KasvukipujaKasvavan yrityksen teknologian kolme välttämättömyyttä

’13

’14

’15

’13

’14

’15

Ulkopuolisesta kasvu vaikuttaa upealta. Se on jännittävä matka kohti uusia saavutuksia,asiakkaita ja kollegoja.

Entä sisäpuolelta? Kasvu on vaikeampaa kuin miltä se näyttää. Se on siirtymä yrityksesivanhoista tavoista uusiin tarpeellisiin tapoihin.

Jos sinä olet IT-toimintojen johdossa, olet tärkein henkilö tässä jännittävässä, myrskyisässä ja riskialttiissa muutoksessa.

Sillä ilman oikeanlaista IT:tä yrityksesi ei pysty mukautumaan. Prosessit eivät toimi.Työntekijät turhautuvat.Asiakkaat kaikkoavat.

Oikeanlaisella IT:llä yrityksesi voi lähteä lentoon. Joustavilla ja notkeilla prosesseilla. Sekä ihmisillä, joille annetaan mahdollisuuksia rajoitusten sijaan. Ja asiakkailla, jotka eivät koskaan näe hallitsemiasi monimutkaisia prosesseja. Se on jännittävää aikaa.

Mutta kasvavien yritysten IT-tiimit eksyvät polultaan liian usein kolmesta yksinkertaisesta – mutta erittäin tärkeästä – syystä. Tämä tarkoittaa, että IT-johtajienon etsittävä tapoja:

synkronoida prosessitsynkronoida budjetitsynkronoida strategiat

Synkronoi prosessit Kun yritykset kasvavat, niiden tehottomuudet eivät katoa itsestään. Tehottomuudet vain muuntuvat isommiksi ongelmiksi, jotka sotkevat IT-toimintoja.

Pienen yrityksen pikku kipuilulta tuntuneet prosessit muuttuvat isommassa mittakaavassa tuntuviksi säryiksi.

1

Esimerkki Yrityksesi palkkaa lisää etätyötä tekeviä myyjiä.

Heidän on reissattava pitkin maata etsimässä uusia asiakkaita.

Heidän pitää siis käyttää tiedostoja, tehdä esityksiä ja päivittää sisäistä tietokantaanne.

Mutta jos kaikki nämä prosessit on luotu toimistolla työskenteleviä ajatellen, niistä suoriutuminen ei ole helppoa.

Homma karkaa hallinnasta... Miten he pääsevät turvallisesti verkkoonne? Miten he tulostavat tarjouksensa tien päällä ollessaan?

Mihin he lähettävät allekirjoitetut uudet sopimukset?

Ja ennen kuin huomaatkaan, turhautuminen alkaa häiritä myyntiä.

Opetus Ilman prosesseja ei voi muuntautua. Mutta ad hoc -prosessit menevät väistämättä pieleen, kun yritys kasvaa nopeasti. Vaikutukset näkyvät yleensä IT-toiminnoissa.

Joten ennen kuin prosessisi törmäävät tehottomuuden ja sekasorron seinään, muuta niitä, määrittele ne ja optimoi ne.

Kannattaa muistaa, mistä ihanteellisessa prosessissa on kyse ” Prosessin tarkoitus on viestintä. Jos yrityksessäsi on viisi henkilöä, et tarvitse prosesseja, koska voitte yksinkertaisesti puhua toisillenne. 4 000 ihmisen kanssa viestintä on vaikeampaa. Tarvitset jotain kättä pidempää – viestintäjärjestelyn – eli ihmisten välisen viestinnän prosessin.” Ben Horowitz, Entinen toimitusjohtaja, Opsware

Mitä asialle pitää tehdä Jos prosessin tarkoituksena on viestintä, on tärkeää, että huolehdit kaikkien asiakirjojen ja viestinnän sisällyttämisestä strategiseen suunnitelmaan.

Koska asiakirjojen hallinta liittyy kymmeniin tärkeisiin prosesseihin, tehottoman hallinnan kustannukset kasaantuvat: yritykset käyttävät siihen jopa kymmenen prosenttia tuloksestaan.1

10 % tuloksesta

1 ‘I know what you’re thinking’, Angele Boyd, analyytikko IDC, kesäkuu 2015

Toimenpiteet: Arvioi nykyinen asiakirjahallintasi ja etsi tapoja saada tärkeät asiakirjat (digitaaliset ja paperiset) helposti löydettäviksi, tallennettaviksi, hallinnoitaviksi ja lähetettäviksi sekä organisaation sisällä että sen ulkopuolella.

Olemme auttaneet satoja kasvuyrityksiä asiakirjahallintansa arvioinnissa ja optimoinnissa, joten jos tarvitset apua, autamme mielellämme.

Synkronoi budjetit Useimmissa tapauksissa kasvavien yritysten IT-menot itse asiassa pienenevät suhteessa yrityksen kasvuun.1 Syynä on se, että kasvuyritykset kasvattavat yleensä ensin markkinointi-, myynti- sekätuote- tai palvelutiimejään.

1 ‘I know what you’re thinking’, Angele Boyd, analyytikko IDC, kesäkuu 2015

2

Tämähän sopii kaikille muille paitsi IT-henkilöstölle, jolle se on valtava haaste.

Se tarkoittaa, että hallitsemasi kokonaisuuden monimutkaisuus kasvaa resurssejasi nopeammin.

” Liiketoiminnan vaatimukset kasvoivat säälimättömäksi virraksi. IT-osastomme oli todella pahasti ylikuormittunut. Meidän oletettiin tuottavan uusia sovelluksia ja toiminnallisuuksia kolmen viikon välein.” Tanni Graichen Integrated Card Businessin entinen varatoimitusjohtaja ja Providianin tietohallintojohtaja

Opetus Hallitset enemmän pienemmillä resursseilla, kun priorisoit. IT-tiimin on työskenneltävä linjassa liiketoiminnan kanssa ja priorisoitava, minkä projektien parissa kulloinkin työskentelet.

Määrittele selkeästi, mitä tiimisi voi hallita talon sisällä ja mitä voidaan ulkoistaa tai automatisoida.

Ulkoistaminen voi olla monen kasvuyrityksen IT-tiimin pelastusrengas. Etsi prosesseja, jotka voidaan erottaa ja ulkoistaa.

Jos ei tähtää IT-toimintojen optimoinnissa sujuvuuteen ja joustavuuteen,päätyy tehottomuuteen.

202020192018201720162015

” Joustavuutta parantavien IT-investointien välttäminen ei ole kulujen karsimista vaan tehottomuuden ruokkimista.” Robin Johnson Entinen tietohallintojohtaja, Dell

Mitä pitää tehdä Listaa tärkeimmät IT-toiminnot ja velvollisuudet, jotka sinun ja tiimisi on hoidettava. Valitse ne seuraavin perustein:

– Niiden tärkeys liiketoiminnalle– Tiimin kyky tuottaa nämä palvelut

tehokkaasti

Kun olet tehnyt sen, analysoi liiketoiminnan tarpeistasyntyvät pyynnöt ja määritä:

– Mitkä kauan käytössä olleet omat laitteet ja ohjelmistot aiheuttavat eniten ongelmia

– Mitkä IT-toiminnot vievät eniten tiimisi aikaa.

Kun vertaat kahta laatimaasi luetteloa, sinun on huomattavasti helpompi tunnistaa tiimillesi priorisoitavat päätehtävät sekä ulkoistamalla korjattavissa olevat ongelmalliset toiminnot.

Synkronoi strategiatKun työskentelet pienyrityksessä, viestintä on helppoa. Ihmiset ovat tilanteiden tasalla ilman suuria ponnisteluja.

Mutta kun yritykset kasvavat, kasvavat myös niiden osastojen väliset kuilut. Jos et pidä varaasi, osastot muuttuvat umpioiksi ja kuilut rotkoiksi.

3

EsimerkkiTalousosaston kollegat pyytävät uutta sovellusta, jotta he pystyisivät seuraamaan rahavirtoja ajantasaisemmin.

Teepä laskelmat: eri vaihtoehtojen analysointi, sopivan toimittajan valinta, uuden ratkaisun käyttöönotto ja arkojen taloustietojen siirto. Projekti kestäisi kuukausia.

He ovat pettyneitä. Yritit vain olla realisti. Mutta teillä molemmillaon paineita saavuttaa omat tavoitteenne.

Mikä meni pieleen?

Te yksinkertaisesti yrititte ratkaista eri ongelmia. He yrittivät ratkaista rahavirtojen seurattavuusongelmaa. Ja sinä yritit ratkaista puuttuvaan ohjelmistoon liittyvää ongelmaa.

IT voi vähitellen ajautua erilleen kasvuyrityksen tarpeista kymmenillä eri tavoilla. Usein on paljon tehokkaampaasiirtää huomio prosessiin kuin keskittyä pelkästään teknologiaan.

Opetus Jokaisen pyynnön takana on työtapaongelma. Sen sijaan, että vastaanottaisit pyynnöt sellaisenaan, ota selvää pyynnön taustalla olevista työtavoista. Esimerkkitapauksessamme lähempi tarkastelu olisi paljastanut, että todellisena ongelmana olivat monet manuaaliset vaiheet laskujen siirtymisessä reskontraan. Vielä tärkeämpää on se, että työtapoja tarkastelemalla olisit huomannut, että monet vaiheista voisi automatisoida.

Mitä pitää tehdä Jos liiketoimintojen ja tiimisi välillä ei ole yhteistyö- ja yhteensovitusprosessia, luo sellainen. Annamme pari vinkkiä, joiden avulla voit aloittaa heti.

Vietä enemmän aikaa liiketoiminnan sidoshenkilöiden kanssa – keskustele heidän kanssaan heidän prioriteeteistaanja kasvuodotuksistaan. Saatat yllättyä siitä, kuinka paljon tämä yksinkertainen vaihe voi muuttaa koko strategiaasi.

Analysoi pyyntöjä ”viisi kertaa miksi” -tekniikalla, joka kehitettiin Toyotan tuotantojärjestelmässä. Se on osuva lähestymistapa työtapojen analyysiin, jonka avulla voit määritellä pyyntöjen takana piileviä ongelmia.

Tarkkaile ennusteita: keskustele ennuste- ja suunnittelutiimien kanssa. Hanki yleiskuva tulevasta.

” Kaikilla kasvuyrityksillä on melko varmasti hyvä markkinointitiimi, ja he ovat yleensä niitä ihmisiä, jotka laativat ennusteita.” Tanni Graichen Integrated Card Businessin entinen varatoimitusjohtaja ja Providianin tietohallintojohtaja

Mitä olemme oppineet.

Kasvu tuo eteen merkittäviä haasteita, jotka laittavat yrityksen koetukselle monella tapaa. Jotta moderni yritys voi muuntua, IT:n on oltava samassa linjassa liiketoimintojen kanssa.

Hyvät uutiset Kun pyörität kasvuyrityksen IT-tiimiä ja teet päätöksiä, niillä on laajempia vaikutuksia koko yritykseen.

Laadi skaalattavia prosesseja, priorisoi ja automatisoi hyödyntääksesi budjetin parhaiten, ja pysyttele linjassa liiketoimintapuolen kanssa – näin kasvukipujen taltuttaminen on huomattavasti helpompaa.

(Olemme varmoja, että asiakirjahallinnan rooli voi olla merkittävä kaikissa näissä kolmessa toiminnossa, mutta puhutaan siitä toisella kertaa.)

Kasvu tuo paineita. Mutta on myös innostavaa.

Kasvu voi toimia paremmin.

Lisää lukemistaNopeasti kasvavien yritysten IT-johtajien on suunnistettava monenlaisten ansojen, esteiden ja paradoksien viidakossa. Lue kasvuyrityksen IT-johtamiseen tarvittavia kykyjä ja strategioita käsittelevä e-kirjamme (englanniksi).

The growth CIOLessons and strategies about leading during rapid growth

Lataa

Me olemme Xerox.

Kehitämme kasvaville yrityksille fiksuja tapoja tulostimien ja asiakirjojen hallintaan, jolloin heidän työstään tulee sujuvampaa.

Toivottavasti tästä SlideSharesta oli sinulle apua. Ja toivomme, että myös ratkaisumme auttavat sinua.

Ollaan yhteydessä. © 2

015

Xero

x Co

rpor

atio

n. K

aikk

i oik

eude

t pid

ätet

ään.

Xer

ox®

, Xer

ox ja

Des

ign®

ov

at X

erox

Cor

pora

tioni

n ta

vara

mer

kkej

ä Yh

dysv

allo

issa

ja/t

ai m

uiss

a m

aiss

a.