Kako izbrati pravi računovodski servis  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

www.vitago.si 

 

Vsebina  

1.  Kaj je računovodstvo? ......................................................................................................... 3 

2.  Splošna pravila za računovodenje ...................................................................................... 3 

3.  Katere so naloge računovodstva? ....................................................................................... 4 

4.  Kakšne pasti me čakajo na začetku podjetniške poti? ........................................................ 4 

5.  Kako torej izbrati računovodski servis? .............................................................................. 5 

6.  Na kaj moramo biti pazljivi pri izbiri računovodskega servisa? .......................................... 6 

7.  Katere dodatne storitve lahko pričakujem od svojega računovodskega servisa? .............. 7 

8.  Kaj lahko pričakujem od svojega računovodskega servisa ob davčnem pregledu? ........... 7 

9.  Kako naj bo organizirano moje poslovanje? ....................................................................... 8 

10.  Kratek pregled ................................................................................................................. 9 

                     

 

www.vitago.si 

1. Kaj je računovodstvo? 

Računovódstvo ‐a s (o) dejavnost, ki se ukvarja z vrednostnim spremljanjem, proučevanjem in izražanjem poslovnih dogodkov, povezanih s poslovanjem posameznega poslovnega sistema, ter njihovo analizo.  Ta pomembna poslovna funkcija zajema računovodsko načrtovanje in računovodsko analiziranje (predračunavanje, obračunavanje ipd.), računovodsko nadziranje ter knjigovodstvo. 

2. Splošna pravila za računovodenje 

Gospodarske družbe in samostojni podjetniki (v nadaljevanju podjetniki) morajo v okviru svojega računovodstva oziroma knjigovodstva voditi poslovne knjige in jih enkrat letno zaključiti v skladu z Zakonom o gospodarskih družbah ter v skladu s slovenskimi računovodskimi standardi ali mednarodnimi standardi računovodskega poročanja. 

Poslovne knjige so vezane knjige, kartoteke in podatkovne zbirke, s knjiženimi poslovnimi dogodki. Z vsako izmed njih se nenazadnje izkaže pisno trditev, da je poslovni dogodek sploh nastal. Poslovne knjige lahko podjetniki vodijo po sistemu enostavnega ali dvostavnega knjigovodstva, gospodarske družbe pa samo po sistemu dvostavnega knjigovodstva. 

Glede na vsebino ločijo Slovenski računovodski standardi dve vrsti oziroma kategoriji poslovnih knjig; to so temeljne (obvezne) in pomožne (neobvezne) poslovne knjige. V temeljnih poslovnih knjigah, kamor se uvrščata glavna knjiga in z njo povezani dnevnik, zapisujemo poslovne dogodke. Ko pa se zgodi, da so le ti preobširni, s čemer bi se zameglila preglednost kontov, jih po vrsti in količini zapisujemo v pomožne knjige. Najpogostejše pomožne knjige so knjige drobnega inventarja, blaga, materiala, kupcev, dobaviteljev ipd., ki s precej podrobno specifikacijo dopolnjujejo glavne knjige. 

Družbe in podjetniki morajo vsako leto na podlagi svojih knjigovodskih listin pripraviti letno poročilo, nato pa podatke iz poročila poslati na AJPES tri mesece po koncu koledarskega leta. 

 

 

 

 

 

 

 

 

www.vitago.si 

3. Katere so naloge računovodstva? 

Računovodstvo so pravzaprav dejavnosti vrednostnega spremljanja in proučevanja pojavov, ki so povezani s poslovanjem posameznega podjetja. Ta pomembna poslovna funkcija zajema računovodsko načrtovanje in analiziranje (predračunavanje, obračunavanje ipd.), računovodsko nadziranje ter knjigovodstvo. V mikro, majhnih in srednjih podjetjih dajejo največji poudarek prav slednjemu, saj je knjigovodstvo po zakonu obvezno, medtem ko so razna načrtovanja in analiziranja stvar ambicij in profesionalnosti posameznega podjetja. 

Knjigovodstvo je sistematično in po možnosti ažurno zapisovanje nastalih poslovnih dogodkov v poslovne knjige, iz katerih se pripravi obračunska računovodska poročila, ki jih je potrebno predložiti davčnemu organu ter Agenciji Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (AJPES) in so obvezna sestavina letnega poročila. S poslovnimi dogodki imamo v mislih predvsem dogajanje oziroma spremembe v sredstvih podjetja, obveznostih do virov sredstev, stroških, prihodkih, odhodkih ter ugotavljanje poslovnega izida in predelovanje podatkov v njih. Knjigovodstvo, kot tudi druge dejavnosti računovodstva, se v majhnih in srednjih podjetjih razlikujejo od enakih dejavnosti v velikih podjetjih, saj sta tako obseg kot zahtevnost pri obeh zelo različna. 

4. Kakšne pasti me čakajo na začetku podjetniške poti? 

Novopečeni podjetniki največkrat nimajo dovolj strokovnega znanja o računovodstvu in knjigovodstvu, kakor tudi ne o zakonodaji, ki na to področje posega. Poleg tega nimajo dovolj denarja, da bi zaposlili računovodjo, pa tudi ne dovolj časa, da bi prebirali obstoječe zakone ali vse novosti, ki jih le ti prinašajo. Nenazadnje, četudi bi te zakone novopečeni podjetniki brali, je verjetnost, da bi jih pravilno razumeli in znali izkoristiti sebi v prid, zelo majhna. Verjetnost pravilnosti pa za inšpektorje ni dovolj. Zakonodaja namreč ne dopušča, da bi se podjetnik na svojih napakah učil, saj so lahko kazni za napake ogromne, ali zaradi prikazanih nizkih stroškov in visokih dobičkov davki ali prispevki zasoljeni.  

Izbrati računovodski servis in z njim navezati kontakte je zato priporočljivo že na samem začetku podjetniške poti, saj nam lahko svetuje že pri sami registraciji podjetja (kako izbrati pravo pravnoorganizacijsko obliko), kam se obrniti pri vlaganju dokumentov, pri izbiri notarja (če je potreben), pri izbiri banke, pri pripravi poslovnega načrta, pri morebitnem črpanju sredstev v primeru samozaposlitve, in še bi lahko naštevali. 

Novim podjetnikom zato na tem mestu svetujemo, da se za poslovno sodelovanje na področju računovodstva in poslovnih storitev odločijo še pred začetkom poslovanja (preverite kakšne ugodnosti ponujajo računovodski sevisi na področju popustov za prve mesece sodelovanja).  

 

 

 

www.vitago.si 

5. Kako torej izbrati računovodski servis? 

V praksi se srečujemo z različnimi ljudmi in prav toliko različnimi pogledi na izbiro računovodskega partnerja. Veliko jih ima računovodstvo za nepotreben strošek, vse več pa se jih zaveda pomembnosti računovodskih podatkov za poslovanje njihovega podjetja. In na osnovi teh pogledov, se podjetniki tudi odločajo s kakšnim računovodskih servisom bodo sodelovali, kakšne informacije bodo potrebovali in konec koncev, koliko so v takšne storitve pripravljeni investirati. 

V mikro in malih podjetjih, ter pri samostojnih podjetnikih dajejo največji poudarek na knjigovodstvo, saj je le to po zakonu obvezno, medtem ko so računovodska načrtovanja in analiziranja stvar ambicij, želja in profesoinalnosti vsakega posameznega podjetja. Gospodarske družbe in samostojni podjetniki morajo v okviru svojega računovodstva oziroma knjigovodstva voditi poslovne knjige in le‐te enkrat letno zaključiti skladno z zakonom o gospodarskih družbah, slovenskimi računovodskimi standardi ali mednarodnimi standardi računovodskega poročanja. Na podlagi svojih knjigovodskih listin morajo pripraviti letno poročilo, nato pa te podatke poslati na AJPES v roku treh mesecev po koncu poslovnega leta (ki se navadno sklada s koledarskim letom). 

Vsak, ki se spušča v podjetniške vode, se najprej seznani z osnovnimi knjigovodskimi zahtevami in zakonskimi določbami, ter dostikrat knjigovodstvo zaupa najcenejšemu ponudniku računovodskih storitev na trgu, ali pa, ne tako poredko, prijazni najcenejši znanki ali znancu, ki vsaj malo ve in z veseljem ob plači ali pokojnini zasluži še kakšen evro. Vendar takšne in podobne ideje odsvetujemo vsakemu, ki želi zgraditi uspešen, urejen in predvsem donosen posel, saj računovodstvo še zdaleč ni samo golo knjigovodstvo  in oddajanje davčnih izkazov (tudi to mora seveda biti zakonsko pravilno). Takšnega podjetnika lahko že ob prvem obisku davčnega inšpektorja pošteno zaboli glava, da ne omenjamo visokih kazni za nepravilno obdelano dokumentacijo. 

Tu lahko strokovni in sposobni računovodski servis podjetniku prihrani veliko denarja, četudi je podjetnikova mesečna investicija nekoliko višja. Zaradi dobrega strokovnega znanja, poznavanja zakonodaje in iz nje izhajajočih danih možnosti, lahko dober in sodoben računovodski servis podjetniku naložbo v računovodske storitve večkratno povrne, kakor mu lahko na drugi strani amaterski računovodja cenovno ugodno naložbo spremeni v katastrofo oziroma nepotrebno denarno kazen. 

Dobro je tudi vedeti, da je podjetnik za svoje poslovne odličitve odgovoren sam, računovodski servis pa je odgovoren za pravilno knjiženje dostavljenih podatkov. Tu pride do izraza svetovanje na področju računovodstva in davkov, saj v kvalitetnih računovodskih servisih redno spremljajo poslovanje svojih strank in jih tako redno opozarjajo na morebitne pomanjkljivosti ali nepravilnosti, ki lahko nastanejo pri poslovnem odločanju. Tako že v začetku eliminirajo sankcije, ki bi lahko nastale ob nepravilnem poslovanju, podjetnik pa se iz takih rešitev tudi veliko nauči. 

 

www.vitago.si 

6. Na kaj moramo biti pazljivi pri izbiri računovodskega servisa? 

Pri izbiri računovodskega partnerja je torej potrebno biti izredno pazljiv. Bolj na mestu, kot je vprašanje o ceni, so vprašanja o tem;  

• kakšno izobrazbo imajo zaposleni v računovodskem servisu,  

• s čim dokazujejo svojo strokovnost,  

• kakšne so njihove reference, 

• kakšne so odločbe o davčnih pregledih njihovih strank,  

• ali sledijo zakonodaji,  

• kakšne programe za obdelovanje podatkov uporabljajo,  

• kako urejajo poslovne knjige,  

• kako hitro obveščajo svoje stranke o zakonskih spremembah,  

• na kakšen način komunicirajo s svojimi strankami,  

• kakšne dodatne ugodnosti nudijo svojim strankam (tu mislimo predvsem mreženje, navezovanje poslovnih stikov, neformalna druženja...), 

• kako prilagodljivi so glede delovnega časa in urgiranja na nujne zadeve in, nenazadnje, 

• kakšne komplementarne storitve ponujajo na enem mestu. 

Vsem, ki si želijo urejenega poslovanja, ažurnih informacij, učinkovite informacijske komunikacije in nenazadnje kvalitetnega davčnega svetovanja svetujemo, naj si ne izberejo najcenejšega ponudnika tovrstnih storitev na trgu, saj bodo takšno odločitev, če ne prej, obžalovali ob prvem obisku davčnega inšpektorja. 

Bodoči podjetnik se mora zavedati, da ima dober računovodski servis kvalitetno izobražene zaposlene, ki so v stalnem stiku s poslovnim svetom in jim tako ne primanjkuje tovrstnega znanja, ki ga tudi, nekateri bolj, drugi manj uspešno, prenašajo na svoje stranke. Tovrstno znanje lahko, če seveda zna vprašati, podjetnik s pridom izkoristi pri oblikovanju strategije svojega poslovanja. Dober računovodja se tudi nikoli ne bo branil vprašanj, zato podjetnikom svetujemo naj sprašujejo, sprašujejo in še enkrat sprašujejo. 

Omenili bi še pomembnost formalnih in neformalnih združenj, ki jih nekateri sodobni računovodski servisi že vključujejo v svojo pomudbo. Preko raznih društev in klubov povezujejo zainteresirane partnerje s poslovnimi idejami, kakor tudi kapitalom, znanjem in ostalimi resursi. Tako svojim strankam zagotavljajo širjenje informacij in poslovnih priložnosti, ter ugodnih možnosti za razvoj novih poslovnih vezi. Prav tako z neformalnim druženjem vzpostavljajo ugodno klimo za idejni inženiring in razvoj novih produktov. 

 

 

www.vitago.si 

7. Katere dodatne storitve lahko pričakujem od svojega računovodskega servisa? 

Pa povejmo še nekaj na temo dodatnih, komplementarnih storitvah, ki jih lahko podjetnik izkoristi v sodobnem računovodskem servisu.  

Podjetništvo je skupek mnogih dejavnosti, znanj in aktivnosti. Kdor je podjetnik ve, da se njegov delovni dan ne konča ob koncu delovnega časa njegovega podjetja, temveč ga obveznosti, ali bolje rečeno podjetniške aktivnosti spremljajo tudi v njegovem prostem času. Te aktivnosti so od poslovnega načrtovanja, skrbi za proizvodnjo, nabavo, financiranja, kadrovskih zadev, trženja in ostalih managerskih funkcij, in še bi lahko naštevali.  

Nekateri vse funkcije opravljajo sami, saj se jim pri odločitvi za outsourcing določenih funkcij zdijo stroški, glede na pričakovane rezultate, previsoki. Tu jim v sodobnem, partnerskem računovodstvu lahko pridejo nasproti, saj jim na osnovi poznavanja njihove dejavnosti optimalno svetujejo in s tem ponudijo sklop dopolnjujočih storitev, ki zagotovo dajo pričakovane rezultate. Tudi pri ceni teh storitev lahko podjetnik ogromno privarčuje, saj je kot cenjeni partner takšnega servisa upravičen do precejšnih popustov. In le od podjetnika je potem odvisno, v kolikšni meri bo takšne komplementarne storitve tudi uporabil. Je pa to, že glede na pridobljeno zaupanje, optimalna odločitev in dobra investicija. Na računovodskem servisu pa seveda je, da o obstoječih in novih storitvah svoje partnerje tudi ažurno obvešča in jim s tem daje nove spodbude in nov elan, kar je v času recesije še kako dobrodošlo. 

8. Kaj lahko pričakujem od svojega računovodskega servisa ob davčnem pregledu? 

Pomen urejenega računovodstva se pokaže ob davčnem inšpekcijskem pregledu. V kvalitetnih računovodskih servisih je oseba, ki je zadolžena za podjetje pod inšpekcijskim nadzorom, inšpektorju ves čas nadzora na razpolago. Inšpektorju tako pomaga pri razlagi knjiženja poslovnih dogodkov, ki ga zanimajo, podjetniku pa je v oporo pri razlagi poslovnih dogodkov po katerih so nastale določene knjižbe. 

Inšpektorji v zadnjem času pridejo v podjetje s točno določeno nalogo pregledati poslovanje podjetja v določenem segmentu in določenem časovnem obdobju. Tako že v naprej zahtevajo vso dokumentacijo, ki se tiče pregleda. Postopek se torej začne že pred samim prihodom inšpektorja. 

Pa vendarle ima vsak podjetnik, če drugega ne, vsaj nek čuden občutek, ko se v njegovo podjetje napove davčni inšpektor. Pa ne zato, ker bi bilo kaj narobe v njegovem poslovanju, pač pa zato, ker davčni inšpektor vedno ”nekaj” najde. Pa naj bo to napačno napisan potni nalog, ali pa mogoče še kaj manjšega. Tudi za računovodski servis davčni pregled predstavlja določen zastoj v poslovanju, saj si mora skrbnik podjetja v postopku vzeti čas da pripravi zahtevano dokumentacijo in prisostvovati pri samem postopku. Vendar, kot že rečeno, je 

 

www.vitago.si 

naloga računovodskega servisa, da pravilno prezentira knjižbe posameznih poslovnih dogodkov in pomaga podjetniku pri komunikaciji z davčnimi organi. 

Kljub podpori, ki jo nudi računovodski servis, pa je dobro vedeti tudi nekaj o samem postopku, kakor tudi o pravicah in dolžnostih obeh strank. Davčna uprava (DURS) je na svojih spletnih straneh objavila prispevek Kaj je dobro vedeti o davčnem inšpekcijskem pregledu, v katerem so razloženi pojmi in sami postopki pri davčnih pregledih. 

9. Kako naj bo organizirano moje poslovanje? 

Skoraj večina podjetnikov je preobremenjenih, saj opravljajo skoraj vse funkcije, ki jih vodenje podjetja zahteva. To pa zato, ker so sredstva v majhnih podjetjih omejena. Vsak direktor (ali samostojni podjetnih) tako opravlja več funkcij, od organizacijskih, kadrovskih, nabavnih, prodajnih, do administrativnih in konec koncev tudi računovodskih. Vsa ta količina dela pa zahteva ogromno časa in če je podjetnik preobremenjen, so nekatera dela opravljena polovično, če ne celo odrinjena na kasnejši čas. 

Vendar se mora podjetnik zavedati, da je urejena dokumentacija ključ do hitrih in ažurnih računovodskih informacij, ki jih podjetnik še kako potrebuje pri poslovnem odločanju. Nekaterim se zdi, da jim bo urejanje dokumentacije vzelo preveč tako dragocenega časa in njej ne posvečajo pozornosti, ki si jo zasluži. Vendar se s primerno organizacijo in ustreznim sistemom čas urejanja dokumentacije zmanjša, ob tem pa se poveča informiranost podjetnika o posledicah njegovih poslovnih odločitev.  

V kvalitetnem računovodskem servisu ravno zato veliko časa namenijo izobraževanju podjetnikov o rokovanju z dokumentacijo, saj je le‐ta temelj za hitro obdelavo, ki pa je naprej osnova za analize preteklih in načrtovanje bodočih poslovnih odločitev. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

www.vitago.si 

10. Kratek pregled 

Ob izbiranju računovodskega partnerja moramo torej pregledati kar nekaj dejavnikov, kajti prava izbira na začetku nam lahko prihrani marsikateri glavobol. Pri razgovoru o sodelovanju naj podjetnik zastavi toliko vprašanj, kolikor želi, da pride do pravega vtisa.  

Poleg zgoraj naštetih vprašanj naj bo pozoren tudi na samo organiziranost računovodskega servisa, na odnos, jasnost in korektnost podajanja informacij, na programsko opremo, ki jo v računovodskem servisu uporabljajo in nenazadnje na osebni vtis, ali če hočete medsebojno kemijo s tisto kontaktno osebo, s katero bo sodeloval. To je seveda zelo pomembno, kajti računovodja bo spoznal podjetnika v podrobnosti in le z medsebojnim zaupanjem se lahko zgradi takšen poslovni odnos, ki je pozitivno soodvisen tako za podjetnika, kot njegov računovodski servis.  

Pozoren mora biti tudi na vizijo svojega računovodskega servisa, kajti le tisti, ki so usmerjeni v prihodnost, bodo lahko sledili podjetnikovi rasti, razvoju in potrebam po kvalitetnih in sodobnih storitvah. 

Pa še nekaj o cenah računovodskih storitev. Sodobni računovodski servisi ne podlegajo nizkim cenovnim politikam, saj vedo, da za njihovo ceno stoji tako znanje, kvaliteta in učinkovitost, kot odgovornost in seveda ažurnost. V zadnjem času se pojavljajo manjši računovodski servisi, samostojni podjetniki, ki z dumpinškimi cenami privabljajo stranke. O kvaliteti storitev v teh instant računovodskih servisih ne bi izgubljali besed, saj je računovodstvo tako kompleksna panoga, da jo je na osnovi minimalnih cen skoraj nemogoče opravljati, saj se moramo zavedati, da izobraževanje, spremljanje zakonodaje, seminarji in literatura predstavljajo veliko investicijo. Cena računovodskih storitev mora pokrivati tudi vlaganja v raziskave in razvoj, s čimer se zagotavlja napredek v panogi, kar pa se zopet prelije v kvaliteto opravljenih storitev in posledično v urejenost in zakonitost poslovanja strank računovodskega servisa. 

Pri izbiri dobrega računovodskega servisa moramo biti pozorni tudi na vpeljevanje novih storitev, ki jih sodobni načini komunikacije že omogočajo. Med njimi naj omenimo storitve E‐računovodstva, ki omogočajo strankam računovodskega servisa spremljanje tekočih računovodskih podatkov njihovega podjetja preko spleta. Stranke tako lahko v vsakem trenutku spremljajo saldakonte kupcev in dobaviteljev, izpisujejo račune, predračune in dobavnice, prav tako potne naloge, vodijo zalogo blaga, materiala, izdelkov in polizdelkov, pregledujejo hitro bilanco stanja in izkaz poslovnega izida. Skratka počutijo se tako, kot bi imeli svojega računovodjo na razpolago 24 ur na dan. V kombinaciji s pooblastili za poslovanje z banko, e‐davki in AJPES‐om, se tako znižajo stroški poslovanja in obiskov v računovodskem servisu, poveča se pretok informacij, optimizira podjetnikov čas, ter nenazadnje učinkovitost celotnega poslovanja.