jonathan garcía ing.industrial herramientas para la evaluación y control de proyectos instituto...
TRANSCRIPT
Jonathan García Ing.Industrial
Herramientas para la Evaluación y Control
de Proyectos
Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño” Escuela de Industrial
Mundo Cambiante
Ahora VisiónEstrategia
Entorno
Implementación de planes de acción
Es el sueño de la organización
PROYECTO:
Según Baca Urbina (2010)
Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema, la cual tiende a resolver una necesidad humana.
Según Sapag Chain (2007)
Cualquiera que sea la idea que se pretende implementar, la inversión, la metodología o tecnología por aplicar, ella conlleva necesariamente la búsqueda de proposiciones coherentes destinadas a resolver las necesidades de la persona humana.
Según American Management Institute
Es una combinación de recursos (humanos y no humanos) reunidos en
una organización temporal para alcanzar un objetivo especifico.
Términos Básicos
PROYECTO
Es un conjunto de actividades que requieren para su ejecución de un conjunto de recursos, y que se desarrollan siguiendo una secuencia lógica en un ambiente que puede ser favorable o adverso, con el fin de lograr un objetivo.
PROYECTO INDUSTRIAL
Según Baca Urbina (2001), se puede describir como un plan que, si se le asigna determinado monto de capital y se le proporcionan insumos de varios tipos, podrá producir un bien o servicio, útil al ser humano o a la sociedad en general.
Términos Básicos
PROYECTO
ACTIVIDADES(LAS COSAS QUE HACEMOS)
AMBIENTE
RECURSOS(LAS COSAS QUE USAMOS)
OBJETIVO
• RECURSOS HUMANOS• RECURSOS MATERIALES• CAPITAL• TIEMPO
• FÍSICO• ECONÓMICO• SOCIAL
•JURÍDICO •POLÍTICO•TECNOLÓGICO
Fuente: Pedro Briceño, 1995
ELEMENTOS DE UN PROYECTO
COMO GENERAR UNA IDEA DE PROYECTO
Fase Etapa Objetivo
Planificación o iniciación
1. Identificación de la idea del proyecto (Análisis preliminar)
2. Estudio de prefactibilidad (Ingeniería Conceptual)
3. Estudio de factibilidad (Ingeniería Básica)
Identificar y analizar las metas del proyecto.Establecer los objetivos.
Identificar y clasificar las posibles soluciones técnicas convenientes.Elaborar la ingeniería conceptual del proyecto.
Analizar y evaluar la viabilidad técnica y económica de las soluciones previas.Elaborar la ingeniería básica del proyecto (diseño preliminar)
Fuente: Nedy Bracho, 1995
FASES, ETAPAS Y OBJETIVOS DE LOS PROYECTOS
Fase Etapa Objetivo
Evaluación 4. DecisiónDecidir acerca de la adopción de la solución más prometedora y obtención del financiamiento.
Ejecución
5. Ingeniería de detalle
6. Procura de materiales y contratos
7. Construcción de las instalaciones y puesta en marcha
Elaborar y aprobar los planos de detalle, especificaciones, listas de materiales, programa de ejecución, estimaciones de costos y demás documentos pertinentes.
Adquirir todos los materiales y equipos necesarios para la construcción y puesta en marcha.Otorgar la buena pro del contrato de construcción.
Entregar el producto, instalación o sistema terminado, ensayado, rectificado y aceptado (rendimiento, tiempo y costo óptimo)
FASES, ETAPAS Y OBJETIVOS DE LOS PROYECTOS
Categoría Empresa en marcha Proyecto
OBJETIVOSPrioritización
Vigencia
Maximización de las utilidadesCalidad producto-servicio
Permanentes
Calidad de las instalacionesCosto/relación de valorPlazos mínimos
Transitorios
ORGANIZACIÓNTipo
Duración
Relaciones
Información
FuncionalEstable
Indefinida
A través de líneas de mando
Mayormente por sistemas formales
Matricial, coordinación, mixta, dinámica, cambiante
Definida
A través de líneas verticales, horizontales y diagonales
Compartida, formales e informales
Fuente: Pedro Briceño, 1995
VISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN EN UNA EMPRESA Y EN UN PROYECTO
Categoría Empresa en marcha Proyecto
SITUACIONES DE EXCEPCIÓN
Frecuencia
Reacción
Tiempo de respuesta
Escasas
A través de procedimientos y mecanismos preestablecidos
Permite análisis y búsqueda de una solución óptima
Muy frecuentes
A través de coordinación-acción
Búsqueda de una buena solución en el plazo mínimo
RECURSOS HUMANOSDotación
Cultura organizacional
Estable y con permanencia
Homogénea y en base a la experiencia de la empresa
Dinámica y mayoritariamente transitoria
Heterogénea y en base a experiencias externas al proyecto
Fuente: Pedro Briceño, 1995
VISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN EN UNA EMPRESA Y EN UN PROYECTO
Categoría Empresa en marcha Proyecto
RECURSOS HUMANOS
Motivaciones laborales
Relación contractual
Sistema de administración
beneficios
Objetivos de la empresa, estabilidad, condiciones económicas, desarrollo de la empresa
Contratos indefinidos, funciones definidas, jornadas estables directas
Más bien rígidos y generales
Contratos a plazo fijo/obra, jornadas variables, directa o a través de terceros
Contratos a plazo fijo/obra, jornadas variables, directa o indirecta
Flexibles
Fuente: Pedro Briceño, 1995
VISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN EN UNA EMPRESA Y EN UN PROYECTO
Esfu
erzo
Planificación del negocio Definición y desarrollo
Ejecución del proyectoOperación de la
instalación
Fuente: PDVSA (GGPIC, 1998)
CICLO DE EJECUCIÓN DE UN PROYECTO
Uno de los principales problemas que se observan al evaluar un proyecto es la gran diversidad de tipos que se pueden encontrar , dependiendo tanto del objetivo del estudio, como de la finalidad de la inversión
.
TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS
Según Clasificación Observaciones
Plazo de ejecución
Corto plazo
Mediano plazo
Largo plazo
Tiempo de ejecución < 1 año
Tiempo de ejecución entre 1 y 2 años
Tiempo de ejecución más de 2 años
Existencia de instalaciones
previas
Revamp
Grass Root
Comprende la remodelación y/o ampliación de instalaciones existentes
Comprende la ejecución de un proyecto desde cero, es decir, desde el acondicionamiento del terreno
TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS
Según Clasificación Observaciones
Área de inversión
Producción de bienes
Producción de servicios
Investigación
Estos a su vez se subclasifican en producción de bienes primarios o secundarios
Estos a su vez pueden ser proyectos en el área de servicios de infraestructura, en el área de servicios básicos (salud, educación, entre otros) u otros servicios
Estos a su vez pueden ser en ciencias exactas o en ciencias aplicadas
Beneficio que persigue
Proyectos de inversión de capital
Proyectos sociales
Son aquellos que se realizan con fines de lucro, es decir, buscan la rentabilidad de la inversión
Son aquellos que buscan satisfacer una necesidad social más no la rentabilidad de la inversión
TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS
Según Clasificación Observaciones
Alcance de los servicios
al cliente
Proyectos I
Proyectos IP
Proyectos IPG
Proyectos IPGC
Aquellos que solo involucran el desarrollo de la ingeniería del Proyecto, en cualquiera de sus fases: conceptual, básica o detalle.
Aquellos que involucran, además de la ingeniería del proyecto, la procura
Aquellos que además de la ingeniería y la procura de materiales, incluye en su alcance la gerencia de construcción.
Son llamados proyectos “llave en mano” ya que incluye en el alcance la ejecución de todas sus fases
TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS
El objetivo de la administración o gerencia de proyectos es alcanzar el uso más efectivo y eficiente de los recursos asignados al proyecto, de manera que el objetivo pueda ser alcanzado:
En la fecha planificada. Dentro de los costos presupuestados En concordancia con las especificaciones técnicas
exigidas por el cliente Manteniendo buenas relaciones entre el personal
involucrado y en completa armonía con los factores ambientales cambiantes
Administrar un proyecto es lograr alcanzar los parámetros de tiempo, costo y calidad exigidos por el cliente, manteniendo un ambiente armonioso y favorable.
OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Planificar un proyecto es darle respuesta al qué, cuándo, dónde y por qué de cada uno de los elementos que conforman el proyecto.
Las etapas de planificación son:
Diagnostico
Programación
Discusión y decisión
Ejecución y control
¿QUÉ ES PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS?
• Organizar el trabajo a ejecutar• Decidir, quién, qué, cuándo, dónde y por qué se realizará cada trabajo• Determinar los recursos requeridos• Asignar estos recursos en el tiempo• Asignar y definir responsabilidades• Integrar los trabajos de todas las organizaciones• Establecer sistemas eficientes de comunicación• Coordinar las actividades y el personal• Estimar tiempos de iniciación y terminación• Manejar sucesos y cambios inesperados• Proporcionar las bases para el control presupuestario y financiero
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO
La estructura analítica (EAP) es la división natural del proyecto en niveles de trabajo u objetivos más específicos, que permitan cuantificar y medir las variables de control, que son: tiempo, horas-hombre, costos, calidad y progreso físico.
El objetivo de la EAP es:
Identificar y definir el trabajo a ejecutar
Identificar los centros de responsabilidades de estos trabajos
Formalizar la estructura desde los objetivos estratégicos
hasta la base divisional de los mismos, a través de la
planificación, organización, integración, dirección y control del
trabajo a ser realizado
Nivel 3
Nivel 0
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 4
¿QUÉ ES LA ESTRUCTURA ANALÍTICA DE UN PROYECTO?
Ampliación y reacondicionamientode la Planta INLACA
Ingeniería deDiseño
ConstrucciónGerencia del
Proyecto
Obras civiles
Electricidad
Mantenimiento
Distribución de planta
Obras civiles
Electricidad
Montaje de Máq..
Acondicionamiento de Máq..
Servicios administrativos
PlanificaciónY control
Calidad
Edificio exterior
máquinas
Interrupción y arranque
alumbrado
transformadores
Contabilidad
Contratos
Servicio general
Nivel 1
Nivel 3
Nivel 0
Nivel 2
EJEMPLO DE EAP GRÁFICA
Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3
Proyecto Fase Paquete Actividad
Ampliación y reacondicionamiento de la
Planta INLACA
Ingeniería del proyecto
Obras civiles
Distribución de planta
Electricidad
MantenimientoMáquinas
Edificio exterior
Construcción
Obras civiles
Electricidad
Interrupción y arranque
Transformadores
alumbrado
Montaje de maquinaria
Acondicionamiento de maquinaria
Gerencia del proyecto
Planificación y control
Servicios administrativos
Servicios generales
Contabilidad
Contratos
Control de calidad
EJEMPLO DE EAP TABULAR
La EAP debe comprender todo el trabajo a ejecutar
Debe permitir la asignación del trabajo a cada paquete
La selección de la unidad mínima de desagregación, debe permitir la
contabilización de las variables de control
Debe ser orientada hacia el objetivo del proyecto y no hacia la función
Debe estar asociada a la estructura organizativa del proyecto
¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS PARA ELABORAR LA EAP?
Empresa matriz
Producción Mercadeo Finanzas Legal Personal Administración
Personal Asignado al Proyecto
Gerente del Proyecto
Personal del proyecto
GERENTE DEL PROYECTO CON ESTRUCTURA MATRICIAL
¿QUÉ ES EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE UN PROYECTO?
Información veraz y
oportuna
Acciones correctivas
Conjunto de actividades Toma de
decisiones rápidas y oportunas
Éxito del Proyecto
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Objetivo Necesidades de
informaciónToma de decisiones
Determinación deDecisiones gerenciales
Detección de lasdesviaciones
ComparaciónReal vs. Plan
Elaboración dela información
Obtención dela información
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
ProyectoProyecto
SubproyectoSubproyecto
DivisionesDivisiones
Paquetes Paquetes
Actividades Actividades
SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN
Ejemplo: Producto
Código básico 03 VII VIII IX
Elemento a controlar
Tipo de producto
Disciplina responsable
N° consecutivo
SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN
El sistema de identificación permite determinar:
• El proyecto y el tipo de proyecto.• Cualquier nivel de desagregación del proyecto• Archivos del proyecto• Documentos del proyecto: cálculos, planos, etc.• Correspondencia• Especificaciones, requisiciones y ordenes de compra• Equipos y materiales• Contratos• Mano de obra• Documentos del cliente y terceros (suplidores, contratistas)
El sistema de identificación del proyecto, define cada componente de la EAP a fin de facilitar: la captura u obtención de la información para su análisis. La recolección progresiva de la información a través de los diferentes niveles de la EAP.
¿CUÁL ES EL ALCANCE DEL SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN
Según Clements (1999), es todo trabajo que se tiene que hacer para lograr el objetivo del proyecto
a satisfacción del cliente.
En este alcance se conforma el objetivo general y los específicos para alcanzar el éxito y metas del
proyecto.
ALCANCE DE UN PROYECTO
FORMULACION Y EVALUACION
FORMULACION Y EVALUACION
INTRODUCCION:
Breve reseña histórica del desarrollo y uso de los productos, además de precisar los factores relevantes que influyen directamente en su consumo.
MARCO DE DESARROLLO:
Sitúa el estudio en las condiciones económicas y sociales, y aclara por que se pensó en emprenderlo.
OBJETIVO DEL ESTUDIO:
Verificar que existee un mercado potencial insatisfecho y que es viable,
desde el punto de vista operativo, demostrar que existe tecnologia para producirlo y demostrar la rentabilidad.
FORMULACION Y EVALUACION
ESTUDIO DE MERCADO:
Es la determinación y cuantificación de la demanda y oferta, análisis de los precios y el estudio de comercialización.
ESTUDIO TECNICO:
Presenta la determinación del tamaño y localización optima de la planta, la ingeniería del proyecto, el análisis organizativo, administrativo y legal.
ESTUDIO ECONOMICO:
Ordena y sistematiza la información de carácter monetario que proporcionan las etapas anteriores y elabora los cuadros analíticos que sirven de base para la evaluación económica.
FORMULACION Y EVALUACION
EVALUACION ECONOMICA:
Con métodos de evaluación que toman en cuenta el valor del dinero a través del tiempo, anota sus limitaciones de aplicación y los compara con métodos contables de evaluación que no toman el valor del dinero a través del tiempo, y muestra la aplicación practica de ambos.
ANALISIS Y ADMINISTRACION DEL RIESGO:
Enfoque analítico administrativo porque no solo cuantifica al riesgo, sino que, mediante su administración, previene la quiebra de la inversión al anticipar la situación para evitarla.
TECNICAS DE EVALUACION
• DIAGRAMAS PERT.(TECNICAS DE REVISION Y EVALUACION DE PROYECTOS).
• DIAGRAMAS CPM.(METODO DEL CAMIMO CRITICO).
• CURVAS DEL PROYECTO S Y BELL.
• PROGRAMA PROJECT.
• PROGRAMA PRIMAVERA.