jak skutecznie wykorzystać system zarządzania jst do poprawy … › bundles › pandurhtbooking5...
TRANSCRIPT
Jak skutecznie wykorzystać system zarządzania JST do poprawy jakości życia mieszkańców?
Konferencja zamykająca realizację innowacyjnego projektu partnerskiego MJUP
Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.6 Projekty innowacyjne
Lider projektu:
Gmina Miejska Kraków - Urząd Miasta Krakowa Partner projektu:
Gmina Miejska Poznań - Urząd Miasta Poznania
Warszawa, 23 – 24 listopada 2015 r.
Krótka prezentacja Produktu innowacyjnego projektu partnerskiego
„Monitorowanie jakości usług publicznych jako element zintegrowanego systemu zarządzania jednostkami samorządu terytorialnego”
1
Cel ogólny projektu
2
sformułowaliśmy w postaci dwóch przedstawionych niżej postulatów:
1. Ukształtować usługi publiczne w komunikacji z adresatami-klientami i monitorować wspólnie z nimi jakość, dokonując w razie potrzeby zmian
2. Gromadzić i wykorzystywać informacje dotyczące potrzeb, zarządzania strategicznego i działalności operacyjnej dla oceny, a także poprawy skuteczności i efektywności działań jst.
3
1. Zestaw zasad ogólnych (wymagań i zaleceń) dla JST wynikających z
Modelu zarządzania zintegrowanego.
2. Przykłady aktów kierowania wdrażających ww. zasady.
3. Koncepcja budowy Katalogu wskaźników jakości życia i usług
publicznych, metody i narzędzia prowadzenia badań społecznych oraz
przykładowy Katalog, zawierający m.in. wyniki badań opinii mieszkańców.
4. System informatyczny STRADOM wspomagający:
planowanie i realizację celów oraz zadań,
monitorowanie na poziomie strategicznym i operacyjnym,
zarządzanie ryzykiem, audyt i kontrolę
oraz oferujący bieżące raporty o zaangażowaniu środków, wydatkach,
kosztach i zobowiązaniach w szczegółowości zadań i działań
5. Podręcznik zarządzania strategicznego JST przy wykorzystaniu systemu
STRADOM
Najważniejsze elementy
Produktu finalnego:
Koncepcja i katalog wskaźników
strategicznych; jakości życia (JŻ) &
jakości usług publicznych (JUP)
4
Koncepcja
• Dziedzin życia/
zarządzania
• usług publicznych
• wskaźników JŻ &
JUP
Kluczowe kroki
do opracowani
lokalnego
Katalogu
wskaźników
JŻ & JUP
Katalog wskaźników JŻ & JUP:
•kontekstowych •strategicznych •obiektywnych •subiektywnych
Przykłady wdrożenia katalogu wskaźników JŻ & JUP w administracji w celu poprawy procesu decyzyjnego
Różne typy i źródła wskaźników JŻ & JUP
5
Katalog wskaźników JŻ & JUP
Zestaw miar zdefiniowany dla każdej dziedziny zarządzania w celu zdiagnozowania jej sytuacji i oceny podejmowanych działań
Subiektywne wskaźniki –
pochodzące z badań społecznych 4
Obiektywne wskaźniki – bazują
na publicznych rejestrach i
statystykach 3
Strategiczne wskaźniki –
administracja ma na nie wpływ 2
1 Kontekstowe wskaźniki – wpływ
administracji jest mały
6
Wskaźniki JŻ & JUP mogą być użyte do:
Mierzenia jakości usług publicznych
na poziomie strategicznym 4
Mierzenia rezultatów programów
strategicznych, „tak, aby...” 3
Mierzenia rezultatów na poziomie
celów Strategii Rozwoju 2
Diagnozy bieżącej sytuacji dziedzin
zarządzania / życia, kierunki zmian i
działań, identyfikacja ryzyk & wyzwań 1
Raporty dla decydentów i obywateli
na temat stanu miasta, oceny
programów i usług publicznych 5
W jaki sposób wskaźniki JŻ & JUP mogą poprawić samopoczucie mieszkańców
7
4
3
2
1 Ogólne zadowolenie
Zadowolenie z życia w mieście
Zadowolenie z życia w ramach dziedzin zarządzania
Rezultaty programów
Usługi publiczne
Zadowolenie z życia w mieście jest ważną częścią ogólnego zadowolenia z życia
Zadowolenie z życia w ramach dziedzin wpływa na ogólne zadowolenie z życia w mieście
Wpływ działań administracji publicznej
na zadowolenie i jakość życia
Subiektywne wskaźniki pokazują poziom satysfakcji z usług we wszystkich dziedzinach oraz wagę każdej z nich
Wskaźniki strategiczne pokazują rezultaty programu & jakość usług publicznych
8
Ocena istotności i satysfakcji mieszkańców dla dziedzin zarządzania / życia w mieście – Kraków 2014
wygląd miasta
transport
usługi komunalne
środowisko naturalne
tereny zielone
edukacja
bezpieczeństwo
warunki mieszkaniowe
kultura
rozrywka
sport i rekreacja
usługi medyczne
pomoc społeczna
rynek pracy
administracja
dialog z władzami
55%
65%
75%
85%
25% 35% 45% 55% 65%
waż
no
ść (
w g
órę
– w
ięks
za)
zadowolenie (na prawo – większe)
większe zadowolenie, większa ważność
większe zadowolenie, mniejsza ważność mniejsze zadowolenie, mniejsza ważność
mniejsze zadowolenie, większa ważność
System STRADOM wspomaga:
9
wieloletnie & roczne planowanie działań + planowanie finansowe
Monitoring + ewaluacja na poziomach: strategicznym & operacyjnym
Zarządzanie ryzykiem + audyt wewnętrzny + audyt bezpieczeństwa informacji
hurtownia powyższych danych + dane księgowe + zestaw raportów
10
• Połączenie twardych danych oraz wyników badań opinii publicznej zaprezentowanych w katalogu wskaźników JŻ i JUP
• Planowanie i monitorowanie rezultatów (mierzonych przez wskaźniki JŻ & JUP) oraz kosztów w programach
• Możliwość oceny produktów zadań budżetowych (poprzez wskaźniki efektywności oraz skuteczności) oraz kamieni milowych w zadaniach projektowych,
• Identyfikacja oraz ocena ryzyk m.in. dla programów, produktów zadań oraz zasobów informacyjnych,
• Opracowanie planów audytu, w tym audytów bezpieczeństwa informacji w oparciu o mapę ryzyka oraz wdrażanie wydanych rekomendacji + ocena ich realizacji
• Zestaw standardowych statycznych i dynamicznych raportów
Produkt = co zostało osiągnięte (więcej szczegółów)
• Integruje dane finansowe & niefinansowe, poprawia jakość informacji
• Pokazuje jak zasoby i działania wpływają na wyniki i rezultaty • Wyjaśnia kluczowe ryzyka na wszystkich poziomach zarzadzania
System STRADOM:
11
PRODUKT Nowe narzędzia informacyjne
wspierające zintegrowany system zarządzania JST
Produkt i rezultat projektu (w skrócie)
REZULTAT
Administracja publiczna posiadająca lepszy wgląd w preferencje interesariuszy oraz narzędzia aby działać bardziej
profesjonalnie, tzn. efektywniej, skuteczniej i transparentnie
System STRADOM zawiera następujące grupy raportów zasilanych z Hurtowni Danych:
raporty predefiniowane i przestawne - zestaw standardowych raportów dla dziedzin, programów, zadań i procesów,
zestaw raportów OLAP, w formie tabel przestawnych w celu tworzenia „raportów na żądanie”.
Wśród kluczowych narzędzi umożliwiających wgląd w preferencje interesariuszy oraz w potrzeby rozwojowe JST , a także skuteczne, efektywne i bardziej transparentne działania jednostki wymienić należy raporty dostępne w Systemie STRADOM
12
Raporty predefiniowane
Raporty predefiniowane dostępne są w formach: gotowych szablonów, dla których zakres danych wybiera się
za pomocą określonych filtrów, umożliwiających m.in. analizę ocenę realizacji celów i zakresów zadań budżetowych czy ocenę zakresu realizacji zakresu rzeczowo – finansowego zadań.
tabeli przestawnych w układzie domyślnym z możliwością elastycznego kształtowania zakresu informacji przez użytkowników za pomocą specjalnego menu obiektowego,
Wszystkie raporty dostępne są dla jednej lub wielu jednostek realizujących, wybranego okresu z dokładnością do dnia.
Wszystkie raporty można eksportować w wybranym formacie.
13
Raporty OLAP
Raporty OLAP (OnLine Analytical Processing) przeznaczone są do analiz opartych na wielowymiarowych widokach i hierarchiach.
Raporty OLAP pełnią rolę raportów uzupełniających zakres informacyjny raportów predefiniowanych, wspomagając proces podejmowania decyzji na różnych poziomach zarządzania, np. dziedzin, usług publicznych, programów, jednostek organizacyjnych, zadań, działań / etapów, planu budżetu, analiz finansowych (planu, wykonania, zaangażowania, zobowiązań, kosztów).
Raporty OLAP można tworzyć i konfigurować w Systemie lub w arkuszu Excela po podłączeniu się do serwera bazy danych.
14
Raport wskaźników dziedzinowych – ocena osiągnięcia wyniku wskaźnika (0:2)
15
Raport wskaźników dziedzinowych – przestawny OLAP
16
Raport wskaźników dziedziny dla Koordynatora dziedziny lub
Kierownika Pionu (OLAP)
17
Raport dla Programu – deklaracja wyniku i dane o zadaniach związanych z programem
18
Raport dla Programu – deklaracja wyniku:
cel ogólny i kluczowe działania dla realizacji programu (po słowie „poprzez”)
19
20
Raport dla Programu – deklaracja wyniku:
cele szczegółowe programu (po słowach „tak, aby”) oraz wskaźniki do oceny realizacji celów
Raport dla Programu – dane o planie i wykonaniu
wydatków oraz limitach wydatków (WPF) dla zadań i działań związanych z programem
21
Wykaz przedsięwzięć wieloletnich
22
Wykaz przedsięwzięć wieloletnich - podsumowanie
23
Wykaz przedsięwzięć wieloletnich – możliwości
analityczne przez elastyczne kształtowanie zakresu informacyjnego raportu
24
Przedsięwzięcia wieloletnie można przeglądać w układzie programów strategicznych
25
Przedsięwzięcia wieloletnie można przeglądać wg
cech, np. JP (jakość powietrza) mimo, że powiązane są z różnymi dziedzinami : O, E, Z, T… lub programami
26
Cechą może być ZIT, umożliwia to przegląd i porównanie
przedsięwzięć w różnych JST należących do Obszaru
Funkcjonalnego - np. zadania dotyczącego budowy przystanków wzdłuż linii 94 w Krakowie i Skawinie
27
WPF Kraków oraz Plan zrównoważonego rozwoju transportu, zadania ZIT
WPF Skawina oraz Plan Mobilności dla Gminy Skawina
Raport wskaźników zadaniowych w układzie
zadań i produktów – prezentuje wszystkie monitorowane wskaźniki zadań
28
Raport umożliwia przeglądanie wskaźników
zadań wg procesów zdefiniowanych w Urzędzie -
poniżej wybrane wskaźniki monitorowane dla decyzji administracyjnych wydawanych w UMK
29
Raport finansowy OLAP przedstawia plan
budżetu, wykonanie wydatków, zaangażowanie i
koszty w układzie jednostek, zadań, działań, dziedzin, usług publicznych, programów, cech
30
Raport OLAP dla czasu pracy związanego z
realizacją zadań w UMK – pracochłonność planowana i wykonana w szczegółowości działań
31
Wielopoziomowy raport realizacji zakresu finansowo –
rzeczowego zadań obejmuje wymiary dziedzin, usług
publicznych, zadań, działań (produktów głównych) i poddziałań (pod produktów) oraz ich parametry
32
Raporty oceny celów zadań budżetowych umożliwia ocenę rezultatów zadań
33
