jornada calidad ongd. nuria casaldaliga
TRANSCRIPT
1
LA MEJORA A TRAVÉS DE LA PROCEDIMENTACIÓN
La experiencia de ISF ApD
2
• Breve presentación de ISF ApD• Un poco de historia (2006-2009) • ¿Cómo lo abordamos?• ¿Qué hemos desarrollado? • ¿Qué hemos logrado?• ¿Qué nos falta?
3
Breve Presentación de ISF ApD
• ISF ApD es una Organización No Gubernamental para el Desarrollo (ONGD) que apuesta por un enfoque de derechos centrados en el Acceso Universal a Servicios Básicos y propugna la erradicación de la pobreza y la construcción de un mundo más justo y solidario poniendo la Tecnología al servicio del Desarrollo Humano.“
• Ámbitos de Actuación :– Cooperación Internacional para el Desarrollo (Sur)– Movilización Social e incidencia
• Áreas Tecnológicas:– Agua y saneamiento– Gestión del Territorio y Desarrollo Agropecuario– Tecnologías de la Información y las Comunicaciones– Energía
4
Breve Presentación de ISF ApD(2)
• Somos una Asociación
• Pertenecemos a la Federación española de ISF
• Presupuesto de 2009 : 5,5 millones €
• Financiados en un 76% por Fondos Públicos
• Socios superamos los 1200
• Voluntarios más de 380
• 4 sedes: Canarias, CLM, Extremadura, Madrid
• 5 países: España, Mozambique, Nicaragua, Perú, Tanzania
5
Claves de nuestro programas
• Alineados con las prioridades de desarrollo del país
• Trabajo en programas a largo plazo, buscando la sostenibilidad
de las actuaciones
• Trabajamos directamente con las Instituciones públicas además
de con los socios locales.
• Incluimos actividades de fortalecimiento institucional y de las
organizaciones civiles con las que trabajamos
6
Un poco de historia 2006-2009
• En 2005 habíamos superado el proceso de calificación de la AECID y durante 2006 nos aprobaron un programa de la UE
Crecimiento Económico • En 2006 aprobamos en Asamblea de socios el Marco
Estrategico 2006-20094 líneas estratégicas– Erradicación de la pobreza– Trabajo en Red– Fortalecimiento de la Organización Social– Mejora Continua y Evaluación de Resultados
7
Junta Directiva
Asamblea de Socios
Agua InfraestructurasISF-Tanzania
AgropecuariosISF-Nicaragua
TIC’s ISF-PerúEnergía
Sensibilización - UniversidadSensibilización - Ámbito general
Área de EstudiosEducación para el DesarrolloResponsab.Social Corporativa
Financiación
RRHH y Voluntariado
Red ISF
Sistemas de Información
Comunicación
Secretaría
Asuntos Económicos
Calidad
Proyectos de Cooperación al Desarrollo
Estudios y Campañas Organización y RecursosCastilla- La Mancha
Extremadura
Madrid
Organigrama de ISF- ApD ( a 24/02/06)
PE : Personal contratado en ApD, España PL : Personal contratado en las Oficinas en TerrenoB: Becarios-- : sin personal contratado
PE:2 PE:1 PE:1
PE:3 ; PL:23
PE:4 ; PL:6
PE:3 ; PL:1
--
--
B:1
--
B:1
--
B:1
PE:1
--
PE:1
PE:1
--
--
--
8
Retos organizativos en 2006
• Crecimiento • Cambio organizativo - vertebración• Nuevos requisitos en la gestión de los programas
– Programas a 4 años, UE, Convenios– Necesidad de abrir nuevas oficinas en terreno y reforzarlas
• Refuerzo del trabajo en red => complejidad
9
Contratados, coordinadores de grupo, áreas sectoriales
Áreas sectoriales
Directora de Cooperación Internacional
Coordinadora Área Económico- Financiera
Coordinadora Área RRHH
Técnico de Comunicación
Coordinadora de Sistemas de Información y Comunicaciones
Director Estudios y Campañas.
Técnico de Sensibilización y Movilización
Grupo de Movilización
Coordinador Técnico de planificación y seguimiento
Vocalías Delegados De Sede Gerencia
Técnico de Programas
Coordinador Técnico Nicaragua
Representante País
Coordinador Técnico Perú
Coordinador Técnico Tanzania
Representante País
Coordinador Técnico Mozambique
Técnico Contabilidad
J unta Directiva
Técnico Gestión Económica de Programas
Administrativo Área Económico Financiera
Grupo Audiovisual
Técnico de Programas
Técnicos de Apoyo Estudios y Formación
Representante País
Organización/procedimientos
Técnico de RRHH
Secretaría Contratados (oficinas país aparte)
Voluntarios
Becarios
Coordinador Área Comunicación
Coordinador Técnico – Gestión del Conocimiento
Representante País
Técnico de Apoyo Grupo Universidad
Grupo de Estudios y Formación
Coordinador Campañas
Grupo Relaciones con Entidades Privadas
Técnico de Apoyo Sensibilización y
Movilización Apoyo Programas
Apoyo Organizaciones
.
Técnico de Estudios y Campañas
Políticas de Desarrollo
Técnico Extremadura
Apoyo Sede Castilla la Mancha
Abril 2009
10
Evolución personal contratado
0102030405060708090
2006 2009
Contratadosen EspañaCooperantes
PersonalLocal
11
¿ Qué necesitábamos ?
• Diseñar como queríamos funcionar con la nueva organización, asegurando la vertebración interdepartamental– Dar pautas de gestión a las oficinas en terrenoDefinir políticas de actuación en muchos ámbitos
(RRHH, G. Económica, Comunicación…..)Determinar los ámbitos de decisión (quién decide qué)Definir cómo desarrollábamos el trabajo coordinado
entre todos los que tuviésemos que participar
12
¿Cómo lo abordamos?
1. Optamos por utilizar la procedimientación como una de las herramientas para acompañar los cambios organizativos
2. Pasos inicialesdefinimos : • formato• tipos de documentos procedimentales ( Directriz,
Procedimientos, Manuales e Instrucciones),• sistema de numeración, • sistema de aprobación de los distintos documentos, • sistema de archivo de últimas versiones
13
¿Cómo lo abordamos? (2)3.Gerencia asumió la dirección del proceso
Asignamos a un voluntario las tareas de “control” del sistema ( registro, numeración, revisión de formatos, apoyo en tareas puntuales..)
Se priorizó la procedimentación de lo “nuevo”Se optó por que los implicados participasen en el desarrollo de los
documentos procedimentales, liderando los grupos los distintos coordinadores de áreas o de grupos de trabajo
Para las oficinas en terreno, empezamos con Tanzania, y diseñamos un Plan de Calidad. Solicitamos apoyo al GOCMA de la UPM
Se han incluido en el plan de actividades de cada año, los procedimientos que se iban a desarrollar a lo largo del ejercicio
14
¿ Qué hemos desarrollado ?Directrices Proced Manuales Instruc.
RRHH 2 19 4 2G.Económica 3 5 1
Comunicación 1 1 1
Sistemas de Información 1 1 3
Organización 4 6 4
Cooperac.Intern. 1 2
Est&Campañas 3
9 35 13 7
15
¿Qué hemos desarrollado ? (2)
• Se han organizado sesiones de formación en mejora continúa para personal de sede y parte de personal terreno
• Se han realizado presentaciones de los procedimientos en sede central
• Se ha realizado en Tanzania, la primera auditoria interna de procedimientos
16
¿Qué hemos logrado?
• Superar los retos que teníamos que afrontar en 2006• Se ha integrado en la cultura de la organización, la
procedimentación como herramienta de mejora continúa• Llegando a consensos en el diseño de la forma de trabajar entre
las distintas áreas• Hemos mejorado la eficiencia al tener claro como hay que
operar• Hemos incrementado el control (más autorizaciones…)• Hemos superado el proceso de revisión de la acreditación de la
AECID, con puntuación mucho más alta.
17
¿Qué nos falta?
• Asegurar que se siguen los documentos procedimentales en toda la organización
• Organizar el sistema de incidencias y de revisión de los documentos procedimentales
• Continuar con las auditorias internas
18