kirsten nielsen - smarte mål
TRANSCRIPT
Lær at sætte klare mål for dit projekt
v/Kirsten Nielsen, KnowledgeDesign1
Lidt om mig…….
2
• Selvstændig konsulent på 11. år, med base i Århus
• PRINCE2® certificeret projektleder
• Associeret konsulent og underviser for Ledernes Kompetencecenter gennem snart 7 år - løser projektledelsesopgaver og -uddannelser på åbne kurser og på virksomhedstilpassede forløb
• 30 års erfaring som udøvende projektleder og projektkonsulent i private og offentlige virksomheder og organisationer, bl.a. Mannaz A/S
• Forfatter til ”Projektkoordination”, grundbog på uddannelsen Offentlig Administration og medforfatter til, den kommende 6.udgave, af grundbogen ”Teori og metode - bind 2” på Administrationsuddannelsen
Eksempler på kunder:
Siemens Wind Power A/S, Vestas Wind Systems, Tytex A/S, SSP Technology, Danish Crown, Vesthimmerlands Kommune, DS Smith Packaging Denmark, Lachenmeier-Monsun, LB Consult Rådgivende ingeniører, Cryos International, Økologisk Landsforening, Kommunikation & Sprog, Århus Universitet, VIA University, Forsvaret m.fl.
Hvad vil jeg introducere i dag?
3
Vi vil fokusere på, hvad der er grundlæggende for at få etableret en god projektproces og –plan:
• Hvad er projektets grundelementer - Projekttrekanten som styringsredskab i projektets livscyklus (projektmodel)
• Hvad er SMARTe mål og hvordan får vi forventningsafstemt hvad projektet skal levere?
• Hvordan leverer vi SMARTe mål? Introduktion til metoden ‘Målhierarki’ /’Produktnedbrydning’ /’WBS’
• Fra mål til den gode plan og styringen af samme
Spil gerne ind med spørgsmål og tanker
Hvad går galt i dine projekter?
4
Projekttrekanten
Ressourcer
Tid
Scope/Leverancer
Kritiskeopmærksomhedspunkter• Risici • Ændringer
5
SMART(e) leverancer og succeskriterier
• S pecifikke – Målene er præcist formuleret – ingen fortolkning
• M ålbare – Målene kan måles, helst i tal
• A ccepterede – De fleste interessenter er enige
• R ealistiske (og ambitiøse) – Målet kan nås med tilgængelige ressourcer og tid
• T idsfastsatte – er der en klar tidsfrist? Pyh… det var svært,men det lykkedes!
6
Interessenter
Definition - Projektets interessenter omfatter de enkeltpersoner og grupper af individer, der har interesse i projektet - typisk dem der direkte eller indirekte påvirkes af projektet eller projektets leverance - og dem der kan påvirke projektet eller opnåelsen af udbyttemål.
Off. myndigheder
Leverandører
FinansieringskilderSlutbrugere (kunder)
ProjektmedarbejdereRessourceydende afdelinger samt øvrige ansatte
Direktion/bestyrelse Projektet
Konkurrenter
Referencegruppe (RG)
Styregruppe (SG)
Medier
7
Projektets livcyklus og de SMARTe mål
Præ-projekt Planlægning Gennemførelse Afslutning
Drift
IDE
8
”Fluffy”Foreløbigt
Detaljer og specifikationer øges – vi gør det ‘SMART’
SMART mål er på plads og trekanten ‘låst’
SMART mål er udgangspunktet for evaluering og overlevering af projektet
VIDEN VOKSER
SMART mål er udgangspunktet for løbende styring og evaluering
Målformuleringens niveauer
Mål – et samlet svar på 3 spørgsmål!
Formål………………………………Hvorfor skal projektet gennemføres?”For at…”
Succeskriterier/effektmål…Er formålet nået?Måling af projektets effekt i driftsfasen (knytter sig til formål)
”Ved at en eller anden effekt er indfriet…”
Leverancer (produkter)…….Hvordan opnår vi formålet?”Ved at have leveret…”
9
Formål
Hvorfor dette projekt?
Succeskriterier/Effektmål/Gevinster/KPI’er
Hvordan vi måler indfrielsen af formålet?
Eksempler:
• For at starte egen virksomhed
• For at øge omsætningen
• For at mindske sygefraværet
• For at få flere publikummer i teateret
Eksempler:
• Min. nuværende lønniveau ½ år efter opstart
• Min 8 % øget omsætning pr. 4.kvartal 2017
• Min. 10% mindre sygefravær pr. 2.kvartal 2018
• Min. 75 % belægning på årsbasis i 2018
Kend dit formål og dine langsigtede mål
SMART!!!
Projektets formål - Hvorfor investere i projektet?
• Projektets formål (berettigelse) – BEGRUNDELSE HVORFOR skal projektet iværksættes (salgstale) HVILKEN ønsket virkning/effekt SKAL DEFINERES inden opstart Knytter sig til VIRKSOMHEDENS/ORGANISATIONENS BEHOV
• Projektets leverance (produktmål) – OUTPUT HVORDAN kan projektets formål realiseres? Det vi står med ”i hånden”, når projektet er færdigt og lukker ned Knytter sig til PROJEKTET
• Projektets succeskriterier – UDBYTTE Opnås først EFTER projektet er afsluttet (typisk) Beskriver den effekt vi ønsker af projektet Defineres før projektopstart, og måles (ofte) efter afslutning Knytter sig til PROJEKTETS FORMÅL
FORMÅLHvorfor?Problem/mulighedØnsket udbytteVision
LEVERANCEHvordan eller Hvad?HovedleverancenDelleverancerHvad der frembringes
SUCCESKRITERIER Hvordan måles formålsindfrielse?Den ønskede effektTidsbestemtMålbart
11
Nedbrydning af projektet/Målhieraki/WBS
Hvad er en god fest for Mette?
Sørge for gæster
Sørge for lokaler
Sørge for underholdning
Spørge Jens, gemalen
Spørge venner
Spørge familien
Lave forslag til festkoncept
Vælge toastmaster
Booke musik til dans
Lave tidsplan for underholdning
Booke pianist
Lave aktiviteter for børn
Mettes fødselsdag
Formål:
Lave gæsteliste
Lave invitation
Sørge for forplejning
Styre tilmelding
Styr på logistik v/ ankomst
Lave bordplan
Få 3 tilbud hjem + vælg eet
Lave indretningsplan
Indrette lokale
Pynte borde
Sætte bar op
Beslutte koncept
Få 3 tilbud og vælg leverandør
Lave tidsplan for servering
Booke tjenere
Købe vin og spiritus
Få godkendt festkoncept
Hvo
rfor?
Hvo
rdan
?
For at fejre Mette /For at glæde Mette/ For at Jens (Mettes mand) og Mette kommer til flere fester
‘Produkt/Middel’ (leverancen)
Målsætning/målhieraki/WBS:Nedbrydning af opgaverne/leverancerne ud fra formål og succeskriterier
Præ-projekt Planlægning Gennemførelse Afslutning
Drift
AnalyseMålafstemningOmfang/kvalitet
OpdatérAfstemning
OpdatérForhandling afomfang/kvalitetved problemer
Målhierarki
Brug af målhierarkiet gennem projektet
Utydelige mål er den hyppigste årsag til fiaskoprojekter!
14
IDE
Fra målsætning til tidsplan
Først laves målhierarkiet i de nedbrydningsniveauer, der er mulige
Målhierarkiet er en kreativ øvelse – her anvendes ingen tid, og afhængigheder. Her lister vi alle de leverancer/opgaver vi kender
Dernæst ‘konverteres’ leverancerne på niveau 2 til indsatsområder/delprojekter + Niveau 3 og nedefter bliver til milepæle og aktiviteter. Her vil vi ofte komme i tanker om flere leverancer.Tidsplanen viser tid og afhængigheder
16
Projektstart (analyse) Planlægning Gennemførelse Afslutning
Drift
Etablér ProjektplanenBrug teametAfstem med interessenterIdentificér risici
OpdatérJustér ved ændringerFremdriftsmålingKommunikation
OpdatérEvaluérOvergang til drift
Planlægning
Brug af planen gennem projektet
Hvis der er forskel på plan og virkelighed er det bedst at følge virkeligheden!Dvs. at revidere planen!!!!
17
IDE
Projektorganisation Milepælsplan Formål og leverancer
Formål
Lev. 1
Tid
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Milepæle = delleverancer
Indsats-område 1
Projekt-ledelse
Indsats-område 2Indsats-område 3Indsats-område 4Indsats-område 5
Lev. 5
Lev. 4
Lev. 3
Lev. 2
Styregruppe
Projektleder
Projekt-gruppe
Reference-gruppe
Beslutning Beslutning Beslutning
Organisering afdeltagerne i
indsatsområder
Projektets målformulering, plan og organisering
18
Tak for opmærksomheden – hav en fortsat god eftermiddag
19