesindeki çeĢitli disiplinlerde, Talcott

Parsons58, George Homans‟ın katkılarıyla toplumsal bilimlerde59, Kurt

Lewin‟in katkılarıyla psikolojide vs. benimsenmiĢ ve uygulanmaya

baĢlanmıĢtır.60

Aslında, Bertalanffy ve Boulding‟in çalıĢmalarından önce, sistem

kuramının temel öğelerinin, genel felsefelerin çoğunda var olduğuna

inanılmakta ve çağdaĢ sistem kuramı çerçevesinde kullanılan birçok

kavramdan da yararlanıldığı bildirilmektedir.61 Bununla birlikte sistem

kuramını, herhangi bir konu ya da disiplinle ilgili bilgiyi yapılandırma

yöntemi ve bir düĢünme biçimi olarak 1950‟lerde yeniden canlandıran

araĢtırmacıların, Bertalanffy ve Boulding olduğu görüĢü kabul

görmektedir.62

Bu dönemde baĢlayan model kurma ve soyut genellemelerin gide-

rek önem kazanması sonucunda, düĢünce ortamındaki geliĢmeler, genel

sistem teorisini daha da önemli kılmıĢtır.63 Genel sistem teorisine ihtiyaç

duyulması, konuya destek olabilecek çeĢitli yeni geliĢmelere de neden

olmuĢtur. Bu geliĢmeler arasında sibernetik, biliĢim teorisi, oyun teorisi,

karar teorisi, topoloji, faktör analizi gibi teori ve teknikler vardır.64

Genel sistem teorisi çalıĢmalarında iki yöntem bulunmaktadır:65

(1) Bertalanffy ve izleyicileri tarafından geliĢtirilmiĢ yöntemde, sistemler

algılandıkları biçimde gözlenip incelenir ve sonra bu gözlem sonuçları

anlamlandırılır. Bu yöntemin temeli deneyseldir. (2) Ashby ve izleyicileri

tarafından geliĢtirilen yöntemde, sistem çalıĢması en geniĢ boyutuyla

baĢlatılır; düĢünülebilen tüm sistemler göz önüne alınır ve bu sistemler,

üzerinde iĢlem yapılabilecek, yargılara varılabilecek en uygun boyuta

56 Çapar, a.e., s.51.

57 A.e.a.y.,


59 Çelik, a.e., s.46. ; Yontar, a.e., s.76, 78.

60 Yontar, a.e., s.76.:

61 A.e.a.y.

62 A.e.a.y.


64 A.e.a.y.


13

indirgenir. Bu indirgeme iĢlemi, sistemlerin diferansiyel denklemlerle

temsil edilmesiyle sağlanır. Bunun yapılabilmesi için de sistem değiĢken-

lerinin sürekli, zaman değiĢkeninin bağımsız olması gerekir.

Birinci yöntem, matematiksel sağlamlıktan yoksundur ve

matematiksel düĢünceye sahip olanlar için yeterince güvenli görülmeye-

bilir. Ġkinci yol ise sistemlerin özel halleri için geçerlidir ve tüm sistem

çalıĢmalarında (örneğin, bileĢenleri süreksizlik gösteren sistemlerde)

kullanılamaz. Bu durum, bizi genel sistem teorisinde tek bir yöntemin

kullanılamayacağı gerçeğine götürmesi açısından önemlidir.66

1.3 Sistem YaklaĢımı

Sistem yaklaĢımı kavramı ile ilgili değiĢik bakıĢ açılarına göre

yapılmıĢ birçok tanım bulunmaktadır. Bu tanımların bazılarını burada

sıralamak, konunun daha geniĢ bir açıdan ele alınmasına yardımcı

olacaktır. Sistem yaklaĢımı:

-KarmaĢık bir iĢlemi/süreci incelemek için formal bir usuldür.67

- Bir görüĢ/anlayıĢ ya da bir soruna bakıĢ yoludur.68

- Sorunların birbirleri üzerine olan etkilerini ortaya çıkartmak için

aralarındaki iliĢkiyi temel alan bir görüĢtür.69

- Belirli olayların, durumların ve geliĢmelerin incelenmesinde, ele

alınmasında kullanılan bir düĢünce tarzıdır.70

- Soruna iliĢkin tüm öğelerin göz önüne alınıp incelenerek sorunun

anlaĢılması ve saptanmasına iliĢkin bir bakıĢ açısıdır.71

- Bir strateji veya bir soruna yaklaĢmak için kullanılan birtakım dav-

ranıĢlardır.72


67 Miranda Lee Pao, Concepts of information retrival, Englewood, Colorado: Libraries

Unlimited, 1989, s.66.

68 A.e.a.y.

69 Ġnal Cem AĢkun, “Karar almada nicelikli araç ve yöntemler”, EskiĢehir Ġktisadi ve

Ticari Ġlimler Akademisi dergisi, 9, 1(1973), s.4.

70 Bkz.: Tamer Koçel, ĠĢletme yöneticiliği. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme

Fakültesi Yayınları, 1982, s.94. ; Glenn Immegart - Francis Pilecki, An introduction

to systems for the educational administrator. Addison-Wesley, 1973, s.30.

71 Esen, a.e., s.24 ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.161. ; ayr.bkz.:

Gordon K.C. Chen, “What is the systems approach”, Interfaces, 6, 1(1975), s.32.

72 Emin Doğan Aydın, Sistem tasarımı ve geliĢtirme yöntemleri, Ġstanbul: Afa

Matbaacılık, 1991, s.32.

14

- “ĠliĢkilerle ilgili konular ve problemler hakkında özel bir düĢünce

Ģeklidir.”73

- Sistem kavramı çerçevesinde bütünlük ve etkileĢim ilkesine dayalı bir

yaklaĢımdır.74

- Sorunları anlamak ve çözmek için sistemi parçalarına ayırmak yerine,

onu bir iliĢkiler yumağı, bir bütün olarak ele almadır.75

- “Bir sistemi oluĢturan parçalar, kısımlar ve alt sistemler ile bunlar

arasındaki iliĢkileri bütüncül bir yaklaĢımla ele alma ve düĢünme

yoludur.”76 Bununla beraber bir analiz yöntemi/tekniği ve bir yönetim

usulûne iĢaret eder.77

Tanımlar ne kadar çoğaltılırsa çoğaltılsın, sistem yaklaĢımının üç

temel ilkeye dayandığı söylenebilir:78

1. Bütünsel yaklaĢım,

2. Disiplinlerarası yaklaĢım,

3. Bilimsel yaklaĢım.

1. Bütünsel yaklaĢım: Ġncelenen sistemi bir bütün olarak görmek-

tir. Bir öğenin, bütünün diğer öğeleri ile birlikte düĢünüldüğünde iĢlevsel

bir anlam taĢıyacağı ve bu iĢlevsel anlamın öğeler arası etkileĢimde

yattığı inancını uygulamak; sistemi birbirleriyle etkileĢimli

bütünlüklerden oluĢan, çevresiyle etkileĢimli bir bütünlük olarak

görmektir. Örneğin, bir sistemde sorunların sıkı sıkıya birbirine bağlı

olduğu; sorunlardan birine getirilen çözümün bir diğeri için bulunan

çözümle iliĢkili olduğu anlayıĢını benimsemektir.79

Sistem yaklaĢımının temelinde, „sistem‟ olarak ele alınan bütünün

amacını gerçekleĢtirmesi vardır. Bu görüĢe göre, önemli olan bütündür.

73 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.37.

74 Sarıaslan, a.e. s.53.

75 Yaman Barlas, “Sistem yaklaĢımı ve dinamik sistem modellerinin yönetim bilimlerinde

uygulanması”, 1 nci sistem mühendisliği ve savunma uygulamaları sempozyumu

(12-13 Ekim 1995): Bildiriler II. Ankara: Kara Harp Okulu Kültür Sitesi, 1995, s.240.


77 A.e.a.y.

78 Erkut, a.e., s.11-13. ; Bu ilkelerin yöneylem araĢtırmasında da olduğu görülmektedir.

Ancak yöneylem araĢtırmasının, temelde sistem yaklaĢımına dayanması nedeniyle bu

durum normal karĢılanmalıdır. Bu durum için bkz.: Yontar, a.e., s.78. ; Esen, a.e., s.27-

32, 41-43 ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler, sibernetik..., s.163-164,

166-167, 174-175.

79 Erkut, a.e., s. 11.

15

Parçalar, bu bütüne katkıda bulunduğu ölçüde önemlidir. Diğer bir

deyiĢle, sistemi temel alan bu bakıĢ açısı, sistemin amaçları, sistemin

içerdiği alt sistemler, alt sistemler arasındaki iliĢkiler ve alt sistemlerin

ana sisteme yaptığı katkılar üzerinde yoğunlaĢmaktadır.80

2. Disiplinlerarası yaklaĢım: Bütünsel yaklaĢımın zorunlu bir bü-

tünleyicisidir. Çünkü, incelenen sistemi bir bütün olarak görmenin ön

koĢulu ve aynı zamanda gerekli sonucu, o sistem üzerine farklı görüĢ

açılarını yöneltmektir. Bu ön koĢulu, disiplinlerarası yaklaĢım ilkesi

sağlar. Örneğin, incelenen bir sistemdeki sorunlara tek bir bilim dalının

görüĢ açısı ile yaklaĢılırsa önyargılı ve gerçek dıĢı sonuçlara varılabilir.

Çünkü disiplinler insanların bir yaratısıdır. Doğa bu disiplinlere göre

düzenlenmemiĢtir. Doğada sorunlar vardır. Disiplinler sorunlara birer

bakıĢ açısı oluĢtururlar.81

Disiplinlerarası yaklaĢım ilkesiyle grup çalıĢması anlayıĢı da bir

yöntem olarak gündeme gelmiĢtir.82

3. Bilimsel yaklaĢım: Sistemi bir bütün olarak görmenin ve sis-

teme değiĢik görüĢ açılarını yöneltmenin somut düzeyde bir yöntemi de

olması gerekir. ĠĢte sistem yaklaĢımı, sistemi bir bütün olarak görmede ve

sisteme değiĢik görüĢ açılarını yöneltmede bilimsel yönteme

dayanmaktadır. Bu ilkeyle sistem yaklaĢımı yalnızca bilimden yarar-

lanmakla kalmamıĢ, kendi özgün ve sistematik yöntemini de kurup

geliĢtirmiĢtir.83

Bu tanımlara ve açıklamalara dayanarak, kütüphane ve bilgi mer-

kezlerinde sistem analizinin önemini konu alan bu çalıĢmada temel

alınacak sistem yaklaĢımı kavramının tanımı, aĢağıdaki Ģekilde

yapılabilir:

Sistem yaklaĢımı, bir sistemi oluĢturan parçalar, kısımlar ve alt

sistemler ile sistemin dıĢ çevresini, bunlar arasındaki iliĢkileri bütünsel,

disiplinlerarası ve bilimsel bir yaklaĢımla ele alma ve düĢünme yoludur.

Bu yaklaĢım, aynı zamanda bir analiz yöntemi/tekniği ve bir yönetim

usulûnü de belirtir.

Sistem yaklaĢımı ile ilgili yukarıda verilen tanımlar ve yaklaĢımın

temel ilkeleri incelendiğinde, açıkça ya da üstü kapalı olarak „sistemin ve

çevresinin tümüyle dikkate alınması gerektiği„nin belirtildiği görülebilir.

80 Koçel, a.e., s.96.

81 Erkut, a.e., s. 11.

82 A.e.a.y.

83 A.e.a.y.

16

Yönetimde sistem yaklaĢımı dendiğinde ise, yönetim olaylarını ve

bu olayların ortaya çıktığı, yaĢandığı birimleri birbirleri ile iliĢkili bir

Ģekilde ele alan yaklaĢım anlaĢılmaktadır. Bir baĢka deyiĢle, sistem

yaklaĢımı, organizasyonu çeĢitli parçalar, süreçler ve amaçlardan oluĢan

bir bütün olarak ele almaktadır.84

1.4 Sistem Analizi

Sistem analizi kavramı ile ilgili olarak çeĢitli tanımlar yapılmıĢtır.

Konuya daha geniĢ bir açıdan bakmak ve konunun daha iyi anlaĢılmasını

sağlamak için, bu tanımlardan bazılarını sıralamak faydalı olacaktır.

Sistem analizi:

- Faaliyetin hedeflerine ya da amaçlarına ve onları yapmanın en verimli

ve etkin yollarına karar vermek için, tipik olarak matematiksel yol ile

faaliyeti (örn. bir usulû, yöntemi, tekniği ya da iĢi) inceleme iĢlemidir.85

- Göze çarpan probleme iliĢkin unsurları en iyi Ģekilde tanımlayabilen

bilimsel bir süreç ya da metodolojidir.86

- “Belirsizlik altındaki karmaĢık bir tercih sorununa bir bakıĢ ve yaklaĢım

tarzını belirleyecek biçimde, alternatif politikaların veya stratejilerin

mâliyetlerini, etkinliklerini ve risklerini sistematik olarak inceleyerek ve

gerektiğinde yeni alternatifler geliĢtirerek, bir davranıĢ Ģeklinin

önerilmesidir.”87

- “Bir sistem ve onun iĢlediği çevre hakkındaki faktörleri toplamayı,

düzenlemeyi ve değerlendirmeyi kapsar. Sistem analizinin amacı, daha

iyi bir sistem tasarlama ve geliĢtirmeye bir temel oluĢturmak üzere,

sistemin tüm yönlerini, teçhizat, personel, üretim süreci ve talep

koĢullarını incelemektir.”88

- “Karar vericiye mümkün seçenekler arasında iyi bir seçim yapmasına

yardım etmek için tasarımlanmıĢ bir analitik süreçtir.”89

84 Koçel, a.e, s.96.

85 The ALA glossary of library and information science..., s.223.

86 David I. Cleland - William R. King, Systems analysis and project management.

2nd.ed. New York: McGraw-Hill, 1975, s.55.

87 Bkz.: Çapar, a.e., s.60. ; Ġsmet S. Barutçugil, Üretim sistemi ve yönetim teknikleri.

gnĢl.2.bs. Bursa: Uludağ Üniversitesi, 1988, s.12.

88 Çapar, a.e., s.60. ; Esen, a.e., s.40. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel

sistemler..., s.173.


17

- “Etkin bir sistem geliĢtirmek ve yönetimde karĢılaĢılan sorunları

çözmek için yapılması gerekli olan problem çözme ve araĢtırma ça-

lıĢmalarının tümüdür.”90

- “Bir örgüt ya da sistem içindeki etkileĢim ağının incelenmesi ve

sistemin amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmesi için yeni ve daha

iyi yöntemlerin araĢtırılması ve geliĢtirilmesi sürecidir.”91

- “Amaçları ve bu amaçları gerçekleĢtirecek seçenek politika ve

yöntemleri inceleyerek onların ekonomik mâliyetlerini, etkililiklerini ve

faydalarını riskleri ile birlikte kantitatif olarak karĢılaĢtırmak suretiyle

karar vericilere gelecekteki eylem biçimini seçmede yardımcı olan bir

araĢtırma biçimidir.”92

- “Karar vericilere amaçlarının belirlenmesinde, amaçları gerçekleĢ-

tirecek olası seçeneklerin sistematik olarak toplam sistem açısından

incelenmesi ve değerlendirilmesinde ve böylece izleyecekleri en uygun

yolun (eylem biçiminin) seçiminde yardımcı olan bir araĢtırma ve

problem çözme yaklaĢımıdır.”93

- Sorun çözme ya da karar vermede kullanılan, bilimsel yöntemle

yakından iliĢkili olan, bir sorunun farkına varmayı; sorunla ilgili

değiĢkenliği belirlemeyi; çeĢitli etmenlerin analiz ve sentezini yapmayı;

sonuçta da soruna optimal (ya da mevcut olandan daha iyi) bir çözümü

yahut çözüm için uygulanacak eylem programını belirlemeyi kapsayan

bir yöntem ya da tekniktir.94

Buraya kadar sıralanan sistem analizi kavramı tanımları incelen-

diğinde, tanımların üç ayrı kategoride ele alınabilecek farklı görüĢleri

yansıttığı öne sürülebilir.

Bu kategorilerden birincisinde, sistem analizi, yalnızca var olan

sistemin ya da sorunun incelenmesini kapsar.

90 Bkz.: Sarıaslan, a.e., s.54. ; Richard Johnson - W.C. Roger - J. Newell, Operations

management: a systems concept. Boston: Houghton Mifflin, 1972, s.503. ;

Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”... s.39.

91 Bkz.: Sarıaslan, a.e., s.54. ; Philip C. Semprevivo, Systems analysis: definition,

process and design. Chicago: Science Research Associates, 1976, s.7.

92 Bkz.: Sarıaslan, a.e., s.54. ; E. S. Quade - W. I. Boucher, Systems analysis and policy

planning. New York: American Elsevier Pub., 1968, s.4. ; Gene H. Fisher, Cost

considerations in systems analysis. New York: American Elsevier Pub., 1971, s.6.

93 Sarıaslan, a.e., s.55.

94 Bkz.: Richard A. Johnson - Fremont E. Kast - James E. Rosenzweig, The theory and

management of systems. 3rd ed. New York: McGraw-Hill, 1973, s.xi, 19. ; Yontar,

a.e., s.76.

Comment [MY1]: S.KurbanoÛlu, bu tanİmİ olduÛu gibi Halil Sarİaslan'dan

aldİÛİ halde dipnot vermemiß !

18

Ġkinci görüĢte, analiz, var olan sistemin ya da sorunun

incelenmesi ile birlikte, yerine konacak sistemin ya da çözümün yahut

çözüm için uygulanacak eylem programlarının geliĢtirilmesini ve

seçilmesini kapsar.

Üçüncü görüĢte ise, sistem analizi, var olan sistemin ya da

sorunun incelenmesini; yerine konacak sistemin ya da çözümün yahut

çözüm için uygulanacak eylem programlarının geliĢtirilmesini ve

seçilmesini; bunlara ilaveten geliĢtirilen ve seçilen eylem programının

uygulanmasını; uygulama sonucunda da sonuçların ve sistemin baĢarı

durumunu değerlendirmeyi kapsar.

Yukarıdaki tanımlara ve açıklamalara dayanarak, bu çalıĢmada

temel alınacak sistem analizi kavramı tanımı Ģöyle belirlenmiĢtir:

Sistem analizi, sistemin amaçlarını daha etkin olarak

gerçekleĢtirmek için sorun çözme ya da karar vermede kullanılan,

bilimsel yöntemle yakından iliĢkili bir yöntem ya da tekniktir. Bu analiz,

sorunu fark etmeyi; sorunla ilgili değiĢkenliği belirlemeyi; çeĢitli

etmenlerin analiz ve sentezini yapmayı; en uygun çözümü seçmeyi;

çözüm için uygulanacak eylem programını düzenlemeyi ve uygulamayı;

uygulama sonucu, sonuçların ve sistemin baĢarı durumunu

değerlendirmeyi kapsar.

Buraya kadar yapılan „sistem‟, „genel sistem teorisi‟, „sistem

yaklaĢımı‟ ve „sistem analizi‟ kavramlarının tanımları ve açıklamalarına

dayanarak sistem analizi ile bu kavramlar arasındaki iliĢki ise Ģöyle

özetlenebilir: „Sistem analizi, „genel sistem teorisi‟nden yararlanarak

sistemin bütününü esas alan bir bakıĢ açısı, ele alma ve düĢünme yolu

olan „sistem yaklaĢımı‟na dayanan; sistemin amaçlarını daha etkin olarak

gerçekleĢtirmek üzere sorun çözme ve karar vermede kullanılan bilimsel

yöntemle iliĢkili bir yöntem/tekniktir.

1.5 Yöneylem AraĢtırması

Sistem yaklaĢımı ile iliĢkisi ve uzun bir dönem problem çözü-

münde kullanılan bir yöntem olması nedeniyle, yöneylem araĢtırması

kavramını tanımlamak ve kısa açıklamalarda bulunmak konumuz açısın-

dan yararlı olacaktır. Yöneylem araĢtırması kavramı ile ilgili aĢağıdaki

tanımlar, bizce kavramın en iyi tanımlarıdır. Bu tanımlara göre yöneylem

araĢtırması:

19

- Yöneticinin karĢı karĢıya kaldığı sorunlarda bilimsel, mantıki ve

matematiksel araçlarla ussallığı sağlamaya yöneldiği uygulamalı karar

teorisidir.95

- Sistemde ortaya çıkan problemlere en iyi çözümü bulmak için, sistemin

kontrol edilebilen bileĢenlerine değiĢik bilimsel yöntem ve tekniklerin

uygulanmasıdır.96

- Örgütün bütünleĢik amaçlarına en iyi uyumu sağlayacak Ģekilde or-

ganize sistemlerin kontrol edilebilir problemlerinin çözümünde di-

siplinlerarası bir ekiple, bilimsel yöntem uygulamasıdır.97

Bu tanımlar ve açıklamalar dikkatle incelendiğinde, yöneylem

araĢtırması kavramının sistem yaklaĢımına dayandığı ve sistem analizi

kavramının tanımları ile benzerliği olduğu görülebilir. Literatürde,

bunların ortak yanlarının olduğunu söyleyenler yanında, tamamen

birbirinin aynı olduğunu söyleyenler de vardır. Ancak, Ġkinci Dünya

SavaĢı‟ndan baĢlayarak bu tür araĢtırmalara yöneylem araĢtırması

denmesine karĢın, son yıllarda yöneylem araĢtırmasının yozlaĢma

göstererek disiplinlerarası çalıĢma ilkesini dikkate almaması ve bu

nedenle yöneylem araĢtırmasının öncülerinden olan Ackoff‟un bile

„matematiksel algoritma ve modelleri uygulama becerisi haline geldiği‟

Ģeklindeki eleĢtirilerine benzer pek çok eleĢtiri alması, „sistem analizi‟

terim ve kavramının güncelleĢmesine ve yaygınlaĢmasına neden olmuĢ-

tur.98 Böylece, yalnızca nicelikli karar ortamlarında, matematiksel olarak

kullanılabilir hale gelen yöneylem araĢtırması, yerini tüm çalıĢma

alanlarında ve ortamlarda (niceliksel ve niteliksel karar ortamlarında)

baĢarıyla kullanılabilen „sistem analizi‟ne bırakmıĢ ve sistem analizi

tarafından kullanılan bir yöntem ve teknik olma durumuna gelmiĢtir.

1.6 ĠĢletme ve Bilgi ĠĢletmesi (Kütüphane ve Bilgi Merkezi)

ĠĢletme kavramının birçok tanımı bulunmaktadır. Bu çalıĢmada,

değiĢik birçok tanımdan yararlanarak oluĢturulan Çapar‟ın Ģu tanımı

temel alınacaktır: ĠĢletme, “temel üretim faktörlerini oluĢturan doğal

95 David W. Miller - Martin K. Starr, Executive decisions and operations research,

Englewood Cliffs, New Jersey: Prantice-Hall, 1960, s.103-104.


C. West Churchman - Russel L. Ackoff - E. Leonard Arnoff, Introduction to

operations research. New York: John Wiley & Sons, 1957, s.18.


Russel L. Ackoff - Maurice W. Sasieni, Fundamentals of operations research. New

York: John Wiley & Sons, 1968, s.6.

98 Esen, a.e., s.39-40. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.172-173.

20

kaynaklar, emek, donanım, yer, sermaye, bilgiyi bilinçli, uyumlu ve

sistemli bir biçimde bir araya getirerek birey, topluluk ve kuruluĢların ge-

reksinim duydukları mal ya da hizmeti üreten ve pazarlayan, bunun

karĢılığında kâr veya değer elde eden ekonomik ve/veya toplumsal

kuruluĢlardır.”99

Her iĢletme, dinamik çevre koĢulları içinde, belli bir

amacı/amaçları gerçekleĢtirmek üzere çeĢitli fiziksel, kavramsal ya da

iĢlevsel bileĢenlerin bir araya gelmesinden oluĢur. Bu bileĢenler arasında

iliĢkiler vardır ve bu iliĢkiler iĢletmeye özel karakterini verir.100

Bu tanım ve açıklamalar bize iĢletmenin bir sistem olduğunu

ifade etmektedir.

Bu aĢamada, kütüphane ve bilgi merkezlerini „bilgi iĢletmesi‟

kavramı ile genel olarak ele alıp tanımlamak; ayrıca kütüphane ve bilgi

merkezlerinin bir iĢletme sistemi olarak kabul edilmesi gerektiğini

vurgulamak; çalıĢmada „bilgi iĢletmesi sistemi‟ kavramının temel teĢkil

etmesini sağlamak açısından yararlı görünmektedir.

Bilgi iĢletmesi kavramını oldukça geniĢ bir biçimde açıklayan ve

bu çalıĢmada da temel alınabilecek bir tanıma göre bilgi iĢletmesi, “bil-

ginin ortaya çıkıĢı ile kullanıcıya ulaĢması arasında geçen bilginin

toplanması, analizi, iĢlenmesi, depolanması ve eriĢimi sürecini

gerçekleĢtiren, bunların sonunda bilgi sistemi zincirinin son halkasını

aynı zamanda da bilgi iĢletmesinin temel amaç ve hedefini meydana

getiren bilgi eriĢimini gerçekleĢtirmek için çeĢitli ikincil bilgi ürünleri ve

hizmetleri üreten kuruluĢ”101tur. Bilgi iĢletmesi, bu üretimi hammadde

(belge, bilgi), emek, sermaye, donanım, yer ve bilgiden yararlanarak ya-

par.102

Her bilgi iĢletmesi, aralarında iliĢkiler bulunan, çevre ile de iliĢ-

kisi olan, çeĢitli fiziksel, kavramsal ya da iĢlevsel bileĢenden bu bileĢen-

lerin özelliklerinden ve bunların bir veya daha fazla ortak amaca, hedefe

ve/veya sonuca ulaĢmaya yönelik faaliyet ve süreçlerinden oluĢan örgütlü

bir bütündür (bkz.: ġekil-3).

Kütüphane ve bilgi merkezlerinin tüm türlerini kapsayan her bilgi

iĢletmesi, yukarıdaki açıklamalar ıĢığında birer sistemdir. Böylece,

kütüphane ve bilgi merkezleri için „iĢletme sistemi‟dir diyebiliriz. ĠĢletme

99 Çapar, a.e., s.53.

100 Esen, a.e., s.8-9 ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.187.

101 Çapar, a.e., s.55.

102 A.e.a.y.

21

sistemlerini ve doğal olarak bir iĢletme sistemi olarak kütüphane ve bilgi

merkezlerini de amaçlarına gerektiği gibi ulaĢtırmak, ancak „yönetim‟leri

ile mümkün olabilir. AĢağıda, yönetim kavramına da, konumuzla iliĢkisi

nedeniyle kısaca değinilecektir.

1.7 Yönetim

Yönetim kavramının da çok çeĢitli tanımları vardır. Bu çalıĢmada

göz önünde tutulacak tanımlardan bazıları Ģunlardır. Yönetim:

- Belirli bir amaca ulaĢılması için faaliyetleri organize ve kontrol

etmektir.103

- “Örgütsel amaç ve hedefleri gerçekleĢtirmek üzere insan kaynakları ile

diğer kaynakların eĢgüdümünün sağlanması ve eyleme geçirilmesi

sürecidir.”104

- Örgüt amaçlarının etkili ve verimli olarak gerçekleĢtirilmesi amacıyla,

planlama, örgütleme, yüòütme, eĢgüdüm ve denetim iĢlevlerine iliĢkin,

kavram, ilke, teori, model ve tekniklerin, bilinçli ve sistematik bir

biçimde ustalıkla uygulanmasıyla ilgili faaliyetlerin tümüdür.105

- Örgüt amaçlarının ekonomik ve etkili bir biçimde gerçekleĢtirilmesi için

iĢletme faaliyetlerinin planlanması, örgütlenmesi, yöneltilmesi ve kontrol

edilmesidir.106

- ĠĢletmenin amacına ulaĢabilmesi için insan ve fiziki kaynakların en

etkin, doğru ve düzenli bir biçimde sağlanmasını, yerleĢtirilmesini ve

kullanımını koordine eden, iĢletmeyi çevresi ile dinamik bir denge içinde

tutabilen bir süreçtir.107

- “Belli amaca yönelik bir örgüt çerçevesinde, insanlar ve teknikler

aracılığıyla gerçekleĢtirilen; düĢünme, sezme ve duyma gibi zihinsel

faaliyetlere dayanan aynı zamanda tüm örgütü kuĢatan bir süreçtir.”108

Bu tanımlar dikkatle incelendiğinde, tüm tanımların yönetimi

açıkça yönetsel iĢlevler ile tanımlamaya çalıĢtığı görülebilir.

103 Melih Tümer, Yönetim ve yönetici. Ġstanbul: Üçler Matbaası, 1975, s.10.


105 Howard M. Carlisle, Management: concepts and situations. Chicago: Science

Research Associates, 1976, s.21.

106 Can - Tecer, a.e., s.5.

107 Bkz.: Tengiz Üçok, Yönetim ilkeleri. Ankara: [y.y], 1988, s.10. ; Çapar, a.e., s.53.

108 Yontar, a.e., s.7.: ayr.bkz.: Kast - Rosenzweig, Organization and management: a

systems and contingency approach, 4th ed..., s.5.

22

Yönetim kavramının neleri kapsadığı, yönetim iĢlevlerini sı-

ralayarak ve bunları kısaca tanımlayarak özetlenebilir. Yönetim konusu

ile ilgilenen araĢtırıcılar, yönetsel iĢlevleri değiĢik biçimlerde gruplandır-

mıĢlardır.109 Ancak, genelde uzmanların görüĢ birliği içinde bulunduğu

iĢlevler planlama, eĢgüdüm, denetim, örgütlenme ve yöneltmedir.

Bunlara karar verme ve personel alma da eklenmektedir.110

- Planlama: “Geleceği değerlendirmeyi; gelecek düĢünülerek va-

rılmak istenen amaçları belirlemeyi; bu amaçları gerçekleĢtirmek için

alternatif eylem yollarını geliĢtirmeyi ve alternatif yol ya da yollar

arasından seçim yapmayı kapsayan analitik bir süreçtir.”111

- Karar verme: Belli bir amaca ulaĢmak için çeĢitli seçeneklerden

birini seçmek, tercih etmektir.112 Karar verme, sorun çözme de de-

mektir.113

- Örgütleme: Örgütsel amaçların gerçekleĢtirilmesi için uygun ör-

gütsel yapıyı kurma ve bu yapı çerçevesinde örgütsel faaliyetlerin

yürütülmesi ile geliĢtirilmesini sağlamaktır. Örgüt için en uygun yapıyı

seçme; eleman alma ve bu elemanları belli yetki ve sorumluluklarla

donatılan yerlere atama gibi iĢlemleri içerir.114

- EĢgüdüm: Örgütlerde çeĢitli bölüm ve birimlerin ortak örgütsel

amaçları gerçekleĢtirmek üzere uyum içinde çalıĢmalarını, böylece örgüt

verimliliğinin arttırılmasını sağlamaktır.115

- Denetim: Sistemde zorlayıcı ya da kısıtlayıcı etki yapan

eylemler olarak tanımlanabileceği gibi, örgütsel bir iĢlev olarak, her dü-

zeydeki amaç ve planların gerçekleĢtirilebilmesi için astların faaliyet

109 Bkz.: G. Edward Evans, Management techniques for librarians. New York:

Academic Press, 1976, s.4. ; Kast - Rosenzweig, Organization and management: a

systems and contingency approach, 4th ed..., s.5. ; Kurthan FiĢek, Yönetim. Ankara:

Ankara Üniversitesi Basımevi, 1975, s.215. ; Yontar, a.e., s.102-103. ; Can - Tecer,

a.e., s.10-11.

110 Yontar, a.e., s.102-103.

111 A.e., s.104. ; ayr.bkz.: Robert D. Stueart - Barbara B. Moran, Library management.

3rd.ed. littleton, Colorado: Libraries Unlimited, 1987, s.19.

112 Bkz.: Oktay Fergan, ĠĢletme yönetiminde sistem. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi

ĠĢletme Fakültesi ĠĢletme Ġktisadı Enstitüsü, 1974, s.7. ; Can - Tecer, a.e., s.10. ;

Yontar, a.e., s.113.

113 Yontar, a.e., s.113.

114 A.e., s.117.

115 A.e., s.120.

23

performanslarının ölçülmesi ve düzeltilmesi ile ilgili faaliyetler olarak da

tanımlanmaktadır.116

- Personel alma: Personel seçimi, istihdamı, yetiĢtirilmesi, değer-

lendirilmesi ve geliĢtirilmesi gibi çeĢitli iĢlevleri içine alan faaliyettir.117

- Yöneltme: Yöneticilerin örgütsel faaliyetleri, örgüt elemanları

aracılığıyla gerçekleĢtirmesidir. Bu iĢlev üç önemli öğeyi içermektedir.

Bunlar, önderlik, güdüleme ve iletiĢimdir. Önderlik, amaçlanan sonuçlara

eriĢmek için bir kiĢi ya da grubun, baĢkalarının iĢ ya da davranıĢlarını

etkilemeye çalıĢması sürecidir. Güdüleme, insan enerjisini, bir amacı

gerçekleĢtirmek ya da bir ödüle sahip olmak için isteyerek harcatmaktır.

ĠletiĢim, mesaj ya da ileti alıĢveriĢidir.118

Yukarıda kısaca özetlenen yönetsel iĢlevler, iĢletme sisteminin

yönetiminde genellikle birlikte uygulanmaktadır. Bu iĢlevlerden birinin,

diğerinden daha az ya da daha çok önemli görülmesi de söz konusu

olamaz.

ĠĢletmeleri amaçlarına ulaĢtırmak yönetimleri ile mümkün oldu-

ğuna göre, bir iĢletme sistemi olan kütüphane ve bilgi merkezinin de

amaçlarına ulaĢabilmesi, onun yönetimi ve yönetsel iĢlevleri gerektiği

gibi uygulaması ile mümkün olabilecektir.

2 Genel Sistem Teorisi Çerçevesinde Sistem ve Sistem Modeli

Sınıflamalarına Bir BakıĢ

2.1 Sistemlerin Sınıflandırılması

Sistemleri çeĢitli özelliklerine göre (örneğin, yapıları, çevreyle

iliĢkileri vb. gibi) değiĢik bakıĢ açılarından sınıflamak mümkündür.119

Bunlardan konumuz açısından önemli görülenler, sistemlerin iyi

anlaĢılmasını sağlamak üzere ele alınacak; sonuçta, genel olarak

kütüphane ve bilgi merkezlerinin ne tür bir sistem olduğu saptanmaya

çalıĢılacaktır.

A. KarmaĢıklık düzeylerine göre sistemler:

Bu bakıĢ açısına göre, tüm evren gözlendiğinde sistemlerde bir

hiyerarĢinin olduğu ve sistemlerin basitten karmaĢığa göre

sınıflandırılmasının çevremizdeki sistemleri ve sistem kavramını daha iyi

116 A.e., s.123-124.

117 A.e., s.127.

118 A.e., s.130-133.

119 Esen, a.e., s.12 ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.151.

Comment [MY2]: S. KurbanoÛlu, ….Esen ya da E.Aydİndan hemen hemen

aynen yararlanmİß ancak dipnot

vermemißtir.

24

tanımaya olanak vereceği savunulmaktadır.120 KarmaĢıklık düzeylerine

göre sistemler Ģöyle sıralanmaktadır:

A.a. Statik (sabit) sistem: Buna „çatı‟ adı da verilmektedir. Bu sis-

teme somut bir örnek olarak evrenin coğrafyası ve anatomisi gösterilmek-

tedir. Ayrıca, çatının tanımını, hemen her alandaki teorilerin baĢlan-

gıcında bulmanın mümkün olduğu bildirilmektedir.121

A.b. Basit hareketli sistem: Bu sistemde önceden belirlenmiĢ ya

da düzenlenmiĢ birtakım hareketler söz konusudur. Bu sisteme örnek ola-

rak, güneĢ sistemi, basit makineler ve araçlar (saat gibi) gösterilmek-

tedir.122

A.c. Denetim düzenine sahip sistem/özdevinimli sistem: Bu

sistemde bir denetim düzeni123 ve/veya önceden belirlenmiĢ bir program

dahilinde kendiliğinden hareket edebilmek124 söz konusudur. Bu sisteme

örnek olarak, termostat, servo mekanizmalar125, bilgisayarlar126

gösterilmektedir.

A.ç. Açık sistem/kendi varlığını sürdürebilen sistem: Canlılığın

olduğu en basit sistemdir. Kendi yaĢamını sürdürebilen en basit sistem,

hücredir.127

A.d. Bitkisel sistem/genetik sistem: Genetik canlıların oluĢtur-

duğu sistemdir. Bu organizmalarda, bir önceki sisteme (hücre) göre daha

geliĢmiĢ bir iĢbölümü vardır. Bu sisteme en iyi örnek bitkilerdir.128

A.e. Hayvan sistemi: Bitkisel sisteme/genetik sisteme göre daha

karmaĢık, insana göre daha basit olan canlıların oluĢturduğu sistemdir.129

120 Bkz.: Esen, a.e., s.12. Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.151. ;

Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.35. ; Boulding, “General

systems theory the skeleton of science”... s.197-208.

121 M. J. Alexander, Information systems analysis: theory and applications. California:

Science Research Associates, 1974, s.8. ; Fergan, a.e., s.22. ; Esen, a.e., s.13. ; Aydın,

Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152.

122 Alexander, a.e., s.8. ; Fergan, a.e., s.22. ; Çelik, a.e., s.46. ; Esen, a.e., s.13. ; Aydın,

Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152.


124 Çelik, a.e., s.46.


126 Çelik, a.e., s.46.

127 Bkz.: Alexander, a.e., s.8-9. ; Fergan, a.e., s.23. ; Esen, a.e., s.14. ; Aydın, Bilgi bilimi:

informatik, genel sistemler..., s.152. ; Çelik, a.e., s.46-47.

128 Esen, a.e., s.14. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152. ; Çelik,

a.e., s.47.

129 Çelik, a.e., s.47.

25

Bu sistemin bir önceki sisteme (bitkisel/genetik) göre en önemli

özellikleri, artan hareketlilik, çevreyle iletiĢim ve kendi varlığını fark

etmedir. Bu sistemde göz, kulak vb. alıcı organlar geliĢmiĢ ve

özelleĢmiĢtir. GeliĢmiĢ bir sinir sistemi de bulunmaktadır.130

A.f. Ġnsan sistemi: Bir sistem olarak insan, hayvanların sahip

olduğu özelliklerin pek çoğuna ilave olarak „bilinçli‟ bir canlıdır. Bu, „bi-

linçli olma‟ durumu, hayvanların „farkında olma‟ durumundan çok daha

ileri bir aĢamadır. Ġnsan, hayvana göre daha karmaĢık bir düĢünebilme

yeteneğine sahip olmakla birlikte, yalnızca bilmekle kalmayıp bildiğini

de bilmektedir.131 Ayrıca insan sisteminin sahip olduğu diğer bazı üst

özellikler arasında, insanın çok ses çıkartabilmesi (konuĢabilmesi),

simgeleme yapabilmesi (yazı yazma, çizme...) ve bunları birbirine

çevirebilmesi (simgeyi sese, sesi simgeye), anlayabilmesi gibi özellikler

de vardır.132

A.g. Toplumsal sistem: EtkileĢen, iliĢkiler kuran, iĢbirliği ya-

pabilen, ortak değerleri olan canlıların (insan toplumu) oluĢturduğu sis-

temdir.133

A.h. Fizik ötesi sistem: Sistemlerin basitten karmaĢığa uzanan

hiyerarĢisi bakımından bir bütünlüğe gidilmesinin istenmesi durumunda,

daha ileri sistem olarak fizik ötesi sistemin varlığının düĢünülebileceği

bildirilmektedir.134 (Örneğin, canlı, cansız bütün evreni yönettiği varsayı-

lan sistem.135)

B. Açık ve kapalı sistemler:

Bu bakıĢ açısına göre, çevresindeki sistemlerden her ne Ģekilde

olursa olsun etkilenmeyen sistemlere „kapalı sistemler‟ denmektedir.

Çevreleri ile iliĢkileri olan, haberleĢen ve etkileĢen sistemlere ise „açık

sistemler‟ denmektedir.136 Bu görüĢ ile fiziksel ve mekanik sistemler

çevreleri ile etkileĢimleri açısından açık ya da kapalı olabilirler. Ancak

biyolojik ve toplumsal sistemler, dıĢ çevreleri ile dinamik bir etkileĢim

130 Alexander, a.e., s.9. ; Esen, a.e., s.14. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel

sistemler..., s.152-153.

131 Alexander, a.e., s.9. ; Esen, a.e., s.14. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel


132 Bkz.: Alexander, a.e., s.8. ; Fergan, a.e., s.23-24.

133 Çelik, a.e., s.47.

134 Alexander, a.e., s.10. ; Fergan, a.e., s.24.

135 Çelik, a.e., s.47.

136 Esen, a.e., s.15. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.153. ;

Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.36.

26

içinde olan açık sistemler olarak değerlendirilmektedir.137 Tüm kapalı

sistemlerin „entropi‟ye eğilimli olma özelliği bulunur. Entropi, sistemin

çevre ile etkileĢimde bulunulmama sonucu durması, bozulması ve yok

olmasıdır. Açık sistem görüĢü ise, biyolojik ve toplumsal sistemlerin

çevreleriyle dinamik bir iliĢki içinde olduğunu; bu tür sistemlerin

çevreden girdi aldığını; bunu iĢleyip dönüĢtürdüğünü; sonra da çevreye

çıktı olarak verdiğini belirtmektedir.138 Açık sistemler bu durumu, dıĢ

çevre koĢulları ile denge içerisinde sürdürürler. Böylece, dıĢ çevredeki

değiĢikliklere sürekli olarak dıĢarıdan aldığı bilgi, enerji ve materyal

sayesinde devingen bir biçimde denge sağlarlar. Buna „dengeli durum‟

veya „dinamik denge‟ adı verilir.139 Ayrıca, açık sistemlerde aynı so-

nuçlara değiĢik girdiler veya süreçler kullanarak ulaĢmak da mümkündür.

Bu duruma ise, eĢsonluluk özelliği adı verilmektedir.140

C. Canlı ve cansız sistemler:

Bu görüĢe göre, doğum, çoğalma, ölüm gibi biyolojik özelliklere

sahip sistemlere, „canlı sistemler‟ denmektedir. Biyolojik anlamda bir

canlılığın söz konusu olmadığı cansız sistemlerin bazı süreçlerini

tanımlamak için, doğum, ölüm gibi kavramlar kullanılabilmektedir. Buna

karĢın, gerçekte biyolojik anlamda canlılık göstermeyen bu sistemlere,

„cansız sistemler‟ denmektedir.141

Ç. Soyut ve somut sistemler:

Bu görüĢte, bütün öğeleri kavramlardan oluĢan sistemlere „soyut

sistemler‟ denmektedir. En az iki öğesi fiziksel varlıklardan oluĢan

sistemlere ise, „somut sistemler‟ denmektedir.142 Somut sistemin

bileĢenleri, kavramsal ve fiziksel varlıklardan oluĢabilir.143 Bu görüĢe

bağlı olarak tüm soyut sistemlerin cansız sistem olduğu, somut

sistemlerin ise canlı veya cansız olabileceği sonucuna da

varılabilmektedir.144

D. Doğal ve insan yapısı sistemler:

137 Yontar, a.e., s.77.

138 Çelik, a.e., s.47.

139 Çapar, a.e., s.53.

140 Çapar, a.e., s.53. ; Esen, a.e., s.16. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel



142 A.e.a.y.

143 R.L. Ackoff, “Systems, organizations and interdisciplinary research”..., s.1-2. ; Esen,

a.e., s.16. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.154.


27

Bu görüĢ açısı, sistemleri kökenlerine göre ayırmaktadır. Doğal

süreçler sonunda oluĢan, varlığını devam ettiren ve geliĢen sistemlere

„doğal sistemler‟ denmektedir. Bu sistemlere örnek olarak, güneĢ sistemi

ve iklim sistemi gösterilmektedir. Bütünüyle insan tarafından oluĢturulan

sistemler ya da her ne Ģekilde olursa olsun insan katkısı olan her türlü

sistem ise, „insan yapısı sistemler‟ olarak kabul edilmektedir.145 Bu

sistemlere örnek olarak, eğitim sistemi, iletiĢim sistemi, kütüphane

sistemi gösterilebilir.

E. Dinamik ve statik sistemler:

Bu görüĢ açısından, yeri, durumu vb. değiĢen, hareketli ve etkin

sistemlere „dinamik sistemler‟ denmektedir. DeğiĢme, geliĢme ve

ilerleme göstermeyen sistemlere ise, „statik sistemler‟ denmektedir.

F. Uyum gösteren ve göstermeyen sistemler:

Bu görüĢ açısına göre, çevreyle etkileĢim içinde bulunan,

çevresine uyum sağlayabilen sistemlere „uyum gösteren sistemler‟

denmektedir.146 Çevreyle etkileĢim içinde bulunmayan, çevresine uyum

sağlamayan/sağlayamayan sistemlere ise „uyum göstermeyen sistemler‟

adı verilmektedir.

G. Gerekirci (belirlenimci) ve olasılıkçı sistemler:

Bu görüĢe göre, öğelerinin birbirleriyle öngörülebilen karĢılıklı

iliĢkileri olan, ayrıca sistemin durumu ve onun dinamik bağlantıları

öğrenildiğinde etki-sonuç iliĢkisini kestirmenin mümkün olduğu

sistemlere „gerekirci (belirlenimci) sistemler‟ denmektedir. Girdileri

bilinse bile, çıktılarının tahmin edilemediği ya da çok güç ve sınırlı ola-

rak tahmin edildiği, ayrıntılı ve kesin öngörülere olanak bulunmayan

sistemlere ise „olasılıkçı sistemler‟ denmektedir.147

Sistemleri sınıflandıran bu görüĢ açıları çerçevesinde, kütüphane

ve bilgi merkezi sisteminin sistem türleri içindeki yerinin genel olarak

belirlenmesine yardımcı olacak aĢağıdaki görüĢler ortaya atılabilir:

- Hizmet üreten bir iĢletme/örgüt olarak kütüphane ve bilgi mer-

kezi sistemi, genel olarak çevresiyle bilgi, enerji, materyal vb. alıĢveriĢ-



147 Tümer, a.e., s.202-203.

28

lerde bulunduğu için „açık sistem‟dir.148 Ancak, tüm sistemlerin mutlak

anlamda açık ya da kapalı oldukları göz önünde tutulmadığında, sistemin

kendisini diğer sistemlerden ayıran sınırının darlığına ve geniĢliğine göre,

sisteme açık ya da kapalı sistem denebilmektedir. Örneğin, artık

geliĢtirilmeyen ve iĢbirliği ağı içinde de bulunmayan bir seminer

kitaplığının dıĢ çevre ile sınırlı bir iliĢkisi vardır (yalnızca belli tür

kullanıcıya açık olması gibi). Ancak, bir üniversite merkez

kütüphanesinin dıĢ çevre ile iliĢkisi, bir seminer kitaplığının dıĢ çevre ile

iliĢkisine göre daha fazla olabilir. Bu durumda, seminer kitaplığına kapalı

sistem, üniversite kitaplığına açık sistem olarak da bakmak söz konusu

olabilmektedir.

- Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi, çevreyle etkileĢim içinde

bulunan, iç ve dıĢ çevre koĢullarına göre Ģekillenen; böylece geliĢen ya

da geliĢmeyen; büyüyen ya da küçülen bir sistem olduğu için „uyum

gösterebilen sistem‟dir. Burada iç çevreden kasıt, sistemin, yönetim alt

sistemi, amaç ve değerler alt sistemi, teknik alt sistemi, yapısal alt

sistemi, psikososyal alt sistemi149 ya da iĢlevsel açıdan, sağlama hizmeti

alt sistemi, kataloglama ve sınıflandırma hizmeti alt sistemi, kullanıcı

hizmetleri alt sistemi, yönetim alt sistemi150 vb.dir. DıĢ çevreden kasıt

ise, ekonomik koĢullar, mâli kaynaklar, coğrafi çevre, teknolojik

geliĢmeler, potansiyel, aktif ve pasif kullanıcılar, insan gücü kaynakları,

hammaddeler151 vb.dir.

- Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi, kendi iç ve dıĢ çevresinde

dinamik bir rol oynadığı için „dinamik bir sistem‟dir. Bilgi, enerji ve

maddenin devamlı akıĢı nedeniyle sistem „dinamik denge durumu‟nda

kalmaktadır.

Bu açıklamalar sonucu, genel olarak da olsa kütüphane ve bilgi

merkezi sisteminin sistem türleri içindeki yerini, tek bir sistem sı-

nıflaması yerine birden çok sistem sınıflaması çerçevesinde belirlemenin

uygun olacağı açıktır.

148 Bkz.: Maurice P. Marchant, “The library as an open system”, Management strategies

for libraries: a basic reader. ed.by Beverly P. Lynch. New York: Neal Schuman,

1985, s.154.

149 Bkz.: Kast - Rosenzweig, Organization and management: a systems and

contingency approach. 4th ed..., s.113-115. ; Yontar, a.e., s.80. ; Çelik , a.e., s.52.

150 Bkz.: Çakın, “KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve özellikleri”..., s.7.

151 Çelik, a.e., s.50-52.

29

2.2 Sistem Modellerinin Sınıflandırılması

Sistemlerin sınıflandırılması konusundan da anımsanacağı gibi,

evrende çeĢitli özellikleri ve iĢlevleri olan pek çok sistem bulunmaktadır.

Sistem yaklaĢımına dayalı bir yöntem/teknik olan sistem analizinin, ele

aldığı gerçek sistemi veya süreci yeterince incelemesi, sistemin ilkelerini

belirlemesi, onu amaçlar doğrultusunda düzeltmesi ya da kurması her

zaman mümkün olmayabilir. Bu durumda, gerçek sistemi, amaçlar için

önemli olan tüm özellikleriyle temsil edebilecek bir aracıya ihtiyaç

vardır. ĠĢte, bu gerçek sistemin temsiline „model‟ denir.152 Bir baĢka ta-

nımda ise model, sistemin performansı üzerine sistemin belli

yönlerindeki değiĢikliklerin etkisini önceden göstermek için kurulan bir

sistem örneği olarak tanımlanmakta; amaçlar, stratejiler ve gerçek dünya

durumları arasında bir iliĢkiler takımı olarak nitelendirilmektedir.153

Diğer bir tanımda ise model, bir durumu, bir süreci, bir dizi koĢulu temsil

gücü olduğu var sayılan verileri, birbiriyle iliĢkili olarak bir araya getirip,

davranıĢlara ve kararlara yön verecek sonuçları bu çerçeve içinde

açıklamak154 olarak tanımlanmaktadır. Bu tanımda, ele alınan sistem,

durum, süreç vb. ile ilgili önemli verileri, önemsiz verilerden ayıklamak

ve gerçeğe uygun sonuçların alınmasında veriler arasındaki iliĢkileri

doğru olarak saptamak155 söz konusudur.

Bir sistemi temsil etmek ve sistem analizini kolaylaĢtırmak için

kullanılan modelleme tekniği156, gerçek sistemin çok karmaĢık olduğu

temel ve sosyal bilimlerde büyük önem taĢımaktadır. Bir model yapımı

sırasında, modelin gerçek sistemi yeterince temsil etme ve kontrol

edilebilme özelliklerine de sahip olmasına özen gösterilmesi

gerekmektedir. Ancak, gerçek sistemin çok karmaĢık olması, bu iki

çatıĢan amacı istenilen dengede tutmayı güçleĢtirir.157

Modelleri çeĢitli özelliklerine göre değiĢik bakıĢ açılarından sınıf-

lamak mümkündür.158 Bunlardan konumuz için önemli görülenler ele


153 Cleland - King, a.e., s.97.

154 Tümer, a.e., s.160.

155 A.e.a.y.

156 Emin Doğan Aydın, Bilgi bilimi ve kitle iletiĢimi: bilgi bilimindeki teknolojik

geliĢmelerin kitle iletiĢim alanında uygulamaları. Ġstanbul: Mikro-Tip, 1988, s.61.


158 Bkz.: Alexander, a.e., s.8. ; John G. Burch - Felix R. Strater, Information systems:

theory and practice. California: John Wiley & Sons, 1974, s.117-119. ; Esen, a.e.,

s.18-24. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.155-161. ; Tümer, a.e.,

s.160-161.

30

alınacak; kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi çalıĢmalarında

kullanılabilecek modellerin neler olabileceği saptanmaya çalıĢılacaktır.

A. ĠĢlevlerine göre modeller:

A.a. Tanımsal modeller: Gerçek durumu olduğu gibi tanımlamaya

yönelik, hiçbir tahmin, yorum ve önerinin söz konusu olmadığı model-

lerdir. Bu tip modellere örnek olarak, organizasyon Ģemaları, yerleĢim

diyagramları, bilanço ve kâr/zarar tabloları159, iĢ akıĢı Ģemaları

verilebilir.

A.b. Öngörülü modeller: GerçekleĢmesi muhtemel olay ya da

olaylardan sonra, hangi olayın ya da olayların gerçekleĢmesi gerekeceğini

saptamaya yönelik modellerdir. Bu tip modellere örnek olarak, gelecek-

teki gelir ve giderleri dengelemeye çalıĢan bütçe tabloları verilebilir.160

A.c. Kuralsal modeller: Soruna karĢı en iyi çözüm ve/veya en iyi

hareket tarzı konusunda öneriler getirmeye yönelik modellerdir.161 Bu tip

modellere örnek olarak, hizmetin kalitesini arttırmak üzere personel

niteliğini geliĢtirme modeli veya mâli kaynakları arttırma modeli

verilebilir.

B. Yapılarına göre modeller:

B.a. UyuĢum (ikonik) modelleri: Temsil ettikleri durumun ve

nesnelerin bazı fiziksel özelliklerini içeren statik üç boyutlu modellerdir.

Bu tür modellerin baĢlıca amacı, gerçek dünya sistemindeki mekânsal

iliĢkiler hakkında bilgi vermektir.162 Bu tip modellere örnek olarak, bir

iĢletmenin tümünün veya bir bölümünün üç boyutlu maketi, bir makine

planı, bir ürün prototipi verilebilir.

B.b. BenzeĢim modelleri: Temsil ettikleri sistem, durum veya

süreçle bir paralellik sağlamak üzere, gerçek sistem veya sürece iliĢkin

bileĢenlerin yerine geçebilecek, onların iĢlevlerini yerine getirecek ele-

manların desteği ile kurulan modellerdir.163 Bu tip modellere örnek

olarak, yeni tip bir uçağın değiĢik hava akımları karĢısındaki durumunu

görmek için uçak ve benzer hava akımlarının bir laboratuvarda ya da

bilgisayarda oluĢturulan modelleri verilebilir.



161 A.e.a.y.

162 Alexander, a.e., s.29-30.


31

B.c. Sembolik veya matematik modeller: Temsil ettikleri gerçek

sistem, durum veya süreci çeĢitli sembollerle tanımlayan modellerdir. Bu

modeller, model yapımı sırasında en yüksek düzeyde soyutlama yapmaya

olanak verirler. Kurulan modellerin analizinin ve çözümünün gerekli

olduğu bilim dallarında (örneğin yönetim bilimi vb.) en çok kullanılan

model türüdür. Matematik modeller ise, diğer modellere göre daha çok

iĢleme tabi tutulma ve analiz edilme olanağı sağlamaktadır. Bu tip

modellere örnek olarak, denklemler (örn. kâr = gelir - mâliyet)

verilebilir.164

C. Temsil Ģekillerine göre modeller:

C.a. Sözlü modeller: Gerçek sistemi, durumu veya süreci sözle

anlatan, sözcüklerle tanımlayan modellerdir. Bu model yöntemi, en eski,

ancak halâ çok yaygın kullanılan bir yöntemdir.165 Sözlü modellerin

avantajları, düĢük mâliyetli olmaları, kolay hazırlanmaları ve açıkça an-

laĢılabilmeleridir. Ancak, bu modellerin güçlüğü ise, sözcükleri yanlıĢ

anlamaya neden olabilmeleridir.166 Bu tip modellere örnek olarak, „ay,

ufukta yükseldikçe, atmosferdeki kırılmanın yol açtığı elips biçiminden

çıkarak çembersi bir görünüm kazanır‟ Ģeklindeki bir ifade verilebilir.

C.b. ġematik modeller: Gerçek sistemi, durumu veya süreci resim

ve sembollerle temsil eden modellerdir.167 DüĢünce transferindeki ve

algılama sürecindeki etkinliği önemli ölçüde yükselten bu modeller,

soyutlama derecesi açısından sözlü modellerden hemen sonra yer alırlar.

Bununla beraber, sözlü modellerin yapısı içinde var olan bildiriĢim

güçlüklerinin birçoğunu da önlerler.168 AĢağıdaki modeller (Ģekil-4, 5, 6,

7, 8, 9, 10, 11)169 bu tip modellere örnek olarak verilebilir.

164 Esen, a.e., s.21. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.157-158. ;

ayr.bkz.: Alexander, a.e., s.31-33.


166 Alexander, a.e., s.19.


168 Alexander, a.e., s.20.

169 A.e., s.22-28.

32

M

a

l

i

y

e

t

a b c d e f g h i j k

Birimler

ġekil-4. Sütun Ģema

1 2 3 4 5 6 7 8 9

C

D

A

B

E

Zaman(aylar)

ġekil-5. Gantt Ģeması/Çubuk Ģema

Birim

KN

To plam gelir

To plam

maliyetler

Sab it

maliyetlerMaliy et

ġekil-6. KesiĢme Ģeması

33

Genel Müdür

Sekreter

Finans Md. SatıĢ Md. Personel Md.

A.Atöl.Şefi

Muhasebeci

Üretim Md.

Üretim ŞefiMühendis

B.Atöl.Şefi C.Atöl.Şefi

ġekil-7. Organizasyon Ģeması

1

2

4

7

9

8

5

6

3

BaĢlangıç Bitiş

ġekil-8. PERT/CPM Ģeması (Öncelik Ģeması)

KARAR SONUÇLAR

Yeni

makine

al

Ġyi işletme

Ġyi işletme

Kötü işletme

Kötü işletme

Eski

makineyi

çalıĢtır

ġekil-9. Karar ağacı

34

1 2 3 4 5 6 7 8 91

2

3

45

6

78

9

xx

xx

x

x

x

x

x

x

x

ġekil-10. Veri matrisi/X Ģeması

KontrolBirimi

Girdi ĠĢlem/Dönüştürme

Çıktı

ġekil-11. Dinamik sistem modeli

Ç. Zaman esasına göre modeller:

Ç.a. Statik modeller: Zaman boyutu içinde olabilecek değiĢik-

likleri dikkate almayan modellerdir. Bu tip modellere örnek olarak, or-

ganizasyon Ģemaları, zamana göre değiĢimleri içermeyen yetki ve

sorumluluk, kalite170, üretim, bütçe, kullanım modelleri verilebilir.

Ç.b. Dinamik modeller: Belirli bir zaman boyutu içinde olabi-

lecek değiĢiklikleri gösteren modellerdir. Bu modeller, olayların ger-

çekleĢtiği bir ortamda değiĢikliklerin gerçek yapısını ortaya koymaya ça-

lıĢır. Bu modellerin ayırıcı özelliği, kendilerini düzenleyici bir dö-

nüĢtürme sürecine sahip oluĢlarıdır. Dinamik modellerde girdi, dö-

nüĢtürme süreci sonunda bir değiĢikliğe uğrayarak bir çıktıya dö-

nüĢmektedir. Bu modellere dinamik denmesinin bir nedeni de, kendi

baĢarı ve güçlerinin kendileri tarafından ölçülmesine iliĢkin bir ölçü

bulmaya yönelmeleridir. Bu tip modellere örnek olarak, „dinamik


35

sistemlere iliĢkin temel diyagram‟ verilebilir171 (Ģekil-11). Modelin sol

baĢındaki blok, sistemin bileĢenlerinden olan ve sisteme girenleri temsil

eden „girdi‟yi; ortadaki blok girdinin değiĢikliğe uğradığı „iĢlem‟ /

‟dönüĢtürme‟ sürecini; modelin sağ baĢında görülen blok ise iĢlem süreci

tarafından değiĢikliğe uğratılarak üretilen „çıktı‟yı temsil etmektedir.

Dinamik modellerde, sistemin iç ve dıĢ çevresiyle iliĢkilerini düzenlemek

ve sistemin arzulanan amaçlara en etkin biçimde ulaĢmasını sağlamak

gibi önemli bir görevi yerine getiren ise, kontrol fonksiyonudur.172

D. Model kurmada edinilen bilgi miktarına göre modeller:

D.a. Belirlilik halinde modeller: Tüm değiĢken, parametre ve

iliĢkilerin belli olduğu modellerdir. Bu tip modellere örnek olarak, zaman

boyutuna göre değiĢimleri içermeyen tüm modeller verilebilir (örneğin,

organizasyon Ģemaları, kâr=gelir-mâliyet gibi modeller tüm değiĢken ve

iliĢkileri belli olan modellerdir).173

D.b. Olasılık halinde modeller: Girdi değerlerinin ya da sürecin

olasılık dağılımları ile temsil edildiği modellerdir. Bu modellerde girdi

değerlerinin olasılıklı durumlarına bağlı olarak, çıktı değerlerinin de

birden fazla olması ve bir dağılım göstermesi söz konusudur. Bu tip

modellere örnek olarak, kütüphaneye alınacak belli sayıda ve belli

özelliklerdeki fotokopi makinelerinin hangi koĢullarda, ne kadar, kâra ve

zarara neden olabileceğini gösteren modeller verilebilir.174

D.c. Belirsizlik halinde modeller: Gerek modeli oluĢturan bile-

Ģenler ve gerekse bileĢenler arasındaki iliĢkiler konusunda kesin veya

olası hiçbir bilgiye sahip olunmayan durumlarda, en yüksek düzeyde

çözümler geliĢtirmeye yönelik modellerdir. Bu tip modellere örnek

olarak, oyun teorisi modelleri ve belirsizlik halinde karar teorisi

modelleri verilebilir.175

E. Kapsamlarına göre modeller:

E.a. Genel modeller: Hemen her alanda uygulanabilen model-

lerdir. Bu tip modellere örnek olarak, kütüphanedeki tüm durumları ve

171 Esen, a.e., s.22. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.158, 160. ;

Alexander, a.e., s.28-29.




175 Esen, a.e., s.24. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.161. ; Oyun

teorisi modelleri ve belirsizlik halinde karar teorisi modelleri için bkz.: Uğur Yozgat,

Yönetimde karar verme teknikleri, Ġstanbul: Beta Basım Yayım, 1994, s.37-44, 74-

86.

36

süreçleri bir arada gösteren modeller ile doğrusal programlama modelleri

verilebilir.176

E.b. Özel modeller: Yalnızca bir fonksiyonel alanda uygulama

olanağı olan modellerdir.177 Kullanıcı hizmetlerini pazarlamanın bir

fonksiyonu olarak kullanımı veren çeĢitli denklemler, bu tip modellere

örnektir.

Sistem modellerini sınıflandıran bu görüĢ açılarına bakarak, kü-

tüphane ve bilgi merkezi sistemleri için hangi sistem modellerinin kul-

lanılabileceği konusunda Ģu öne sürülebilir: Kütüphane ve bilgi merkezi

sistemlerinin değiĢik durum ve süreçleri için, yukarıda değiĢik bakıĢ

açılarına göre tanım ve açıklamaları yapılan tüm model türlerinin

kullanılması mümkündür.

Bu bölümde, bir bilgi iĢletmesi olarak nitelenebilecek kütüphane

ve bilgi merkezlerinde bir sistem analizi çalıĢmasına geçmeden önce,

konuyla ilgili baĢlıca kavramlar tanımlanmaya ve açıklanmaya

çalıĢılmıĢtır. Ayrıca, genel sistem teorisi çerçevesinde çeĢitli sistem ve

sistem modeli sınıflamaları hakkında açıklamalar da yapılmıĢtır.

Ele alınan kavramlar arasında „sistem‟, „genel sistem teorisi‟,

„sistem yaklaĢımı‟ ve „sistem analizi‟ kavramlarının birbiriyle iliĢkili

olduğu görülecektir. Sistem, birbiriyle iliĢkili çeĢitli öğelerden oluĢan,

belli bir amacı olan, aynı zamanda iç ve dıĢ çevre faktörlerinden

etkilenen bir bütünlüktür. Kütüphane ve bilgi merkezlerini de, belli bir

çevre ortamında faaliyet gösteren, kendine özgü öğelerden oluĢan bir açık

sistem olarak ele almak mümkündür.

Bu arada, sistem analiziyle ilgili yayınlarda „sistem yaklaĢımı‟ ve

„sistem analizi‟ kavramlarının bazen birbiri yerine geçecek biçimde

kullanıldığı ortaya çıkmıĢtır. Bu bölümde ve çalıĢmanın bütününde,

sistem yaklaĢımı, incelenen herhangi bir sistemi bir ele alma yolu ya da

sisteme iliĢkin bir bakıĢ açısı olarak kabul edilmektedir. Sistem analizinin

ise, hem genel sistem teorisinden, hem de sistem yaklaĢımından

yararlanarak, incelenen bir sistemin amaçlarını daha etkin biçimde

gerçekleĢtirmek üzere sorun çözme ve karar vermede kullanılan bir

yöntem/teknik olduğu açıklanmaktadır. Yine bu bölümde, bir bilgi

iĢletmesi sistemi olarak kavranabilecek kütüphane ve bilgi

merkezlerinde, sistem analizinin uygulanabileceği rahatça öne

sürülebilmektedir. Böyle bir uygulamanın, bilgi iĢletmelerinin özellikle


177 A.e.a.y.

37

yönetimle ilgili çeĢitli sorunlarının çözümünde yardımcı olacağı da kabul

edilmektedir. ÇalıĢmanın dördüncü bölümünde, bu konuda sunulan bir

uygulama örneğiyle, sistem analizinin bilgi iĢletmelerinin yönetimine

uygulanabilirliği, daha somut olarak kanıtlanacaktır.

Yine bu bölümde, genel sistem teorisi çerçevesinde geliĢtirilen

çeĢitli sistem ve sistem modeli sınıflamaları hakkında da açıklamalar

yapılmıĢtır. Bu açıklamalardan hareketle, kütüphane ve bilgi

merkezlerinin genel sistem özellikleri belirlenmeye çalıĢılmıĢtır. Bu

merkezlerin açık ve dinamik bir sistem özelliği taĢıdıkları; onlara bilgi,

enerji ve maddenin devamlı akıĢı nedeniyle dinamik denge durumunda

kaldıkları öne sürülmektedir.

Bundan sonraki bölümde, sistem analizinin önemi, yararları,

ilkeleri, teknik ve yöntemleri üzerinde durulacaktır.

38

2.BÖLÜM

SĠSTEM ANALĠZĠ: ÖNEMĠ, YARARLARI,

ĠLKELERĠYLE TEKNĠK ve YÖNTEMLERĠ

1 Sistem Analizinin Önemi ve Uygulanma Alanları

Sistem analizinin uygulanma alanları, yararları ve önemi, bu ça-

lıĢmanın konusu gereği iĢletme sistemi ve iĢletme sistemi yönetimi

açısından ele alınacaktır.

Bir iĢletme sisteminde, sistem analizi yönteminin uygulanma

alanları çok geniĢ ve çeĢitlidir. Çünkü, iĢletme sisteminde amaçların daha

etkin bir biçimde gerçekleĢtirilmesi için „her türlü araĢtırma, sorun çözme

ve karar verme durumunda‟ sistem analizi yöntemi/tekniği uygulanır. Bir

fikir vermesi amacıyla iĢletme sisteminde sistem analizinin yaygın olan

bazı uygulanma alanları aĢağıda sıralanmaktadır:178

Organizasyon ÇalıĢmalarında:

Tüm iĢletme sistemlerinde, o iĢletme sistemine uygun bir

organizasyon yapısına ihtiyaç vardır. Bu yapının tasarlanması ise, iĢlem

analizi, iĢ ve iĢlemlerin tanımlanması ve gruplandırılması, iĢ

konumlarının saptanması, konumlar arası hiyerarĢik ve yatay iliĢkilerin

belirlenmesi ile gerçekleĢtirilebilir. Bütün bunlar için de sistem analizi

yöntemi kullanılır. Ayrıca, var olan bir organizasyonun yapısındaki

aksaklıkların saptanması ve giderilmesinde de, sistem analizi yöntemi

kullanılır.

Yönetsel Denetleme ve Değerlendirmede:

Yönetim, iĢletmenin önceden belirlenen plan ve programlara

uygun olarak çalıĢıp çalıĢmadığını sürekli denetlemek durumundadır. Bu

amaçla, sistemin amaçlarına ulaĢıp ulaĢmadığı düzenli olarak değerlendi-

rilmelidir. ĠĢte bu iki iĢlemi, yani denetleme ve değerlendirmeyi ger-

çekleĢtirmek için, sistem analizi yöntemleri kullanılır.

Sistem DeğiĢiminde:

Var olan bir sistem yerine, yeni bir sistem konmak istendiğinde

(örneğin, elle yapılan iĢlemlerin bilgisayar ile yapılması vb.), öncelikle

var olan sistemle ilgili bilgi toplanarak mevcut durumun gözden

178 Çapar, a.e., s.63. ; Fergan, a.e., s.28-33.

39

geçirilmesi gerekir. Böylece neyin, neden, nasıl, nerede, ne zaman, kimle,

ne kadara yapıldığı ortaya çıkacağı gibi, var olan sistemin nerelerinde

değiĢiklik yapılacağı da belirlenebilir. Sistem analizi, mevcut sistemle

ilgili bu belirlemelerin yanında mevcut sistemin yerine kurulacak yeni

sistemin tasarımının yapılmasında, yeni sistemin uygulanmasında ve

değerlendirilmesinde de kullanılır.

ĠĢ-ĠĢlem Verimliliği ve Etkinliği Ġle Ġlgili ÇalıĢmalarda:

ĠĢletme sisteminde yapılan iĢ ve iĢlemlerin mâliyet, zaman, emek,

kalite verimliliğinin ve etkinliğinin saptanmasında; ayrıca verimlilik ve

etkinliğin arttırılması için iĢ-iĢlem/sürecin tasarımlarının yapılmasında,

uygulanmasında ve değerlendirilmesinde de sistem analizi teknikleri

kullanılır (iĢlem/süreç, hareket, zaman, akıĢ, mâliyet analizleri vb.nin

yapılmasında).

Form ÇalıĢmalarında:

ĠĢletmelerde bilginin kaydedildiği, aktarıldığı ve akıĢının

sağlandığı önemli ortamlardan biri olan formların durumunu incelemede,

form tasarlamada, uygulama ve denetlemede sistem analizi yöntemi

kullanılır.

Belge ve Bilgi Yönetimi ÇalıĢmalarında:

ĠĢletme sisteminde bilgi ve bilgiyi taĢıyan belgeler arasında

formlar, yazıĢmalar, raporlar vb. gibi kayıtların ortaya çıkıĢlarını, onların

içerik ve biçimsel özelliklerini, akıĢlarını/dolaĢımlarını, düzenlenme-

lerini, örgütlenmelerini, ayıklanmalarını, kullandırılmalarını inceleme,

tasarlama, uygulama, değerlendirme ve denetlemede, sistem analizi

yöntemi kullanılır.

Kanun ve Yönetmelik ÇalıĢmalarında:

Bütün iĢletmeleri doğrudan veya dolaylı olarak etkileyen,

yürütme kademesinde izleyecekleri yolları gösteren iĢletme

politikalarının, kanun ve yönetmeliklerin oluĢturulmasında,

değiĢtirilmesinde ve geliĢtirilmesinde sistem analizi yöntemleri kullanılır.

Araç-Gereç ve Donanım Sağlama ÇalıĢmalarında:

ĠĢletme sistemlerinin faaliyetlerinde kullanılmak üzere, çeĢitli

araç-gereç ve donanım gereksinimleri vardır. Bu araç-gereç ve donanımın

ise çok değiĢik türleri ve modelleri bulunur. ĠĢletme sisteminin amacına

ve iĢlevine uygun araç-gereç ve donanımın seçimi ve sağlanması için,

önce iĢletme sistemini çok iyi tanımak ve sonra iĢletme sisteminin

iĢlevlerine uygun araç-gereç ve donanımı seçmek gerekmektedir. Bütün

bu iĢler için, sistem analiz teknikleri kullanılır.

40

ÇalıĢma Mekânının Düzeni Ġle Ġlgili ÇalıĢmalarda:

Bir iĢletme sisteminde, personelin çalıĢtığı mekânın personele

uygunluğunu ve buna bağlı olarak çalıĢma koĢullarının mâliyet, zaman,

emek, kalite verimliliğine etkisini saptamada; çalıĢma mekânının

personele uygun ve iĢ verimini sağlayacak Ģekilde tasarlanması, uygu-

lanması ve değerlendirilmesinde, sistem analiz teknikleri kullanılır.

Mal ve/veya Hizmetleri Pazarlama ÇalıĢmalarında:

Bir iĢletme sisteminin ürettiği mal ve/veya hizmetlerin

pazarlanması için, iĢletme içinden ve dıĢından gerekli bilgilerin toplan-

masında; duruma uygun kararların alınmasında; stratejilerin be-

lirlenmesinde; bunların uygulanmasında ve uygulama sonuçlarının

değerlendirilmesinde, sistem analizi yöntemi kullanılır.179

Buraya kadar yapılan açıklamalar, bize sistem analizi yönteminin

bazı uygulanma alanlarındaki „özel yararları‟ konusunda bilgi ver-

mektedir.

Yukarıda sıralanan ve sıralanmayan tüm uygulanma alanlarında

sistem analizini iyi yapmak, son derece zor, ama bir o kadar da teĢvik

edicidir.180 Hangi uygulanma alanında kullanılırsa kullanılsın, bu zor iĢ

olması gerektiği gibi yapılabilirse, sistem analizi yöntemi ile sağlanacak

olan „genel yararlar‟ı da aĢağıdaki gibi sıralamak mümkün olabilir:

- ĠĢletme sisteminde, amaçların daha etkin bir biçimde gerçekleĢ-

tirilmesi için sorun çözme ya da karar vermeden önce yapılacak sistem

analizi çalıĢması ile ilgili tüm sürece iliĢkin bir plan geliĢtirilir. Bunlar,

çalıĢmanın amaçlarını, çalıĢma kapsamını, sınırlarını; var sayımlarını,

insan kaynağı ihtiyacını, araç-gereç ihtiyacını, çalıĢma aĢamalarını ve

zaman tablosunu, çalıĢmanın tamamlanma tarihini, çalıĢmanın seyrine

iliĢkin raporlama düzenini, tahmini mâliyetler vb.ni içerir. Bu planla

yöneticinin, yapılan iĢten ve iĢin nitelik ve kapsamından haberdar olması

sağlanır. Diğer bir deyiĢle bu durum, çalıĢmanın kontrollü olmasını

sağlar.

- Sistem analizi, iĢletme sisteminde amaçların daha etkin bir bi-

çimde gerçekleĢtirilmesini amaçladığı için, iĢletme sisteminin

amaçlarının saptanmasını ve her zaman göz önünde tutulmasını ge-

rektirir.

179 Bkz.: Emir Erden, “Sistem yaklaĢımı ve pazarlama yönetimindeki rolü”, ĠĢletme

dergisi, 4, 1-2(1979), s.283-288.

180 Andrew Parkin, Systems analysis. 2nd.ed. London: Edward Arnold, 1991, s.3.

41

- Sistem analizi, iĢletme sisteminde amaçların daha etkin bir bi-

çimde gerçekleĢtirilmesi için sorun çözme ya da karar vermede durumla,

sorunla, verilecek kararla ilgili gerekli bilgilerin bilimsel yol ve

yöntemler kullanılarak eksiksiz ve yansız toplanmasını sağlar.

- Sistem analizi, sistemle ilgili verilerin belgelendirilmesini;

gerekirse modellendirilmesini; bilimsel yol ve yöntemlerle analiz

edilmesini; böylece bütünü öğelerine ayırarak bunların bileĢenlerini, bu

bileĢenlerin niteliklerini ve etkileĢimlerini belirlemeyi ve göstermeyi

sağlar.

- ĠĢletme sistemi içindeki en hassas durumların saptanmasını ve

bunlara ilgi ve dikkatin yoğunlaĢmasını sağlar.181

- Sistem analizi, sistemin var olan durumunun mâliyet, zaman,

emek, kalite verimliliğinin ve etkinliğinin ölçülmesini sağlar.

- Sistem analizi belli aĢamalarda, yapılan sistem analizi

çalıĢmasıyla ilgili hazırlanan raporlarla, yöneticinin sürekli bilgilenmesini

sağlar.

- Problem çözmede ya da karar vermede hedeflerin, amaçların

saptanmasını, buna bağlı olarak da tasarlanacak yeni durumun

sınırlarının saptanmasını sağlar.

- Sistem analizi, sistemde izlenebilecek yolların, seçeneklerin,

durumların belirlenmesine ve bunların modellerinin oluĢturulmasına

olanak verir.

- Sistem analizi, seçilen yeni sistem durumunun denenmesine,

eleĢtirisine ve uygulanmasına olanak verir.

- Sistem analizi, uygulamaları sürekli değerlendirerek ortaya çı-

kan/çıkabilecek problemlerin süratle ele alınıp çözümünün sağlanmasına

yardımcı olur. Bu durum, aynı zamanda iĢletme sisteminin devamlı

gözetim altında tutulması anlamına da gelir.

- Tüm süreç içinde bütüncülüğü, disiplinlerarasılığı ve bilimsel

yol ve yöntemleri ve teknikleri kullanarak iĢletme amaçlarının daha etkin

bir biçimde gerçekleĢtirilmesi için en iyi, en elveriĢli çöúüm ve kararları

bulmaya ve gerçekleĢtirmeye çalıĢır.

Yukarıda sıralanan sistem analizinin özel ve genel yararları dik-

katle incelendiğinde, sistem analizinin, iĢletme sistemini amaçlarına

ulaĢtıracak olan yönetim iĢlevlerinin hemen hepsiyle iliĢkili olduğu; on-


42

ların yerini almadığı, bu iĢlevlere olan ihtiyacı da ortadan kaldırmadığı;

ancak bu iĢlevleri desteklediği anlaĢılabilir.

Buraya kadar yapılan açıklamalardan da anlaĢılabileceği gibi, sis-

tem analizi, etkin bir sistem geliĢtirmek ve iĢletme sistemi yönetiminde

karĢılaĢılan sorunları (verimlilik, kalite, yönetim kontrolü, kullanıcı

tatmini182 gibi) çözmek için yapılması gerekli problem çözme, karar

verme ve araĢtırma çalıĢmalarının tümünü kapsayan bir yöntem/teknik

olarak „iĢletme sisteminde yönetimin vazgeçilmez temel bir

yardımcısıdır‟. Bu analizin, daha etkin sistemlerin geliĢtirilmesinde çok

önemli bir yer tutacağı da açıktır.183

2 Sistem Analizinin Ġlkeleri

Sistem analizinin ilkelerini değiĢik Ģekillerde sıralamak mümkün-

dür. Burada sistem analizinin ilkelerini daha sistemli olarak

açıklayabilmek için, söz konusu ilkeler, sistem yaklaĢımının ilkeleri

çerçevesinde ele alınacaktır. Bu bakıĢ açısıyla, sistem yaklaĢımına

dayanan sistem analizinin ilkeleri, doğal olarak sistem yaklaĢımının

bütünsellik, disiplinlerarasılık ve bilimsellik ilkelerine dayanmaktadır,

denebilir. Ancak, sistem analizinde bu ilkelerin, yalnızca kuramsal olarak

benimsenmesi değil, uygulanması söz konusudur. Bu açıklamalardan

sonra, sistem analizinin ilkeleri, üç ana baĢlık altında sıralanabilir:

Bütünsellik Ġlkesi:

ĠĢletme sisteminin analizinde sistemin çevresinin, tüm alt sistem-

lerin ve süreçlerin bir bütün olarak düĢünülmesi ve incelenmesi; aynı

zamanda sistemin öğeleri ile sistem amaçları arasında genel bir

koordinasyonun sağlanması gerekmektedir. Diğer bir söyleyiĢle, iĢletme

sistemi ile ilgili her türlü sorun ve kararın, diğer sorun ve kararlardan,

iĢletme sisteminin bütününden ayrı olarak değil, iĢletme sisteminin hedef

ve amaçlarının tanımından hareketle bir bütünlük içinde ele alınması,

incelenmesi, çözümlenmesi, test edilmesi, uygulanması ve değerlen-

dirilmesi gerekmektedir.184 Bütünsellik ilkesinin anlamı böyle

özetlenebilir.

182 John Bingham - Garth Davies, Systems analysis. 3rd ed. London: MacMillan, 1992,

s.3.


184 Bkz.: Fergan, a.e., s.98. ; Esen, a.e., s.41. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel


43

Disiplinlerarasılık Ġlkesi:

Sistem analizi, yalnızca belli bir disiplinde uygulanan yön-

tem/teknik değil, değiĢik disiplinlerde farklı amaçlar için uygulanan bir

yöntem/tekniktir. Ayrıca, bir disiplin alanını, diğer disiplin alanlarından

koparmak, ayrı düĢünmek de olanaksızdır. Bu nedenle, bir disiplin

alanında yetiĢmiĢ insan gücü, diğer disiplin alanlarında yapılacak bir

analiz çalıĢmasının tüm aĢamaları için yetersiz kalmaktadır. Bir iĢletme

sisteminin analizinde farklı bakıĢ açılarının önemi çok büyüktür. ĠĢletme

sistemini, tüm alt sistemlerini, süòeçlerini, sorunlarını değiĢik bakıĢ

açılarından ele alarak, eksik, önyargılı ve gerçek dıĢı çözümlere ve

kararlara varmanın önlenmesi, ancak analiz çalıĢmasının her aĢamasında,

çalıĢma alanı ile ilgili bilim dallarında yetiĢmiĢ uzmanlar grubunun

disiplinlerarası çalıĢması ile mümkün olabilmektedir.185

Bilimsellik Ġlkesi:

ĠĢletme sisteminin, bir bütünlük içinde ve disiplinlerarası olarak

ele alınması, incelenmesi, çözümlenmesi, test edilmesi, uygulanması ve

değerlendirilmesinin somut düzeyde nesnel ve sistematik bir yönteminin

olması gerekmektedir. Bu nedenledir ki, sistem analizi, tüm çalıĢma

boyunca bilimsel yol ve yöntemlere dayanmaktadır.186 Hatta bu analiz,

bilimsel bir süreç olarak da tanımlanmaktadır.187

Sistem analizinin, bilimsellik ilkesi çerçevesinde aĢağıdaki

özelliklere sahip olduğu söylenebilir:188

- Sistem analizi nesnel olmayı gerektirir. Sistem analizinin her

aĢamasında, kiĢisel düĢünceler ve ön yargılardan değil gerçeklerden

yararlanılmalıdır. Bu nedenle, tüm sistem analiz çalıĢması boyunca,

bilimsel yöntem ve teknikler (betimleme, gözlem, deney, ölçme,

mantıksal düĢünme ve iliĢkilendirme, sistematik yaklaĢım, karĢılaĢtırma,

modelleme vb.gibi) kullanılmalıdır.

- Sistem analizi, sisteme iliĢkin saptama, değiĢtirme, geliĢtirme ve

değerlendirme isteğine bağlı kavrama, yaratıcılık ve öncülük özelliklerini

gerektirir. Bu özellik ise, bilimsel yol ve yöntemlerin izlenmesi ve kul-

lanılması ile desteklenir ve beslenir.

185 Bak.: Cleland - King, a.e., s.58-59. ; Esen, a.e., s.42. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,

genel sistemler..., s.174.

186 Bak.: Esen, a.e., s.42. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.174.

187 Cleland - King, a.e., s.55.

188 Bkz.: Fergan, a.e., s.98-100.

44

- Sistem analizinde izlenilen mantıki yola, bilimsel yol ya da

teknik adı verilmektedir. Ancak, sistem analizi bütün durumları içeren bir

tek kesin bilimsel yöntem veya teknikten yararlanmaz. Her durum için,

hatta aynı durumların kendine özgü farklı özelliklerine göre, ayrı sistem

analiz yöntem/teknikleri geliĢtirilebilir ve geliĢtirilmelidir.

Bu açıklamalara dayanarak, kapsamlı, disiplinlerarası, ussal ve

bilimsel bir araĢtırma ve problem çözme ya da karar verme süreci olan

sistem analizinin, bütünsellik, disiplinlerarasılık ve bilimsellik ilkeleri ile

var olduğu söylenebilir.

3 Sistem Analizinde Kullanılan Teknikler

Sistem analizinde kullanılan teknikler çok çeĢitlidir. Sistem

analizi sırasında, analiz çalıĢmasının amacına, analiz edilecek sistem ve

alt sistemin durumuna ve niteliğine göre, uygun teknikler kullanılmak-

tadır. Burada yaygın olarak kullanılan sistem analizi teknikleri ele

alınacaktır.

3.1 Bilgi Toplama Teknikleri

Var olan sistemin, alt sistemin, sürecin, durumun, sorunun vb.nin

anlaĢılabilmesi, belgelendirilmesi ve çözümlemesi, tasarlanması, denen-

mesi, uygulanması ve değerlendirilmesi, kısacası analizinin yapılabilmesi

için, sistem analizinin her aĢamasında konuyla ilgili bilgilerin yansız ve

eksiksiz toplanması gerekmektedir. Bu amaçla sistem analizinde, aĢağıda

sıralanan bilgi toplama teknikleri yaygın olarak kullanılmaktadır.

3.1.1 Gözlem Yolu ile Bilgi Toplama

Belli bir amaçla iĢletme sistemine ve onu oluĢturan öğelere, bu

öğeler arasındaki iliĢkilere, sistemin süreç ve iĢlemlerine „dikkatli bir

gözle bakarak‟ bilgi toplama tekniğidir.

Bu bakıĢ (gözlem), algı, düĢünme, anlama ve açıklama yoluyla

gözlenen sistemi tanıyabilmede, öncelikle gözlenen konuyla ilgili bilgi ve

deneyimi, büyük bir dikkat göstermeyi ve düĢünsel bir uğraĢta bulunmayı

gerektirir.

Gözlem tekniği genellikle var olan kütüphane ve bilgi merkezi

sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin yeterli belgelerin olmadığı

durumlarda bilgi toplamanın en güvenilir yoludur.189 Bu teknik aynı

zamanda, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemiyle ilgili sorun

durumuna iliĢkin yeterli belge bulunsa bile, belgeler ile var olan sorun



45

durumu arasında farklılık olup olmadığını saptamada da oldukça

önemlidir.190 Çünkü, bilginin elde edilmesi kadar, onun doğruluğunun

saptanması da önemlidir. Bu anlamda gözlem tekniği, hem bilgi

toplamada, hem de bilginin test edilmesinde, sistem analiz çalıĢmasını

yürüten personelin en büyük yardımcısıdır.191

Gözlem yolu ile bilgi toplamada üç aĢamadan söz edilebilir:

a. Görmek ve var olduğunu kabul etmek.

b. Anlamak ve yorumlamak.

c. Tanımlamak.

Gözlem yolu ile bilgi toplamada değiĢik araç ve gereçler kullanı-

labilmektedir. (Örneğin, ses ve görüntü kayıt cihazları, değiĢik ölçümler

için kronometre, metre, ısı ve nem ölçer...gibi).

Gözlem ve ölçüm, fiziksel varlıklar için olduğu gibi, düĢün-

sel/kavramsal varlıklarda da uygulanabilmektedir. Bu durum ise formül

ya da kuramda gözlenebilmekte ve ölçülebilmektedir.192

Gözlem, gözlemin yapıldığı çalıĢma örnekleri rahatsız edilmeden

ve gözlenilene (kiĢi, olay, araç vb.) karıĢılmadan dikkatle

uygulanmalıdır.193 Gözlem yolu ile bilgi toplamada her zaman bir tek

gözlem sonucu ile yetinmek doğru olmayabilir. Bu yüzden sorun

durumuyla ilgili olarak değiĢik zamanlarda birden fazla gözlem yapılması

gerekebilir. Bu durumda, gözlem sonuçları kaydedilir ve daha sonra bu

sonuçlar değerlendirilerek doğru bir gözlem sonucu elde edilebilir.

Ancak, bu yöntemin zaman aldığı, gerçekleĢtirilmesi güç bir

faaliyet olduğu ve elde edilen bilgilerin değerinin de sistem analiz

çalıĢmasını yürüten personelin hünerine bağlı olduğu söylenmelidir.194

190 Bkz.: Esen, a.e., s.81. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218.

191 Bkz.: Peter G. Underwood, Managing change in libraries and information services:

a systems approach. London: Clive Bingley, 1990, s.94-95.; Fergan, a.e., s.56.

192 Abdülkadir Kalıpsız, Bilim ve araĢtırma: bilmek ve düĢünmek, bilim ve araĢtırma,

bilimsel araĢtırma tekniği, yazım ve yayın tekniği, Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi,

Fen Bilimleri Enstitüsü, 1987, s.203-206.

193 Jennifer E. Rowley, The basics of systems analysis and design for information

managers. London: Clive Bingley, 1990, s.33.

194 A.e.a.y.

46

3.1.2 Anket Yolu ile Bilgi Toplama

Anket, belli bir amaçla iĢletme sistemine iliĢkin çeĢitli soruları ve

bilgi isteklerini içeren önceden hazırlanmıĢ „anket formları‟ (soru

kağıtları) ile bilgi toplama tekniğidir.

Bu yöntemde, kiĢilerden anket formlarını doldurma-

ları/yanıtlamaları istenir. Böylece konu ve konu ile ilgili kiĢilerin

durumu, düĢüncesi, tutumu, davranıĢı, bilgisi, yaptığı iĢ vb. hakkında

kiĢilerin kendisinden bilgi elde etmek mümkün olmaktadır.

Anket tekniği, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemiyle

ilgili sorun durumuna iliĢkin genellikle çok bilgi elde etmenin en hızlı ve

ekonomik/ucuz yollarındandır.195 Çok bilgiyi bir de hızlı ve ekonomik

olarak elde etmek, doğal olarak iyidir. Ancak, gözlem tekniğinde olduğu

gibi, bu teknikte de çok bilginin hızlı ve ucuz elde edilmesinden daha

önemlisi, elde edilen bilginin tam, doğru ve güvenilir olmasıdır. Bu

açıdan bakıldığında, anket tekniği ve bilgi toplama sırasında, anket

formlarını yanlıĢ ve eksik anlama, eksik yanıtlama, yanlıĢ bilgi verme vb.

gibi sorunların sıklıkla yaĢanabildiği görülebilir. Bu sorunlar engelle-

nebilirse anket tekniği, özellikle kısa ve belirli bilgilerin (sıklık, miktar

vb. niceliksel bilgilerin), dağınık yerleĢim ya da zaman azlığı nedeniyle

ziyaret edilip görüĢme yapılamayan çok kiĢiden toplanmasında196 sistem

analiz çalıĢmasını yürüten personele zaman ve emek kazandıran bir bilgi

toplama yöntemidir.

Ancak, bu yöntemde, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel

ile anketin uygulandığı kiĢi arasındaki iletiĢimin az olduğu; anketin

uygulandığı kiĢinin sistem analiz çalıĢmasına aktif katılımının da az

olduğu söylenebilir.197

Anket yolu ile bilgi toplamada dört aĢamadan söz edilebilir:

a. Anket sorularını hazırlamak.

b. Anket formlarının doldurulmasını sağlamak.

c. Anket formlarına verilen yanıtları anlamak ve yorumlamak, de-

ğerlendirmek.

ç. Tanımlamalarda bulunmak.

195 Bkz.: Underwood, a.e., s.85. ; Rowley, The basics of systems analysis..., s.31. ; Esen,

a.e., s.81. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218.

196 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.30-31. ; Fergan, a.e., s.65.

197 Rowley, The basics of systems analysis..., s.30.

47

Anket yolu ile bilgi toplama sırasında karĢılaĢılabilecek sorunları

en aza indirmek için aĢağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:198

Anketin yapılıĢ hedefleri ve amaçları önceden kararlaĢtırılmalıdır.

Anketin uygulanacağı kiĢilere, analiz çalıĢmasının ve anketin yapılıĢ

nedeni ve önemi hakkında bilgi verilmelidir.

Anket formunda mümkünse, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde

yetkili birinin imzası bulunmalıdır.

Anketin bir kenarda unutulmaması ve zamanında yanıtlanabilmesi

için bir süre konmalıdır.

Sorular olabildiğince açık ve anlaĢılır olmalı, çeĢitli yorumlara yol

açacak açık uçlu sorular yerine, kesin yanıtları olan sorular kapalı

uçlu sorular tercih edilmelidir. Ancak, anketin yapılıĢ amacına uygun

olarak örneğin, kiĢilerin düĢüncelerinin öğrenilmek istendiği

durumlarda, açık uçlu sorular da tercih edilebilir.

Sağlıklı bilgi toplamak için anket mümkün olabildiğince kısa

tutulmalı ve yanıtlanması kolay olmalıdır.

Analiz çalıĢmasının yapılıĢ amacına uygunsa, anket formunu

yanıtlayana iliĢkin bir imza yeri açılmalı ve böylece soruları yanlıĢ ve

eksik yanıtlamayı bir ölçüde önlemek için kiĢiye bir sorumluluk

yüklenmelidir.

3.1.3 Teke Tek GörüĢmeler Yolu ile Bilgi Toplama

ĠĢletme sistemiyle ilgili bilgilerin, doğrudan doğruya kiĢiler ile

özel „teke tek görüĢmeler‟ yapılarak toplanmasını sağlayan bir tekniktir.

Teke tek görüĢme yoluyla bilgi toplama tekniği, var olan

kütüphane ve bilgi merkezi sistemiyle ilgili sorun durumuna iliĢkin genel

ya da ayrıntılı bilgi elde etmenin en çok kullanılan, en önemli ve en etkin

yollarından biridir.199 Çünkü, organizasyonların pek çoğu, hayati önem

taĢıyan birçok bilgiyi dahi kaydetmemekte ve bu bilgiler kiĢilerin

belleğinde bulunmaktadır. Bu bilgileri elde etmenin en iyi yolu ise, bu

198 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.31. ; Underwood, a.e., s.86-89. ;

Esen, a.e., s.81-82. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218. ;

Fergan, a.e., s.65. ; Halil Seyidoğlu, Bilimsel araĢtırma ve yazma el kitabı.

GeliĢ.4.bs. Ġstanbul: Güzem Yayınları, 1992, s.65-66.

199 Bkz.: Brian James, The systems analysis interview: a guide to interviewing in

organisations. Manchester: NCC Blackwell, 1989, s.150. ; Underwood, a.e., s.89. ;

Rowley, The basics of systems analysis..., s.28. ; Esen, a.e., s.78. ; Aydın, Bilgi

bilimi: informatik, genel sistemler..., s.215

48

kiĢilerle teke tek görüĢmeler yapmaktır. Bu görüĢmelerde doğrudan

doğruya kiĢiye sorulacak ne, ne zaman, niçin, nerede, nasıl, kim gibi

sorulara kolayca yanıtlar almak mümkündür. Bu yanıtlar sistem analiz

çalıĢmasını yürüten personel için çok kıymetli bilgilerdir.200 Ayrıca bu

teknikle, soruları eksik ve yanlıĢ anlama, yanlıĢ bilgi verme vb. sorunları,

görüĢülen kiĢinin motivasyonu, görünüĢü (hali), davranıĢları ile anında

fark ederek, gerekli önlemleri almak da mümkün olabilmektedir.201

Teke tek görüĢmeler ile bilgi toplamada dört aĢamadan söz edi-

lebilir:

a. GörüĢme sorularını hazırlamak.

b. GörüĢmek ve görüĢme sırasında kayıt tutmak (not alma, ses

kaydı...).

c. GörüĢme sırasında ve görüĢme sonrasında verilen yanıtları an-

lamak ve yorumlamak, değerlendirmek.

ç. Tanımlamalarda bulunmak.

Bu tekniğin çeĢitli olumlu yanlarının yanında, bilgi toplamada

daha çok zaman ve emek kaybına yol açması da mümkündür. Teke tek

görüĢmeler yoluyla bilgi toplama sırasında, görüĢme yapılan kiĢilerin

hepsi, bilgi vermede gönüllü olmayabilir. Hatta, bilerek veya bilmeyerek

eksik ve yanlıĢ bilgi vermek suretiyle analiz çalıĢmasını yürüten personel

yanlıĢ yönlendirilebilir. Teke tek görüĢme yoluyla toplanacak bilginin

miktarı ve doğruluğuyla, görüĢmeler sırasında kaybedilecek zaman ve

emek, görüĢme yapılan kiĢilerin tutumuna ve analiz çalıĢmasını yürüten

personelin bilgi, tecrübe ve yeteneğine bağlıdır.202 Bununla birlikte

görüĢme yapan sistem analiz çalıĢması personelinin aĢağıda sıralanan

niteliklere sahip olması gereklidir:203

KonuĢmaya ait hünerleri olmalı.

Toplumsal hünerleri olmalı.

Temel insan psikolojisini ve kıyafet, fizik ve davranıĢ yorumlarını

bilmeli.

Zeki ve anlayıĢlı olmalı.

200 Bkz.: Alexander, a.e., s.124. ; Esen, a.e., s.78. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel


201 Bkz.:James, a.e., s.99, 106.


203 James, a.e., s.107.

49

Uyumlu olmalı.

Nazik ve duyarlı olmalı.

Dikkatli ve titiz olmalı.

Sabırlı, sebatlı ve ısrarcı olmalı.

Dürüst ve güvenilir olmalı.

Teke tek görüĢmeler yolu ile bilgi toplama sırasında karĢı-

laĢılabilecek sorunları en aza indirmek için de aĢağıdaki noktalara dikkat

edilmelidir:204

GörüĢmeler önceden planlanmalıdır.

GörüĢme öncesi, görüĢülecek kiĢilerin özellikleri (eğitimi, yaĢ vb.) ve

yaptıkları iĢler hakkında mümkün olduğunca çok bilgi toplanmalıdır.

Her görüĢme öncesinde, görüĢmeye iliĢkin özel amaçlar belir-

lenmelidir. Böylece, görüĢme öncesi görüĢmenin sınırları ve içerdiği

konular da belirlenmiĢ olacaktır. Bunun en büyük yararı ise, görüĢme

sorularının açık ve anlaĢılır olmasını sağlamasıdır.

GörüĢmeler için, görüĢme yapılacak kiĢilerin bağlı olduğu yönetim

kademesinden izin alınmalıdır. Böylece, yapılan çalıĢmadan hem

görüĢme yapılacak kiĢilerin bağlı olduğu yönetim kadrosunun

haberdar olması sağlanacak; hem de görüĢülecek kiĢiler bu izine

dayanarak görüĢmeyi üst yönetim kademesi tarafından kendilerinden

istenen bir görev olarak kabulleneceklerdir. Aynı zamanda çalıĢ-

malarının arasında uygun bir zamanı bu göòüĢmeye ayırabilecek ve

görüĢmeciye gerekli ilgiyi gösterebileceklerdir.

GörüĢme talebinde, görüĢmenin tahmini süresi yeri ve zamanı, analiz

çalıĢmasını yürüten personel ile görüĢme yapılacak kiĢi tarafından

beraberce kararlaĢtırılmalıdır. Böylece görüĢmenin planlı olması ve

önceden randevu alınarak görüĢme yapılacak kiĢinin en uygun

zamanında yapılması, görüĢülecek kiĢinin rahat olmasını, kendini

görüĢmeye hazırlamasını, görüĢmenin daha az kesintiye uğramasını

ve daha yararlı olmasını sağlar.

GörüĢmenin, görüĢme yapılacak kiĢinin çalıĢma yerinde olması tercih

edilmelidir. Çünkü, görüĢülen kiĢi, kendi çalıĢma yerinde kendini

204 Bkz.: James, a.e., s.99,113,119-120,125,139-141,145,151. ; Rowley, The basics of

systems analysis..., s.29-30 ; Underwood, a.e., s.90-92. ; Fergan, a.e., s.56-57, 62-65. ;

Esen, a.e., s.78-79. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.216-217. ;

Parkin, a.e., s.75. ; Bingham - Davies, a.e., s.96-100.

50

evinde gibi rahat ve güvende hisseder. Genellikle ilgili kaynaklar el

altındadır. Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢülen

kiĢinin çalıĢma ortamını da gözleyebilir.

Analiz çalıĢmasının amacına bağlı olarak, görüĢme yapılacak kiĢinin

özel düzenlemeler sağlamasına (örneğin, görüĢme için odasının

yerleĢimini değiĢtirmesine, yaptığı iĢ ile ilgili kayıtlar içinden en iyi

olanlarını hazırlamasına vb.) izin verilmemelidir.

GörüĢme yapılacak kiĢilere, görüĢme öncesi analiz çalıĢmasının ve

görüĢmenin yapılıĢ nedeni ve önemi hakkında bilgi verilmelidir.

Saptanan görüĢme koĢulları, ciddi mazeretler olmadıkça

değiĢtirilmemelidir.

Önce, bölüm sorumluları ile görüĢme yapılmalıdır. Çünkü bölüm

sorumluları, bölümleri hakkında diğer kiĢilere oranla daha ayrıntılı

bilgi verebilirler.

Sistem analiz çalıĢmasını yürüôen personel, görüĢme sırasında

görüĢmenin amacına bağlı olarak, mümkünse oturma düzenini kendi

belirlemeye çalıĢmalıdır.

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢülen kiĢinin

motivasyonunu, görünüĢ ve davranıĢını, kiĢiliğini anlamalı ve ona

uyumlu davranmalıdır. Örneğin, görüĢülen kiĢinin sabırsızlığı, öfkesi,

endiĢesi ve korkusu varsa, bu durum nezaketle, dostça duygu ve

hareketle, görüĢülenin sempatisini kazanarak ve güven vererek ön-

lenebilir.

Analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢülen kiĢiye yol gösteren

sorulardan kaçınmalıdır.

Analiz çalıĢmasını yürüten personel görüĢmeyi, görüĢme yaptığı

kiĢinin çalıĢma alanına giren konularla sınırlı tutmalıdır. Bu sınırlar

dıĢına taĢan görüĢmeden güvenilir sonuçlar elde etmek mümkün

olmayabilir.

Analiz çalıĢmasını yürüten personel, tahmin ve dedikodulardan doğru

ve gerçekleri ayırmalıdır. Ancak, tahmin ve dedikoduları dikkate

almalı ve onları baĢka yerlerde kontrol etmelidir.

Analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢme sırasında elde edilen

bilginin hızını, sırasını ve akıĢını kontrol etmelidir.

GörüĢme sırasında elde edilen bilgiler, kesinlikle belleğe bıra-

kılmamalı, mutlaka kayıt tutulmalıdır. Böylece, daha sonraki analiz

çalıĢması aĢamalarının gerçekleĢtirilebilmesinde temeli oluĢturacak

51

bilgilerin kaybolması ve bellekte değiĢmesi engellenmiĢ olacaktır.

Ancak, kayıt tutmak için önce görüĢülen kiĢiden izin alınmalıdır.

Kayıt tutma sırasında görüĢülen kiĢi, sözlerinin kayda değer

bulunduğu düĢüncesiyle bir övünç duyabileceği gibi, sözlerinin

kaydedilmesinden huzursuz da olabilir. Bu durumda, görüĢülen

kiĢinin endiĢelerini gidermek gerekir.

Analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢülen kiĢiden ayrılmadan

önce elde ettiği bilgileri, geriye dönük olarak kontrol etmelidir.

Analiz çalıĢmasını yürüten personel, bir sonraki bağlantı için

gerekirse görüĢülen kiĢinin onayını istemeli, ayırdığı zaman ve

yardımları için görüĢülen kiĢiye teĢekkür ederek ve kiĢide iyi

izlenimler bırakarak ayrılmalıdır.

Analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢme sırasında davranıĢ-

larına çok dikkat etmeli; görüĢme ortamını bozmamaya gayret

göstermelidir.

Analiz çalıĢmasını yürüten personelin görüĢme ortamını

bozabilecek davranıĢlarına örnek olarak Ģunlar verilebilir:

GörüĢülene büyük dikkat gösterdiğini sergilemek ya da çok hafife al-

dığını sergilemek.

Sabırsız davranmak ve baskı yapmak.

EleĢtirel davranmak.

Çok sert konuĢmak ya da çok aĢırı yumuĢak konuĢmak.

GörüĢme yapılan kiĢiyi ve yaptığı iĢi küçümsemek ya da kiĢiyi ve

yaptığı iĢi çok abartmak.

KarmaĢık teknik terimler kullanmak.

Sürekli kendi düĢüncelerini açıklamak ve çok konuĢmak vb.

Sonuç olarak, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin en iyi

ve en etkin bilgi toplama yöntemi olarak kabul edilen teke tek görüĢme

yöntemiyle, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin sorun

durumuna iliĢkin çok ve doğru bilgi elde edebilmesi; görüĢme konuları

hakkında bilgi sahibi olması; görüĢme yapılan kiĢilerle iyi bir diyalog

kurması; onları sabırla ve dikkatle dinlemesi ve anlaması; görüĢmeyi

kaydetmesi ve görüĢme sonrası topladığı bilgilerden bir bütün

oluĢturabilmesiyle gerçekleĢebilir. KuĢkusuz, bütün bunlar için, sistem

analiz çalıĢmasını yürüten personelin yalnızca bilgi, tecrübe ve yeteneği

yeterli değildir. Bunların yanında, olumlu kiĢilik özellikleri de gerekir.

52

3.1.4 Toplantılar Yolu ile Bilgi Toplama

Doğrudan doğruya „kiĢilerle topluca görüĢmeler‟ yaparak bilgi

toplama olarak tanımlayabileceğimiz toplantılar yolu ile bilgi toplama

tekniği, teke tek görüĢme yolu ile bilgi toplama yöntemiyle benzerlik

göstermektedir. Ancak, bu yöntemle bilgi elde etmede, kiĢilerin topluluk-

tan çekinme, rahat ve açık olamama, kendini gösterme vb. nedenlerle

bilinçli ya da bilinçsiz olarak hiç bilgi vermemesi yahut eksik, yanlıĢ,

abartılı bilgiler vermesi gibi çeĢitli sorunlar yaĢanabilmektedir. Buna

karĢın, söz konusu tekniğin zaman kazandırdığı ve ekonomik bir yöntem

olduğu tartıĢılamaz. Ancak, sistem çalıĢmasında, çok ve mâliyeti düĢük

bilgi elde etmekten daha önemli olan güvenilir ve doğru bilginin elde

edilmesidir. Bu nedenle, toplantılar yoluyla bilgi toplama, daha çok

karĢılıklı bilgilenme, fikir ve öneriler alma açısından önemli bir bilgi top-

lama ve haberleĢme tekniği olarak görülmektedir.205

Toplantılar yolu ile bilgi toplama sırasında karĢılaĢılabilecek

sorunları en aza indirmek için, aĢağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:206

Toplantı konuları, mutlaka daha önceden saptanmalıdır.

Toplantı öncesi analiz çalıĢmasını yürüten personel, toplantıya

katılacak kiĢiler, yaptıkları iĢler ve toplantı konularıyla ilgili mümkün

olduğunca çok bilgi toplamalıdır.

Ġyi bir iletiĢim için, toplanan kiĢi sayısı fazla olmamalıdır.

Toplanan kiĢilerin pozisyonları, konu ile iliĢkileri vb. toplantının

verimi için oldukça önemlidir. Bu nedenle, toplantıya katılacakların

dikkatle seçilmesi gerekir. Örneğin, bazı durumlarda astlarla üstlerin

aynı toplantıda olmaları veya toplantıda konu ile iliĢkisi olmayan

kiĢilerin bulunması vb., toplantının verimini olumsuz yönde

etkileyebilir.

Toplantıya katılacak kiĢilere, toplantının yapılacağı yer ve zaman ile

toplantı konuları, kiĢilerin kendilerini bu toplantıya hazırlamalarına

olanak verecek biçimde önceden bildirilmelidir.

Çok gerekli olmadıkça, bildirilen toplantı iptal edilmemelidir.

Toplantıdan önce toplantıya katılan kiĢilere, analiz çalıĢmasının ve

toplantının yapılıĢ nedeni ve önemi hakkında bilgi verilmelidir.



53

Toplantı baĢında, toplantı kuralları toplantıya katılan kiĢilere

duyurulmalıdır.

Toplantı sırasında konuĢmalar, kesinlikle insan belleğine bıra-

kılmamalı; mutlaka kayıt tutulmalıdır.

Toplantı sonrasında, toplantıya katılan kiĢilere toplantıya iliĢkin bir

özet rapor göndermek, toplantı sırasında elde edilen bilgilerin

kontrolü, toplantıya katılan kiĢilerin konuya bağlılığını sıcak tutmak

vb. açılardan çok yararlı olabilir.

Analiz çalıĢmasını yürüten personel, toplantı sırasında davranıĢlarına

çok dikkat etmelidir. Bu personelin toplantı ortamını bozabilecek

davranıĢlarına örnek olarak Ģunlar verilebilir:

Toplantıyı ciddiye almadığını ve önemsemediğini ya da tersine

çok aĢırı ciddiye aldığını ve önemsediğini sergilemek.

Toplantıya katılan kiĢilere eĢit davranmamak (örneğin, kimi katı-

lımcıyı küçümsemek kimini aĢırı önemsemek; sürekli aynı ki-

Ģiye/kiĢilere söz vermek vb.gibi).

Sürekli kendi düĢüncelerini açıklamak ve çok konuĢmak.

Toplantıya katılanları rahatsız edecek bir tarzda, örneğin, sinirli,

kızgın, üzgün, gergin, lâubalî vb. biçimde konuĢmak ve

davranmak.

KiĢiler konuĢurken baĢka Ģeylerle ilgilenmek.

Herkesin anlayamayacağı karmaĢık teknik terimleri kullanmak ya

da kullanılmasına izin vermek.

3.1.5 Konuyla Ġlgili Belgeler/Yayınlar Yolu ile Bilgi Toplama

Üzerinde bilgi taĢıyan her türden belgelerden/yayınlardan bilgi

toplama olarak tanımlayabileceğimiz bu teknik, var olan kütüphane ve

bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin bilgi elde etmenin

en yaygın ve ekonomik yollarından biridir. Örneğin, diğer yöntemler

sırasında kolayca elde edilemeyen miktarlar, sıklıklar, eğilimler ve

oranlar hakkındaki nicel bilgi, bu teknikle kolayca saptanabilir ve diğer

tekniklerden yararlanma sırasında gözden kaçmıĢ ya da kaçabilecek

konular ve faktörler açığa çıkarılabilir.207 Ancak, diğer teknikler için

geçerli olduğu gibi, bu teknikle toplanan bilgilerin mâliyeti de düĢük olsa

bile, güncel ve güvenilir doğru bilgi elde edilememe olasılığı söz ko-

207 Rowley, The basics of systems analysis..., s. 28.

54

nusudur. Çünkü bu belgeler, var olan durumdan öncesini içerebilir ve

güvenilirliği bulunmayabilir. Böyle bir durumda ise yanlıĢ yönlenme

sonucu, zaman ve emek kaybı söz konusu olabilir.208 Bu nedenle analiz

çalıĢmasını yürüten personelin, bu yöntemle elde ettiği bilgilerin

güncelliği, güvenilirliği ve doğruluğu konusunda çok dikkatli olması;

elde ettiği bilgileri diğer bilgi toplama tekniklerinden de yararlanarak

kontrol etmesi gerekmektedir.

Konuyla ilgili belgeler/yayınların, iĢletme sistemi içinden elde

edilebileceği gibi, iĢletme sisteminin dıĢ çevresinden/dıĢından elde edi-

lebileceği de belirtilmelidir.

Bu teknik, genellikle sistem analiz çalıĢmasını yürüten

personelin, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun

durumu hakkında diğer bilgi toplama tekniklerine yönelmeden önce, ön

bilgilenme için baĢvurduğu bir teknik olarak görünmektedir.209 Bu

durumda, analiz çalıĢmasını yürüten personel, çalıĢma konusu ile ilgili ön

bilgilenmeyi, politika ve süreçlerle ilgili belgeler, organizasyon Ģemaları

ve organizasyon el kitapları, personel kayıtları, iĢ tanımları, kullanılan

formlar, raporlar, planlar, istatistikler, konu ile iliĢkili yayınlanmıĢ kitap,

makale vb. belgelerden/yayınlardan sağladıktan sonra, diğer bilgi

kaynaklarından, yani kütüphane ve bilgi merkezi çalıĢanlarından ve

kullanıcılarından elde etme yoluna gidebilir. KuĢkusuz, analiz çalıĢmasını

yürüten personel, konuyla ilgili belgeler/yayınlar yolu ile bilgi toplama

tekniğini, diğer bilgi toplama tekniklerinden önce kullanabileceği gibi, o

tekniklerle aynı zamanda ve daha sonra da kullanabilmektedir.

Konu ile ilgili belgeler/yayınlar yolu ile bilgi toplama sırasında

karĢılaĢılabilecek sorunları en aza indirmek için, aĢağıdaki noktalara

dikkat edilmelidir:

Belge/yayınlardan, özellikle de üst yönetim için hazırlanmıĢ rapor

vb.nden yararlanmak için, yetkililerden izin alınmalıdır.

Yararlanılan belgenin/yayının hazırlandığı tarih saptanmalı ve

güncelliğini koruyup korumadığı araĢtırılmalıdır.

Bu belgelerin hangi amaçla ve kim tarafından hazırlandığı saptanmalı

ve güvenilirliği araĢtırılmalıdır.

208 A.e.a.y.

209 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.28. ; Fergan, a.e., s.56-57.

55

3.2 ġemalama/Modelleme Teknikleri

ġemalar, sistem çalıĢmalarıyla ilgili olarak bir sistem, alt sistem,

yöntem, iĢlem, süreç, karar, durum içindeki var olan ve/veya olması

tasarlanan araç-gereç/donanım, yetki, belge, bilgi, materyal, iĢ ve iĢlem

akıĢlarını ve durumlarını aralarındaki iliĢkilerle birlikte Ģekillerle,

resimlerle veya grafiklerle ifade ederek ya da modelleyerek gösterme

yöntemidir.210 Diğer bir deyiĢle, incelenen var olan sistem ve/veya onun

yerine konacak (tasarlanan) yeni sistemin bütününün veya belli bir

parçasının durumunu, iĢleyiĢini, iliĢkilerini vb. Ģekiller, resimler ve

grafiklerle gösterme yöntemidir. Tüm Ģemalar, sistem analizinde,

sistemin belgesini oluĢtururlar. ġemalama tekniğinde, standart Ģekiller ve

semboller kullanarak çok zaman alabilecek sayfalar dolusu açıklamaları

ortadan kaldırmak; birkaç sayfa içerisinde durumu en kesin bir biçimde

vermek mümkündür. Bu durum, Ģemalama tekniklerini, sistem analiz

çalıĢmalarında vazgeçilmez kılmaktadır.211

Sistem analizinde yaygın olarak kullanılan baĢlıca Ģemalar

aĢağıda açıklanacaktır.

3.2.1 Organizasyon ġemaları

ĠĢletmenin örgütsel yapısını bir bütün olarak gösteren ve bu bü-

tünde bölümler arasındaki iliĢkileri tamamlayıcı bir düzen içinde göz

önüne alan grafikler/Ģemalardır. Diğer bir deyiĢle, bir örgütün yapısını ve

onun çeĢitli unsurlarını gösteren bir grafik/Ģemadır. Bu Ģemalar

yardımıyla, iĢin nasıl bir dağıtıma tâbi tutulduğu; her birimin ne yaptığı;

kimlerin kimleri yönettiği; yöneten ve yönetilenlerin yer, yetki ve

sorumluluk durumları gösterilir. Böylece, iç ve dıĢ çevre etkileriyle

sürekli değiĢime uğrayan iĢletmeyi tanımak ve gözlemek açılarından,

iĢletme içindeki yönetici ve araĢtırıcılara ve iĢletme dıĢındaki araĢtırma

ve denetim organlarına bilgi sağlanmıĢ olur.212 Bütün bu yanları ile or-

ganizasyon Ģemaları, sistem analizinde çok önemli bir yere sahiptir.

Organizasyon Ģemalarında genellikle organlar, dikdörtgenler ile

gösterilmektedir. Bu organ üzerinde, organın hiyerarĢik adı (bölüm, kısım

gibi), organın iĢlevi (satıĢ, üretim gibi), organın sorumlusunun adı ve

gerektiğinde organa bağlı kiĢi sayısı bulunur (Ģekil-12). Ancak, çeĢitli

nedenlerle yazılı bilgileri sınırlamak gerektiğinde, yalnızca „organ 210 Bkz.: John M. FitzGerald - Ardra F. FitzGerald, Fundamentals of systems analysis.

New York: John Wiley & Sons, 1973, s.227. ; Fergan, a.e., s.68.

211 Fergan, a.e., s.68-69.

212 Hayri Ülgen, ĠĢletmelerde organizasyon ilkeleri ve uygulaması. 2.bs. Ġstanbul:

Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi ĠĢletme Ġktisadı Enstitüsü, 1993, s.199-200.

56

mevkii‟nin yazılması yeterli olabilir (Ģekil-13). Organ ya da kiĢiler

arasındaki iliĢkiler ise, iliĢkinin cinsine göre dikey veya yatay, düz veya

kesikli çizgilerle gösterilmektedir.213

BÖLÜM

PAZARLAMA

Güler Şenol(4)

PAZARLAMA MÜDÜRÜ

ġekil-12. Bir organın organizasyon ġekil-13.Organın basit olarak

Ģemasında gösterilmesi gösterilmesi

Organizasyon Ģemalarının bir çok türü bulunmaktadır. Bunların

uygulamada yaygın olanlarını gözden geçirmek yararlı olacaktır.

Klâsik organizasyon Ģeması:

Yabancı kaynaklarda dikey, soyağacı veya piramit tipi or-

ganizasyon Ģeması adı ile de anılan bu Ģema türünde, üst düzey yönetici

en yukarıda, ast organlar ise onun altında, piramit Ģeklinde

gösterilmektedir (Ģekil-14). AnlaĢılması çok kolay olan bu Ģema türü,

oldukça yaygın bir kullanıma sahiptir. Ancak, büyük iĢletmelerde

hiyerarĢide yukarıdan aĢağıya inildikçe, piramitin tabanı

geniĢleyebileceğinden, tüm organların aynı Ģemada gösterilmesi

güçleĢir.214

Genel Müdür

Teknik

Müdür

Ticari ĠĢler

Müdürü

Mali ĠĢler

Müdürü

Personel

Müdürü

A Fab.

Md.

C Fab.

Md.

B Fab

Md.

ġekil-14. Klâsik organizasyon Ģeması

213 A.e., s.204-205, 211.

214 Ülgen, a.e., s.212-213. ; ayr.bkz.: G.E. Milward, Organization and methods. London:

MacMillan, 1962, s. 322-323. ; Louis A. Allen, Management and organization. New

York: McGraw-Hill, 1958, s.291.

57

KatlanmıĢ organizasyon Ģeması:

Bu Ģema türünde, organlara bağlı birimler onların düĢey

doğrultusunda katlanmıĢ biçimde bulunurlar (Ģekil-15). Bu Ģema türü ile

sınırlı bir alana, grafiğin çizilme olanağı artar. Ayrıntılı yapılara sahip

büyük iĢletmelerde yaygın bir kullanıma sahiptir.215

Genel Müdür

Teknik Müdür Mali ĠĢler

MüdürüPersonel MüdürüTicari ĠĢler

Müdürü

A Fab. Md.

B Fab. Md.

C Fab. Md.

ġekil-15. KatlanmıĢ organizasyon Ģeması

Yatay organizasyon Ģeması:

HiyerarĢinin ya da organlar ve iliĢkilerinin yukarıdan aĢağı değil,

soldan sağa yatay olarak düzenlendiği Ģema türüdür (Ģekil-16). Bu Ģema

türü ile soldan sağa okuma alıĢkanlığından yararlanmak, değiĢik

düzeyleri daha açık olarak görmek ve Ģemayı kolay çizmek mümkün

olmaktadır.216

Genel Müdür

Teknik Müdür

Mali ĠĢler

Müdürü

Personel

Müdürü

Ticari ĠĢler

Müdürü

A Fab Md.

B Fab Md.

C Fab Md.

ġekil-16. Yatay organizasyon Ģeması

215 Ülgen, a.e., s. 214.

216 Ülgen, a.e., s.215. ; ayr.bkz.: George R. Terry, Principles of management, 3rd ed.

Homewood: Richard D. Irwin, 1960, s.378.

58

Dairesel organizasyon Ģeması:

Bu Ģema türü, iç içe geçmiĢ dairelerin bileĢiminden oluĢmaktadır.

DıĢ daireden içeriye girildikçe, hiyerarĢik organın önemi artar ve

merkezdeki daire üst düzey yöneticisini temsil eder. Bu tür Ģemada, aynı

hiyerarĢik düzeydeki organlar merkezden aynı uzaklıkta ve aynı daire

üstünde bulunmakta; böylece eĢit önemdeki organlar açık olarak görü-

lebilmektedir (Ģekil-17). Ancak, karmaĢık yapıdaki bir iĢletmede

uygulanma güçlüğü bulunmaktadır.217

TeknikMüdür

Ticari ĠĢlerMüdürü

A Fab.Md.

B Fab.Md.

C Fab.Md.

Mali ĠĢlerMüdürü

PersonelMüdürü

ġekil-17. Dairesel organizasyon Ģeması

AFNOR organizasyon Ģeması:

Fransız StandartlaĢtırma Kurumu (AFNOR) tarafından Fransız

iĢletmelerinde kullanılmak üzere yaratılmıĢ olan standart bir Ģema

türüdür. Bu Ģema türü, iki yönde okuma olanağı verir. Yatay eksende

genel müdürlüğe bağlı bölümler, düĢey eksende ise altı hiyerarĢik düzey

(müdürler, servis Ģefleri, Ģef muavinleri, Ģube Ģefleri, grup Ģefleri, iĢçiler)

ile yönetim ve muhasebeyi ilgilendiren bazı bilgiler, kod ve hesap

numaraları sıralanmaktadır (Ģekil-18).218

217 Ülgen, a.e., s.216-217. ; ayr.bkz.: E. F. L. Brech, Organization. 3rd ed. London:

Longmans, 1960, s.331-335.

218 Ülgen, a.e., s.218-219.

59

Genel Müdür

Teknik

Müdür

A Fab.Md. B Fab.Md. C Fab.Md.

Ticari ĠĢler

Müdürü

ĠĢletme

Sorumlusu.....

Müdürler..................

Servis şefleri.............

Şef yardımcıları.......

Kısım şefleri..............

Grup şefleri...............

ĠĢçiler........................

Ġnsan sayısı.............

Görevleri.................

Kod.........................

Bütçe hesabı...........

Hesap no.................

ġekil-18. AFNOR organizasyon Ģeması

Matris ve çok boyutlu organizasyon Ģeması:

Bu Ģema türünde, yapısal düzenleme için en az iki bölümlere

ayırma biçiminin birlikte kullanılması söz konusudur (Ģekil-19). Bu tür

Ģemaların gerekli olduğu durumlara örnek olarak, değiĢik bölgelere mal

ya da hizmet pazarlama, değiĢen çevre koĢullarında faaliyette bulunma

gösterilebilir.219

Genel Müdür

Üretim

A Mamul

Grubu

Pazarlama

X Bölgesi

Ġdari ĠĢlerMali ĠĢler

Y Bölgesi

Z Bölgesi

B Mamul

Grubu

C Mamul

Grubu

1. Boyut

2. Boyut 3. Boyut

ġekil-19. Matris ve çok boyutlu organizasyon Ģeması

219 A.e., s.219-220.

60

Diğer organizasyon Ģemaları:

Genellikle teoride kalan, uygulama alanı öncekilere oranla daha

sınırlı olan diğer organizasyon Ģemaları ise, aĢağıdaki gibi sıralanabilir ve

özetlenebilir:

- Lineer organizasyon Ģeması: Çizimi ve düzenlenmesi çok kolay

olan bu Ģema türü, pek çok sayıda iĢin ve hiyerarĢi düzeyinin, toplam

sorumluluk ve rapor verme iliĢkilerinin gösterilmesini sağlar (Ģekil-20).

Bu Ģema türü, gerçek anlamda bir Ģemadan çok, bir „organizasyon listesi‟

özelliği taĢır. KullanılıĢının pek yaygın olmaması, tanınmamıĢ olması,

Ģemanın önem kazanmasını önlemiĢtir.220

Genel Müdür

Teknik Müdür

A Fabrika Müdürü

B Fabrika Müdürü

C Fabrika Müdürü

Mali ĠĢler Müdürü

Muhasebe Şefi

Bütçe Finans Şefi

Personel Müdürü

ġekil-20. Lineer (çizgisel) organizasyon Ģeması

- Ana hatları gösteren organizasyon Ģeması: Düzenlenmesi çok

basit olan, gerçekte bir Ģemadan çok organizasyonu oluĢturan kiĢilerin

listesini veren, bu nedenle de „organizasyon listesi‟ özelliği taĢıyan bir

baĢka Ģema türüdür. Bu Ģemada, danıĢman organları, yürütme organları,

bölüm Ģefleri ve yardımcıları arasındaki iliĢkiler çizgi baĢı ve satır baĢı

yapılarak gösterilir (Ģekil-21). Kolay hazırlanabilmesine ve az yer

tutmasına karĢın, alıĢılmamıĢ bir Ģema türüdür.221

220 A.e., s.221-222.

221 A.e., s.222.

61

Genel Müdür

Teknik Müdür

A Fabrika Müdürü

B Fabrika

MüdürüC Fabrika

Müdürü

Mali ĠĢler Müdürü

Muhasebe

¼efi

Bütçe Finans

¼efiPersonel Müdürü

Yönetim Kurulu

Ba½kan›

Üretim

¼efiKalite Kontrol Şefi

ġekil-21. Ana hatları gösteren organizasyon Ģeması

- Lambda tipi organizasyon Ģeması: Bir iĢletmenin faaliyetlerinin

iki ana bölüme ayrıldığı durumlarda kullanılabilecek Ģema türüdür. Bu iki

ana faaliyet grubuna örnek olarak, idari ve teknik faaliyetler, iki ayrı tür

üretim, iki ayrı bölgeye yayılmıĢ faaliyetler gösterilebilir (Ģekil-22).222

Genel Müdür

Ticari ĠĢlerMüdürü A Fabrikası

Teknik Müdürü

Mali ĠĢlerMüdürü

Personel

Müdürü

B FabrikasıTeknikMüdürü

C FabrikasıTeknik Müdürü

ġekil-22. Lambda tipi organizasyon Ģeması

- Tuğ tipi organizasyon Ģeması: Çok büyük iĢletmelerde uy-

gulama alanı bulan bu Ģema türünde organlar, üst yönetime bağlı olarak

danıĢman organları, iĢlevsel organlar ve yürütme organları olmak üzere

üç ayrı düzeyde Ģekillendirilir (Ģekil-23). Organlar her düzey için belirli

222 A.e., s.222-223.

62

büyüklükteki dikdörtgenler ile gösterilir ve dikdörtgenlerin içine onu

oluĢturan organların isimleri yazılır. Böylece her organ kendi içinde

ayrıca organize edilmiĢ olur. Bu Ģema türünde hiyerarĢik iliĢkilerden çok,

merkez organlara olan bağlılık vurgulanır.223

Genel Müdür

Hukuk

DanıĢmanı

Mali ĠĢler

Mali

DanıĢman

Genel

Sekreter

Yatırım

DanıĢmanı

Pazarlama Personel Üretim

A Bölge Md. B Bölge Md. C Bölge Md. D Bölge Md.

ġekil-23. Tuğ tipi organizasyon Ģeması

- Seviyeler tipi organizasyon Ģeması: Bu Ģema türü, organizasyon

içindeki değiĢik düzeylerin sorumluluğunu göstermek üzere kulla-

nılmaktadır. Bu Ģemada, aynı yatay düzeydeki mevkiilerde bulunan

kiĢiler eĢit sorumluluk aralıklarında bulunmaktadır (Ģekil-24). Böyle bir

düzenleme, örneğin ücret yapı ve uygulamasının sorumluluklarla paralel

tutulduğu bir iĢletmede ücret yapısı ile ilgili çalıĢmalarda yararlı

olabilir.224

Üretim Müdürü

Memurlar

X Malı ÜretimŞefi

Mühendislik Şefi

Mühendisler

ĠĢçiler

Y Malı ÜretimŞefi

ĠĢçiler

UstabaĢı

ġekil-24. Seviyeler tipi organizasyon Ģeması

223 A.e., s.224.

224 A.e., s.225.

63

- ĠĢlevsel organizasyon Ģeması: Bu Ģema türü iĢletmenin çeĢitli

bölümlerinin faaliyetlerini toplu bir biçimde sıralar ve düzenler. ġema,

bölümlerin amaçlarına ulaĢmak için gerekli faaliyetleri gösteren, bölüm

Ģeflerinin sorumluluklarını belirleyen bir kılavuza benzetilebilir (Ģekil-

25).225

Genel Müdür

Mali ĠĢler Pazarlama Personel Üretim.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

Temel Amaç

ĠĢlevleri

.................

.................

.................

.................

.................

Temel Amaç

ĠĢlevleri

.................

.................

Temel Amaç

ĠĢlevleri

.................

.................

Temel Amaç

ĠĢlevleri

.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

ġekil-25. ĠĢlevsel organizasyon Ģeması

Daha önce de söylendiği gibi, organizasyon Ģemalarının daha pek

çok çeĢidini sıralamak mümkündür. Burada yaygın olanların tümü ve

yaygınlaĢmayanların da ancak önemli görülen bir kısmı ele alınmıĢtır.

Organizasyon Ģemalarında, kalıplaĢmıĢ, herkes tarafından kolay anlaĢılan

ve kullanılan standartları uygulama gereği yanında, iĢletmeler kendi

yapılarına özgü birtakım organizasyon Ģema düzenlemeleri de

yapabileceklerdir.226

Unutulmaması gereken nokta, sistem analizi sırasında analiz

edilecek sistemin örgütsel yapısının anlaĢılmasında, anlatılmasında,

tasarlanmasında, uygulama ve değerlendirilmesinde, organizasyon

Ģemalarının çok önemli bir yerinin olduğudur.

3.2.2 AkıĢ ġemaları

AkıĢ Ģemaları, sistem analiz çalıĢmasında var olan ve/veya yerine

konacak (tasarlanacak) yeni sistemin belgelendirildikten sonra ve/veya

belgelendirilirken „sembollerle‟ temsilidir. Bu Ģemalar iĢ, iĢlem, veri,

belge, materyal akıĢlarının ve iliĢkilerinin incelenmesi, tartıĢılması,

tasarlanması ve izlenmesi için uygun bir ortam oluĢturur.

225 A.e., s.226.

226 Bkz.: A.e.a.y.

64

AkıĢ Ģemaları, sistem analizi çalıĢmasında sistem görüĢüne sahip

herkesin kolayca anlayabileceği belgelerin oluĢturulmasını ve uzun iĢlem

ve mantık dizgelerini özetleyerek sunma olanağını sağlar. ġemalarda

çeĢitli iĢlemler, süreçler, durumlar...v.b. standart Ģekillerle/sembollerle

gösterilirler ve birbirlerine akıĢ yönlerini gösteren oklarla bağlanırlar.227

AkıĢ Ģemalarının çeĢitli türleri bulunmaktadır. Bunların uygula-

mada yaygın olanları aĢağıda gözden geçirilmektedir.

Blok akıĢ Ģeması:

Sistemin mantığını belirlemek için oluĢturulan özet Ģemalardır

(Ģekil-26). Ayrıntılara girmeksizin sistemin genel bir görünümünü

sağlayan bu akıĢ Ģeması türünde, „sistem akıĢ Ģemaları sembolleri‟

kullanılır228 (bkz.: ġekil-32, 34).

Başla

PersonelçalıĢma

sürelerininokunması

Brüt ücretinhesaplanması

Net ücretin hesaplanması

Ücretbordrolarının

yazılması

Dur

ġekil-26. Blok akıĢ Ģeması örneği

227 Çapar, a.e., s.66. ; ayr.bkz.: Underwood, a.e., s.104.

228 Bkz.: Esen, a.e., s.86-87. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.221 ;

Çapar, a.e., s.66.

65

Süreç/iĢlem akıĢ Ģeması:

Bir süreçteki iĢ veya iĢlem adımlarını göstermek ve temsil etmek

için kullanılan Ģemalardır. Bu tür Ģemalar, süreç ile ilgili iĢ ve iĢlemlerin

ve bunların sırasının; çalıĢanların nitelik, nicelik ve sorumluluklarının;

sürece iliĢkin her türlü iliĢkilerin (zaman, uzaklık, miktar vb.) belirlen-

mesi, tanımlanması, düzenlenmesi ve izlenmesi amacıyla hazırlanan

belgelerdir.229

Bu Ģemalar yardımıyla aĢağıdaki yararlar sağlanabilir:

ĠĢ ve iĢlemlerin tanımlanması,

ĠĢ ve iĢlemlerde kullanılan araç-gereç, mekân vb. saptanması,

ĠĢ ve iĢlemlerin basitleĢtirilmesi,

Gereksiz beklemelerin azaltılması ya da gereksiz iĢ ve iĢlemlerin yok

edilmesi,

Eksik ve hatalı iĢ ve iĢlemlerin saptanması; eksiklerin eklenmesi,

hataların düzeltilmesi,

ĠĢ ve iĢlem ile ilgili çalıĢan personelin niteliklerinin saptanması,

ĠĢ ve iĢlemle ilgili her türlü uzaklık, zaman, mekân, personel sayısı

vb. niceliklerin saptanması ve ölçülmesi.

Süreç/iĢlem akıĢ Ģemalarında „süreç akıĢ Ģemaları sembolleri‟

kullanılır (Ģekil-27).230 Bu semboller ile hazırlanmıĢ süreç/iĢlem akıĢ Ģe-

malarının standart, yatay, dikey, yatay ve dikey biçimindeki örnekleri

aĢağıda (Ģekil-28, 29, 30,31)231 incelenebilir.

Kontrol / inceleme

Gecikme / bekleme

TaĢıma / iletme

ĠĢlem

Depolama / saklama

ġekil-27. Süreç/iĢlem akıĢ Ģeması sembolleri

229 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.150. ; Esen, a.e., s.87-88. ; Aydın, Bilgi bilimi:

informatik, genel sistemler..., s.221.

230 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.151. ; Alexander, a.e., s.122-123. ; Fergan, a.e., s.70. ;

Esen, a.e., s.88.

231 Ayr.bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.152-153. ; FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.238. ;

Fergan, a.e., s.73-75, 77. ; Esen, a.e., s.89.

66

ġekil-28. Standart süreç/iĢlem akıĢ Ģeması örneği

67

1 2 4 5 6 10 1173

12

13

Bölümyöneticisisekreterinegönderilir.

9

8

Konu:

Tarih

:Görevli

:

Siparişbelgesihazırlanır

Sekreterbölümyöneticisi-ne verir.

Bölümyöneticisimasasındabekler.

Bölümyöneticisikontroleder.

Bölümyöneticisiimzalaronaylar.

Bölümyöneticisisekreterineverilir.

Bölümyöneticisisekreterikendisindekalacaknüshayıayırır

Bir nüsha belgesekreter tarafındandosyalanır ve saklanır.

Diğernüshalarsatın almamemurunagönderilir

Siparişbelgelerinesayı,numaraverilir veayrılır.

Bir nüshabelge satıcıfirmayapostalanır.

Bir nüsha belgesatın alma bölü-münde saklanır.

ġekil-29. Yatay süreç/iĢlem akıĢ Ģeması örneği

1

4

5

6

10

11

7

3

1213

Üç nüsha siparişbelgesi hazırlanır.

9

8

2

Konu:

Tarih:Görevli:

Bölüm yöneticisi masasındabekler.

Bölüm yöneticisi kontroleder.

Bölüm yöneticisi imzalar veonaylar.

Bölüm yöneticisi sekreterikendisinde kalacak nüshayıayırır.

Bir nüsha belgesekreter tarafındandosyalanır ve saklanır.

Bölüm yöneticisi sekreterineverilir.

Bölüm yöneticisisekreterine gönderilir.

Sekreter tarafından bölümyöneticisine verilir.

Bir nüshabelge satıcıfirmayapostalanır.

Diğer nüshalarsatın almamemurunagönderilir.

Sipariş belgelerine sayı,numara verilir ve ayrılır.

Bir nüsha belgesatın almabölümündesaklanır.

ġekil-30. Dikey süreç/iĢlem akıĢ Ģeması örneği

68

1

10

11

3

1213

9

8

2

4

5

6

7

Satın Alma Memuru Satın Alma Bölümü Yönetici Sekreteri Satın Alma Bölümü Yöneticisi

Üç nüsha siparişbelgesi hazırlanır.

Bölüm yöneticisimasasında bekler.

Bölüm yöneticisikontrol eder.

Bölüm yöneticisiimzalar veonaylar.

Bölüm yöneticisi sekreterikendisinde kalacak nüshayıayırır.

Bir nüshabelgesekretertarafındandosyalanırve saklanır.

Bölüm yöneticisisekreterine verilir.

Bölüm yöneticisisekreterine gönderilir.

Sekreter tarafından bölümyöneticisine verilir.

Bir nüshabelgesatıcıfirmayapostalanır.

Diğernüshalarsatın almamemurunagönderilir.

Sipariş belgelerine sayı,numara verilir ve ayrılır.

Bir nüshabelge satınalmabölümündesaklanır.

ġekil-31. Yatay-dikey süreç/iĢlem akıĢ Ģeması örneği

Sistem akıĢ Ģeması:

Bir sistemi oluĢturan birleĢik iĢ ve iĢlemlerin ard arda sembollü

tanımıdır.232 BaĢka bir tanımla, bir sistemde ya da bir sistemdeki belli bir

faaliyete iliĢkin kapsamlı iĢ akıĢını girdi, iĢlem ve çıktı düzeninde

tanımlamak, göstermek ve temsil etmek için kullanılan Ģemalardır. Bu

Ģema türünde bilginin içinde aktığı ortamlar örneğin, bölüm, kısımlar

varsa, bunlar da belirtilir. Bu nedenle, bir sistemin incelenmesi,

232 FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.230.

69

tanımlanması, tasarımı ve izlenmesinde en çok yararlanılan Ģemalardan

biridir.233

Sistem akıĢ Ģemasında „sistem akıĢ Ģeması sembolleri‟ kullanılır

(Ģekil-32).234 Bu semboller ile hazırlanmıĢ bir sistem akıĢ Ģeması örneği

ise Ģekil-33‟de235 incelenebilir.

Belge

Çok kopyalı belgegrubu

Bağlı klavye/Elle giriş

Manyetik teyp

Başlama/bitme

Bilgi aktarmak içinkullanılan herhangibir teyp/geçiş şeridi

Sayfalar arası bağlantı

Saklama/

kümelendirme

Karar

ĠĢlem

Doğrudan erişimli

bellek

Ekran

Disk/disket

ĠletiĢim hattı

AkıĢ yönleri

Girdi/çıktı-Elleyapılan işler-

Sayfa içi bağlantı(sayfalar arası bağlantıiçin de kullanılmakta)

ġekil-32. Sistem akıĢ Ģeması sembolleri

233 Bkz.: Esen, a.e., s.88-90. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.221.

234 Bkz.: FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.239-242. ; Alexander, a.e., s.139-141. ; Esen, a.e.,

s.91. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.222. ; Erkut, a.e., s.61-64

235 Ayr.bkz.: Esen, a.e., s.92.

70

Bölümlerden

gelen sipariş

istekleri

Üç nüsha sipariş

belgesi düzenleme

Yönetici sekreteri

kopyası

Satın alma

memurunda

kalan kopya

Satıcı firma

kopyası

Yönetici sekreteri

kopyası

Satın alma

memurunda

kalan kopya

Satıcı firma

kopyası

Bölüm yöneticisi

onayı ve imzası

Sekreter yönetici

dosyasında

saklar

Satın alma

memurunda

kalan kopya

Satıcı firma

kopyası Satın alma

memurunun

belgelere sayı

ve numara

vermesi

Satın alma

bölümünde

saklanır

2

SATIN ALMA

BÖLÜMÜ

Satıcı firmaya

gönderilmesi

1

1

Satın alma

memurunda kalan

nüshadan bir

kopya çoğaltma

Satın alma

bölümünden

gelen sipariş

bilgisi

MUHASEBE

BÖLÜMÜ

Sipariş ile ilgili

hesaplamaların

yapılması

Ödeme

nakit mi

yapılacak

?

E

H

Kasa makbuzu

kopyası

Çek / senet

Banka

hesplarının

gözdengeçirilmesi

Satın alma

bölümünde

saklanır

3 a 3 b

ġekil-33. Sistem akıĢ Ģeması örneği

Program akıĢ Ģeması:

Sistem akıĢ Ģemasından türetilmiĢ olan bu akıĢ Ģeması türü,

yapılan veya yapılacak bilgisayar programının ve sürecin her adımının

nasıl yapıldığının veya yapılacağının ayrıntılı açıklamasını gösterir.

Programcılar, bilgisayar programlarındaki yapıların sırasını adım adım

71

göstermek için bu Ģema türünü kullanırlar.236 Böylece sistemin ya da

sistemle ilgili sorunların, bilgisayar olanakları ile ayrıntılı çözüm

aĢamaları sembolleĢtirilmiĢ olur.237

Program akıĢ Ģeması, sistem akıĢ Ģemasına göre daha ayrıntılıdır

ve programcılar için bir anlamda sistem akıĢ Ģemasının tamamlayıcısı

özelliğini taĢır.238

Program akıĢ Ģemasında „program akıĢ Ģeması sembolleri‟ kulla-

nılmaktadır (Ģekil-34).239 Bu semboller ile hazırlanmıĢ bir program akıĢ

Ģeması örneği Ģekil-35‟de incelenebilir.

Girdi/çıktı

Başlama-bitme

Sayfalar arası bağlantı

Sayfa içi bağlantı (sayfalararası bağlantı için dekullanılmakta)

Karar

ĠĢlem

ĠletiĢim hattı

AkıĢ yönleri

Ekran

ÖncedentanımlanmıĢ işlem

Tekrarlı işlem

Açıklama/not

ġekil-34. Program akıĢ Ģeması sembolleri



238 Erkut, a.e., s.65.

239 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.144. ; FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.239-242. ; Esen,

a.e., s.93. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.223. ; Erkut, a.e.,

s.65-66.

72

Başla

sipariş

bilgilerinin

girilmesi

Daha

önce sipariş

edilmiş

mi ?

H

E

Tutar = Miktar

X Fiyat

Ödenecek miktar=

Ġskontolu tutar X

%15 (kdv)

Ġskontolu tutar =

Tutar - %18 (isk)

Yaz çek

Ekranda

göster

Tekrar

sipariş edilsin

mi ?

E

H

Yeni

sipariş bilgisi

girilecek

mi ?

E

H

Dur

Yeni

Sipariş bilgisi

girilecek

mi ?

E

HDur

ġekil-35. Program akıĢ Ģeması örneği

Belge akıĢ Ģeması:

Bir sistem, alt sistem veya süreçte belgelerin örneğin, formlar, ra-

porlar ve yazıĢmaların, kiĢiler, alt sistemler vb. arasında nasıl hareket

ettiğini gösteren akıĢ Ģemalarıdır. Bu tür Ģemalar, belgelerin

73

hareketlerinin/akıĢlarının belirlenmesi, tanımlanması, düzenlenmesi ve

izlenmesi amacıyla hazırlanan belgelerdir.

Belge akıĢ Ģemasında, Ģekil-36‟daki „belge akıĢ Ģeması sem-

bolleri‟ kullanılmaktadır. Bu semboller ile hazırlanmıĢ bir belge akıĢ Ģe-

ması örneği ise Ģekil-37‟de incelenebilir. Ancak, belge akıĢ Ģemaları her-

hangi bir özel sembol kullanılmadan da yapılabilmektedir.240

Söz konusu işi değiĢtirme/onabir şey eklendiğini gösterme

Belgelerin bir işlemden veyabir yerden diğerine hareketi

Bir kayıt/belge yaratma

Kayıda bir eklenti yapma(fiyat, miktar vb.)

Belgenin denetimi(kontrolu)

Belgeyi kalıcı olarakdepolama/saklama

Gecikme/geçici olarakdepolama, saklama

Belgenin incelenip araĢtırılmasıve/veya belgenin kopyası

ġekil-36. Belge akıĢ Ģeması sembolleri

Satın alma memuru

Satın almabölümükopyası

Satıcıfirmakopyası

Bekleme

Satın almabölümü yöneticisi

Yöneticikopyası

Yönetici

dosyası

Yönetici sekreteri

Sayı ve

tarih

Satın alma memuru

Kontrol

Satıcıya

Satın almabölümü

kopyası

Satın almaböl. dos-

yasıSatın alma

bölümükopyası

Satıcı firma kopyası

Yöneticikopyası

Ġmza

Satıcıfirmakopyası

ġekil-37. Belge akıĢ Ģeması örneği

Veri akıĢ Ģeması:

Verilerin sistem içindeki akıĢını gösteren bir akıĢ Ģeması türüdür.

Mantıksal düzeyde herhangi bir karmaĢıklıktaki bir sistemde, veri

240 Bkz.: Erkut, a.e., s.67-69.

74

akıĢlarının anlaĢılması düzenlenmesi ve izlenmesi amacıyla hazırlanan

belgelerdir.

Veri akıĢ Ģemasında Ģekil-38‟deki241 „veri akıĢ Ģeması sembolleri‟

kullanılmaktadır. Bu semboller ile hazırlanmıĢ basit bir veri akıĢ Ģema

örneği ise Ģekil-39‟da incelenebilir.

Süreç sembolü

Kimlik

ĠĢlem gördüğü fiziksel yer

ĠĢlevin tanımıDıĢ öğe

Birden fazlakullanılan dıĢ öğe

Veri deposu

Birden fazla kullanılanveri deposu

AkıĢ yönleri

ġekil-38. Veri akıĢ Ģeması sembolleri

Banka

PersonelD1

PersonelçalıĢmasaatlerinihesapla

Toplamödenecekparayıhesapla

1.3

Bankadabulunanparayıhesapla

1.4

Bankadabulunan parayıtoplamödenecek paraile karĢılaĢtır

1.5

Ödeme kaydıyarat ve herpersonel içinödenecekmiktarı tek tekyaz

1.2

1.1

Bankayaödemeverilerini veödeme emriniver

1.6

ġekil-39. Veri akıĢ Ģeması örneği

241 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.126, 131 ; Erkut, a.e., s.70-75.

75

Düzen akıĢ Ģeması:

Bir alanın yerleĢim veya döĢeme planını ve bu plan üstünde iĢ,

veri, belge ve bilgi akıĢlarını gösteren akıĢ Ģeması türüdür. ÇalıĢma

alanlarının konumunun ve iç düzenin, iĢ, veri, belge ve bilgi akıĢına

etkisinin saptanması; iĢ, veri, belge ve bilgi akıĢına en uygun iç düzenin

tasarlanması ve izlenmesi amacıyla çizilir. Bu nedenlerle, belge akıĢ

Ģeması, veri akıĢ Ģeması, süreç/iĢ akıĢ Ģeması gibi Ģemaların

hazırlanmasında, incelenmesinde, tasarlanmasında ve de-

ğerlendirilmesinde önemli bir yer tutar. Bir düzen akıĢ Ģeması örneği

Ģekil-40‟da incelenebilir.242

Masa

Masa

SekreterBölüm yöneticisi

Masa

Masa

Masa

Masa

Dosya

Memuru

Memur

Memur

Memur

(iş akıĢ)

Dosyalar

ġekil-40. Düzen akıĢ Ģeması örneği

3.2.3 X ġemaları/Veri Matrisleri

Sistemde, alt sistemde, süreçte veya durumda çeĢitli öğeler

arasında bilgi veya faaliyetlerin dağılımını veya örtüĢmesini göstermek

için kullanılan Ģemalardır (Ģekil-41).243 Diğer bir anlatımla, iĢlevsel ve

örgütlenmeye iliĢkin sorumluluklar ile sistemler arası etkileĢimleri

ve/veya veri akıĢını göstermede; araĢtırmalarda not almada; var olan veya

önerilen sistemlerdeki yöntemleri, iĢlemleri, örgüt yapılarını vb.

242 Bkz.: FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.233, 235.

243 Bingham - Davies, a.e., s.154.

76

belirtmede kullanılan; düzensizlikleri, eksiklikleri tekrarları iĢaret eden

Ģemalardır.244

Dosya

Veri

öğesi

Temel ücret

bordrosu

dosyası

Personel

dosyası

ĠĢ maliyet

dosyası

Ad

Tesis numarası

Bölüm

Standart ücret

oranı

Görev sınıfı

Medeni hal

Vergi kodu

Doğum tarihi

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

ġekil-41. X Ģeması/veri matrisi

3.2.4 Gantt ġeması/Çubuk ġema

Sistem analizi çalıĢmasının planlanmasında kullanılan, proje kap-

samında yer alan her bir çalıĢmanın, iĢin zamanla iliĢkisini ve çalıĢmalar

için gerekli zaman sürelerini gösteren bir Ģemadır (Ģekil-42). Böylece

projenin tümünü bir bakıĢta çalıĢma süreleri bakımından görmek, izlemek

ve değerlendirmek mümkün olur. Diğer yandan, çalıĢma için harcanan

gerçek sürelerin de aynı Ģema üzerinde gösterilmesi ile çalıĢma verimi

değerlendirilebilir245.

244 Çapar, a.e., s.67.

245 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.34-35. ; Çapar, a.e., s.67. ; Fergan, a.e., s.82.

77

ÇalıĢma planı

hazırlama

Bilgi toplama

Var olan durumu

çözümleme

Yeni durumu

tasarlama

Uygulama

Değerlendirme

1110987654321 (Ay)

ġekil-42. Gantt Ģeması/çubuk Ģema örneği

3.2.5 Öncelik ġemaları

Proje planlamasında ve kontrolünde kullanılan yöntemlere yar-

dımcı olan ve faaliyetlerin veya olayların sırasını gösteren Ģemalardır.

Bunlar, önceliklerin en iyi biçimde belirlenmesine yarayan PDGT

(Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği-PERT Program

Evaluation and Review Technique) ve KYM (Kritik Yol Metodu-CPM

Critical Path Method) yöntemlerine yardımcı olan ve önceliklerin

gösterilmesinde kullanılan Ģemalardır.246 Bu Ģemaları ve teknikleri daha

ayrıntılı inceleyecek olursak:

PDGT/PERT tekniği ve Ģeması: Projenin amaçlarını gerçekleĢti-

rebilmek için gerekli faaliyet ve olaylardan oluĢan; bu faaliyet ve olaylar

arasındaki iliĢkileri, sırayı ve öncelikleri sistematik olarak bir Ģema

üzerinde gösteren; böylece projenin planlanmasını ve kontrolünü

sağlayan tekniktir. Kendisine gelen hiçbir iĢlem oku olmayan olaya,

faaliyete serim baĢı, kendisinden sonra baĢka olaylara, faaliyetlere giden

iĢlem oku olmayan olaya, faaliyete ise serim sonu adı verilir (Ģekil-

43).247

246 Çapar, a.e., s.67.

247 Yozgat, a.e., s.91, 94-95.

78

1

2

3

6

5

4

8

7

ġekil-43. PDGT/PERT Ģeması örneği

KYM/CPM tekniği ve Ģeması: Bir projede baĢlangıç olayını bitiĢ

olayına bağlayan yollar içinde en uzun süreye sahip olan yola kritik yol

adı verilir.Bu yollar birden fazla da olabilir. Kritik yol tekniği, mâliyeti

denetlemenin zamanı denetlemekten daha önemli olduğu durumlarda,

iĢlerin planlanması ve denetlenmesinde kullanılır. Bu teknikle proje

süresinin, en az mâliyetle ne Ģekilde azaltılabileceği belirlenmekte ve bu

durum bir Ģema üzerinde gösterilmektedir (Ģekil-44).248

Olay Beklenen en Son tarih Boşluk erken tarih (Te) (Ts)(B)1 0.0 0.0 0.02 5.0 5.0 0.03 5.0 8.0 3.04 15.0 15.0 0.05 21.0 27.0 6.06 26.0 26.0 0.07 31.0 31.0 0.0

1

2

3

6

5

7

4.05.0

Proje Ģemasındakiyollar

4

5.0 5.06.0

6.07.0

11.010.0

1-2-6-7 : 16.01-2-4-6-7 : 31.0 Kritik

Yol1-2-4-5-7 : 25.01-3-4-5-7 : 22.01-3-4-6-7 : 28.0

ĠĢlem

Normal

Süre Maliyet

SıkıĢtırılmıĢ

Süre Maliyet

1-21-32-42-63-44-54-65-76-7

5.0 5.010.0 6.0 7.0 6.011.0 4.0 5.0

4.000.0003.000.00

04.000.0003.000.00

04.000.00

03.000.0006.000.00

02.000.0002.000.00

0

3.01.05.02.02.04.05.01.01.0

6.000.000 5.000.000 7.000.000 4.200.000 6.000.000 6.000.00011.400.000 5.000.000 4.800.000

Ts=0.0Te=0.0B =0.0

Ts=5.0Te=5.0B =0.0

Ts=56.0Te=26.0B = 0.0

Ts=31.0Te=31.0B = 0.0

Ts=27.0Te=31.0B = 0.0

Ts=8.0Te=5.0B =3.0

Ts=15.0Te=15.0B = 0.0

ġekil-44. KYM/CPM Ģeması örneği

248 A.e., s.100-101, 106, 109.

79

3.2.6 Operatör-Makine ġeması

Makinelerden yararlanma analizlerinde kullanılan bir Ģema türü-

dür. Bu Ģemayla operatör ve makinenin zaman uyumunu en yüksek dü-

zeye çıkarmak, böylece beklemeleri ve boĢ zamanları en aza indirebilmek

amaçlanır. ġemada, birbirine paralel iki dikey zaman çizgisi bulunur. Bu

çizgilerden biri operatörün, diğeri makinenin zamanını gösterir.

Kullanılan zamanlar bu dikey çizgiler üzerinde belirtilir (Ģekil-45).249

Zaman(saniye)Operatör: Makine:

Satın alınan

materyalin adını

ve kodunu yazar.

Verilen ad ve koddaki

bilgilere ulaĢır.

Dolar olarak

miktar ve tutarı yazar.

Doları Türk Lirasına

çevirir.

Özel iskonto

oranını ve ödeme

koĢullarını yazar.

Hesaplar, belleğe

kaydeder.

ġekil-45. Operatör-makine Ģeması örneği

3.2.7 ĠĢlev Analiz ġeması/ĠĢ Dağıtım ġeması

ĠĢlevlerin organizasyon yapısına göre olan durumlarını saptama

amacı ile kullanılan Ģemadır. Bu teknik ve Ģeması, bir organizasyon

bölümünde iĢlevlerin gerçekleĢtirilmesinde kullanılan zamanın tamamı

ile bölüm çalıĢanlarının tek baĢlarına harcadıkları zamanı saptamaya,

göstermeye yardımcı olur (Ģekil-46).250

249 Fergan, a.e., s.82-83.

250 Fergan, a.e., s.82-85. ; ayr.bkz: FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.243, 245.

80

ġekil-46. ĠĢlev analiz Ģeması/iĢ dağıtım Ģeması örneği

3.2.8 Karar Ağacı

Zaman içinde yayılmıĢ, aralarında zaman aralıkları bulunan, de-

ğiĢik iç ve dıĢ faktörlerden değiĢik oranlarda etkilenen/etkilenebilecek se-

çeneklerin, Ģematik, anlaĢılabilir ve sonuçları görülebilecek bir Ģekilde

düzenlenmesine olanak veren bir tekniktir (Ģekil-47).251 Diğer bir deyiĢle,

karar sorununda, bir karara varmada izlenecek yolların baĢlangıç

noktasının, izlenebilecek ara yolların ya da seçeneklerin ve varılabilecek

sonuçların Ģematik olarak gösterilmesidir.252 Bu teknik, sistematik karar

verme ve sorun çözmede, seçeneklerin birbirleriyle karĢılaĢtırılmalarında

ve en uygun seçeneğin seçilmesinde çok önemli yararlar sağlar.253

251 Yozgat, a.e., s.46, 50.

252 Çapar, a.e., s.66.

253 Michael H. Mescon - Michael Albert - Franklin Khedouri, Management. 3rd ed. New

York: Harper Row Pub., 1988, s.240.

81

Mevcut A mamulü

tesisini büyüt

B mamulüne

yatırım yap

Pazara rakip

girdi

Pazarda

tek satıcıyız

SatıĢımız yavaşlayabilir.

Fakat rakiplere karĢı

kuvvetliyiz

Üretimle beraber

satıĢ ve kârımız da artar

B mamulü

tutuldu

B mamulü

tutulmadı

Toplam A ve B

satıĢlarımız artar

Toplam

satıĢımız sabit

kalır, kârımız azalır

Kararlar

Durumlar

ġekil-47. Karar ağacı örneği

3.3 Karar Tablosu

ĠĢletme sisteminde, çeĢitli koĢullar söz konusu olduğunda,

gerçekleĢtirilecek faaliyetleri tablo halinde gösterme tekniğidir. Bu tablo,

koĢullara göre gerçekleĢtirilecek faaliyetlerin, hem manuel çalıĢmada,

hem de bilgisayar programlarında kullanılmak üzere kaydedilmesini

sağlar. Bu teknik, sistemin mantığını adım adım akıĢ Ģemalarında

göstermek yerine, tablo biçiminde gösterir. Özellikle karmaĢık mantık

iĢlemlerinin gösterilmesinde, akıĢ Ģemalarına tercih edilir. Bu yönleriyle

akıĢ Ģemalarını tamamlayan bir yöntem olarak da kullanılabilmektedir.254

Bir karar tablosunu oluĢturan bölümler ve öğeler Ģekil-48‟de255,

hazırlanmıĢ bir karar tablosu örneği ise Ģekil-49‟da incelenebilir.256

254 Bkz.: Jennifer E. Rowley, The basics of information technology. London: Clive

Bingley, 1988, s.126-127. ; Erkut, a.e., s.77. ; Esen, a.e., s.90. ; Çapar, a.e., s.66. ;

FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.248-249.

255 Bingham - Davies, a.e., s.160. ; ayr.bkz.: Underwood, a.e., s.106.

256 Esen, a.e., s.95.

82

Kurallar

Genel koşullar

Genel faaliyetler

1 2 3 4

KoĢullarındurumu

Faaliyetlerindurumu

ġekil-48. Karar tablosunun genel yapısı

Kural no.'ları1 2 3 4 5 6 7 8

Kredisi iyi mi ?

Sipariş edilen miktariskonto yapılan miktar

Sipariş edilen miktarelde mevcut miktar

Ġskontalı faturagönder.

Normal fiyattanfatura gönder.

Sipariş edilen malıntamamını gönder.

Eldekini gönder.Gerisini üretmeküzere emir ver.

Sipariş Süreci

E

E

H

E

H

E

E

H

H

E

E

E

H

E

H

H

H

E

H

E

E

H

H

H

E : Evet H : Hayır

ġekil-49. Karar tablosu örneği

3.4 Zaman Ġncelemesi Yöntemi

ĠĢlemleri en küçük parçalarına ayırarak, tek tek her parçanın ger-

çekleĢtirilmesinde ne kadar zaman harcandığını saptamayı ve göstermeyi

amaçlayan yöntemdir. Elde edilen bilgiler ile çalıĢmaların performans

standartlarının oluĢturulması, personelin değerlendirilmesi, mâliyetlerin

belirlenmesi, uzun ve kısa vadeli planların yapılması vb. mümkün olur.

83

Bu tür çalıĢmaların yapılması sırasında zaman ile ilgili örnekleme

yöntemini kullanarak kronometre tutma; iĢlemlerle ilgili gözlem yapma

ve kayıt tutma; önceden belirlenen standartlarla karĢılaĢtırma; geçmiĢ

uygulamaların kayıtlarını gözden geçirme gibi teknikler de

kullanılabilmektedir.257 Zaman inceleme yönteminde kullanılmak üzere

hazırlanmıĢ bir form örneği Ģekil-50‟de258 incelenebilir.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

Bölüm:

Görevli:

>>ĠĢ:

Tarih

Görev

Gözlemci

ĠĢlemler Saptanan zamanlarSeçilenzaman

ġekil-50. Zaman inceleme gözlem formu örneği

3.5 Hareket Analizi ve Ekonomisi

Bir iĢlemin gerçekleĢtirilmesi sırasında yapılan tüm hareketleri

gerekliliklerini göz önünde tutarak, en küçük öğelerine ayırarak tek tek

inceleme tekniğidir. Hareketleri en aza indirmeye ve çalıĢma alanı

düzenini buna göre yapmaya yöneliktir. ÇalıĢmada hareket ekonomisi

ilkeleri, görsel materyalleri kullanan mikrohareket analizi yöntemleri ve

süreç/iĢlem analiz Ģemaları kullanılabilmektedir.259

257 Çapar, a.e., s.68. ; Fergan, a.e., s.245-249.

258 Fergan, a.e., s.247.

259 Çapar, a.e., s.68.

84

3.6 Kayıt Kontrol ve Analizi

ĠĢletme sisteminde bilgi ve onu taĢıyan kayıtlar çok önemli bir

yere sahiptir. Ele alınan sistemde, bilgi çeĢitli yerlerde ortaya çıkmakta,

kaydedilmekte, dolaĢmakta, kullanılmakta, saklanmakta, hatta imha

edilebilmektedir. Kayıtları bu açılardan inceleme tekniklerine „kayıt

kontrol ve analizi‟ adı verilmektedir. Bu analiz türünde, „veri akıĢ

Ģeması‟, „belge akıĢ Ģeması‟, „form analiz ve tasarlanması‟, „form

dolaĢım analizi‟, „form üretimi ile kayıt kontrolu‟, kayıt saklama‟, „kayıt

koruma‟ ve „kayıt imha etme‟ teknikleri kullanılır.260

3.7 Ergonomi

Sistem içinde, insan ve iĢ iliĢkilerini incelemektedir. Ġnsanı; elle,

mekanik ve otomatik olarak çalıĢan makine sistemlerini; çalıĢma alanı

donanım ve eĢyasını; çalıĢma alanı ısısı, ıĢığı, sesi, nemi vb.ni ve

etkilerini inceleyerek, bunların çalıĢanlara ve yapılan iĢe uygunluğunu

araĢtırır. Elde edilen bilgiler yardımıyla, çalıĢma Ģartlarını iyileĢtirmek,

çalıĢanların sağlıklı ve rahat bir ortamda üretim yapmalarını sağlamak ve

böylece çalıĢanların, iĢiyle en üst düzeyde uyum sağlamasını

gerçekleĢtirerek iĢ tatminlerini ve verimlerini arttırmak amaçlanır.261

3.8 Standardizasyon ve Nicelik, Nitelik Denetimi

Bir iĢletme sisteminde yapılan iĢ ve iĢlemlerin, elde edilen ürün

ve hizmetlerin „verimli‟ olup olmadığının denetlenmesi gerekmektedir.

Verimlilik ise, standardizasyon ve nicelik, nitelik denetimi yöntemleri ile

kontrol edilebilmektedir. Diğer bir deyiĢle, üretilen ürünün nicelik ve

nitelik bakımından yeterliliği anlamına gelen verimliliğin denetlenmesi

için, bir iĢlem veya üründe aynılığı/tekbiçimliliği sağlayan ölçütlerin, de-

ğerlerin, niteliklerin belirlenmesine (standardizasyona) gerek vardır. Bu

ölçütlerin, değerlerin ve niteliklerin, yani standartların belirlenmesinde

ise, daha önce saptanan iĢ, iĢlem ve ürün kayıtları, zaman analizi verileri

vb. kullanılır.262

260 A.e., s.68. ; ayr.bkz.: Fergan, a.e., s.202-237.

261 Bkz.: Tülin Sağlamtunç, “Kütüphane, enformasyon ve arĢiv alanında yeni teknolojiler

insan faktörü ve ergonomi”, Kütüphane-enformasyon-arĢiv alanında yeni

teknolojiler ve TÜRKMARC sempozyumu bildiri metinleri: 1-4 Ekim 1991,

Beyazıt Devlet Kütüphanesi. yay.haz. Hasan S. Keseroğlu. Ġstanbul: Türk

Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1991, s.41-47.; Çapar, a.e., s.68-69. ; ayr.bkz.:

Colin Storey - Gavin Rea, Ergonomics in libraries: proceedings of a seminar held at

Southampton University on November 15th. 1985. Bristol: Library Association

University College and Research Section Southwestern Group, 1987, s.3.

262 Çapar, a.e., s.69.

85

3.9 Mâliyet Analizleri

Bir iĢletme sisteminde yapılan iĢ ve iĢlemlerin, elde edilen ürün

ve hizmetlerin, hem üretim tasarımında, hem üretim aĢamasında, hem de

daha sonraki aĢamalarda mâliyetini bulmak üzere gerçekleĢtirilirler. Bir

iĢ veya iĢlemin vb.nin birim mâliyetini bulmak için iĢçilik masrafları,

hammadde masrafları ve genel masraflar (endirekt iĢçilik masrafları,

araç-gereç ve donanım masrafları, bakım ve eskime masrafları, ısıtma,

aydınlatma, su, enerji, haberleĢme, ulaĢım, temizlik vs. masrafları)

bilinmelidir. Bunlarla beraber, iĢ ve iĢlemlerin yapılıĢ süreleri ve sıklığına

iliĢkin bilgiler de, birim mâliyet fiyatlarının hesaplanması için

gereklidir.263

Sistem analizinde yaygın olarak kullanılan mâliyet analizleri aĢa-

ğıda sıralanmaktadır:

Mâliyet-verimlilik analizi: Birim mâliyet hesaplarına dayanarak

gerçekleĢtirilen „mâliyet-verimlilik analizi‟, “belli bir amacı gerçek-

leĢtirmenin en ucuz yollarını ya da belli bir harcamadan sağlanabilecek

en yüksek değeri saptamaya çalıĢan bir yöntemdir”.264 BaĢka bir deyiĢle,

belli bir amacın mâliyetler açısından ne derece verimli bir biçimde

gerçekleĢtirildiğinin saptanmasıdır.265

Mâliyet-yarar analizi: Birim mâliyet hesaplarına dayanarak ger-

çekleĢtirilen bir baĢka mâliyet analiz türü olan „mâliyet-yarar analizi‟ ise,

“belli bir hizmeti ya da iĢi yürütmenin mâliyeti ile bu hizmet ya da iĢten

sağlanan tüm yararların (dolaylı ya da dolaysız mâli ve toplumsal)

mümkün olduğunca niceliksel terimlerle ifade edilen değerlerinin

karĢılaĢtırılmasıdır”.266

Her iki analiz türünün de (mâliyet-verimlilik analizi ve mâliyet-

yarar analizi) gerçekleĢtirilebilmesi için birim mâliyet hesaplamalarının

yapılması gereklidir.267

263 Bkz.: Aysel Yontar, Kütüphaneler için maliyet hesaplamasına giriĢ. Ġstanbul:

Ġstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi, 1990, s.54-57, 108, 121, 131, 136, 150-155. ;

Çapar, a.e., s.69. ; YaĢar A. Tonta, “Maliyet analizi: Hacettepe Üniversitesi Tıp

Merkezi Kütüphanesinde 1981/1982 mali yılında ödünç verilen bir yayının ödünç

verme maliyeti”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 34, 1(1985), s.15

264 Yontar, Kütüphane için maliyet hesaplamasına giriĢ..., s.60.

265 A.e.a.y.

266 A.e.a.y.

267 A.e., s.61.

86

3.10 KarĢılaĢtırma Yöntemi

KarĢılaĢtırmaya konu olan aynı türden nesnelere ait benzerliklerin

ve farklılıkların ortaya çıkarılması ve bunların nedenlerinin araĢtırılıp,

açıklanması yöntemidir.268

Bu yöntemin aĢağıdaki dört aĢamada ele alınabileceği

belirtilebilir:269

Betimleme: KarĢılaĢtırmaya konu olan sistemin ya da sistemin bir

parçasının tanıtıldığı, özelliklerinin ortaya konulduğu aĢamadır.

Yorumlama: KarĢılaĢtırmaya konu olan sistemi ya da sistemin bir

parçasını doğrudan etkileyeceği düĢünülen, sosyal, ekonomik, tarihsel,

politik vb. tüm unsurların incelendiği ve yorumlandığı aĢamadır.

EĢleme: KarĢılaĢtırmaya konu olan sistemlerin ya da sistemlerin

parçalarının benzer ve farklı yönlerinin belirtildiği ve bunlara dayanarak

bir var sayımın oluĢturulduğu aĢamadır.

KarĢılaĢtırma: EĢleme aĢamasında ortaya konulan benzerlik ve

farklılıkların nedenlerinin araĢtırıldığı ve açıklandığı aĢamadır.

3.11 Örnekleme Yöntemi

Büyük bir bütün ya da sistem hakkında bir genellemeye varmak

için bütünden alınan, bütünü temsil edebilecek örneklerin incelenmesi

yöntemidir. Özellikle geniĢ grupların analizinde yararlanılmaktadır.270

Böylece, büyük bir bütün yerine ondan seçilecek bir parçanın

incelenmesiyle, zamandan, emekten ve paradan tasarruf sağlanmıĢ

olur.271

Bu yöntemde, birbirine benzeyen ve aynı sınıfa sokulan çok sa-

yıda varlık bir bütün olarak görülmektedir. Bütünü tanımak ve tanımla-

mak amacı ile bu bütün içinden sınırlı sayıda bütünü temsil edebilecek

örnekler alınmakta; örnek üzerinde gerekli inceleme ve ölçmeler

yapılarak, önce örnek tanınmakta ve tanımlanmaktadır. Örnekten elde

edilen bilgi, olasılık ilkelerine göre bütün için genelleĢtirilmektedir.

268 Hülya Dilek, Kütüphane biliminin kapsamı ve Türkiye'de durum. Ġstanbul: Türk

Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1992, s.51.; ayr.bkz.: Ġrfan Çakın,

“KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve özellikleri”..., s.3.

269 Dilek, a.e.a.y.; ayr.bkz.: Çakın, “KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve

özellikleri”..., s.7-13.

270 Bkz.: Çapar, a.e., s.69.

271 Cavit Orhan Tütengil, Sosyal bilimlerde araĢtırma ve metod. 5.bs. Ankara: Ankara

Yayın Üretim Kooperatifi, 1981, s.89.

87

Böylece, birbirine benzeyen ve aynı sınıfa sokulan çok sayıdaki varlık,

birlikte ve ortak özellikleri ile tanımlanmaktadır. Ancak, bu yöntemin

kullanıldığı durumlarda örnekleme hatası söz konusudur. Bu nedenle, bu

yöntemin kullanıldığı durumlarda elde edilen sonuçlar „gerçek olmayıp‟,

„gerçeğe yakın‟ ve „olası‟ sonuçlardır.272

Örnekleme, araĢtırmanın özelliğine, bütünün durumuna ve eldeki

olanaklara göre değiĢik Ģekillerde yapılabilir. Yaygın olarak kullanılan

örnekleme yöntemleri aĢağıda sıralanmaktadır:273

Bilinçli örnekleme:

Belli bir yargıya dayanarak örneğin seçilmesidir. Bilinçli

örnekleme yöntemlerinde küçük bir örnekle yetinilebilinmektedir. Buna

karĢılık, istatistik analiz ve denetim yöntemleri uygulanamamaktadır.

Bilinçli örnekleme kendi içinde „monografi‟, „kota‟ ve „yoğunluk‟

yöntemlerine ayrılmaktadır.

Monografi: Bütünden bilinçli olarak seçilen ilginç bir veya birkaç

birimin ayrıntılı olarak incelenmesidir. Bu yöntemde seçimin ortalama ve

aĢırı uçlardaki birimler arasında yapılması önerilmektedir.

Kota yöntemi: Bütünün belirli özelliklere göre gruplanması ve her

gruptan hissesi oranında örnek alınmasıdır.

Yoğunluk yöntemi: Kota yöntemine benzer. Ancak, çok sayıda

birimin bulunduğu birkaç gruptan örnek alınması söz konusudur.

Rastgele örnekleme:

Bütünün tüm birimlerine, örneğe katılma Ģansının tanınmasıdır.

Ancak, genellikle bütünün tüm birimleri kavranamamaktadır. Rastgele

örnekleme yöntemleri ile elde edilen bilgiler üzerinde, istatistik analiz ve

denetim yöntemleri uygulanabilmektedir. Rastgele örnekleme yöntemi,

kendi içinde „basit rastgele‟, „dizgeli‟, „katmanlı‟, „kümeli‟, „çok basa-

maklı‟, „ardıĢık örnekleme‟ biçimlerine ayrılmaktadır.

Basit rastgele örnekleme: Kura çekimi ya da rastgele davranıĢ-

larla (örneğin, kapalı gözle ad çekme vb.) örneğin saptanması yöntemidir.

Dizgeli örnekleme: Rastgele bir birimden baĢlayarak her „n‟inci

birimi örnek olarak alma yöntemidir.

272 Kalıpsız, a.e., s.150.

273 A.e., s.153-154.

88

Katmanlı rastgele örnekleme: Bütünün önce tekdüze katmanlara

ayrılması, sonra her bir katmandan hissesi oranında rastgele örnekleme

yapılması yöntemidir.

Küme örneklemesi: Bütünün önce kümelere ayrılması, kümeler

arasında ve sonra da kümeler içinde iki basamaklı örnekleme yapıl-

masıdır.

Çok basamaklı örnekleme: Küme örneklemesi yöntemine benzer.

Ancak, ikiden çok sayıda basamak oluĢturulması söz konusudur.

ArdıĢık örnekleme: Bütünün zaman boyutundaki değiĢimini ince-

lemek için belirli ya da rastgele aralıklarla örnekleme yapılması

yöntemidir.

3.12 Yöneylem AraĢtırması Yöntemi

Nicelikli karar ortamlarında, matematiksel düĢünce yollarının ve

yöntemlerinin uygulanması ile sorunların bilimsel bir biçimde çö-

zülmesini sağlayan yöntemdir. Daha çok niceliksel karar verme iĢ-

lemlerinde kullanılmaktadır. Bu yöntemde matematiksel teknikler ile çok

sayıdaki ilgili değiĢkenleri içine alan durumlarla uğraĢmak mümkün

olabilmektedir.274

3.13 Raporlama Teknikleri

Raporlar, sistem analizi çalıĢması ile ilgili bilgi vermek, yönlen-

dirmek ve yönlendirilmek için, genellikle iĢletme sisteminin üst yöne-

timine ya da sorumlu bulunulan kiĢi veya kiĢilere verilmek üzere

hazırlanan çalıĢmalardır. Rapor hazırlama ve sunma ile ilgili tüm

etkinliklere ise „raporlama‟ denmektedir.

Raporlama, yazılı veya sözlü, resmi veya gayri resmi, sık veya

seyrek olarak yapılabilir. Yöntem seçimi, genellikle sistem analiz çalıĢ-

ması liderinin iĢidir.275 Ancak, iĢletme sistemi yönetimi tarafından da

belirlenebilmektedir. Yöntemi kim belirlerse belirlesin, raporlama

yöntemi analiz çalıĢmasının büyüklüğüne ve tipine uygun olmalıdır.

Buradan çıkartılacak sonuç, Ģüphesiz birçok raporlama tekniğinin

olduğu/olabileceğidir.276 Sistem analizinde yaygın olarak kullanılan

genel bir raporlama yöntemi üzerine aĢağıdaki bilgiler verilebilir:

274 Bkz.: Fergan, a.e., s.304-305.

275 Don Yeates, Systems project management, London: English Language Book

Society/Pitman, 1987, s.113.

276 A.e., s.113-114.

89

Sistem çalıĢmasının baĢında, her bir rapor için raporlama yönte-

mini/yöntemlerini belirlemek ve standart formatlar tanımlamak, iyi bir

raporlama için çok önemlidir. Raporlamanın en tatminkâr yolu, düzenli

ve yazılı raporlar üretmektir. Bunlar büyük hacimli olmamalıdır. Kısa,

özlü ve daha önce belirtilmiĢ plana bağlı olarak yapılan çalıĢmalar

üzerine yoğunlaĢmalıdır.277

Raporlamada aĢağıdaki taslak plan genellikle tatmin edici görü-

lebilir:278

Kapak sayfası

Ġçindekiler sayfası

GiriĢ

- Raporun amacı

- Raporun kapsamı

Yönetim özeti

Ana metin

Sonuç ve öneriler

Terimler sözlüğü

Ekler (örneğin, çalıĢmayla ilgili belgeler, tablolar, Ģema/modeller)

Dizin

Bu bölümde, önce sistem analizinin önemi, yararları ve ilkeleri

ele alınmıĢ; daha sonra da sistem analizinde yararlanılan çeĢitli teknikler

tanıtılmaya çalıĢılmıĢtır.

Sistem analizi, genelde, sistem olarak kabul edilebilecek her

bütünlüğün etkin hale getirilmesinde, özellikle de iĢletme yönetiminde

karĢılaĢılacak problemlerin çözümünde yararlanılabilecek bir teknik ya

da yöntemdir. Bir bilgi iĢletmesi olan kütüphane ve bilgi merkezinin

yönetiminde, örgütleme, denetleme ve değerlendirme gibi yönetsel

iĢlevlerden, iĢ ve iĢ verimliliğini ölçme gibi çeĢitli yönetsel faaliyetlere

kadar değiĢen alanlara iliĢkin problem çözme ve karar verme

durumlarında, sistem analizinden yararlanılabilir. Bu analizin bir baĢka

yararı da, analizi yapılacak sistemin tüm ayrıntılarının bir bütün olarak

gözden geçirilmesine olanak vermesidir.

277 A.e., s.114.

278 Ayr.bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.107-112.

90

Sistem analizinin üç temel ilkesi, bütünsellik, disiplinlerarası

olma ve bilimsellik ilkeleridir. Bütünsellik, bir sistemi, o sistemin tüm alt

sistemleri, süreçleri ve çevresiyle bir bütün olarak ele almak anlamına

gelir. Disiplinlerarası olma özelliği ise, sistem analizinin yapılmasında,

değiĢik disiplinlere ait bilgilerin gerektiğinde bir arada kullanılması

ilkesidir. Örneğin, kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak bir

sistem analizinde, özel olarak sistem analizinde uzmanlaĢmıĢ personelin

yanında, kütüphane ve bilgi bilimi alanında uzmanlaĢmıĢ personelin de

bilgi ve deneyimlerinden yararlanmak söz konusudur. Nihayet,

bilimsellik ilkesi, sistem analizinin uygulanmasında, bilimsel ilke,

yöntem ve tekniklerden yararlanmayı gerektirir.

Sistem analizinde uygulanan çeĢitli tekniklere gelince, bunlar,

bilgi toplama teknikleriyle diğer teknik ve yöntemleri kapsamaktadır.

Bilgi toplama teknikleri arasında, gözlem, anket, görüĢme, konuyla ilgili

belgelerden yararlanma gibi teknikler vardır. Diğer teknik ya da

yöntemler ise çeĢitli Ģemalama/modelleme tekniklerinden, mâliyet

analizleri ve raporlama tekniklerine kadar değiĢkenlik göstermektedir. Bu

bölümde, sistem analizi uygulamaları için her teknik ve yöntemin

yararları ve sınırlı yönleri üzerinde de durulmuĢtur. Aynı zamanda, her

iĢletmenin, kendisine özgü özelliklerini ve analiz edilecek durumun

karmaĢıklık derecesini göz önünde tutarak, çeĢitli yöntem/ tekniklerden

en uygun olanını belirlemesinin ve gerektiğinde birden fazla

teknik/yöntemi bir arada kullanmasının yerinde olacağı da vurgulanmaya

çalıĢılmıĢtır.

91

3.BÖLÜM

KÜTÜPHANE VE BĠLGĠ MERKEZĠ SĠSTEMĠNDE

SĠSTEM ANALĠZĠNĠN UYGULANMASI

1 Kütüphane ve Bilgi Merkezlerinde Sistem Analizinin Uygulama

AĢamalarına Genel Bir YaklaĢım

Bu bölümde, bir iĢletme sistemi olan kütüphane ve bilgi

merkezlerinde amaçların daha etkin olarak gerçekleĢtirilmesi için,

kütüphane ve bilgi merkezlerinin çeĢitli faaliyet alanlarında sistem analizi

çalıĢmalarının olası genel uygulama aĢamaları kuramsal olarak ayrıntılı

bir biçimde ele alınacak; bu aĢamaların anlamı ve önemiyle her aĢamada

göz önünde bulundurulması gerekli noktaları anlatılacaktır.

Elbette, her kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde ve bu

iĢletmelerdeki değiĢik uygulanma amaçlarına bağlı olarak sistem analiz

çalıĢmasının farklı uygulama aĢamaları söz konusu olabilir. Diğer bir

deyiĢle farklı metodolojiler kullanılabilir.

Bu aĢamada sistem metodolojisi konusunu ele almakta yarar

bulunmaktadır. Sistem metodolojisi, bir sistemin analizi, tasarımı ve

uygulanmasına yöntemli bir yaklaĢımdır. Metodoloji, bir disipline göre

kullanılan önermeler, yöntemler ve kurallar bütünüdür.279 Bu yönüyle de

rastgele olmayan, kesin ve düzenli bir araĢtırma-soruĢturma yapma

yoludur.280 Daha geniĢ bir tanımla ise, sistem çalıĢmasıyla ilgili olarak

saptanan aĢama ve alt aĢamaları, her aĢama ve alt aĢamada kullanmak

üzere önerilen teknikleri, planlama, yönetim, kontrol ve projeyle onun

çeĢitli aĢamalarının ve alt aĢamalarının geliĢtirilmesinin değerlendirilmesi

hakkında önerileri içeren yöntemdir. Diğer bir deyiĢle, sistem analiz

çalıĢması ile ilgili aĢamaları, alt aĢamaları, iĢleri/görevleri, modellemeyi,

belgelemeyi, yönetimi, kontrolü, değerlendirmeyi, planlamayı, teknikleri,

araçları kullanma ve/veya yapmanın önerilen/tavsiye edilen yollarıdır.281

1960 yılı sonlarında geliĢmeye baĢlayan sistem metodolojilerinin,

geliĢen teknoloji ile birlikte sayısı ve çeĢitleri günümüze kadar oldukça



281 R.N. Maddison [ve bĢk.], Information system methodologies. [y.y]: Wiley Heyden,

1985, s.4-5.

92

artmıĢtır. Bu metodolojilerin bir kısmı, belli teknikler üzerinde durarak

bilimsel bir yaklaĢımı savunurken, bir kısmı teknolojiyi, bir kısmı da

sistemi kullanan kiĢileri ön planda tutmaktadır. Yine bazıları analiz

üzerinde, bazıları ise tasarım ve uygulama üzerinde ayrıntılı

durmaktadır.282 Temelde yaygın olan sistem metodolojilerini iki gruba

ayırmak mümkündür: (1) Katı Sistem Metodolojileri (Hard Systems

Methodologies-HSM); (2) YumuĢak Sistem Metodolojisi (Soft Systems

Methodology-SSM).283

Katı sistem metodolojileri: BaĢlangıç noktası olarak sorunun veya

amacın formüle edilmesinin kabul edildiği; yeni amaçları bilinen ve

baĢlangıç noktası olarak iyice tanımlanabilen sorunlar için kullanılan

sistem metodolojileridir. Diğer bir söyleyiĢle bunlar, bilinen bir sorunun

araĢtırılmasında ve/veya bilinen bir hedefin baĢarılması amacıyla etkin

yolun araĢtırılmasında kullanılan metodolojilerdir.284 Yaygın kullanımı

olanlar, ACM/PCM (Active and Passive Component Modelling -Aktif ve

Pasif Parça Modelleme), DDSS (Development of Data Sharing Systems -

Veri PaylaĢım Sistemi GeliĢtirme), ISAC (Information Systems Work

and Analysis of Changes -Bilgi Sistemi ÇalıĢması ve DeğiĢiklikler

Analizi), JSD (Jackson System Development -Jackson Sistem

GeliĢtirme), LBMS-SDM (Learmonth & Burchett Management Systems-

System Development Methodology -Learmonth ve Burchett Yönetimi

Sistemleri-Sistem GeliĢtirme Metodolojisi), NIAM (Nijssens Information

Analysis and System Design -Nijssens Bilgi Analizi ve Sistem Tasarımı),

SASD (Structured Analysis and System Design -YapılandırılmıĢ Analiz

ve Sistem Tasarımı), STRADIS-SDM (Structured Analysis Design and

Implementation of Information Systems-System Development

Methodology -Bilgi Sistemlerinin YapılandırılmıĢ Analiz Tasarımı-

Sistem GeliĢtirme Metodolojisi), SYSDOC‟dur.285 Bu metodolojilerin

içerdikleri aĢamalar, bu tür metodolojiler (katı sistemler metodolojileri)

hakkında bize bir fikir verebilir:

282 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler

metodolojisi”..., s.90. ; Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”...,

s.38-39.

283 Bkz.: Parkin, a.e., s.4. ; Kurbanoğlu, “sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”...,

s.38. ; Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler

metodolojisi”..., s.90. ;


metodolojisi”..., s.90.

285 Maddison [ve bĢk.], a.e., s.4. ; Rowley, The basics of systems analysis..., s.19-21.

93

- ACM/PCM:286 Gereksinim formülü ile baĢlar ve 6 aĢamayı içerir.

1. Analiz aĢaması,

2. Tasarım ve tanımlama aĢaması,

3. Uygulama tasarımı aĢaması,

4. Uygulama aĢaması,

5. Operasyon, izleme ve bakım aĢaması,

6. Değerlendirme aĢaması.

- DDSS:287 Strateji çalıĢması için anlaĢmayla (sorun, ihtiyaç ve

önceliklerle ilgili olarak) baĢlar ve 6 aĢamayı içerir.

1. Strateji aĢaması,


3. Tasarım aĢaması,

4. Yapı aĢaması,

5. DeğiĢim aĢaması,

6. Üretim aĢaması.

- ISAC: Sistem gereksinim nedenlerinin belirlenmesi ile baĢlar288 ve 3

ana aĢamayı içerir.289

1. DeğiĢiklik analizi aĢaması,

2. Sistem analizi ve tasarımı aĢaması,

3. Sistem gerçekleĢtirimi aĢaması.

- JSD:290 Sistem gereksinimlerinin bilinmesiyle baĢlar ve 3 temel

aĢamayı içerir.

1. Modelleme aĢaması,

2. ĠĢleme/çalıĢma aĢaması,

3. Yürütme aĢaması.

286 Maddison [ve bĢk.], a.e., s.35, 38.

287 A.e., s.35, 39.

288 A.e., s.35, 39.

289 Ziya AktaĢ, “ISAC (Information Systems Work Analysis of Changes)”, Bilgisayar, 14,

121(1991), s.72.

290 Maddison [ve bĢk.], a.e., s.35, 39.

94

- LBMS-SDM:291 Bir dürtücü etken olan „ilk çalıĢma raporu‟ ile baĢlar

ve 6 aĢamayı içerir.

1. Sistemin analizi aĢaması,

2. Amaçlanan sistemin tasarımının taslağı aĢaması,

3. Gereken düzeyin mevcut kaynak, zaman ve bütçeye bağlı

olarak kullanıcı ve yönetimce seçimi aĢaması,

4. Ayrıntılı veri tasarımı aĢaması,

5. Ayrıntılı iĢlem tasarımı aĢaması,

6. Fiziksel tasarım aĢaması.

- NIAM:292 Kavramsal modelin kurulmasıyla baĢlar ve 2 aĢamayı içerir.

1. Ġstenen sistemin görevlerini saptamayı desteklemek,

2. Görevleri çözümlemek ve değiĢim iĢlemini belirginleĢtirmek.

Bunun için bilgi akıĢ Ģemaları oluĢturma; bilgi akıĢlarının analizi;

bunların kavramsal olarak ifadesi; sınırlandırılmıĢ ve gerekli görev

performanslarını kesinleĢtirmek.

- SASD:293 Kullanıcı gereksinimlerinin tanımlanması ve fizibilite

çalıĢmalarının tamamlanması ile baĢlar ve 2 aĢamayı içerir.


2. Tasarım aĢaması.

- STARDIS-SDM:294 Stratejinin belirlenmesi ile baĢlar ve 5 aĢamayı

içerir.

1. Analiz aĢaması-strateji ve fizibiliteyi içeren-,


3. GeliĢtirme aĢaması,

4. Kurma/yerleĢtirme aĢaması,

5. Bakım aĢaması.

- SYSDOC:295 Sistem sorunlarının tanımlanması ile baĢlar ve 3 aĢamayı

içerir.

291 A.e.a.y.

292 A.e., s.35, 39.

293 A.e., s.35, 40.

294 A.e., s.36, 40.

295 A.e.a.y.

95



3. Uygulama aĢaması.

YumuĢak sistem metodolojisi: Özellikle belirsiz ve karmaĢık

sorun durumlarında kullanılmak üzere geliĢtirilmiĢ; sonucun kendisi

sorunun bir parçası olan; sorunun çözümünden çok, sorunun kendisine

ulaĢmayı amaç edinen ve sorunun tanımlanmasını sorun çözümünde en

önemli aĢama olarak kabul eden bir sistem metodolojisidir. Bu

metodoloji, değiĢik bakıĢ açılarına izin veren ve insanların belli amaçlar

ile ilgili faaliyetleri (insan etkinliği) üzerine kurulmuĢ ve yoğunlaĢmıĢ bir

metodolojidir.296 Bu metodolojinin içerdiği aĢamalar, bize bu metodoloji

hakkında daha ayrıntılı bir fikir verebilir:

YumuĢak Sistem Metodolojisi 7 evreyi içerir:297

1. Ġfade edilmemiĢ sorun durumu: Sorunun var olduğu sanılan

durumun incelenmesi.

2. Ġfadeye dökülmüĢ sorun durumu: Sorun durumunun analizi.

3. Sorun durumuyla ilgili sistemlerin belirlenmesi ve bu ilgili

sistemlerin ne yaptığını belirleyen kök tanımların yapılması: Sorun

durumunun değiĢtirilmesi ve iyileĢtirilmesiyle ilgili bazı sistemlerin

yapısının dikkatli ve açık cümlelerle (kök tanımlarla) ifade edilmesi.

4. Kavramsal modeller geliĢtirme: Analiz çalıĢmasının yapıldığı

sistemin, kök tanımında isimlendirilen sistem olabilmesi için zorunlu

minimum faaliyetleri içeren, planlanmıĢ ve fiillerle ifade edilen kuramsal

modellerinin geliĢtirilmesi.

5. Kavramsal model ile ifadeye dökülmüĢ sorun durumunun

karĢılaĢtırılması: KarĢılaĢtırma, var olan durumla ilgili olası değiĢiklikleri

belirlemek için sorun sahipleriyle tartıĢma yaratmayı amaçlar.

6. Ġstenilen ve uygulanabilir değiĢikliklerin tanımlanması: Olası

değiĢikliklerin ve gelecek planlarının isteklilik ve uygulanabilirlik

açılarından tartıĢılması.


metodolojisi”..., s.90, 99. ; ayr.bkz.: P.B. Checkland - J. Scholes, Soft system

methodology in action. Chichester: John Wiley, 1990. ; P.B. Checkland, Systems

thinking, systems prectice. Chichester: John Wiley, 1981. ; J.C. Mingers, “Applying

the soft system methodology”, The Systemist, 22, November-1986.

297 Bkz.: Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler

metodolojisi”..., s.92-99 ; Parkin, a.e., s.4.

96

7. Sorunu çözme ve iyi yönde geliĢtirme / uygulama ve ge-

liĢtirme.

Metodolojiler ile ilgili buraya kadar yapılan açıklamalardan sonra

bu metodolojiler hakkında aĢağıdaki sorulara yanıt aramak, hem genel

olarak metodolojilerin, hem de bu çalıĢmada izlenecek „kütüphane ve

bilgi merkezlerinde sistem analiz çalıĢması uygulama aĢamaları‟nın

seçiminin nedenlerinin anlaĢılmasına yarar sağlayacaktır:

1. Metodolojiler (örneğin katı ve yumuĢak sistem metodolojileri)

sistem analizi çalıĢması için yararlı mıdır ?:

Aslında bu sorunun yanıtı çok güçtür. Çünkü, analiz çalıĢmasının

durumu, kapsamı, analisti, kullanılan metodoloji vb. gibi bir çok etken ile

değiĢebilen bir yanıt söz konusudur. Analistlerin, sistem analizi çalıĢması

sırasında karĢılaĢtıkları ayrıntılı ve çok değiĢik durumlarda, kullanılan

metodolojinin yararlı olduğu konusunda küçük de olsa Ģüpheleri

bulunmaktadır.298 Ancak bu Ģüphe, genel olarak metodolojilerin

yararlarını göz ardı etmeyi gerektirmez.

2. Evrensel olarak en iyi ve ideal bir metodoloji var mıdır ?:

Bu sorunun yanıtı „kesinlikle hayır‟dır.299 Tek baĢına bakıl-

dığında, her metodoloji avantajlı görülebilir. Ancak, önemli olan, her

metodolojinin her durum için uygun olamayacağıdır.300 Analistler

tarafından karĢılaĢılan durumlar, bir sistem analizi çalıĢmasından diğerine

tamamen değiĢebilmektedir. Hatta aynı analiz çalıĢması içinde bile

değiĢmektedir. Bir metodoloji bir analiz çalıĢması için iyi iken, diğeri

için iyi olmayabilir. Bu nedenlerle, bütün çalıĢmaları kapsayan tek ve

ideal bir metodoloji yoktur.301

3. Bu metodolojileri birleĢtirmek mümkün müdür ?:

Analiz çalıĢmasının yapıldığı sistem, alt sistem, konu ve sistem

analiz çalıĢmasının yapısı ile ilgili olarak, karĢılaĢılan ve

karĢılaĢılabilecek durumlar için değiĢik metodolojilerin birleĢtirilmesi söz

konusu olabilir.302 Hatta kanımca, çoğu zaman bu durum gerekli

olmaktadır. Çünkü gereksinim, istek ve düĢüncelerin belli bir sınırı

yoktur. Metodolojilerin tek baĢlarına, özellikle de her birinin diğerine

alternatif olması sonucu, birbirlerine göre eksik, fazla yanları nedeniyle

298 Parkin, a.e., s.4.

299 Maddison [ve bĢk.], a.e., s.5.


301 Parkin, a.e., s.4. ; ayr.bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s. 22.

302 Bkz.: Maddison [ve bĢk.], a.e., s.5.

97

tüm durumları kucaklayabilmesi olanak dıĢıdır. Böylece, çeĢitli

metodolojilerin belli bir analiz çalıĢması için amaca uygun olan gerekli

yanları, bir analiz çalıĢmasında uygulanmak üzere birleĢtirilebilir ve

analiz çalıĢmasının baĢarısı sağlanabilir. Sistem analiz çalıĢmasında

kullanılmak üzere geliĢtirilen metodolojiler bir amaç olmamalı; sistem

analiz çalıĢmasının amaca ve duruma uygun olarak yapılmasında

metodolojinin veya metodolojilerin bir araç olarak kullanılması

sağlanmalıdır. Bu durum, yani bir metodolojiye bağlı kalmaksızın değiĢik

metodolojilerden yararlanarak analiz çalıĢması yapma iĢi, kütüphane ve

bilgi merkezlerinde sistem analiz çalıĢmasının uygulama aĢamalarını

içeren bundan sonraki bölümlerde uygulanacaktır.

Bu bölümde, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi

çalıĢmasının uygulama aĢamaları, hemen hemen tüm durumları içine

alabilecek genel bir çerçeve içinde iĢlenecektir. Bu uygulama aĢamaları,

elbette evrensel ve ideal değildir. Burada amaçlanan, kütüphane ve bilgi

merkezlerinde sistem analizinin uygulanabilirliği hakkında bir fikir

vermek; böyle bir analiz çalıĢmasının, bir iĢletme sistemi olan kütüphane

ve bilgi merkezlerinin yönetimindeki önemini ve yararlarını saptamak

üzere bir zemin hazırlamaktır.

2 BĠRĠNCĠ AġAMA: Sorun Durumu

Bir kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde sistem analiz ça-

lıĢmasını gerçekleĢtirmeye karar vermenin çeĢitli nedenleri olabilir. Bu

nedenlerin yaygın olanlarından daha önceki bölümde söz edilmiĢti

(bkz.2.Bölüm: 1 Sistem Analizinin Önemi ve Uygulanma Alanları).

Sistem analiz çalıĢması genel olarak, kütüphane ve bilgi merkezinde bu

tür bir analize gereksinim duyan yöneticinin ya da onun bu konu ile ilgili

olarak yetkilendirdiği kiĢinin, var olan kütüphane ve bilgi merkezi

sistemiyle ilgili gördüğü sorunun veya sorunların tanımlanmasıyla

ve/veya kütüphane ve bilgi merkezi sistemiyle ilgili var olan ya da yeni

hedef ve amaçların tanımlanmasıyla baĢlar. Diğer bir söyleyiĢle, belli bir

sorunu fark etme, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analiz

çalıĢmasının baĢlangıç/kalkıĢ noktasıdır.303 Bu çalıĢmada bundan sonra

kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmelerinde sistem analiz çalıĢmasının

konusunu oluĢturan her durum için, „sorun durumu‟ kavramı

kullanılacaktır.

303 Bkz.: Edward A. Chapman - Paul L. ST. Pierre - John Lubans, Library systems

analysis guidelines. New York: John Wiley & Sons, 1970, s.24-25. ; FitzGerald -

FitzGerald, a.e., s.12, 49, 54-55. ; Çapar, a.e., s.61.

98

Analiz çalıĢmasının bu ilk aĢamasında, analiz konusunu oluĢturan

sorun durumunun ve bu sorun durumunun iliĢkili olduğu alt sistemin ve

ana sistemin hedef, amaç ve sınırları iyi belirlenmeli; sorun durumunun

ve iliĢkili alt sistemin, ana sistemin amacına ulaĢmasındaki etki ve katkısı

göz önünde bulundurulmalıdır. Bunlar sistem analiz çalıĢmasının

baĢlangıç/kalkıĢ noktasının iyi tanımlanmasını sağlayacaktır.304 Ancak,

sorun durumu ne kadar iyi tanımlanmaya çalıĢılırsa çalıĢılsın, eksik kalan

yanlar ve hatalar bulunabilecektir. Bunlar, sistem analiz çalıĢması

sırasında ortaya çıkacaktır. O halde, bu aĢamada yapılan „sorun

durumunun tanımı‟, analiz çalıĢmasının baĢlangıç noktası olan bir „var

sayım‟ (hipotez) olarak da düĢünülebilir.

Sorun durumunun tanımından sonra, bu tanımdan yararlanılarak

yapılacak sistem analiz çalıĢmasının planının geliĢtirilmesi yararlı

olacaktır.305

2.1 ÇalıĢma Planını OluĢturma

Sorun durumunun çözümü için yapılacak olan sistem analiz

çalıĢmasının planlanması oldukça önemlidir. GerçekleĢtirilecek tüm

faaliyetlerin baĢarısı büyük ölçüde bu planlama çalıĢmasına bağlıdır.306

Bu plan, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi üst yönetimi ve/veya

yönetimin bu konu ile ilgili olarak yetkilendirdiği kiĢi/kiĢilerce yapılabi-

lir. Bu kiĢilerin, öncelikle analiz çalıĢması yapılacak kütüphane ve bilgi

merkezi iĢletmesi ile ilgili genel bilgilere sahip olması gerekmektedir. Bu

bilgi, iĢletmeyi tüm çevresiyle bir bütün olarak tanımayı olanaklandırır.

Analiz çalıĢmasını planlayacak ve yürütecek personel, kütüphane ve bilgi

merkezi iĢletmesi personeli ise, bu genel bilgilere zaten sahip

olabilecektir. Ancak, iĢletme dıĢından çalıĢmaya katılan personel için, bu

tür genel bilgileri elde etmek için ayrı bir çaba gerekecektir.

Planlama aĢamasında dikkate alınacak ana öğeler, sistem analiz

çalıĢmasının amaçları; çalıĢmanın kapsamı, kısıtlar ve var sayımlar;

çalıĢmayı yürütecek personel; çalıĢma aĢamaları; zamanlama, çalıĢmanın

tahmini mâliyetleri ve çalıĢmaya iliĢkin raporlama düzenidir.307 Bunları

304 Çapar, a.e., s.61.

305 Bkz.: Yeates, a.e., s.49-51. ; Chapman - ST. Pierre - Lubans, a.e., s.24-25. ; FitzGerald

- FitzGerald, a.e., s.64. ; Esen, a.e., s.72. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel



307 Bkz.: Esen, a.e., s.72-75. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.211-

213. ; Chapman - ST. Pierre - Lubans, a.e., 18-28.; Yeates, a.e., s.49-56.

99

daha geniĢ olarak ele alıp incelemek, çalıĢma planının oluĢturulmasının

daha iyi anlaĢılmasını sağlayabilir:308

Sistem analiz çalıĢmasının amacı:

Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem

analiz çalıĢmasının yapılıĢ amacı ve bu çalıĢmadan ne elde edilmek

istendiği, olabildiğince açık ve ayrıntılı bir Ģekilde belirtilmelidir.

Sistem analiz çalıĢmasının kapsamı:


analiz çalıĢmasının, iĢletmenin tüm alt sistemlerini mi, bir kısım alt

sistemlerini mi yoksa belli bir alt sistem veya süreci mi içereceği açıkça

belirtilmelidir.

Sistem analiz çalıĢmasının kısıtları ve önlemler:

Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi üst yönetiminin ve/veya

onun bu konu ile ilgili olarak yetkilendirdiği kiĢi/kiĢilerin, gerçekleĢ-

tirilecek sistem analiz çalıĢması ile ilgili olarak öne sürdükleri kısıt-

lamalar (zaman, insan gücü, mâli olanaklar vb. ile ilgili kısıtlamalar)

varsa, bunların da açık ve ayrıntılı bir Ģekilde belirtilmesi gerekir. Yine,

planın bu bölümünde öne sürülen kısıtlar karĢısında alınacak önlemlere

de yer verilmelidir.

Sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personel:

Bu bölümde, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçek-

leĢtirilecek sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personelin özellikleri,

niteliği ve sayısı açıkça belirtilir. Bu çalıĢma sırasında kütüphane ve bilgi

merkezi iĢletmesi içinden (kütüphane personeli) ve dıĢından (danıĢman

vb.) insan gücü desteği alınacaksa, bunun da planda açıkça anlatılması

gerekir.

Sistem analiz çalıĢmasının amaç ve kapsamına göre, analiz ça-

lıĢmasını yürütecek personel sayısı farklı olabilecektir. ÇalıĢmanın yetki

ve sorumluluğu, çoğu zaman sistem analiz çalıĢmasını ve analiz

konusunu iyi bilen, yönetim bilgi ve becerisine sahip, kütüphane ve bilgi

merkezi iĢletmesi yetkililerinden birine verilir. Bu kiĢi, sistem analiz

çalıĢmasının baĢlangıcından sonlanmasına kadar geçen sürede, üst

308 Bkz.: Chapman - ST. Pierre - Lubans, a.e., 18-28.; Esen, a.e., s.72-76. ; Aydın, Bilgi

bilimi: informatik, genel sistemler..., s.211-214. ; Yeates, a.e., s.49-56. ; Ertan

Kahramanoğlu, “Proje tasarımı ve yönetimi”, 1 nci sistem mühendisliği ve savunma

uygulamaları sempozyumu (12-13 Ekim 1995): Bildiriler I. Ankara: Kara Harp

Okulu Kültür Sitesi, 1995, s.381, 386-388.

100

yönetimin kendisine verdiği yetki ve sorumluluğun sınırları içinde karar

verme, planlama, örgütleme, etkileme, yönlendirme, iletiĢim,

eĢgüdümleme, değerlendirme, raporlama, sistem analiz çalıĢmasını

yürüten diğer personeli yönetme vb. faaliyetlerde bulunur.

Sistem analiz çalıĢmasında bir ekip söz konusuysa, bu ekip

tümüyle sistem analiz çalıĢmasını ve/veya analiz konusunu iyi bilen

kütüphane personelinden seçilebilir. Analiz çalıĢması ve/veya konusu ile

ilgili formasyon sahibi personel, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi

içinde yoksa ya da çalıĢmanın büyüklüğüne göre bu niteliklere sahip

personelin sayısı yetersizse, bu durumda kütüphane ve bilgi merkezi

iĢletmesi dıĢından sistem analizi ve analiz konusu ile ilgili uzmanlıkları

olan kiĢiler seçilebilir. Her durumda, sistem analiz çalıĢmasını

gerçekleĢtirecek insan gücünün özelliklerinin, niteliklerinin ve sayılarının

belirlenmesine; yapacakları iĢleri anlatan personel tanımlarının

yapılmasına gereksinim vardır.

Burada yeri gelmiĢken, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde

sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personelin sahip olması gereken bazı

özelliklerinden söz etmek yararlı olacaktır. Böyle bir sistem analiz

çalıĢmasında görev alacak personelin:

Sistem analiz çalıĢması ile ilgili formasyona sahip ve sistem analiz

çalıĢmasında kullanılan teknikler/yöntemler konusunda bilgili ve tec-

rübeli olması,

Analiz konusu olan kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin

özellikleriyle (organizasyonu, yapısı, iĢ, iĢlem ve süreçleri vb.) ilgili

formasyona mutlaka sahip olması,

Kendini kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi yönetiminin yerine

koyarak araĢtırma yapabilecek kadar iĢletme yönetimi ve kütüphane

ve bilgi merkezi iĢletmesi yönetimi konularını bilmesi,

Sistem analizi ve kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmeleri ile ilgili yeni

literatürü sürekli izlemesi,

Sistem analiz çalıĢmalarında kullanılacak araç-gereç, donanım,

yazılım vb.nin seçimi, sağlanması ve kullanımı hakkında gerekli

bilgilere sahip olması,

Ġnsan iliĢkileri, insan psikolojisi ve davranıĢları konusunda bilgi,

beceri, tecrübe ve görüĢ sahibi olması,

Olumlu kiĢilik özelliklerine sahip olması (titiz, sabırlı, dikkatli, nazik,

saygılı, duyarlı, güvenilir, uyumlu, anlayıĢlı vb.),

Sezilerinin ve ön görülerinin geliĢmiĢ olması gerekir.

101

Sistem analiz çalıĢmasının aĢamaları:

Planın bu bölümünde, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde

gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢmasının hangi aĢamalardan oluĢacağı

ve bu aĢamalarda nelerin, ne zaman, nasıl ve kiminle yapılacağı veya

yapılabileceği anlatılır. Yapılacak sistem analiz çalıĢmasının yöntemi ile

ilgili çok önemli bilgileri içeren bu bölümün, çok açık ve olabildiğince

ayrıntılı olarak anlatılması, yapılacak çalıĢmanın kütüphane ve bilgi

merkezi yönetimince iyi anlaĢılmasına ve değerlendirilmesine yardımcı

olur.

Sistem analiz çalıĢmasının zamanlaması:


analiz çalıĢması aĢamalarının sürelerini önceden saptamak, planı

belirsizlikten kurtarır. Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde

gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢması aĢamalarının sürelerini be-

lirlemede Ģu üç durum söz konusu olabilir:

Sistem analiz çalıĢması ile ilgili olarak kütüphane ve bilgi merkezi

iĢletmesi yönetimi, önceden tüm aĢamalar için ayrı ayrı baĢlama

ve/veya tamamlanma sürelerini belirleyebilir. Bu durumda, sistem

analiz çalıĢması planında bu sürelere bağlı olarak zamanlama yapıla-

caktır.


iĢletmesi yönetimi, önceden tüm çalıĢmanın bitiĢ tarihini belirleyebi-

lir. Bu durumda, sistem analiz çalıĢmasının planının analiz

sorumlusu/sorumluları, bu bitiĢ tarihinden geriye doğru

hesaplamalarla çalıĢma aĢamalarının her birinin süresini belirleyerek,

sistem analiz çalıĢmasının zamanlamasını yapacaktır.


iĢletmesi yönetimi, bir bitiĢ tarihi belirlemeyebilir. Bu durumda, sis-

tem analiz çalıĢmasının planını hazırlayan sistem analiz çalıĢması so-

rumlusu/sorumluları, tüm aĢamalar için ayrı ayrı baĢlama ve tamam-

lanma sürelerini ve tüm çalıĢmanın bitiĢ tarihini kendisi belirlemeli-

dir.

Yukarıda sözü edilen hangi durum söz konusu olursa olsun sistem

analiz çalıĢması ile ilgili faaliyetlerin sürelerinin, Gantt Ģeması/çubuk

Ģema ve öncelik (PERT/CPM) Ģemalarıyla gösterilmesi yararlı olur.

Sistem analiz çalıĢmasının tahmini mâliyetleri:


analiz çalıĢması süresince katlanılacak toplam tahmini mâliyetler, çeĢit

102

olarak (kalem kalem) belirlenmeye çalıĢılır. Böylece, tahmini de olsa

yapılacak sistem analizi çalıĢmasının mâliyeti, kütüphane ve bilgi

merkezi yönetiminin görüĢ, değerlendirme ve onayına sunulmuĢ olur.

Sistem analiz çalıĢmalarında karĢılaĢılan yaygın mâliyet unsurları

Ģunlardır:

Ġnsan kaynakları mâliyeti:

- ĠĢletme içi insan kaynakları mâliyeti.

- ĠĢletme dıĢı insan kaynakları mâliyeti.

ÇalıĢma için satın alınacak her türlü araç-gereç, donanım ve malzeme

mâliyeti.

UlaĢım, konaklama vb. masraflar.

Eğitim masrafları.

Diğer masraflar (telefon, posta, idari masraflar...) vb.

Sistem analiz çalıĢmasına iliĢkin raporlama düzeni:


analiz çalıĢması süresince, yapılan çalıĢma ile ilgili olarak hangi

durumda, aĢamada, kimlerle, ne sıklıkta, nasıl iliĢkiye geçileceği; kimlere

bilgi verileceği, yönlendirme ve yönlendirilme yapılacağı belirlenmelidir.

Bu durum, sistem analiz çalıĢmasının özellikle kütüphane ve bilgi

merkezi yönetimince belirlenen amaçlara uygun yürüyüp yürümediğinin

kontrolü yanında, çalıĢmanın kütüphane ve bilgi merkezi yönetimince

daha çok benimsenmesine de yardımcı olur.


analiz çalıĢması ile ilgili tüm sürece iliĢkin yukarıda sıralanan öğeleri

içine alan plan yapıldıktan sonra, genel olarak kütüphane ve bilgi

merkezinde sistem analiz çalıĢmasına gereksinim duyan yöneti-

cinin/yönetimin ya da onun bu konu ile ilgili olarak yetkilendirdiği

kiĢinin onayına sunulur. Planın onaydan geçmesi ile sistem analiz ça-

lıĢmasının 2.aĢaması olan „sorun durumu hakkında bilgi toplama‟

aĢamasına geçilir.

Sistem analiz çalıĢması planı tümüyle kütüphane ve bilgi merkezi

iĢletmesi yönetimince hazırlanmıĢ ve sistem analiz çalıĢması personeli

tarafından da olduğu gibi benimsenmiĢ ise, tekrar yönetim onayı

beklenmeden doğrudan 2.aĢamaya geçilir. Ancak yönetimin hazırladığı

çalıĢma planı üzerinde sistem analiz çalıĢması personeli bir takım

değiĢiklikler yapmayı öneriyorsa, bu durumda önerilerin yönetimce

onaylanmasından sonra 2.aĢamaya geçilebilir.

103

Bazı durumlarda (zaman azlığı, küçük görülen sorun durumu,

sorun durumu ile ilgili yetersiz bilginin bulunması ya da hiç bir bilginin

bulunmaması vb.) kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmelerinde

gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢmalarında bu denli ayrıntılı bir plan

yapılmadan, hatta hiç plan yapılmadan da sözü edilen „sorun durumu

hakkında bilgi toplama‟ aĢaması baĢlatılabilmektedir.

3 ĠKĠNCĠ AġAMA: Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama

Sorun durumu hakkında bilgi toplama, sistem analiz çalıĢmasının

merkezidir.309 Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, sorun durumu

ile ilgili bilgi toplama çalıĢmasına giriĢmeden önce Ģunları kabul

etmelidir:310

Sorun durumu ile ilgili bilgiler, düzgün paketlerde ortaya çıkmaz.

Bunlar, değiĢik kaynakların karıĢımından toplanmıĢ ve daha az ilgili

bilgilerden ya da ilgisiz bilgilerden elenmiĢ olmayı gerektirebilir.

Sorun durumu hakkında toplanan bilgilerin her zaman güvenli olması

mümkün değildir.

Sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personel, „sorun durumu‟ ile

iliĢkili olan/olabilecek her türlü durum‟ hakkında ayrıntılı olarak bilgi

toplama çabası içine girer. Bu amaçla çeĢitli bilgi kaynaklarından

yararlanır ve çeĢitli bilgi toplama tekniklerini/yöntemlerini kullanır.311

Bundan önceki bölümde (bkz.2.Bölüm: 3.1), bilgi toplama teknik ve

yöntemleri ayrıntılı olarak ele alındığından, bu kısımda sadece bilgi

kaynakları üzerinde durulacaktır. Bu kaynaklardan bilgi elde etmede,

daha önce belirtilen gözlem, anket, teke tek görüĢmeler yoluyla bilgi

toplama, toplantı yoluyla bilgi toplama yahut konu ile ilgili

belge/yayınlar yoluyla bilgi toplama tekniklerinden tümü veya bir

kısmından yararlanılabileceği vurgulanmalıdır.

Sorun durumu ile ilgili olarak toplanan bilgiler, tam doğru ve

güvenilir olmalıdır:312

Bilgilerin „tam‟ olması, sorun durumu ile ilgili tüm ayrıntıların

önemsenmesini ve savsaklanmamasını; bilgilerin „doğru‟ olması, onların

gerçeği yansıtmasını; bilgilerin „güvenilirliği‟ de, bu bilgilerin zaman

yönünden uygunluğunu belirtir. Bu özellikler yanında, bilgilerin elde


310 A.e.a.y.

311 Çapar, a.e., s.61.

312 Bkz.: Fergan, a.e., s.57-58.

104

edilmesinin çok zaman almaması ve ucuz/ekonomik olması da önemli

görülmektedir.313

Sorun durumu ile ilgili tam, doğru ve güvenilir bilgiyi hızlı ve

ucuz/ekonomik olarak elde etmek için, yapılan analiz çalıĢmasının amacı,

kapsamı, sınırları çerçevesinde olabildiğince çok bilgi kaynağından ve

uygun olan bilgi toplama tekniklerinden yararlanılmalıdır. Bu anlamda,

tüm bilgi kaynaklarının ve bilgi kaynaklarından bilgi toplamak üzere

kullanılan bilgi toplama tekniklerinin herbiri önemlidir. Doğal olarak,

sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, analiz çalıĢması sırasında,

analizin özelliğine, yani amacına, kapsamına, sınırlarına, zaman, mâliyet,

güvenilirlik gibi özelliklerine göre kendi yargısını kullanarak, değiĢik

bilgi kaynaklarından bilgi elde etmede, yukarıda sözü edilen bilgi

toplama tekniklerinden birini veya birkaçını seçebilecektir.314 Bu

seçimde ve seçilen bilgi kaynakları ile bilgi toplama teknik/

tekniklerinden yararlanarak var olan kütüphane ve bilgi merkezi

sistemine iliĢkin sorun durumu hakkında tam, doğru ve güvenilir bilgiyi

hızlı ve ucuz/ekonomik olarak elde etmede, sistem analiz çalıĢmasını

yürüten personelin nicelik ve niteliğinin (bilgi, yetenek, tecrübe ve kiĢilik

özelliklerinin) çok büyük önemi olduğu da unutulmamalıdır. Burada

unutulmaması gereken bir baĢka nokta da, var olan kütüphane ve bilgi

merkezi sistemi ile ilgili bilgi toplama çalıĢmasının, bütün sistem analiz

çalıĢması boyunca yinelenebileceğidir.

3.1 Bilgi Kaynakları

Analiz çalıĢmasının yapıldığı kütüphane ve bilgi merkezi

iĢletmesi ve onun „sorun durumu‟ ile iliĢkili doğrudan ya da dolaylı

olarak bilgi taĢıyan her türlü kaynaktan yararlanılabilir. Bunların yaygın

olanları aĢağıdaki baĢlıklar altında ele alınacaktır.

3.1.1 Politika ve Süreçler ile Ġlgili Belgeler

Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin politikası ve süreçleri ile

ilgili belgeler arasında, yasa, yönetmelik, el kitapları, kılavuzlar vb. gibi

belgeler vardır. Bunlar, analiz çalıĢması yapılan kütüphane ve bilgi

merkezi sisteminin ana ve alt amaçları, iĢletme faaliyetleri ve yapısı

hakkında oldukça zengin ve güvenilir bilgiler içerirler. Aynı zamanda bu

belgeler, tüm yönetim iĢlevleri için önemli birer yol göstericidirler. Yine

313 Çapar, a.e., s.61.

314 Bkz.: Esen, a.e., s.83. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218-219.

105

aynı belgeler, doğrudan doğruya ya da dolaylı olarak „sorun durumu‟ ile

ilgili bilgileri de içerebilirler.315

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, politika ve süreçler ile

ilgili belgelerden yararlanırken, bu bilgi kaynaklarının gerçeklikleri içerip

içermedikleri ve gerçekten uygulanıp uygulanmadıkları konusunda

dikkatli olmalıdır.

3.1.2 Organizasyon ġemaları ve Organizasyon El Kitapları

Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin örgütsel yapısını bir

bütün olarak alan ve bu bütünde bölümler ve alt bölümler arasındaki

iliĢkileri bir düzen içinde gösteren organizasyon Ģemaları, sistem içinde

iĢin nasıl bir dağıtıma tâbi tutulduğu, her birimin ne yaptığı; kimlerin

kimleri yönettiği; yöneten ve yönetilenlerin yer, yetki ve sorumluluk

durumları hakkında bilgiler içerirler. Organizasyon el kitapları ise,

organizasyon Ģemalarınca verilen bilgileri ek ayrıntılarla tamamlayan,

organların karĢılıklı yetki, sorumluluk ve görevlerini ayrıntılarıyla

belirleyen belgelerdir. Bu nedenlerle, organizasyon Ģemaları ve

organizasyon el kitapları, analiz çalıĢması yapan personel için iç ve dıĢ

çevre etkileriyle sürekli değiĢime uğrayan iĢletmeyi tanımada, gözlemede

ve doğrudan doğruya ya da dolaylı olarak „sorun durumu‟ ile ilgili bilgi

elde etmede önemli bilgi kaynaklarıdır.316

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin organizasyon

Ģemalarından ve organizasyon el kitaplarından yararlanırken çok dikkatli

olması gereklidir. Örneğin, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin

örgütsel yapısında meydana gelen değiĢiklikler bu Ģemalara ve el

kitaplarına yansıtılmamıĢ olabilir. Diğer bir söyleyiĢle, organizasyon

Ģemaları ve organizasyon el kitapları güncelleĢtirilmemiĢ olabilir. Analiz

çalıĢmasını yürüten personelin bu değiĢiklikler yanında, Ģemaların ve el

kitaplarının göstermediği iĢlevsel iliĢkileri ve iĢletmenin yapısı açısından

büyük önem taĢıyan kuralsız iliĢkileri de dikkate alması gerekir.317

3.1.3 ĠĢ Tanımları

Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi personelinin iĢ tanımları,

kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ve iĢleyiĢi hakkında oldukça değerli

315 Bkz.: Esen, a.e., s.76. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.214. ;

Fergan, a.e., s.59.

316 Bkz.: Ülgen, a.e., s. 199-200, 348. ; Esen, a.e., s.77. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,

genel sistemler..., s.214. ; Fergan, a.e., s.56.

317 Bkz.: Fergan, a.e., s.56, 58. ; Esen, a.e., s.77. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel


106

bilgiler içeren belgelerdir. Özellikle sendikalı ve/veya sözleĢmeli

kütüphane personeline sahip kütüphane ve bilgi merkezlerinde, personele

iliĢkin iĢ tanımları bulmak mümkün olabilir. Bu iĢ tanımlarında,

personelin belirli bir zaman esasına göre yapması gereken iĢe iliĢkin tüm

faaliyetler tanımlanmıĢtır. Bu tanımlar, personelin iĢini yaparken

kullandığı çeĢitli araç-gereç, donanım ve malzeme tanımlarını da

içerebilir. Bu nedenlerle, iĢ tanımları da analiz çalıĢması yapan personel

için doğrudan doğruya ya da dolaylı olarak „sorun durumu‟ ile ilgili bilgi

elde etmede önemli bilgi kaynaklarıdır.318

3.1.4 Formlar

Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde kullanılan formlar

(sipariĢ fiĢleri, ayniyat makbuzları, yayın bilgi giriĢ formu, süreli yayın

izleme kartı, okur yayın isteme/ödünç alma fiĢi vb.) kütüphane ve bilgi

merkezi sistemi ve iĢleyiĢi hakkında oldukça yararlı bilgiler içeren

belgelerdir. Bu belgeler, var olan sistemi tanımanın en iyi yollarından biri

olarak, sistem analiz çalıĢması yapan personel için doğrudan doğruya ya

da dolaylı olarak „sorun durumu‟ ile ilgili bilgi elde etmede önemli bilgi

kaynaklarıdır.319

3.1.5 Konuyla Ġlgili Olarak Önceden YapılmıĢ ÇalıĢmaların Belgeleri

Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi için daha önce yapılmıĢ

benzer kapsamda çalıĢmalar varsa, bu çalıĢmalarla ilgili belgeler (belge

akıĢ Ģemaları, bilgi akıĢ Ģemaları, materyal akıĢ Ģemaları, iĢ-iĢlem/süreç

akıĢ Ģemaları, analiz çalıĢma raporları, analiz çalıĢması için toplanmıĢ,

derlenmiĢ bilgilerden oluĢan belgeler, istatistikler, vb.), var olan sistemin

anlaĢılmasında çok önemli bilgi kaynaklarıdır. Ancak, sistem analiz

çalıĢmasını yürüten personel, bu bilgi kaynaklarından yararlanırken,

bunların eski olduğunu ve var olan sistemin yapısını aynen

yansıtmayabileceğini hesaba katarak çok dikkatli olmalıdır.320

3.1.6 Kütüphane ve Bilgi Merkezi ÇalıĢanları (Personel)

Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi içinde çalıĢan personel, var

olan sistemin yapısını ve iĢleyiĢini anlamada, sorun durumu ile ilgili bilgi

sağlamada, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel için son derece

önemli bir bilgi kaynağıdır. Kütüphane ve bilgi merkezi çalıĢanları,




320 Bkz.: Esen, a.e., s.80-81. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.217. ;

Fergan, a.e., s.56.

107

yalnızca sorun durumunu anlamada değil, sorun durumunun çözümü için

rehberlik edecek önerilerle yeni durumun/çözümün oluĢturulmasında da

sistem analiz çalıĢmasını yürüten personele çok değerli katkılarda

bulunabilirler. Elbette, bu düĢüncelerin ve önerilerin doğruluğunu,

uygunluğunu, verimliliğini anlamak, analiz çalıĢmasını yürüten per-

sonelin görevleri arasındadır.

Her iĢletmede olduğu gibi, kütüphane ve bilgi merkezi iĢ-

letmesinde de „sorun durumu‟ kendiliğinden ortaya çıkmaz. Sorun

durumu, insanın olduğu yerde, insan düĢünce ve faaliyetleri sırasında

ve/veya sonunda oluĢur. Çözümü de yine insanlar için ve insanlar

tarafından inceleme, düĢünme, karar, davranıĢ ve uygulamayla geliĢtirilir.

Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi içinde de sorun durumu ve çözüm

ile böyle bir iliĢki içinde bulunan personel, doğal olarak sistem analiz

çalıĢmasını yürüten personel için önemli bir bilgi kaynağıdır.

3.1.7 Kütüphane ve Bilgi Merkezi Kullanıcıları

Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinden yararlanan kiĢiler, yani

kullanıcılar, var olan sistem hakkında oldukça değerli ve önemsenmesi

gereken bilgi kaynaklarıdır. Çünkü sonuçta, kütüphane ve bilgi merkezi

iĢletmesi, kullanıcılar için vardır. Onların tatmini, beklenti ve istekleri,

iĢletmeye bakıĢları, eleĢtiri ve beğenileri, sistem analiz çalıĢmasını

yürüten personele sorun durumu ile ilgili doğrudan veya dolaylı olarak

bilgi sağlayabilir.

Sorun durumu hakkında bilgi toplama aĢamasından sonra, sorun

durumu hakkında toplanan bilgilere dayanarak gerçekleĢtirilecek

3.aĢamaya, „sorun durumunun analizi‟ aĢamasına geçilir.

4 ÜÇÜNCÜ AġAMA: Sorun Durumunun Analizi

Bu aĢamada, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde sorun

durumu ile ilgili sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, bir önceki

aĢamada, „sorun durumu hakkında bilgi toplama‟ aĢamasında elde ettiği

bilgilere dayanarak, sorun durumunu en ince ayrıntısına kadar anlamak,

tanımlamak ve böylece sorun durumunun gerçek tanımlamasını yapmak

üzere çaba gösterir.321 Bu amaçla, aĢağıdaki baĢlıklar halinde

321 Bkz.: Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler

metodolojisi”..., s.95 ; Çapar, a.e., s.61. ; Esen, a.e., s.83. ; Aydın, Bilgi bilimi:

informatik, genel sistemler..., s.219 ; Sarıaslan, a.e., s.58.

108

sıralanabilecek, genellikle birbirini takip eden Ģu adımlar

gerçekleĢtirilebilir:322

1. Sistemin amaçlarının ve sınırlarının saptanması,

2. Sorun durumuna iliĢkin bilgilerin belgelendirilmesi,

3. Sorun durumuna iliĢkin Ģemaların/modellerin, tabloların vb.

hazırlanması,

4. Analiz,

5. Sorun durumuna iliĢkin verimliliğin saptanması,

6. Sorun durumuna iliĢkin etkinliğin saptanması,

7. Rapor hazırlama.

Bu adımların bazıları birlikte ele alınabilir ve bir baĢlık altında

toplanabilir (Örneğin, 3.adım 2.adım ile birleĢtirilebilir ve 2.adımın

baĢlığı altında ele alınabilir. 5. ve 6.adımlar 4.adım ile birleĢtirilebilir ve

4.adımın baĢlığı altında ele alınabilir). Ancak burada sözü edilen

adımların (3., 5., 6.adımların) farklı yanlarına ve önemine dikkati çekmek

amacıyla, ayrı adımlar olarak ele alınmaları uygun görülmüĢtür.

Yukarıda sıralanan adımlar (7 adım) aĢağıda teker teker ele

alınarak, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun

durumunun analizi aĢaması açıklanmaya çalıĢılacaktır.

4.1 Sistemin Amaçlarının ve Sınırlarının Saptanması

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel var olan kütüphane ve

bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun analizi için, öncelikle bir

önceki aĢamada topladığı bilgilere dayanarak var olan kütüphane ve bilgi

merkezi sisteminin amaçlarını ve sınırlarını saptamalıdır. Bu saptama,

sistem analiz çalıĢmasının önemli bir parçasıdır.323

Burada önemle belirtilmesi gerekli bir nokta, sistemin ana

amaçları ve sınırları yanında, bu sistemi oluĢturan alt sistemlerin de

amaçları ve sınırlarının var olduğudur. Bu alt sistemlerin amaçları ve

sınırları, alt amaçlar ve sınırlar olarak adlandırılabilir.

Sorun durumunun en ince ayrıntısına kadar anlaĢılabilmesi ve

açıklanarak tanımlanabilmesi için, sistem yaklaĢımı düĢüncesine

dayanarak, incelenen sistemle ilgili sorun durumunun iliĢkili olduğu alt

322 Bkz.: Alexander, a.e., s.132-151. ; Esen, a.e., s.84-86, 90-102. ; Aydın, Bilgi bilimi:

informatik, genel sistemler..., s.219-221, 225-229.


109

sistemlerin amaçları ve sınırları, yani alt amaçlar ve sınırlar ile alt

sistemleri içine alan ana sistemin amaçları ve sınırları (ana amaçlar ve

sınırlar) mutlaka belirlenmelidir. Örneğin, bir kütüphane ve bilgi merkezi

sisteminin sağlama alt sisteminde var olduğu sayılan bir sorunun analizi

aĢamasında, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, sorun durumu

ile ilgili olarak topladığı bilgilere dayanarak, var olan kütüphane ve bilgi

merkezi sisteminin amaçları ve sınırları ile bu amaçlara ve sınırlara

karĢılıklı katkısı ve etkisi olan sağlama alt sisteminin amaçları ve

sınırlarını belirleme çalıĢması sonucunda, sorunun içinde bulunduğu,

sorunu çevreleyen, sorunla iliĢkili ana sistemin ve alt sistemlerin

amaçlarının ve sınırlarının saptanması sağlanır. Daha somut olarak, bir

üniversite kütüphanesinin sağlama alt sisteminde var sayılan sorun

durumunun analizi aĢamasında, üniversite kütüphanesinin amacı ve

sınırları, öğrenci ve araĢtırmacıların bilgi gereksinimini karĢılamak,

öğretim faaliyetlerini desteklemek olarak saptanabilir. Aynı üniversite

kütüphanesinin sağlama alt sisteminin amacı ve sınırları ise, öğrenci ve

araĢtırmacıların öğretim ve araĢtırma faaliyetlerinde kullanılmak üzere

satın alma ve bağıĢ yollarıyla kitap ve süreli yayın sağlamak olarak

saptanabilir. Böylece, sorunun tümüyle ve ayrıntılı olarak anlaĢılması, an-

latılması ve tanımlanması için ilk adım atılmıĢ olur.

KuĢkusuz var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili

sorun durumunun analizi aĢaması olan 3.aĢama için tek baĢına var olan

kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin amaçlarının ve sınırlarının

belirlenmesi yeterli değildir. Bu, yalnızca analiz aĢaması için gerekli

birinci adımdır. Bundan sonra, var olan kütüphane ve bilgi merkezi

sistemi ile ilgili „sorun durumuna iliĢkin toplanan bilgilerin

belgelendirilmesi‟ adımına geçilebilir.

4.2 Sorun Durumuna ĠliĢkin Bilgilerin Belgelendirilmesi

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin buraya kadar var

olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin

elde ettiği ve biriktirdiği her türlü bilgi belgelendirilmelidir. Çünkü

sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin bu aĢamada (3.aĢamada) ve

bundan sonraki aĢamalarda (4., 5., 6.aĢamalarda) en büyük yardımcısı ve

dayanağı bu belgelendirilmiĢ bilgi birikimi olacaktır.324 Konuyu biraz

daha açacak olursak, sistemle ilgili sorun durumuna iliĢkin elde edilen

bilgilerin belgelendirilmesi, sorun durumunu tam ve doğru anlamayı ve

324 Bkz.: Alexander, a.e., s.134-135. ; Esen, a.e., s.84-85. ; Aydın, Bilgi bilimi:


110

tanımlamayı mümkün kılacağı gibi, aynı zamanda sorun durumuna

çözüm geliĢtirmede de yardımcı olacaktır.

Bu anlamda sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, hem var

olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu

anlayarak ve açıklayarak tanımlamaya (analiz etmeye) çalıĢır, hem de

sorun durumuna çözüm geliĢtirmek üzere düĢünmeye ve notlar almaya

baĢlayabilir. KuĢkusuz bu aĢamada öncelikle yapılması gerekli olan iĢ,

sorun durumunun gerçek tanımının yapılmasıdır.

Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun

durumuna iliĢkin bilgilerin belgelendirilmesi sırasında veya bel-

gelendirildikten sonra, sistemle ilgili sorun durumunu temsil eden

Ģemaların/modellerin, tabloların vb. hazırlanması gerekebilir.

Aslında bu Ģemalar/modeller, tablolar vb.nin hazırlanması, sorun

durumuna iliĢkin bilgilerin belgelendirilmesidir. Sistem analiz

çalıĢmalarında çok önemli bir yere sahip olan Ģemalar/modeller, tablolar

vb., sorun durumuna iliĢkin toplanan bilgilerin belgelendirilmesi

sırasında oluĢturulabilir. Ancak, söz konusu belgelerin genellikle sorun

durumuna iliĢkin toplanan bilgilerin belgelendirilmesi sonucu ortaya

çıkan belgelerden hazırlanması nedeniyle, ayrı bir adım olarak ele

alınması daha uygun görülmüĢtür.

4.3 Sorun Durumuna ĠliĢkin ġemaların/Modellerin, Tabloların

Hazırlanması

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin var olan kütüphane

ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin belgelendirilmiĢ

ve/veya henüz belgelendirilmemiĢ bilgi birikimine dayanarak hazırladığı

Ģemalar/modeller, sorun durumu üzerine elde edilen bilgilerin semboller,

kavramlar vb. ile temsilidir. Bunlar daha sonraki adımda, yani kütüphane

ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili „sorun durumunun analizi‟ adımında,

analize elveriĢli bir ortam oluĢturur325; sorun durumunun anlaĢılmasını ve

anlatılmasını kolaylaĢtırır. Örneğin, bir üniversite kütüphanesinin

sağlama alt sisteminde sorun durumunun analizi aĢamasında (3.aĢamada),

sorun durumu ile ilgili bilgi toplama aĢamasında (2.aĢamada) elde edilen

bilgilere dayanarak tüm sağlama alt sisteminde gerçekleĢtirilen iĢ ve

iĢlemlerin/sürecin akıĢ Ģemasının gerçekleĢtirilmesi, değiĢik durumlarda

hangi tür kararların verildiğini gösteren karar tablolarının oluĢturulması

vb., sorun durumunun anlaĢılmasını ve anlatılmasını çok kolaylaĢtırır. Bu

325 Bkz.: Alexander, a.e., s.138. ; Esen, a.e., s.85-86. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,

genel sistemler..., s.220-221.

111

Ģemaların/modellerin, tabloların hazırlanması ikinci bölümde ayrıntılı

olarak ele alınmıĢtı (bkz.2.Bölüm: 3.2-3.3). Bu nedenle, sözü edilen

teknikler ile ilgili benzer bilgileri burada yinelemek gereksiz

görünmektedir.


durumuna iliĢkin Ģemaların/modellerin, tabloların vb. hazırlanmasından

sonra artık sıra, „analiz‟e gelir.326

4.4 Analiz

Analitik bir çalıĢma olan bu adımda, var olan kütüphane ve bilgi

merkezi sistemi ile ilgili sorun durumu ve onunla iliĢkili sistem, alt

sistem, süreçler, üzerinde analiz yapılabilecek küçük parçalara bölünür ve

bunlara iliĢkin aĢağıdaki sorulara yanıt aranır:327

Ne (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler nelerdir ?)

Niçin (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler niçin

yapılmaktadır? Yahut niçin böyle yapılmaktadır ?)

Ne zaman (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler ne zaman

yapılmaktadır ?)

Kim (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetleri kim / kimler

yapmaktadır ?)

Nerede (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler nerede

yapılmaktadır ?)

Nasıl (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler nasıl

yapılmaktadır?)

Kaça (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetlerin mâliyetleri

nedir ?)

Bu sorulara verilen yanıtlar, var olan sorun durumu ve onunla

iliĢkili sistem, alt sistem, süreç vb.nin anlaĢılmasını sağlayabilecektir.

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, var olan kütüphane ve

bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumu ve onunla iliĢkili sistem, alt

sistem, süreç vb. üzerine yönelttiği bu soruları tamamen yanıtlayabileceği


327 Bkz.: Richard M. Dougherty - Fered J. Heinritz, Scientific management of library

operations. 2nd ed. Metuchen, N.J. ; Scarecrow Press, 1982, s.21-22 ; Çapar, a.e., s.62.

; Esen, a.e., s.90, 93. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.225. ;

Alexander, a.e.,

s.138.

112

gibi, bazı durumlarda da bu sorulara kısmen yanıt verebilir ya da hiç

yanıt veremeyebilir. Bu durumda, sorun durumu ile ilgili daha önceden

toplanan ve belgelendirilen bilgiler gözden geçirilir ve/veya sorun

durumu ile ilgili bilgi toplama iĢi yinelenebilir. Böylece, sorun

durumunun doğru olarak anlaĢılmasına ve tanımlanmasına çalıĢılabilir.328

Bazı durumlarda sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel,

analiz aĢaması sırasında sorun durumu ile iliĢkili eski ve bazı gereksiz

bilgilere veya durumlara rastlayabilir. Bu durumda analiz çalıĢmasını

yürüten personelin görevi, bunları belirlemek ve yok saymaktır.329

Örneğin, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, sağlama alt

sisteminde sorun durumu ile ilgili topladığı bilgilere dayanarak değiĢ-

tokuĢ yoluyla yayın sağlamanın geçerli olduğunu, ancak bu yolun hiç

kullanılmadığını ve aslında hiç kullanılmak da istenmediğini saptamıĢ

olabilir. Bu durumun nedenlerini öğrendikten ve sorun durumu ile kesin-

likle iliĢkisiz olduğunu da belirledikten sonra, değiĢ-tokuĢ yolunu analiz

aĢaması içinde dikkate almayabilir. Böylece, olmayan bir durum üzerinde

durarak, hatta bazı durumlarda yanlıĢ yönlenerek kaybedilecek zaman ve

emeğin tasarrufu söz konusu olur.

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin bu aĢamada en

önemli görevlerinden biri de, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi

ile ilgili sorun durumunun iliĢkili olduğu alt sistem ve/veya kütüphane ve

bilgi merkezi sisteminin performansının nasıl arttırılacağını düĢünmeye

baĢlamaktır. Bu nedenle, örneğin aĢağıdaki sorulara yanıt aranabilir:330

Sağlama alt sisteminde x faaliyeti yok edilebilir mi ?

Sağlama alt sisteminde x faaliyeti y faaliyeti ile birleĢtirilebilir mi?

Sağlama alt sisteminde x faaliyeti y faaliyetine devredilebilir mi ?

Sağlama alt sisteminde x faaliyeti basitleĢtirilebilir mi ?

Sağlama alt sisteminde x faaliyetinin basitleĢtirilmesi amacıyla sırası

değiĢtirilebilir mi ?

Sağlama alt sisteminde x faaliyeti için hangi niteliklere sahip kaç

personel çalıĢmalı ?

328 Bkz.: Alexander, a.e., s.138-142. ; Esen, a.e., s.96. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,


329 Bkz.: Esen, a.e., s.96. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.225



113

Sağlama alt sisteminde x faaliyeti için araç-gereç, donanım kul-

lanılması gerekiyorsa hangi araç-gereç ve donanımlar kullanılmalı ?

Sağlama alt sisteminde x faaliyeti için nasıl bir yaptırım gücüne ve

motivasyona ihtiyaç vardır ? vb.

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, çeĢitli bilgi

kaynaklarından, değiĢik bilgi toplama tekniklerini kullanarak topladığı

bilgilere dayanarak, bu sorulara aldığı yanıtlar, sorun durumu ve sorun

durumu ile iliĢkili alt sistem, sistem, süreç vb.ni derinlemesine anlamaya,

açıklamaya, tanımlamaya olanak verdiği gibi; çözüm(ler) üretmeye ve

böylece geliĢtirilmiĢ kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin

oluĢturulmasına da büyük ölçüde yardımcı olur. Ancak, analiz

çalıĢmasını yürüten personel, bu sorulara iliĢkin olarak verilen acele

yanıtlara karĢı tedbirli olmalıdır.331 Diğer bir söyleyiĢle, var olan

kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin bilgi

toplama ve analiz aĢamalarında bulunacak yanıtlar, çok dikkatli bir

araĢtırma ve incelemenin ürünü olmalıdır.

Bu adım sonunda, artık kesin olarak anlaĢılmaya ve tanım-

lanmaya baĢlayan var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili

sorun durumunun verimliliğinin değerlendirilmesi adımına geçilebilir.

4.5 Sorun Durumuna ĠliĢkin Verimliliğin Saptanması


durumunun analizi aĢamasının bu adımında, sorun durumuna iliĢkin

verimliliğin saptanması, hem sorun durumunun test edilmesine, yani

gerçekten sorun durumunun var olup olmadığına ve bunun açık-

lanmasına, hem de kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili çözümün

tasarımı aĢamasında (4.aĢamada) sorun durumuna getirilecek alternatif

çözüm önerilerinin ortaya çıkmasına yardımcı olur.332


durumuna iliĢkin verimliliğin saptanması, oldukça güç bir iĢtir. Çünkü

sorun durumunun verimliliğinin saptanması için, öncelikle sorun durumu

ile iliĢkili standart ölçütlerin, değerlerin, niteliklerin belirlenmesine, yani

standardizasyona gerek vardır. Örneğin, sağlama alt sisteminde satın

alma yolu ile kitap sağlamanın verimliliğini değerlendirmek için, bir

kitabın seçim, araĢtırma, doğrulama, sipariĢ verme, teslim alma, sorunları





114

çözme, bağlantı kurma, mal etme, damgalama, koruyucu önlemleri alma

ve ödünç vermeye hazırlama vb. iĢlemlerinin zaman, mâliyet, kalite vb.

standartları belirlenmelidir. Bu standartların belirlenmesinde ise, daha

önce standardizasyon ve nicelik-nitelik denetimini sağlamak üzere

yapılan iĢ-iĢlem, ürün, kayıt, zaman, mâliyet vb. gibi analiz

çalıĢmalarında saptanan veriler kullanılır.333 Kısaca, standart ölçütlerin,

değerlerin, niteliklerin saptanamadığı durumlarda, var olan sorun

durumunun ve bu sorun durumunun iliĢkili olduğu sistem, alt sistem,

süreç vb.nin verimliliğinin objektif olarak saptanması mümkün değildir.

Bu durumda, sorun durumuna iliĢkin verimliliğin subjektif yargılarla

değerlendirilmesi söz konusu olacaktır. Böylece, sorun durumunun ve

daha sonraki aĢamalarda sorun durumuna getirilen çözümlerin yönetim

tarafından kabulü ve uygulanması zorlaĢabilecektir.


durumuna iliĢkin verimliliğin saptanmasında kullanılabilecek yaygın

ölçütler mâliyet, zaman ve kalite ölçütleri olabilir.334 Bunların, sistem ile

ilgili sorun durumunun analizindeki önemi ve anlamı aĢağıdaki baĢlıklar

altında ele alınacaktır.

4.5.1 Mâliyet Verimliliği

Mâliyet, sistem analiz çalıĢmalarında en büyük etkenlerden

biridir.335 Mâliyet verimliliği ise, en az mâliyet ile hizmetin belli bir

seviyesini baĢarma konusuna dikkati toplar.336 Sorun durumunun an-

laĢılmasında, açıklanmasında ve tanımlanmasında ve sonraki aĢamaların

(4., 5., 6.aĢamaların) gerçekleĢtirilip gerçekleĢtirilmeyeceği,

gerçekleĢtirilecekse nasıl gerçekleĢtirilebileceği, var olan kütüphane ve

bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin mâliyet

verimliliğinin saptanmasıyla yakından iliĢkilidir. Örneğin, sağlama alt

sisteminde var sayılan gereksiz faaliyetler vb. gibi bir sorun durumunun

sağlama alt sistemi mâliyetlerini nasıl etkilediğinin saptanması, sorun

durumunun anlaĢılmasında, test edilmesinde, açıklanmasında,

tanımlanmasında ve çözüm önerilerinin geliĢtirilmesinde çok önemli bir

yer tutar. Ancak, sorun durumuna iliĢkin tüm mâliyet öğelerinin mâliyet-

333 Bkz.: Barton R. Burkhalter, Case studies in systems analysis in a university library.

Metuchen, N.J.: Scarecrow Press, 1968, s.9-10.





336 Madeline J. Daubert, Financial management for small and medium-sized libraries.

Chicago: American Library Association, 1993, s.65.

115

lerinin doğru ve ayrıntılı bir biçimde belirlenmesi, genellikle pek kolay

değildir. Bu güçlük, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmelerinin hizmet

üreten iĢletmeler olmasından kaynaklanmaktadır.337

Genel olarak sorun durumuna iliĢkin mâliyet verimliliğinin

saptanması için, öncelikle sorun durumu ile ilgili birim mâliyetlerinin

belirlenmesi gerekir. Birim mâliyetleri için de, iĢçilik masrafları, ham

madde masrafları ve genel masraflar (dolaylı iĢçilik masrafları, araç-

gereç ve donanım masrafları, bakım ve eskime masrafları, ısıtma,

aydınlatma, su, enerji, haberleĢme, ulaĢım, temizlik vs. masrafları)

bilinmelidir. Bunlarla beraber, iĢ ve iĢlemlerin yapılıĢ süreleri ve sıklığına

iliĢkin bilgiler de, birim mâliyet fiyatlarının hesaplanması için gereklidir.

Mâliyet hesaplama çalıĢmaları sonucu elde edilen bu veriler, diğer

mâliyet çalıĢmaları için de temel oluĢturur.338 Saptanan mâliyet verileri

ile ikinci bölümde sözü edilen „mâliyet analizi‟ teknikleri kullanılarak

sorun durumuna iliĢkin mâliyet verimliliğinin saptanması sağlanabilir

(bkz.2.Bölüm: 3.9).

4.5.2 Zaman Verimliliği

Zaman verimliliği de sistem analiz çalıĢmalarında en büyük

etkenlerden biridir.339 Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile

ilgili sorun durumunun analizinde ve sonraki aĢamaların

gerçekleĢtirilmesinde, sorun durumuna iliĢkin zaman verimliliğinin

saptanması önemli bir yer tutar. Örneğin, sağlama alt sisteminde var

sayılan sorun durumunun sağlama alt sisteminin çalıĢma hızını ve

zamanını nasıl etkilediğinin saptanması, sorun durumunun

anlaĢılmasında, test edilmesinde, açıklanmasında, tanımlanmasında ve

çözüm önerileri üretmede çok önemlidir.

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, var olan kütüphane

ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin zaman

verimliliğini saptama amacıyla örneğin, yine ikinci bölümde sözü edilen

„zaman inceleme yöntemi‟ni kullanarak sorun durumuna iliĢkin zaman

verimliliğini saptayabilir (bkz.2.Bölüm: 3.4).

337 Bkz.: David Bawden, User-oriented evaluation of information systems and services.

Aldershot, Gower Publishing, 1990, s.46-47.

338 Bkz.: Yontar, Kütüphaneler için maliyet hesaplamasına giriĢ..., s.54-57, 108, 121,

131, 136, 150-155. ; Çapar, a.e., s.69. ; Daubert, a.e., s.54, 63, 65. ; Tonta, a.e., s.15.



116

4.5.3 Kalite Verimliliği

Kalite verimliliğinin saptanması da, sistem analiz çalıĢmasında

önemli etkenlerden biridir. Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi

ile ilgili sorun durumuna iliĢkin kalite verimliliğinin saptanması, sorun

durumunun analizi aĢamasında ve sonraki aĢamaların

gerçekleĢtirilmesinde değerli katkılar sağlar. Ancak, kalite verimliliğinin

saptanması, diğer verimliliklerin saptanmasından daha da güç olabilir.

Çünkü, kalite verimliliğini saptamak için, önce kalite ve performans

ölçütlerinin (standartlarının) saptanmasına ihtiyaç vardır. Daha sonra, bu

ölçütler ile karĢılaĢtırılmak üzere güncel performans ölçümlerinin

yapılması gerekir. Böylece, kütüphane ve bilgi merkezinin performans

ölçütleri ile güncel performans ölçüleri karĢılaĢtırılarak, kalite

verimliliğinin saptanması sağlanabilir. Kütüphane ve bilgi merkezlerinde

kalite verimliliğinin saptanmasında çok önemli olan kalite ve performans

ölçütlerinin ve güncel kalite ve performans ölçülerinin elde edilmesindeki

bazı sorunlar kalite verimliliği çalıĢmasının objektifliğini

zedeleyebilmektedir. Bu sorunlara örnek olarak Ģunlar sıralanabilir: (a)

kütüphane ve bilgi merkezlerinin, nicelik verilerine nitelik verilerinden

daha çok önem vermeleri ve elde edilmesi nicelik verilerine göre daha

güç olan nitelik verilerini elde etmeye çalıĢmamaları; (b) kütüphane ve

bilgi merkezlerinin, genellikle performans ile ilgili olumlu verileri

toplayıp olumsuzluklar ile ilgili verileri toplamamaları.340

Yine kalite verimliliğinin ölçütü, yalnızca standartlar değildir.

Örneğin, okur hizmetinde kalite „müĢteri tatmini‟ olarak da görülebilir.341

Sonuçta, kalite verimliliğinde sorun durumu ile iliĢkili bir takdire

gereksinim olabilir. Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili

sorun durumu üzerine böyle bir saptama ise çoğunlukla zayıf, kötü, kabul

edilebilir, iyi, çok iyi gibi sübjektif deyimlerle ifade edilmek zorunda

kalınabilir.342 Örneğin, sağlama alt sisteminde var sayılan sorun

durumunun, sağlama alt sisteminin çalıĢma kalitesini nasıl etkilediğinin

saptanmasında, ne kadar mâliyet, zaman vb. analizlerden yararlanılırsa

yararlanılsın sonunda kalite verimliliği için „sağlama alt sisteminin

340 Peter te Boekhorst, “Measuring quality: the IFLA guidelines for performance

measurement in academic libraries” IFLA council and general conference Istanbul,

1995'de sunulan bildiri metni. s.4-5.

341 Margaret Kinnell Evans, “Quality management and library and information services:

competitive advantage for the information revolution”, IFLA council and general

conference Istanbul, 1995'de sunulan bildiri metni. s.3.



117

çalıĢma kalitesi x niteliğinin yetersizliğinden dolayı kötüdür‟ gibi bir

değer biçmek durumunda olunabilir.


durumuna iliĢkin çeĢitli verimliliklerin saptanmasından sonra sıra, sorun

durumuna iliĢkin etkinliğin saptanmasına gelir.

4.6 Sorun Durumuna ĠliĢkin Etkinliğin Saptanması

Bu adımda, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel var olan

kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun iliĢkili

olduğu alt sistemin ve ana sistemin, alt ve ana amaçlarının yerine

getirilmesinde ne ölçüde etkili olduğunu saptamaya çalıĢır. KuĢkusuz

bunun için, sistem ile ilgili sorun durumunun analizi aĢamasının 1.adımı

olan sistemin amaçlarının ve sınırlarının saptanması adımından (4.1)

baĢlayarak, tüm alt adımlardan elde edilen sonuçlar, sistem analiz

çalıĢmasını yürüten personele değerli ipuçları verir. Yine de sorun

durumuna iliĢkin etkinliğin saptanması, oldukça güç ve çok dikkat

gerektiren uzun bir çalıĢmayla gerçekleĢtirilebilir.343

Bu çalıĢma sonunda, tüm verimlilik değerlendirme çalıĢmalarına

bağlı olarak, sistem ile ilgili sorun durumuna iliĢkin etkinliğin saptanması

sağlanır. Bu saptama kütüphane ve bilgi merkezinin var olan

performansının sübjektif bir ifadesi olabilir.344


durumunun analizi aĢamasını oluĢturan bütün bu adımlar sonunda, artık

sıra sorun durumunun gerçek tanımının yapılarak sorun durumunun

ayrıntılı olarak açıklandığı raporun hazırlanmasına gelir.

4.7 Rapor Hazırlama


durumunun analizi aĢamasını oluĢturan tüm adımlar sırasında yapılan

çalıĢmalar, çeĢitli Ģekillerde toplanan, çeĢitli araç ve teknikler yardımıyla

belgelenen ve analiz edilen bilgiler değerlendirilerek bir rapor

hazırlanır.345 Bu raporun birden fazla amacı olabilir:

Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun du-

rumunun gerçek tanımını yaparak, saptanan kesin sorun durumunu

ayrıntılı olarak açıklamak.


344 Bkz.: Alexander, a.e., s.155. ; Esen, a.e., s.101. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,



118

Saptanarak tanımlanan ve ayrıntılı olarak açıklanan sorun durumu

hakkında kütüphane ve bilgi merkezi çalıĢanlarıyla tartıĢmak;

saptanan sorun durumu ile ilgili eksikleri gidermek; yanlıĢları

düzeltmek; karĢılıklı bilgilenmek ve böylece sorun durumu ile ilgili

elde edilen sonuçları test etmek.

ġimdiye kadar yapılan sistem analiz çalıĢmaları hakkında yönetime

bilgi vermek ve sonraki aĢama olan çözümün/yeni durumun tasarımı

aĢamasına geçiĢ için onay almak.346 Ancak, sistem analiz çalıĢmasını

yürüten personel, buraya kadar yapılan analiz çalıĢması sonunda

sorun durumunu kesin olarak saptayamamıĢ ve tanımlayamamıĢsa bir

sonraki aĢamaya geçiĢi önermeyebilir.

Hazırlanacak rapor için, ikinci bölümde sunulan rapor

örneğinden yararlanılabilir (bkz.2.Bölüm: 3.13).

Burada unutulmaması gereken önemli konulardan birisi de, sorun

durumunun analizinde bir önceki aĢamada elde edilen bilgilerden

yararlanılacağı gibi; eksik bilgileri tamamlamak, yanlıĢlıkları gidermek

üzere, daha önce sözü edilen tüm bilgi kaynaklarından ve bilgi toplama

tekniklerinden yararlanılabilir. Böyle elde edilen bilgileri ve analiz

aĢamasında saptanan sonuçları tartıĢmak, sorun durumu analizini doğru

ve sağlam yapmayı gerçekleĢtirecek; bu ise, sorun durumunun güvenilir,

doğru ve ayrıntılı tanımının yapılmasını sağlayacaktır. Bu anlamda,

aĢamalar ve aĢamaların içerdiği adımlar arasında kesin bir hiyerarĢiden

söz etmek doğru değildir. Diğer bir deyiĢle, analiz çalıĢmasına her hangi

bir yerden baĢlanabilir. Her aĢamada ve alt adımda eksik ve yanlıĢları

gidermek vb. için daha önceki aĢamaya ya da alt adımlara geri dönmek

mümkündür. Önemli olan, sorun durumunun tam, doğru ve güvenilir

tanımının yapılmasıdır. Bu, sonraki aĢamaların (4., 5., 6.aĢamaların) sağ-

lıklı geliĢmesine neden olacaktır.

Bu aĢama sonunda, üst yönetimden veya onun yetkilendirdiği

kiĢilerden onay alınırsa, 4.aĢamaya, yani kütüphane ve bilgi merkezi

sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin „çözümün tasarımı‟ aĢamasına

geçilir.

5 DÖRDÜNCÜ AġAMA: Çözümün Tasarımı

Bu aĢama, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili

sorun durumu hakkında bilgi toplama ve sorun durumuna iliĢkin analiz

aĢamalarını izleyen, çalıĢma konusuyla ilgili bilgi ve yaratıcılık isteyen

bir aĢamadır. Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun


119

durumuna iliĢkin çözümün/yeni durumun tasarımı çalıĢmasına, genellikle

sorun durumuna iliĢkin analiz aĢamasında baĢlandığı da söylenebilir.

Çünkü, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, sistem ile ilgili sorun

durumunun analizi aĢamasında, sorun durumunu anlamaya baĢladığında,

genellikle sorun durumunu çözmek üzere çözümleri düĢünmeye ve bu

amaçla notlar almaya baĢlar. Sorun durumuna iliĢkin çözümün tasarımı

aĢamasında (4.aĢamada) ise, sorun durumuna en uygun çözüm önerisini

üretmek ve geliĢtirmek üzere çaba gösterir. Bu aĢamada, genellikle

aĢağıdaki baĢlıklar halinde sıralanabilecek adımlar gerçekleĢtirilebilir:347

1. Çözümün hedef ve amaçlarının saptanması,

2. Çözümün kısıtlarının belirlenmesi,

3. Çözüm ile ilgili model geliĢtirme,

4. Çözümün gereksinimlerinin belirlenmesi,

5. Gereksinimlere ve modele uygun değiĢik çözüm önerileri üretme ve

geliĢtirme,

6. Her bir seçeneğe iliĢkin mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar ana-

lizlerini yapma,

7. Çözüme iliĢkin önerileri hazırlama,

8. Rapor hazırlama.

Yukarıda sıralanan tasarım adımları aĢağıda tek tek ele alınarak,

kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin

çözümün tasarımı aĢaması açıklanmaya çalıĢılacaktır.

5.1 Çözümün Hedef ve Amaçlarının Saptanması

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, öncelikle var olan

kütüphane ve bilgi merkezi ile ilgili tanımlanan sorun durumunu ortadan

kaldırmak üzere tasarlanan çözümün hedef ve amaçlarını saptamalıdır.

Önceki aĢamada belirlenen ve ayrıntılı olarak tanımlanan sorun durumu,

bu durumun giderilmesini gerektiren bazı hedef ve amaçları da

beraberinde getirebilecektir.348 Örneğin, sağlama alt sisteminde

tanımlanan tekrar ve gereksiz faaliyetlerin neden olduğu gecikme ve

mâliyet artıĢı sorunu için getirilecek çözüm önerilerinin, yani yeni

durumun hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan kaldırmak; mâliyeti en aza

indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece sağlama alt




120

sisteminin amaçlarıyla kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını daha

etkin olarak gerçekleĢtirmek olarak saptanabilir.

Çözümün hedef ve amaçlarının saptanması sırasında Ģunlara

dikkat edilmelidir:349

Hedefler ve amaçlar açık ve olabildiğince ölçülebilir olmalı: Bu

özellik çözümün hedef ve amacının açık bir biçim almasını

sağlayabileceği gibi, hedef ve amaçların ne derece gerçekleĢtiğini

belirleme faaliyetlerinde de bir karĢılaĢtırma ölçütü olabilecektir.

Hedef ve amaçlar ölçülebilir olmazsa, bunların ne derece

gerçekleĢtiği sübjektif olarak değerlendirilebilecektir.

Hedefler ve amaçlar anlaĢılabilir ve uyumlu olmalı: Hedefler ve

amaçlar üst yönetim ve ilgili personel tarafından anlaĢılabilir olmalı;

diğer hedef ve amaçlarla (örneğin, ana sistemin hedef ve amaçları,

diğer alt sistemlerin hedef ve amaçları vb.), ayrıca kütüphane ve bilgi

merkezi sistemi politikası, kanunu, yönetmeliği, standartları vb. ile

uyumlu olmalıdır.

Hedefler ve amaçlar gerçekçi ve ulaĢılabilir olmalı.

Bu noktalara dikkat ederek çözümün amaç ve hedeflerini sap-

tayan sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, daha sonraki

adımlarda saptanan hedef ve amaçlara uygun çözüm önerileri üre-

tebilmesi ve yeni durumu gerçekleĢtirebilmesi mümkün olabilecektir.

Sonuçta, çözümün genel hedef ve amacının, bir sistem olan

kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde amaçların daha etkin olarak

gerçekleĢtirilmesini sağlamak olduğu asla unutulmamalıdır. Bu anlamda,

bazı durumlarda, tanımlanan sorun durumunun içinde bulunduğu sistem

ve alt sistemin ana ve alt amaçları ile çözümün içinde bulunacağı sistem

ve alt sistemin ana ve alt amaçları benzerlik gösterebilir.350 Örneğin, bir

üniversite kütüphanesinin sağlama alt sisteminde personel nicelik ve

niteliğinin yetersizliğinin neden olduğu yanlıĢ ve eksik iĢ ve iĢlemler

nedeniyle gecikme ve mâliyet artıĢı sorun durumu ile iliĢkili olarak

üniversite kütüphanesinin amacı, „öğrenci ve araĢtırmacıların araĢtırma

ve öğretim faaliyetlerinde gereksinim duyabileceği belge ve bilgiyi hızlı

doğru ve etkin olarak sağlama, örgütleme ve kullandırma; böylece ülke

ve dünya biliminin geliĢmesine katkıda bulunma‟ olarak saptanmıĢ

olabilir. Aynı üniversite kütüphanesinin sağlama alt sisteminin amacı ise

349 A.e.a.y.



121

„öğrenci ve araĢtırmacıların araĢtırma ve öğretim faaliyetlerinde

kullanılmak üzere gereksinim duyduğu duyabileceği kitap ve süreli

yayınları satın alma ve bağıĢ yollarıyla hızlı, doğru ve etkin olarak

sağlamak‟ olarak saptanmıĢ olabilir. Bu sistem ve alt sistem amaçları,

doğru ve yerinde görülebilir. O halde, sorun durumunun, içinde

bulunduğu sistemin ve alt sistemin ana ve alt amaçlarını yerine geti-

rememesi söz konusu olabilir. Böyle bir durumda, sağlama alt sisteminde

tanımlanan personel nicelik ve niteliğinin yetersizliğinin neden olduğu

yanlıĢ ve eksik iĢ ve iĢlemler nedeniyle gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu

için getirilecek çözüm önerilerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan

kaldırmak; mâliyeti en aza indirmek ve sağlama alt sisteminin çalıĢma

kalitesini yükseltmek; böylece kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını

daha etkin olarak gerçekleĢtirmesini sağlamak olarak saptanabilir.

Sonuçta, çözümün içinde bulunacağı sistem ve alt sistemin ana ve alt

amaçları ile sorun durumunun içinde bulunduğu sistem ve alt sistemin

ana ve alt amaçları benzerlik gösterebilir, hatta aynı olabilir. Bu durum

normal karĢılanmalıdır.

Kütüphane ve bilgi merkezi ile ilgili sorun durumunu ortadan

kaldırmak üzere tasarlanmakta olan çözümün hedef ve amaçları sap-

tandıktan sonra sıra, çözümün kısıtlarının saptanmasına gelir.

5.2 Çözümün Kısıtlarının Belirlenmesi

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, kütüphane ve bilgi

merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu ortadan kaldırmaya yönelik

çözümün hedef ve amaçları yanında, mutlaka kısıtlarını da belirlemesi

gerekir. Böylece, elde bulunan ve/veya elde edilebilecek kaynakları

görmesi, belirlemesi ve bu kaynakların sınırları içinde çözüm önerileri

üreterek yeni durumu gerçekleĢtirmesi mümkün olabilir.

Her organizasyon gibi, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi de,

sınırsız kaynaklara sahip değildir. Sistem analiz çalıĢmasını yürüten

personel, bir önceki adımda saptanan hedef ve amaçlara uygun çözüm

önerileri üretmek ve yeni durumu gerçekleĢtirmek için var olan

kaynakları en iyi biçimde kullanmak durumundadır. Çözüm önerileri

üretmede ve yeni durumu gerçekleĢtirmede söz konusu olabilecek tipik

kısıtlar ise bütçe, zaman, insan gücü, var olan veya yeni alınabilecek

araç-gereç ve donanım vb.dir. ĠĢte bu adımda, çözümün hedef ve

amaçlarına uygun en ideal çözüm önerilerini üretmede ve geliĢtirmede

etkili olacak bu kısıtların saptanması sağlanır.351


122

Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu

ortadan kaldırmak üzere çözümün hedef ve amaçlarının saptanmıĢ

olmasına karĢın, eldeki kaynaklar ve buna bağlı kısıtlar belirlenmediyse,

gerçekleĢtirilemeyecek çözüm önerileri üretmekten öteye geçi-

lemeyebilir. Örneğin, sağlama alt sisteminde tanımlanan tekrar ve

gereksiz faaliyetlerin neden olduğu gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için

getirilecek çözüm önerilerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan

kaldırmak; mâliyeti en aza indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve

böylece sağlama alt sisteminin amaçlarını ve kütüphane ve bilgi

merkezinin amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmek olarak

saptanabilir. Ancak, bu iĢ için saptanan kısıtlara rağmen (kullanılabilecek

para miktarının azlığı, insan gücü nicelik ve niteliğinin yetersizliği vb.),

çözüm önerisi olarak bir bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi

tasarlanırsa, bunun eldeki kaynaklar ve kısıtlar nedeniyle uygulamaya

geçirilmesi olanaksız olabilecektir. Bu nedenle, sistem analiz çalıĢmasını

yürüten personel genellikle, belirlenen kısıtlar ölçüsünde en ideal çözüm

önerileri üretmek ve geliĢtirmek üzere çaba harcamalıdır. Ancak, üst

yönetimin isteğine ve/veya sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin

tutumuna ve zamanına bağlı olarak, kısıtların çok fazla dikkate

alınmadığı en ideal çözüm önerileri de üretilebilir. Bunun, yönetimin

uyarılması ve dikkatinin çekilmesi açısından da ayrı bir önemi vardır.

Kütüphane ve bilgi merkezi ile ilgili sorun durumunu ortadan

kaldırmak üzere çözümün kısıtlarının belirlenmesinden sonra, tasarlanan

çözümün modelini geliĢtirme adımına geçilir.

5.3 Çözüm ile Ġlgili Model GeliĢtirme

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel bu adımda, Ģimdiye

kadar yapılan tüm aĢama ve bu aĢamaların alt adımlarından yararlanarak

elde ettiği bilgiler doğrultusunda, kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile

ilgili sorun durumuna iliĢkin hedefleri, amaçları ve kısıtları saptanan

çözümün ve bununla iliĢkili küôüphane ve bilgi merkezi sisteminin ana

bileĢenlerini içeren „genel bir model‟ geliĢtirmeye çalıĢır. Bu model,

sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin ve konu ile iliĢkili kiĢilerin

çözümün hedefleri, amaçları ve kısıtları doğrultusunda kütüphane ve bilgi

merkezi sistemini bir bütün olarak daha iyi tanımasını, anlamasını ve

değerlendirmesini olanaklandırır.352 Örneğin, sistem analiz çalıĢmasını

yürüten personelin, sağlama alt sisteminde tanımlanan tekrar niteliğinde

ve gereksiz faaliyetlerin neden olduğu gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu

için çözümün saptanan hedefleri, amaçları ve kısıtları doğrultusunda,


123

kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin ana bileĢenlerini (mâli kaynaklar,

insan kaynakları, araç-gereç ve donanım, sağlama bilgisi, politikası ve

kuralları vb.) içeren genel bir model geliĢtirmesi gerekir. Bu durum,

analiz yapan kiĢi ve konu ile iliĢkili kiĢilerin, sağlama alt sistemi ile ilgili

tasarlanmakta olan çözümü, kütüphane ve bilgi merkezi sistemi içinde

bütünüyle daha iyi tanımasını, anlamasını ve değerlendirmesini

sağlayacaktır.

Bu çalıĢmadan sonra, sistem analiz çalıĢmasının uygulanıĢ

amacına bağlı olarak sıra, kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili

sorun durumuna iliĢkin tasarlanan çözüm için gereksinimlerin belir-

lenmesine gelir.

5.4 Çözümün Gereksinimlerinin Belirlenmesi

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, kütüphane ve bilgi

merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu ortadan kaldırmak üzere

çözümün hedef ve amaçlarıyla kısıtları yanında, gereksinimlerini de

belirlemelidir. Bunun için 2.aĢamada sorun durumu ile ilgili toplanan ve

belgelendirilen bilgiler incelenir ve/veya gereksinimleri belirlemek için

bilgi toplama iĢi yinelenebilir. Böylece, üretilecek çözüm önerilerinin

gereksinimleri önceden belirlenerek, çözüm önerilerinin bu

gereksinimlere göre geliĢtirilmesi sağlanabilir.353 Örneğin, sağlama alt

sisteminde tanımlanan tekrar niteliğinde ve gereksiz faaliyetlerin neden

olduğu gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için getirilecek çözüm öneri-

lerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan kaldırmak; mâliyeti en aza

indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece sağlama alt sis-

teminin amaçlarını ve kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını daha

etkin olarak gerçekleĢtirmek olarak saptanmıĢ olsun. Bu iĢ için saptanan

kısıtlar ise (kullanılabilecek para miktarı, insan gücü nicelik ve niteliği

vb.) çözüm önerisi olarak bir bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi

tasarlamaya uygun olsun. Bu durumda üretilecek çözüm önerileri için,

girdi ve çıktı gereksinimlerini mutlaka belirlemek gerekir. Bilgisayara

dayalı sağlama alt sisteminin tasarımında, bu sistemin girdi

gereksinimlerinin ne olduğuna karar vermek için, önce arzulanan çıktının

ne olduğuna karar vermek gerekir. Daha sonra, arzulanan çıktıyı üretecek

girdinin nasıl olabileceği belirlenir.354

353 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.10-11. ; FitzGerald - FitzGerald,

a.e., s.128-129.

354 Bkz.: Chapman - Pierre - Lubans, a.e., s.118. ; Esen, a.e., s.105. ; Aydın, Bilgi bilimi:


124

Bu adım sonunda, artık buraya kadar elde edilen tüm bilgiler

doğrultusunda geliĢtirilen, çözümün modelini (5.3) ve çözümün

gereksinimlerini dikkate alan değiĢik çözüm önerileri üretme ve ge-

liĢtirme adımına geçilir.

5.5 Gereksinimlere ve Modele Uygun DeğiĢik Çözüm Önerileri

Üretme ve GeliĢtirme

Bu adımda, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, sistem

analiz çalıĢması ile buraya kadar elde edilen tüm bilgiler doğrultusunda,

kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu ortadan

kaldırmak üzere çözümün hedef ve amaçlarını, kısıtlarını içeren ve

bunlara dayanarak geliĢtirilen modeli ve çözümün gereksinimlerini

dikkate alarak çözüm önerileri araĢtırır, üretir ve geliĢtirir. Üretilen

çözüm önerilerine iliĢkin Ģemalar/modeller ve tablolar hazırlanır.

Böylece, çözüm önerilerinin, çözümün hedef ve amaçlarını, kısıtlarını

içeren ve bunlara dayanarak geliĢtirilen modele uygunluğunun

incelenmesi, farklılıkların ve benzerliklerin karĢılaĢtırılarak anlaĢılması

ve anlatılması sağlanır.355 Hatta, üretilen çözüm önerileri ile var olan

sorun durumunun karĢılaĢtırılarak, farklılıkların ve benzerliklerin

anlaĢılması ve anlatılması da sağlanabilir.

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, çeĢitli çözüm

önerileri üreterek ve geliĢtirerek, aynı veya benzer model ve gerek-

sinimlere ulaĢması mümkündür.356 Böylece, sistem analiz çalıĢmasını

yürüten personel, daha önce geliĢtirilen modele ve belirlenen gerek-

sinimlere uygun alternatif çözüm önerileri üretmek ve geliĢtirmekle,

üretilen çözüm önerileri içinden kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin

üst yönetiminin, organizasyonun kaynakları, gereksinimleri vb.

doğrultusunda tam ve doğru bir seçim yapmasına yardımcı olabilecektir.

Örneğin, bir üniversite kütüphanesinin sağlama alt sisteminde tanımlanan

personelin nicelik ve nitelik olarak yetersizliğinin neden olduğu yanlıĢ ve

eksik iĢ ve iĢlemler nedeniyle gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için

getirilecek çözüm önerilerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan

kaldırmak, mâliyeti en aza indirmek ve sağlama alt sisteminin çalıĢma

kalitesini yükseltmek, böylece kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını

daha etkin olarak gerçekleĢtirmesini sağlamak Ģeklinde belirlenebilir.

Çözümün kısıtları ise çok az mâli kaynak, yeni ve nitelikli personel

sağlama olanaksızlığı vb. olarak belirlenebilir. Bu saptamaları içine alan

355 Bkz.: Sarıaslan, a.e., s.58-59. ; Esen, a.e., s.106. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,



125

bir sağlama alt sistemi modeli geliĢtirilerek, çözüm gereksinimleri de

belirlenerek, Ģu çözüm önerileri üretilebilir:

(1) Sağlama alt sisteminin faaliyetlerinin, çalıĢan personelin altından

kalkabileceği Ģekilde basitleĢtirilmesi sağlanmalıdır.

(2) Sağlama alt sistemi personelinin hizmet içi eğitimden geçirilerek

geliĢtirilmesi sağlanmalıdır.

(3) Sağlama alt sisteminde, personelin yapacağı iĢlerin açıkça ve basit

olarak tanımlanması yapılmalıdır.

(4) Sağlama alt sisteminde karar verme iĢ ve iĢlemleri için karar

tabloları oluĢturulmalı; karar sürecinde personelin bu tablolardan

yararlanması sağlanmalıdır.

(5) Sağlama alt sisteminde personelin çalıĢmaları, geliĢtirilecek bir

kontrol sistemi ile sürekli denetlenerek eksik ve yanlıĢlar engellen-

melidir vb.gibi.

Sağlama alt sistemi için üretilen bu çözüm önerilerine iliĢkin

Ģemalar/modeller ve tablolar hazırlanarak, çözüm önerilerinin ince-

lenmesi, farklılıkların ve benzerliklerin karĢılaĢtırılarak anlaĢılması ve

anlatılması sağlanabilir. Bununla birlikte, seçeneklerin amaçları

gerçekleĢtirme bakımından değerlendirilmesi yeterli değildir.

Seçeneklerin aynı zamanda, sistem iĢleyiĢini hangi yönde ve nasıl etki-

leyeceği de değerlendirilmelidir. Böylece, önerilen çözümlerin bek-

lenilmeyen sorunlar yaratması önemli derecede önceden fark edilmiĢ ve

önlenmiĢ olabilir.357

Bu adım sonunda, üretilen ve geliĢtirilen çeĢitli çözüm öneri-

lerinin her birine ya da her seçeneğe iliĢkin değerlendirmenin yapılacağı

mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerinin gerçekleĢtirilmesine

geçilir.

5.6 Her Bir Seçeneğe ĠliĢkin Mâliyet-Verimlilik ve Mâliyet-Yarar

Analizlerini Yapma

Bu adımda, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, üretilen ve

geliĢtirilen çözüm önerilerinin her birine iliĢkin gerçek verimliliğin ve

yararın ortaya konması için, her seçeneğin mâliyet-verimlilik ve mâliyet-

yarar analizlerini yapar. Böylece, elde edilen sonuçlar ile hangi çözüm

önerisinin amacı gerçekleĢtirmede daha ekonomik/ucuz ve mâliyeti ile

orantılı olarak daha yararlı olduğu saptanmaya çalıĢılır. BaĢka bir

söyleyiĢle, mâliyet-verimlilik analiziyle her bir çözüm önerisinin 357 Sarıaslan, a.e., s.59.

126

mâliyetler açısından ne derece verimli olabileceği saptanmaya çalıĢılır.

Mâliyet-yarar analiziyle ise, genel olarak her bir çözüm önerisinin var

oluĢ nedenini haklı çıkaracak harcamalar yapıp yapmayacağı, yani ne

derece değerli olduğu saptanmaya çalıĢılır. Ancak, üretilen ve geliĢtirilen

çözüm önerilerinin her birine iliĢkin mâliyet, mâliyet-verimlilik ve

mâliyet-yarar analizlerini yapabilmek için, öncelikle birim mâliyet

hesaplamalarının yapılması gerekir358 (bkz.2.Bölüm: 3.9). Bununla

beraber, en iyi ortamda bile tam ve doğru bir mâliyet hesabı yapmak çok

güçtür.359 Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmelerinin hizmet üreten

iĢletmeler olması nedeniyle, üretilen çözüm önerilerinin her birine iliĢkin

genellikle tüm mâliyet öğelerinin mâliyetlerinin doğru ve ayrıntılı bir

biçimde belirlenmesi hiç de kolay değildir.360 Bu zor iĢ baĢarılabilir ve

birim mâliyet hesaplamaları sonucu mâliyet verileri saptanabilirse,

mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerini yapmak mümkün olur.

Çözüm önerilerinin her birine iliĢkin, birim mâliyet hesaplamaları

sonucu saptanan mâliyet verilerinin kullanılarak yapıldığı mâliyet-yarar

analizi ile elde edilen saptamalar, doğrudan hesaplanamayan fayda

nedeniyle büyük zorluk arz eder. Bununla beraber bazı yaklaĢımlar

yaparak bu tip faydayı da bir ölçüde hesaplamak mümkündür.361

Mâliyet-verimlilik analizi sonucu elde edilen saptamalar ise, genellikle

doğrudan hesaplanabilen nicelik nedeniyle mâliyet-yarar analizi ile

yapılan saptamalara göre daha gerçekçidir, denebilir.362

Kütüphane ve bilgi merkezi sisteminde mâliyet-verimlilik ve

mâliyet-yarar analizleri ile çözüm önerilerini değerlendirme sırasında

belirlenebilecek mâliyetler ve yararlar için Ģu örnek verilebilir: Sağlama

alt sisteminde tanımlanan tekrar niteliğinde ve gereksiz faaliyetlerin

neden olduğu gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için getirilecek çözüm

önerilerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan kaldırmak; mâliyeti en

aza indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece sağlama alt

sisteminin amaçlarını ve kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını daha

358 Bkz.: Yontar, Kütüphaneler için maliyet hesaplamasına giriĢ..., s.60-61. ; Daubert,

a.e., s.63-66, 90.

359 John E. Cooke - Ted Kuchta, “Systems planning: feasibility study and system

selection”, Design and management of information systems. Chicago: Science

Research Associates, 1972, s.93.

360 Bkz.: Bawden, a.e., s.46-47.

361 Bkz.: Daubert, a.e., s.66, 90. ; Bawden, a.e., s.47. ; Esen, a.e., s.107. ; Aydın, Bilgi

bilimi: informatik, genel sistemler..., s.233.

362 Bkz.: Yontar, Kütüphaneler için maliyet hesaplamasına giriĢ..., s.60 ; Daubert, a.e.,

s.65-66. ; Bawden, a.e., s.47.

127

etkin olarak gerçekleĢtirmek olarak saptanmıĢ olsun. Bu iĢ için saptanan

kısıtlar ise (kullanılabilecek para, insan gücü nicelik ve niteliği vb.)

çözüm önerisi olarak bir bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi

tasarlamaya uygun olsun.

Bu durumda, bir çözüm önerisi seçeneği için belirlenen yararlar

Ģöyle sıralanabilir:

Bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi kurulmadan önce elde edile-

meyen raporların elde edilecek olması (örneğin, sağlama bütçesinin,

sağlanan ve sağlanacak yayınlarla ilgili istatistik bilgilerin vb. günü

gününe izlenmesi; sağlanan yayınların listelerinin ve duyuru bülten-

lerinin hazırlanması vb.).

Sağlama alt sistemi ile ilgili gerekli bilgilerin (örneğin, sipariĢdeki

yayınlar, geciken yayınlar, gelen yayınlar, ödemesi yapılan yayınlar

vb.) tam, doğru ve zamanında sağlanması.

Kütüphane yönetiminin sağlama alt sistemi ile ilgili verdiği kararların

etkinleĢmesi ve kütüphane ve bilgi merkezi yönetimine duyulan

güvenin artması.

Sağlama alt sistemi personel masraflarının azalması.

Sağlama alt sistemi personelinin moralinin yükselmesi.

Sağlama alt sisteminin ve içinde bulunduğu kütüphane ve bilgi

merkezi sisteminin faaliyet alanındaki durumunun iyileĢmesi.

Kullanıcı tatmininin artması.

Mesleki alanda, sağlama alt sistemi faaliyet alanında ve dolayısıyla

kütüphanecilik mesleği alanında liderlik etmek vb.

Aynı çözüm önerisi seçeneği için belirlenen bilgisayar sistemi ile

ilgili mâliyetler ise Ģöyle sıralanabilir:

Bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi için elde edilecek donanım,

yazılım ve iletiĢim araçları masrafları:

Donanım: Mâliyet

(Bilgisayar)

Adet Model Ana Bellek Hız Sabit disk

... ..... ..... ..... ..... ... 10.000 $

... ..... ..... ..... ..... ... 6.000 $

128

(Yazıcı)

Adet Model Özellikler Hız

... ..... ..... ..... 2.000 $

... ..... ..... ..... 2.500 $

Yazılım:

Adı Özellikleri Sınırları .....

... ...................... ......... ..... .....

11.000 $

... ...................... ......... ..... .....

4.000 $

ĠletiĢim araçları:

Modeli Özellikleri Hızı .... .....

... ................ ..... .... .....

1.500 $

Bilgisayar sisteminin kurulmasına iliĢkin masraflar (taĢıma, montaj-kurma, kablo vb.):

2.000 $

Bilgisayara dayalı sağlama alt sisteminin

öğrenilmesine iliĢkin masraflar:

1.500 $

Bilgisayara dayalı sağlama alt sisteminin

değerlendirilmesine iliĢkin masraflar:

1.000 $

TOPLAM 41.500 $

Aynı çözüm önerisi seçeneği için belirlenen bilgisayar sistemi ile

yapılacak sağlama iĢ ve iĢlemlerinin mâliyetleri ise Ģöyle sıralanabilir:

Personel Maliyeti – 1 ay için: 4.000 $

Malzeme masrafları -1 ay için (kağıtlar, formlar,

disketler, yazıcı Ģerit ve/veya mürekkepleri vb.):

1.500 $

Genel masraflar -1 ay için (haberleĢme, enerji, su,

temizlik, ısınma, ulaĢım, bakım-onarım, eskime

vb.):

3.500 $

TOPLAM 9.000 $

129

Böylece her bir seçeneğe iliĢkin elde edilen mâliyet hesapları ve

belirlenen yararlar birbirleri ile karĢılıĢtırılıp değerlendirilerek, amacı

gerçekleĢtirmede en ekonomik/ucuz ve mâliyeti ile orantılı en yararlı

seçenek saptanır. KuĢkusuz, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel,

bu seçenekleri değerlendirmede örnekleme vb. niceliksel yöntemler

yanında sezgi, tecrübe ve yargı gibi etmenlerden de yararlanır.363

Bu adım sonunda, en ekonomik/ucuz ve mâliyeti ile orantılı en

yararlı seçenek olarak saptanan çözüm için önerilerin hazırlanacağı

adıma geçilir.

5.7 Çözüme ĠliĢkin Önerileri Hazırlama

Bu adımda, bir önceki adımda saptanan en iyi çözümün

kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde uygulanabilmesi için öneriler

hazırlanır. Burada bir çözümün en iyi seçenek olarak belirlenmesi, her bir

seçeneğe iliĢkin doğru araĢtırmalar, iyi birim mâliyet hesaplamaları ve bu

veriler üzerine de iyi mâliyet, mâliyet-verimlilik analizi ve mâliyet-yarar

analizi yapılmıĢsa, genellikle bir soruna neden olmaz. Sistem analiz

çalıĢmasını yürüten personel bir seçenek önerisinde bulunduğunda, bu

seçeneğin kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde uygulanabilmesine

iliĢkin bir de plan önermelidir. Önerilecek bu plan, çözümün

uygulanabilmesi için gerekli öğeler (insan kaynaklarının nicelik ve

niteliğini, yetki ve sorumlulukları, araç-gereç ve donanımın nicelik ve

niteliğini, mâli kaynakları, yeri vb.) ile seçeneğin kütüphane ve bilgi

merkezi iĢletmesinde uygulanma adımlarına iliĢkin bir zaman tablosunu

da içermelidir. Bu tabloda, çözümün uygulanmasına iliĢkin olarak gerekli

insan kaynağı, mâli kaynak, araç-gereç, donanım, yer vb.nin sağlanması;

personel eğitimi; gerekiyorsa çözümün test ve eleĢtirisi; yeni duruma

geçiĢ ve uyum; yeni durumun değerlendirilmesi gibi tüm faaliyetler,

zaman boyutunu da içerecek Ģekilde ayrıntılı bir biçimde ele alınmalı ve

öneriler hazırlanmalıdır. Hazırlanan çözüme iliĢkin öneriler, çözümün

tasarımı aĢaması (4.aĢama) ile ilgili üst yönetime hazırlanacak rapor için

de çok yararlı olacaktır.364

Çözümün tasarımı aĢamasını oluĢturan bütün bu adımlar sonunda

sıra, üst yönetim için çözümün tasarımının ayrıntılı olarak açıklandığı

raporun hazırlanmasına gelir.



130

5.8 Rapor Hazırlama

Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna

iliĢkin çözümün tasarımı aĢamasını oluĢturan tüm adımlar sırasında

yapılan çalıĢmalar değerlendirilerek bir rapor hazırlanır. Bu raporun

birden fazla amacı olabilir:

Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin

saptanan çözüm önerisini ayrıntılı olarak açıklamak.

Belirlenen ve ayrıntılı olarak açıklanan çözüm önerisi hakkında

kütüphane ve bilgi merkezi çalıĢanlarıyla tartıĢmak; belirlenen çözüm

önerisi ile ilgili eksiklikleri gidermek; yanlıĢları düzeltmek; karĢılıklı

bilgilenmek ve böylece çözümün tasarımı ile ilgili yapılan çalıĢmaları

ve elde edilen sonuçları test etmek.

ġimdiye kadar yapılan çözümün tasarımı çalıĢmaları hakkında yö-

netime bilgi vermek ve sonraki aĢama olan çözümün uygulanması

aĢamasına (5.aĢamaya) geçiĢ için onay almak.

Ancak, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel buraya kadar

yapılan çözümün tasarımı çalıĢması sonunda çözüm önerisi

saptayamamıĢ ve önerememiĢse bir sonraki aĢamaya geçilemez.

Ġkinci bölümde raporlama tekniği ile ilgili kısımda, rapor örneği

sunulduğu için bu kısımda yeniden örnek verilmeyecektir (bkz. 2.Bölüm:

3.13)

Çözümün tasarımı aĢamasında (4.aĢamada) ve alt adımların

gerçekleĢtirilmesi sırasında, önceki aĢamalara ve bunların alt adımlarına

dönmek, o aĢamaları ve alt adımları gözden geçirmek ve hatta yeniden

yapmak gerekebilir. Yine daha önceki aĢamalarda olduğu gibi bu

aĢamada da, sistem analiz çalıĢmasını gerçekleĢtiren personelin,

kütüphane ve bilgi merkezi üst yönetimi, çalıĢanları ve gerekiyorsa

kullanıcılar ile tartıĢması, tasarımı tam, doğru ve sağlam yapmayı gerçek-

leĢtirmede son derece önemlidir.

Bu aĢama sonunda, üst yönetimden veya onun yetkilendirdiği

kiĢilerden onay alınırsa, 5.aĢamaya, yani kütüphane ve bilgi merkezi

sistemi ile ilgili „çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması‟

aĢamasına geçilir.

6 BEġĠNCĠ AġAMA: Çözümün GerçekleĢtirilme Hazırlığı ve

Uygulanması

Bu aĢamada sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel ve/veya

üst yönetim ve üst yönetim tarafından yetkilendirilen ve görevlendirilen

kiĢiler, uygulama için onay verilen çözüm önerisini hayata geçirmek

131

üzere çaba gösterirler. Özellikle üst yönetimin ve üst yönetim tarafından

yetkilendirilen ve görevlendirilen kiĢilerin, bu aĢamada son derece aktif

bir rol oynadığı görülebilir.365 Bu aĢama aynı zamanda, genellikle sistem

analiz çalıĢmasının en uzun, en pahalı ve en zor aĢaması olarak

değerlendirilebilmektedir.366 KuĢkusuz bu yargı, sistem analiz

çalıĢmasının yapılıĢ amacına ve kapsamına göre değiĢebilir.

Bu aĢamada, genellikle aĢağıdaki baĢlıklar halinde sıralanabilecek

adımlar gerçekleĢtirilebilir:367

Çözümün uygulanabilmesi için gerekli öğelerin sağlanması,

Personel eğitimi,

Çözümün test ve eleĢtirisi,

Çözümün uygulanması ve yeni duruma uyum.

Bu adımlar aĢağıda tek tek ele alınarak, kütüphane ve bilgi

merkezi sisteminde „çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması‟

aĢaması açıklanmaya çalıĢılacaktır.

6.1 Çözümün Uygulanabilmesi Ġçin Gerekli Öğelerin Sağlanması

Çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması aĢamasından

sorumlu olan personel, öncelikle kütüphane ve bilgi merkezi ile ilgili

tanımlanan sorun durumunu ortadan kaldırmak üzere, üst yönetimce

onaylanan çözüm önerisi ile ilgili gerekli öğelerin ve koĢulların

sağlanmasını gerçekleĢtirmelidir. Örneğin, sağlama alt sisteminde

tanımlanan tekrar niteliğinde ve gereksiz faaliyetlerin neden olduğu

gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için gecikmeyi ortadan kaldırmak,

mâliyeti en aza indirmek, çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece

sağlama alt sisteminin amaçlarını ve kütüphane ve bilgi merkezinin

amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmek üzere geleneksel (elle)

sağlama alt sisteminin terk edildiğini var sayalım. Bunun yerine

bilgisayara dayalı sağlama alt sistemini kurma çözüm önerisi, üst

yönetim tarafından kabul edilmiĢse, çözümün uygulama aĢamasında

öncelikle çözüm önerisinde belirlenen ve üst yönetimce de kabul edilen

gerekli nicelik ve nitelikte insan kaynakları, yetki ve sorumluluk, gerekli

mâli kaynaklar, doğru araç-gereç ve donanım, uygun yer vb. sağlanmalı;

iĢ tanımları, el kitapları vb. hazırlanmalıdır. Bunlar gerçekleĢtirilemezse

365 Çapar, a.e., s.62.


367 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.129-142. ; Esen, a.e., s.111. ;

Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.235.

132

ya da eksik ve yanlıĢ gerçekleĢtirilirse planlanan ve üst yönetimce de

onaylanan çözümden farklı bir yola girilebilir. Bu durumda, bu adıma

kadar yapılan tüm çalıĢmalar için boĢa zaman ve emek harcanmıĢ, para

kaybedilmiĢ olabilir. Böyle bir durumun yaĢanmaması ise, buraya kadar

gerçekleĢtirilen tüm sistem analiz çalıĢmasının çok dikkatli ve gerektiği

gibi yapılmasıyla, diğer bir deyiĢle sistem analiz çalıĢmasında rolü olan

kiĢilerin, yani analizi yapanların, üst yöneticinin, ayrıca kendilerinden

bilgi toplanan kütüphane personelinin ve kullanıcıların iĢlerini ve

görevlerini çok iyi bilmeleri ve yapmalarıyla mümkündür.

Çözümün uygulanabilmesi için gerekli öğelerin ve koĢulların

plana uygun olarak sağlanması adımı sırasında veya sonrasında, çözümün

uygulanmasında çok önemli bir yere sahip olan „personelin eğitilmesi‟

çalıĢmasına baĢlanılmalıdır.

6.2 Personel Eğitimi

Bu adımda, çözümün baĢarıyla uygulanmasında çok önemli bir

yere sahip olan personelin, çözümün uygulanıĢı ile ilgili bir eğitimden

geçirilmesi ve hazırlanması sağlanır. Çözümün uygulanmasında herhangi

bir role sahip personelin, çözümün uygulanmasına iliĢkin iyi eğitim

görmüĢ olması gerekir. Yani bu kiĢi, çözümün yararını anlamalı; çözüme

karĢı direniĢ göstermemeli; uygulamayı bilinçli, eksiksiz ve yanlıĢsız

yapmalı ya da yaptırmalı; uygulama sırasında ortaya çıkan sorunları

çözebilmeli ya da çözümüne yardımcı olabilmelidir. Böyle personel,

kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde çözümden etkin yararlana-

bilmenin temel öğesidir. Bu nedenle, sistem analiz çalıĢmasını yürüten

personelin ve üst yönetimin temel sorumluluklarından biri de, çözümün

uygulanmasında herhangi bir role sahip personelin kendi rolüyle iliĢkili

olarak gerekli bilgilere sahip olmasını sağlamaktır.368

Çözümün uygulanması için son derece önemli olan eğitim fa-

aliyetinde, eğitimden geçirilecek personel değiĢik kategorilere ayrılabilir.

Örneğin, üst düzey yöneticisi (baĢkan, müdür), orta düzey yöneticileri

(Ģube müdürü, müdür yardımcısı), alt düzey yöneticileri (Ģef), diğer

çalıĢanlar (memur, iĢçi) gibi gruplara ayrılabilecek kütüphane ve bilgi

merkezi personeline, ait bulundukları kategoriye ve çözümün

uygulanması sırasındaki iĢlevlerine göre farklı düzeylerde ve içerikte

eğitim verilebilir. Bu eğitimde değiĢik düzeylere, seminerler, klasik

dersler, ziyaretler, iĢ baĢında uygulama gibi çeĢitli yöntemler uy-

368 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.136. ; FitzGerald - FitzGerald, a.e.,

s.209. ; Esen, a.e., s.112. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.235.

133

gulanabilir.369 Hatta, çözümün uygulanmasında bir role sahip ise kü-

tüphane ve bilgi merkezi kullanıcıları ve kütüphane ve bilgi merkezinin

iliĢki içinde bulunduğu diğer kuruluĢların ilgili çalıĢanlarına da, çözümün

uygulanması sırasındaki iĢlevlerine göre farklı düzeylerde ve içerikte

eğitim vermek gerekebilir.

Eğitim, kimi zaman güç, karmaĢık ve pahalı bir faaliyettir.

Ancak, çözümün baĢarıyla uygulanması ve sistem analiz çalıĢması sı-

rasında katlanılan zorlukların, mâliyetlerin boĢa gitmemesi için, mutlaka

yapılması gerekir.370

Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin ve/veya üst yöne-

timin bir eğitim programı hazırlaması, çözümün baĢarıyla uygulanması

için çok yararlı olacaktır. Bu program ile (1) eğitimin amacı, (2) eğitim

için mevcut kaynaklar, (3) eğitim için seçilmiĢ personel, (4) eğitim için

mevcut zaman ve (5) eğitimin düzeyi belirlenecek, böylece eğitimin

kalitesi sağlanabilecek ve denetlenebilecektir.371

Bu eğitim faaliyetini gerçekleĢtirirken veya gerçekleĢtirdikten

sonra, bazı durumlarda çözümün resmen uygulanmasından önce test ve

eleĢtirisi gerekebilir.

6.3 Çözümün Test ve EleĢtirisi

Bazı durumlarda çözümün uygulanmasına geçmeden önce onun

test edilmesi, varsa eksikliklerinin giderilmesi ve hatalarından

arındırılması gerekebilir.372 Özellikle çözümün uygulanmasında teknoloji

kullanımı (bilgisayar sistemi, iletiĢim sistemi, mikrofilm-mikrofiĢ

sistemi, fotokopi sistemi, güvenlik sistemi vb.) söz konusuysa, o zaman

çözümün test ve eleĢtirisine çok büyük gereksinim duyulabilmektedir. Bu

durumda, çözümün testi de olabildiğince ayrıntılı olmaktadır.373

Çözümün testinde genellikle iki yöntemden söz edilebilir:374

Çözümün masa baĢı (uygulamasız) testi.

Çözümün test amacıyla uygulanarak testi.



371 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.137.



373 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.133-134. ; Parkin, a.e., s.223-224. ;

Bingham - Davies, a.e., s.78.; Underwood, a.e., s.168-169.


134

Çözümün masa baĢı (uygulamasız) testi:

Bu yöntemde, çözümün uygulanma öncesinde tecrübeye, kurama

ve mantığa bağlı olarak incelenmesi ve izlenmesi söz konusudur. Ancak,

ucuz olmakla birlikte çok güvenilir bir yöntem olduğu söylenemez.

Çözümün test amacıyla uygulanarak testi:

Bu yöntemde, çözümün resmen uygulanma öncesinde test

amacıyla gerekli ortam hazırlanarak uygulanması ve uygulama sırasında

ve sonrasında durumun incelenmesi ve izlenmesi söz konusudur. Bu

yöntem, bir önceki yönteme göre daha pahalı olabilmektedir. Ancak,

güvenilir bir yöntemdir. Bununla beraber, test yönteminin her durum için

kullanılamayacağı da söylenmelidir. Örneğin, bir kütüphane ve bilgi

merkezi iĢletmesinde örgütsel bir sorunun çözümü için önerilen bir

organizasyon değiĢikliğinin resmen uygulanmasına geçmeden test

edilmek üzere uygulanması, iĢletme için büyük riskler taĢıyabilir. Böyle

bir durumda baĢarısızlık sonucu, çözümün testi için yükseltilen, yetki ve

sorumluluk verilen kiĢilerin aĢağıya çekilmesi ya da tersi, ellerinden yetki

ve sorumlulukları alınarak aĢağıya çekilen kiĢilerin yükseltilmesi,

personel moralini ve yönetime olan güveni olumsuz yönde etkileyebilir.

Personelde kaygı ve endiĢelere neden olabilir. Sonuçta iĢletmede

verimliliğin arttırılmasına çalıĢılırken, düĢmesine neden olunabilir.

Yukarıda sözü edilen yöntemlerle elde edilen sonuçlar önceden

belirlenen sonuca, yani çözümün hedef ve amaçlarına uygunsa, çözümün

iĢlevini yerine getirdiği kabul edilerek resmen uygulamasına geçilebilir.

Aksi durumda, farklılığın nedenleri araĢtırılmalı375 ve eksiklikler, hatalar

bulunup giderildikten sonra uygulamaya geçilmelidir. Düzeltmenin

uygulamaya geçildikten sonraya bırakılması ise, daha büyük sorunlara ve

karıĢıklıklara neden olabilir.

6.4 Çözümün Uygulanması ve Yeni Duruma Uyum

Bu adımda, Ģimdiye kadar olağanüstü titizlikle sürdürülen sistem

analiz çalıĢması sonucu oluĢturulan çözümün, artık kütüphane ve bilgi

merkezi sisteminde uygulanmasına geçilir. Bu geçiĢle çözüm,

sorunun/önceki durumun yerini alacaktır. Çözüm önceki durumun yerini

aldığında, uygulandığı sistemi ve doğal olarak sistemi oluĢturan öğeleri,

örneğin, personeli, kullanıcıyı, araç-gereç ve donanımı, mekânı, kuralları

vb.ni az ya da çok etkileyecek ve değiĢtirebilecektir. Sistem analiz

çalıĢması, çözümün etkileyeceği ve değiĢtirebileceği tüm sistem

öğelerinin birlikte düĢünülmesini ve ele alınmasını gerektirdiği için,


135

çözümün uygulanması sırasında ortaya çıkabilecek sorunlar da önceden

görülebilir ve önlemler alınabilir. Ancak uygulama aĢamasında, önceden

hesaplanamayan ya da zayıf bir olasılık gibi görünen, bunun için de pek

dikkate alınmayan değiĢiklikler ve bunların neden olduğu sorunlar

(örneğin, uyum sorunu, mâli kaynak yetersizliği vb.) söz konusu olabilir.

Bu nedenle, çözümün uygulanmasına geçiĢ yöntemi de, çözümün

baĢarısında önemli bir etken olarak görünmektedir.

Çözümün uygulanmasına geçiĢte aĢağıda sıralanan yöntemlerden

söz edilebilir:376

Doğrudan ve tam uygulama ile geçiĢ.

Paralel uygulama ile geçiĢ.

Pilot uygulama ile geçiĢ.

AĢama aĢama uygulama ile geçiĢ.

1. Doğrudan ve tam uygulama ile geçiĢ:

Bu yöntemde eski durumdan (sorun durumundan), yeni duruma

(çözümün uygulanmasına) geçiĢ doğrudan ve bir anda olur (Ģekil-51). Bu

yöntemin en önemli yararı, yeni durumun (çözümün) hemen uygulanarak

sorun durumunun (eski durumun) neden olduğu kaybın (zaman, emek,

para vb.) önlenmesidir. Ancak, bu ani geçiĢin en önemli sakıncası ise,

yüksek risk taĢımasıdır. KiĢilerin yeni duruma uyum sağlama zorlukları

da bu yöntemin önemli sakıncalarındandır. Çözümün uygulanmasında bu

yöntem kullanılacaksa, özellikle çok dikkat edilmeli, kiĢiler çözümün

uygulanıĢı ile ilgili mutlaka bir eğitimden geçirilmeli, çözüm önceden

çok iyi test edilmelidir.377

Eski durum

(sorun durumu)

Yeni durum

(çözümün uygulanması)

ġekil-51. Doğrudan ve tam uygulama ile geçiĢ

2. Paralel uygulama ile geçiĢ: 376 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142-143. ; Alexander, a.e., s.220-

221. ; Esen, a.e., s.114-115. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler...,

s.236-238. ; Parkin, a.e., s. 224-225.

377 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142. ; Alexander, a.e., s.220-221. ;

Esen, a.e., s.114-115. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.237-238.

136

Bu yöntemde belli bir süre eski durum ile yeni durum olan

çözümün uygulanması birlikte yürütülür (Ģekil-52). Bu yöntemin en

önemli yararı, baĢlangıçta yeni durumun uygulanması sırasında ortaya

çıkabilecek aksaklıklardan/sorunlardan kütüphane ve bilgi merkezi

sisteminin olumsuz yönde etkilenmesinin ve böylece yeni duruma karĢı

bir tepkinin doğmasının engellenmesidir. Bir baĢka yararı ise, kiĢilerin

(personel, kullanıcı vb.) eski ve yeni durumu karĢılaĢtırma olanağına

sahip olmalarıdır. Bu yöntemin en önemli sakıncası ise, eski ve yeni

durumun birlikte yürütülmesi sırasında iki durum için aynı anda ayrılacak

kaynakların (insan kaynakları, mâli kaynaklar, araç-gereç-donanım vb.)

mâliyetidir. Diğer bir deyiĢle bu yöntemin pahalı olabilmesidir.378

Eski durum

(sorun durumu)

Yeni durum


ġekil-52. Paralel uygulama ile geçiĢ

3. Pilot uygulama ile geçiĢ:

Bu yöntemde yeni durum olan çözümün bir kısmı, eski durum

olan sorun durumunun küçük ya da dar bir bölümünde uygulanır (Ģekil-

53). Bu yöntemin yararı, yeni durumun uygulanması sırasında ortaya

çıkabilecek beklenmedik aksaklıklar/sorunlar nedeniyle kütüphane ve

bilgi merkezi iĢletmesinin tüm faaliyetlerinin durmasının veya zarara

uğramasının engellenmesidir. Bu yöntemin en büyük sakıncası ise, yeni

duruma tamamen geçiĢi geciktirebilmesidir.379 Bununla birlikte, eski

durumun değiĢmeden kalan kısmıyla, yeni durum olan çözümün

uygulanan kısmının kiĢilerin üstünde yaratabileceği olumsuzluklar

(örneğin, uyumsuzluk, çeliĢki, belirsizlik vb.), verimin düĢmesine de

neden olabilir.

378 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142. ; Alexander, a.e., s.220-221. ;

Esen, a.e., s.114. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.237.

379 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142-143. ; Alexander, a.e., s.220-

221. ; Esen, a.e., s.114. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.237. ;

Parkin, a.e., s.225.

137

Eski durum

(sorun durumu)

Yeni durum

(çözümün uygulanması)Pilot

ġekil-53. Pilot uygulama ile geçiĢ

4. AĢama aĢama uygulama ile geçiĢ:

Bu yöntemde bölümlere ayrılan yeni durum (çözümün uygu-

lanması) eski durumla (sorun durumuyla) önceden belirlenen bir süre

boyunca yavaĢ yavaĢ değiĢtirilir (Ģekil-54). Bu yöntemin en önemli

yararı, kütüphane ve bilgi merkezi sisteminde kiĢilere yeni duruma uyum

sağlayabilmeleri için zaman tanınmıĢ olmasıdır. Bu yöntemin en önemli

sakıncası ise, değiĢiklikler sonucu çıkabilecek organizasyon ve

koordinasyon sorunudur. Ancak, eski durumdan yeni duruma yavaĢ bir

geçiĢ söz konusuysa, bu sorunlara da çözüm bulmak zor değildir.380

AĢama aĢama uygulama ile geçiĢ ve pilot uygulama ile geçiĢ

yöntemleri birbirlerine oldukça benzemektedir. Bu nedenle, sistem

analizi konusunda çalıĢma yapan araĢtırıcıların, artık ya yalnızca pilot

uygulama yöntemi kavramını ya da aĢama aĢama uygulama yöntemi

baĢlığı altında veya içinde pilot uygulama yöntemi kavramını kul-

landıkları gözlenmektedir.381

Eski durum

(sorun durumu)

Yeni durum


ġekil-54. AĢama aĢama uygulama ile geçiĢ

Yukarıda açıklanan çözümün uygulanmasına geçiĢ yöntemle-

rinden birinin, en ideal geçiĢ yöntemi olduğunu söylemek mümkün

değildir. Çünkü, kullanılabilecek en uygun geçiĢ yönteminin ve uyum

çalıĢmasının seçiminde, sistem analiz çalıĢmasının, uygulanacak

çözümün, çözümün uygulanarak yerini alacağı sorun durumunun,

konusu, yapısı ve özellikleri etkili olmaktadır.

Bu adım sonunda, artık sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel

ve/veya üst yönetim ve üst yönetim tarafından yetkilendirilen ve

380 Bkz.: Alexander, a.e., s.220-221. ; Esen, a.e., s.114-115. ; Aydın, Bilgi bilimi:

informatik, genel sistemler..., s.237-238.

381 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142-143. ; Parkin, a.e., s.225.

138

görevlendirilen kiĢi(ler) vb. uygulama için onay verilen çözüm önerisini

hayata geçirerek çözümün uygulanmasını ve kiĢilerin (personel, kullanıcı

vb.) yeni duruma uyumunu sağlarlar.

Çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması aĢamasında

(5.aĢamada) ve alt adımların gerçekleĢtirilmesi sırasında, önceki

aĢamalara (2., 3., 4.aĢamalara) ve bunların alt adımlarına dönmek, o

aĢamaları ve alt adımları gözden geçirmek ve gerekiyorsa yeniden

yapmak söz konusu olabilir. Sistem analiz çalıĢmasını gerçekleĢtiren

personelin ve/veya üst yönetim tarafından çözümün uygulanması ko-

nusunda yetkilendirilen ve görevlendirilen kiĢilerin, kütüphane ve bilgi

merkezi yöneticileri, çalıĢanları ve gerekiyorsa kullanıcıları ile daha

önceki aĢamalarda olduğu gibi çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve

uygulanması aĢamasının her adımında da tartıĢmaları, bilgi alıĢ-veriĢinde

bulunmaları, çözümün uygulanmasını ve yeni duruma uyumu baĢarıyla

gerçekleĢtirmede son derece önemlidir.

Bu aĢama sonunda çözümün uygulanmasıyla geçilen yeni du-

rumun kontrolünün, izlenmesinin, düzeltilmesinin yapıldığı, böylece yeni

durumun sürekliliğinin sağlanmaya çalıĢıldığı 6.aĢamaya, yani kütüphane

ve bilgi merkezi sisteminde „yeni durumun değerlendirilmesi‟ aĢamasına

geçilir.

7 ALTINCI AġAMA: Yeni Durumun Değerlendirilmesi

Kütüphane ve bilgi merkezi yönetimi ve personeli çoğu zaman,

yeni duruma geçildikten sonra artık yapılacak birĢey olmadığına inanır.

Halbuki sistem analiz çalıĢmasında en az diğer aĢamalar kadar önemli bir

aĢama olan „yeni durumun değerlendirilmesi‟ aĢamasında, sistem analiz

çalıĢmasını yürüten personel ve/veya üst yönetim tarafından

yetkilendirilen ve görevlendirilen kiĢiler, çözümün uygulanmasına

geçildikten sonra yeni durumu izleyip kontrolünü yaparak ve gerekli

düzeltmeleri gerçekleĢtirip yeni durumun sürekliliğini sağlayarak, yeni

durumun değerlendirilmesine çaba göstermelidirler.382 Bu aĢamada

(6.aĢamada) yapılan çalıĢmalar, bu aĢamaya kadar yapılan sistem analiz

çalıĢmalarının (1., 2., 3., 4., 5.aĢamaların) boĢa gitmemesi için son derece

önemlidir.

Yeni durumun değerlendirilmesi aĢamasında, öncelikle yeni

durum izlenerek, daha önce belirtilen amaçları gerçekleĢtirip gerçek-

382 Bkz.: Esen, a.e., s.115-116. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.238,

240. ; Bingham - Davies, a.e., s.81. ; Underwood, a.e., s.173-174

139

leĢtirmediğinin kontrolü yapılmalıdır. Bu kontrol sırasında örneğin

aĢağıdaki sorulara yanıt aranabilir:383

Yeni durum hedeflenen amaçları gerçekleĢtirmekte midir ?

Yeni durum planlandığı gibi yürütülmekte midir ?

Yeni durumda, kullanılan kaynaklar/öğeler (insan kaynaklarının

nicelik ve niteliği, yetki ve sorumlulukları, kurallar, araç-gereç ve

donanımın nicelik ve niteliği, mâli kaynaklar, mekân vb.) plana uy-

gun mudur ?

Yeni durum, eski durumun (sorun durumunun) yerini tamamen almıĢ

mıdır?

Yeni durum, önceden belirlenen ya da tahmin edilen verimliliği

(mâliyet verimliliği, zaman verimliliği, kalite verimliliği) ve yararları

sağlamakta mıdır ?

Yeni durumun sağladığı verimlilik ve yarar, önceden belirlenen ya da

tahmin edilen verimliliğin ve yararın altında ise, mâliyet-verimlilik

ve mâliyet-yarar oranını iyileĢtirmek için neler yapılabilir ?

Kütüphane ve bilgi merkezi üst yönetimi, personel ve kullanıcılar

yeni durumdan memnunlar mı, yeni duruma güven duyuyorlar mı ?

Kütüphane ve bilgi merkezi üst yönetiminin, personelin ve kulla-

nıcıların yeni durum ile ilgili sorunları varsa bunlar nelerdir ? Bu

sorunların çözümü için önerileri nelerdir ? vb.

Yeni durumun kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin amaçlarını daha

etkin olarak gerçekleĢtirmede katkısı var mıdır? Bu katkılar nelerdir ?

Bu sorulara alınan yanıtlar ile elde edilen bilgiler, yeni durumun

değerlendirilmesini sağlayarak, çözümün uygulanması ve yürütülmesi

sırasında ortaya çıkan eksikliklerin, yanlıĢların, uyum sorunlarının vb.

olabildiğince erken belirlenmesini ve düzeltmek üzere önlemlerin

alınmasını sağlayabilecektir. Bunun yanında yeni durumun, kütüphane ve

bilgi merkezi sisteminin herhangi bir yerinde oluĢturduğu sorunlara

zamanında ve uygun Ģekilde tepkide bulunmak da mümkün olabilecektir.

Ancak, yeni durumun tam ve doğru olarak değerlendirilebilmesi için,

öncelikle yeni durumun, eski durumun (sorun durumunun) yerini

tamamen alması, diğer bir deyiĢle eski durumun tamamen ortadan


; Bingham - Davies, a.e., s.81.

140

kalkmıĢ olması gerekir.384 Aksi durumda elde edilen bilgiler, yeni durum

ile ilgili yanıltıcı sonuçlar yaratabilirler. Bu durumda, yapılan

düzeltmeler de, yeni durumla ve doğal olarak kütüphane ve bilgi merkezi

sistemiyle ilgili sorunların artmasına neden olabilir.

Yeni durumun değerlendirilmesi aĢamasının bir baĢka önemli

yararı ise, yeni durum ile iliĢkili tüm kütüphane ve bilgi merkezi per-

sonelinin, yeni sistemin izlenip, kontrol edileceğinden önceden haberdar

olmaları sonucu, uygulanan çözüme daha çok ilgi ve özen

gösterebilmeleridir.385 Personelin yeni duruma ilgi ve özen göstermesi,

yeni durumu değerlendirmeyi çok kolaylaĢtıracaktır.

Yeni durumun değerlendirilmesi aĢamasında (6.aĢamada) yapılan

çalıĢmalar sırasında, önceki aĢamalara (1., 2., 3., 4., 5.aĢamalara) ve

bunların alt adımlarına dönmek, o aĢamaları ve alt adımları gözden

geçirmek ve gerekiyorsa yeniden yapmak söz konusu olabilir. Sistem

analiz çalıĢmasını gerçekleĢtiren personelin ve/veya üst yönetim

tarafından yeni durumun değerlendirilmesi konusunda yetkilendirilen ve

görevlendirilen kiĢilerin, kütüphane ve bilgi merkezi yöneticileri,

çalıĢanları ve gerekiyorsa kullanıcılar ile daha önceki tüm aĢamalarda

olduğu gibi „yeni durumun değerlendirilmesi‟ aĢamasında da tartıĢmaları,

bilgi alıĢ veriĢinde bulunmaları, yeni durumun değerlendirilmesini

baĢarıyla gerçekleĢtirmede son derece önemlidir.

Bu aĢama ile sürekli olarak izlenip kontrol edilen ve gerekli

düzeltmeleri zamanında yapılan yeni durumun (uygulanan çözümün),

kütüphane ve bilgi merkezi sisteminde sürekli etkinliğe sahip olacağı,386

içinde bulunduğu kütüphane ve bilgi merkezi alt sistemini ve sistemini de

etkin yapacağı oldukça açıktır.

Bu bölümde, sistem analizinin kütüphane ve bilgi merkezlerine

uygulanması konusu, kuramsal olarak açıklanmıĢtır. Sistem analizi uy-

gulamasına geçmeden önce, analizde kullanılacak metodolojilerle ilgili

bir karar vermek de gerekmektedir. Bu nedenle, bölümün baĢında ge-

nelde katı ve yumuĢak metodolojiler olarak iki gruba ayrılan analiz

metodolojileri hakkında açıklamalar yapılmıĢ; kütüphane ve bilgi mer-

kezleri için, sözü edilen her iki metodolojinin değiĢik türlerinin birleĢ-

tirilerek uygulanmalarının yerinde olacağı görüĢüne varılmıĢtır.




141

Daha sonra, kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sis-

tem analizinin aĢamaları üzerinde durulmuĢ; bu aĢamalar, tüm durumları

kapsayacak genel bir çerçevede belirlenmeye çalıĢılmıĢtır. Sistem

analizinin, sorun durumundan, yeni çözümün ya da durumun değer-

lendirilmesine kadar süren altı ayrı aĢamada gerçekleĢtirilebileceği

açıklanmıĢtır.

Bu bölümde kuramsal olarak açıklanan sistem analizinin, bir ya

da birden fazla kiĢi yahut bir ekip tarafından yapılabileceği de belir-

tilmiĢtir. Yine, analiz yapacak kiĢi veya kiĢilerin sahip olması gereken

meslekî bilgi ve kiĢilik özellikleri de açıklanmıĢtır. Buna ek olarak,

sistem analizi sırasında, birden çok bilgi toplama teknik/yöntemlerinden

ve bilgi kaynaklarından yararlanmanın önemine dikkat çekilmiĢtir.

Kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sistem analizinde

karĢılaĢılan baĢlıca sorunlardan birinin, çözüm önerilerinin verimlilik ve

etkinliğinin saptanması olduğu ortaya çıkmıĢtır. Bir baĢka önemli sorun

ise, sistem analizinde önerilen çözümlerin uygulamaya geçirilememesi

ve buna bağlı olarak bu çözümlerin değerlendirilememesidir. Böyle bir

sorunun, sistem analizi çalıĢmasının yararını azaltacağı ise açıktır.

Uygulamaya geçmenin mümkün olması halinde de, bu geçiĢin

seçenekleri de ele alınmıĢtır. Nihayet, sistem analizinin her aĢamasında,

analizi yapacak kiĢi/kiĢilerin, analize konu olan sistemin üst yöneticileri,

diğer çalıĢanları, hatta kullanıcılarıyla sürekli görüĢerek bilgi alıĢ-

veriĢinde bulunmaları gerektiği de belirtilmiĢtir.

142

4. BÖLÜM

BĠR UYGULAMA: ĠSTANBUL ÜNĠVERSĠTESĠ KÜTÜPHANE VE

DOKÜMANTASYON DAĠRE BAġKANLIĞI SĠSTEMĠNDE

BAĞLI BĠRĠMLERE YAYIN SAĞLAMA ĠLE ĠLGĠLĠ BĠR

SĠSTEM ANALĠZĠ ÇALIġMASI

Bu bölümde, kütüphane ve bilgi merkezinde sistem analizi

çalıĢması ile ilgili bir örnek verilerek, sistem analiz çalıĢmasının

kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanabilirliği gösterilmeye

çalıĢılacaktır.

Önceki bölümde, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analiz

çalıĢmasının aĢamalarının bütünü iĢlenmeye çalıĢılmıĢtır. Ancak, oldukça

geniĢ kapsamlı böyle bir çalıĢmanın bir ekip tarafından ve uzun bir

sürede gerçekleĢtirilebileceği de açıktır. Bu nedenle, bu uygulama

çalıĢmasında, Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlığı‟nın bir alt sistemi olan „Bağlı Birimlere Yayın Sağlama‟ alt

sisteminin sorunlarının, sistem yaklaĢımı kavramı ıĢığında sistem analiz

yöntemlerinden bazılarının kullanılarak saptanmasına ve saptanan bu

sorunlara çözüm bulunmasına çalıĢılacaktır. Böylece, sınırlı da olsa,

sistem analiz çalıĢmasının uygulanıĢına somut bir örnek verilecektir.

Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlığı Sisteminin, Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sisteminde

yapılacak böyle bir sistem analiz çalıĢması öncesi, Ġstanbul Üniversitesi

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sistemi ile ilgili bazı

özelliklerin açıklanması, yapılacak sistem analiz çalıĢmasında uygulama

alanı olarak seçilen sistem ve alt sistemin daha iyi algılanmasına

yardımcı olacaktır.

1 Sistemin BaĢlıca Özellikleri

Bugünkü sistemin geçmiĢe dayalı uzantısı, 1924 yılına kadar

inmektedir. 1924 yılında Ġstanbul Darülfünun Merkez Kütüphanesi adıyla

kurulmaya baĢlayan kütüphane, Türkiye Cumhuriyeti Devleti‟nin ilk

üniversite kütüphanesidir. 1925 yılında Mustafa Kemal Atatürk‟ün

izniyle, Yıldız Sarayı Kütüphanesi‟ni de bünyesine alan kütüphane, diğer

bağıĢlar ve satın almalarla da kısa sürede büyüyerek, geçmiĢ ile bugünü,

doğu ile batıyı birleĢtiren büyük ve önemli bir araĢtırma kütüphanesi

143

olmuĢtur.387 “1933 yılında gerçekleĢen üniversite reformuyla adı

„Ġstanbul Üniversitesi Kütüphanesi‟ne dönüĢtürülmüĢtür. 1934 yılında

Basma Yazı ve Resimleri Derleme Kanunu kapsamına alınarak,

Türkiye‟de yayınlanan her eserden birini toplamaya baĢlamıĢtır. 1982

yılından sonra adı „Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon

Daire BaĢkanlığı‟ olarak geliĢtirilmiĢtir.”388

“KuruluĢ yıllarında çok büyük sanılan ilk binası, 1913 yılında

Kadılar Mektebi olarak yapılmıĢtır. Hızla büyüyen dermesine bu bina

1950‟li yıllarda dar gelmeye baĢladığı için, kütüphane çevre binalardaki

ek depolara yayılmıĢtır. Bugün Nadir Eserler ve Müze Kütüphanesi adını

taĢıyan bu eski bina 3 katlıdır ve 677 m2‟lik bir alanı kaplar.”389 1981

yılında yapımı tamamlanan yeni bina ise Beyazıt Meydanı‟ndadır ve eski

binaya yakındır. Yer altında bulunan 3 kat depolarıyla birlikte 6 katlı olan

yeni bina 8500 m2 dir.390 “Yerli ve yabancı basma kitaplarla, dergiler bu

binaya 1982 yılında taĢınmıĢtır. 800 kiĢilik oturma yeri vardır. Kütüphane

ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı yönetim kadrosu da yeni binada

görev yapmaktadır.”391

Ġstanbul Üniversitesi sınırları içinde bulunan fakülte, yüksek okul,

enstitü ve araĢtırma merkezlerine yerli ve yabancı kitap, dergi, CD-ROM

vb. yayınları satın alma iĢlemleri -ki sistem analizi çalıĢmasının

uygulanacağı alt sistemde bu yeni binada bulunan „Bağlı Birimler ġube

Müdürlüğü‟ tarafından yürütülmektedir.392

Ġlk yöneticiliğini H.Fehmi Ethem Karatay (1888-1968)‟ın

yaptığı393 kütüphanenin Ģu andaki yöneticisi, 1994 yılında Ġstanbul

Üniversitesi Rektörü Prof.Dr.Bülent Berkarda tarafından, önce bağlı

birimlerle merkez iliĢkisini düzenleyecek danıĢman olarak, daha sonra ise

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkan Vekili olarak

görevlendirilen Prof.Dr.Meral Alpay‟dır.394

387 Meral Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi. (metin fotokopidir) 1995, s.1. ;

ayr.bkz.: Meral Alpay, “İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi”, Bilge, 7(1995), s.109.

388 A.e.a.y.

389 A.e.a.y.

390 A.e.a.y.

391 A.e.a.y.

392 A.e.a.y.

393 A.e.a.y. ; ayr.bkz.: Müjgan Cunbur, “Fehmi Ethem Karatay”, Türk Kütüphaneciler

Derneği Bülteni, 17, 1(1968), s.3-7.

394 Kütüphane ile ilgili ayrıntılı bilgi için bkz.: Nurhan Atasoy, “İstanbul Üniversitesi

Kütüphanesi”, İstanbul Üniversitesi Bülteni, 5(1977), s.30-32. ; “İstanbul

Üniversitesi Kütüphanesi çalışmaları”, İstanbul Üniversitesi Bülteni, 13(1980),

144

1.1 „Bağlı Birimler’ Kavramı

Burada Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon

Daire BaĢkanlığı ile ilgili diğer özelliklere geçmeden önce, yapılacak

sistem analiz çalıĢmasında da önemli bir yere sahip olan „bağlı birimler‟

kavramının anlamı ile ilgili açıklama yapmak yararlı olacaktır. Çünkü,

hem mekân olarak geniĢ bir coğrafyaya yayılan, hem de hizmet olarak

aynı okur kitlesine hizmet veren farklı kütüphanelerin oluĢturduğu bir

sistemle karĢı karĢıyayız. Bu sistem içinde, farklı kütüphanelerle merkez

kütüphane iliĢkisi de zaman zaman değiĢmektedir. Aslında bu durum,

yalnız inceleme alanımız olan Ġstanbul Üniversitesi‟nde değil,

Ġstanbul‟daki baĢka üniversitelerle Türkiye‟deki farklı illerde bulunan

baĢka üniversitelerde de görülür. Bunun nedeni, Türkiye‟de

üniversitelerin değiĢik zamanlarda ve koĢullarda farklı üniversite

modelleri örnek alınarak kurulmuĢ olmasıdır. Bunları iki grupta toplamak

olanaklıdır:395 (1) Dağınık yapılı üniversiteler, (2) merkezi yapılı

üniversiteler.

Dağınık yapılı üniversiteler grubuna girenler, ya önceden

kurulmuĢ fakülte veya yüksek okullar bir araya getirilerek üniversite adı

altında toplanmıĢ, ya da üniversite kurulurken fakülte veya yüksek

okulların bağımsız çalıĢması kabul edilmiĢtir. Dağınık yapı yüzünden, bu

üniversitelere bağlı fakülte veya baĢka birimlerin belli bir yerleĢim

alanında toplanmaları da mümkün olamamıĢ; bunlar Ģehrin farklı

semtlerinde, birbirlerinden kilometrelerce uzaklıktaki birimler olarak

yaĢamlarını sürdürmek durumunda kalmıĢlardır. Ġstanbul Üniversitesi de

bu gruba giren üniversitelerimizdendir. Merkezi yapılı üniversiteler ise,

genellikle Anglo-Amerikan modeli örnek alınarak kurulmuĢ,

merkeziyetçi bir yönetime sahip, bütün veya baĢlıca birimlerinin aynı

yerleĢim alanında bulunduğu üniversitelerdir (örneğin Boğaziçi,

Hacettepe, Orta Doğu Teknik Üniversiteleri vs.).396

4 Kasım 1981‟de kabul edilen 2547 sayılı „Yüksek Öğretim

Kanunu‟, Türkiye‟de bütün yüksek öğretim kurum ve kuruluĢlarını,

fakülte veya yüksek okul olarak birer üniversite birimi durumuna

s.30-31. ; Meral Alpay, “Bir temel atma töreni ve düşündürdükleri”, Kütüphane:

dünü yarına bağlayan köprü, İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul

Şubesi, 1990, s.182-186. ; Meral Alpay, “İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve

Dokümantasyon Dairesi”, Kütüphane: dünü yarına bağlayan köprü, İstanbul: Türk

Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi, 1990, s.254-255.

395 Necmeddin Sefercioğlu, “Yasa dayanağı açısından üniversite kütüphaneleri”, Türk

Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 32, 2(1983), s.74.

396 A.e.a.y.

145

getirmiĢ; yukarıda sözü edilen değiĢik yapılardaki üniversiteleri

“merkeziyetçi” bir yapıya kavuĢturmayı amaçlamıĢtır.397

2547 sayılı “Yüksek Öğretim Kanunu” ile merkezileĢme eylemi

baĢlayınca, bu eyleme en güç katılan üniversiteler, doğal olarak „campus‟

düzeni denen külliye biçiminde kurulmamıĢ olan dağınık yapılı

üniversiteler olmuĢtur.398 Kütüphaneler açısından bakıldığında, dağınık

yapılı üniversitelerin, dağınık binalarda belki de bulundukları Ģehrin

farklı semtlerine yerleĢmiĢ olan fakültelerin, yüksek okulların,

enstitülerin vb.nin kütüðhaneleri için Rektörlüğe bağlı olarak

„merkez‟den yönetilen yeni bir kütüphaneler sistemi kurması gerekmiĢtir.

Bunları göz önüne alan Yüksek Öğretim Kurulu, 19 Ağustos 1982‟de

kütüphaneler ile ilgili Ģu ilke kararını almıĢtır:399 “Kütüphanelerin

merkezi bir kayıt ve yönetim altında toplanması, bir üniversitedeki kitap

ve periyodiklerin satın alma ve abonman iĢlemlerinin tek elden

yürütülmesi, uzmanlık konularına ait bazı kitapların kayıtlarının

merkezde tutulmak Ģartıyla bölümlerde bulundurulmasına...” Bu kararla

yönetimin tek elde toplanması, kitap ve dergi sipariĢlerinin tek bir

merkezden yürütülmesi, kayıtların bir merkezde toplanması öngörülmüĢ,

böylece mâli kaynakların en etkili bir biçimde kullanılması amaçlanmıĢ;

ancak araĢtırıcıların çalıĢmalarını yaparken ve eğitim-öğretim

faaliyetlerini yürütürken gereksinim duydukları yayınları da elleri altında

bulundurmalarına imkân tanınmıĢtır.400 Yine 21 Kasım 1983‟de

yayınlanarak yürürlüğe giren „124 sayılı yüksek öğretim üst kuruluĢları

ile yüksek öğretim kurumlarının idari teĢkilatı hakkındaki kanun

hükmünde kararname‟401 ile üniversitenin fakülte, yüksek okul, enstitü

vb. birimlerinin kütüphanelerinin üniversitenin Kütüphane ve

Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟na bağlanmasına çalıĢılmıĢtır. Bağlı

397 A.e.a.y.

398 Bkz.: Oya Fişek, “Dağınık yerleşimli üniversitelerde kütüphane hizmetlerinin

merkezileştirilmesi sorunu”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 32, 2(1983),

s.66.

399 Nilüfer Tuncer, “Üniversite kütüphanelerinin merkezileştirilmesi konusunda Yüksek

Öğretim Kurulu'nun görüşü ve Yüksek Öğretim Kurulu Dokümantasyon Merkezi”,

Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 32, 2(1983), s.70.

400 Bkz.: A.e.a.y. ; Erol Pakin, “Üniversite sitesi biçiminde teşkilatlanmamış yüksek

öğretim kurumlarında merkez kütüphane ile üniversitenin diğer kütüphanelerindeki

haberleşme sorunu”, Türkiye'de kütüphane alanında teori ile uygulama ilişkisi

sempozyumu, 7-8 Mayıs 1987. haz. Meral Alpay. İstanbul: İstanbul Üniversitesi

Edebiyat Fakültesi Kütüphanecilik Bölümü, 1988, s.143.

401 “124 sayılı yüksek öğretim üst kuruluşları ile yüksek öğretim kurumlarının idari

teşkilatı hakkındaki kanun hükmünde kararname”, Resmi Gazete, sayı: 18228, 21

Kasım 1983.

146

birimler kavramının dayandığı temel budur ve Ġstanbul Üniversitesi

sınırları içinde bulunan fakülte, yüksek okul, enstitü ve araĢtırma

merkezlerinin kütüphaneleri için de „bağlı birimler‟ kavramı

kullanılmaktadır. Ġstanbul Üniversitesi sınırları içinde bulunan irili ufaklı

„bağlı birim‟ (kütüphane) sayısı ise yaklaĢık 160 civarındadır. Bunların

16‟sı fakülte, diğerleri bölüm, enstitü, yüksek okul, araĢtırma ve

uygulama merkezleri kütüphaneleridir.

1.2 Teknik Hizmetler


BaĢkanlığı‟nda yeni binada, derleme, bağıĢ ve satın alma yolları ile

sağlanan yayınlar AAKK2 (Anglo-Amerikan Kataloglama Kuralları

2)‟ye göre kataloglanmakta; kitaplar sağlama sırasına göre kitap

deposuna, süreli yayınlar ise yerli ve yabancı ayrı ayrı alfabetik olarak

süreli yayın deposuna yerleĢtirilmektedir. Tezler ise, sağlama sırasına

göre yerleĢtirilmektedir. Yeni binada bulunan katalog türleri, kitaplar için

alfabetik katalog ve sistematik konu kataloğu (EOS), süreli yayın

kataloğu, tezler için alfabetik yazar kataloğu ve alfabetik konu

kataloğudur. Eski binada ise, yazma ve eski harfli basma eserler ayrı ayrı

sağlama sırasına göre yerleĢtirilmiĢtir. Katalog türü alfabetik katalogdur

(yazar ve eser adı). Bu ayrı katalogların ortak (toplu) bir temel kataloğu

henüz yoktur. Aynı yokluk, parçalanma yüzünden (kitap-tez) yeni binada

da söz konusudur.

BaĢkanlığın teknik hizmetlerle ilgili bugünkü iĢ hacmine ıĢık

tutabilecek bazı bilgileri vermek yararlı olacaktır:


BaĢkanlığı‟nda 1995 yılında, 10.448 kitap-tez-ayrı basım demirbaĢ

defterine kaydedilmiĢtir. 10.747 kitap kataloglanıp konu numarası almak

üzere tasnif edilmiĢ; 18.247 fiĢ daktiloda çoğaltılmıĢ; 37.600 adet

sistematik fiĢ, sistematik konu kataloğu kutularına yerleĢtirilmiĢtir. Aynı

yıl 400 adet kitap ve dergi, 300 adet de gazete ciltlettirilmiĢtir.402

1.3 Yararlandırma


BaĢkanlığı‟nda 1994 yılında Daire BaĢkan Vekili Prof.Dr.Meral Alpay

tarafından alınan bir kararla, „nadir eser‟ kavramı yalnızca yazma ve eski

harfli basma eserleri içermemekte; aynı zamanda Türkiye‟de yayınlanmıĢ

tüm bilimsel yayınları da kapsamaktadır. Böylece Cumhuriyet

402 Meral Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

Başkanlığı 1995 yılı çalışma raporu. (metin fotokopidir) 1996, s.2-3.

147

döneminde yayınlanmıĢ, artık nadir eser durumuna gelmiĢ yerli ve

yabancı kitapların da ayıklanıp eski binaya yerleĢtirilmesi

planlanmaktadır.403 Zaten nadir eser kavramının anlamı da, bugünkü

uygulamalarla geniĢletilmeye çalıĢılmaktadır.

Kütüphanede yerel ödünç verme hizmeti, 1994 yılında

kaldırılmıĢtır. Ancak, kütüphaneler arası ödünç verme hizmeti

sürdürülmektedir.404 Yerel ödünç verme hizmetinin kaldırılmasına

karĢılık, çalıĢma saatleri uzatılmıĢ, fotokopi hizmeti sorun olmaktan

çıkarılmıĢtır.

Fotokopi, mikrofilm, mikrofilmlerden çoğaltma slayt, kart baskı,

CD-ROM tarama, internet hizmetleri verilmektedir. Yerli ve yabancı

okurlar, bu hizmetlerden posta yolu ile de yararlanabilmektedir. 1995

yılında Japonya, Avrupa ve Amerika‟daki çeĢitli kullanıcılara, Almanca

ve Ġngilizce dillerinde 115 mektup yazıldığı saptanmıĢtır. Bu sayının

içinde, yabancı dilde yapılan faks ve telefon görüĢmeleri yoktur.405

Yeni binada, daha önce Pazartesi-Cuma 09.00-12.00, 13.00-17.00

olan çalıĢma saatleri, 1995‟de Pazartesi-Cuma 09.00-20.30, Cumartesi

günleri 10.00-17.00 olarak uzatılmıĢtır.406

Okur yelpazesi öğretim üye ve yardımcılarından, lisans-yüksek

lisans-doktora öğrencilerine, okur zorlaması yüzünden lise öğrencileri

dahil tüm Ġstanbul halkına yayılacak biçimde geliĢtirilmiĢtir.407

Yeni binada 1995 yılında 30.513 kitap ve 12.700 süreli yayın

olmak üzere 43.213 cilt eser depodan okuma salonlarına çıkarılmıĢ ve

kullanıma sunulmuĢtur.408

Ġstanbul içindeki ve dıĢındaki diğer üniversite kütüphanelerinden

256 adet kitap, ödünç veya fotokopi olarak getirtilmiĢtir.409

Diğer üniversitelerden istenen 53 kitap ve makale kütüphaneler

arası ödünç verme yoluyla veya fotokopi yoluyla karĢılanmıĢtır.410

403 Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi..., s.3.

404 A.e.a.y.

405 A.e.a.y.

406 Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

1995 yılı çalışma raporu..., s.2.

407 A.e.a.y.

408 A.e., s.1.

409 A.e.a.y.

410 A.e.a.y.

148

Yalnız „Nadir Eserler ve Müze Kütüphanesi‟nden 3.882

kullanıcıya 40.320 adet (fotokopi, slayt, renkli fotoğraf, siyah-beyaz

fotoğraf, varak sayısıyla mikrofilm) röprodüksiyon verilmiĢtir.411

1.4 Personel

1994 yılında Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon

Daire BaĢkanlığı‟nda personelin nicelik ve eğitim durumu, aĢağıdaki

gibidir (Ģekil-55):412

Okur yazar Ġlkokul Ortaokul Lise Yüksek Okul Ün.Lisans Ün.Yük.Lis.

Yeni binada 1 8 2 13 1 5 1

Eski binada 2 1 1 1 1

Toplam=37 1 10 3 14 1 6 2

0

2

4

6

8

10

12

14

Okur yazar Ġlkokul Ortaokul Lise Yüksek Okul Ün.Lisans Ün.Yük.Lis.

1

8

2

13

1

5

12

1 1 1 11

10

3

14

1

6

2

Yeni binada

Eski binada

Toplam

ġekil-55. 1994 yılı personel nicelik ve eğitim durumu

1994 yılında Ġ.Ü. Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanlarından

ve öğrencilerinden de destek alınmıĢtır. Bölümdeki öğretimle

kütüphanedeki hizmetlerin ve iĢlerin yeniden yapılandırılması interaktif

(eylemler arası birlik) yöntemle birleĢtirilmiĢtir.

1996 yılında ise, Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve

Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda personel nicelik ve eğitim düzeyi

aĢağıdaki durumdadır (Ģekil-56):413

411 2.04.1996 günü Prof. Dr. Meral Alpay'dan alınan veriler.

412 Personel ile ilgili bu bilgiler İ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

personel kayıtlarından elde edilmiştir.

413 Personel ile ilgili bu bilgiler İ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

personel kayıtlarından elde edilmiştir.

149

Okur yazar Ġlkokul Ortaokul Lise Yük.Okul Ün.Lisans Ün.Yük.Lis

Yeni

binada1 5 3 4 3 8 1

Eski binada 2 1 1 2 1

Toplam=32 1 7 4 5 3 10 2

0

2

4

6

8

10

Okur yazar Ġlkokul Ortaokul Lise Yük.Okul Ün.Lisans Ün.Yük.Lis.

1

5

34

3

8

12

1 12

11

7

45

3

10

2

Yeni binada

Eski binada

Toplam

ġekil-56. 1996 yılı personel nicelik ve eğitim durumu

1996 yılında saat baĢı ücret alan 28 öğrenci ve Ġ.Ü.

Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanlarından yapılan

görevlendirmelerle stajların yanında, ucuz iĢgücü de yaratılmıĢtır.414

Bu tablolardan ve grafiklerden de anlaĢıldığı gibi, kadrolu

personel sayısının 37‟den 32‟ye düĢmüĢ olmasına karĢın, okur yazar

personel sayısı değiĢmemiĢ; ilkokul mezunu personel sayısı azalmıĢ;

ortaokul mezunu personel sayısı artmıĢ; lise mezunu personel sayısı

azalmıĢ; yüksek okul mezunu personel sayısı artmıĢ; üniversite lisans

mezunu sayısı artmıĢ; üniversite yüksek lisans mezunu sayısı aynı

kalmıĢtır. Azalan yardımcı personel ile ortaya çıkan iĢgücü açığı, saat

baĢı ücret alan öğrencilerle kapatılmaktadır. Öte yandan, yüksek okul ve

üniversite lisans mezunu personelin sayısının artması, personelin

niteliğinin de artmıĢ olduğunun bir belirtisi sayılmalıdır.


BaĢkanlığı‟nın Prof.Dr. Meral Alpay tarafından hazırlanan, 15 Kasım

1988 tarihli 19990 sayılı Resmi Gazete‟de yayımlanarak yürürlüğe giren

yönetmeliğinden415 hareketle BaĢkanlığın örgütlenme yapısı aĢağıdaki

organizasyon Ģeması (Ģekil-57) ile özetlenebilir.

414 Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

1995 yılı çalışma raporu..., s.1.

415 “İstanbul Üniversitesi kütüphaneleri yönetmeliği”, Resmi Gazete, sayı:19990, 15

Kasım 1988, s.26-28.

150

Daire BaĢkanı

Sekreter

Bağlı Birimler veDokümantasyon

Şub.Md.

MerkezKütüphane

Şub.Md.

Nadir Eserler veMüze Kütüphanesi.

KataloglamaSınıf. Yerleş.

Sağlama

Bakım ve Onarım

YararlandırmaHizmetleri

YararlandırmaHizmetleri

Depo

YardımcıHizmetler

Güvenlik

Temizlik

Güvenlik

Temizlik

Reproduksiyon(fotokopi, vb.)

Ktp. Ġçinde

Yararlandırma

Depo

Ktp.içinde

Yararlandırma

YardımcıHizmetler

DanıĢma

Hizmeti

Bağlı BirimlereYayın Sağlama

DokümantasyonHizmetleri

DanıĢmanlarKurulu

Şub.Md.

Reproduksiyon(fotokopi, vb.)

Ktp.ler arasıödünç verme

KataloglamaSınıf. Yerleş

ġekil-57. Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın 15

Kasım 1988 tarihli 19990 sayılı Resmi Gazete‟de yayımlanarak

yürürlüğe giren yönetmeliğinden yararlanılarak hazırlanan organizasyon

Ģeması

Mart 1996‟da, hedeflenen bu örgütlenme yapısı içinde personelin

kadrolara göre dağılımı Ģöyledir (Ģekil-58):

151

Daire BaĢkanı (yok)

Sekreter (yok)

Bağlı Birimler ve

Dokümantasyon

Merkez

Kütüphane

Nadir Eserler ve

Müze Kütüphanesi

Uzman Kütüphaneci

Şube Müdürü

Şef

Kütüphaneci

Ayniyatçı (BaĢkanlığın bütününe hizmet vermektedir.)

Memur

Daktilo

Hizmetli

TOPLAM

7

2

2

1

1

7

2

2

8

32

Teknisyen

1

2

1

-

-

-

1

2

4

-

1

1

1

7

2

1

6

2

-

-

-

-

-

-

-

-

TOPLAM: 7 23 2

*

* 1'i Nadir Eserler Şub.Md. diğeri Müze Şub.Md.

ġekil-58. Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda

personelin kadrolara göre dağılımı (Mart 1996)

Yukarıda kadrolara göre dağılımı görülen personelin yaptığı iĢler

ise Ģunlardır:

1. Nadir Eserler ve Müze Kütüphanesi:

Uzman Kütüphaneci:

Yasemen Akçay (lisans): Eski eserlerin kataloğunu hazırlama.

ġube Müdürü:

Duhter Uçman (lisans): Nadir Eserler ġub.Md.

Hatice ÇeĢmeci (lisans): Müze ġub.Md.

ġef:

Fatma Yılmaz (lise).

Teknisyen:

Recep TaĢkın (orta): Fotokopi, mikrofilm, fotoğraf çekimi.

Hizmetli:

Gülbey Bülbül (ilk): Okuma salonu görevlisi ve temizlik.

Ekrem Tataroğlu (ilk): Gece bekçiliği.

152

2. Merkez Kütüphane:


Nilüfer Özdemir (lisans): Kataloglama, sınıflama, staj yapan öğrencilerin

izlenmesi, kitap istemede çıkan sorunların çözümü.

Kemal Öztürk (lisans): Süreli yayınlar, kütüphaneler arası ödünç verme,

CD-ROM tarama, açık rafların düzeninin yönetimi.

Selçuk SüzmetaĢ (lisans): Kataloglama, sınıflama, depoya yardım,

derlemenin açılması ve kontrolü, gerekli kütüphane malzemesinin piyasa

araĢtırması, cilt iĢlemleri.

Özlem Tarak (lisans): DanıĢma, kütüphaneler arası ödünç verme, CD-

ROM tarama, araĢtırma katındaki yayınların (ansiklopedi, sözlük,

bibliyografya, abstract vb.) düzenlenmesi, süreli yayın iĢlemleri, süreli

yayınlar için okur kataloğunun güncelleĢtirilmesi ve güncel tutulması,

Ġ.Ü. süreli yayın toplu kataloğuna katılma.

ġef:

Tülay Güngör (yük.okul): Süreli yayınlar, derleme paketlerinin açılması,

iĢlenmesi, izleme kartı olmayanlara kart çıkarılması.

Ayniyatçı:

Kadriye Varol (lise): Faturaların ödeme iĢlemleri.

Kütüphaneci:

Janset Duman (lisans): Kataloglama ve sınıflama.

Memur:

Gülderen Ülker (yük.okul): Yararlandırma (banko), tezlerin iĢlemleri,

fotokopisi çekilen eserlerin fiĢlerden izlenmesi.

Efnan Gevrek (yük.okul): YÖK‟ün bilimsel yayın kataloğu için veri

girme (öğreniyor).

Önder Aksoy (lise): Yararlandırma, fotokopi, depo.

Özer Argan (lisans): Kataloglama ve sınıflama.

Macit Uzaldı (lise): Fotokopi.

Hakan Tarlasız (lise): Süreli yayınlar deposu. AkĢam fotokopi.

Mehmet Yılmaz (orta): Kitap deposu.

Daktilo:

ġenay Erendor (lisans): Daktilo ve sekreterlik.

153

Gülseren Özsandık (ilk): FiĢ çoğaltma.

Teknisyen:

Nevzat ġeker (okur-yazar): Kalorifer, kapı görevi.

Hizmetli:

Arif Karasoy (orta): Kitap deposu.

Kemal Altınkök (ilk): Temizlik ve çay ocağı.

Azem Kanatlar (ilk): Temizlik.

Hasan Köroğlu (ilk): Temizlik.

ġehnaz Veral (orta): Depo ve temizlik.

ġerafettin Yılmaz (ilk): Temizlik, kurye

3. Bağlı Birimler ve Dokümantasyon:


Güler Demir (yüksek lisans): Yayın satın alımı, izlenmesi, dağıtımı,

internet hizmetleri ve kullanıcı eğitimi, bağlı birimlerden gelen

yararlanma isteklerinin karĢılanması.

Ayla TüfekçibaĢı (lisans): Dokümantasyon hizmeti, diğer kütüphanelere

bağıĢların seçimi ve gönderilmesi.

Sonuç olarak, Mart 1996‟da kadrolara, personel sayısına ve

personelin yaptıkları iĢlere bakıldığında, Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane

ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı yönetmeliğinde hedeflenen

örgütlenmenin tam olarak gerçekleĢtirilemediği; ayrıca her personelin bir

çok farklı iĢte çalıĢması nedeniyle, bu tarih itibarıyla çalıĢan personelin

de gösterilebileceği var olan organizasyonun doğru bir Ģemasının

çizilemeyeceği saptanmıĢtır. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlığı yönetmeliğinde hedeflenen örgütlenmenin tam olarak

gerçekleĢtirilememesinin ana nedeni, Kütüphane ve Dokümantasyon

Daire BaĢkanlıkları‟nın kurulması ve örgütlenmesi için gerekli alt

yapının (kadro, bütçe, mevzuat vb.) sağlanmamıĢ olmasıdır. Buna karĢın

Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda yönetmelikte

belirlenen amaçların ve hizmetlerin büyük bir kısmının yerine

getirilmekte olduğu görülmektedir. Bu durumun ise, Ġ.Ü.Kütüphane ve

Dokümantasyon Daire BaĢkan Vekili‟nin ve personelinin Bölüm

öğrencileri ve öğretim elemanlarıyla birlikte büyük kiĢisel çabaları ile

gerçekleĢebildiği açıkça gözlenebilmektedir. Bu çabaların heyecan ve

iftiharla anlatılması eylemler arası birlik yönteminin baĢarıyla

uygulanmasına bağlanabilir, sanıyorum.

154

1.5 Derme

1995 yılı itibarıyla Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve

Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın dermesi Ģu durumdadır:416

Yazma (Türkçe) 9.943

Yazma (Arapça) 6.967

Yazma (Farsça) 1.615

Yazma (Diğer) 81

TOPLAM 18.606

Eski harfli Türkçe kitap 25.375

Eski harfli Türkçe gazete 212

TOPLAM 25.587

Yeni harfli yerli ve yabancı basma kitap TOPLAM 400.000

Yeni harfli yerli ve yabancı izlenmeyen dergi 13.421

Yeni harfli yerli ve yabancı izlenen dergi 2.579

TOPLAM 16.000

Eski ve yeni tez (lisans, yüksek lisans, doktora) TOPLAM 30.000

Hat ve levha 586

Harita (pafta/rulo) 1.350

Müzik notası 212

Fotoğraf albümü 80

Mikrofilm(makara ve kare): 30.370

TOPLAM 32.598

GENEL TOPLAM417 522.791

Bu sayılardan anlaĢıldığı gibi kütüphanede dil ve kültür ayrımı

yapmadan 500.000‟in üstünde bibliyografik birim, 1.000.000‟un üzerinde

416 Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi..., s.1-2.

417 Henüz sayıları kesin olarak bilinemeyen teknik işlemleri yapılmamış eski bağışlar ve

fazla nüshalar (tahminen 50.000) bu sayı içinde yer almamıştır.

155

de cilt vardır. Yine dermenin ayrıĢtırılmıĢ durumunu yansıtan yukarıdaki

sayılardan, bu kütüphanede Türkiye Cumhuriyeti Devleti‟ni kuran

insanların uzak ve yakın geçmiĢiyle birlikte, Türkiye Cumhuriyeti‟nin

bilimsel tarihini yansıtan her tür belgenin bulunabileceği, bu yüzden de

hedef kitle belirlemesinin çok zor olacağı görülebilir.418

1.6 Donanım:

1994 yılında eski binada 1 adet mikrofilm kamerası, 1 adet

mikrofilm banyosu, 1 adet mikrofilm okuyucusu ve 1 adet de kart baskı

makinesi bulunmaktaydı. 1996 yılında bunlara 1 adet mikrofilm okuyucu

ve basıcı makine eklenmiĢ ve böylece mikrofilm sistemi geliĢtirilmiĢtir.

1994 yılında yeni binada 1 adet faks makinesi bulunmaktaydı.

1995 yılında buna 1 adet modem (14.400 Bps) eklenmiĢ ve BaĢkanlığın

ulusal ve uluslararası kayıtlı bilgi alıĢ veriĢinde kullandığı bu tür araç

sayısı 2‟ye çıkmıĢtır.

1994 yılında eski binada 1 adet, yeni binada ise arızalı 1 adet

fotokopi makinesi bulunmaktaydı. 1996 yılı itibarıyla eski binadaki

fotokopi makinesi sayısı değiĢmemiĢ; ancak, yeni binada arızası giderilen

fotokopi makinesine 2 adet yeni fotokopi makinesi daha eklenmiĢ ve

fotokopi makinesi sayısı 3‟e çıkmıĢtır (Ģekil-59).

1994 1996

Yeni binada 1 3

Eski binada 1 1

Toplam 2 4

0

1

2

3

4

1994 1996

1

3

1 1

2

4

Yeni binada

Eski binada

Toplam

ġekil-59. 1994 ve 1996 yıllarında BaĢkanlık‟da bulunan fotokopi

makinelerinin nicelik durumu

1994 yılında yeni binada 1 adet bilgisayar (286- 1mb RAM,

80mb HD kapasiteli) ve 1 adet yazıcı (136 kolon dot matrix)

418 Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi..., s.1-2.

156

bulunmaktayken, eski binada bilgisayar sistemi yoktu. 1996 yılı itibarıyla

yeni binada 9 adet bilgisayar (5‟i 486 DX2 66- 8mb RAM, 540mb HD

bunlardan ikisine bir dahili, bir harici CD sürücü bağlı; 2‟si 486 SX 33-

8mb RAM, 540mb HD bunlardan biri CD sürücülü; 1‟i 486 SX 33- 4mb

RAM, 80mb HD; 1‟i 8086 XT- 640K RAM, 10mb HD) 6 adet yazıcı

(1‟i Laser; 2‟si Inkjet; 2‟si 80 kolon dot matrix; 1‟i 136 kolon dot

matrix), eski binada ise 1 adet bilgisayar (286- 1mb RAM, 40mb HD

kapasiteli) 1 adet yazıcı (80 kolon dot matrix) bulunmaktadır (Ģekil-60).

Bilgisayar (1994) Bilgisayar (1996) Yazıcı (1994) Yazıcı (1996)

Yeni binada 1 9 1 6

Eski binada 1 1

Toplam 1 10 1 7

0

2

4

6

8

10

Bilgisayar(1994)

Bilgisayar(1996)

Yazıcı(1994)

Yazıcı(1996)

1

9

1

6

1 11

10

1

7

Yeni binada

Eski binada

Toplam

ġekil-60. 1994 ve 1996 yıllarında BaĢkanlık‟da bulunan bilgisayar ve

yazıcıların nicelik durumu

1996 yılında yukarıda sözü edilen bilgisayarların ve yazıcıların

kullanıldıkları iĢler Ģekil-61 ve Ģekil 62‟deki gibidir:

486 DX2 66(8mb RAM,540mb HD)

486 SX 33(8mb RAM,540mb HD)

486 SX 33(4mb RAM,80mb HD)

286(1mb RAM,40mb. HD)

8086 XT(640K RAM,10mb HD)

Satın alma,internet,BaĢkanlıkyazıĢmaları(1 adet)

Makaleler/dokümantasyon-(1 adet)

Satın alma(1 adet)

Nadir Eserlerve MüzeKütüphanesiyazıĢmaları,reproduksiyonistek takibi vebib.bilgi girişi(1 adet)

YÖK BilimselYayınlarKataloğu içinbibliyografikbilgi girişi(1 adet)

Sekreterya(1 adet)

Süreliyayınlar, CD-ROM tarama(1 adet)

Derleme(1 adet)Ayniyat, tezişlemleri(1 adet)Makaleler/dokümantasyon-(1 adet)

ġekil-61. 1996 yılında BaĢkanlık‟da bilgisayarların kullanıldığı iĢler

157

Laser Inkjet 80 kolon dotmatrix

136 kolon dotmatrix

Satın alma,internet, Başkan-lık yazıĢmaları,ayniyat(1 adet)

Süreli yayınlar,CD-ROM tarama(1 adet)

Makaleler/dokümantasyon(1 adet)

Satın alma(1 adet)

Sekreterya(1 adet)

Derleme(1 adet)Nadir Eserler veMüze Şub.Md.yazıĢmaları vebib.bilgi çıkıĢı(1 adet)

ġekil-62. 1996 yılında BaĢkanlık‟da yazıcıların kullanıldığı iĢler

Ayrıca, 1995 yılında, yeni binada elektronik kapı sistemi

kurulmuĢ ve kayıpların önü kesilmiĢtir.

Bu bilgiler ıĢığında, sözü edilen tüm donanımın nicelik ve

niteliği açısından 1994 yılı ile 1996 yılı karĢılaĢtırıldığında aĢağıdaki

saptama yapılabilir:


BaĢkanlığı‟nın 1996 yılı itibarıyla teknolojik donanımını hem sayı hem

de nitelik olarak arttırdığı ve gelinen bu aĢamada Ġ.Ü.Kütüphane ve

Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın artan iĢ hacminin altından

kalkmada ve daha verimli olmada, kaynak paylaĢımı ve iĢbirliği

yapmada, yeni hizmetlerin baĢarılmasında teknolojiyi de daha çok

kullanma düĢünce ve isteğini uygulamaya geçirmeye baĢladığı açıkça

gözlenebilmektedir.

1.7 Bütçe

Kütüphanelerde bütçe dendiğinde, çoğunlukla akla önce, alınması

gerekli yayınlara ayrılan para gelmektedir. Burada da bu geleneği

bozmadan ve uygulanacak sistem analiz çalıĢmasıyla da doğrudan iliĢkili

olarak, bütçe baĢlığı altında Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlığı ile bağlı birimlere sağlanan yayınlar için harcanan para ile

ilgili bilgiler verilecektir.

Nisan 1994‟de Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlığı‟nın BaĢkanlığa ve bağlı birimlere hangi yayınları satın aldığı,

bunlara ne kadar para verdiği, satıcı firmalara ne kadar borcu olduğu

bilinmemekteydi. Oysa, yeni satın almaların organik ve kronolojik

bütünlüğünün sağlanması, mâli durumun gözlenmesi ve denetim altında

tutulabilmesi için, sözü edilen satın alma kayıtlarının güncel ve düzenli

158

olması gerekmekteydi. Bu amaçla Prof.Dr. Meral Alpay, Nisan 1994‟de

geriye dönük satın alma kayıtları üzerine çalıĢmalar baĢlatmıĢ419 ve

1995‟de 1994 yılı içinde hangi yayınların satın alındığı, bu yayınlar için

ne kadar ödeme yapıldığı ve hangi satıcı firmalara ne kadar borç

bulunduğu saptanabilmiĢti. Bu bilgilere göre, 1994 yılında BaĢkanlığa ve

26 bağlı birime 356‟sı kitap, 723‟ü süreli yayın aboneliği olmak üzere

toplam 1.079 yayın satın alınmıĢtır.420 1994 yılında alınan bu yayınlar

için ve daha önceki senelerde alınmıĢ yayınların kalan borçları için

toplam 19.719.358.004 TL. ödenmiĢtir.421

1995 yılında BaĢkanlık, bütçe harcama politikasını değiĢtirmeden,

mevcut düzeni koruma ve 1996‟ya borçsuz girme politikası

doğrultusunda, kitap alımını durdurmuĢ ve yalnızca süreli yayın alımı

yapmıĢtır. 1995 yılında BaĢkanlığa ve 27 bağlı birime 672 süreli yayın

aboneliği yapılmıĢtır.422 1995 yılında alınan bu yayınlar (süreli yayınlar)

için toplam 21.194.924.000 TL. ödenmiĢtir.423 Çok acil ve gerekli

durumlarda öğrenimlerinde öğrencilere yararlı olacak kitaplar, Rektörün

onayıyla öğrenci fonundan sağlanmakta (1996), iĢlemleri Kütüphane ve

Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nca yapılmaktadır. Çok az dergi alınan

bağlı birimlere, az da olsa fazla gerekli olan yabancı kitap alımı

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı bütçesinden

yapılmaktadır: 1995‟de bunun sayısı 28 adettir.

Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sistemiyle

ilgili yukarıda verilen bilgilere dayanarak, bugün için Ģunlar söylenebilir:

Bugün (1996), BaĢkanlık personeli ile Bölüm öğretim elemanları

ve Bölüm öğrencilerini içine alan interaktif (eylemler arası birlik)

419 Meral Alpay, İ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı'nın Sorunları

(Haziran, 1994). (İ.Ü. Rektörüne sunulan rapor) s.1.

420 Ayr.bkz.: 1994 yılında Daire Başkanlığı ve bağlı birimlerine sağlanan kitapların

dökümü.(metin fotokopidir) İstanbul: T.C.İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, 1995. ; 1994 yılında İ.Ü.

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı ve bağlı birimlerine satın

alınan süreli yayınların listesi. (metin fotokopidir) İstanbul: T.C. İstanbul

Üniversitesi Rektörlüğü Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, 1995.

421 Bütçe ile ilgili bu bilgiler İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

Başkanlığı ayniyat kayıtlarından elde edilmiştir.

422 Ayr.bkz.: 1995 yılında İ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı ve

bağlı birimlere satın alınan süreli yayınların listesi.(metin fotokopidir) İstanbul:

T.C.İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

Başkanlığı, 1996.

423 Bütçe ile ilgili bu bilgiler İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

Başkanlığı ayniyat kayıtlarından elde edilmiştir.

159

yöntemle, personelin sürekli eğitimden geçmesi ve yetiĢmesiyle oluĢan

meslek bilgisinin varlığından; BaĢkanlığın yönetiminde amaçların daha

etkin olarak gerçekleĢtirilmesini ve çalıĢmalarda verimliliği (mâliyet,

zaman), kaliteyi önemseyen ve gözeten yönetim bilgi ve becerisinin

varlığından; yetersiz olmakla birlikte Türkiye‟deki bir çok üniversite

kütüphanesinden daha fazla bütçe desteğinin varlığı ve bütün bunlarla

birlikte teknoloji desteği ile ayağa kaldırılmıĢ bir sistemin varlığından söz

edilebilir.

Yukarıda varlığından ve sistemi ayağa kaldırdığından söz

ettiğimiz etmenlerin bir araya getirilmesini ve bugünkü olumlu ve umut

verici duruma gelinmesini sağlayan ise, BaĢkanlığın direkt bağlı olduğu

Rektörün ve çalıĢma arkadaĢlarının yönetim anlayıĢı ve destekleridir. Üst

yönetimin söz konusu destek ve katkısının yokluğu ve BaĢkanlıkta

yönetim bilgi ve becerisinin yokluğu, kuĢkusuz bu sistemin çöküntüye

uğramasına neden olacaktır.

Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sisteminin

özellikleri hakkında yukarıda verilen bilgilerden sonra, „bağlı birimlere

yayın sağlama‟ alt sisteminde uygulanacak sistem analiz çalıĢmasına

geçebiliriz.

2 ‘Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi’nde Sistem Analizi

ÇalıĢması

„Bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nde uygulanacak

sistem analiz çalıĢması, 3. bölümde iĢlenen „kütüphane ve bilgi

merkezlerinde sistem analizinin uygulama aĢamaları‟ gözetilerek

yapılacaktır.

2.1 Sorun Durumu

Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sisteminin

„bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nde sistem analiz çalıĢmasının

baĢlangıç noktası -diğer bir söyleyiĢle sorun durumu- sözü edilen alt

sistemin gözden geçirilmesi, sorunların saptanması ve sorunlara çözüm

önerileri getirilmesi olarak belirlenmiĢtir.

Bu aĢama içinde yukarıda sözü edilen sistem analiz çalıĢmasının

baĢlangıç noktasından, yani sorun durumundan hareketle, sistem analiz

çalıĢması için aĢağıdaki plan geliĢtirilmiĢtir.

2.1.1 ÇalıĢma Planı

Sistem analiz çalıĢmasının amacı:

160

Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı „bağlı

birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nin gözden geçirilmesi, sorunların

saptanması ve sorunlara çözüm önerileri getirilmesidir.

Sistem analiz çalıĢmasının kapsamı:

Sistem analiz çalıĢması, Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlığı sisteminin „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟ni

içerecektir. ÇalıĢma içinde, bu alt sistemin iliĢki içinde bulunduğu diğer

alt sistemler ve üst sistemler de sistem yaklaĢımı kavramına dayanan

sistem analiz çalıĢmasının doğası gereği göz ardı edilmeyeceklerdir.

Ancak çalıĢma, sözü edilen alt sistemde odaklanacaktır.

Sistem analiz çalıĢmasının sınırlılığı ve önlemler:

BaĢkanlık yönetimi, sistem analiz çalıĢmasının yürütülmesi ile

ilgili olarak insan gücü desteği ve mâli olanak sağlayamayacaktır. Ġnsan

gücü açığı, yapılacak iĢler için daha fazla zaman ve emek harcanarak ve

teknolojiden destek alınarak kapatılacaktır. ÇalıĢmanın mâliyeti ise,

çalıĢmayı yapacak kiĢi (Mesut Yalvaç) tarafından karĢılanacaktır.

Sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personel:

ÇalıĢmayı yürütecek kiĢi, Ġ.Ü. Kütüphanecilik Bölümü Öğretim

Elemanı Mesut Yalvaç‟tır.

Sistem analiz çalıĢmasının aĢamaları:

Yukarıda sözü edilen amaca ulaĢabilmek için aĢağıda belirtilen

aĢamalar/çalıĢmalar gerçekleĢtirilecektir:

1 Sorun Durumu:

1.1 ÇalıĢma planı

2 Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama:

2.1 Bilgi kaynakları

2.2 Bilgi toplama teknikleri

3 Sorun Durumunun Analizi:

3.1 Alt sistemin amaçlarının ve sınırlarının saptanması

3.2 Sorun durumuna iliĢkin bilgilerin belgelendirilmesi

3.3 Sorun durumuna iliĢkin Ģemaların vb. hazırlanması

3.4 Sorun durumunun analizi

3.5 Sorun durumuna iliĢkin verimliliğin saptanması

3.6 Sorun durumuna iliĢkin etkinliğin saptanması

161

3.7 Rapor hazırlama

4 Çözümün Tasarımı:

4.1 Çözümün hedef ve amaçlarının saptanması

4.2 Çözümün sınırlılığının belirlenmesi

4.3 Çözüm ile ilgili model geliĢtirme

4.4 Çözümün gereksinimlerinin belirlenmesi

4.5 Gereksinimlere ve modele uygun çözüm önerileri üretme

ve geliĢtirme

4.6 Mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerini yapma

4.7 Çözüm önerilerinin uygulanmasına iliĢkin plan hazırlama

4.8 Rapor hazırlama

5 Çözümün GerçekleĢtirilme Hazırlığı ve Uygulanması:

5.1 Çözümün uygulanabilmesi için gerekli öğelerin

sağlanması

5.2 Personel eğitimi

5.3 Çözümün test ve eleĢtirisi

5.4 Çözümün uygulanması ve yeni duruma uyum

6 Yeni Durumun Değerlendirilmesi:

Sistem analiz çalıĢmasında „çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve

uygulanması‟ ve „yeni durumun değerlendirilmesi‟ aĢamalarının

gerçekleĢtirilebilmesi, BaĢkanlığın kararı ve onayı ile mümkün

olabilecektir. Bu aĢamaların (5-6.aĢamaların) uygulanması

gerçekleĢtirilemezse, belli bir süre sonra 1-4. aĢamaları içine alan ikinci

bir sistem analizi çalıĢması uygulanacak ve böylece alt sistem ile ilgili

karĢılaĢtırmalı bir çalıĢmaya ve değerlendirmeye olanak sağlanacaktır.

Sistem analiz çalıĢmalarının zamanlaması:

BaĢkanlık yönetimi, önceden sistem analizi çalıĢması ile ilgili

olarak yukarıda sözü edilen tüm aĢamaları içine alan ayrı ayrı baĢlama

ve/veya tamamlanma sürelerini ya da tüm sistem analiz çalıĢmasının son

tamamlanma süresini belirlememiĢtir. Bu durumda, sistem analiz

çalıĢmasının planını hazırlayan çalıĢma yürütücüsü, tüm aĢamalar için

ayrı ayrı baĢlama ve tamamlanma sürelerini ve tüm çalıĢmanın bitiĢ

tarihini, her iki sistem analizi çalıĢması için kendisi belirlemiĢtir. Her iki

sistem analiz çalıĢması için ayrı ayrı hazırlanan zaman Ģemaları/tabloları

(Gantt Ģeması/çubuk Ģema) aĢağıda verilmektedir (Ģekil-63, Ģekil-64):

162

Başlama Tarihi:

Bitiş Tarihi:

Sorun Durumu

Sorun Durumu HakkındaBilgi Toplama

Sorun Durumunun Analizi

Çözümün Tasarımı

Çözümün GerçekleştirilmeHazırlığı ve Uygulanması

Yeni DurumunDeğerlendirilmesi

EKĠM1994

EYLÜL1994

KASIM1994

ARALIK1994

AÇIKLAMA

01.09.1994

31.12.1994

Ġġ TANIMI

BaĢkanlığınkararı veonayı ile

mümkünolabilecek-tir.

ÇalıĢma Adı: Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nın Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi'nde Sistem Analizi ÇalıĢması (1)

ġekil-63. 1.Sistem analizi çalıĢması için hazırlanan tahmini zaman

Ģeması/tablosu

Başlama Tarihi:

Bitiş Tarihi:

Sorun Durumu

Sorun Durumu HakkındaBilgi Toplama

Sorun Durumunun

Analizi

Çözümün Tasarımı

Çözümün GerçekleştirilmeHazırlığı ve Uygulanması

Yeni DurumunDeğerlendirilmesi

ŞUBAT1996

OCAK1996

MART1996

NĠSAN1996

AÇIKLAMA

01.01.1996

10.04.1996

Ġġ TANIMI

BaĢkanlığın

kararı veonayı ilemümkün

olabilecek-tir.

ÇalıĢma Adı:Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nın Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi'nde Sistem Analizi ÇalıĢması (2)

ġekil-64. 2.Sistem analizi çalıĢması için hazırlanan zaman Ģeması/tablosu

163

Sistem analiz çalıĢmasının tahmini mâliyetleri:

Sistem analiz çalıĢması süresince katlanılacak tahmini mâliyetler

aĢağıdaki gibi sıralanabilir:

MacProject adlı bilgisayar programı: $ 120

MacFlow adlı bilgisayar programı: $ 399

2 adet yazıcı kartuĢu: $ 80

7 adet 3.5 inc. disket: $ 8

2 paket A4 Kağıt: ~$ 16

Fotokopi: ~$ 10

Toplam: ~$ 633

Sistem analiz çalıĢmasına iliĢkin raporlama düzeni:

Sistem analiz çalıĢması süresince, yapılan çalıĢma ile ilgili olarak

her aĢama sonunda bir rapor hazırlanacak ve bu rapor BaĢkanlık

yönetimine sunulacaktır. Ayrıca, çalıĢma sırasında karĢılaĢılan sorunlar

ve acil durumlar için BaĢkanlık yönetimi ile iliĢkiye geçilecektir.

Hazırlanan bu çalıĢma planının onaydan geçmesi ile sistem analiz

çalıĢmasının 2.aĢaması olan „sorun durumu hakkında bilgi toplama‟

aĢamasına geçilmiĢtir.

2.aĢamadan baĢlayarak iki ayrı dönemde yapılan sistem analiz

çalıĢmaları (1.sistem analizi çalıĢması: 1 Eylül-31 Aralık 1994; 2.sistem

analizi çalıĢması: 1 Ocak-10 Nisan 1996) birlikte verilecek ve böylece

Prof.Dr. Meral Alpay‟ın Daire BaĢkan Vekili olarak yeni atandığı dönem

olan 1.sistem analizi çalıĢması dönemi ile göreve atandıktan 16 ay

sonraki dönem olan 2.sistem analizi dönemi arasında karĢılaĢtırmalar

yapma olanağı da sağlanacaktır.

2.2 Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama

Her iki dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmalarının bu

aĢamasında, Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı

sistemiyle ilgili genel ve „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemiyle

(sorun durumuyla) ilgili olarak da ayrıntılı bilgi toplama çabası içine

girilmiĢ; bu amaçla çeĢitli bilgi kaynaklarından yararlanılmıĢ ve çeĢitli

bilgi toplama teknikleri kullanılmıĢtır. Bunlar aĢağıdaki baĢlıklar altında

sıralanabilir:

164

2.2.1 Bilgi Kaynakları

Sistem analiz çalıĢmasına konu olan sistem ve alt sistem ile ilgili

yasa (Örneğin, 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu, 124 sayılı yüksek

öğretim üst kuruluĢları ile yüksek öğretim kurumlarının idari teĢkilatı

hakkındaki kanun hükmündeki kararname vs.), yönetmelik (örneğin,

Ġstanbul Üniversitesi kütüphaneleri yönetmeliği), politika ve süreçleri

içeren belgelerden; yazıĢma, personel ve ayniyat kayıtlarından; kullanılan

formlardan ve formatlardan (örneğin, kitap ve süreli yayın sipariĢ

formları, ayniyat tesellüm makbuzu, teslim senedi, fatura, paket listesi,

irsaliye, kullanılan bilgisayar programının formatı vs.); istatistiklerden;

konuyla ilgili olarak önceden yapılmıĢ çalıĢmaların belgelerinden ve

hazırlanan raporlardan (örneğin Prof.Dr.Meral Alpay‟ın konu alanımız

olan sistem ve alt sistem ile ilgili Rektör için hazırladığı raporlar vs.);

yayınlardan; konuyla ilgili olan BaĢkanlık yöneticisinden ve

çalıĢanlarından (personel, Bölüm öğretim elemanları ve öğrencileri),

bağlı birim çalıĢanlarından bilgi toplanmıĢtır.

2.2.2 Bilgi Toplama Teknikleri

Yukarıda sözü edilen bilgi kaynaklarından bilgi elde etmede;

aĢağıda sıralanan bilgi toplama tekniklerinden yararlanılmıĢtır:

a. Konuyla ilgili belgeler ve yayınlar yolu ile bilgi toplama.

b. Gözlem yolu ile bilgi toplama.

c. Teke tek görüĢmeler yolu ile bilgi toplama.

ç. Toplantılar yolu ile bilgi toplama.

Bu teknikler kullanılarak, sözü edilen bilgi kaynaklarından (2.2.1)

sorun durumu ile ilgili olarak toplanan bilgilerin, „tam‟, „doğru‟ ve

„güvenilir‟ olmasına büyük çaba gösterilmiĢtir.

Bu aĢama sonunda, sistem analiz çalıĢmasının 3.aĢaması olan

„sorun durumunun analizi‟ aĢamasına geçilmiĢtir.

2.3 Sorun Durumunun Analizi


aĢamasında, sorun durumu ile ilgili daha önceki aĢamada elde edilen

bilgilere dayanarak, sorun durumunu en ince ayrıntısına kadar anlamak

ve açıklayarak tanımlamak; böylece sorun durumunun gerçek teĢhisini

yapmak üzere çaba gösterilmiĢtir. Bu amaçla aĢağıda sıralanan çalıĢmalar

gerçekleĢtirilmiĢtir:

165

2.3.1 Alt Sistemin Amaçlarının ve Sınırlarının Saptanması

Alt sistemin bağlı olduğu üst sistemin (Ġ.Ü. Kütüphane ve

Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın) amacı ve sınırları, „Ġstanbul

Üniversitesi sınırları içindeki tüm bağlı birimler ile birlikte Üniversitede

yapılan öğretim, araĢtırma ve eğitim çalıĢmaları sırasında ortaya çıkan

bilgi ihtiyacını en kısa zamanda, en uygun biçimde karĢılamak‟ olarak

saptanmıĢtır. Saptanan bu amaca ulaĢmak için, bağlı birimlerin Ġ.Ü.

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı merkez olmak üzere bir

ağ içinde iĢletilmesi, Üniversiteye bağlı Fakülte, Yüksek Okul, Enstitü,

AraĢtırma ve Uygulama Merkezi kütüphanelerinin herbirinin bu ağın

hizmetlerinden yararlanması ve hizmetlerine katkıda bulunması

öngörülmüĢtür.424

Bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin amacı ve sınırları,

„BaĢkanlık ile bağlı birimlerin yayın sağlama iĢlerini düzenlemek ve

iĢlemlerini yapmak‟ olarak saptanmıĢtır. Saptanan bu amaca ulaĢmak için

sağlama iĢ ve iĢlemlerinin, Üniversitenin geliĢme politikası

doğrultusunda BaĢkanlık ile bağlı birimler arasında dengeli bir Ģekilde

yapılması öngörülmüĢtür.425

2.3.2 Sorun Durumuna ĠliĢkin Bilgilerin Belgelendirilmesi

Bu adımda, sorun durumu hakkında daha önce değiĢik bilgi

kaynaklarından, çeĢitli bilgi toplama teknikleri kullanılarak toplanan

bilgiler, yapılan iki analiz çalıĢmasının amaçlarına uygun olarak

ayıklanmıĢ, sınıflandırılmıĢ, iliĢkilendirilmiĢ ve belgelendirilmeye

çalıĢılmıĢtır.

2.3.3 Sorun Durumuna ĠliĢkin ġemaların vb.nin Hazırlanması

Sorun durumuna iliĢkin bir önceki adımda belgelendirilen bilgi

birikimine dayanarak, „bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin

(sorun durumunun) süreç/iĢlem akıĢ Ģemaları üzerinde gösterilmesi

sağlanmıĢ; böylece „bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin her iki

dönemdeki ayrıntılı durumu verilmeye çalıĢılmıĢtır.

Sorun durumuna iliĢkin hazırlanan bu süreç/iĢlem akıĢ Ģemaları

hakkında aĢağıdaki tanıtıcı ve açıklayıcı bilgileri vermek kanımca yararlı

olacaktır (Ģekil-65):

424 “İstanbul Üniversitesi kütüphaneleri yönetmeliği”..., s.26.

425 A.e., s.26-27.

166

Konu: Tarih:

Görevli:

ĠĢin Tanımı

Notlar

/Düşünceler

DeğiĢiklikler

Ġġ ANALĠZ FORMU

FormNo

1

2

3

4

5

6

ĠĢin niteliğini/türünügösteren alanlar vesemboller

ĠĢ ile ilgili yapılabilecekdeğiĢiklikleri gösterenalanlar

ĠĢ ile ilgili ölçülerigösteren alanlar

Gir

iş

Kiş

i S

ayıs

ı ve

Eğit

imi

Ġlet

me

Kar

ar

ĠĢle

m

Sak

lam

aB

ekle

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Sır

a N

o

Zam

an

Çık

ıĢ

Do

kü

man

Üre

tme

Düze

ltm

eK

işi

Değ

iuĢt

irm

e

Bir

leşt

ir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Ġpta

lM

ikta

rU

zaklı

k

ġekil-65. Sorun durumu için kullanılan süreç/iĢlem akıĢ Ģeması yapısı

1. ve 2.sistem analizi çalıĢmalarında, sorun durumuna iliĢkin

hazırlanan süreç/iĢlem akıĢ Ģemaları ekte verilmiĢtir.

2.3.4 Sorun Durumunun Analizi

Bu adımda, yukarıda sözü edilen ve ekte verilen süreç/iĢlem akıĢ

Ģemalarının da yardımıyla 1. ve 2.sistem analizi çalıĢmaları sırasında

„bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemindeki faaliyetlerin neler olduğu;

nasıl, neden ve nerede yapıldığı; faaliyetlerin sırası; kim/kimler

tarafından yapıldığı, söz konusu alt sisteme yöneltilen sorular ile açıkça

anlaĢılmıĢ ve aĢağıdaki saptamalar yapılmıĢtır:

1.Sistem analizi çalıĢması (1994):

Süreli yayın satın alma iĢlerinin 125 adımdan oluĢtuğu; bunların

33‟ünün giriĢ, 14‟ünün iĢlem, 22‟sinin karar, 22‟sinin iletme, 15‟inin

inceleme/araĢtırma, 4‟ünün bekleme, 7‟sinin saklama, 7‟sinin doküman

167

üretme, 1‟inin çıkıĢ iĢi olduğu; bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans

mezunu kütüphaneci, 1 lisans mezunu kütüphaneci, 2 lise mezunu

sekreter, 1 ortaokul mezunu hizmetlinin çalıĢtığı; bunlara 1 yüksek lisans

mezunu Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanının ve 1 Kütüphanecilik

Bölümü öğrencisinin destek olduğu, böylece bu iĢlerde toplam 8 kiĢinin

çalıĢtığı; bazı iĢlerde/adımlarda yetersiz bir bilgisayar sisteminin (1 adet

286-1mb RAM, 80mb HD kapasiteli bilgisayarın ve 1 adet 136 kolon dot

matrix yazıcının) kısmen kullanıldığı saptanmıĢtır. Ayrıca, 125 adım

içinde düzenli ve sağlıklı olmayan 11 adım, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ

olan 5 adım, tekrar edilen (hem manual, hem de bilgisayarla yapılan) 35

adım olduğu saptanmıĢtır.

Kitap satın alma iĢlerinin 141 adımdan oluĢtuğu; bunların

56‟sının giriĢ, 13‟ünün iĢlem, 25‟inin karar, 20‟sinin iletme, 15‟inin

inceleme/araĢtırma, 4‟ünün bekleme, 5‟inin saklama, 3‟ünün doküman

üretme iĢi olduğu; bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu

kütüphaneci, 1 lisans mezunu kütüphaneci, 2 lise mezunu sekreter, 1 lise

mezunu ayniyatçı, 1 ortaokul mezunu hizmetlinin çalıĢtığı; bunlara 1

yüksek lisans mezunu Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanının ve 1

Kütüphanecilik Bölümü öğrencisinin destek olduğu; böylece bu iĢlerde

toplam 9 kiĢinin çalıĢtığı; bazı iĢlerde/adımlarda süreli yayın satın alma

iĢlerinde kullanılan aynı yetersiz bilgisayar sisteminin (1 adet 286-1mb

RAM, 80mb HD kapasiteli bilgisayarın ve 1 adet 136 kolon dot matrix

yazıcının) kısmen kullanıldığı saptanmıĢtır. Ayrıca, 141 adım içinde

düzenli ve sağlıklı olmayan 12 adım, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan 3

adım, tekrar edilen (hem manual, hem de bilgisayarla yapılan) 8 adım

olduğu saptanmıĢtır.

Ödeme ve ayniyat iĢlerinin 43 adımdan oluĢtuğu, bunların 6‟sının

giriĢ, 10‟unun iĢlem, 3‟ünün karar, 11‟inin iletme, 1‟inin

inceleme/araĢtırma, 2‟sinin bekleme, 4‟ünün saklama, 6‟sının doküman


kütüphaneci, 1 lisans mezunu kütüphaneci, 2 lise mezunu sekreter, 1 lise

mezunu ayniyatçı, 1 ortaokul mezunu hizmetli toplam 7 kiĢinin çalıĢtığı

saptanmıĢtır. Ayrıca 43 adım içinde düzenli ve sağlıklı olmayan, hatalı ve

sırası yanlıĢ olan ve tekrar edilen (hem manual hem de bilgisayarla

yapılan) adım olmadığı, ödeme ve ayniyat iĢlerinde bilgisayar

kullanılmadığı, hesap makinesi kullanıldığı saptanmıĢtır.

Yukarıda 3 kısıma (süreli yayın satın alma iĢleri, kitap satın alma

iĢleri, ödeme ve ayniyat iĢleri) ayrılarak verilen „bağlı birimlere yayın

sağlama‟ iĢleri ile ilgili bilgileri birleĢtirecek olursak, Ģu durum ortaya

çıkar:

168

309 adımdan oluĢan „bağlı birimlere yayın sağlama‟ iĢlerinin 95‟i

giriĢ, 37‟si iĢlem, 50‟si karar, 53‟ü iletme, 31‟i inceleme/araĢtırma, 10‟u

bekleme, 16‟sı saklama, 16‟sı doküman üretme, 1‟i çıkıĢ iĢlemidir. Bu

iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu kütüphaneci, 1 lisans mezunu

kütüphaneci, 2 lise mezunu sekreter, 1 lise mezunu ayniyatçı, 1 ortaokul

mezunu hizmetli, 1 yüksek lisans mezunu Kütüphanecilik Bölümü

öğretim elemanı ve 1 Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi, toplam 9 kiĢi

çalıĢmaktadır. Bazı iĢlerde/adımlarda yetersiz bir bilgisayar sistemi (1

adet 286-1mb RAM, 80mb HD kapasiteli bilgisayar ve 1 adet 136 kolon

dot matrix yazıcı) kullanılmaktadır. Ayrıca 309 adım içinde düzenli ve

sağlıklı olmayan 23 adım, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan 8 adım, tekrar

edilen (hem manual hem de bilgisayarla yapılan) 43 adım bulunmaktadır.


Süreli yayın satın alma iĢlerinin 114 adımdan oluĢtuğu; bunların

27‟sinin giriĢ, 15‟inin iĢlem, 17‟sinin karar, 22‟sinin iletme, 9‟unun

inceleme/araĢtırma, 4‟ünün bekleme, 10‟unun saklama, 8‟inin doküman

üretme, 2‟sinin çıkıĢ iĢi olduğu; bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans

mezunu kütüphaneci, 1 lisans mezunu kütüphaneci, 1 yüksek okul

mezunu sekreter, 1 paralı öğrenci, 1 ortaokul mezunu hizmetli olmak

üzere toplam 6 kiĢinin çalıĢtığı; çoğu iĢlerde/adımlarda geliĢkin

sayılabilecek bilgisayar sisteminin (1 adet 486 SX 33- 4mb RAM, 80mb

HD kapasiteli bilgisayar ve 1 adet 136 kolon dot matrix yazıcı) yoğun

kullanıldığı saptanmıĢtır. Ayrıca 114 adım içinde düzenli ve sağlıklı

olmayan adımın bulunmadığı, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan 2 adım,

tekrar edilen (hem manual hem de bilgisayarla yapılan) 7 adım olduğu

saptanmıĢtır.

Kitap satın alma, bütçe darlığı nedeniyle 1996 yılı için

durdurulmuĢ olduğundan, bu konuda bilgi elde edilememiĢtir.

Ödeme ve ayniyat iĢlerinin 46 adımdan oluĢtuğu; bunların 9‟unun

giriĢ, 10‟unun iĢlem, 3‟ünün karar, 12‟sinin iletme, 1‟inin

inceleme/araĢtırma, 2‟sinin bekleme, 4‟ünün saklama, 5‟inin doküman


kütüphaneci, 1 yüksek okul mezunu sekreter, 1 lise mezunu ayniyatçı, 1

lise mezunu memur, 1 ortaokul mezunu hizmetli toplam 6 kiĢinin

çalıĢtığı; çoğu iĢlerde/adımlarda geliĢkin bilgisayar sisteminin (1 adet 486

DX2 66- 8mb RAM, 540mb HD kapasiteli bilgisayar ve 1 adet Laser

yazıcı) yoğun kullanıldığı saptanmıĢtır. Ayrıca 46 adım içinde düzenli ve

sağlıklı olmayan, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan adımın bulunmadığı,

tekrar edilen (değiĢik kiĢilerce farklı bilgisayarlarda yapılan) 3 adım

olduğu saptanmıĢtır.

169

Yukarıda 1996 yılı için durdurulmuĢ olan kitap satın alma iĢleri

dıĢında iki kısma (süreli yayın satın alma iĢleri, ödeme ve ayniyat iĢleri)

ayrılarak verilen „bağlı birimlere yayın sağlama‟ iĢleri ile ilgili bilgileri

birleĢtirecek olursak, aĢağıdaki durum ortaya çıkar:

160 adımdan oluĢan „bağlı birimlere yayın sağlama‟ iĢlerinin

36‟sı giriĢ, 25‟i iĢlem, 20‟si karar, 34‟ü iletme, 10‟u inceleme/araĢtırma,

6‟sı bekleme, 14‟ü saklama, 13‟ü doküman üretme, 2‟si çıkıĢ iĢlemidir.

Bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu kütüphaneci, 1 lisans

mezunu kütüphaneci, 1 yüksek okul mezunu sekreter, 1 lise mezunu

ayniyatçı, 1 lise mezunu memur, 1 ortaokul mezunu hizmetli, 1 paralı

öğrenci, toplam 8 kiĢi çalıĢmaktadır. Çoğu iĢlerde/adımlarda geliĢkin

bilgisayar sistemleri (1 adet 486 DX2 66- 8mb RAM, 540mb HD

kapasiteli bilgisayar; 1 adet 486 SX 33- 4mb RAM, 80mb HD kapasiteli

bilgisayar; 1 adet Laser yazıcı, 1 adet 136 kolon dot matrix yazıcı), yoğun

kullanılmaktadır. Ayrıca 160 adım içinde düzenli ve sağlıklı olmayan

adım bulunmamakta, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan 2 adım, tekrar

edilen (hem manual hem de bilgisayarla yapılan ve değiĢik kiĢilerce

farklı bilgisayarlarda yapılan) 10 adım bulunmaktadır.

2.3.5 Sorun Durumuna ĠliĢkin Verimliliğin Saptanması

Bu adımda, sorun durumu ile ilgili Ģimdiye kadar elde edilen

bilgiler ve saptamalar yardımıyla sorun durumuna iliĢkin verimliliğin

saptanmasına çalıĢılmıĢtır. Ancak yapılan bu verimlilik saptama

çalıĢmasının sonuçlarının yeterince ayrıntılı ve somut olamadığı peĢinen

söylenmelidir. Çünkü, verimliliğin saptanması için öncelikle sorun

durumu ile iliĢkili standart ölçütlerin, değerlerin, niteliklerin

belirlenmesine, yani standardizasyona gerek vardır. Sorun durumu ile

ilgili bu ölçütlerin bulunmaması, bunları elde etmenin de uygulama

örneğinin sınırlarını aĢması, uzun bir zamanı ve bir ekip çalıĢmasını

gerektirmesi nedeniyle, sorun durumuna iliĢkin verimliliğin oldukça

genel yargılarla değerlendirilmesi söz konusu olmuĢtur. Yine de, bağlı

birimlere yayın sağlama alt sisteminde bizzat çalıĢarak çok dikkatli

gözlem ve denemelerle elde edilen bilgilere ve saptamalara dayalı olarak,

verimliliğin belirlenmeye çalıĢıldığı söylenmelidir. Bu belirlemeler

Ģunlardır:


Hazırlanan süreç/iĢlem akıĢ Ģemalarından ve bir önceki adım olan

sorun durumunun analizi adımındaki saptamalardan da anlaĢılabileceği

gibi, 1 profesör, 2 yüksek lisans mezunu ve 1 lisans mezunu kütüphaneci,

3 lise mezunu, 1 ortaokul mezunu, 1 lisans öğrencisi toplam 9 kiĢinin

çalıĢtığı, yetersiz bir bilgisayar sisteminin bulunduğu, toplam 309

170

adımdan oluĢan iĢlerin 23‟ünün -%7.4- düzenli ve sağlıklı olmadığı,

8‟inin -%2.5- hatalı ve/veya sırasının yanlıĢ olduğu, 43‟ünün -%13-

tekrar edildiği bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde, zaman,

mâliyet ve kalite verimliliğinin çok iyi olduğu söylenemez. 3‟ü ucuz

(yani yaptıkları iĢ karĢılığı bir para almayan) ancak kaliteli iĢ gücü olan

Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanları (1 profesör, 1 yüksek lisans

ve 1 lisans mezunu) ve yine ucuz iĢ gücü olan 1 Kütüphanecilik Bölümü

öğrencisi nedeniyle mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin daha düĢük

olması engellenebilmektedir.


Hazırlanan süreç/iĢlem akıĢ Ģemalarından ve bir önceki adım olan

sorun durumunun analizi adımındaki saptamalardan da anlaĢılabileceği

gibi 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu ve 1 lisans mezunu kütüphaneci,

1 yüksek okul mezunu, 2 lise mezunu, 1 ortaokul mezunu, 1 lisans

öğrencisi toplam 8 kiĢinin çalıĢtığı, geliĢkin bilgisayar sistemlerinin

kullanıldığı, kitap satın alma iĢleri dıĢında toplam 160 adımdan oluĢan

iĢlerin 2‟sinin -%1.2- hatalı ve/veya sırasının yanlıĢ olduğu, 10‟unun -

%6.2- tekrar edildiği bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde,

zaman, mâliyet ve kalite verimliliğinin 1.sistem analizi çalıĢmasında

saptanan verimliliğe göre çok daha iyi olduğu söylenebilir. 2‟si ucuz

(yaptıkları iĢ karĢılığı bir para almayan) ancak kaliteli iĢ gücü olan

Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanları (1 profesör, 1 lisans mezunu)

ve yine ucuz iĢ gücü olan 1 paralı öğrenci, ayrıca daha dikkatli ve özverili

çalıĢan personel ve teknoloji desteğiyle mâliyet, zaman ve kalite

verimliliğinin düĢük olması engellenebilmektedir. Burada, kitap satın

alma iĢlerinin bütçe darlığı nedeniyle 1996 yılı için durdurulması -yine de

Rektöòün onayı ve „Öğrenci Fonu‟nun desteğiyle acil ve çok gerekli

kitap istekleri karĢılanabilmekte- sonucu, genel toplamda adım sayısının

düĢmüĢ, mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin artmıĢ olduğu

görünmekle birlikte, bunun bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin

adı geçen nedenden dolayı bir iĢlevini yerine getirememesi biçiminde bir

sorun olarak da algılanabileceğini belirtmek yararlı görülmektedir.

2.3.6 Sorun Durumuna ĠliĢkin Etkinliğin Saptanması

Bu adımda, sorun durumu ile ilgili olarak Ģimdiye kadar tüm

aĢamalardan ve alt adımlardan elde edilen bilgiler ve saptamalardan

yararlanılarak, sorun durumunun (bağlı birimlere yayın sağlama alt

sisteminin), bağlı olduğu ana sistemin (Ġ.Ü. Kütüphane ve

Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı) alt ve ana amaçlarının yerine

getirilmesinde ne ölçüde etkili olduğu saptanmaya çalıĢılmıĢtır. Ancak,

bu sorun durumuna iliĢkin etkinliği saptama çalıĢmasının sonuçlarının da

171

yeterince somutlaĢtırılamadığı söylenmelidir. Çünkü sorun durumuna

iliĢkin etkinliğin saptanması çalıĢması, doğal olarak bir önceki adımdaki

verimlilik ile ilgili genel saptamalara da dayanmak durumundadır.

Etkinlikle ilgili saptamalar aĢağıdaki gibidir:


Bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin, bağlı olduğu ana

sistemin alt ve ana amaçlarını (bkz.4.Bölüm: 2.3.1) yerine getirmede çok

etkin olduğu söylenemez.


Bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin, bağlı olduğu ana

sistemin alt ve ana amaçlarını (bkz.4.Bölüm: 2.3.1) yerine getirmede

1.sistem analizi çalıĢmasında saptanan etkinliğe göre çok daha iyi olduğu

söylenebilir. Ancak burada, kitap satın alma iĢlerinin bütçe darlığı

nedeniyle 1996 yılı için durdurulmuĢ olduğunu tekrarlamak ve bu

durumun bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin ve ana sistemin

etkinliğini azaltıcı bir durum olarak da algılanabileceğini belirtmek

yararlı görülmektedir.

2.3.7 Rapor Hazırlama

Sorun durumunun analizi aĢamasını oluĢturan bütün bu adımlar

sonunda, durumun gerçek tanımının yapıldığı ve ayrıntılı olarak

açıklandığı rapor hazırlama çalıĢması gerçekleĢtirilmiĢtir. Bu raporlarda,

sorun durumu ile ilgili yukarıdaki adımlarda elde edilen bilgiler,

saptamalar ve sonuçlar ile bunların nedenleri verilmiĢtir. Bağlı birimlere

yayın sağlama alt sisteminde saptanan bu sorunlar, aĢağıda

sıralanmaktadır:

1.Sistem analizi çalıĢması(1994):

A. Personel sorunları:

Personel sayısının yetersizliği (Bu sorun Ģimdilik Kütüphanecilik

Bölümü öğretim elemanları ve Kütüphanecilik Bölümü öğrencileri

tarafından giderilmiĢ gibi görünmektedir).

KarĢı tavır alma, engelleme.

Bilgi/veri saklama.

Yıldırma/bıktırma.

Kendini ifade edememe, bilgi/veri verememe, bilgi /veri almama.

Geri besleme yapamama.

172

Motivasyon desteğini değerlendirememe.

Ġnanç yetersizliği.

Kendini geliĢtirmede isteksizlik.

Ġlgisizlik.

Tatminsizlik.

Güven eksikliği.

Kıskançlık.

Kendini öne çıkartma.

Yalnızca baĢarıları sahiplenme, baĢarısızlıkları kabullenmeme.

Sorumluluk alamama/almama.

Amaç ve hedeflerin algılanamaması, tanımlanamaması, saptanama-

ması.

Meslek bilgisi eksikliği.

Yol ve yöntem bilgisi eksikliği.

Sistemli düĢünememe.

Sorunları görememe.

Geleceği görememe.

Eğitimde sürekliliği sağlayamama.

KazanılmıĢ bilgileri test edememe ve güncelleĢtirememe.

Yeni bilgi edinememe.

Teknolojiye uyum sağlayamama.

Teknolojiden çekinme.

Teknoloji bilgisi eksikliği.

Teknolojik geliĢmeyi izlememe.

B. Örgütlenme sorunları:

ĠĢ tanımlarının olmaması ve iĢ akıĢının tanımlanmaması (yazılı veya

sözlü):

Kimin/kimlerin, neyi, nerede, ne zaman, nasıl yapacağının; iĢ

akıĢında önceliklerin ve sıranın; özel durumların; kullanılacak

araç-gereçlerin; kiĢilerin rollerinin; yetki ve sorumlulukların;

teknolojinin rolünün yazılı veya sözlü olarak tanımlanmaması,

173

bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde iĢlerin yaklaĢık

%23‟ünün sağlıksız, düzensiz, hatalı ve tekrarlı olarak

yapılmasına neden olmaktadır.

Yetki ve sorumluluk devri yapılamaması.

ĠĢ akıĢında ve iĢler arasında eĢgüdümün olmaması.

GeliĢtirilen politikaların (Prof.Dr. Meral Alpay tarafından geliĢtirilen

yayın seçim, sağlama ve hizmet politikalarının) henüz

uygulanamaması:

Merkez Kütüphane ve bağlı birim kütüphaneleri arasında mesleki

yönetimi ve denetimi sağlayacak örgütsel bağların gerekli alt

yapının (kadro, bütçe, mevzuat vb.) sağlanmaması nedeniyle

kurulamaması sonucu, iletiĢim, iĢbirliği, mesleki denetim

sağlanamamakta, kaynak (emek, para, zaman) israfı

engellenememektedir.

Hangi durumda hangi kararların alınabileceği ile ilgili tabloların,

kılavuzların, yazıların vb. bulunmaması.

Satıcı firmalarla iliĢkili kuralların ve birlikte çalıĢma ilkelerinin

henüz hayata geçirilememiĢ olması.

C. Mekân sorunları:

Farklı yetki ve sorumluluklara sahip personelin aynı odada çalıĢması.

Aynı veya benzer iĢleri yapan personelin ayrı odalarda çalıĢması.

Personelin iĢ yaptığı yer ile çalıĢma odası olarak belirlenen yerinin

birbirinden ayrı ve uzak olması:

Personelin arandığında kolay bulunamaması.

Personelin iki oda arasında gidip gelme sırasında güç ve zaman

kaybetmesi.

Odalar arasında araç ve malzeme trafiğinin artması.

Personelin çalıĢtığı mekânlar ve bu mekânlardaki iĢ, araç,

malzeme... ile ilgili denetiminin azalması.

Ç. Donanım ve yazılım sorunları:

Donanımın örgütlenememesi.

Donanımın güvenliğinin sağlanamaması.

Yeterli sayı ve nitelikte donanım bulunmaması.

174

Uygun yazılımın geliĢtirilememiĢ olması.

Verilerin güvenilir olmaması.

Veri güvenliğinin sağlanamaması.

Veri birliğinin sağlanamaması.

Yerel bilgisayar ağının kurulamaması.

Donanım ve yazılım ile ilgili ilkelerin ve standartların

belirlenememesi.

D. Mâli sorunlar:

Yayın satın alma için ayrılan büôçenin yetersizliği ve bağlı birimlere

yayın satın alımında eldeki bütçenin dengeli dağıtılmaması.

Geçen dönemlerde bütçe dikkate alınmadan yapılan sipariĢlerin

beraberinde getirdiği mâli ve idari sorunlar:

Bir yıl içinde birkaç yıllık bütçenin harcanması gibi yanlıĢ ve

savurgan bir uygulamanın yapılması sonucu kütüphanenin satıcı

firmalara borcunu ödeyemez duruma gelmesi, döviz olarak

ödenmesi gereken bu borcun yüksek enflasyon ve Türk parasının

değer kaybı nedeniyle daha da artması ve satıcı firmaların

paralarını alamadıkları kütüphaneye karĢı güvenlerini yitirmesi

sonucu sipariĢ kabul etmemesi ya da sipariĢleri göndermemesi.

Gerekli teknoloji (bilgisayar sistemi, mikrofilm sistemi, güvenlik

sistemi, fotokopi makinesi vb.), araç-gereç, kırtasiye, vs. alımı için

bütçe ayrılmaması veya çok az ayrılması.

Eldeki teknoloji, araç-gereç vs. için bakım onarım, sigorta vb.

giderler için bütçe ayrılmaması veya çok az ayrılması.

Sıralanan tüm bu sorunların, sonuçta bağlı birimlere yayın

sağlama alt sisteminde mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin

düĢüklüğüne neden olduğu; bu durumun ise bağlı birimlere yayın

sağlama alt sisteminin ve onun bağlı olduğu ana sistemin (Ġ.Ü.

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı) amaçlarını etkin olarak

yerine getirmesini engellediği ve güçleĢtirdiği söylenebilir.


A. Personel sorunları:

Personel sayısının yetersizliği (Bu sorun Ģimdilik Kütüphanecilik

Bölümü öğretim elemanları ve Kütüphanecilik Bölümü öğrencileri

tarafından giderilmiĢ gibi görünmekte).

175

Amaç ve hedeflerin algılanamaması, tanımlanamaması, saptanama-

ması.

Yol ve yöntem bilgisi eksikliği.

Sistemli düĢünememe.

Geleceğe yönelik sorunları iyi görememe.

Teknoloji bilgisi eksikliği.

Teknolojik geliĢmeyi yeterince izlememe.

B. Örgütlenme sorunları:

ĠĢ tanımlarının olmaması ve iĢ akıĢının tanımlanmaması (yazılı):

Kimin/kimlerin, neyi, nerede, ne zaman, nasıl yapacağının; iĢ

akıĢında önceliklerin ve sıranın; özel durumların; kullanılacak

araç-gereçlerin; kiĢilerin rollerinin; yetki ve sorumlulukların,

teknolojinin rolünün sözlü olarak tanımlanmıĢ olmasına karĢın

yazılı olarak henüz tanımlanmamıĢ olması, bağlı birimlere yayın

sağlama alt sisteminde sayısı çok azalmakla birlikte hala daha

bazı iĢlerin (iĢlerin yaklaĢık %7.4‟ünün) hatalı ve tekrarlı olarak

yapılmasına neden olmaktadır.

ĠĢ akıĢında ve iĢler arasında eĢgüdümün yeterince sağlanamamıĢ

olması.

GeliĢtirilen politikaların (Prof.Dr. Meral Alpay tarafından geliĢtirilen

yayın seçim, sağlama ve hizmet politikalarının) henüz tam anlamıyla

uygulanamaması:


yönetimi ve denetimi sağlayacak örgütsel bağların gerekli alt

yapının (kadro, bütçe, mevzuat vb.) sağlanmaması nedeniyle

kurulamaması sonucu, iletiĢim, iĢbirliği ve mesleki denetim

yeterince sağlanamamakta, kaynak (emek, para, zaman) israfı

engellenememektedir. Bu sorun Merkez Kütüphane yönetimi ve

bazı bağlı birim kütüphanelerindeki kütüphanecilerin kiĢisel

çabalarıyla kısmen azaltılmıĢtır.

C. Mekân sorunları:

Farklı yetki ve sorumluluklara sahip personelin aynı odada çalıĢması.

Personelin çalıĢma odası olarak belirlenen yeri ile iĢi yaptığı yerin

birbirinden ayrı ve uzak olması:

Personelin arandığında kolay bulunamaması.

176

Personelin iki ayrı oda arasında gidip gelme sırasında güç ve

zaman kaybetmesi.

Odalar arasında araç ve malzeme trafiğinin artması.

Personelin çalıĢtığı mekânlar ve bu mekânlardaki iĢ, araç,

malzeme... ile ilgili denetiminin azalması.

Ç. Donanım ve yazılım sorunları:

Uygun yazılımın geliĢtirilmesinin bitmemiĢ olması.

Veri güvenliğinin sağlanamaması.

Yerel bilgisayar ağının henüz kurulamaması.

D. Mâli sorunlar:

Yayın satın alma için ayrılan bütçenin yetersizliği.

Gerekli teknoloji (bilgisayar sistemi, mikrofilm sistemi, kesintisiz

güç kaynağı vb.), araç-gereç, malzeme vs. alımı için bütçe

ayrılmaması veya çok az ayrılması. Bu sorun Ģimdilik çeĢitli

fonlardan karĢılanan paralar ile çözülmüĢ gibi görünmektedir.

Eldeki teknoloji, araç-gereç vs. için bakım onarım, sigorta vb.

giderler için bütçe ayrılmaması veya çok az ayrılması.

Sıralanan bu sorunların, sonuçta bağlı birimlere yayın sağlama alt

sisteminde mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin daha yüksek olmasını

engellediği, bu durumun ise bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin

ve onun bağlı olduğu ana sistemin amaçlarını daha etkin olarak yerine

getirmesini güçleĢtirdiği söylenebilir.

Burada, her iki dönemdeki sorunların kısa bir karĢılaĢtırmasını

yapmak yararlı olacaktır (Ģekil-66):

177

ġekil-66. 1994 ve 1996 yıllarında saptanan sorunların durumu

Personel: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 29 personel

sorununun, 1996‟da 7‟ye düĢtüğü belirlenmiĢtir. Personel sorunlarının

azalmıĢ olduğunu gösteren bu durum, personelin verimliliğinin ve

kalitesinin artması olarak değerlendirilmelidir.

Örgütlenme: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 8 ana

örgütlenme sorununun yalnızca 3‟ünün ve kısmen devam ettiği

belirlenmiĢtir. Bu sorunların ise, doğrudan BaĢkanlık yönetiminden

kaynaklanmadığı, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlıkları‟nın

örgütlenmesinde gerekli alt yapının (kadro, bütçe, mevzuat vb.)

sağlanmamıĢ olmasından ileri geldiği de söylenmelidir. Sözü edilen alt

yapı eksikliklerine karĢın örgütlenme sorunlarının azalmıĢ olması, alt

sistem amaçlarının kaynaklardan ve araçlardan en etkin bir biçimde

yararlanarak gerçekleĢtirilmesine olanak sağlayacak bir iliĢkiler

düzeninin kurulmakta olduğu Ģeklinde değerlendirilmelidir.

Mekân: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 3 mekân sorununun

1996‟da 2‟ye düĢtüğü belirlenmiĢtir. Aslında çözümü çok zor olmayan bu

iki mekân sorunu hakkında, personelin alıĢkanlıklarının bozularak

huzurunun kaçması ve çalıĢma verimlerinin düĢmemesi için, Ģimdilik

çözülmediği izlenimi alındığı söylenmelidir.

Donanım ve Yazılım: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 9

donanım ve yazılım sorununun 1996‟da 1‟i kısmen, 2‟si aynen devam

eden 3 soruna düĢtüğü belirlenmiĢtir. Donanım ve yazılım sorunlarının

29

6 3

9

4

51

7 3 2 3 3

18

0

10

20

30

40

50

60

Per

son

el

Örg

ütl

enm

e

Mek

ân

Do

na

nım

ve

Ya

zılı

m

Ma

li

To

pla

m

1994 ve 1996 Yıllarında Saptanan Sorunların Durumu

1994

1996

178

azalması, teknoloji destekli hizmetin verimliliğinin ve kalitesinin artması

olarak değerlendirilmelidir.

Mâli: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 4 mâli sorunun

1996‟da 1‟i kısmen, 2‟si aynen devam eden 3 soruna düĢtüğü

belirlenmiĢtir. Bu sorunların da örgütlenme sorunları gibi BaĢkanlık

yönetiminden kaynaklanmadığı, BaĢkanlığın bağlı olduğu üst yönetimin

(Rektörlük) belirleyici bir rol üstlendiği söylenebilir. Ancak, çözülen

mâli sorunun (2 yıllık borcun ödenmesi) büyük bir sorun olduğu ve bu

sorunun çözümünde kiĢisel çabaların (Prof.Dr. Meral Alpay‟ın) çok

önemli bir yerinin olduğu özellikle belirtilmelidir. Türkiye‟de boyutu

giderek artan bir ekonomik krizin varlığına karĢın, BaĢkanlık‟ta bir mâli

sorunun bile çözümlenmiĢ olması, büyük bir baĢarı olarak

değerlendirilmelidir.

Sonuç olarak, 1994 yılında saptanan ve tanımlanan sorunların,

1996 yılı itibarıyla yaklaĢık %65 oranında azalmıĢ olduğu söylenebilir.

Sorun durumunun analizi aĢamasından sonra, sistem analizi

çalıĢmasının 4.aĢaması olan „çözümün tasarımı‟ aĢamasına geçilmiĢtir.

2.4 Çözümün Tasarımı


aĢamasında, sorun durumu ile ilgili daha önceki aĢamalarda elde edilen

bilgilere dayanarak, sorun durumuna en uygun çözüm önerileri üretmek

ve geliĢtirmek üzere çaba gösterilmiĢ ve bu amaçla aĢağıda sıralanan

çalıĢmalar gerçekleĢtirilmiĢtir.

2.4.1 Çözümün Hedef ve Amaçlarının Saptanması

Tasarlanacak çözümün genel hedef ve amacı, söú konusu „alt

sistemin‟ (bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi) ve ana sistemin (Ġ.Ü.

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sistemi) amaçlarını daha

etkin olarak gerçekleĢtirmesini sağlamak olarak saptanmıĢtır.

Daha somut olarak çözümün hedef ve amacı, alt sistemdeki

gecikmeleri, tekrarları, hataları ortadan kaldırmak; mâliyeti en aza

indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece bağlı birimlere yayın

sağlama alt sisteminin ve Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlığı‟nın amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmesini

sağlamaktır.

2.4.2 Çözümün Sınırlılığının Belirlenmesi

Bu adımda, her iki sistem analiz çalıĢması döneminde yukarıda

saptanan hedef ve amaçlara uygun çözüm önerileri üretmek ve yeni

179

durumu gerçekleĢtirmek için sınırlılığın belirlenmesine çalıĢılmıĢtır.

Belirlenen sınırlılıklar Ģunlardır:


a. Ġnsan kaynakları sınırlılığı: Elde bulunan sağlama alt sistemi

personelinin nicelik ve niteliğinin yetersizliği ve yeni nitelikli personel

alımının tasarruf tedbirleri nedeniyle güçlüğü.

b. Mevzuat sınırlılığı: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlıkları‟nın kurulması ve örgütlenmesi için çok önemli ve gerekli

bir alt yapı öğesi olan mevzuatın eksikliğinin, BaĢkanlıkların alt sistemi

olan „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nde de doğal olarak

mevzuatın eksikliği anlamına gelmesi.

c. Donanım ve yazılım sınırlılığı: Elde bulunan bilgisayar

sisteminin yazılımlar, bilgisayar, yazıcılar dahil, nicelik ve nitelik olarak

yetersizliği ve yeni geliĢkin bilgisayar sisteminin (geliĢkin ve uygun

yazılımlar: Sözcük iĢlem, veri tabanı, grafik ve tablo vb. yazılımlar;

yüksek hız, geniĢ ana bellek ve sabit disk kapasiteli bilgisayarlar; hızlı ve

baskı kalitesi yüksek yazıcılar) alımının tasarruf tedbirleri nedeniyle

güçlüğü.

ç. Bütçe sınırlılığı: Tasarruf tedbirleri nedeniyle yayın alım

bütçesinin yetersiz; diğer kalemler (teknoloji, araç-gereç, malzeme,

bakım-onarım vb.) için ise, kütüphane bütçesinde para ayrılmamıĢ

olması. Ayrıca BaĢkanlığın yeni yönetiminin, geçen yönetim döneminden

kalan iki yıllık yayın borcunu (19.719.358.004 TL.) ödemek zorunda

bulunması.


a. Ġnsan kaynakları sınırlılığı: Elde bulunan sağlama alt sistemi

personelinin nicelik ve niteliğinin istenilen düzeyde bulunmaması ve yeni

nitelikli personel alımının tasarruf tedbirleri nedeniyle güçlüğü.

b. Mevzuat sınırlılığı: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlıkları‟nın kurulması ve örgütlenmesi için çok önemli ve gerekli

bir alt yapı öğesi olan mevzuatın eksikliğinin, BaĢkanlıkların alt sistemi

olan „bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde de doğal olarak

mevzuatın eksikliği anlamına gelmesi.

c. Donanım ve yazılım sınırlılığı: Elde bulunan bilgisayar

sisteminin geliĢkin olduğu saptanmıĢtır. Yani sistemde geliĢkin ve uygun

yazılımlar: Sözcük iĢlem, veri tabanı, grafik ve tablo vb. yazılımlar;

yüksek hız, geniĢ ana bellek ve sabit disk kapasiteli bilgisayarlar; hızlı ve

baskı kalitesi yüksek yazıcılar bulunmaktadır. Ancak, bu sistemlerin bir

180

ağ oluĢturacak biçimde örgütlenmesi için gereken ek donanım (örneğin,

server) ve yazılım alımlarında tasarruf tedbirleri nedeniyle güçlüğün söz

konusu olması.

ç. Bütçe sınırlılığı: Tasarruf tedbirleri nedeniyle yayın alım

bütçesinin yetersiz; diğer kalemler (teknoloji, araç-gereç, malzeme,

bakım-onarım vb.) için kütüphane bütçesinde para ayrılmamıĢ olması.

2.4.3 Çözüm ile Ġlgili Model GeliĢtirme

Bu adımda, her iki sistem analizi çalıĢması için, Ģimdiye kadar

yapılan tüm aĢama ve bu aĢamaların alt adımlarından yararlanılarak elde

edilen bilgiler yardımıyla, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi ile

ilgili sorun durumuna iliĢkin hedefleri, amaçları ve sınırlılığı saptanan

çözümün ve bununla iliĢkili alt sistemin ana bileĢenlerini içeren basit

„genel bir model‟ geliĢtirilmeye çalıĢılmıĢtır (Ģekil-67). Bu modelde

çözümün tüm yönlerini ve ayrıntılarını belirlemek değil, bağlı birimlere

yayın sağlama alt sistemindeki önemli öğelerin ve belirleyici iliĢkilerin

ortaya konulması amaçlanmıĢtır.

Kütüphane

Personeli

Kütüphanecilik

Böl.Öğr.Elm.

Kütüphanecilik

Böl.Öğrencileri

Teknoloji

(donanım,

yazılım vs.)

Malzeme

(kırtasiye vb)

Yayın (kitap,

süreli yayın,

CD vs.)

Veri/Bilgi(iç ve

dıĢ çevre: Poli-

tika, mevzuat vb)

Finans (para,

kredi)

Satıcılar (yayın:

kitap, süreli

yayın, CD vs.)

Alt Sistem

Yönetimi

Üretim

Süreci

Ürün (mal ve

hizmet)

Kütüphane ve

Dokümantasyon

Daire Bşk.

Ġnsan

Kaynakları

Bağlı Birimler

(Fak.,Ens.,Y.

Ok... Ktp.leri)

Geri Bildirim-Besleme

ġekil-67. Bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin ana bileĢenlerini

içeren basit „genel bir model‟

181

2.4.4 Çözümün Gereksinimlerinin Belirlenmesi

Bu adımda, her iki sistem analizi çalıĢması için, Ģimdiye kadar

yapılan tüm aĢama ve bu aĢamaların alt adımlarından yararlanılarak,

bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde tasarlanan çözümün

gereksinimleri belirlenmeye çalıĢılmıĢtır. Bunlar, her iki sistem analizi

çalıĢması için aĢağıda sıralanan baĢlıklar altında toplanmıĢtır:

Gerekli personelin, yani insan kaynaklarının nicelik ve niteliğinin

(mesleki ve kiĢilik özelliklerinin) belirlenmesi.

Gerekli olan örgütlenme ile ilgili mevzuatın; ilke ve politikaların; iĢ

tanımlarının ve iĢ akıĢı ile ilgili tanımların belirlenmesi.

Gerekli mekânın özelliklerinin belirlenmesi.

Gerekli teknolojinin (donanım, yazılım, araç-gereç vb.) nicelik ve

niteliğinin belirlenmesi.

Gerekli malzemenin (kâğıt, Ģerit, disket, form vb. kırtasiye

malzemesinin) nicelik ve niteliğinin belirlenmesi.

Satıcı firmalar ve elde edilecek yayınlar ile ilgili (kitap, süreli yayın,

CD vs.) nicelik ve nitelik standartlarının ve elde edilme koĢullarının,

kurallarının belirlenmesi.

Gerekli mâli kaynakların ne için, ne kadar, ne zaman ve nereden

sağlanacağının belirlenmesi.

2.4.5 Gereksinimlere ve Modele Uygun Çözüm Önerileri Üretme ve

GeliĢtirme

Bu adımda, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemindeki sorun

durumunu ortadan kaldırmak üzere, çözümün hedef ve amaçlarını,

sınırlılığını ve bunlara dayanarak geliĢtirilen modeli ve çözümün

gereksinimlerini dikkate alan çözüm önerilerini araĢtırma, üretme ve

geliĢtirme çabası içine girilmiĢtir. Ġki ayrı dönemde yapılan sistem analizi

çalıĢmalarında, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi için üretilen ve

geliĢtirilen çözüm önerileri aĢağıda sıralanmaktadır:


A. Personel:

Alt sistemde çalıĢacak gerekli niteliklere sahip personel

sağlanmalıdır:

Sağlanacak personel, kütüphanecilik, yabancı dil, teknoloji, insan

iliĢkileri, yol ve yöntem bilgilerine sahip, sezileri kuvvetli, zeki,

dürüst, özverili, dikkatli, uyumlu, nazik olmalıdır.

182

Alt sistemden sorumlu personel asgari akademik niteliklerinin

yanında yönetici niteliklerine ve olumlu kiĢilik özelliklerine de sahip

olmalıdır.

Var olan personel, olumlu kiĢilik özelliklerini geliĢtirmesine ve

BaĢkanlığın yeni yönetimine uyum sağlayabilmesine destek

oluĢturacak psikolojik, sosyal ve mesleki rehabilitasyondan

geçirilmelidir.

Sürekli mesleki geliĢme, personel için hem bir sorumluluk hem de bir

yükümlülük haline getirilmelidir.

Personelin iyi çalıĢması ödüllendirilmelidir.

Personelin yaptığı hatalar için yapıcı uyarılar kullanılmalıdır.

Aynı üniversite içinde bulunan Kütüphanecilik Bölümü öğretim

elemanları ve öğrencilerinden yararlanılarak, BaĢkanlık ve söz

konusu alt sistem personeli için olduğu kadar, Bölüm öğretim

elemanları ve öğrencileri için de yararlı olacak interaktif (eylemler

arası birlik) yöntemle, mesleki geliĢme ve personelin nicelik ve

nitelik olarak yetersiz kaldığı durumlarda, iĢgücü desteği sağlanmalı

ve sağlanmaya devam edilmelidir.

Ġnsan kaynaklarına, onların eğitimlerine ve yetiĢmelerine uygun

özellikteki görevler verilmelidir.

Personelin çalıĢmaları, geliĢtirilecek bir kontrol sistemi ile sürekli

denetlenerek değerlendirilmeli; eksik ve yanlıĢlar engellenmelidir.

Teknolojinin geliĢtirilmesi aĢamasında, yalnızca söz konusu alt

sisteme değil, tüm BaĢkanlığa hizmet verecek ayrı bir personel

sağlanmalıdır. Bu personel, özellikle bilgisayar sistemleri ile ilgili

mesleki eğitim almıĢ, kütüphanecilik bilgisine de sahip, bilgisayar

sistemlerinin çalıĢmasından sorumlu bir personel (sistem mühendisi,

endüstri mühendisi vb.) olmalıdır.

B. Örgütlenme:

Alt sistemde kimin/kimlerin, neyi, nerede, ne zaman, nasıl yapacağı;

iĢ akıĢında öncelikler ve sıra; özel durumlar; kullanılacak araç-

gereçler; kiĢilerin rolleri, yetki ve sorumlulukları; teknolojinin rolü

yazılı veya sözlü olarak tanımlanmalıdır. Böylece düzensiz, sağlıksız,

hatalı, eksik ve tekrarlı iĢler engellenmelidir.

Alt sistemde bilgisayarın kullanılacağı iĢler belirlenmeli ve aynı

iĢlerin elle (manual) yapılması engellenerek zaman, mâliyet ve kalite

verimliliği arttırılmalıdır.

183

Alt sistemde hangi durumda hangi kararların alınabileceği ve alındığı

kayıtlandırılmalıdır (tablo, kılavuz, yazılar vb. biçiminde).

Alt sistemde yetki ve sorumluluk devri yapılmalıdır.

ĠĢ akıĢında ve iĢler arasında eĢgüdüm sağlanmalıdır.


yönetimi ve denetimi sağlayacak örgütsel bağların sağlanabilmesi

için, Rektörlüğü ve YÖK‟ü harekete geçirici temaslarda ve

faaliyetlerde bulunulmalı; gerekli alt yapılar (kadro, bütçe, mevzuat

vb.) sağlanıncaya kadar olumlu kiĢisel iliĢkilerle (toplantılar, mesleki

yardımlar, bilgi alıĢ veriĢi vb.ile) iletiĢim, iĢbirliği, mesleki denetim

sağlanmaya, böylece emek, para, zaman açısından kaynak israfı

olabildiğince engellenmeye ve azaltılmaya çalıĢılmalıdır.

BaĢkanlığın yayın alımı ve satıcı firmaların yayın satımı ile ilgili

kuralları, birlikte çalıĢma ilkeleri saptanmalı ve bunlar

uygulanabilmelidir.

C. Mekân:

Farklı yetki ve sorumluluklara sahip personel, ayrı odada

çalıĢmalıdır.

Aynı veya benzer iĢleri yapan personel aynı odada çalıĢmalıdır.

Personelin iĢ yaptığı yer ile çalıĢma odası olarak belirlenen yeri aynı

olmalıdır. Böylece personelin arandığında kolayca bulunması; iki ayrı

oda arasında güç ve zaman kaybetmemesi; odalar arasında araç-gereç

ve malzeme trafiğinin artmaması ve söz konusu araç-gereç, malzeme

vb. ile ilgili denetimin azalmaması sağlanmalıdır.

Ç. Donanım ve yazılım:

Yazılım ve donanım ile ilgili ilkeler ve standartlar belirlenmelidir:

Donanım, satıĢ sonrası bakım ve onarım hizmetlerinin

aksamayacağı, kaliteli, yaygın ve güvenilir hizmet veren

Ģirketlerin ürettiği, yüksek kapasiteli ve amaca uygun modeller

içinden seçilmelidir.

Yine, donanım, birbiriyle iĢbirliği içinde, aynı ağ altında

kulanılabilir olmalıdır.

Belirlenen ilkeler ve standartlara uygun yazılım elde edilmelidir:

Söz konusu yazılım, profesyonel yazılım kuruluĢları tarafından

hazırlanacak paket yazılım olabileceği gibi, BaĢkanlık personeli

ve Bölüm elemanları tarafından hazırlanacak uygun veri tabanı

184

yönetim sistemi kullanılarak da geliĢtirilebilir: Yazılımla ilgili

ortaya çıkabilecek sorunların çözümünün, yazılımı geliĢtiren

kiĢilerce mümkün olduğu düĢünüldüğünde, söz konusu alt sistem

ve diğer alt sistemlerde BaĢkanlık personelinin ve Bölüm

elemanlarının amaca uygun yazılımı geliĢtirmesi, yazılımla ilgili

bakım ve onarım hizmetlerinin güvenilirliği ve ekonomikliği

açılarından daha uygun görülmelidir.

Yazılım geliĢtirmede, yukarıda sözü edilen hangi yöntem

kullanılırsa kullanılsın, bu sistem analizi çalıĢması sırasında

gerçekleĢtirilen süreç-iĢlem analiz Ģemalarından (ekteki) ve

oluĢturulacak iĢ tanımlarından, iĢ akıĢ tanımlarından

yararlanılmalıdır.

Belirlenen ilkeler ve standartlara uygun, yazılımın etkin olarak

çalıĢabileceği yeterli sayı ve nitelikte donanım elde edilmelidir. Bu

donanım en az 2 adet 486 DX2 66- 8mb RAM, 1gb HD, CD sürücülü

bilgisayar, renkli 14 inch ekran, 2 adet 1‟i Laser/InkJet, 1‟i 80 kolon

dot matrix yazıcı‟dan oluĢabilir.

Var olan donanımın (286- 1mb RAM, 80mb HD) kapasitesi

yükseltilerek, daha etkin kullanımı sağlanmalıdır.

Alt sistemdeki bilgisayar sistemlerinin birlikte çalıĢabilmesi için,

yerel ağ kurulmalıdır.

Donanımın, yazılımın ve verilerin güvenliğinin sağlanması için

gerekli teknoloji (Kesintisiz Güç Kaynağı,back-up ünitesi vb.) elde

edilmeli, kullanıcı eğitimi verilmelidir.

D. Mâli:

BaĢkanlığın ve bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin iĢlevini

yerine getirebilmesi ve yayın satın alabilmesi için, öncelikle eski

yönetimden kalan satıcı firmalara biriken yayın borcu (2 yıllık borç)

kapatılmalı; bu amaçla bütçeden ek para çıkartılmalıdır.

Yayın satın alımı, bütçenin elverdiği ölçüde gerçekleĢtirilmeli; ancak

bütçe sürekli geliĢmeyi olanaklandıracak biçimde planlanmalı ve

uygulanmalıdır.

Yeni bütçe yılında, yayın satın alımı için ayrılan bütçe tahmin edilen

en yüksek enflasyon oranına göre arttırılmalıdır.

Yayın alımı için ayrılan bütçenin yetersizliği ve arttırılamaması

durumunda, Üniversite fonlarından yararlanma yolları araĢtırılmalı ve

destek sağlanmalıdır.

185

Bağlı birimlere yayın satın alımında, eldeki bütçenin dengeli

dağıtılması sağlanmalıdır.

Kesinlikle çift nüsha satın alımı yapılmamalıdır.

Ucuz basımlar tercih edilmelidir (örneğin, aynı yayının Amerika

baskısı ve Avrupa baskısı varsa ve Avrupa baskısı daha ucuzsa bu

tercih edilmeli).

Satın alınan yayınlar ile ilgili bilgiler, bunların faturaları ve ödeme

iĢleri büyük dikkat ve titizlikle izlenmeli; istatistiki bilgiler tutulmalı

ve sürekli güncelleĢtirilmelidir.

Diğer Üniversitelerin Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlıklarıyla yayın satın alımında iĢbirliği ve kaynak paylaĢımı

yolları araĢtırılmalı ve eldeki kaynakların verimli kullanılması

sağlanmalıdır.

Gerekli teknoloji, araç-gereç, kırtasiye vs. alımı ve eldeki teknoloji,

araç-gereç vb.‟nin bakım, onarım, sigorta vb. giderleri için yeterli

bütçe ayrılmalıdır. Bu amaçla, bütçe ayrılmaması veya ayrılan

bütçenin yetersizliği durumunda, Üniversite fonlarından yararlanma

yolları araĢtırılmalı ve destek sağlanmalıdır.

BaĢkanlık, kendi kendini finanse etmeye baĢlamalıdır. Bunun için

BaĢkanlık desteklenmeli ve ona gerekli olanaklar (röprodüksiyon:

fotokopi, mikrofilm, kart baskı vb. yapma; telif verme vs.), koĢullar

(teknoloji, araç-gereç, mevzuat vb.) sağlanmalıdır.


A. Personel:

Alt sistemde çalıĢacak gerekli niteliklere sahip personel

sağlanmalıdır:

Sağlanacak personel, kütüphanecilik, yabancı dil, teknoloji, insan

iliĢkileri, yol ve yöntem bilgilerine sahip, sezileri kuvvetli, zeki,

dürüst, özverili, dikkatli, uyumlu, nazik olmalıdır.

Alt sistemden sorumlu personel, asgari akademik niteliklere ve

yönetici niteliklerine sahip olmalıdır.

Personel için hem bir sorumluluk, hem de bir yükümlülük haline

getirilen „sürekli mesleki geliĢme‟ durumu devam ettirilmelidir.

BaĢkanlık ve söz konusu alt sistem personeli için olduğu kadar

Bölüm öğretim elemanları ve öğrencileri için de yararlı olan interaktif

(eylemler arası birlik) yöntemle, mesleki geliĢmeyi ve personelin

186

nicelik ve nitelik olarak yetersiz kaldığı durumlarda iĢgücü desteğini

(ucuz ve kaliteli) sağlamaya devam edilmelidir.

Teknolojinin geliĢtirilmesi aĢamasında, yalnızca söz konusu alt

sisteme değil, tüm BaĢkanlığa hizmet verecek, özellikle bilgisayar

sistemleri ile ilgili mesleki eğitim almıĢ, kütüphanecilik bilgisine de

sahip, bilgisayar sistemlerinin çalıĢmasından sorumlu bir personel

sağlanmalıdır.

B. Örgütlenme:

Alt sistemde sözlü olarak tanımlanan kimin/kimlerin, neyi, nerede, ne

zaman, nasıl yapacağı; iĢ akıĢında öncelikler ve sıra, özel durumlar,

kullanılacak araç-gereçler, kiĢilerin rolleri, yetki ve sorumlulukları,

teknolojinin rolü yazılı olarak da tanımlanmalıdır. Böylece, sayısı

zaten çok azalmıĢ olan hatalı ve tekrarlı iĢler tamamıyla

engellenmelidir.

ĠĢ akıĢında ve iĢler arasında eĢgüdümün tam olarak sağlanmasına

çalıĢılmalıdır.


yönetimi ve denetimi sağlayacak örgütsel bağların sağlanabilmesi

için Rektörlüğü ve YÖK‟ü harekete geçirici cesur ve bilinçli

temaslara ve faaliyetlere devam edilmelidir. Gerekli alt yapılar

(kadro, bütçe, mevzuat vb.) sağlanamadığı halde, bugüne kadar

yalnızca BaĢkanlık yönetimince kiĢisel iliĢkilerle, yani toplantılarla,

mesleki yardımlarla, bilgi alıĢ veriĢiyle vb. baĢarılan iletiĢim,

iĢbirliği, mesleki denetimi sağlama ve kaynak israfını olabildiğince

engelleme çalıĢmaları da sürdürülmelidir.

C. Mekân:

Farklı yetki ve sorumluluklara sahip personel ayrı odada çalıĢmalıdır.

Personelin iĢ yaptığı yer ile çalıĢma odası olarak belirlenen yeri aynı

olmalıdır. Böylece personelin arandığında kolayca bulunması; iki ayrı

oda arasında güç ve zaman kaybetmemesi; odalar arasında araç-gereç

ve malzeme trafiğinin artmaması ve söz konusu araç-gereç, malzeme

vb. ile ilgili denetimin azalmaması sağlanmalıdır.


Belirlenen ilkeler ve standartlara uygun olarak BaĢkanlıkça

geliĢtirilmeye baĢlayan yazılım bitirilmelidir:

Yazılım geliĢtirmede, iĢ tanımlarından ve iĢ akıĢ tanımlarından

yararlanılmalıdır.

187

Alt sistemdeki bilgisayar sistemlerinin birlikte çalıĢabilmesi için

baĢlatılan yerel ağ kurma çalıĢmaları tamamlanmalı ve gerekli ek

donanım ve yazılım sağlanmalıdır.

Donanımın, yazılımın ve verilerin güvenliğinin sağlanması için

gerekli teknoloji (kesintisiz güç kaynağı, yedekleme üniteleri) elde

edilmelidir.

D. Mâli:

Bütçe sürekli geliĢmeyi olanaklandıracak biçimde planlanmalı ve

uygulanmalıdır.

Yeni bütçe yılında yayın satın alımı için ayrılan bütçe, tahmin edilen

en yüksek enflasyon oranına göre arttırılmalıdır.

Yayın alımı için ayrılan bütçenin yetersizliği ve arttırılamaması

durumunda, Üniversite fonlarından yararlanma yolları araĢtırılmalı ve

destek sağlanmalıdır.

Bağlı birimlere yayın satın alımında eldeki bütçenin dengeli

dağıtılması ile ilgili baĢlatılan çalıĢmalar daha da geliĢtirilmelidir.

Diğer Üniversitelerin Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlıklarıyla yayın satın alımında iĢbirliği ve kaynak paylaĢımı

yolları araĢtırılmalı ve eldeki kaynakların verimli kullanılması

sağlanmalıdır.

Gerekli teknoloji alımı ve eldeki teknoloji, araç-gereç vb.nin bakım,

onarım, sigorta vb. giderleri için yeterli bütçe ayrılmalı; bu amaçla

bütçe ayrılmaması veya ayrılan bütçenin yetersizliği durumunda, yine

Üniversite fonlarından yararlanma yoluna gidilmelidir.

Kendi kendini finanse etmeye baĢlayan BaĢkanlık desteklenmeli ve

gerekli koĢullar (teknoloji, araç-gereç, mevzuat vb.) sağlanmalıdır.

Sıralanan bu çözüm önerilerinin, sonuçta bağlı birimlere yayın

sağlama alt sisteminde mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin daha

yüksek olmasını sağlayabileceği; bu durumun ise bağlı birimlere yayın

sağlama alt sisteminin ve onun bağlı olduğu ana sistemin (Ġ.Ü.

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı) amaçlarını daha etkin

olarak yerine getirmesine neden olacağı söylenebilir.

Burada, her iki dönemde üretilen ve geliĢtirilen çözüm

önerilerinin bir karĢılaĢtırmasını yapmak yararlı olacaktır (Ģekil-68):

188

ġekil-68. 1994 ve 1996 yıllarında geliĢtirilen çözüm önerilerinin durumu

Personel, örgütlenme, mekân, donanım ve yazılım, mâli sorunlar

baĢlıkları altında geliĢtirilen ve üretilen çözüm önerilerinin, 1996 yılında

sayılarının azalmıĢ olduğu görülmektedir (%46). Bu durumun, 1994

yılında saptanan sorunlara göre 1996 yılında saptanan sorunların azalmıĢ

olmasından kaynaklandığı söylenebilir.

2.4.6 Mâliyet-Verimlilik ve Mâliyet-Yarar Analizlerini Yapma

Bu adımda, üretilen ve geliĢtirilen çeĢitli çözüm önerilerinin

mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerinin yapılarak

değerlendirilmesi sağlanmalıydı. Bu çalıĢma, her iki dönemde yapılan

sistem analizi çalıĢmaları için de gerçekleĢtirilememiĢtir. Bunun iki

önemli nedeni vardır:

1) „Gereksinimlere ve modele uygun çözüm önerileri üretme ve

geliĢtirme‟ adımında, her iki sistem analiz çalıĢmasında da

birbirlerine alternatif olacak çözüm önerileri üretilmemiĢ ve böylece

alternatif çözüm önerilerinin hangisinin mâliyetler açısından daha

yararlı ve verimli olduğunun saptanmasına da gerek olmamıĢtır.

2) „Gereksinimlere ve modele uygun çözüm önerileri üretme ve

geliĢtirme‟ adımında, her iki sistem analiz çalıĢmasında da

birbirlerine alternatif olacak çözüm önerileri üretilmiĢ olsaydı bile,

mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerini gerçekleĢtirmek için

öncelikle her bir seçenekle ilgili tam ve doğru birim mâliyet

hesaplamalarının yapılması gerekirdi. Ancak, önerilen çözüm

önerilerinin büyük bir kısmının araç-gereç vb. „mal‟ değil,

mâliyetinin hesaplanması zor olan „hizmet‟ olması nedeniyle, bu iĢ

10

7

3

6

11

37

5 3 2 3

7

20

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Per

son

el

Örg

ütl

enm

e

Mek

ân

Do

na

nım

ve

Ya

zılı

m

Ma

li

To

pla

m

1994 ve 1996 Yıllarında Geliştirilen Çözüm Önerilerinin Durumu

1994

1996

189

çok zamanı ve bir ekip çalıĢmasını gerektireceğinden, bir uygulama

örneği olan bu çalıĢmanın sınırlarını aĢacak büyüklüktedir ve baĢlı

baĢına bir çalıĢma konusu olabilecek niteliktedir.

Her iki dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmalarında üretilen

çözüm önerilerinin yukarıda sözü edilen nedenlerle mâliyet-verimlilik ve

mâliyet-yarar analizleri yapılmamıĢ olsa da, bu çözüm önerilerinin

yeterince ayrıntılı ve somut olmamakla birlikte aĢağıdaki yararları

sağlayacağı söylenebilir:

A. Personel:

Var olan ve yeni alınacak personelin iĢin gerektirdiği niteliklere ve

olumlu kiĢilik özelliklerine sahip olması sağlanabilecektir.

Alt sistemin personel masrafları azaltılabilecektir.

Personelin mesleki tatmini sağlanabilecektir.

B. Örgütlenme:

Alt sistemde düzensiz, sağlıksız, hatalı, eksik ve tekrarlı iĢler

engellenebilecektir.

BaĢkanlık yönetiminin günlük basit iĢler ve basit kararlar ile meĢgul

edilmesi engellenebilecektir.

GeliĢtirilen alt sistem ve BaĢkanlık politikalarının gerçekleĢtirilmesi,

uygulanması ve sürekli gözden geçirilmesi sağlanabilecektir.

BaĢkanlık içinde ve BaĢkanlık ile bağlı birim kütüphaneleri arasında

iletiĢim, iĢbirliği ve mesleki denetim sağlanarak kaynak israfı

engellenebilecektir.

Alt sistem ve BaĢkanlık, faaliyet alanında ve kütüphanecilik mesleği

alanında liderlik edebilecektir.

C. Mekân:

Personel ile çalıĢma mekânı arasındaki iliĢkinin neden olduğu

olumsuzluklar engellenebilecektir.


Bilgisayar sisteminin kurulması ve geliĢtirilmesi aĢamalarında ortaya

çıkabilecek sorunların engellenmesi ve ortaya çıkan sorunların ise

çözümlenmesi sağlanabilecektir.

Kurulacak ve geliĢtirilecek bilgisayara dayalı bağlı birimlere yayın

sağlama alt sisteminde, daha önce elde edilemeyen veya büyük

güçlükle, ayrıca eksik ve hatalı olarak elde edilen bilgiler, hızlı, tam,

190

doğru ve güncel olarak elde edilebilecektir. Örneğin, yayın satın alma

bütçesinin, sipariĢteki yayınların, gelen yayınların, geciken

yayınların, iptal edilen yayınların, ödemesi yapılan yayınların ve

bunlarla ilgili istatistiki bilgilerin günü gününe izlenmesi; sağlanan

yayınların listelerinin ve duyuru bültenlerinin hazırlanması mümkün

olabilecektir.

D. Mâli:

Yeterli bütçenin elde edilmesi sağlanabilecektir.

Bütçenin sağlıklı ve dengeli harcanması, kaynak israfının

engellenmesi sağlanabilecektir.

BaĢkanlık hizmetlerinin bir kısmının kendi kendini finanse

edebilmesi sağlanabilecektir.

Yukarıda sıralanan yararların, „bağlı birimlere yayın sağlama alt

sisteminin mâliyet, zaman ve kalite verimliliğini arttıracağı, bu durumun

ise „bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin ve onun bağlı olduğu

ana sistem olan Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın

amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmesini sağlayacağı söylenebilir.

2.4.7 Çözüm Önerilerinin Uygulanmasına ĠliĢkin Plan Hazırlama

Bu adımda, her iki dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmalarında

üretilen çözüm önerilerinin alt sistemde uygulanabilmesini sağlamak

üzere, plan önerme çalıĢmaları gerçekleĢtirilmiĢtir. Önerilen bu planlarda,

çözüm önerilerinin uygulanabilmesi için gerekli öğeler ile alt sistemde

uygulanma adımları ve bu adımlara iliĢkin bir zaman tablosu verilmiĢtir.

Önerilen planlar aĢağıda zaman tabloları ile özetlenmektedir:

1.Sistem analizi çalıĢması (Ģekil-69):

1 2 3 4 5 (Aralık'94/hafta)

Çözümün uygulanması

için gerekli öğelerin

sağlanması

Personel eğitim ve

geliştirme faaliyetleri

Çözümün test ve

eleştirisi


ve yeni duruma uyum

Yeni durumun

değerlendirilmesi

ġekil-69. 1.Sistem analizi çalıĢmasında üretilen çözüm önerilerinin alt

sistemde uygulanabilmesi için önerilen plan

191

2.Sistem analizi çalıĢması (Ģekil-70):

1 2 3 4 5 (15 Mart-15 Nisan

'96/hafta)


için gerekli öğelerin

sağlanması

Personel eğitim ve

geliştirme faaliyetleri

Çözümün test ve

eleştirisi


ve yeni duruma uyum

Yeni durumun

değerlendirilmesi

ġekil-70. 2.Sistem analizi çalıĢmasında üretilen çözüm önerilerinin alt

sistemde uygulanabilmesi için önerilen plan

2.4.8 Rapor Hazırlama

Bu adımda, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi ile ilgili

sorun durumuna iliĢkin çözümün tasarımı aĢamasını oluĢturan tüm

adımlar sırasında yapılan çalıĢmalar değerlendirilerek bir rapor

hazırlanmıĢtır. Hazırlanan raporda bulunan bilgiler, „çözümün tasarımı‟

aĢaması boyunca yukarıda verilen bilgileri içerdiğinden, burada ayrıca

yinelenmeyecektir.

Çözümün tasarımı aĢamasından sonraki aĢamalar olan „çözümün

gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması‟ ile „yeni durumun

değerlendirilmesi‟ aĢamaları, ancak BaĢkanlığın kararı ve onayı ile

BaĢkanlığın yetki ve sorumluluğunda uygulanabilir aĢamalar olması

nedeniyle, bu çalıĢmaya katılamamıĢtır. Bunun yerine, Ģimdiye kadar

izlendiği gibi 1-4.aĢamaları içine alan ikinci bir sistem analizi çalıĢması

uygulanarak, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi ile ilgili

karĢılaĢtırmalı bir çalıĢmaya ve değerlendirmeye olanak sağlanmaya

çalıĢılmıĢtır. KarĢılaĢtırmalı bu çalıĢma sonundaki genel değerlendirme

ise aĢağıdadır:

Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın „bağlı

birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nde iki ayrı dönemde yapılan sistem

analiz çalıĢmaları karĢılaĢtırıldığında, Prof.Dr. Meral Alpay‟ın Daire

BaĢkan Vekili olarak atandığı 1994 yılında saptanan sorunların, 1996 yılı

itibarıyla yaklaĢık %65 oranında azalmıĢ olduğu saptanmıĢtır. Söz

konusu analiz çalıĢmalarında, 1994 yılında önerilen ve geliĢtirilen

çözümler ise, 1996 yılında %46 oranında düĢmüĢtür.

192

Elde edilen bu bilgilere dayanarak, bağlı birimlere yayın sağlama

alt sisteminde ve dolayısıyla BaĢkanlıkta 1996 yılı itibariyle, 1.sistem

analizi çalıĢmasının yapıldığı 1994 yılına göre, emek, zaman ve kalite

verimliliğinin arttığı; yine alt sistemin ve ana sistemin, alt ve ana

amaçlarını yerine getirmedeki etkinliğinin, 1.sistem analizi çalıĢmasında

saptanan etkinliğe göre çok daha iyi olduğu söylenebilir.

Bu bölümde, sistem analizinin kütüphane ve bilgi merkezlerine

uygulanabilirliği, Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon

Daire BaĢkanlığı Bağlı Birimler Bölümü‟nde yapılan bir uygulamayla

kanıtlanmaya çalıĢılmıĢtır. Uygulama, 1994 ve 1996 yıllarında yapılan iki

analiz çalıĢmasını kapsamaktadır. Analiz döneminde kütüphanede bir

yönetim değiĢikliğinin olması, baĢarısız olan eski yönetim ile baĢarılı

olan yeni yönetim uygulamaları arasında bir karĢılaĢtırma yapma olanağı

da sağlamıĢtır.

Sistem analizi, yukarıdaki belirtilen Bağlı Birimler Bölümü‟nün

sağlama hizmeti çerçevesindeki üç ayrı iĢlem için uygulanmıĢtır. Bu

iĢlemler, kitap satın alma, dergi satın alma ile ödeme ve ayniyat iĢlem-

leridir. Her üç iĢlemle ilgili sorunlar ise personel, örgütlenme, mekân,

donanım ve yazılım sorunlarıyla malî sorunlar olmak üzere beĢ ayrı

grupta analiz edilmiĢtir.

BaĢlangıçta 6 ayrı aĢamada gerçekleĢtirilmesi planlanan iki ayrı

sistem analizinin her biri, 4. aĢamada kesilmek zorunda kalınmıĢtır.

Bununla birlikte, sistemin belirlenen sorunları için çözüm tasarımına

giriĢilebilmiĢ; ayrıca her iki analizin karĢılaĢtırılması da yapılmıĢtır. Bu

karĢılaĢtırmalar sonucunda, ilk analizde saptanan toplam sorunların,

ikinci analiz sonucunda % 65 oranında azaldığı ortaya çıkmıĢtır.

193

SONUÇ VE ÖNERĠLER

GiriĢ bölümünde de belirtildiği gibi, bu araĢtırmanın hipotezi

“kütüphane ve bilgi merkezlerinin bir sistem olarak ele alınabilecekleri

ve bu merkezlerde sistem analizinin uygulanabileceği”dir.

Yukarıdaki hipotezin doğrulanabilirliğini araĢtırmak üzere,

çalıĢmada birden fazla araĢtırma yöntemi ve veri toplama tekniğinden ya-

rarlanılmıĢtır. AraĢtırma, teorik verilerin yanında, uygulamaya dayalı

verilerle de desteklenmiĢtir.

Uygulama, Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı

Bağlı Birimler Bölümü‟nde gerçekleĢtirilmiĢtir. Daire BaĢkanlığı‟nın

(ana sisteminin) alt sistemi olarak kabul edilen Bağlı Birimler

Bölümü‟ndeki uygulama, bölümün sağlama hizmetine ait iĢlemlerden

kitap ve dergi satın alma ile ödeme ve ayniyat iĢlemleriyle sınırlandı-

rılmıĢtır. Bu iĢlemler için, ilki 1 Eylül-31 Aralık 1994‟de, ikincisi 1

Ocak-10 Nisan 1996‟da olmak üzere iki ayrı sistem analizi uygulaması

yapılmıĢtır. BaĢlangıçta 6 aĢamada yürütülmesi planlanan analizlerin,

daha sonra 4.aĢama sonunda kesilmesi kararlaĢtırılmıĢtır. Ġlk 4 aĢama, alt

sistemin sorun durumunun belirlenmesinden baĢlayarak soruna iliĢkin

çözüm tasarımıyla son bulan aĢamaları kapsamaktadır. Önerilen yeni

sistemin uygulanması ve değerlendirilmesini kapsayan 5. ve 6.aĢamalara

geçilememesinin temel nedeni, bu aĢamaların araĢtırmanın sınırlarını

aĢacak düzeyde zaman ve ekip çalıĢmasını gerektirmeleridir. Bununla

birlikte, ilk dört aĢama ile ilgili verilerin karĢılaĢtırması yapılmıĢtır.

AraĢtırmanın genel sonucu, yukarıda belirtilen hipotezin doğru-

luğunun, gerek teorik, gerekse uygulamalı olarak kanıtlanmasıdır. Bu

genel sonucun yanında, araĢtırmadan elde edilen daha özel diğer sonuçlar

ise Ģunlardır:

AraĢtırmada yararlanılan çeĢitli kaynaklarda, „sistem analizi‟ ve

„sistem yaklaĢımı‟ kavramlarının, çoğu kez birbirinin yerine geçecek

biçimde kullanıldığı saptanmıĢtır. Bu araĢtırmada, sözü edilen

kavramlar arasında belli bir farklılığın olduğu görüĢü benimsenmiĢtir.

Buna göre, sistem yaklaĢımı, bir sistemi, genel sistem teorisine

uygun bir bakıĢ açısıyla ele alma biçimi veya tutumu olarak kabul

edilmelidir. Sistem analizi ise, sistem yaklaĢımı doğrultusunda

uygulanan bir sorun çözme/karar verme tekniği ve/veya yöntemi

olarak kavranmalıdır.

194

Genel sistem teorisine dayanan sistem yaklaĢımından hareketle, kü-

tüphane ve bilgi merkezlerinin birer sistem olarak ele alınabilecekleri

öne sürülmektedir. Sözü edilen merkezlerin, kendilerine özgü

amaçlarının olması; bu merkezlerdeki faaliyetlerin/süreçlerin

birbirleriyle iliĢkili sistem öğeleri olarak incelenebilmeleri; ayrıca bu

merkezlerin, iç ve dıĢ çevre faktörlerinden de etkilenebilmeleri,

onların birer sistem olarak kabul edilmeleri için yeterli özelliklerdir.

Bu araĢtırmada, kütüphane ve bilgi merkezlerinin, açık ve dinamik

bir sistem özelliğini taĢıdıkları sonucuna da varılmıĢtır. Ancak

onların, faaliyetlerini verimli ve etkin olarak sürdürmelerini

sağlayacak yeterli girdileri iç ve dıĢ çevrelerinden alabilmeleri

koĢuluyla „dinamik denge durumu‟nda kalabilecekleri; aksi takdirde

böyle bir dengeyi sürdüremeyecekleri kanıtlanmıĢtır.

Güncel ve bilimsel meslek bilgisi, yeterli malî imkânlar, yeterli

nitelik ve nicelikte personel; faaliyetlerin geliĢtirilmesini

kolaylaĢtıracak yasal düzenlemeler, sözü edilen girdilere örnek olarak

verilebilirler. Örneğin, sistem analizi uygulaması sonucunda,

incelenen kütüphanede, yeni yönetim döneminde kütüphaneye akan

meslekî uzmanlık bilgisinin ve üst yönetim desteğinin, daha önceki

yönetim döneminde kütüphanenin sağlama alt sisteminin bozulan

dengesinin yeniden düzeltilmesini ne denli olumlu yönde etkilediği

açıkça gözlenmiĢtir.

AraĢtırmada, bir bilgi iĢletmesi sistemi olarak da kavranabilecek

kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sistem analizinden,

yönetimle ilgili çeĢitli sorunların çözümünde yararlanılabileceği,

böylece yönetilecek kuruluĢların amaçlarının daha etkin bir biçimde

baĢarılmasının sağlanabileceği, uygulamayla kanıtlanmıĢtır. Sistem

analizinin, özellikle sistem sorunlarının açıkça tanımlanabilmesi;

sorunların ayrıntılı olarak belirlenebilmesi; aynı zamanda bu sorunlar

için alternatif çözüm önerilerinin ve yeni sistem modellerinin

üretilebilmesi açılarından yarar sağlayacağı kabul edilmektedir.

AraĢtırmada, sistem analizinden yukarıdaki yararların elde

edilebilmesi için, öncelikle bu analizin, „bütünsellik ilkesi‟,

„disiplinler arasılık ilkesi‟ ve „bilimsellik ilkesi‟ olarak belirlenen üç

temel ilkesinin göz önünde bulundurulmasının gerektiği de öne

sürülmektedir.

Bu ilkelerden bütünsellik ilkesi, sistem öğelerinin ve sorunlarının bir

sistem bütünlüğü içinde, ayrıca iç ve dıĢ çevre faktörlerinin de göz

önüne alınarak analiz edilmesi anlamındadır. Sistem analizinin bu

195

özelliği, analizin uygulandığı kuruluĢların kendilerini böyle bir

bütünlük içinde algılamalarına da katkıda bulunmaktadır.

Sistem analizinin disiplinlerarası olma ilkesi, analizde değiĢik

disiplinlere ait bilgilerin gerektiğinde bir arada kullanılması

anlamına gelmektedir. Örneğin, kütüphane ve bilgi merkezlerinde

uygulanacak bir sistem analizinde, özel olarak bu alanda

uzmanlaĢmıĢ personelin yanında, kütüphane ve bilgi bilimlerinde

uzmanlaĢmıĢ personelden de yararlanmanın önemli ve yararlı olacağı

sonucuna varılmıĢtır.

Sistem analizinin bilimsellik ilkesi ise, analizin uygulanmasında,

bilimsel ilke, yöntem ve tekniklerden yararlanmayı gerektirir.

AraĢtırmada, sistem analizinin değiĢik aĢamalarında, gerekirse birden

fazla bilimsel yöntem ve tekniğin bir arada kullanılmasının önemli

olduğu öne sürülmektedir. Bu konudaki belirlemenin, analiz edilen

sistemin özelliklerine, analiz konusundaki taleplerine ve analizin

karmaĢıklık derecesine bağlı olacağı sonucu da ortaya çıkmaktadır.

Sistem analizi uygulamasına geçmeden önce, analizde kullanılacak

metodolojilerle ilgili bir seçim yapmak gerekmektedir. Bunlar, katı

ve yumuĢak metodolojiler olarak iki gruba ayrılmaktadırlar.

AraĢtırmada, kütüphane ve bilgi merkezlerinin analizinde, bu

metodolojilerin çeĢitli türlerinin birleĢtirilerek uygulanmalarının

uygun olacağı sonucuna varılmıĢtır.

AraĢtırmada, kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sistem

analizinde karĢılaĢılacak temel sorunlardan birinin, özellikle çözüm

önerileri oluĢturma aĢamasında, her çözüm önerisinin verimlilik ve

etkinliğinin saptanması olduğu ortaya çıkmıĢtır. Bir hizmet iĢletmesi

özelliğini taĢıyan ve kâr amaçlı olmayan kütüphane ve bilgi

merkezlerinde, mâliyet açısından verimlilik ve etkinliğin

saptanabilmesinin güçlüğü söz konusudur.

AraĢtırma çerçevesinde yapılan uygulama çalıĢmasından elde

edilen sonuçlara gelince:

Daha önce de belirtildiği gibi, sistem analizinin kütüphane ve bilgi

merkezlerinde uygulanabilirliği, Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon

Daire BaĢkanlığı Bağlı Birimler Bölümü‟nde yapılan bir sistem

analizi çalıĢmasıyla kanıtlanmıĢtır.

Uygulama sırasında, analiz yapılacak kuruluĢun personelinin, kiĢilik

ve meslekî bilgi açısından yeterlilik düzeyinin; ayrıca sistem analizi

196

çalıĢmasının önemi ve yararı konusundaki bilinçlilik düzeyinin,

analize harcanacak zaman, enerji ve mâliyetleri etkileyeceği

sonucuna da varılmıĢtır.

Daha önce de açıklandığı gibi, yukarıdaki kütüphanenin sağlama

iĢleri çerçevesindeki üç ayrı iĢlemin analizi yapılmıĢtır. Kitap ve

süreli yayın satın alma ile ödeme ve ayniyat iĢlemlerini içeren bu üç

iĢlemin ilk analizinde, iĢlemler için yürütülen toplam adım sayısının

yaklaĢık 309 olduğu saptanmıĢtır. Ġkinci analizde bu adımların

sayısının, yeni yönetimin baĢarılı çalıĢması sonucunda yaklaĢık 160

adıma düĢtüğü belirlenmiĢtir (kitap satın alma iĢleri hariç).

Ayrıca, her üç iĢleme ait sorunlar, personel, örgütlenme, mekân, do-

nanım/yazılım sorunlarıyla mâli sorunlar olmak üzere 5 grupta top-

lanmıĢtır. Yine, ilk analiz sonucunda bu sorunların toplam 51 olduğu,

ikinci analizde sorun toplamının 18‟e düĢtüğü anlaĢılmıĢtır.

Böylece, sistem analizi uygulamasının, iĢlemler ve sorunlar

konusunda ne derece ayrıntılı analiz imkânı sağlayabileceği ortaya

çıkarılmıĢtır. Örneğin analiz, hangi iĢlemlerde tekrarlar olduğunu;

hangi iĢlemlerin eksik veya yanlıĢ yapıldığını belirtebilmektedir.

Yine, analiz, sorunların çeĢitli nedenlerinin de ayrıntılı olarak

belirlenmesine imkân vermektedir.

Buraya kadar belirtilen çeĢitli sonuçlardan sonra, konuyla ilgili

önerilere gelince:

Kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sistem analizinin her

aĢamasında, analizi yapılacak sistemin üst yöneticileriyle, diğer

çalıĢanlarıyla ve mümkünse kullanıcılarıyla sürekli görüĢmeler

yapılmalıdır ve bilgi alıĢveriĢinde bulunulmalıdır. Bu yapılmazsa,

analiz sonuçlarının doğruluğunun sağlanması mümkün

olamayacaktır.

Bu arada, analizi yapılacak kuruluĢ çalıĢanlarının, analizi yapacak

personele doğru ve yeterli bilgi aktarması da, analiz sonuçlarının

doğruluk düzeyini etkileyecektir.

Kütüphane ve bilgi merkezinin, sistem analizi talebinde bulunmadan

önce, hiç değilse çeĢitli faaliyetleriyle ve organizasyonuyla ilgili do-

kümantasyonu yapmıĢ olması önemlidir. Dokümantasyondan kasıt,

istatistikler; iĢ ve iĢlem akıĢıyla ilgili kayıtlar; yönetmelikler vb. gibi

belgelerin hazırlanmasıdır.

197

Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi uygulamalarından

daha kesin sonuçlar elde edilebilmesi için, zaman, mâliyet, kalite vb.

ile ilgili standartların belirlenmesi gerekir. Bu nedenle, sözü edilen

standartların belirlenmesine yönelik ulusal çapta araĢtırma ve

çalıĢmalar yapılmalıdır.

Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi, kütüphanecilik bö-

lümlerinden mezun ve sistem analizi konusunda bilgiye sahip

profesyonel elemanlar tarafından yapılabileceği gibi, doğrudan

doğruya kuruluĢ dıĢından sağlanacak sistem analizcileri tarafından da

yapılabilir.

Kütüphane ve bilgi merkezlerinin sistem analizi konusunda kuruluĢ

içindeki meslek elemanlarından yararlanabilmesi için, kütüphanecilik

bölümlerinde lisans ya da lisansüstü düzeyde sistem analizi

derslerinin verilmesi uygun olacaktır.

Öte yandan, bu merkezlerde kuruluĢ dıĢından sistem analizcilerinden

yararlanılmak istenmesi durumunda, analiz yapacak personelin,

kütüphane ve bilgi merkezlerinin faaliyetleri ve özellikleri konusunda

yeterli bir bilgiye sahip olması gerekir.

Nihayet, sistem analizinin, özellikle sorun çözme ve karar verme açı-

sından önemli ve yararlı bir teknik/yöntem olmasına rağmen,

özellikle karmaĢık sistemlerin ayrıntılı analizinin hem güçlüğü, hem

de fazlaca zaman, enerji ve mâliyete neden olduğu göz önünde

tutulmalıdır. Bu nedenle, böyle bir analizin yapılması kadar, analiz

sonuçlarının uygulamaya geçirilmesi ve belli dönemlerde

uygulamaya geçirilen yeni durumun değerlendirilmesi de önemlidir.

Ayrıca, sistem analizinin tek baĢına, kütüphane ve bilgi merkezlerinin

sorunlarını çözemeyeceği de unutulmamalı; bu analiz sonuçlarının

uygulanmasının hem kuruluĢ çalıĢanlarının çabalarıyla, hem de

kuruluĢun bağlı olduğu üst yönetimlerin desteğiyle mümkün

olabileceği kabul edilmelidir.

198

KAYNAKÇA

“124 sayılı yüksek öğretim üst kuruluĢları ile yüksek öğretim

kurumlarının idari teĢkilatı hakkındaki kanun hükmünde

kararname”, Resmi Gazete, sayı: 18228, 21 Kasım 1983.

1994 yılında Daire BaĢkanlığı ve bağlı birimlerine sağlanan kitapların dökümü.(metin fotokopidir) Ġstanbul: T.C.Ġstanbul

Üniversitesi Rektörlüğü Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlığı, 1995.

1994 yılında Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı ve

bağlı birimlerine satın alınan süreli yayınların listesi.(metin

fotokopidir) Ġstanbul: T.C.Ġstanbul Üniversitesi Rektörlüğü

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı, 1995.

1995 yılında Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı ve bağlı birimlere satın alınan süreli yayınların listesi.(metin

fotokopidir) Ġstanbul: T.C.Ġstanbul Üniversitesi Rektörlüğü

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı, 1996.

Ackoff, Russel L. - Sasieni, Maurice W. Fundamentals of operations

research. New York: John Wiley & Sons, 1968.

AktaĢ, Ziya. “ISAC (Information Systems Work Analysis of Changes)”,

Bilgisayar, 14, 121(1991).

The ALA glossary of library and information science. ed.by. Heartsill

Young. Chicago: American Library Association, 1983.

Alexander, M. J. Information systems analysis: theory and

applications. California: Science Research Associates, 1974.

Allen, Louis A. Management and organization. New York: McGraw-

Hill, 1958.

Alpay, Meral. “Bir temel atma töreni ve düĢündürdükleri”, Kütüphane:

dünü yarına bağlayan köprü, Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler

Derneği Ġstanbul ġubesi, 1990.

Alpay, Meral. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire

BaĢkanlığı’nın sorunları (Haziran, 1994). (Ġ.Ü.Rektörüne sunulan

rapor).

199

Alpay, Meral. Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon

Daire BaĢkanlığı 1995 yılı çalıĢma raporu. (metin fotokopidir)

1996.

Alpay, Meral. “Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon

Dairesi”, Kütüphane: dünü yarına bağlayan köprü, Ġstanbul: Türk

Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1990.

Alpay, Meral. “Ġstanbul Üniversitesi Kütüphanesi”, Bilge, 7(1995).

Alpay, Meral. Ġstanbul Üniversitesi Kütüphanesi. (metin fotokopidir)

1995.

AĢkun, Ġnal Cem. “Karar almada nicelikli araç ve yöntemler”, EskiĢehir

Ġktisadi ve Ticari Ġlimler Akademisi Dergisi, 9, 1(1973).

Atasoy, Nurhan. “Ġstanbul Üniversitesi Kütüphanesi”, Ġstanbul

Üniversitesi Bülteni, 5(1977).

Aydın, Emin Doğan. Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler, siberne-

tik ve kitle iletiĢimi. 3.bs. Ġstanbul: Aydın Özel Eğitim ve

Yayıncılık, 1991.

Aydın, Emin Doğan. Bilgi bilimi ve kitle iletiĢimi: bilgi bilimindeki

teknolojik geliĢmelerin kitle iletiĢim alanında uygulamaları.

Ġstanbul: Mikro-Tip, 1988.

Aydın, Emin Doğan. Sistem tasarımı ve geliĢtirme yöntemleri,

Ġstanbul: Afa Matbaacılık, 1991.

Barlas, Yaman. “Sistem yaklaĢımı ve dinamik sistem modellerinin

yönetim bilimlerinde uygulanması”, 1 nci sistem mühendisliği ve

savunma uygulamaları sempozyumu (12-13 Ekim 1995) Bildiriler II. Ankara: Kara Harp Okulu Kültür Sitesi, 1995.

Barutçugil, Ġsmet S. Üretim sistemi ve yönetim teknikleri. gnĢl.2.bs.

Bursa: Uludağ Üniversitesi, 1988.

Bawden, David. User-oriented evaluation of information systems and

services. Aldershot, Gower Publishing, 1990.

Becker, Joseph. “System analysis, prelude to library data processing”,

ALA Bulletin, 59, (April, 1965).

Bertalanffy, Ludwig von. “General system theory: a new approach to

unity of science”, Human Biology, (1951).

Bertalanffy, Ludwig von. “Problems of general system theory”, Human

Biology, (1951).

200

Bertalanffy, Ludwig von. “The theory of open systems in physics and

biology”, Science, 3, (1950).

Bingham, John - Davies, Garth. Systems Analysis. 3rd ed. London:

MacMillan, 1992.

Boekhorst, Peter te. “Measuring quality: the IFLA guidelines for

performance measurement in academic libraries” IFLA council and

general conference Istanbul, 1995‟de sunulan bildiri metni.

Boulding, Kenneth E. “General systems theory the skeleton of science”,

Management Science, (1956).

Brech, E. F. L. Organization. 3rd ed. London: Longmans, 1960.

Burch, John G. - Strater, Felix R. Information systems: theory and

practice. California: John Wiley & Sons, 1974.

Burkhalter, Barton R. Case studies in systems analysis in a university

library. Metuchen, N.J.: Scarecrow Press, 1968.

Can, Halil - Tecer, Meral. ĠĢletme yönetimi. Ankara: Türkiye ve Orta

Doğu Amme Ġdaresi Enstitüsü, 1978.

Carlisle, Howard M. Management: concepts and situations. Chicago:

Science Research Associates, 1976.

Chapman, Edward A. - Pierre, Paul L. ST. - Lubans, John. Library sys-

tems analysis guidelines. New York: John Wiley & Sons, 1970.

Checkland, P.B. - Scholes, J. Soft system methodology in action.

Chichester: John Wiley, 1990.

Checkland, P.B. Systems thinking, systems practice. Chichester: John

Wiley, 1981.

Chen, Gordon K.C. “What is the systems approach”, Interfaces, 6,

1(1975).

Churchman, West C. - Ackoff, Russel L. - Arnoff, E. Leonard.

Introduction to operations research. New York: John Wiley &

Sons, 1957.

Churchman, West C. The systems approach. New York: Dell Pub.,

1968.

Cleland, David I. - King, William R. Systems analysis and project

management. 2nd.ed. New York: McGraw-Hill, 1975.

201

Cooke, John E. - Kuchta, Ted. “Systems planning: feasibility study and

system selection”, Design and management of information

systems. Chicago: Science Research Associates, 1972.

Cunbur, Müjgan. “Fehmi Ethem Karatay”, Türk Kütüphaneciler

Derneği Bülteni, 17, 1(1968).

Çakın, Ġrfan. “AraĢtırma faaliyetleri ve kütüphaneler”, Kütüphanecilik

Dergisi: Belge, Bilgi, Kütüphane AraĢtırmaları, 3(1992).

Çakın, Ġrfan. “KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve özellikleri”,

Türk Kütüphaneciliği, 3, 1(1989).

Çapar, Bengü. “Bilgi iĢletmelerinin yönetiminde sistem yaklaĢımı ve

sistem analizi”, Jale Baysal’a armağan. yay.haz. Hasan S.

Keseroğlu. Ġstanbul: Yapı Tasarım-Üretim, 1993.

Çelik, Ahmet. “Sistem kuramı ve kütüphanecilik”, Prof.Dr.Berin U.

Yurdadoğ’a armağan. yay.haz. Fahrettin Özdemirci, Yusuf Kayan.

Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 1994.

Daubert, Madeline J. Financial management for small and medium-

sized libraries. Chicago: American Library Association, 1993.

Dilek, Hülya. Kütüphane biliminin kapsamı ve Türkiye’de durum.

Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1992.

Dougherty, Richard M. - Heinritz, Fered J. Scientific management of

library operations. 2nd ed. Metuchen, N.J.: Scarecrow Press, 1982.

Erden, Emir. “Sistem yaklaĢımı ve pazarlama yönetimindeki rolü”,

ĠĢletme Dergisi, 4, 1-2(1979).

Erkut, Haluk. Sistem analizi. Ġstanbul: Kıyı Yayınları, 1989.

Erol, Nuray. Orta Doğu Teknik Üniversitesi’nin mevcut ödünç verme

sisteminin otomasyon tasarımı ve sistem analizi. (basılmamıĢ

yüksek lisans tezi) Ankara: Hacettepe Üniversitesi Kütüphanecilik

Bölümü, 1990.

Esen, H. Öner. ĠĢletme yönetiminde sistem yaklaĢımı. [2.bs.] Ġstanbul:

Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi, 198?.

Evans, G. Edward. Management techniques for librarians. New York:

Academic Press, 1976.

Evans, Margaret Kinnell. “Quality management and library and

information services: competitive advantage for the information

202

revolution”, IFLA council and general conference Istanbul,

1995‟de sunulan bildiri metni.

Fergan, Oktay. ĠĢletme yönetiminde sistem. Ġstanbul: Ġstanbul

Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi ĠĢletme Ġktisadı Enstitüsü, 1974.

Fisher, Gene H. Cost considerations in systems analysis. New York:

American Elsevier Pub., 1971.

FiĢek, Kurthan. Yönetim. Ankara: Ankara Üniversitesi Basımevi, 1975.

FiĢek, Oya. “Dağınık yerleĢimli üniversitelerde kütüphane hizmetlerinin

merkezileĢtirilmesi sorunu”, Türk Kütüphaneciler Derneği

Bülteni, 32, 2(1983).

FitzGerald, John M. - FitzGerald, Ardra F. Fundamentals of systems

analysis. New York: John Wiley & Sons, 1973.

Huse, Edward - Dowditch, James. Behavior in organizations: a system

approach to managing. 2nd ed. Addison-Wesley Pub., 1977.

Immegart, Glenn - Pilecki, Francis. An introduction to systems for the

educational administrator. Addison-Wesley, 1973.

“Ġstanbul Üniversitesi kütüphaneleri yönetmeliği”, Resmi Gazete,

sayı:19990, 15 Kasım 1988.

“Ġstanbul Üniversitesi Kütüphanesi çalıĢmaları”, Ġstanbul Üniversitesi

Bülteni, 13(1980).

James, Brian. The systems analysis interview: a guide to interviewing

in organisations. Manchester: NCC Blackwell, 1989.

Johnson, Richard - Roger, W.C. - Newell, J. Operations management: a

systems concept. Boston: Houghton Mifflin, 1972.

Johnson, Richard A. - Kast, Fremont E. - Rosenzweig, James E.

“Systems theory and management”, Management Science, 10,

(1964).

Johnson, Richard A. - Kast, Fremont E. - Rosenzweig, James E. The

theory and management of systems. 3rd ed. New York: McGraw-

Hill, 1973.

Kahramanoğlu, Ertan. “Proje tasarımı ve yönetimi”, 1 nci sistem

mühendisliği ve savunma uygulamaları sempozyumu (12-13

Ekim 1995) Bildiriler I. Ankara: Kara Harp Okulu Kültür Sitesi,

1995.

203

Kalıpsız, Abdülkadir. Bilim ve araĢtırma: Bilmek ve düĢünmek, bilim

ve araĢtırma, bilimsel araĢtırma tekniği, yazım ve yayın tekniği,

Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi, Fen Bilimleri Enstitüsü, 1987.

Kast, Fremont E. - Rosenzweig, James E. Organization and

management: a systems and contingency approach, 4th ed. New

York: McGraw-Hill, 1985.

Koçel, Tamer. ĠĢletme yöneticiliği. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi

ĠĢletme Fakültesi Yayınları, 1982.

Kurbanoğlu, Serap S. “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”, Türk

Kütüphaneciliği, 7, 1(1993).

Kurbanoğlu, Serap S. “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji:

yumuĢak sistemler metodolojisi”, Türk Kütüphaneciliği, 7, 2(1993)

Maddison, R.N. [ve bĢk.]. Information system methodologies. [y.y]:

Wiley Heyden, 1985.

Marchant, Maurice P. “The library as an open system”, Management

strategies for libraries: a basic reader. ed.by Beverly P. Lynch.

New York: Neal Schuman, 1985.

Mescon, Michael H. - Albert, Michael - Khedouri, Franklin.

Management. 3rd ed. New York: Harper Row Pub., 1988.

Miller, David W. - Starr, Martin K. Executive decisions and operations

research, Englewood Cliffs, New Jersey: Prantice-Hall, 1960.

Milward, G.E. Organization and methods. London: MacMillan, 1962.

Mingers, J.C. “Applying the soft system methodology”, The Systemist,

22, November-1986.

Pakin, Erol. “Üniversite sitesi biçiminde teĢkilatlanmamıĢ yüksek

öğretim kurumlarında merkez kütüphane ile üniversitenin diğer

kütüphanelerindeki haberleĢme sorunu”, Türkiye’de kütüphane

alanında teori ile uygulama iliĢkisi sempozyumu, 7-8 Mayıs 1987.

haz. Meral Alpay. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi

Kütüphanecilik Bölümü, 1988.

Pao, Miranda Lee. Concepts of information retrival, Englewood,

Colorado: Libraries Unlimited, 1989.

Parkin, Andrew. Systems analysis. 2nd.ed. London: Edward Arnold,

1991.

204

Quade, E. S. - Boucher, W. I. Systems analysis and policy planning.

New York: American Elsevier Pub., 1968.

Rowley, Jennifer E. The basics of information technology. London:

Clive Bingley, 1988.

Rowley, Jennifer E. The basics of systems analysis and design for

information managers. London: Clive Bingley, 1990.

Sağlamtunç, Tülin. “Kütüphane, enformasyon ve arĢiv alanında yeni

teknolojiler insan faktörü ve ergonomi”, Kütüphane-Enformasyon-

ArĢiv alanında yeni teknolojiler ve TÜRKMARC sempozyumu bildiri metinleri: 1-4 Ekim 1991, Beyazıt Devlet Kütüphanesi.

yay.haz. Hasan S. Keseroğlu. Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği

Ġstanbul ġubesi, 1991.

Sarıaslan, Halil. “Sistem analizinin temelleri”, Ankara Üniversitesi

Siyasal Bilgiler Fakültesi Dergisi, 39, (1984).

Sefercioğlu, Necmeddin. “Yasa dayanağı açısından üniversite

kütüphaneleri”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 32,

2(1983).

Semprevivo, Philip C. Systems analysis: definition, process and

design. Chicago: Science Research Associates, 1976.

Seyidoğlu, Halil. Bilimsel araĢtırma ve yazma el kitabı. GeliĢ.4.bs.

Ġstanbul: Güzem Yayınları, 1992..

Stoner, James A. Management. New Jersey: Printice-Hall, 1978.

Storey, Colin - Rea, Gavin. Ergonomics in libraries: proceedings of a

seminar held at Southampton University on November 15th. 1985. Bristol: Library Association University College and Research

Section Southwestern Group, 1987.

Stueart, Robert D. - Moran, Barbara B. Library management. 3rd.ed.

littleton, Colorado: Libraries Unlimited, 1987.

Taylor, Robert S. An approach to library systems analysis. (Library

Systems Analysis Report No.2) Bethlehem, Pa.: Lehigh University,

Center for the Information Sciences, 1964.

Taylor, Robert S. Bibliography of recent reports and books on

library automation and library systems analysis.(Library Systems

Analysis Report No.1) Bethlehem, Pa.: Lehigh University, Center

for the Information Sciences, 1964.

205

Taylor, Robert S. - Hieber, Caroline E. Library systems analysis.

(Library Systems Analysis Report No.3) Bethlehem, Pa.: Lehigh

University, Center for the Information Sciences, 1965.

Terry, George R. Principles of management, 3rd ed. Homewood:

Richard D. Irwin, 1960.

Tonta, YaĢar A. “Mâliyet analizi: Hacettepe Üniversitesi Tıp Merkezi

Kütüphanesinde 1981/1982 mâli yılında ödünç verilen bir yayının

ödünç verme mâliyeti”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 34,

1(1985).

Tuncer, Nilüfer. “Üniversite kütüphanelerinin merkezileĢtirilmesi

konusunda Yüksek Öğretim Kurulu‟nun görüĢü ve Yüksek Öğretim

Kurulu Dokümantasyon Merkezi”, Türk Kütüphaneciler Derneği

Bülteni, 32, 2(1983).

Tümer, Melih. Yönetim ve yönetici. Ġstanbul: Üçler Matbaası, 1975.

Tütengil, Cavit Orhan. Sosyal bilimlerde araĢtırma ve metod. 5.bs.

Ankara: Ankara Yayın Üretim Kooperatifi, 1981.

Underwood, Peter G. Managing change in libraries and information

services: a systems approach. London: Clive Bingley, 1990.

Üçok, Tengiz. Yönetim ilkeleri. Ankara: [y.y], 1988.

Ülgen, Hayri. ĠĢletmelerde organizasyon ilkeleri ve uygulaması. 2.bs.

Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi ĠĢletme Ġktisadı

Enstitüsü, 1993.

Yalvaç, Mesut. “Kütüphane hizmetlerinde bilgisayara geçiĢ ve sistem

analizi”, Jale Baysal’a Armağan. yay.haz. Hasan S. Keseroğlu.

Ġstanbul: Yapı Tasarım-Üretim, 1993.

Yeates, Don. Systems project management, London: English Language

Book Society/Pitman, 1987.

Yontar, Aysel. Kütüphane ve belge-bilgi merkezlerinde bilimsel

yönetimin önemi. Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul

ġubesi, 1995.

Yontar, Aysel. Kütüphaneler için mâliyet hesaplamasına giriĢ.

Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi, 1990.

Yozgat, Uğur. Yönetimde karar verme teknikleri, Ġstanbul: Beta Basım

Yayım, 1994.

206

EKLER

207

Ek-1. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda „bağlı birimlere

yayın sağlama alt sistemi‟ ile ilgili 1.sistem analizi çalıĢması (1994):

Süreli yayın satın alma iĢleri. Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 1

Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Mesut Yalvaç

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Bağlı birimlerden yılın son ikiayına kadar (11. ve 12. ay)süreli yayın sipariş isteklerinibeklemek.

Bağlı birimlerin süreli yayınsipariş isteklerinin ve/veyaabone iptal yazılarının listelerhalinde ya da telefonla Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'na gelmesi.

Bağlı birimlerden gelen süreliyayın sipariş isteklerinin süreliyayın izleme kataloğundanaraĢtırılması (sipariş kataloğu1986'dan sonrasını içermekte).

Bağlı birimlerce iptali istenensüreli yayınların saptanması.

Geçen senelerden aboneliğidevam eden ve Ġptaliistenmeyen süreli yayınlarınaboneliğinin otomatik olarakyapılması.

Ġptallerin fiş ve bilgisayaraişlenmesi.

Bir bağlı birim için geçensenelerden aboneliği devameden, ancak,başka bir bağlıbirim tarafından 2.keresipariş edilmek istenen süreliyayınlar varsa,

2.kere siparişte bulunanbirime bu aboneliğin devamettiğinin, süreli yayının nereyealındığının, kendileri için 2.kere abone olunamayacağınıntelefon ile bildirilmesi.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)

G: Güler Demir

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant

A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)

D.B.: Daire BaĢkanı

Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

S: Stajyer

Hiz.: Hizmetli

Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi

L.: Lisans

Y.L.: Yüksek Lisans

Tic.Lis: Ticaret Lisesi

Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

Ġptal edilecek süreli yayınlarınaboneliğinin kesilmesi için iptalyazısının hazırlanması (1 nüshaĠ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. için +satıcı firma sayısı kadar nüsha).

1 nüsha iptal yazısının Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nda saklanması.

Süreli yayın iptali içinhazırlanan diğer nüshalarınsatıcı firmalara gönderilmesi.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

15/09/1994 - 31/10/1994

Yalnızcatelefonlasipariş kabuletmek hatalı.

Tekrarlı iş.

Düzenli vesağlıklı değil.

Yalnızcatelefonlabilgi vermekhatalı.

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğ

iĢti

rme

Düze

ltm

e

Kiş

i S

ay

ısı

ve

Eğ

itim

i

Zam

an

Uza

klı

k

Mik

tar

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man Ü

retm

e

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a no

Notlar /

Düşünceler

208

Konu: Tarih:

Görevli: Mesut Yalvaç

FormNo 2

12

14

15

16

17

18

19

20

21

22

13

23

Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri

Bağlı birimler tarafındansipariş isteğinde bulunulansüreli yayın daha önceaboneliği yapılmamıĢ birsüreli yayın ise,Siparişi istenen süreli yayıniçin süreli yayın izlemefişine süreli yayın adının vekısaltmasının işlenmesi.

Siparişi istenen süreli yayınıistekte bulunan birim adınınsüreli yayın izleme fişineişlenmesi.

Siparişi istenen süreli yayınınbibliyografik doğrulamasınınyapılması.

Siparişi istenen süreli yayınınISSN'inin süreli yayın izlemefişine işlenmesi.

Siparişi istenen süreli yayınınçıkıĢ süresinin süreli yayınizleme fişine işlenmesi.

Süreli yayının siparişedilebileceği satıcı firmalarınsaptanması.

Saptanan satıcı firmalardan önfiyat almak amacıyla, aboneolunacak süreli yayınlarınalfabetik listesinin hazırlanması(1 nüsha Ġ.Ü.Küt.D.D.BĢk. için +satıcı firma sayısı kadar nüsha).

Ön fiyat almak amacıylahazırlanan 1 nüsha listeninĠ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk'ndasaklanması.

Ön fiyat almak amacıylahazırlanan diğer nüshalarınSatıcı firmalara gönderilmesi.

Sipariş edilecek süreli yayın-ların bibliyografik kimlikleri-nin bilgisayara girilmek

1 G Ktp.(YL) Kısaltmaher zamanyazılmıyor.

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)



1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 A Ktp.(L.)1 G Ktp.(YL)

1 M D.B(Prof)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

Düzenli vesağlıklı değil

üzere operatöre iletilmesi.M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)

G: Güler DemirN: Nebiha TuranD: Dilaver

KırantA: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)

D.B.: Daire BaĢkanıProf.:Profesör

Ktp.: KütüphaneciSek.: SekreterS: StajyerHiz.: Hizmetli

Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisiL.: Lisans


Tic.Lis: Ticaret

LisesiLis.: LiseOrt.: Ortaokul

Siparişi istenen süreli yayınınhangi satıcı firmadanalınacağının saptanması içinyayının (fiyat, yayın yeri,yayınlayan.. açılarından)incelenmesi ve karĢılaĢtırılması

Ġ.Ü.Kütüphane ve

Dokümantasyon

Daire Başkan

Vekili

Prof.Dr.Meral

Alpay'ın isteği ile

yapılmaya yeni

baĢlanmıĢtır.

15/09/1994 - 31/10/1994

Sırası yanlıĢ,bunun daha önceyapılması gerekir.

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

209

Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 3

Mesut Yalvaç

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36


Sipariş edilecek süreli yayınınadının ve kısaltmasınınbilgisayara girilmesi.

Sipariş edilecek süreli yayınınbirim adının/kodununbilgisayara girilmesi.

Sipariş edilecek süreliyayının ISSN'inin bilgisayaragirilmesi.

Süreli yayın izleme fişlerininizleme kataloğuna süreli yayınadı altında alfabetik olarakyerleştirilmesi.

Satıcı firma(lar)dan ön fiyatıngelmesinin beklenmesi.

Satıcı firma(lar)danön fiyatın gelmesi.

Satıcı firma(lar)dan gelen

ön fiyatların bilgisayara

girilmesi.

Bilgisayarda çakıĢan süreliyayın bibliyografikkimliklerinin ön fiyatlarınıkarĢılaştırmak.

Ön fiyat farklarını saptamak.

Siparişi istenen süreli yayınınçıkıĢ süresinin bilgisayaragirilmesi.

Süreli yayına en düşük fiyatıveren satıcı firmayı saptamak.

Süreli yayın izleme fişine osüreli yayına en düşük fiyatıveren satıcı firma adınınişlenmesi.

Süreli yayın izleme fişinefirmanın süreli yayın kodununişlenmesi.

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)Her zaman değil.Satıcı firmanınsüreli yayın koduvarsa.

D.B.: Daire Başkanı

Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

S: Stajyer

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

15/09/1994 - 31/10/1994

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /Düşünceler


G: Güler Demir

N: Nebiha TuranD: Dilaver


Ġ.Ü.Kütüphane ve

Dokümantasyon

Daire Başkan

Vekili

Prof.Dr.Meral

Alpay'ın isteği ile

210

Konu: Tarih:


Form

No 4

37

38

40

41

42

43

44


Siparişi istenen süreliyayınların saptanan satıcıfirmalara sipariş edilmek üzerelistelerinin hazırlanması (2nüsha = 1 nüsha Ġ.Ü.Küt.Dok.D.Bşk. için + 1 nüsha satıcıfirmaya gönderilmek üzere).

Siparişler ile ilgili Postanın,fax ve telefonun beklenmesi.

Siparişler ile ilgili postanınfax ve telefonun Ġ.Ü.Küt. veDok. D.Bşk.'na gelmesi(gelen fax ya da telefon ise

44.44. adıma atlanır),

Hazırlanan süreli yayınsipariş listesinin 1 nüshasınınsatıcı firmaya gönderilmesi.

Hazırlanan süreli yayınsipariş listesinin 1 nüshasınınĠ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'dasipariş edilen yayınlardosyasında saklanması.

39

Postanın yukarıya taĢınması(genellikle küçük odaya).

Postanın açılması ve türlerinegöre sınıflandırılması:SipariĢedilen yabancı kitaplar; siparişedilen yabancı süreli yayınlar;hediye gelen yabancı kitaplar;hediye gelen yerli kitaplar;hediye gelen yabancı süreliyayınlar; hediye gelen yerlisüreli yayınlar; yayın evikatalogları; fiyat teklifleri;faturalar; siparişler ile ilgilimektuplar (daha fazla bilgiistenmesi, fiyatın sorulması,siparişin yerine getirileceğiya da getirilemeyeceği...);personel mektupları; yanlıĢgelen mektuplar; yanlıĢ gelensüreli yayınlar ve kitaplar.Sipariş edilen süreli yayınlarile ilgili satıcı firmadan gelenayrıntılı bilgi isteğini, fiyatonayını, siparişin yerinegetirilemeyeceği ile ilgilibilgileri bağlı birimlere iletme(tel., fax, elden yazı vb. ile).

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

1 Hiz.(Ort) 25

mtr

1-3

Çuv

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 S.Ktp.öğr.Süreli yayınlar,

bu ayırmadan

sonra

kontrollerı

yapılmadan

damgalanmakta--

dırlar. Bkz.:48.

adım.

(Bu işte

Ġ.Ü.Küt. ve

Dok.

Daire Bşk.

Vekili Prof.

Dr. Meral

Alpay ve Ġ.Ü.

Ktp. Böl.

Öğr.Elm. da

dahil olmak

üzere herkes

çalıĢabilmek

tedir.)

1 G Ktp.(YL)


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

S: Stajyer

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler


G: Güler Demir

N: Nebiha TuranD: Dilaver


211

Daha önce aboneliği olma-yan ve ilk defa sipariş edilensüreli yayın için izleme fişinedemirbaş numarasınınişlenmesi

Konu: Tarih:


Form

No 5

45

46

47

48

49

52

53

54

55

56

57

58

59


Bağlı birimlerden cevapbekleme.

Bağlı birimden cevabıngelmesi (tel, fax, elden yazı).

Ba¤lı birimden elde edilenbilginin satıcı firmayailetilmesi.

Sipariş edilmiş ve gelmişolan süreli yayınların küçükodada alfabetik olarakdizilmesi.

Sipariş edilmiş ve gelmiş olansüreli yayınların küçük odadadamgalanması.

50

51

Gelen süreli yayının izlemefişinin süreli yayın izlemekataloğundan bulunması

Gelen süreli yayının kaydınınbilgisayardan bulunması.

Gelen süreli yayın ile süreliyayın izleme fişininkarĢılaĢtırılması ve kontrolü.

Gelen süreli yayın ile süreliyayın izleme fişi üzerindekibilgiler birbirini tutmuyorsa,

YanlıĢ gelen süreli yayınınsatıcı firmaya iadesi ile ilgili1 nüsha yazının hazırlanması.

YanlıĢ gelen süreli yayınınve iadesi ile ilgili yazınınsatıcı firmaya gönderilmesi

Sipariş edilmiş ve gelmiş olansüreli yayınların küçük odadanbüyük odaya taĢınması

YanlıĢ gelen süreli yayınınayrı bir yerde saklanması

Gelen süreli yayın ile süreliyayın izleme fişi üzerindekibilgiler birbirini tutuyorsa veaboneliği ilk defa yapılıyorsa,

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

(Bu işte Ġ.Ü.Ktp.

Böl.Öğr.Elm. ve

stajyer öğrenciler

de dahil olmak

üzere herkes

çalıĢabilmektedir.)

1 G Ktp.(YL)

1 Hiz.(Ort)

15

mtr

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

Her zamanyapılmıyor.Kontroledilmedendamgalanansüreli yayınıniadesi de sorunyaratıyor.

1 G Ktp.(YL)


G: Güler Demir

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

S: Stajyer

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

15/09/1994 - 31/10/1994

Tekrarlı iş.

TaĢıma işigereksiz.

Kontrolu yapıl-mayan yayınlarındamgalanması hatalı.

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /Düşünceler

212

Gelen süreli yayın adınınbilgisayara girilmesi.

Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 6

Mesut Yalvaç

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72


Gelen süreli yayın üzerinebirim kodunun kurşun kalemile işlenmesi.

Aynı demirbaş numarasınınsüreli yayın üzerine işlenmesi.

Gelen süreli yayın ile süreliyayın izleme fişi üzerindekibilgiler birbirini tutuyorsa veaboneliği eski ise,

Daha önce aboneliği olan vesiparişine devam edilen süreliyayın için izleme fişindendemirbaş numarasınınbulunması.

Süreli yayın demirbaşnumarasının süreli yayınüzerine işlenmesi.

Gelen süreli yayın üzerinesağlama yolunun işlenmesi.

Süreli yayın siparişi sırasındasüreli yayının adı bilgisayaragirilmişse,

Gelen süreli yayın adı ilebilgisayara daha önce girilmişsüreli yayın adınınkarĢılaĢtırılması,

Süreli yayın siparişisırasında süreli yayın adıbilgisayara girilmemişse,

Süreli yayın siparişi sırasındasüreli yayının ISSN'ibilgisayara girilmişse,

Gelen süreli yayın üzerineişlem tarihinin yazılması.

Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan süreliyayın adının düzeltilmesi.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)


G: Güler Demir

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

S: Stajyer

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

15/09/1994 - 31/10/1994

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

213

tttttttKonu: Tarih:


Form

No 7

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84


Gelen Süreli yayının ISSN'iile bilgisayara daha öncegirilmiş ISSN'inkarĢılaĢtırılması,

Süreli yayın siparişi sırasındasüreli yayının ISSN'ibilgisayara girilmemişse,

Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan ISSN'indüzeltilmesi.

Gelen süreli yayının satıcıfirma adı ile bilgisayara dahaönce girilmiş satıcı firmaadının karĢılaĢtırılması,

Gelen süreli yayın yeniabone olunmuş ve demirbaşnumarasına sahip değilse,

Gelen süreli yayın ISSN'ininbilgisayara girilmesi.

Süreli yayının siparişisırasında satıcı firma adıbilgisayara girilmişse,

Gelen süreli yayın içindemirbaş numarasınınbilgisayara girilmesi.

Süreli yayın siparişi sırasındasüreli yayının birim kodubilgisayara girilmişse,

Gelen süreli yayın ilebilgisayara daha öncegirilmiş birim kodununkarĢılaĢtırılması,

Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan satıcıfirmanın düzeltilmesi.

Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan birimkodunun düzeltilmesi.

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)


G: Güler Demir

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

S: Stajyer

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

15/09/1994 - 31/10/1994

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

DeğiĢ

tirm

eK

işi

DeğiĢ

tirm

eD

üzelt

me

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

an

Uzaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kara

r

Ġletm

e

Ġncele

me/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sakla

ma

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

214

t Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 8

Mesut Yalvaç

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96


Süreli yayın siparişi sırasındabirim kodu bilgisayaragirilmemişse,

Gelen süreli yayın ile ilgilibirim kodunun bilgisayaragirilmesi.

Gelen süreli yayının abonetarihinin bilgisayaragirilmesi.

Süreli yayın siparişi sırasındasüreli yayının abone tarihibilgisayara girilmişse,

Gelen süreli yayının abonetarihi ile bilgisayara dahaönce girilmiş abonetarihinin karĢılaĢtırılması,

Süreli yayın siparişi sırasındaabone tarihi bilgisayaragirilmemişse,

Süreli yayın siparişi sırasındasüreli yayının yayın aralığıbilgisayara girilmişse,

Gelen süreli yayının yayınaralığı ile bilgisayara dahaönce girilmiş yayın aralığınınkarĢılaĢtırılması,

Süreli yayın siparişisırasında yayın aralığıbilgisayara girilmemişse,

Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan abonetarihinin düzeltilmesi.

Gerekiyorsa bilgisayaradaha önce girilmiş olanyayın aralığınındüzeltilmesi.

Gelen süreli yayının yayınaralığının bilgisayaragirilmesi.

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)


G: Güler Demir

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

S: Stajyer

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

15/09/1994 - 31/10/1994

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

215

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

Konu: Tarih:


Form

No 9

97

98

99

1

0

0

1

0

1

1

0

2

1

0

3

1

0

4

1

0

5

1

0

6

1

0

7

1

0

8


Süreli yayın izleme fişindeneksik sayıların saptanması.

Süreli yayınların eksiksayılarının satıcı firmayabildirilmesi için 2 nüshauyarı yazısının hazırlanması.

Hazırlanan 1 nüsha uyarıyazısının satıcı firmayagönderilmesi.

Bağlı birimlere gidecek olansüreli yayınların birimkodları altında gruplanması.

Bilgisayardan gruplara görebütün süreli yayınlarınlistesinin irsaliye halinde 2nüsha olarak dökülmesi.

Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk içinalınmıĢ olan süreli yayınların'Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.süreli yayınlar bölümü'negönderilmesi.

2 nüsha irsaliyeye , bağlıbirim(ler)e teslim edileceksayıların elle işlenmesi.

Bağlı birimlere gidecekpaketler için Rektörlük'tenaraç istenmesi, gün ve saatinsaptanması

Rektörlük'ten tahsis edilenaraçla bağlı birimleregidilmesi,

Bağlı birimlere paketlerintaĢınması

Bağlı birim sorumlusuna1 nüsha irsaliyeninteslimi.

Bağlı birimlere gideceksüreli yayın gruplarınınpaketlenmesi.

1 G Ktp.(YL)Delbanco kendisieksik sayı izlemesiyaptığı için sadecediğer satıcıfirmalardan gelensüreli yayınlarıneksik sayıları satıcıfirmaya bildiriliyor.

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

Kitaplar ilebirlikte




1 M D.B(Prof)

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

1 Hiz.(Ort)

1 G Ktp.(YL)

1 Hiz.(Ort)

1 G Ktp.(YL)

M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk. Vekili)

G: Güler Demir

N: Nebiha TuranD: Dilaver Kırant



Ktp.: KütüphaneciSek.: Sekreter

S: StajyerHiz.: Hizmetli


Y.L.: Yüksek LisansTic.Lis: Ticaret Lisesi

Lis.: LiseOrt.: Ortaokul

Hazırlanan 1 nüsha uyarıyazısının Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nda saklanması.

1

0

9


15/09/1994 - 31/10/1994


ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

216

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

S: Stajyer

Hiz.: Hizmetli


G: Güler Demir

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant


Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No10

Mesut Yalvaç

1

1

0

1

1

1

1

1

2

1

1

3

1

1

4

1

1

5

1

1

6

1

1

7

1

1

8

1

1

9

1

2

0

1

2

1


Bağlı birimde bağlı birimsorumlusu ile süreliyayınların ve irsaliyelerinkontrolu.

Sorun yoksa (sorunsuzsüreli yayınlar için),

2 nüsha irsaliyenin karĢılıklıimzalanması.

Süreli yayınların birimsorumlusuna teslim

edilmesi.

Faturalar gelmiş ve ayniyatmemurundan /ayniyatdosyasından elde edilebilmişise,

Faturalar ile gelen süreliyayınların izleme fişlerindenkarĢılaĢtırılarak sonkontrolunun yapılması.

Faturası olan ancak, Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'na gelmemişsüreli yayınlar varsa,

Gelmemiş süreli yayınlar içinfatura üzerinde gelmediğinedair işaretleme yapılması,

1 G Ktp.(YL) Kitaplar ilebirlikte


1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL) Kitaplar ilebirlikte

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

Sorun varsa (sorunlu süreliyayınlar için),

Sorunun not alınması.

Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'nadönüşte sorunun çözümüneçalıĢılması.

Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nadönüşte, 1 nüsha irsaliyeninĠ.Ü.Küt ve Dok.D.Bşk.'nda aitolduğu dosyada saklanması

1 G Ktp.(YL)

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

217

Konu: Tarih:


Form

No11

1

2

2

1

2

3

1

2

4

1

2

6

1

2

7

1

2

8

1

2

9

1

3

0

1

3

1

1

3

2


Kontrol işlemi tamamlanmıĢsüreli yayın faturasınınayniyat bölümüne teslimi.

Faturada adı bulunan ancakkütüphaneye gelmemiş süreliyayınlar ve yanlıĢ gelmişsüreli yayınlar için 2 nüshauyarı yazısının yazılması

1 nüsha uyarı yazısının satıcıfirmaya gönderilmesi

1 G Ktp.(YL) Düzenli vesağlıklı değil.

1 D Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk.Vekili)

G: Güler Demir

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

S: Stajyer

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

1 nüsha uyarı yazısınınĠ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'ndasaklanması

1 G Ktp.(YL)1

2

5

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

218



Kitap satın alma iĢleri. Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 1

Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri

15/09/1994 - 31/10/1994

Mesut Yalvaç

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Bağlı birimlerden kitapsipariş isteklerini beklemek.

Bağlı birimlerin kitap siparişisteklerinin, 'listeler' veya '3nüsha sipariş formları'biçiminde Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'na gelmesi.

Bağlı birimlerin kitapsipariş isteklerininbilgisayara girilmeküzere operatöre iletilmesi.

Siparişi istenen kitabınyayın adının bilgisayaragirilmesi.

Siparişi istenen kitabın yazarad(lar)ının bilgisayaragirilmesi.

Siparişi istenen kitaplarınbibliyografik künyelerinin vefiyatlarının doğrulanması.

Siparişi istenen kitabınyayınlayanının bilgisayaragirilmesi.

Siparişi istenen kitabın yayıntarihinin bilgisayara girilmesi

Siparişi istenen kitabınISBN'inin bilgisayaragirilmesi

Siparişi istenen kitabın hangisatıcı firmaya siparişedileceğinin bilgisayaragirilmesi.

Siparişi istenen kitap ile ilgilikitap sipariş kodununbilgisayara girilmesi

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL) işin sırası yanlıĢönce araĢtırmayapılmalı.

1 Ü Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 N Sek.(Lis)

1 N Sek.(Lis)

1 N Sek.(Lis)

1 N Sek.(Lis)

1 N Sek.(Lis)

1 N Sek.(Lis)

Bu

işler 1

993

yılın

da b

ir kere

top

luca y

ap

ılmıĢtır.


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)

G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant

Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)


S: Stajyer

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

DeğiĢ

tirm

eK

işi

DeğiĢ

tirm

eD

üzelt

me

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

an

Uzaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kara

r

Ġletm

e

Ġncele

me/A

raĢt

ırm

a

Bekle

me

Sakla

ma

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

219

Konu: Tarih:


Form

No 2

13

14

15

16

17

18

19

12


Bağlı birimlerin kitap siparişisteklerinin siparişkataloglarından araĢtırılması(sipariş kataloğu 1990'dansonrasını içermekte).

Bağlı birimlerin kitap siparişisteklerinin bilgisayardanaraĢtırılması.

Bağlı birimler tarafındansiparişi istenen kitap dahaönce sipariş edilmiş ve kitapsipariş isteği 3 nüsha siparişfişi üzerinde Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'na gönderilmiş ise,

Kitap sipariş fişinin 1nüshasının kitap adına görehazırlanmıĢ siparişkataloğuna alfabetik olarakyerleştirilmesi.

AraĢtırma sonucu daha öncesipariş edilmediği saptanankitap sipariş istekleri, 3 nüshakitap sipariş fişi üzerindeĠ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk.'nagönderilmiş ise,

Sipariş isteğinde bulunanbağlı birime, siparişi istenenkitabın zaten siparişteolduğunun ya da gelmişolduğunun sipariş fişleriningeri gönderilerek bildirilmesi.

Kitap adına göre hazırlanmıĢsipariş kataloğuna alfabetikolarak yerleştirilen kitapsipariş fişinin bu nüshasınınkitap kütüphaneye gelenekadar veya kitap siparişi iptaledilene kadar saklanması

3 nüsha kitap sipariş fişine,sipariş kodunun (kod= yıl/firma adı kısaltması/kaçıncısipariş) elle yazılması.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)


Bilgisayaragirildikten sonraaraĢtırılmasıyanlıĢ.

Ġki ya da üçbağlı birimsipariş istekleri-ni bu şekildegönderiyor.

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)


1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk.Vekili)

G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



S: Stajyer

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

220

Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 3

Mesut Yalvaç

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31


Kitap sipariş fişinin 1nüshasının satıcı firma adınagöre hazırlanmıĢ siparişkataloğuna yerleştirilmesi.Satıcı firma adına görehazırlanmıĢ sipariş kataloğunayerleştirilen kitap siparişfişinin bu nüshasının kitapkütüphaneye gelene kadarveya kitap siparişi iptaledilene kadar saklanmasıKitap sipariş fişinin 1nüshasının satıcı firmayagönderilmesi.AraĢtırma sonucu daha öncesipariş edilmediği saptanankitap sipariş istekleri listehalinde Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk.'na gönderilmiş ise,

3 nüsha kitap sipariş fişine,siparişi istenen kitabın yayınadının elle yazılması.

3 nüsha kitap sipariş fişine,siparişi istenen kitabınyazar(lar)ının elle yazılması.

3 nüsha kitap sipariş fişine,siparişi istenen kitabınyayınlayanının elle yazılması.

3 nüsha kitap sipariş fişine,siparişi istenen kitabın yayıntarihinin elle yazılması .

3 nüsha kitap sipariş fişine,siparişi istenen kitabınISBN'inin elle yazılması.

3 nüsha kitap sipariş fişine,sipariş kodunun (kod=yıl/firmaadı kısaltması/kaçıncı sipariş)elle yazılması .

3 nüsha kitap sipariş fişine,siparişin yapılacağı satıcıfirmanın adının elle yazılması.

Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'ndahazırlanan bu kitap siparişfişinin 1 nüshasının kitapadına göre hazırlanmıĢ siparişkataloğuna alfabetik olarakyerleştirilmesi.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul


G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



S: Stajyer

Tekrarlı iş

Tekrarlı iş

Tekrarlı iş

Tekrarlı iş

Tekrarlı iş

Tekrarlı iş

Tekrarlı iş

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

221

Konu: Tarih:


Form

No 4

32

33

34

35

36

37

38

39

Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile

ilgilisistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri

Kitap adına göre hazırlanmıĢsipariş kataloğuna alfabetikolarak yerleştirilen kitapsipariş fişinin bu nüshasınınkitap kütüphaneye gelenekadar veya kitap siparişi iptaledilene kadar saklanması.Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'ndahazırlanan kitap sipariş fişinin1 nüshasının satıcı firmaadına göre hazırlanmıĢ siparişkataloğuna yerleştirilmesi.

Satıcı firma adına görehazırlanmıĢ siparişkataloğuna yerleştirilen kitapsipariş fişinin bu nüshasınınkitap kütüphaneye gelenekadar veya kitap siparişi iptaledilene kadar saklanması.

Kitap sipariş fişinin 1nüshasının satıcı firmayagönderilmesi.

Siparişler ile ilgili postanın,fax ve telefonun beklenmesi.

Siparişler ile ilgili postanınfax ve telefonun MerkezKütüphaneye gelmesi (gelenfax ya da telefon ise 40.adıma atlanır),Postanın yukarıya taĢınması(genellikle küçük odaya).Postanın açılması ve türlerinegöre sınıflandırılması: Siparişedilen yabancı kitaplar; siparişedilen yabancı süreli yayınlar;hediye gelen yabancı kitaplar;hediye gelen yerli kitaplar;hediye gelen yabancı süreliyayınlar; hediye gelen yerlisüreli yayınlar; yayın evikatalogları; fiyat teklifleri;faturalar; siparişler ile ilgilimektuplar (daha fazla bilgiistenmesi, fiyatın sorulması,siparişin yerine getirileceği ya dagetirilemeyeceği...); personelmektuplar; yanlıĢ gelenmektuplar, yanlıĢ gelen süreliyayınlar ve kitaplar

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

1 D Sek.(Lis)

1-2 Hiz.(Ort.) 25

mtr

1-3

Çuval

Bu ayırmadansonra çoğunluklakitaplar kontroluyapılmadanDamgalanabil-mektedir.

1 N Sek.(Lis)

1 S.Ktp.öğr.


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

(Bu işte

Daire Bşk.

Vekili Prof.

Dr. Meral

Alpay ve

Ktp. Böl.

Öğr.Elm. da

dahil olmak

üzere herkes

çalıĢabilmek-

tedir.)

M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk. ekili)

G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



S: Stajyer

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

222

Konu: Tarih:


Form

No 5

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55


Gelen kitabın sipariş fişininsipariş kataloğundanbulunması

Gelen kitabın sipariş kaydınınbilgisayardan bulunması.

Sipariş edilen kitaplar ile ilgilisatıcı firmadan gelen ayrıntılıbilgi isteğini, fiyat onayını,siparişin yerine getirilemeyeceğiile ilgili bilgileri bağlı birimlereiletme(tel, fax, elden yazı).



Bağlı birimden elde edilenbilginin satıcı firmayailetilmesi.

Sipariş edilmiş ve gelmişolan kitapların küçük odadanbüyük odaya taĢınması

Gelen kitap ile sipariş fişininkarĢılaĢtırılması ve kontrolü.

Gelen kitap ile sipariş fişiüzerindeki bilgiler birbirinitutuyorsa,

Gelen kitabın içine siparişfişinin konması.

Gelen kitap ile sipariş fişiüzerindeki bilgiler birbirinitutmuyorsa,

YanlıĢ gelen kitabın satıcıfirmaya iadesi ile ilgiliyazının hazırlanması.

YanlıĢ gelen kitabın ve iadesiile ilgili yazının satıcı firmayagönderilmesi

YanlıĢ gelen kitabın ayrı biryerde saklanması

Gelen kitabın

damgalanması

Gelen kitap üzerine demirbaşnumarasının işlenmesi.

1 N Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

1 D Sek.(Lis)

1 D Sek.(Lis)

1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)1 S.Ktp.öğr.

1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 A Ktp.(L.)

15

mtr

1-2

Çuv

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 A Ktp.(L.)

1 D Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)1 N Sek.(Lis)

1 N Sek.(Lis)1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)

Her zamanyapılmıyor.

Her zamanyapılmıyor.

1 N Sek.(Lis)1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)


Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul


G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



S: Stajyer

Tekrarlı iş

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

223

Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 6

Mesut Yalvaç

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69


Gelen kitap üzerine birimkodunun kurşun kalem ileişlenmesi

Her zamanişlenmiyor.

Kitap siparişi sırasında kitabınadı bilgisayara girilmişse,

Fatura gelmiş ve ayniyatdosyasından elde edilebilmişise,

Gelen kitap üzerine dövizfiyatının işlenmesi.

Gelen kitap üzerine sağlamayolunun işlenmesi.

Gelen kitap üzerine TL.fiyatının işlenmesi.

Gelen kitap üzerine işlemtarihinin yazılması.

Gelen kitabın adınınbilgisayara girilmesi.

Kitap siparişi sırasında kitabınadı bilgisayara girilmemişse,

Kitap siparişi sırasında kitabınyazar ad(lar)ı bilgisayaragirilmişse,

Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan yazarad(lar)ının düzeltilmesi.

Gelen kitabın adı ilebilgisayara daha önce girilmişkitabın adının karĢılaĢtırılması

Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan kitapadının düzeltilmesi

Gelen kitabın yazar ad(lar)ıile bilgisayara daha öncegirilmiş olan yazarad(lar)ının karĢılaĢtırılması,

1 N Sek.(Lis)


1 N Sek.(Lis)


1 N Sek.(Lis)


1 N Sek.(Lis)


1 N Sek.(Lis)


Her zamanişlenmiyor.

Fatura, kitabınbağlı birimegönderilmesindensonra gelmiş isekitap üzerindekidamgaya fiyatyazılamıyor.

Düzenli işlenmiyor.ĠĢlendiğinde de herzaman sağlıklı değil

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)

G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



S: Stajyer

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

224

Konu: Tarih:


Form

No 7

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81


Gelen kitabın yazar

ad(lar)ının bilgisayara

girilmesi

Kitap siparişi sırasında kitabınyazar ad(lar)ı bilgisayaragirilmemişse,

Gelen kitabın basım kaydınınbilgisayara girilmesi.

Kitap siparişi sırasında kitabıyayınlayan bilgisayaragirilmişse,

Gelen kitabın yayınlayanı ilebilgisayara daha önce girilmişyayınlayan adınınkarĢılaĢtırılması,

Kitap siparişi sırasındakitabın yayınlayanıbilgisayara girilmemişse,

Gelen kitabın yayınlayanadının bilgisayara girilmesi.

Gelen kitabın yayın tarihi ilebilgisayara daha öncegirilmiş yayın tarihininkarĢılaĢtırılması,

Kitap siparişi sırasında kitabınyayın tarihi bilgisayaragirilmişse,

Gelen kitabın yayın yerininbilgisayara girilmesi.

Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan yayınlayanadının düzeltilmesi.

Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan yayıntarihinin düzeltilmesi.

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul


G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



S: Stajyer

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

225

Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 8

Mesut Yalvaç

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93


Kitap siparişi sırasındakitabın yayın tarihibilgisayara girilmemişse,

Gelen kitabın cilt sayısınınbilgisayara girilmesi.

Gelen kitabın sayfa sayısınınbilgisayara girilmesi.

Gelen kitabın fizikselözelliklerinin bilgisayaragirilmesi.

Gelen kitabın boyutlarınınbilgisayara girilmesi.

Gelen kitabın birliktekibelgelerinin bilgisayaragirilmesi.

Gelen kitabın dizi kaydınınbilgisayara girilmesi.

Gelen kitap ile ilgili notlarınbilgisayara girilmesi (hangiciltler gelmiş, içerik, dizin,kaynakça).

Gelen kitabın yayın tarihininbilgisayara girilmesi.

Gelen kitabın dilininbilgisayara girilmesi.

Gelen kitabın ISBN'i ilebilgisayara daha önce girilmişISBN'in karĢılaĢtırılması,

Kitap siparişi sırasındakitabın ISBN'i bilgisayaragirilmişse,

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul


G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



S: Stajyer

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

226

Konu: Tarih:


Form

No 9

94

95

96

97

98

99

1

0

0

1

0

1

1

0

2

1

0

3

1

0

4

1

0

5


Gelen kitabın satıcı firma adıile bilgisayara daha öncegirilmiş satıcı firma adınınkarĢılaĢtırılması,

Gelen kitabın demirbaşnumarasının bilgisayaragirilmesi.

Kitap siparişi sırasında kitabınISBN'i bilgisayaragirilmemişse,

Gelen kitabın ISBN'ininbilgisayara girilmesi.

Kitap siparişi sırasında satıc ıfirma adı bilgisayaragirilmişse,

Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan ISBN'indüzeltilmesi.

Gerekiyorsa bilgisayaradaha önce girilmiş olansatıcı firmanın düzeltilmesi.

Gelen kitabın birim

kodunun bilgisayara

girilmesi.

Gelen kitabın işlem (geliş)tarihinin bilgisayaragirilmesi.

Kitap siparişi sırasında satıcıfirma adı bilgisayaragirilmemişse,

Gelen kitabın satıcı firmaadının bilgisayara girilmesi.

Gelen kitabın hangi bütçedönemine ait olduğununbilgisayara girilmesi.

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul


G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



S: Stajyer

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

227

Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No10

Mesut Yalvaç

1

0

6

1

0

7

1

0

8

1

0

9

1

1

0

1

1

1

1

1

2

1

1

3

1

1

4

1

1

5

1

1

6

1

1

7


Bağlı birimlere gidecekkitap grupları için 2 nüshairsaliyenin bilgisayardahazırlanması.

Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. içinalınmıĢ olan kitaplarınkataloglama ve sınıflamabölümüne gönderilmesi

Gelen kitap ile ilgilibilgisayara girilmiş tümverilerin son kontrolu

Problem(ler)in irsaliyede miyoksa kitap grubunda mıolduğunun araĢtırılması.

Problemin çözülmesi (eksikkitabın bulunması, fazlakitabın çıkartılması,irsaliyenin yenidenhazırlanması...)

Bağlı birimlere gidecek kitapgrupları ile hazırlananirsaliye birbirini tutuyorsa,

Bağlı birimlere gidecek kitapgruplarının paketlenmesi,

Bağlı birimlere gidecekpaketler için Rektörlük'tenaraba istenmesi, gün ve saatinsaptanması,

2 nüsha irsaliyenin dağıtımdadağıtıcı tarafından kullanılmaküzere bekletilmesi,

Bağlı birimlere gidecek kitapgrupları ile hazırlananirsaliyenin karĢılıĢtırılması.

Bağlı birimlere gidecek kitapgrupları ile hazırlananirsaliye birbirini tutmuyorsa,

Rektörlük'ten tahsis edilenaraç ile bağlı birimleregidilmesi

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

Kitaplar gelişigüzelgruplanmakta vekarĢılaĢtırmada sıkıntıyaşanmakta.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 M D.B.(Prof)

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

1 Hiz.(Ort.)


Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.: Hizmetli




Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul


G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



S: Stajyer

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

228

Konu: Tarih:


Form

No11

1

1

8

1

1

9

1

2

0

1

2

1

1

2

2

1

2

3

1

2

4

1

2

5

1

2

6

1

2

7

1

2

8

1

2

9


Bağlı birimlere paketlerintaĢınması.

Bağlı birim sorumlusuna1 nüsha irsaliyenin teslimi.

Bağlı birimde bağlı birimsorumlusu ile kitapların veirsaliyelerin tek tek kontrolu.

Şayet sorun yoksa.


Kitapların birim sorumlusunateslim edilmesi.

Faturalar gelmiş ve ayniyatmemurundan/ayniyatbölümünden elde edilebilmişise,

Faturada adı bulunan ancakkütüphaneye gelmemiş kitaplarve yanlıĢ gelmiş kitaplar içinuyarı yazısının yazılması

Faturalar ile gelen kitapların /kitap bilgilerininkarĢılıĢtırılarak son kontrolunyapılması.

Faturası olan ancak, Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'na gelmemişkitaplar varsa,

Gelmemiş kitaplar için faturaüzerinde gelmediğine dairişaretleme yapılması,

Faturası olan ve Ġ.Ü.Küt. veDok.D.Bşk.'na gelmişkitaplar varsa,

1 G Ktp.(YL)

1 Hiz.(Ort.)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 N Sek.(Lis)

1 K Tic.Lis.

1 N Sek.(Lis)

1 G Ktp.(YL)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

1 D Sek.(Lis)

Her zamanyapılmıyor


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul


G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



S: Stajyer

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

229

Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 12

Mesut Yalvaç

1

3

0

1

3

1

1

3

2

1

3

3

1

3

4

1

3

5

1

3

6

1

3

7

1

3

8

1

3

9

1

4

0

1

4

1


Gelen kitabın faturanumarasının bilgisayaragirilmesi.

Gelen kitabın varsa faturatarihinin bilgisayaragirilmesi.

Gelen kitabın döviz fiyatınınbilgisayara girilmesi.

Gelen kitabın adedininbilgisayara girilmesi.

Toplam tutarın bilgisayaragirilmesi.

Gelen kitabın TL. fiyatınınbilgisayara girilmesi.

Kontrol işlemi tamamlanmıĢkitapların faturalarınınayniyat bölümüne teslimi.

Ödemesi yapılan kitapfaturalarının ayniyatbölümünden alınması.

Ödemenin yapıldığı tarihinbilgisayara işlenmesi.

Ödemesi yapılmıĢ kitapfaturaları varsa,

Ödemenin yapıldığı bütçedöneminin bilgisayaraişlenmesi / düzeltilmesi.

Ayniyat bölümünden alınansüreli yayın faturalarınıntekrar ayniyat bölümünebırakılması.

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp.(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 N Sek.(Lis)

1 N Sek.(Lis)

1 N Sek.(Lis)

1 N Sek.(Lis)



1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)


G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.: Hizmetli


L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul



S: Stajyer

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

230



Ödeme ve ayniyat iĢleri. Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 1

Postadan ya da eldenfaturaların gelmesinibeklemek.

Postadan ya da eldenfaturaların gelmesi (3 veya 4nüsha ).

Faturaların satıcı firmalaragöre sınıflandırılması ve hersatıcı firma için açılmıĢklasörlere yerleştirilmesi.

Faturaların ayniyatmemuruna ulaĢtırılması.

1 G Ktp(Y.L)

1 K Tic.Lis.

Ayr.Bkz.:Kitap,süreliyayın satın almaişlemleri(Eylül-Ekim'94):Postanın gelmesive postanınaçılması.

1 G Ktp(Y.L)

Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Mesut Yalvaç

Faturalar tarihli ise,

Faturalar tarihli değil ise,

Faturalara göre teslimsenedine faturanumarasının yazılması.

1 K Tic.Lis.

Faturalara göre teslimsenedine firma adınınyazılmazı.

1 K Tic.Lis.

Faturalara göre teslimsenedine süreli yayınadının yazılması.

1 K Tic.Lis.

Faturalara göre teslimsenedine yayın fiyatınınyazılması.

1 K Tic.Lis.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)

G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant

A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Küt.Böl.Öğr.Elm.)


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.:Hizmetli

L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.:Ortaokul

12

Faturaların gelen yayınlar ilekarĢılaĢtırılmak üzere 'bağlıbirimlere yayın sağlamabölümü'ne alınması

1 G Ktp(Y.L)

1 N Sek.(Lis)

Tarihsiz fatura elde etmeküzere satıcı firmaylagörüşme.

1 M D.B.(Prof)

15/09/1994 - 31/10/1994

Ayr.Bkz.:Kitap,süreli yayınsatın alma işlemleri(Eylül-Ekim'94)

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

231

Ödeme yapılabilmesi içinMaliye Bak.'ndan paranınçıkması ve Saymanlıktanödeme emrinin gelmesi.

Paranın T.C. Ziraat BankasıBeyazıt Şubesi'ndenT.C.Ziraat Bankası ĠstanbulBöl. DıĢ Muameleler Şubesi'netransferinin yaptırılması.

23

Faturanın asıl nüshasının ve2. nüshasının bankaya (T.C.Ziraat Bankası Ġstanbul Böl.DıĢ Mua.Şub.) götürülmesi.

Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 2

Gelen yayınların ödemesininyapılabilmesi için MaliyeBakanlığından paranınçıkmasını ve Saymanlıktanödeme emrinin gelmesinibekleme.

1 M D.B.(Prof)

1 K Tic.Lis.

Paranın hangi faturalar içinkullanılacağına karar verme(tarih, miktar vb.ne bağlıolarak).

1 G Ktp(Y.L)

1 M D.B.(Prof)

1 K Tic.Lis.

1 G Ktp(Y.L)


Gelen yayınların ödemesininyapılabilmesi amacıyla MaliyeBak.'ndan izin almak için 3nüsha yazının hazırlanması.

1 nüsha yazının Ġ.Ü.Küt. veDok.D.Bşk.'nda giden evrakdosyasında saklanması.

1 nüsha yazının Ġ.Ü.Küt. veDok.D.Bşk.'nda ilgili evrakdosyasında saklanması.

Yazının aslınınĠ.Ü.Rektörlüğü'negönderilmesi.

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

1 K Tic.Lis.

M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.BşkVekili)

G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver KırantA: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Küt.Böl.Öğr.Elm.)


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: SekreterHiz.:Hizmetli

L.: LisansY.L.: Yüksek

LisansTic.Lis: Ticaret

LisesiLis.: LiseOrt.:Ortaokul

Faturaların, gelen yayınlarile karĢılaĢtırılması.

Faturalar üzerinde gelen vegelmeyen yayınlarınişaretlenmesi (ayniyatmemurunun uyarılması için).

1 G Ktp(Y.L)

1 G Ktp(Y.L)

1 N Sek.(Lis)

1 A Ktp(L.)

1 N Sek.(Lis)

1 M D.B.(Prof)

1 D Sek.(L.)

1 D Sek.(L.)

1 D Sek.(L.)

1 D Sek.(L.)

15/09/1994 - 31/10/1994

Ayr.Bkz.:Kitap,süreliyayın satın almaişlemleri(Eylül-Ekim'94)

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

DeğiĢ

tirm

eK

işi

DeğiĢ

tirm

eD

üzelt

me

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

an

Uzaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kara

r

Ġletm

e

Ġncele

me/A

raĢt

ırm

a

Bekle

me

Sakla

ma

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

232

1 K Tic.Lis.

Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 3


BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili

sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Mesut Yalvaç

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

Ödemenin yapılması.

Faturanın asıl nüshasınınbankada (T.C.Ziraat BankasıĠstanbul Böl.DıĢ Mua.Şub.)bırakılması.

2. nüshanın üzerine "aslışubededir" ve "transferyapılmıĢtır" kaşelerininvurdurulması,

Banka dekontundan 3 nüshaçoğaltılması (fotokopi ile).

Ayniyat tesellümmakbuzundan 1 nüshaçoğaltılması (fotokopi ile).

Teslim senedinden 3 nüshaçoğaltılması (fotokopi ile).

Ayniyat tesellümmakbuzunun 3 nüsha

olarakhazırlanması.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

Banka dekontunun ve

faturanın2.nüshasının T.C. ZiraatBankası Ġstanbul Böl.DıĢMua.Şub.'nden teslim alınması.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

Ayniyat tesellüm makbuzunun

tutar bölümüne banka dekontu

üzerindeki kur üzerinden

hesaplanan tutarların yazılması

1 K Tic.Lis.

Teslim senedinin tutarbölümüne banka dekontuüzerindeki kur üzerindentutarların yazılması


G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.:Hizmetli

L.: LisansY.L.: Yüksek Lisans


Lis.: LiseOrt.:Ortaokul

Banka dekontu üzerindekikur üzerinden tutarların

hesap makinesi ile

hesaplanması

1 K Tic.Lis.

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

233

Konu: Tarih:

Görevli:




Form

No 4

36

35

37

38

40

41

Saymanlığa gönderilmek üzere:- 1 nüsha 'aslı şubededir' ve 'transfer yapılmıĢtır' kaşeli fatura- Ayniyat tesellüm makbuzunun aslı- Teslim senedinin aslı- Banka dekontunun aslı'nın hazırlanması.

Ġdari ve Mali işleregönderilmek üzere: - 1 nüsha faturanın - 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun - 1 nüsha teslim senedinin - 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması.

Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.dakiayniyat dosyasındasaklanmak üzere:- 1 nüsha faturanın- 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun- 1 nüsha teslim senedinin- 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması.

Saymanlığa gidecek evrakınsaymanlığa teslimi.

Ġdari ve Mali işlere gidecekevrakın ve mahsupyazısının Ġdari ve MaliĠĢlere teslimi.

Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.dakiödeme dosyasında saklanmaküzere:- 1 nüsha faturanın- 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun- 1 nüsha teslim senedinin- 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 Hiz.(Ort)


G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

N: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant



Prof.:ProfesörKtp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.:Hizmetli

L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.:Ortaokul

39

Ġdari ve Mali işlere gidecekevrak için mahsup yazısınınhazırlanması.

1 D Sek.(Lis)

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

234

42

43

Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. 'dakiayniyat dosyalarındasaklanmak üzere hazırlananevrakın ayniyat dosyasındasaklanması.

Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. 'dakiödeme dosyalarındasaklanmak üzere hazırlananevrakın ödeme dosyasındasaklanması.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

Konu: Tarih:

Görevli:




Form

No 5

44

47

48

49

50

51


G: Güler DemirK: Kadriye VarolN: Nebiha Turan

D: Dilaver Kırant




Sek.: Sekreter

Hiz.:Hizmetli

L.: Lisans



Lis.: LiseOrt.:Ortaoku

l

45

46

15/09/1994 - 31/10/1994

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

235



Süreli yayın satın alma iĢleri. Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 1

Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması:Süreli yayın satın alma işleri Mesut Yalvaç

1

3

4

5

6

7

8

9

10

Bağlı birimlerden yılın son ikiayına kadar (11. ve 12. ay)süreli yayın sipariş isteklerinibeklemek.

Bağlı birimlerin süreli yayınsipariş isteklerinin ve/veyaabone iptal yazılarının listelerhalinde ya da telefonla Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'na gelmesi.

Bağlı birimlerden gelen süreliyayın sipariş isteklerinin süreliyayın izleme kataloğundanaraĢtırılması (sipariş kataloğu1986'dan sonrasını içermekte).

Ġ.Ü.Küt ve Dok.D.Bşk’na

ayrılan genel bütçenin nekadarının süreli yayınaboneliğine ayrılacağınınsaptanması.

Bağlı birimlerce iptali istenensüreli yayınların belirlenmesi.

Ġptal edilecek süreli yayınlarınaboneliğinin kesilmesi için iptalyazısının hazırlanması (1 nüshaĠ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. için +satıcı firma sayısı kadar nüsha).

Geçen senelerden aboneliğidevam eden ve Ġptaliistenmeyen /iptal edilmeyensüreli yayınların aboneliğininotomatik olarak yapılması.

Ġptallerin fiş ve bilgisayaraişlenmesi.

1 M D.B(Prof)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)


G: Güler Demir

Ş:Şenay Erendor

A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm)

Y.L.: Yüksek LisansL.:Lisans

Ort.: Ortaokul

Geçen senelerden aboneliğidevam eden ve bağlıbirimlerce iptali istenmeyenancak Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nca bütçenin durumuna vebağlı birimler arası dengeyisağlayacak oranda iptaledilecek süreli yayınlarınsaptanması

2

11

1 M D.B(Prof)

1 G Ktp.(YL)

1 nüsha iptal yazısının Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nda saklanması.

Süreli yayın iptali içinhazırlanan diğer nüshalarınsatıcı firmalara gönderilmesi.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

Yalnızcatelefonlasipariş kabuletmek hatalı.

10/01/1996 - 10/02/1996



Sek.:Sekreter.Ü.Öğr.:Ücretli öğrenciHiz.: Hizmetli

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

236

Konu: Tarih:


Form

No 2

12

14

15

16

17

18

19

20

22

23

13


Bağlı birimler tarafındansipariş isteğinde bulunulan süreliyayın daha önce aboneliğiyapılmamıĢ bir süreli yayın ise,Siparişi istenen süreli yayınınbibliyografik doğrulamasınınyapılması.

Siparişi istenen süreli yayınınISSN'inin bilgisayaragirilmesi.

Siparişi istenen süreli yayınınçıkıĢ süresinin bilgisayaragirilmesi.

Siparişi istenen süreli yayınınhangi satıcı firmadan alına-cağının saptanması için yayının(fiyat, yayın yeri, yayınlayan..açılarından) incelenmesi vekarĢılaĢtırılması

Süreli yayının siparişedilebileceği satıcı firmalarınsaptanması.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 M D.B(Prof)


G: Güler Demir

Ş:Şenay Erendor



L.:Lisans

Ort.: Ortaokul

Siparişi istenen süreli yayınınadının bilgisayara girilmesi.

Siparişi istenen süreli yayınınfiyatının bilgisayara girilmesi.

Siparişi istenen süreli yayınıistekte bulunan birim adınınbilgisayara girilmesi.

1 G Ktp.(YL)

2.kere siparişte bulunanbirime bu aboneliğin devamettiğinin, süreli yayının nereyealındığının, kendileri için 2.kere abone olunamayacağınıntelefon ile bildirilmesi.

1 G Ktp.(YL)

Bir bağlı birim için geçensenelerden aboneliği devam eden,ancak,başka bir bağlı birimtarafından 2.kere sipariş edilmekistenen süreli yayınlar varsa,

Siparişi istenen süreli yayınıınbaĢlangıç tarihininbilgisayara girilmesi.

1 G Ktp.(YL)21

Saptanan satıcı firmalardançalıĢma koĢullarını içerensözleşme metinlerini isteme(telefon ile)

1 G Ktp.(YL)

1 M D.B(Prof)

24

Yalnızcatelefonlabilgi vermekhatalı.

10/01/1996 - 10/02/1996


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.:Sekreter.

Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci

Hiz.: Hizmetli

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

237

Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 3

Mesut Yalvaç

25

26

27

28

29

30

31

32


Saptanan satıcı firmalardan önfiyatları almak amacıyla,abone olunacak süreli yayınlarınalfabetik listesinin hazırlanması(1 nüsha Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. için + satıcı firma sayısıkadar nüsha).

Satıcı firma(lar)dan önfiyatların ve sözleşme metniningelmesini beklemek.

Satıcı firma(lar)dan önfiyatların ve sözleşmemetninin gelmesi.

Satıcı firma(lar)dan gelen önfiyatların bilgisayara girilmesi.

Bilgisayarda çakıĢan süreliyayın bibliyografikkimliklerinin ön fiyatlarınıkarĢılaĢtırmak.

Ön fiyat farklarını saptamak.

Süreli yayına en düşük fiyatıveren ve sözleşme koĢullarıuygun, güvenilir satıcı firmayısaptamak ve karar vermek

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)


G: Güler Demir

Ş:Şenay Erendor


L.:Lisans

Ort.: Ortaokul

1 G Ktp.(YL)

Ön fiyatları geçen senekifiyatlarla karĢılaĢtırmak

Geçen seneki fiyatlar ile buseneki ön fiyatlar arasındakifiyat farklarını saptamak.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

Ön fiyatları almak amacıylahazırlanan 1 nüsha listeninĠ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk'ndasaklanması.

Ön fiyatları almak amacıylahazırlanan diğer nüshalarınSatıcı firmalara gönderilmesi.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 M D.B(Prof)

Satıcı firmaların gönderdiğisözleşme metinlerininincelenmesi ve gerekiyorsadüzeltme yapılması.

1 M D.B(Prof)

Sözleşme metinlerinin 2nüsha imzalanarakonaylanması.

1 M D.B(Prof)

1 G Ktp.(YL)

33

34

35

36

37

10/01/1996 - 10/02/1996


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Hiz.: Hizmetli

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm)Sek.:Sekreter.


238

Konu: Tarih:


Form

No 4

38

39

40

41

42

43

44

46

47

48

49

50


BaĢkanlığında „Bağlı Birimlere Yayın Sağlama‟ ile ilgili

sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri

Siparişler ile ilgili postanın,fax ve telefonun beklenmesi.

45

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)


G: Güler Demir

Ş:Şenay Erendor



L.:Lisans

Ort.: Ortaokul

Süreli yayına en düşük fiyatıveren ve güvenilir satıcıfirmaya abone işlemlerinigerçekleştirmek üzere 2 nüshaonay yazısının hazırlanması.

Hazırlanan onay yazısının 1nüshasının satıcı firmayagönderilmesi.

Hazırlanan onay yazısının 1nüshasının Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nda saklanması.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

Şipariş edilen süreli yayındaha önce aboneliği yapılmamıĢ

birbir süreli yayın ise,

Sipariş edilen süreli yayınınISSN'inin süreli yayın izlemefişine işlenmesi.

Sipariş edilen süreli yayınınçıkıĢ süresinin süreli yayınizleme fişine işlenmesi.

Sipariş edilen süreli yayınınadının süreli yayın izlemefişine işlenmesi.

Sipariş edilen süreli yayınınfiyatının süreli yayın izlemefişine işlenmesi.

Sipariş edilen süreli yayınıistekte bulunan birim adınınsüreli yayın izleme fişineişlenmesi.

Sipariş edilen süreli yayınaverilen demirbaş numarasınınsüreli yayın izleme fişineişlenmesi.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 M D.B(Prof)

1 nüsha sözleşme metnininkütüphane dosyasındasaklanması.

1 Ş Sek.(L.)

1 nüsha sözleşme metnininsatıcı firmaya gönderilmesi.

1 Ş Sek.(L.)

Bir sipariş(ChemicalAbstract)Internetüzerindendoğrudan satıcıfirmayayapılmıĢtır.Bundan 3.000$'lık indirim deelde edilmiştir.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

Tekrarlı iş.

10/01/1996 - 10/02/1996


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.:Sekreter.


Hiz.: Hizmetli

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

239

Konu: Tarih:


Form

No 5

51

52

53

54

55

58


Siparişler ile ilgili postanınfax ve telefonun Ġ.Ü.Küt. veDok. D.Bşk.'na gelmesi(gelen fax ya da telefon ise 54.adıma atlanır),

Postanın yukarıya taĢınması(küçük odaya).

Postanın açılması ve türlerinegöre sınıflandırılması: Siparişedilen yabancı kitaplar; siparişedilen yabancı süreli yayınlar;hediye gelen yabancı kitaplar;hediye gelen yerli kitaplar;hediye gelen yabancı süreliyayınlar; hediye gelen yerlisüreli yayınlar; yayın evikatalogları; fiyat teklifleri;faturalar; siparişler ile ilgilimektuplar (daha fazla bilgiistenmesi, fiyatın sorulması,siparişin yerine getirileceği yada getirilemeyeceği...);personel mektupları; yanlıĢgelen mektuplar; yanlıĢ gelensüreli yayınlar ve kitaplar.



Bağlı birimden elde edilenbilginin satıcı firmayailetilmesi.

56

57

1 Hiz.(Ort) 25

mtr

1-3

Çuval

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)


G: Güler Demir

Ş:Şenay Erendor



L.:Lisans

Ort.: Ortaokul

Sipariş edilen süreli yayınlarile ilgili satıcı firmadan gelenayrıntılı bilgi isteği, fiyatonayı, siparişin yerinegetirilemeyeceği vb.ile ilgilibilgileri bağlı birimlere iletme(tel, fax, elden yazı vb .ile).

1 G Ktp.(YL)

1 M D.B(Prof)

1 M D.B(Prof)

1 M D.B(Prof)

1 M D.B(Prof)

1 P.Öğr.

Gelen süreli yayın faturasınınbilgisayara işlenen süreliyayın bilgileri ilekarĢılaĢtırılması

1 G Ktp.(YL)

10/01/1996 - 10/02/1996


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.:Sekreter.


Hiz.: Hizmetli

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

240

1 G Ktp.(YL)

Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 6

Mesut Yalvaç

59

60

61

62

63

64

65

67

68

69



G: Güler Demir

Ş:Şenay Erendor



L.:Lisans

Ort.: Ortaokul

Gelen süreli yayınpaketlerinin içindeki süreliyayınların, paketin içindençıkan paket listeleri ilekarĢılaĢtırılarak kontrolu.

Sorun varsa (paket listesiile paketteki süreli yayınlarbirbirini tutmuyorsa),

Sorunun çözümü için 2nüsha yazının hazırlanması.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 A Ktp.(L.)

Gelen süreli yayın faturası ilebilgisayara işlenmiş olansüreli yayın bilgileri birbirinitutuyorsa,

Gelen süreli yayın faturasıüzerindeki fiyatın bilgisayaraişlenmesi

1 G Ktp.(YL)

Gelen süreli yayın faturasıüzerindeki fatura numarasınınbilgisayara işlenmesi

1 G Ktp.(YL)

Gelen süreli yayın faturasıile bilgisayara işlenmiş olansüreli yayın bilgileri birbirinitutmuyorsa (sorun varsa),

Gelen süreli yayın faturasıile ilgili sorunun çözümü için2 nüsha yazının hazırlanması

1 G Ktp.(YL)

Sorunun çözümü içinhazırlanan 1 nüsha yazınınĠ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'ndasaklanması.

Sorunun çözümü içinhazırlanan 1 nüsha yazınınsatıcı firmaya gönderilmesi.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

Fatura bilgileri ile ilgilisorunun satıcı firmatarafından düzeltilmemesidurumunda o süreli yayınınfaturadan iptal edilmesi

66

10/01/1996 - 10/02/1996


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.:Sekreter.


Hiz.: Hizmetli

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

241

Konu: Tarih:


Form

No 7

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81


Süreli yayının küçük odadaalfabetik olarak dizilmesi.

Gelen süreli yayının izlemefişinin süreli yayın izlemekataloğundan bulunması

Gelen süreli yayın ile süreliyayın izleme fişininkarĢılaĢtırılması ve kontrolü.

Gelen süreli yayın ile süreliyayın izleme fişi üzerindekibilgiler birbirini tutmuyorsa,ve/veya gelen süreli yayınçift nüsha ise

YanlıĢ gelen süreli yayınınsatıcı firmaya iadesi ile ilgili2 nüsha yazının hazırlanması.

YanlıĢ gelen süreli yayınınve iadesi ile ilgili yazınınsatıcı firmaya gönderilmesi

YanlıĢ gelen süreli yayınınayrı bir yerde saklanması

Gelen süreli yayın ile süreliyayın izleme fişi üzerindekibilgiler birbirini tutuyorsa,

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)


G: Güler Demir


Ş:Şenay Erendor


L.:Lisans

Ort.: Ortaokul

1 G Ktp.(YL)

YanlıĢ gelen süreli yayınınve satıcı firmaya iadesi ile ilgili1 nüsha yazının Ġ.Ü.Küt. veDok.D.Bşk.'nda saklanması

1 G Ktp.(YL)

1 P.Öğr.

Sorunun çözümü içinhazırlanan 1 nüsha yazınınĠ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'ndasaklanması.

Sorunun çözümü içinhazırlanan 1 nüsha yazınınsatıcı firmaya gönderilmesi.

Paket içinden çıkan ve paketlistesi ile kontrolu yapılansüreli yayınların sorunuyoksa (paket listesi ile süreliyayın birbirini tutuyorsa),

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 A Ktp.(L.)

1 G Ktp.(YL)

10/01/1996 - 10/02/1996


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.:Sekreter.


Hiz.: Hizmetli

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

242

Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 8

Mesut Yalvaç

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93


Gelen süreli yayın üzerinebirim kodunun kurşun kalemile işlenmesi.

Süreli yayın demirbaşnumarasının süreli yayınüzerine işlenmesi.

Gelen süreli yayın üzerinesağlama yolunun işlenmesi.

Süreli yayın siparişi sırasındasüreli yayının ISSN'ibilgisayara girilmemişse,

Gelen süreli yayın üzerineişlem tarihinin yazılması.

Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan süreliyayın adının düzeltilmesi.

Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan ISSN'indüzeltilmesi.

Gelen süreli yayın ISSN'ininbilgisayara girilmesi.

Süreli yayın izleme fişindeneksik sayıların saptanması.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)


L.:Lisans

Ort.: Ortaokul

Süreli yayın izleme fişinegelen süreli yayının sayısınınişlenmesi

Gelen süreli yayınındamgalanması

1 P.Öğr.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 P.Öğr.

1 P.Öğr.

1 P.Öğr.

1 P.Öğr.

Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan süreli yayınçıkıĢ aralığının düzeltilmesi.

1 G Ktp.(YL)


G: Güler Demir

Ş:Şenay Erendor


10/01/1996 - 10/02/1996


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.:Sekreter.


Hiz.: Hizmetli

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

243

1 G Ktp.(YL)

Konu: Tarih:


Form

No 9

94

95

96

97

98

99

1

0

0

1

0

1

1

0

2

Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile

ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri

Süreli yayınların eksiksayılarının satıcı firmayabildirilmesi için 2 nüshauyarı yazısının hazırlanması.

Hazırlanan uyarı yazısının 1nüshasının satıcı firmayagönderilmesi.

Bağlı birimlere gidecek

olansüreli yayınların birimkodları altında gruplanması.

Bilgisayardan gruplara görebütün süreli yayınlarınlistesinin irsaliye halinde 2nüsha olarak dökülmesi.

Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk içinalınmıĢ olan süreli yayınların'Ġ.Ü. Küt.ve Dok.D.Bşk.süreli yayınlar bölümü'negönderilmesi.

2 nüsha irsaliyeye, bağlıbirim(ler)e teslim edileceksayıların elle işlenmesi.

Bağlı birimlere gidecekpaketler için Rektörlük'denaraç istenmesi (belirlenengün salı)

Bağlı birimlere gideceksüreli yayın gruplarınınpaketlenmesi.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)


G: Güler Demir

Ş:Şenay Erendor



Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.:Sekreter.


Hiz.: Hizmetli

Hazırlanan uyarı yazısının1 nüshasının Ġ.Ü.Küt. veDok. D.Bşk.'nda saklanması.

1 G Ktp.(YL)

10/01/1996 - 10/02/1996


L.:Lisans

Ort.: Ortaokul

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

244

1 G Ktp.(YL)

Konu: Tarih:


Form

No 10

1

0

3

1

0

4

1

0

5

1

0

6

1

0

7

1

0

8

1

0

9

1

1

0

1

1

1

1

1

2

1

1

3

1

1

4


Rektörlük'den tahsis edilenaraçla bağlı birimleregidilmesi,

Bağlı birimlere paketlerintaĢınması

Bağlı birim sorumlusuna1 nüsha irsaliyeninteslimi.

1 G Ktp.(YL)

1 Hiz.(Ort)

1 G Ktp.(YL)

1 Hiz.(Ort)

1 G Ktp.(YL)


G: Güler Demir

Ş:Şenay Erendor



Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter


Hiz.: Hizmetli

Paketlerin araca taĢınması.1 Hiz.(Ort)

Bağlı birimde bağlı birimsorumlusu ile süreliyayınların ve irsaliyelerinkontrolu.


Süreli yayınların birimsorumlusuna teslim edilmesi.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

10/01/1996 - 10/02/1996

Sorunun not alınması.

Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nadönüşte sorunun çözümüneçalıĢılması.

1 G Ktp.(YL)

1 G Ktp.(YL)

Sorun yoksa , (sorunsuzsüreli yayınlar için)

Sorun varsa , (sorunlu süreliyayınlar için)

Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nadönüşte, 1 nüsha irsaliyeninĠ.Ü.Küt ve Dok.D.Baş.'nda aitolduğu dosyada saklanması

1 G Ktp.(YL)


L.:Lisans

Ort.: Ortaokul

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

245



Ödeme ve Ayniyat iĢleri. Konu: Tarih:

Görevli:

Form

No 1

Postadan ya da eldenfaturaların gelmesinibeklemek.

Postadan ya da eldenfaturaların gelmesi (3 veya 4nüsha ).

Faturaların satıcı firmalaragöre sınıflandırılması ve hersatıcı firma için açılmıĢklasörlere yerleştirilmesi.

Faturaların, gelen süreliyayınlar ile karĢılaĢtırılması.

Faturalar üzerindeki yayınbilgileri ile ilgili sorunlarınsaptanması ve işaretlenmesi(ayniyat memurununuyarılması için).

Faturaların ayniyatmemuruna ulaĢtırılması.

1 G Ktp(Y.L)

1 K Tic.Lis.

Ayr.Bkz.: Süreliyayın satın almaişleri: Postanıngelmesi vepostanınaçılması.

1 G Ktp(Y.L)

1 G Ktp(Y.L)

1 G Ktp(Y.L)

Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri

10/01/1996 - 10/02/1996

Mesut Yalvaç


G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

Ş: Şenay Erendor

Ö:Önder Aksoy


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.:Sekreter

Hiz.:Hizmetli



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

Faturalar tarihli ise,

Tarihsiz fatura elde etmeküzere satıcı firmaylagörüşme.

Faturalar tarihli değil ise,

Faturalara göre teslimsenedinin bilgisayardahazırlanması için faturanumarasının bilgisayaraişlenmesi.

1 K Tic.Lis.

Faturalara göre teslimsenedinin bilgisayardahazırlanması için firmaadının bilgisayaraişlenmesi.

1 K Tic.Lis.

Ayr.Bkz.: Süreliyayın satın almaişleri(Ocak-Şubat'96)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

1 M D.B.(Prof)

Ayr.Bkz.: Süreliyayın satın almaişleri(Ocak-Şubat'96):Postanın gelmesive postanınaçılması.

Tekrarlı iş. Bkz.:Süreli yayın(Ocak-Şubat'96)61. adım.

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

246

Ödeme yapılabilmesi içinMaliye Bak.'ndan paranınçıkması ve Saymanlıktanödeme emrinin gelmesi.

23

Konu: Tarih:

Görevli:

1 Ş Sek.(L.)

Form

No 2

Gelen yayınların ödemesininyapılabilmesi için MaliyeBak.'ndan paranın çıkmasınıve Saymanlıktan ödemeemrinin gelmesini bekleme.

1 M D.B.(Prof)

1 K Tic.Lis.

Paranın hangi faturalar içinkullanılacağına karar verme(tarih, miktar vb.ne bağlıolarak).

1 G Ktp(Y.L)

1 M D.B.(Prof)

1 K Tic.Lis.

1 G Ktp(Y.L)



G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

Ş: Şenay Erendor

Ö:Önder Aksoy


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.:Hizmetli



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

Faturalara göre teslimsenedinin bilgisayardahazırlanması için süreliyayın adının bilgisayaraişlenmesi.

1 K Tic.Lis.

Faturalara göre teslimsenedinin bilgisayardahazırlanması için süreliyayın fiyatının bilgisayaraişlenmesi.

1 K Tic.Lis.

Gelen yayınların ödemesininyapılabilmesi amacıylaMaliye Bak.'ndan izin almak için3 nüsha yazının hazırlanması vesatıcı firma sözleşme metnininfotokopisinin bu yazılaraeklenmesi1 nüsha evrakın Ġ.Ü.Küt. veDok.D.Bşk.'nda giden evrakdosyasında saklanması.

1 nüsha evrakın Ġ.Ü.Küt. veDok.D.Bşk.'nda ilgili evrakdosyasında saklanması.

Yazının aslının Ġ.Ü.Rektörlüğü'ne gönderilmesi.

12

13

14

15

17

18

19

20

21

22

Gelen faturaların iĢlendiğibilgisayar dosya numarasınınbilgisayardaki ödemedosyasına işlenmesi.

1 K Tic.Lis.

Gelen faturalarınnumaralarının bilgisayardakiödeme dosyasına işlenmesi.

1 K Tic.Lis.

Faturayı gönderen satıcıfirmanın ödeme dosyasınaişlenmesi.

1 K Tic.Lis.16

1 Ş Sek.(L.)

1 Ş Sek.(L.)

10/01/1996 - 10/02/1996



1 Ş Sek.(L.)

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

247

Paranın T.C. Ziraat BankasıBeyazıt Şubesi'ndenT.C.Ziraat Bankası ĠstanbulBöl. DıĢ Muameleler Şubesi'netransferinin yaptırılması.

1 Ö Lis.

Konu: Tarih:

Görevli:

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

Form

No 3


24

25

26

27

28

29

30

31

33

34

35

36

Faturanın asıl nüshasının ve 2.nüshasının bankaya (T.C.Ziraat Bankası Ġstanbul Böl.DıĢ Mua.Şub.) götürülmesi.

Ödemenin yapılması.

Faturanın asıl nüshasınınbankada (T.C.Ziraat BankasıĠstanbul Böl.DıĢ Mua.Şub.)bırakılması.

2. nüshanın üzerine "aslışubededir" ve "transferyapılmıĢtır" kaşelerininvurdurulması,Banka dekontunun ve faturanın2.nüshasının T.C.Ziraat Ban--kası Ġst.Böl.DıĢ.Mua.ġub.'ndenT.C.Ziraat Bankası BeyazıtŞub.'ne gönderilmesi.

Ayniyat tesellüm makbuzu-nun tutar bölümüne ödemeyapılan günün kuru üzerindentutarların elle yazılması.

Banka dekontundan 3 nüshaçoğaltılması (fotokopi ile).

Ayniyat tesellümmakbuzundan 1 nüshaçoğaltılması (fotokopi ile).

Ayniyat tesellümmakbuzunun 3 nüsha olarakhazırlanması.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.


G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

Ş: Şenay ErendorÖ:Önder Aksoy

D.B.: Daire BaĢkanıProf.:Profesö

rKtp.: Kütüphaneci

Sek.:SekreterHiz.: Hizmetli



Lis.: Lise

Ort.: Ortaokul

Banka dekontunun vefaturanın 2.nüshasının T.C.Ziraat Bankası BeyazıtŞub.'nden teslim alınması.

Banka dekontu üzerindekikurun bilgisayarda teslimsenedine işlenmesi.

1 G Ktp(Y.L)

1 Ö Lis.

1 G Ktp(Y.L)

1 Ö Lis.1 G Ktp(Y.L)

1 Ö Lis.

1 G Ktp(Y.L)

1 Ö Lis.

1 G Ktp(Y.L)

DM için G. $ için Ö.






DM: Mark

$: Dolar

Bilgisayardaki ödemedosyasına faturaların ödenmetarihinin işlenmesi.

32

10/01/1996 - 10/02/1996

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

248

Konu: Tarih:

Görevli:

1 Ş Sek.(L.)




Form

No 4

37

38

40

41

43

Teslim senedinden 3 nüshaçoğaltılması (fotokopi ile).

Saymanlığa gönderilmek üzere:- 1 nüsha 'aslı şubededir' ve 'transfer yapılmıĢtır' kaşeli fatura- Ayniyat tesellüm makbuzunun aslı- Teslim senedinin aslı- Banka dekontunun aslı'nın hazırlanması.

Ġdari ve Mali işleregönderilmek üzere: - 1 nüsha faturanın - 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun - 1 nüsha teslim senedinin - 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması.

Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.dakiayniyat dosyasındasaklanmak üzere:- 1 nüsha faturanın- 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun- 1 nüsha teslim senedinin- 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması.

Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.dakiödeme dosyasında saklan-mak üzere:- 1 nüsha faturanın- 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun- 1 nüsha teslim senedinin- 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.


G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

Ş: Şenay Erendor

Ö:Önder Aksoy


Prof.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.:Hizmetli



Lis.: Lise

Ort.:Ortaokul

Ġdari ve Mali işlere gidecekevrakın ve mahsupyazısının Ġdari ve MaliĠĢlere teslimi.

Ġdari ve Mali işlere gidecekevrak için mahsup yazısınınhazırlanması.

42

39

1 Ö Lis.

1 G Ktp(Y.L)Ödemeyi kimyaptıysa evraklarıda o kişininteslimi isteniyor

10/01/1996 - 10/02/1996

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

249

44

45

46

Saymanlığa gidecek evrakınsaymanlığa teslimi.

Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. 'dakiayniyat dosyalarındasaklanmak üzere hazırlananevrakın ayniyat dosyasındasaklanması.

Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. 'dakiödeme dosyalarındasaklanmak üzere hazırlananevrakın kütüphanedosyasında saklanması.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

1 K Tic.Lis.

Konu: Tarih:

Görevli:


Form

No 5

49

50

51

52

53


G: Güler Demir

K: Kadriye Varol

Ş: Şenay ErendorÖ:Önder Aksoy

D.B.: Daire

BaĢkanıProf.:Profesör

Ktp.: Kütüphaneci

Sek.: Sekreter

Hiz.:Hizmetli

L.: Lisans



Lis.: Lise

Ort.:Ortaokul

47

48

10/01/1996 - 10/02/1996

ĠĢin Tanımı

DeğiĢiklikler

Ġpta

lB

irle

ştir

me

Yer

Değ

iĢti

rme

Kiş

i D

eğiĢ

tirm

eD

üze

ltm

e

Kiş

i S

ayıs

ı v

e

Eğit

imi

Zam

anU

zaklı

kM

ikta

r

Gir

iş

ĠĢle

m

Kar

ar

Ġlet

me

Ġnce

lem

e/A

raĢt

ırm

a

Bek

lem

e

Sak

lam

a

Do

kü

man

Üre

tme

Çık

ıĢ

Diğ

er

Sır

a n

o

Notlar /

Düşünceler

250

ÖZET

Bu çalıĢmanın amacı, kütüphane ve bilgi merkezlerinin bir sistem

olarak ele alınabileceklerini ve onların yönetiminde sistem analizinden

yararlanılabileceğini, böylece, yönetilecek kuruluĢların amaçlarının daha

etkin bir biçimde baĢarılmasının sağlanabileceğini teorik ve uygulamalı

olarak kanıtlamaktır. ÇalıĢmada kullanılan araĢtırma yöntemleri,

dokümanter (belgesel) analiz, sistem analizi, betimleme ve deneme

yöntemleridir. Kullanılan veri toplama teknikleri ise konuyla ilgili olarak

yapılan daha önceki çalıĢmaların yayınlandığı belgelerin analizi ile

gözlem ve görüĢme teknikleridir. AraĢtırma dört bölümden oluĢmaktadır.

Önce konuyla ilgili kavram ve tanımların gözden geçirildiği araĢtırmada,

sonra sistem analizinin uygulanma alanları, önemi, yararı, teknikleri ve

uygulama aĢamaları üzerinde durulmaktadır. AraĢtırmada, Ġstanbul

Üniversitesi Merkez Kütüphanesi Sağlama Bölümü‟ne uygulanan bir

sistem analizi çalıĢması da sunulmakta ve sonuçları tartıĢılmaktadır.

AraĢtırma, sonuç ve öneriler bölümü, kaynakça ve ekler bölümüyle son

bulmaktadır.

ABSTRACT

The purpose of this study is to prove, both in theory and

application that libraries and information centres can be treated as

systems and thus can be subjected to systems analysis in their

management for a better realisation of their purposes. The research

methods utilised in this study are documentary analysis, systems analysis,

descriptive and experimentation methods. Data gathering techniques on

the other hand, are documentary analysis, observation and interview

techniques. The study consists of four parts. It commences with a review

of concepts and definitions related to the subject and develops by

dwelling on the implementation areas, significance, benefits, techniques

and implementation stages of systems analysis. A systems analysis

implemented to the Acquisition Department of the Central Library of

Istanbul University is also presented with a discussion of conclusions and

results. The study closes with a chapter of conclusion and proposals,

bibliography and an appendix.

kÜtÜphane ve bĠlgĠ merkezlerĠnde sĠstem...

Documents