Journée bilan appel à projet AD-Essor 2018

LE CONTEXTE EN 2015

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- Dématérialisation de procédures et traitement du risque juridique.

- Volonté interne de développer « l’administration électronique ».

- Organisation en pleine mutation (refonte, mutualisations, etc.)

LES ACTEURS

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Valence Romans Agglo : périmètre et mutualisations.

Gouvernance :

- Comité de pilotage (DGS/DGA/DCSI/SCA)

- Comité technique (DCSI/SCA)

Deux directions opérationnelles mutualisées, 2 chefs de projets.

PERIMETRE INITIAL

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Un diagnostic interne : cartographie et parangonnage

Un projet d’ensemble : GED-[SGDAE]-SAE et 3 scenarii.

Deux collectivités concernées : ville de Valence et Agglo

Deux bases : SAE inter et def.

3 flux pilotes : - Priorité au « règlementaire » : finances et PJF (marchés, actes)

- Une tentative « d’acclimatation » (RH).

Volumétrie : 100 Go/10 ans (PES).

CALENDRIER - BUDGET

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Phase 1 (2015-2016) : 28 701,60 € - Rédaction des process (GT avec les directions)

- Acquisition outils (Asalae + GED + infrastructures), formation et tests

- Versements manuels

Phase 2 (2016-2017) : 28 626 € - Connecteurs : GED-SAE, bus Pastell.

- Profils d’archivage

- Premiers versements automatisés

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MISE EN PRODUCTION : FLUX FINANCIER ET MARCHES PUBLICS

• Flux financier Actuel : Sedit GF iparapheur S2LOW En cours : Sedit GF Pastell iparapheur Pastell S2LOW Pastell AS@LAE

• Flux Marchés Publics Actuel : GED Sharepoint A venir : GED Sharepoint Pastell AS@LAE

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PROCESSUS AUTOMATISE : VERSEMENT DES FLUX FINANCIERS ET PJ MARCHES

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MISE EN PRODUCTION : FLUX RH

Actuel : Sedit RH dépôt serveur sécurisé AS@LAE A venir : Sedit RH Pastell AS@LAE

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PROCESSUS MANUEL : PROFIL VERSEMENT DES BULLETINS DE SALAIRE RH

BALISE CONTENU EXEMPLE

Date Date de l'émission du message Automatique

TransferIdentifier Identifiant du transfert Automatique - Calculé lors

du verouillage

Comment [Entité-CoteEAT - Bulletins de

salaire MM yyyy

VV-938EAT - Bulletins de

salaire janvier 2017

Service d'archives

VRA_SCA_Intermédiaire -

200068781_ARCH_INTER

Service versant

VV_Ressources_humaines -

212603625_RH

Archive

DescriptionLanguage fra - Français

Name Cote versement "EAT" VV_938EAT

ArchivalAgreement ACC_DEV_MANUEL_AG

DescriptionLevel file

Language fra - Français

Description Bulletins de salaire de la ville de

Valence pour le mois de xxxx

LatestDate yyyy-MM-dd

OldestDate yyyy-MM-dd

KeywordContent

Bulletin de salaire

OriginatingAgency

Ressources_humaines -

212603625_RH

AccessRestrictionRule

Code AR048

StartDate yyyy-MM-dd

ApraisalRule

Code Détruire

Duration 5 ans

StartDate yyyy-MM-dd

ArchiveObject

Name "Entité-n°versement" - Intitulé du

versement [MM yyyy]

VV_938EAT1 - Bulletins de

salaire janvier 2017

Document

Type CDO - Content Data Object

Copy false - Non

Integrity Empreinte de l'objet-données Généré automatiquement

Language fra - Français

Size Calculé automatiquement

Archive

ContentDescription

Transfert d'archives

10

MODELE TYPE DE BORDEREAU DE VERSEMENT VIA ASAL@E

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PROCESSUS AUTOMATISE A VENIR : FLUX ACTES

Actuel : Webdelib En cours : Webdelib Pastell Iparapheur Pastell S2LOW Pastell AS@LAE

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SCHEMA DU PROCESSUS FLUX ACTES

① Intégration pour indentification des circuits de signature

② Envoi pour SE

③ Retour après SE

④ Transmission TDT

⑥ Récupération via TDT

⑦ Versement dans le silo définitif du SAE ⑤ Transmission / Validation contrôle de légalité

DIFFICULTES ET EVOLUTIONS

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Financières - Cout d’un SGDAE

Administratives et règlementaires - Problématique du « chef de file » (AD, EPCI, CDG…)

- Environnement territorial en forte mutation : des mutualisations progressives des services versants (ex : Finances), de la DCSI et du SCA (extension du périmètre du SAE au CCAS de Valence en 2017, à la ville de Romans en 2018)

- Instruction commune SIAF-DGFiP du 30 juin 2017 (silo Atlas)

- Problématiques RH

Techniques - Retard dans le développement de la GED

- Connectique Bus Pastell

- Bugs nombreux d’Asalae

- Communication des archives

AJUSTEMENTS : PHASE 3 (2017-2019)

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- Demande d’habilitation auprès de la DDFiP (silo Atlas).

- Urbanisation des silos SAE à la ville de Romans.

- Adaptation des profils d’archivage déjà développés et paramétrage des outils acquis : - relecture et mise à jour des profils d’archivage « finances »

et leur intégration,

- paramétrage du connecteur Web-delib, Pastell – GED Sharepoint, notamment pour permettre l’automatisation des transfert de flux Actes.

- Budget : 8881,5 euros, dont 3996,5 euros de subvention AD-Essor.

BILAN-PERSPECTIVES

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- Impact favorable du dispositif AD-ESSOR: - Sur les équipes :

- Matérialisation du travail conjoint mené par la DCSI et les Archives

- Outil de cohésion et de solidarité entre les acteurs internes.

- Une implication nouvelle du SCA dans les réseaux professionnels (archivistes du département de la Drôme, AAF et réseau AMAE)

- Sur les décideurs : - Crédibilisation de la démarche (contrôle scientifique et technique de l’Etat sur le projet),

- Financement interne de la démarche facilité ou conforté par le soutien significatif de l’Etat (44 % du budget global investi depuis 2016).

- Des difficultés persistantes - Des versements automatisés toujours en phase de test sur le volet

finances !

- De nouveaux fronts de collecte en attente - Flux actes et archives des assemblées (séances, dont audio et vidéo)

- Autorisations d’urbanisme

- Dossiers du personnel : projet lancé avec la ville de Romans