Kameleon ohjaa tekemistä

Aamubrunssi

3.12.2013

• 8.30 Aamiainen

• 9.00 Tervetuloa! Aluejohtaja Kaj Seeste, Document House Oy

• 9.05 Mikä Kameleon on? Toimitusjohtaja Erkki-Jussi Welling,

Kameleon Document House Oy

• 9.30 Case Receptum Oy. Kehitysjohtaja Mika Weckström, Receptum Oy

• 10.10 Tauko (5 min)

• 10.15 Case Vantaan Energia Oy. Tiedonhallinnan asiantuntija Heidi Paasonen,

Vantaan Energia Oy

• 10.45 Kysymyksiä ja vastauksia

• 11.00 Tilaisuus päättyy

Agenda

2

• Yleiset:

• Suuri käyttäjien, toimialojen ja toimipisteiden määrä muodostaa itsessään äärimmäisen vaikeasti

hallittavan kokonaisuuden. Miten varmistetaan, että Espoossa, Turussa, Tampereella tai

Argentiinassa viestitään yrityksen virallisen sanoman mukaisesti – henkilöstä riippumatta?

• Järjestelmissä luotavat asiakirjat hallitaan keskitetysti ja niitä ohjaa parhaimmillaan TOS tai AMS.

Miten hallitaan järjestelmien ulkopuolella syntyvät dokumentit?

• Luonti:

• Miten varmistetaan, että kaikki käyttävät virallista ilmettä, yhteystietoja sisältöä myös muissa, kuin

järjestelmissä tuotettavissa asiakirjoissa?

• Miten estetään vanhojen / väärien tietojen välittyminen eteenpäin?

• Miten varmistetaan, että organisaatio voi sitoutua dokumenttien sisältöön (ovatko asiakirjat

yksittäisen henkilön vai organisaation tahdon ilmaus)?

• Ovatko asiakirjat yksittäisiä dokumentteja vai osa jotakin prosessia?

• Tallennus:

• Mihin asiakirjat tallennetaan (kuinka monta eri kohdetta organisaatiollasi on)?

• Miten tallentamisen ohjeistus on toteutettu?

• Miten asiakirjojen nimeämiskäytännöt on toteutettu?

• Löytäminen:

• Miten asiakirjat löydetään nyky-ympäristössä?

• Jos organisaatioon tulee uusi työntekijä, pystyykö hän löytämään tarvitsemansa tiedon?

Asiakirjahallinnan haasteet

3

• Asiakkaamme ovat käyttäneet Kameleonista monia eri kuvauksia. Nimensä mukaisesti sen rooli voi olla hyvin erilainen eri käyttäjäympäristöissä.

• Kaikissa ympäristöissä on kuitenkin yhteistä käyttöönoton nopeus, helppous ja asiakkaan saamat välittömät hyödyt:

• Asiakkaiden mukaan Kameleon on mm:

• ”Liiketoimintamme asiakirjojen julkaisujärjestelmä”

• ”Erinomainen johtamisen apuväline”

• ”Käyttöliittymä asiakirjan metatietoihin”

• ”Integraatiorajapinta, jolla hajadokumentaatiokin saadaan hallittavaksi järjestelmissä”

• ”Integraatiorajapinta eri järjestelmien välisessä kommunikoinnissa”

• ”Organisaatiomme tapa toimia”

• ”Polku, joka on avoin kaikelle kehittämiselle”

• ”Tapa jalkauttaa organisaation muutokset”

• ”Tapa hallita liiketoiminnan prosesseja”

Mikä on Kameleon?

4

• Kameleonin avulla yritys voi olla varma, että kaikki asiakirjat:

• Luodaan:

• Yrityksen virallisella ilmeellä, oikeilla yhteystiedoilla ja sisällöllä (Kameleon voi huomauttaa

väärän asiakirjan käyttämisestä tai se voi jopa estää sellaisen tuottamiseen. Valinnan

käyttötavasta tekee asiakas)

• Estetään vanhojen / väärien tietojen välittyminen eteenpäin

• Tarvittaessa yksittäisten dokumenttien sijaan osaksi prosesseja

• Tallennetaan:

• Organisaation määrittämään paikkaan, organisaation määrittämällä nimellä ja

metatiedotettuna organisaation haluamalla tavalla – automaattisesti (Kameleon poistaa

lähes kaikki käyttäjältä vaadittavat vaiheet tallennuksen ohjaamiseen ja metatiedottamiseen)

• Löydetään:

• Kameleon kerää asiakkaan haluamat metatiedot automaattisesti ja ehdottaa oikeata

tallennuspaikkaa ja nimeämistapaa organisaation tiedonhallintasuunnitelman tai

arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Tällöin myös dokumentin löytäminen on

äärimmäisen helppoa.

• Ihannetilanteessa asiakirja tietää siis itse, millainen sen kuuluu tällä hetkellä olla, mihin sen tulee

tallentua, millä nimellä sen tulee tallentua ja miten se löydetään helposti

Mikä on Kameleon?

5

Mikä on Kameleon?

6

Luo älykkäästi Tallenna ohjatusti Löydä helposti

• Automatisoitu

personointi ja

lokalisointi

• Automatisoitu sisältö

• Asiakirjakohtaiset

toiminnallisuudet

• Valmiit lisäsisällöt

• Valmis asettelu ja tyylit

• Helppo käyttöliittymä

• Automatisoitu

tallennuspaikka

• Automatisoitu

tiedostonimi

• Automatisoitu

liittäminen työnkulkuun

• Helppo siirtyminen

tallennuspaikkaan

• Selkeät tiedostonimet

• Luotettava metatieto-

pohjainen haku

• Työnkulku automatisoi

Käyttökokemus

Asian-

hallinta

Kameleon

sisällön

hallinta

SharePoint

työtilat

TOS

Toimintaympäristö

7

Vapaa vs. hallittu dokumentointi:

TOS avuksi

Pohjien tehokas hallinta

Käytön helppous

Masterdata

Oma

pilvipalvelu

Verkkolevyt,

järjestelmät

Organisaation

virallinen ilme,

yhteystiedot,

ja vakioidut

sisällöt hallitaan

keskitetysti

Asiakirja tallentuu automaattisesti

organisaation nimeämiskäytännön mukaan

oikeaan paikkaan metatiedotettuna

CRM

TOJ

QMS

ERP

XRM

ETC

Asiakirja voi täydentyä eri

järjestelmistä noudetulla

tiedolla automaattisesti

Kameleonin käyttäjäkokemus tiivistetysti

CRM, ERP JNE.

Arkistointijärjestelmä

MS Office

Tiedonhallintajärjes-

telmä

Tiedonohjausjärjes-

telmä

Dokumentinhallinta-

järjestelmä

Verkkolevyillä olevat

yhteiset kansiot

MS Sharepoint

KAMELEON –

YKSI TAPA TOIMIA

Kameleon:

Kameleon

askel 1.

Kameleon – helppo käyttöliittymä Officessa

10

Kameleon – vaiheittainen eteneminen

11

Perusasiakirjat

Automaattinen

sisällönhallinta

Tiedonhallinta

Brändin- ja

yritysidentiteetin

hallinta Hyö

dyt

asi

akkaan

liiketo

imin

nalle

Toteutuksen tarjoama kilpailuetu

Omistaja:

IT, viestintä

Omistaja:

Viestintä,

liiketoiminnan

johto

Omistaja:

Liiketoiminnan johto

Prosessien asiakirjat

Case Receptum Oy Kehitysjohtaja Mika Weckström

12

Case Vantaan Energia Oy Tiedonhallinnan asiantuntija Heidi Paasonen

13

Kysymyksiä ja vastauksia

14

Kiitos mielenkiinnostanne!

15