jabatan perdana menteri -...
TRANSCRIPT
1
JABATAN PERDANA MENTERI
2
JABATAN PERDANA MENTERI
Dokumen ini disediakan bagi menjelaskan kaedah menguruskan peminjaman bahan bacaan Perpustakaan Jabatan Perdana Menteri (JPM) supaya mematuhi Peraturan Peminjaman Bahan Bacaan Perpustakaan JPM.
2.0 SKOP
Prosedur kerja ini diguna pakai oleh Seksyen Perpustakaan, Bahagian Khidmat Pengurusan, JPM bagi menguruskan perkhidmatan sirkulasi bermula dari terimaan permohonan pinjaman sehingga pemulangan bahan bacaan.
3.0 RUJUKAN
3.1 Buku Panduan Perpustakaan JPM 3.2 Manual Circulation 3.3 Manual Prosedur Kerja 3.4 Fail Meja
4.0 DEFINISI
4.1 Bahan Bacaan
Mengandungi monograf, terbitan rasmi, terbitan bersiri dan multimedia.
4.2 Monograf
Buku yang meliputi semua bidang perkara seperti karya am, falsafah, agama, sains sosial, bahasa, sains jati, teknologi, sains gunaan, kesenian, kesusasteraan, geografi dan sejarah.
4.3 Terbitan Bersiri
Buku yang lengkap dengan sejumlah volume yang ditentukan sebelumnya terdiri daripada bahan-bahan bercetak, bukan bercetak, elektronik dan dalam talian seperti, majalah, surat khabar, laporan tahunan, buku tahunan, buku panduan, jurnal, indeks, abstrak, statistik, warta kerajaan dan akta.
4.4 Multimedia
Bahan tidak bercetak dalam pelbagai bidang perkara dan format seperti kaset, video, cakera padat, cakera audio, cakera video digital.
4.5 Peminjam
Merujuk kepada seluruh warga JPM, merupakan pelanggan kepada Perpustakaan JPM yang terdiri daripada kakitangan peringkat Pengurusan Tertinggi, Pengurusan dan Profesional serta Sokongan.
1.0 OBJEKTIF
3
JABATAN PERDANA MENTERI
5.0 SINGKATAN
5.1 Jawatan
PUS - Pustakawan PenP - Penolong Pustakawan PPK - Pembantu Pustakawan Kanan PemP - Pembantu Pustakawan PO - Pembantu Operasi
5.2 Pentadbiran
JPM - Jabatan Perdana Menteri
ILMU - Integrated Library Management Utility
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PUS/PenP/PPK/ PemP/PO
1. Menerima bahan bacaan perpustakaan daripada peminjam.
PUS/PenP/PPK/ PemP/PO
2. Mengenal pasti jenis bahan bacaan dan tentukan kategori pinjaman.
3. Mengambil tindakan berikut:
i. Sekiranya bahan monograf, terbitan bersiri (laporan, majalah, jurnal dan akta) dan multimedia pinjaman dibuat secara automasi, kemas kini pada slip pinjaman dan Sistem ILMU; dan
ii. Sekiranya bahan terbitan bersiri (majalah percuma)
dan bahan pinjaman berkelompok Perpustakaan Negara Malaysia (PNM) pinjaman dibuat secara manual dan kemas kini pada slip pinjaman.
PUS/PenP/PPK/
PemP/PO 4. Menyemak status keahlian peminjam sama ada layak
atau tidak layak melalui searching pada Sistem ILMU.
PUS/PenP/PPK/ PemP/PO
5. Sekiranya peminjam layak membuat pinjaman:
i. Keluarkan slip pinjaman daripada bahan, contoh slip seperti di Lampiran 1; dan
ii. Terus ke proses kerja no.8. bagi pinjaman
4
JABATAN PERDANA MENTERI
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
secara manual. PUS/PenP/PPK/
PemP/PO 6. Masukkan no. barcode bahan dalam Sistem ILMU bagi
pinjaman automasi.
7. Mengambil tindakan berikut sekiranya Sistem ILMU mengeluarkan nota sekatan transaksi pinjaman:
i. Maklumkan kepada peminjam; dan ii. Selesaikan masalah, jika tidak pinjaman tidak
dibenarkan.
PUS/PenP/PPK/ PemP/PO
8. Tuliskan maklumat peminjam dan tarikh pemulangan pada slip pinjaman
PUS/PenP/PPK/ PemP/PO
9. Cop/tulis tarikh pemulangan pada buku
PUS/PenP/PPK/ PemP/PO
10. Serah bahan kepada Peminjam.
PUS/PenP/PPK/ PemP/PO
PemP
PEMULANGAN BAHAN BACAAN
11. Terima bahan bacaan dan semak status pinjaman sama ada secara manual atau automasi.
i. Pinjaman manual semak dan masukkan slip pinjaman ke dalam poket pada bahan dan kemaskini buku rekod pinjaman manual;
ii. Pinjaman automasi semak dan masukkan slip pinjaman ke dalam poket pada bahan kemaskini rekod dalam Sistem ILMU; dan
iii. Bahan dipulangkan proses tamat; 12. Semak rekod pinjaman secara harian untuk
penghantaran surat/notis peringatan bagi bahan yang belum dipulangkan selepas tamat tempoh:
i. Pinjaman manual semak buku rekod pinjaman; dan
ii. Pinjaman automasi semak rekod pinjaman dalam Sistem ILMU.
PUS/PenP/PemP 13. Hantar Surat/Notis Peringatan Pinjaman Tamat
Tempoh kepada peminjam yang belum memulangkan bahan setelah tamat tempoh.
i) Pinjaman automasi dan manual:
5
JABATAN PERDANA MENTERI
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
i. Peringatan 1 - dikeluarkan sehari (1) selepas tamat tempoh pinjaman. Contoh seperti di Lampiran 2 dan Lampiran 5.
ii. Peringatan 2 - dikeluarkan 7 hari selepas surat
peringatan pertama. Contoh seperti di Lampiran 3 dan Lampiran 6.
iii. Peringatan 3 - dikeluarkan 14 hari selepas surat
peringatan kedua. Contoh seperti di Lampiran 4 dan Lampiran 7.
PUS/PenP 14. Menyekat kelayakan pinjaman peminjam jika masih gagal memulangkan bahan bacaan selepas 14 hari surat/notis Peringatan 3 dikeluarkan.
PUS/PenP 15. Menukar status kelayakan peminjam yang disekat kepada boleh pinjam selepas bahan bacaan dipulangkan.
7.0 LAMPIRAN
Lampiran 1 - Slip Pemulangan (Terbitan Bersiri) Lampiran 2 - Surat/Notis Peringatan 1 Pinjaman (Automasi) Lampiran 3 - Surat/Notis Peringatan 2 Pinjaman (Automasi) Lampiran 4 - Surat/Notis Peringatan 3 Pinjaman (Automasi) Lampiran 5 - Surat/Notis Peringatan 1 Pinjaman (Manual) Lampiran 6 - Surat/Notis Peringatan 2 Pinjaman (Manual) Lampiran 7 - Surat/Notis Peringatan 3 Pinjaman (Manual) 8.0 REKOD KUALITI
BIL
REKOD LOKASI
TEMPOH
1. Statistik peminjaman, pemulangan dan pembaharuan bahan
Kabinet fail
5 Tahun
2. Rekod pinjaman manual
Kaunter Perkhidmatan dan Kabinet
fail
5 Tahun
3. Rekod pinjaman bahan (Slip Tarikh Pemulangan)
Bahan
berkenaan
-
6
JABATAN PERDANA MENTERI
BIL
REKOD LOKASI
TEMPOH
4. Salinan surat peringatan pinjaman tamat tempoh
Kabinet fail
5 Tahun
9.0 ALIRAN KERJA
Kenal pasti jenis bahan dan tentukan kategori pinjaman
Layak?
Ya
Tidak Maklumkan peminjam
Masukkan no. barcode bahan ke Sistem ILMU
Keluarkan slip pinjaman daripada bahan
Tuliskan maklumat peminjam dan tarikh pemulangan pada slip
MULA
Terima Bahan
Semak status peminjam
Serah bahan kepada peminjam
Hantar surat peringatan tamat tempoh
Status pemulangan?
Status?
Belum
pulangkan
TAMAT
Pulang mengikut
tempoh
Pulang bahan
Tidak pulang bahan 14 hari selepas surat peringatan 3 dikeluarkan
Sekat kelayakan peminjaman
Cop/Tulis tarikh pemulangan
Manual
Pulang bahan
Tukar status kelayakan
TAMAT
Tiada
Ada Nota Sekatan?
Maklumkan peminjam
Selesai?
Ya
Tidak
TAMAT
7
JABATAN PERDANA MENTERI
Lampiran 1
8
JABATAN PERDANA MENTERI
Lampiran 2
Lampiran 3
9
JABATAN PERDANA MENTERI
Lampiran 3
Lampiran 4
10
JABATAN PERDANA MENTERI
11
JABATAN PERDANA MENTERI
Lampiran 5
SEKSYEN PERPUSTAKAAN, BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN PENTADBIRAN AM, JABATAN PERDANA MENTERI
BLOK B1, ARAS 4 & ARAS 1, KOMPLEKS JPM, 62502 PUTRAJAYA
TEL. : 03-88723677 FAKS : 03-88883805
Ruj. Kami : JPM.100-13/1/5 ( ) Tarikh :
................................................
................................................
................................................
................................................ Y.Bhg. Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan, NOTIS PINJAMAN TAMAT TEMPOH Dengan hormatnya, izinkan Perpustakaan JPM memaklumkan bahawa bahan bacaan yang dipinjam oleh Y.Bhg. Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan telah tamat tempohnya. Mohon jasa baik Y.Bhg. Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan memulangkan bahan bacaan tersebut ke Perpustakaan JPM untuk pengemaskinian rekod pinjaman. Bahan bacaan tersebut adalah seperti berikut:
Bil. Judul Bahan No. Kelas/ Bilangan
Tarikh Pinjam
Tarikh Tamat Tempoh
Catatan
Peringatan 1
Sekian, terima kasih.
"Kualiti Dijulang Prestasi Terbilang"
"Memartabatkan Akauntabiliti Membudayakan Integriti"
"Bangsa Membaca Bangsa Berjaya" Saya yang menurut perintah,
MANORRAZILA BINTI MIOR NAZRI Ketua Unit Perkhidmatan Maklumat
Seksyen Perpustakaan Jabatan Perdana Menteri
12
JABATAN PERDANA MENTERI
Lampiran 6
SEKSYEN PERPUSTAKAAN, BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN PENTADBIRAN AM, JABATAN PERDANA MENTERI
BLOK B1, ARAS 4 & ARAS 1, KOMPLEKS JPM, 62502 PUTRAJAYA TEL. : 03-88723677 FAKS : 03-88883805
Ruj. Kami : JPM.100-13/1/5 ( ) Tarikh :
................................................
................................................
................................................
................................................ Y.Bhg. Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan, NOTIS PINJAMAN TAMAT TEMPOH Dengan hormatnya, izinkan Perpustakaan JPM memaklumkan bahawa bahan bacaan yang dipinjam oleh Y.Bhg. Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan telah tamat tempohnya. Mohon jasa baik Y.Bhg. Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan memulangkan bahan bacaan tersebut ke Perpustakaan JPM untuk pengemaskinian rekod pinjaman. Bahan bacaan tersebut adalah seperti berikut:
Bil. Judul Bahan No. Kelas/ Bilangan
Tarikh Pinjam
Tarikh Tamat Tempoh
Catatan
Peringatan 2
Sekian, terima kasih.
"Kualiti Dijulang Prestasi Terbilang"
"Memartabatkan Akauntabiliti Membudayakan Integriti"
"Bangsa Membaca Bangsa Berjaya" Saya yang menurut perintah,
MANORRAZILA BINTI MIOR NAZRI Ketua Unit Perkhidmatan Maklumat
Seksyen Perpustakaan Jabatan Perdana Menteri
13
JABATAN PERDANA MENTERI
Lampiran 7
SEKSYEN PERPUSTAKAAN, BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
PENTADBIRAN AM, JABATAN PERDANA MENTERI BLOK B1, ARAS 4 & ARAS 1, KOMPLEKS JPM, 62502 PUTRAJAYA
TEL. : 03-88723677 FAKS : 03-88883805
Ruj. Kami : JPM.100-13/1/5 ( ) Tarikh :
................................................
................................................
................................................
................................................ Y.Bhg. Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan, NOTIS PINJAMAN TAMAT TEMPOH Dengan hormatnya, izinkan Perpustakaan JPM memaklumkan bahawa bahan bacaan yang dipinjam oleh Y.Bhg. Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan telah tamat tempohnya. Mohon jasa baik Y.Bhg. Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan memulangkan bahan bacaan tersebut ke Perpustakaan JPM untuk pengemaskinian rekod pinjaman. Bahan bacaan tersebut adalah seperti berikut:
Bil. Judul Bahan No. Kelas/ Bilangan
Tarikh Pinjam
Tarikh Tamat Tempoh
Catatan
Peringatan 3
Sekian, terima kasih.
"Kualiti Dijulang Prestasi Terbilang"
"Memartabatkan Akauntabiliti Membudayakan Integriti"
"Bangsa Membaca Bangsa Berjaya" Saya yang menurut perintah,
MANORRAZILA BINTI MIOR NAZRI Ketua Unit Perkhidmatan Maklumat
Seksyen Perpustakaan Jabatan Perdana Menteri