Juridische aspecten van elektronisch

archiveren

RICOH | Open Doors | 11 & 13 oktober 2011

Version Française

François Coppens Avocat et Chercheur au CRIDS

Nederlandstalige versie

Johan Vandendriessche Advocaat

Voorstelling – Johan Vandendriessche • Advocaat

– gespecialiseerd in ICT-recht, ICT-contracten, compliance,

privacy en verwerking van persoonsgegevens

• Gastdocent

– EHSAL Management School

– Antwerp Management School

– Solvay Business School of Economics & Management

• Lid redactiecomité

– Praktijkboek Recht & Internet

– Bestendig Handboek Verbintenissenrecht

– Digital Evidence and Electronic Signature Law Review

Inleiding – waarom archiveren ?

• Juridische beweegredenen

– Wettelijke verplichting

EN / OF

– Uit voorzorg (om bewijzen te bewaren)

• Praktische of organisatorische beweegredenen

– Informatiebeheer (binnen de onderneming)

– Toegang tot de informatie faciliteren

Juridische uitdagingen bij elektronische

archivering

• Archiveringsplicht

– Wordt de archiveringsplicht correct nageleefd bij gebruik van een

systeem voor elektronische archivering ?

• Archivering voor het doeleinde van bewaring van bewijs

– Hebben de elektronische gearchiveerde documenten dezelfde

bewijswaarde als de oorspronkelijke (papieren) documenten ?

Archivering : een verplichting

Deel 1

Typologie van de archiveringsplicht

• Per rechtsdomein (algemene verplichtingen)

– Fiscaal recht, vennootschapsrecht, arbeidsrecht ...

• Per sector

– Publieke sector, banken en verzekeringsondernemingen, advocaten, artsen, ziekenhuizen ...

• Per type van document

– Facturen, medisch dossier, boekhoudkundige documenten ...

Deze regels worden cumulatief toegepast, soms zelfs op eenzelfde document

Inhoud van de archiveringsplicht

• Bewaringsduur

– 5 jaar, 7 jaar, 30 jaar, ...

• Berekeningswijze

– Startpunt, schorsing, stuiting, …

• Aard van de te bewaren documenten

– Origineel, kopie, origineel of kopie, onbepaald ...

• Plaats van bewaring

– In de EU, in België, in een welbepaalde plaats (ziekenhuis) ...

Juridische risico’s

• Mogelijke sancties bij niet-naleving van de

archiveringsplicht

– Strafrechtelijke sancties

– Administratieve sancties

– Disciplinaire sancties

– Aanslag van ambtswege

– Intrekking van een vergunning

– …

Wat met elektronische archivering?

• Mag ik mijn wettelijke archiveringsplicht voldoen met een systeem van elektronische archivering? – (Nog) geen algemene regel die dit op algemene wijze toelaat

– Er zijn specifieke regels in bepaalde sectoren met betrekking tot elektronische archivering

– Soms verbiedt de formulering van de verplichting het gebruik van elektronische archivering (b.v.: het origineel document wordt vereist)

Meestal is het antwoord onzeker

Besluit inzake de archiveringsplicht

• Zeer moeilijk en complex om een precies overzicht te

creëren van de archiveringsplicht van een onderneming

• Elektronische archivering is meestal onzeker (bij

gebreke aan een algemene wet)

MAAR: het bovenstaande verhindert nooit dat

elektronische archivering wordt benut naast de normale

archivering (b.v. met het oog op het stroomlijnen van

processen of het realiseren van efficiëntiewinst)

Archivering als voorzorgsmaatregel

Deel 2

Enkele principes

• Het rechtssysteem geeft voorrang aan het geschrift

• “Hij die beweert, moet bewijzen”

• Juridisch bewijs ≠ wetenschappelijk bewijs

Risico: het verlies van een procedure bij gebreke aan

bewijs

Impact op de duur van de bewaring

• Verjaringstermijn = Duur gedurende dewelke een vordering kan worden ingesteld

• Belang van bewaring van bewijsmateriaal tot aan het einde van de verjaringstermijn van elke rechtsvordering

• Verschillende termijnen, al naargelang de aard van het recht (5, 10, 30 jaar)

• Mogelijke bruikbaarheid na verstrijken van de bewaarplicht en de verjaringstermijn

Noodzaak van een risicoanalyse

Bewijsrecht: basisconcepten

• Toelaatbaarheid: welke bewijsmiddelen zijn toelaatbaar?

– Enkel het geschrift is toelaatbaar als bewijs van bepaalde

verbintenissen

• Bewijskracht: de wet kent meer waarde toe aan

bepaalde bewijsmiddelen

– Geschreven bewijs > getuigenbewijs

• Bewijswaarde: impact van het bewijs op de

beslissing/overtuiging van de rechter

– Hangt af van de beoordeling van de rechter

Origineel vs Kopie

• Wat is een origineel / kopie?

• Kopie heeft nooit dezelfde waarde als een origineel

(ondertekend contract)

– Indien een ondertekend contract wordt vereist, dan is een kopie

nooit afdoende bewijs

– Kopie kan altijd betwist worden door de eis van de voorlegging

van het origineel

• Kopie heeft toch enigszins waarde:

– Kopieën worden zelden betwist in de praktijk

– “Begin van bewijs door geschrift”

B2B vs B2C

• Tussen handelaar:

– Soepel bewijsregime

– Geschreven bewijs wordt niet vereist

• Ten aanzien van niet-handelaars

– Geschil met waarde > 375 € = verplicht bewijs door

onderhandse akte (ondertekende overeenkomst)

– Een kopie kan steeds betwist worden

• Bewijsovereenkomsten?

– Steeds mogelijk

– Beperkingen ten aanzien van consumenten

Wat met elektronische archivering?

• Gescand document = kopie

– Gebruikte techniek heeft geen enkele impact op deze kwalificatie

– (ISO) certificatie van proces heeft geen impact op deze

kwalificatie

– Gebruikte opslagtechniek heeft geen impact op deze kwalificatie

• Geen algemene regel die toelaat kopieën te assimileren

met originelen

• Sectorale uitzonderingen (b.v. banken en

verzekeringsondernemingen)

Bewijswaarde elektronisch archief

• Overtuigingskracht ten aanzien van de rechter is essentieel (“kwaliteit van het proces”):

– Integriteit

– Leesbaarheid

– Herkomst, traceerbaarheid

• Bijkomende informatie / processen kunnen een (psychologische) impact hebben:

– Technische specificaties

– Certificatie

– Metadata

– …

Besluiten en praktische richtlijnen

• Vereisten van een efficiënte archiveringspolitiek:

– Inventaris van archiveringsplichten

• Complexe materie / uiteenlopende wettelijke bepalingen

• Elektronische archivering heeft geen eigen wettelijk kader

– Risicoanalyse bij digitalisering / vernietiging originelen

• Elektronische archivering heeft praktische / organisatorische voordelen

• Fysieke archivering blijft (minstens gedeeltelijk noodzakelijk)

– Kosten/baten-afweging van de analyse

• Volledige parallelle archieven zijn meestal kostefficiënter voor KMO’s

• Analyse inzake digitalisering/vernietiging kan voordeliger zijn voor grote ondernemingen

Dank u voor uw aandacht. Vragen of

opmerkingen?

François Coppens Avocat

Place du Champ de Mars, 2

1050 Bruxelles

Tel +32 (0) 2 289 64 64

Fax +32 (0) 2 503 48 58

Gsm +32 (0) 499 40 99 90

francois.coppens@dewolf-law.be

www.dewolf-law.be