izrada predloga projekta ipa - suk.gov.rs · pdf file2 ministarstvo finansija vlada republike...
TRANSCRIPT
1
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
MINISTARSTVO FINANSIJASektor za programiranje i upravljanje fondovima EU
IZRADA PREDLOGA PROJEKTA IPA - INSTRUMENT PRETPRISTUPNE
POMOĆI EU
Marija MarinkovićDejan Zlatković
2
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Iskustva u pisanju projektnog fiša
Koji su uočeni nedostaci u pripremi projektnog fiša?
Koje su teškoće u pružanju podrške u pripremi PF?
Koji su uočeni nedostaci u izradi logframe ?
2
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Šta je projekat?Projekat je grupa aktivnosti koja je usmerena na ostvarivanje određenog cilja u određenom roku, putem korišćenja određenih resursa (finansijskih, materijalnih i ljudskih)
4
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Projektni ciklusPROGRAMIRANJE
IDENTIFIKACIJA
FORMULACIJASPROVOĐENJE
EVALUACIJA I MONITORING
3
5
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
• Donošenje odluke da li ideju treba tretirati kao projekat• Analiziranje potreba korisnika• Identifikovanje različitih učesnika u projektu• Izrada strukture projekta• Utvrđivanje vremenskog okvira• Procena troškova• Identifikovanje rizika i predviđanje akcija za
njihovo prevazilaženje• Definisanje indikatora i izvora verifikacije
Programiranje, identifikacija
6
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Izrada predloga projekata koji sadrže:
• EU strateški okvir• Opis do sada stečenih iskustava• Srodne aktivnosti• Koordinacija donatorskih aktivnosti • Nacionalni strateški okvir• Opis problema, identifikacija rešenja• Analiza zainteresovanih strana• Opšte i specifične ciljeve• Očekivane rezultate i osnovne aktivnosti• Rizici i pretpostavke • Budžet i kalendar sprovođenja
Formulacija
4
7
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
• Potpisivanje Finansijskog sprazuma
• Priprema tenderske dokumentacije
• Sprovođenje tendera
• Potpisivanje ugovora
• Primena finansijskih pravila EU (PRAG)
Sprovođenje
8
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Monitoring i Evaluacija
• Ocena uspešnosti projekta
• Vrši se tokom i posle završetka projekta
• Osnov za buduće programiranje
• Reviziju vrši Evropski revizorski sud
5
9
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Okvirni kalendar godišnjeg programa
Sprovođenje projektaFinansijski sporazumNaredna godina
Odobravanje od strane EKPROGRAMIRANJETekuća
godina
IV KvartalIII KvartalII KvartalI Kvartal
10
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Dekoncetrisan vs. Decentralizovan sistem kontrole
DIS: Sistem upravljanja EU fondovima gde je država korisnik fondova je odogovorna za upravljanje i realizaciju programima pomoći
1) Dekoncentrisan
2) Decentralizovan
2a) Ex-ante: Ovlašćeni ugovarač (CFCU) imenovan od strane države korisnika pomoći. Odluke su date na razmatranje EK (DEK) tj. na odobrenje 2b) Ex-post: odluke koje se odnose na javne nabavke su donete od strane ovlašćenog ugovorača bez prethodnog odobrenja EK
6
11
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Uloga institucija Centralizovan / Dekoncentrisan– Delegacija EK – Kabinet potpredsednika Vlade – Sektor za programiranje i upravljanje fondovima EU, NIPAK
Sekretarijat (DACU)– Resorna ministarstva
Decentralizovan - DIS• Nacionalni fond (NF)• NIPAC, NAO, CAO • PAO• Resorna ministarstva (SPO)• Razni komiteti (JMC)
12
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Uloga institucijaKomisija za programiranje i upravljanje fondovima EU i razvojnom pomoći - razmatra nacrte dokumenata koji će biti predstavljeni donatorima, predlaže prioritete
za korišćenje sredstava međunarodne pomoći posebno za korišćenje pretpristupnih fondova EU
- razmatra i daje predloge Vladi o ostak+lim značajnim pirtanjima u vezi sa korišćenjem i upravljanjem fondovima EU irazvojnom pomoći
Radne grupe za programiranje IPA 1. Radna grupa za ekonomiju i razvoj ljudskih resursa; 2. Radna grupa za lokalni, regionalni i ruralni razvoj; 3. Radna grupa za razvoj infrastrukture; 4. Radna grupa za reformu državne uprave; 5. Radna grupa za vladavinu prava;
Grupa za ocenu projekata (Kabinet potpredsednika Vlade, Sektor za programiranje i upravljanje fondovima EU i razvojnom pomoći i Sektor nadlažan za pripremu budžeta, Kancelarija za evropske integracije). Grupa za ocenu projekata vrši procenu prioriteta nacrta i predloga projekata u skladu sa utvrđrnim kriterijumima i formularima za ocenu predloga projekta. Grupom za ocenu projekta rukovodi predstavnik NIPAK-a
7
13
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Uloga DACU
Koordinacija procesa programiranja IPAprenos odgovornosti na korisnike i obezbeđivanje procesa pripreme PF u skladu sa rokovima i procedurama EK Davanje preporuka zajedno sa Kabinetom potpredsednika Vlade pre nego što EK donese konačnu saglasnost
PRIPRERMA PF
0% 100%
14
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Analiza zainteresovanih strana
• Ko su zainteresovane strane?Terminologija:
Zainteresovane strane (Stakeholders)Korisnici (Beneficiaries)
Ciljne grupeKrajnji korisncici (Final beneficiaries)
• Partneri na projektu
8
15
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Zainteresovane strane su pojedinci, grupe, organizacijekoje utiču na projekat, na koje projekat utiče, koji moguda podrže projekat ili budu protiv njega
Čije probleme ili mogućnosti analiziramo?Ko će imati koristi ili štete od predložene projektneintervencije i na koji način?
Analiza zainteresovanih strana
16
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Koraci u analizi zainteresovanih strana
• Identifikacija opšteg razvojnog problema • Identifikacija i pravljenje spiska svih osoba, grupa,
relevantnih institucija• Kategorizacija zainteresovanih strana, odabir
prioritetnih interesa • Odabir najvažnijih • Identifikacija veza, stepen saradnje ili konflikta
zainteresovanih strana
9
17
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Matrica analize zainteresovanih strana
• Ograničeno razumevanje toga da način odlaganja sopstvenog otpada utiče na zdravlje
• Mogućnost za efikasnije lobiranje vladinih tela
• Žele da odlažu otpad dalje od domaćinstava
• Žele pristup čistoj vodi
• Svesni industrijskog zagađenja i njegovog uticaja na kvalitet vode
• Zdravstveni rizici
Domaćinstva:X domaćinstava ispušta otpad i otpadne vode u reku, koriste vodu za piće i ribu iz reke
• Posedovanje finansijskih i tehničkih resursa za uvođenje novih “zelenih tehnologija”
• Skromna trenutna motivacija za ostvarivanje promena
• Održavanje i povećanje profita
• Informisanje o uticaju koji ima na društvo i životnu sredinu
• Mobilizacija političkog pritiska kako bi se uticalo na ponašanje industrije
• Izvestan stepen brige o imidžu kompanije
• Briga o troškovima u slučaju sprovođenja Zakona o zaštiti životne sredine
Industrija x:Veliko industrijsko poslovanje, nedovoljno regulisano, ne postoji sindikat, uticajna lobigrupa, nedovoljna briga za životnu sredinu
• Veliki interes za uvođenje mera kontrole zagađenja
• Ograničen politički uticaj, s obzirom na slabu organizacionu strukturu
• Održavanje i poboljšanje njihovih sredstava za život;
• Podrška kapacitetima za organizovanje i lobiranje
• Sprovođenje mera kontrole industrijskog zagađenja
• Zagađenje utiče na količinu i kvalitet ulova
• Ugroženo je zdravstveno stanje porodice, naročito dece i majki
Porodice ribolovaca:X porodica sa niskim primanjima, mali porodični biznis, organizovan kao neformalna zadruga, žene aktivno učestvuju u obradi i prodaji ribe.
Potencijal (kapacitet i motivacija za ostvarivanje promena)
Interesi (i moguće aktivnosti za njihovo sprovođenje)
Problemi(kakav uticaj ima(ju)
problem(i))
Karakteristike zainteresovanih strana i
druge osnovne karakteristike
18
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije SWOT Analiza
Faze u SWOT Analizi
SWOT 1 - Prednosti i Šanse
SWOT 2 - Slabosti i Pretnje
SWOT 3 - Izbor Strategije
10
19
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije SWOT Analiza
Treba biti realan u proceni prednosti i slabosti organizacije SWOT analiza određuje gde se vaša organizacija nalazi trenutno i gde će biti u budućnostiSWOT analiza treba da bude koncizna, jednostavna i specifična Treba izbegavati kompeksnost i dublju analizuSWOT je subjektivan
20
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Zašto radimo SWOT?
Unaprediti/ pojačati prednosti
Otkloniti slabosti
Iskoristiti šanse
Izbeći pretnje
11
21
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
PRIPREMA LOGIČKE MATRICE
22
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
• Instrument kojim obezbeđujemo da u projektni predlog uključimo i prezentujemo na strukturisan način sve činjenice relevantne za projekat.
• Korisiti se kao metod za planiranje i pisanje projektnog fiša. Omogućava da informacije budu analizirane i organizovane na strukturisan način što olakšava postavljanje važnih pitanja i identifikovanje slabosti;
Šta je logička matrica?
12
23
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Logička matrica projekta
• Osnovni instrument za pripremu projekta
• Koristi se kao prvi korak u pripremi projekta
• Logicka matrica se koristi za projekte bez obzira navelicinu projekta, obim projekta, izvor finansiranja
• Nema smisla koristiti logicku matricu za pojedinacneaktivnosti (npr. priprema seminara)
24
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
• Logička matrica sadrži četiri kolone i četiri (ili više) reda, kojima se su objedinjeni ključni elementi projekta:– Hijerarhija ciljeva projekta (Opis projekta ili Logika
projektne intervencije);– Nacin pracenja i procene dostignuca projekta (Indikatori i
Izvori verifikacije. – Projektno okruženje i spoljašnji faktori koji su ključni za
uspeh projekta (Pretpostavke);
• Upotreba Logičke matrice preporučuje se kao osnova za podnošenje projekta, a potom i tokom čitavog trajanja projekta radi praćenja napretka i prilagođavanja situaciji;
LOGIČKA MATRICA: SINTETIČKO PREDSTAVLJANJE PROJEKTA U DATOM KONTEKSTU
13
25
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Pretpostavke se pomeraju od aktivnosti
ka rezultatima [troškovi, budzet]
[ulazni parametri]Inputs
(sredstva)
Aktivnosti
Pretpostavke se pomeraju od rezultata
ka cilju (ciljevima)
Nacin prikupljanjainformacija
Indiktori za svaki rezultat –(output indicator)
Rezultati
Pretpostavke se pomeraju od svrhe ka
cilju (ciljevima)
Nacin prikupljanjainformacijaIndikatori - Niži nivo uticaja
Svrha projekta(specifičan cilj)
Način prikupljanja informacija
Indikatori na nivou opšteg cilja- Visok nivo uticaja
(High level impact)Opšti cilj
(razvojni cilj)
Pretpostavke i rizici (spoljašnji faktori)
Mehanizmi za praćenje projekta=monitoring
(Izvori verifikacije, načini verifikacije informacije)
Način praćenja i procene dostignuća projekta(Objektivno merljivi
indikatori)
Logika intervencije(Opis projekta, hijerarhija
ciljeva)
Logička matrica projekta
26
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
• OPŠTI CILJ opisuje predviđeni dugoročni cilj čijem ostvarenju projekat doprinosi
• SPECIFIČNI CILJ/SVRHA opisuje željene efekte projekta (svrha projekta); ostvarivanje neposrednog cilja za direktne korisnike
• REZULTATI opisuju ciljeve koje rukovodstvo projekta treba da postigne i održi za vreme trajanja projekta
• AKTIVNOSTI treba da budu definisani kao procesi npr. pripremiti, izraditi, sprovesti ...
14
27
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Sled koraka u izradi matrice
• Priprema logframe je iterativan proces:Opis projekta (top down)Definisanje pretpostavki (bottom-up), zatim definisanje indikatora Izvori verifikacije (working across)
28
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Preduslovi(5)
Pretpostavke(6)
TroškoviSredstvaAktivnosti(4)
Pretpostavke(7)
Izvori verifikacije (14)
Indikatori(13)
Rezultati(3)
Pretpostavke(8)
Izvori verifikacije (12)
Indikatori(11)
Svrha projekta(2)
Izvori verifikacije (10)
Indikatori(9)
Opšti cilj(1)
Pretpostavke Izvor verifikacijeObjektivno merljivi indikatori
Opis projekta
Logička matrica – redosled unosa podataka
15
29
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Logika intervencijeMoguce je prikazati i citajuci u obrnutom smeru
Svrha/cilj
Rezultati
Aktivnosti
Inputi/resursi
Opšti cilj
Svrha/cilj
Rezultati
Aktivnosti
30
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Vertikalna logika
Preduslov
Opis projekta Merljivi indikatori
Izvori verifikacije
Pretpostavke
Aktivnosti
Rezultat
Specfičan cilj
Opšti cilj
16
31
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije Horizontalna logika
Preduslovi
Opis projekta Merljivi indikatori
Izvori verifikacije
Aktivnosti
Rezultati
Specifičan cilj
Opšti cilj
Pretpostavke
32
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Hijerarhija ciljeva projekta
1.1.1 ...1.1.2 ...1.1.3 ...itd.
Aktivnosti
1.1 .....1.2 ....
Rezultati
1. Svrha projekta/specifični cilj
.....Opšti cilj
17
33
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije Provera opšteg cilja
Kada je formulisan neophodno je obezbeditida je opšti cilj:
• Usklađen sa razvojnom politikom države• Usklađen sa donatorskom politikom (npr. Evropsko
partnerstvo, MIPD)• Dovoljno opravdan• Nije previše ambiciozan • Ciljne grupe određene• Formulisan je kao željeni cilj, a ne kao sredstvo
(proces)• Ne sadrži više dva ili više ciljeva koji su uzročno
povezani
34
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
• Najčešći problemi u formulisanju svrhe: Svrha se definiše na takav način da prepričava navedene rezultate (skup rezultata) umesto postignuće višeg ranga
• Treba izbegavati fraze poput: to contribute ili to assist• Primer: projekat-Prečišćavanje vode
Rezultati: - Smanjeno direktno izlivanje otpadnih voda u reku - Poboljšani standardi za obradu otpadnih voda - Poboljšana informisanost javnosti o nadležnosti u oblasti životne sredine
Formulisanje svrhePrimer loše prakse Primer dobre prakse
Svrha je skup rezultata Svrha je posledica rezultata
Poboljšano je prečišćavanje vode i samnjen je nivo direktnog izlivanja u reku
Poboljšan kvalitet rečne voda
18
35
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Razlika između rezultata projekta i outputa:
• Rezultat je ono sto cemo ostvariti/postićirealizacijom aktivnosti
• Output je sam proizvod odgovarajuceaktivnosti
36
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
PRETPOSTAVKE predstavljaju spoljne faktore koji mogu uticati nauspeh projekta, ali nad kojima rukovodioci projekta nemaju direktnukontrolu
Pretpostavke opisuju:– Situacije, – Događaje, – Uslove ili– Odluke
• Mogu se izvesti iz drveta ciljeva • Formulisane su kao pozitivno stanje• Povezane su na različitim nivoima u matrici• Pridaje im se značaj u odnosu na važnost i verovatnoću
19
37
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Rizici i pretpostavke
Rizici su pretnje: strogi, nefeleksibilni ciljevinetačna očekivanjapromene u političkoj klimi
Pretpostavke se izražavaju kao pozitvno stanje dok rizici uvek negativno
38
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Da li je pretpostavka važna?
Da li će se pokazati tačnom?
Skori sigurno
Verovatno
Malo verovatno
Isključiti iz matrice
Uključiti kao pretpostavku
Da li je moguće revidirati projekat kako bi se uticalo na spoljašnji
faktor?
Projekat potencijalno nije izvodljiv
Revidirajte projekat dodavanjem aktivnosti ili rezultata; ukoliko je
potrebno preformulišite svrhu projekta
DA
DA
NE
NE
Provera pretpostavki i njihovog značaja
20
39
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Opisuju ciljeve projekta na objektivno merljiv način itačno utvrđuju koji su to standardi koji moraju bitidostignuti kako bi opšti cilj, svrha i rezultati projekta biliostvareni.
Kvalitet/vrsta promene – koliko dobro je izvršena Kvantitet/obim promene – koliko je velika ili šta je svepromenjenoVremenski okvir – koji j najkasniji rok/do kada Ciljna grupa – za kogaMesto/lokacija – gde
Indikatori
40
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
• Specific / ograničen na cilj koji treba da meri• Measurable / merljiv kvantitativno i kvalitativno• Available / dostupan uz prohvatljive troškove i
zasnovan na raspoloživim podacima • Relevant / značajan u odnosu na informacije koje su
potrebne • Time – bound / vremenski ograničen tako da se zna
kada možemo očekivati da cilj ili zadatak budu ispunjeni
• Independent / nezavistan u odnosu jedan na prema drugom
Indikator - SMARTI
21
41
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Cilj: povećana poljoprivredna proizvodnja
1. Identifikovati indikator: povećana proizvodnja mleka
2. Ciljna grupa: mali proizvođači mleka 3. Kvantifikacija: 500 malih proizvođača povećalo
proizvodnju za 50%4. Kvalitet: ispuniti nacionalne standarde kontrole
kvaliteta mleka 5. Vremenski okvir: između marta 2007. i oktobra
2008. godine6. Lokacija: AP Vojvodina
Indikator - primer
42
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Izvori verifikacije treba da odrede:
• Koje informacije obezbediti (npr. iz administrativnih evidencija)
• Odakle i iz kog izvora obezbediti informaciju (npr. izveštaj o napretku, statistička dokumenta)
• Ko bi trebalo da obezbedi informaciju (npr. radnici na terenu, zdravstveni centar)
• Kada i koliko često bi trebalo obezbediti informaciju (npr. mesečno, kvartalno, godišnje)
22
43
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije Provera indikatora
Neophodno je obezbediti da su indikatori:
• Određeni prema kvantitetu, kvalitetu, vremenu, lokaciji i ciljnoj grupi
• Sredstva verifikacije budu raspoloživa• Relevantni kao mera dostizanja ciljeva • Pouzdani i aktuelni
44
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Logframe – iskustva sa RM
• Prednosti kod RM u izradi logičkih matrica– Specifični ciljevi – Aktivnosti
• Nedostaci kod RM u izradi logičkih matrica– Indikatori– Rezultati
23
45
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Standardni format projektnog fiša
46
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije Standardni format projektnog fiša
24
47
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
ANNEXES
ANNEX I: LOGIČKA MATRICA PROJEKTA
ANNEX II: Raspored ugovaranja i trošenja sredstava (AMOUNTS CONTRACTED AND DISBURSED BY QUARTER FOR THE PROJECT)
ANNEX III:Institucionalni okvir (INSTITUTIONAL FRAMEWORK – LEGAL RESPONSIBILITIES AND STATUTES)
ANNEX IV: Zakoni, regulativa i strateski dokumenti (REFERENCE TO LAWS, REGULATIONS AND STRATEGIC DOCUMENTS)
ANNEX V: Ostali relevantni detalji (DETAILS PER EU-FUNDED CONTRACT (*) WHERE APPLICABLE)
48
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Implementing arrangements:
1.5 Contracting Authority (EC): EC Delegation in Serbia1.6 Implementing Agency:1.7 Beneficiary (including details of project manager)
1.8. Overall cost: 1.9 EU contribution:
1.10 Final date for contracting: 3 years after the signature of the FA1.11 Final date for execution of contracts: 5 years after the signature of
FA1.12 Final date for disbursements: 6 years after the signature of the FA
25
49
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
2.1 Opšti cilj i svrha projekta (OVERALL OBJECTIVE AND PROJECT PURPOSE)
2.2 Veza sa AP/NPAA / EP/ SAA (Link with AP/NPAA / EP/ SAA)2.3 Veza sa MIPD (Link with MIPD)2.4 Veza sa NDP (Link with National Development Plan (where
applicable) Not aplicable2.5 Veza sa nacionalnim/ sektorskim planovima (Link with national /
sectoral plans)
50
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Istorijat i opravdanost projekta(3.1. Background and justification)
26
51
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Opis projekta
Šta treba uključiti: IstorijatDruštveno-ekonomske pokazateljeUloga institucijaZakonski okvirUsklađenost sa strategijom i sektorskom politikomPregled trenutne situacijePostojeći standardiPostojeći kapaciteti (ljudski, finansijski i materijalni)
52
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Opravdanost projekta
Analiza SWOT- objasniti kako su smanjeni uticaji identifikovanihproblema i iskorišćene prednosti i šanse Analiza zainteresovanih strana Analiza problema
ObjašnjenjeKoji su sve definisani problemi?Čiji su problemi? (target grupe)Koji su uzroci i posledice problema?
27
53
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Opravdanost projekta
Usklađenost sa EU standardima
Studije izvodljivosti
Zašto je prioritet?Hitnost“Value for money” EC, Nacionalni, Regionalni razvoj
54
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Procena uticaja projekta (3.2. Project Impact, Catalytic Effect and
Sustainability)
28
55
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Održivost projekta
• Uticaj projekta i nakon njegovog završetka
• EU prepoznaje tri vrste održivosti:Finansijska održivost - kako će aktivnosti biti finansirane nakon završetka projekta Institucionalna održivost- ko će imati vlasništvo nad procesom nakon što je projekat završen Zakonodavna održivost – da li projekat ima za cilj da unapredi/ razvije zakonodavni ili strateški okvir, unapredi standarde
• Kako će ciljna grupa iskoristiti stečeno znanje /veštine/ infrastrukturu u budućnosti?
56
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Održivost projekta
• Koje su očekivane promene za svaki od navedenih rezultata:
• Promena situacije/stanja • Promena nivoa znanja • Promena u ponašanju • Promena attitude
Kako će se takva promena održati ???
29
57
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Aktivnosti koje obezbeđuju održivost projekta: Trening trenera Održavanje opreme Pisanje priručnika Akreditacija/sertifikacija organizacija Donošenje zakonskog okviraPisanje strategijeUsvajanje određenih procedura ili standardaStvranje mreža organizacija (network)
58
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Katalitički efekat
Katalitiči efekat- ubrzanje opšteg društveno-ekonomskog razvoja, institucionalnog razvoja…
Da li je projekat katalizator za druge promene? Da li se projekat može koristiti kao model?Da li se ciljevi projekta mogu primeniti na ostale modele?
30
59
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
3.3 Rezultati i merljivi indikatori
3.4 Aktivnosti:
60
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
• Podela aktivnosti prema operativnim detaljima • Uskladjivanje redolseda obavljanja aktivnosti
(sequencing), trajanje i prednjačenje • Raspodela odgovornosti • Identifikacija glavnih aktivnosti• Identifikacija podaktivnosti • Vremenski okvir - CPA (Critical Path Analisys)
3.5 Uslovljenost i redosled obavljanja aktivnosti
31
61
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Komponente projekta• “Staretgije” projekata koje se identifikuju prema
sledećim kriterijumima:Ugovori za realizaciju projekta (tehničkeManadzment tj. organizaciona struktura
odgovorna za realizaciju projekta Geografska lokacijaGrupisanjem projektnih aktivnosti
62
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
3.6 Srodne aktivnosti
Prethodni i trenutni projekti finansirani iz nacionalnih ili donatorskih sredstava Da li se vaš projekat:
nadovezuje/ nastavlja na prethodno sprovedene aktivnostipreklapa sa prethodnim projektima zavisi od drugog projekta
Evropska Komisija insistira na kontinuitetu i višegodišnjem pristupu projekata
32
63
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
3.6 Srodne aktivnosti
Ne postoji ograničen broj srodnih aktivnosti ali ukoliko ih imate više od 5, neophodno je prioritizovati
Za svaku aktivnost neophodno je navesti:naziv, donatora i datum realizacije povezanost sa projektom- trening programi, izveštajida li se očekuje da će projekat biti povezan sa navedenim srodnim aktivnostima
64
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
3.7 Stečena iskustva
Stečena iskustva kroz realizaciju sličnih projekata (tip ugovora, korisnik, oblast)Closing the cycle - demonstracija efektivnog upravljanja projektnog ciklusa Iz Srbije ili susednih država - naročito za projekte koji se odnose na izgradnju institucijaUključiti sve relevantne projekte: naziv, donator, datum, naučene lekcije, njihov uticaj na projektni plan i realizaciju
33
65
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Budžet i plan njegovog sprovođenja
4. INDICATIVE BUDGET
5. INDICATIVE IMPLEMENTATION SCHEDULE
66
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Budžet se priprema različito u zavisnosti od tipa projekta (service, works, supply, grant, twinning).
Troškovi treba da budu realni i da odgovaraju tržišnim uslovima
Budžet treba da je usklađen sa pravilima. Ne sme da sadrži neopravdane troškove. (eligibility of costs)
Priprema budžeta
34
67
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
• U ‘’service’’ ugovorima se radi o angažovanju eksperta za implementaciju određenog zadatka
• Sa budžetom se pokrivaju troškovi rada (plate), uključujuči sve vezane troškove (putovanja, dnevnice, podrška, ostalo)
• KALKULACIJATrošak eksperta = Broj dana x cena dana*
*cena dana uključuje ‘’overheads’’
LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - SERVICES
68
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - SUPPLIES
• U ‘’supply’’ ugovorima se radi o nabavci opreme• Ugovor pokriva svu opremu uključujući montažu,
trening, delove isl.• VAŽNO!! Neophodna je ekspertska procena
pojedinačnih kategorija opreme – specifična oprema
• U obzir uzeti vremensku perspektivu – 1,5 godine do implementacije
• Normalno uzimamo unit-based contracts
35
69
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - WORKS
• U ‘’works’’ ugovorima se radi o izgradnji ili renoviranju(osnovna infrastruktura isl.).
• Ugovor pokriva sve troškove, koji su vezani na izgradnju, uključujući material, radnike, mašine…
• VAŽNO!! Ekspertska procena troškova• NAJVAŽNIJE!! Preduslovi za sprovođenje radova (glavni
projekat, građevinska doz.)• Normalno uzimamo unit-based contracts• DODATNO: contingency reserve (rezerva) u visini 8-
15%, (troškovi nadzora)
70
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - GRANTS
• U ‘’grants’’ ugovorima se radi o sumi novca (grant scheme), koja je namenjena direktnim donacijama na lokalnom i regionalnom nivoju (po proceduri PRAG)
• Sastav budžeta – jednostavan – ukupna suma grant sheme.
36
71
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - TWINNING
• Instrument pretpristupne pomoći - twinning• Transfer iskustva iz država EU u države
(potencijalne) kandidate• Sastav budžeta – po formatu u twinning
manualu – detaljni prikaz
72
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
• Direktni ugovori izmedju EK i institucija (primer SKGO) o financijskoj podršci ili specifičnim zadacima
• Sastav budžeta – nema propisane forme, ali treba da se predstavi detaljni prikaz: eksperti, transportni troškovi, per-diems, podugovaranje, nabavka opreme
• Može da se koristi format budžeta za ‘’grant’’ ugovore
LOGIKA PRIPREME BUDŽETA – DIRECT AGREEMENTS
37
73
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije Indicative Budget
1.601.60TOTAL
1000.600.60contract 3.1
Part 3
1000.80.8contract 2.1
Part 2
1000.20.2contract 1.1
Part 1
IFIsRegional
Central% *Type of cofinancing (J / P)
**
TotalINVIB% *Total
PRIVATENATIONAL PUBLIC CONTRIBUTIONEU CONTRIBUTIONTOTAL PUBLIC COST
SOURCES OF FUNDING
74
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije KOFINANSIRANJE
- Kofinansiranje se račna na nivou prioritetnih osa (MIPD priority axis)
- Za svaku od prioritetnih osa potrebno je obezbediti 10% kofinansiranja za ‘meke’ projekte (institution building) odnosno 25% za investicione projekte
-Ovo podrazumeva da neće svi projekti imati element kofinansiranja u svom budžetu
-Primenjuje se PARALELNI model kofinansiranja
-Za kofinansirajući deo primenjuju se nacionalne procedure javnihnabavki (dok pravila opravdanosti troškova ostaju ista – eligibility, rule of origin...)
-Grant sheme (min10%), twinning (0-5%)
38
75
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
T+ 12 QT + 8 QT + 4QContract 3.1(service)
T + 10 QT + 7 QT + 3 QContract 2.1(supply)
T + 1 Q Contract 1.1FwC
Project CompletionSignature of contract
(max T+12Q)
Start of Tendering
Contracts
INDICATIVE IMPLEMENTATION SCHEDULE
T – momenat potpisivanja Finansijskog sporazima
Q – godišnji kvartal (3 meseca)
76
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Raspored Ugovaranja i Potrošnje Sredstava
• Usluge– 10% u momentu ugovaranja– U zavisnosti od trajanja ugovora (jednaka
raspodela na šestomesecnom nivou)• Oprema
– 45% u momentu ugovaranja– 45% u momentu isporuke opreme– 10% nakon testiranja opreme
39
77
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
1.600.0001,600,0001,330,0001,250,000620,000560,000200,000Cumulated
600.000270,000270.00060,000Contract 3.1
(service)
800.00080,000360,000360,000
Contract 2.1(supply)
200.000200.000Contract 1.1
Disbursed
1.600.0001.600.0001.000.000200,000Cumulated
600.000600.000Contract 3.1
(service)
800.000800.000Contract 2.1
(supply)
200.000200,000Contract 1.1
TotalQ12Q11Q10Q9Q8Q7Q6Q5Q4Q3Q2Q1Contracted
ANNEX II: AMOUNTS (IN €) CONTRACTED AND DISBURSED BY QUARTER FOR THE PROJECT
(IPA contribution only)
45% 45% 10%
10%
78
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
6. Cross-cutting issues
U zavisnosti od sektora, modaliteta isporuke, geografske lokacije, potrebno je navesti kako će se projekat odnositi na sledeće horizontalne oblasti:
jednake šanse / ravnoprvavnostzaštita životne sredineprava manjina
40
79
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
EU Pravila o javnim nabavkama PRAG
80
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
PRAGOsnovni dokument koji reguliše procedure javnih nabavki za EU fondove:http://europa.eu.int/comm/europaid/tender/gestion/index_en.htm
- Obezbedjivanje pravične konkurencije - Transparentnost korišćenja sredstava iz javnih fondova EU- Načelo nacionalnosti “Rule of Origin” (Country of origin is the where the goods have “undergone their last, economically justified, substantial transformation”. )
- Zemlje članice EU- Zemlje potpisnici sporazuma o evropskom ekonomskom
prostoru (Norveška, Island, Lihtenštajn)- Zemlje kandidati i zemlje korisnici IPA
41
81
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Tipovi projekata:SERVICE PROJEKTI - Usluge tehničke podrškeSUPPLY PROJEKTI - Projekti nabavke opremeWORKS PROJEKTI - Projekti izgradnje radovaGRANT SHEME - Projekti donatorskih shema (bespovratna pomoć)TWINNING PROJEKTI - Prenos znanja između administracija EU zemlje i zemlje Korisnika
Vrste javnih nabavkiNabavka usluga (Service)Nabavka roba (Supply)Nabavka radova (Work)
Vrste javnih nabavki i procedure koje se primenjuju
82
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Otvoren (Open): moze aplicirati svako ko je zainteresovan daucestvuje na tenderu. Nema pregovaranja;
Restriktivni (Restricted): moze aplicirati svako ko je zainteresovanmedjutim samo oni koji zadovolje min kriterijuma (shortlisted) supozvani da ucestvuju na tenderu (min4 – max8); Nema pregovaranja;
Competitive negotiated procedure: tenderers selected by contracting authority
Framework contract: TA se bira sa liste unapred poznatihkonsultantskih kuca/konzorcijuma.
Vrste postupaka
42
83
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
≤ €10,000Single tender
< €300,000but > €10,000
Competitive negotiated procedure
< €5,000,000but ≥ €300,000
Local open tender procedure
≥ €5,000,0001.International open
tender procedure2.International
restricted tender procedure (exceptional cases)
WORKS
≤ €10,000
Single tender
< €60,000but > €10,000Competitive negotiated procedure
< €150,000but ≥ €60,000Local open tender procedure ▼
≥ €150,000
International open tender procedure ▼
SUPPLIES
≤ €10,000
Single tender
< €200,000but > €10,0001.Framework contracts2.Competitive negotiated procedure
≥ €200,000International restricted tender procedure
SERVICES
Vrste javnih nabavki i procedure koje se primenjuju
84
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Za ugovore čija je vrednost manja od €200,000koristi se procedura Framework contracts ili ukoliko to nije mogućecompetitive negotiated procedura gde se pozivaju najmanje 3 kandidata.
Za usluge čije vrednost iznosi €200,000 ili više, primenjuje seInternational Restricted tender procedure koja podrazumeva međunarodno oglašavanje contract forecast i procurement notice
Usluge - Services
43
85
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
• Za Framework contracts procedura je kraća, zahteva prethodnu pripremu tenderskog dosijea, izradu Specific ToR. Priprema se request for services i mora se voditi računa o trajanju potpisanog framework ugovora.
• Rok za podnošenje ponuda od momenta slanja pozivnog pisma je minimum 14 dana.
• Ponude važe takođe 14 dana od dana podnošenja što znači i da se poseban ugovor potpisuje u tom roku.
• Nema posebnog odobravanja komisije i dovoljno je da stigne samo 1 ispravna ponuda
Znači ukupan rok za ovu proceduru traje 30-45 dana.
Najčešće se koristi za short-term technical assistance ili studije čija je vrednost manja od €200,000 a čije trajanje ne prelazi 12 meseci.
Framework contracts
86
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Šta to podrazumeva u stvarnosti:
1. Priprema i objavljivanje Contract Forecast 30 dana pre objavljivanja Procurement notice (podrazumeva se da je tenderski dosije več načelno spreman)
2. Procurement notice se podnosi 15 dana pre objavljivanja 3. Od dana objavljivanja do dana podnosenja pisma o nameri (expression of
interest) min. 30 dana4. Evaluacija long list, short list, Ev. Comitee (isto approval 5 dana) do 30 dana5. Final shortlist report – objavljivanje6. Priprema i objavljivanje Shortlist notice (min. 4 – max 8)7. 50 dana za podnošenje ponuda od dana objavljivanja8. Opet evaluacija oko 30 dana9. Priprema, odobravanje i potpisivanje ugovora10. Implementacija
Sve ukupno bez implementacije minimum 180 dana!
International restricted tender procedure - services
44
87
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Contract forecast
Procurement notice
Tender preparation
Evaluation
Conclusions
30 days
30 days
Use of corrigendumLong listShort listLetters
50 daysPoints allocated
to award criteriaAdditional
information
Technical: x 0.80Financial x 0.20
Contracting
Key phases
88
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Piprema Procurement Notice-a
• Profesionalni i finansijski kapaciteti kompanije su relativno standardni uslovi (npr. broj zaposlenih, turnover kompanije i sl.)
• Tehnički kapaciteti su kritični u određivanju short liste. Najbitnije prethodno iskustvo na sličnim projektima (reference, max 15):
– Iskustvo u određenoj/specifičnoj oblasti– Veličina projekta– Lokacija– Da li je projekat uspešno završen– Da li je finansiran iz EU
45
89
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Standardni Projektni zadatak - Terms of ReferenceA. Kontekst/Istorijat zadatka (Background Information)
B. Opis zadatka (Objective, Purpose and Expected Results)
C. Pretpostavke i rizici (Assumptions and Risks)
D. Opis poslova (Scope of the Work - Specific activities, project management )
E. Logistika i vremenski okvir (Logistics and Timing)
F. Zahtevi - Requirements (personnel, office, equipment)
G. Izveštaji - Reports
H. Monitoring i evaluacija (indikatori)
I. Visibility
90
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Evaluation phases
Receipt and registration
Tender opening (prep. Meeting and compliance)
Evaluation (admin and technical compliance)Individual assessment
AgreementInterviews (10 days)
Financial evaluation Compared to maximum value and then to each other
46
91
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Tehnička Evaluacija - PRIMER
10084.67/85.33 x 100
= 99.22EliminatedTechnical score (actual
final score/highest finalscore)
256/3 = 85.33254/3 = 84.67174/3 = 58.00Average score(mathematical average)
256254174300Total
908259100Evaluator C
828460100Evaluator B
848855100Evaluator A
Tenderer 3Tenderer 2Tenderer 1Maximum possible
92
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Finanasijska evaluacija - PRIMER
951,322/1,060452 x 100 = 89.71100
Financial score (lowest totalfees/actual total fees x 100)
€1,060,452€951,322Eliminated following technical
evaluation
Total fees
Tenderer 3Tenderer 2Tenderer 1Max. possible score
47
93
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Zbirna evaluacija - PRIMER
IIIFinal ranking
80.00 + 17.94 = 97.94
79.38 + 20.00 = 99.38
Overall score
89.71 x 0.20 = 17.94
100.00 x 0.20 = 20.00
Financial score x 0.20
100.00 x 0.80 = 80.00
99.22 x 0.80 = 79.38
Eliminated following technical
evaluation
Technical score x 0.80
Tenderer 3Tenderer 2Tenderer 1Max. possible score
94
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
RankingOverall scoreFinancial scoreTechnical score
Composite score
Financial score2,957,0003,200,5672,950,0002,446,000Total fees
Financial evaluation
Technical scoreAverage scoreTotal score
87836881Evaluator C77896477Evaluator B82925785Evaluator A
Tenderer 4Tenderer 3Tenderer 2Tenderer 1
Vežba
48
95
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
NABAVKE - SUPPLIES
≤ €10,000
Single tender
< €60,000but > €10,000Competitive negotiated procedure
< €150,000but ≥ €60,000Local open tender procedure
≥ €150,000
International open tender procedure
SUPPLIES
96
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
International open tender procedure• Za Supply tendere u vrednosti €150,000 ili više, primenjuje se International
open tender procedura. Obavezno je objavljivanje individual contract forecast najmanje 30 dana pre objavljivanja procurement notice i to u OJ i na Europaid site.
• Individual contract forecast se mora poslati 15 dana pre objavljivanja• Minimalni rok za dostavljanje ponuda od dana objavljivanja procurement
notice – 60 dana• Evaluacija, članovi komisije (odobrenje) oko 30 dana• Evaluation report• Priprema, odobravanje, objavljivanje i potpisivanje ugovora min. 30 dana• Contract award notice 15 dana
Ukupno potrebno vreme oko 180 dana minimum!
49
97
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Tender dosije–Opsti uslovi (General conditions)– Specifični uslovi (Specific conditions)– Tehnička specifikacija (Technical specification)
Napomena: Neophodno istraživanje tržišta (market research)
98
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Selekcija• Evaluation Committee (čitava procedura je poverljiva)
• “Javno” otvaranje ponuda
• Eligibility check (yes/no)
• Finansijski kapacitet ponudjaca (yes/no)
• Tehnicki i profesionalni kapacitet ponudjaca (yes/no)
VAŽNO: Od ponuda koje dostignu min. zahtevanih kriterijuma bira se najjeftinija!!!
Ako je najjeftinija ponuda iznad raspoloživog budžeta onda se moze primeniti negotiated procedure
50
99
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Local open tender procedure - SUPPLIES• Za Supply tendere u vrednosti koja je manja od €150,000 a veća od
€60,000 primenjuje se Local open tender procedura.• Procurement notice se ne objavljuje u OJ i Europaid već samo
lokalno• Čitav postupak je identičan kao kod International open, samo su
rokovi kraći – Rok za podnošenje ponuda od dana objavljivanja Procurement notice je 30 dana
• Odobrenje komisije, Evaluacija, priprema i odobrenje ugovora minimum 30 dana a najverovatnije i duže
• Contract award notice – objavljivanjeUkupno vreme trajanja 60 – 90 dana.
• Od €10,000 - €60,000 Competitive negotiated procedura, isti postupak samo bez objavljivanja oglasa, 3 kandidata po izboru
100
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Primer - SUPPLIES
Company C557060LOT 3Company B5040Not biddingLOT 2Company C708090LOT 1
Ranking without discount
Company CCompany BCompany A
After applying the discount
556348LOT 3
5036Not biddingLOT 2
707272LOT 1
Company C (no discount)
Company B (10% discount)
Company A (20% discount)
51
101
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
RADOVI - WORKS≤ €10,000
Single tender
< €300,000but > €10,000
Competitive negotiated procedure
< €5,000,000but ≥ €300,000
Local open tender procedure
≥ €5,000,0001.International open tender procedure2.International restricted tender procedure (exceptional cases)
WORKS
International open tender procedure - preko €5,000,000Local open tender procedure €300,000 - 5,000,000Competitive negotiated procedure €10,000 – 300,000
102
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
International open tender procedure - works
• Obavezno je objavljivanje individual contract forecast najmanje 30 dana pre objavljivanja procurement notice i to u OJ i na Europaid site.
• Procurement notice se mora poslati 15 dana pre objavljivanja• Priprema tendera (+ prethodna dokumentacija, najčešče service) • Minimalni rok za dostavljanje ponuda od dana objavljivanja
procurement notice – 90 dana• Evaluacija, članovi komisije (odobrenje) minimum 30 dana• Evaluation report - odobrenje• Priprema, odobravanje, objavljivanje i potpisivanje ugovora min. 45
dana• Contract award notice 15 dana
• Ukupan rok – oko 200 - 220 dana!!!
52
103
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
Local open tender procedure - works
• Procurement notice se ne objavljuje u OJ i Europaid već samo lokalno
• Čitav postupak je identičan kao kod International open, samo su rokovi kraći – Rok za podnošenje ponuda od dana objavljivanja Procurement notice je 60 dana
• Odobrenje komisije, Evaluacija, priprema i odobrenje ugovora oko60 dana
• Contract award notice – objavljivanje• Ukupno vreme trajanja 120 – 150 dana.
• Od €10,000 - €300,000 Competitive negotiated procedure, isti postupak samo bez objavljivanja oglasa, 3 kandidata po izboru
Ministarstvo finansijaVlada Republike Srbije
HVALA NA PAŽNJI
Ministarstvo finansija Sektor za programiranje i upravljanje fondovima EU i
razvojnom pomoći
www.evropa.sr.gov.yu