Beograd, 19. februar 2014

JAČANJE MEDIJSKE SLOBODE U SRBIJI

Radionica: Pravila i procedure za uspešno upravljanje projektom

Projekti u okviru grant šeme EuropeAid/134421/L/ACT/RS

CILJ RADIONICE• Upoznavanje sa EU pravilima i

procedurama upravljanja projekata

• Uloga Eptise kao tehničkog implementatora programa

• Obaveze grantista u upravljanju projektom i izveštavanju

DNEVNI RED09,00 – 09,15 Uvodno obraćanje i ciljevi Projekta09,15 – 09,45 Pravni i institucionalni okvir programa

Uloge i odogovornosti

Linija komunikacije

Strukutura ugovora 09,45 – 10,30 Upravljanje projektom

Početak implementacije (revidirana dokumenta)

Modifikacije ugovora

Finansijsko upravljanje projektom11,00 - 11,20 Kafe pauza11,20 – 13,00 Upravljanje projektom (nastavak)13,00 – 14,00 Ručak14,00 - 14,30 Izveštavanje i praćenje projekta14,30 – 15,30 Nabavka15,30 – 15.50 Kafe pauza15.50 – 16,20 Vidljivost i promocija projekta16,20 – 17,00 Pitanja i odgovori

O PROJEKTU• Cilj Projekta

• Nacionalni IPA program 2012

• Grant šema

KONTAKTIProjekat ”Jačanje medijske slobode u Srbiji”

Vlajkovićeva 3, II sprat, kancelarija br. 95, 11000 BeogradTel. + 381 11 303 2222Fax: + 381 11 292 2856

Attn: Sibina Golubovic, grant menadžer,

sgolubovic@eptisa.comCc. Sandor Organ, tim lider projekta, sorban@eptisa.com

PRAVNA OSNOVA • Praktični vodič za ugovorne procedure spoljnih akcija Evropske

unije (EU PRAG), 2013• Uredba o uspostvljanju Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA)

Saveta ministara Evropske unije br. 1085/2006. • Uredba Evropske komisije (718/2007, 80/2010) • Okvirni sporazum između Savezne Republike Jugoslavije i

Evropske unije od 25.11.2000., ratifikovan 31.03.2003.• Finansijski sporazum između Vlade Republike Srbije i Evropske

Komisije - IPA 2012, od 20.12. 2012.• Programska dokumenta Poziva za dostavljanje ponuda

EuropeAid/134421/L/ACT/RS

Institucionalni okvirDEU je ugovorna strana -Upravlja projektom-Odobravlja projektna dokumenta -Vodi sastanka Upravljckog tela i Evaluacione komisije- Nagleda rad implementatora-Potpisuje ugovore i vrši plaćanjada

Upravljačko telo projekta-Učestvuje u strateškom upravljanju projekta-Odobrava projektnu dokumentaciju

Monitoring eksperti:-Vrši monitoring projekata i izveštava o njihvoj implementaciji

Delegacija Evropske unije u Republici Srbiji (DEU)

Grantisti (i ko-aplikatni) – Korisnici granta

- Potpisuju Ugovor sa Delegacijom EU - Upravljaju odobrenim projektima - Izveštavaju Delegaciju EU

Implementacioni partner (Eptisa)-Implementira projekat-Učestvuje na sastancima Upravljačkog tela -Podnosi izveštaje Delegaciji EU-Pruža tehničku podršku grantistima -Koordinira monitoring

Upravljačko telo projekta

Steering Committee

Ministarstvo kulture

Učestvuje na sastancima

Upravljačkog tela

ULOGA GRANTISTE• Implementira projekat zajedno sa ko-aplikantom• Koordinara sve projekte aktvinosti sa ostalim

partnerima na projektu (ko-aplikatnima, pridruženim licima, saradnicima)

• Zadužen za finansijsko upravljanje projektom • Izveštava EU Delegaciju (narativni, finasijski izveštaji,

zahtevi za plaćenje)• Obaveštava EU Delegaciju o promenama• Zadužen za monitoring i evaluaciju projekta

GRANT UGOVOR• Osnovni principi Ugovora o

grantu

• Struktura Ugovora

• Promene Ugovora (Adendumi)

STRUKTURA UGOVORA• Posebni uslovi Ugovora o grantu• Aneks I: Opis projekta (odobren predlog projekta)• Aneks II: Opšti uslovi ugovora o grantu• Aneks III: Odobren budžet projekta• Aneks IV: Procedure nabavke• Aneks V: Formulari za zahtev za plaćanje i finansijske podatke grantista • Aneks VI: Formulari za programske i finansijske izveštaje • Aneks IX: formular za prenos vlasništva robe

U slučaju neusklađenosti između ovog dokumenta i Posebnih uslova i Opštih uslova Ugovora o grantu, prednost će imati ovi drugo navedeni

U slučaju neusklađenosti između Opštih uslova i drugih aneksa prednost će imati Opšti uslovi

Ko/šta Značaj promene

Velika izmena Manja promena

Koordinator Pravni status/ime

Adresa Bankovni račun

Ko-applikant Pravni status/ime

Adresa

Pridružena lica Pravni status/ime Zamena (povlačenje)

Adresa

Aktivnosti Veće promene sa budžetskimim implikacijama

Dužina trajanja ugovora

Manje promene bez promene dužine ugovora i budžetskih implikacija

Budžet Promena > 25% Promena ≤ 25%

Ključni projektni tim Direktor/potpisnik ugovora/ovlašćeno lice

Projektni rukovodilac Urednik i sl.

PRIPREMA ADENDUMA • Pripremite zahtev, odnosno pismo sa argumentovanim

objašnjenjem i potrebnom pratećom dokumentacijom (modifikovan budžet, FIF, LEF, APR izvod, i sl.) u zavisnosti od vrste promene Ugovora

• Zahtev šaljete projektnom timu ”Jačanje slobode medija” na proveru i dalju obradu

• Zahtev podneti najmanje 30 radnih dana pre nastanka promene, a ne kasnije od 2 meseca pre završetka projekta

• EU Delegacija razmatra zahtev (prihvata ili odbija).• Potpisivanje Adenduma koji potom stupa na snagu

PRIPREMA OBAVEŠTENJA • Pripremite obaveštenje sa objašnjenjem i pratećom

dokumentacijom (modifikovan budžet, FIF, APR izvod, i sl.)• Obaveštenje šaljete projektnom timu ”Jačanje slobode

medija” na proveru i dalju obradu• Zahtev podneti najmanje 3 nedelje pre nastanka promene,

ili odmah nakon nastanka promene (u slučaju promene bankovnog računa)

• EU Delegacija obrađuje zahtev i pismenim putem obaveštava grantsu (promena tek tada može da se primeni (EU Delegacija može i da odbije predloženu promenu).

POČETAK IMPLEMENTACIJE• Projektni tim (nadležnosti, komunikacija, koordinacija)• Revidiran plan rada, plan nabavke i revidirani indikatori• Sporazumi/Ugovori o saradnji sa ko-aplikantom i

pridruženim licima• Plan za interni monitoring i evaluaciju• Vizuelni idenititet, plan vidljivosti (plan događaja i druge

promotivne aktivnosti)

INTERNO PRAĆENJE•Interno praćenje je jedan od ključnih faktora dobrog upravljanja projektom i treba biti planiran i integrisan tokom cele realizacije projekta •Menadžeri projekta su odgovorni za praćenje realizacije projekta –redovno proveravaju da li se aktivnosti odvijaju po planu i da nema većih odstupanja•Redovno ažuriranje plana o realizaciji projektnih aktivnosti •Redovno ažuriranje troškova u budžetskim tabelama (obrazac A i B).

FINANSIJE PROJEKTA• Uplate

• Oslobađanje od PDV-a

• Opravdani troškovi i odobren budžet

UPLATE• Opcija 1: Ugovori do 12 meseci trajanja ili do 100,00 EUR

u vrednosti granta• Inicijalna avansna uplata - 80 % od maksimalne sume

navedene u članu 3.2. ugovora Posebni uslovi (uključujući i stavku za nepredviđene troškove)

• Finalna uplata - do 20% ukupnog iznosa granta (uz dostavljeni zahtev za plaćanje, finalni narativni i finansijski izveštaj i izvršenu eksternu finansijsku kontrolu troškova.

UPLATE• Opcija 2: Ugovori preko 12 meseci trajanja ili preko 100,00

EUR u vrednosti granta• Inicijalna avansna uplata – suma za prvi period realizacije

projekta (ne uključujući stavku za nepredviđene troškove), navedena u članu 3.2. Ugovora - Posebni uslovi

• Druga avansna uplata - suma za sledeći period realizacije projekta (pod uslovom da je potrošeno najmanje 70% prethodne rate) uz dostavljeni tekući finansijski izveštaj

• Finalna uplata za preostala sredstva do maksimalno ukupnog iznosa granta, uz dostavljeni zahtev za plaćanje, finalni narativni i finansijski izveštaj i izvršenu eksternu finansijsku kontrolu troškova.

OPRAVDANOST TROŠKOVA (Član 14.1 Aneksa II) •Troškovi koji su specificirani u Aneksu III Ugovora•Troškovi koji su neophodni za realizaciju projekta, odnosno koji su odobreni i prikazani u Aneksu III Ugovora, ili realokaciji prikazanoj u obaveštenju ili modifikaciji Ugovora•Stvarni troškovi nastali od strane korisnika, ko-aplikanta i/ili pridruženog lica (affiliates)•Troškovi putovanja i dnevnica za saradnike (associates)•Troškovi koji su nastali za vreme trajanja ugovora, kao što je definisano u Ugovoru . Svi troškovi koji su nastali pre potpisivanja Ugovora ili bilo koja finansijska obaveza koja je preuzeta nakon datuma isteka Ugovora se neće smatrati opravdanim troškom.

OPRAVDANOST TROŠKOVA• Troškovi koji su zabeleženi na računu korisnika, ko-aplikanta i/ili pridruženog lica, te se mogu identifikovati, proveriti i potkrepiti originalima u propratnoj dokumentaciji. Treba praviti razliku između:

o Opravdanih direktnih troškova (Ljudski resursi , Putovanja, Oprema i druga roba, Troškovi kancelarije, Drugi troškovi, Drugo) o Opravdanih indirektnih troškova(Rezerva za nepredviđene troškove , Administrativni troškovi)

• Neopravdani troškovi• Devizni kurs

POREZ NA DODATU VREDNOST• Porez na dodatu vrednost (PDV) predstavlja neopravdan trošak koji ne može biti pokriven grantom•U skladu sa Okvirnim sporazumom Savezne Republike Jugoslavije i Evropske unije i Finansijskim sporazumom između Vlade Republike Srbije i Evropske Komisije - IPA 2012, od 20.12. 2012. svi projekti koje finansira EU su oslobođene plaćanja PDV (član 24.16в) Zakona o porezu na dodatu vrednost Republike Srbije iz 2004. •Samo one stavke koje su specificirane u odobrenom budžetu mogu biti oslobođene plaćanja PDV-a. •Oslobađanje od PDV-a se može dobiti samo za usluge koje nisu započete ili su u toku, ili robu koja nije isporučena!!!

Projektna propratna dokumentacija

Projektna propratna dokumentacija

• Identifikovati troškovi kroz računovodstveni sistem –moraju se evidentirati i potkrepiti originalima propratne dokumentacije –članovi 16.7, 16.8 i 16.9. Opštih uslova Ugovora. • Bilans liste (prihodi i troškovi projekta, kao i balans po budžetski podgrupama)•Računovodstvena dokumentacija se čuva 7 godina •Važnost vođenja evidencije

Projektna propratna dokumentacija• Evidencija o zaposlenima i platni spisak, ugovori, izvodi , poreska prijava•Karte za prevoz (avio: boarding pass), rent a car, računi za benzin, putni nalozi, izvodi•Dokumentacija o proceduri nabavke robe i usluge, predračuni, PPO PDV obrasci, računi, izvodi, ugovori, dokaz o prijemu robe•Tehnička dokumentacija (Izveštaji, studije, kopije publikacija, novina, dodataka, DVD sa emisijama i filmovima, program obuka, agende, materijali, liste učesnika, uptinici, evaluacione liste, izveštaji o share-u, gledanosti, rejtingu , zapisnici, pres kliping, fotografije, radne liste

IZVEŠTAVANJESvi grantisti imaju obavezu prema Ugovoru o grantu da dostave sledeće izveštaje: •Finalni narativni i finansijski izveštaj najkasnije 3 meseca od završetka projekta (Aneks VI)•Tekući narativni i finansijski izveštaj za projekte preko 12 meseci ili je vrednost granta veća od 100.000 EUR (Aneks V)•Bilans prihoda i rashoda i pojedinačni bilansi po budžetskoj liniji•Zahtev za plaćanje (Aneks V)•Prenos opreme – dokaz o prenosu vlasništva (Aneks IX)

NABAVKE• Pridržavanje procedura koji su opisani u Aneksu IV Ugovora – Procedure nabavke.•Plan i tipovi nabavke (usluge, roba/sredstva, radovi) •Ugovor se mora dodeliti ugovaraču čija ponuda nudi najbolji odnos kvaliteta/cena u slučaju usluga, odnosno ona koja je ekonomski najpovoljnija ponuda, i zadovoljava tehničke uslove, kada se radi o robi. • Odluku doneti na transparentan način, omogućiti poštenu konkurenciju između ugovarača i izbegavati bilo kakve sukobe interesa u procesu izbora.

OSNOVNA NAČELA I PRAVILA•Transparentnost•Ista pravila za sve ponuđače (nediskriminacija)•Poštena konkurencija•Konflikt interesa•Pravilo o poreklu robe (opreme)•Nacionalnost ponuđača•Zabrana retroaktivnog datiranja •Upotreba standardizovanih dokumenata •Razlozi za isključenje ponuđača•Vidljivost

SERVICES/USLUGE

≥ 300,000 EURMeđunarodni ograničen postupak

300.000>&>20.000 EURKonkurentni postupak sa pogađanjem

(najmanje tri ponude, period podnošenja najmanje 30 dana)

≤ 20,000 EURProcedura sajednimponuđačemNeposredna pogodba

SUPPLIES/OPREMA

>=300.000 EURMeđunarodni otvoren postupak

300.000>&>100.000 EUROtvoreni postupak uzemlji

100.000>&>20.000 EUR

Konkurentni postupak sa pogađanjem (najmanje tri ponude)Bez prethodnog objavljivanja

≤ 20,000 EURProcedura sajednimponuđačemNeposredna pogodba

WORKS/RADOVI

>= 5.000.000 EURMeđunarodni otvoren / ograničen postupak

5mil>&>=300.000 EUROtvoreni postupak uZemlji

300.000>&>60.000 EUR

Konkurentni postupak sa pogađanjem (min 3 ponude)Bez prethodnog objavljivanja

≤ 20,000 EURProcedura sajednimponuđačemNeposredna pogodba

PROCEDURA NABAVKE• Planiranje nabavke •Pozivno pismo (Invitation to Tender) i tenderska dokumentacija

Instrukcije za ponuđače (Instructions to Tenderers)Opis posla – Terms of Reference, ključni dokument za kvalitet nabavki usluga, ili tehnička specifikacija za nabavku dobaraTenderski forumular za dostavljanje ponuda (Tender form)

• Komisija za procenu (neparan broj članova) evaluira ponude

PROCEDURA NABAVKE• Odabir: administrativno, tehnički ispravna ponuda koja ispunjava uslove zadate u ToR (za usluge) i koja predstavlja “najbolji odnos kvaliteta i cene - the best value for money”, odnosno ponuda sa najnižom cenom koja ispunjava minimum tehničkih karakteristika zadatih tehničkom specifikacijom (roba).• Obavestiti uspešnog ponuđača • Potpisivanje i realizacija ugovora.

PRAVILO O POREKLU I NACIONALNOSTIo Države članicc EU (28)o Države Evropske ekonomske zajednice: Island, Norveška i

Lihtenštajno Države korisnice IPA fondova: Srbije, Bosne i Hercegovine,

Makedonije, Alabanije, Turske, Crne Gore, o Zemlje korisnice Susedskog i Partnerskog programa, tj. zemlje

na koje se primenjuje Regulativa vezano za pristup eksterne pomoći EU

Državom porekla se smatra država u kojoj je roba prošla svoju poslednju, ekonomski opravdanu i značajnu transformaciju.

MONITORING• Verifikacija da se projekat realizuje u skladu sa postavljenim ciljevima i uslovima ugovora (kvalitet aktivnosti, plan aktivnosti, rezlutat i uticaj, indikatori)• Kontroliše da li se projekti sprovedi u skladu sa EU procedurama (troškovi, dokumentacija, vidljivost, nabavke)•Efikasnost menadžmenta i koordinacije, učešće partnera•Identifikuje probleme i rizike tokom same realizacije, •Pruža podršku grantistima u pronalaženju adekvatnih rešenja •Dve monitoring posete

VIDLJIVOST PROJEKTA• Vodič za komunikaciju i

vizuelni identitet

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

VIDLJIVOST PROJEKTA•Logo (Projekat finansira EU)

•Ovaj projekat (ime projekta) finansira Evropska unija kroz program Jačanje slobode media u Srbiji, kojim rukovodi Delegacija EU u Srbiji, a realizuje EPTISA Servicios de Ingenieria.• Sadržaj ovog članka je isključivo odgovornost < vaše ime > i ni na koji način ne odražava stavove i mišljenje Evropske unije.”

Projekat finansira EU

ODOBRENJE VIZUELNIH REŠENJA

Vizuelna rešenja (sa urađenim dizajnom) možete slati na odobrenje Delegaciji EU sedam dana pre nego što želite da ih

primenite na sledeću adresu:Mr. Aleksandar Đorđević,

Aleksandar.DJORDJEVIC@eeas.europa.eu i Cc sgolubovic@eptisa.com

PITANJA I ODGOVORI

HVALA NA PAŽNJI! HVALA NA PAŽNJI!/