Kann EDMS unsere Arbeit unterstützen?

Vorstellung von EDMS

4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.) 2

Was ist EDMS ?

Engineering Daten ManagementSystem

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Suchen einer technischen Zeichnung

ohne EDMSZeichnung im Büro

vorhanden?Zeichnung suchen

Archiv Telefon Rechner

Aktualität prüfen

In welchen Archiv liegt die

Zeichnung ?

Wer kennt sie?

Ist sie vielleicht auf einem Rechner

abgelegt?

Wie aktuell

ist sie ?

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EDMS ist ..

....die DV-Lösung, um den Produktentwicklungsprozess durch ein intelligentes Informationsmangement zu unterstützen.

EDMS unterstützt .... die Verwaltung aller zu diesem Produkt

gehörenden Daten. alle zu diesem Prozess gehörigen

Arbeitsabläufe.

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EDMS-Referenzarchitektur

(*) nach CSC Ploenzke

Benutzungsoberfläche

Prozess- und Projektdaten-Management

Daten- und Dokumenten-Management

Engineering-Daten

Soft - / Hardwareumgebung

Schnittstellen

Toolumgebung

Administration

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Kernfunktionalitäten:

Benutzungsoberfläche

Prozess und Projekt

Management

Daten und Dokumenten Management

Soft - / Hardwareumgebung

Schnittstellen

Toolumgebung

Administration

Produktbeschreibende Daten

Administration:Datenmodellierung DatensicherungBenutzer-, Rollen- Datenverteilungund Rechteverwaltung DatenaustauschZugriffskontrolle (Langzeit-)Archivierung

Prozess- und Projekt-datenmanagement:

- Freigabe-/ Änderungsmgmt- Workflow-/Mailfunktionalität und Dokumentenverteilung

- Input-/ Outputmanagement- Viewing/ Redlining/ - Digital Mockup

Daten- und Dokumentenmanagement:- Dokumentenmanagement- Daten-/ Stammdatenmgmgt.- Teilemanagement- Verwaltung von Strukturen und Sichten- Konfigurationsmanagement- Teileverwendungsnachweis- Klassifikation/SML

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Grundfunktion eines EDMS

(z.B. CAD Anwender)erzeugen,

ändern

Lokale Dateien

Informationserzeuger Informationsnutzer

suchen,lesen,kommentieren

Daten

EDM-System

Verwaltete Dateien

Datenbank(Oracle)

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Das EDMS verwaltet alle ihm anvertrauten

Informationen als Objekte und speichet sie an einem gesicherten Ort (Vault).

Zwischen Objekten können Relationen definiert werden

Attribute (“Metadaten”) von Objekten und Relationen

werden in der Datenbank gespeichert.

Der Zugriff auf diese Dateien ist nur über das

EDMS möglich

Verwaltete Dateien

Datenbank

Konzept des EDMS

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DokumentDateiTeilBenutzerTätigkeit....

ist angehängt an

beschreibt

ist Eigentümer von

wird ausgeübt von

Ob

jekte

Relationen

Strukturen

Objekte und Relationen

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Teile und Dokumente

Relation: Teil-Teil(besteht aus)

Teile

BaugruppeEinzelteil

Struktur

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Teile und Dokumente

Relation: Teil-Teil(besteht aus)

Teile Dokumente

3D-Modell

Spezifkation

FEM-Berechnung

Dateien

Relation:Dokument-Datei(ist angehängt)

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Dokumente Dateien

3D-Modell

Spezifkation

FEM-Berechnung

Teile und Dokumente

Relation: Teil-Teil(ist Teil von)

Teile

Relation:Teil - Dokument(wird beschrieben)

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Dokumentenmanagement

Dokumente haben Attribute (Metadaten), die im EDMS verwaltet werden.

Unterschiedliche Dokumenten-“klassen“ haben unterschiedliche Sätze von Attributen.

Dateien müssen immer mit genau einem Dokument über die Relation „ist angehängt“ verbunden sein.

Dokumente Dateien

3D-Modell

Spezifkation

FEM-Berechnung

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Dokumente werden durch Attribute beschrieben

techn. Zeichnung- Maßstab- Blatt Nr.- erstellt- geprüft/genehmigt- Norm- Toleranzen- ...

Außerdem werden alle Dokumente durch folgende Attribute beschrieben:- Name, Beschreibung, Ersteller, Bearbeiter, Erstelldatum

FEM Berechnung- Parameter- ....- ....- ....

Spezifikation- Auftraggeber- Beschreibung- ....- ....- ...

Montageanweisung- ....- .... - Gültigkeit

Zu jeder Dokumentenklasse gibt es unterschiedliche

Sätze von Attributen

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Dokumenten- und Datei-Typen (Beispiele)

Design-Dokument

Spezifikation

Fertigungs-Dokumentz.B. Messprotokoll

Technische Publikationz.B. TDR

(allg.) Dokument:Memo, Rundschreiben

... weitere Dokumententypen können zusätzlich definiert werden

2D-Zeichnung (.dwg)

3D-I-DEAS Modell (.prt)

IGES (.igs)

HPGL (.hpg)

Grafik (.tif)

Adobe Acrobat (.pdf)

Postscript (.ps)

Word-Datei (.doc)

Objektklasse: generisches Dok.(GenDoc)

Objektklasse: Data-Item(DataItem)

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Relationen Dokument - Datei

ist beigefügt (Attach)

ist abhängig (Depndncy)Dokument(GenDoc)

Datei(File)

nur 1 Dok. 1 Dok. mit mehreren anderen

1 Dok mit. Datei

nur 1 Dateimehrere Doc. mit einer Datei

Date mit Datei

erlaubt

verboten 1 Dok. mit mehreren Dateien

nur in bestimmten Ausnahmen

(File)

(GenDoc)(GenDoc)

(GenDoc)

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Anwender Bert

Bert

ist angehängtbeschreibtDatei durch

AttributeDokument

speichert in

Eintrag inDatenbank

registriert

erzeugt

Datei

Lokales Verzeichnis auf Betriebssystem-Ebene

besitzt

Arbeitsbereichvon Bert

Relationen

Dokument(1)

Datei(1) (n)

ist beígefügt

ist angehängt

attaches

is attached

Objekte

Dokument

Datei

Metaphase Bezeichnung

Icon Bezeichnung

Document

file

Grundlagen: Erzeugen von Dateien und Dokumenten im lokalen

Arbeitsbereich

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Verwaltete Dateien des VaultVault

Der Besitz des Objekts (hier Dokument und Datei) wird vom Anwender auf den Vault übertragen

Check in:

AnwenderBert

Arbeitsbereichvon Bert

Ebenso wie ein Anwender kann auch ein Vault Objekte besitzen.

Dem Vault gehören alle Objekte, die er enthält

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Archive-vault

Release-vaultBert

Bert‘s work location

GrundlagenSchema: Check -in & -out

WIP-vault

Rev ASeq 1

Rev ASeq 1

Rev ASeq 2

check in

check out

Rev ASeq 2

check inAttribute

RevisionSequenceUser/Vaultchecked outfrozen

A1

Berttruefalse

A2

Bertfalsefalse

A1

WIPfalsefalse

Is checked out as

A2

WIPfalsefalse

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Archive-vault

Release-vaultBert

Bert‘s work location

Schema:check -in & -out

WIP-vault

Rev ASeq 2

Attribute

RevisionSequenceUser/Vaultchecked outfrozen

A2

WIPfalsefalse

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Automatisierung von Prozessen (life cycle)

SF

SF

Arbeitsschritt:“durchführen”

Arbeitsschritt:“freigeben”

Arbeitsschritt:“benachrichtigen”

Arbeitsschritt:“entscheiden”

Erfolg

Misserfolg

Die einzelnen Arbeitsschritte werden vom System protokolliert

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Life Cycle: Dokumentenfreigabe

LC-

Status

(Submit)Benachrichtigung (e-mail, Inbox)

Techn.Prüfung Ergebnis ok?

Nein (revise)

Ja (approve)

Benachrichtigung

Benachrichtigung

Techn.Prüfung

Benachrichtigung

Bert(creator)

Prüfer(reviewed by)

Genehmiger(released by)

working

VaultFro

zen

F WIP

revisedF WIP

releasedT Re-leased

revisingErgebnis ok?Nein (revise)

Ja (approve)

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Möglichkeiten bei der Dokumentenfreigabe:

Bert(creator)

Prüfer(reviewed by)

Genehmiger(released by)

Bert

Ernie

Attributeinträge in der „Create Dokument“ Maske

(kein Eintrag)Lifecycle überspringt Prüfprozess (keine Protokollierung in LH history

(Selbtsfreigabe)Lifecycle fordert zur Selbstfreigabe auf(wird in LC-History protokolliert)

(Fremdfreigabe)Lifecycle schickt Ernie Dok. in seine INBOXund benachrichtigt per EMAIL(wird in LC-History protokolliert)

In den verschiedenen Dokumentenklassen gibt es unterschiedlicheFestlegungen, ob diese Attribute „MUSS“-Felder sind

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Vorteile:Dokumentenmanagement unter EDMS

Dokumente sind für alle sichtbar Dokumente sind leicht auffindbar (ggf.

Volltextsuche) Status ist bekannt Versionsnr. werden automatisch erzeugt. Freigabeprozess (einschl. Selbstfreigabe)

wird unterstützt Von jedem Dokument wird automatisch eine

Kopie im „neutralem Format“ (z.B. pdf) erzeugt

Sichere Verwahrung

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Einführung von EDMS in einer Arbeitsgruppe

Anforderungsanalyse: Welche Dokumente wollen wir ablegen ? Wieviele ? Nach welchen Begriffen wollen wir suchen (-> Definition von

Attributen) ? Wer darf was? (Rechte, Rollen, Gruppen) Wie ist unsere Arbeitsweise ? (Freigabeprozess)

Planen Aufwandsabschätzung (Was muss zum existierenden System

hinzugefügt werden ?) Umsetzen

Neue Klassen, Rechte, Rollen, Gruppen implementieren Arbeitsabläufe definieren und implementieren Schulungskonzept und –unterlagen entwickeln

Schulung der neuen Benutzer Systemfreigabe für neue Gruppe

Produktive Daten können eingegeben werden