Specification for Quality Management SystemRequirements for Service Supply Organizations forthe Petroleum and Natural Gas Industries

A Service Providers Perspective

API Q2API Specification Q2, published in December 2011: Quality Management System for Service Supply Organizations for the Petroleum and Natural Gas Industries.

The American Petroleum Institute (API) is the sole trade association that represents all aspects of the oil and natural gas industry within the United States for over 75 years. 

While API's primary focus is national, the organization is recognized globally. Similar to the International Organization for Standardization (ISO), API develops standards that are specific to the oil and gas industry.

API Q2

Catalyst for API Q2 was the BP Deepwater Horizon incident in 2010

Specification was set specifically for service organisations supplying the upstream petroleum and natural gas industries 

With the ‘Majors’ looking to enforce Q2 throughout the supply chain the impact won’t stop at service companies, any company wishing to work with these organisations will need to be compliant

Tighter on exclusions than ISO 9001

More mandatory procedures

ISO 9001:2008 has 136 shall requirements, which means an organization must meet these requirements. In comparison API Spec Q2 has 186 shall requirements.

API Q2ISO 9001 & 29001 Mandatory procedures:

1. Control of Documents,2. Control of Records,3. Control of Nonconforming Products,4. Internal Audits,5. Corrective Actions, and6. Preventive Action

These (6) required documented procedures were a great start and are included in almost every standard, including API Spec Q2. 

API Spec Q2 provides organizations with another nineteen (19) mandatory procedures

API Q2API Q2 additional mandatory procedures:

1. Personnel Competency and Training,2. Contract Review,3. Risk Assessment and Management,4. Design and Development Planning,5. Contingency Planning,6. Purchasing Control,7. Verification of Purchased Services and Equipment,8. Control of Service Execution, (Service Quality Plans etc)9. Identification and Traceability,10. Equipment Status,11. Customer Property,12. Preservation of Service Related Product,

API Q2Cont.....

13. Preventive Maintenance of Equipment,14. Control of Testing, Measuring, Monitoring and Detection Equipment,15. Service Performance Validation,16. Management of Change,17. Customer Satisfaction,18. Analysis of Data,19. Continual Improvement.

How is API Q2 DifferentISO 9001, ISO 29001 & API Q1

• Process Based Management System

API Q2

• Process Based Management System• Risk Based Management System

Leadership

Risk

Planning

ControllingManaging

Suppliers

Informing

API Q2 Enhancements

• Exclusions• Risk Management• Service Designs• Supply Chain Controls• Service Quality Plans• Validation• Management of Change

Exclusions

•Service Providers who provide or use ServiceRelated Product (SRP) in the course of their serviceexecution are not permitted to take exclusions toAPI Q2

Service Related Product:“Materials, Equipment, and Softwareused in the execution of a Service”

RISK

MANAGEMENT

Critical to SafetyCritical to QualityCritical to Environment

Work Instruction

Process MapCompetencies

Risk Identification

Planning Inputs Outputs Verification Review Validation

Design and Development

Verification

Service Related Product SRP Configuration Service Quality Plan 

Customer Specified Req. Legal Requirements Operating Conditions 

Risk Assessment Controls Controls for Service Execution 

Critical SRP

Service ExecutionValidation

NPTSafety Performance

Contractual RequirementsService ExecutionSRP PerformanceSQP Compliance

Contingency Planning• Different than Emergency & Disaster Planning covered under ISO 14001, 

OHSAS 18001, ISM Codes and other Industry standards

• Service Disruption PreventionHistorical DataReliability DataEnvironmental and Well Conditions

• Mitigations MeasuresCritical SparesIncluded in the Service Quality Plan

• Contingency Planning Outputs• Controls for Assessed Risk• Actions to mitigate Service Disruptions• Internal & External Communication

Suppliers

Service Provider

Customer

Supply Chain Controls

Supplier Sourcing

Supplier Classification

Supplier Qualification

Supplier Evaluation

• Determine Critical Services and SRPIdentify Critical Suppliers

• Qualification of Critical SuppliersOnsite AssessmentVerification that suppliers QMS conforms to Service Providers Quality Requirements

Service Quality Plans• Specific to the Customer and the Service that is being performed• Identifies and outlines controls for Suppliers/Subcontractors that will 

execute services• Identifies Specific SRP needed for the execution of the Service• Identifies the Risks and Mitigation Controls• Identifies Competencies and Key & Essential personnel• Identifies QC and QA to include Tests for

StartupService ExecutionShutdown

• Communicated to the Customer• Changes to a SQP must go through MOC

ValidationService Related Product

Validated prior to Executionof Service

Includes:• SRP Configurations• QC activities required to ensure SRP Reliability

Service Performance

• Validated throughout execution

• Upon completion• Confirm all requirements 

(KPIs, critical success factors and acceptance criteria) were achieved

Must maintain records of performance and validation

Identify the person(s) for theService Provider who areaccepting the results

MANAGEMENT

OF

CHANGE

Change in Personnel & Suppliers

Process Execution Changes

Management System Changes

SRP & Design Changes

Customer Notification

Risk AssessmentManagement of Change

What API Q2 IS NOT• It is not a manual with new buzz words that you present to your customers.

• It is not a cross reference between your management system and your customers or to the API Q2 Standard.

• It is not a template that you fill in and claim compliance.

• It is about Service Quality and Risk Mitigation supported by metrics and actual service provider performance.

Challenges

• Q2 Comprehension and Application• Transitioning from a process‐based to a risk‐basedmanagement system

• Integrating new requirements into existing competencies

• Global Supply Chain• Geographical & Cultural Differences

What’s Next for API Q2

• API Q2 Standard Published• API Q2 Guidance Document• API Q2 Beta Testing• API Q2 Audit Protocols• API Q2 Certifications