TM | Sektor Kerajaan

1GovUC Project IPMS IT Admin Training

Agenda  •  What is IPMS?

– Problem Statement –  IPMS Functions – How to access IPMS?

•  IPMS Portal •  System Architecture •  Step by Step on how to use IPMS

Apa  itu  1GovUC  IPMS  

IPMS  –  Iden%ty  Provisioning  and  Management  

System  

Sistem  peruntukan  dan  pengurusan  

iden44  

Problem  Statement  

§  Isolated user management creation with different Active

Directory / LDAP implementation

§  Maintenance nightmare of multiple government agency

§  Complexity and cost.

§  Difficult to increase the productivity of users

Why  do  we  need  IPMS?  §  The complexity of building and managing multiple isolated

service components has grown dramatically. In these

environments, provision administration can be responsible for

managing thousands of users and as a result this will driving

unmanageable provisioning task therefor customer need to

have robust provisioning system to speed the delivery and

configuration services.

§  The current challenge is how best to optimize provisioning

efficiency, lower cost, and increase customer satisfaction.

IPMS  FuncAons  •  Able to manage the identity of users and to control access to

components in 1GovUC (Exchange-Mailbox/Lync/Social Media/Fax)

•  Help government agency to improve user identity management with a reliable standard protocol which offer highest level of reliability and

performance so users can get their work done as efficiently as possible, as well as providing a more secure and manageable

environment.

•  Reducing the burden of IT Administration (Government Agency)

•  Leveraging the capabilities of Active Directory – enabled Applications

IPMS Role Functionality

IPMS  Role  Overview  Access  

Bagaimana  akses  ke  IPMS  IT  Admin  Portal  

www.1govuc.gov.my    

Pautan    

Pautan  Dalaman  

IPMS  

•  Tes4ng  -­‐  URL:  h<ps://ipms.1govuc.gov.my/uat  •  Prod  –  URL:h<ps://ipms.1govuc.gov.my  •  Pautan  dari  1GovUC  Portal  Landing  Page  

IPMS  IT  Admin  Portal  

IT  Admin  Portal  –  Log  Masuk  1. Layari https://ipms.1govuc.gov.my/uat 2. Masukkan nama and katalaluan 3. Klik Sign In

IT  Admin  Portal  –  Dashboard  1.  Terdapat 3 panel utama iaitu Navigation Panel, Statistics Panel dan Announcement panel di muka

hadapan Dashboad.

2.  IT Admin boleh melihat Jumlah Mailbox User dalam organisasi sendiri.

3.  Juga boleh melihat BarChart untuk Mailbox Plan Kategori.

Proses  Memohon  Kod  Laluan  

ITAdmin  Portal  -­‐  Kod  Laluan  1.  Akses kepada Pendaftaran Akaun Pengguna dilindungi ciri keselamatan yang standard (Username/

Password)

2.  Untuk akses kepada portal tersebut, pengguna baru perlulah mendapatkan “Kod Laluan/Access Code” dari pihak IT Admin.

3.  Terdapat 2 jenis Akaun Pengguna: 1.  Penjawat Awam – (Pegawai Kerajaan) 2.  Lain-lain – (Projek,Tender &Komuniti)

4.  Untuk membuat Kod Laluan, lihat pada “Navigation Panel’ disebelah kiri aplikasi IPMS dan klik “Access Code”

AdminPortal - Pemilihan Kategori Akaun

1.  Aplikasi IPMS akan memberi pemilihan kategori akaun. A) Penjawat Awam (Government Servants) B) Lain-lain (Others)

2.  Sila pilih akaun yang sesuai.

3.  Klik butang “Continue”

Penghasilan Kod Laluan

1.  Pilih dan masukkan maklumat Username.

2.  Untuk kakitangan kerajaan warganegara Malaysia, sila masukkan maklumat Kad Pengenalan manakala kakitangan Polis/Tentera sila masukkan no pengenalan Polis/Tentera di bahagian Passport No.

3.  Masukkan maklumat email dimana sistem akan membuat pemberitahuan maklumat kod laluan beserta langkah-langkah bagaimana hendak mendaftarkan Profil Pengguna.

4.  Maklumat Email CC adalah “optional”, jika anda hendak menghantar maklumat tersebut lebih kepada satu email, masukkan maklumat email didalam Email CC

5.  Setelah selesai klik “Generate AccessCode” #Lihat gambarajah dibawah

Penghasilan Kod Laluan - Sambungan

Prosess  MendaNar  Akaun  Profil  Pengguna  

Pendaftaran Akaun Profil Pengguna

1. Klik pada butang “User Registration” di muka hadapan portal IT Admin untuk memulakan prosess pendaftaran Profil Pengguna

Pendaftaran Akaun Profil Pengguna

1.  Berdasarkan maklumat yang dihantar kedalam email yang telah diberi, masukkan maklumat yang diminta.

2.  Pilih kategori dan masukkan maklumat Nama Pengguna/Username. 3.  Masukkan maklumat kad-pengenalan dan juga kod laluan. 4.  Klik Log-Masuk

Pendaftaran Akaun Profil Pengguna

1.  Masukkan maklumat Nama Penuh (wajib) dan juga maklumat-maklumat lain yang diperlukan.

2.  Klik butang daftar.

Admin Portal – Peruntukan Mailbox Plan

1.  Apabila terdapat pengguna baru yang mendaftar, selain dari makluman melalui email, IPMS juga akan menunjukkan bilangan rekod baru pengguna yang mendaftar.

2.  Klik “Account Requests”, disebelah kiri “Navigation Panel”.

3.  IPMS akan memaparkan keseluruhan rekod pengguna yang baru mendaftar.

IT Admin Portal – Kemaskini Profil Pengguna

1.  IT Admin mempunyai kebenaran untuk melakukan pengubahsuaian pada rekod pengguna sebelum “Assign Plan”, dengan klik “Edit Detail”.

2.  IPMS akan memaparkan laman untuk “Edit Request Account”

IT Admin Portal – Kemaskini Profil Pengguna

1. Setelah selesai melakukan pengubahsuaian pada rekod pengguna, klik “Save”.

IT Admin Portal – “Assign Plan”

1.  Sebelum anda melakukan proses “Approval”, akaun Profil Pengguna perlulah di peruntukkan dengan maklumat Primary Email Address,LoginID,Password dan juga Mailbox Plan.

2.  Klik pada “Assign Plan”

Admin Portal – “Assign Plan” (Sambungan)

1.  Anda perlu memilih dan memasukkan maklumat primary email address dan loginID

2.  Sistem akan melakukan semakan secara “auto” untuk memastikan maklumat primary email dan loginID yang dipilih boleh digunakan.

3.  Anda juga diberi pilihan samaada untuk memasukkan maklumat password atau membiarkan sistem hasilkan password (Default Password)

4.  Pilih Mailbox Plan, sama ada “VIP” atau pun “Normal”.

5.  Klik “Update”.

Admin Portal – “Approve & Provision” 1.  IPMS akan memaparkan semula halaman rekod pengguna baru berserta “Email

Address” dan “Mailbox Plan” yang telah dipilih.

2.  Tick pada “Checkbox” untuk rekod pengguna yang hendak di “Provision” dengan klik “Approve”.

Admin Portal – “Provision Process”

1. IPMS akan menunjukkan “Provision Log” semasa proces pendaftaran akaun ke dalam Active Directory dan juga Exchange Server.

1.  Apabila IPMS selesai menjalankan proses “provision account” kedalam Active Directory dan juga kedalam Exchange Server, ianya akan paparkan laman “Edit Mailbox Account” jika proses tersebut berjaya.

2.  Anda akan dapat melihat laman tersebut seperti imej dibawah. Ini menunjukkan akaun pengguna telah berjaya di “provision”.

Admin Portal – “Manage Password”

1.  IT Admin juga boleh mengawal selia katalaluan “password” pengguna 1GovUC pada organisasi sendiri sahaja.

2.  Untuk “Reset Password”, klik “Password Management” tab.

3.  Masukkan kataluan yang baru dan masukkan juga katalaluan tersebut di ruangan “Confirm Password”.

4.  Klik “Change Password”

Admin Portal – Add Member Of

1.  Antara fungsi lain yang terdapat didalam IPMS ialah fungsi mendaftarkan pengguna kedalam mana-mana “Groups/Distribution List”.

2.  Fungsi ini membolehkan pengguna menerima email jika terdapat pengguna lain yang menghantar email kepada “Group” tersebut.

3.  Masukkan nama group unutk memulakan carian dan klik “Search”.

4.  Pilih “Group” yang berkaitan dan klik “Add”.

Admin Portal – Security Logs 1.  IPMS mempunyai ciri keselamatan yang ketat, dimana setiap pertukaran yang

dilakukan oleh mana-mana pihak akan direkodkan.

2.  Klik pada tab “Logs” dan IPMS akan paparkan event logs yang berlaku dan juga merekodkan pengguna yang membuat perubahan pada rekod.

Admin Portal – Search Mailbox 1.  IT Admin boleh membuat carian rekod “Mailbox” pengguna dengan klik “Mailboxes” pada panel

“Navigation” yang terdapat disebelah kiri laman IPMS.

2.  Selepas itu, masukkan maklumat “Display Name” atau maklumat “Primary Email Address” yang hendak dicari.

3.  Klik “Search”, dan IPMS akan paparkan maklumat yang dijumpai.

4.  Klik “Edit” untuk membuat sebarang perubahan rekod pengguna.

1. Setelah selesai membuat pertukaran rekod pengguna, IT Admin dikehendaki klik “Save” pada bahagian bawah panel.

2. IPMS akan merekodkan maklumat baru kedalam Active Directory dan juga

Exchange Server.

Admin Portal – Register Groups 1.  Untuk mendaftarkan new “Group/Distribution List”, IT Admin perlu klik “Groups” di sebelah kiri “Navigation

Panel”.

2.  IPMS akan paparkan laman seperti berikut. IT Admin boleh juga membuat carian dengan memasukkan maklumat “Group” yang hendak dicari pada ruang yang disediakan dan klik “Search”.

3.  IPMS akan memaparkan rekod yang dijumpai.

4.  Klik “Create New Group” dibahagian atas laman IPMS untuk menjalankan proses pendaftaran Group.

1.  Masukkan maklumat yang diperlukan di ruangan yang disediakan.

2.  Anda perlulah memilih pengguna akaun 1GovUC didalam organisasi anda sebagai “Managed By”.

3.  Dan setelah selesai proses memasukkan maklumat “Group”, klik “Create Group”.

Admin Portal – Register Group 1. Apabila IPMS berjaya mendaftarkan “Group” kedalam Active Directory dan Exchange Server, IPMS akan memaparkan maklumat seperti imej dibawah.

Admin Portal – Add Member into Group

1.  Pada halaman hadapan “Group”, klik “Add..” untuk mendaftarkan pengguna 1GovUC kedalam group tersebut.

2.  Pilih pengguna yang hedak dipilih dan klik “Add Account”.

Admin Portal – Add Member into Group

1.  Setelah selesai IPMS akan memasukkan maklumat tersebut kedalam grid “Member” seperti imej dibawah.

2.  Klik “Save” apabila telah selesai.

Admin Portal – Add Member Of 1.  Antara fungsi lain yang terdapat didalam IPMS ialah fungsi mendaftarkan pengguna kedalam mana-mana

“Groups/Distribution List”.

2.  Fungsi ini membolehkan pengguna menerima email jika terdapat pengguna lain yang menghantar email kepada “Group” tersebut.

3.  Masukkan nama group unutk memulakan carian dan klik “Search”.

4.  Pilih “Group” yang berkaitan dan klik “Add”.

1.  Untuk melihat perubahan rekod yang telah dilakukan dan sebagai langkah keselamatan, IPMS mempunyai tab “Logs”.

2.  Klik “Logs” dan IPMS akan memaparkan maklumat seperti imej dibawah.

1GovUC User Portal

User  –  Login  Page  1. Layari https://ipms.1govuc.gov.my/user 2. Masukkan nama and katalaluan 3. Klik Sign In

User  –  Update  Profile  1.  In order to update profile, update the relevant information 2. Once finished, click Update.

User  –  Change  Password  1.  In order to change password, enter new password twice. 2. Click Change Password. 3. Once finished updating account, click Update.

Even  a  strong  password  can  be  guessed.  People  who  have  enough  4me  and  compu4ng  power  can  eventually  determine  any  password.  To  help  protect  your  personal  informa4on,  

security  experts  recommend  that  you  change  your  password  regularly  and  avoid  repea4ng  the  previously  used  

passwords.  

Q & A