1

  84 State Street, Second Floor 

 Deborah B. Goldberg, Treasurer and Receiver General, Chair 

Boston, Ma 02109  Michael G. Trotsky, CFA, Executive Director and Chief Investment Officer

  

 December 14, 2015   Potential Provider  Re: Information Technology Support Services Request for Proposals  The Massachusetts Pension Reserves Investment Management Board (“PRIM”) is requesting proposals from firms interested in providing Information Technology Support Services.  The Procurement Officer for this Request for Proposals (RFP)  is Anthony J. Falzone.    In order for proposals to be considered for selection, each proposal, including all attachments, must be sent electronically to the Procurement Officer via e‐mail to rfpresponses@mapension.com and must be received by 3:00 p.m. ET on January 20, 2016, the RFP Response Deadline (see TIME TABLE in Section VI).    Further  instructions  for  response  submission  are  included  in  the  RFP,  which  is  available  at http://www.mapension.com.  Questions concerning the RFP must be submitted to and received by the Procurement Officer at rfpresponses@mapension.com by 3:00 p.m. ET on January 6, 2016, the RFP Question Deadline (see TIME TABLE in Section VI).  We appreciate the time and effort required to respond to this RFP.  Each firm submitting a proposal to the PRIM Board can be assured that the same time and effort will be expended in evaluating each proposal.   We look forward to your response.  Sincerely,   Michael G. Trotsky, CFA Executive Director and Chief Investment Officer  

   

2

       

REQUEST FOR PROPOSALS (RFP)  

Information Technology Support Services  

December 14, 2015    

   

3

 Table of Contents 

 

Description  Page 

I.  Scope of Services  4 

II.  General Information  5 

III.  Selection Process and Selection Criteria  7 

IV.  Minimum Qualifications  8 

V.  RFP Specifications  8 

VI.  Time Table  11 

VII.  Questionaire  12 

VIII.  Fee Proposal  21 

IX.  Representations and Warranties  22   

 Exhibits 

           

     

  Description  Page 

     

A.  PRIM Disclosure Form  23 

B.  PERAC Disclosure Form  27 

C.  PRIM Investment Policy  30 

     

          

    

4

The purpose of this Request for Proposals (RFP) is to solicit proposals from qualified firms to provide Information Technology Support Services.  PRIM invites qualified firms to submit proposals to provide these services.  PRIM may select one or more service providers based on PRIM’s evaluation of the Proposals in accordance with the Selection Criteria contained in Section III of this Request for Proposals.   

 

I. SCOPE OF SERVICES.   PRIM seeks proposals to provide Information Technology Support Services.  Specifically, PRIM seeks a qualified vendor(s) to support PRIM’s information technology environment and computer systems.  The term of the contract resulting from this RFP will be 3‐5 years and all specifications should be reflective of this time period.  Services  include providing helpdesk  support, application  support and development, ongoing maintenance  to  the current environment, making recommendations for enhancing the existing systems, colocation support, assessing and assisting in the implementation  of  upgrades/changes  to  the  current  system  and  regular  and  emergency maintenance  and  support  for approximately 40 users.  Both on‐site and  remote access support capabilities are expected  to satisfy both scheduled visits and on‐call emergency support requirements. Additionally on an as‐needed basis user training may be requested for new technologies and possibly refresher training on existing technologies. A sample of technologies in use at PRIM is below. 

 Current Information Technology Environment (Key Systems)  End User Workstations (40 Full Time Employees)

Dell Laptops, Desktops and Monitors 

Android, Apple, and Blackberry Handheld Devices 

Symantec Endpoint Encryption 

Kaspersky Endpoint Protection 

Windows 7 

Microsoft Office 2013 

Adobe Acrobat XI Standard 

FactSet and Microsoft CRM 2011 Outlook Plug‐In 

Sage 50 Peachtree Accounting Software 

Remote Access (VPN) 

 

Enterprise Infrastructure – Multi Site Environment

Cisco Routers, Firewalls, IPS, Wireless Controller, and Access Points 

Dell POE Switches 

Dell Servers (Power Edge R710, R520, 2950)   

EMC VNXe 3300 Storage 

KEMP Load Balancer 

Dell KACE System and Inventory Management 

Active Directory Domain 

VMware VSphere and Site Recovery Manager 

Exchange 2007 

Active Directory Federated Services 

VASCO Digipass 

Windows Server 2008 – 2012R2 

Windows Server Services (WSUS) 

Mobile Device Management (MaaS360 and BES) 

WinDSX Card Access System 

PRTG Monitoring 

Symantec Backup Exec 

5

Core Applications and Licensing 

Microsoft SQL 

SharePoint 2013 

Microsoft CRM Dynamics 2011 

Microsoft Office 365 

Symantec Enterprise Vault 

Mathworks MatLab 

GitHub Code Management 

Microsoft Visual Studio 

 

Phone System 

Comcast Business Voice Edge 

 

Exterior Facing Website 

Concrete5 ‐ Content Management System 

Hosted by Bluehost – Domain Registrar 

 

WAN 

Comcast 20MB Dedicated Ethernet 

Verizon 10MB Fiber Pipe 

 

 Additional detail has been removed from the above descriptions for IT security reasons.  Upon request PRIM is willing to provide a network architecture diagram during the RFP’s question period (see TIME TABLE in Section VI). 

6

II. GENERAL INFORMATION.  

Organization of the PRIM Board and PRIT Fund.  1. Legal Structure of PRIM. 

PRIM was created  in 1983 by  the Commonwealth of Massachusetts  to provide and manage  the Pension Reserves Investment Trust  (“PRIT”) Fund. The PRIT Fund was created to  invest the assets of the State Employees’ and State Teachers’ Retirement Systems.  Many local retirement systems also invest their pension assets in the PRIT Fund.  The mission of the PRIT Fund is to ensure that assets for current and future pension benefit obligations are adequately invested in a cost‐effective manner. PRIM seeks to maximize the total return on investments within acceptable levels of risk for a public pension fund.  As of June 30, 2015, the PRIT Fund had net assets totaling approximately $61 billion. The  current  asset  allocation  targets  and  additional  information  can  be  found  on  the  PRIM  Board  website  at http://www.mapension.com.  PRIM  is  governed by  a nine‐member board of  trustees.  The  trustees  include:  (1)  the Governor,  ex officio, or his designee;  (2)  the  State  Treasurer,  ex  officio,  or  her  designee, who  serve  as  Chair  of  PRIM;  (3)  a  private  citizen, experienced in the field of financial management, appointed by the State Treasurer; (4) an employee or retiree, who is a member of the State Teachers’ Retirement System, elected by the members of such system, for a term of three years;  (5)  an employee or  retiree, who  is  a member of  the  State Employees’ Retirement  System,  elected by  the members of such system for a term of three years; (6) the elected member of the State Retirement Board; (7) one of the elected members of the Teachers’ Retirement Board chosen by the members of the Teachers’ Retirement Board; (8)  a  person who  is  not  an  employee  or  official  of  the  Commonwealth  appointed  by  the  Governor;  and  (9)  a representative of a public safety union appointed by the Governor. Appointed members serve for a term of four years.  The board employs  an Executive Director, outside  investment managers,  custodians,  consultants  and others as  it deems necessary; and  formulates policies, procedures, and  takes such other actions necessary and appropriate  to manage the assets of the PRIT Fund.  The PRIM Board has established four advisory committees:    Investment, Administration and Audit, Real Estate and Timberland, and Compensation. These committees are generally comprised of several Board members and also non‐Board members with investment and/or relevant business expertise.  Committee recommendations are presented to the Board  for  approval.    The PRIM organizational  chart,  along with  a  listing of  the members of  the PRIM Board, Investment Committee, Real Estate and Timber Committee, Administration and Audit Committee, and Compensation Committee, can be found on the PRIM Board website at http://www.mapension.com.  The PRIM Board employs an Executive Director who coordinates and executes investment and administrative functions in conformity with the policies and directives of the PRIM Board.  The Executive Director employs a professional and clerical staff to assist in the daily operations of overseeing PRIM and the PRIT Fund. 

 2. Legislative Mandate. 

PRIM  is  governed  by  Massachusetts  General  Laws  (“MGL”),  Chapter  32,  Sections  22  and  23  (web  link: http://www.malegislature.gov/Laws/GeneralLaws/PartI/TitleIV/Chapter32/Section23)  and  oversees  the  PRIT  Fund under  the  terms  of  PRIM’s  Operating  Trust  dated  July  15,  1988  and  amended  on  September  22,  1998  (see http://www.mapension.com).  The members of the Board, in conjunction with the Executive Director, who serves at the pleasure of the Board, determine significant policies and decisions concerning the administrative and investment operations of PRIM and the PRIT Fund.   

 3. MGL Chapter 268A. 

The Massachusetts Conflict of  Interest  Law  (MGL Chapter 268A, web  link: http://www.mass.gov/ethics/laws‐and‐regulations‐/conflict‐of‐interest‐information/conflict‐of‐interest‐law.html) applies to PRIM.  

   

7

 4. Chapter 30A, Sections 18‐25. 

The  Massachusetts  Open  Meeting  Law  (MGL  Chapter  30A,  Sections  18‐25,  web  link:  http://www.mass.gov/ago/government‐resources/open‐meeting‐law/)  applies  to  PRIM  and  requires,  with  some exceptions, that meetings of public bodies such as the PRIM Board and Committees be open to the public. 

 5. PRIM’s Advisors. 

Outside advisors are engaged for their particular expertise and retained to assist PRIM in areas such as general portfolio strategy and  investments, real estate, and private markets.   Callan Associates  is PRIM's general consultant, NEPC  is PRIM’s asset allocation consultant, Arden Asset Management is PRIM’s hedge fund consultant, Hamilton Lane is the private equity consultant, and The Townsend Group is the real estate and timber consultant. KPMG is the PRIT Fund’s auditor and Deloitte provides general  tax services. BNY Mellon  is  the PRIT Fund's custodian and  is  responsible  for providing record‐keeping and analytic performance valuations for the Fund.  

   

8

III. SELECTION PROCESS AND SELECTION CRITERIA. 

 The Selection Process under this RFP will be as follows: 

 1. Non‐Qualifying Proposals.     PRIM will evaluate each Proposal to determine if it was submitted in accordance with the requirements set forth in 

this RFP,  including whether  the proposing  firm meets  the minimum qualifications set  forth  in Section  IV.   All non‐qualifying Proposals not subject to the waiver/cure of minor information (referred in Section V. 4.) will be rejected. 

 2. Selection of Finalists.    The Proposals will be evaluated by an Evaluation Committee.    It  is anticipated that the Evaluation Committee may 

include members of PRIM’s Committees, consultants, as well as PRIM Staff.  Proposers may be invited to a due diligence interview with  the Evaluation Committee. Based on  the  Selection Criteria  set  forth  in  this RFP  (including  the  Fee Proposals), the Evaluation Committee will select finalists. 

   Members of the Evaluation Committee may or may not make a due diligence site visit to the finalists' offices.   The 

Evaluation  Committee  shall  then  select  finalists  and  make  its  recommendations  for  selecting  an  Information Technology Support Service provider or providers  to  the PRIM Administration and Audit Committee and  the PRIM Board.   

   The finalists selected by the Evaluation Committee may be required to make an oral presentation to the Administration 

and  Audit  Committee,  the  PRIM  Board,  or  both.    The  Administration  and  Audit  Committee  may  accept  the recommendations of the Evaluation Committee or, based on the Selection Criteria set forth in this RFP, may rank the firms differently from the Evaluation Committee and recommend another firm or firms to provide services to PRIM.  The engagement will be awarded by the PRIM Board. 

 3. Selection Criteria.    Respondent’s qualifications will be evaluated based on the following criteria:  

1. Stability, expertise, and general experience of the firm. 2. Stability, expertise, and general experience of the proposed team dedicated to PRIM. 3. Client references. 4. Fee proposal. 

  

9

IV.   MINIMUM QUALIFICATIONS. 

 A  Proposer must meet  the  following minimum  qualifications  to  be  given  further  consideration  in  PRIM’s  search  for  a Information Technology Support Services provider(s).  Failure of a firm to meet the minimum qualifications will result in the proposal’s immediate rejection. 

 Basic Minimum Qualifications.   1. The firm must have at least 10 full time technical staff members. 2. The firm must have technical staff with at least three (3) years’ experience implementing and maintaining a Microsoft 

Windows 7 operating system end user environment. 3. The firm must have technical staff with at least three (3) years’ experience implementing and maintaining Cisco 

networking equipment, Dell server hardware, and EMC rack mounted storage solutions. 4. The firm must have technical staff with at least three (3) years’ experience working with virtual environments and cloud 

technologies. 5. The firm must have technical staff with at least three (3) years’ experience implementing and maintaining Exchange 

2007 or newer. 6. The firm must have technical staff with at least two (2) years’ experience implementing and supporting Microsoft CRM 

Dynamics 2011 and SharePoint 2013 or newer versions. 7. The firm must have technical staff with at least two (2) years’ experience implementing and supporting a mobile device 

management solution. 8. The firm must have a location within 50 miles of the city of Boston. 

   

10

V.   RFP SPECIFICATIONS.  1. Deadline for Proposals.    

Proposals, including all attachments, must be delivered electronically via e‐mail to rfpresponses@mapension.com and received by 3:00 p.m. ET on the RFP Response Deadline (see TIME TABLE  in Section VI).   The e‐mail subject header must  be  in  the  following  format:  “PRIM  Information  Technology  Support  Services  RFP  Response  –  Name  of Responding Firm.”    All electronic  (email) documents submitted must be 10MB or smaller  in size.    If necessary,  the respondent should separate the RFP submission into multiple emails to ensure that the 10MB size requirement is met.  The respondent is responsible for ensuring that a complete electronic (email) RFP response is received prior to the Proposal Deadline.   The questions and/or requests made in this RFP should be duplicated in their entirety in the respondent’s proposal, with each question and/or request repeated before the answer or response.    Copies of this RFP can be obtained electronically on the PRIM Board website at www.mapension.com. 

 2. Required Enclosures and Attachments. 

A. Cover Letter.     The proposal must include a cover letter which shall be signed by at least one individual who is authorized to bind 

the Respondent  contractually. This  cover  letter must  include:  (a)  the  respondent’s name,  address,  telephone number and email address; (b) the name of the primary contact for PRIM; (c) the title or position which the signer of the cover letter holds in the firm.    

 B. Executive Summary.   The proposal must include an executive summary not to exceed 2 pages of single spaced content. This summary, 

which should be suitable for distribution to PRIM Board trustees, should discuss the firm, its history, capabilities, experience, expertise, competitive advantages, personnel, and understanding of the PRIM Board’s needs.    

 C. Responses to Minimum Qualifications (Section IV).   The respondent must describe in sufficient detail how the firm meets the minimum qualifications. 

 D. Responses to Questions (Sections VII). 

The respondent must provide complete response to the questions contained within Section VII of this RFP. 

 E. Representations and Warranties.     The Representations and Warranties contained in Section IX hereof, signed by an authorized officer of the firm, 

must be included as an attachment to the cover letter referenced in (1) above.     

 F. Disclosure Statement.   

Attached  to  this RFP as Exhibit A and B are  the PRIM Board and Public Employee Retirement Administration Commission (PERAC) Disclosure Statements which each firm submitting a proposal must complete and submit as an  attachment  to  the  cover  letter  referenced  in  (A) above.   YOU MUST COMPLETE BOTH PRIM AND PERAC DISCLOSURE FORMS OR YOUR SUBMISSION WILL NOT BE CONSIDERED. 

 G. Fee Proposal.    The fee proposal of the proposing firm must be submitted as requested in Section VIII hereof (the Fee Proposal). 

   

11

3.      Public Record.   In accordance with Chapter 66, Section 10 and Chapter 4, Section 72(6)(h) of the General Laws of Massachusetts, all 

proposals may be deemed public records and as such may be subject to requests for public disclosure. 

 4. Waiver/Cure of Minor Informalities, Errors and Omissions. 

PRIM reserves the right to waive or permit cure of minor informalities, errors or omissions prior to the selection of finalists,  and  to  conduct  discussions with  all  qualified  respondents  in  any manner  appropriate  to  serve  the  best interests of PRIM. 

5.  Communications with PRIM.    The Procurement Officer for this RFP is:    Anthony J. Falzone   Chief Technology Officer   Massachusetts Pension Reserves Investment Management Board   84 State Street   Boston, Massachusetts 02109   Email:  rfpresponses@mapension.com   Telephone:  (617) 946‐8401    As of December 14, 2015  firms  that  intend  to  submit a proposal  shall not contact PRIM Board Staff, members of 

advisory committees of the PRIM Board, members of the PRIM Board, or employees of the Massachusetts Treasury, other than the Procurement Officer.  An exception to this rule applies to firms which currently do business with the PRIM Board, but any contact made by such firms with persons other than the Procurement Officer must be limited to that business, and must not relate to this RFP.  In addition, firms that intend to submit a proposal should not discuss this  RFP with  any  employee  of  the  existing  custodian,  investment managers,  consultants,  legal  counsel  or  other advisors of PRIM. 

   Failure to observe this rule is grounds for disqualification. 

 6.  Questions Regarding this RFP.   All questions  concerning  this RFP must be  received by  the Procurement Officer by 3:00 p.m. ET on  the Question 

Deadline  date  (see  TIME  TABLE  in  section  VI)  via  email  (rfpresponses@mapension.com).   Questions  received  in accordance with this section will be answered and circulated, via email, to all firms who have proposed a question or who request via email, by the question deadline, a copy of the questions and the responses.  Any questions or requests for copies of questions and responses that are received after the Question Deadline will not be considered.   

 7.  Incurring Costs.   The PRIM Board will not be liable for costs incurred by a respondent in responding to this RFP. 

 8. Withdrawal/Irrevocability of Responses.   Respondents may withdraw and resubmit Proposals prior to the Proposal Deadline.  No withdrawals or re‐submissions 

will be allowed after the Proposal Deadline. 

 9. Rejection of Responses; Cancellation.   The PRIM Board reserves the right in its sole discretion to reject any non‐qualifying response, as well as the right to 

reject all proposals submitted under this RFP, and to cancel and rescind the procurement at any time, for any reason or for no reason. 

12

VI.  TIME TABLE.  PRIM  Reserves  the  right  to  modify  the  following  time  table.    Notice  of  any  such  modification  will  be  posted  at http://www.mapension.com: 

 Issuance of RFP:    December 14, 2015  RFP Question Deadline:    January 6, 2016; 3:00 p.m. ET  RFP Answer Deadline:    January 20, 2016, 3:00 p.m. ET    Notification of Finalists (Tentative):    Week of February 8, 2016  Evaluation Committee    Week of February 22, 2016 Interviews: (if necessary*)  Administration and Audit Committee     March 24, 2016 Interviews: (if necessary*)      PRIM Board Meeting:    April 5, 2016 Interviews: (If necessary*)  Projected Commencement Date:    July 1, 2016  

 * Interviews will be held in Boston at PRIM’s offices.   

 

13

  VII.    QUESTIONNAIRE  

RESPONDENT:                                                              ADDRESS:                                                                                                          TELEPHONE #:                                                      E‐MAIL ADDRESS:                                                     CLIENT CONTACT:                                                     SIGNED:                                                     Name (print):                                                      Title:                                                     

Date:                                                      

                             

14

A.  Organizational Overview  

1) Please complete the following table:  

 

Firm Information   

Country and state of incorporation if 

applicable 

 

Date firm founded   

Legal entities   

Inception date of Information Technology 

Support Services 

 

Principal place of Information Technology 

Support Services business 

 

Location of PRIM Client Service Team   

Date and current partnerships with 

leading technology organizations 

(Microsoft, VMware, EMC, etc.) 

 

 

2) If your organization is an affiliate or subsidiary of an organization, what percentage of the parent firm’s total revenues 

does your organization generate? 

 

3) Please detail the ownership structure of the firm:  

 

Ownership   

Form of organization (corporation, 

partnership, LLC, etc.) 

 

Ownership % of each principal (list names)   

 

4) Please describe in detail: 

a) A brief history of the firm.  If your Information Technology Support Services organization is a subsidiary, describe the 

history of the business unit and the services provided. 

b) Any material developments in your organization (acquisitions, divestitures, reorganizations, changes in ownership, 

personnel, business, etc.) over the past three years. 

c) Any joint ventures or affiliations including any ownership the firm or any entity under its control may hold in other 

investment firms. 

d) Any planned changes in terms of ownership structure, resources or staffing, including any succession planning for 

potential retirements of key individuals. 

 

5) Please disclose and describe: 

a) The breakdown of staff on contract versus permanent employees and what percentage are based  in  the United 

States. 

b) The organizational structure including the main responsibilities of the employees. For example, system engineers, 

network administrators, database managers, developers, managers etc. 

c) How many proposed employees supporting this relationship would hold certifications and/or degrees and list them.  

15

6) Describe  your  organization’s major  operations  and  technology  initiatives  in  the  past  three  years.    How  did  these 

expenditures enhance your organization’s capabilities?  

7) Describe any significant operations or technology initiatives your organization plans in the next three years.  How does 

your organization feel they will enhance their operations going forward?  

8) Please provide an organizational chart of your firm.   Also provide a detailed organizational chart of your  Information 

Technology  Support  Services  team  by  function  (e.g. manager,  team  lead,  system  engineer,  network  engineer,  and 

developer.    Indicate which employees are dedicated  to  the  Information Technology  support Services and which are 

shared resources.  Provide biographies in an appendix for key employees.  

9) Does your firm sell and/or service hardware? If so, list the companies for which you are a value added reseller. List the 

products you sell and/or service. 

10) Provide the total employees dedicated to Information Technology Support Services for the past 3 years.  

  2014  2013  2012 

Total employees dedicated to Information 

Technology Support Services 

     

 

11) Please list key personnel that joined the Information Technology Support Services group in the past three years.   

 

Name  Year Joined  Title/Job Function 

     

     

     

 

12) Please list key personnel that left the Information Technology Support Services group in the past three years.     

 

Name  Year Left Title/Job 

Function Years with Firm  

       

       

       

 

13) How does the organization attract and retain new employees?  Discuss your Information Technology Support Service’s 

employee compensation and incentive program and whether this aligns interests with clients.  Will the compensation of 

the individuals responsible for this relationship be directly affected by the success of the relationship? 

 

14) Describe any education programs your organization has conducted or makes available to employees and/or clients on 

an ongoing basis. 

15) Please state whether any of the organization’s senior professionals have other business responsibilities outside of their 

employment with the firm and, if applicable, describe the other business responsibilities, including how many hours each 

week (on average) are allocated to those outside efforts.   

16

16) How does your organization evaluate the quality of its services?  Describe any benchmarks the firm has developed to 

evaluate its service levels and the service levels of its professionals.  17) What are your organization’s key strengths, competitive advantages, and weaknesses?  Describe the factors you 

believe are important for managing a successful Information Technology Support Services mandate.  

18) Is your organization bonded? If so, for how much? Please attach a copy of your insurance binder.  

B.    Information Technology Support Services  1) List the individuals who would be responsible for PRIM’s account.  Please provide detailed biographical information for 

each in an appendix, including at a minimum, title, PRIM related responsibilities, other responsibilities, years of experience, years with organization, education (degree and year), certifications, and whether the person has an ownership stake in the organization. 

 

2) Would PRIM have a dedicated point of  contact?   Please provide a detailed description of  the  support model being 

proposed with resumes of the individuals who would provide primary support and customer service to PRIM. 

 

3) Please  describe  your  firms  approach  to  information  technology  support  and  the  scope  of  services  that  you would 

incorporate into an Information Technology Support Services relationship with PRIM.  Provide a Service Level Agreement 

(SLA) schedule, and specifically address the following while providing detailed SLA definitions and processes:  

Example SLA Schedule 

  Time to Respond 

Severity Level  Business Day (8:00 AM – 6:00 PM)  Non‐Business Day or After Hours 

1‐Critical  1 Hour or Less*  12 Hours 

2‐Major  8 Hours  Next Business Day 

3‐Average  24 Hours  N/A 

4‐Low  N/A  N/A 

*The contractor is expected to respond to PRIM immediately when there are 1‐Critical severity issues with the 

production system recognizing that these issues are critical to production operations. 

 

4) Describe how your firm handles client time and billing.  

5) Describe how your firm handles client issue tracking, status notifications, and reporting. 

 

6) Describe the access and interaction PRIM staff would have with your organization’s staff.  

7) Describe  your  firms  approach  to  cyber  security  and  explain  how  PRIM  data  and  PRIM  systems  accessed  by  your 

employees remains secure and safe.  

8) Does your firm provide software support and development services?  If so, what languages and platforms.  

9) Describe your  firm’s philosophy  for process and version control and system maintenance  (e.g. system enhancement implementation, maintenance windows, notification to users, etc.) 

 10) Describe your firms experience providing help desk and end user support for a user head count similar to PRIM.  11) Describe your firms experience providing network and infrastructure support for an environment similar to PRIM. 

17

 12) Describe  your  firm’s  experience  working  with  virtualization,  data  replication,  and  maintaining  a  highly  virtual 

environment.  

13) Describe your firm’s experience implementing and maintaining a voice over IP system.  

14) Describe  your  firms  experience  providing  application  support  include  all  components  of  the  system  development lifecycle. 

 15) Describe your firm’s philosophy on leveraging the cloud for data center cost savings and disaster recovery purposes. 

 16) Describe two examples where you have provided these services to a client.  Include the client name and be specific about 

the nature of the relationship.  

17) What is your organization’s capacity in terms of bandwidth and resources available to provide the support and services outlined in this request for proposal? 

 18) Please provide three current references.  Indicate contact name, company name and address, phone number, and a brief 

description of the types of services you provided to them.   

C.    Structure  1) Describe in detail the on‐boarding process for new information technology support mandates.   

 2) Who would be responsible for the knowledge transfer and parallel coverage? 

 3) Other  than  the  fees described  in your  fee proposal, please  identify any sources of compensation,  revenue, or other 

remuneration that your organization will receive  in connection with the provision of Information Technology Support Services to PRIM. 

  

D.    Conflicts of Interest 

 

1) Identify and describe any actual or potential conflicts of interest (including but not limited to fees, compensation, and 

any other benefits) that exist.   

H.    Other  

 1) Provide a copy of any recent research or white papers your organization has produced relating to Information Technology 

Support Services.  

     

18

VIII.   FEE PROPOSAL.  Please provide your fee proposal for this engagement:  

19

IX.  REPRESENTATIONS AND WARRANTIES.  All respondents are required to submit an executed copy of the following Representations and Warranties.   A.  The respondent warrants that, if engaged by PRIM, it will not delegate, without prior approval by PRIM, its responsibilities 

to a third party.   B.  Respondent warrants that it has completed, obtained, and performed all registrations, filings, approvals, authorizations, 

consents or examinations required by any government or governmental authority for acts to be performed in providing to PRIM the services sought by this RFP. 

 C.   Respondent warrants that it meets all of the Minimum Qualifications stated in Section IV of this RFP.                                    _____________________________                             Signature                               _____________________________                             Print Name       

_____________________________                             Title  

   

20

 

 

 

(This page intentionally left blank.) 

   

21

     

EXHIBITS    

22

 

 

(This page intentionally left blank.)

23

EXHIBIT A 

PRIM Disclosure Form 

  

   

24

 

  

 

 

 (This page intentionally left blank.) 

25

COMMONWEALTH OF MASSACHUSETTS PENSION RESERVES INVESTMENT MANAGEMENT BOARD 

 DISCLOSURE STATEMENT 

  FIRM:  _________________________ ADDRESS:  _________________________   _________________________   _________________________  Firms seeking  to provide  investment management or consulting services  (the “engagement”)  to  the Commonwealth of Massachusetts Pension Reserves  Investment Management Board  (“PRIM”) must complete a disclosure statement providing complete and accurate responses to the questions below.  Firms selected to provide  investment management or consulting services to PRIM have a continuing obligation to update responses to these questions,  in writing,  immediately upon any change to such responses.    The  questions  in  this  Disclosure  Statement  should  be  read  broad,  and  any  perceived ambiguity should be resolved in favor of disclosure.  Any questions concerning the disclosures required should be directed to the PRIM Board’s Executive Director.  1.  Describe  in  detail  your  firm’s  organization  structure,  and  identify  any  controlling  stockholders, 

parents,  subsidiaries,  affiliates,  partners,  general  partners,  or  principals  (all  such  individuals  or entities hereinafter collectively referred to as the “firm.”) 

 2.  Identify  any  relationship  of  the  firm,  its  joint  ventures,  consultants,  lobbyists,  subcontractors, 

agents, or placement agents that relate in any way to the engagement.  3.  Aside from the engagement, describe any services provided by the firm to PRIM.  4.  Aside  from  the  services  described  in  response  to  question  no.  3,  above,  describe  any  services 

provided by the firm to the Office of the Treasurer or any trust, board, commission or authority of which the Treasurer is a member or trustee.  (A list of such entities is attached.) 

 5.  Aside from the services described in response to question nos. 3 and 4, above, describe any services 

provided by the firm to the Commonwealth of Massachusetts or any of its political subdivisions.  6.  Did or will the firm provide or share, agree to provide or share, or arrange to provide or share any 

compensation or benefit, direct or indirect, to any individual or entity for assisting the firm in:  

a)  obtaining the engagement; or, b)  performing the services required by the engagement.  If the answer to question no. 6 is “yes,” provide for each the individual or entity  a)  the name and address of such individual or entity; b)  a description of the assistance provided; and 

26

c)  the compensation or benefit.  

7.  Does  the  firm have any ongoing  relationship, arrangement or agreement with any  individual or entity with respect to sharing compensation for services to? 

 a)  PRIM; b)  any trust, board, commission, or authority of which the Treasurer is a member or trustee; or c)  Massachusetts or its political subdivisions?  If the answer to question no. 7 is “yes,” provide for each such individual or entity  a)  the name and address of such individual or entity; b)  a description of the relationship, arrangement or agreement; and, c)  the compensation shared.  

  Signed under the pains and penalties of perjury on this day of _______________, 2015.           Name:          Title:      

 

     

27

EXHIBIT B 

PERAC Disclosure Form 

  

   

28

 

  

 

 

 (This page intentionally left blank.) 

    

29

 

  

 

 

 PERAC Disclosure Form Enclosure 

 

PERAC Disclosure Form

    

30

 

EXHIBIT C 

PRIM Investment Policy  

Please use the link below to view the PRIM Investment Policy: http://www.mapension.com/investments