KAARINAN KAUPUNGIN VIESTINTÄ- JA MARKKINOINTISTRATEGIA 2011 – 2016

Kaupunginvaltuusto 20.6.2011

SISÄLLYSLUETTELO

Tiivistelmä 1

1 Strategian valmistelu 2

2 Viestinnän määrittely 2

3 Arvot, toiminta-ajatus, visio 3

3.1 Kaupungin arvot, toiminta-ajatus ja visio 3

3.2 Viestinnän toiminta-ajatus ja visio 3

4 Lähtökohdat vuosille 2011–2016: 4

nykytilan kartoitus

4.1 SWOT-analyysit 4

4.1.1 Sisäinen viestintä 4

4.1.2 Ulkoinen viestintä 6

4.1.3 Markkinointiviestintä 8 4.2 Viestinnän organisointi, sidosryhmät ja kanavat 10

4.2.1 Viestintäorganisaatio 10

4.2.2 Viestinnän sidosryhmät ja kanavat 11

5 Viestinnän kehittäminen 12

5.1 Sisäisen viestinnän tavoitteet ja toimenpiteet 13

5.2 Ulkoisen viestinnän tavoitteet ja toimenpiteet 14

5.3 Markkinointiviestinnän tavoitteet ja toimenpiteet 15

LIITE 1 Kuva: Kaarinan kaupungin viestintä ja markkinointi 2011–2016

Tiivistelmä

Viestintä- ja markkinointistrategia perustuu Kaarinan kaupungin strategiaan 2010–2016. Kaarinan kaupungin arvot:

Asiakas- ja asukaslähtöisyys Avoimuus Rohkeus Oikeudenmukaisuus

Viestinnän toiminta-ajatus Viestintää ja markkinointia toteutetaan kaupungin arvoihin perustuen osana kaikkea kaupungin toimintaa. Viestinnän ja markkinoinnin keinoin tuetaan ja to-teutetaan kaupungin strategisia päämääriä. Viestinnän visio Hyvämaineinen Kaarina on tunnettu ja vetovoimainen kaupunki. Viestinnän tavoitteet:

Viestitään asiakaslähtöisesti, avoimesti, selkeästi ja oikea-aikaisesti Viestitään suunnitelmallisesti Viestintä on vuorovaikutteista Markkinoinnin kehittäminen onnistumisten ja vahvuuksien avulla Verkostoituminen eri yhteistyökumppaneiden kanssa Huomioidaan eri kohderyhmät markkinointiviestinnässä Tunnettuuden parantaminen

1

1 Strategian valmistelu

Kaupungin strategia hyväksyttiin toukokuussa 2010. Siihen perustuen viestintä- ja markkinointistrategian laatiminen alkoi 12-jäsenisen strategiatyöryhmän voi-min johtoryhmän 27.4.2010 päätöksellä. Työryhmässä olivat edustettuina kaikki toimialat vahvistettuna luottamushenkilöllä sekä markkinoinnin ja matkailun asiantuntijoilla. Työryhmän ohjausryhmänä toimi johtoryhmä. Viestintäverkosto osallistui strategiatyöhön ja sen tehtävänä on jatkossa strategian jalkauttaminen. Tiedottaja toimi strategiatyöryhmän koollekutsujana ja valmistelijana. Työryh-mä kokoontui 2010–11 aikana viisi kertaa, joista yksi oli koko päivän kestänyt visiointi-istunto. Lisäksi työryhmästä muodostettiin viimeistelyä varten pien-ryhmä, joka kokoontui kahdesti. SWOT-analyysit laadittiin yhteistyössä viestintäverkoston sekä viestintä- ja markkinointistrategian työryhmän kanssa. Nykytilaa kartoittavissa SWOT-analyyseissa käsitellään viestintää sisäisen, ulkoisen ja markkinointiviestinnän näkökulmista listaamalla viestinnän ja markkinoinnin vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. Myös viestinnän ja markkinoinnin tavoitteet ja toi-menpiteet syntyivät yhteistyön tuloksena.

2 Viestinnän määrittely

Viestintä on prosessi, jossa sanomat siirtyvät kanavaa pitkin lähettäjältä vas-taanottajalle. Viestintä on onnistunutta, mikäli sanoma saadaan siirrettyä vir-heettömästi vastaanottajalle valittua kanavaa pitkin, vastaanottaja ymmärtää viestin lähettäjän haluamalla tavalla ja saavutetaan haluttu vaikutus vastaanotta-jaan. Prosessin onnistumisesta saadaan tietoa vastaanotetun palautteen perusteel-la. Sisäinen viestintä on ns. operatiivisen viestinnän, eli päivittäisiin työtehtäviin liittyvän viestinnän lisäksi yhteisön sisäistä PR-toimintaa, organisaation toimin-nan perusperiaatteiden jalkauttamista, myönteisen yhteisökuvan rakentamista sekä myönteisen työilmapiirin kehittämistä ja ylläpitoa. Ulkoinen viestintä on organisaation asioista, tapahtumista ja uutisista tiedotta-mista tai raportointia sekä sidosryhmien välistä PR-toimintaa ja yhteistoimintaa. Markkinointiviestintä tekee kaupunkia ja sen tuottamia palveluita näkyväksi. Markkinointiviestinnän osa-alueita mainontaa, myyntityötä, myynninedistämistä sekä tiedotus- ja suhdetoimintaa voidaan soveltaa voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden, kuten kaupunkien, imago- ja muussa markkinoinnissa. Julkisyhteisön viestintää ohjaavat useat lait ja asetukset. Tiivistetysti niissä edel-lytetään avoimuutta sekä tasapuolista oikeutta jatkuvaan tiedonsaantiin tie-tosuoja ja tekijänoikeudet huomioiden. Asioista tulee kertoa jo valmisteluvai-heessa ja sidosryhmille tulee järjestää osallistumis- ja vuorovaikutusmahdolli-suuksia.

2

3 Arvot, toiminta-ajatus, visio

3.1 Kaupungin arvot, toiminta-ajatus ja visio Kaarina-strategia, johon viestintä- ja markkinointistrategia perustuu, hyväksyt-tiin kaupunginvaltuustossa toukokuussa 2010. Kaarinan kaupungin arvot: Asiakas- ja asukaslähtöisyys Avoimuus Rohkeus Oikeudenmukaisuus Toiminta-ajatus ja visio Tarjoamme kaarinalaisten hyvinvointia edistävät, hyvät kunnalliset palvelut ta-sapuolisesti ja oikea-aikaisesti. Tuemme kaarinalaisten omatoimisuutta ja mah-dollistamme arjen sujuvuuden sekä turvallisen huomisen asukkaille ja yrityksil-le. Huolehdimme myös vehreästä sekä merellisestä ympäristöstämme. Kaarinan visiona on olla kilpailukykyisen Turun seudun vetovoimaisin kaupun-ki vuonna 2016. Kaupungin strategiset päämäärät – (mitä asioita meidän tulee tavoitella, jotta visiomme toteutuu): Hyvinvoinnin edistäminen ennakoivasti Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen Ekologisesti viihtyisä ympäristö Luovuudesta tunnettu Kaarina 3.2 Viestinnän toiminta-ajatus ja visio Viestinnän toiminta-ajatus Viestintää ja markkinointia toteutetaan kaupungin arvoihin perustuen osana kaikkea kaupungin toimintaa. Viestinnän ja markkinoinnin keinoin tuetaan ja to-teutetaan kaupungin strategisia päämääriä. Viestinnän visio Hyvämaineinen Kaarina on tunnettu ja vetovoimainen kaupunki.

3

4 Lähtökohdat vuosille 2011–2016: nykytilan kartoitus

Kaarinan kaupungin edellinen viestintästrategia laadittiin vuosille 2007–2009. Useita siinä kirjattuja asioita, kuten intranetin ja graafisen ilmeen uudistaminen, on sen jälkeen toteutettu. Monet toimenpiteet vaativat vielä korjauksia: Viestin-nän vuosisuunnitelmia ei ole tehty, joten viestintä ei ole osa talouden ja toimin-nan suunnitteluprosessia. Tutkimus ja seuranta on edelleen epäsäännöllistä. Viestinnän käytännöt eivät ole kaikilta osin yhtenäisiä eivätkä ohjeistettuja. Myöskään tiedotustarpeita ja mahdollisuuksia ei aina tunnisteta. Kaupungin viestintästrategiassa ei ole aiemmin linjattu erikseen markkinoinnin tai matkailun strategisia tavoitteita, se tehdään nyt ensimmäistä kertaa. 4.1 SWOT-analyysit Viestinnän ja markkinoinnin nykytilaa käsitellään seuraavassa sisäisen, ulkoisen ja markkinointiviestinnän näkökulmista. 4.1.1 Sisäinen viestintä Seuraavassa analyysissä (SWOT) listataan sisäisen viestinnän vahvuuksia, heik-kouksia, mahdollisuuksia ja uhkia.

Vahvuudet Miten hyödynnämme? Ylin johto on sitoutunut viestintään

- nykyisen henkilöstön sitouttamisessa ja uuden henkilöstön rekrytoinnissa: viestintäkulttuuri osaksi organisaation kaikkia toimia ja tasoja

Omaan tiedottajaan on resursoitu - viestinnän käytännöt kaikille tutuiksi: työhyvin-voinnin edistämisessä, henkilöstön sitouttamises-sa ja rekrytoinnissa

Verkkoviestintä on hajautettua ja pääosin vastuutettua

- osaamisen jakamisessa ja sijaistamisessa - resurssien kohdentamisessa oikealla tavalla >

ajantasaiset kotisivut ja intranet vapauttavat resursseja asiantuntijatehtäviin

Graafinen ohjeistus on tehty - arjen sujuvuudessa, selkeässä viestinnässä Viestintäverkosto ja verkkovas-taavat on nimetty

- tiedon ja osaamisen jakamisessa toimialoille - viestinnän kehittämisessä

Sopiva kuntakoko ja henkilöstömäärä

- yhtenäisessä tiedottamisessa - tiedon liikkumisessa toimialojen välillä

Intranetiä ja sähköpostia käytetään tehokkaasti, kokous-käytännöt ovat toimivia

- tehokkaassa tiedonkulussa - ajantasaisessa tiedonsaannissa

4

Heikkoudet Miten korjaamme? Henkilöresurssien kohdentami-nen viestintään on puutteellista

- prosessinkuvauksilla > resurssien uudelleen mää-rittelyllä

- tehtävien ja vastuiden selkeyttämisellä Tietotekniikkaa ja hankittuja ohjelmia ei hyödynnetä riittävästi

- kouluttamalla

Kriisiviestintäohjeet eivät ole ajantasaiset

- käytännöllisillä kriisiviestintäohjeilla

Viestintäketjut ovat epäselviä ja viestinnän koordinointi on puutteellista

- vastuiden määrittelyllä - ohjeistamalla

Yhtenäisiä viestintäohjeita ei ole tehty

- lisäämällä ohjeistusta sekä kehittämällä niiden julkaisu- ja jakotapoja

Viestinnän vuosisuunnitelmia ei ole tehty: viestintä puuttuu talouden ja toiminnan suunnitteluprosesseista

- laatimalla sisäisen viestinnän vuosisuunnitelmat toimialoittain/yksiköittäin

Viestinnän tutkimus ja seuranta on epäsäännöllistä

- määrittelemällä sisäisen viestinnän toimivuuden tasot ja seuraamalla muutoksia siinä säännöllisesti

Johdon ja esimiesten viestintä-taidot ovat eritasoisia

- kouluttamalla - uusilla toimintatavoilla: esimiehen viestintäpakki

Mahdollisuudet Miten hyödynnämme? Seutuyhteistyö - parhaiden käytäntöjen soveltamisessa Uudet viestintäkanavat ja – välineet, sosiaalinen media

- tiedonkulun nopeuttamisessa - vuorovaikutuksen kehittämisessä - yhteisöllisyyteen ja sitouttamiseen

kannustamisessa

Uhat Miten varaudumme? Tiedotusvälineiden muutokset - kouluttamalla Nopeasti muuttuva toimintaympäristö, tietoähky

- kouluttamalla

Vanhat toimintatavat - perehdyttämällä ja kouluttamalla - kannustamalla uusien toimintatapojen käyttöön

Hiljaisen tiedon katoaminen, eläköityminen

- osaamisen jakamisella - dokumentoinnilla

Kaarinassa on pääosin hyvä tahtotila viestinnälle ja ylin johto on sitoutunut vies-tintään. Kuntakoko mahdollistaa yhtenäisen ja tehokkaan viestinnän, jota toteu-tetaan hajautetusti. Viestintä- ja tietotekniikkataitojen kehittämiseen sekä vies-tintäohjeiden laatimiseen tulisi panostaa enemmän. Sisäistä viestintää ei ole tut-kittu. Kaupungissa toimii viestintäverkosto sekä sähköiseen viestintään keskittynyt verkkovastaavien ryhmä. Ryhmien tehtävänä on mm. kehittää ja jalkauttaa vies-tinnän käytäntöjä toimialoille.

5

4.1.2 Ulkoinen viestintä Seuraavassa analyysissä (SWOT) listataan ulkoisen viestinnän vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia.

Vahvuudet Miten hyödynnämme? Ylin johto on sitoutunut viestintään

- laadukkaiden palvelujen tuottamisessa ja niistä tiedottamisessa

Omaan tiedottajaan on resursoitu - hyvissä mediasuhteissa > nopea ja avoin tiedonkulku

Kotisivut ovat toimivat: hyvät käyntitilastot, esteettömyys on arvioitu hyväksi

- ajantasaisessa ja nopeassa verkkotiedottamisessa - sähköisen asioinnin lisäämisessä - palautteen annossa - osallistamisessa

Seudullinen viestintäyhteistyö on toimivaa

- tiedon ja osaamisen jakamisessa (esim. kartat)

Käytössä on nykyaikainen tekniikka

- laadukkaiden palvelujen tuottamisessa ja niistä tiedottamisessa

Heikkoudet Miten korjaamme? Tiedotustarpeita ja – mahdolli-suuksia ei aina tunnisteta

- korostamalla asiakasnäkökulmaa - laatimalla vuosisuunnitelmat - madaltamalla tiedotustarpeen kynnystä

Koko henkilöstön viestintätai-doissa on kehitettävää

- kouluttamalla ja kannustamalla - mediayhteistyöllä - uusilla toimintatavoilla: esimiehen viestintäpakki

Osallistamismahdollisuuksia on liian vähän

- mediayhteistyöllä - entisten kanavien kehittämisellä - uusien kanavien käyttöönotolla

Kaupungin viestintä on virkakielistä

- selkeään ilmaisuun kouluttamalla ja kannustamalla

Kriisiviestintäohjeet eivät ole ajantasaiset

- kriisiviestintäohjeiden päivityksellä ja jalkauttamisella

Toimialojen viestintävastuita ei ole määritelty ja verkkoviestin-nän vastuiden selvitystyö on kesken

- määrittelemällä viestintävastuut vuosisuunnitelmissa ja tukemalla verkkovastaavien selvitystyötä

Viestintää ei ole koordinoitu - vastuuttamalla viestintä

Mahdollisuudet Miten hyödynnämme? Sosiaalinen media - vuorovaikutteisuuden lisäämisessä

- viestinnän tehostamisessa - verkottumisessa - uusien toimintatapojen kehittämisessä

Sähköiset asiointimahdollisuudet - arjen sujuvuudessa Seutuyhteistyö - yhteisissä seudullisissa hankkeissa

- sidosryhmäyhteistyössä Avoimuus - suorassa asiakaspalvelussa ja – palautteessa

- aloitteellisessa tiedottamisessa - riittävässä, ymmärrettävässä ja oikea-aikaisessa

tiedottamisessa Yhteispalvelupisteet - arjen sujuvuudessa

- vuorovaikutteisuudessa - yhteistyössä ja verkottumisessa - palautteen annossa

Luovuus

- reagointinopeudessa - rohkeassa ja tapauskohtaisessa toiminnassa

6

Uhat Miten varaudumme? Tiedotusvälineiden muutokset: tiedotuskentän pirstaloituminen

- kohderyhmäajattelulla

Kaarinassa halutaan panostaa viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseen: ylin johto on sitoutunut viestintään, kaupungilla on kokoaikainen tiedottaja ja vies-tinnän perusperiaatteena on avoimuus. Viestinnän kanavat ovat pääosin kunnos-sa, mutta viestinnän sisällöissä ja prosesseissa on parannettavaa. Toimialoilta puuttuvat viestintäsuunnitelmat: viestinnän vuosisuunnitelmat, joiden yhteyteen määritellään viestintävastuut ja – tehtävät, tulisi laatia toimialoittain, samanai-kaisesti talousarvion yhteydessä. Viestintävastaavien tulisi osallistua viestintä-verkoston kokouksiin. Kaupungin kahden yhteispalvelupisteen mahdollisuuksia ei hyödynnetä riittävästi. Jatkossa yhteispalvelupisteiden roolia halutaan kehittää ja korostaa myös viestinnässä. Graafinen ilme uusittiin vuonna 2009 kuntaliitoksen yhteydessä ja sen jalkaut-taminen on onnistunut hyvin. Tietyt viestinnälliset ja markkinoinnilliset toimen-piteet tehdään sovitusti joko keskitetysti tiedottajan kautta tai hajautetusti toimi-aloilla. Ohjeistusta ja koulutusta tulisi lisätä, jotta yhteiset pelisäännöt selkiytyi-sivät kaikilla toimialoilla. Mediatiedottaminen on satunnaista, eikä tiedotustarpeita ja -mahdollisuuksia ai-na tunnisteta. Media-seurantaa tehtiin vuosina 2009–10. Viestinnän tutkimus ja seuranta on epäsäännöllistä. Kotisivut ovat toimivat ja niiden päivitysvastuiden selvitystyö käynnissä. Ko-tisivujen esteettömyys on arvioitu hyväksi. Sähköisiä palveluja on käytössä niu-kalti. Sosiaalisen median ja yleensäkin viestinnän sekä tiedotusvälineiden muu-toksiin tulisi varautua nykyistä paremmin. Erityisryhmiä on huomioitu jonkin verran. Vammais- ja vanhustyöntekijöiden käyntikorteissa käytetään suurempaa tekstikokoa kuin niin kutsutussa perus-käyntikortissa. Myös esimerkiksi erityisliikunta-aikatauluissa fonttikoko on ta-vallista suurempaa ja tekstin helppolukuisuuteen kiinnitetään huomiota. Www-sivuilla on mahdollista suurentaa tekstikokoa. Sivuja voi myös käyttää tekstiver-siona. Yhteispalvelupisteisiin on esteetön sisäänpääsy. Kotisivujen kieliversioita ei ole toteutettu. Kriisiviestinnän yleisohjeet ovat intranetissä (Kantri). Uhka- ja häiriötilanteita on kartoitettu vuonna 2010 päivitetyissä valmiussuunnitelmissa. Kriisiviestintä-ohjeet tulisi päivittää. Seudullinen viestintäyhteistyö lisääntynee tulevaisuudessa. Tiedottaja osallistuu seudullisen viestintäverkoston, Paras-tiedotusryhmän, toimintaan. Seutuyhteis-työn kotisivut, jotka keskittyvät ensi alkuun Paras-hankkeeseen, ovat valmistu-massa.

7

4.1.3 Markkinointiviestintä Seuraavassa analyysissä (SWOT) listataan markkinointiviestinnän vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. Vahvuudet Miten hyödynnämme? Ylin johto on sitoutunut markkinointiviestintään

- imagomarkkinoinnissa, markkinointiyhteistyössä ja -hankkeissa

Omaan tiedottajaan on resursoitu - tiedon hallinnassa ja jakamisessa Graafinen ohjeistus on tehty - yhtenäisessä markkinoinnissa Kaarina on Suomen Luovin kunta 2009

- imagomarkkinoinnissa

Palveluiden maine on hyvä - imagomarkkinoinnissa Kotisivut ovat toimivat: hyvät käyntitilastot, esteettömyys on arvioitu hyväksi

- asukkaille ja yrityksille markkinoinnissa - tonttimarkkinoinnissa - ajantasaisessa ja nopeassa verkkotiedottamisessa

Positiivinen maine asumis- ja yrittämiskaupunkina

- kaupunkimarkkinoinnissa - elinkeinoelämän kanssa käytävässä yhteistyössä - uusien yritysten ja asukkaiden houkuttelussa - positiivisten asioiden kytkemisessä kaikkeen

viestintään Kaarina on maakunnan kasvavimpia kuntia

- imagomarkkinoinnissa

Kaupungilla on oma elinkeino-yhtiö (Kaarinan Kehitys Oy)

- matkailuhankkeessa - yhteistyön kehittämisessä: julkinen ja yksityinen

sektori Heikkoudet Miten korjaamme? Henkilöresurssien kohdentami-nen markkinointiin on puutteellista

- prosessinkuvauksilla > resurssien uudelleen määrittelyllä

- tehtävien ja vastuiden selkeyttämisellä - resursseja lisäämällä

Kuntamarkkinoinnin resurssit ovat vähäiset

- prosessinkuvauksilla > resurssien uudelleen määrittelyllä

- tehtävien ja vastuiden selkeyttämisellä - resursseja lisäämällä - markkinointiajatteluun innostamalla - matkailuhankkeella

Kuva-arkisto on suppea - varaamalla vuosittain resursseja tapahtumien ja kohteiden kuvaamiseen ja oikeuksien ostamiseen

- ylläpitämällä kuvapankkia Markkinointiin liittyviä tehtäviä ei ole vastuutettu

- tehtävien ja vastuiden selkeyttämisellä

Markkinoinnin kohderyhmäajat-telu puuttuu

- määrittelemällä kenelle halutaan markkinoida ja mitä kanavia käytetään

Tunnettuus on heikkoa - nostamalla esiin vetovoimaisia kohteita ja kaarinalaisia menestystarinoita

Tuoteajattelua ei korosteta riittävästi

- hyödyntämällä tuotenäkökulmaa markkinoinnissa

Kaarinalla ei ole erityispiirteitä - matkailuhankkeella Kaarina ei ole matkailullisesti vetovoimainen

- matkailuhankkeella - luomalla kiinnostavia juttuaiheita aktiivisesti - tiivistämällä matkailun seudullista yhteistyötä

Markkinointiosaaminen on riittämätöntä

- koulutuksella

8

Mahdollisuudet Miten hyödynnämme? Historiallisuus, merellisyys, saariston läheisyys

- matkailukohteiden esiintuonnissa - matkailuneuvonnan kehittäminen yhteispalvelu-

pisteissä: matkailuneuvonnan I-kilpi Kehittämishankkeet - aktiivisessa otteessa hankkeisiin osallistumisessa Sosiaalinen media - vuorovaikutteisuuden lisäämisessä

- markkinoinnin tehostamisessa - verkottumisessa - uusien toimintatapojen kehittämisessä

Seutuyhteistyö - yhteisissä seudullisissa hankkeissa - sidosryhmäyhteistyössä - yhteismarkkinoinnissa

Uhat Miten varaudumme? Vaihtoehtoisten markkinointi-kanavien runsaus

- kohderyhmäajattelulla

Positiivisen maineen heikkeneminen

- vahvistamalla menestystekijöitä ja kehittämällä palveluja

Kaupunkien välisen kilpailun kiristyminen

- yhteistyötä tiivistämällä - muodostamalla yhteisiä tavoitteita

Markkinointi nähdään verovaro-jen "haaskaamisena"

- kertomalla konkreettisia tuloksia markkinoinnista

Kaarinan kaupungilla on tehtyjen yritysilmapiirimittausten mukaan hyvä maine etenkin luovana ja yrittäjäystävällisenä kaupunkina. Kaupungin markkinointi-viestintä on aiemmin painottunut yrityskohderyhmälle suunnattuun tonttimark-kinointiin, jonka on hoitanut kaupungin elinkeinoyhtiö Kaarinan Kehitys Oy. Viestintä on ollut aktiivista. Markkinointiviestinnän kysynnän ja haasteiden kas-vaessa markkinointitehtävät ja – vastuut tulisi selkeyttää. Vuoden 2010 lopulla Kaarinassa käynnistyi matkailualan kehittämishanke, jon-ka tavoitteena on paitsi alan toimijoiden yhteistyön tiivistäminen ja yhteismark-kinointi, myös kaupungin tunnettuuden lisääminen. Hankkeen myötä markki-nointiviestintää tehdään lisääntyvässä määrin myös seudun muiden toimijoiden, kuten Turku Touringin, kanssa. Hankkeen aikana luodut rakenteet ja toimintata-vat ovat lähtökohtaisesti pysyviä siten, että hankkeen jälkeen niistä vastaa joko kaupunki, elinkeinoyhtiö tai nämä kaksi tahoa yhdessä. Hankkeen tuloksena kaupungin yhteispalvelupisteen yhteyteen avattiin touko-kuussa 2011 virallinen matkailuneuvonta. Matkailun kehittämishanke vastaa matkailuneuvonnan käynnistämisestä ja kehittämisestä hankkeen aikana.

9

4.2 Viestinnän organisointi, sidosryhmät ja kanavat 4.2.1 Viestintäorganisaatio Kaarinan kaupungissa toteutetaan keskitetysti johdettua ja hajautetusti toimivaa viestinnän organisointimallia. Kaupunginvaltuusto hyväksyy viestintä- ja markkinointistrategian. Kaupungin-johtaja johtaa viestintää sekä antaa kaupungin yleisiä linjauksia koskevat lau-sunnot. Toimialajohtajat johtavat oman toimialansa viestintää. Tiedottaja koordinoi ja toteuttaa viestintää käytännössä sekä suunnittelee ja ke-hittää viestintää ja viestinnän kanavia. Tiedottaja toimii viestintäverkoston ja verkkovastaavien kokousten koollekutsujana ja vetäjänä. Tiedottaja on verk-kosivujen päätoimittaja ja vastaa graafisista materiaaleista. Viestintäverkosto on vuorovaikutteinen yhteistyöfoorumi, jonka jäsenet edusta-vat paitsi toimialojansa, myös eri viestinnän osa-alueita. Ryhmän ideana on ke-hittää ja jalkauttaa viestinnän käytäntöjä sekä toimia tietoimpulssina toimialan ja tiedottajan välillä. Pääpaino on viestintäprosessien sekä -kanavien kehittämises-sä ja vertaistuessa. Verkkovastaavat ovat toimialojen nimeämiä henkilöitä, jotka huolehtivat kau-pungin kotisivujen ja intranetin ajantasaisuudesta ylläpitämällä päivitysvastaavi-en listaa ja päivittäjien koulutustasoa. Verkkovastaavat toimivat tiiviissä yhteis-työssä tiedottajan kanssa ja jakavat tietoa eteenpäin omissa verkostoissaan. Verkkovastaavien ryhmän ideana on saada kaupungille ajantasaiset kotisivut ja intranet, järjestelmällinen päivityssysteemi sekä osaavat päivittäjät, joilla on re-surssit tehdä kotisivuja/intranetiä. Henkilöstö pyrkii jokapäiväisessä työssään kohti viestinnän ja markkinoinnin tavoitteita ja toimii kaupungin imagolle edullisella tavalla. Viestintä kuuluu jo-kaisen työntekijän työnkuvaan, vaikka sitä ei tehtävänkuvauksessa olisi erikseen määritelty. Erityisen tärkeää on tiedottaa muuhun henkilöstöön ja muihin osas-toihin tai toimialoihin vaikuttavista sisäisistä asioista. Henkilöstöllä on oikeus saada tietoa työhönsä liittyvistä asioista ja myös velvollisuus hankkia sitä itse. Poikkeusolojen viestintää toteutetaan kriisiviestintäohjeiden mukaisesti. Kannatusilmoituksista, sponsoroinnista ja muista viestinnän erityistapauksista on laadittu erilliset ohjeet.

10

4.2.2 Viestinnän sidosryhmät ja kanavat Sidosryhmät Kaarinan viestinnän keskeisiä sidosryhmiä ovat

asukkaat ja potentiaaliset asukkaat henkilöstö ja henkilöstöjärjestöt matkailijat yritykset ja potentiaaliset yritykset media julkisyhteisöt ja muut kunnat yhdistykset ja järjestöt luottamushenkilöt muut viranomaiset koulut, oppilaitokset, tutkimuslaitokset kansainväliset sidosryhmät, kuten ystävyyskaupungit

Kanavat Sisäisen viestinnän pääkanavaa, intranetiä (Kantria), kehitettiin vuonna 2010 teknisen uudistamisen myötä ja sen sisältöpäivittämistä organisaatiolähtöisestä asiakaslähtöiseksi kanavaksi jatketaan. Kantrissa ei ole juurikaan luottamushen-kilöille kohdennettua sisältöä, Kantrin kohderyhmänä on kaupungin henkilöstö. Luottamushenkilöille tiedotetaan kokouksista ym. tavalla, jonka luottamushen-kilöt ovat ilmoittaneet (posti/sähköposti/esityslistasovellus) sekä kaupungin ko-tisivuilla, joilla on luottamushenkilöille oma sivunsa. Toimialat ja yksiköt järjestävät säännöllisesti työpaikkakokouksia ja viestivät myös sähköpostein ja tekstiviestein. Kehityskeskustelut käydään kerran vuodes-sa. Johtoryhmien muistiot ovat nähtävänä sähköisesti Kantrissa ja luottamuselin-ten esityslistat ja pöytäkirjat ovat nähtävänä sähköisessä esityslista- ja pöytäkir-jasovelluksessa kotisivuilla. Henkilöstöhallinto on tehnyt tulokkaan oppaan ja esimiehet laativat perehdyttä-misohjelman. Henkilöstöllä on mahdollisuus tehdä aloitteita ja ideoida voi myös kevyemmässä, tekstiviestimäisessä ideapaneelissa. Palautekanava on kehittä-misvaiheessa ja käynnissä olevan KAHLI-hankkeen myötä pilotoinnissa. Hank-keen tarkoituksena on edistää aloitteiden tekoa ja innovatiivisuutta kaupungissa. Pilottina tässä hankkeessa toimii hyvinvointipalvelut. Ulkoisen viestinnän pääkanava on kaupungin kotisivut. Kaupungin palveluista, tapahtumista ja muista ajankohtaisista asioista kerrotaan lisäksi Kaarina tiedot-taa – aukeamalla, joka on Kaarina-lehdessä kerran kuukaudessa ilmestyvä kau-pungin ilmoitusliite sekä yhteispalvelupisteissä ja ilmoitustauluilla. Kaarina-lehti on kaupungin virallinen ilmoituslehti vuosina 2009 - 2013. Kuulutusten, ilmoitusten ja rekrytointi-ilmoitusten julkaisemiseen on selkeät ja hyväksi tode-tut käytännöt.

11

12

Kaupungin yhteystiedot julkaistaan kotisivujen puhelinluettelossa, yhdessä pe-rinteisessä puhelinluettelossa sekä vuosittain toteutettavassa Yritys- ja palvelu-hakemistossa. Neljästi vuodessa lähetetään uusille asukkaille kaupunginjohtajan tervetulokirje ja palveluhakemisto. Kaarinan kaupunki käyttää monipuolisesti ja harkiten myös muita viestintä-kanavia, kuten tiedotteita, mainoksia ja esitteitä. Sosiaalista mediaa hyödynne-tään Facebookin ja YouTuben avulla. Esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan sovelluksella, johon on pääsy kotisivuilta. Sähköisenä vuorovaikutuskanavana on palautelomake ja myös kuntalaisaloittei-ta voi tehdä www-sivuilla. Kaava-asioiden tiedottamisesta ja osallistumismah-dollisuuksista on huolehdittu ja kaavoituskatsaus julkaistaan kerran vuodessa. Markkinointiviestintää tehdään yhteistyössä Kaarinan Kehitys Oy:n kanssa. Tonttimarkkinoinnin lisäksi yhtiö on toteuttanut markkinointia ylläpitämällä sähköistä yrityshakemistoa sekä järjestämällä erilaisia yrityksille ja/tai kuluttajil-le suunnattuja tilaisuuksia paikallisten yrittäjäyhdistysten kanssa. Lisäksi Kaari-nan Kehitys organisoi kaupungin ja yrittäjien yhteismarkkinointia messuilla. Kaarinan Kehitys Oy:n yhtenä tehtävänä on myös välittää tietoa ajankohtaisista yrityskenttää koskevista asioista ja tapahtumista sähköpostitse sekä internetsivu-jen kautta.

5 Viestinnän kehittäminen Kaupungin on toiminnassaan ennakoitava tulevia muutoksia ja kyettävä aktiivi-sesti hallitsemaan ympäristöään. Uudistettu viestintästrategia vahvistettuna markkinointistrategialla tukee tätä toimintaa nostaen viestinnän ja markkinoin-nin nopeasti uudistuvat ja reagoivat toimintatavat perinteisten menetelmien rin-nalle suunnitelmallisuutta korostaen. Viestintä- ja markkinointistrategian tavoitteet ja toimenpiteet ovat linjassa kau-pungin strategisten päämäärien kanssa. Esimerkiksi sisäisen ja ulkoisen viestin-nän yhteinen tavoite Viestitään suunnitelmallisesti vastaa kaupunkistrategian päämäärään Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen. Luovuudesta tunnettu Kaarina – päämäärää tavoitellaan markkinointiviestinnän toimenpitein kohdassa Tunnettuuden parantaminen. Vuorovaikutteisella viestinnällä taas voidaan edis-tää hyvinvointia ennakoivasti. Viestintä- ja markkinointistrategian tavoitteet ja toimenpiteet on tässä määritelty sisäisen, ulkoisen ja markkinointiviestinnän osa-alueiden mukaan. Viestintäverkosto valitsee tavoitteista viestinnän kehittämiskohteet vuosittain. Toimialojen viestintäsuunnitelmissa määritellään ne viestinnän keinot ja kana-vat, joilla kaupungin strategisia tavoitteita voidaan saada näkyviksi kaarinalais-ten arjessa ja elämässä. Strategiakauden aikana sisäistä ja ulkoista viestintää sekä markkinointiviestintää seurataan ja tutkitaan säännöllisesti. Seurantaan pyritään käyttämään vertailu-kelpoisia tutkimuksia ja tulokset tulee julkistaa. Esimerkiksi vuosittain tehtäviä viestintäsuunnitelmia voidaan käyttää seurannan ja tutkimuksen välineinä.

5.1 Sisäisen viestinnän tavoitteet ja toimenpiteet

Tavoitteet Toimenpiteet Vastuutahot

Viestitään avoimesti Kaikille halukkaille taataan mahdollisuus päästä Kantriin Kantrin hyödyntäminen ensisijaisena tiedotuskanavana

Tietohallinto, tiedottaja Toimialajohtajat, toimialojen viestintävastaavat

Viestitään selkeästi Määritellään viestintävastuut resurssit huomioiden Toimialajohtajat

Viestitään oikea-aikaisesti Työnantaja on aloitteellinen tiedottamisessa Esimiehet

Viestitään suunnitelmallisesti

Johdon, esimiesten ja henkilöstön viestintäosaamista tuetaan Viestintäsuunnitelma tehdään vuosittain Sitoutetaan henkilöstö yhteisiin viestintäkäytäntöihin Määritellään viestintävastuut resurssit huomioiden Arvioidaan ja seurataan sisäisen viestinnän toimivuutta Viestintäverkoston aseman vahvistaminen

Tiedottaja Toimialajohtajat, toimialojen viestintävastaavat Tiedottaja, viestintäverkosto Toimialajohtajat Viestintäverkosto, Kehry Johtoryhmä

Viestintä on vuorovaikutteista

Edistetään henkilöstön osallistamista Kannustetaan keskustelemaan Uusia viestintäkanavia käyttöön

Kehry Esimiehet Viestintäverkosto, tietohallinto

13

5.2 Ulkoisen viestinnän tavoitteet ja toimenpiteet

Tavoitteet Toimenpiteet Vastuutahot

Viestitään avoimesti ja oikea-aikaisesti

Toimivat ja ajantasaiset kotisivut Kaupunki tiedottaa aloitteellisesti ja aktiivisesti Tiedotetaan sekä myönteisistä että kielteisistä asioista mahdollisimman aikaisessa vaiheessa Seutuyhteistyöstä tiedotetaan aktiivisesti Ajantasaiset kriisiviestintäohjeet

Toimialojen verkkovastaavat Esimiehet, tiedottaja Esimiehet, tiedottaja Paras-tiedotusryhmä Tiedottaja

Viestitään selkeästi Määritellään viestintävastuut resurssit huomioiden Ymmärrettävä ja graafisesti selkeä viestintä

Toimialajohtajat Tiedottaja, toimialojen viestintävastaavat

Viestitään suunnitelmallisesti

Johdon, esimiesten ja henkilöstön viestintäosaamista tuetaan Viestintäsuunnitelma tehdään vuosittain Sitoutetaan henkilöstö yhteisiin viestintäkäytäntöihin Määritellään viestintävastuut resurssit huomioiden Arvioidaan ja seurataan ulkoisen viestinnän toimivuutta Yhteispalvelupisteiden viestintäroolin määrittely ja kehittäminen

Tiedottaja Toimialajohtajat, toimialojen viestintävastaavat Tiedottaja, viestintäverkosto Toimialajohtajat Tiedottaja Kansliapalvelupäällikkö

Viestintä on vuorovaikutteista

Olemassa olevien ja uusien verkostojen hyödyntäminen viestinnässä Hyödynnetään järjestelmiä, joilla kuntalaisten vuorovaikutusmahdolli-suuksia edistetään

Esimiehet, tiedottaja Tietohallinto, tiedottaja

Viestitään asiakaslähtöisesti

Valitaan viestintäkanavat asiakasryhmien mukaan Muotoillaan viestin sisältö asiakasryhmittäin

Esimiehet, tiedottaja Esimiehet, tiedottaja

14

15

Tavoitteet Toimenpiteet Vastuutahot Markkinoinnin kehittämi-nen onnistumisten ja vahvuuksien avulla

Valitaan kärkituotteet ja hyödynnetään niitä aktiivisesti markkinoinnissa Kaikessa markkinointiviestinnässä tuodaan esille kaupungin hyvää mainetta tukevia saavutuksia

Johtoryhmä Toimialojen viestintävastaavat, tiedottaja

Viestitään suunnitelmallisesti

Markkinointisuunnitelma tehdään vuosittain Määritellään markkinointiviestinnän vastuut ja toimintatavat resurssit huomioiden Markkinointiviestinnästä vastaavien viestintäosaamista tuetaan Arvioidaan ja seurataan markkinointiviestinnän toimivuutta Yhteispalvelupisteiden viestintäroolin määrittely ja kehittäminen Tarjotaan matkailuneuvontaa kattavasti ja asiakkaan toivomalla tavalla

Kaarinan Kehitys, kaupungin markkinointivas-taavat Johtoryhmä, Kaarinan Kehitys Oy Tiedottaja, Kaarinan Kehitys Oy Johtoryhmä, Kaarinan Kehitys Oy Kansliapalvelupäällikkö Kansliapalvelupäällikkö, Kaarinan Kehitys Oy

Verkostoituminen eri yhteistyökumppaneiden kanssa

Yhteistyö sisäisesti, yrittäjien kanssa ja lähiseudun kuntien kanssa Matkailuviestintää toteutetaan yhteistyössä Turku Touringin ja muiden saaristokuntien kanssa Kootaan valmiita kokonaisuuksia palvelutarjonnasta (paketointi)

Johtoryhmä, Kaarinan Kehitys Oy Kaarinan Kehitys Oy, yhteispalvelupisteet Kaarinan Kehitys Oy

Huomioidaan eri kohderyhmät markkinoin-tiviestinnässä

Kohdennetut markkinointikampanjat Kaupunginjohtaja, Kaarinan Kehitys Oy

Tunnettuuden parantaminen

Pidetään yllä aktiivista mediayhteistyötä Muista erottuva, persoonallinen viestintä Markkinointikampanjat Hyödynnetään kaarinalaisten menestystarinoita kaupungin näkyvyydessä

Tiedottaja, johtoryhmä Tiedottaja, Kaarinan Kehitys Oy Kaupunginjohtaja, Kaarinan Kehitys Oy Tiedottaja, vastuualue-esimiehet, Kaarinan Kehitys Oy

5.3 Markkinointiviestinnän tavoitteet ja toimenpiteet

Viest

intä

on

osa

ka

ikk

ea j

a k

aikk

ia

Viestin

tää

seura

taa

n ja m

itataan

Viestintä- ja m

arkkinointistr

ate

gia

Vie

stin

täsu

unnitelmat Ohjeistukset

Käytännön viestintä

Kaarin

a-strategia

Käytännön viestintä:

- sisäinen viestintä- ulkoinen viestintä- markkinointiviestintä

Viestintäsuunnitelmat ja ohjeistukset:vuosittaisissa viestintä- ja markkinoin-tisuunnitelmissa määritellään valittuja kehittämiskohteita painottaen toimen-piteet, resurssit, organisointi ja vastuut sekä kanavat. Ohjeistukset ovat osa viestintäsuunnitelmia.

Viestintä- ja markkinointistrategia 2011-2016. Viestinnän:- toiminta-ajatus- visio- organisointi ja vastuut- kohderyhmät ja kanavat- kehittäminen : tavoitteet ja toimenpiteet

Kaarinan kaupungin strategia 2010-2016. Kaupungin:- arvot- toiminta-ajatus- visio- strategiset päämäärät- kriittiset menestystekijät- toimenpiteet, vastuuhenkilöt ja mittarit

Kaarinan kaupungin viestintä ja markkinointi 2011-2016