jcll comunicaciÓn de hallazgos cpcc. abog. julián contreras llallico lima - 2012

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COMUNICACIÓN DE

HALLAZGOS

CPCC. Abog. Julián Contreras Llallico

Lima - 2012

TEMARIO1. ASPECTOS GENERALES

2. NAGU 3.60

3. HALLAZGOS DE AUDITORIA

4. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

5. EVALUACIÓN DE COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES

6. RESPONSABILIDADES DERIVADAS

7. PRESENTACIÓN EN EL INFORME DE AUDITORIA

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EL CONTROL GUBERNAMENTAL

Consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en (i) el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del (ii) cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctiva pertinentes. El Control Gubernamental es Interno y Externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente. (Artículo 6° - Ley N° 27785)

La Acción de Control es la herramienta esencial del Sistema, por la cual el personal técnico de sus órganos conformantes, mediante la aplicación de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efectúa la verificación y evaluación, objetiva y sistemática, de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y operaciones institucionales.

(Artículo 10° - Ley N° 27785)

La Acción de Control es la herramienta esencial del Sistema, por la cual el personal técnico de sus órganos conformantes, mediante la aplicación de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efectúa la verificación y evaluación, objetiva y sistemática, de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y operaciones institucionales.

(Artículo 10° - Ley N° 27785)JCLL

ACCIÓN DE CONTROL - LEY N° 27785ACCIÓN DE CONTROL - LEY N° 27785

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ESTUDIO Y

PLANIFICACIÓN

EXAMEN O

EVALUACIÓN

INFORME

1. ESTUDIO PRELIMINAR

2. COMPRENSIÓN

DE LA ENTIDAD

AUDITADA

3. SELECCIÓN DE

ÁREAS CRÍTICAS

O DÉBILES

1

2

EXAMEN

DETALLADO DE

ÁREAS CRÍTICAS

COMUNICACIÓN

DE RESULTADOSCOMUNICACIÓN DE HALLAZGOS .

EVALUACIÓN DE LOS COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES DE LOS AUDITADOS

5

4

3

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OCI REMITE INFORMEDE AUDITORÍA AL TITULARDE LA ENTIDAD, PARA CONOCIMIENTOE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES INFORME LARGO

INFORME ESPECIAL

TITULAR

PROCURADOR

FISCALÍA

DESLINDE DE RESPONSABILIDADES

ADMINISTRATIVAS

1. COMISIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

2. COMISIÓN DE PROCESOS INVESTIGATORIOS

EXISTE RIESGO DE PRESCRIPCIÓN

ELEVA INFORME AL TITULAR DE LA ENTIDAD AUDITADA, PROPONIENDO ACCIONES DE PERSONAL

2

3

4

DISPONE SANCIONES ADMINISTRATIVAS AL PERSONAL AUDITADO

5

PROCESO INDEBIDO SI TITULAR:

1. REMITE A ASESORÍA JURÍDICA PARA OPINIÓN.

2. SI APLICA SANCIONES DIRECTAS SIN CONCURSO DE COMISIÓN INVESTIGATORIA

TRANSGREDE 2do. PÁRRAFO DEL

ARTÍCULO N° 11 DE LA LEY 27785

1

UniversalidadCarácter IntegralAutonomía Funcional y

EconómicaCarácter Permanente Carácter Técnico y EspecializadoLegalidadDebido Proceso de ControlEficiencia, Eficacia y

EconomíaOportunidadObjetividad

UniversalidadCarácter IntegralAutonomía Funcional y

EconómicaCarácter Permanente Carácter Técnico y EspecializadoLegalidadDebido Proceso de ControlEficiencia, Eficacia y

EconomíaOportunidadObjetividad

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PRINCIPIOS - LEY N° 27785PRINCIPIOS - LEY N° 27785

MaterialidadCarácter SelectivoPresunción de LicitudAcceso a la informaciónReservaContinuidadPublicidadParticipación CiudadanaFlexibilidad

MaterialidadCarácter SelectivoPresunción de LicitudAcceso a la informaciónReservaContinuidadPublicidadParticipación CiudadanaFlexibilidad

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RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DERIVADAS DEL PROCESO DE CONTROL

• LEY N° 27785


• LEY N° 27785

La Acción de Control que efectúen los órganos del Sistema no serán concluidas sin que se otorgue al personal responsable comprendido en ellas, la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran incursos, salvo en los casos justificados señalados en las normas reglamentarias.


La Acción de Control que efectúen los órganos del Sistema no serán concluidas sin que se otorgue al personal responsable comprendido en ellas, la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran incursos, salvo en los casos justificados señalados en las normas reglamentarias.


EXIGIR A LOS SERVIDORES Y FUNCIONARIOS PÚBLICOS EXIGIR A LOS SERVIDORES Y FUNCIONARIOS PÚBLICOS PLENA RESPONSABILIDAD DE SUS ACTOSPLENA RESPONSABILIDAD DE SUS ACTOS

En la función que desempeñan, identificando el tipo de responsabilidad incurrida, sea administrativa funcional, civil o penal y recomendando la adopción de las acciones preventivas y correctivas necesarias para su implementación. Para la adecuada identificación de la responsabilidad en que hubieren incurrido funcionarios y servidores públicos, se deberá tener en cuenta cuando menos las pautas de: identificación del deber incumplido, reserva, presunción de licitud, relación causal, las cuales serán desarrolladas por la Contraloría General.

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LEY N° 27785


LEY N° 27785

Cuando en el informe respectivo se identifiquen responsabilidades, sean estas de naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y aquellas competentes de acuerdo a ley, adoptarán inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicación de la respectiva sanción, e iniciarán, ante el fuero respectivo aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad señalada.


Cuando en el informe respectivo se identifiquen responsabilidades, sean estas de naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y aquellas competentes de acuerdo a ley, adoptarán inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicación de la respectiva sanción, e iniciarán, ante el fuero respectivo aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad señalada.


DERECHOS DEL AUDITADO - MAGUDurante el Planeamiento del Trabajo en CampoComprobar la identidad de los miembros del equipo

auditor.Verificar la autenticidad de la carta de presentación.Conceder a la comisión una entrevista para que el

auditor encargado y el supervisor expliquen el motivo de su visita.

Designar un coordinador que centralice y coordine todos los requerimientos de la comisión de auditoría, así como las devoluciones de documentos y otros.

También se deberá hacer conocer a la comisión los procedimientos en vigor para fotocopias, ingreso a zonas restringidas, uso de vehículos y otros equipos, así como los horarios de trabajo y otros.

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DERECHOS DEL AUDITADO - MAGUDurante el Planeamiento del Trabajo en Campo

A saber que las comisiones de auditoría no están autorizadas a requerir:

1. Apoyo a tiempo completo de personal de la entidad.

2. Vehículos a tiempo completo, para uso personal o fuera del horario normal de actividades.

3. Durante el planeamiento4. Servicio telefónico a larga distancia, excepto

llamadas oficiales previamente convenidas.5. Alojamiento o alimentación, excepto cuando las

condiciones así lo ameriten, en cuyo caso abonarán a la administración el precio regular de los mismos.

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DERECHOS DEL AUDITADO - MAGUDurante la Ejecución del Trabajo en Campo

A ser comunicado de los Hallazgos de Auditoría que resulten del trabajo

A ser orientados que deben tener en cuenta que éstos sólo pueden ser desvirtuados por:

1. La presentación de nuevos elementos de juicio que modifiquen la percepción de la condición observada.

2. La demostración de la aplicación equívoca del criterio de auditoría.

3. La existencia de normas específicas no consideradas en el momento de la estructuración del criterio de auditoría.

4. La demostración que la responsabilidad por el hallazgo corresponde a otra persona, en cuyo caso la comisión deberá trasladar este hallazgo a tal persona.

Consecuentemente, la insistencia en emplear los mismos argumentos y documentación presentada anteriormente no modificará el hallazgo comunicado.

A ser informado que, todo hallazgo de auditoría no respondido será considerado en el informe final.

A cautelar que le sea devuelta la documentación examinada y los equipos de oficina concedidos en calidad de préstamo. JCLL

¿QUÉ ENTENDEMOS POR HALLAZGO?

Y

¿QUÉ POR HALLAZGO DE AUDITORÍA?

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1. DEFINICIÓN

SON HECHOS O SITUACIONES QUE DENOTAN IMPORTANCIA POR LA FORMA COMO REPERCUTEN EN LA ADMINISTRACIÓN, PUEDEN SER:

2. HALLAZGOS POSITIVOS

SON HECHOS, ASPECTOS BUENOS, ÚTILES, CONVENIENTES O DESTACABLES DE LA ORGANIZACIÓN.

3. HALLAZGOS NEGATIVOS

SON ERRORES, DEFICIENCIAS O HECHOS IRREGULARES, INCONVENIENTES, PERJUDICIALES, NOCIVOS EN EL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN, CONTRARIOS A LOS PRINCIPIOS DEL ESTADO Y LA GESTIÓN FISCAL.

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APLICACIÓN DE PRUEBAS PARA RECOPILAR ADECUADAS EVIDENCIAS DE AUDITORÍASOBRE EL FUNCIONAMIENTO EFICAZ O INEFICAZ DE LAS ACTIVIDADES CLAVES,SISTEMAS Y CONTROLES IDENTIFICADOS DURANTE LA ETAPA DEL EXAMENPRELIMINAR .

LAS CARACTERÍSTICAS MÁS RELEVANTES DE UN HALLAZGOS SON

1. IMPORTANTE O SIGNIFICATIVO

2. BASADO EN HECHOS Y EVIDENCIAS DOCUMENTADAS Y SUSTENTADAS

3. OBJETIVO Y COMPLETO

4. CONVINCENTE Y FIABLE

5. ASEGURA LA RECOLECCIÓN DEL MAYOR NÚMERO DE EVIDENCIAS

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NORMAS DE AUDITORIA

GUBERNAMENTAL

NORMAS DE AUDITORIA

GUBERNAMENTAL

NORMASGENERALES

NORMASREFERIDAS

ALINFORME

1.10 ENTRENAMIENTO TÉCNICO Y CAPACID. PROFES1.20 INDEPENDENCIA1.30 CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL1.40 CONFIDENCIALIDAD1.50 PARTICIPACIÓN DE PROFESIONALES Y/O ESPEC1.60 CONTROL DE CALIDAD 1/

2.10 PLANIFICACIÓN GENERAL2.20 PLANIFICACIÓN ESPECIFICA 1/2.30 PROGRAMAS DE AUDITORÍA 1/2.40 ARCHIVO PERMANENTE

3.10 ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTER3.20 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE D. L. Y R.3.30 SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA3.40 EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETEN. Y RELEV.3.50 PAPELES DE TRABAJO3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITO 2/3.70 CARTA DE REPRESENTACIÓN

4.10 FORMA ESCRITA4.20 OPORTUNIDAD DEL INFORME4.30 PRESENTACIÓN DEL INFORME4.40 CONTENIDO DEL INMFORME4.50 INFORME ESPECIAL 3/4.60 SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE INF.

NORMAS REFERIDAS

A LAPLANIFICACIÓN

NORMASREFERIDAS

A LAEJECUCIÓN

R. C. N° 165-95-CG DE 22.SET.95 R. C. N° 012-2002-CG DE 21.ENE.02 3/

R. C. N° 141-99-CG DE 25.NOV.99 1/ R. C. N° 089-2002-CG DE 09.MAY.02 3/

R. C. N° 259-2000-CG DE 07.DIC.00 2/

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AÑO ALCANCE

RAC – 1988 A MEDIDA QUE SE DETECTEN PRESUNTAS DEFICIENCIAS O HECHOS PRESUNTAMENTE IRREGULARES, SE PONDRÁ EN CONOCIMIENTO DE LOS FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES COMPRENDIDOS, SOLICITÁNDOLES LAS ACLARACIONES DEBIDAMENTE DOCUMENTADAS. LOS HALLAZGOS CONTIENEN LOS CUATRO ATRIBUTOS.

NAGU 1995R. C.162-95-CG DE 25.SET.95

HALLAZGOS DE AUDITORÍA SE REFIEREN A PRESUNTAS DEFICIENCIAS O IRREGULARIDADES IDENTIFICADAS COMO RESULTADO DE LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.LOS HALLAZGOS A SER COMUNICADOS, DEBERÁN CONTENER LOS ATRIBUTOS DE CONDICIÓN Y CRITERIO.

MAGU 1998R. C. N° 152-98-CG DE 18.DIC.98

HALLAZGOS DE AUDITORÍA SE REFIEREN A PRESUNTAS DEFICIENCIAS O IRREGULARIDADESIDENTIFICADAS COMO RESULTADO DE LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.1. MAGU AUD. FINANCIERA: HALLAZGOS SON ASUNTOS QUE LLAMAN LA ATENCIÓN Y QUE DEBEN DE

COMUNICARSE A LA ENTIDAD, YA QUE REPORTAN DEFICIENCIAS IMPORTANTES QUE PODRÍAN AFECTAR EN FORMA NEGATIVA, SU CAPACIDAD PARA REGISTRAR, PROCESAR, RESUMIR Y REPORTAR INFORMACIÓN FINANCIERA DE ACUERDO CON LAS ASEVERACIONES DE LA GERENCIA EN LOS EE. FF.

2 MAGU AUD. GESTIÓN: ES TODA INFORMACIÓN QUE A JUICIO DEL AUDITOR, PERMITE IDENTIFICAR HECHOS O CIRCUNSTANCIAS IMPORTANTES QUE INCIDEN EN FORMA SIGNIFICATIVA EN LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD QUE MERECEN SER COMUNICADOS EN EL INFORME. SUS ELEMENTOS SON CONDICIÓN, CRITERIO, CAUSA Y EFECTO

3. MAGU EXA. ESP: LOS HALLAZGOS COMPRENDEN CUALQUIER SITUACIÓN DEFICIENTE QUE SE DETERMINA COMO CONSECUENCIA DE LA APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA, SUS ELEMENTOS SON CONDICIÓN, CRITERIO, CAUSA Y EFECTO.

NAGU 1999R.C. N° 141-99-CG DE 25.NOV.99

HALLAZGOS DE AUDITORÍA SE REFIEREN A PRESUNTAS DEFICIENCIAS O IRREGULARIDADES IDENTIFICADAS COMO RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.EN LOS HALLAZGOS A SER COMUNICADOS, SE CONSIDERAN LOS ATRIBUTOS DE CONDICIÓN, CRITERIO, CAUSA Y EFECTO, LOS DOS ÚLTIMOS PODRÁN SER EXCLUIDOS DE LA COMUNICACIÓN CUANDO LA NATURALEZA DEL HALLAZGO Y EL TIPO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL LO EXIJA.

NAGU 2000R. C. N° 259-2000-CG DE 07.DIC.00

LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA SE REFIEREN A PRESUNTAS DEFICIENCIAS O IRREGULARIDADES IDENTIFICADAS COMO RESULTADO DE LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL GUBERNAMENTAL EMPLEADOS. LOS HALLAZGOS A SER COMUNICADOS REVELARÁN NECESARIAMENTE LA CONDICIÓN, EL CRITERIO, EL EFECTO, ASÍ COMO LA CAUSA, CUANDO ESTA ÚLTIMA HAYA SIDO DETERMINADA A LA FECHA DE LA COMUNICACIÓN.

JCLL

DEBIDO PROCESO

ASEGURAR EL DEBIDO DERECHO

DE DEFENSA

HALLAZGOS

DE

AUDITORÍA

EVALUACIÓN OBJETIVA E

INDEPENDIENTE DE LOS COMENTARIOS

JCLL OBSERVACIONES

COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

1. RECEPCIÓN DE COMENTARIOS Y/O APRECIACIONES

2. EVALUACIÓN DE LOS COMENTARIOS

3. OPINIÓN DEL AUDITOR SOBRE LA SUBSISTENCIA O NO DE LOS HECHOS OBSERVADOS

4. CÓDIGO DE ÉTICA DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL

5. DIRECTIVA N° 003-2003-CG/AC Y REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y SANCIONES

6. LEY 27785, NAGU Y MAGU.

1. NUMERAL 3 DEL ARTÍCULO N° 139 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL PERÚ – OBSERVANCIA DEL DEBIDO PROCESO

2. NUMERAL 23 DEL ARTÍCULO N° 2 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL PERÚ - DERECHO DE DEFENSA

3. LITERAL g) DEL ARTÍCULO N° 9 Y ARTÍCULO N° 11 DELA LEY N° 27785

4. NAGU 3.60 APROBADA CON R.C. N° 259-2000-CG DE 07.DIC.00

JCLL

1. IDENTIFIQUE LOS PROBLEMAS INICIALES MEDIANTE LA COMPARACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL (CONDICIÓN) CON LA DESEADA (CRITERIO)

2. AGRUPE ESTAS DEFICIENCIAS

3. DESCRIBA LAS DEFICIENCIAS DE MODO TAN PRECISO COMO SEA NECESARIO SOBRE LA BASE DE:

3.1 LA CLASE DE DESVIACIÓN: ¿CUÁL ES EL ASUNTO? Y ¿CUALES SON LAS DEFICIENCIAS?3.2 LA LOCALIZACIÓN DE LA OCURRENCIA ¿DÓNDE OCURRE LA DEFICIENCIA?3.3 EL TIEMPO, FECHAS, PERÍODOS DE OCURRENCIA ¿CUÁNDO OCURRE?3.4 LAS CANTIDADES ¿CUÁNTO ES LA MAGNITUD DE LAS DEFICIENCIAS?

4. LOS FACTORES DE INFORMACIÓN SOBRE LAS DEFICIENCIAS SON: OBSERVACIONES, POBLACIONES, ESTADÍSTICAS, DATOS, MONITOREO, ENTREVISTAS A PERSONAS INTERESADAS, PRUEBAS FÍSICAS, ETC.

5. IDENTIFIQUE LAS DEFICIENCIAS IDENTICAS MEDIANTE LA DESCOMPOSICIÓN DE ASUNTOS SIMILARES Y RELACIONADOS QUE NO SON DEFICIENTES.

JCLL

COMPRENDER COMO EL SISTEMA OPERA EN EL QUE EL PROBLEMA Y SUS FACTORES CAUSALES OCURREN.

LA PERSPECTIVA

UNO PUEDE MIRAR LOS PROBLEMAS A “VISTA DE PÁJARO”: TODAS LAS DIFERENTES DEFICIENCIAS, POR ENCIMA DEL NIVEL MAR, LO QUE SE DENOMINA RESTRICCIONES.

EJEMPLO:

EN UN ICEBERG, SOLO SE OBSERVA EL 10 %, YA QUE EL 90 % ESTA BAJO DEL AGUA.

JCLL

1. UN ANÁLISIS DE PROBLEMAS IDENTIFICA DEFICIENCIAS Y SUS CAUSAS

2. LAS DEFICIENCIAS SON DESVIACIONES ENTRE UNA SITUACIÓN DESEADA (CRITERIO) Y UNA SITUACIÓN EXISTENTE (CONDICIÓN), TAL QUE LOS SÍNTOMAS RESULTEN CLAROS.

3. LA IDENTIFICACIÓN DE LAS PRINCIPALES CAUSAS DE LA SITUACIÓN DEFICIENTE, SE EFECTÚA CON EL OBJETO DE DISEÑAR RECOMENDACIONES QUE ATAQUEN LA RAIZ Y NO CURAR LOS SÍNTOMAS.

JCLL

UN PROBLEMA ES LA DESCRIPCIÓNDE UNA CONDICIÓN NEGATIVAEXISTENTE EN EL NEGOCIO Y NO LAAUSENCIA DE UNA SOLUCIÓNPRECONCEBIDA. EJEMPLO:

DEFINICIÓN INCORRECTA

DEFINICIÓN CORRECTA

NO EXISTE DISPONIBILIDAD DE PESTICIDAS

COSECHAS REDUCIDAS POR PLAGAS

JCLL

SIETE REGLAS BÁSICAS

1. SEGUIR EL PLAN DE AUDITORÍA

2. ESCRIBIR TODOS LOS HALLAZGOS

3. VERIFICAR INFORMACIÓN CON ENTREVISTAS, REGISTROS, MEDICIONES, ETC.

4. NO PEDIR EJEMPLOS, TOMAR MUESTRAS AL AZAR.

5. ANOTAR INDICIOS DE NO CONFORMIDAD.

6. ANTE UNA NO CONFORMIDAD, ANOTAR SI ES SISTEMÁTICA O FORTUITA.

7. TENER ESPECIAL CUIDADO LAS NO CONFORMIDADES DE AUDITORIAS ANTERIORES.

HALLAZGO

OBSERVACIÓN

JCLL

CARGA DE LA PRUEBA

ELEMENTOELEMENTO

JCLL

ATRIBUTOS DE LAS EVIDENCIASATRIBUTOS DE LAS EVIDENCIAS

SUFICIENTE

GENERA EN EL AUDITOR LA CONVICCIÓN DE QUE EL ACTO DEFICIENTE O IRREGULAR EXISTE

COMPLETO ADECUADO CONVINCENTE QUE BASTA PARA SUSTENTAR LOS HALLAZGOS

COMPETENTE

IMPORTANCIA Y CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA

VÁLIDA REAL CONFIABLE SOSTENIBLE INTEGRA CREIBLE

RELEVANTE

GRADO DE IMPORTANCIA.

QUE TENGA RELACIÓN CON ALGUNO DE LOS OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

RELACIÓN QUE EXISTE ENTRE LA EVIDENCIA Y SU USO

NOMBRAMIENTOS ACREDITADOS CON CERTIFICADOS QUE SON

COPIA FIEL DEL ORIGINAL (INFORMACIÓN SUFICIENTE)

CONCILIACIONES ENTRE FACTURAS EXISTENTES EN LA ENTIDAD Y LAS ENTREGADAS POR EL PROVEEDOR A NIVEL DE EMISOR Y LAS GUÍAS DE REMISIÓN, CON PRECISIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS, CANTIDAD Y

PRECIOS DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS Y ENTREGADOS A LA ENTIDAD. (INFORMACIÓN

COMPETENTE)

CONSTANCIAS DE AUTORIDADES QUE DEN

FE DE HECHOS. (INFORMACIÓN RELEVANTE)

JCLL

MEDIOS DE PRUEBA:

SON ADMISIBLES TODAS LAS PRUEBAS. LACARGA DE LA PRUEBA LE CORRESPONDEACREDITAR AL ÓRGANO DE CONTROLINSTITUCIONAL CORRESPONDIENTE. 1. PRUEBAS TESTIMONIALES2. VISITAS ESPECIALES (INSPECCIONES)3. LA CONFESIÓN4. PRUEBAS DOCUMENTALES (FUNDAMENTAL)5. DICTAMEN PERICIAL6. LOS INDICIOS7. PRUEBAS FISCALES (ARQUEOS, PRUEBAS

SELECTIVAS, CONCILIACIONES BANCARIAS, ACTAS DE ANÁLISIS Y ESTUDIO, INSPECCIONES, INVENTARIOS, ETC.)

JCLL

FÍSICA

INSPECCIÓN U OBSERVACIÓN DIRECTA DE LAS ACTIVIDADES, BIENES O SUCESOS.PUEDE PRESENTARSE EN FORMA DE1. MEMORÁNDUMS2. FOTOS3. GRÁFICOS4. MAPAS5. MUESTRAS DE MATERIALES

DOCUMENTAL

TESTIMONIAL

ANALÍTICA

INFORMACIÓN ELABORADA, TALES COMO:1.CARTAS2.CONTRATOS3.REGISTROS DE CONTABILIDAD4.COMPROBANTES DE PAGO5. INFORMES DE GESTIÓN

SE OBTIENE DE OTRAS PERSONAS EN FORMA DE DECLARACIONES O ENTREVISTAS

COMPRENDE CÁLCULOS, COMPARACIONES, SEPARACIÓN Y RAZONAMIENTOS DE LA INFORMACIÓN EN SUS COMPONENTES

SUSTENTA LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA

FUNDAMENTA RAZONABLEMENTE LOS JUICIOS Y LAS CONCLUSIONES DEL AUDITOR

JCLL

TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR

1. COMPARACIÓN

2. OBSERVACIÓN

TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN ORAL

1. INDAGACIÓN

2. ENTREVISTA

3. ENCUESTAS

TECNICAS DE VERIFICACIÓN ESCRITA

1. ANÁLISIS

2. CONFIRMACIÓN

3. TABULACIÓN

TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL

1. COMPROBACIÓN

2. COMPUTACIÓN

3. RASTREO

4. REVISIÓN SELECTIVA

TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN FÍSICA

1. INSPECCIÓN

NORMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL NAGU 3.60

Durante la ejecución de la acción de control, la comisión de auditoria debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluación y consideración pertinente en el informe correspondiente.

JCLL

JCLL

LAS CARACTERÍSTICAS RELEVANTES DE UN HALLAZGOS

1. IMPORTANTE O SIGNIFICATIVO

2. BASADO EN HECHOS Y EVIDENCIAS DOCUMENTADAS Y SUSTENTADAS

3. OBJETIVO Y COMPLETO

4. CONVINCENTE Y FIABLE

5. DE INTERES PARA LA ADMIN ISTRACIÓN

La Estructura del Hallazgo

JCLL

NAGU 3.60

COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

NAGU 3.60

COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS


JCLL

• CONDICIÓN• CRITERIO• CAUSA (*)• EFECTO

• CONDICIÓN• CRITERIO• CAUSA (*)• EFECTO


JCLL

• CONDICIÓN

Es la situación o hecho observadoDebe responder a las interrogantesde Donde, Cómo, Cuando, Quienes

• CONDICIÓN

Es la situación o hecho observadoDebe responder a las interrogantesde Donde, Cómo, Cuando, Quienes


JCLL

• CRITERIO

Es la Norma o Parámetro de medición transgredido

• CRITERIO

Es la Norma o Parámetro de medición transgredido


JCLL

• EFECTO

Es el Resultado Adverso o RiesgoPotencial identificado.

• EFECTO

Es el Resultado Adverso o RiesgoPotencial identificado.


JCLL

• CAUSA (*)

Es la razón que motivó el hecho o incumplimiento establecido.

• CAUSA (*)

Es la razón que motivó el hecho o incumplimiento establecido.

JCLL

CONDICIÓN

COMO SUCEDIÓ

QUÉ SUCEDIÓ

DÓNDESUCEDIÓ

CUÁNDOSUCEDIÓ

CUALES ELDAÑO

1. ACTIVIDAD / OPERACIÓN2. PROCESO3. TRANSACCIÓN4. PROYECTO5. PROGRAMA

1. TRANSGRESIÓN DE LEYES2. INOBSERVANDO PROCESOS3. INTENCIONAL – COLUSIÓN4. DESECONOMÍA, INEFICACIA,

IMPRODUCTIVIDAD

1. LOCAL2. REGIONAL3. NACIONAL4. INTERNACIONAL

1. PERÍODO AL QUE PERTENECE2. FECHAS EN QUE OCURRIÓ3. EVENTO ESPECIAL4. EVENTO REGULAR

1. MONTOS INVOLUCRADOS2. CANTIDADES3. PORCENTAJES

JCLL

CRITERIO

DÓNDEESTÁ

QUÉCUBRE

VIGENCIA

1. PRINCIPIOS2. POLÍTICAS3. LEYES4. NORMAS5. MANUALES6. SISTEMAS

1. ACTIVIDADES/OPERACIONES/ TRANSACCIONES

2. UNIDAD /SUB GERENCIA/GERENCIA/ GERENCIA GENERAL

3. UN PROCESO4. UN SISTEMA5. LA ORGANIZACIÓN6. NIVEL LOCAL/REGIONAL

/NACIONAL/INTERNACIONAL

1. ACTUAL2. PERMANENTE3. PASADO

JCLL

CAUSA

PERSONAL

AVANCESTECNOLÓGICOS

POLÍTICAS,PROCEDIMIENTOSLEYESMANUALESORGANIZACIÓN

INFRAESTRUCTURA

1. DESUBICADO2. INADECUADO.3. SIN CAPACITACIÓN.4. DESMOTIVADO5. CON MUCHA ROTACIÓN6. SIN TECNOLOGÍA

1. OBSOLETOS.2. MAL INTERPRETADOS O INAPLICADOS.3. DESACTUALIZADOS.4. INEXISTENTES5. MAL ELABORADOS

1. DESAPROVECHADOS2. OBSOLETOS3. CENTRALIZADOS4. FALTA DE CAPACITACIÓN

1. INSUFICIENTES O INAPROPIADOS.2. MAL UBICADOS.3. INSEGUROS.4. SERVICIOS DEFICIENTES5. INSTALACIONES MAL DISEÑADAS.

JCLL

EFECTO

CUÁNTO

QUIENES

PERÍODOS

IMPACTO

SIN EFECTO

1. VALOR MONETARIO2. CALIDAD DEL PRODUCTO,

DEL SERVICIO3. UNIDADES PRODUCTORAS4. HORAS PERDIDAS

1. AUTORIZARON2. REGISTRARON3. CUSTODIARON4. INFORMARON

1. AÑOS2. MESES3. SEMANAS4. DÍAS

1. EN LAS OPERACIONES2. EN LOS RESULTADOS3. EN LA IMAGEN DE LA

ENTIDAD4. EN LOS BENEFICIARIOS

1. ACCIONES DE PREVENCIÓN(PROYECCIÓN DE ERRORES)

PROCESO DE COMUNICACIÓN DE HALLAGOS DE AUDITORÍA

1. En que consiste el proceso de comunicación de hallazgo.

2. Comunicación al titular del inicio del proceso3. A que personas deben comunicarse los hallazgos4. Medios para comunicar los hallazgos5. Notificación en caso de no encontrarse las

personas6. Publicación en un diario de mayor circulación7. Plazos para la comunicación8. Personas que domicilian fuera del país9. Personas fallecidos10. Personas privados de su libertad

JCLL

PROCESO DE COMUNICACIÓN DE HALLAGOS DE AUDITORÍA

La comunicación de hallazgos es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, estén o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados y facilitar, en su caso, la adopción oportuna de acciones correctivas.

Los hallazgos a comunicar revelarán necesariamente la situación o hecho detectado (condición); la norma, disposición o parámetro de medición transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); así como la razón que motivo el hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando esta última haya podido ser identificada a la fecha de la comunicación.

JCLL

INFORMACIÓN AL TITULAR DEL INICIO DE LA COMUNICACIÓN DE HALLAZGO

El inicio del proceso de comunicación de hallazgos será puesto oportunamente en conocimiento del titular de la entidad auditada, con el propósito que este disponga que a través de las áreas correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentación de sus aclaraciones o comentarios documentados.

La comunicación cursada por la comisión de auditoria constituye la acreditación para que el auditado solicite las facilidades del caso a la entidad auditada

JCLL

A QUIÉNES DEBEN COMUNICARSE LOS HALLAZGO

Para efecto de la comunicación de hallazgos se considera su materialidad y/o importancia relativa, su vinculación a la participación y competencia personal del destinatario.

Para efecto de comunicar los hallazgos de auditoria, el auditor debe establecer previamente su vinculación y participación funcional o personal con los hechos señalados en la condición; es decir no basta se identifique que visó o suscribió los documentos que se tienen como evidencia de los hechos.

JCLL

MEDIOS PARA COMUNICAR LOS HALLAZGOS

La comunicación debe ser por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada, debiendo acreditarse la recepción correspondiente.

Puede hacerse la comunicación por:Correo electrónicoCorreo postalTeléfonoFaxVideo – CDOtros medios magnéticos

JCLL

NOTIFICACIÓN EN CASO DE NO ENCONTRAR A LA PERSONA

De no encontrarse la persona, se le debe dejar una notificación para que se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos (02) días hábiles.

La notificación a utilizarse debe ser diseñada por el auditor teniendo en cuenta la información que considere necesaria de acuerdo a las circunstancias

JCLL

PUBLICACIÓN EN EL DIARIO EL PERUANO O UN DIARIO DE MAYOR

CIRCULACIÓN

En caso de no apersonarse o de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicación, serán citados para recabarlos dentro de igual plazo a la notificación previa, mediante la publicación, por una sola vez, en el diario oficial EL PERUANO u otro de mayor circulación en la localidad donde se halle la entidad auditada.

JCLL

COMUNICACIÓN A PERSONAS DOMICILIADAS FUERA DEL PAIS

Se debe establecer primeramente si se encuentra legalmente fuera del país.

La comunicación debe hacerse a través del Ministerio de Relaciones Exteriores o la dependencia diplomática que dicho Ministerio señale.

JCLL

SITUACIÓN DE LA COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS EN CASO DE PERSONAS

FALLECIDAS

En caso se tenga que comunicar los hallazgos a personas que hubieran fallecidos, la comisión de auditoria debe acreditar tal situación con la finalidad de revelarlo en el informe de auditoria.

JCLL

COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS EN CASO DE PERSONAS PRIVADAS DE SU LIBERTAD

Los hallazgos podrán ser recabados personalmente o a través de representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma legalizada.

Para todos los efectos, incluyendo el caso de los ex funcionarios privados de su libertad, corresponde a la comisión de auditoria cumplir con el procedimiento establecido para notificar a los auditados.

En este caso deberá notificarse al auditado en el establecimiento penitenciario donde se encuentre recluido, en caso de no poder hacerlo o se negare a recibir la documentación, se deberá asimilar al supuesto de no apersonamiento, procediéndose a realizar una publicación en el diario oficial EL PERUANO, para que recoja el hallazgo mediante un representante.

JCLL

PROCESO DE EVALUACIÓN DE DESCARGOS

El auditor debe evaluar cada uno de los comentarios y /o descargos que presenten los auditados a quienes se le ha comunicado los hallazgos respectivos.

Si vencido el plazo otorgado para la presentación de los comentarios y/o descargos no se recibe información alguna el auditor debe revelar esta situación en el informe correspondiente.

En caso se recibiera los descargos después del plazo otorgado a criterio del auditor puede considerarlo en su evaluación, toda vez que no tiene obligación de evaluar e incorporar los comentarios o descargos presentados extemporáneamente al plazo otorgado.

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PROCESO DE EVALUACIÓN DE DESCARGOS

La presentación de los descargos en el informe de auditoria se puede realizar de la siguiente manera:

Inmediatamente después de señalar los elementos de la observación como parte de la redacción del hecho observado. Este procedimiento es recomendable cuando no son muchos los funcionarios comprendidos en la observación y la evaluación de los descargos es muy precisa y no implica mucha información y comentarios adicionales por parte del auditor.

Otra posibilidad es que la evaluación se presente en anexo al informe. Este procedimiento es recomendable para casos en los cuales se encuentran comprometidos muchos funcionarios y los descargos son muy amplios o voluminosos.

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ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA EVALUACION DE LOS COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES

LOS SERVIDORES Y/O FUNCIONARIOS COMPRENDIDOS EN LOSHALLAZGOS DE AUDITORÍA, DEBEN TENER EN CUENTA QUEÉSTOS SÓLO PUEDEN SER DESVIRTUADOS POR:

1. LA PRESENTACIÓN DE NUEVOS ELEMENTOS DE JUICIO QUE MODIFIQUEN LA PERCEPCIÓN DE LA CONDICIÓN OBSERVADA.

2. LA DEMOSTRACIÓN DE LA APLICACIÓN EQUÍVOCA DEL CRITERIO DE AUDITORÍA”.

3. LA EXISTENCIA DE NORMAS ESPECÍFICAS NO CONSIDERADAS EN EL MOMENTO DE LA ESTRUCTURACIÓN DEL CRITERIO DE AUDITORÍA.

4. LA DEMOSTRACIÓN QUE LA RESPONSABILIDAD POR EL HALLAZGO CORRESPONDE A OTRA PERSONA, EN CUYO CASO LA COMISIÓN DEBERÁ TRASLADAR ESTE HALLAZGO A TAL PERSONA.

5. CONSECUENTEMENTE, LA INSISTENCIA EN EMPLEAR LOS MISMOS ARGUMENTOS Y DOCUMENTACIÓN PRESENTADA ANTERIORMENTE NO MODIFICARÁ EL HALLAZGO COMUNICADO.

6. ASIMISMO, TODO HALLAZGO DE AUDITORÍA NO RESPONDIDO SERÁ CONSIDERADO EN EL INFORME FINAL.

OPINIÓN DEL AUDITOR RESPECTO A LOS DESCARGOS EVALUADOS

Al termino del proceso de la evaluación de los descargos el auditor debe expresar su opinión respecto a la información recibida como descargo, a efecto de revelar si los nuevos elementos de juicios o argumentos presentados levantan los hechos observados o se mantiene los asuntos materia de la comunicación.

En algunos casos es recomendable que el auditor efectúe una breve exposición de los criterios técnicos en la que se sustenta su opinión para mantener los hechos observados.

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¿QUÉ ENTENDEMOS POR INFORME DE AUDITORÍA?

Y QUÉ POR

¿INFORME ESPECIAL?

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APROXIMACIONES CONCEPTUALES DE INFORMECOMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA

INVESTIGACIÓN

Como tal, comprende las acciones de elaboración y redacción del informe o reporte de investigación con fines de difusión o divulgación de resultados y de los productos terminales logrados; consecuentemente, su emisión exige que para su emisión se hayan tenido en cuenta:

La constatación. La reinterpretación. La creación. El sentimiento.

Para el caso de la Auditoría Gubernamental, su estructura se encuentra expresamente reglada en la NAGU 4.40.

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RESOLUCIÓN 259-2000-CG NAGU 4.40 RESOLUCIÓN 259-2000-CG NAGU 4.40

CONTENIDO DEL INFORMECONTENIDO DEL INFORME

DENOMINACIÓN

ESTRUCTURA

I. INTRODUCCIÓN

II. OBSERVACIONES

III. CONCLUSIONES

IV. RECOMENDACIONES

V. ANEXOS

FIRMA

ESTRUCTURA DEL INFORME ADMINISTRATIVOI. INTRODUCCION

1. Origen del Examen2. Naturaleza y Objetivos3. Alcances del Examen4. Antecedentes y Base Legal Entidad5.- Comunicación de Hallazgos6.- Memorando de Control Interno

7.- Otros aspectos de importanciaII. OBSERVACIONESIII. CONCLUSIONESIV. RECOMENDACIONESV. ANEXOSVI. FIRMA

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OBSERVACIÓN (Atributos)Sumilla*******************************************************

********CondiciónCriterioEfectoCausa*******************************************************

********Comentarios y/o aclaracionesEvaluaciónIdentificación de Responsabilidades

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VALOR PROBATORIO DE LOS INFORMES DE CONTROLDe acuerdo al inciso f) del artículo 15° de la Ley 27785, es atribución del SNC, emitir, como resultado de las acciones de control efectuadas, los Informes respectivos con el debido sustento técnico y legal, constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean recomendadas en dichos informes.

En el caso de que los informes generados de una acción de control cuenten con la participación del Ministerio Público y/o la Policía Nacional, no corresponderá abrir investigación policial o indagatoria previa, así como solicitar u ordenar de oficio la actuación de pericias contables.

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LA FUERZA PROBATORIA DE LOS INFORMES DE

CONTROL

EL PRESUPUESTO DE QUE ES UN TRABAJO TÉCNICO DE ALTA CALIDAD Y NO DEBE CAER EN ERROR.

EL PRESUPUESTO DE QUE LOS ÓRGANOS DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL, POR EL PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD, CON EL QUE ACTÚA NO TIENEN NINGUNA INTENCIÓN DE ENGAÑAR Y/O PERJUDICAR.

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ASPECTOS REFERIDOS A LA VALIDEZ DE LOS INFORMESFacultad legal para realizar el trabajo de

auditoría.Capacidad de ejercicio profesional de los

que suscriben el informe.Que sea un acto conciente, libre de

coacción violencia , dolo, cohechoQue no exista prohibición y/o impedimento

de intervención.Que el trabajo haya sido realizado

personalmente por los que suscriben.Que no se hayan utilizado medios

ilegítimos o ilícitos en el desempeño del cargo.

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REQUISITOS REFERIDOS A LA EFICACIA PROBATORIA DE LOS INFORMESQue sea un medio conducente respecto al

hecho a probar.Que los hechos revelados sean pertinentes.Que los auditores tengan profesionalismo y

sean competentes para el desempeño de su cargo.

Que no exista motivo para dudar de su desinterés, imparcialidad y sinceridad.

Que el informe se encuentre debidamente fundamentado.

Que las conclusiones sean claras, firmes y consecuencia lógica de sus fundamentos.

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REQUISITOS REFERIDOS A LA EFICACIA PROBATORIA DE LOS INFORMES

Que las conclusiones sean convincentes y no parezcan improbables, absurdas o imposibles.

Que se hayan evaluado todas las pruebas, cuidando de que no existan otras que la desvirtúen o lo hagan dudoso o incierto.

Que no haya violentado el derecho de defensa, de los comprendidos.

Que no se haya excedido los límites del encargo (alcance).

Que el hecho no sean jurídicamente imposible, presunciones, cosa juzgada.

Que los hechos revelados no se encuentren judicializados.JCLL

Un Pensamiento Positivo Cada Día En este nuevo día… y sólo por hoy: Elijo

reír… en lugar de llorar. Elijo cantar… en lugar de quejarme. Elijo perdonar… en lugar de ser rencoroso. Elijo amar… en lugar de odiar. Sólo por hoy Voy a aplaudir… en lugar de criticar. Voy a acariciar… en lugar de golpear. Voy a bendecir… en lugar de maldecir. Voy a orar… en lugar de ser grosero. Voy a trabajar… en lugar de inventar disculpas. Hoy voy a mejorar mi calidad de vida, en lugar de resignarme a la mediocridad.

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jcll comunicaciÓn de hallazgos cpcc. abog. julián contreras llallico lima - 2012

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