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J. LAGREZEPage : 1MIAGEMIAGE
CONDUIRE une REUNIONCONDUIRE une REUNION
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CONDUIRE une REUNIONCONDUIRE une REUNION
OBJECTIFSOBJECTIFS:
� Être plus efficace dans ses réunions
� Mieux les animer et les contrôler
� Connaître les différents outils et techniques d’animation
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Les CAUSES de l'INEFFICACITÉLes CAUSES de l'INEFFICACITÉ:
information insuffisante: pas d'apport
pas d'objectif
pas de méthode
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Pour conduire une réunion, il faut:Pour conduire une réunion, il faut:
un animateur de séanceun animateur de séance
un secrétaire de séanceun secrétaire de séance
des participantsdes participants
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l’animateur de séancel’animateur de séance
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le secrétaire de séancele secrétaire de séance
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les participantsles participants
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Choisir les participantsChoisir les participants==
Evaluer la contribution de chacunEvaluer la contribution de chacun
Fournir des informationsFournir des informationsDonner des conseilsDonner des conseilsOffrir une compétence spécifiqueOffrir une compétence spécifiqueAutoriser une actionAutoriser une action
Participants permanents Participants permanents Participants invitésParticipants invités
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PREPARATION EN AMONT:PREPARATION EN AMONT:
ObjectifsObjectifsPréparation / InformationPréparation / InformationOrdre du JourOrdre du JourInvitation / Convocation des ParticipantsInvitation / Convocation des ParticipantsDurée, Jour, HeureDurée, Jour, HeureLa Salle et sa dispositionLa Salle et sa dispositionLe matériel nécessaireLe matériel nécessaire
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Les OBJECTIFS:
Déterminer à l'avance l'objet de laréunion
Le but doit être clair pour tous les
participants
QUI?
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POURQUOI une REUNION?
Informer - Echanger - DéciderRésoudre un conflit - Créer quelque chose - Faire le point
Echange d'informationsEchange d'informationsdescendantes ou ascendantesdescendantes ou ascendantesavec prise éventuelle de décisionavec prise éventuelle de décision
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Pour INFORMER
ANIMATEUR
PARTICIPANTS
InformationsDemande d'infocomplémentaires
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Pour ECHANGER des points de vue
ANIMATEUR
PARTICIPANTSAvis
RégulationRelance Thème
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Pour DECIDERPropositions d'Action
Pour TROUVER un ACCORDRôle de Médiation, Arbitrage
Pour PRODUIRERéunion créative, Brainstorming
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Pour FAIRE le POINTPour FAIRE le POINTRéunion cycliqueRéunion cyclique
Le COMITE de PILOTAGE d’un Projet Le COMITE de PILOTAGE d’un Projet
Maîtrise d’ŒuvreMaîtrise d’Œuvre&&
Maîtrise d’OuvrageMaîtrise d’Ouvrage
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Une REUNION se prépare:
l'enjeu: Réunir au bon endroit et aumoment idéal
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Une REUNION se prépare:
Fixer la date et l'heure Indiquer le lieu, la duréeStructurer un ordre du jour motivant
Communiquer ces informationsà l'avance
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Le RYTHME de la REUNION
Attention
Creux ludique
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Le RYTHME de la REUNIONLe creux ludique:Le moment où tout le monde se déconnecte: agitations, rires, mouvements de pieds.Il est naturel, psychologique.L’animateur doit le sentir, l'accepter voire le favoriser:C’est le temps de la PAUSE
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Une REUNION se prépare:
REGLER les ASPECTS PRATIQUES:Equipements audiovisuelsTableau, PaperboardCopies des documents à remettreSupport de prises de notesDisposition de la salle
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Une REUNION se prépare:
Elaborer
Un ORDRE du JOUR
dans la CONVOCATION
L’envoyer à l’avance pour que chaque
participant puisse se préparer
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Un EXEMPLE
d’ORDRE du JOUR
et de CONVOCATION
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Rôle de l'animateurFacilitation:Règles du jeu, tour de table, objet, participation
Régulation:Neutralité, reformulation, écoute, adhésion
Production:Inciter les échanges pour parvenir à
des résolutionsdes conclusionsdes solutionsdes décisions
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Rôle de l'animateur:Médiateur ou Arbitre
GERER les PROBLEMESFAIRE FACE aux PERTURBATIONS
LAISSER EXPRIMER tous les POINTS de VUE
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Rôle du participant
Jouer un rôle actifJouer un rôle actif
Se préparer en conséquence
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2 PRINCIPES:
ÊTRE VU et ENTENDU
ECOUTER les AUTRES
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L'OUVERTURE de la REUNION
Il faut rappeler clairement:
L’objectif: le reformuler pour qu’il soit compris.
Les méthodes prévues:moyen de communication: tour de table,expertmoyen d’analyse: historique, problématiquemoyen de décision: voteprise de notes: secrétaire, enregistrement
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L'OUVERTURE de la REUNION
Il faut rappeler clairement:
Le temps imparti:Fixer une limite et s'y tenirQualité de commencer et de finir à l'heure.
L'information nécessaire:Faire un résumé rapide de l'information
nécessaire à une meilleure compréhension des objectifs
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Les STYLES d'ANIMATION
Il faut s'adapter aux personnalités:
Encourager les timides à participer Contrôler les caractères dominateurs S'assurer que chacun puisse s’exprimer en bénéficiant du même temps de parole
Contrôler une réunion, c’est anticiper les problèmes, c’est déceler les signes négatifs et positifs
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Le COMPTE RENDU de REUNION
A rédiger juste aprèsStyle simple
Structure adaptéeViser l'ESSENTIEL
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Le COMPTE RENDU de REUNION
Un EXEMPLE de CONTENU
COMMENTAIRES
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