JENIS KOMUNIKASI

KOMUNIKASI LISANPerbincangan- Komunikasi dua hala. Maklumat bergerak secara mendatar dan secara lisan.- Formal dan tidak formal- Perbincangan formal dipanggil sebagai mesyuarat yang bertujuan untuk menyelesikan masalah dan memecahkan kebuntuan.-Perbincangan tidak formal adalah perbualan biasa yang melibatkan isu-isu kecil yang mungkin tidak memerlukan keputusan dan hanya sekadar untuk mencetus idea.

TUJUAN • Menghasilkan satu keputusan yang terbaik• Mendapat persetujuan semua pihak yang terlibat• Mencetuskan idea-idea bernas• Contoh : proses penyediaaan kertas kerja, perjumpaan dan sebagainya Mesyuarat• Satu pertemuan lebih daripada seorang untuk membuat perancangan, pelan tindakan dan berkongsi idea.•Komunikas lisan formal Tujuan :• Menghasilkan satu keputusan yang terbaik• Mendapatkan persetujuan semua pihak yang terlibat• Mencetuskan idea-idea bernas

Ucapan• Cara penyampaian maklumat secara lisan, melalui ceramah, pidato atau pembacaaan laporan bertulis dihadapan sekumpulan pendengar

• Petua memberikan ucapan-Nyatakan tujuan ucapan-Yakinkan diri-Gunakan bahasa biasa-Anggapan baik

Pembentangan-Komunikasi sehala – maklumat bergerak drp pembentang kpd audiens- penyampaian maklumt hasil daripada kajian, penyelidikan dan laporan tertentu serta mempunyai laporan bertulis-Nota ringkas sebagai rumusan daripada laporan yang dibuat- Alat bantu pembentangan – slaid, diagram, gambar, jadual, carta

Kebaikan dan keburukan komunikasi lisanKEBAIKAN

1. Sebarang mesej boleh dikirim dengan cepat seperti melalui media cetak dan elektronik

2. Maklum balas drp penerima dpt diterima dgn cepat serta tindakan penilaian dan pembetulan dpt diambil dgn segera

3. Menggunakan gabungan alat media visual dan audio membolehkan mesej disampaikan dgn berkesan dan menarik

4. Komunikasi lisan boleh berlaku secara tidak formal. Dengan itu kejujuran pengirim dpt dikesan.

KEBURUKAN1. Penyampai mesej yg tdk mahir berkomunikasi secara

lisan mgkn tdk dpt menghantar mesej dgn baik kerana menghadapi masalah pertuturan seperti gugup ketika bertutur

2. Maklumat yg disampaikn tdk dpt disimpan secara kekal krn ia merupakan satu komunikasi tdk nyata.

3. Maklumat yang diterima mgkn tdk dpt difahami krn tdk dpt diterjemahkn dgn segera

4. Maklumat yg disampaikn blh disalahtafsirkn oleh penerima. Ini mungkin akan menyinggung perasaan orang lain.

Komunikasi Bukan Lisan- Komunikasi yg tidak menggunakan percakapan

a) Komunikasi Visual- Komunikasi sehala- Menggunakan audio, video, teks, grafik, dan animasi

sebg alat bantu- Cth komunikasi visual

a) Kain rentangb) Media elektronikc) Majalahd) Papan kenyataan iklane) Skrin multimedia

b) Komunikasi Bertulis- Komunikasi sehala- Tidak menggunakan percakapan ttp menggunakan

tulisan untuk menyampakan maklumat kpd penerima- Jenis komunikasi bertulis

a) Memorandumb) Surat menyuratc) Laporan bertulisd) E-mel

c) Bahasa Badan- Perlakuan kinestatik yg merangkumi pergerakan badan

spt perubahan air muka, pergerakan mata dan bahasa isyarat

Contoh bahasa badanAir muka merah padam Perasaan marah, geram dan maluNada suara tinggi oleh majikan dlm mesyuarat

Pengirim (majikan) ingin menarik perhatian penerima (pekerja)

Audiens sering melihat jam semasa ceramah disampaikan

Bosan, tidak menarik,kandungan tidak sesuai dgn minat dan tahap pendidikan audiens

Pengurus berdiri dgn tangan dibelakang semasa memberi taklimat orientasi kpd pekerja baru

Menunjukkan beliau seorg yg serius dn tegas dlm menjalankan tugas

Suka memasukkan tangan ke dlm poket atau memusing pensel atau pen semasa berhadapan dgn audiens

Menyembunyikan diri drp perasaan gementar dan tidak yakin diri kpd pihak yg melihatnya

Kebaikan dan keburukan komunikasi bukan lisan

KEBAIKAN1. Mesej boleh disesuaikan dgn bakal penerima2. Dalam bentuk rekod tetap dan boleh disimpan lama3. Tiada had penerima maklumat seperti surat khabar4. Penerima mempunyai masa yg lama untuk meneliti

dan boleh membuat rujukan untuk menganalisis mesej yang diterima.

KELEMAHAN1. Penghantar tidak mempunyai kawalan terhadap

mesej yg dihantar dan tidak boleh menentuka pembacanya

2. Penerima mungkin membuang mesej dan tidak membaca apa yg diterimanya.

3. Maklum balas tidak akan diterima dengan segera.4. Penerima mungkin menerima dan membaca mesej

pada waktu yang tidak sesuai.

MEDIA KOMUNIKASIa) Bersemuka e) Memorandum b) Telefon d) Surat-menyuratc) Internet f) Laporand) Intranet g) Buletin

8.2 KEMAHIRAN MENDENGARProses Mendengar

Memberi tindak balas

Menerima

Memahami

MeningatiMenilai

a) Menerima- Pendengar akan cuba mendapatkan apa yang disampaikan oleh

penyampai sama ada secara lisan atau bukan lisan

b) Memahami- Melibatkan pemprosesan maklumat untuk mendapatkan

maksud yang disampaikan- Pendengar cuba mengaitkan maklumat penyampai dgn

maklumat yg telah diketahui

c) Meningati- Tindakan untuk mendapatkan semula sesuatu maklumat yang

disimpan dlm ingatan- Mengingati apa yang difikirkan dan bukan apa yg dicakapkan

d) Menilai- Pendengar cuba untuk menganalisis fakta, pandangan, niat dan

penyataan yg disampaikan oleh penyampai

e) Memberi tindak balas- Pendengar perlu memberikan tindak balas secara lisan atau

bukan lisan untuk menunjukkan bahawa pendengar menerima atau tidak menerima maklumat yang disampaikan.

8.2.2 MENDENGAR SECARA BERKESANAmalan mendengar yang baik dan berkesan

1. Menumpukan perhatian semasa mendengar- Penerima mesej perlu menumpukan perhatian kepada pemberi mesej dan tidak sibuk dengan aktiviti lain seperti bercakap,menulis

2. Bersifat sabar semasa mendengar- Penerima mesej perlu bersabar untuk menerima mesej yang panjang lebar, putar belit atau padat- Pendengar seharusnya tidak menyampuk percakapan pemberi mesej

3. Tidak prejudis atau tanggapan awal- Pendengar perlu menerima mesej dengan perasaan terbuka tanpa prejudis atau tanggapan awal yang buruk terhadap pemberi mesej

4. Cuba memahami mesej- Pendengar perlu memahami mesej yang disampaikan

5. Mengenal pasti isi kandungan penting- Kenalpasti maklumat atau hujah penting yang ingin disampaikan

6. Memberi maklum balas/respon- Boleh diberi dalam bentuk soalan, penegasan atau pengesahan- Penerima boleh mengolah semula apa yang didengar dalam bahasa sendiri mengikut apa yang difahami

A. Mendengar Secara Empati dan Objektif- Pendengar mendengar pengalaman orang lain dan cuba

memahami perasaan mereka- Pendengar akan cuba meletakkan dirinya di tempat penyampai

untuk memahami situasi penyampai- Dpt menguatkan hubungan antara pihak yg berkomunikasi

B. Mendengar Secara Kritikal dan Non-judgemental- Mendengar secara kritikal – pendengar mendengar secara

kritis, cuba memahami secara tepat apa yg cuba disampaikan,menganalisis apa yg didengari dan memberi perhatian serius kpd apa yg didengari

- Mendengar secara non-judgemental – pendengar mendengar dengan berfikiran terbuka untuk memahami apa yg disampaikan

- Mendengar dgn fikiran terbuka tanpa sebarang prejudis

C. Mendengar Secara Cetek dan Mendalam- Mendengar secara mendalam – kadangkala kita tidak dpt

memahami apa sebenarnya mesej yg ingin disampaikan dan memerlukan kita memahami secara mendalam mungkin niat yg ingin disampaikan oleh penyampai

- Mendengar secara cetek – kita hanya mendengar tetapi tidak memahami

8.2.3 Mendengar Secara AktifA. Fungsi Mendengar Secara Aktif-Teknik komunikasi yg memerlukan pendengar untuk memberi maklum balas tentang apa yg mereka dengar

- Menyatakan semula atau merumuskan apa yang mereka telah mendengar dengan kata-kata sendiri untuk mengesahkan apa yg telah didengari,

B. Teknik Mendengar Secara Aktifa) Mengulang maksud pembicara- Pendengar menyatakan semula apa yg didengari drp

penyampai

b) Meluahkan kefahaman terhadap perasaan- Setelah pendengar mendengar dan memahami apa

yg diceritakan oleh penyampai, pendengar perlu menunjukkan bhw dia faham ttg perasaan penyampai

c) Menanya soalan- Pendengar bertanya soalan kpd penyampai utk

mendptkan kepastian yg lebih mendalam ttg apa yg cuba disampaikan

8.3 KEMAHIRAN BERUNDINGMaksud -Proses yang melibatkan dua pihak atau lebih untuk berbicara dan berusaha untuk mencapai kata sepakat terhadap konflik yg timbul agar dipersetujui oleh kedua-dua pihak yang terlibat