jarek Żeliński obieg informacji czyli co współdzielimy a co przepływa
TRANSCRIPT
Obieg informacji: co współdzielimy a co przepływa
Jarosław Żeliński – analityk biznesowy, projektant systemów
EOIF - Łódź 23 Styczeń 2013
Cel prezentacji
• Wskazać na różnice pomiędzy „systemem” jako narzędziem pracy – oprogramowaniem, a „systemem” jako organizacją.
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
3
Agenda
• sformalizowany model organizacyjny• podstawowe zadania przygotowujące do
wdrożenia systemów zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi
• typowe problemy i ich unikanie.
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
5
Definicje
• Proces biznesowy to czynność, lub sekwencja powiązanych czynności, przekształcająca stan wejścia procesu w stan jego wyjścia. Proces angażuje zasoby i może być ograniczony w swobodzie tego przekształcenia (źr. opr. własne autora)
• Przepływ dokumentów: przekazywanie treści w wersji papierowej lub elektronicznej, pomiędzy punktami jej przetwarzania. Ścieżka przepływu dokumentów może być z góry narzucona lub kształtowana decyzjami w punktach przetwarzania. Decyzje te także mogą podlegać ograniczeniom (źr. opr. własne autora)
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
6
Audyt i modelowanie
Ograniczenia
Procesy biznesowe
Zasoby
Sytuacja prawna
Modele procesów
Struktura org. i zakresy
obowiązków
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
7
Sformalizowana struktura organizacyjna
Komórka organizacyjna
Rola
Organizacja
Komórka organizacyjna
Komórka organizacyjna
Rola
Rola
Rola
Rola
Rola
Rola
Rola
Rola
Rola
Organizacja grupuje ludzi, wykonawców
określonych prac.
Ludzie pełnią określone role w organizacji.
Duże organizacje grupują ludzi w mniejsze grupy,
komórki organizacyjne, które cechuje podobieństwo
umiejętności lub wspólne realizowanie
zadań
Zawsze wyznacza się kierownika grupy
Rola
Pewne role są przydzielane wielokrotnie
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
8
TYPOWE PROBLEMY I ICH UNIKANIE
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
Modelowanie: Proces nie raz nie jest prosty…
9
•Wiele dokumentów •Wiele ról w procesie•Wiele sposobów podejmowania decyzji•JEDEN PROCES!
Faktyczny przepływ pracy
Model procesu biznesowego
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
12
Model architektury
Proces, swobodny lub narzucony
łańcuch wydarzeń
Dokumenty związane z procesem Metadane:
kolekcja danych opisujących
dokumenty – ich treść i przebieg
zdarzeń
PROCES I ZARZĄDZANIE PROCESEM
REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW (ARCHIWUM)
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
System workflow - documentflow
• Przenosi (implementuje) do systemu informatycznego rzeczywisty model działania firmy
• Stanowi sposób na automatyzację rutynowych czynności• Chroni firmę przez skutkami „nadmiaru pracy” – nadzoruje
„każdą sprawꔕ Pozwala wykonać raport „stanu wszystkich spraw w firmie”• Pozwala w łatwy sposób wpleść klienta w proces (samoobsługa
na stronie WWW – portal klienta, podgląd stanu zamówienia, inne)
• Zarządza dokumentami – pozwala stworzyć archiwum dokumentów
• Jest obecnie najlepszym sposobem na wdrożenie zarządzania wiedzą w firmie
13
Wymagania na system Workflow
Architektura
Wszystkie wymagania funkcjonalne powinny być spełnione przez dziedzinową część systemu
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
16
Metadane (źr. http://www.archiwa.gov.pl/)
Warto korzystać ze standardów i wymagać ich
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
17
Wymagania…
• System ma pozwalać na śledzenie przebiegu sprawy, etapów jej załatwiania i osób, które brały w tym udział.
• System ma pozwalać na wyszukiwanie dokumentów na podstawie typu sprawy, osób zainteresowanych, sędziego prowadzącego, …
• System ma pozwalać na obsługę tak zwanej teczki spraw.
• System ma pozwalać na łączenie w procesie wielu dokumentów i ich załączników.
• System ma pozwalać na automatyczne generowanie teczek archiwalnych do Archiwum Państwowego
• System powinien pozwalać na projektowanie procesów …
Za to wszystko odpowiedzialne są metadane a nie mapa procesu!
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
18
Systemy ERP i integracja z workflow
• Systemy ERP najczęściej pozwalają tylko na obsługę dowodów księgowych i ich standardowych statusów (np. dla faktury kosztowej: wprowadzona, zaakceptowana, zaksięgowana, zapłacona).
• Przebiegi specyficzne dla firmy takie jak np. procedury zarządzania kosztami, ścieżki weryfikacji, kontrola zamówień itp. łatwiej wdrożyć z pomocą dużo bardziej uniwersalnych systemów workflow/docflow
• Stosowanie specjalizowanych systemów (tu system zarządzania przepływem pracy) wydaje się łatwiejsze i mniej kosztowne niż „kastomizacja” systemow ERP…
Na zakończenie
• Workflow to przepływ pracy: określa co i w jakiej kolejnosći jest (powinno być) wykonywane
• Przepływ dokumentów to „droga” jaką pokonują konkretne dokumenty, nazwa ta odzwierciedla niestety tylko „tradycyjny stan fizyczny” jakim jest przekazywanie sobie nośnika informacji jakim jest np. papier
• Systemy workflow to tandem w postaci repozytorium informacji (dokumentów) i kolejności ich przetwarzania.
© Jarosław Żeliński IT-Consulting 20
PYTANIA…?
Dziękuję za uwagę…
Jarosław Żeliński – Analityk [email protected]://IT-Consulting.plGSM: 0-608 05 90 20
O mnie…
Od 1991 roku w branży IT i zarządzaniaOd 1998 roku jako niezależny analityk, projektant i firma it-consulting.PlDziesiątki publikacji w prasie branżowej i gospodarczejCzłonek stowarzyszenia doradców gospodarczychWykładowca katedry systemów informacyjnych wydziału przedsiębiorczości akademii morskiej w gdyniKilkudziesięciu odbiorców usług doradczych, małe, średnie i duże firmy zarówno informatyczne jak i ich klienci.Poświadczenie bezpieczeństwa wydane przez abwEkspert przy gabinecie komisji nadzoru finansowegoDoktorant katedry informatyki gospodarczej SGH
Projekty analityczne między innymi dla…
Publikacje między innymi w …