FILE SHARINGSistem Elektronis Berbagi Dokumen Bersama

Direktorat PWNI dan BHI - Kemenlu RI

PETUNJUK PENGGUNAAN

© Copyright 2015 Pusat Komunikasi – Kementerian Luar Negeri.

DAFTAR ISI

FILE SHARING 1

DAFTAR ISI 1

MENGENAI DOKUMEN INI 2

Apa Tujuan Dokumen Ini? 2

Siapa Yang Harus Membaca Dokumen Ini? 2

Bagaimana Dokumen Ini Disusun? 2

MENGENAI FILE SHARING 3

Pengantar Singkat file sharing 3

Latar Belakang aplikasi file sharing 3

Permasalahan Dalam file sharing manual 3

Tujuan Utama 3

Manfaat 4

Untuk Siapa Aplikasi Ini Dibuat? 4

Bagaimana Anda Mengakses Aplikasi? 4

Layar Login 5

Hak Akses Pengguna 5

Fasilitas Tombol Umum 6

Pilihan Menu sebagai staf 6

PETUNJUK BAGI STAF DIT. PWNI DAN BHI 1

Melihat List Dan Detail Dokumen 1

Pencarian Berita 2

Ubah Password 4

1

MENGENAI DOKUMEN INI

A P A T U J U A N D O K U M E N I N I ?

Tujuan dokumen ini adalah untuk membantu user dalam menggunakan fungsi-fungsi dari aplikasi file sharing.

S I A P A Y A N G H A R U S M E M B A C A D O K U M E N I N I ?

Semua pengguna operasioal dari aplikasi perlu mambaca panduan ini.

B A G A I M A N A D O K U M E N I N I D I S U S U N ?

Panduan ini telah diklasifikasikan dan disusun sesuai hak akses dari masing-masing pengguna.

2

MENGENAI FILE SHARING

P E N G A N T A R S I N G K A T F I L E S H A R I N G

Aplikasi File Sharing adalah sebuah perangkat lunak berbasis web untuk melakukan pembagian dokumen secara elektronis mulai dari sekretariat kepada seluruh staf Direktorat Perlindungan Warga Negara Indonesia dan Bantuan Hukum Indonesia (PWNI dan BHI). Aplikasi ini diharapkan dapat mempermudah proses pembagian dan akses bersama berkas digital juga sebagai alat alih media (digitalisasi) arsip.

L A T A R B E L A K A N G A P L I K A S I F I L E S H A R I N G

“Aplikasi File Sharing’’ dibuat dengan latar belakang:

Banyaknya penggunaan dokumen secara bersama.

Banyaknya dokumen fisik yang harus dikelola dan masih aktif digunakan.

P E R M A S A L A H A N D A L A M F I L E S H A R I N G M A N U A L

“File Sharing’’ dibuat karena timbulnya permasalahan:

Banyaknya kertas yang dibutuhkan pada setiap dokumen.

Kemungkinan tercecernya dokumen yang masih dibutuhkan.

Perlu waktu dan ruang guna pengarsipan berkas.

Ketidakefektifan pencarian berkas.

T U J U A N U T A M A

“File Sharing” telah dirancang agar memenuhi tujuan sebagai berikut:

Untuk menyediakan kebutuhan pengarsipan berita secara elektronis dan terpusat.

Untuk menyediakan kemudahan melakukan pembagian dokumen untuk diakses bersama secara elektronis

Untuk menyediakan kemudahan pencarian dokumen oleh seluruh pengguna aplikasi.

3

M A N F A A T

“File Sharing’’ telah dirancang agar memiliki manfaat-manfaat seperti di bawah ini:

Mempercepat proses pembagian dokumen secara elektronis.

Mengefektifkan penggunaan kertas.

Mempercepat pencarian dokumen apabila dibutuhkan oleh seluruh pengguna aplikasi.

Mengefektifkan penggunaan waktu dalam proses pekerjaan.

Mengurangi kebutuhan alokasi tempat dan wakti penyimpanan dokumen.

.

U N T U K S I A P A A P L I K A S I I N I D I B U A T ?

“File Sharing’’ dirancang untuk

Sekretariat Direktorat PWNI dan BHI untuk melakukan pengagendaan, pendistribusian dan pencarian dokumen.

Staf dan Pejabat Direktorat PWNI dan BHI melakukan pencarian dokumen yang dibutuhkan.

PETUNJUK DASAR

B A G A I M A N A A N D A M E N G A K S E S A P L I K A S I ?

1. Buka Browser Internet anda (disarankan untuk menggunakan Mozila Firefox).

2. Ketikkan URL misal https://filesharing.pwni.kemlu.go.id/

Gambar 1. Alamat Aplikasi

3. Layar tampilan login akan muncul.

L A Y A R L O G I N

Untuk mengakses aplikasi, Anda membutuhkan Nama pengguna dan kata sandi yang valid. Jendela login akan terlihat seperti di bawah ini.

4

Gambar 2. Halaman Login

Note:

Jika ‘Nama Pengguna’ dan ‘password’ “invalid”, aplikasi akan menolak anda untuk mengakses sistem.

Anda harus menekan tombol Enter, sehingga system akan melakukan verifikasi terhadap ‘Nama Pengguna’ dan ‘Password’ yang di ketikan.

H A K A K S E S P E N G G U N A

Aplikasi File Sharing memiliki beberapa tingkatan hak akses. Hak akses ini akan mempengaruhi masing-masing fungsi setiap penggunanya. Adapun beberapa tingkatan hak akses dan fungsinya sebagai berikut:

o Login aplikasi

o Melakukan pengarsipan dokumen

o Melihat dokumen

o Melakukan pencarian dokumen

F A S I L I T A S T O M B O L U M U M

Terdapat beberapa fasilitas tombol umum yang dapat ditemui pada aplikasi ini. Adapun tombol-tombol tersebut seperti dibawah ini.

5

Gambar 3. Tombol umum

P I L I H A N M E N U S E B A G A I S T A F

Terdapat beberapa pilihan menu pada hak akses sebagai Staf Dit. PWNI dan BHI seperti yang tampak pada gambar 4 berikut ini :

Gambar 4. Tampilan Halaman Depan

1. Halaman Depan2. Dokumen Masuk3. Dokumen Keluar4. Dokumen Khusus5. Pencarian Dokumen

6. Ubah Passwaord7. Logout8. Notifikasi File Baru9. Keterangan Pengguna Login

10. Isi Dokumen

PETUNJUK BAGI STAF DIT. PWNI DAN BHIM E L I H A T L I S T D A N D E T A I L D O K U M E N

Untuk melihat list dan detail berita, klik pada Icon Dokumen untuk melihat keseluruhan dokumen. Sedangkan untuk melihat berita sesuai dengan pemilihan yang disediakan oleh sistem dengan cara menyorot menu Dokumen.

6

Notifikasi Notifikasi

Print PrintUntuk help Untuk help Melihat dokumenMelihat dokumen

Gambar 5. Menu Dokumen

Gambar 6. Tampilan Menu Dokumen Masuk

Note:

- Pada menu Dokumen Masuk terdapat sub menu yaitu ‘yang diinput saya’.

- Pada sub menu yang diinput saya, akan menampilkan daftar dokumen masuk yang telah diagendakan oleh akun tersebut.

- Keterangan apakah suatu dokumen telah dibagikan atau belum dapat dilihat pada kolom “File Sharing”. Jika kolom status ‘dibaca’ adalah Menunggu, berarti pengguna belum membaca dokumen tersebut.

- Pada kolom “Detail‟, klik pada gambar untuk melihat detail berita seperti gambar dibawah ini.

7

Note:

- Dari gambar diatas, terdapat beberapa bagian yang perlu diperhatikan

Bagian kiri merupakan detail dokumen.

Bagian kanan atas merupakan tombol Isi Berita untuk melihat berita secara langsung berupa file PDF (lihat gambar berikutnya).

P E N C A R I A N B E R I T A

E-Disposisi juga dilengkapi dengan fasilitas pencarian berita. Fasilitas ini akan mempermudah untuk mencari kembali berita-berita apabila dilakukan pembahasan ulang. Adapun tampilannya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

8

Gambar 13. Pencarian Berita

Note:

- Klik menu Pencarian Dokumen, maka akan muncul tampilan seperti gambar diatas.

- Isi Salah satu atau lebih isian pencarian yang dijadikan sebagai kata kunci. Contoh diatas tanggal dokumen diisi.

- Klik pada tombol “CARI‟ untuk melihat hasil pencarian.

- Hasil pencarian akan muncul di bawah form pencarian.

- Jumlah hasil pencarian tergantung dari kata kunci yang dimasukkan. Untuk mendapatkan hasil pencarian yang diinginkan, masukkan kata kunci yang spesifik.

9

U B A H P A S S W O R D

E-Disposisi juga dilengkapi dengan fasilitas ubah password. Fasilitas ini memberi peluang kepada user untuk mengganti password yang dimiliki. Adapun Tampilannya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 14. Ubah Password

Note:

- Klik menu ubah password, maka akan muncul tampilan seperti gambar diatas.

- Isikan password lama dan kemudian inputkan password baru dan tulis ulang password barunya

- Klik pada tombol “SUBMIT‟ untuk melakukan eksekusi pengubahan password. Konfirmasi bahwa password telah berhasil diubah akan muncul kemudian.

`

Gambar 15. Konfirmasi Ubah Password Berhasil

10