kawalan dokumen dalaman dan luaran
TRANSCRIPT
Muka 1/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
1. OBJEKTIF
Disediakan untuk menjelaskan panduan bagi mengawal pewujudan, pengedaran, pindaan, penyimpanan dan pelupusan dokumen kualiti bagi memastikan pelaksanaan mematuhi keperluan Klausa 4.2.3 Manual Kualiti MS ISO 9001:2008.
2. SKOP
Digunapakai:
a. Oleh Wakil Pengurusan dan Pengawal Dokumen;
b. Bagi menguruskan pengawalan ke atas pewujudan, pengedaran, pindaan, penyimpanan dan pelupusan dokumen kualiti; dan
c. Bermula dari mengenalpasti dokumen kualiti yang perlu disediakan sehingga dokumen dilupuskan.
3. RUJUKAN
3.1 MK.JUPEM - Manual Kualiti JUPEM 4. DEFINISI
4.1 Pengawal Dokumen Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan untuk bertanggungjawab dalam urusan dokumentasi MS ISO 9001:2008 JUPEM.
4.2 Dokumen kualiti Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, dokumen sokongan dan rekod kualiti:
Dokumen Dalaman
Dokumen yang diwujudkan bagi tujuan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti JUPEM. Contoh dokumen ialah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Borang dan Rekod.
Dokumen Luaran
Dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh agensi kerajaan yang digunapakai sebagai rujukan atau panduan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti JUPEM. Contoh
Muka 2/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
dokumen ialah Akta, Ordinan atau Pekeliling-Pekeliling.
4.3 Wakil Pengurusan Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan I dan Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan II.
4.4 Ketua Bahagian Pengarah Ukur Bahagian.
4.5 Urus Setia Urus Setia pelaksanaan MS ISO 9001:2008 JUPEM di Bahagian Perancangan dan Korporat, Ibu Pejabat JUPEM.
5. SINGKATAN
5.1 WP Wakil Pengurusan
5.2 KPUP Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan, Malaysia
5.3 TKPUP Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan
5.4 PUB Pengarah Ukur Bahagian (Dasar dan Penyelarasan Pemetaan);
Pengarah Ukur Bahagian (Kadaster);
Pengarah Ukur Bahagian (Pemetaan Topografi);
Pengarah Ukur Bahagian (Kartografi dan GIS); dan
Pengarah Ukur Bahagian (Perancangan dan Korporat)
5.5 PUPN Pengarah Ukur dan Pemetaan Negeri
5.6 PD Pengawal Dokumen
Muka 3/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan
6.1 Pewujudan Dokumen Baru
WP a. Kenalpasti dokumen kualiti yang perlu disediakan.
b. Kenalpasti PUB/PUPN yang bertanggungjawab menyediakan dokumen kualiti tersebut.
PUB/PUPN c. Sediakan dokumen yang diperlukan.
TKPUP II d. Semak dokumen kualiti yang telah disediakan dan buat pindaan sewajarnya dan kemukakan kepada PD untuk penyelarasan dan kelulusan pihak pengurusan.
PD e. Seragamkan format dan juga pengenalan dokumen seperti berikut:
i. Manual Kualiti:
MK.JUPEM
ii. Prosedur Kualiti Teras:
PK, No. Urutan PK, dan Singkatan Negeri/Seksyen
Contoh : PK.01.NEG
PK.01.DPP
iii. Prosedur Kualiti Pengurusan:
PK.JUPEM, dan No. Urutan PK
Contoh: PK.JUPEM.01
iv. Arahan Kerja:
AK.PK., No. Urutan, Singkatan Negeri / Seksyen, dan No. Siri AK
Contoh: AK.PK.01.NEG.01
AK.PK.01.DPP.01
Muka 4/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
Tanggungjawab Tindakan
PD f. Dapatkan kelulusan dari pihak pengurusan seperti berikut:
i. Manual Kualiti oleh KPUP
ii. Prosedur Kualiti
Pengurusan oleh TKPUP I
Bahagian Dasar dan Penyelarasan Pemetaan oleh TKPUP I
Bahagian Kadaster oleh TKPUP II
iii. Arahan Kerja
Bahagian Pemetaan oleh TKPUP I
Bahagian Kadaster oleh TKPUP II
g. Sediakan Senarai Induk Dokumen seperti berikut:
i. Senarai Induk Dokumen Dalaman (Lampiran A1).
ii. Senarai Induk Dokumen Luaran (Lampiran A2).
PD
6.2 Pengedaran Dokumen Kualiti
a. Kenalpasti penerima dokumen dan sediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti (Lampiran B).
b. Tandakan Nombor Edaran dan cop ‘SALINAN TERKAWAL’ di atas setiap dokumen kualiti.
c. Edarkan dokumen kepada pegawai yang disenaraikan dalam Senarai Edaran dan dapatkan tandatangan penerimaan pegawai berkenaan.
6.3 Pindaan kepada dokumen
PUPN/PUB a. Terima cadangan bagi meminda dokumen melalui Borang Cadangan Pindaan (Lampiran C), beri ulasan dan kemukakan kepada PD untuk pertimbangan WP.
PD b. Terima Borang Cadangan Pindaan untuk diselaraskan dan dikemukakan kepada WP untuk pertimbangan.
WP c. Teliti cadangan dan beri ulasan sama ada cadangan boleh dipertimbangkan.
Muka 5/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
Tanggungjawab Tindakan
PD d. Jika cadangan diterima, buat pindaan dan kemaskini status dokumen serta dapatkan kelulusan.
e. Kemaskini status dokumen pindaan berdasarkan kepada pindaan berikut dan kemaskini Rekod Pindaan (Lampiran D).
PD i. Sekiranya pindaan ke atas dokumen melibatkan lebih dari 50% dari keseluruhan dokumen asal, pastikan nombor keluaran ditambah (keluaran 01 dipinda kepada keluaran 02) dan nombor pindaan dimulakan semula dengan 0 bagi keluaran terkini.
ii. Sekiranya pindaan tidak melibatkan lebih dari 50% dari keseluruhan dokumen asal, hanya nombor pindaan hendaklah ditambah (contoh : pindaan 02 kepada 03) dan kekalkan nombor keluaran.
(Pembetulan ke atas ejaan tidak dianggap sebagai pindaan)
f. Edarkan dokumen yang telah dipinda kepada pegawai seperti di Senarai Edaran dan minta digantikan dengan yang baru dan melupuskan dokumen yang tidak digunakan lagi.
g. Cop BATAL di satu salinan lama. Simpan satu salinan dan dan pastikan salinan lain dilupuskan.
Pemegang dokumen
h. Terima salinan pindaan dokumen terkini dari PD untuk penggantian di dokumen asal. Lupuskan dokumen lama.
Pemegang dokumen
6.4 Pengendalian Dokumen Luaran
a. Kenalpasti dan senaraikan dokumen kualiti luaran.
b. Kemaskini status dokumen luaran. Pastikan sebarang pindaan ke atas dokumen luaran hendaklah dimaklumkan kepada Pegawai yang berkaitan.
Pemegang dokumen
6.5 Pelupusan dan Pembatalan Dokumen Luaran
a. Kenalpasti dokumen yang perlu dibatalkan dan dilupuskan.
b. Jika dokumen berkenaan perlu disimpan untuk tujuan rujukan semula, tandakan BATAL didokumen tersebut.
c. Jika sahih dokumen berkenaan tidak diperlukan lagi, lupuskan dokumen.
Muka 6/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
7. REKOD
Jenis rekod Tempoh penyimpanan
Tempat simpanan
7.1 Senarai Induk Dokumen Dalaman 5 tahun Urus Setia
7.2 Senarai Induk Dokumen Luaran 5 tahun Urus Setia
7.3 Senarai Edaran Dokumen Kualiti 5 tahun Urus Setia
7.4 Borang Cadangan Pindaan 5 tahun Urus Setia
7.5 Rekod Pindaan 5 tahun Urus Setia
8. LAMPIRAN
8.1 Senarai Induk Dokumen Dalaman Lampiran A1.
8.2 Senarai Induk Dokumen Luaran Lampiran A2.
8.3 Senarai Edaran Dokumen Kualiti Lampiran B.
8.4 Borang Cadangan Pindaan Lampiran C.
8.5 Rekod Pindaan Lampiran D.
Muka 7/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
Lampiran A1
SENARAI INDUK DOKUMEN DALAMAN MS ISO 9001:2008
MANUAL KUALITI
Bil. Nama Dokumen Nombor
Dokumen Keluaran
Status Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
1. Manual Kualiti MK.JUPEM 05 00
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
Bil. Nama Dokumen Nombor
Dokumen Keluaran
Status Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
1. Kawalan Dokumen Dalaman dan Luaran
PK.JUPEM.01 05 00
2. Kawalan Rekod PK.JUPEM.02 05 00
3. Pengurusan Back-up Data Berdigit PK.JUPEM.03 05 00
4. Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Yang Diswastakan
PK.JUPEM.04 05 00
5. Penyenggaraan dan Tentukuran Peralatan
PK.JUPEM.05 05 00
6. Tindakan Pembetulan PK.JUPEM.06 05 00
7. Tindakan Pencegahan PK.JUPEM.07 05 00
8. Aduan Pelanggan PK.JUPEM.08 05 00
9. Penyelenggaraan Peralatan dan Perisian Komputer
PK.JUPEM.09 05 00
10. Audit Dalam PK.JUPEM.10 05 00
11. Pengurusan Latihan Anggota PK.JUPEM.11 05 00
12. Kawalan Ketidakpatuhan Produk PK.JUPEM.12 05 00
13 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
PK.JUPEM.13 05 00
Muka 8/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA PROSES PEMETAAN
Bil. Nama Dokumen Nombor Dokumen Keluaran Status
Pindaan Tarikh
Kuatkuasa
1. Perancangan Pemetaan PK.01.DPP 05 00
2. Perolehan Data Bawaan Udara PK.02.TOPO 05 00
2.1 Perancangan Penerbangan dan Misi Fotografi Udara (Sabah)
AK.PK.02.TOPO.01 05 00
2.2 Perancangan Penerbangan dan Misi Fotografi Udara (Semenanjung dan Sarawak)
AK.PK.02.TOPO.02 05 00
2.3 Pemprosesan Data GNSS (Sabah)
AK.PK.02.TOPO.03 05 00
2.4 Pemprosesan Data GNSS (Semenanjung dan Sarawak)
AK.PK.02.TOPO.04 05 00
2.5 Pemprosesan Imej Fotografi Udara Digital (Sabah)
AK.PK.02.TOPO.05 05 00
2.6 Pemprosesan Imej Fotografi Udara Digital (Semenanjung dan Sarawak)
AK.PK.02.TOPO.06 05 00
2.7 Penyediaan Rajah Indeks Penerbangan
AK.PK.02.TOPO.07 05 00
2.8 Kalibrasi Boresight AK.PK.02.TOPO.08 05 00
3. Penyegitigaan Udara dan Ortorektifikasi
PK.03.TOPO 05 00
3.1 Penyegitigaan Udara AK.PK.03.TOPO.01 05 00
3.2 Ortorektifikasi AK.PK.03.TOPO.02 05 00
3.3 Penyediaan DTM AK.PK.03.TOPO.03 05 00
3.4 Penyediaan Ortofoto AK.PK.03.TOPO.04 05 00
4. Pendigitan PK.04.TOPO 05 00
4.1 Pendigitan Stereo AK.PK.04.TOPO.01 05 00
4.2 Pendigitan Mono AK.PK.04.TOPO.02 05 00
4.3 Suntingan Fotogramteri AK.PK.04.TOPO.03 05 00
Muka 9/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
Bil. Nama Dokumen Nombor Dokumen Keluaran Status
Pindaan Tarikh
Kuatkuasa
5. Penyediaan dan Pengemaskinian Dataset
PK.05.TOPO 05 00
5.1 Penyediaan Dataset Kompilasi untuk Kerjaluar
AK.PK.05.TOPO.01 05 00
5.2 Pengemaskinian Dataset di Lapangan
AK.PK.05.TOPO.02 05 00
5.3 Suntingan Dataset dan Penyediaan Pangkalan Data Topografi Seamless
AK.PK.05.TOPO.03 05 00
6. Generalisasi PK.06.TOPO 05 00
6.1 Proses Generalisasi AK.PK.06.TOPO.01 05 00
7. Penerbitan Peta PK.07.TOPO 05 00
8. Pencetakan PK.08.BKGIS 05 00
9. Penyimpanan dan Pengendalian Peta
PK.09.BKP 05 00
PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA PROSES UKUR KADASTER
Bil. Nama Dokumen Nombor Dokumen Keluaran Status
Pindaan Tarikh
Kuatkuasa
1. Proses Permohonan Ukur PK.01.NEG 05 00
2. Menjalankan Ukuran Kerjaluar dan Validasi
PK.02.NEG 05 00
3. Semakan Kualiti Data Ukuran Kerja Luar
PK.03.NEG 05 00
4. Prosesan Pelan Berdigit PK.04.NEG 05 00
5. Proses Pengesahan Produk PK.05.NEG 05 00
Muka 10/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
Lampiran A2
SENARAI INDUK DOKUMEN LUARAN MS ISO 9001:2008
BIL. DOKUMEN LOKASI TARIKH
KUATKUASA VERSI
1 Pekeliling Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan
Semua Bahagian/ JUPEM Negeri
5.11.1998
2 Pekeliling Perkhidmatan “ 5.11.1998
3 Pekeliling Perbendaharaan “ 5.11.1998
4 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam “ 5.11.1998
5 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan
“ 5.11.1998
6 Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan “ 5.11.1998
7 Kontrak-kontrak Penyenggaraan “ 5.11.1998
8 Kanun Tanah Negara JUPEM Negeri 5.11.1998
9 Perintah Kanun Tanah Negara (Bayaran Ukur) 1965
“ 5.11.1998 1965
10 Akta Pengambilan Tanah 1960 “ 5.11.1998
11 Kertas Kelulusan Jemaah Menteri mengenai Jawatankuasa Pemetaan dan Data Spatial Negara No.243/385/65 bertarikh 31 Mac 1965 dan Pindaan No.55/2057/97 bertarikh 22 Januari 1997.
Bahagian Dasar dan Penyelarasan
Pemetaan
5.11.1998
12 Manual Operasi Peralatan Kerjaluar JUPEM Negeri/ Bahagian Pemetaan
Topografi
5.11.1998
13 Manual Mesin Pengira Peta Bahagian Perancangan dan
Korporat
5.11.1998
14 Spesifikasi Pangkalan Data Topografi Kebangsaan
Bahagian Dasar dan Penyelarasan
Pemetaan/Bahagian Kartografi dan GIS
6.10.2000
15 Buku Perancangan Latihan JUPEM Semua Bahagian/ JUPEM Negeri
6.10.2000
16 Manual Perisian BARCO Bahagian Pemetaan Topografi
15.10.2001
17 Microstation User Manual “ 16.10.2001
Muka 11/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
BIL. DOKUMEN LOKASI TARIKH
KUATKUASA VERSI
18 Soset Set User Manual Bahagian Pemetaan Topografi
16.10.2001
19 Pelan Strategik JUPEM (2010-2020) Semua Bahagian/ JUPEM Negeri
7.9.2010
20 Spesifikasi Peta Topografi Bercetak (Skala 1:50,000) Bagi Versi Terhad Siri MY501T dan MY511T serta Versi Tidak Terhad Siri MY501A dan MY511A.
Bahagian Pemetaan Topografi/ Bahagian Kartografi dan GIS
7.9.2010
21 Peraturan Ukur Kadaster 2009 JUPEM Negeri 7.9.2010
22 Perintah Fi dan Bayaran (Perkhidmatan, Data Ukur dan Pemetaan Serta Reproduksi) 2010
” 7.9.2010
23 Manual-Manual Pemplot :-
HP Design Jet4500MFP
HP Design JetT1700
HP Design JetZ6100
HP Design Jet800
HP Design Jet4500ps
HP Design Jet5500ps
HP Design T1300
EPSON Stylus Pro 10600
Bahagian Pemetaan Topografi
7.9.2010
24 Buku Manual Penomboran Filem
JM Metals, FT6000 Titler
Bahagian Pemetaan Topografi
7.9.2010
25 User Guide Filem Processing & Printing
COLEX RTK & RTF
“ 7.9.2010
26 User Guide Z/I Image Station “ 7.9.2010
27 User Guide :-
- Geothic LAMPS
- Radius Mobile
- Radius Vision
- GTM (Geothic Translation Manager)
“ 7.9.2010
Muka 12/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
BIL. DOKUMEN LOKASI TARIKH
KUATKUASA VERSI
28 User Guide :-
- Geomedia
- OCAD (data processing)
“ 7.9.2010
29 Manual Operasi Mesin Cetak :-
- Litosetter 5
- R904 (4 color)
- RVL I & II (2 color)
- RZF (2 color)
Bahagian Kartografi dan GIS
7.9.2010
30 Manual Operasi – ‘Automated Plate Processor – Litostar LP150
“ 7.9.2010
31 Users Guide ERDAS LPS Bahagian Pemetaan Topografi
10.10.2011
32 User Guide Scanner Leica DWS700 “ 10.10.2011
33 User Guide Scanner CONTEX PUMA G600iTET
“ 10.10.2011
34 User Guide Z/I Photoscan “ 10.10.2011
35 Manual Kamera Udara :-
- Microsoft Ultracam Eagle
- DMC
- DMC II
“ 28.06.2012
Nota: Dokumen-dokumen luaran (Dokumen Rujukan) di atas, digunapakai sebelum pelaksanaan MS ISO 9002 di Jabatan.
Tarikh kuatkuasa pada 5.11.98 adalah tarikh kelulusan dokumen kualiti pertama oleh pihak
Pengurusan Tertinggi Jabatan.
Muka 13/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
SENARAI EDARAN DOKUMEN KUALITI
Bil Nama dokumen Pegawai penerima No. Kawalan Tarikh edaran
1 2 3 4
Lampiran B
Muka 14/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
BORANG CADANGAN PINDAAN
ARAHAN MENGISI BORANG KEPADA PENCADANG
1. Sila isikan bahaigian A, B, C dan D sahaja.
2. Tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan.
3. Boleh menggunakan helaian lampiran jika ruangan tidak mencukupi.
4. Hantarkan borang yang telah di isi kepada Pengawal Dokumen ( URUSETIA MS ISO 9001:2008 JUPEM ).
A MAKLUMAT PENCADANG
1. Nama :
2. Jawatan:
3. Tempat Bertugas:
B BAHAGIAN ASAL YANG PERLU DIPINDA
1. Manual Kualiti Prosedur Kualiti Arahan Kerja Borang Kualiti
2. Nyatakan para yang dicadang dipinda:
3. Salinkan bahagian yang dicadangkan untuk dipinda di ruangan ini ATAU kembarkan salinan bahagian yang dicadangkan dipinda bersama-sama dengan borang ini.
C CADANGAN PINDAAN
Nyatakan cadangan pindaan di ruangan ini ATAU kembarkan salinan bahagian Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja atau Borang Kualiti yang mempunyai pindaan tersebut bersama-sama dengan borang ini:
D RASIONAL CADANGAN PINDAAN
Nyatakan alasan-alasan mengapa cadangan pindaan diperlukan :
Tandatangan Pencadang: Tarikh:
UNTUK KEGUNAAN URUSETIA MS ISO 9001:2008 JUPEM
E ULASAN PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB MENYEDIA DOKUMEN
Ulasan samada cadangan boleh diterima atau tidak:
Tandatangan: Tarikh:
F ULASAN WAKIL PENGURUSAN
Ulasan :
Tandatangan: Tarikh:
Lampiran C
Muka 15/15
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran
REKOD PINDAAN
Keluaran / Pindaan
Para Tarikh Pindaan Huraian
Lampiran D