II Khaùi nieäm , vai troø cuûa phaân tích coâng vieäc

Sô ñoà lôïi ích cuûa phaân tích coâng vieäc

IIII

IIIIII Trình töï phaân tích coâng vieäc

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.1KHÁI NIỆM

1.1KHÁI NIỆM

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu, xử lý và đánh giá thông tin liên quan đến công việc một cách có hệ thống ( thöôøng ñöôïc trình baøy döôùi daïng caùc baûn moâ taû coâng vieäc , baûn yeâu caàu coâng vieäc ñoái vôùi ngöôøi thöïc hieän vaø baûn tieâu chuaån thöïc hieän coâng vieäc ) , nhằm chỉ rõ bản chất của từng công việc

I.Khaùi nieäm , vai troø cuûa phaân tích coâng vieäc

I.Khaùi nieäm , vai troø cuûa phaân tích coâng vieäc

Cung cấp các thông tin về

những yêu cầu, đặc điểm của

công việc

Giúp nhà quản trị tạo ra sự

phối hợp đồng bộ giữa

các bộ phận cơ cấu

trong doanh nghiệp

Giúp nhà quản trị đánh giá được chính xác yêu cầu của các

công việcLà công cụ hữu hiệu giúp các

tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập

Giảm thiểu tị nạnh và không

công bằngtrong doanh

nghiệp

1.2 VAI TRÒ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.2 VAI TRÒ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Công việc Quyền hạn Trách nhiệm

Kiến thức Kỹ năng Phẩm chất

Bản mô tảcông việc

Bản tiêu chuẩn

công việc

Phân tíchcông việc

Hoạch định nguồn NL

Tuyển dụng, chọn lựa

Đào tạo, huấn luyện

Đánh giá nhân viên

Xác định giá trị công việc

Trả công, khen thưởng

II. Sô ñoà lôïi ích cuûa phaân tích coâng vieäc

III. Các bước tiến hành PTCV

B1. Xác định danh mục công việc cần phân tích

B2.Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

B3.Tiến hành thu thập thông tin

B4.Sử dụng thông tin thu nhập

KHI NÀO CẦN PHÂN

TÍCH?

• Khi tổ chức mới thành lập.• Khi xuất hiện công việc mới• Khi xuất hiện những thay đổi về nội dung trong công việc...• Khi áp dụng công nghệ mới, phương pháp mới.• Khi tổ chức cần rà soát chu kỳ họat động.

Bước 1. Xác định danh mục công việc cần phân tích

Bước 1. Xác định danh mục công việc cần phân tích

Bước 2. Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc

Thông tinphân tích công việc

B. Ghi chépsự kiện

quan trọng

C. Nhật kýcông việcA. Quan sát

F. Hội thảochuyên gia

D. Phỏng vấn

E. Phiếu điều tra

A.Phương Pháp Quan sát tại nơi làm việc

Quan sát một hay một nhóm người thực hiệncông việc và ghi đầy đủ các thông tin:- Các hoạt động-Tại sao phải thực hiệnvà thực hiện như thế nào

Thu thập thông tin phong phúẢnh hưởng bởi yếu tố chủ quanMột số công việc không quan sát được

Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật khác: quay phim, đèn chiếu, đồng hồ bấm giây. Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh. Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc.

Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật khác: quay phim, đèn chiếu, đồng hồ bấm giây. Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh. Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc.

BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG THU THẬP THÔNG TIN

A.Phương Pháp Quan sát tại nơi làm việc

B. Ghi chép các sự kiện quan trọng

Người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việccủa những người lao động làmviệc có hiệu quả và những ngườilao động làm việc không có hiệuquả; thông qua đó có thể khái quát lại và phân loại các đặctrưng chung của CV cần mô tả và các đòi hỏi của CV.

Có thể ghi chép việc thực hiện công việc ở nhiều người Tốn nhiều thời gian để quansát, khái quát hóa và phân loại các sự kiện Hạn chế trong việc xây dựng các hành vi trung bình để thực hiện công việc

Thích hợp trong việc mô tả các CV và xây dựng các tiêu chuẩn

thực hiện CV

Thích hợp trong việc mô tả các CV và xây dựng các tiêu chuẩn

thực hiện CV

C. Nhật ký công việc

Người lao độngtự ghi chép lạicác hoạt động thực hiện công việc của mình

Thu được cácthông tin theo sự kiện thực tế Hạn chế về độ chính xác Việc ghi chépcó thể thiếu liên tục và nhất quán

D. Phương pháp phỏng vấn

Qua phỏng vấn người LĐ cho biết những nhiệm vụ cần thực hiện trong CV, tại sao phải thực hiện và cần thực hiện như thế nào.Các thông tin được ghi lại theo các mẫu quy định

Có thể thực hiện trực tiếp với cá nhân, nhóm NV, cán bộ phụ trách Hữu ích khi XD tiêu chuẩn mẫu ñaùnh giaù naêng löïc thöïc hieän CV của NV, XĐ nhu cầu ñaøo taïo , giá trị CVThu được nhiều Thoâng Tin

CL thông tin phụ thuộc vào người bị PVNV thường đề cao CV của mình, hạ thấp CV của người khácCán bộ PV tốn nhiều thời gian

Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn.

Chọn người được phỏng vấn giỏi

Thiết lập mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn và giải thích rõ mục đích phỏng vấn.

Đặt câu hỏi và gợi ý rõ ràng. Cơ cấu thông tin cần thu

thập phải hợp lý. Kiểm tra lại tính chính xác

của thông tin với người được phỏng vấn.

Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn.

Chọn người được phỏng vấn giỏi

Thiết lập mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn và giải thích rõ mục đích phỏng vấn.

Đặt câu hỏi và gợi ý rõ ràng. Cơ cấu thông tin cần thu

thập phải hợp lý. Kiểm tra lại tính chính xác

của thông tin với người được phỏng vấn.

BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG PHỎNG VẤN

D.Phương Pháp Phỏng Vấn

E. Sử dụng bản câu hỏi thiết kế sẵn

Người LĐ điền câu trả lời vào bản câu hỏi:-Nhiệm vụ, hành vi- Kỹ năng-Điều kiện thực hiện

Các thông tin thu thập đã được lượng hóa, dễ cập nhật, dễ xử lýViệc thu thập thông tin đơn giản, ít tốn kém

Việc thiết kế câu hỏi công phu, chi phí caoCâu hỏi có thể bị hiểu lầm

Cấu trúc của các câu hỏi Đặt câu hỏi đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời ngắn gọn. Thực hiện bản câu hỏi ngay tại nơi làm việc.

BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG BẢNG CÂU HỎI

E. Phương Pháp Bảng Câu Hỏi

F. Hội thảo chuyên gia

Chuyên gia được mời thảo luận, trao đổi ý kiếnChi phí cao, tốn thời gian

Xây dựng bản mô tả công việcXây dựng bản tiêu chuẩn công việcXây dựng phiếu đánh giá thực hiện CV

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆCBẢN YÊU CẦU CÔNG VIỆC

BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC

a. Bản mô tả công việc: mô tả chi tiết vị trí công việc, chức năng, nhiệm vụ cần thực hiện,...

b. Bản yêu cầu công việc: yêu cầu về kỹ năng, trình độ chuyên môn, tiến trình thực hiện,...

c. Bản tiêu chuẩn công việc: đưa ra tiêu chí về số lượng và chất lượng,nhằm đánh giá hiệu quả công việc và trả thù lao cho nhân viên

Nhận diện công việc: tên, mã số, cấp bậc, nhân viên thực hiện, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện, người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả công việc.

Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì. Các mối quan hệ khi thực hiện công việc (trong và ngoài

doanh nghiệp). Chức năng, trách nhiệm trong công việc. Quyền hành của người thực hiện công việc. Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công

việc: như tiêu chuẩn về số lượng sản phẩm, khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày,…

Điều kiện làm việc: những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc,…

Nhận diện công việc: tên, mã số, cấp bậc, nhân viên thực hiện, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện, người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả công việc.

Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì. Các mối quan hệ khi thực hiện công việc (trong và ngoài

doanh nghiệp). Chức năng, trách nhiệm trong công việc. Quyền hành của người thực hiện công việc. Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công

việc: như tiêu chuẩn về số lượng sản phẩm, khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày,…

Điều kiện làm việc: những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc,…

NỘI DUNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

NỘI DUNG BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC

Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến công việc như biết ghi tốt ký, đánh máy…

Kinh nghiệm công tác. Các kỹ năng làm việc với ngươi khác, với

máy móc thiết bị, và thông tin, dữ liệu. Các phẩm chất cá nhân cần thiết để bảo

đảm thực hiện công việc thành công. Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến

thực hiện công việc như tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân…

Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến công việc như biết ghi tốt ký, đánh máy…

Kinh nghiệm công tác. Các kỹ năng làm việc với ngươi khác, với

máy móc thiết bị, và thông tin, dữ liệu. Các phẩm chất cá nhân cần thiết để bảo

đảm thực hiện công việc thành công. Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến

thực hiện công việc như tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân…

Bước 3. Tiến hành thu thập thông tin

- Cần phaân coâng cụ thể. - Người thực hiện phải coù nhật kí ghi cheùp roõ raøng theo ngaøy, theo địa điểm, theo sự việc…

Bước 4. Sử dụng thông tin thu nhập

Thoâng tin caàn ñöôïc xaùc minh tính khaû thi, tính chaáp nhaän, caàn ñöôïc xöû lyù tröôùc khi coâng boá chính thöùc

Caùm ôn söï chuù yù theo doõi cuûa caùc baïn