it procurement
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Berner Fachhochschule | Haute école spécialisée bernoise | Bern University of Applied Sciences
IT Procurement
Wirtschaft und Verwaltung
Berner Fachhochschule | Haute école spécialisée bernoise | Bern University of Applied Sciences
Kapitel 4 Phase Voranalyse(n)
Skript Seite 30 43
Bedarfsanalyse (03.03.2015)
Marktanalyse und Kostenschätzung (11.03.2015)
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PC-Beschaffung am Beispiel der Stadt Billingue
Relevanten Markt bestimmen (Untersuchungsfeld), festlegen der Untersuchungstiefe
Kollegen befragen (ihre Beschaffungen studieren)
Informationen über den Markt beschaffen (Messen, Internet, Spezialisierte Marktforscher, etc.)
Allenfalls RfI (Request for Information)
Kapitel 4.6 Marktanalyse
Fokussierung
Wie viele Angebote dürfen wir erwarten?
Wie profilieren sich die Anbieter?
Welche Preise kann ich erwarten?
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Rückblick auf IPRO4_2015-03-10
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Beispiel Informationsanfrage RFI
▶ Marktabklärung
▶ Informationsanfrage / Request for Information
▶ Applikationen für die Aufbewahrung digitaler Informationen
▶ Version: 1.0
▶ s. Moodle Beispiele
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Informationsanfrage
Versandliste
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Das mutmassliche Investitionsvolumens ist für vieles ein wichtiger Indikator!
Erforderliches Budget
Wirtschaftlichkeit
Verfahrenswahl (Art des Ausschreibungsverfahrens)
Grösse und Zusammensetzung der Projektorganisation
Erforderliche interne Ressourcen
Grad der Management Attention
Kapitel 4.7 Kostenschätzung
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Wie erstelle ich eine Kostenschätzung?
Beispiel aus Vergangenheit vorhanden (Referenzwert Vorjahr, Bild)
Anhand Kostenraster iterativ
Rückblick auf IPRO4_2015-03-10
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Kapitel 4.7 Kostenschätzung
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KostenverursacherInvestitionskosten
Externe Kosten Interne Kosten
Applikationssoftware
Systemplattform
Systemsoftware
Kommunikation
Führung, Organisation
KostenverursacherBetriebskosten
Externe Kosten Interne Kosten
Betrieb der Systeme
Rückblick auf IPRO4_2015-03-10
Kostenstruktur des Projektgegenstandes[1] Josef Schreiber, Kapitel B5, Seite 197, Abb. 50
Verdeckte, nicht ausgewiesene Kostenbei den Benutzern!
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Anhang 1: Repetitionsfragen und Übungen
Kapitel 4: Phase Voranalyse(n)
Sie wissen nicht, ob es Lösungen gibt, die Ihre Bedürfnisse abdecken. Sie beschliessen daher, eine Marktanalyse durchzuführen. Zu welchem Zeitpunkt erachten Sie die Marktanalyse als sinnvoll?
S. 103
In der Phase der Voranalyse(n) und allenfalls Vorbereitung.
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Anhang 1: Repetitionsfragen und Übungen
Kapitel 4: Phase Voranalyse(n)
Wie gehen Sie vor, wenn Sie eine Marktanalyse für Anbieter von Servern durchführen wollen?
S. 103
Relevanten Markt bestimmen: Anbieter von Servern definieren, nicht zu stark einschränken
Anbieterprofile erstellen, Potentielle Anbieter klassieren
Frühere Beschaffungen studieren
Kollegen befragen
Gartner/Forrester konsultieren
Allenfalls externe Unterstützung beiziehen (auf Kompetenz und Neutralität achten)
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Anhang 1: Repetitionsfragen und Übungen
Kapitel 4: Phase Voranalyse(n)
Bei der heutigen Web-Lösung (Post-Kiosk), die sie selber im Rechenzentrum betreiben, brauchen Sie einen neuen Web-Server, da der alte Server bereits 7-jährig ist und noch unter Windows 2000 läuft. Ein Ausbau des Servers ist nicht mehr möglich und die Wartung von Windows 2000 läuft demnächst aus. Wie hoch ist der Auftragswert dieses Projektes? Was wählen Sie für ein Verfahren?
S. 103
Wollen wir die Lösung am 24. März 2015 zusammen machen?
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Leitfragen
Wie ermittle ich den konkreten Bedarf?
Wie bestimme ich den Beschaffungsgegenstand?
In welchem Zeitrahmen kann ich die Beschaffung abwickeln?
Wie gehe ich vor zur Erstellung des Projektauftrags?
Was bietet der Markt?
Wie errechne ich die Kosten des Projektes?
Ist das Budget vorhanden?
S. 30
Kapitel 4 Phase Voranalyse(n)
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Literatur lesen/bearbeiten
[1] Josef Schreiber, Beschaffung von Informatikmitteln
Kapitel C, Dokument 1: Auftrag und generelle Zielsetzung (S. 246 249)
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Haben Sie Fragen?
S. 43
Kapitel 4.8 Projektantrag
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eine gute Vorbereitung ist die Voraussetzung für den Projekterfolg!
ein systematischer Beschaffungs- und Auswahlprozess kann Risiken bei der späteren Umsetzung erheblich reduzieren!
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Aristoteles
Kapitel 4.8 Projektantrag
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Schlüsselelemente des Artikels?
[11] Brons/Schulz, IT-Beschaffung, Organisation und Prozesse in Beschaffungsprojekten bei der SBB Informatik (IT)
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Kapitel 4.5 Projektorganisation
Projektorganisation: Der strategische Einkauf betreut bzw. leitet die Ausschreibung; Beizug Legal!
Prozess: Standardisierter Prozess mit festgelegten Meilensteinen und unterstützenden Vorlagen (siehe auch LIBIT)
Produkt: Nach Definierung und Dokumentierung der Anforderungen dem Markt gegenüberstellen
Projektoffice: Dokumentiert und klassiert (Transparenz) und betreut den Beschaffungskiosk
Profit: Messbare Erfolge = Kosteneinsparungen von ca. 15%
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Wer soll in der Projektorganisation Einsitz nehmen?
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Kapitel 4.5 Projektorganisation
Bei ÖB ist die Unbefangenheit strikt sicher zu stellen!
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Projektoffice Dokumentiert, klassiert und betreut den Beschaffungskiosk
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Kapitel 4.5 Projektorganisation
Bei grösseren Beschaffungen unerlässlich!
COCKPIT+ (3.0)
Um was geht es bei COCKPIT+
Merkmale / Eigenschaften
Grundlagen
Funktionsprinzip
Organisation
Erfassung und Verlinkung Inhalt(e)
Systemvoraussetzungen
Weiterführende Links
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Projektplanung ist ein Element der Projektorganisation
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Kapitel 4.4 Zeitverhältnisse
Komplexe Beschaffungen: Durchlaufzeit ist 4 10 Monate
PraxiserfahrungenPflichtenhefterstellung = 40 - 50 % von Gesamtaufwand
Öffentlichen Ausschreibungen: Erfahrungswerte am oberen Rand
LIBIT Terminpläne
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Beizug von Experten
[12] Beizug von Experten, BBL, Mai 2014
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Haben Sie Fragen?
Kapitel 4.4 Zeitverhältnisse
Bei externer Unterstützung auf Kompetenz und Neutralität achten!
Brauche ich wirklich Unterstützung und welches ist der Mehrwert?
Was muss ich beachten, wenn ich bei Vorarbeiten fremde Hilfe beanspruche?
Was muss ich beachten, wenn ich bei der Erarbeitung der Ausschreibungsunterlagen fremde Hilfe beanspruche?
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Leitfragen
Wie ermittle ich den konkreten Bedarf?
Wie bestimme ich den Beschaffungsgegenstand?
In welchem Zeitrahmen kann ich die Beschaffung abwickeln?
Wie gehe ich vor zur Erstellung des Projektauftrags?
Was bietet der Markt?
Wie errechne ich die Kosten des Projektes?
Ist das Budget vorhanden?
S. 30
Kapitel 4 Phase Voranalyse(n)
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Wenn JA, dann kann Phase Voranalyse(n) abgeschlossen werden!
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Schritt 1: Vorabklärungen treffen überprüfen
▶ Kann das Beschaffungsvorhaben schon genügend klar formuliert werden?
▶
▶ Welche besonderen Rahmenbedingungen bestehen?
▶ Ist eine Beschaffung grundsätzlich möglich?
▶
Kapitel 4.3 Bedarfsanalyse
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Schritt 2: Beschaffungsplan erstellen überarbeiten
Kapitel 4.3 Bedarfsanalyse
Portfolio, SIPMittelfristplan
Vorhaben
Inventar
Grund-Bedarf
Anfor-derungen
GAP-Analyse
Beschaffungs-Plan
Ist-Organisation
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Spannungsfeld Anforderungsermittlung
Kapitel 4.3 Bedarfsanalyse
(? versus Eierlegende Wollmilchsau)
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?
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Kapitel 1 Grundlagen IT Procurement
Einflussfaktoren des IT Service Management
Die Bedürfnisse der Anwender
Gute Kommunikation
Richtige Fragen stellen
Systematisches Vorgehen, nachvollziehbar(Art Lieferobjekt, Art der Beschaffung)
Die Lebenszyklen der Systemkomponenten
Die Innovationen im Markt
Preis/Kosten
Budget(-Rahmen)
S. 9
Korrekte Anforderungsermittlung
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Literatur lesen/bearbeiten
[2] Chris Rupp & die SOPHISTen,
5.3.1 Kreativitätstechniken, S. 86 93
5.3.2 Beobachtungstechniken, S. 93 95
5.3.3 Befragungstechniken, S. 95 99
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Haben Sie Fragen?
Kapitel 4.3 Bedarfsanalyse
Welche Ermittlungstechniken kennen Sie?
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Ermittlungstechniken
Interview
Schriftliche Befragung (Fragebogen)
Workshops
(Feld-)Beobachtung (z.B. Good practice)
Ist-Analyse (Systemarchäologie)
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Kapitel 4.3 Bedarfsanalyse
S. 33
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[2] Chris Rupp & die SOPHISTen Ermittlungstechniken, S. 110
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Kapitel 4.3 Bedarfsanalyse
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Anforderungsermittlung - Hellsehen für Fortgeschrittene
Wer nicht weiss, was er will, darf sich nicht über das wundern, was er bekommt.
Jede Ermittlungstechnik hat Stärken und Schwächen.
Ohne die spezifischen Projektcharakteristika zu beachten, ist ein effizienter Einsatz von Ermittlungstechniken nicht möglich.
Die Kombination verschiedener Ermittlungstechniken macht Ihr Projekt zum Erfolg.
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© Frank Dommenz (*1961), Malermeister und Illustrator
Kapitel 4.3 Bedarfsanalyse
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Leitfragen
Wie ermittle ich den konkreten Bedarf?
Wie bestimme ich den Beschaffungsgegenstand?
In welchem Zeitrahmen kann ich die Beschaffung abwickeln?
Wie gehe ich vor zur Erstellung des Projektauftrags?
Was bietet der Markt?
Wie errechne ich die Kosten des Projektes?
Ist das Budget vorhanden?
S. 30
Kapitel 4 Phase Voranalyse(n)
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Wenn JA, dann kann Phase Voranalyse(n) abgeschlossen werden!
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geht es jetzt darum, die optimalen Vorbereitungsarbeiten durchzuführen, um die Beschaffung methodisch korrekt und effizient abzuwickeln.
Dabei sind ein paar wichtige Punkte zu beachten!
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Kapitel 5 Phase I: Vorarbeiten
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Die Leitfragen
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Kapitel 5 Phase I: Vorarbeiten
S. 44
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Literatur lesen/bearbeiten
[13]
[14] Lilian Snaidero Kriesi, Der IT-Vertrag als Bumerang, Netzwoche 19/2011
[15] Ueli Grüter, Insolvente Software-Anbieter, Swiss IT Magazine, April 2010
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Haben Sie noch Fragen?
Aufgaben für 24.03.2015