kertas perancangan tahunan dialog prestasi (9.2.2015)

PERANCANGAN TAHUNAN 2015DIALOG PRESTASI v1.0Di bawah Program Transformasi Daerah (DTP)

Tarikh Berkuatkuasa : 1 Mac 2015

DISEDIAKAN OLEH:

BAHAGIAN PENGURUSAN SEKOLAH HARIAN (BPSH)KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA (KPM)

ISI KANDUNGAN

1. PENDAHULUAN

1.1 RASIONAL

1.2 MATLAMAT

1.3OBJEKTIF

2. INDEKS PRESTASI UTAMA (KPI)3. KUMPULAN SASARAN

3.1KEAHLIAN DIALOG PRESTASI

3.2JAWATANKUASA PELAKSANA DIALOG PRESTASI

3.3PERANAN SEKTOR/UNIT DI JPN/PPD

4.PENGENALAN DASHBOARD PRESTASI

4.1FUNGSI DASHBOARD

4.2MATRIKS DASHBOARD

5.STRATEGI PELAKSANAAN DIALOG PRESTASI

5.1PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN

5.2PEMILIHAN DAN PENYEDIAAN TEMPAT

5.3PENYEDIAAN BAHAN DAN ANALISIS DATA

5.4VERIFIKASI DATA

5.5PRA-SIDANG

5.6SESI DIALOG PRESTASI

5.7POST DIALOG PRESTASI

6.JADUAL PELAKSANAAN

7. IMPLIKASI KEWANGAN

8.PENUTUP

9.LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 KEPUTUSAN DIALOG PRESTASI

LAMPIRAN 2 SENARAI SEMAK DIALOG PRESTASI

1.PENDAHULUAN

1.1 RASIONALMerupakan forum untuk menyemak prestasi berdasarkan data dan fakta, dan diakhiri dengan satu set tindakan-tindakan konkrit untuk dilaksanakan oleh pihak JPN/PPD/Sekolah.

Menyediakan satu platform untuk memastikan masalah dan isu yang wujud di bahagian bawahan dapat di bawa dan diselesaikan di bahagian atasan sesuatu organisasi.

1.2MATLAMAT

Menyediakan target yang tepat supaya semua pihak boleh fokus terhadap apa yang menjadi keutamaan di dalam meningkatkan kecemerlangan sesuatu organisasi.

Merupakan perancangan jadual pemantauan yang berkala antara pihak atasan dan bawahan untuk menilai dan memastikan penyampaian berada pada landasan yang betul kerana mengekalkan konsistensi pelaksanaan adalah penting.

1.3OBJEKTIF

1.3.1Fokus dan akauntabiliti: Memastikan organisasi fokus kepada penyampaian dan memastikan akauntabiliti (positif dan negatif).

1.3.2Memantau Prestasi : Memahami jika sistem itu berada pada landasan yang betul untuk menyampaikan aspirasinya.

1.3.3Mengenal-Pasti Masalah : Mengemukakan isu-isu yang menghalang kemajuan dan menganalisis data untuk menentukan punca

1.3.4Penyelesaian Masalah dan Sokongan : Menyediakan forum untuk membincangkan cara untuk mengatasi cabaran dan berkongsi amalan terbaik.

1.3.5Mengemukakan Isu : Mengemukakan isu-isu yang perlu diselesaikan kepada pihak pengurusan atasan yang lebih tinggi2. INDEKS PRESTASI UTAMA

2.1PERINGKAT DIALOG PRESTASI

Dialog prestasi perlu diadakan mengikut peringkat seperti berikut:

PERINGKATKEKERAPANPENGERUSISASARAN UTAMA

NasionalSetiap 3 bulan sekaliKPPMSemua JPN

NegeriSetiap 3 bulan sekaliPengarah JPNSemua PPD

DaerahSetiap bulanKetua PPDSemua Pengetua/ Guru Besar

2.2TENTATIF TARIKH DIALOG PRESTASI 2015

BILPERKARATARIKH

1.Dialog Prestasi Nasional Bil 1/201510.3.2015 (Selasa)


3.Dialog Prestasi Nasional Bil 3/201515.7.2015 (Rabu)


3.KUMPULAN SASARAN

3.1KEAHLIAN DIALOG PRESTASI

Keahlian dalam dialog prestasi adalah seperti berikut:NASIONALNEGERIDAERAHKEAHLIAN

KPPMPengarahPegawai Pendidikan Daerah (PPD)Pengerusi

TKPPMTimbalan Pengarah (Pengurus Program)Timbalan PPD (Pengurus Program)Timbalan Pengerusi

Pengarah BPSHKetua Sektor Pengurusan AkademikKetua Unit akademikSetiausaha

Timbalan Pengarah (Sekolah) BPSHTimbalan Setiausaha

Pengarah/ Setiausaha BahagianSemua Ketua Sektor, KPP BTPN dan Ketua Nazir NegeriSemua ketua UnitAhli

Pengarah NegeriSemua Pegawai Pendidikan DaerahSemua Pengetua/ Guru BesarAhli

Koordinator NasionalKoordinator NegeriPegawai Meja DTPAhli

Wakil PADU

Sektor Pengurusan Akademik BPSHSektor Akademik JPNUnit Akademik PPDUrus setia

JK Pelaksana DashboardPenyelaras Dashboard/Sektor ICTPenyelaras Dashboard/ Unit ICTUrus setia

3.2JAWATANKUASA PELAKSANA DIALOG PRESTASIPasukan petugas adalah individu atau kumpulan pegawai petugas yang dilantik untuk merancang, mengurus dan melaksanakan DP. Peranan mereka amat penting bagi memastikan DP dilaksanakan menepati matlamat DP dalam Program DTP. Berikut adalah senarai pasukan petugas dan peranan mereka

PASUKAN PETUGASPERANAN

PENGURUS PROGRAM Merancang dan mengurus pelaksanaan program

Memberi penerangan awal kepada Pengerusi

Memastikan DP dilaksanakan mengikut jadual

Memastikan keputusan DP diambil tindakan

KOORDINATOR Menyelaras pelaksanaan DP

Menyelaras semua maklumat yang diperlukan

Mendapatkan maklum balas DP

Memastikan tindak susul DP diambil tindakan oleh pihak tertentu

PENYELARAS DASHBOARD Memastikan sistem pengurusan Dashboard berfungsi dengan baik dan efisien.

Memastikan pengisian dan pengemaskinian data Dashboard dibuat mengikut jadual yang telah ditetapkan.

Memastikan ketepatan data dalam dashboard dengan mendapatkan data daripada sumber yang sah.

Menyemak status kemasukan data oleh pihak yang terlibat

URUS SETIA

Membantu Pengurus Program dan Koordinator

Mengurusetiakan DP

Menguruskan keperluan majlis DP

Mengadakan mesyuarat pra-sidang

Menyediakan laporan DP

Mencatat keputusan DP

3.3 PERANAN SEKTOR/UNIT DI JPN DAN PPD

SEKTOR/UNIT DI JPN/PPD PERANAN

Sektor Pengurusan Akademik JPN

/Unit Akademik PPD

Menjadi urus setia dialog prestasi

Memastikan semua data dan maklumat dari semua sektor/unit berkenaan disediakan dengan lengkap dan mengikut format

Menyediakan dan membuat analisis data mengikut keperluan dashboard

Mencatat keputusan dialog prestasi

Hal-hal lain yang berkaitan

Sektor Pengurusan Sekolah JPN/Unit Pengurusan Sekolah PPD

Menyediakan data keperluan guru dan status pengisian mengikut sekolah, daerah dan negeri mengikut opsyen

Melapor isu dan tindakan susulan berkaitan penempatan dan kedudukan guru


Sektor Jaminan Kualiti JPN

/Unit Jaminan Kualiti PPD

Melapor status terkini tindakan intervensi akademik mengikut daerah dan negeri (berdasarkan keperluan)

Menyemak data berkaitan SKPM Standard 1 dan 4


Sektor Pengurusan Maklumat (ICT) JPN/ Unit Pengurusan Maklumat (ICT) PPD Penyelaras/pegawai meja Dashboard JPN

Menyemak data dalam dashboard

Membantu penyediaan data untuk DP berdasarkan dashboard dan sumber lain


4.PENGENALAN DASHBOARD PRESTASI

4.1FUNGSI DASHBOARD

Dashboard berfungsi sebagai alat untuk memantau perkembangan prestasi KPM/JPN/PPD/sekolah, memaparkan status terkini bagi aspek utama, mengenalpasti kawasan/aspek yang perlu dipantau/ diberi perhatian dan diambil tindakan segera (kritikal) dan sebagai pemandu tindakan mengikut keutamaan.

4.2MATRIKS DASHBOARDItem yang terdapat di dalam dashboard prestasi dibahagikan mengikut matriks yang dikategorikan kepada dua iaitu aspek keberhasilan dan aspek input seperti yang berikut:

ASPEK KEBERHASILANASPEK INPUT

Kehadiran MuridDisiplin Murid

Peperiksaan AwamKeberadaan Guru

Peperiksaan Dalaman (SAPS)Guru Mencapai tahap Minimum Kualiti Guru (SKPM Standard 4)

Skor KompositSekolah Mencapai tahap Minimum Kualiti Kepimpinan ( SKPM Standard 1)

Sekolah Band 1 dan 2Bimbingan PPD Kepada Sekolah (sekurang-kurang sekali setahun

Sekolah Band 6 dan 7Latihan dan Bimbingan PPD Kepada Sekolah Band 5/6/7 (Dua Bulan Sekali)

Murid yang Tidak Menguasai Mata Pelajaran KritikalKehadiran Guru di dalam Kursus (PRO-ELT)

Sekolah Yang Dirangkaikan

(1-BestariNET)

5. STRATEGI PELAKSANAAN DIALOG PRESTASI

5.1PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN

Urus setia berbincang bersama Pengurus Program dan koordinator bagi mendapatkan tarikh dan tempat pelaksanaan DP. Surat jemputan DP diedarkan seminggu sebelum tarikh DP. Tempahan tempat/peralatan dan makan minum ahli DP diuruskan oleh pihak urus setia. Jadual pelaksanaan DP perlu disediakan bagi memastikan DP berjalan lancar.Hari Aktiviti

8.30 pagi- 1.00 tengah hari Sesi Dialog Prestasi

PEMILIHAN DAN PENYEDIAAN TEMPAT

5.2.1 Lokasi DP boleh ditetapkan berdasarkan kesesuaian seperti berikut:

i) Peringkat Nasional - DP diadakan di KPM/negeri yang dikenal pasti berdasarkan prestasi semasa berdasarkan dashboard atau lain-lain criteria.ii) Peringkat Negeri - DP diadakan di JPN/PPD yang dikenal pasti berdasarkan prestasi semasa berdasarkan dashboard atau lain-lain kriteria

iii) Peringkat Daerah- DP diadakan di PPD/sekolah yang dikenalpasti berdasarkan prestasi semasa berdasarkan dashboard (mengikut aspek tertentu) atau lain-lain kriteria5.2.2Persiapan tempat (termasuk tagging tempat duduk utama)5.3PENYEDIAAN BAHAN DAN ANALISIS DATA

i)Slide pembentangan Utama (ucapan Pengerusi) disediakan oleh urus setia-softcopy dan hardcopy ii)Slide pembentangan JPN/PPD disediakan oleh Penyelaras Program bersama urus setia JPN/PPD- softcopy dan hardcopy (berdasarkan matriks dashboard) sekiranya perlu.5.4 VERIFIKASI DATA

Penyelaras Program perlu membuat pengesahan data dengan pemilik data yang berkaitan.5.5PRA SIDANG Bagi memastikan DP dapat dilaksanakan dengan lancar sesi pra-sidang dicadangkan dilaksanakan sehari sebelum sesi DP di lokasi DP yang dikenalpasti. Ahli yang terlibat ialah Pengurus Program, Koordinator DTP dan Urusetia. Semua maklumat dan bahan disemak dan disahkan serta disusun di lokasi DP.

5.6SESI DIALOG PRESTASI

Sesi DP dilaksanakan mengikut cadangan agenda seperti berikut:AGENDATINDAKAN

Bacaan DoaUrus Setia

Peringkat Nasional

Sesi Dialog PrestasiKPPM/Pengarah/PPD

Peringkat Negeri

Sesi Dialog PrestasiKPPM/TKPPM

Pengarah/Timbalan Pengarah JPN

PPD/Timbalan PPD

Peringkat PPD

Sesi Dialog PrestasiKetua PPD/Pengetua/Guru Besar

Keputusan DPUrus Setia

5.7POST DIALOG PRESTASI

5.7.1BORANG MAKLUM BALAS PROGRAM

Borang maklum balas program perlu diisi, dikumpul dan dianalisis selaras dengan keperluan Sistem Pengurusan Berkualiti ISO MS 9001:2008

5.7.2TINDAKAN SUSULANSegala keputusan dan ketetapan yang dibuat semasa dialog prestasi hendaklah diambil tindakan semerta. Koordinator perlu memastikan setiap tindakan susulan diambil oleh pihak yang berkaitan

6.JADUAL PELAKSANAAN

Untuk menjamin ketelusan dan momentum yang berterusan, rutin dialog prestasi akan diadakan merentas organisasi. Pihak PPD akan mengadakan dialog prestasi dengan para pentadbir sekolah setiap bulan. Ini bertujuan untuk menyemak data pelajar dan memahami apakah bantuan yang diperlukan oleh pihak sekolah. Setiap tiga bulan pula, Pengarah di Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) akan mengadakan dialog prestasi dengan pihak PPD untuk mengetahui perjalanan aktiviti dan bantuan yang diperlukan. Seterusnya setiap tiga bulan sekali juga, pihak KPM akan mengadakan dialog prestasi bersama dengan semua pengarah JPN untuk perkara yang sama.

JADUAL PELAKSANAAN DIALOG PRESTASI SEKOLAH 2015

PROGRAM TRANSFORMASI DAERAH

JADUAL 1 : PELAKSANAAN DIALOG PRESTASI PERINGKAT SEKOLAH

Bil.Tajuk AktivitiTarikh

1Dialog Prestasi Sekolah Bil.1./2015Sebelum 04.02.2015 (Rabu)

2Dialog Prestasi Sekolah Bil 2./2015Sebelum 17.02.2015 (Selasa)

3Dialog Prestasi Sekolah Bil.3/2015Sebelum 03.03.2015 (Selasa)


5Dialog Prestasi Sekolah Bil.5/2015Sebelum 06.05.2015 (Rabu)








JADUAL 2 : PELAKSANAAN DIALOG PRESTASI PERINGKAT DAERAH


1Dialog Prestasi Daerah Bil.1/2015Sebelum 10.02.2015 (Selasa)



4Dialog Prestasi Daerah Bil.4/2015Sebelum 23.04.2015 (Khamis)




8Dialog Prestasi Daerah Bil.8/2015Sebelum 05.08.2015 (Rabu)



11Dialog Prestasi Daerah Bil.11/2015Sebelum 16.11.2015 (Isnin)

12Dialog Prestasi Daerah Bil.12/2015Sebelum 25.11.2015 (Rabu)

JADUAL 3 : PELAKSANAAN DIALOG PRESTASI PERINGKAT NEGERI


1Dialog Prestasi Negeri Bil 1/2015Sebelum 17.02.2015 (Selasa)

2Dialog Prestasi Negeri Bil 2/2015Sebelum 05.05.2015 (Selasa)

3Dialog Prestasi Negeri Bil 3/2015Sebelum 08.07.2015 (Rabu)

4Dialog Prestasi Negeri Bil 4/2015Sebelum 05.11.2015 (Khamis)

JADUAL 4 : PELAKSANAAN DIALOG PRESTASI PERINGKAT NASIONAL

BilTajuk AktivitiTarikh

1Dialog Prestasi Nasional Bil 1/201526.02.2015 (Khamis)

2Dialog Prestasi Nasional Bil 2/201512.05.2015 (Selasa)

3Dialog Prestasi Nasional Bil 3/201515.07.2015 (Rabu)

4Dialog Prestasi Nasional Bil 4/201517.11.2015 (Selasa)

JADUAL 5 : PELAKSANAAN DIALOG PRESTASI BERFOKUS

BilTajuk AktivitiTarikh

1Dialog Prestasi Berfokus Bil 1/2015 (Perak)02.04.2015 (Khamis)

2Dialog Prestasi Berfokus Bil 2/2015 (Sabah)11.06.2015 (Khamis)

3Dialog Prestasi Berfokus Bil 3/2015 (Perlis)03.09.2015 (Rabu)

7.IMPLIKASI KEWANGAN

Dialog Prestasi memerlukan peruntukan KEW di bawah OS2900 bagi tujuan

sewaan/pakej dan OS2100 bagi tujuan tuntutan peserta.8.PENUTUP8.1Kesimpulannya ialah dialog prestasi bermula dengan pengumpulan data pencapaian bagi negeri, PPD atau sekolah dan memberi keutamaan kepada data-data dalam dashboard. 8.2Langkah yang seterusnya ialah pihak yang terlibat akan mengenalpasti isu yang diterjemahkan oleh data tersebut. Kemudian akan diadakan satu dialog prestasi untuk memahami punca bagi pencapaian yang kurang baik bagi sesuatu organisasi atau isu yang menghalang kecemerlangan sesuatu organisasi.LAMPIRAN 1

KEPUTUSAN DPTAJUK:

TARIKH:

TEMPAT:

BILKEPUTUSANPELAKSANATARIKH DILAKSANAKAN

MAKLUM BALAS

LAMPIRAN 2SENARAI SEMAK PELAKSANAAN DIALOG PRESTASI

BilPerkaraStatus Tindakan

1Mengeluar surat pemakluman tarikh pelaksanaan dialog kepada JPN/PPD/Sekolah terlibat. Sertakan lampiran berikut:1. Agenda Dialog

2. Senarai Jemputan Kehadiran

2Mengurus logistik :

1. Tempat mesyuarat2. Hotel penginapan

2.1 Membuat tempahan bilik

2.2 Menghantar senarai nama peserta

3. Tiket penerbangan (Jika Perlu)

3Menyedia jadual perjalanan DP teperinci untuk makluman JPN/PPD/Sekolah dan pegawai

4Mengeluar surat jemputan kepada ahli mesyuarat

5Mengemaskini data dashboard

6Mengadakan pre council di JPN/PPD/Sekolah terpilih untuk memastikan penyediaan laporan yang menepati keperluan DP

7Menyedia laporan Prestasi JPN berdasar Dashboard

8Membuat temujanji dan mengadakan briefing kepada KPPM/Pengarah/PPD

9Memastikan setting bilik mesyuarat memenuhi keperluan

10Memastikan kehadiran ahli mesyuarat

11Mencatat keputusan DP

12Membentang rumusan keputusan DP

13Mengambil tindakan susulan keputusan DP

15

kertas perancangan tahunan dialog prestasi (9.2.2015)

Documents