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Junio 2017

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Atención al público

Asesoría en gestión documental

Gestión Documental.

Préstamo y disposición de documentos

Custodia y rescate del patrimonio

documental de la institución.

Difusión de la memoria institucional.

Certificaciones / Constancias.

Búsqueda de antecedentes / Orígenes

biológicos.

Asistencia telefónica.

Visitas guiadas y mucho más.

Bienvenido (a) a

nuestra sexta

entrega.

¡Nuestro objetivo es

informarle!

Diseño y Edición: Michael Vargas Vásquez

mjvargas@pani.go.cr Tel.: 2523 0879

N°06 I Año 3 I Junio 02

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01

Boletín Informativo del Archivo Central es una publicación mensual. Desde el año 2016, inició su edición, como seguimiento a la Gacetilla del Archivo Central del 2010. Su objetivo es difundir el acervo histórico, la propagación de sus fondos documentales y compartir información útil para el trabajo de los servidores del PANI. Cuenta con un formato estándar y difunde investigaciones originales acerca del estudio y comprensión de la historia y la archivística. Contribuye, además, a la divulgación y aprovechamiento del valioso acervo documental que resguarda el Archivo Central del PANI, de manera que los funcionarios se sientan identificados con la institución en la que trabajan, para la consecución de los objetivos.

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Noticias: En la sesión N° 13-2017 de la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos (CNSED), se aprobó el Informe de Valoración

IV-018-2017-TP, del segundo grupo de Tablas de Plazos de Conservación

Documental del PANI, correspondiente a las siguientes dependencias:

Gerencia de Administración Departamento Archivo Central Departamento de Recursos Humanos Departamento Financiero Contable Departamento de Administración de Presupuesto Departamento de Suministros, Bienes y Servicios Departamento de Tecnologías de Información

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Yesenia Castillo Villalta COORDINADORA a.i.

- Día Internacional de los

Archivos.

- Protección de datos personales:

Ley N° 8968.

- Conservación Preventiva:

Cápsula informativa II

DPTO.

ARCHIVO

CENTRAL

SSSuuummmaaarrriiiooo:::

Frase para meditar:

La infancia tiene sus propias maneras de ver, pensar y sentir; nada hay más insensato que pretender sustituirlas por las nuestras.

Jean Jacques Rousseau

(1712-1778).

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DIA INTERNACIONAL DE

LOS ARCHIVOS

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Introducción:

En la Asamblea General en noviembre de 2007, el Consejo Internacional de Archivos (ICA, por sus siglas en inglés), oficializó que el 9 de junio de cada año, sería la fecha para celebrar el Día Internacional de los Archivos. Tres años más tarde, vendría acompañado de la Declaración Universal sobre los Archivos, de la UNESCO. En razón de lo anterior, el Archivo Nacional de Costa Rica insta a los Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos Públicos y Privados a celebrar esta fecha conmemorativa, tomando en consideración los mecanismos y procedimientos de sus actuaciones en defensa de los derechos humanos y rescate de la memoria institucional que custodian. Este año, el Archivo Central del PANI ha sido seleccionado para formar parte de las actividades de la Dirección General del Archivo Nacional,

por su relación con los ejes temáticos de Derechos Humanos y Migraciones. La protección de datos personales es un tema que actualmente está en boga, debido a la cantidad de información que las instituciones generan diariamente, productos de sus funciones y actividades. En esta oportunidad, hacemos referencia a ello, con la intención de sensibilizar a los profesionales de la institución sobre la importancia del manejo de protocolos de seguridad de la información. En la edición anterior les compartimos una cápsula informativa sobre conservación preventiva de documentos, por lo que damos continuidad al tema en materia de preservación documental, informando sobre la degradación del papel, producto de condiciones extremas de temperatura y humedad, muy comunes en Costa Rica por ser un país tropical húmedo.

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Interactivo: Hemeroteca. Clic aquí

Esta elección fue aprobada de inmediato y adoptada por la comunidad archivística internacional.

"Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación.

Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.

Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas.

Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.

El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida." Declaración Universal sobre los Archivos, aprobada en la Asamblea General del Consejo Internacional de Archivos, Oslo, septiembre de 2010. (1)

¿Qué es y cómo nació esta celebración? Los archivos tienen un valor único. Están conformados por documentos producidos por la actividad humana y como tal, son evidencia única de eventos pasados. Asimismo, aseguran el funcionamiento democrático de las sociedades, la identidad de los individuos y de las comunidades y la defensa de los derechos humanos. Con motivo del Congreso Internacional de Archivos en Viena, de 2004, más de 2,000 participantes adoptaron una resolución: pedir a las Naciones Unidas crear un Día Internacional de los Archivos. En la Asamblea General en noviembre de 2007, el ICA oficializó que sería el 9 de junio la fecha para celebrar el Día Internacional de los Archivos. Este día fue elegido porque el 9 de junio de 1948, el Consejo Internacional de Archivos se estableció bajo los auspicios de la UNESCO.

(1) Tomado del Sitio Web del Consejo Internacional de Archivos (CIA). Disponible en:

http://www.ica.org/es/celebra-el-d%C3%ADa-internacional-de-los-

archivos

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Las imágenes utilizadas están bajo licencia GNU y son de libre distribución. Para todas las demás, se respeta su autoría.

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ARCHIDATA

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DIA INTERNACIONAL DE

LOS ARCHIVOS

En Costa Rica, los Archivos Centrales de las instituciones públicas que forman parte del Sistema Nacional de Archivos, realizan actividades de promoción y difusión para conmemorar esta fecha.

Por su parte, la Dirección General del Archivo Nacional, ubicada en Zapote, realiza una feria anual para tratar diferentes temáticas, este año le tocó el turno a los “Derechos Humanos” y a las Migraciones”. Como parte del programa de actividades, el Archivo Central del PANI fue invitado a participar.

Comisión Organizadora de la Celebración del Día Internacional de los Archivos, Dirección General

del Archivo Nacional de Costa Rica.

Se podría llegar a pensar: ¡Otro día internacional en un calendario que ya está muy cargado! Sin embargo, la imagen que el público tiene de los archivos es muy “inconcreta y/o especulativa”. A menudo se les confunde con bibliotecas y los documentos de archivo siguen siendo considerados como un material para el uso interno de las organizaciones; siempre de muy difícil acceso y sólo de interés, si acaso, para los historiadores.

Esta percepción que público y organizaciones tienen de los archivos no es clara ni mucho menos exacta y produce un impacto negativo en los recursos humanos y financieros que los responsables y administradores asignan a los archivos de sus organizaciones o instituciones.

Consecuentemente, resulta esencial trasladar a la ciudadanía en su conjunto que los archivos son entidades que conservan un tipo de documentos que

son creados, recibidos y

(2) Boletín del Archivo Central Edición N° 6, Año 2 (2016).

conservados como una evidencia y como un claro reflejo del cumplimiento de sus funciones, lo que resulta fundamental para las organizaciones o las personas, debido a que les facilita responder a obligaciones jurídicas, a todo tipo de transacciones y que garantizan sus derechos; promoviendo de esta manera una consciencia colectiva en esa nación creciente y despreocupada de la esencia que posee la ciencia archivística para la nación. (2)

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EJEMPLOS:

ARCHIDATA

PROTECCIÓN DE DATOS

PERSONALES

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6G

Sobre la Ley N° 8968. La Ley de protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales N° 8968, fue publicada en el Diario Oficial La Gaceta, el 05 de setiembre de 2011. Tiene como objetivo garantizar a cualquier persona, independientemente de su nacionalidad, residencia o domicilio, el respeto a sus derechos fundamentales, concretamente, su derecho a la autodeterminación informativa en relación con su vida o actividad privada y demás derechos de la personalidad, así como la defensa de su libertad e igualdad con respecto al tratamiento automatizado o manual de los datos correspondientes a su persona o bienes. Algunas definiciones importantes: (3)

a) Base de datos: cualquier archivo, fichero, registro u otro conjunto estructurado de datos personales, que sean objeto de tratamiento o procesamiento, automatizado o manuales, cualquiera que sea la modalidad de su elaboración, organización o acceso. b) Datos personales: cualquier dato relativo a una persona física identificada o identificable. c) Datos personales de acceso irrestricto: los contenidos en bases de datos públicas de acceso general, según dispongan leyes especiales y de conformidad con la finalidad para la cual estos datos fueron recabados.

d) Datos personales de acceso restringido: los que, aun formando parte de registros de acceso al público, no son de acceso irrestricto por ser de interés solo para su titular o para la Administración Pública. e) Datos sensibles: información relativa al fuero íntimo de la persona, como por ejemplo los que revelen origen racial, opiniones políticas, convicciones religiosas o espirituales, condición socioeconómica, información biomédica o genética, vida y orientación sexual, entre otros. f) Deber de confidencialidad: obligación de los responsables de bases de datos, personal a su cargo y del personal de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), de guardar la confidencialidad con ocasión del ejercicio de las facultades dadas por esta ley, principalmente cuando se acceda a información sobre datos personales y sensibles. Esta obligación perdurará aun después de finalizada la relación con la base de datos. g) Interesado: persona física, titular de los datos que sean objeto del tratamiento automatizado o manual. h) Responsable de la base de datos: persona física o jurídica que administre, gerencie o se encargue de la base de datos, ya sea esta una entidad pública o privada, competente, con arreglo a la ley, para decidir cuál es la finalidad de la base de datos, cuáles categorías de datos de carácter personal deberán registrase y qué tipo de tratamiento se les aplicarán. i) Tratamiento de datos personales: cualquier operación o conjunto de operaciones, efectuadas mediante procedimientos automatizados o manuales y aplicadas a datos personales, tales como la recolección, el registro, la organización, la conservación, la modificación, la extracción, la consulta, la utilización, la comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma que facilite el acceso a estos, el cotejo o la interconexión, así como su

bloqueo, supresión o destrucción, entre otros.

DATOS DE ACCESO RESTRINGIDO

Correo electrónico personal

Datos del seguro

Dirección física

Datos bancarios

Historial crediticio

Información salarial

Información laboral

Teléfono Celular

DATOS DE ORDEN PÚBLICO

Nombre completo

N° identificación

Edad

Sexo

Dirección referencial

Estado civil

Fecha de nacimiento

Nacionalidad

Propiedades

Sociedades

Firma

Teléfonos de habitación (domicilio)

(3) Ley protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales N° 8968, del 05 de setiembre de 2011. Págs. 1-3

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ARCHIDATA

bases de datos, niveles de seguridad, entre otros). Obligación de informar: cuando se soliciten datos de carácter personal, es necesario informar a las personas titulares de forma previa. Otorgamiento del consentimiento: permiso del titular de los datos a la administración, para que ésta haga uso de los mismos.

3.- Calidad de la información. Se refiere a la actualidad, veracidad y exactitud de los datos y su adecuación al fin.

Principios básicos:

1.- Autodeterminación Informativa. Conjunto de garantías relativas al legítimo tratamiento de sus datos personales. Es el derecho fundamental a controlar el flujo de informaciones que conciernen a cada persona, tomando en cuenta la privacidad y evitando que se propicien acciones discriminatorias. Excepciones: a) La seguridad del Estado. b) La seguridad y el ejercicio de la autoridad pública. c) La prevención, persecución, investigación, detención y represión de las infracciones penales, o de las infracciones de la deontología en las profesiones. d) El funcionamiento de bases de datos que se utilicen con fines estadísticos, históricos o de investigación científica, cuando no exista riesgo de que las personas sean identificadas. e) La adecuada prestación de servicios públicos. f) La eficaz actividad ordinaria de la Administración, por parte de las autoridades oficiales. (4)

2.- Consentimiento informado. Obligación de informar: compromiso de la administración a explicarle a la persona cuál ha de ser el uso que se le dará a la

información que solicita (existencia de

Derechos que le asisten a la persona. 1.- Acceso a la información. La información deberá ser almacenada en forma tal que se garantice plenamente el derecho de acceso por la persona interesada: sistemas, programa, método o proceso para su tratamiento. 2.- Derecho de rectificación: Derecho a corregir, actualizar, cancelar o eliminar sus datos personales, en línea con la garantía de confidencialidad respecto de sus datos personales.

(4) Ibidem. Págs. 3-8

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PROTECCIÓN DE DATOS

PERSONALES

Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

Institución de desconcentración máxima, adscrita al Ministerio de Justicia y Paz; creada por Ley N° 8968, en la que se establecen sus funciones y procedimientos.

Fuente: http://www.prodhab.go.cr/

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ARCHIDATA

EEnn ccaalliiddaadd ddee hhaabbiittaannttee::

Cuando le soliciten sus datos, consulte sobre la finalidad, alcances y si será compartida, cedida o vendida a terceros.

Maximice el nivel de privacidad de sus redes sociales y preste mucha atención a lo que publica.

Concientice a sus hijos e hijas sobre la importancia de proteger la información personal.

En el caso de datos sensibles, siempre debe mediar el consentimiento informado (otorgar el respectivo permiso). (6)

(6) Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

CCoommoo ffuunncciioonnaarriioo ppúúbblliiccoo::

Haga un inventario de los datos que gestiona y clasifíquelos.

Incluya la normativa aplicada dentro de Manuales de Procedimientos y similares.

Determine si es un riesgo que deba ser parte del SEVRI.

Concientice a sus compañeros de trabajo, colaboradores y/o superiores sobre la necesidad de educar y proteger datos personales.

Si comparte datos personales con otras oficinas, comparta también su conocimiento sobre protección, para generar políticas conjuntas.

Implemente medidas de seguridad y protocolos mínimos de actuación.

Si tiene dudas, una vez levantada la información, comuníquese con la PRODHAB.

PROTECCIÓN DE DATOS

PERSONALES Derecho a la integridad: Las personas menores de edad tendrán derecho a que se respete su integridad física, psíquica y moral, lo que comprende, entre otros aspectos, la protección de su imagen, identidad y dignidad.

Derecho a la imagen: Se prohíbe publicar, reproducir, exponer, vender o utilizar imágenes fotográficas de personas menores de edad para: Ilustrar informaciones sobre acciones u omisiones que sean de carácter delictivo, contravención o riñan con la moral o las buenas costumbres. Cuando de algún modo hayan participado o sido testigos o víctimas de esos hechos, si se afecta su dignidad. Está prohibido publicar el nombre o cualquier dato personal que permita identificar a una persona menor de edad como autor o víctima de un hecho delictivo, salvo autorización judicial fundada en razones de seguridad pública. (5)

(5) Artículos 24 y 27 del Código de Niñez y

Adolescencia.

Sobre las personas menores de edad:

Algunos consejos:

la ley N°8968, para los efectos de autorizar la cesión de los datos contenidos en una base.

Deber de confidencialidad: La persona responsable y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de datos personales están obligadas al secreto profesional o funcional, aun después de finalizada su relación con la base de datos. La persona obligada podrá ser relevada del deber de secreto por decisión judicial en lo estrictamente necesario y dentro de la causa que conoce. (7)

(7) Agencia de Protección de Datos de los

Habitantes (PRODHAB).

Para que sean válidos, los protocolos de actuación deberán ser inscritos, así como sus posteriores modificaciones, ante la PRODHAB, la cual podrá verificar, en cualquier momento, que la base de datos esté cumpliendo cabalmente con los términos de su protocolo. La manipulación de datos con base en un protocolo de actuación inscrito ante la PRODHAB hará presumir, “iuris tantum”, el cumplimiento de las disposiciones contenidas en

Las personas físicas y jurídicas, públicas y privadas, que tengan entre sus funciones la recolección, el almacenamiento y el uso de datos personales, podrán emitir un protocolo de actuación en el cual establecerán los pasos que deberán seguir en la recolección, el almacenamiento y el manejo de los datos personales, de conformidad con las reglas

previstas en esta ley.

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CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL CAPSULA INFORMATIVA

Los materiales de archivo deben estar protegidos de condiciones extremas de temperatura y humedad. La temperatura elevada acelera la velocidad de las reacciones químicas, y asociada con una baja humedad relativa, debilita el papel y seca los adhesivos.

Uno de los principales desafíos que deben afrontar los países de clima tropical (incluido Costa Rica) para evitar la aparición del moho, es el control de la temperatura y la humedad, tan dañino para la salud humana y para la conservación de los documentos.

¿POR QUÉ CRECEN LOS HONGOS?

El factor más preponderante en el crecimiento de hongos es la presencia de humedad, más comúnmente en el aire, pero también en el objeto sobre el cual están creciendo. La humedad del aire se mide como humedad relativa (HR). Por lo general, mientras mayor es la HR, con mayor facilidad se desarrollan y propagan los hongos. Si la HR es superior al 70% durante un período prolongado, el crecimiento de hongos es prácticamente inevitable. (8)

(8) Wood Lee, Mary. “Prevención y tratamiento del

moho en las colecciones de Biblioteca con

particular referencia a las que padecen climas

tropicales: un estudio del RAMP”. 1988.

Plan de limpieza de documentos en las oficinas: Este procedimiento garantiza un ambiente de salubridad para los funcionarios y contribuye a la conservación preventiva de los documentos de la oficina, dado que muchos organismos como bacterias, hongos, insectos, roedores y aves, entre otros, pueden, directa e indirectamente, provocar daños graves e incluso la pérdida total de información contenida en los documentos. En caso de contar con personal de limpieza, es preciso hacer extensivas las siguientes recomendaciones:

El proceso de limpieza documental SIEMPRE debe hacerse en seco. NUNCA aplicar ningún tipo de producto químico sobre los documentos. El desinfectante no se debe aplicar nunca sobre los documentos, su uso es sólo para la infraestructura y mobiliarios de estas áreas.

Durante la limpieza, se deben retirar temporalmente de su lugar los documentos a tratar, de esta manera se garantiza una limpieza profunda y eficaz.

Es recomendable hacer la limpieza exterior de cada unidad documental con la aspiradora y luego manualmente con la ayuda de un paño de microfibra con el objeto de retirar el polvo y partículas de suciedad.

En caso de expedientes, se debe tener cuidado de no separar los documentos que lo conforman, mientras se limpian las áreas a su alrededor. Puede ayudarse con una escobilla, sin maltratar el documento.

Debe tener cuidado de ubicar las carpetas o los documentos, en el orden en que inicialmente los encontró.

Una vez finalizada cada jornada de limpieza y en caso de haber utilizado una mesa de trabajo para este procedimiento, la misma debe limpiarse con una mezcla de alcohol y agua en una proporción de 70/30.

Al finalizar, es recomendable dejar ventilar el área controlando la entrada de polvo. Todos los elementos, traperos, paños, empleados en esta rutina deben ser cuidadosamente lavados al terminar el trabajo de limpieza.

8 ¿EL CLIMA TROPICAL Y

EL MOHO?

La humedad relativamente alta, fomenta la proliferación de los hongos, la degradación de los adhesivos, la oxidación y la hidrólisis (volviendo el documento quebradizo y eliminando su resistencia mecánica). Lo recomendable para una buena conservación de los documentos, es mantener la temperatura entre los 18°C a 22°C y la humedad entre un 50% a 60%.

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PRÓXIMA EDICIÓN

Le esperamos en la sétima

edición.

¡No se la pierda!

Se permite la reproducción, publicación, transmisión y difusión de la totalidad o parte del contenido del documento, sin alterar o modificar el original, con fines de referencia y/o reproducción, académicos o educacionales, con excepción de los personales o comerciales, citando la fuente de referencia y otorgando el crédito correspondiente al autor y al editor. ® Boletín del Archivo Central, año 3, número 6, junio 2017, es una publicación mensual editada por el Archivo Central del PANI, con domicilio en San José, Costa Rica, Barrio Luján. Tel. + (506) 2523 0879 / 0774. Correo electrónico: archivo@pani.go.cr Editor responsable: Lic. Michael Vargas Vásquez mjvargas@pani.go.cr Protegido por la Ley sobre Derechos de Autor y Derechos Conexos N° 6683 de la República de Costa Rica.

archivo@pani.go.cr FACEBOOK + (506) 2523 0879 / 0774 + (506) 2523 0880 http://www.pani.go.cr/documentacion-y-archivo San José, Costa Rica. Barrio Luján, 100 metros sur y 50 este de la Escuela República de Chile.

Créditos. Elaborado por:

Michael Vargas Vásquez

Revisión:

Yesenia Castillo Villalta

Si tiene preguntas o inquietudes en relación a temas de archivo, no dude en ponerse en contacto con nosotros; podemos ofrecerte capacitación y asesoría en materia archivística.

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