คลงความร เรอง “การจดการความร (Knowledge Management : KM)”

บรรยายโดย... ผศ.ดร.พรภทร อนทรวรพฒน

รองผอ านวยการศนยพฒนาทนมนษย มหาวทยาลยสวนดสต

เมอวนจนทรท ๒๕ มนาคม ๒๕๖๒ ณ ศนยฝกอบรมและเรยนร ชน ๖

อาคารพระจอมเกลา สป.วท.

- ๑ -

ขอมล (Data) คอ ขอมลดบ เปนการน าความรแบบความรทฝงอยใ นคน ( Tacit Knowledge) แล ะคว า มร ท ช ด แ จ ง ( Explicit Knowledge) มาจดเกบ ซงขอมลเหลานนยงไมมการประมวลและ

น าไปใชไดอยางมประสทธภาพ สารสนเทศ (Information) คอ ขอมลทเปนประโยชน เปนขอมลท

ผานการประมวลผล กลนกรอง วเคราะห สงเคราะหมาแลวอยางเปนระบบตามหลกวชาการ และมการเตมไลเซนสของตวเองเขาไปดวย เชน ตองการเผยแพรความรเกยวกบขอมล พรบ. ฉบบใหม จงไดน ามากลนกรอง วเคราะห และเขยนออกมาเปนบทความซงไดมาจากการไปสมภาษณเจาหนาท สตง. แลวน ามาเขยนเปนบทความทวเคราะหถงจดผดพลาดทเกดขนบอยจากการปฏบตงาน และวธการท างานทถกตองตองท าอยางไร ความร (Knowledge) คอ สารสนเทศทผานกระบวนการคด เรยบเรยง เปรยบเทยบ เชอมโยง กบความรอนจนเกดเปนความเขาใจและน าไปใชประโยชนได ปญญา (Wisdom) คอ ความร ความเขาใจทสามารถประพฤตปฏบตได และสามารถใชความรความเขาใจเพอการท างานหรอประกอบกจกรรมใดใดกได ยกตวอยาง สถาบนบณฑตพฒนศลป ตองการท า KM เรอง เทคนคการสรางไมระนาดแบบศลปนเอกครกลวยน าหวา โดยการสมภาษณครกลวยน าหวามา และน าขอมลมาเขยน วเคราะห สงเคราะหใหมเปนสารสนเทศ (Information) จากนนน าสารสนเทศทไดมากลนกรองใหเปนความร (Knowledge) โดยศลปนแหงชาต และครกลวยน าหวา จากนนน า KM น มาท าใหเปน Wisdom โดยผานการจดฝกอบรมใหแกเดกรนใหม ๆ แลวทดสอบใหท าไมระนาดแบบครกลวยน าหวา ผลปรากฏวาเดกทผานการอบรมสามารถท าไมระนาดไดจรง ๆ

ก า ร จ ด ก า ร ค ว า ม ร ( Knowledge Management: KM) ค อ การด าเนนการอยางเปนระบบของกระบวนการท างานและโครงสรางขององคการเพอสนบสนน พฒนา และประยกตใชความรสะสมอยทว

องคการ ผานกระบวนการสราง การแบงปนและการประยกตใชความร ซงเปนไปตามวตถประสงคขององคการในการสรางความสามารถในการ

พฒนาผลตภณฑหรอองคการ เพอเพมความไดเปรยบในการแขงขนทางธรกจ กลาวอยางงายกคอ KM เปนกลยทธหนงขององคกรทดงความรจากคนทเชยวชาญสอสารไปสคนไมเชยวชาญ และเมอสอสารไปแลวคนทไมเชยวชาญ มความเชยวชาญมากขน การท า KM จะตองนกถงบคลากรภายในองคกร และประโยชนของการท า KM ไวเปนอนดบแรกๆ ยกตวอยางการท า KM เชน จงหวดตากก าหนดหวขอการท า KM เรองการคาชายแดนไทย-พมา เปนการก าหนด

ความสมพนธระหวางขอมล สารสนเทศ ความร และปญญา

ความสมพนธระหวางขอมล สารสนเทศ ความร และปญญา

การจดการความร (Knowledge Management: KM)

- ๒ -

หวขอทกวางเกนไป จรงๆ แลวควรเทรนบคลากรใหมๆ ใหรเรองเกยวกบกฎหมาย กฎระเบยบ อาจจะตงหวขอเรอง เทคนคการตความกฎระเบยบไทย-พมา เพอลดขอพพาททไมจ าเปน หรอการท า KM ของมหาวทยาลยมหดล มฐานขอมลเรองยาทเปนประโยชนตอประชาชนไดเขาไปศกษาขอมล

เปาหมายของการจดการความร ความส าเรจทแทจรงอยทการน าความรไปประยกตใชเพอประโยชนสขแกมวลมนษยชาต (ปรชญาของคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล) การท า KM ทไดประโยชน

แทจรง คอ ตองเกดจากการเขาใจถงหลกการหรอแกนแทของความร และสามารถน ามาประยกตใชไดจรง หรอทเรยกวา Wisdom ยกตวอยางเชน การเชญผเชยวชาญมาท า KM เรองเกยวกบ การปองกนการสญหายของเอกสาร ผลปรากฏวาองคกรนนเอกสารสญหายนอยลงจากเดม นนแสดงวา Km นน เปน Wisdom หรอการท า KM มผลตอ Productivity (ผลตภาพ) เชน การใชปจจยการผลตเทาเดมแตผลตไดดขน หรอเพมขน เกดการประหยดตอหนวย นนคอ ไดสรางผลตภาพขนแลว หรอการท า KM แลว ลดคาใชจายในการสงคนเขารวมอบรม KM กคอ เทคโนโลยอยางหนง นอกจากน การท า KM ตองค านงถงผลกระทบตอองคกรวาไปกระทบถงอะไรบาง เชน วสยทศน พนธกจ หรอประเดนยทธศาสตร เปนตน

เปาหมายของการจดการความร

ความหมายของวสยทศน พนธกจ ประเดนยทธศาสตร

- ๓ -

ความรจ าแนกออกเปน ๒ ประเภท ไดแก

➢ ความรทฝงอยในคน (Tacit Knowledge : TK) คอ ภมความรทอยในตวบคคลเกดจากประสบการณ การเรยนร ทกษะ ประสบการณ ความคด หรอพรสวรรคตาง ๆ อธบายออกมาไดยากแตสามารถพฒนาและแบงปนได โดยวธการตาง ๆ เชน Story Telling หรอการเลาแบบภาษาทว ๆ ไป ไมเปนวชาการมาก เปนการเลาเรองราวตาง ๆ, ชมชนแหงการเรยนร (CoP) คอ การทมผเชยวชาญในดานนน ๆ มาแลกเปลยนประสบการณ ใหความร ยกต วอย า ง เช น การ KM ว ธ การผ าต ดม ะ เร ง เต านมด วยการกร ดม ด ทท าใหเลอดออกนอยทสด เยบงายทสด อาจจะเปนการแสดงเคสตวอยางจากหมอผเชยวชาญดานนนๆ นอกจากนวธการแบงปนความรทฝงอยในคนยงมอกหลายวธ เชน การหมนงาน , ทมงานขามสายงาน, ระบบพเลยง และสมมนาเรองความรตาง ๆ

ตวอยาง มหาวทยาลยแหงหนง วสยทศน คอ จะตองตด Top Range ๑ ใน ๕๐ มหาวทยาลยของโลกใหได หมายความวาปจจบนมหาวทยาลยแหงนยงไมตด Top Range แตอนาคตอยากจะท าใหได ซงไดตงเปาหมายไววาภายใน ๑๐ ปขางหนา จะตองตด Top Range การทจะท า KM ดงนน จะตองมาเชคพนธกจ และประเดนยทธศาสตรของมหาวทยาลยวาสอดคลอง และจะมผลตอวสยทศนนนใหประสบความส าเรจไดหรอไม นนคอ ประเดนยทธศาสตรทตงจะตองเปนการพฒนาสมรรถนะของอาจารยในมหาวทยาลยใหสามารถจดการเรยนการสอนไดในระดบนานาชาตตามเกณฑของสหราชอาณาจกร สวนเปาประสงค คอ ผลลพธทไดจากการท าตามยทธศาสตร นนคอ อาจารยสามารถจดการเรยนการสอนไดเทยบเทาระดบนานาชาตตามเกณฑสหราชอาณาจกร ตวชวด คอ การวดผลลพธจากเปาประสงค อาจตงเปนรอยละของจ านวนอาจารยในมหาวทยาลยทสามารถจดการเรยนการสอนไดเทยบเทาระดบนานาชาต เปาหมายของตวชวด คอ รอยละของจ านวนอาจารยในมหาวทยาลยทสามารถจดการเรยนการสอนไดเทยบเทาระดบนานาชาต ตงไวทรอยละเทาไหร (อาจจะรอยละ ๑๐๐) เพราะฉะนน ถาองคกรจะท า KM เรองท าอยางไรใหอาจารยมหาวทยาลยผานเกณฑของสหราชอาณาจกร หรอเทคนคการสอบใหผานเกณฑของสหราชอาณาจกรไดในเวลาอนรวดเรว การท า KM ลกษณะแบบน คอ KV เพราะ KM นสงผลกระทบตอวสยทศนขององคกร

การจ าแนกความร

- ๔ -

➢ ความรทชดแจง (Explicit Knowledge : EK) คอ ความรภายนอกตวบคคลทเปนทางการ และเปนระบบซงถกบนทกและถายทอดออกมาในรปแบบของสอประ เภทตาง ๆ เชน หนงสอ คมอ เอกสาร ทฤษฎ วดโอ ยทป เฟซบค ซงความรเหลานนอาจยงไมถกกลนกรอง

จากรปทเมอพจารณาสดสวนความรทง ๒ ป ร ะ เ ภ ท พ บ ว า อ ต ร า ค ว า ม ร ท ฝ ง อ ย ในคน (Tacit Knowledge) มากกวาความรแบบชดแจง (Explicit) ถง ๘๐ : ๒๐ เปรยบเสมอนปรากฎการณธรรมชาตของภเขาน าแขง ทเปรยบความรชดแจงเปนน าแขงสวนทโผลพนน าขนมาเพยงรอยละ ๒๐ แตความรทฝงอยในคนเปนน าแขงสวนทจมอยใตน าถงรอยละ ๘๐ หรออาจกลาวไดวาการมองคนอยามองแคสงทเหนภายนอก เพราะหากพจารณาโดยกลนกรองลกซงแลวจะเหนวาความรประเภทฝงอยในคน (Tacit Knowledge) ซงเปนความรทอยภายในไมสามารถมองเหนไดโดยงายอนเปนความรจากการเรยนร และประสบการณทสงสม มาของบ คคล จะ เปนความร ท ช ว ย เสร ม สร า งความสามารถในการแขงขนใหกบตวบคคลหรอองคการไดมากยงขน

กระบวนการบรหารการเปลยนแปลง (Change Management Process) หรอเรยกอกอยางวาองคกรจะท าอยางไรใหบคลากรในองคกรสนใจทจะเรยนรกนมากขน เปนกรอบความคดแบบหนง เพอใหองคกรทตองการจดการความรภายในองคการไดมงเนนถงปจจยแวดลอมภายในองคการทจะมผลกระทบตอการจดการความร วธของกระบวนการบรหารการเปลยนแปลง แบงออกเปน ๒ สวน ไดแก ผลกระทบเชงบวก เชน การยกยองชมเชย และการใหรางวล ใหเกยรต ความเจรญกาวหนาในอาชพแกผทสนใจหรอเปนเขารวมกจกรรมการจดการความร หรอผลกระทบเชงลบ เชน องคการมการประเมนผลการฝกอบรม การเรยนร และน าผลการประเมนมาใชในการกดดนในเรองตาง ๆ เชน มผลตอการขนเงนเดอน หรอไมขนเงนเดอน เปนตน

ตวอยางเครองมอและกระบวนการจดการความร

กระบวนการบรหารการเปลยนแปลง (Change Management Process)

- ๕ -

กระบวนการจดการความรของส านกงานคณะกรรมการพฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.)

(๑) การบงชความร (Knowledge Identification) คอ การคนหาวามความรอะไรบาง ในองคการทมผทเกยวของหรอลกคา (Stakeholder/C-Customer) ตองการทราบ การก าหนดหวขอในการท า KM นน ตองเปนหวขอทลกและแคบ และค านงถงประโยชนของการท า KM วาท าแลวจะมคนสนใจมย ( ๒ ) ก า รสร า ง แล ะ แส ว งห าค ว า ม ร ( Knowledge Creation and Acquisition) ค อ การก าหนดวธการในการดงความรจากแหลงตาง ๆ ทอยกระจดกระจายมารวมไว การสรางความรขนจากความรเดมทมอยหรอน าความรจากภายนอกองคการมาใช เพอใหองคการมความรทจ าเปนตองมแตยงไมม (๓) การจดความรใหเปนระบบ (Knowledge Organization) คอ การจดเกบความรใหเปนระบบ เพอใหผใชสามารถคนหาและน าความรดงกลาวไปใชประโยชนได เชน การจดเกบเปนคมอ วดโอ เปนตน (๔) การประมวลและกลนกรองความร (Knowledge Codification and Refinement) คอ การประมวลความรใหอยในรปแบบและภาษาทเขาใจงายและสะดวกตอการใช ซงท าไดหลายลกษณะ เชน การจดท าหร อปรบปร งร ป แบบของ เอกสารให เ ป นมาตรฐาน เด ย ว กนท วท ง องค ก าร ท า ให ก ารป อนข อ ม ล การจดเกบ การคนหา และการใชขอมลท าใหสะดวกและรวดเรว กลาวอยางงายกคอ การกลนกรองความรคอการเปลยนสารสนเทศ เปนความรโดยอาจจะเชญผเชยวชาญมาวพากษ แสดงความคดเหนสารสนเทศนน ๆ (๕) การเขาถงความร (Knowledge Access) คอ วธการในการจดเกบและกระจายความร เพอใหผอนใชประโยชนได ทงนไมจ าเปนตองเปนตองผานทาง ICT เสมอไป ขนกบบรบทขององคกรนน ๆ

กระบวนการจดการความร

กระบวนการจดการความรของ ก.พ.ร.

- ๖ -

(๖) การแบงปนแลกเปลยนความร (Knowledge Sharing) คอ การแบงปนความรประเภทความร ท ช ดแจ ง ( Explicit Knowledge) โดยว ธ ต า ง ๆ เชน การจดท า เอกสาร จดท าฐานความร การแบงปนความรทดนน ไมใชแคการใหเขามาอานอยางเดยวแตตองมชองทางใหไดแสดงความคดเหน วพากษไดดวย ยกตวอยางเชน การท า KM บนกลมเฟซบค (๗) การเรยนร (Learning) คอ บคลากรเกดการเรยนร ซงอาจสงเกตไดจากความสามารถในการท างานทดขน มประสทธภาพสงขน สามารถแกปญหาในงานไดดขน และ/หรอเกดความรใหม ๆ ขน กลาวอยางงายกคอ การเรยนรคอไดเกด wisdom (ปญญา) ขนแลว แสดงใหเหนวาคนเรยนรแลวเกดผลอะไรขน เชน การท า KM เรองพสดช ารดระหวางจดสง เมอไดเผยแพร KM เรองนออกไปแลว ปญหาพสดช ารดลดลง นนแสดงวาผปฏบตงานไดเรยนรจากการท า KM กระบวนการจดการความรของสถาบนสงเสรมการจดการความรเพอสงคม (สคส.) โมเดลปลาทประกอบดวย ๓ สวน ไดแก

➢ สวนหวปลา เรยกวา KV ยอมาจาก Knowledge Vision หมายถง สวนทเปนวสยทศน หรอทศทางของการจดการความร กลาวคอ KM เรองทเราจะท ามประโยชนตอองคกรมย ท าแลวมผลกระทบอะไรกบองคกรบาง แชน การท า KM เรองท าอยางไรใหเอกสารหายนอยลง

➢ สวนตวปลา เรยกวา KS ยอมาจาก Knowledge Sharing หมายถง สวนทเปนการแลกเปลยนเรยนร ซงถอวาเปนหวใจ และเปนสวนทยากทสดในกระบวนการท า KM เพราะตองเกดจากปจจย และสงแวดลอมทสงเสรมใหคนพรอมทจะแบงปนและเรยนรรวมกน

➢ สวนหางปลา เรยกวา KA ยอมาจาก Knowledge Asset หมายถง สวนทเปนเนอหาความรทเกบสะสมไวเปน “คลงความร” หรอ “ขมความร” เปนเครองมอทชวยใหคนเขาถงความรไดงายขน

โมเดลปลาท

- ๗ -

๗.๑ กฎ ระเบยบ กฎหมาย จดเปนความรประเภทใด - ความรประเภทความรทชดแจง (Explicit Knowledge : EK) ๗.๒ ความสามารถในการตความกฎหมาย - เปนความรทฝงอยในคน (Tacit Knowledge : TK) ๗.๓ KM ทมาจากผเชยวชาญลวน ๆ คอ KM ประเภทใด - ชมชนนกปฏบต หรอ CoP ๗.๔ ความรประเภทความรทชดแจง (Explicit Knowledge : EK) กบความรทฝงอยในคน (Tacit Knowledge : TK) แบบไหนส าคญกวากน - TK ๗.๕ ท าไมเราถงขาดความรแบบ EK ไมได - เพราะเพอเปนการปองกนไมใหเกดการจนตนาการทผดเพยนออกไป ๗.๖ การท า KM ในบางครงทจะท าใหคนไดเรยนรไดดขน อาจจะตองมกระบวนการบางอยางเขามา ซงอาจเปนกระบวนการทมผลกระทบเชงบวก หรอเชงลบ เพอเปนการกดดน เราเรยกกระบวนการนวาอะไร - กระบวนการบรหารการเปลยนแปลง (Change Management Process) ๗.๗ การท า KM จะตองมองทศทางองคกร ภาพอนาคต คอ วสยทศน (Vision) และภาพปจจบน คอ พนธกจ (Mission) ทานคดวาระหวาง Vision กบ Mission ตวไหนเหมาะทจะน ามาท า KM และมประโยชนตอองคกรทานมากกวา - วสยทศน (Vision)

ทบทวนความเขาใจ

สวนบรหารงานบคคล ส านกบรหารกลาง

ส านกงานปลดกระทรวงการอดมศกษา

วทยาศาสตร วจย และนวตกรรม

๗๕/๔๗ กระทรวงการอดมศกษา วทยาศาสตร วจย และนวตกรรม

ถนนพระราม ๖ แขวงท งพญาไท เขตราชเทว กรงเทพฯ ๑๐๔๐๐

โทรศพท ๐๒ ๓๓๓ ๓๗๔๙ โทรสาร ๐๒ ๓๓๓ ๓๘๓๐

เวบไซต: http://www.personnel.ops.go.th

Facebook: HR Office of the Permanent Secretary