keijo kettunen: hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet

HANKINNASTA MAKSUUN -PROSESSI SUJUVOITUU

Välitulokset ja haasteet Keijo Kettunen, maksuliikepäällikkö Valtiokonttori

31.3.2014 2

HAMA hankkeen tausta ja tavoitteet

2

• Tilhan käytön laajentaminen kirjanpitoyksiköissä, edellyttäen muun muassa:

• Tilattavat tuotteet määritetty

• Automaattinen täsmäytys toimii

• Tuoteluettelot ja raportointi toimii

• Maksuaikakorttihankintojen yhtenäistäminen

• Rondon sopimuskohdistus-toiminnallisuus toiminnassa

• Rondon tiliöintikoodi toiminnassa

• Perustietojen ylläpidon, maksuunpanon ja menotiliotteiden käsittelyn sujuvoittaminen

Tiedostetut tarpeet • Prosessien sujuvoittaminen

> vaikuttavuus (€, htv) • Toimintamallin muutoksen

määrittely ja toteutus • Kirjanpitoyksiköt toteuttavat

hankinnasta maksuun –prosessialuetta yhteistä prosessia, palvelukeskusta ja välineitä hyödyntäen

• Tulosten perusteella esitys Tilhaa ja Rondoa koskevista kehitystarpeista ja jatkotoimista

Tavoitteet Tausta • Taha 2020 –strategiatyö • Menojen käsittely –

pääprosessiin sitoutuu eniten resursseja valtion taloushallinnossa (Htv- ja tuottavuuskysely 2012)

• Tilhan käyttöaste (3-5 %) ja laskujen automaattinen täsmäytyminen (1 %) eivät ole tavoitetasolla

• Sähköistämistä ja automatisointia voidaan kehittää edelleen (mm. tiliöinnit)

Kehittämishankkeen viitekehys ja organisointi

20.5.2014 3

Tilha asiakastyö-

ryhmä

Hankinnas-ta maksuun

–tilanne-palaverit

Kieku -hanke

Palkeet palvelu-tuotanto

Strateginen ohjausryhmä

Operatiivinen ohjausryhmä

Hankintojen tekeminen

Perustietojen ylläpito

Menotositteiden käsittely

Maksuunpano Menotiliotteiden

käsittely

Tilha IT-palvelut

Rondo IT-palvelut

Vaiheet

Kirjanpitoyksikkökohtaiset kehittämistoimet

KPY 1 KPY 2 KPY 3 KPY 4 KPY 5 KPY 6 KPY 7 KPY 8

Hanketuki

Hankinta-toimen

neuvottelu-kunta

Strategia-kehitysryhmä

Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014

HAMA hankkeeseen osallistuvien kirjanpitoyksiköiden ja konsernitoimijoiden jäsenet hankkeen strategisessa ohjausryhmässä

• Tuija Rantanen Etelä-Savon Ely- keskus

• Eija Pursiainen Ilmatieteenlaitos

• Matti Hyytinen Maanmittauslaitos

• Jaana Koivurinne Puolustushallinnon rakennuslaitos

• Eija-Riitta Nelin Rikosseuraamuslaitos

• Pekka Pylkkänen Tullihallitus

• Risto Hakoila Ulkoasiainministeriö

• Maritta Fromholtz Valtiokonttori

• Juha Halonen, Jukka Nummikoski Valtiovarainministeriö

• Mia Räikkönen Verohallinto

• Susanna Närvänen Hansel

• Helena Lappalainen Palkeet

31.3.2014 4

HAMA hankkeen tiekartta 2014

31.3.2014 5

Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu TammiStrateginen ohjausryhmäOperatiivinen ohjausryhmä

Hankintojen tekeminenPerustietojen ylläpitoMenotositteiden käsittelyMaksuunpanoMenotiliotteiden käsittely

Hankinnasta maksuun -kehittämisohjelma 2014

Väliraportti Loppuraportti

Hankinnasta maksuun -prosessi

20.5.2014 6

Hankinnasta maksuun -prosessi

Hankintojen suunnittelu -pääprosessi

Hankintojen tekeminen -pääprosessi

Menojen käsittely -pääprosessi

Tuotetietojen ylläpito

Tilaaminen

Ostolaskun ja tilauksen täsmääminen

Hankintojen seuranta ja kehittäminen


Menotositteiden käsittely

Maksuunpano

Menotiliotteiden käsittely

Menojen käsittelyn kaudenvaihde

Hankintakohtainen suunnittelu

Kilpailutus ja sopimuksenhallinta



20.5.2014 7 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014

Tilauksellisten laskujen määrissä ja automaattisen täsmäytymisen asteissa vaihtelua hallinnonaloittain

20.5.2014 8

5928

0 0 25 1547 231

84823

953 2297 2026 3127 827 9

22%

0%

29%

12%

3%

56%

36%

28%

24%

29%

44%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

80000

90000

VM EK VNK UM OM SM PLM OKM MMM LVM TEM STM YM

%

kpl

Tilauksellisten laskujen määrä hallinnonaloittain sekä tilauksellisten laskujen automaattisen täsmäytyksen osuus (2013 tilanne)

Tilaukselliset laskut, kpl Automaattisesti kohdistuneet tilaukselliset laskut, %

• Tiedot perustuvat Palkeiden tilastoon eli ne kattavan vain PK asiakkaana olevat kirjanpitoyksiköt. • Tilaukselliseksi laskuksi on tilastossa määritetty ne laskut, joilta löytyy Tilha-tilausnumero. • PLM hallinnonalalla Puolustusvoimilla käytössä oma tilaustenhallintasovellus, ei siis Tilha.


Hankintojen tekeminen -pääprosessin haasteita


Tuotetietojen ylläpito Tilaaminen

Ostolaskujen ja tilauksen

täsmääminen

Hankintojen seuranta ja

kehittäminen

20.5.2014 9

• Hankintojen tekemisen menettelyt ja organisointi vaihtelevat virastoittain → ei yhtä yhtenäistä toimintatapaa → vaikuttaa yhteiseen kehittämiseen

• Keskeisinä haasteina lisäksi:

- Vaihtoehtoisten tilausmenettelyiden käytön pelisäännöt määrittelemättä (Tilha vs. maksuaikakorttihankinnat)

- Tilaustenhallintasovelluksen (Tilha) käytettävyys – nykyinen käyttöaste ei riittävä

• Tuotetietojen ylläpito, tuotekatalogit, punch outit, vapaatekstitilaukset

• Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen (sis. ostolaskun sisältämät tiedot)

• Raportoinnin kehittäminen huomioiden sekä konserni että virastotason tietotarpeet


Hankintojen tekeminen – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 1/4

20.5.2014 10

• Tavoite: toimivat ja helppokäyttöiset tuoteluettelot käyttöohjeineen

• Onnistumisen edellytyksiä:

• Toimittaja pystyy tuottamaan teknisesti toimivan katalogienhallintaratkaisun (uusi katalogienhallintatyökalu Buyer Catalog Manager Kirjanpitoyksiköille)

• Saadaan pilotoitua uusi katalogienhallintaratkaisun Kirjanpitoyksiköille ja voidaan myöhemmin ottaa se käyttöön kaikille Kirjanpitoyksiköille

• Selkeät käyttöohjeet uuden katalogienhallintaratkaisun käyttöön ja uuden tuoteluettelon tuottamiseen

• Toimittajien aktivointi ja informointi uuden ratkaisun osalta (Hansel suhteessa puitesopimustoimittajiin)




täsmääminen


kehittäminen


20.5.2014 11


• Tavoite: Tunnistettu ja ohjeistettu, mitä tuotteita ja paleluita hankitaan Tilhan avulla ja mitä maksuaikakorttia hyödyntäen. Prosessit on kuvattu.

• Onnistumisen edellytyksiä

• Maksuaikakortilla hankittavien tuotteiden, palveluiden ja kertahankintojen määrittäminen riittävän yhtenäisellä tavalla sekä selkeän ohjeistuksen laadinta. Maksuaikakorttilaskujen automaattisen käsittelyn kehittäminen.

• Tilhalla hankittavien tuotteiden ja palveluiden määrittäminen riittävän yhtenäisellä tavalla sekä selkeän ohjeistuksen laadinta.

• Kirjanpitoyksiköt osallistuvat palveluiden/tuotteiden määrittelytyöhön ja ottavat käyttöön uudet menettelyt palvelujen/tuotteiden hankinnassa

• Toimittajien informointi (Hansel suhteessa puitesopimustoimittajiin)




täsmääminen


kehittäminen


20.5.2014 12


• Tavoite: Automaattisen täsmäytyksen tekniset esteet tunnistettu ja poistettu Rondon ja Tilhan osalta. Toimittajille ja kirjanpitoyksiköille on laadittu tarvittava ohjeistus.


• Merkittävimmät täsmäytyksen esteet tunnistetaan ja niiden poistamiseen löydetään ratkaisut

• Tarvittavien sovellusten teknisiin toiminnallisuuksiin tehtävien muutosten toimivuus

• Kirjanpitoyksiköt ja toimittajat saavat selkeät ohjeet ja toimivat niiden mukaan

• Toimittajien informointi (Hansel suhteessa puitesopimustoimittajiin)

• Automaattisen täsmäytymisen kehityksen seuranta → poikkeuksiin reagointi




täsmääminen


kehittäminen


20.5.2014 13


• Tavoite: Toimiva raportointi, joka antaa selkeät tiedot sekä kirjanpitoyksikkö- että konsernitasolla hankintojen tehokasta ohjaamista ja seurantaa varten


• Yhtenäisen raportointimenettelyn määrittäminen sekä kirjanpitoyksikkö että konsernitasolla

• Tarvittavien uusien teknisten ominaisuuksien testaus ja sujuva käyttöönotto

• Selkeä ohjeistus raportoinnin hyödyntämisen tueksi

• Kirjanpitoyksiköt ja ministeriöt ottavat käyttöön tarvitsemansa raportit




täsmääminen


kehittäminen


Menojen käsittely -pääprosessin painoarvo osana valtion taloushallintoa

20.5.2014 15

501

976

477

370 431

337

990

448 368

319

17

327

932

360 372 316

0

200

400

600

800

1000

Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Tulojen käsittely

Valtionhallinnon skaalattu taha htv-määrät pääprosesseittain

2002 2008 2010/2011

• Menojen käsittely sitoo yhä 40 % taloushallinnon resursseista vuonna 2010/2011. • Vuosien 2008 ja 2010/2011 välillä htv-määrät ovat laskeneet menojen käsittelyssä (6 %, 58 htv) • Htv-muutoksia on menojen käsittelyssä hyvä verrata myös tapahtumamäärien muutoksiin; vuosina 2008-

2010/2011 on menojen käsittelyn tuottavuus kasvanut 6 %. • Tietolähde: Taloushallintoselvitys 2003, Htv-kysely 2008 ja Htv- ja tuottavuuskysely 2010/20211. Käytetty htv-

käsite: tehollinen henkilötyövuosi (n. 220 työpäivää)


Menojen käsittelyn tuottavuus valtionhallinnossa ja kehityspotentiaali suhteessa vertailuaineistoon

20.5.2014 16

2 136 2 264

0

500

1 000

1 500

2 000

2 500

2008 2010/2011

Hallinnonalat yhteensä: Menojen käsittelyn tuottavuus

• Valtiohallinnon menojen käsittelyn tuottavuus kasvanut 6 % vuosina 2008-2010/2011 (htv-määrä vähentynyt 5,6 % ja tapahtumamäärät säilyneet entisellä tasolla)

• Tuottavuuden laskennassa on huomioitu sekä palvelukeskuksessa että kirjanpitoyksiköissä tehtävä työ.

• Kuntien ja yritysten muodostamaan vertailuaineistoon verrattaessa valtionhallinnon prosessille kohdennetusta työstä on huomioitu vain keskitetyn työn osuus (palvelukeskus, taloushallintoyksiköt). Tämän vuoksi vertailussa käytetty valtionhallinnon tuottavuusluku on eri.

• Vertailuaineistoon nähden valtiohallinnon tuottavuus jää jopa vertailuaineiston alakvartaalin alapuolelle.

5 000

8 000

16 000

3 791

0

2 000

4 000

6 000

8 000

10 000

12 000

14 000

16 000

18 000

BM - 25% BM -Mediaani

BM - 75% Valtio

kpl/h

tv

Menojen käsittelyn tuottavuuden bench mark


Lähtötilanne: Menojen käsittelyn tuottavuudessa kehityspotentiaalia, verkkolaskujen hyödyntäminen kehittynyt

31.3.2014 17

5 000

8 000

16 000

3 791

0

2 000

4 000

6 000

8 000

10 000

12 000

14 000

16 000

18 000

BM - 25% BM -Mediaani

BM - 75% Valtio

kpl/h

tv

Menojen käsittelyn tuottavuuden bench mark

• Lähde: Htv- ja tuottavuuskysely (vuosi 2010/2011)

10%

18%

70%

2%

Muut maksutositteet tai paperilaskut

Itellan skannauspalvelu

Verkkolaskut

Muu kanava (esim. subs. järj)

• Lähde: Palkeiden seuranta (vuosi 2013) – tilasto kattaa vain palvelukeskuksen asiakkaana olevat kpy:t

Verkkolaskujen osuus ostolaskuista vuonna 2013 hallinnonaloittain

20.5.2014 18

• Verkkolaskujen %-osuus = aidot verkkolaskut kaikista laskuista (vrt. dia 14) • Keskimäärin verkkolaskujen %-osuus oli 70 % vuonna 2013, kun laskennassa huomioidaan kaikki

menotositteet eli myös laskujenvälityspalvelun ohi kulkeneet volyymit (dia 14) • Tiedot perustuvat Palkeiden tilastoon eli ne kattavat PK-asiakkaina olevat kirjanpitoyksiköt (ei koko

valtionhallinto).

70% 63%

88%

63% 70% 68%

82%

60%

76% 79%

62%

72%

61%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

EK VM VNK UM OM SM PLM OKM MMM LVM TEM STM YM

Verkkolaskujen osuus %


Menojen käsittely -pääprosessin haasteita

• Menojen käsittelyssä työn organisoinnin tavat vaihtelevat virastoittain (esim. PK hyödyntäminen, tehtävien keskitys virastossa) → ei yhtä yhtenäistä toimintatapaa → vaikuttaa yhteiseen kehittämiseen

• Keskeisinä haasteina lisäksi:

- Menojen käsittely (ostolaskujen käsittely) sitoo työpanosta paljon, erityisesti kirjanpitoyksiköissä

- Automaation hyödyntämisen lisääminen (verkkolaskut, sopimuskohdistus, tiliöinnin automaatio)

- Ostolaskujen sisältötietojen yhtenäistäminen (yhteys myös pk-hyödyntämiseen)

20.5.2014 19



Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden

käsittely


Menojen käsittely – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 1/6

20.5.2014 20

• Tavoite: Kertatoimittajien perustamiseen on tunnistettu, kuvattu ja ohjeistettu uusi toimintamalli. Ennakkoperintärekisteriotteeseen liittyvien toimintatapojen tarvittavat päivitykset tietojen ajantasaisuuden varmistamisen näkökulmasta.


• Teknisesti toteutettavissa olevien ratkaisujen tunnistaminen ja uuden yhteisen toimintamallin kuvaaminen ja ohjeistaminen

• Uudet toimintamallit otetaan käyttöön palvelukeskuksessa (ja kirjanpitoyksiköissä)




käsittely Menojenkäsittelyn parhaat käytännöt



20.5.2014 21

• Tavoite 1: Sopimuskohdistuksen piiriin kuuluvat hankinnat on määritetty ja toiminnallisuuden käyttöönotto on aikataulutettu. Sopimuskohdistustoiminnallisuuden toimivuus on varmistettu ja tarvittavat ohjeet laadittu.


• Sopimuskohdistustoiminnallisuus on käytössä Kieku- ja Raindance-instansseissa

• Sopimuskohdistuksen piiriin kuuluvat hankinnat on määritelty ja sopimuskohdistuksen käyttöönotto on aikataulutettu kirjanpitoyksiköittäin

• Sopimuskohdistustoiminnallisuus on käytössä ELY:ssä vähintään sähkönsiirtosopimusten osalta sekä Evirassa ja Verohallinnossa Senaatin vuokralaskujen osalta

• Toimittajien aktivointi; kirjanpitoyksiköt ja Hansel (puitesopimustoimittajat)







20.5.2014 22

• Tavoite 2: Tiliöinnin automaation käyttöperiaatteiden määrittely sekä toiminnallisuuden käyttöönotto Rondossa. Laskujen sisältövaatimusten määrittely valtionhallinnon merkittävimmille toimittajille

• Onnistumisen edellytykset:

• Tekniikan käyttöönotto onnistuu

• Toimittajat sitoutuvat toimittamaan sovitun viitetiedon laskuilla







20.5.2014 23

• Tavoite: Maksatusaineisto lähetetään suoraan substanssireskontrista pankkiin mukaan lukien palkka-aineistot ja muut toistuvaissuoritukset.

• Onnistumisen edellytykset:

• Selvitys ja suunnitelma erillisen maksulupakäytännön poistamisesta (muutosehdotukset säädöksiin, prosessiin, ohjeisiin, järjestelmiin).

• Osapuolet (VM, VK, Palkeet, VTV, pankit) saavuttavat yhteisen käsityksen muutosten tarpeellisuudesta ja tarvittavat tekniset muutokset ovat toteutettavissa

• Päävälittäjäpankki osallistuu suunnitteluun ja hyväksyy menettelyn







20.5.2014 24

• Tavoite: Menotiliotteen tapahtumien 95 prosenttinen automaattinen tiliöinti


• Nykytilan kuvaaminen ja tavoitetilan määrittely onnistuu siten, että parhaat käytännöt tunnistetaan, ja että järjestelmiin (maksuliikesovellukset) voidaan tehdä tarvittavat muutokset yhdessä järjestelmätoimittajien kanssa

• Sidosryhmät osallistuvat suunnitteluun







20.5.2014 25

• Keskitytään ostolaskujen käsittelyyn

• Hyödynnetään HAMA-hankkeen muista vaiheista saatavia määrityksiä

• Tilhan parhaat käytännöt & Tilhan kautta tilattavat tuotteet/palvelut

• Maksuaikakorttihankintojen piiriin kuuluvat hankinnat, näiden kuittien ja laskujen käsittely

• Sopimuskohdistustoiminnallisuus (mm. vuokrat, sähkönsiirto)

• Tiliöintikoodi (koodi/viite, joka laukaisee automaattisesti tiliöinnin)

• Otetaan huomioon edellisten lisäksi muita näkökulmia

• → Vuoden lopulla kuvattuna (ja ohjeistettuna) parhaat käytännöt






Rajauksia & sisällöstä

• Keskitytään ostolaskujen käsittelyyn

• Hyödynnetään HAMA-hankkeen muista vaiheista saatavia määrityksiä

• Tilhan parhaat käytännöt & Tilhan kautta tilattavat tuotteet/palvelut

- Maksuaikakorttihankintojen piiriin kuuluvat hankinnat, näiden kuittien ja laskujen käsittely

- Sopimuskohdistustoiminnallisuus (mm. vuokrat, sähkönsiirto)

- Tiliöintikoodi (koodi/viite, joka laukaisee automaattisesti tiliöinnin)

• Otetaan huomioon edellisten lisäksi muita näkökulmia

→ Vuoden lopulla kuvattuna (ja ohjeistettuna) parhaat käytännöt

20.5.2014 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 26

Tuottavuusmittarit


Yleistä • Hankkeen tavoitteena on, että prosessi voidaan toteuttaa

nykyistä vähemmillä resursseilla

• Lähtötilanteen arvioiminen haasteellista hankintojen osalta - Hyödyt puitesopimusten käytöstä, hankintojen keskittämisestä,

tiliöinnin nopeutumisesta

• Muiden prosessin vaiheiden mittaaminen helpompaa


Vaiheiden tilannekatsaukset


Hankintojen tekeminen Tuotetietojen ylläpito

• Nykytila saatu kuvattua

• Saatu uusi työkalu tuoteluetteloidenhallintaan (Buyer Catalog Manager)

• Pilotoitava työkalu HAMA-hankkeen Kirjanpitoyksiköissä ja Hanselissa, ennen kun otetaan käyttöön kaikille.

• Kuvattava katalogienhallintaratkaisun muuttunut prosessi Kirjanpitoyksiköiden ja Toimittajaportaalin toimittajien osalta.

• Pilotoidaan ja otetaan käyttöön uusi työkalu hankkeeseen kuuluvissa kirjanpitoyksiköissä (1.6.-30.11.2014)


Hankintojen tekeminen Tilaaminen, maksuaikakortti

• Maksuaikakortilla tehtävät hankinnat pääosin määritelty - Lisäksi maksuaikakorteilla tehdään kertaluonteisia hankintoja,

joita ei voida etukäteen määritellä

• Tiliöintiä helpottavat menettelyt kartoituksessa

• Ohjeistus valmistuu kesän 2014 aikana

• Tuontantoonsiirrot syksyllä 1.9.2014 alkaen


Hankintojen tekeminen Tilaaminen, Tilha

• Hankinnat määritelty hankintaluokittain ja parhaillaan kartoitetaan nykytilannetta tarpeesta maksuun prosessien osalta

• Parhaillaan kuvataan tarpeesta maksuun malliprosessit

• Prosessien käyttöönotot hankintaluokittain 1.9.2014 alkaen


Hankintojen tekeminen Tilaaminen, Tilha: Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen • Täsmäytymisprosentti noin 35

• Syitä täsmäytymättömyyteen selvitetty, ei merkittäviä esteitä jäljellä

• Tiedossa olevat tekniset esteet poistettu 31.5.2014 mennessä

• Tämän jälkeen tavataan hankkeeseen osallistuvat kirjanpitoyksiköt ja kartoitetaan heidän osaltaan mahdolliset muut tilha-käytön haasteet.


Hankintojen tekeminen Tilaaminen, Tilha: Hankintojen seuranta ja kehittäminen

• Hankintojen tueksi tarvittavat raportit on määritelty sekä kirjanpitoyksikkö että konsernitasolla

• Uuden raportointivälineen pilotointi on käynnissä

• Raportointivälinettä ollaan uusimassa

• Uuden raportoinnin käyttöönotto 1.9.2014 alkaen


Menojen käsittely Perustietojen ylläpito • Ei vielä aloitettu


Menojen käsittely Menotositteiden käsittely

• Sopimuskohdistus pilotoitavana EVIRAlla sekä Verolla

• Tiliöinnin automaatio pilotoitavana Valtiokonttorissa, RISEllä ja Verolla

• Kokemukset tähän saakka positiivisia

• Sopimuskohdistus käyttöön syksyllä 2014 HAMA- virastoissa joidenkin sopimusten osalta.


Menojen käsittely Maksuunpano • Prosessi kuvattu

• Muutostarpeet kartoitettu, teknisten muutosten selvitys tekeillä

• Normistomuutosehdotukset tekeillä

• Käyttöönotot menevät vuoden 2015 puolelle


Menojen käsittely Menotiliotteiden käsittely • Parhaillaan selvitetään joidenkin hankkeessa olevien

virastojen tiliotteiden automaattitiliöinnin aste

• Tämän jälkeen laaditaan ehdotus automaattitiliöintiasteen nostamiseksi

• Ehdotusten käyttöönotto menee vuodelle 2015


Kiitos!

20.5.2014 39

HAMA-hankkeen kirjanpitoyksiköt Palkeet

Anna-Liisa Anu Arja Heidi Irene Jenni Katja

Kristiina

Kysymyksiä?


keijo kettunen: hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet

Government & Nonprofit