jaarbeeld tabor

Tabor is een uniek intersectoraal netwerk van 50 autonome organisaties uit Oost- en West-Vlaan- deren die aan WaardeGericht Ondernemen (WGO) doen in 3 sectoren: de welzijns- en gezondheids-sector en het onderwijs.

Door de netwerking te richten op innovatie wil Tabor het sociaal ondernemerschap versterken.

De partnerorganisaties ontplooien tal van activiteiten in diverse sectoren van de social profit: Basisonderwijs Secundair onderwijs Buitengewoon onderwijs Ambulante en residentiële zorg voor personen met een handicap Sociale economie Kinderdagverblijf Revalidatie Woonzorgcentra Psychiatrie Algemeen ziekenhuis

6.500 professionele medewerkers zetten zich elke dag in voor 18.000 leerlingen, cliënten, doelgroep-medewerkers, gebruikers, bewoners en patiënten.

www.tabor.be

Eén van de werkgroepen stelt tijdens het denk-en-doe-event zijn krant voor met input voor het vijfjaren-beleidsplan van Tabor. Op 3 februari 2012 konden medewerkers, directieleden en bestuurders uit het netwerk brainstormen en dialogeren over de strategische doelstellingen van het beleidsplan. De ideeën van de werkgroepen vormden de basis voor concrete acties.

JAARBEELD

Het organisatiemodel van de toekomst Blijft de klassieke, hiërarchische inrichting overeind?

Vergrijzing, een tekort aan personeel in de zorg en een ongunstige arbeidsmarkt. De welzijns-, gezondheidssector en het onderwijs staan voor grote veranderingen. Kan een organisatie die op de klassieke, hiërarchische manier ingericht is nog voldoende inspelen op die uitdagingen van de toekomst? Bij heel wat partners van Tabor komt die vraag naar het model van de organisatie bovendrijven. Het antwoord is een voorzichtige ‘nee’, maar alternatieven liggen niet zomaar voor het rapen en onbekend blijkt onbemind. Een mogelijke oplossing ligt in het meer procesmatig organi-seren, ook wel het kantelen van de organisatie genoemd. ‘Dat betekent onder meer dat processen beter omschreven worden en dat de rollen binnen die processen verduidelijkt worden’, legt consultant Pia Dewagtere van de dienst Personeel en Organisatie uit. ‘Cruciaal is de rol van de proceseigenaar die, zelfs wanneer hij geen hiërarchische positie heeft, reële zeggenschap krijgt in het uittekenen, invoeren en opvolgen van het proces. Daarbij legt de proceseigenaar verantwoording af en krijgt hij de nodige

informatie en ondersteuning om de rol met voldoende autonomie en bevoegdheid te kunnen spelen.’Een kanteling raakt niet alleen aan de inrichting van de organisatie. Ze heeft ook gevolgen voor het leiderschap in die organisatie. Het klassieke ‘command and control’ verschuift naar ondersteuning van de medewerkers en

zelfevaluatie. ‘Een ingrijpende functiewijziging die impact heeft op de zelfbeleving en jobinhoud van leidinggevenden’, benadrukt Pia Dewagtere. ‘Daarnaast wordt er van de medewerkers verwacht dat ze actief verantwoordelijkheid opnemen. Het vergroten van hun handelingsbevoegdheid is een belangrijke ambitie van een kanteling.’

‘COmmAnD AnD COnTROl VERSCHuifT nAAR

OnDERSTEuninG VAn mEDEWERKERS En ZElfEVAluATiE.’

3Infrastructuur

7Financiën-aankoop

5ICT

4Communicatie

Voorzitter Frans Samyn spreekt het netwerk toe tijdens de nieuwjaarsontmoeting.

p.6»

»

p.8»Het jaar in beeld

Tabor in ‘t kort

Coördinatie en redactie: Veerle Saman - Vormgeving: Veerle Saman - Fotografie: Eva Lemay Met dank aan alle medewerkers van Tabor en de partnerorganisaties Reacties: [email protected] Verantwoordelijke uitgever: Tabor vzw, Paul Ongenaert, Molenaarsstraat 26, 9000 Gent

Colofon

JAARVERSLAG 2012 TABOR VZW

Netwerkenergie

WOORD VOORAF

2

Domein 1samenlevingde wereld menselijkermaken

Waardegericht ondernemenDirecteur Paul Ongenaert: ‘Waarde-gericht ondernemen (WGO) is de baseline bij ons logo en niet voor niks. Het is het onderscheidende kenmerk van Tabor. Het WGO-model dat we ontwikkeld hebben, is onze leidraad bij strategische keuzes en in de dagelijkse praktijk.’‘Waardegericht ondernemen is zeker geen dode letter. We zetten het model om in concrete initiatieven. momenteel ontwikkelen we een WGO-fit-o-meter. Net zoals bij de bekende fit-o-meter gaan we na hoe het gesteld is met de conditie van de waarden die in onze organisaties leven. Een team gaat aan de slag om de waarden door een nieuwe bril te bekijken en in kaart te brengen zodat we nadien goede praktijkvoorbeelden kunnen delen.’

Maatschappelijke beïnvloedingDirecteur Paul Ongenaert: ‘Omdat we de maatschappelijke ontwikkelingen op de voet volgen, is Tabor een belangrijke partner die geconsulteerd kan worden over de sectoren welzijn, gezondheid en onderwijs. We willen door beleidsmakers gezien worden als een referentie bij innovatie en veranderingstrajecten, en we laten onze stem horen in het maatschap-pelijke debat over waardegerelateerde thema’s, bijvoorbeeld hoe social profit en ondernemerschap hand in hand kunnen gaan. We profileren ons bewust zo, niet alleen binnen het eigen netwerk, maar ook daarbuiten.’ (Inter)nationale solidariteitDirecteur Paul Ongenaert: ‘We willen soli-dair zijn met mensen in moeilijkheden, zelfs internationaal. Daarom ondersteunen we projecten in het buitenland. in 2013 zullen we een samenwerking op touw zetten met enkele Congolese organisa-ties van de Zusters van liefde van Jezus en maria. Op die manier leggen we maatschappelijke klemtonen.’

Domein 2netwerkde netwerkvoorsprong

Strategisch beleidDirecteur Paul Ongenaert: ‘Tabor is een platform waar directies en bestuurders in vertrouwen kunnen reflecteren op macro- strategische vraagstukken. We denken onder meer na over verschillende organi-satiemodellen. Zullen ze in de toekomst nogbruikbaar zijn? Zijn ze aangepast aan de toenemende vergrijzing? Zo bouwen we mee aan de professionalisering van de besturen.’‘Het netwerk wordt verder uitgebouwd, met aandacht voor een goed evenwicht op sectoraal en intersectoraal niveau. in 2012 sloten twee nieuwe basis-scholen aan uit Gent: ‘t Klimrek en De Boomhut. En de gesprekken met twee organisaties uit de sector personen met een handicap (Alderande uit lokeren en De Kangoeroe uit Wetteren) waren bijna afgerond.’

TalentontwikkelingDirecteur Paul Ongenaert: ‘Het blijft cruciaal om leer- en ontwikkelingskansen te bieden aan de medewerkers van onze partnerorganisaties. We hebben aandacht voor de werkorganisatie en -omstandigheden zodat werk effectief werkbaar blijft. Er worden projecten rond competentie- en talentontwikkeling op-gezet met externe instellingen zoals Arteveldehogeschool en we gaan op zoek naar synergie in selectie en motiverings- en retentiebeleid.’

SchaalvoordelenDirecteur Paul Ongenaert: ‘We willen onze organisaties altijd de ‘beste koop’ kunnen aanbieden om hun groei te stimuleren. Door de schaalgrootte van het netwerk kunnen we voordelige contracten af-sluiten met leveranciers van onder andere elektriciteit en schoolmeubilair. We bieden bovendien ondersteuning bij openbare procedures, zoals de wet op de overheidsopdrachten.’

Samenwerken, ervaringen delen en doelen nastreven van echt maatschap- pelijk belang. netwerken genereert energie. Dat is toch mijn ervaring sinds mijn aanstelling als directeur twee jaar geleden. in 2012 kreeg die energie een nieuwe boost met de start van het vijfjarenbeleidsplan. Een beleidsplan ontstaat aan de basis. Bij het opstellen ervan ben ik zorgvuldig te werk gegaan en heb ik me laten inspireren door contacten en gesprekken binnen en buiten het netwerk. Drie elementen kwamen naar boven. Ten eerste moeten de doelen die we nastreven door iedereen herkend worden en de nodige erkenning

krijgen. Ten tweede kan dyna- miek en verbondenheid pas ontstaan als we niet alleen de verwachtingen inlossen, maar ook stimuleren om het beste uit onszelf te halen. Ten derde - en zeker niet onbelangrijk

- zullen vooral uitwisselingen en echte ontmoetingen het vertrouwen voeden. Het beleidsplan verwerkt die drie elementen in concrete doelen, resultaten en acties. De komende vijf jaar zullen we daar samen aan werken.Tabor is uiteraard niet alleen netwerken. Het is ook de dienstverlening aan onze partners. Elke dag opnieuw. Een staf van vijftien gedreven medewer-kers ondersteunt onze organisaties op het vlak van medewerkersbeleid, organisatiestructuur en -cultuur, infrastructuur, financiën, aankoop, com-municatie en iCT. ik laat ze in dit jaarverslag zelf aan het woord. Wie anders dan zij kunnen de tendensen binnen hun dienst goed toelichten? Juist die energie genereert ons netwerk.

Paul Ongenaert, directeur

VIjFTIEN GEDrEVEN MEDEWErkErS prObErEN

ONzE OrGaNISaTIES zO GOED MOGElIjk TE

ONDErSTEuNEN. ElkE DaG OpNIEuW.

Het netwerk in 3 domeinen

p.6»

‘We zien een grote stijging van het aantal bouwdossiers.’

Omdat AGiOn, het Agentschap voor infrastructuur in het Onderwijs dat de aankoop, nieuwbouw of verbouwing van scholen subsidieert, een grote achterstand opgelopen heeft in de behandeling van bouwdossiers, werken scholen meer en meer met verkorte procedures. ‘Door de vertraging bij AGiOn worden de bouwen renovatieprojecten opgedeeld in verschillende opvolgingsdossiers met een limiet van 125.000 euro’, licht Toon Van Kerckhove, diensthoofd infrastructuur, toe. ‘Het gevolg is dat de dienst infrastructuur meer kleinere dossiers moet opvolgen. Het bouwproces wordt ook gewoon veel ingewikkelder en verloopt trager. Door de verkorte procedures, die één voor één afgehandeld moeten worden, wordt een verbouwing van twee jaar al snel gespreid over zeven jaar. En we zien meer juridische geschillen opduiken.’

CapaCITEITSprOblEEMin een aantal onderwijsinstellingen wordt aanvullend gewerkt via DBfm (Design, Build, Finance en Maintain), de alternatieve financiering die de Vlaamse regering opstartte om de grote investeringsnood in schoolinfrastructuur weg te werken.

Gent kampt dan weer specifiek met een capaciteitsprobleem in het basisonderwijs. De stad heeft dringend bijkomende plaatsen nodig om het groeiende aantal kinderen een plek op school te kunnen geven. Toon Van Kerckhove: ‘Ook wij merken die vraag naar extra ruimte goed. De vrije basisschool Sint-Salvator zal bijvoorbeeld kunnen uitbreiden door het aanpalende kloostergebouw om te vormen. Het dossier werd alvast goedgekeurd door AGiOn. Een aanvraag voor de uitbreiding van basisschool De mozaïek is in behandeling.’

in 2012 sloten nog twee Gentse scholen aan bij het Tabor-netwerk. ‘Zowel voor ’t Klimrek als De Boomhut hebben we een masterplan opgesteld omdat ze met infrastructurele noden kampen. Vooral basisscholen roepen onze hulp in. Ze hebben geen middelen om deskundigen aan te werven of personeel vrij te stellen. naast het uitvoeren van zijn gewone werk moet de directeur het bouwproces opvolgen. Tabor probeert zo veel mogelijk te ondersteunen om de noden te lenigen.’

NIEuWE WETGEVINGDoor besparingen bij de overheid werden de procedures voor rationeel energiegebruik (REG) afgeschaft. ‘Een streep door de rekening van veel organisaties’, merkt Toon Van Kerckhove op. ‘Ramen kunnen niet meer vervroegd vervangen worden en isolatie

(vlnr) Toon Van Kerckhove met zijn medewerkers Adinda Taelman, Bernice Verhulst en Tom Herrebaut.

plaatsen is niet meer mogelijk. Bovendien heeft de nieuwe wetgeving op de overheids-opdrachten ons gedwongen om bepaalde processen, bijvoorbeeld contracten voor inkoop, te herbekijken. Goed dat we de wetgeving al enkele jaren toepassen voor de toewijzing van aannemers.’

‘En dan zou ik bijna vergeten dat er nog de gewone lopende zaken zijn die opvolging vragen’, besluit Toon Van Kerckhove, ‘zoals het onderhoud van gebouwen, het energie-verbruik, veiligheid, keuringen en de opleidingen voor het personeel van de technische diensten. ik hoop dat 2013 toch wat rustiger zal zijn, maar ik vrees ervoor. Gelukkig zien we heel mooie resultaten op het einde van de rit. Het geeft ons energie en zin om verder te werken.’

INFRASTRUCTUUR

“TABOR VERTAAlDE OnZE DROmEn nAAR EEn mOOi, innOVATiEf En PRAKTiSCH SCHOOlGEBOuW mET OPEn, POlyVAlEnTE WERKRuimTES En KWAliTATiEVE BuiTEn- RuimTES. DOOR STREnG TOE TE KiJKEn OP DE REKEninGEn WAS HET TOCH nOG mOGEliJK Om ElKE KlAS EEn SmART-BORD TE GEVEn.

Frank billiet, directeur basisschool De Mozaïek

3

Door besparingen bij de overheid werden de middelen voor rationeel energiegebruik afgeschaft. De wetgeving op de overheidsopdrachten stelde nieuwe eisen aan het bouwproces, en het stijgende aantal kleine bouwdossiers zorgde voor een hogere werkdruk en meer juridische geschillen. 2012 werd een bewogen jaar voor de dienst Infrastructuur.

Veerle Saman studeerde Germaanse Talen, maar sloeg al snel de richting in van de bedrijfscommunicatie. Eerst als stafmedewerker internationaal beleid aan de K.u.leuven, daarna als communicatieverantwoordelijke bij interwaas, het intergemeentelijk samenwerkingsverband van het Waasland. in 2012 maakte ze de overstap naar Tabor. Een keuze die ze zich nog niet beklaagd heeft: ‘ik was aangenaam verrast door de grote vrijheid die ik kreeg om de communicatie aan te pakken.’

organisatie voor staan. ik heb dat proces meteen opgestart, met inspraak van het netwerk. in 2013 zullen we een nieuw kleedje krijgen.’

Is een huisstijl zo essentieel?‘Je naam, logo, kleuren en foto’s tonen wat je in huis hebt. Het is de etalage van je winkel. Als je niet meteen laat zien wat je klant kan kopen, loopt hij meestal verder. Een gemiste kans.Die symboliek helpt bovendien om een goede eerste indruk te maken. En daar heb je maar één kans voor. in een samen-leving die overspoeld wordt met, vaak vluchtige, informatie moeten we wel snel beslissingen kunnen nemen. De huisstijl kan daarbij helpen.Een verzorgde uitstraling heeft steeds meer impact. Volgens onderzoek haakt het grootste deel van de surfers af wan-neer een website er niet professioneel uitziet, omdat ze automatisch denken dat de dienstverlening onprofessioneel is. Dat is natuurlijk niet altijd het geval, maar zo werkt het eenmaal.’

Staat met een goede huisstijl de com-municatie dan op punt?‘nee. Een professionele huisstijl is niet alleenzaligmakend. Je etalage kan nog zo mooi zijn, als de service niet goed is, zal je waarschijnlijk minder rap iets kopen en zeker niet meer terugkomen. met andere woorden, wat je laat zien en wat je zegt, moet je in de praktijk waarmaken. Walk your talk. Dat is de basis om geloofwaar-

dig te zijn en een duurzame relatie op te bouwen.’

Vraagt dat niet om een doordachte aanpak?‘Zeer zeker. Voor communicatie geldt: Bezint eer ge begint. Het is nodig om een communicatiebeleid uit te stippelen dat vertrekt vanuit een duidelijke visie. Weet wat je wilt bereiken, op welke termijn en wie je doelpubliek is. Vooral dat laatste moet het uitgangspunt zijn. De keuze van je communicatiemiddelen zal daarvan afhangen. Wil je vooral oudere mensen bereiken, dan lijken sociale media zoals facebook en Twitter minder aangewe-zen.’

Dus niet elke organisatie moet gebruikmaken van sociale media? ‘Die beslissing laat ik over aan de organi-


COMMUNICATIE

je bent consultant communicatie. Wat houdt die functie precies in?Veerle Saman: ‘Kort samengevat geef ik communicatieadvies aan onze organi-saties, op hun vraag uiteraard. Omdat communicatie een groot domein is dat verschillende aspecten kent, focus ik op organisatiecommunicatie of corporate communication in vakjargon.’

Was dat een leemte die gevuld moest worden?‘Ja toch wel. Corporate communication is belangrijk omdat ze de identiteit van je organisatie toont. Wie ben ik, waar sta ik voor en welke diensten bied ik aan? Die communicatie zorgt ervoor dat je doelpubliek, of het nu leerlingen, patiënten of je eigen medewerkers zijn, je organi-satie meteen herkent en zich ermee kan identificeren.De non-profitsector voelde die druk mis-schien minder snel dan de commerciële bedrijven, maar de organisatiecommuni-catie kan gewoon niet meer verwaarloosd worden.’

En de nood blijkt hoog?‘Bij onze organisaties groeit gelukkig het besef dat communicatie cruciaal is en dat daar tijd en aandacht aan besteed moet worden. Als ouder wil ik uiteraard een school waar mijn kind goed onderwijs krijgt, maar ik kies ook op basis van de waarden die die school belichaamt. is er ruimte voor sport of creativiteit? Of is er veel contact met de natuur? Zulke ele-

menten wegen door bij de keuze van een school. Het is belangrijk om die meteen in je communicatie duidelijk te maken.’

Hoe wil je organisaties daar bewust van maken? Door als Tabor het goede voorbeeld te geven?‘Tabor is een lerend netwerk. We wis-selen kennis en ervaringen uit zodat we er allemaal van kunnen leren. ik zelf ook. Onderwijs en gezondheid zijn verschil-lende sectoren met andere noden op het vlak van communicatie. ik probeer zo goed mogelijk in te spelen op hun vragen. Werkt iets bij de ene organisatie, dan delen we dat met de andere.met Tabor probeer ik wel te laten zien waarom iets anders aangepakt moet worden en op welke manier dat kan. Onze huisstijl is bijvoorbeeld tien jaar oud en geeft niet meer weer waar we vandaag als

‘Je huisstijl is de etalage van je winkel.’

In maart 2012 startte Veerle Saman als consultant communicatie bij Tabor, een volledig nieuwe functie. ‘De eigen communicatie op punt stellen en andere organisaties ondersteunen in dat proces. Het leek me een grote maar boeiende uitdaging.’

“KAn EEn PSyCHiATRiSCH CEnTRum fACEBOOK GEBRuiKEn in ZiJn ORGAniSATiECOmmuniCATiE?

johan Demets, pr-verantwoordelijke pC Caritas

4

4Smartborden

Digitale schoolborden zijn al enkele jaren in opmars. Voor het basis-onderwijs maakte Tabor een vergelijkende studie van leveranciers van Smartborden. Vanuit een didactisch standpunt viel de keuze op de elektronische borden van SmART, maar verschillende scholen plaatsten hun bestelling bij hun vertrouwde leveranciers.De volgende jaren zal er een tendens zijn naar grote televisieschermen met (infrarood)aanraakschermen. Een beamer zal dan niet meer nodig zijn, wat bij de huidige Smartborden nog een grote exploitatiekost is. Dat de pc achteraan ingebouwd kan worden en dat meerdere leerlingen tegelijk het bord horizontaal kunnen gebruiken zorgt voor bijkomende didactische mogelijkheden. Voorlopig hebben deze schermen wel een beperkte afmeting (70 inch) en een hogere kostprijs.

5Virusscanners, ook voor mobiele apparatuur

Antivirussoftware blijft belangrijk. De voor- en nadelen van het bestaande systeem werden gewikt en gewogen en de verschillende producten op de markt werden onder de loep genomen. niet alleen het product zelf, ook bijkomende vereisten bleken belangrijk: een nederlandstalige helpdesk, een opleiding om de beveiliging te installeren en de mogelijkheid om een beroep te doen op een crisisinterventie in geval van besmetting. Sophos deed een zeer compleet voorstel met een prijs die buiten concurrentie viel. Het nieuwe contract houdt rekening met de mobiele apparatuur van smartphones en tablets. Er werd een speciale licentie afgesloten voor de verschillende operatingssystemen zoals Windows, Android en Apple.

1printers maken plaats voor kopieermachines

Om de kwaliteit en de snelheid van de afdrukken te verhogen en de kosten beter te kunnen opvolgen, worden meer en meer printers vervangen door kopieerapparaten.in Sint-lodewijk werd het hele printerpark vervangen door een 20-tal kopieermachines met een gesofisticeerde beheersoftware die toelaat om statistieken te berekenen en elke gebruiker een bepaald budget toe te wijzen. Behalve beveiligd afdrukken – iedere gebruiker heeft een persoonlijke code – is er een follow-me beschikbaar zodat de gebruiker zelf kan kiezen welke machine hij gebruikt. nadat de problemen met de installatie van de software opgelost waren, bleken de medewerkers tevreden over de werking.Bij Tabor maakten alle printers plaats voor drie kopieerapparaten. Behalve afdrukken en kopiëren is scannen in kleur mogelijk. Het faxapparaat werd in één van de machines geïntegreerd.

2Van mappenstructuur naar metadata

De mappenstructuur op een server wordt na verloop van tijd vaak een onoverzichtelijk kluwen waardoor verouderde gegevens blijven staan, documenten moeilijk terug te vinden zijn of verschillende versies kennen.Tabor besliste om zijn documenten op een andere manier op te slaan en te beheren zodat ze eenvoudiger terug te vinden zijn. Onder begeleiding van data-architect marc Van de Woestijne werd de klassieke datastructuur herbekeken en omgevormd. Het resultaat is een minimale mappen-structuur waarbij de documenten een aantal parameters, metadata genaamd, meekrijgen, zoals jaartal, organisatie en dienstverlening. Bij het zoeken naar documenten kan de gebruiker zeer snel op die metadata sorteren en/of filteren waardoor de gewenste informatie gemakkelijk terug te vinden is.De klassieke mappenstructuur omvormen tot een SQl-database met metadata kadert in een groter project binnen Tabor: de ontwikkeling van een elektronisch platform dat het delen van informatie en de uitwisseling van kennis moet bevorderen.

3Virtualisering servers

Vroeger draaide één server op één machine. Omdat die machines altijd maar krachtiger worden, kan één machine instaan voor verschillende servers. Het wordt bovendien makkelijker om bij een technische storing een server over te dragen naar een andere machine. Servers worden m.a.w. meer en meer virtueel.De ingeslagen weg om servers te virtualiseren werd voortgezet in de vernieuwing van de servers voor de nederlandstalige Provincie van de Zusters van liefde van Jezus en maria en het Generalaat Zusters van liefde van Jezus en maria in Brussel. De verschillende servers draaien nu op één fysieke machine en dit gelijktijdig in verschillende talen. Het archief van de Zusters van liefde van Jezus en maria en de zustergemeenschappen in de molenaarsstraat in Gent stapten mee in het vernieuwingsproces. Ook Grijkoort , het centrum voor opleiding en tewerkstelling, ving een studie aan.

5 TREnDS in iCT volgens Guy Schelstraete, diensthoofd iCT

ICT

saties zelf. ik probeer alleen de voor- en nadelen te schetsen zodat ze een doordachte keuze kunnen maken. ik merk dat organisaties zich soms verplicht voelen om sociale media in te schakelen omdat ze ‘mee’ willen zijn. Dat is niet altijd het juiste uitgangs-punt. natuurlijk geeft het gebruik van facebook aan dat je een moderne organisatie bent, maar het vraagt wel om een duidelijke visie en goede opvolging. Want sociale media roepen nieuwe vragen op. mag ik als leerkracht bevriend zijn met mijn leerlingen op facebook? En als dokter met patiënten? Ook daar zullen richtlijnen nodig zijn.’

5


“WE BETREKKEn OnZE mEDEWERKERS

mEER BiJ HET OPSTEllEn VAn OnS

BElEiDSPlAn.

karen De Waele, stafmedewerker beleid

Sint-lievenspoort

De dienst Personeel en Organisatie, kortweg P&O, wordt steeds meer inge- schakeld bij de ontwikkeling van strate- gieën en beleidsplannen van organisaties. Vooral ondersteuning op het vlak van de methodiek en processen blijkt vaak een toegevoegde waarde. ‘We vinden het belangrijk dat we samen met het directieteam een route kunnen uitstippelen om zo tot een beleids-

plan te komen dat echt gedragen wordt, ook door de ruimere groep van medewerkers’, benadrukt Jan Coupé. ‘Vaak vergelijken we onze rol in zo’n proces met die van een sherpa in de bergen. Vanuit onze terreinkennis stellen we mogelijke paden voor die gevolgd kunnen worden. De organisatie maakt dan de inhoudelijke keuzes. net als een sherpa helpen we de lasten te dragen, maar uiteindelijk moet je wel nog altijd zelf de berg be-klimmen.’

kaNTElEN IN DE zOrGmaatschappelijke evoluties zoals de toenemende vergrijzing zetten het klassieke,

hiërarchische organisatiemodel onder druk. ‘We merken dat heel wat van de vragen naar ondersteuning betrekking hebben op dat inrichtingsvraagstuk’, licht Jan Coupé toe. ‘We werden in het verleden al wel geconfronteerd met bepaalde facet-ten, maar er is een duidelijke tendens

naar een integrale benadering ervan.’ Een alternatief ligt in het meer procesmatig organiseren of het kantelen van de orga-

nisatie (zie artikel pagina 1).

COaCHINGindividuele coaching maakt al langer deel uit van de dienstverlening van P&O. Er worden in grote lijnen twee soorten van professionele coaching onderscheiden,

naargelang van de initiator: de leiding-gevende zelf en dan vooral vanuit een persoonlijke behoefte, of de organisatie,

gestuurd vanuit een ervaren nood, tekort of wens. Door de snelle evolutie in organisaties en de toenemende druk op leidinggevenden wordt coaching vanzelfsprekender. Dat merkt ook consultant Eva lemay. ‘Als ondersteuning om leidinggevenden per-

manent en performanter te laten presteren wordt coaching even-waardig gezien aan bijvoorbeeld vorming of opleiding. Dat is een goede evolutie. Het stimuleert leidinggevenden om op hun beurt vanuit een coachende rol medewerkers te laten groeien.’Coachingstrajecten worden bovendien meer ingebed in de kern van de organisatie. Wanneer orga-nisaties voor grote veranderingen staan, wordt coaching als onder- steuningstool voor de leidinggevenden meteen ingebouwd in het proces. DE buITENWErElD lONkTOok de buitenwereld lijkt de dienst P&O steeds beter te kennen. Regelmatig krijgt de staf vragen van organisaties die niet tot het Tabor-netwerk behoren. ‘Helaas kunnen we maar in zeer beperkte mate ingaan op die vragen’, geeft consultant melissa Plasschaert toe. ‘Externe consult behoort immers niet tot onze kern- opdracht en de reguliere dienst-verlening aan onze partners mag in geen geval in het gedrang komen. We zien die vragen van externe organisaties wel als een goed teken. We geloven graag

dat de kwaliteit van onze dienstverlening voor positieve reclame zorgt, zelfs buiten het eigen netwerk.’

‘De toenemende druk op leidinggevenden maakt coaching vanzelfsprekender.’

PERSONEEL EN ORGANISATIE

leidinggevenden coachen, het klassieke organisatiemodel dat onder druk komt te staan en om een nieuwe visie vraagt, en meer en meer organisaties buiten het netwerk die een beroep op hen willen doen. ‘Vroeger lag de focus vooral op vorming, nu krijgen we veel kernvraagstukken’, klinkt het bij consultant jan Coupé.

Domein 3consulteen gedrevendienstverlening

Vraaggerichte dienstverleningDirecteur Paul Ongenaert: ‘Tabor stelt aanvullende expertise en middelen ter beschikking op het gebied van flankerende beleidsprocessen, zoals infrastructuur of financiën. Daardoor kunnen onze organi-saties meer tijd en middelen vrijmaken voor hun kernactiviteiten, namelijk onderwijs of zorg. We bieden soms ook financiële ondersteuning door een renteloze lening of overbruggingskrediet te verlenen.’

Duurzame en projectmatigedienstverleningDirecteur Paul Ongenaert: ‘Projectmatig en duurzaam maatwerk, dat is waar we in onze dienstverlening voor proberen te zorgen, vanuit de eigenheid van elke organisatie. Bij elke dienst die we verlenen, houden we rekening met de cultuur van de organisatie, maken we van bij het begin duidelijke afspraken en besteden we veel

aandacht aan de voortgang én opvolging van het hele traject.’

Inspirerend leiderschapDirecteur Paul Ongenaert: ‘Tabor wil de leidinggevenden in het netwerk be- geleiden en vormen door te investeren in opleidingstrajecten, intervisies voor junior en senior leidinggevenden in te richten en thematische leeruitstappen te organiseren.’

«p.2 Het netwerk in 3 domeinen

6

Het P&O-team (vlnr): Pia Dewagtere, Hilde Claeys, Melissa Plasschaert, Jan Coupé en Eva Lemay.

De dienst Financiën-Aankoop: Martine De Schepper en Virginie Roussel (vooraan) en Carine Engels en Mieke De Vreese (achteraan).

De dienst Financiën-aankoop bereidde de invoering van de wetgeving op de overheidsopdrachten voor. Die wet wil bij leverancierscontracten de concurrentie op de markt beter laten spelen.

FINANCIEN-AANKOOP

‘Aankoop wordt professioneler.’

De wetgeving op de overheidsopdrachten zal vanaf juli 2013 van toepassing zijn op de sectoren welzijn, gezondheid en onderwijs en een grote impact hebben op de Tabor-organisaties. Aankopen zullen professioneler worden. De wet zorgt im-mers voor enkele belangrijke wijzigingen in het aankoopproces (zie kaderstuk). Tabor gaat alvast na of er softwarepak-ketten bestaan die de uitvoering van de wettelijke verplichtingen administratief kunnen ondersteunen, zoals 3P.

DIENST FINaNCIëN-aaNkOOpOm zo goed mogelijk te kunnen inspelen op de vereisten van de nieuwe wetgeving, werd de dienst financiën omgevormd

tot de dienst financiën-Aankoop. Twee tandem-teams zullen de dienstverlening nog beter organiseren en garanderen: Virginie Roussel met mieke De Vreese en martine De Schepper met Carine Engels.Het aankoopproces werd geprofessionali-seerd. Aankoopverantwoordelijke martine De Schepper volgt met ondersteuning van Carine Engels alle aankopen op, ook die vanuit de diensten infrastructuur en iCT, weliswaar met technische ondersteuning vanuit de betreffende diensten.Carine Engels blijft verder instaan voor alle vzw-regelgeving en de personeels-administratie van Tabor en de Zusters van liefde van Jezus en maria. financiële en boekhoudkundige vragen worden behan-deld door Virginie Roussel, met onder-steuning van mieke De Vreese.Om de werkdruk in de dienst infrastructuur te verlichten zorgt de dienst financiën-Aankoop voortaan voor administratieve ondersteuning van de technische dienst op de site molenaarsstraat en voor de opvolging van de verzekeringen.

STaNDaarDISErING FINaNCIëlE rappOrTENTabor stelt aan zijn partnerorganisaties gestandaardiseerde Excel-documenten ter beschikking voor de kassa- en begrotings-opvolging. Die documenten laten toe om op een eenvoudige en efficiënte manier de informatie uit de boekhouding te ge-bruiken voor administratieve en strate-gische opvolging.In het najaar heeft de firma ESC de documenten geüpdatet omdat de pro- grammeercodes niet meer naar behoren werkten in de nieuwe versies van mS Office en het boekhoudpakket ProAcc. De nieuwe codes werden getest in een beperkt aantal organisaties. in 2013 zullen ze naar zo veel mogelijk partners

verspreid worden. Het Tm1-project dat zou zorgen voor een verdere automatisering en uitbreiding van de standaarddocumenten, werd na een grondige analyse stopgezet. De specifieke programmeercode van die software is heel tijdsintensief en vraagt een doorgedreven centralisatie en standaardisatie van gegevens en rapporten. Een update van de bestaande Excel-bestanden bleek voldoen-de om de problemen te kunnen oplos-sen.

FINaNCIErINGSbrONNEN VOOr INVESTErINGENEen nieuwbouw of verbouwing betekent vaak een zware financiële last voor de organisaties binnen het netwerk. Verschil-lende organisaties vroegen in 2012 een financiële tussenkomst voor de financie-ring van hun bouwprojecten. Tabor helpt om het financieel masterplan op te zetten en leningen bij de bank aan te vragen of geeft, waar nodig, een renteloze lening. Aan De Hagewinde Scholen in loke-

ren werd een overbruggingskrediet verleend omdat de subsidies van AGiOn, het Agent- schap voor infrastructuur in het Onderwijs, steeds langer op zich laten wachten.Voor basisschool De mozaïek en het instituut voor Verpleegkunde Sint-Vincentius konden

er dankzij de staatswaarborg leningen aan een lage rentevoet afgesloten worden.Voor het ontbrekende gedeelte beloofde Tabor een renteloze lening. Een goed fi-nancieel meerjarenplan is daarbij altijd onontbeerlijk.

“DE OnDERSTEuninG BiJ DE OPmAAK En AnAlySE VAn OnS finAnCiEEl mASTERPlAn En BiJ HET ZOEKEn nAAR mOGEliJKE finAnCiëlE OPlOSSinGEn VOOR DE VElE BOuW-DOSSiERS WAS EEn GROTE HulP.

Vera De Cock, financieel verantwoordelijke Mariagaard

Wetgeving op de overheidsopdrachten en wijzigingen aankoopprocesSamenaankoop is niet langer een vrijblijvende samenwerking tussen • organisaties en een leverancier, maar een engagement. Organisaties zijn, vanaf bepaalde afnamehoeveelheden bij een leverancier, • verplicht om concrete regels en procedures te volgen, zowel bij offerte-vragen als bij gunningen van een contract. Vroeger was dit enkel het geval voor bepaalde elementen van een bouwproces. De administratieve last wordt voor bepaalde leverancierscontracten groter • en er is minder ruimte voor onderhandelingen.Gunningscriteria en wegingscoëfficiënten moeten op voorhand bepaald • worden. niet enkel de prijs, ook de kwaliteit en de service na verkoop kunnen criteria zijn.

7


BEELDSCHOON 2012

SEPTEMBER-OKTOBER

JULI

-AUG

USTU

SNOVE

MBE

R-DE

CEM

BER MAART-APRIL

1. nieuwjaarsontmoetingmet de Tabor-berg op de achtergrond praten directieleden en bestuurders uit het hele netwerk na over het voorbije jaar.2. ZuurstofdagenElk voorjaar nemen meer dan 100 medewerkers uit de partner-organisaties deel aan de Zuurstofdagen, een driedaags evenement met vormingen en workshops rond (persoonlijke) ontwikkeling. 3. Alles netjesDe keuken- en schoonmaakploeg zorgt er elke dag voor dat de activiteiten vlekkeloos kunnen verlopen (marleen en Claudine afwezig).

4. OndersteuningDe technische dienst onderhoudt de gebouwen en tuin van de site in de molenaarsstraat in Gent waar Tabor zijn kantoren heeft. 5. TeamdagOp 7 september hielden de medewerkers van Tabor hun teamdag in eigen tuin.6. facebooken en twitterenAnn Van Driessche beantwoordde de vragen over sociale media tijdens een workshop op 30 november. Ze is voormalig communicatiedirecteur van GO! en auteur van het boek ‘Communicatie op school’.

JANUARI-FEBRUARI

MEI

-JUNI

1

5

3

2

6

4

8

jaarbeeld tabor

Documents