Nama Kelompok : BAJA (Barang & Jasa)Dibentuk : 1 Nopember 2016Judul GKM ke : IV ( Empat)Jumlah Pertemuan : 6 KaliProsentase kehadiran : 100%

Fasilitator : 1. Abdul Malik (0000043)

Ketua : Ikhsan (0000018)Sekretaris : Irma Novianti (0000170)Anggota : 1. Deny Kuntadi (0000021)

2. Eko Nuryoto (0000092)3. Satibi (0000102)4. Edi Kusnadi (0000117)

1

Services Procurement Group ( Leader )

Services Procurement Group( Senior Officer)

Services Procurement Group ( Officer )

Services Procurement Group( Junior Officer )

020

020

020

KEBERADAAN GKM DALAM STRUKTUR ORGANISASI DIVISI SERVICE PROCUREMENT

Visi :Menjadi Pemain Properti Nasional terkemuka

Misi :Menyediakan Properti Industri, Komersial, Hunian, dan Infrastrukturterkait yang memberikan solusi bagi Investor, dan pihak-pihak terkaitlainnya

Divisi Services ProcurementDivisi Services Procurement adalah divisi di bawah Direktorat SDM &Keuangan dengan program kerja antara lain melaksanakan prosespengadaan barang dan jasa sesuai dengan prosedur PT. KIEC

2

VISI DAN MISI PERUSAHAAN :

3

JADWAL & LANGKAH KEGIATANJULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOPEMBER

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 IDENTIFIKASI & PENENTUAN MASALAH

2 ANALISA PENYEBAB

3 ANALISA PENYEBAB DOMINAN

4MERENCANAKAN PERBAIKAN

5 PELAKSANAAN HASIL PERBAIKAN

6 EVALUASI HASIL PERBAIKAN

7 STANDAR HASIL

8 RENCANA BERIKUT

KETERANGAN : RENCANA REALISASI

JADWAL KEGIATAN :

Menyetujui, : Cilegon, Oktober 2016Dibuat oleh,

Abdul Malik IkhsanCT. manager Ketua

4

NO Keterangan

1.1 Dasar pembentukan GKM

1 GKM ini dilaksanakan agar proses pengadaan barang MPAT dan konsumable berjalan dengan baik, Cepat, Tepat dan Benar

2 GKM ini dibuat dalam rangka untuk Mempercepat Proses Pengadaan Barang, Filling Dokumen dan Laporan yang di inginkan

3 GKM ini diselenggarakan untuk Mendukung IKU Divisi Logistik PT.KIEC tahun 2016

1.2 Menentukan TemaPengembangan System Pengadaan Barang dan jasa agar pelaksanaannya lebih Cepat, Tepat dan Benar sesuai dengan Prosedur

Setiap pengadaan barang dan jasa harus berdasarkan permintaan pengadaan barang dan jasa oleh User kepada divisi logistik, berdasarkan hal tersebut User menghendaki agar Barang segera diterima

Untuk mengidentifikasi masalah pada Dinas Pengadaan Barang dilakukan dengan menganalisa pengadaan barang sesuai dengan Prosedur pengadaan barang & jasa sebagai berikut :

PLANLANGKAH 1: MENGIDENTIFIKASI MASALAH

NO PROSES PENGADAAN BARANG TARGET WAKTU1 Proses Lelang 40 Hari Kerja

2 Proses Pemilihan Langsung 18 Hari Kerja

3 Proses Penunjukan Langsung 10 Hari Kerja

4 Proses Pembelian Langsung 5 Hari Kerja

5

Tabel I : Data Jumlah Proses pengadaan dan prosentaseberdasarkan laporan Tahun 2015

NO PROSES PENGADAAN BARANG JUMLAHPENG. BRG

PRESENTASEKETERLAMBATAN

1 Proses Lelang 1 0.16 %2 Proses Pemilihan 1 0.16 %3 Proses Penunjukan 18 2.83 %4 Proses Pembelian Langsung 617 96.85%

Dari keempat proses pengadaan barang diatas proses yang paling tinggipengadaannya yaitu pada proses pembelian langsung .

Proses pembelian langsung yang terdiri dari 2 (dua) kategori permintaanyaitu :

1. MPAT (Memo Permintaan Aktiva Tetap)2. Konsumable & ATK

6

Tabel 2 : Pareto masalah proses pembelian langsung MPAT, Konsumable dan ATKPeriode Tahun 2015

Dari dua kategori barang tersebut diatas setelah dianalisa, kategori Barang Konsumableadalah Yang paling banyak pengadaannya .

Dibawah ini data kontrak pembelian (KP) pengadaan barang dengan Proses Pembelian Langsung Th. 2015

NO KATEGORI BARANG JUMLAH KP NILAI BARANG ( Rp)1 MPAT 29 133.871.000

2 KONSUMABLE & ATK 588 825.763.820TOTAL 4.700 959.634.820

96 100

020406080

100120

Konsumable & ATK MPAT

Prosentase

Kumulatif

No. Kategori Barang Jumlah KP Prosentase Kum %

1 Konsumable & ATK 588 KP 96 96

2 MPAT 29 KP 4 100

Total 617 KP 100

7

Tabel 3 : IDENTIFIKASI MASALAHDari beberapa masalah dalam proses pengadaan barang Pembelian Langsung diatas,Setelah di braindstorming masalah dalam pengadaan barang Proses Pembelian Langsung adalahsebagai berikut :

No.Masalah

RespondenTotal1 2 3 4 5 6

1 Barang indent 5 3 5 7 4 6 30

2 Proses perbandingan harga 4 2 3 5 3 7 24

3 Barang sudah tidak diproduksi 3 1 1 2 1 4 12

4 Barang Umum yang tersedia dipasaran 8 6 7 8 7 9 45

5 Perubahan Speck 1 1 4 3 6 5 20

6 Kekurangan Anggaran 2 4 5 6 5 1 23

0

10

20

30

40

50

1 2 3 4 5 6 7

Barang indent

Proses perbandingan harga

Barang sudah tidak diproduksi

Barang Umum yang tersedia dipasaran Perubahan Speck

Kekurangan Anggaran

8

Dengan adanya hasil survei Pengadaan Barang Umum yang tersedia dipasaran diatas, seharusnya lebih mudah dan cepat, maka “GKM BAJA” menentukan tema sbb. :

MELALUI SYTEM PROSES PENGADAAN BARANG SEMAKIN CEPAT, TEPAT DAN BENAR

Dalam rangka Inovasi System Pengadaan Barang maka GKM BAJA akan mencoba menjawabtantangan masalah diatas .

Tabel 4 : Langkah-langkah Proses Pengadaan Barang Pembelian Langsung

No Proses Pengadaan Barang Pembelian PIC

1 Form Permintaan Barang Konsumable SISLOG Kadiv User, Kadiv SDM & Umum

2 Form Permintaan Barang MPAT Kadiv User, Kadiv Akutansi dan Kasubdit Keuangan

3 Form Permintaan Pembelian / Purchase Requisition (PR) Kadis Pengadaan Barang dan Kadiv Lagistik

4 Surat Permintaan Penawaran Kadiv Logistik

5 Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran Kadis Pengadaan Barang dan Kadiv Logistik

6 Kontrak Pembelian (KP) Kadiv Logistik dan Vendor

9

Dalam permasalahan diatas setelah dikaji dan dianalisa Proses PengadaanPembelian Langsung perlu dipersingkat

Data Target Pengadaan Barang Pembelian Langsung Periode Tahun 2014 s/d 2016

NO.PERIODE

TARGET PEMBELIAN LANGSUNG

REALISASI

1 Tahun 2014 7 Hari 5 Hari

2 Tahun 2015 5 Hari 3 Hari

3 Tahun 2016 5 Hari 3 Hari

4 Tahun 2017 3 Hari

Dari Data Realisasi Pengadaan Barang Pembelian Langsung diatas, Targetnyaperlu disesuaikan untuk lebih cepat lagi

10

1.3. MENENTUKAN TARGET

Tabel 5 : Target Proses Pengadaan Barang Pembelian Langsung Tahun 2017 sebagai berikut :

No. Keterangan Jumlah Presentase

1 Target Pembelian Langsung sebelumnya 5 Hari 100 %

2 Target Pembelian Langsung tahun depan 3 Hari 60 %

JUDUL :MEMPERCEPAT PENGADAAN BARANG PROSES PEMBELIAN LANGSUNG

Menyetujui, : Cilegon, 28 Nopember 2016Dibuat oleh,

Abdul Malik IkhsanFasilitator Ketua

100%

60% Target Pembelian Langsung sebelumnya Target Pembelian Langsung tahun depan

11

PLANLANGKAH 2 : MENGANALISA AKAR PENYEBAB MASALAH

.1. DIAGRAM TULANG IKAN (FISHBONE)

Vendor kurang mentaati Aturan Serv. Proc.PT.KIEC

Petugas Vendor datang tidak sesuai Jadwal

Kontrol terhadap persediaan Barang tidak terencana

Tidak bisa melakukan pembelian secara tunai.

Sistem SISLOG Eror sehingga tidak bisa proses pengadaan barang

Komputer dan Printer sering bermasalah

Pengoperasian SISLOG sesuai dengan Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa belum optimal

User tidak mengecek ketersediaan Anggaran/ Anggaran Habis

Belum dibuat Aturan Otoritas Pengopersian SISLOG

METHODE FINANCIAL MAN EXTERNAL

Mengajukan usulan perbaikan agar bisa mengakses Anggaran

MAN INTERNAL

MACHINE

Wireless System Internet lambat bahkan tidak kuat loding

Mempercepat Pengadaan Barang Proses Pembelian Langsung

1

2

34

5

User belum memahami Permintaan melalui SISLOG

Analisa masalah dalam diagram fishbone adalah Sbb:

12

Dari diagram tulang ikan (fish Bone) di atas maka dapat disimpulkan bahwa yang menjadi akar masalah dalam mempercepat Pengadaan Barang Proses Pembelian Langsung adalah :

No. FAKTOR MASALAH PENYEBAB AKIBAT

1 MAN EXTERNAL

Vendormasih ada yangterlambat memasukanpenawaran dari jadwal yangsudah di tentukan.

Kurang keseriusan dalampengiriman penawaran.

Proses / ttd pengadaan / Kontrak Pembelian tertunda.

2 MAN INTERNAL

Tidak bisa melakukanpembelian secara tunai.

Cash On Hand belum masukdalam prosedur pengadaanbarang dan jasa.

Proses pembelian langsungterbatas.

3 FINANCIALUser tidak mengecekketersediaan Anggaran /Anggaran tidak cukup

Tidak ada akses untukmengetahui sisa Anggaranyang tersedia

Permintaan tidak bisa diproseslebih lanjut

4 METHODPengoperasian SISLOG sesuaiPermintaan Pengadaan Barangbelum Optimal

Tidak ada pengajuanperbaikan SISLOG sesuaidengan kebutuhan

Proses pengadaan terhambat.

5 MACHINE

Computer dan Printer seringeror dalam proses pembuatanKontrak Pembelian

Jaringan bermasalahsehingga Program tidakmuncul

Proses pengadaan terhambat.

13

PLANLANGKAH 3 : MENENTUKAN FAKTOR PENYEBAB DOMINAN

1. Uji Hipotesa Faktor Penyebab dalam mempercepat Pengadaan Barang Proses Pembelian Langsung

Tabel 7 : Uji Hipotesa

No. Akar Penyebab Uji Hipotesa

1

Vendor masih ada yang terlambatmemasukan penawaran sesuai jadwalyang di tentukan.

Pembelian langsung terhambat.

2Tidak bisa melakukan pembelianbarang secara tunai. Proses pembelian pembelian langsung terbatas.

3User tidak mengecek ketersediaanAnggaran / Anggaran tidak cukup

Permintaan Pengadaan Barang tidak bisa diproses lebihlanjut.

4

Pengoperasian SISLOG sesuai SISDURPengadaan Barang belum Optimal Proses pengadaan sering terhambat.

5

Computer dan Printer sering erordalam proses pembuatan Kontrak

Proses pengadaan terhambat.

14

PLANLANGKAH 4 : MEMBUAT RENCANA & MELAKSANAKAN PERBAIKAN

Tabel 8 : Rencana Perbaikan

NO. AKAR PENYEBAB WHY WHAT WHERE,WHEN, WHO HOW 1 Vendor masih ada

yang datangterlambatmemasukanpenawaran.

Vendor kurangkomitmen dalampengadaan barang

Mencari Vendor yangCooperatif.

Pada saat pengusulanrekanan.

Berdasarkanpengalaman danperformance yangbaik

2 Tidak bisamelakukanpembelian secaratunai.

Karena tidak ada CashOn Hand.

Proses PembelianLangsung trbatas.

Pada Saat menentukanPembelian Barang.

Koordinasi denganDivisi Keuangn untukdi adakan Cash OnHand.

3 User tidakmengecekketersediaanAnggaran /Anggaran tidakcukup

Tidak mengetahui syaratdan ketentuan dalammembuat permintaanbarang melalui SISLOG

Mengajukan otoritasuntuk mengetahuiAnggaran seijin bagianAccounting

Div.User, Serv. Procure.Accounting tentangketersediaan Anggaran

Membuat suratusulan pada Div. ITtentang otoritasAnggaran

4 PengoperasianSISLOG sesuaiSISDUR PengadaanBarang belumOptimal

Pengajuan perubahanpada Div . IT mengenaiSISLOG responnyalambat

Format laporan dankeakuratan hasil laporanmelalui SISLOG

Div. IT, Serv. Proc.danPT. KITEC saat dimintalaporan

Mengajukan Suratpermohonanlaporan baru sesuaiprosedur pengadaan

Setelah dianalisa masalah dalam diagram tulang ikan maka disimpulkan rencana perbaikan Sbb:

5 Computer dan Printer sering eror dalam proses pembuatan Kontrak Pembelian

Kapasitas jaringan tidak suport dengan jumlah pemakaian

Pelaksanaan pekerjaan / proses pembuatan Kontrak Pembelian terhambat

Div. Serv. Proc. Dan IT pada saat proses bekerja

Penambahan penguat signal pada Service Procurement

15

16

DOLANGKAH 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN

Tabel 9 : Pelaksanaan Perbaikan

SEBELUM SESUDAHPenilaian Performance Rekananminimal 6,67.

Penilaian Performance Rekanan minimal nilai 7,00 sehingga Rekanandapat menyerahkan penawaran tepatwaktu.

SEBELUM SESUDAHTidak bisa menbeli secara tunai karnatidak ada Cash On Hand.

Mengajukan surat permohonan Cash On Hand pada IT untukperubahan Prosedur.

SEBELUM SESUDAH

Membuat permintaan tidak mengecek Anggaran yang tersedia.

Membuat permintaan sudah bisa melihat sisa Anggaran yang tersedia

No AKAR PENYEBAB

1

2

3

Vendor masih adayang terlambatmemasukanpenawaran.

Tidak bisamelakukanpembelian barangsecara tunai.

User tidak mengecek ketersediaan Anggaran / Anggaran tidak cukup

TINDAKAN PERBAIKAN

7

SEBELUM SESUDAHLangkah-langkah proses pengadaan dan Formatlaporan belum sesuai dengan format dan langkahdalam prosedur PT.KIEC

Proses dan format laporan pengadaansudah sesuai dengan prosedur pengadaanbarang serta semua report akan disetingmelalui SISLOG

SEBELUM SESUDAHJaringan lemah dan sring tidak conecting sehinggamenjadi masalah dalam proses pembuatanKontrak Pembelian

Penambahan Boster penguat signal sehinggaproses pengadaan barang menjadi cepat tepatdan benar sesuai yang diharapkan

4

5

Pengoperasian SISLOG sesuai SISDUR Pengadaan Barang belum Optimal

Computer dan Printer sering eror dalam proses pembuatan Kontrak Pembelian

18

Tabel 10 : Perbandingan sebelum dan sesudah perbaikan

No. Sebelum Sesudah1 Vendor masih ada yang terlambat

memasukan penawaran.Vendor dapat menyerahkan penawaran sesuaiwaktu yang sudah di tentukan.

2 Tidak dapat melakukan pembelian barangsecara tunai.

Mengusulkan untuk mendapatkan dana Cash Onhand agar dapat melakukan pembelian barangsecara tunai.

3 User tidak bisa mengecek ketersediaanAnggaran / Anggaran tidak cukup.

Setiap pembuatan permintaan user sudah bisamengetahui sisa anggaran yang tersedia padasystem (SISLOG)

4 Pengoperasian SISLOG sesuai SISDURPengadaan Barang belum Optimal

Seluruh proses pengadaan barang sudah melaluiSISLOG, Inovasi dari system rekanan, penilaiansampai dengan pelaporan

5 Computer dan Printer sering eror dalamproses pembuatan Kontrak Pembelian

Proses pengadaan barang tidak ada kendala baikpembuatan kontrak sampai dengan filling dokument

19

LANGKAH 6 : MENELITI HASIL PERBAIKAN

Tabel 11 : Hasil Perbaikan

No Langkah Sebelum Sesudah1 Vendor masih ada yang

terlambat memasukanpenawaran.

Vendor datang terlambat dan tidak ada pemberitahuan terlebih dahulu.

Vendor sudah datang sebelum waktuyang ditetapkan

2 Tidak Bisa melakukanpembelian barang secaratunai

Cash On Hand belum masukdalam prosedur pengadaanbarang dan jasa.

Akan mengajukan perubahanprosedur tentang Cash On Hand.

3 User tidak mengecek ketersediaan Anggaran / Anggaran tidak cukup

User membuat permintaan barang tidak mengetahui sisa / ketersediaan Anggaran

User membuat permintaan pengadaan barang sudah mengetahui ketersediaan Anggaran

4 Pengoperasian SISLOG sesuai SISDUR Pengadaan Barang belum Optimal

Proses pembuatan (KP) mengalami banyak kendala baik System, format maupun reporting

Proses pembuatan (KP) sudah tidakada kendala dan sudah sesuaiprosedur pengadaan barang

5 Computer dan Printer sering eror dalam proses pembuatan Kontrak Pembelian

Banyak kendala dalam proses pembuatan (KP) baik program system maupun Jaringan

Proses pembuatan (KP) sudah tidakada kendala yang berarti

20

Tabel 12 : Flow Chart Perbaikan

Sebelum

Langkah langkah Proses Pembelian Langsung

Permintaan Barang KonsumbleSISLOG sudah ada otoritaspersediaan Anggaran

Permintaan Barang MPATsetelah disetjui oleh Div.Accounting , Kasubdit Keuangandan divalidasi oleh bagian DivisiServices Procurement

Pembuatan Permintaan pem-belian (PR) yang sudah adaotoritas persedian

Surat Permintaan PenawaranSISlog Klarifikasi dan Negosiasiby phone dan harganya dicoretserta diparaf Div./Dinas Pen-gadaan Barang

Sesudah•

Langkah langkah Proses Pembelian Langsung

Permintaan Barang SISLOG Yangbelum ada otoritas persediaanAnggaran

Permintaan Barang MPAT setelahdisetujui oleh DivisiAccounting, Kasubdit Keuangandan di Valisasi oleh BagianAnggaran

Pembuatan permintaan pem-belian(PR) yang belum ada otoritaspersedian Anggaran

Surat permintaan penawaranSISLOG Klarifikasi dan Nego-siasidiseertai Berita Acara

Kontrak Pembelian SISLOG (KP)

Kontrak Pembelian SISLOG (KP)

21

Tabel 13 : PQCDSMENO. ITEM SEBELUM SESUDAH

1 PRODUCTIVITY Format Permintaan Pengadaan SISLOG belum adapemberitahuan ketersediaan Anggaran

Format Permintaan Pengadaan SISLOG,sudah ada pemberitahuan ketersediaanAnggaran

2 QUALITY Kontrak Pembelian SISLOG format sesuaiprosedure pengadaan barang dan jasa

Kontrak Pembelian SISLOG format sesuaiprosedure pengadaan barang dan jasa hargaotomatis sesuai pengadaan terakhir

3 COST Proses pembuatan Kontrak pembelian SISLOG adasurat undangan dan BA klarifikasi negosiasi

Proses pembuatan Kontrak Pembelian SISLOGtidak ada surat undangan dan BA klarifikasinegosiasi tetapi harga dalam penawarandicoret dan diganti dengan hasil negosiasi bytelephone

4 DELIVERY Pengiriman Barang langsung pada user sehinggacontrol dar serv. Procurement tidak ada

Pengiriman barang melalui pengecekan serv.Proc. Kemudian diserahkan pada user

5 SAFEY Proses seleksi Rekanan masih manual dankelengkapan tagihan belum mempersyaratanNomer Seri Faktur Pajak dari Kantor Pajak

Proses seleksi Rekanan SISLOG sehingga dapatmendeteksi masa berlakunya TDP (blokir) dansudah melampirkan Nomer seri Faktur Pajakelectronic sehingga aman dari penipuan Pajak

6 MORAL Kontrak Pembelian (KP) nilai diatas Seratus Jutabelum mencantumkan Pakta Integritas sehinggasecara moral masih meragukan

Kontrak Pembelian (KP) nilai diatas Seratusjuta sudah mencantumkan Pakta Integritassehingga secara moral sudah bisadipertanggung jawabkan

7 ENVIRONMENT Permintaan Pengadaan Barang belum ada otoritasketersediaan Anggaran

Permintaan Pengadaan Barang sudah adaotoritas ketersediaan Anggaran

22

ACTIONLANGKAH 7 : STANDARISASI

Tabel 14.1. STANDAR PROSEDUR

NO. STANDARISASI PIC1 Permintaan Barang Konsumable SISLOG yang ditanda

tangani oleh Pemohon dan disetujui oleh Kadiv User, untukdisetujui divisi Human Capital Umum kemudian diserahkanpada Divisi Serv. Proc. Pengadaan Barang untuk diprosessesuai Prosedure Pengadaan Barang dan jasa

Divisi User, Divisi SDM & Umum dan Servive Procurement Dinas pengadaan barang

2 Permintaan Barang MPAT SISLOG yang telah disetujui OlehKadiv User, Kadiv Akutansi, Kasubdit Keuangan dan telahdivalidasi oleh bagian anggaran serta dilampirkan realisasiPengajuan anggaran , gambar, brosur atau lembarspesifikasi, diserahkan pada Divisi Serv. Procurementuntuk diproses pengadaanya sesuai Prosedure PengadaanBarang dan Jasa

Divisi User, Divisi Akutansi, Subdit Keuangan dan Divisi

Serv. Procurement Dinas pengadaan barang

23

14.2. STANDAR HASIL

HASIL VERIFIKASI LANGKAH-LANGKAH PROSES PEMBELIAN LANGSUNG, BAIK PENGADAAN BARANG MPAT MAUPUN KONSUMABLE

DAPAT MENEKAN WAKTU PROSES PENGADAAN BARANG SESUAI PROSEDURE PT. KIEC YANG BERLAKU

Menyetujui, : Cilegon, Desember 2014Dibuat oleh,

Abdul Malik IkhsanCT. Manager Ketua

24

LANGKAH 8 RENCANA BERIKUT

PROSES PENGADAAN BARANG & JASA MENGGUNAKAN E-PROCUREMENT

DAFTAR ISINO. DAFTAR ISI HALAMAN

1 Profile GKM dan Struktor Organisasi Divisi Logistik 1

2 Visi dan Misi Perusahaan 2

3 Jadwal Kegiatan 3

4 Mengidentifikasi Masalah 4 - 6

5 Identifikasi Masalah 7

6 Menentukan Tema 8 - 9

7 Menentukan Target 10

8 Menganalisa Akar Penyebab Masalah 11 - 12

9 Menentukan Faktor Penyebab Dominan 13

10 Membuat Rencana & Melaksanakan Perbaikan 14 - 15

11 Melaksanakan Perbaikan 16 - 18

12 Meneliti Hasil Perbaikan 19 - 21

13 Standarisasi 22 - 23

14 Rencana Berikut 24