kehitysprojektien, hankkeiden ja ohjelmien johtaminen projektimallin avulla

1© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Kehitysprojektien, hankkeiden ja ohjelmien johtaminen projektimallin avulla

Virpi Elers

Director, Professional Services

Suomen Projekti-Instituutti Oy


Projektikulttuurin kehittämisen osa-alueet

Organisaation johtamisra-

kenteet ja tuki projekteille

Projekti-johtamisen

toimintatavat ja ohjelmistot

Projekti-johtamisen osaaminen

Projektikulttuuri


Tyypillisiä projektitoiminnan ongelmia

Ei kokonaiskuvaa käynnissä olevista projekteista Ei yhteisiä periaatteita projektien arviointiin ja valintaan Liian paljon projekteja resursseihin nähden; resurssit ylikuormittuvat Projektien yhteys strategiaan ja muuhun toimintaan epäselvä Projekteilta puuttuu johdon tuki Omistajuus- ja ohjausryhmätoiminta tehotonta tai puutteellista Heikkoja projekteja ei keskeytetä Projektin tuotokset jalkautuvat heikosti ja jäävät usein

hyödyntämättä Projektiin tulee helposti hallitsemattomia muutoksia Yhteistyökumppanien kanssa on ongelmia Projektiroolien työnjako ja projektipäällikön valtuudet ovat epäselvät Projektipäälliköksi nimetään usein paras asiantuntija, eli

projektijohtamisen osaaminen vaihtelee suuresti Projektiryhmäläiset eivät ole motivoituneita Projektien suunnittelu on usein puutteellista, tai

taso vaihtelee projektipäälliköstä riippuen Projektin sisäinen viestintä reistailee


Projektisalkunhallinnan tavoitteet

Source: Cooper R, Edgett S, Kleinschmidt E. Portfolio management 1997, Vol.40(5).

Esim.• Riskitaso• Tuotto• Projektin kesto• Projektityyppi• Kohdemarkkinat

Salkun strategianmukaisuus

Salkun tasapaino

Salkunmaksimaalinenarvo


1. Tietoisuus käynnissä olevista

projekteista

5. Hyötytavoitteiden seuranta ja

jatkuva projektikulttuurin

kehittäminen

2. Priorisoitu projektisalkku, missä

tiedetään projektien tilanne ja salkun

tasapaino

3. Resurssienhallinta kattaen

projektit ja linjatyön

4. Läpinäkyvä päätöksenteko

perustuen priorisointiin ja

resurssisuunnitelmiin

Projektisalkunhallinnan kypsyystasot


Päätöksentekorakenne

Aikataulusuunnitelmat ja edistymisraportointi kaikista

projekteista yhteisesti sovitun raportointisyklin mukaisesti

Työmääräsuunnitelmat (myös linjatyö) ja yhteinen päivityssykli

Resurssien ja kapasiiteetin määrä tiedossa

Tuntiraportointi toimii

Ohjelmistotyökalu tukemaan resurssienhallintaa?

Pisteytysmalli tai muu systemaattinen priorisointitapa

Prosessi pisteytystiedon keräämiseen

Strategiaprosessiin kytketty salkkukatselmointiprosessi

Projektilista jota päivitetään säännöllisesti

Selkeät projektien tavoitemäärittelyt (Projektikuvaukset)

Sanan ”projekti” täsmällinen määritelmä

Prosessi projektioppien keräämiseen

Prosessi liiketoimintahyötyjen arvioimiseen linkittyen

liiketoiminnan tuloskorttien seurantaan

Toistuvat projektikulttuurin ja KPI:den mittaaminen

Salkunhallinnan kypsyystasot ja tärkeimmät mahdollistajat

1. Tietoisuus käynnissä olevista

projekteista

5. Hyötytavoitteiden etu- ja

jälkikäteisseuranta ja jatkuva

projektikulttuurin kehittäminen

2. Priorisoitu projektisalkku, missä

tiedetään projektien tilanne ja salkun

tasapaino

3. Resurssienhallinta kattaen

projektit ja linjatyön

4. Läpinäkyvä päätöksenteko

perustuen priorisointiin ja

resurssisuunnitelmiin


Esimerkki: Projektisalkkulistaus


Esimerkki: Projektisalkun aikataulu


Esimerkki: Projektisalkun status ja yhteenveto


Mikä on projektimalli?

Projektimalli kuvaa kaikille projekteille yhteiset toimintatavat. Projektin johtamismalli on parhaimmillaan sidottu organisaation johtamisrakenteeseen. Yhtenäiset toimintatavat ja päätöksentekomalli ovat edellytyksenä myös projektisalkun johtamiselle.


Yhteisen (ABC) Projektimallin edut

Yhtenäisyys

Selkeä päätöksen-

tekomalli

Skaalautuvuus

Terminologia

Jokaista projektia ja salkkua johdetaan saman mallin mukaisesti

tehostaa projektityötä, kun perusperiaatteet ovat selvät ja yhteiset

parantaa kommunikointia ja vähentää väärinymmärryksiä

Näkyvä ja systemaattinen päätöksentekomenettely projekti- ja salkkutasolla

Kytkee projektit ja strategiat

Varmistaa, että projektin johtamiseen käytetään riittävästi aikaa ja oikeita menetelmiä, yksinkertaisissa projekteissa vältetään tarpeeton byrokratia

Motivoi projekteihin osallistujia hyvään projektinjohtamiseen

• Kokoaa ja selkeyttää käytettävät käsitteet ja helpottaa projekteihin

liittyvää viestintää

Lähtökohtana projektijohtamisen kansainväliset standardit (PMI:n PM BOK)


ABC Projektimallin™ ulottuvuus

Projektisalkun johtamisen taso• Strateginen suunnittelu ja seuranta kaikille projekteille• Päätöksentekoprosessi ja priorisointimenettely

Projektityön toteutuksen taso• Konkreettinen toteutustyö tehdään ja projektin lopputulos

saadaan aikaan

Projektinjohtamisen taso• Ohjaa yksittäisen projektin toteutusta• Projektinjohtamisen prosessit: asettaminen, suunnittelu,

toteutuksen ohjaus ja seuranta sekä lopetus


ABC Projektimalli™

Salkunhallinnan taso

Projektijohtamisen taso

Projektityön toteutustaso

G0 G1 G2 G3 G4

Projektintuotos

MS MS

Toteutusvaihe LopetusvaiheSuunnittelu-vaiheValmistelu-vaihe

Asettaminen

Toteutuksen ohjaus

Lopetus

Valmistelun aloitus

Suunnittelu-päätös

Toteutus-päätös

Tuotosten hyväksyminen

Projektin lopetus

Projekti-idea/asiakastarve

Hyötyjenarviointi

PE

Jälki-arviointi

Projektin suunnittelu


Mitä? Miksi? Miten?

Onkotarvetta?

Onkototeuttamisenarvoista?

Onkototeutettavissa(resurssit)?

Voidaankoprojektintuotoshyväksyä?

Mitäopimme?

aika

€

Aikaiset porttipäätökset (G0-G2) lisäävät sitoutumista projektiin (kustannukset, resurssit, henkilöt).

ABC päätöksentekopisteet

G0 G1G2

G3

G4


Projektin riskitekijät nostavat tarvetta panostaa projektinjohtamiseen

”Mitä enemmän projekti sisältää riskejä, sitä enemmän on panostettava projektin johtamiseen ja projektipäällikön osaamiseen”

Projektin riskejä lisäävät:• Projektin sisällöllinen uutuus ja monimutkaisuus• Projektin totuttua suurempi laajuus• Osapuolien/sidosryhmien määrä• Uusi ja outo ympäristö/tekniikka• Projektiryhmän jäsenten määrä• Räätälöinnin tarve• Projektin liiketaloudellinen merkitys (strategia, referenssi, koko)• Tiukka aikataulu• jne


ABC Projektiluokittelun prosessi

Projektin sisällön tai prosessien ainutlaatuisuus ja monimutkaisuus

Aikataulu

Sidosryhmät

Ulkoiset tekijät ja muuttuva ympäristö

Projekin osallistujat

Budjetti

Projektin strateginen merkitys ja taloudelliset hyödyt

Projektianalyysi Luokittelu Projektinjohtamistason valinta

XXX

Lopetus

- Loppuraportti

X

XX

Toteutuksen ohjaus

- Lyhyt edistymisraportti

- Edistymisraportti

Suunnittelu

-ABC luokittelu

- Projektisuunnitelma, (päivitetty Projektikuvaus)

- Viestintäsuunnitelma

- Riskienhallintasuunnitelma

-Sidosryhmien hallintasuunnitelma

-Ohjaussuunnitelma ja ohjausryhmän ”check-list”

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Valmistelu

- Projektikuvaus

- ABC luokittelu

- Business Case

BA

XXXX

X

(X)

C

XXXX

XX

Projekti-

kuvaus

2) Projektipäällikön kompetenssi

3) PP:n projektiin käyttämä % työajasta

Jne.

1) Tarvittavat johtamistoimenpiteet


ABC Projektimallin™ osat

4

31

2

Salkunhallinnan malli ja ohjeetDokumenttipohjat

Projektinjohtamisenmalli ja ohjeetDokumenttipohjat

Ohjelmajohtamisenmalli ja ohjeetDokumenttipohjat

Resurssienhallinnanmalli ja ohjeet

Yhteinen terminologia


ABC Projektimallin käyttöönotto

Käynnistys

Projektimallin kehitys

Projektimallin jalkautus

Lisenssi sisältää ABC projektimallin koko dokumentaation (yksittäisen projektijohtaminen, Projektisalkun johtaminen, Projektiluokitus ja terminologia)

Aloituspalaveri ja kehitysryhmän orientaatiovalmennus

Kehitysprojektin aikana projektimalli sovitetaan asiakkaan projektiympäristöön

Toteutetaan joko Workshopien sarjana tai nk. sprinttinä

Projektimallin julkistaminen/lanseeraus Salkunhallinta- ja ohjausryhmien jäsenten, projektipäälliköiden ja

projektihenkilöstön koulutus projektitoimintaan Projektinjohtamisprosessin vienti käytäntöön


Kiitos!

Kysymyksiä?

kehitysprojektien, hankkeiden ja ohjelmien johtaminen projektimallin avulla

Government & Nonprofit