27.3.2014 1

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen katselmointi ja luokitustyö

Jarmo Kärki Kehittämispäällikkö

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjamallit

Luokitukset Tietokomponentit

27.3.2014 2

Sosiaalihuollon asiakastietomallin osasten virittäminen käyttöönottovalmiiksi • Asiakasasiakirjojen laadunvarmistaminen käytännössä

– ASKO-projekti v. 2013-2015

• Sosiaalihuollon asiakasdokumentaatiossa tarvittavien luokitusten kehittäminen Koodistopalvelujulkaisua varten

– SAKKE-projekti v. 2013-2014 – (Sanastotyön projekti v. 2012-2014)

• Tietokomponenttien kehittäminen – THL

• Muutostenhallinta sosiaalihuollon asiakastietojen hallintamallin mukaisesti

– THL:n asettama Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja luokitusten asiantuntijaryhmä

– virtuaaliryhmät

27.3.2014 3

Kehittämisprojektien kohdentuminen yksittäisen asiakasasiakirjan näkökulmasta

27.3.2014 4

ASKO-PROJEKTI

27.3.2014 5

Sosiaalihuollon asiakastietomallin katselmointiprojekti (ASKO)

• Projektin toteuttaa Tieto Finland Oy, tilaajana THL • Projektissa arvioidaan asiakasasiakirjamääritysten

sisällöt yhdessä sosiaalihuollon ammattilaisten kanssa sekä tuotetaan arvioinnin tulosten pohjalta kehitysehdotuksia.

• Katselmoinnin ensimmäinen vaihe on käynnissä. – Suunnitteluvaihe 06 – 09/2013 – Katselmointien vaihe 1. 10/2013 – 11/2014 – Katselmointien vaihe 2. 12/2014 – 9/2015

27.3.2014 6

Katselmoinnin yleisiä tavoitteita

• Katselmoinnilla pyritään varmistamaan asiakastietomallin laatu muun muassa tunnistamalla ja poistamalla tietomallista virheitä ja puutteita.

• Katselmoinnilla varmistetaan yhtenäistettyjen tietorakenteiden soveltuvuus kunkin sosiaalipalvelun asiakastyössä.

– Tavoitteena on varmistaa, että tehdyt asiakirjamääritykset vastaavat asiakastyön dokumentoinnin tarpeisiin eri sosiaalipalveluissa.

• Katselmoinnilla ehkäistään myös turhia ohjelmistokorjauskustannuksia asiakastietomallin käyttöönottovaiheessa.

7

Katselmointiasetelmasta • Katselmoijina toimivat ao. sosiaalipalvelujen sisällön

ammattilaiset ja asiantuntijat sekä tarvittavilta osin asiakkaat. – Kunkin sosiaalipalvelun osalta edellytetään eri

asiakastietojärjestelmätaustaista katselmointiasiantuntemusta. – Minkään asiakasasiakirjan arviointi ei voi perustua yhden

asiantuntijan, yksittäisen kunnan tai organisaation näkökulmaan, vaan arviointitulosten tulee olla soveltuvia koko Suomessa organisaatiosta ja palvelun toteutustavasta riippumatta.

• Katselmoinnilla: – tunnistetaan määritysten yhtäläisyydet, eroavuudet ja

soveltuvuus suhteessa sosiaalipalvelujen tuottamisen vaatimuksiin sekä

– tuotetaan arvioinnin tulosten pohjalta kehitysehdotuksia asiakastietomallin parantamiseksi.

8

Katselmoinnin 1. osion vaiheistus ja aikataulu

Toimeentulotuki, muutoksenhaku, virheenkorjaus

Lastensuojelu avo Lastensuojelu, sijais- ja jälki

Puolison elatusapu, sosiaalinen luototus Isyyden selvitys, lapsen elatusapu, lapsen huolto ja taapaaminen, virka-apu Kasvatus ja perheneuvonta, perhesovittelu

Marras-joulukuu 2013

Perhetyö Koulun sosiaalityö

Tammi-helmikuu

Maalis- huhtikuu

Touko- kesäkuu

Elo- syyskuu

Kotouttaminen

Sosiaaliasiamies

Loka- marraskuu

9

Lähde: Leena Valtonen Tieto Oy

Katselmoinnin toisen vaiheen sisällöt

• Toisessa vaiheessa (v. 2015) katselmoidaan – sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen, – päihdehuollon, – pitkäaikaistyöttömien työllistymisen tukemisen, – adoptioneuvonnan, – vammaispalvelujen, – kehitysvammaisten erityishuollon, – kotipalvelujen, – omaishoidon tuen ja – palvelusetelin asiakastiedot.

10

11

Päihdehuollon asiakasmaksulaskelma

Tarvitaanko tietokenttää toistaa?

Onko tiedon keruu aina välttämätöntä?

Onko tiedon esitysmuoto oikea?

Ovatko tietokentät ja määritelmät ymmärrettäviä?

Tarvitaanko tietokenttää?

Puuttuuko jokin asiakasasiakirja?

Onko asiakirja tarpeellinen?

Onko otsikko sopiva?

Onko tieto oikeassa

asiakasasia-kirjassa?

Puuttuuko jokin tieto?

Onko tieto ehdollinen?

Älä muuta perustekstiä

Tee katselmointimerkinnät

vain vihreille sarakkeille

Arvioi tehdyn merkinnän vakavuusaste: Virhe Puute Havainto, kehitysehdotus

13 Lähde: Leena Valtonen Tieto Oy

Katselmointitulosten käsittely

27.3.2014 Esityksen nimi / Tekijä 14

• Konsultti kokoaa katselmoijien palautteet • Tuloksia valmistunut jo toimeentulotuen,

kotouttamisen, muutoksenhaun ja virheenkorjauspyynnön asiakasasiakirjoista

• Kaikki tulokset käsitellään THL:n asettamassa Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja luokitusten asiantuntijaryhmässä

• Tietomääritysten muutosten valmistelussa valmistaudutaan alatyöryhmäryhmien perustamiseen

• Uudistuneet versiot asiakasasiakirjoista julkaistaan THL:n sosiaalihuollon tiedonhallinta –sivustolla

SAKKE-PROJEKTI

27.3.2014 15

Sosiaalihuollon luokitusten ja toimintaprosessien kehittämisprojekti (SAKKE)

• Projektin toteuttaa Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy, tilaajana THL

• Projektissa – jatketaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjoissa tarvittavien

luokitusten määrittelyä, – täydennetään jo mallinnettuja palvelutehtäväkohtaisia

prosessikuvauksia sekä – mallinnetaan ikälain mukaisia toiminta- ja tietomäärityksiä.

• Projekti alkoi 8/2013 ja kestää vuoden 2014 loppuun asti.

27.3.2014 16

SAKKE-projektissa kehitettävät luokitukset

• 35 luokitusaihiota – jotka ovat peräisin Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen

määrittelytyöstä – joiden käyttötarve on varmistettava – joiden sisältöä on kehitettävä yhdessä alan asiantuntijoiden

kanssa – joiden nimi on käyttötarkoitus on kuvattava

• Socom valmistelee luokitusehdotukset asiantuntijoiden kanssa

• Luokitusehdotukset käsitellään sosiaalihuollon asiakastietojen hallintamallin ja THL:n Koodistopalveluprosessin mukaisesti

• Hyväksytyt luokitukset julkaistaan koodistopalvelimella

27.3.2014 17

Projektissa valmistuneet luokitukset (27.3.2014)

• Sosiaaliasiamiehen palvelutapahtuman syy • Sosiaaliasiamiehen toimenpide • Asiakkaan palvelutarve työllistymisen tukemisen palveluissa

(ent. Asiakkaan toive) • Työn tai koulutuksen vastaanottamisen rajoite

• Luokitusaihiot, jotka on todettu tarpeettomiksi:

– Lähetteen kiireellisyys – Palveluntuottajan tarkenne – Toimeenpanon tapa

27.3.2014 18

Esimerkki luokituksesta

27.3.2014 19

Käyttövalmiit luokitukset on ladattavissa THL:n koodistopalvelimelta

27.3.2014 20

Tervetuloa mukaan tekemään historiaa! • Katselmoijaksi?

Lisätietoja: leena.valtonen@tieto.com • Luokituskehittämiseen?

SOCOMissa tuula.kontio@socom.fi • Virtuaaliryhmään kommentoijaksi?

erja.ailio@thl.fi • Antamaan palautetta? sostiedonhallinta@thl.fi • Seuraamaan sosiaalialan tiedonhallinnan

valtakunnallista kehitystä? Liity postituslistalle osoitteessa www.thl.fi/sostiedonhallinta

27.3.2014 Esityksen nimi / Tekijä 21

Kiitos!

27.3.2014 22