jurnal tinjauan peminjaman dan penyimpanan rekam medis rawat jalan guna menunjang efektivitas kerja...

Download Jurnal Tinjauan Peminjaman Dan Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna Menunjang Efektivitas Kerja Di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka

Post on 11-Oct-2015

754 views

Category:

Documents

11 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

a

TRANSCRIPT

Jurnal Apikes Bandung

TINJAUAN PEMINJAMAN DAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS KERJA DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH CICALENGKA

R. Iqbal Taufik N10.001.085Akademik Perekam Medis dan Informatika Kesehatan, Bandung

AbstrakKesehatan merupaka kebutuhan dasar manusia untuk dapat hidup layak dan produktif. Hal tersebut tentunya harus didukung oleh kualitas pelayanan dari petugas pelayan kesehatan itu sendiri. Permasalahan yang penulis angkat yaitu tentang peminjaman dan penyimpanan rekam medis rawat jalan guna menunjang efektivitas kerja.Adapun permasalahan yang penulis teliti yaitu: (1) Bagaimana prosedur peminjaman dan penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka Kabupaten Bandung ? (2) Bagaimana pelaksanaan prosedur peminjaman dan penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit Umun Daerah Cicalengka Kabupaten Bandung ? (3) Faktor apa saja yang menghambat dalam proses peminjaman dan penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka Kabupaten Bandung ? (4) Upaya apa yang telah dilakukan oleh Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka Kabupaten Bandung untuk mengatasi faktor-faktor tersebut ? (5) Apa dampak yang akan terjadi terhadap efektivitas petugas rekam medis apabila terkendalanya proses peminjaman dan penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka Kabupaten Bandung ?Adapun ruang lingkup penelitian karya tulis ilmiah ini yaitu mengambil tempat di bagian rekam medis rawat jalan Rumah Sakit Umum Daereh Cicalengka. Metode pengumpulan data yaitu melalui wawancara, observasi dan dokumentasi. Jenis penelitian yang penulis ambil yaitu menggunakan metode kualitatif deskriptif.Hasil penelitiannya yaitu belum disebutkannya prosedur peminjaman rekam medis rawat jalan, sehingga pelaksanaan prosedur peminjaman rekam medis rawat jalan masih belum sesuai dengan apa yang disarankan oleh kementrian kesehatan dalam Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Tidak memakai tracer dalam peminjaman rekam medis, tidak memakai sampul pelindung rekam medis adalah beberapa masalah yang penulis temukan di lapangan.Kesimpulan yang diambil yaitu untuk tercapainya efektivitas kerja dari pegawai rekam medis maka harus ditunjang dengan standar prosedur operasional yang dapat meningkatkan efektivitas kerja pegawai.Saran yang penulis ajukan yaitu segera melakukan revisi standar prosedur operasional yang ada, sehingga dapat meningkatkan efektivitas kinerja dari pegawai rekam medis.

Abstract

Health is nature requirement for people to have proper and productive life. It should be backing by quality service of official from health service. The problem that writer found is loan and storage medical record file to supporting work effectiveness.The problem that writer through are: (1) how is prosedure operational of loan and storage medical record at The General Hospital Cicalengka ? (2) how is implementation of loan and storage medical record at General Hospital Cicalengka ? (3) what factor that hamper of loan and storage medical record at General Hospital Cicalengka ? (4) what eforts already did of loan and storage medical record at General Hospital Cicalengka ? (5) what will happen to work effectiveness if there had constraint of loan and storage medical record at General Hospital Cicalengka ?As for the scope of research scientific writing the authors conducted research in medical records at The General Hospital Cicalengka. The method of aggregatioan data by interview, observation and documentation. Type of research that the writer take is using descriptive qualitative method.The result of this research is there is not yet procedure of loan medical record, with the result that implementation of loan medical record is not same with the suggestion from health department in orientation organization and procedure of medical recordfor hospital in Indonesia. Theres no tracer in loan medical record, no cover in medical record are some of problem that writer found at hospital.The conclution is for achieve work effectiveness for employee should be support by standard procedure operational that could increase work effectiveness for employee.The suggestion from writing is make revision standard procedure operational as soon as possible, with the result that could increase work effectiveness from employee of medical record.Jurnal Apikes Bandung

PENDAHULUAN

Menurut Peraturan Mentri Kesehatan Republik Indonesia No. 269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah : Berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.Salah satu pelayanan rekam medis di rumah sakit yang memberikan kesan baik ataupun buruk dalam pelayanan suatu rumah sakit adalah ditinjau dari pelayanan yang yang diberikan oleh rekam medis apakah berjala dengan cepat, tepat dan efektif. Hal tersebut dapat dilakukan salah satunya dengan cara peningkatan kualitas dari segi sarana dan prasarananya.Dalam tahap penyelenggaraan rekam medis diantaranya adalah penyimpanan dan pengembalian berkas rekam medis. Penyimpanan dokumen rekam medis mempunyai arti penting sehubungan dengan riwayat penyakit seseorang dan kerahasiaan

yang terkandung di dalamnya. Oleh sebab itu cara penyimpanannya harus diatur sedemikian rupa sehingga terjaga kerahasiaannya dan memperoleh atau mencari kembali untuk disediakan guna pelayanan pasien yang pernah berobat. Di sarana pelayanan kesehatan yang bersangkutan untuk mempermudah pengambilan berkas rekam medis yaitu dengan menatanya berdasarkan nomor rekam medis dan ditempatkan pada blok blok nomor tertentu untuk mempermudah pengambilannya menggunakan kartu petunjuk keluar (tracer/out guide).

METODE PENELITIANRuang lingkupPenelitian yang dilakukan oleh penulis selama bulan Mei sampai Juni 2013 di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka Kabupaten Bandung yaitu mengenai Tinjauan Pengambilan dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Guna Menunjang Efektivitas Kerja di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka.

Pengukuran Dan Pengamatan Variabel PenelitianDalam karya tulis ilmiah ini pengukuran dan pengamatan variabel penelitian dibagi menjadi 2 (dua) variabel, yaitu:1. Pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis yang diukur melalui aspek:a. Standar Prosedur Operasional (SPO)b. Tenagac. Rekam Medisd. Tracer / Out Guidee. Formulir Peminjaman2. Efektifitas kerja yang diukur melalui aspek:a. Kecepatanb. Ketepatan

PopulasiMenurut sugiyono (2009:90) populasi adalah Wilayah generalisasi yang terdiri atas objek atau subjek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya. Sebelum memulai penelitian, penulis memulainya dengan menentukan populasi yang dijadikan objek penelitian, dimana dalam penelitian ini yang menjadi populasinya adalah 2 (dua) orang petugas pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka.

Teknik Pengumpulan DataDalam penelitian ini teknik pengumpulan data yanng digunakan oleh peniliti adalah1. Wawancarapeniliti melakukan wawancara dimana peneliti telah mempersiapkan pertanyaan-pertanyaan sebagai panduan wawancara.

2. ObservasiObservasi merupakan suatu teknik pengumpulan data yang dirancang baik itu secara sitematis atau tidak sistematis, tentang apa yang diamati, kapan, dan dimana tempatnya. Dengan demikian penulis melakukan pengamatan langsung ke bagian unit rekam medis.3. Studi KepustakaanPenulis memperoleh data-data dengan mempelajari buku-buku dan literatur lainnya yang ada kaitannya dengan penelitian serta mempelajari dokumen-dokumen.

Teknik Dan Analisis DataTeknik dan analisa yang digunakan adalah metode deskriptif, yaitu menganalisis data dengan cara mendeskirpsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya mengenai faktor apa saja yang menjadi kendala dalam proses pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis yang berpengaruh terhadap efektivitas kerja di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka Kabupaten Bandung.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASANSetelah mengadakan penelitian data melalui metode dokumentasi pada pelaksanaan peminjaman dan penyimpanan rekam medis rawat jalan guna menunjang evektifitas kerja, maka data yang diperoleh diolah secara narasi.

HASIL PENELITIAN

Prosedur Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat JalanBerdasarkan Buku Pedoman penyelenggaraan Rekam Medis RSUD Cicalengka jilid II (Standar Prosedur Operasional) tahun 2011 yang telah disahkan oleh Direktur RSUD Cicalengka dr. H. Suhardiman MA, MM.BAT didapatkan prosedur pelaksanaan rekam medis sebagai berikut:a. Prosedur PeminjamanSetiap permintaan rekam medis secara tertulis dengan tujuan yang jelas ditujukan kepada seksi rakam medis wajib mengembalikan berkas tersebut dalam keadaan baik dan lengkap. Prosedur peminjaman rekam medis bertujuan agar permintaan data rekam medis dapat dipenuhi sesuai dengan permintaanya. Adapun prosedurnya sebagai berikut:1) Instalasi yang memerlukan data rekam medis dapat langsung meminta ke seksi rekam medis.2) Pihak luar yang memerlukan data rekam medis RSUD Cicalengka dapat dilayani dengan persetujuan kepala seksi rekam medis.3) Peminjam harus mengisi buku peminjaman dan bon pinjam agar diketahui identitas peminjam dan rekam medis yang keluar.4) Di tempat keluarnya rekam medis diberi tracer/out guide sebagai petunjuk keluar.5) Peminjam rekam medis tidak boleh dibawa keluar ruangan rekam medis. Untuk kepentingan penelitian, pendidikan dan lainnya dilakukan ditempat yang telah disediakan di dalam ruangan seksi rekam medis6) Peminjaman untuk kepentingan asuransi dan surat keterangan medis lainnya dilakukan oleh petugas rekam medis atau petugas dari unit terkait lainnya, diantar ke bagian atau dokter yang melayani.7) Peminjaman untuk keperluan hukum harus ada permintaan dari pengadilan dan harus disetujui oleh direktur dan diantar oleh petugas rekam medis.

b. Prosedur PenyimpananProsedur penyimpanan bertujuan untuk memudahkan pencarian dan pengambilan kembali rekam medis apabila dibutuhkan. Penyimpanan rekam medis menganut sistem sentralisasi, yaitu adanya penyimpanan rekam medis rawat jalan dan rawat inap disatukan dalam satu folder. Berkas rekam medis non aktif disimpan pada rak terpisah dengan berkas rekam medis aktif. Berkas rekam medis yang telah meninggal disusun bersama berkas rekam medis non aktif. Penyimpanan rekam medis disimpan minimal 5 tahun untuk rawat jalan dan rawat inap.Adapun prosedur penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan sebagai berikut:1) Rekam medis yang telah selesai digunakan kemudian dikembalikan ke bagian penyimpanan, kemudian dilakukan pengecekan kelengkapan, kemudian dipilah menurut nomor rekam medisnya.2) Rekam medis disimpan dalam rak sesuai dengan urutan nomor rekam medis yang terdapat dalam sampul rekam medis tersebut.

Prosedur Pengambilan Rekam Medis Dari Rak PenyimpananSetiap permintaan peminjaman rekam medis secara tertulis dengan tujuan yang jelas ditujukan kepada seksi rekam medis wajib mengembalikan berkas tersebut dalam keadaan baik dan lengkap. Hal ini bertujuan untuk mempermudah dalam pengambilan dan identifikasi rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan.Berkas rekam medis yang disimpan pada rak penyimpanan adalah berdasarkan sistem angka langsung (Stright Digit Filing System) dimana berkas disimpan menurut urutan nomor rekam medis.Prosedur nya sebagai berikut:1) Perhatikan nomor rekam medis2) Untuk keperluan berobat ulang/kontrol tidak perlu diberi tracer atau out guide3) Untuk keperluan peminjaman, harus diberi tracer atau out guide

Pelaksanaan Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam MedisBerdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka, pelaksanaan peminjaman dan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan adalah sebagai berikut:a. Peminjaman Berkas Rekam Medis Rawat Jalan1) Petugas pendaftaran menuliskan nomer-nomer rekam medis yang daftar di pendaftaran pada selembar kertas.2) Jika sudah terdapat 5-10 nomer rekam medis lalu diberikan ke petugas pengambilan berkas rekam medis3) Jika petugas pengambilan rekam medis sedang tidak ada karena sedang mendistribusikan berkas, maka petugas pendaftaranlah yang mengambil sendiri berkas rekam medis.4) Dalam proses pengambilan berkas, petugas melihat dulu nomer rekam medis yang akan diambil lalu dicari berkas nya.5) Setelah ketemu, berkas rekam medis diambil tanpa menggunakan out guide/tracer.6) Berkas yang sudah diambil kemudian disimpan di lemari penyimpanan berkas untuk kemudian didistribusikan per poli.b. Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan1) Berkas rekam medis yang telah dicoding lalu dikumpulkan.2) Berkas rekam medis rawat jalan tidak melalui tahap assembling karena rekam medis rawat jalan tidak menggunakan sampul, hanya lembaran-lembaran kertas yang disatukan menggunakan hekter.3) Petugas penyimpanan mensortir berkas rekam medis berdasarkan kepala nomer (dua nomer paling akhir) karena sistim penyimpanan rekam medis di RSUD Cicalengka menggunakan sistim terminal digit.4) Berkas yang telah terkumpul berdasarkan kepala nomer kemudian dimasukan ke dalam rak penyimpanan.5) Berkas rekam medis yang disimpan ke dalam rak penyimpanan adalah berkas rekam medis hari kemarin dan tahap ini dilakukan pada waktu siang hari ketika permintaan rekam medis ke poli sudah berkurang.

Hambatan Dalam Proses Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam MedisPada pelaksanan peminjaman dan penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka secara umum telah berlangsung dengan baik. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka menemukan beberapa permasalahan yang terjadi, adapun masalah tersebut adalah sebagai berikut:a. Belum tersedianya Standar Prosedur Operasional untuk proses peminjaman rekam medis rawat jalan, baru tersedia Standar Operasional Prosedur untuk proses peminjaman rekam medis rawat inap dan keperluan hukum.b. Belum tersedianya Out guide/tracer untuk pengambilan berkas rekam medis rawat jalan, baru untuk rawat inap saja yang tersedia.c. Belum tersedianya bon peminjaman untuk rawat jalan, dikarenakan belum adanya printer untuk mencetak bon peminjaman di ruang penyimpanan.d. Tidak adanya sampul untuk melindungi berkas rekam medis rawat jalan. Masih selembaran kertas untuk keperluan berobat jalan saja.

Upaya Untuk Mengatasi Hambatan Dalam Proses Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam MedisBerdasarkan peninjauan permasalahan yang sudah dijelaskan sebelumnya, pihak Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka berupaya mengatasi permasalahan yang ada. Adapun upayanya sebagai berikut:a. Pihak Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka masih akan membahas mengenai belum tersedianya Standar Prosedur Operasional untuk peminjaman rekam medis rawat jalan pada rapat panitia rekam medis yang akan datang.b. Untuk mengatasi belum tersedianya out guide/tracer pada peminjaman rekam medis rawat jalan, dilakukan pembahasan pada rapat rutin yang diadakan sebulan sekali oleh pihak unit rekam medis.c. Untuk pengadaan bon peminjaman rekam medis rawat jalan beserta printer nya masih menunggu persetujuan pihak keuangan mengenai anggaran yang telah diajukan.d. Untuk mengatasi tidak adanya sampul rekam medis, yaitu dengan perencanaan anggaran yang terus diusahakan agar tercapainya pemenuhan kebutuhan sampul untuk seluruh berkas rekam medis, baik itu rekam medis rawat inap maupun rekam medis rawat jalan.

Dampak Terhadap Efektivitas Kerja Apabila Terkendalanya Proses Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam MedisDampak yang ditimbulkan dari hambatan-hambatan yang telah disebutkan sebelumnya terhadap efektivitas kerja pegawai adalah sebagai berikut:a. Akan adanya kebingungan bagi karyawan baru yang bertugas di bagian penyimpanan (filing) rekam medis dikarenakan belum adanya tupoksi yang jelas mengenai prosedur peminjaman rekam medis rawat jalan.b. Dengan tidak menggunakan out guide/tracer pada saat pengambilan berkas rekam medis dari rak penyimpanan, maka akan menambah waktu rata rata penyimpanan kembali rekam medis dikarenakan tidak adanya pembatas atau tanda bahwa rekam medis sedang dipinjam.c. Tidak adanya bon peminjaman untuk rekam medis rawat jalan tentu akan lebih menyulitkan petugas pengambilan berkas rekam medis dikarenakan petugas tersebut harus membaca tulisan nomer rekam medis yang ditulis oleh petugas pendaftaran yang kadang tulisan tersebut sulit terbaca karena penulisan dilakukan dengan cepat.d. Petugas penyimpanan memerlukan waktu lebih lama dikarenakan harus memilah berkas rekam medis selembar demi selembar serta harus melihat nomer rekam medis yang terdapat di berkas pada saat penyimpanan. Pada proses perapihan rak penyimpanan rekam medis juga memerlukan kesabaran yang ekstra dikarenakan sulitnya mengatur tumpukan lembaran kertas yang tidak memiliki sampul.

PEMBAHASAN

Prosedur Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat JalanDalam prosedur peminjaman berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka belum disebutkan prosedur peminjaman rekam medis rawat jalan, hanya terdapat prosedur peminjaman rekam medis untuk rawat inap dan keperluan hukum. Hal ini dikarenakan terdapat perbedaan persepsi mengenai arti dari kata peminjaman itu sendiri. Pihak Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka beranggapan bahwa peminjaman rekam medis hanya untuk keperluan rawat inap serta kepentingan hukum, untuk keperluan rekam medis rawat jalan bukan dikatakan sebagai peminjaman. Hal ini tentunya dapat membuat prosedur kerja yang tidak konsisten dikarenakan belum adanya tugas pokok dan fungsi yang jelas untuk prosedur peminjaman rekam medis rawat jalan.Permasalahan lain yang ditemukan oleh penulis pada saat penelitian yaitu adanya perbedaan tata cara sistem penyimpanan yang ada pada Standar Prosedur Operasional dengan kenyataan di lapangan. Pada Standar Prosedur Operasional tentang Pengambilan Rekam Medis Dari Rak Penyimpanan disebutkan bahwa sistem penyimpanan rekam medis berdasarkan sistem angka langsung (Stright Digit Filing System), padahal kenyataan yang ada di lapangan yaitu menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan sistem angka akhir (Terminal Digit Filing System). Setelah dikonfirmasi ternyata terdapat kesalahan dalam pembuatan Standar Prosedur Operasional. Sistem penyimpanan yang seharusnya yaitu sistem penyimpanan berdasarkan sistem angka akhir (Terminal Digit Filing System).Selain itu, pada Standar Prosedur Operasional yang sama yaitu Pengambilan Rekam Medis Dari Rak Penyimpanan, di situ disebutkan bahwa untuk keperluan berobat ulang atau kontrol tidak perlu diberi out guide/tracer, hanya untuk keperluan peminjaman saja yang harus diberi out guide/tracer. Hal ini tentunya sangat berbanding terbalik dengan ketentuan yang tercantum dalam buku Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia revisi II tahun 2006 yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan Republik Indonesia, tentang tata cara pengambilan kembali rekam medis yang menyebutkan bahwa rekam medis tidak boleh keluar dari ruang penyimpanan rekam medis tanpa tanda keluar atau kartu peminjaman rekam medis.

Pelaksanaan Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam MedisPada pelaksanaan peminjaman dan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka sudah berjalan sebagaimana mestinya, meskipun masih belum ada Standar Prosedur Operasional untuk mengatur tata cara pelaksanaan peminjaman rekam medis rawat jalan. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis kepada petugas filing di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka didapatkan hasil bahwa dengan tidak adanya out guide/tracer pada setiap berkas rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan dapat berpengaruh terhadap kecepatan kinerja petugas filing pada saat memasukan kembali berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan ketika sudah dipinjam oleh poliklinik pada hari tersebut untuk keperluan berobat olang atau kontrol pasien.Selain dari pada itu, dengan tidak tersedianya sampul/map untuk rekam medis rawat jalan berpengaruh terhadap proses perapihan rak penyimpanan rekam medis. Perlu usaha lebih untuk merapihkan tumpukan selembaran kertas rekam medis rawat jalan. Hal ini tentunya dapat diminimalisir jika berkas rekam medis rawat jalan diberi sampul. Dengan struktur kertas sampul yang lebih kuat dapat memudahkan proses perapihan itu sendiri. Hanya tinggal mendorong rekam medis masuk lebih kedalam rak, rekam medis tersebut dapat langsung tertata dengan rapih. Beda hal dengan tidak menggunakan sampul, karena harus merapihkannya selembar demi selembar masuk lebih ke dalam rak penyimpanan.Dalam Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia revisi II tahun 2006 yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan Republik Indonesia, dipaparkan dengan jelas bahwa rekam medis harus diberi sampul pelindung untuk memelihara keutuhan susunan lembaran-lembaran rekam medis serta untuk mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran rekam medis sebagai akibat sering dibolak-balik lembaran tersebut.

Hambatan Dalam Proses Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam MedisHambatan atau kendala yang timbul di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka untuk peningkatan efektivitas kerja petugas yaitu susahnya membuat jadwal yang pas untuk melaksanakan rapat pembahasan revisi Standar Operasional Prosedur dengan Panitia Rekam Medis dikarenakan sibuknya kegiatan dari tiap keanggotaan yang ada.Selain itu, hambatan lain yang timbul yaitu Selalu terpotongnya anggaran rumah tangga di unit rekam medis oleh bidang keuangan. Hal ini dikarenakan minimnya anggaran yang diterima oleh pihak Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka dari Pemerintah Kabupaten Bandung, sehingga kebijakan dari bidang keuangan adalah memotong anggaran yang telah diajukan oleh unit rekam medis untuk pengadaan pembuatan out guide/tracer, pengadaan komputer beserta mesin pencetak (printer) di ruangan penyimpanan untuk membuat bon peminjaman serta pengadaan sampul/map berkas rekam medis rawat jalan.

Upaya yang Dilakukan Untuk Mengatasi Hambatan Dalam Proses Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam MedisAdapun upaya yang telah dilakukan oleh Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka untuk mengatasi kendala yang ada dalam proses peminjaman dan penyimpanan berkas rekam medis yaitu dengan mengadakan perencanaan untuk mengadakan rapat Panitia Rekam Medis dengan agenda rapat perevisian Standar Operasional Prosedur yang telah ada.Disamping itu, untuk memenuhi kebutuhan anggaran rumah tangga unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka tidak bisa berbuat banyak. Dapat dimaklumi mengingat hal tersebut berhubungan dengan keterbatasan anggaran yang di terima oleh pihak Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka dari Pemerintah Kabupaten Bandung. Karena Pemerintah Kabupaten Bandung sendiri harus membagi anggarannya ke tiga rumah sakit pemerintah yang ada di wilayah kabupaten bandung, yaitu RSUD Cicalengka, RSUD Soreang dan RSUD Majalaya.

Dampak Terhadap Efektivitas Kerja Apabila Terkendalanya Proses Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam MedisDampak yang ditimbulkan dari terkendalanya proses peminjaman dan penyimpanan berkas rekam medis terhadap efektivitas kerja pegawai adalah akan terjadi kebingungan bagi karyawan baru yang bertugas di bagian penyimpanan (filing) rekam medis dikarenakan belum adanya tupoksi yang jelas mengenai prosedur peminjaman rekam medis rawat jalan. Hal tersebut menjadikan perlu adanya arahan tambahan dari para petugas rekam medis yang lebih senior mengenai prosedur yang ada di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka.Selain itu, dengan tidak menggunakan out guide/tracer pada saat pengambilan berkas rekam medis dari rak penyimpanan, maka akan menambah waktu rata rata penyimpanan kembali rekam medis dikarenakan tidak adanya pembatas atau tanda bahwa rekam medis sedang dipinjam.Dengan tidak adanya sampul rekam medis rawat jalan, maka akan memerlukan waktu lebih lama dikarenakan harus memilah berkas rekam medis selembar demi selembar serta harus melihat nomer rekam medis yang terdapat di berkas pada saat penyimpanan. Pada proses perapihan rak penyimpanan rekam medis juga Perlu usaha lebih untuk merapihkan tumpukan selembaran kertas rekam medis rawat jalan. Hal ini tentunya dapat diminimalisir jika berkas rekam medis rawat jalan diberi sampul. Dengan struktur kertas sampul yang lebih kuat dapat memudahkan proses perapihan itu sendiri. Hanya tinggal mendorong rekam medis masuk lebih kedalam rak, rekam medis tersebut dapat langsung tertata dengan rapih. Beda hal dengan tidak menggunakan sampul, karena harus merapihkannya selembar demi selembar masuk lebih ke dalam rak penyimpanan.Dampak lain yang muncul yaitu ketidak puasan pegawai mengenai prosedur yang ada, sehingga akan mempengaruhi tehadap prestasi kerja pegawai. Hal ini dikarenakan menurunnya tingkat antusias terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan.

KESIMPULAN

Prosedur Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di RSUD CicalengkaProsedur peminjaman dan penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka secara umum sudah diketahui dan dijalankan dengan baik. Hanya saja masih ada kekurangan untuk Standar Prosedur Operasional untuk peminjaman rekam medis rawat jalan. Serta adanya perbedaan tata cara sistem penyimpanan yang ada pada Standar Prosedur Operasional dengan kenyataan di lapangan. Pada Standar Prosedur Operasional tentang Pengambilan Rekam Medis Dari Rak Penyimpanan disebutkan bahwa sistem penyimpanan rekam medis berdasarkan sistem angka langsung (Stright Digit Filing System), padahal kenyataan yang ada di lapangan yaitu menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan sistem angka akhir (Terminal Digit Filing System).

Pelaksanaan Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis di RSUD CicalengkaPada pelaksanaan peminjaman dan penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka ditemukan beberapa permasalahan yaitu tidak dipergunakannya out guide/tracer pada peminjaman rekam medis rawat jalan, serta tidak adanya sampul rekam medis rawat jalan sehingga berkas rekam medis rawat jalan hanya berbentuk selembaran kertas saja. Hal ini tentunya sangat riskan jika rekam medis tersebut sampai tersobek atau hilang, mengingat fungsi da rekam medis itu sendiri sangat penting.

Hambatan Dalam Proses Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis di RSUD CicalengkaHambatan atau kendala yang timbul di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka untuk peningkatan efektivitas kerja petugas yaitu susahnya membuat jadwal yang pas untuk melaksanakan rapat pembahasan revisi Standar Operasional Prosedur dengan Panitia Rekam Medis dikarenakan sibuknya kegiatan dari tiap keanggotaan yang ada.Hambatan lain yang timbul yaitu Selalu terpotongnya anggaran rumah tangga di unit rekam medis oleh bidang keuangan dikarenakan anggaran yang terbatas dari Pemerintah Kabupaten kepada Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka. Hal ini tentunya menghambat pengadaan sampul rekam medis rawat jalan, pengadaan out guide/tracer, serta pengadaan komputer dan alat pencetak (printer) untuk membuat bon peminjaman rawat jalan.

Upaya yang Untuk Mengatasi Hambatan Dalam Proses Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis di RSUD CicalengkaUpaya yang telah dilakukan oleh Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka untuk mengatasi kendala yang ada dalam proses peminjaman dan penyimpanan berkas rekam medis yaitu dengan mengadakan perencanaan untuk mengadakan rapat Panitia Rekam Medis dengan agenda rapat perevisian Standar Operasional Prosedur yang telah ada.Untuk persoalan pemotongan anggaran yang diterima oleh unit rekam medis tidak dapat berbuat banyak, karena memang sudah dari pemerintah kabupaten dana yang ada terbatas.

Dampak Terhadap Efektivitas Kerja Apabila Terkendalanya Proses Peminjaman dan Penyimpanan Berkas Rekam MedisDampak yang ditimbulkan dari terkendalanya proses peminjaman dan penyimpanan berkas rekam medis terhadap efektivitas kerja pegawai adalah akan terjadi kebingungan bagi karyawan baru yang bertugas di bagian penyimpanan (filing) rekam medis dikarenakan belum adanya tupoksi yang jelas mengenai prosedur peminjaman rekam medis rawat jalan. Serta waktu yang dibutuhkan untuk melakukan penyimpanan rekam medis menjadi lebih lama dikarenakan tidak adanya out guide serta tidak adanya sampul untuk melindungi rekam medis rawat jalan.Hal itu akan berakibat terhadap tingkat prestasi kerja pegawai karena menurunya antusias terhadap pekerjaan dikarenakan ketidak puasan pegawai terhadap prosedur yang ada.

SARAN

Dari hasil penelitian yang dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka, penulis mencoba untuk memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat membantu dalam peningkatan efektivitas pegawai rekam medis khususnya di bagian peminjaman dan penyimpanan. Adapun sarannya sebagai berikut:1. Sebaiknya segera mempercepat pelaksanaan rapat panitia rekam medis untuk membahas revisi mengenai Standar Prosedur Operasional unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka sebagai pedoman pelaksanaan rekam medis yang lebih baik.2. Perlu diadakannya sosialisasi kepada bidang keuanga terkait pentingnya penggunaan sampul rekam medis, sehingga hal tersebut akan menjadi bahan pertimbangan dalam penyetujuan anggaran rumah tangga yang diajukan oleh unit rekam medis.3. Dalam pelaksanaan peminjaman dan penyimpanan rekam medis rawat jalan dapat mempergunakan out guide/tracer rawat inap untuk sementara waktu sebelum tersedianya out guide/tacer untuk rawat jalan. Hal ini dapat dilakukan mengingat jumlah tracer untuk rawat inap yang tersedia yaitu sebanyak 236 buah dan pasien rawat jalan yang berkunjung ke Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka rata-rata per harinya 200 pasien.4. Perlu adanya komunikasi tentang format bon peminjaman yang akan dibuat dengan pihak IT Rumah Sakit berkenaan dengan pengadaan komputer dan printer untuk pencetakan bon peminjaman rekam medis rawat jalan.5. Adapun bentuk dan jenis out guide/ tracer untuk rawat jalan yang disarankan oleh penulis berdasarkan pada ukuran map rekam medis rawat inap dengan panjang 39 cm dan lebar 23.5 cm adalah sebagai berikut:5.1 Gambar Tracer

Sumber: saran penulisKeteranganBahan: Plastik fiberWarna: HijauUkuran: Panjang 40 cm Lebar 25 cm

DAFTAR PUSTAKA

Depertemen Kesehatan Republik Indonesia, Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II. Jakarta: 196 hlm.

Hatta, R. Gemala. 2012.Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Disarana Pelayanan Kesehatan Edisi Revisi II. Penerbit Universitas Indonesia. Jakarta: 442 hlm.

Kumpulan SPO Bagian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka Kab. Bandung. 2011.Notoatmodjo, Soekidjo, Prof. Dr. 2010.Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta. Jakarta: 236 hlm.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 tahun 1996Tentang Tenaga kesehatan.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis.

Pedoman Pelaksanaan Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka Kab. Bandung, Buku I.2011.

Rustiyanto, Ery. Amd.PK. S.KM. 2009.Etika Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.Graha Ilmu. Yogyakarta: 118 hlm.

Sedarmayanti, Prof. Dr. Hj. M.Pd. APU. 2011Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja. Mandar Maju. Bandung.

Sedarmayanti, Prof. Dr. Hj. M.Pd. APU. 2011Tata Kerja dan Produktivitas Kerja. Mandar Maju. Bandung: 243 hlm.

Sugiyono, Prof. Dr. 2009Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitataif dan R&D. Alfabeta. Bandung: 334 hlm.

Tim Redaksi Nuansa Aulia. 2009Himpunan Peraturan Perundang-Undangan Tentang Kesehatan. Bandung: 400 hlm.

Undang Undang No. 29 Tahun 2004 Tentang Praktek Kedokteran.

Undang-undang No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit