Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämishanke (hama)

Tulokset ja jatkotoimenpiteet

19.5.2015Valtio Expo, Keijo Kettunen

Keijo Kettunen, maksuliikepäällikkö, Valtiokonttori

Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämishanke

• Valtion taloushallinnon strategia 2020 asetti Hankinnasta maksuun –

prosessin keskeiseksi kehittämiskohteeksi

- Hankintatoimen keskitetty organisointi virastossa muodostaa perustan

prosessin tehokkaalle hoitamiselle

- Tavoitteena on menojen käsittelyn automatisointi mahdollisimman

suuressa määrin

- Taloushallinnolla tulee olla perusosaamista hankintatoimesta ja samoin

hankintatoimen tulee ymmärtää taloushallintoa.

- Tavoitteena on vähentää yksistään menojen käsittelyn työmäärää yli 30 %

vuoteen 2020 mennessä

• Valtiovarainministeriön Valtion hankintatoimen kehittämishanke

11.8.2014 – 29.1.2016. Tavoitteena mm.

- Vahvistaa ja selkeyttää valtion hankintatoimen ohjausta ja organisointia

- Lisätä hankintojen suunnitelmallisuutta ja seurantaa

219.5.2015

Hankinnasta maksuun -prosessi

Taloushallinnon prosessialueet

Hankinnasta maksuun

1. Hankintojen suunnittelu ja valmistelu

1.1 Vuosisuunnittelu

1.2 Kilpailutuskalenterin suunnittelu

1.3 Yksittäisen hankinnan suunnittelu ja valmistelu

3. Sopimushallinta

3.1 Sopimuksen laadinta

3.2 Tilaaminen (Tilha)

3.3 Sopimusten ja tilausten seuranta (Tilha, Kieku/BI)

4. Menojen käsittely (Kieku, Rondo)

4.1 Perustietojen ylläpito

4.2 Menotositteiden käsittely

4.3 Maksuunpano

4.4 Menotiliotteiden käsittely

4.5 Menojen käsittelyn kaudenvaihde

Suunnitelmista tuloksiin

Tilauksesta perintään

Kirjauksesta tilinpäätökseen

3

2. Hankintojen kilpailuttaminen

19.5.2015

Hankkeen lopputulokset ja niiden hyödyntäminen

• Hyvät käytännöt -ohje

• Hankkeessa määritettiin prosessialueen hyviä käytäntöjä yhdessä

kirjanpitoyksiköiden, Palkeiden ja Hanselin kanssa. Hyvät käytännöt

julkaistiin Valtiokonttorin ohjeena.

• Ohjeen liitteenä mm. suositus hankintakanaviksi eri

hankintakategorioille

• Antaa kirjanpitoyksiköille ”eväät” hankintojen tekemiseen eri

välineillä (maksuaikakortti, Tilha, sopimuskohdistus, muu)

• Tilha

- Hankkeessa kehitettiin Tilaustenhallintapalvelun (Tilha)

toimivuutta (tuoteluettelot, raportointi, tilauksellisten laskujen

käsittely) sekä määritettiin maksuaikakorttihankintojen periaatteita

19.5.2015 4

Tilha-tuoteluetteloiden tuottaminen helpottuu

• Uusi väline tuoteluetteloiden tuottamiseen (Catman)

• Toimittajalle tuoteluettelon tuottaminen yksinkertaisella excelillä helppoa

• Toimittaja lähettää tuoteluettelon sähköpostin liitteenä Baswarelle ja

Basware lataa sen kyseisen viraston Catmaniin

• Kirjanpitoyksiköt voivat itse julkaista tuoteluettelot

• julkaisuajankohdassa ei ole enää viivettä

• tuoteluettelo voidaan rajata näkymään vain esim. tietyille yksiköille

• Kirjanpitoyksiköt voivat arkistoida tai poistaa vanhentuneet tuoteluettelot

• Kirjanpitoyksiköt voivat ladata itse omat tuoteluettelonsa järjestelmään

19.5.2015 5

Raportointi havainnollistuu ja monipuolistuu

• Uusi raportoinnin väline Analytics

• Aiemmin ei ole ollut mahdollista raportoida Tilhasta:

• organisaatiokohtaisia lukuja

• käyttäjäkohtaisia tilausmääriä ja eurosummia

• tietoa aktivoiduista toimittajista ja valituista tilaustavoista

• tilaussuunnitelmia ja niiden käyttöastetta

• Tilha-tilausten ennusteraportointi (tilauksiin sidottu pääoma)

• osittain vastaanotettujen ja eri tilausvaiheessa olevien tilausten raportointi on puuttunut kokonaan nykyisin Tilha-järjestelmästä

• eri organisaatiotasojen ja liikekirjanpitotilien tehokas raportointi on puuttunut kokonaan

• Nyt tämä kaikki on mahdollista

• Lisäksi uusi raportointiväline

• mahdollistaa porautumisen tilausnumerolle ja perusdataan saakka

19.5.2015 6

Malli raportoinnista

19.5.2015 7

Tilauksellisten laskujen määrän kehittyminen(HAMA-hankkeeseen osallistuneet kirjanpitoyksiköt)

8

15%

8%

2%

13%

1% 0%

6%

13%

0%

21%

13%

2%

25%

1% 0%

8%

16%

1%

19%

10%

2%

24%

1% 0%

15%

17%

1%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

FMI MML Rise PHRAKL ELY UM Tulli Vero VK

Tilauksellisten laskujen %-osuus menotositteista

2013 2014 1-3/2015

• Kirjanpitoyksiköissä tilauksellisten laskujen osuus on kasvanut, kun tilaustenhallintapalvelu on otettu

aktiiviseksi osaksi hankintatoimea.

• Tilaustenhallintapalvelun aktiivinen käyttö on edellyttänyt toimintatapojen ja tehtävien organisoinnin

muutoksia.

19.5.2015

Tilauksellisten laskujen automaattisen käsittelyn kehittyminenHAMA-hankkeeseen osallistuneet kirjanpitoyksiköt

9

25%

8%

2%

13%

1% 0%

6%

13%

0%

13%

44%

23% 21%

34%

11%

20%

36%

68%

20%

64%

33%

27% 29%

0%

22%

59% 60%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

FMI MML Rise PHRAKL ELY UM Tulli Vero VK

Automaattisesti käsiteltyjen tilauksellisten laskujen %-osuus

2013 2014 1-3/2015

• Yllä kaaviossa on kuvattu se osuus tilauksellisista laskuista, jotka on käsitelty täysin automaattisesti (ilman

palvelukeskuksen tai kirjanpitoyksikön toimenpiteitä).

• Tilauksellisten laskujen automaattisen käsittelyn aste on kehittynyt positiiviseen suuntaan sekä järjestelmiin

tehtyjen muutosten että kirjanpitoyksiköiden toimenpiteiden vuoksi.

• Alkuvuoden 2015 tilanteessa merkittävin syy automaattisen käsittelyn epäonnistumiseen oli se, ettei

vastaanottokuittausta oltu tehty Tilhassa. Toiseksi merkittävin syy oli tilauksen ja laskun summaerot.

19.5.2015

Hankkeen lopputulokset ja niiden hyödyntäminen

Tilaaminen

- Laskumäärillä painotettu tilauksellisten laskujen

täsmäytymisaste oli hankkeen päättyessä yhteensä 39 %

ilman, että laskujen sisäänluvun laajennus on toteutettu

OpusCapitalla.

- Tilauksellisten laskujen osuus HAMA-kirjanpitoyksiköillä

7,4 %.

- HAMA:n kokemusten ja TAHA 2020 -strategia huomioiden

tilauksellisille laskuille voidaan asettaan tavoitteeksi:

• Laskujen 70 %:n automaattinen täsmäytymisaste ja

• 20–40 %:n käyttöaste (puolet hankintasuunnitelmaan

perustuvia)

→ Voidaan saavuttaa 40–80 htv:n säästö

19.5.2015 10

Lopputulosten hyödyntäminen

Menojen käsittely -pääprosessi

Perustietojen ylläpito

- Toteutettiin kertatoimittaja-toiminnallisuus, joka siirretty

tuotantoon.

- Kokemuksia toiminnallisuudesta saadaan Kiekun erä 3:n

siirryttyä tuotantoon 1.4.2015 alkaen.

- Toiminnallisuus sujuvoittaa prosessia, mutta säästöt tästä

jäänevät eivät kovin merkittäviä.

19.5.2015 11

Menojen käsittely -pääprosessiSopimuskohdistus tehostaa ostolaskujen käsittelyä

12

Pa

lkee

tV

ira

sto

Laskun

esikäsittelyReititys

TiliöintiAsia-

tarkastusHyväksy-

minen

ReskontraMaksuun-

pano

Tiliotteiden

käsittely

Pa

lkee

tV

ira

sto Sopimuksen

tallenta-

minen

Sopimuksen

asia-

tarkastus

Sopimuksen

hyväksy-

minen

Tehdään ennen ensimmäistä laskua ja

sopimuksen muuttuessa

Laskun

automaattinen

kohdennus

ReskontraMaksuun-

pano

Tiliotteiden

käsittely

Tavalli

nen o

sto

lasku

So

pim

usko

hdis

tus

Lasku

saapuu

Lasku

saapuu

19.5.2015

Tavoitetilan prosessi – Sopimus ja sopimuksellinen lasku

• Sopimuskohdistuksen piiriin valikoidaan sopimukseen

perustuvia toistuvia laskuja, esim. vuokrasopimukset,

siivouspalvelusopimukset, sähkönsiirtosopimukset,

sähkösopimukset jne.

• Sopimuksen tiedot tallennetaan Rondoon lähtökohtaisesti

sopimuksen voimassaoloajaksi.

• Sopimus asiatarkastetaan ja hyväksytään

kirjanpitoyksikössä.

• Toimittaja lisää sopimusnumeron ensisijaisesti ostolaskun

xml-tiedostoon sopimusnumero -kenttään.

• Sopimukselliset laskut kohdistuvat hyväksyttyyn

sopimukseen ilman kiertoa kirjanpitoyksikössä.

19.5.2015 13

Sopimuksellisten laskujen määrän ja automaattisen käsittelyn kehittyminen

12/2014 1/2015 2/2015 3/2015

Sopimuksellisia

laskuja kpl/kk892 1.751 953 1.845

Automaattisesti

käsitellyt

sopimukselliset laskut

47 % 77 % 80 % 83 %

14

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2000

12/2014 1/2015 2/2015 3/2015

Sopimukselliset laskut, lkm Sopimuksellisten laskujen automaatisen käsittelyn aste, %

19.5.2015

Lopputulosten hyödyntäminen

Menojen käsittely -pääprosessi

Sopimuskohdistustoiminnallisuus

- Laskumäärillä painotettu täsmäytymisaste hankkeen

päättyessä 2015 oli 84,4 %.

- Sopimuksellisten laskujen osuus HAMA-virastoilla 3,3 %.

HAMA:n kokemusten ja TAHA 2020 -strategia huomioiden

tavoite voidaan asettaa sopimuskohdistustoiminnallisuuden

osalta:

• 90 %:n täsmäytymisasteeseen ja

• 15–30 %:n käyttöasteeseen

→ Voidaan saavuttaa 80–160 htv:n säästö

19.5.2015 15

Menojen käsittely -pääprosessiTavoitetilan prosessi – lasku, jolla tiliöintikoodi

19.5.2015 16

Rondoon saapuu tiliöintikoodillinen

lasku

Rondo antaa laskulle

tiliöintimallin mukaisen tiliöinnin

Lasku asiatarkastetaan ja

hyväksytään kpy:ssä

Lasku siirtyy hyväksytyt -

kansioonMaksettu lasku

Tavoitetilan prosessi – Tiliöintikoodi

• Palkeissa tallennetaan kirjanpitoyksikön antamien tietojen

pohjalta tiliöintimalli ja tiliöintimallin laskulle laukaiseva ehto.

• Toimittajaa pyydetään lisäämään tiliöintikoodi ostolaskun xml-

tiedostoon ensisijaisesti tiliöintiviite-kenttään.

• Lasku, jolla on tiliöintikoodi, saa laskun sisäänluvun yhteydessä

tiliöintimallin mukaisen tiliöinnin.

• Lasku asiatarkastetaan ja hyväksytään kirjanpitoyksikössä.

• Samaa tiliöintikoodia ja tiliöintimallia voi käyttää usealla laskulla.

Olemassa olevien tiliöintimallien hyödyntäminen

(muokkaaminen automaattiseksi) on mahdollista.

• Kirjanpitoyksikön tulee vuoden 2015 aikana ottaa tiliöintikoodi

käyttöön vähintään kymmenen toimittajan kaikilla niillä laskuilla,

joille tiliöintikoodi soveltuu.

19.5.2015 17

Tiliöintikoodilla käsitellyt laskut

18

104 104

761

0

100

200

300

400

500

600

700

800

Tammikuu Helmikuu Maaliskuu

Tiliöintikoodilla käsitellyt laskut 2015

19.5.2015

Lopputulosten hyödyntäminen

Menojen käsittely -pääprosessi

Tiliöintikoodi-toiminnallisuus

- Toiminnallisuus tuotannossa

- Valtiotasolla noin 5–15 % koko laskujen määrästä voi

kuulua tiliöintikoodin piiriin, laskumäärissä noin 70 000–

210 000 kappaletta

→ Voidaan saavuttaa 15–45 htv:n säästö

19.5.2015 19

Lopputulosten hyödyntäminen

Menojen käsittely -pääprosessi

Maksuunpano automatisointi

- Normistomuutokset toteutettu

- Toiminnallisuus siirretään tuotantoon kevääseen 2016

mennessä

→ Saavutetaan vähintään 1 htv:n säästö

19.5.2015 20

Lopputulosten hyödyntäminen

Menojen käsittely -pääprosessi

Menotiliotteiden käsittely

- Automaatioaste hankkeen alussa noin 10 %, tällä hetkellä noin 55

%.

- Automaatioaste voidaan nostaa vähintään 80 %:iin

→ Voidaan saavuttaa 5–7 htv:n säästö

19.5.2015 21

Loppupäätelmät

- TAHA 2020 -strategian tavoite yli 30 prosentin säästöistä

tarkoittaa vähimmillään 280 htv:tta

- HAMA:n tuloksia hyödyntämällä voidaan saavuttaa

arviolta 140–293 htv:n säästöt

- Käytännössä säästöpotentiaali on vielä tätä tavoitettakin

suurempi, koska

• laskelmissa ei ole mukana esim. laskujen esikäsittelyä, joka

voidaan pääosin koneellistaa

• tehokkailla toimenpiteillä voidaan laskujen täsmäytymisastetta

kasvattaa entisestään (toimittajarahoitus)

- Hyödyntämällä Hankinnasta maksuun -prosessin

parhaita käytäntöjä (ohje), toimintojen keskittämistä,

automaation lisäämistä sekä kehittämällä osaamista

voidaan TAHA2020 strategian tavoitteiden toteutumista

edistää parhaiten.

19.5.2015 22

Hankinnasta maksuun -prosessin ja tuottavuuden kehittämisen painopistealueita

23

Ke

sk

ittä

min

en

Au

tom

ati

so

inti

Työ

sk

en

tely

tava

t

ja o

sa

am

ine

n

Budjetoinnin

keskittäminen

(karkeistaminen)

Hankintatoimi ja

tilaaminen

Laskujen

tiliöiminen

Laskujen

asiatarkastus

Laskujen

hyväksyminen

Palkeiden

lisäpalvelut

Verkkolasku ja

skannauspalvelu

Tilaustenhallinta-

palvelu:

tilaukselliset laskut

Sopimuskohdistus-

toiminnallisuus

Tiliöintikoodi-

toiminnallisuus

Tiliöintimallit

Taloushallinnon

kokonaisuuden

hallinta

HAMA hyvät

käytännöt -ohje

TaA-muutosten

hyödyntäminen

Kirjanpitoyksikön

sisäisten ohjeiden

selkeys

Seurantakohteet ja

sisäinen laskenta

Välineosaaminen

(esim. Kieku BI)

19.5.2015

Hankintatoimen

analysointi

Sopimushallinta

Viime kädessä kyse on johtajuudesta,

saavutetaanko tavoitteet.

19.5.2015 24

Kiitos !

19.5.2015 25