kleos 6 - wolters kluwerknowledgecenter.kleos.wolterskluwer.com/wp-content/...2 kleos 6.5 dokument...

2

Kleos 6.5

Dokument Wydania

Created by Tomasz Laszczyk Data 26/02/2019

Distributed to Data Checked by

Comment

Data Zatwierdzenia

Autor Opis Tytuł

V 1.0 Tomasz Laszczyk Kleos 6.5

3

SPIS TREŚCI

WSTĘP --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

1 OGÓLNE FUKCJONALNOŚCI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

1.1 Nowe Zarządzanie Wydaniami ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 5

1.2 KLS-BI-965 - Wyeliminowanie limitu 8000 wierszy podczas eksportowania do programu Excel ----------------------- 6

1.3 [CS-REQ-002] Odświeżanie siatki nie jest wymagane --------------------------------------------------------------------------- 6

2 FINANSE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

2.1 KLS-BI-955 – Usprawinienie i Poprawki Wielowalutowości w Kleosie ------------------------------------------------------- 6

3 EMAIL USER EXPERIENCE – NOWY KLEOS DLA PROGRAMU OUTLOOK ------------------------------------------------------------- 7

3.1 KLS-BI-1110 - Nowy dodatek do Outlooka - możliwość użycia dodatku, gdy Kleos jest uruchomiony lub użytkownik nie jest zalogowany ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

3.1.1 Nowy Outlook dla Kleosa - Pokaż szybki tutorial przy pierwszym użyciu ……………………….………………………..……10

3.1.2 Nowy Outlook dla Kleosa - zarządzaj aktualizacją dodatku…………………………………………………………………….…....11

3.1.3 Nowy Outlook dla Kleosa - zarzadzaj aktualizacją dodatku………………………………………………………………………..….12

3.2 KLS-BI-1111 - Nowy dodatek do programu Outlook - zaarchiwizowanie przychodzącej wiadomości e-mail - Kleos domyślnie proponuje miejsce docelowe -------------------------------------------------------------------------------------------------- 13

3.3 KLS-BI-1112 - Nowy dodatek do Outlooka - zaarchiwizowanie przychodzącej wiadomości e-mail - Kleos proponuje domyślnie folder docelowy ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 15

3.4 KLS-BI-1113 - Nowy dodatek do programu Outlook - zarchiwizuj przychodzącą wiadomość e-mail ---------------- 18

3.5 KLS-BI-1114 - Nowy dodatek do Outlooka - zapisanie przychodzącej wiadomości e-mail - Możliwość zmiany nazwy załączników przed importem………………………………………………………………………………………………………………………………21

3.6 KLS-BI-1115 - Nowy dodatek do Outlooka - możliwość zapisania tego samego e-maila / załącznika w wielu miejscach docelowych……………………………………………………………………………………………………………………………………………….…. 22

3.7 KLS-BI-1116 – Nowy dodatek do Outlooka - możliwość wyboru i zapisania wielu wiadomości e-mail w jednej operacji ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 22

3.8 KLS-BI-1117 – Nowy dodatek do Outlooka - Utwórz nowy folder w sprawie docelowej z Outlooka ---------------- 23

3.9 KLS-BI-1118 – Nowy dodatek do programu Outlook - wiadomości e-mail już zapisane w Kleosie będą wyświetlać się wizualnie w programie Outlook -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24

3.10 KLS-BI-1120 – Nowy dodatek do Outlooka - Zapisanie przychodzącej wiadomości e-mail - Importuj załączniki załączonych wiadomości e-mail ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 25

3.11 KLS-BI-1122 – Nowy dodatek do Outlooka - Utwórz nową wiadomość e-mail - podczas tworzenia wiadomości e-mail korzystaj z szablonów Kleosa --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27

3.12 KLS-BI-1124 – Nowy dodatek do Outlooka - Utwórz nową wiadomość E-mail - Wybierz odbiorców ze sprawy Kleosa……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………..28

3.13 KLS-BI-1125 – Nowy dodatek do Outlooka - Utwórz nową wiadomość e-mail - Wybierz dokumenty ze sprawy Kleosa……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………..29

3.14 Nowy dodatek do Outlooka - Utwórz nową wiadomość e-mail - odpowiedz lub prześlij już zapisaną wiadomość

e-mail.. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 31

3.15 KLS-BI-1126 – Nowy dodatek do Outlooka - utwórz nową wiadomość e-mail - następne kroki - skonfiguruj dostępne operacje ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 32

3.16 KLS-BI-1128 – Nowy dodatek do Outlooka - następne kroki - dodaj Termin --------------------------------------------- 34

4

3.17 KLS-BI-1129 – Nowy dodatek do Outlooka - następne kroki - dodaj Zadanie -------------------------------------------- 37

3.18 KLS-BI-1130 – Nowy dodatek do Outlooka - następne kroki - zaplanuj czynność --------------------------------------- 39

3.19 KLS-BI-1131 – Nowy dodatek do Outlooka - kolejne kroki - dodaj następne działanie--------------------------------- 41

4 EMAIL UX – ZUPEŁNIE NOWE DOŚWIADCZENIE DLA UŻYTKOWNIKA………………………………………………………………….……..43

4.1 KLS-BI-1135 – Utwórz nową wiadomość e-mail - możliwość tworzenia wiadomości e-mail z Kleosa bez szablonu43

4.2 KLS-BI-1134 – Kleos - Utwórz nową wiadomość e-mail - Wybierz szablon z edytora wiadomości e-mail Kleos --- 46

4.3 [KLS-BI-950] E-mail: możliwość wyboru ostatniego szablonu --------------------------------------------------------------- 47

4.4 KLS-BI-1138 – Kleos - Stwórz nowy e-mail - Możliwość napisania nowej wiadomości e-mail z Kleosa przy użyciu programu Outlook----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 48

5

WSTĘP:

Dokument przedstawia listę scenariuszy funkcjonalnych dostarczonych w wydaniu Kleos 6.5 Głównym celem

niniejszego dokumentu jest dostarczenie informacji o nowych funkcjach w Kleosie, wspieranie zespołów w

działaniach testowych oraz zbieranie informacji zwrotnych na temat dostarczanych rozwiązań.

OGÓLNE FUNKCONALNOŚCI:

1.1 ZARZĄDZANIE NOWYMI WYDANIAMI KLEOSA

Obszar: Wszystkie Kraje

Opis:

Kleos 6.5 wspiera teraz nowy proces zarządzania wydaniami. Celem nowego zarządzania wersjami jest

ograniczenie wpływu wdrażania wersji na klientów. Kleos zostanie wdrożony tylko dla użytkowników, którzy

potrzebują konkretnej 'paczki', a nie dla użytkowników, którzy jej np. nie potrzebują.

Nowy proces przewiduje:

▪ Kleos jest wydawany w trzech głównych wersjach rocznie w ustalonych terminach (w przybliżeniu

jedna wersja co 4 miesiące).

▪ Tak zwane 'patche'/'paczki' są przeznaczone wyłącznie do naprawiania błędów i będą dostarczane

wyłącznie do klientów, których dotyczy problem. Poprawki nie powinny zawierać żadnych nowych

funkcji, ponieważ w przeciwnym razie będą miały wpływ na wszystkich klientów.

▪ W sytuacji jeśli pojawi się zasadniczy problem lub zmiana regulacji prawnych, zostanie wydana nowa

wersja.

Wdrożenie nowego zarządzania wydaniami było ograniczone przez dostępność maksymalnie dwóch wydań

na środowisku produkcyjnym. Aby w pełni wspierać nowe zarządzanie wersjami, potrzebne są 3 wydania w

tym samym czasie:

▪ Główne wydanie (obejmujące wszystkich klientów)

▪ Ostatnia poprawka (obejmująca pewną grupę klientów)

▪ Nowe główne wydanie (klienci są stopniowo przenoszeni do nowej wersji głównej)

Aby wdrożyć ten nowy proces, Kleos 6.5 obsługuje obecnie też trzecie wydanie na produkcji. Poprawi to

sposób, w jaki wprowadzane są wydania i poprawki na środowisku produkcyjnym.

1.2 KLS-BI-965 WYELIMINIOWANIE LIMITU 8000 WIERSZY KIEDY PODCZAS EKSPORTU DO EXCELA


Opis:

Kleos 6.5 rozszerza liczbę wierszy wyodrębnionych w programie Excel za pomocą funkcji listy drukowania.

Użytkownik klika przycisk listy drukowania i może wyodrębnić wszystkie wiersze siatki do 350 000. Kleos ma

pierwszy limit 65 000 wierszy, po tym Kleos pokazuje komunikat ostrzegawczy, który informuje użytkownika, że

czas eksportu może być długi i użytkownik może kontynuować lub nie.

6

KLS-BI-965.1

Kleos pokazuje komunikat i pasek postępu podczas eksportu danych do Excela, aby poinformować użytkownika

o postępie eksportu.

KLS-BI-965.2

1.3 BRAK KONIECZNOŚCI ODŚWIEŻANIA SIATKI W KLEOSIE


Opis:

Aby zwiększyć efektywność działania w Kleosie na poziomie Sprawy -> Dokumenty, kiedy użytkownik otwiera I

zapisuje document w Kleosie, siatka już nie jest odświeżana.

Treść kolumn 'Data ostatniej modyfikacji' i 'Sprawdzone przez' aktualizuje się bez konieczności odświeżania

całej siatki dokumentów, skracając znacznie czas trwania.

Siatka jest teraz odświeżana tylko podczas dodawania nowego dokumentu lub podczas usuwania dokumentu.

7

2. MODUŁ FINANSOWY

WIELOWALUTOWOŚĆ – USPRAWNIENIA I UDOSKONALENIA


Opis:

Aby spełnić oczekiwania biznesowe niektórych krajów, poprawiono konfigurację walut obcych.

Gdy użytkownik skonfiguruje nową walutę w sekcji rozliczeń konfiguracji Kleos, może wybrać ustawienie waluty

w stosunku do jednostki lokalnej waluty (stawka bezpośrednia) lub w stosunku do jedności waluty obcej (stopa

odwrotna).

Screen KLS-BI-955. 1

Kiedy użytkownik wprowadza stawkę, to Kleos oblicza automatycznie stawkę odwrotną

2.1 WALUTA OBLICZA WYLICZENIA KALKULACJI Z BEZPOŚREDNIO WYBRANĄ STAWKĄ

Przy wystawianiy faktury dla Klienta rozliczanego w walucie obcje, kwota waluty zostanie obliczona dla

każdego wiersza faktury, jako iloczyn kwoty wiersza i kursu skonfigurowanego dla waluty obcej (Ilustracja KLS-

BI-955.3) Kwota waluty = Kwota * Kwota waluty

8

Screen KLS-BI-955. 2

3. EMAIL CZYLI ZUPEŁNIE NOWE ‘USER EXPERIENCE’ DLA UŻYTKOWNIKA – NOWY KLEOS DLA

PROGRAMU OUTLOOK

Jednym z zasadniczych celów wydania Kleos 6.5 jest znaczne zwiększenie wygody użytkownika w zakresie

wysyłania e-maili z Kleosa i wzajemnej interakcji z Microsoft Outlook.

Aby osiągnąć ten cel, dokonano przeglądu procesu tworzenia nowej wiadomości e-mail, umożliwiając

użytkownikowi wybór szablonu za każdym razem, gdy tworzy on nową wiadomość e-mail lub rozpoczyna się od

pustej wiadomości e-mail i wybiera szablon tylko w razie potrzeby.

Co więcej, jeśli użytkownik ma zainstalowany program Microsoft Outlook, może wybrać opcję korzystania z

programu Outlook, aby wysłać nowy e-mail zamiast Kleosa.

Aby umożliwić użytkownikowi, który zwykle korzysta z programu Outlook w celu skorzystania z funkcjonalności

Kleos, dokonano przeglądu dodatku Kleosa dla programu Outlook, aby pomóc użytkownikowi w prawidłowym i

łatwym zarządzaniu jego wiadomościami e-mail.

Nowy dodatek obsługuje następujące wersje programu Outlook:

• Microsoft Outlook 2010




• Microsoft Outlook 365 (tylko aplikację desktopową)

W poniższych rozdziałach opisane zostaną wszystkie funkcje nowego Kleosa dla programu Outlook i pozostałe

udoskonalenia w Kleosie 6.5.

3.1 NOWY DODATEK DO PROGRAMU OUTLOOK - MOŻLIWOŚĆ KORZYSTANIA Z DODATKU, GDY KLEOS NIE

JEST URUCHOMIONY, LUB UŻYTKOWNIK NIE JEST ZALOGOWANY W PROGRAMIE


9

Opis:

W odróżnieniu od poprzedniej wersji, nowy Kleos dla programu Outlook jest niezależny od Kleosa. Nowy

dodatek działa tak naprawdę również wtedy kiedy Kleos nie jest zainstalowany na komputerze użytkownika.

Aby korzystać z nowego Kleosa dla programu Outlook, jedynym warunkiem jest zainstalowanie programu

Outlook na komputerze. Więcej informacji na temat instalacji nowego Kleosa dla programu Outlook znajduje

się w podręczniku na temat instalacji.

Gdy użytkownik po raz pierwszy uruchamia nowy Kleos dla programu Outlook, musi wybrać swój kraj (Ilustracja

KLS-BI-1110.1). Po wybraniu dodatek pokazuje okno logowania, wyświetlając na dole wybranego kraju i

możliwość jego zmiany (Ilustracja KLS-BI-1110.2). Jeśli użytkownik kliknie przycisk ‘Zmień dodatek’, wyświetla

ponownie listę krajów (ilustracja KLS-BI-1110.1)

KLS-BI-1110. 1 KLS-BI-1110. 2

Aby zalogować się do Kleosa z nowego Kleosa do program Outlook, użytkownik musi użyć tych samych danych

logowania, które zostały użyte w Kleosie. Aby ułatwić użytkownikowi, nowy Kleos dla Outlook jest w stanie

automatycznie zalogować się podczas uruchamiania Outlooka, wybierając opcję "Automatyczne logowanie przy

uruchomieniu".

Po wybraniu tej opcji dodatek zostanie automatycznie zalogowany do programu Kleos po uruchomieniu

Outlooka. Jeśli użytkownik się wyloguje, Kleos dla program Outlook zapamięta nazwę kancelarii i nazwę

użytkownika (tak jak działa obecnie w Kleosie, gdy używana jest opcja "Zapamiętaj mnie").

Jeśli opcja "Automatyczne logowanie przy uruchomieniu" nie jest wybrana, użytkownik musi wprowadzić

wszystkie poświadczenia (Kancelaria, Użytkownik i Hasło) za każdym razem, gdy Outlook się uruchomi lub za

każdym razem, gdy wyloguje się z dodatku.

10

Po zalogowaniu dodatek pokazuje okno, aby rozpocząć pracę, w którym wyświetlane są informacje związane z

zalogowanym użytkownikiem (Ilustracja KLS-BI-1110.4).

KLS-BI-1110. 3 KLS-BI-1110. 4

11

Klikając na nazwę użytkownika, dodatek otwiera okienko w celu wylogowania.

KLS-BI-1110. 5

3.1.1 NOWY KLEOS DLA PROGRAMU OUTLOOK – TUTORIAL

Podczas pierwszego instalowania i używania nowego Kleos dla programu Outlook, Kleos dla program Outlook

pokazuje szybki przegląd jego funkcjonalności

12

Tutorial składa się z 3 kroków, a użytkownik może go pominąć w dowolnym momencie, klikając przycisk "Pomiń" (po prawej

stronie).

3.1.2 NOWE KLEOS DLA PROGRAMU OUTLOOK - ZARZĄDZAJ AKTUALIZACJĄ DODATKU

Gdy użytkownik loguje się do Kleosa dla program Outlook, jeśli inna wersja jest dostępna, outlookowy dodatek

do Kleosa informuje użytkownika za pomocą komunikatu blokującego. Klikając OK, nowa wersja Kleosa dla

Outlooka jest pobierana i instalowana.

13

KLS-BI-1110. 1

System obsługuje zarówno aktualizację wersji aplikacji.

3.1.3 NOWY KLEOS DLA OUTLOOKA – ZARZĄDZAJ AKTUALIZACJĄ DODATKU

Jeśli z jakiegoś powodu komputer utraci połączenie internetowe, Kleos dla program Outlook zostanie

zamrożone i wyświetli konkretną wiadomość, tak jak na zdjęciu. Po ponownym ustanowieniu połączenia z

Internetem dodatek ponownie aktywuje się, wyświetlając poprawny ekran roboczy

14

KLS-BI-1110. 11

3.2 KLS-BI-1111 NOWY DODATEK DO PROGRAMU OUTLOOK - ZAPISANIE WIADOMOŚCI PRZYCHODZĄCEJ -

KLEOS PROPONUJE DOMYŚLNIE TUTAJ SPRAWĘ DOCELOWĄ


Opis:

Jedną z fundamentalnych funkcji nowego Kleosa dla Outlooka jest pomoc użytkownikowi w przesłaniu

otrzymanej lub wysłanej wiadomości e-mail w odpowiedniej sprawie przypadku w Kleos.

Nowy Kleos dla programu Outlook analizuje konkretne informacje o wybranym e-mailu, aby wykryć najbardziej

prawdopodobną sprawę Kleosa do przesłania e-maila. Analizowane informacje to:

• W przypadku otrzymanych i wysłanych e-maili:

• Obecność "ID Kleosa" w treści wiadomości e-mail. "Identyfikator Kleosa" to unikalny identyfikator,

który Kleos dodaje do treści e-maila wysłanego przez program. W ten sam sposób nowy Kleos dla

program Outlook wstawia "ID Kleosa" w nowych e-mailach wysyłanych przez Kleos do program

Outlook. Kiedy w wybranym e-mailu zostanie pobrany "ID Kleosa", outlookowy dodatek do Kleosa

zaproponuje jako sprawę docelową, ten samą sprawę ostatniego e-maila w tym samym wątku.

• Obecność "ID rozmowy Outlook" dla wybranej wiadomości e-mail. Identyfikator rozmowy Outlook

jest unikalnym identyfikatorem używanym przez program Outlook do łączenia wiadomości e-mail

z tego samego wątku. Jeśli w wybranym e-mailu nie zostanie pobrany "Identyfikator Kleosa",

Kleos dla program Outlook zaproponuje jako sprawę docelową, ten samą z ostatniego e-maila

mającego ten sam identyfikator konwersacji z programu Outlook. Ponieważ "identyfikator

konwersacji Outlook" jest powiązany z instalacją programu Outlook i może się zmienić z jednej

instalacji lub wersji na inną, jeśli użytkownik importuje wiadomość e-mail z komputera i próbuje

zaimportować wiadomość e-mail w tym samym wątku z innego komputera, " Wykrywanie

identyfikatora rozmowy Outlook może się nie udać. "Identyfikator rozmowy Outlook" nie jest

widoczny dla użytkownika w Outlooku.

- Odniesienie sprawy do tematu wybranej wiadomości e-mail

- Odniesienie do tematu wybranej wiadomości e-mail

• W przypadku otrzymanych e-maili:

- Nadawca jako zewnętrzna strona sprawy. Kleos dla programu Outlook sprawdza, czy adres e-mail

nadawcy jest zgodny z adresem e-mail strony sprawy w Kleosie.

- Odbiorcy jako wewnętrzne strony sprawy. Kleos dla programu Outlook sprawdza, czy adresy e-mail

odbiorców odpowiadają adresom e-mail członków kancelari uczestniczących w sprawie.

• W przypadku wysłanych e-maili:

- Nadawca jako wewnętrzna strony sprawy. Kleos dla programu Outlook sprawdza, czy adres e-mail

nadawcy jest zgodny z adresami e-mail członków kancelarii uczestniczących w sprawie.

- Odbiorcy jako zewnętrzna strona sprawy. Kleos dla programu Outlook sprawdza, czy adresy e-mail

adresatów są zgodne z adresami e-mail stron danej sprawy w Kleosie.

Kleos dla program Outlook przypisuje ocenę do każdej informacji i agreguje wyniki w rankingu

najbardziej prawdopodobnych spraw. Jeśli sprawa z najwyższym wynikiem przekracza określony próg

15

w algorytmie wyszukiwania, Kleos dla programu Outlook proponuje go jako sprawę docelową dla

wybranego adresu e-mail (Ilustracja KLS-BI-1111.1) Jeśli żadna sprawa nie przekroczy ustalonego

progu, Kleos dla programu Outlook zaproponuje listę ostatnich spraw zalogowanego użytkownika

(Ilustracja KLS-BI-1111.2)

KLS-BI-1111.1 KLS-BI-1111.2

Wyszukaj sprawę

Gdy Kleos dla programu Outlook pokazuje listę ostatnich spraw, użytkownik może wybrać sprawę z listy lub

przeszukać sprawę z Kleos za pomocą pola wyszukiwania (Ilustracja KLS-BI-1111.3) Wyszukiwanie rozpoczyna

się, gdy użytkownik wpisze co najmniej 3 znaki w polu i zostanie wykonane na wszystkich otwartych sprawachc,

szukając nazwy sprawy, opisu sprawy, opisu sprawy lub nazwy klienta sprawy (Ilustracja KLS-BI-1111.4) Jeśli

kryteria wyszukiwania zwrócą więcej niż 100 wyników, Kleos dla programu Outlook wyświetli komunikat

sugerujący użytkownikowi zawężenie wyszukiwania.

16

KLS-BI-1111.3 KLS-BI-1111.4

Zmień proponowaną sprawę

Jeśli sprawa zaproponowana przez Kleos dla programu Outlook jest nieprawidłowa lub użytkownik chce ją

zmienić, może kliknąć przycisk 'Zmień' po prawej stronie nazwy sprawy (Ilustracja KLS-BI-1111.5) Po kliknięciu

dodatek pokazuje listę ostatnich spraw, a użytkownik może wybrać lub wyszukać inną sprawę (Ilustracja KLS-BI-

1111.6)

KLS-BI-1111.5 KLS-BI-1111.6

17

3.3 KLS-BI-1112 NOWY DODATEK DO PROGRAMU OUTLOOK – ZAPISANIE PRZYCHODZĄCEJ WIADOMOŚCI

EMAIL – KLEOS PROPONUJE DOMYŚLNIE FOLDER DOCELOWY


Opis:

Gdy sprawa jest proponowana automatycznie lub gdy sprawa jest wybierana ręcznie przez użytkownika, Kleos

dla program Outlook zawsze proponuje folder docelowy.

KLS-BI-1112. 1

18

Logika właściwego wyboru folderu jest następująca:

1. Wybrany e-mail w wątku już zapisanym w Kleosie. Jeśli wybrana wiadomość e-mail jest częścią wątku, Kleos dla programu Outlook zaproponuje folder ostatniego e-maila przechowywanego w Kleosie w tym samym wątku.

2. W proponowanym sprawie jest przechowywany co najmniej jeden e-mail, ale nie w tym samym wątku wybranego e-maila. a) Wybrany adres e-mail w Outlooku to wysłana wiadomość e-mail. Kleos dla programu Outlook

zaproponuje ostatni folder używany do przechowywania wysłanej wiadomości e-mail w proponowanej sprawie.

b) Wybrana wiadomość e-mail w programie Outlook to otrzymana wiadomość e-mail. Kleos dla programu Outlook zaproponuje ostatni folder używany do przechowywania otrzymanej wiadomości e-mail w proponowanej sprawie.

3. W proponowanym sprawie nie ma zapisanych e-maili. W tym scenariuszu Kleos dla programu Outlook

zaproponuje domyślny folder skonfigurowany przez użytkownika w konfiguracji Kleos. W tym celu dodano 2 nowe konfiguracje w sekcji dokumentu preferencji użytkownika.

Jeśli użytkownik nie dostosuje tych folderów, Kleos zaproponuje domyślnie następujące foldery systemowe dla przychodzących i wychodzących wiadomości e-mail:

a) Podfolder E-mail w folderze Dokumenty, jeśli taki istnieje b) Alternatywnie, podfolder Korespondencja pod folderem głównym Dokumenty, jeśli istnieje c) Alternatywnie, folder główny Korespondencja, jeśli istnieje d) Alternatywnie, pierwszy folder główny

Użytkownik może dostosować te ustawienia w dowolnym momencie. Jeśli proponowany folder nie spełnia potrzeb, użytkownik może wybrać inny, klikając przycisk Zmień po prawej stronie nazwy folderu (Ilustracja KLS-BI-1112.2) Po kliknięciu dodatek pokazuje strukturę folderów wybranej sprawy. W tym widoku inna ikona odróżnia foldery systemowe od folderów charakterytycznyc dla danej sprawy. Wybrany folder zostanie podświetlony na niebiesko (Ilustracja KLS-BI-1112.3) Użytkownik może wybrać folder w tym widoku klikając na niego. KLS-BI-1112.2 KLS-BI-1112.3

19

3.4 NOWY DODATEK DO PROGRAMU OUTLOOK – ZAPISANIE PRZYCHODZĄCEJ WIADOMOŚCI EMAIL


Opis

Po wybraniu sprawy Kleos dla programu Outlook jest gotowy do przesłania wybranej wiadomości e-mail w

Kleosie. Istnieją dwa możliwe scenariusze:

1. Wybrany adres e-mail nie zawiera żadnych załączników. W takim przypadku użytkownik może kliknąć

niebieski przycisk 'Zapisz Teraz' (Ilustracja KLS-BI-1113.1) do przechowywania wiadomości e-mail w

Kleos w wybranej skrzynce i folderze. Pod koniec procesu zapisywania, Kleos dla program Outlook

pokazuje komunikat informujący o pomyślnym zapisaniu. (Ilustracja KLS-BI-1113.2)

KLS-BI-1113.1 KLS-BI-1113.1

Wybrany adres e-mail zawiera co najmniej jeden załącznik. W tym scenariuszu przycisk opcji pojawia się w

górnej części dodatku, aby umożliwić użytkownikowi dokonanie wyboru

a) Importowanie wiadomości e-mail i jej załączników jako unikalnego pliku.

b) Importowanie wiadomości e-mail i / lub jej załączników jako oddzielnych plików.

20

KLS-BI-1113. 1

Import wiadomość e-mail i jej załączniki jako unikalny plik

Jeśli przycisk opcji Importuj załącznik jako oddzielny plik jest wyłączony, wybrana wiadomość e-mail zostanie

zapisana w programie Kleos, tak jak jest. Oznacza to, że w Kleosie użytkownik znajdzie wiadomość e-mail

zawierającą załączniki

Import wiadomość e-mail i / lub jej załączniki jako oddzielne pliki

Jeśli przycisk opcji jest włączony, użytkownik może zdecydować się na import:

1. E-mail (w tym jego załączniki) i załącznik jako niezależne pliki.

2. Tylko załączniki jako niezależne pliki.

Co więcej, w tym scenariuszu użytkownik może wybrać inny folder dla każdego dokumentu klikając na link

"zmień". Po kliknięciu dodatek pokazuje selektor folderów opisany w poprzednim akapicie.

21

KLS-BI-1113. 2

22

KLS-BI-1113. 3

3.5 NOWY DODATEK DO OUTLOOKA – ZAPISANIE PRZYCHODZĄCEJ WIADOMOŚCI E-MAIL – MOŻLIWOŚĆ

ZMIANY NAZWY ZAŁĄCZNIKÓW PRZED IMPORTEM


Opis

Gdy użytkownik zdecyduje się zaimportować do Kleosa załączniki wybranej wiadomości e-mail jako oddzielne

dokumenty, może zmienić nazwę załącznika klikając na jego nazwę. Po kliknięciu nazwa załącznika staje się

edytowalna, a użytkownik może wpisać dowolny tekst. Gdy użytkownik kliknie poza edytowalnym tekstem,

naciśnij Enter lub Tab na klawiaturze, aby zmiana została zapisana.

KLS-BI-1114.1

23

Po wypełnieniu (kliknięciu na zapisz teraz) dokument zostanie zapisany w Kleosie przy użyciu przypisanej

nazwy. Żadna zmiana nie zostanie wprowadzona do oryginalnego e-maila w programie Outlook ani do

załączników w wiadomości e-mail w Kleosie.

3.6 NOWY DODATEK DO OUTLOOKA - MOŻLIWOŚĆ ZAPISANIA TEGO SAMEGO E-MAILA / ZAŁĄCZNIKA W

WIELU MIEJSCACH


Opis:

Jeśli użytkownik chce wysłać tę samą wiadomość e-mail z Outlooka w więcej niż jednym przypadku w Kleos,

może ponownie skorzystać z funkcji 'zapisz ponownie' w menu, które pojawi się w dodatku na końcu operacji

archiwizacji lub gdy e-mail został już zapisany w Kleosie jest wybrany w Outlooku. Ta funkcja zostanie opisana w

paragrafie 4.21.

KLS-BI-1115. 1

3.7 NOWY DODATEK DO OUTLOOKA - MOŻLIWOŚĆ WYBORU I UMIESZCZANIA WIELU E-MAILÓW W JEDNEJ

OPERACJI


Opis:

Korzystając z nowego Kleosa dla program Outlook, użytkownik może przesłać więcej wiadomości e-mail w

ramach jednej operacji.

24

Gdy użytkownik wybierze więcej niż jedną wiadomość e-mail, dodatek wyświetli listę ostatnich

przypadków zalogowanego użytkownika i informacje o liczbie wybranych wiadomości e-mail. Użytkownik

może wybrać jedną sprawę z listy lub może przeszukać otwartą sprawę za pomocą pola wyszukiwania.

KLS-BI-1116. 1

KLS-BI-1116. 2 KLS-BI-1116.3

3.8 NOWY DODATEK DO OUTLOOKA - TWORZENIE NOWEGO FOLDERU W SPRAWIE DOCELOWEJ Z

PROGRAMU OUTLOOK


Opis:

Jedną z funkcji nowego Kleosa dla program Outlook jest możliwość utworzenia nowego folderu w sprawie

podczas operacji archiwizacji w programie Outlook.

Po wybraniu sprawy użytkownik może zmienić folder docelowy, zgodnie z opisem w punkcie 4.3. W widoku

wyboru folderu użytkownik może utworzyć nowy folder typowy dla danej sprawy, klikając opcję 'Utwórz nowy

folder'. Po kliknięciu na górze listy pojawi się symbol zastępczy nowego folderu, a użytkownik może edytować

nazwę nowego folderu. Gdy użytkownik kliknie poza edytowalnym tekstem, naciśnij Enter lub Tab na

klawiaturze, aby zmiana została zapisana

25

KLS-BI-1117.1 KLS-BI-1117.2

Przytrzymując lewy przycisk myszy na nowo utworzonym folderze, użytkownik może przenieść go pod

dowolnym innym folderem w sprawie. Ta operacja jest możliwa przy każdym innym folderze typowym dla

sprawy wyświetlanym, gdy folderów systemowych nie można przenieść. (Obejrzyj krótkie video tutaj:

https://www.screencast.com/t/yNcXMSKJY4C). Nowo utworzony folder można wybrać do zapisania.

3.9 NOWY DODATEK DO OUTLOOKA - WIADOMOŚCI E-MAIL JUŻ PRZESŁANE DO KLEOSA WYŚWIETLĄ

GRAFICZNĄ INFORMACJĘ W PROGRAMIE OUTLOOK


Opis:

Jeśli użytkownik kliknie na e-mail już zapisany w Kleos, nowy Kleos dla programu Outlook pokazuje komunikat z

informacją o sprawie, w której został zapisany

https://www.screencast.com/t/yNcXMSKJY4C

26

KLS-BI-1118. 1

Z tego widoku użytkownik może również wykonywać inne operacje w programie Kleos, takie jak nowa

aktywność, nowe zadanie, nowe spotkanie, nowa kontynuacja lub zdecydować, aby ponownie wysłać

wiadomość e-mail. Jeśli wybrana wiadomość e-mail jest przechowywana w więcej niż jednej sprawie w Kleosie,

dodatek pokazuje najnowszą sprawę.

3.10 NOWY DODATEK DO OUTLOOKA – ZAPISZ WIADOMOŚĆ PRZYCHODZĄCĄ – IMPORTUJ ZAŁĄCZNIKI

DODANYCH EMAILI


Opis:

Jedną z potężnych funkcji nowego Kleosa dla programu Outlook jest możliwość załączenia załączników

wiadomości e-mail dołączonej do innej wiadomości e-mail.

Jeśli załącznik do wybranej wiadomości e-mail to kolejna wiadomość e-mail, użytkownik może ją otworzyć w

podwójnym oknie programu Outlook. Po otwarciu załączonego e-maila użytkownik może korzystać ze

wszystkich funkcji Kleosa dla programu Outlook w tym e-mailu.

27

KLS-BI-1120. 1

3.11 NOWE DODATEK DO OUTLOOKA - TWORZENIE NOWYCH E-MAILÓW - WYKORZYSTANIE SZABLONÓW

KLEOSA PODCZAS TWORZENIA E-MAILA


Opis:

W poniższych akapitach zostaną opisane funkcjonalności dostępne podczas tworzenia nowej wiadomości w

Outlooku nowego Kleosa dla programu Outlook.

Po pierwsze, kiedy użytkownik tworzy nową wiadomość e-mail w Outlooku, a nowy Kleos dla programu

Outlook jest zainstalowany i włączony, Kleopokazuje listę ostatnich spraw zalogowanego użytkownika.

Użytkownik może wybrać sprawę z listy lub wyszukać otwartą sprawę. Aby przeszukać sprawę, musi wpisać co

najmniej 3 znaki w polu wyszukiwania.

KLS-BI-1122. 1

Po wybraniu sprawy dodatek outlookowy wyświetla ekran ułatwiający skomponowanie wiadomości e-mail.

Kleos dla programu Outlook pokazuje:

28

• Wybraną sprawę

• Folder, w którym wiadomość e-mail zostanie zapisana w programie Kleos z możliwością jej zmiany (w

przypadku logiki używanej przez dodatek do zastosowania folderu, zapoznaj się z akapitem

• Przycisk do korzystania z szablonów wiadomości e-mail Kleos.

• Selektor odbiorcy

• Selektor załącznika

• Przycisk opcji określający, czy po dokonaniu zgłoszenia mają być wykonywane inne operacje w Kleosie

(nowe zadanie, nowy termin, nowa czynność i nowa kontrola)

KLS-BI-1122. 2

Gdy użytkownik wybierze opcję Użyj szablonu z Kleos, Kleos dla programu Outlook wyświetli listę

dostępnych szablonów wiadomości e-mail. Szablony kancelarii i szablony Kleos są wyświetlane, wyróżnione

inną ikoną. Co więcej, na górze listy Kleos dla programu Outlook pokazuje listę 5 ostatnio używanych

szablonów.

KLS-BI-1122. 3

29

Po kliknięciu nazwy szablonu, szablon ten zostanie skompilowany i zastosowany do wiadomości e-mail

zgodnie z następującą logiką:

• Wypełnij adresata wiadomości e-mail zgodnie z szablonem Kleosa.

• Wypełnij temat wiadomości e-mail zgodnie z szablonem Kleosa.

• Wypełnij treść wiadomości e-mail zgodnie z szablonem Kleosa.

Wypełnianie odbywa się zgodnie z następującymi zachowaniami:

• Odbiorcy

Jeśli użytkownik nie wybrał już odbiorców wiadomości e-mail (To, CC, BCC), pola odbiorcy wiadomości

e-mail są wypełniane zgodnie z szablonem.

Jeśli użytkownik wybrał już adresatów wiadomości e-mail (Do, DW, UDW), pola odbiorcy wiadomości

e-mail nie są modyfikowane.

• Temat

Temat wiadomości e-mail jest zachowywany, jeśli nie jest pusty

Temat jest wypełniany zgodnie z szablonem, jeśli jest pusty

• Treść

Scal nową zawartość z istniejącą treścią (aby zachować istniejący wątek lub istniejące dane wejściowe

dla użytkownika)

3.12 KLEOS - NOWY DODATEK DO OUTLOOKA - TWORZENIE NOWYCH E-MAILÓW - WYBÓR ODBIORCÓW Z

KLEOSA


Opis:

W nowym Kleosie dla programu Outlook użytkownik może wybrać odbiorcę wiadomości e-mail od stron

wybranej sprawy lub przeszukując ją w kontaktach Kleosa.

Kliknięcie przycisku Dodaj odbiorców powoduje wyświetlenie okna wyszukiwania w celu wyszukania adresu e-

mail w programie Kleos oraz listy stron zaangażowanych w wybraną sprawę pogrupowanych według typu

strony. Wyświetlane są tylko te kontakty, które mają poprawny adres e-mail. Jeśli kontakt zawiera więcej niż

jeden adres e-mail, wyświetlane są wszystkie adresy e-mail.

Aby wyszukać, w polu wyszukiwania należy wprowadzić co najmniej 3 znaki. Wyszukiwanie odbywa się na

nazwisko, nazwisko i adresy e-mail wszystkich kontaktów Kleosa.

Gdy użytkownik przesunie kursor myszy nad adres e-mail, podświetlony zostanie adres e-mail, a po prawej

stronie pojawią się 2 przyciski: CC i BCC. Jeśli użytkownik kliknie na adres e-mail, zostanie on dodany jako

odbiorca wiadomości e-mail (w polu Do). Klikając na przyciski CC lub BCC, adres e-mail zostanie dodany do

odpowiedniego pola odbiorcy wiadomości e-mail.

30

KLS-BI-1124. 1 KLS-BI-1124.2

3.13 NOWY DODATEK DO OUTLOOKA – UTWÓRZ NOWĄ WIADOMOŚĆ E-MAIL – WYBIERZ DOKUMENTY ZE

SPRAWY W KLEOSIE


Opis:

Nowy Kleos dla programu Outlook pozwala użytkownikowi wybrać jeden lub więcej dokumentów ze sprawy,

aby dołączyć go do nowej wiadomości e-mail w programie Outlook.

Kliknięcie przycisku Dodaj załączniki powoduje wyświetlenie listy dokumentów zapisanych w programie Kleos

dla wybranej sprawy oraz pola wyszukiwania w celu filtrowania listy według nazwy.

31

KLS-BI-1125. 1 KLS-BI-1125. 2

Kiedy użytkownik klika nazwę dokumentu, dokument jest pobierany z serwera Kleos i dołączany do wiadomości

e-mail. Zielona kontrolka wskazuje, że pobieranie z serwera zakończyło się powodzeniem.

KLS-BI-1125. 2

Jeśli pobieranie nie powiedzie się, użytkownik może spróbować ponownie pobrać plik, klikając okrągłą strzałkę

obok paska stanu.

32

KLS-BI-1125. 3

3.14 NOWY DODATEK DO OUTLOOKA - STWÓRZ NOWEGO E-MAILA - ODPOWIEDZ LUB PRZEŚLIJ DALEJ JUŻ

ZAPISANEGO E-MAILA


Opis:

Wszystkie funkcje związane z tworzeniem nowej wiadomości e-mail są dostępne w nowym Kleosie dla program

Outlook również wtedy, gdy użytkownik odpowiada na wiadomość e-mail lub przesyła ją dalej.

Ponadto, jeśli wiadomość, na którą odpowiada użytkownik, jest już przechowywana w Kleosie, dodatek

automatycznie zaproponuje, w przypadku nowego e-maila, sprawę oryginalnej wiadomości.

33

Ilustracja 1

Ilustracja 2

3.15 NOWY DODATEK DO OUTLOOKA – TWORZENIE NOWYXH EMAILI – KOLEJNE KROKI –

KONFIGUROWANIE DOSTĘPNYCH OPERACJI


Opis:

Korzystając z nowego Kleosa dla programu Outlook, po wypełnieniu istniejącej lub nowej wiadomości e-mail

dodatek pozwala użytkownikowi wykonać dodatkowe akcje w Kleosie, zwane "następnymi krokami". Dostępne

działania to:

1. Scenariusz: zgłoś otrzymany lub wysłany e-mail:

o Dodaj termin

o Dodaj zadanie

34

o Dodaj dalsze działaniei

o Utworz czynnośc

o Zapisz ponownie

2. Scenariusz: wysłanie i przesłanie nowej wiadomości e-mail:

o Dodaj termin

o Dodaj zadanie

o Dodaj dalsze działanie

o Utwórz czynośc

W pierwszym scenariuszu kolejne kroki są automatycznie dostępne po wysłaniu wiadomości e-mail.

W drugim scenariuszu użytkownik musi jawnie wybrać dodatkowe akcje po archiwizacji, wybierając dodatkowe

kroki po opcjach zapisania

KLS-BI-1126. 1 KLS-BI-1126. 1

Jeśli ta opcja jest zaznaczona, Kleos dla programu Outlook otwiera okno, które zawiera:

• Po lewej stronie podsumowanie wysłanej wiadomości e-mail.

• Po prawej stronie, informacje na temat archiwizacji i możliwych dalszych kroków.

35

KLS-BI-1126. 2

Metody tworzenia kolejnych kroków są takie same w obu scenariuszach i zostaną opisane w poniższych

akapitach.

3.16 NOWY DODATEK OUTLOOK - KOLEJNE KROKI - DODAJ SPOTKANIE


Opis:

Klikając opcję Dodaj spotkanie, użytkownik może utworzyć nowe spotkanie w programie Kleos za pomocą

bardzo prostego interfejsu

Użytkownik musi wprowadzić:

1. Rodzaj spotkania, wybierając go z listy dostępnych typów, jak określono w Kleosie.

2. Temat. To jest pole tekstowe z dopełnieniem nazwy typu spotkania.

3. Data i godzina. Jeśli użytkownik zaznaczy opcję Cały dzień, pole godziny zostanie wyłączone, a spotkanie w

Kleosie zostanie zapisane od 00:00 do 23:59.

4. Lokalizacja. To jest pole tekstowe.

Po zapisaniu, Kleos dla programu Outlook pokazuje komunikat jako informację zwrotną o wykonaniu akcji (KLS-

BI-1128. 2).

36

(KLS-BI-1128. 1).

(KLS-BI-1128. 2).

Jeśli użytkownik zdefiniował w Kleos domyślne zdarzenie podczas tworzenia nowej wiadomości e-mail lub

importowania nowej wiadomości e-mail, ustawienia te są używane przez Kleos dla programu Outlook w

odpowiednim scenariuszu.

Następnie, dodając termin po wysłaniu wysłanej lub odebranej wiadomości e-mail, Kleos dla programu Outlook

użyje jako domyślnego typu skonfigurowanego jako domyślne zdarzenie dla e-maili na karcie Import

dokumentu w preferencjach Kleos dla zdarzeń.

37

KLS-BI-1128. 1

Dodawanie terminu po wysłaniu i wypełnieniu nowej wiadomości e-mail Kleos dla programu Outlook użyje jako

domyślnego typu skonfigurowanego jako Domyślne zdarzenie dla e-maili z zakładki Tworzenie dokumentu w

preferencjach Kleos dla Wydarzenia.

KLS-BI-1128. 2

38

Właścicielem spotkania jest użytkownik zalogowany. Sprawa spotkania to ta sama sprawa, w której przesłano

wiadomość e-mail.

3.17 – NOWY DODATEK DO OUTLOOKA – KOLEJNE KROKI – DODAJ ZADANIE


Opis:

Klikając przycisk Dodaj zadanie, użytkownik może utworzyć nowe zadanie w Kleos za pomocą bardzo prostego

interfejsu


1. Osoba przypisana do zadania. Domyślnie pole "przypisane do" jest wypełniane nazwą zalogowanego

użytkownika i możliwe jest wybranie dowolnego członka kancelarii lub dowolnej grupy członków biura.

2. Typ zadania, wybierając go z listy dostępnych typów, jak określono w Kleosie.

3. Temat. Jest to wolne pole tekstowe z dopełnieniem nazwy typu zadania.

4. Termin wykonania i liczba dni upomnienia.

5. Status zadania. Domyślnie Kleos dla programu Outlook proponuje "nie rozpoczęto"

Po zapisaniu Kleos dla programu Outlook wyświetla komunikat jako informację zwrotną o wykonanej akcji

KLS-BI-1129. 1

39

KLS-BI-1129.2

Jeśli użytkownik zdefiniował w Kleos domyślne zadanie podczas tworzenia lub importowania nowej wiadomości

e-mail, ustawienia te są używane przez Kleos dla programu Outlook w odpowiednim scenariuszu.

Następnie, dodając zadanie po wysłanej lub odebranej wiadomości e-mail, Kleos dla programu Outlook użyje

jako domyślnego typu skonfigurowanego jako zadanie domyślne dla e-maili na karcie "Import dokumentu" w

preferencjach Kleos dla zadań.

40

KLS-BI-1129. 2

Dodanie zadania po wysłaniu i wypełnieniu nowej wiadomości e-mail Kleos dla programu Outlook użyje jako

domyślnego typu skonfigurowanego jako Domyślne zadanie dla e-maili na zakładce "Tworzenie dokumentu" w

preferencjach Kleosa dla Zadania.

KLS-BI-1129. 3

41

3.18 NOWY DODATEK DO OUTLOOKA – NASTĘPNE KROKI - CZYNNOŚCI


Opis:

Klikając na "Czynności", użytkownik może utworzyć nowe czynność w Kleosie przy użyciu bardzo prostego

interfejsu


1. Rodzaj czynności, wybierając go z listy dostępnych typów, zgodnie z definicją w Kleos. Zgodnie z

zachowaniem szybkiego grafiku Kleosa, nie wszystkie typy czynności określone w Kleos są dostępne.

Użytkownik może wybrać tylko te typy czynności, które mają tylko jeden element rozliczeniowy kategorii płaski

lub czas.

2. Temat. Jest to pole tekstowe z dopełnieniem nazwy typu czynności.

3. Ilość. To pole jest włączone tylko wtedy, gdy kategorią elementu rozliczeniowego wybranego typu czynności

jest godzina. Gdy element rozliczeniowy uwzględniony w wybranym rodzaju czynności jest płaski, to pole jest

wyłączone.

Właściciel działania jest automatycznie wypełniany przez użytkownika zalogowanego w dodatku do Outlooka.

Sprawa jest dziedziczo ze sprawy, która została użyty do przesłania wiadomości e-mail.

Po zapisaniu Kleos dla programu Outlook pokazuje komunikat jako informację zwrotną o wykonaniu akcji

KLS-BI-1130. 1 KLS-BI-1130. 2

42

Jeśli użytkownik skonfigurował w Kleos domyślną czynnośc tworzenia lub importowania nowej wiadomości e-

mail, a ten typ czynności spełnia kryteria opisane w pkt 1, ustawienia te są używane przez Kleos dla programu

Outlook w odpowiednim scenariuszu.

Następnie dodając czynnosć po wysłaniu wysłanej lub odebranej wiadomości e-mail, Kleos dla programu

Outlook użyje jako domyślnego typu skonfigurowanego jako czynność domyślna dla e-maili w zakładce "Import

dokumentu" w preferencji Kleosa dla czynności.

KLS-BI-1130. 2

43

Dodając czynnośc po wysłaniu i wypełnieniu nowej wiadomości e-mail, Kleos dla programu Outlook użyje jako

domyślnego typu skonfigurowanego jako czynność domyślna dla e-maili na zakładce "Tworzenie dokumentu" w

preferencji Kleos dla Czynności.

3.19 NOWY DODATEK DO OUTLOOKA – NASTĘPNE KROKI – DO DALSZEJ PRACY


Opis:

Po wysłaniu wiadomości e-mail za pomocą nowego Kleos dla programu Outlook, użytkownik może utworzyć

dalszą pracę w Kleosie dla właśnie zapisanego dokumentu.

Klikając na 'Dalsza praca', użytkownik może utworzyć nowe działąnie w Kleosie przy użyciu bardzo prostego

interfejsu

Użytkownik musi wpisać:

1. Dalsza praca przypisana do pracownika. Domyślnie pole "przypisane do" jest wypełniane nazwą

zalogowanego użytkownika i możliwe jest wybranie dowolnego członka kancelarii lub dowolnej grupy członków

biura.

2. Działanie.

3. Notatka dla pracownika przypisanego

Po zapisaniu Kleos dla programu Outlook wyświetla informację zwrotną dotyczącą wykonanej operacji

45

4. EMAIL UX – ZUPEŁNIE NOWE DOŚWIADCZENIE DLA UŻYKTOWNIKA W KLEOSIE

4.1 TWORZENIE NOWEJ WIADOMOŚCI E-MAIL – MOŻLIWOŚC TWORZENIA WIADOMOŚCI E-MAIL Z KLEOSA

BEZ SZABLONU


Opis

Kleos 6.5 wprowadza nową opcję w sekcji dokument preferencje Kleosa, aby umożliwić użytkownikowi wybór,

czy przy tworzeniu nowej wiadomości e-mail Kleos musi poprosić o szablon. Domyślnie opcja ta nie jest

zaznaczona.

KLS-BI-1135. 1

Jeśli ta opcja nie jest zaznaczona, nowa wiadomość e-mail będzie pusta i nie zostanie zastosowany żaden

szablon.

46

Jeśli ta opcja jest wybrana, Kleos poprosi o szablon i sprawę podczas tworzenia nowego e-maila (jest to

podobne do tego, co miało miejsce w poprzednich wersjach).

KLS-BI-1135. 2

47

4.2 TWORZENIE NOWEGO E-MAILA – WYBÓR SZABLONU Z EDYTORA EMAILA W KLEOSIE

Obszar: Wszyskie Kraje

Opis

Po otwarciu nowej wiadomości e-mail w Kleos nowy przycisk jest dostępny, aby umożliwić użytkownikowi

wybranie i zastosowanie szablonu do wiadomości e-mail.

Dzięki aplikacji Kleos 6.5 stosowanie szablonu do wiadomości e-mail jest zawsze możliwe, nawet jeśli szablon

został już zastosowany do wiadomości e-mail. W dowolnym momencie użytkownik może kliknąć przycisk Użyj

szablonu, aby wybrać szablon do zastosowania. Po kliknięciu Kleos otwiera okno wyboru szablonu (szczegóły

tego okna opisano w paragrafie 4.3).

Po wybraniu szablonu, jeśli sprawa została już wybrana, Kleos stosuje ją do wiadomości e-mail, w przeciwnym

razie Kleos prosi o wybór sprawy, otwierając poniższe okno.

48

KLS-BI-1134. 1

Zastosowanie szablonu do nowej wiadomości e-mail obejmuje:

• Wypełnienie adresata wiadomości e-mail zgodnie z szablonem Kleos.

• Wypełnienie tematu wiadomości e-mail zgodnie z szablonem Kleos.

• Wypełnianie treści wiadomości e-mail zgodnie z szablonem Kleos.

Wszystkie zachowania mają na celu nie zmieniać informacji wprowadzanych ręcznie przez użytkownika,

stosując następujące zasady:

Odbiorcy:

Jeśli użytkownik nie wybrał jeszcze odbiorców wiadomości (To, CC, BCC), pola odbiorcy wiadomości e-

mail są wypełniane zgodnie z szablonem.

Jeśli użytkownik wybrał już adresatów wiadomości e-mail (Do, DW, UDW), pola odbiorcy wiadomości

e-mail nie są modyfikowane.

Temat:

Temat wiadomości e-mail jest zachowywany, jeśli nie jest pusty

Temat jest wypełniany zgodnie z szablonem, jeśli jest pusty

Treść:

Scal nową zawartość z istniejącą treścią (aby zachować istniejący wątek lub istniejące dane wejściowe

dla użytkownika)

4.3 E-MAIL – MOŻLIWOŚĆ WYBORU OSTATNIEGO SZABLONU


Opis

W Kleosie 6.5 został zmieniony mechanizm wyboru szablonu Kleos podczas tworzenia nowej wiadomości e-

mail:

49

KLS-BI-950. 1

Teraz można wybrać jeden z 5 ostatnio używanych szablonów wiadomości e-mail za pomocą przycisku

‘Ostatnie’. Użytkownik ma możliwość wybrania wszystkich innych szablonów za pomocą przycisku ‘Wszystkie’.

W siatce dodano ostatnią datę i kolumnę ‘lokalizacja’:

KLS-BI-950. 2

Obydwa szablony z szablonów Office (szablony kancelarii) oraz z szablonów Kleosa (szablony dostarczone przez

Wolters Kluwer) są wyświetlane, a do rozróżnienia używana jest inna ikona:

50

4.4 TWORZENIE NOWEGO E-MAILA – MOŻLIWOŚĆ TWORZENIA NOWEGO EMAILA PRZY UŻYCIU OUTLOOKA


Opis

Kleos 6.5 wprowadza nową możliwość dla użytkowników, którzy zwykle używają programu Outlook do

zarządzania swoimi wiadomościami e-mail.

KLS-BI-1138.

1

51

Po wybraniu opcji Użyj programu Outlook, Kleos sprawdza instalację programu Outlook na komputerze

użytkownika i, jeśli jest zainstalowany, otwiera nowy adres e-mail programu Outlook za każdym razem, gdy

użytkownik tworzy nową wiadomość e-mail od Kleos.

Nowy adres e-mail można utworzyć z następujących punktów wejścia:

1. Nowy email z + menu

2. Nowy email ze strony dokumentu

3. Nowy e-mail z zakładki dokumentu w sprawie

4. Wyślij dokumentu używając menu kontetkstowego dokumentu

5. Wyślij dokument z menu na stronie dokumentu

6. Wyślij dokument z menu na karcie dokumentu w sprawie

52

Jeśli użytkownik nie używa nowego Kleos dla programu Outlook, w programie Outlook jest otwierana pusta

wiadomość e-mail. Jeśli nowy Kleos dla programu Outlook zostanie zainstalowany, nowy e-mail wywołany przez

Kleos będzie korzystał ze wszystkich funkcji nowego Kleosa dla programu Outlook. Jeśli zainstalowano Kleos dla

programu Outlook, możliwe są 3 scenariusze podczas tworzenia nowej wiadomości e-mail od Kleosa:

1. Użytkownik zalogowany w programie Kleos dla programu Outlook jest tym samym, który jest zalogowany w

systemie Kleos. Dodatek zostanie pobrany z Kleos:

a) Sprawa, jeśli wiadomość e-mail zostanie wysłana, zaczynając od sprawy (punkt wejścia 3 lub 5)

b) Dokument, jeśli wiadomość e-mail jest wysyłana, począwszy od sprawy (punkt wejścia 4,5 lub 6).

W takim przypadku dokument zostanie bezpośrednio dołączony do nowej wiadomości e-mail.

2. Użytkownik zalogowany w programie Kleos dla programu Outlook nie jest tym samym

użytkownikiem, który zalogował się w programie Kleos. W tym scenariuszu w wiadomości e-mail nie są

używane żadne informacje z Kleosa.

3. Żaden użytkownik nie jest zalogowany w Kleosie dla Outlooka. Możliwe scenariusze to 2:

a. Ten sam użytkownik zalogowany w Kleosie loguje się również do Kleosa dla programu Outlook.

Informacje kontekstowe są pobierane przez dodatek zgodnie ze scenariuszem 1.

53

b. Żadnen użytkownik nie jest zalogowany do Kleosa dla programu Outlook lub użytkownik nie jest

inny niż ten zalogowany w Kleosie. W tym scenariuszu w wiadomości e-mail nie są używane żadne

informacje od Kleosa

kleos 6 - wolters kluwerknowledgecenter.kleos.wolterskluwer.com/wp-content/...2 kleos 6.5 dokument...

Documents