junta administrativa del archivo nacional · efectuamos un arqueo de los cheques en blanco, que ......

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL

Carta de Gerencia CG 1-2013

Informe final

Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 2

San José, 04 de julio del 2014.

Señores

Junta Administrativa del Archivo Nacional

Presente

Estimados señores:

Según nuestro contrato de servicios, efectuamos la auditoría externa correspondiente al período

2013 de la Junta Administrativa del Archivo Nacional (JAAN), y con base en ese examen

efectuado observamos ciertos aspectos referentes al Sistema de Control Interno y

procedimientos de contabilidad, los cuales sometemos a la consideración de ustedes en esta

Carta de Gerencia número CG1-2013.

Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden

apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de control interno, como

principal protección contra posibles errores o irregularidades que un examen de pruebas

selectivas puede no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a

funcionarios o colaboradores en particular, sino únicamente tienden a fortalecer el sistema de

control interno y los procedimientos de contabilidad.

Agradecemos una vez más la colaboración que nos han brindado los funcionarios y

colaboradores de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, y estamos en la mejor

disposición de ampliar y/o aclarar el informe que se adjunta en una sesión conjunta de trabajo.

DESPACHO CARVAJAL & COLEGIADOS

CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS

Lic. Gerardo Montero Martínez

Contador Público Autorizado No. 1649

Póliza de Fidelidad No. 0016 FIG 7

Vence el 30 de setiembre del 2014

“Exento de timbre de Ley número 6663 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, por

disposición de su artículo número 8”.


INFORME DE PRUEBAS SUSTANTIVAS Y CONTROL INTERNO

TRABAJO REALIZADO

OBJETIVO

Evaluar la existencia de suficientes y adecuados procedimientos de control interno que garanticen

el buen uso de los recursos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, además del

análisis de la gestión y el correcto registro de las transacciones según el marco de referencia

contable utilizado, para el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del

2013.

ALCANCE

El trabajo fue enfocado principalmente a las siguientes cuentas:

Efectivo

Cuentas por Cobrar

Inventarios

Gastos Pagados por Anticipado

Activos Fijos

Otros Activos

Cuentas por pagar

Obligaciones por pagar

Provisiones, retenciones

Patrimonio

Ingresos

Gastos

Presupuesto

METODOLOGÍA

Para llevar a cabo este trabajo realizamos una evaluación preliminar de las áreas de riesgo y

posteriormente diseñamos y aplicamos pruebas sustantivas y de cumplimiento de acuerdo a dicha

evaluación y al alcance requerido.

El objetivo de dichas pruebas es determinar situaciones de riesgo o desviaciones significativas

debidas a fraude o error, que tengan un impacto importante o de importancia relativa en la

interpretación de los estados financieros y sus revelaciones.

Además de dicha evaluación aplicamos otros procedimientos de auditoría enfocados a lograr el

cumplimiento de las Normas Internacionales de Auditoría y de Control de Calidad.


TRABAJO REALIZADO

A continuación presentamos los procedimientos de evaluación de control interno y pruebas

sustantivas de auditoría, aplicadas durante nuestra visita a la Junta Administrativa del Archivo

Nacional y así como los resultados obtenidos:

a) Ambiente de control

Lectura de actas de la Junta Directiva

Dimos lectura a las actas de la Junta Directiva emitidas del mes de enero a diciembre del

2013, con el fin de determinar acuerdos que pudieran tener efectos importantes en el

resultado de la auditoría externa.

Lectura de leyes y normativa aplicable

Evaluamos el sistema de control interno de acuerdo con el ¨Manual sobre Normas Técnicas y

Control Interno para la Contraloría General de la República, así como las normas y

procedimientos de auditoría aplicables

Lectura de correspondencia con la Contraloría General de la República

Dimos lectura a la correspondencia enviada y recibida por la Contraloría por el periodo

comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2013, con el fin de determinar

posibles áreas de riesgo determinadas por el órgano de supervisión.

Libros legales

Solicitamos los libros legales de diario e inventario y balances; los cuales fueron entregados

de forma digital y de acuerdo a la revisión realizada podemos determinar que los libros de

diario y inventarios y balances, se encuentran actualizados al mes de diciembre del 2013.

Resultado de la revisión:

Como resultado de nuestra revisión de los documentos antes descritos no determinamos

desviaciones al sistema de control interno que deban ser presentadas.

b) Disponibilidades

Solicitamos al departamento contable las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas

corrientes mantenidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y procedimos a

revisar los siguientes atributos:

1. Verificamos que se efectuaran conciliaciones bancarias mensuales.


2. Verificamos que las conciliaciones bancarias estuvieran debidamente firmadas por

las personas involucradas en este proceso.

3. Verificamos que los estados de cuenta bancarios estén a nombre de la Junta

Administrativa del Archivo Nacional y que este correspondiera a la cuenta

corriente, cuenta de caja única y que estuvieran a la fecha de corte correspondiente.

4. Verificamos que las partidas que se encontraron en estado de partidas pendientes,

se mantuvieron toda la documentación.

5. Efectuamos un arqueo de los talonarios de cheques en blanco, los cuales se

encuentran en custodia en el Departamento Financiero - Contable.

6. Verificamos que los cheques que se mantienen en custodia por parte del

Departamento Financiero - Contable de la Junta Administrativa del Archivo

Nacional, no superan los tres meses de antigüedad.

7. Verificamos que se efectuaran arqueos mensuales de las Cajas Chicas.

8. Verificamos que las Cajas Chicas estuvieran debidamente firmadas por las

personas involucradas en este proceso.

Seleccionamos una muestra de cheques, notas de débito y crédito de las diferentes cuentas

bancarias que mantiene la Junta Administrativa del Archivo Nacional en el sistema

financiero Nacional, a las cuales se les revisaron los siguientes atributos:

En la cuenta corriente Banco de Costa Rica 165305-9 - Colones

Verificado monto en número y letras contra libros de bancos

Presenta solicitud de transferencia debidamente autorizada

Verificado firma de "hechos por "

Verificada firma de" revisado por"

Verificado firma de "recibido conforme"

"Pagado con chequeo #/ transferencia #

Cheques nulos originales debidamente inutilizados con el sello anulado y perforados

en el espacio de firmas

Verificación de la distribución contable

Documentación soporte suficiente y competente

En la cuenta corriente Banco de Costa Rica 165306-7 - Dólares

Verificado monto en número y letras contra libros de bancos

Presenta solicitud de transferencia debidamente autorizada

Verificado firma de "hechos por "

Verificada firma de" revisado por"

Verificado firma de "recibido conforme"

"pagado con chequeo #/ transferencia #

Cheques nulos originales debidamente inutilizados con el sello anulado y


perforados en el espacio de firmas

Verificación de la distribución contable


Seleccionamos una muestra de ingresos, para revisar el control interno en la emisión de

estas, a las cuales se les revisaron los siguientes atributos.

En la cuenta corriente Banco de Costa Rica 165305-9 - Colones

Efectivo depositados en las cuentas de las empresa

Fecha del depósito congruente con registro contable

Firma de quien elaboró el depósito

Comprobante debidamente firmado y sellado.

Monto del ingreso coincide con el registro contable

Verificación de la distribución contable (registro cuentas mayor y

auxiliares)


Revisamos la antigüedad de las partidas conciliatorias y dimos seguimiento a las gestiones

realizadas por la administración para documentar y registrar las partidas pendientes.

Efectuamos un arqueo de los cheques en blanco, que mantiene el Departamento

Financiero - Contable en las oficinas centrales de la Junta Administrativa del Archivo

Nacional y revisamos los cheques en cartera.

Solicitamos confirmaciones de saldos de las diferentes cuentas corrientes al Sistema

Bancario Nacional y al Ministerio de Hacienda (Tesorería Nacional) con corte, al 31 de

diciembre del 2013.


De acuerdo a la revisión efectuada a las conciliaciones bancarias, las mismas se presentan

actualizadas a la fecha de corte, consideramos que los saldos presentan un nivel normal.

Como un procedimiento de auditoría se solicitó al departamento contable los últimos arqueos

realizados a las cajas chicas, para verificar el control interno.

Al efectuar nuestras pruebas de auditoría, no encontramos situaciones que representen un riesgo

sobre esta cuenta; el sistema de control interno aplicado a las partidas de caja y bancos se

presenta de forma normal, además de que los saldos de las cuentas se encuentran justificados y

respaldados.


b) Cuentas por cobrar

Realizamos cédula sumarias comparando los saldos del año anterior con los saldos al 31 de

diciembre del 2013, para analizar las variaciones significativas.

Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2013.

Analizamos las cuentas o partidas más importantes que componen este rubro y revisamos

las variaciones ocurridas en el período de revisión.

Evaluamos la suficiencia de la estimación para cuentas incobrables.

Solicitamos la antigüedad de las cuentas por cobrar con corte a la fecha de la auditoría.


De acuerdo a las pruebas y análisis efectuado a la partida de cuentas por cobrar, consideramos

que la cuenta presenta un nivel de riesgo normal al 31 de diciembre del 2013, sin embargo, en

los resultado de la revisión de la antigüedad pudimos determinar que la Junta Administrativa

del Archivo Nacional no cuenta con un registro de antigüedad de saldos para las cuentas por

cobrar.

c) Inventarios de suministros y especies fiscales

Realizamos cédulas sumarias comparativas con el fin de determinar las variaciones de un

año a otro de los saldos de las cuentas que componen el inventario.

Solicitamos el registro auxiliar del saldo de la cuenta de inventario al 31 de diciembre del

2013.

Cotejamos el registro auxiliar de las cuentas de inventario con el saldo del mayor general al

31 de diciembre del 2013.

Solicitamos los últimos arqueos realizados por la administración.

Realizamos un arquero al inventario de timbres y especies fiscales.


Los resultados de las pruebas realizadas indican que las cuentas de inventarios de suministros y

Especies Fiscales de la Junta Administrativa del Archivo Nacional presenta un nivel de riesgo

normal al 31 de diciembre del 2013. Se determino una diferencia inmaterial entre el registro

auxiliar de especies fiscales y el saldo mostrado en el balance por un monto de 19.468 colones.


d) Gastos pagados por adelantado

Solicitamos el registro auxiliar de los seguros pagados por adelantado al 31 de diciembre

del 2013, con el objetivo de verificar los saldos mostrados en los estados financieros.

Investigamos el origen de las partidas y su naturaleza.

Verificamos la amortización de las primas y gastos de seguros.

Solicitamos los comprobantes de las pólizas de seguros, con el objetivo de verificar que las

mismas estuvieran actualizadas a la fecha de corte.

Verificamos el control de las distintas pólizas del INS (Riesgos del trabajo, equipo

contratista, automóviles y equipo electrónico); su respectivo registro del gasto y del

diferido mensualmente.

Resultado de la revisión

Con base en análisis realizado anteriormente determinamos que el saldo mostrado en los

estados financieros al 31 de diciembre del 2013 presenta un riesgo normal, se nos suministró el

detalle de la amortización que se realiza mensualmente sobre la póliza de edificios, el cual fue

cotejado con los movimientos contables del mes.

Según Oficio DAF-0356-2014 de fecha 14 de febrero del 2014. Se solicita a la señora Virginia

Chacón Arias Directora General de la Junta Administrativa del Archivo Nacional la

autorización para realizar el pago a nombre del Instituto Nacional de Seguros por la suma de

¢4.123.930 colones, con el objetivo de cancelar la renovación de la prima del año 2014 de la

Póliza No. ORT-0213633-00 "Riesgos del Trabajo de los Funcionarios del Archivo Nacional,

según Oficio SEC-0541-2014, del 7 de febrero del 2014.

e) Activos fijos

Realizamos cédulas sumarias comparativas con el fin de determinar las variaciones de un año

a otro de los saldos de las cuentas que componen el activo fijo.

Cotejamos el saldo del registro auxiliar con el mayor general, al 31 de diciembre del 2013.

Seleccionamos una muestra de movimientos de compras de activos registradas durante el

periodo 2013, revisamos la documentación que ampara dichas adiciones, así como su registro

contable.

Realizamos pruebas de depreciación acumulada y del gasto por depreciación, para verificar

que se estuvieran registrando correctamente.


Verificamos que no se estuvieran duplicando números de placas en el sistema de Activos

Fijos.


De acuerdo a la revisión de la cuenta de activos fijos se determinó lo siguiente:

Los resultados de las pruebas realizadas indican que las cuentas de activo fijos de la

Junta Administrativa del Archivo Nacional presenta un nivel de riesgo medio al 31 de

diciembre de 2013.

Según las pruebas y el análisis efectuado a la partida de activo fijo; concluimos que

existen debilidades que se detallan en la sección de hallazgos y recomendaciones en la

presente carta de gerencia CG-1-2013.

f) Otros Activos

Realizamos cédulas sumarias comparativas con el fin de determinar variaciones de un año a

otro de los saldos de las cuentas que componen otros activos.

Revisamos movimientos contables de la cuenta de activos intangibles.

Verificamos que los activos intangibles estuvieran bien clasificados dentro del balance.


Después de realizada la prueba de control de revisión de movimientos al 31 de diciembre del

2013 se puede concluir que todos los movimientos contaban con documentación de respaldo,

así como su correcta aplicación del control interno, por lo cual se considera con un nivel de

riesgo normal.

De acuerdo a la revisión de la cuenta de activo intangible se determinó lo siguiente:

Al efectuar nuestra revisión se determinó que el registro auxiliar de la cuenta de software y

licencias, no está separado en el balance de comprobación como cuenta de activos

intangibles.

d) Cuentas por pagar

Realizamos cédulas sumarias comparativas con el fin de determinar las variaciones de un año

a otro de los saldos de las cuentas que componen las cuentas por pagar.

Cotejamos las cuentas de mayor general con los registros auxiliares al 31 de diciembre del

2013.


Realizamos una prueba de pagos posteriores a los proveedores con mayor saldo a la fecha.

Analizamos la antigüedad de saldos de las cuentas por pagar.


Con base en las pruebas de auditoría efectuadas, se determina que existen situaciones que deben

ser informadas en esta carta de gerencia CG1-2013.

Según Asiento de Diario No. 037 del mes de febrero del 2014, se realiza un ajuste con respecto

a las obligaciones por pagar.

e) Provisiones por pagar

Realizamos cédulas sumarias comparativas con el fin de determinar las variaciones de un

año a otro de los saldos de las cuentas que componen las cuentas por pagar.

Solicitamos los movimientos, al 31 de diciembre del 2013 y procedimos a realizar una

cédula analítica mensual con los movimientos que suministro la contabilidad.

Solicitamos los pagos posteriores mensuales del periodo; con estos movimientos procedimos

a verificar los pagos realizados.

Realizamos un re-cálculo de las provisiones, se verificó mediante el re-cálculo de dichas

cifras los saldos de pasivo y gasto relacionados con las mismas, al 31 de diciembre del 2013.

Verificamos los montos de las obligaciones por pagar al 31 de diciembre del 2013 (créditos),

con el re-cálculo realizado por auditoría externa en base a la planillas emitidas por el

departamento de recursos humanos.


Con base en las pruebas de auditoría efectuadas determinamos que existen situaciones que

deben ser informadas en esta carta de gerencia CG1-2013.

Según asiento de diario No. 075 del mes de abril del 2014, se realiza un ajuste con respecto a

las provisiones por pagar.

f) Patrimonio

Confeccionamos cédulas analíticas para realizar un análisis comparativo mensual de los

movimientos en esta cuenta y así determinar variaciones significativas.


Revisamos los movimientos más importantes de la cuenta al 31 de diciembre del 2013 y

solicitamos los asientos de diario, con el fin de revisar una serie de requerimientos referentes

al control interno.


Con base en las pruebas de auditoría efectuadas determinamos que no existen situaciones que

deban ser informadas en esta carta, por lo que el resultado se considera razonable.

g) Ingresos

Mediante muestreo se verificaron las transferencias del sector público para determinar la

razonabilidad de los registros.

Revisamos la documentación soporte y revisamos los depósitos de la cuenta de ingresos y

cotejamos contra documentación soporte al 31 de diciembre del 2013.


Los resultados de las pruebas realizadas a la cuenta de ingresos de la Junta Administrativa del

Archivo Nacional presenta un nivel de riesgo bajo al 31 de diciembre del 2013.

h) Gastos

Realizamos cédulas sumarias comparativas, con el fin de determinar las variaciones de un año

a otro de los saldos de las cuentas que componen los gastos.

Verificamos mediante pruebas selectivas, el registro del gasto, así como movimientos, para

evaluar la documentación y establecer deficiencias de control interno en el periodo

comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2013.

Realizamos una prueba de planillas reportadas a la CCSS y al INS, que consiste en la

comparación de la información contable relativa a los sueldos, salarios y el reporte de la

planilla de la CCSS e INS. Adicionalmente, se verificó mediante el re-cálculo de dichas

cifras, aquellos saldos de pasivo o gasto relacionados con la planilla de la Junta

Administrativa del Archivo Nacional.

Realizamos mediante pruebas globales los re-cálculos para determinar la razonabilidad del

gasto financiero incurrido.

Realizamos una revisión de las contrataciones mediante una muestra, desde enero 2013 a

diciembre 2013, para revisar el control interno mediante el cumplimiento de atributos de

control establecidos por la Ley de Contratación Administrativa.



Los resultados de las pruebas realizadas indican que las cuentas de gastos de la Junta

Administrativa del Archivo Nacional presenta un nivel de riesgo medio al 31 de diciembre del

2013.

i) Ejecución presupuestaria (Ingresos y Gastos)

Los procedimientos aplicados para la revisión de la Ejecución Presupuestaria es la siguiente:

1- Solicitamos en el “Informe de liquidación presupuestaria del período 2013”.

(documento producto de la contabilización presupuestaria, que contiene el detalle del

presupuesto debidamente aprobado, tanto de ingresos como de gastos y las cifras de su

ejecución).

2- Verificamos aritméticamente los saldos mostrados en el informe de liquidación

presupuestaria.

3- Solicitamos la conciliación de contabilidad- presupuesto de ingresos.

4- Solicitamos las conciliaciones de contabilidad- presupuesto de egresos, por

remuneraciones, servicios y materiales y suministros.

5- Cotejamos los saldos de las cuentas contables mostrados en las conciliaciones de

contabilidad - presupuesto, de ingresos y egresos, con el balance de comprobación al 31

de diciembre del 2013.

6- Cotejamos los saldos de las cuentas presupuestarias mostradas en las conciliaciones de

contabilidad – presupuesto, de ingresos y egresos, con los indicados en el informe de

liquidación.

7- Verificamos la correcta clasificación de cada una de las partidas presentadas en el

informe de liquidación presupuestaria.

8- Efectuamos la respectiva prueba cruzada mediante la comparación del presupuesto

definitivo y lo ejecutado con respecto a los gastos del periodo 2013.

9- Analizamos el cumplimiento del presupuesto con respecto a los gastos reales del período

a fin de determinar variaciones importantes o desviaciones significativas.

Resultado de la Revisión:

Los resultados de las pruebas realizadas indican que la ejecución presupuestaria de la Junta

Administrativa del Archivo Nacional presenta un nivel de riesgo normal al 31 de diciembre de

2013.


HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES

AUDITORÍA 2013

No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación

Nivel de

Riesgo

1. No se cuenta con un análisis de

antigüedad de saldos para las cuentas

por cobrar y cuentas por pagar.

AL realizar las pruebas de auditoría a las

cuentas por cobrar y pagar con fecha de

corte 31 de diciembre del 2013, se

determinó que no se cuenta con un

análisis de antigüedad de saldos.

De acuerdo con las normas de

control interno el análisis de

antigüedad de saldos es una

herramienta eficiente para el control

de la gestión de cobro, así como de

los pagos a realizar, además

determina de manera eficiente las

necesidades de flujo de efectivo

dentro de la operación, y permite

determinar necesidades futuras del

capital de trabajo.

El no contar con esta

herramienta de control

dificulta una adecuada

gestión de cobro y pago de

las cuentas, en las fechas

que deben ser canceladas.

Es importante mantener

un control adecuado sobre

la morosidad en sus

activos y pasivos a un

nivel razonablemente

aceptable, para evitar estar

ante situaciones

imprevistas además es

trascendental que se

efectúen análisis para esta

clases de situaciones con

la finalidad de poder tomar

decisiones.

Bajo

Comentario de la Administración:

A raíz de esta situación, se implementa el análisis de antigüedad de saldos a partir de Enero 2014 tanto para las cuentas por cobrar como para las cuentas

por pagar.



Nivel de

Riesgo

2. No se realizan conteos físicos de

inventarios y activos fijos de forma

periódica.

Cómo parte de los procedimientos de

entendimiento de las actividades que

realiza la entidad por medio de los

cuestionarios de Control Interno,

determinamos que:

La administración nos indica lo

siguiente:

1-La entidad no realiza conteos de

inventario por más de 1 año.

2- No realizan conteos físicos de activos

de forma periódica.

Las normas de actividad de

control interno para el manejo y

custodia de las existencias

requieren procedimientos

eficientes para su correcta

salvaguarda y registro contable

oportuno.

Un buen sistema de control interno

debe documentar adecuadamente las

transacciones que se efectúan, así

como poseer un estricto control de

los movimientos físicos internos de

los elementos incluidos en los

inventarios y en los activos fijos.

La falta de una toma física

total por lo menos una vez

al año genera que los

saldos mostrados en los

estados financieros puedan

estar subvaluados o

sobrevaluados y no

detectar perdidas

oportunamente.

Con respecto al inventario

general de la posibilidad

de que éste sea

manipulado y no se pueda

detectar ni establecer

quiénes son los

responsables.

La administración debe

hacer las gestiones

necesarias para realizar un

levantamiento físico de

inventario en bodega y de

activos fijos

periódicamente.

Así como establecer

políticas y procedimientos

por escrito para el manejo

y registro contable del

inventario.

Medio


Con respecto a la información brindada, la administración indicó que no se realiza conteos de inventario por más de 1 año; no obstante, se hablaba

específicamente del Inventario de Suministros, cuyo último conteo se realizó en el año 2012 con el fin de hacer un levantamiento de saldos para iniciar con

la utilización del módulo de inventario. Como medida de mejora acogemos la propuesta de realizar muestreos semestrales para determinar la razonabilidad

de los registros. Adicionalmente, dentro del inventario se cuenta con un Inventario de Especies Fiscales, el cual es verificado y cotejado mensualmente

contra los registros contables, y finalmente, el Inventario de Activos Fijos, del cual anualmente se le hace entrega a todos los funcionarios de un formulario

con los bienes bajo su responsabilidad para que los verifique y firmen, con el fin de elaborar la certificación anual de bienes para la Dirección General de

Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Como medida de mejora para el año 2014, con base en este levantamiento se conciliará contra el

módulo de activos de contabilidad.



Nivel de

Riesgo

3. A.- Diferencias entre el saldo valores en

custodia (103-04-01-00 cuenta de activo)

y el saldo valores en custodia por

entregar (201-06-01-00 cuenta de

pasivo) al 31 de diciembre del 2013. por

un monto de ¢1.272.844.

B.- diferencias entre el registro auxiliar

valores en custodia por entregar y el

saldo valores en custodia por entregar.

Por un monto de ¢2.915.470.

Al efectuar la revisión de la cuenta de

Valores en custodia (cuentas de activos) y

valores en custodia por entregar (cuentas de

pasivos) determinamos que existen

diferencias entre el activo y pasivo. Así

mismo con el registro auxiliar de garantías

(Ver anexo No. 1 y No. 2)


control interno para el sector

público referentes a las

actividades de control, la

exactitud de los registros sobre los

activos y pasivos de la institución

debe ser comprobada

periódicamente mediante las

conciliaciones, comprobaciones y

otras verificaciones que se

definan, incluyendo el cotejo

contra documentos fuentes

No se revela el saldo real

de la cuenta de activos y

pasivos, relacionados con

las garantías de

participación y

cumplimiento.

La Administración debe

establecer un mecanismo

de control como el

conciliar periódicamente

los registros auxiliares con

los saldos según el mayor

general.

Medio


La diferencia del punto A se justifica en que algunas garantías al ser en efectivo fueron depositadas en las cuentas bancarias de la institución, realizando el

registro contable de la siguiente manera: 101-03-00-00 Bancos (DB) / 201-06-01-00 Valores en Custodia por entregar (CR), y no de la forma en que se

registraría si fueran documentos, esto es: 103-04-01-00 Valores en Custodia (Db) / 201-06-01-00 Valores en Custodia por entregar (CR). Sobre el

punto B, se realizó la depuración de la misma en el mes de Febrero 2014 adicionalmente nos acogemos a la NICSP 30, registrando solo aquellas garantías

depositas en cuenta bancaria y revelando en notas a los estados financieros las que son aportadas en forma de documentos o bonos de garantía.



Nivel de

Riesgo

4. La Junta Administrativa del Archivo

Nacional no cuenta con póliza de seguro

para los activos correspondientes a

mobiliario, equipo de oficina y equipos

de cómputo.

Aplicamos cuestionarios de control

interno para obtener conocimiento de las

actividades que realiza la entidad para la

salvaguarda y custodia de sus activos. Sin

embargo, nos manifestaron que los

activos de la institución no se encuentran

asegurados.

Como norma de control interno

está la salvaguarda de los activos

de la Institución, por lo que es

conveniente que todos los activos

cuenten con una póliza de seguro

debidamente actualizada y con

todas las coberturas necesarias que

garanticen su salvaguarda ante

situaciones de riesgo.

El Archivo Nacional al no

contar con un seguro para

sus activos esta vulnerable

ante la posible ocurrencia

de algún siniestro tal como

incendio, terremoto,

hurtos, robos, etc., dando

como resultado posibles

pérdidas económicas para

la entidad.

Se le recomienda a la

Junta directiva del Archivo

Nacional, evaluar la

posibilidad de adquirir una

póliza de seguro para

aquellos activos de la

entidad que se consideran

vulnerables o que por su

costo ameriten ser

asegurados.

Además, de todos los

documentos con valor

científico cultural que son

bienes y forman parte del

patrimonio científico

cultural de Costa Rica.

Medio


Se encuentra en proceso (se solicitó cotización al INS) el aseguramiento del equipo, mobiliario y obras de arte, con el fin de incluir estos recursos en el

presupuesto del año 2015. Con respecto al aseguramiento del Patrimonio Documental, por su invaluabilidad no tendría sentido asegurar, ya que son

documentos irremplazables.



Nivel de

Riesgo

5. Diferencias entre el saldo en el registro

auxiliar de activos fijos, la depreciación

acumulada y los saldos presentados en

el balance al 31 de diciembre del 2013.


activos fijos y la depreciación acumulada

determinamos que existen diferencias entre

el registro auxiliar y los saldos mostrados

en el balance. (Ver Anexo No. 3 y No. 4)





exactitud de los registros auxiliares

contables deben ser un instrumento

de control detallado de los activos

en poder de la entidad, por tanto es

necesario que se encuentren

debidamente identificados,

conciliados, actualizados en cuanto

a depreciación, registrados de

acuerdo con su naturaleza contable y

con base en una adecuada política

de capitalización de activos, así

como deben ser propiedad legal de

la Institución.

No existe certeza de la

exactitud del registro

auxiliar por lo que se ve

comprometida su función

de respaldar los saldos

mostrados en el balance y

servir como mecanismo de

control.

La Administración debe

establecer un mecanismo

de control como el

conciliar periódicamente

los registros auxiliares con

los saldos según el mayor

general y ajustar las

diferencias en el auxiliar o

en la contabilidad, según

sea el caso.

Medio


Se encuentra en proceso de depuración de los registros contables contra la base de datos (módulo de activos fijos), se conciliará a más tardar al 31 de

diciembre del 2014.



Nivel de

Riesgo

6. Activos intangibles dentro del registro

auxiliar de activos fijos.

Al revisar el registro auxiliar de activos

fijos al 31 de diciembre del 2013, nos

encontramos un total de 252 licencias de

software, las cuales deben de ser

reclasificados como activos intangibles.

(Ver Anexo No. 5 ejemplo de Licencias).

Según la NICSP 31 dice: “Un

activo intangible es un activo

identificable, de carácter no

monetario y sin apariencia física.”

Párrafo 17: Con frecuencia, las

entidades emplean recursos o

incurren en pasivos, para la

adquisición, desarrollo,

mantenimiento o mejora de

recursos intangibles tales como: el

conocimiento científico o

tecnológico, el diseño e

implementación de nuevos

procesos o nuevos sistemas, las

Licencias o concesiones.

En el párrafo 73 dice “Con

posterioridad a su reconocimiento

inicial, un activo intangible se

registrará por su costo menos la

amortización acumulada y el

importe de las pérdidas por

deterioro del valor acumuladas”.

Al estar los activos

intangibles dentro de la

cuenta de activos fijos, no

se presentan según su

naturaleza contable.

Se recomienda a la

administración crear la

cuenta de activos

intangibles, y reclasificar

los montos que

corresponden a los activos

intangibles.

Bajo


Esta reclasificación se realizó en el momento en que se implementó la contabilidad con base a Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público

en el mes de Enero 2014. En la columna 1 del cuadro en que se informa sobre las licencias, se indica “Placa”, esta numeración detallada para cada una de

las licencias no corresponde a un número de placa, sino un número interno que utiliza contabilidad para el registro de las mismas en el módulo de Activos

Fijos.



Nivel de

Riesgo

7. Algunas obras de arte no presentan su

valor contable en el registro auxiliar.

Al realizar la revisión de las obras de arte

de la Junta Administrativa del Archivo

Nacional observamos que el registro

auxiliar no tiene determinado el valor

contable de 4 pinturas y 1 escultura. (Ver

Anexo No. 6).

Además, una escultura está clasificada

como pintura en el registro auxiliar de las

pinturas. La escultura corresponde a la:

Escultura Alianza, No de activo 2477240,

nombre del autor Erick Lunke y valorada

en ¢700.000.

De acuerdo a la Norma de Control

Interno la exactitud de los

registros sobre activos y pasivos

de la institución debe ser

comprobada periódicamente

mediante las conciliaciones,

comprobaciones y otras

verificaciones que se definan,

incluyendo el cotejo contra

documentos fuentes y el recuento

físico de activos tales como el

mobiliario y equipo, los

vehículos, los suministros en

bodega u otros, para determinar

cualquier diferencia y adoptar las

medidas procedentes.

La presentación

inadecuada de la

información provoca la

pérdida de confiabilidad

además, puede generar

que los saldos presentados

en el balance de

comprobación no sean

correctos, ya que pueden

estar subvaluando ó

sobrevaluando los saldos

de la cuenta otros activos.

Se le recomienda al

departamento financiero y

a la Junta Directiva

considerar realizar un

avaluó para determinar el

valor contable de las

pinturas y la escultura,

para presentar y revelar de

forma adecuada los saldos

de las obras de arte.

Clasificar la escultura

“Alianza” dentro del

registro auxiliar de

esculturas.

Bajo


Al no contar con respaldo el asiento de registro de estas obras en la contabilidad, y con el fin de determinar las obras y el monto que comprende estas

cuentas en la contabilidad, se les determinó el valor según la información que se encuentra en SIBINET respetando el valor total que se indica en las

cuentas contables, provocando que a cuatro obras pictóricas y a una escultura no se les asignara valor. Cabe mencionar que estas obras según el expediente

descriptivo sí cuentan con un valor y que al ser incorporado a la contabilidad, se debería realizar un ajuste en los montos actuales, el cual no se realizó por

estar a la espera del nuevo avalúo, que se realizará el 06 de agosto del 2014. Con este avalúo se registrará y ajustará tanto en contabilidad como en Sibinet,

los montos correctos de cada pintura y escultura, así como su clasificación correcta.



Nivel de

Riesgo

8. No existe una separación en la cuenta

de valores en custodia dentro del

balance que corresponde a garantías de

participación y garantías de

cumplimiento.

Al realizar la revisión al 31 de diciembre

del 2013 de la cuenta de valores en

custodia observamos que no existe un

detalle de que monto corresponde a

garantías de participación y que monto a

garantías de cumplimiento.

De acuerdo con la norma de

revelación suficiente, es

conveniente que las partidas del

balance sean adecuadamente

reveladas y que quede establecido

mediante un procedimiento la

naturaleza de las mismas.

El no presentarse de

forma separada en el

balance de comprobación

el saldo de las garantías de

las contrataciones

administrativas puede

provocar la pérdida de la

confiabilidad para los

usuarios de la información

financiera ya que, se

desconoce con exactitud el

saldo correspondiente para

cada tipo de garantía.

Se le recomienda al

departamento financiero

presentar en el balance de

comprobación de forma

separada los saldos

presentados en la cuenta

de Valores en Custodia.

Medio


Esta separación contablemente no se da, pero en el auxiliar de garantías sí se registran separadamente. Al implementar las NICSP se nos hizo entrega del

Catálogo Contable, el cual no es modificable y no posee estas cuentas de detalle de garantías de participación y de cumplimiento, por lo que no se puede

cumplir por medio del balance, pero se cumple en las notas a los Estados Financieros, ya que se detalla la información de cada garantía que se mantiene en

custodia y se agrupan según esta separación solicitada.



Nivel de

Riesgo

9. El saldo de las cuentas por pagar

obligaciones se encuentran

sobrevaluadas al 31 de diciembre del

2013.

Al realizar la revisión de las cuentas de

cargas sociales patronales y obreras al 31

de diciembre del 2013 determinamos que

estas están sobrevaluadas. (Ver Anexo

No. 7).

Todas las cuentas de pasivos

deben ser valoradas al cierre de

mes para determinar diferencias y

así poder tomar decisiones si

procede realizar ajustes o no.

Los saldos de las cuentas

por pagar cuotas

patronales y obreras

podrían estar

sobrevaluadas y por ende

los saldos de las cuentas

en los estados financieros

no reflejan fielmente los

saldos pendientes de

cancelar por concepto de

obligaciones con la

C.C.S.S.

El Departamento de

Contabilidad debe efectuar

un estudio de esta cuenta

para determinar posibles

situaciones que deben ser

corregidas y los saldos

ajustados.

Medio


Estas cuentas fueron depuradas en el mes de abril 2014 y son conciliadas mensualmente.



Nivel de

Riesgo

10. Diferencias en el pago efectuado del

aguinaldo y salario escolar contra el

registro contable.

1- Al efectuar la revisión del pago de

aguinaldo en el mes de diciembre, se

determina que se presenta una diferencia

entre lo pagado contra la salida registrada

en contabilidad del aguinaldo por un

monto de ¢2.078.833.

2-Al efectuar la revisión del pago del

salario escolar en el mes de enero se

determina que se presenta una diferencia

entre lo pagado contra la salida registrada

en contabilidad del salario escolar por un

monto de ¢10.766.289. (Ver Anexo No.

8)





exactitud de los registros sobre los

activos y pasivos de la institución

debe ser comprobada

periódicamente mediante las

conciliaciones, comprobaciones y

otras verificaciones que se

definan, incluyendo el cotejo

contra documentos fuentes.

La diferencia entre el

saldo pagado por la

entidad contra lo revelado

en los registros contables

genera incertidumbre de la

información presentada en

el estado con respecto a

estas partidas.


administración que

considere realizar un

estudio sobre las posibles

causas que generan estas

diferencias y realizar los

ajustes pertinentes al saldo

de la cuenta contable.

Medio

Comentarios de la Administración:

Las justificaciones a estas diferencias se pueden ver en los comentarios al Anexo N°8.

1.- En la revisión de Aguinaldo los montos detallados en la columna de la izquierda, representa el aguinaldo pagado únicamente a los funcionarios de la

institución. Adicionalmente la institución canceló aguinaldo a personal contratado por la modalidad de “Jornales” por un monto de ¢1,624,437.00. Si se

suma el monto del aguinaldo de los funcionarios más los jornales, se obtiene el monto “Saldo pagado según el balance de Comprobación. La diferencia que

muestra la auditoría (¢2.078.333) se da por la resta de un monto bruto menos un monto Neto. La diferencia que muestra la administración (¢453.895.82)

corresponde a las deducciones por pensiones alimenticias a empleados. (Ver Cuadro No. 1).

2.- En el caso del “Resumen Pago de Salario Escolar” el monto “Saldo pagado según el balance de Comprobación”, es realmente el saldo Inicial del mes

de Enero 2014. En los cálculos realizados, la diferencia que se muestra se obtiene de la resta de un monto bruto menos un monto neto, en otras palabras, no

contemplaron las deducciones a empleados que se aplican al salario escolar. La diferencia que muestra la administración (¢1,818,743.86) es ajustada en el

mes de Mayo 2014 ya que son saldos que se vienen arrastrando. (Ver Cuadro No. 2)



Nivel de

Riesgo

11. Recibos de ingresos sin la firma de

quien realizo el depósito.

De acuerdo a la revisión de ingresos en

nuestra visita de campo con fecha de

corte al 31 de diciembre del 2013,

encontramos alguna debilidades de

control interno debido a que 5 de los

recibos de dinero no presentan la "Firma

de quien elaboró el depósito ni el sello

correspondiente”. Algunos ejemplos son

detallados en el Anexo No. 9

Con base en las políticas

contables y de control interno, es

importante que los recibos por

dinero realizados por la

institución presenten la firma y el

sello correspondiente, ya que la

misma es el respaldo de los

depósitos o recibos de efectivo

que se realizan de acuerdo con el

control interno de la Institución.

Al no firmar quien elabora

el recibo de dinero

encontramos una situación

de incertidumbre ya que

no se podría verificar la

razonabilidad de la

documentación debido a

que no presenta la firma ni

el sello que corresponde

para adecuado respaldo de

la información.

Este acto aunque no es

relevante por ser un

proceso aislado se

considera de importancia

si se presenta una

constante en los registros,

es por eso que se considera

oportuno que el jerarca o

titular encargado de

efectuar las revisiones

respectivas de la

documentación verifique

que la misma sea

presentada completa y que

estén apegadas a los

reglamentos y

disposiciones internas.

bajo


Como parte del proceso de control interno, diariamente se hace un cotejo de los recibos de ventas contra el efectivo a depositar, así como el cierre de

ventas por tarjetas de débito y de crédito, por lo que consideramos que asignar un nivel de riesgo “medio” es alto, dada la existencia de estos controles.

Cabe mencionar que los cinco recibos referidos en el Anexo N°9 corresponden a recursos recibidos por medio de depósitos en las cuentas bancarias y no

recibidos en efectivo en la Caja de la institución.



Nivel de

Riesgo

12. No se utiliza el sello de mutilación

(pagado con cheque o transferencia

No._____) a los documentos que

soportan los egresos cancelados.

Mediante las pruebas realizadas de

revisión de egresos con fecha de corte 31

de diciembre del 2013, observamos que

ninguno de los pagos cuenta con el

"sello de cancelado con cheque o

transferencia N° XX. Algunos ejemplos

son detallados en el Anexo No. 10.

Por la naturaleza de la Institución,

se presume necesario un control

estricto en los pagos de los

compromisos adquiridos,

controles como la mutilación de

los documentos, con el fin de que

no sean pagados en más de una

ocasión los mismos documentos

en caso de que se desprendan.

Esta situación genera que

al no cumplirse

adecuadamente los

requisitos básicos en los

pagos ya sea por cheque o

transferencia, existe el

riesgo de que estos puedan

ser cobrados más de una

vez y por diferentes

personas.


administración, considerar

la importancia de que se

verifiquen que todos los

registros posean todos los

requisitos (atributos)

básicos e información

necesaria para un mejor

registro de sus

transacciones.

Bajo


A partir del mes de junio 2014 tanto las facturas que se pagan por medio de cheque como por solicitud de pago masivo, cuentan con este requisito.



Nivel de

Riesgo

13. Debilidades de control interno

observadas en el foliado de los

expedientes físicos de contrataciones.

Al revisar el control interno que

implementa el Archivo Nacional en los

expedientes de contrataciones,

observamos algunas deficiencias:

1- Expediente No 2013CD-000093-

00300: Se observa que foliaron las hojas

del folio No 418 al 693 estos folios están

tachados con lapicero y los vuelven a

foliar según el consecutivo del expediente

con el folio No 426 al 702. Tomo II.

2- Expediente No 2012LN-000130-

00300: Se observa que foliaron las hojas

del folio No 666- 441 y 673 al 668 estos

folios están tachados con lapicero y los

vuelven a foliar según el consecutivo del

expediente con el folio No 442 al 670,

671-676.Tomo II

De acuerdo a las prácticas de

Control Interno la información

debe poseer características tales

como pertinencia, relevancia,

suficiencia y presentación

adecuada para que la acrediten

como confiable, de modo que se

encuentre libre de errores,

defectos, omisiones y

modificaciones no autorizadas.

Según la Gestión de Documentos

Administrativos del Archivo

Nacional, los expedientes deben

numerarse en el ángulo superior

derecho de cada hoja en orden

consecutivo y ascendente y

constituyen los folios del

expediente; si se ocupa refoliar se

debe dar una explicación

mediante un acta del porque se

refoliar el expediente.

La presentación

inadecuada de la

información provoca la

pérdida de confiabilidad

de los asuntos revelados

por la entidad.

Se le recomienda al

departamento de

Proveeduría cumplir con

las políticas establecidas

por la entidad con respecto

al foliado de los

expedientes de las

licitaciones.

Medio


La jefatura del Departamento girará instrucciones a la Proveeduría para que se elimine la mala práctica de tachar sin levantar el acta respectiva y la

justificación que corresponda.



Nivel de

Riesgo

14. Funcionarios de la Junta

Administrativa del Archivo Nacional

con vacaciones pendientes de disfrutar

por más de 30 días y con saldos

negativos.

Al solicitar el detalle de las “Vacaciones

pendientes por disfrutar” al día de hoy al

departamento de Recursos Humanos

observamos que existen funcionarios que

tienen un saldo negativo (vacaciones

negativas o disfrutadas de más) y otros

que tienen más de 30 días por disfrutar.

Ver Anexos No.11 y No. 12.

El „Manual de Normas Generales

de Control Interno para la

Contraloría General de la

República y las entidades y

órganos sujetos a su fiscalización‟

establece en el capítulo IV, punto

4.19, lo siguiente:

“Deberá aplicarse la práctica de

que los funcionarios disfruten

oportunamente de las vacaciones

que les correspondan de

conformidad con la Ley y los

reglamentos internos”.

Existe exposición al riesgo

de que existan funcionarios

sin cuya presencia no es

posible continuar con

procesos específicos, lo

que resulta virtualmente

peligroso para la

organización, ante una

eventual renuncia,

incapacidad u otra

situación que los aleje de

la entidad o los convierta

en elementos negativos

para ella.

Elaborar un plan de acción

tendiente a solucionar esta

situación, que no implique

la compensación general de

vacaciones.

Debe tenerse presente que

el propósito de las

vacaciones consiste en

permitir que los

funcionarios disfruten de

un descanso periódico que

permita mantener

adecuadamente la salud, la

integridad física y mental

para servir eficaz y

eficientemente, en virtud de

la importancia estratégica

que ello reviste para la

organización.

Bajo


En todos los casos en que los funcionarios aparecen con saldo de vacaciones negativo es en razón de que en los casos de nuevos ingresos, estos no cuentan

con vacaciones a su favor por lo que al generarse vacaciones colectivas se deben aplicar, para ser rebajados cuando cumplan su primer periodo de

vacaciones. En la lista facilitada a los auditores, se incluyó erróneamente el nombre del señor Azofeifa Solís Armando, exfuncionario del Archivo

Nacional, quien durante el año 2013 se trasladó a otra institución del Estado. Por otra parte, el funcionario Luis Chaverri Centeno cuenta con 33 días como

saldo de vacaciones, de los cuales 26 días fueron acreditados en mayo de 2014. El caso del señor Gerardo García, que en la lista se consignó con 26 días

negativos, se debe a que el estudio de vacaciones se realizó anterior al 1 de julio, fecha en que el funcionario cumplía su periodo de vacaciones; por

Jubilación de este funcionario a partir de la misma fecha se adelantó su disfrute, incluyéndose en el sistema la cantidad de días por este concepto, al día de

hoy este exfuncionario tiene saldo de vacaciones cero.



Nivel de

Riesgo

15. La Junta Administrativa del Archivo

Nacional, cuenta con un módulo de

Presupuesto pero esté no está

debidamente integrado con la

contabilidad.

Al efectuar nuestras pruebas de auditoría y

de acuerdo con lo observado, se determinó

que la Junta Administrativa del Archivo

Nacional cuenta con un módulo de

presupuesto pero este no está

debidamente integrado con el Sistema de

Contabilidad.

De acuerdo con el giro normal de

la Junta Administrativa del

Archivo Nacional y considerando

las dimensiones de las partidas

que diariamente registra, se

considera conveniente que la

Institución establezca un sistema

de presupuesto y que el mismo

esté debidamente integrado con

las cuentas que maneja la

contabilidad para llevar un control

entre las partidas presupuestarias

y las contables.

Al contar con un Sistema

de presupuesto

debidamente establecido,

y no estar integrado con

el sistema de contabilidad

la Junta Administrativa

del Archivo Nacional

corre el riesgo de no

contar con información

oportuna y competente

sobre los gastos y

transacciones que realiza,

así mismo implica recurrir

en re procesos o procesos

manuales que conllevan a

un riesgo de error y mayor

uso de recursos.

Evaluar la posibilidad de

integrar el sistema de

Presupuesto de tal forma

que el mismo puede estar

integrado con las cuentas

contables de la Junta

Administrativa del

Archivo Nacional.

Medio


Se realizarán las gestiones correspondientes con el proveedor de la herramienta para analizar la posibilidad de integrar estos módulos. Ciertamente el

sistema no está integrado, pero se hacen conciliaciones mensuales entre ambos módulos.



Nivel de

Riesgo

16. Balance de Comprobación de la Junta

Administrativa del Archivo Nacional mal

estructurado.

Al revisar la composición de la estructura

del balance de comprobación al 31 de

diciembre del 2013 observamos que se

encuentra mal estructurado, en cuanto a la

sumarización de cuentas y subcuentas y

totales y sub totales.

No se puede pasar por alto el

hecho de que todo Balance de

Comprobación tiene que contar

con una estructura clara, concisa y

fácilmente comprensible.

El Balance de Comprobación

refleja la contabilidad de una

empresa, organización u

institución por un determinado

periodo.

El Balance de

Comprobación también

permite confirmar que la

contabilidad de la Junta

Administrativa del

Archivo Nacional este

bien organizada.

La administración de la

Junta Administrativa del

Archivo Nacional proceda

a corregir las cuentas en el

Balance de Comprobación

para una mejor

organización dentro de la

estructura.

Medio


La mala estructura se daba en el catálogo de cuentas que se estaba utilizando, no obstante las sumatorias registradas son correctas. A partir de Enero 2014

con motivo del proceso de implementación de la contabilidad con base en NICSP, se corrigió esta situación.


ANEXO No. 1

Monto

Valores en Custodia según Balance

26.171.288

Diferencia Valores Custodia (Activo - Pasivo)

(1.272.844)

Valores en Custodia por entregar según Balance

27.444.132

ANEXO No. 2

Monto

Valores en Custodia por entregar según Balance

27.444.132

Diferencia Garantías pendientes de entregar

(2.915.470)

Valores en Custodia por entregar según Registro Auxiliar

24.528.663

ANEXO No. 3

Cuenta Descripción Saldo Balance al

31-12-2013 Diferencia

Saldo Registro

Auxiliar

102-02-51-00 Edificio 2.317.281.659 4.922.925 2.312.358.734

102-04-00-00 Mob. y Eq. de Ofic. y

Talleres 740.488.351 (2.953.784) 743.442.135

102-04-30-00 Maq. y Eq. de Producción 19.700.708 (934.925) 20.635.633

102-04-31-00 Mob. y Eq. de Oficina 624.468.785 81.274.785 543.194.000

102-04-32-00 Equipo Médico 1.149.571 (240.344) 1.389.915

102-04-33-00 Equipo de Transporte 585.000 (7.238.376) 7.823.376

102-04-34-00 Equipo para Comunicación 7.140.376 (204.513) 7.344.889

102-04-35-00 Equipo Educacional 1.845.285 (1.438.421) 3.283.706

102-04-36-00 Equipo y Mob. de Taller 802.598 227.598 575.000

102-04-39-00 Equipos Varios 84.796.029 (74.399.588) 159.195.616

102-06-00-00 Vehículos 23.837.195 6.482.876 17.354.319

102-08-00-00 Sistemas de Cómputo 85.750.167 3.894.623 81.855.545

Total Activo Fijo 3.907.845.724 9.392.857 3.898.452.867

ANEXO No. 4

Cuenta Descripción Saldo Balance

al 31-12-2013 Diferencia

Saldo

Registro

Auxiliar

102-02-51-00 Edificio

2.317.281.659

4.922.925

2.312.358.734

102-03-00-00 Depreciación Acumulada Edificios

(390.470.494)

(4.884.651)

(385.585.844)

102-05-01-00 Depreciaciones de Mob. y Equipo

(381.938.779)

(1.050.721)

(380.888.058)

102-07-01-00 Deprec. Acum. Vehículos Varios

(3.616.448)

(926.170)

(2.690.279)


102-09-01-00 Amortización de Licencias y Software

(30.412.132)

4.762.221

(35.174.353)

Total Depreciación Acumulada

(806.437.853)

(2.099.319)

(804.338.533)

ANEXO No. 5

Placa Descripción Placa Descripción

1944 12 LICENCIAS DE OFFICE WINDOWS

2000 3151 LICENCIA MICROSOF SQL SERVER

1922 15 LICENCIAS DE OFFICE 2000 4935 LICENCIA MICROSOFT 3767 290 LICENCIAS DE COMPUTO 4940 LICENCIA MICROSOFT (130 PERMISOS) 1952 50 Licencias de Mc Caffe 5528 Licencia Microsoft Office Pro Plus

4322 LICENCIA 5062 LICENCIA MICROSOFT WINDOWS 8

PRO SNGLE OLP NL 3154 LICENCIA ACCESO A SERVIDOR NT 3150 LICENCIA OFFICE 2000 PROFESIONAL 4795 LICENCIA ADOBE DESING 3230 LICENCIA OFFICE 2003 EN ESPA¥OL 4625 LICENCIA ANTIVIRUS ESET 5329 LICENCIA OFFICE HOME 2010

3904 LICENCIA ANTIVIRUS INTERSCAN

MESSAGING SECURITY SUITE 5503 Licencia Office Plus 2013

3406 LICENCIA ANTIVIRUS WEB SERVER

INTERNET 4712 LICENCIA OFFICE PRO PLUS 2010

3433 LICENCIA ANTIVIRUS WEB SERVER

MAIL 3558 Licencia Office Scan Client Server Suite

3328 LICENCIA CALL SERVER 7.0 3277 LICENCIA OFFICE XP PROFESIONAL

3245 LICENCIA CALL SERVER NT 4.0 3392 LICENCIA QUARK EXPRESS 6.0 FULL

PRODUCT

3325 LICENCIA CALL SERVER NT 4.0 PARTE

NO. R18-00578 5551 Licencia Software Data Protector Stater Pack

3354 LICENCIA CLIENT SERVER SUITE SBM 3953 LICENCIA SOFTWARE MICROSOFT

WINDOWS 2003 3156 LICENCIA DE ACCESO A SERVIDOR NT 5061 LICENCIA SQL STD CORE 2012 3152 LICENCIA DE MICROSOF SQL SERVER 4093 LICENCIA VISUAL STUDIO

3229 LICENCIA DE OFFICE 2003 EN

ESPA¥OL 4538 LICENCIA WINDOWS 7

3228 Licencia de Office 2003 Stand. Espa¤ol 5325 LICENCIA WINDOWS 7 HOME BASIC 4469 LICENCIA DE SOFTWARE DELPHOS 5502 Licencia Windows 8

3146 LICENCIA DE USO DE WINDOWS 2000

PROFESIONAL 4713 LICENCIA WINDOWS PRO 7

3173 Licencia de uso de Windows XP y Office XP

Profesional 3278

LICENCIA WINDOWS PROFESIONAL

OEM 5479 Licencia de Visual Studio Pro 4421 LICENCIA WINDOWS SERVER 4109 LICENCIA DE WINDOWS 4583 LICENCIA WINDOWS SERVER 2008

3147 LICENCIA DE WINDOWS 2000

PROFESIONAL 4035 LICENCIA WINDOWS VISTA

3586 Licencia de Windows XP profesional OEM

en espa¤ol 4002 LICENCIA WINDOWS XP

5396 LICENCIA E CAPTURE 3997 LICENCIA WINDOWS XP PRO 5391 LICENCIA E POWER ADMINISTRADOR 3234 LICENCIA WINDOWS XP PROFESIONAL 5392 LICENCIA E POWER CLIENTE 3523 LICENCIA XP PROF., VERSION 2002 3559 Licencia InterScan Web Security Suite 3517 LICENCIA, MARCA MS WIN


ANEXO No. 6

Pinturas

No. Placa Titulo Autor Referencia Valor

2474846 Pagina Historia

Antigua 2 Luis Chacón --- ---

2477220 Escudo Archivo

Nacional --- --- ---

2477235 Archivador Hoy --- --- ---

2477239 Siervos Bebiendo --- --- ---

Escultura

No. Placa Titulo Autor Referencia Valor

2477969

Busto Juan Rafael

Mora Porras Desconocido Museo de Arte ---

ANEXO No. 7 Cuenta

Contable Descripción

Saldo

Anterior Débitos Créditos Saldo Actual

201-04-10-01 C.C.S.S. 8.639.296 7.524.121 13.147.596 14.262.771

201-04-10-01 C.C.S.S. 14.262.771 13.148.033 6.692.200 7.806.938

201-04-10-01 C.C.S.S. 7.806.938 6.692.211 6.566.036 7.680.763

201-04-10-01 C.C.S.S. 7.680.763 6.564.816 6.761.446 7.877.393

201-04-10-01 C.C.S.S. 7.877.393 6.761.447 6.917.053 8.032.999

201-04-10-01 C.C.S.S. 8.032.999 6.916.972 7.021.974 8.138.001

201-04-10-01 C.C.S.S. 8.138.001 7.006.232 7.180.001 8.311.770

201-04-10-01 C.C.S.S. 8.311.770 7.196.232 7.919.353 9.034.891

201-04-10-01 C.C.S.S. 9.034.891 7.915.593 7.606.373 8.725.670

201-04-10-01 C.C.S.S. 8.725.670 7.612.439 7.860.274 8.973.505

201-04-10-01 C.C.S.S. 8.973.505 7.860.532 7.859.400 8.972.374

201-04-10-01 C.C.S.S. 8.972.374 7.866.848 8.306.582 9.412.108


ANEXO No. 8

Revisión de pago del Aguinaldo:

Cuenta Descripción Monto

Programa I 44.136.187 Saldo pagado según el balance de Comprobación 95.531.217

Programa I 13.146.949

Programa I 36.623.644 Saldos pagados mediante

201-07-10-00 Planilla Ordinario de Aguinaldo 2013 93.906.780 Pago masivo SPM 105-2013 86.954.369

201-04-11-09 Pensiones Alimenticias (453.896) Pago masivo SPM 106-2013 6.498.515

Total 93.452.884 Total pagado de aguinaldo 93.452.884

Diferencia (2.078.333)

RESUMEN PAGO DE AGUINALDOREVISION DE AGUINALDO

Revisión de pago del Salario Escolar:

Saldo pagado según el balance de Comprobación 88.091.894

Saldo pagado mediante

Pago masivo SPM 005-2014 77.325.605

Diferencia (10.766.289)

RESUMEN PAGO DE SALARIO ESCOLAR


ANEXO No. 9

Cuenta Linea Tipo Doc. Asiento Fecha Monto A B C D E F G

152+CODIGOGENE 175 4 PARTI. XXV CAN19145697 30/08/2013 535.289,40 a a a r a a a

179+CODIGOGENE 177 7 PART. XXV CAN19178270 30/09/2013 941.337,30 a a r r a a a

50+CODIGOGENE 3 FACT. GOB 2000049504146134 25/03/2013 4.090.666,67 a a r r a a a

111+CODIGOGENE 3 FACT. GOB.2000097958153852 11/06/2013 4.090.666,67 a a r r a a a

154+CODIGOGENE 3 FACT. GOB. 2000157155161236 21/08/2013 4.090.666,67 a a a r a a a

ATRIBUTOS DE REVISIÓN

A Efectivo depositados en las cuentas de las empresa

B Fecha del deposito congruente con registro contable

C Firma de quien elaboró el depósito

D Comprobante debidamente firmado y sellado .

E Monto del ingreso conincide con el registro contable

F Verificacion de la Distribucion Contable (registro cuentas mayor y auxiliares)

G Documentación soporte suficiente y competente

SIMBOLOGIA

a Cumple

r No Cumple

n No Aplica


ANEXO No. 10

CUENTA No. DESCRIPCION TIPO NUMERO FECHA MONTO A B C D E F G H I

511-20-03-07 Servicios de transferencia ele

169+CODIGOGENE 63 GSI S.A. Digitalizacion tomo Db FT 5656 30/09/2013 36.479.136,60 a a a a n r n a a

515-20-08-04 MANT Y REP MAQ Y EQ PRODU

250+CODIGOGENE 205 Repar de planta -Produtel Db FT 2486 31/12/2013 4.920.860,00 a a a a n r n a a

518-20-02-02 Servicio de energia electrica

82+CODIGOGENE 46 CNFL FT 27615417 Db FT 27615417 31/05/2013 2.081.867,35 a a a a n r n a a

518-20-04-06 Servicios Generales

033+CODIGOGENE 16 SERV VIGIL 16 A 31/01/13 Db 20050 28/02/2013 2.049.256,95 a a a a n r n a a

518-20-06-01 Seguros

112+CODIGOGENE 1 Amort Pol Edificio JUNIO 201 Db 30/06/2013 1.254.734,41 a a a a n r n a a

518-30-99-03 Productos de papel, carton e i

64+CODIGOGENE 13 RESMAS PAPEL Db 425341 30/04/2013 394.020,00 a a a a n r n a a

521-20-07-01 Actividades de capacitacion

127+CODIGOGENE 78 DESATUR-CONGRESO ARCHIVISTIC Db FT 133547 31/07/2013 9.909.133,51 a a a a n r n a a

521-50-07-01 Transferecias corrientes a org

026+CODIGOGENE 8 TRANSFERENCIA INTERNACIONAL Db 13270330 25/02/2013 5.819.263,63 a a a a n r n a a

525-20-08-04 MANTENIM Y REPARAC EQUIPO DE P



033+CODIGOGENE 21 SERV VIGIL FEB 2013 Db 20053 28/02/2013 573.791,97 a a a a n r n a a

528-20-06-01 Seguros

139+CODIGOGENE 2 Amort Pol Edificio JULIO 201 Db 31/07/2013 703.215,53 a a a a n r n a a

535-20-08-04 Mantenimiento y rep de Maq y E


538-20-02-01 Servicio de agua y alcantarill

229+CODIGOGENE 81 AyA Octubre 2013 Db FT 110122-20 31/12/2013 1.195.533,00 a a a a n r n a a

538-20-02-02 Servicio de energia electrica

250+CODIGOGENE 47 Electricidad Diciembre 2013 Db FT 31300998 31/12/2013 1.655.478,35 a a a a n r n a a


101+CODIGOGENE 80 SEGURIDAD MAYO 2013 Db FT 20289 30/06/2013 1.598.420,48 a a a a n r n a a

538-20-06-01 Seguros

91+CODIGOGENE 3 Amort Pol Edificio Mayo 2013 Db 31/05/2013 1.123.878,23 a a a a n r n a a

ATRIBUTOS DE REVISIÓN

A Se observo a satisfaccion el pago mediante trasferencia o cheque.

B Presenta factura , orden de compra correspondiente.

C Verificado firma de "Hechos por "

D Verificada firma de" revisado por"

E Verificado firma de "recibido conforme"

F Se mutilan las facturas con "pagado con chequeo #/ Transferencia #

G Cheques nulos originales debidamente inutilizados con el sello anulado y perforados en el espacio de firmas

H Verificación de la distribución contable

I Documentación soporte suficiente y competente

SIMBOLOGIA

a Cumple

r No Cumple

n No Aplica


ANEXO No. 11

Funcionarios con más de 30 días por disfrutar Código Primer

Apellido

Segundo

Apellido

Nombre Puesto Departamento Días

Vacaciones

103 Moya Hernández Dilcia

Secretaria

dirección

General

Dirección

General 71

420 Chaverri Centeno Luis Alberto Cajero Depto. Adm.

Financiero 33

516 Azofeifa Solís Juan

Armando Encuadernador

Depto. de

Conservación 33

ANEXO No. 12

Funcionarios con vacaciones negativas Código Primer

Apellido

Segundo

Apellido

Nombre Puesto Departamento Días

Vacaciones

137 Calderón Rivera Marianela

Asistente de

Área Legal

Dirección

General

Dirección

General (12)

140 Avalos Mora Ana Marcela Asistente de

Planificación

Dirección

General (2)

225 Fallas Arrones José Geiner Encuadernador Depto. de

Conservación (1)

239 Barboza Quiros Rosibel Archivista

Historiador

Depto. Arch.

Histórico (10)

240 Moya Jiménez María

Gabriela

Certificador

Histórico

Depto. Arch.

Histórico (10)

304 Calderón Delgado Marco

Antonio

Jefe

Departamento

Conservación

Depto. de

Conservación (2)

407 García Gómez Manuel

Gerardo Guarda

Depto. Adm.

Financiero (26)

491 Blanco Borbón Nancy Profesional en

Contabilidad

Depto. Adm.

Financiero (1)

494 Barrantes Trivelato Marilia

Augusta

Médico de

Empresa

Depto. Adm.

Financiero (2)

504 Ramírez Valerio Jenny

Archivista de

Protocolos

Notariales

Depto. Arch.

Notarial (7)

507 Orozco Villalobos Rosa Isela Archivista

Notarial

Depto. Arch.

Notarial (4)

549 López Elizondo Mauricio Asesor

Notarial

Depto. Arch.

Notarial (1)

551 Herrera Retana Laura

Marcela

Facilitador

documentos

Notariales

Depto. Arch.

Notarial (12)

553 Calvo Robles Jorge

Archivista de

Índices

Notariales

Depto. Arch.

Notarial (9)

554 Arce Badilla Marilyn Facilitador Depto. Arch. (2)


Vannessa Doc. Notarial Notarial

555 Elizondo Zúñiga Milena Archivista

Notarial

Depto. Arch.

Notarial (2)

633 Cabrera Ramírez Estrellita Profesional en

Archivística Depto S. A. E. (1)

662 Salazar Hernández Jeannette Inspector

asesor Depto S. A. E. (3)

708 Marín Barrantes Marco

Vinicio

Encargado de

Bases de

Datos

Depto. de

Cómputo (2)

930 Aguilar Soto Lisandro Chofer Depto. Adm.

Financiero (4)

OTROS ASUNTOS A INFORMAR

No. Asunto Recomendación

1. Diferencias entre el Saldo en el

Registro Auxiliar Especies Fiscales

para la Venta y el Saldo presentado

en el Balance al 31 de Diciembre del

2013.


inventarios especies fiscales para la venta

determinamos que existen diferencias

entre el Registro Auxiliar y el Saldo

mostrado en el Balance. (Ver Anexo No.

13)

La Administración debe establecer un

mecanismo de control como el conciliar

periódicamente los registros auxiliares con los

saldos según el mayor general.

Comentario de la Administración: Esta diferencia corresponde a que el registro auxiliar es el

que se utiliza para los arqueos mensuales de timbres, el mismo muestra los montos al valor

facial del timbre, mientras que contablemente se registra el valor del monto de los timbres

menos un 6% de descuento por la compra. Cabe indicar que a los timbres Archivo de ¢100 y

¢200 no se les aplica este descuento en vista de que estos los custodia directamente el Archivo

Nacional. (Ver Cuadro No. 3)

2. Diferencias entre el Saldo en el

Registro Auxiliar de Cuentas por

Cobrar y el Saldo presentado en el

Balance al 31 de Diciembre del 2013.

Al efectuar la revisión de la cuenta por

cobrar determinamos que existen

diferencias entre el Registro Auxiliar y el

Saldo mostrado en el Balance. (Ver

Anexo No. 14)






Comentario de la Administración: Esta diferencia es por motivo de que el Auxiliar no

muestra la cuenta por cobrar que se tiene al Hospital Tony Facio desde el año 2008. (Ver

Cuadro No. 4)

3. Al efectuar los recalculos de la

provision contra lo registrado en el

balance de comprobación para el

aguinaldo y salario escolar, se

determina una diferencia inmaterial por

la suma de 1.506.350 en el aguinaldo y

una diferencia por 6.327.883 en la

cuenta de salario. (Ver Anexo No. 15)





Comentario de la Administración: Las diferencia que se muestra en el Aguinaldo se debe a

que la Administración utiliza el porcentaje con 10 decimales (8.3333333333%), mientras que

en el cálculo de la Auditoria se utilizó 2 decimales (8.33%). Adicionalmente, para el mes de

Diciembre 2013 en contabilidad se incluyen en los cálculos horas extras que se laboraron en

ese mes, pero que se reportaron a la C.C.S.S. en el mes de Enero 2014.

En el caso del cálculo del Salario Escolar para el mes de Enero 2013, la Auditoria

utilizó el monto reportado a la C.C.S.S. y lo multiplicó por el porcentaje del Salario Escolar,

pero este reporte comprende tanto el Salario Base de ese mes, más el monto pagado por Salario

Escolar del año 2012. Al Salario Escolar del año 2012 no se le debe calcular provisión por el

mismo concepto.

Adicional a esta diferencia, en el Aguinaldo se da el mismo caso antes comentado, donde las

horas extras son reportadas a la C.C.S.S. en el mes de Enero 2014 y contablemente se

registraron en Diciembre 2013. (Ver Cuadro No. 5)

4. Se determina de acuerdo con lo pagado

en el mes de Enero 2014 contra lo

pendiente por pagar en el mes de

Diciembre por concepto de retenciones

al salario, queda pendiente 786.704.

(Ver Anexo No. 16)

Se le recomienda a la administración que

considere realizar un estudio sobre las posibles

causas que generan estas diferencias y realizar

los ajustes pertinentes al saldo de la cuenta

contable.

Comentario de la Administración: Estas cuentas fueron depuradas al monto real en el mes de

Abril 2014 y son conciliadas mensualmente.

ANEXO No. 13

Monto

Especies Fiscales para la Venta según Balance

28.461.412

Diferencia Especies Fiscales para la venta

(19.468)

Especies Fiscales para la Venta según Registro Auxiliar

28.480.880


ANEXO No. 14

Monto

Cuentas por Cobrar según Balance

4.372.390

Diferencia Cuentas por Cobrar

(5.699)

Cuentas por Cobrar según Registro Auxiliar

4.378.089

ANEXO No. 15


ANEXO No. 16


Cuadro No. 1

Aguinaldo Empleados 93,906,780.00 Saldo pagado según el balance de Comprobación 95,531,217.00

Aguinaldo Jornales 1,624,437.18

Total de Aguinaldos 95,531,217.18 Saldos Pagados Mediante

Pensiones Alimenticias Empleados -453,896.00 SPM-105-2013 Aguinaldo Empleados 86,954,369.00

Total 95,077,321.18 SPM-106-2013 Aguinaldo Empleados 6,498,515.00

SPM-114-2013 Aguinaldo Jornales 1,476,323.66

CK 20263924-5 Aguinaldo Jornales 28,579.98

CK 20263925-1 Aguinaldo Jornales 119,533.54

95,077,321.18

Diferencia (Pensiones Alimentarias) -453,895.82

Cuadro No. 2

19/02/2014 02:13 PM Página 1

CUENTA NOMBRE CUENTA SALDO INICIAL DEBITOS PERIODO CREDITOS PERIODO SALDO FINAL

201-07-20-00 Salario Escolar 88,091,893.82 86,273,150.14 7,201,753.13 9,020,496.81

JUNTA ADM. ARCHIVO NACIONAL

Balance de Comprobación

Al 31 de enero de 2014


Cuadro No. 3

Saldo Inicial a Enero 2014 (Monto Bruto) 88,091,894.00 Saldo Inicial a Enero 2014 88,091,894.00

Saldo pagado mediante Saldo pagado mediante

SPM-005-2014 (Monto Neto) 77,325,605.00 SPM-005-2014 (Monto Bruto) 86,273,150.14

Diferencia -10,766,289.00 Diferencia 1,818,743.86

Provisión del mes de Enero 2014 7,201,753.13

Saldo Final al mes de Enero 2014 9,020,496.99

Cuadro No. 4

Especies Fiscales para la Venta según Balance 28,461,412.00

Diferencia Especies Fiscales para la Venta -19,468.00

Especies Fiscales para la Venta según Regsitro Auxiliar 28,480,880.00

Valor Timbre Arqueo Cajero Arqueo Caja Fuerte Total Monto Descuento 6%

101-12-30-04 Timbre Fiscal de 500,00 6,580.00 FISCAL 500 14 7,000.00 420.00

101-12-30-05 Timbre Fiscal de 100.00 53,674.00 FISCAL 100 71 500 57,100.00 3,426.00

101-12-30-06 Timbre Fiscal de 50,00 85,446.00 FISCAL 50 418 1400 90,900.00 5,454.00





101-12-31-04 Papel de Oficio de 15,00 775.50 PAPEL DE OFICIO 15 55 0 825.00 49.50

101-12-31-06 Timbre de abogados de 250,00 7,285.00 ABOGADOS 250 31 0 7,750.00 465.00

101-12-32-00 Timbre de Archivo de 5,00 17,742.50 ARCHIVO 5 275 3500 18,875.00 1,132.50

101-12-32-02 Timbre de Archivo de 20,00 6,316.80 ARCHIVO 20 136 200 6,720.00 403.20

101-12-40-01 Timbres de 100 3,529,600.00 ARCHIVO 100 496 34800 3,529,600.00

101-12-40-02 Timbres de 200 24,626,800.00 ARCHIVO 200 34 123100 24,626,800.00

28,461,411.20 28,480,880.00 19,468.80

Especies Fiscales para la Venta según Balance


Cuadro No. 5

8.33% 8.19% 8.3333333333% 8.19%

Mes Reportes C.C.S.S. Aguinaldo Salario Escolar Reportes C.C.S.S. Jornales Incapacitados Aguinaldo Salario Escolar

Enero Salario Base 160,930,586.00 13,405,517.81 13,180,214.99 82,461,497.95 201,835.52 6,888,611.12 6,753,596.68

Enero Salario Escolar 78,469,088.05 464,942.30 6,577,835.86

Febrero 81,911,871.00 6,823,258.85 6,708,582.23 81,911,871.00 454,815.11 6,863,890.51 6,708,582.23

Marzo 80,367,636.00 6,694,624.08 6,582,109.39 80,367,636.00 1,723,296.58 6,840,911.05 6,582,109.39

Abril 82,759,429.00 6,893,860.44 6,777,997.24 82,759,429.00 2,810,830.33 7,130,854.94 6,777,997.24

Mayo 84,663,050.00 7,052,432.07 6,933,903.80 84,664,050.00 2,427,412.57 7,257,621.88 6,933,985.70

Junio 85,755,698.00 7,143,449.64 7,023,391.67 85,755,698.00 192,579.92 1,962,763.56 7,325,920.12 7,039,163.96

Julio 88,075,084.00 7,336,654.50 7,213,349.38 87,288,017.39 594,485.84 1,616,677.79 7,458,265.08 7,197,577.01

Agosto 96,866,141.00 8,068,949.55 7,933,336.95 96,886,141.00 1,520,521.66 8,200,555.22 7,934,974.95

Septiembre 93,101,253.00 7,755,334.37 7,624,992.62 93,101,253.00 1,085,323.92 7,848,881.41 7,624,992.62

Octubre 96,208,985.00 8,014,208.45 7,879,515.87 96,208,985.00 1,137,277.27 8,112,188.52 7,879,515.87

Noviembre 96,269,145.00 8,019,219.78 7,884,442.98 96,257,335.20 843,612.46 8,091,745.64 7,883,475.75

Diciembre 100,488,113.00 8,370,659.81 8,229,976.45 101,684,478.91 162,377.34 8,487,238.02 8,327,958.82

1,147,396,991.00 95,578,169.35 93,971,813.56 1,147,815,480.50 97,084,519.39 87,643,930.23

Conciliacion de Saldos Aguinaldo Salario Escolar

Saldo Según Contabilidad 97,084,519.00 87,643,930.00

Diferencias con Carvajal 1,506,349.65 -6,327,883.56

Diferencias con Contabilidad -0.39 -0.23

Diferencias en montos reportados a la CCSS y los usados en contabilidad

Auditoria Contabilidad Diferencias Justificación

Enero 160,930,586.00 82,461,497.95

78,469,088.05

Febrero 81,911,871.00 81,911,871.00 -

Marzo 80,367,636.00 80,367,636.00 -

Abril 82,759,429.00 82,759,429.00 -

Mayo 84,663,050.00 84,664,050.00 -1,000.00

Junio 85,755,698.00 85,948,277.92 -192,579.92 En contabilidad se registran los jornales pero en el reporte de la caja no se incluyen

Julio 88,075,084.00 87,882,503.23 192,580.77 Para este mes se incluyen los jornales del mes anterior mas los de este mes para el reporte de la caja

Agosto 96,866,141.00 96,886,141.00 -20,000.00 Error en la digitación del monto por parte de la Auditoria

Septiembre 93,101,253.00 93,101,253.00 -

Octubre 96,208,985.00 96,208,985.00 -

Noviembre 96,269,145.00 96,257,335.20 11,809.80

Diciembre 100,488,113.00 101,684,478.91 -1,196,365.91 En contabilidad se registra tiempo extraordinario y este no se reporto a la c.c.s.s.

ene-14 175,403,009.36 174,206,643.82 1,196,365.54 Pero en el reporte de la Caja para Enero se incluyen estas extras

-

La diferencia se debe a que en Noviembre se le cancela a Christian Quiros Carrera Profesional, por un monto

bruto de ¢70,856.00. En Contabilidad se utilizo el neto de ¢59,046.67.

En contabilidad se utilizó otro monto para realizar las

provisiones. El monto de Carvajal fue el reportado a la C.C.S.S.



Calculo de ContabilidadCalculo de Carvajal

En este reporte de la CCSS va incluido el salario base más

salario escolar. En Carvajal utilizaron el monto total para hacer

los cálculos, tanto provision de Aguinaldo como la de Salario

Escolar (Calcularon provisión de Salario Escolar sobre el monto

pagado de Salario Escolar 2013). Siendo lo correcto el Salario

Base para provisionar aguinaldo mas salario escolar, y el Salario

Escolar solo para provision de Aguinaldo.






provisiones. El monto anotado por Carvajal esta erroneo. Yo

verifique la factura de la CCSS


HALLAZGOS SOBRE LA EVALUACION DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

HALLAZGO 01: DEBILIDADES EN LA SEGURIDAD FÍSICA DEL CUARTO DE

SERVIDORES. RIESGO BAJO.

CONDICIÓN:

Durante la revisión efectuada al cuarto de servidores de la Junta Administrativa del Archivo

Nacional, se identificó que el cuarto de servidores no cuenta con un dispositivo para medir la

humedad, bitácoras de acceso y existe equipo en desuso como se muestra en la siguiente

imagen.

CRITERIO:

Las normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información, menciona

en el punto 1.4.3 Seguridad física y ambiental, lo siguiente “La organización debe proteger los

recursos de TI estableciendo un ambiente físico seguro y controlado, con medidas de

protección suficientemente fundamentadas en políticas vigentes y análisis de

riesgos. Como parte de esa protección debe considerar: a. Los controles de acceso a las

instalaciones: seguridad perimetral, mecanismos de control de acceso a recintos o áreas de

trabajo, protección de oficinas, separación adecuada de áreas.

b. La ubicación física segura de los recursos de TI.


c. El ingreso y salida de equipos de la organización.

d. El debido control de los servicios de mantenimiento.

e. Los controles para el desecho y reutilización de recursos de TI.

f. La continuidad, seguridad y control del suministro de energía eléctrica, del cableado

de datos y de las comunicaciones inalámbricas.

g. El acceso de terceros.

h. Los riesgos asociados con el ambiente.”

RECOMENDACIONES:

1. Implementar un dispositivo que ayude a controlar y medir la humedad en el cuarto de

comunicaciones.

2. Implementar bitácoras de acceso al cuarto de servidores.

3. Desalojar el equipo almacenado en el cuarto de servidores, asignando además un lugar

adecuado para el almacenamiento de este equipo.


HALLAZGO 02: AUSENCIA DE UN COMITÉ DE T.I. RIESGO MEDIO.

CONDICIÓN:

En el proceso de auditoría se identificó que el Archivo Nacional no cuenta con un comité de

T.I.

Al no contar con un comité de T.I. se podrían materializar los siguientes riesgos:

Ineficaz toma de decisiones que conducen a inversiones en TI que han tenido

insuficiente rendimiento y un impacto negativo en la organización.

TI no está alineada con las metas de la organización.

Falta de apoyo y compromiso de la alta dirección en la administración del valor de TI.

Rendición de cuentas y responsabilidades indefinidas y confusas.

Falta de transparencia y entendimiento de costos, riesgos y beneficios de las iniciativas

de la organización habilitadas por TI.

CRITERIO:

Las mejores prácticas del COBIT indica en el punto DS5PO1.1 ADMINISTRACIÓN DEL

VALOR DE TI lo siguiente “Trabajar con el negocio para garantizar que el portafolio de

inversiones de TI de la empresa contenga programas con casos de negocio sólidos. Reconocer

que existen inversiones obligatorias, de sustento y discrecionales que difieren en complejidad y

grado de libertad en cuanto a la asignación de fondos. Los procesos de TI deben proporcionar

una entrega efectiva y eficiente de los componentes TI de los programas y advertencias

oportunas sobre las desviaciones del plan, incluyendo costo, cronograma o funcionalidad, que

pudieran impactar los resultados esperados de los programas. Los servicios de TI se deben

ejecutar contra acuerdos de niveles de servicios equitativos y exigibles. La rendición de

cuentas del logro de los beneficios y del control de los costos es claramente asignada y

monitoreada. Establecer una evaluación de los casos de negocio que sea justa, transparente,

repetible y comparable, incluyendo el valor financiero, el riesgo de no cumplir con una

capacidad y el riesgo de no materializar los beneficios esperados. 1. Definir un comité, soportado por una carta formal, conteniendo los líderes de las unidades de negocio y

de TI, con el objetivo de dirigir el portafolio de inversiones de TI, los servicios de TI y activos de TI.

2. Garantizar que las actividades de gestión del portafolio de inversiones de TI, los servicios de TI y los

activos de TI utilicen un proceso formal que requieran casos de negocio que incluyan análisis costo-

beneficio, análisis de alineación con la estrategia del negocio, evaluación de riesgos, niveles de servicio

para servicios de TI y el impacto para el actual portafolio de TI.

3. Garantizar que las actividades de gestión del portafolio de inversiones de TI incluya un proceso donde

se realice lo siguiente:

a. Monitoreo del desarrollo y entrega de los componentes de TI del portafolio de inversión.

b. Revisiones de entregas de servicios de TI contra niveles de servicios equitativos y exigibles.

c. Monitoreo de las desviaciones en términos de costo, tiempo y funcionalidad.

4. Garantizar la rendición de cuentas para la entrega de valor, por ejemplo, que el logro de beneficios de

negocio a través del uso de TI, es claramente asignado en un nivel apropiado.”


RECOMENDACIÓN:

Definir un comité de T.I., que contemplando al menos los siguientes aspectos: Definir funcionarios que formaran el comité.

Se debe de establecer la periodicidad de la reuniones.

Se debe de establecer el plan de trabajo en el que se basara el comité.

Definir las funciones del comité.

HALLAZGO 03: AUSENCIA DE UN PLAN FORMAL DE PRUEBAS PARA EL

DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SOFTWARE. RIESGO MEDIO.

CONDICIÓN:

Durante el proceso de auditoría se identificó que no existe un plan de pruebas formal para el

desarrollo y mantenimiento de software.

Al no contar con un plan de pruebas para el desarrollo y mantenimiento de software se expone a

los siguientes riesgos: Pobre calidad del software.

Pruebas no reflejadas en los procesos de negocios.

Mal uso de los datos de prueba y que comprometen a la seguridad de la organización.

Pruebas insuficientes.

Insatisfacción de los requerimientos de cumplimiento.

CRITERIO:

Las normas de control de COBIT, en el punto AI2.8 ASEGURAMIENTO DE LA

CALIDAD DEL SOFTWARE, mencionan lo siguiente “Desarrollar, implementar los

recursos y ejecutar un plan de aseguramiento de calidad del software, para obtener la calidad

que se especifica en la definición de los requerimientos y en las políticas y procedimientos de

calidad de la organización Definir un plan de aseguramiento de calidad. Asegurar que el plan incluya:

o Especificación de criterios de calidad.

o Validación y verificación de procesos.

o Definición de cómo la calidad será revisada.

o Cualidades necesarias de los revisores de calidad.

o Roles y responsabilidades para el logro de calidad. Y considere:

o El efecto de la integración de la calidad dentro del proceso de desarrollo.

o La presencia o ausencia de revisiones formales por equipos de aseguramiento de calidad

independientes.

o Garantizar que los revisores son independientes del equipo de desarrollo.

Designar un proceso que realice el monitoreo de la calidad del software basado en:

o Requerimientos del proyecto.

o Políticas de la empresa.

o Adherencia a las metodologías de desarrollo de sistemas en sitio.

o Procedimientos de administración de calidad y criterios de aceptación.


Emplear inspección de código, recorridos del programa y pruebas de aplicaciones. Reportar sobre resultados

del proceso de monitoreo y pruebas al equipo de desarrollo de software aplicativo y administración de TI.

Monitorear todas las excepciones de calidad. Asegurar que las medidas correctivas sean tomadas. Mantener

un registro de todas las revisiones, resultados, excepciones y correcciones. Repetir revisiones de calidad, en

su caso, basarse en la cantidad de trabajo doble y medidas correctivas..”

RECOMENDACIÓN:

Desarrollar un plan de pruebas para el mantenimiento y desarrollo de software, tomando en cuenta al menos los

siguientes aspectos:

Definir un plan de aseguramiento de calidad. Asegurar que el plan incluya:

o Especificación de criterios de calidad.

o Validación y verificación de procesos.

o Definición de cómo la calidad será revisada.

o Cualidades necesarias de los revisores de calidad.

o Roles y responsabilidades para el logro de calidad. Y considere:

o El efecto de la integración de la calidad dentro del proceso de desarrollo.

o La presencia o ausencia de revisiones formales por equipos de aseguramiento de calidad

independientes.

o Garantizar que los revisores son independientes del equipo de desarrollo.

Designar un proceso que realice el monitoreo de la calidad del software basado en:

o Requerimientos del proyecto.

o Políticas de la organización.

o Adherencia a las metodologías de desarrollo de sistemas en sitio.

o Procedimientos de administración de calidad y criterios de aceptación.

Emplear inspección de código, recorridos del programa y pruebas de aplicaciones. Reportar sobre resultados

del proceso de monitoreo y pruebas al equipo de desarrollo de software aplicativo y administración de TI.

Monitorear todas las excepciones de calidad. Asegurar que las medidas correctivas sean tomadas. Mantener

un registro de todas las revisiones, resultados, excepciones y correcciones. Repetir revisiones de calidad, en

su caso, basarse en la cantidad de trabajo doble y medidas correctivas..”

Tomando en cuenta los usuario que realiza las pruebas, quienes deben aprobar los planes de prueba, datos de

entrada, salidas esperadas, salidas obtenidas.

HALLAZGO 04: AUSENCIA DE PRUEBAS PARA EL PLAN DE CONTINGENCIAS.

RIESGO MEDIO.

CONDICIÓN:

En el proceso de auditoría se identificó que no se realizan pruebas al plan de contingencias con

la finalidad de determinar si es funcional.

Al no contar con un plan de pruebas para plan de contingencia se expone a lo siguiente: Prácticas de continuidad insuficiente, no identificadas.

Servicios de continuidad de TI no administrados apropiadamente.

Aumento de dependencia en individuos claves.


CRITERIO:

Las buenas prácticas de COBIT, menciona en el DS4.6 ENTRENAMIENTO DEL PLAN DE

CONTINUIDAD DE TI, lo siguiente " Asegurarse de que todos las partes involucradas

reciban sesiones de entrenamiento de forma regular respecto a los procesos y sus roles y

responsabilidades en caso de incidente o desastre. Verificar e incrementar el entrenamiento de

acuerdo con los resultados de las pruebas de contingencia."

RECOMENDACIONES:

1. Confeccionar e impartir un plan de concientización, educación y entrenamiento para todos los

involucrados en el plan de contingencia, comunicando a los involucrados lo siguiente:

Los procedimientos de reanudación del procesamiento de TI.

Responsabilidades de cada individuo.

Como se va a regular.

Activos y recursos críticos y actualización de la información de contacto personal necesitada

para ejecutar procedimientos de emergencia, respaldo y reanudación.

Comunicar el plan de cadena de comunicaciones.

Comunicar los recursos clave identificados.

Además de forma regular (al menos 1 vez al año) o cada vez que se le realicen cambios al plan,

proporcionar entrenamiento al personal requerido con respecto a sus roles y responsabilidades.

Evaluar periódicamente todas las necesidades de entrenamiento y actualizar apropiadamente

todos los calendarios. Durante la planeación de entrenamiento, tomar en cuenta el tiempo y el

grado de las actualizaciones y cambios del plan, rotación del personal de recuperación y los

últimos resultados de las pruebas.

Desempeñar periódicamente programas de concientización sobre la continuidad de TI a todos los

niveles de empleados, así como a los interesados (stakeholders) de TI para incrementar la

conciencia de la necesidad de una estrategia de continuidad y su rol clave dentro del mismo.

Medir y documentar la asistencia, los resultados y la cobertura del entrenamiento.

HALLAZGO 05: LOS SISTEMAS NO SOLICITAN AUTOMATICAMENTE EL

CAMBIO EN LAS CONTRASEÑAS. RIESGO MEDIO.

CONDICIÓN:

Se identificó que los sistemas no cuentan con cambio de contraseña automáticamente.

Al no realizar los cambios de contraseña periódicamente se expone a lo siguiente: Ausencia en seguridad del sistema.

Mal uso de cuentas de usuario que compromete la seguridad de la organización.

Violaciones de seguridad no detectadas.

Registros de seguridad no confiables.

CRITERIO:

Las buenas prácticas de COBIT, menciona en el AI3.2 PROTECCIÓN Y DISPONIBILIDAD

DEL RECURSO DE INFRAESTRUCTURA, lo siguiente " Implementar medidas de control

interno, seguridad y auditabilidad durante la configuración, integración y mantenimiento del


hardware y del software de la infraestructura para proteger los recursos y garantizar su

disponibilidad e integridad. Se deben definir y comprender claramente las responsabilidades al

utilizar componentes de infraestructura sensitivos por todos aquellos que desarrollan e

integran los componentes de infraestructura. Se debe monitorear y evaluar su uso 1. Respaldar y asegurar todos los datos de infraestructura y software antes de las tareas de instalación y

mantenimiento.

2. Probar si el ambiente de software aplicativo es separado de, pero lo suficiente similar al ambiente de

producción para verificar su funcionalidad y establecer sus condiciones de seguridad, disponibilidad o

integridad. Esto asegura que los sistemas operan apropiadamente y están en cumplimiento con los

requerimientos dentro del marco de trabajo de adquisición y mantenimiento para la infraestructura

tecnológica. Analizar y seguir las recomendaciones del proveedor.

3. Evaluar todos los aspectos de seguridad asociados con los procesos de instalación y mantenimiento de

software del sistema, especialmente la modificación de contraseñas originales asignadas por los

proveedores de servicio y los parámetros de instalación que pueden afectar la seguridad, tales como la

configuración de los parámetros establecidos por default por el proveedor.

4. Monitorear cuanto temporalmente el acceso es autorizado para permitir la instalación, y asegurar que

las contraseñas sean cambiadas cuando la instalación sea completada.

5. Monitorear que solo el software licenciado es probado e instalado apropiadamente. Revisar el proceso

para asegurar que la instalación del software del sistema es desempeñada de acuerdo con las directrices

del proveedor y cualquier desviación sea discutida con el proveedor para evaluar el posible impacto.

6. Controlar el movimiento de programas y datos entre bibliotecas asegurando que se realice por un grupo

independiente (Ej. un bibliotecario).

7. Hacer cumplir procedimientos de aceptación criterios de aceptación objetivos para asegurar que el

desempeño del producto (incluyendo seguridad y funcionalidad) es consistente con las especificaciones

acordadas y/o SLAs requeridos.

8. Brindar entrenamiento adecuado al personal quien usa componentes de infraestructura sensitivos.

9. Monitorear y registrar el acceso y mantenimiento de componentes de infraestructura sensitivos, y

asegurar que sean revisados periódicamente."

RECOMENDACIONES:

1. Se debe de realizar y activar la parametrización de la seguridad en los sistemas, se debe de considerar un

tiempo prudente para el cambio de contraseña automáticamente, el tamaño de la contraseña no debe ser

menor a 8 dígitos, debe de permitir que las claves contenga mayúscula, minúscula, números y letras, y

debe de permitir históricos.


ASUNTOS A INFORMAR

ASUNTO 01: AUSENCIA DE UN DIAGRAMA DE RED. RIESGO BAJO.

CONDICIÓN:

En la presente auditoria se identificó que no se cuenta con un diagrama de red.

Al no contar con un diagrama de red se expone contar con una mala estructuración de la red.

RECOMENDACIÓN:

Se debe de estructurar un diagrama de red, el cual contemple las necesidades de la institución.

ASUNTO 02: AUSENCIA DE UN DICCIONARIO DE DATOS. RIESGO BAJO.

CONDICIÓN:

En la presente auditoria se identificó que no existe un diccionario de datos.

Al no contar con un diccionario de datos se dificulta un fácil análisis en las características

lógicas de los datos de las distintas bases de datos.

RECOMENDACIÓN:

Desarrollar un diccionario de datos para los sistemas que se encuentran activos en la institución.


ANEXO I

EVALUACIÓN DE LA CALIDAD FUNCIONAL DEL SISTEMA FINANCIERO DE LA

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL Y DEL DEPARTAMENTO DE

TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

En esta sección se muestra el resultado de la evaluación realizada con respecto a la calidad

funcional de los sistemas de información de la Junta Administrativa del Archivo Nacional

según funcionarios de la institución.

El nombre de los principales módulos y la persona entrevistada en el proceso de evaluación de

la calidad funcional se muestran en la tabla siguiente:

NOMBRE DEL

SISTEMA

PRINCIPALES MÓDULOS USUARIO FINAL

ENTREVISTADO

BOS

Contabilidad, Inventario,

Facturación, Cuentas por pagar,

Control Bancario, Activos Fijos.

Nancy Blanco Borbón

Facturación y Control Bancario Maricela Cordero Vega

Inventarios Nathán Delgado Sibaja

Presupuesto

Marisol Urbina Aguirre

Contabilidad, Presupuesto,

Facturación, Inventarios,

Bancos, Activos Fijos, Cuentas

por pagar

Danilo Sanabria Vargas

a. El detalle de la evaluación de la calidad funcional del sistema que se encuentra actualmente

en producción según los usuarios, se muestran en el gráfico siguiente:


b. Percepción de los usuarios finales respecto al servicio brindado por parte del Departamento de Tecnologías de

Información de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.


c. Percepción de los usuarios finales respecto a si los sistemas de información de la Junta Administrativa del

Archivo Nacional cubren satisfactoriamente las necesidades actuales de la Institución:

Resumen de los comentarios realizados por los usuarios entrevistados:

BOS

Que el sistema sea más flexible a la hora de que se requiere un cambio o ingreso de

Información adicional.

Integración de los módulos, por ejemplo: Presupuesto con Cuentas por pagar y con Contabilidad

Inventarios

Mejorar la forma que se presentan los reportes para facilitar su lectura y análisis.

junta administrativa del archivo nacional · efectuamos un arqueo de los cheques en blanco, que ......

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