Internal - KMD A/S

22. Maj 2019

KMD WebinarHæv automatiseringsgraden

og få en bedre økonomistyring

Internal - KMD A/S

Dagsorden

KMD OPUS InsightIndtægtsoptimering

Velkomst

KMD LetBetaling

Fælles dialog

Tema og teknologiradar for hvordan avancerede nye teknologier kan automatisere vigtige

kerneopgaver i økonomistyringenv. Lars Hejlemann, Business Line Director, KMD

v. Thomas Felton Post, Lead Business Developer, KMD

v. Lars Hejlemann, Business Line Director, KMD

v. Niels Birger Krogsgaard, Lead Product Manager, KMD

Agenda

Internal - KMD A/S

Introduktion til dagsorden, tema og teknologiradar for hvordan avancerede nye teknologier kan automatisere

vigtige kerneopgaver i økonomistyringen

v. Lars Hejlemann, Business Line Director, KMD

Internal - KMD A/S

Internal - KMD A/S

Teknologier/trends somvi endnu ikke anser for praktisk brugbare

HOLD

HOLD

ASSESS

Lovendeteknologier/trends hvispotentiale vi gerne vilvurdere

ASSESS

TRIAL

Teknologier/trends somvi aktuelt afprøver med kunder eller i voreprodukter

TRIAL

ADOPT

Teknologier/trends somanvendes bredt i KMD

ADOPT

Robotter (RPA)Cloud Native

Platform

Machine Learning / AI

Virtuelle Assistenter(chatbots)

Smart Workspace

API Management

Software-DefinedSecurity

Internet of Things

Platform

Augmented Reality

Connected Home

Virtual Reality

Human Augmentation

Kvantecomputere

Selvkørendebiler

Blockchain

Natural Language Processing (NLP)

Digital Twin

Edge Computing

Biometri

Teknologiradaren - KMDs roadmap

Internal - KMD A/S

KMD LetBetalingv. Niels Birger Krogsgaard, Lead Product Manager, KMD

Internal - KMD A/S

Om automatisk kontering, Bogføring og betaling af Alle fakturaer under

f. eks. 4.000 kr.

Letbetaling

Internal - KMD A/S

KMD LetbetalingFormål

LetBetaling sikrer, at fakturaer, under et vist beløb, fra godkendte leverandører, konteres, bogføres ogbetales uden menneskelig indblanding.

UNSPCS koder finder arten, Machine learning finder omkostningssted/PSP-element via historik.Kunden vælger hvilke leverandører der skal godkendes, beløbsgrænse for fakturaer der kanautobetales, samt graden af sikkerhed for korrekt kontering.

Internal - KMD A/S

LetbetalingOverordnet

Internal - KMD A/S

Effekt

I en kommune med 200.000 fakturaer/år er ca. 90.000 fakturaer under kr. 1.000 og ca. 120.000 fakturaer er under kr. 2.000.

I alle kommuner sender 7 leverandører 25% af alle de fakturaer kommunen modtager og 44-54 leverandører sender 50% af alle de fakturaer kommunen modtager

Alle fakturaer kan autokonteres – og hvis hovedparten af disse kan bogføres og betales uden berøring af mennesker. Kan kvaliteten højnes, er der betydelige ressourcer at spare i en kommunal administration.

KMD LetBetaling

Internal - KMD A/S

KontaktpersonManuel behandling

- Bilag som fejler – f.eks. dublet, fejl i beløb etc.- Indkøbsordrenr. (Indkøbssystem – f.eks. Rakat)- Betalings- / Fakturaplaner- EAN nr. til fagsystemer

KMD LetBetalingOverordnet

KMDLetBetaling

Internal - KMD A/S

KMD LetBetaling - Opsætninger

1. Kommune-niveau

▪ Beløbsgrænse

▪ Sandsynlighedsprocent

2. Kreditorer Opsæt kreditorer, som skal kunne autobogføres

▪ Eventuel en periode, hvor autobogføringen kun skal ske ▪ Eventuel en afvigende beløbsgrænse ▪ Eventuel en afvigende sandsynlighedsprocent

3. Opsæt mapning af UNSPSC koder og artskonti

▪ Opsæt koblingen mellem UNSPSC koder og artskonti / IM-arter / Hovedarter

Internal - KMD A/S

KMD LetBetaling - Opsætninger

3. Opsæt mapning af UNSPSC koder og artskonti

▪ Opsæt koblingen mellem UNSPSC koder og artskonti / IM-arter / Hovedarter

Internal - KMD A/S

4. Opsæt kostbærer, som skal resettes (via transaktionskode ZFIE_LetBetaling)

• Opsæt Omkostningssteder, PSP-elementer, Netværk/Operation(anvendes primært ifm. ressourcestyring), som skal resettes

• Eventuelt en erstatningsværdi

5. EAN numre (via transaktionskoden ZFIE_LetBetaling)

• Opsæt EAN numre for de afdelinger, hvor alle fakturaer får påført konteringsforslag

• Eventuel en afvigende beløbsgrænse for EAN nummeret

KMD LetBetaling - Opsætninger

Internal - KMD A/S

Automatisk konteringHvordan findes konteringsoplysningerne ?

Internal - KMD A/S

Machine LearningEgenskaberne for en Machine Learning Model afhænger af …

Jo større mængder superviseret data jo ‘klogere’ model kan der opstå

Jo flere kategorier jo ‘klogere’ og mere alsidig skal en model være

Jo højere variation i data jo mere lærer modellen – jævnt god til alting

Jo lavere variation i data jo mindre lærer modellen – meget god til få ting

Ud fra mængden og variationen af data vil eksekveringen af en given model på disse opnå en række egenskaber som siger noget om hvor sikker den er på at svare rigtigt indenfor de enkelte kategorier.

Internal - KMD A/S

Automatisk konteringUNSPSC – hvad er det ?

• UNSPSC® (United Nations Standard Product and Services Code) er et internationalt klassifikationssystem for varer og tjenesteydelser. Det anses for at være det mest effektive, fleksible og bredest dækkende klassifikationssystem, der findes i dag og er blevet brugt i 20 år

• Det bruges blandt andet til at skabe overblik over virksomheders og offentlige myndigheders forbrug

• Omfatter over 80.000 koder for varer og tjenesteydelser. De er struktureret i et hierarki med fire niveauer, hvor alt har sin unikke kode

57

486

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Niveau 4

83.2

29

Total

Anta

lU

NSPSC

6.1

45

76.5

41

Internal - KMD A/S

Automatisk konteringUNSPSC – eksempler:

1. Cherry tomater

1. 50000000: Mad-, drikke- og tobaksvarer

2. 50400000: Friske grøntsager

3. 50406500: Tomater

4. 50406506: Cherry tomater

2. Farveblyanter

1. 44000000: Kontorudstyr og tilbehør og forbrugsstoffer

2. 44120000: Kontorartikler

3. 44121700: Skriveredskaber

4. 44121707: Farveblyanter

Internal - KMD A/S

Hvordan findes konteringsoplysninger ?

• Kostbærer (Omkostningssted / PSP-element / Netværk + Operation) + SIO

• Findes på basis af tidligere konteringer - baseret på følgende Unika (Machine Learning) :

• Firmakode

• Kreditor (Leverandør)

• EAN nr.

• Købers ordrenr.

• Sælgers ordrenr.

• Leveringsadressen (NYT – vi viser den også på detail skærmbilledet)NB: I får først leveringsadressen overført til systemet ifm. overgangen til ny Mainload (indlæsning)

• Reference person

• Varelinjens tekst

Automatisk kontering

Internal - KMD A/S

Proces for berigelse af kostbærer

Historisk udtræk af kommunens posterings de sidste 12 måneder Retur beriget med

art og kostbærer

Faktura linjer indlæses i ML

Manuel Automatisk

Gentrænes (inkl. nye manuelle behandlinger)

A

B

C

D

E

Internal - KMD A/S

Automatisk kontering

Markering af ”Sandsynlighed for kontering” pr. bilagslinjeSystemet viser en procentsats og en markering af artskontoen Systemet viser en procentsats og en markering af kostbæreren

Høj (Sandsynlighed)Værdien >= kommunens/kreditorens procent satsFarve = ‘ingen’ = OK

Mellem/Lav (Sandsynlighed) Værdien < kommunens/kreditorens procent satsFarve = Gul

Her skal konteringen kontrolleres

Godkender skærmen

Internal - KMD A/S

Automatisk konteringEksempel fra Godkender skærmen

Eksempel – faktura med 5 fakturalinjer: (visning af farve og den udregnet procent (heltal) i samme celle)Sandsynlighedsprocenten er sat til 67 %

_ OBS: De nye kolonner vises i ”Standard” og ”Fuld view”, men kun for LetBetalings bilag

Internal - KMD A/S

Automatisk Bogføring

Internal - KMD A/S

Kriterier for automatisk bogføring

Leverandøren skal være godkendt i kommunen (eventuelt indenfor en periode)Fakturaens totale beløb (excl. moms) skal være indenfor beløbsgrænsen.

Prioriteret orden1. Leverandør niveau2. EAN nummer niveau3. Kommune niveau

Den beregnede sandsynlighed skal ligge indenfor grænserne?

Prioriteret orden:1. Leverandør niveau2. Kommune niveau

Internal - KMD A/S

Kriterier for automatisk bogføring

Beregnet sandsynlighed – automatisk bogført

Kommunens sandsynlighedsprocent = 60 %Eksempel på en faktura med 3 fakturalinjer:

De beregnede procenter vil være Artskonto 100+100+100 = 300 / 3 (linjer) = 100Kostbærer 100+60+50 = 210 / 3 (linjer) = 70Da 70 > kommunens sandsynlighedsprocent, så vil bilaget blive automatisk bogført

Internal - KMD A/S

Kriterier for automatisk bogføring

Beregnet sandsynlighed – manuel behandling

Kommunens sandsynlighedsprocent = 60 %Eksempel på en faktura med 3 fakturalinjer:

De beregnede procenter vil være

Artskonto → 100+100+100 = 300 / 3 (linjer) = 100Kostbærer → 100+47+30 = 177 / 3 (linjer) = 59

Da 59 < kommunens sandsynlighedsprocent på 60 % vil bilaget blive sendt til manuel behandling

Internal - KMD A/S

Kriterier for automatisk bogføringBeregnet sandsynlighed – manuel behandling

Kommunens sandsynlighedsprocent = 60 %Eksempel på en faktura med 3 fakturalinjer:

De beregnede procenter vil være Artskonto → 100+100+100 = 300 / 3 (linjer) = 100Kostbærer → 100+60+20 = 180 / 3 (linjer) = 60

Da 60 = kommunens sandsynlighedsprocent, kunne bilaget blive automatisk bogført, MEN da én linje indeholder en ”Lav” sandsynlighed (”Lav” = værdien ligger under halvdelen af kommunens/kreditorens procent sats), så sendes fakturaen altid til manuel behandling

AutobogførtNår bilaget bliver auto bogført, så logges det i historikken.

Fejl ifm. autobogføringFejler den automatiske bogføring bliver bilaget sendt i normalt workflow til manuel behandling

Internal - KMD A/S

INTERNT

KMD A/S

▪ Eksempel – faktura med mere end 10 fakturalinjer

▪ Sandsynlighedsprocenten for kommunen er sat til 67 %

▪

KMD LetBetaling – automatisk konteringGodkender skærmen

Internal - KMD A/S

Opfølgning

Internal - KMD A/S

Opfølgning1. Bilagsforespørgsel

Kontroller konteringerne via BilagsforespørgselTo nye søgekriterier placeret under ”Udvidede søgekriterier”

Konteringer, bogføringer og betalingerKontroller via jeres sædvanlige rapporter (f.eks. FBL1N m.fl.) og udtræk at konteringerne, bogføringerne og betalingerne er korrekte

Internal - KMD A/S

KMD OPUS Insight Indtægtsoptimering

v. Thomas Felton Post, Lead Business Developer, KMD

Internal - KMD A/S

Indtægtsoptimering

Internal - KMD A/S

Hvad er indtægtsoptimering? KMD OPUS Insight Indtægtsoptimering er et hjælpeværktøj til de økonomi-medarbejdere, der sidder med indtægtsopgaven f.eks. mellemkommunal refusion.

Produktet kan benyttes i tråd med MEP-programmets krav til effektivisering, bedre udnyttelse af ressourcer og digitalisering.

Internal - KMD A/S

Fem produktpakker nu

– flere kan komme

2

3

1

4

5 Førtidspension/beskæftigelse/efterværn (mellemkommunale refusion)

Kommunal udligning

Fordeling af selskabsskat (mellemkommunal udligning)

Hjemmehjælp mv. (mellemkommunal refusion)

Særligt dyre enkeltsager (statsrefusion)

Internal - KMD A/S

Hvorfor er indtægtsoptimering interessant?

Kommunens indtægter

Kommunens indtægter på områderne er afhængige af korrekt registrering af data.

Fejl i data kan koste mange penge.

Sikring af viden

Værktøjet hjælper til at sikre viden omkring opgaverne i afdelingen. Mindre sårbarhed for kommunen

Ensartet arbejdsgang

Værktøjet hjælper til at ensarte og sikre arbejdsgangen i forhold til at

følge op på eventuelle registreringfejl.

Lav pris på ydelsen

Fast lav pris på produkterne fra KMD. Prisen på produkterne er meget attraktiv – ingen procentvis betaling eller betaling

for overslagsår.

Robust IT leverandør – sikker IT leverance

KMD har leveret lignende data og BI-løsninger til kommunerne i mange år. Sikker

drift og opdatering af data og løsninger

Internal - KMD A/S

Hvordan løses indtægtsoptimering?

KMDs løsning trækker data fra en række kommunale systemer, og via en regelmotor udsøges potentielle sager og dermed gøres kontrol-opgaven for medarbejderne langt lettere

KMDs løsning standardiserer opgaven omkring indtægtsoptimering, og gør opgavevaretagelsen mindre sårbar i kommunen

Løsningen er integreret i kommunenskendte OPUS Insight setup. Når der loggesind via rollebaseret indgang, fås en fane med indtægtsoptimering for relevantecontrollere i kommunen

Ved køb af løsningen er inkluderet, ½-dags konsulentbistand til at lære løsningen af kende

Internal - KMD A/S

Hvad er produktet førtidspension/beskæftigelse/efterværn?

Beskrivelse:

I forhold til førtidspension kan opholdskommunen i nogle tilfælde have ret til mellemkommunal refusion i op til 6 år efter tilkendelse af FØP (førtidspension) eller fra tilflytning til kommunen.Der arbejdes med at finde personer, der potentielt er registreret forkert i forhold til betalingskommune, så kommunen kan få den mellemkommunale betaling, som er præciseret i loven omkring institutionsreglen og seks-års-reglen på Førtidspensionsområdet.Lignende problematikker omkring mellemkommunal betaling på beskæftigelsesområdet (eks. kontanthjælp) og omkring efterværn er ligeledes inkluderet i denne rapportpakke.

Internal - KMD A/S

Hvad er produktet kommunal udligning?

Beskrivelse:

Den kommunale udligningsordning omfordeler ca. 100 mia. kr. årligt. Midlerne fordeles efter en lang række kriterier, hvor særligt aldersudligningen og de sociale kriterier fylder mest.

Den aldersbestemte udligning beregnes på baggrund af betalingskommune. Registreringer kan være behæftet med fejl og eventuelle fejl kontrolleres i løsningen op mod kommunale fagsystemer for at finde eventuelle fejlregistreringer.

En række af de sociale kriterier kontrolleres ligeledes i løsningen. Her ses bl.a. efter fejlregistreringer blandt de grupper, der indgår i de sociale kriterier. Det er bl.a. grupper, med forskellige forsørgelsesydelser og indvandrere/efterkommere, der indgår i de sociale kriterier.

Internal - KMD A/S

Hvad er produktet selskabsskat?

Beskrivelse:

Mange kommunerne er i dag helt afhængige af konsulentbistand i forhold til deling af selskabsskatten.

Det er svært for kommunerne at åbne den black box, der handler om fordeling af selskabsskat.

Dette produkt viser, hvilken fordeling af selskabsskatten kommunen kan forvente. Fordeling vil være tilgængelig efter afsluttede regnskaber fra virksomhederne.

Internal - KMD A/S

Hvad er produktet hjemmehjælp?

Beskrivelse:

Der er i en række situationer adgang til refusion fra bopælskommunen til anden kommune for udgifter til personlig og praktisk hjælp under et ophold uden for kommunen.

Tilsvarende er der mulighed for refusion for udgifter i forbindelse med plejevederlag, sygeplejeartikler, mv. Ydelserne udføres af den kommune, hvor plejeforholdet finder sted, mens bopælskommunen (opholdskommunen) refunderer udgifterne.

For at ”besøgskommunen” kan få betaling for ydelsen, skal data oprettes korrekt. Dette produkt hjælper med at finde sager, der potentielt er fejlregistreringer, hvor kommunen fejlagtigt ikke får mellemkommunal afregning.

Internal - KMD A/S

Hvad er produktet Særligt dyre enkeltsager?

Beskrivelse:

Staten refunderer en del af udgiften i særligt dyre enkeltsager. I de tilfælde, hvor udgifterne til hjælp og støtte for en person under 67 år i en konkret sag overstiger

1.050.000 kr. årligt, er der 25 pct. statsrefusionen 1.970.000 kr. årligt, er der 50 pct. statsrefusionen

Hvor personen er under 18 år, eller som modtager støtte efter §76, i en konkret sag og beløb overstiger

790.000 kr. årligt, 25 pct. statsrefusion1.570.000 kr. årligt, 50 pct, statsrefusion

Produktet udtrækker beløb fra størst muligt antal systemer, hvor der er registrantbogførte data, så de særligt dyre enkeltsager, kan etableres og indberettes.

Internal - KMD A/S

Eksempel på produktet Førtidspension/beskæftigelse/efterværn

Tilflyttere på anden forsørgelse end FØP til bestemte adresser på institutioner

Personer med efterværn, ydelse i aktiv og anden betalingskommune .

FØP, Tilflyttere på førtidspension til bestemteadresser på institution .

FØP tilkendt inden for de sidste 6 år fra anden kommune og ikke på institutionsadresser

FØP der er tilkendt i kommunenog derefter fraflyttet .

1

5

3

4

2

Produktet består af fem rapportområder:

Internal - KMD A/S

Screendump: Rapport 1FØP på institutions-adresser

Internal - KMD A/S

Screendump: Rapport 2AKTIV-ydelse på institutions-adresser

Internal - KMD A/S

Screendump: Rapport 2AKTIV-ydelse på institutions-adresser, flyttemønstre

Internal - KMD A/S

Screendump: Rapport 4Alle FØP-tilkendelser fra anden kommune

Internal - KMD A/S

https://www.kmd.dk/offentlig-sektor/kundecases/kmd-opus-insight-varde-kommune

Internal - KMD A/S

Hvis du vil vide mere?

KMD LetBetalingv. Niels Birger Krogsgaard, Lead Product Manager, KMD

NBK@kmd.dk || +4460 3478

KMD OPUS Insight Indtægtsoptimeringv. Thomas Felton Post, Lead Business Developer, KMD

TPO@kmd.dk || +4460 3601