İzin talep İşlemi

İZİN TALEP İŞLEMİ

T.C.Karabük Valiliği

Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü

Sunum İçeriği

1. İzin Modülünün Amacı

2. İzin Süreci

3. İzin Modülüne Giriş

4. İzin Talep İşlemi

5. Amir Belirleme

6. İzin Onay Süreci

7. İzin Arama

İzin Modülünün Amacı

Personelin elektronik ortamda izin talep edebilmesi,

İlgili amirlerin izinleri onaylayabilmesi ve

İzin takiplerinin yapılabilmesi amacıyla İzin Modülü geliştirilmiştir.

İzin Modülü standart bir modül olarak açılmış olup tüm kullanıcılar yetki verilmeksizin bu sayfaya giriş yapabilir.

İzin Süreci

Personel e-İçişleri üzerinden izin talebinde bulunur.

Birim izin sorumlusu izinleri onaylayacak amiri belirler.

İzin talebi seçilen amirin onayına düşer.

1. Amir onayından sonra belirlenmiş ise diğer amir onayına düşer.

Personel izin dönüşü göreve başlama bilgisini Birim İzin sorumlusuna bildirir.

Kullanıcı İzni Onaylanır.

Birim İzin sorumlusu göreve başlatma işlemini gerçekleştirir.

İzin Modülüne Giriş

Sisteme giriş yapan kullanıcı, e- İçişleri Anasayfasının sol menüsünde bulunan İzin İşlemleri menüsüne giriş yapar.

İzin İşlemleri sayfasında; İzin Takip /Talep, İzin Onay ve İzin Arama Menüleri aktif hale gelir.

İzin Talep İşlemi

Kullanıcı İzin Takip /Talep sayfasına basıldığı zaman, sistem Kişi İzin bilgileri sayfasını açar.

İzin talebinin yapılması için sayfada bulunan Yeni Talep Butonuna basılır.

İzin talebinde bulunulacağı zaman, Yeni Talep butonuna basılır. Personelin izin talebinde bulunabilmesi için, personele ait izin bilgilerinin sisteme kayıt edilmiş olması gerekmektedir.

İzin Talep İşlemi

İzin talep sayfasında, kırmızı ile yazılmış olan alanlar doldurulması zorunlu olan alanlardır. Buna bağlı olarak izin türü, başlama tarihi, süresi, iletişim numarası ve yerine görevlendirilen personel alanları boş geçilmemelidir.

İzin talep penceresinin sağ tarafından Kalan İzin Süreleri bulunur. İzin kullanım durumları bu alanda otomatik olarak güncellenmektedir.

İzin Talep İşlemi / İzin Türleri

İzin türü olarak; Yıllık İzin, Hastalık İzni, Ücretli İzin, Ücretsiz İzin, Mazeret İzni, Görev İzni seçenekleri bulunur. Seçilen izin türlerine bağlı olarak varsa Alt İzin Türü alanı aktif hale gelir.

Hastalık İzni Alt İzin Türü : İzin Türü HASTALIK İZNİ seçildiği zaman aktif hale gelen alt izin türleri;

Sağlık Raporu Heyet Raporu Tedavisi Güç Hastalık Refakatçi İzni

İzin türü Hastalık İzni seçildiği zaman, alt izin türünün yanı sıra Rapor Dosyası alanı aktif hale gelir. Bu alanda sağlık iznine bağlı rapor ya da diğer ilgili dokümanlar taratılarak yüklenir.


Ücretli İzin Alt İzin Türü : İzin Türü ÜCRETLİ İZİN seçildiği zaman aktif hale gelen alt izin türleri;

Analık İzni Ücretli izin

Ücretsiz İzin Alt İzin Türü : İzin Türü ÜCRETSİZ İZİN seçildiği zaman aktif hale gelen alt izin türleri;

Tek Seferlik Ücretsiz İzin Doğum İzni Askerlik İzni Yurtdışında Çalışan Eş İzni


Mazeret İzni Alt İzin Türü : İzin Türü MAZERET İZNİ seçildiği zaman aktif hale gelen alt izin türleri;

Aday Memur İzni Evlilik İzni Eş Doğum İzni Ölüm İzni Çocuk Evlendirme İzni Mazeret İzni

İzin Talep İşlemi / Yerine Görevlendirilen Personel

Yerine Görevlendirilen Personel alanında, kullanıcı sadece yetkili olduğu birimdeki personeller arasından seçim yapabilir.

Örneğin izin kullanacak olan personelin birim yetkisi Ankara Valiliği’nde ise yerine görevlendirilecek personel listesi alanında sadece Ankara Valiliği’nde çalışan personeller açılır.

İzin talebinde bulunduğu zaman sistem tarafından seçilen kişiye mail ile bilgi verilir.

İzin Talep İşlemi / İzin Kayıt

Veri girişleri tamamlandıktan sonra, sayfanın altında bulunan İzin Talep Et butonuna basılır. Sistem girilen tarih aralığına göre daha önce yapılmış izin talebi olup olmadığını kontrol eder.Belirtilen tarihi içeren bir izin bulunması durumunda sistem aşağıdaki uyarıyı gösterir.

Belirtilen tarih aralığında izin kullanılmasında bir sıkıntı olmaması durumunda sistem izin bilgisini kayıt eder ve ilgili izin talebini Birim Sorumlusuna gönderir.

İzin Talep İşlemi / İzin Güncelleme İşlemi

İzin güncelleme / arama işlemi, İzin İşlemleri Menüsü altından yapılır. İzin İşlemleri menüsü altında bulunan İzin Takip /Talep sayfasına giriş yapılarak, izin arama sayfasına ulaşılır. İzin arama sayfasında, İzin Durumu – Tarih seçimi yapılarak ya da herhangi bir kriter girilmeden ara butonuna basılarak arama işlemi yapılır.

İzin Durumu alanında,

Talep

Onaylandı

Onaylanmadı

Onay Sürecinde

Onay Bekliyor seçenekleri arasından seçim yapılabilir.


Talep : Yeni talep edilmiş ve henüz amire gönderilmemiş olan izin taleplerinin listelenmesini sağlar. Bu aşamada olan talepler güncellenebilir ya da silinebilir.

Onaylandı : Amir süreçlerinden geçerek onaylanan izinlerin listelenmesini sağlar. Bu işleme bağlı olarak izin formu oluru alınabilir. İzin Amir Süreçleri butonuna basılarak, onaylayan amirin bilgisine ulaşılabilir. Silme ya da güncelleme yapılamaz.


Onaylanmadı : Amir süreçlerinden geçerek onaylanmayan izinlerin listelenmesini sağlar. Bu işlemle bağlı olarak izin formu çıktısı alınabilir. İzin Amir Süreçleri butonuna basılarak, onaylayan amirin bilgisine ulaşılabilir.

Onay Bekliyor : Talep edilen izin için, Birim İzin Sorumlusu tarafından amirin belirlenip, amire imzaya gönderilmiş olan izinleri listeler. Bu durumda olan izinler için güncelleme ya da silme işlemi yapılamaz. Sadece izin amir süreci takip edilir.

Onay Sürecinde : İmza sürecine girmiş olan izinlerde, bir amir tarafından imzalanmış ve son imza için diğer amiri bekleyen durumlarda izinler bu başlık altında listelenir. Bu durumda olan izinler için güncelleme ya da silme işlemi yapılamaz. Sadece izin amir süreci takip edilir.

AMİR BELİRLEME



İzin Amir Belirleme/ İzin Güncelleme İşlemi

İzin Amir Belirleme İşlemi ‘Personel Birim İzin Sorumlusu’ tarafından gerçekleştirilir. İzin talepleri için amir belirleme sayfasına giriş yapıldığında, sistem arama kriterlerini listeler.

Arama kriterlerinden bir ya da birden fazlasını girerek ya da herhangi bir kriter girmeden ara butonuna basılarak, izin talebinde bulunmuş olan personel listelenir.

İzin Amir Belirleme/ İzin Güncelleme İşlemi

İzin amiri belirlenecek olan personel için, listelenen kayıt üzerinde bulunan Amir Belirle butonuna basılır. Amir belirle butonuna basıldığı zaman, istenilen izni onaylayacak amir seçim penceresi açılır.

İzin amiri belirleme penceresinde, Amir alanında birim izin sorumlusunun yetkili olduğu birimdeki kullanıcılar arasından amir seçimi yapılır. Amir belirleme işlemi sırasında ilk imzacı olacak amir ilk önce eklenmelidir. Amir belirleme sayfasında en az bir en fazla dört tane amir seçimi yapılabilir. İzin talep eden personelin kendisi amir olarak belirlenemez.

İZİN ONAY SÜRECİ



İzin Onay İşlemi

Birim İzin sorumlusu tarafından belirlenen amire gönderilen izinler, amirin sayfasında listelenir.

İzini onaylayacak olan amir, İzin İşlemleri menüsü altındaki İzin Onay sayfasına giriş yapar.

İzin Onay İşlemi

İzin Onay sayfasına giriş yapıldığı zaman, sistem otomatik olarak gelen izinleri gösterir.

Amir listelenen izinleri işaretleyerek toplu onaylama ya da reddetme işlemini gerçekleştirebilir.

İzin Onay İşlemi

İzinlerin onaylanması için Onayla butonuna basılır.

İzin Onaylama İşlemleri elektronik imza ile yapılır.

Sistem izin onay yazısını gösterir ve e-İmza sürecini başlatır.

E-İmza süreci tamamlandığı zaman sistem pencereyi kapatır ve onaylanmış olan izin bilgisini sayfadan düşürür.

İzin Reddetme İşlemi

Amir tarafından uygun bulunmayan izinler reddedilebilir.

Bu işlem için listelenen izinlerin yanındaki Reddet butonuna basılır.

Açılan pencereye reddetme açıklaması girilerek işlem tamamlanır.

İzin Reddetme İşlemi

Reddedilen izin Birim İzin Sorumlusuna düşer.

Birim izin sorumlusu amir güncelleme işlemini gerçekleştirebilir ya da izin iptalini gerçekleştirebilir.

Amir onayında bekleyen izinler Anasayfa’nın sağ menüsünde bulunan Onay Bekleyen İşlemler alanında da listelenir.

İzin Geri Gönderme İşlemi İzinler onaylanmadan önce, onay verecek ilk amir tarafından birim izin sorumlusuna geri gönderilebilir.

Geri gönderilen izinler birim izin sorumlusu tarafından güncellenebilir ya da silinebilir.

İZİN ARAMA



İzin Arama İşlemi

İzin arama işlemi İzin İşlemleri Menüsü altındaki İzin Arama sayfası üzerinden yapılır.

İzin arama sayfasında kullanıcı tarafından talep edilen izinler ve durumları listelenir.

Kalan İzin Bilgileri Kalan izin arama işlemi İzin İşlemleri Menüsü

altındaki Kalan İzin Bilgileri sayfası üzerinden yapılır.

Sayfaya giriş yapıldığında kalan izin bilgileri detayı listelenir.

TEŞEKKÜR EDERİZ



İzin talep İşlemi

Documents