jabatan perlindungan data peribadi (jpdp) sistem ...daftar.pdp.gov.my/manual/manualforum.pdf ·...

2015 © Hak cipta terpelihara. Tiada bahagian daripada manual ini boleh diterbitkan semula, diedarkan atau disiarkan dalam

sebarang bentuk dengan apa jua cara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebaliknya, atau disimpan dalam mana-mana pangkalan data atau mendapatkan semula sistem dalam apa jua bentuk tanpa kebenaran

bertulis terlebih dahulu daripada BIT SDN. BHD.

JABATAN PERLINDUNGAN DATA

PERIBADI (JPDP)

SISTEM PERLINDUNGAN DATA PERIBADI (SPDP)

FORUM Nombor Rujukan: LAT_SPDP_0004 (Versi 1.0)

Kandungan

Kata Pengantar

Kata Pengantar

Manual pengguna Sistem Perlindungan Data Peribadi (SPDP) ini dibangunkan untuk kegunaan para peserta semasa sesi latihan. Ia menyediakan satu garis panduan yang berguna semasa latihan; oleh itu ia adalah penting bahawa peserta membaca manual pengguna sebagaimana yang diperuntukkan untuk kursus.

Mengenai Manual

Kandungan manual pengguna ini terdiri daripada yang berikut:

Konvensyen

Bahagian ini menyediakan pengguna dengan konvensyen yang digunakan dalam manual ini. Maksud diperjelaskan di dalam halaman berikutnya untuk rujukan pengguna.

Kandungan Kursus

Bahagian ini menerangkan kandungan kursus secara terperinci. Pengguna juga disediakan beberapa nota di dalam ruang “Nota Peserta”.

Konvensyen yang Digunakan Dalam Manual

Ikon serta maksud yang digunakan dalam manual pengguna ini diterangkan di bawah:

Icons Descriptions

�� Ikon ini mewakili beberapa rujukan kepada sumber-sumber tambahan. Sumber-sumber yang boleh didapati di dalam manual atau sistem aplikasi lain.

�� Ikon ini menunjukkan maklumat atau sumber tambahan untuk peserta.

�� Ikon ini merupakan satu latihan atau nota bagi peserta melengkapkan.

Ikon ini menunjukan persembahan slaid oleh pengajar seperti yang dinyatakan dalam nota peserta.

Kandungan

Kata Pengantar

KANDUNGAN

BAB 1 Rancangan Pengajaran 5

BAB 2 Forum 6

BAB 1

1.0 Rancangan Pengajaran

1.1 Penerangan Kursus

1.2 Objektif Kursus

1.3 Pengguna Sasaran

1.4 Pra-Syarat

1.5 Kaedah Pengajaran

Penerangan Kursus

Kaedah Pengajaran

5

1.1 Penerangan Kursus

Kursus ini memberi maklumat operasi yang khusus mengenai bagaimana untuk menggunakan aplikasi SPDP dalam membantu proses kerja pengguna seharian.

1.2 Objektif Kursus

Tujuan manual ini adalah untuk menyediakan pengguna dengan pengetahuan mengenai cara penggunaan SPDP melalui pelayar web.

1.3 Pengguna yang Disasarkan

Pengguna yang disasarkan untuk latihan ini adalah pegawai JPDP serta pentadbir sistem bagi aplikasi atas talian SPDP.

1.4 Pra-Syarat Para peserta hendaklah mempunyai pengetahuan dalam:

• Kemahiran asas komputer

• Biasa dengan proses dan prosedur kerja SPDP.

1.5 Kaedah Pengajaran Pengajaran meliputi kombinasi maklumat, demostrasi, dan latikan

praktikal. Sesi soal jawab akan diadakan pada penghujung silibus.

6

BAB 2

2.0 SPDP Forum 2.1 Pengenalan

2.2 Penerbitan Forum

2.3 Maklumbalas Forum

2.4 Muatnaik KTA

2.5 Perakuan KTA

2.6 Kelulusan KTA

2.7 Senarai KTA Yang Diluluskan

SPDP Forum

Pengenalan

7

2.1 Pengenalan

Sistem Perlindungan Data Peribadi (SPDP) adalah sebuah sistem yang menyediakan kemudahan untuk syarikat pengguna data memohon sijil perakuan pendaftaran dalam menggunakan serta memproses data peribadu seseorang individu.

Modul Forum yang merupakan salah satu modul SPDP menyediakan platform komunikasi atas talian kepada ketua unit bagi mendapatkan maklumat berkaitan KTA.

Modul ini terbahagi kepada beberapa bahagian fungsi:

• Terbit Forum

• Maklumbalas Forum

• Perakuan KTA

• Kelulusan KTA

• Senarai KTA Yang Diluluskan

Dokumen ini menerangkan fungsi modul berdasarkan proses kerja serta peranan pengguna modul Forum. Rujuk kepada bahagian berikut untuk penerangan lanjut mengenai proses kerja Forum.

SPDP Forum

Pengenalan

8

2.1.1 Membuka laman sesawang SPDP

Langkah-langkah:

1. Masukkan alamat URL SPDP (http://xtivkids.com/spdp) dan laman sesawang SPDP akan dipaparkan seperti berikut.

Rajah 2.1-1: Laman Utama SPDP

2. Log masuk ke dalam sistem sebagai Ketua Unit.

SPDP Forum

Forum

9

2.2 Penerbitan Forum

Langkah-langkah:

1. Tekan butang Forum pada halaman utama SPDP.

Rajah 2.2-1: Halaman Utama Forum

2. Terdapat beberapa bahagian untuk forum iaitu:

• Terbit Forum

• Maklumbalas Forum

• Perakuan KTA

• Kelulusan KTA

• Senarai KTA Yang Diluluskan

Rujuk bahagian berikutnya untuk penerangan secara terperinci bagi setiap bahagian.

SPDP Forum

Terbit Forum

10

2.2.1 Terbit Forum

Rajah 2.2-2 : Terbit Forum

Langkah-langkah:

1. Tekan pada butang Tambah untuk menerbitkan forum

SPDP Forum

Terbit Forum

11

Rajah 2.2-3 : Maklumat Forum

2. Ketua Unit mengisi maklumat forum

3. Ruang teks dan lain – lain ruang maklumat beserta symbol asterisk (*) di dalam borang ini hendaklah diisi.

4. Tekan pada butang Tambah di Bahagian KTA untuk memasukkan memasukkan maklumat yang telah diisi kedalam table.

SPDP Forum

Terbit Forum

12

Rajah 2.2-4 : Popup Notifikasi Pemprosesan Berjaya

5. Tekan pada butang Tutup untuk ke menutup notifikasi setelah maklumat di Bahagian KTA berjaya dimasukkan kedalam table.

6. Tekan pada butang Muatnaik Dokumen untuk muatnaik dokumen KTA yang terlibat.

Rajah 2.2-5 : Popup Muatnaik Dokumen

7. Masukkan tajuk dokumen yang ingin dimuatnaik

8. Tekan pada butang Carian untuk mencari dokumen

9. Tekan pada butang Muatnaik dan popup Muatnaik Dokumen akan tertutup serta notifikasi akan dipaparkan.

SPDP Forum

Terbit Forum

13


10. Tekan pada butang Tutup. Dokumen yang dipilih akan dimuatnaik dan

dipaparkan pada halaman Terbit Forum.

11. Setelah selesai mengisi maklumat forum, tekan pada butang Hantar untuk menerbitkan forum.

Rajah 2.2-7 : Popup Notifikasi Pengesahan

12. Tekan pada butang Ya untuk mengesahkan penerbitan forum.


13. Tekan pada butang Tutup untuk menutup notifikasi popup.

Rajah 2.2-9 : Forum Berjaya Diterbitkan

SPDP Forum

Maklumbalas Forum

14

2.3 Maklumbalas Forum

Forum yang telah diterbitkan oleh Ketua Unit akan diterima oleh Ahli Forum. Ahli Forum perlu memberi maklumbalas kepada forum yang sedang dibuka dalam masa 21 hari sebelum forum ditutup.

Bahagian ini menerangkan bagaimana Ahli Forum melakukan proses kerja ini menerusi SPDP.

Langkah-langkah:

1. Masukkan alamat URL SPDP dan laman sesawang SPDP akan dipaparkan seperti berikut.

Rajah 2.3-1: Laman Utama SPDP

2. Pada bahagian Daftar Masuk, masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan sebagai Ahli Forum.

3. Tekan butang Log Masuk. Halaman Utama akan dipaparkan.

SPDP Forum

Maklumbalas Forum

15

Rajah 2.3-2: Halaman Utama

4. Forum yang dibuka disenaraikan pada jadual Senarai Tugas Baru.

2.3.1 Perlu Maklumbalas

1. Tekan pada menu Forum > Maklumbalas Forum, senarai Forum yang memerlukan maklumbalas dipaparkan seperti berikut.

Rajah 2.3-3: Forum: Maklumbalas Forum

SPDP Forum

Maklumbalas Forum

16

2. Tekan pada ikon Rekod Transaksi untuk melihat rekod serta maklumat lengkap mengenai transaksi forum seperti berikut.

Rajah 2.3-4: Rekod Transaksi

3. Tekan pada butang Tutup untuk menutup popup Rekod Transaksi.

4. Tekan pada ikon Kemaskini Forum untuk melihat maklumat Forum yang diterima serta memberi maklumbalas.

Rajah 2.3-5: Senarai Maklumbalas

SPDP Forum

Maklumbalas Forum

17

5. Tekan pada dokumen pada Dokumen Yang Dilampirkan untuk muat turun dokumen berkenaan (**Rujukan untuk memberi maklumbalas KTA**).

6. Tekan pada butang Tambah Maklumbalas untuk memberi maklumbalas kepada Forum.

Rajah 2.3-6: Maklumbalas

7. Ahli Forum mengisi maklumbalas.

8. Tekan pada butang Tutup untuk menutup popup Maklumbalas dan kembali ke Senarai Maklumbalas.

9. Tekan pada butang Hantar untuk menghantar maklumbalas.

Rajah 2.3-7: Pengesahan

10. Tekan pada butang Ya untuk mengesahkan maklumbalas.

Rajah 2.3-8: Notifikasi Pemprosesan Berjaya

SPDP Forum

Maklumbalas Forum

18

11. Tekan butang Tutup untuk menutup notifikasi Pemprosesan Berjaya.

Rajah 2.3-9: Maklumbalas Dikemaskini

12. Maklumbalas akan dipaparkan didalam table maklumbalas.

13. Tekan butang Cetak untuk mencetak maklumbalas di tab browser yang baru.

Rajah 2.3-10: Cetakan Maklumbalas

SPDP Forum

Maklumbalas Forum

19

14. Tekan pada ikon Hapus Maklumbalas untuk menghapuskan maklumbalas yang telah diberikan.


15. Tekan pada butang Ya untuk pengesahan hapuskan maklumbalas.

Rajah 2.3-12: Notifikasi Pemprosesan Berjaya

16. Tekan butang Tutup untuk menutup popup notifikasi Pemprosesan Berjaya.

Rajah 2.3-13: Maklumbalas Dikemaskini

17. Tekan butang Tutup untuk menutup Senarai Maklumbalas setelah selesai memberi maklumbalas.

SPDP Forum

Muatnaik KTA

20

2.4 Muatnaik KTA

Dokumen KTA yang telah diberi maklumbalas akan diterima oleh Ketua Unit dan Ketua Unit perlu memuatnaik KTA yang telah dikemaskini berdasarkan maklumbalas daripada Ahli Forum.

Bahagian ini menerangkan bagaimana Ketua Unit melakukan proses kerja ini menerusi SPDP.

2.4.1 Memantau Forum

Pengguna perlu log masuk ke SPDP sebagai Ketua Unit.

Langkah-langkah:

1. Tekan pada menu Forum > Terbit Forum, senarai maklumbalas dipaparkan seperti berikut.

Rajah 2.4-1: Senarai Forum

2. Ketua Unit memilih Forum yang ingin dipantau.

3. Tekan pada ikon Senarai Maklumbalas untuk melihat maklumbalas yang diterima.

SPDP Forum

Muatnaik KTA

21

Rajah 2.4-2: Senarai Ahli Forum dan Maklumbalas yang Diterima

4. Tekan pada butang Cetak untuk mencetak semua maklumbalas daripada Ahli Forum di tab baru browser.

Rajah 2.4-3: Senarai Maklumbalas Forum

5. Tekan pada mana – mana hyperlink di barisan table untuk melihat secara terperinci maklumat Ahli Forum yang memberi maklumbalas.

SPDP Forum

Muatnaik KTA

22

Rajah 2.4-4: Senarai Maklumbalas Ahli Forum

6. Tekan pada butang Tutup untuk menutup popup Senarai Maklumbalas Ahli Forum dan kembali ke halaman Senarai Ahli Forum dan Maklumbalas yang Diterima.

7. Tekan pada butang Tutup untuk menutup Senarai Ahli Forum dan Maklumbalas yang Diterima.

2.4.2 Muatnaik KTA

Selepas 21 hari, forum akan ditutup untuk sebarang maklumbalas dan akan ke proses seterusnya iaitu untuk Ketua Unit memuat naik KTA yang dikemaskini berdasarkan maklumbalas yang diterima daripada Ahli Forum.

Langkah-langkah:



2. Ketua Unit memilih Forum untuk dimuatnaik KTA

SPDP Forum

Muatnaik KTA

23

3. Tekan pada ikon Muatnaik KTA memuatnaik KTA yang telah dikemaskini.

Rajah 2.4-6: Muatnaik KTA

4. Tekan pada butang Muatnaik Dokumen untuk memuat naik dokumen KTA.

Rajah 2.4-7: Muatnaik Dokumen

5. Ketua Unit mengisi maklumat berkaitan dokumen.

6. Tekan butang Carian untuk memilih dokumen yang akan dimuatnaik.

SPDP Forum

Muatnaik KTA

24

7. Tekan butang Muatnaik untuk memuatnaik dokumen yang telah dipilih.

Rajah 2.4-8: Pemprosesan Berjaya

8. Tekan butang Tutup untuk menutup popup Pemprosesan Berjaya.

Rajah 2.4-9: Muatnaik KTA

9. Dokumen KTA yang telah dimuatnaik akan dipaparkan pada skrin Muatnaik KTA.

10. Tekan pada ikon ‘Pangkah’ untuk menghapuskan dokumen yang telah dimuatnaik.


11. Tekan pada butang Tutup untuk menutup popup Pemprosesan Berjaya

12. Tekan pada butang Hantar untuk menghantar dokumen KTA yang telah dimuatnaik.

SPDP Forum

Muatnaik KTA

25


13. Tekan pada butang Ya untuk mengesahkan penghantaran.


14. Tekan pada butang Tutup untuk menutup popup notifikasi Pemprosesan Berjaya.

2.5 Perakuan KTA

Dokumen KTA yang telah dimuatnaik akan diterima oleh Peneraju dan Peneraju perlu memperakui KTA tersebut.

Bahagian ini menerangkan bagaimana Peneraju melakukan proses kerja ini menerusi SPDP.

2.5.1 Terima Tugasan

Pengguna perlu log masuk ke SPDP sebagai Peneraju.

Langkah-langkah:

1. Tekan pada menu Forum > Perakuan KTA, senarai perakuan dipaparkan seperti berikut.

Rajah 2.5-1: Senarai KTA yang Memerlukan Perakuan

2. Peneraju memilih KTA yang memerlukan perakuan.

3. Tekan pada butang Terima untuk menerima tugasan.


4. Tekan pada butang Tutup untuk menutup popup Pemprosesan Berjaya.

SPDP Forum

Kelulusan KTA

27

2.5.2 Perakuan KTA

Rajah 2.5-3: Senarai KTA Yang Memerlukan Perakuan (Telah Diterima)

1. Tekan pada ikon Perakuan untuk member perakuan kepada dokumen KTA.

Rajah 2.5-4: Keputusan Perakuan

2. Pilih Keputusan samada Diperakukan atau Tidak Diperakukan

3. Tekan pada butang Tutup untuk menutup popup Keputusan Perakuan.

4. Tekan pada butang Hantar untuk ke proses seterusnya.

SPDP Forum

Kelulusan KTA

28

2.5.2.1 Tidak Diperakukan

Rajah 2.5-5: Keputusan Perakuan: Tidak Diperakukan

1. Tekan pada butang Hantar untuk menghantar kembali KTA kepada Ketua Unit untuk dibuat penambahbaikan.


2. Tekan pada butang Ya untuk mengesahkan tindakan.



SPDP Forum

Kelulusan KTA

29

Dokumen KTA yang tidak diperakui akan dipulangkan kembali kepada Ketua Unit untuk tindakan selanjutnya.

Ketua Unit mempunyai beberapa pilihan samada menyelesaikan KTA atau membuat penambahbaikan berdasarkan komen daripada Peneraju.


Langkah-langkah:



2. Ketua Unit perlu samada memuatnaik KTA yang telah ditambahbaik atau menyelesaikan forum. Jika Ketua Unit memuatnaik KTA yang telah ditambahbaik, ia akan melalui proses perakuan dimana ia perlu diperakui oleh Peneraju.

3. Tekan pada ikon Selesai untuk menutup forum dan tiada tindakan seterusnya dapat dilakukan.


4. Tekan pada butang Ya untuk menutup popup Pengesahan bagi menutup forum.

SPDP Forum

Kelulusan KTA

30



2.5.2.2 Diperakukan

Rajah 2.5-11: Keputusan Perakuan: Diperakukan

1. Tekan pada butang Hantar untuk memperakui KTA


2. Tekan pada butang Ya untuk mengesahkan perakuan.

SPDP Forum

Kelulusan KTA

31


3. Tekan pada butang Tutup untuk menutup popup Pengesahan.

SPDP Forum

Kelulusan KTA

32

2.6 Kelulusan KTA

Dokumen KTA yang telah Diperaku oleh Peneraju akan dihantar kepada Pesuruhjaya untuk diluluskan.

Bahagian ini menerangkan bagaimana Peneraju melakukan proses kerja ini menerusi SPDP.

2.6.1 Terima Tugasan

Pengguna perlu log masuk ke SPDP sebagai Pesuruhjaya.

Langkah-langkah:

5. Tekan pada menu Forum > Kelulusan KTA, senarai KTA untuk diluluskan dipaparkan seperti berikut.

Rajah 2.6-1: Senarai KTA yang Memerlukan Kelulusan

6. Peneraju memilih KTA yang memerlukan kelulusan.

7. Tekan pada butang Terima untuk menerima tugasan.


8. Tekan pada butang Tutup untuk menutup popup Pemprosesan Berjaya.

SPDP Forum

Kelulusan KTA

33

2.6.2 Kelulusan KTA

Rajah 2.6-3: Senarai KTA Yang Memerlukan Kelulusan (Telah Diterima)

5. Tekan pada ikon Kelulusan KTA untuk memberi kelulusan kepada dokumen KTA.

Rajah 2.6-4: Kelulusan KTA

6. Pilih Keputusan samada Lulus atau Tidak Lulus

7. Tekan pada butang Tutup untuk menutup popup Kelulusan KTA.

8. Tekan pada butang Hantar untuk ke proses seterusnya.

SPDP Forum

Kelulusan KTA

34

2.6.2.1 Tidak Lulus

Rajah 2.6-5: Kelulusan KTA: Tidak Lulus

4. Tekan pada butang Hantar untuk menghantar kembali KTA kepada Ketua Unit untuk dibuat penambahbaikan.


5. Tekan pada butang Ya untuk mengesahkan tindakan.



SPDP Forum

Kelulusan KTA

35

Dokumen KTA yang tidak diluluskan akan dipulangkan kembali kepada Ketua Unit untuk tindakan selanjutnya.

Ketua Unit mempunyai beberapa pilihan samada menyelesaikan KTA atau membuat penambahbaikan berdasarkan komen daripada Pesuruhjaya.


Langkah-langkah:


Rajah 2.6-8: Senarai KTA

7. Ketua Unit perlu samada memuatnaik KTA yang telah ditambahbaik atau menyelesaikan forum. Jika Ketua Unit memuatnaik KTA yang telah ditambahbaik, ia akan melalui proses perakuan dimana ia perlu diperakui oleh Peneraju.

8. Tekan pada ikon Keputusan KTA untuk melihat keputusan KTA dan komen yang diberikan oleh Pesuruhjaya.

SPDP Forum

Kelulusan KTA

36

Rajah 2.6-9: Keputusan Perakuan Peneraju / Kelulusan Pesuruhjaya

9. Tekan pada butang Tutup untuk menutup popup Keputusan Perakuan Peneraju / Kelulusan Pesuruhjaya.

10. Tekan pada butang Selesai untuk menutup forum dan tiada tindakan seterusnya dapat dilakukan.


11. Tekan pada butang Ya untuk menutup popup Pengesahan bagi menutup forum.



SPDP Forum

Kelulusan KTA

37

2.6.2.2 Lulus

Rajah 2.6-12: Kelulusan KTA: Lulus

4. Tekan pada butang Hantar untuk meluluskan KTA


5. Tekan pada butang Ya untuk mengesahkan kelulusan..



SPDP Forum

Senarai KTA Yang Diluluskan

38

2.7 Senarai KTA Yang Diluluskan

Dokumen KTA yang telah diluluskan boleh didapati oleh Ketua Unit pada Senarai KTA Yang Diluluskan sebagai rujukan..

Bahagian ini menerangkan bagaimana Ketua Unit melakukan proses kerja ini menerusi SPDP.

Pengguna perlu log masuk ke SPDP sebagai Ketua Unit

Langkah-langkah:

1. Tekan pada menu Forum > Senarai KTA Yang Diluluskan, senarai KTA yang telah diluluskan akan dipaparkan seperti berikut.

Rajah 2.7-1: Senarai KTA Yang Diluluskan

jabatan perlindungan data peribadi (jpdp) sistem ...daftar.pdp.gov.my/manual/manualforum.pdf ·...

Documents