jaspersoft: 8 pasos para crear un informe de proyectos activos · jaspersoft: 8 pasos para crear un...

© 2016, OdPe Business Solutions®. Todos los derechos reservados.

“Soluciones y Servicios Enfocados al Rendimiento del Negocio”

CENTRO DE CONOCIMIENTO EN CA PPM

JasperSoft: 8 Pasos Para Crear un Informe de Proyectos Activos


Índice

Paso 1: Definir los Componentes del Informe

Paso 2: Elimine los Proyectos Inactivos

Paso 3: Filtro por Fecha en Proyectos

Paso 4: Seleccione Opciones de Exportación

Paso 5: Crear un Campo Calculado para un Informe Favorable alUsuario

Paso 6: Organizar el Informe por Gestor del Proyecto

Paso 7: Añada un Indicador de Estado para un fácil Seguimiento de losRiesgos

Paso 8: Guardar y Especificar el Acceso


1. Paso 1: Definir los Componentes del Informe

• Para crear una tabla, primero debe definir sus componentes.

• Vamos a crear un informe que incluya:

o Proyectos Activos con ID

o Nombre

o Gestor del Proyecto

o Fecha de Inicio

o Fecha de Finalización

o Horas

o Coste Real

o Costes de Imputación

o Indicador de disponibilidad para entradas de tiempo.

• Después debemos seleccionar el Dominio de la Gestión de Proyectos yelegir la información:

o Página principal > Generación de Informes Avanzada > Crear Vista Ad Hoc.

o Tras esto, una nueva Vista Ad Hoc está preparada para ser configurada.


Paso 1: Definir los Componentes del Informe (cont.)

Como no seleccionamos nada, la parte derecha de la pantalla es un grancampo en blanco. No por mucho tiempo.

Elija el tipo de informe que le gustaría crear:

o Tabla.

o Gráfico.

o Tabla Cruzada.



• Seleccionaremos “Tabla” y, para que la información se genererápidamente mientras diseñamos el informe, elegiremos “Datos deMuestra”. Y ahora, arrastraremos y soltaremos.

• Empecemos con algunos campos:

o Nombre del Proyecto, ID del Proyecto, Gestor del Proyecto, Fecha de Inicio,Fecha de Finalización…

Resalte los campos que quiera arrastrar al Informe



• A medida que arrastra los campos al panel, o a su fila de columnas, la tabla recoge los datos.

Nuevo Informe de Tabla arrastrando y soltando, Dominio de la Gestión de Proyectos



• Haciendo clic en el encabezado de la tabla, podemos cambiar el título a, por ejemplo, “Lista de Proyectos”.

• Para ver el coste busque los “Totales” del Resumen del Proyecto en losIndicadores. Elija el “Total de Horas Reales” y el “Total de imputación deHoras”.

Total de Horas Reales está disponible a través de Totales del Resumen > Proyecto > HorasTotales



• Verá como cuando arrastra un elemento sobre la tabla, una líneavertical (en este caso) nos permite elegir la ubicación en la quequeremos que aparezca el indicador.

La línea vertical oscura muestra la ubicación de los nuevos Indicadores


2. Paso 2: Elimine los Proyectos Inactivos

• Después de arrastrar las nuevas selecciones al informe, podemos limitarnuestra selección y eliminar los proyectos inactivos.

• Solo hay que volver a Campos > General > Activo > y clic derecho paraseleccionar “Crear Filtro”.

Crear Filtro para mostrar solo los proyectos activos a través de Campos > General > Activo > Clic Derecho


Paso 2: Elimine los Proyectos Inactivos (cont.)

• Esto añadirá “Activo” a sus opciones de filtrado, disponibles ahora en elextremo derecho de su creciente informe.

Cree el Filtro “Activo” de su informe a través de Campos > General > Activo > Clic Derecho >Crear Filtro


Paso 2: Elimine los Proyectos Inactivos (cont.)

• Puede elegir si lo quiere Activo añadiendo un 1 en el campo de texto.

En Filtros, 1 significa SÍ y 0 significa NO

• Probablemente tampoco quiera ver ninguna plantilla en el informe.Podemos arrastrar “Plantilla” sobre los Filtros y elegir que no queremosplantillas añadiendo un “0” en el campo de texto.


3. Paso 3: Filtro por Fecha en Proyectos

• Para filtrar los proyectos que empiezan en el año en curso, vaya denuevo a Campos y arrastre “Fecha de Inicio” a su área de Filtros.

• Cada uno de estos atributos filtrados tiene diferentes opciones. Puedever estas opciones haciendo clic en la flecha de “es igual a”.

Escriba “AÑO” en la Fecha de Inicio


Paso 3: Filtro por Fecha en Proyectos (cont.)

• En la Fecha de Inicio, podemos escribir YEAR (AÑO) en el campo de textoo podemos indicar un rango de fechas, por ejemplo, del 1 de enero al 1de diciembre. Una vez hemos acabado con nuestros filtros, hacemos clicen “Aplicar”. Esto actualiza la información del informe.

Haga clic en Aplicar para actualizar el Informe


Paso 3: Filtro por Fecha en Proyectos (cont.)

• Ahora se nos mostrará el “Total de Horas Reales”, el “Total deImputación de Horas” y aún podemos añadir otros indicadores quepodamos haber olvidado, como el “Coste Total de las Imputaciones”, el“Coste Total de las Horas Reales” y “Abierto para el Registro deTiempo”, arrastrando y soltando, como hemos hecho anteriormente.También se puede cambiar el orden de las columnas desde la fila deColumnas arriba del Informe.

Arrastre y Suelte hasta la ubicación deseada (la líneas violeta indican la ubicación)


4. Paso 4: Seleccione Opciones de Exportación

• Se puede estar preguntando si esta nueva tabla se puede exportar a undocumento Excel o PowerPoint desde esta vista. La respuesta es sí.

• Todos los informes que cree se pueden exportar directamente desdeesta vista de muchas maneras, las cuales puede ver haciendo clic en elicono que aparece un documento con una flecha.

Seleccione las opciones de exportación desde el icono del documento con la flecha


Paso 4: Seleccione Opciones de Exportación (cont.)

• Las opciones de exportación incluyen Excel (Paginado), Excel, CSV,DOCX; RTF, ODT, ODS, XLSX (Paginado), XLSX y PPTX.

• Puede enviarlo a un PowerPoint o a un archivo separado por comas.

• El informe que estamos creando ahora sería perfecto para undocumento Excel porque cada columna y celda se corresponderían conlas columnas y celdas del documento.

• Puede exportar y enviar este informe desde esta vista o puedeprogramar un informe para exportarlo y enviarlo automáticamente.


5. Paso 5: Crear un Campo Calculado para unInforme Favorable al Usuario

• Notará que en “Abierto para el Registro de Tiempos” son valoresrepresentados por números del 1 al 10, los cuales no significan muchopara los usuarios.

• Podemos transformar estos valores en lenguaje creando un CampoCalculado. Haga clic en el icono del papel con la flecha hacia abajo.

Nuevas opciones del campo calculado


Paso 5: Crear un Campo Calculado para un Informe Favorableal Usuario (cont.)

• Se abrirá una ventana del Nuevo Campo Calculado y cambiaremos elnombre del campo a ART, Abierto para el Registro de Tiempos.

• Como puede ver, hay bastantes Funciones disponibles, que son similaresa Excel. En este caso, seleccionaremos “Si” haciendo doble clic.

Primero seleccione “Si” y después elija los Campos y los Indicadores



• Ahora hay que elegir los Campos y los Indicadores, en la parte izquierda.

• Una de las cosas que puede ver en esta lista es que a veces hay treselementos de cada atributo. La razón es porque uno puede ser a nivelde proyecto, otro a nivel de equipo y otro a nivel de tarea. En el peor delos casos tendrá que hacer tres intentos para elegir el número correcto.Aún así es muy útil y se puede utilizar Google para conseguir un montónfórmulas y funciones.

Tres opciones idénticas indican que los Campos y los Indicadores están disponibles a nivel del proyecto, delequipo y de la tarea.



• Ahora, también en la parte izquierda, seleccionamos “Abierto para elRegistro de Tiempos” en la lista de Campos e Indicadores.

• La lista está organizada alfabéticamente y encontrará esta selección enla “I”, para la categoría “is” (está), no en la “O” de “abierto” (open).

Rellene la casilla de la Fórmula seleccionando Campos e Indicadores y Funciones



• Ahora rescribiremos la fórmula para que en el informe aparezca un “Sí”si es un 1 y está abierto para el registro de tiempos, o un “No” si es un 0y no está abierto para el registro de tiempos.

• La fórmula es la siguiente:

‘Sí’ y ‘No’ deben de ir entre comillas simples para la validación

• Asegúrese de utilizar las comillas simples para que cuando pulse elbotón de “Validar”, la validación se realice con éxito.



Valide la fórmula antes de elegir Crear Campo



• Después de la validación, haga clic en el botón Crear Campo. Ahorapuede ver botón del nuevo campo al final de la lista de Campos.

Encuentre el “Nuevo Campo” al final de su lista de Campos



• Ahora tenemos que arrastrar y soltar el Nuevo Campo en su informepara que pueda ver si los proyectos están abiertos para el registro detiempos o no.

Arrastre el Nuevo Campo al Informe



• Para cambiar el nombre del Nuevo Campo, haga clic derecho, elija“Editar Etiqueta” y llámelo “Abierto para el Registro de Tiempos”.Podríamos haber hecho también esto en la pantalla en la que creamosel campo calculado.

Nombre su Nuevo Campo como “Abierto para el Registro de Tiempos” haciendo clic derechosobre el mismo



El informe muestra ahora los totales por Nombre del Proyecto


6. Paso 6: Organizar el Informe por Gestor delProyecto

• Nuestro informe muestra los totales por Nombre de Proyecto, e incluyeel Gestor del Proyecto, pero vamos a suponer que quiere organizar sunuevo informe por Gestor del Proyecto y ver el Estado, la Fase y elPortfolio.

• Esto es muy fácil. En la parte superior de su informe puede ver una filatitulada “Columnas” en la que hay una lista cada una de sus columnas.Debajo hay un campo vacío llamado “Grupos”. Pruebe arrastrar y soltarel campo “Gestor de Proyecto” en la fila Grupos.

Desde la fila Columnas, seleccione Gestor del Proyecto y arrástrelo en la fila Grupos


Paso 6: Organizar el Informe por Gestor del Proyecto (cont.)

• El resultado es instantáneo. Ahora puede ver el “Coste Real Total” y losotros campos agrupados por Gestor del Proyecto.

El informe se organiza para mostrar los campos agrupados por Gestor del Proyecto



• Muchos resultados en la captura de pantalla de arriba muestran el valor0.00, esto es porque estamos utilizando una demostración.

• Tiene más opciones dentro de esta vista. Haga clic en el icono de la lupay elija mostrar el informe con todos los detalles, con los datos o ambos.

Haga clic en el icono de la lupa para mostrar el informe con todos los detalles,

con los datos totales o ambos.



• Elija “Datos Totales” para una visión general por Gestor del Proyecto.

Datos Totales por Gestos del Proyecto



• Ahora puede ver como varios proyectos están dirigidos por variaspersonas, así como el total de horas y costes; o puede cambiar la vistapara incluir los detalles con los totales eligiendo la opción “Detalles yTotales”.

Detalles y Totales por Gestor del Proyecto


7. Paso 7: Añada un Indicador de Estado para un fácilSeguimiento de los Riesgos

• Para resaltar los proyectos que tienen problemas y así no tener quebuscar en todo el informe, puede añadir un Indicador de Estado enCampos. Lo arrastraremos desde la sección Campos Generales alinforme.

Añada el Indicador de Estado para hacer un seguimiento de los Riesgos del Proyecto


Paso 7: Añada un Indicador de Estado para un fácilSeguimiento de los Riesgos (cont.)

• El Indicador de Estado se basa en el último estado del proyecto.Normalmente los proyectos están Al Día o En Riesgo. Lo que no veráserá serán los símbolos mayor que/menor que, o los iconos. Puedeañadir un color para indicar el estado guardando esto como un informeañadiendo un formato condicional.

• Después añadiremos dos elementos a nuestras opciones de filtrado.Desde Campos Generales en la parte izquierda de la pantalla, añada elfiltro “Estado”, arrastrando y soltando, en su casilla de filtros en la partederecha de la pantalla.

Añada la Fase y la ID del Portfolio a Filtros


Paso 7: Añada un Indicador de Estado para un fácilSeguimiento de los Riesgos (cont.)

• También le será útil añadir la ID del Portfolio desde el Campo Portfolio.Cambiaremos la flecha de “es igual a” a “es uno de” en los nuevosfiltros.

Elija la flecha “es uno de” para la Fase y la ID del Portfolio

• Ahora cuando pulsemos el botón “Aplicar”, nuestros filtros se aplicaninmediatamente a la vista Ad Hoc del Nuevo Informe.


8. Paso 8: Guardar y Especificar el Acceso

• Ahora que hemos acabado con los preliminares, vamos a Guardar losCambios.

• Puede guardar y crear una vista ad hoc o guardar y crear un informe.Elegiremos esta última opción.

Tres opciones para guardar un informe


Paso 8: Guardar y Especificar el Acceso (cont.)

• Uno de los beneficios de guardar el informe es que puede dar acceso almismo a otros usuarios.

• Vamos a cambiar el Nombre de la Vista de la Información y de la Vistadel Informe a “WB Lista de Proyectos Activos”, WB indica que esteinforme es para nuestro tutorial de la web.

• La Visión de la Información del informe es más interactiva, como unportlet. El mismo informe es como una copia en papel que puede ver,imprimir y programar, aunque hay algunas diferencias que veremos enotro momento.



• Si quiere guardar una copia personal, hágalo en su carpeta de Usuarios. Si quiere que todos tengan derechos de acceso, guárdela en la carpeta “Compartido”.

Vista de la Información vs. Vista del Informe



• No debe guardar el informe en la carpeta CA PPM ya que es donde sehacen las actualizaciones y no se debe personalizar el trabajo guardadoahí. Por eso, utilizaremos la carpeta Compartido para la Vista de laInformación y la Vista de Informe.

• Ahora puede ir al informe y ver el formato condicional, en el que puedecambiar los colores de los indicadores de estado.


Suscríbase gratuitamente a nuestra VERSION FREE en:

www.odpeplus.com

Pruebe, sin compromiso, nuestra VERSIÓN PRO escribiendo a:

[email protected]

Síguenos en:

CENTRO DE CONOCIMIENTO EN CA PPM

http://www.odpeplus.com/

mailto:[email protected]

https://plus.google.com/+OdpePPM

https://www.facebook.com/OdPeBusinessSolutions/

https://twitter.com/OdPePPM

https://www.linkedin.com/company/odpe-business-solutions


... ¡Contacte con nosotros para saber cómo podemos ayudarle!Este documento pertenece a OdPe Business Solutions® y su contenido es confidencial. Este documento no puede ser copiado, ya sea en sutotalidad o parcialmente, ni puede ser mostrado a terceros o utilizado para fines distintos de los acordados sin la previa autorización por escritode OdPe Business Solutions ®. Si este documento se proporciona bajo contrato, su uso se limitará a lo que el contrato autoriza expresamente.OdPe® no será considerado responsable por eventuales errores u omisiones en la publicación del documento.OdPe Business Solutions® es una marca europea que pertenece a Oficina de Proyectos Empresariales SL Su uso y reproducción está prohibida sinautorización.© OdPe Business Solutions® Todos los derechos reservados

“Soluciones y Servicios Enfocados al Rendimiento del Negocio”

jaspersoft: 8 pasos para crear un informe de proyectos activos · jaspersoft: 8 pasos para crear un...

Documents